Naam voorstel DARE Dienstenproject e-depot Nederlandse Archeologie. Naam penvoerende instelling Universiteit Leiden, Faculteit der Archeologie

Naam voorstel DARE Dienstenproject

e-depot Nederlandse Archeologie

Naam penvoerende instelling Universiteit Leiden, Faculteit der Archeologie Naam mede-aanvragende instelling KNAW

Participerende instellingen College voor de Archeologische Kwaliteit (CvAK) Katholieke Universiteit Nijmegen – vakgroep kunstgeschiedenis Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB) Rijksuniversiteit Groningen – Groninger Instituut voor Archeologie (GIA) Stichting voor de Nederlandse Archeologie (SNA) Universiteit van Amsterdam – Amsterdam Archeologisch Centrum (AAC) Vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Vrije Universiteit Amsterdam – vakgroep archeologie en prehistorie en IGBA

datum 12 juli 2004

bestandsnaam/versie DARE_aanvraag. doc - versie 6

Inhoudsopgave

blz.

1. Samenvatting Projectdoel Eindresultaten Projectperiode Begroting

3

2. Eindresultaten Archeologisch kader Concrete eindresultaten

5

3. Deelresultaten Projectaanpak Publicaties Best practices Dwarsverbandenoverleg Businessplan Tijdsplanning

9

4. Kosten en organisatiestructuur Kosten Projectorganisatie gedurende looptijd project Organisatievorm na afloop van het project

12

5. Overdraagbaarheid

14

6. Kennisdisseminatie

14

7. Risico-analyse

15

Bijlagen:

16

1. Inbedding 2. Projectorganisatie en kwaliteitswaarborging 3. Standlijnenoverzicht 4. Kostenoverzicht in SURF format 5. Contactgegevens beoogd projectleider 6. Gemaakte kosten opstellen projectvoorstel 7. Lijst van gebruikte afkortingen


2

1. Samenvatting Opgraven is een proces waarbij archeologen éénmalig de kans krijgen om vast te leggen wat in de bodem bewaard gebleven is van de activiteiten van onze voorouders. De vondsten en hun ruimtelijke context worden zorgvuldig en volgens wettelijke normen geregistreerd en gedocumenteerd. Met behulp van formulieren, kaarten en in toenemende mate met digitale apparatuur, wordt vastgelegd wat, op welke locatie in de bodem zat. Niet alleen de wetenschappelijke publicatie, waarin de interpretatie van de huidige onderzoekers wordt vastgelegd, is belangrijk. Juist die integrale opgravingsdocumentatie vormt een unieke informatiebron voor toekomstig wetenschappelijk onderzoek. De inzet van computers bij het archeologisch veldwerk en de analyse van de vondsten is gemeengoed geworden. De meeste opgravingsdocumentatie is daarom momenteel (ook) digitaal beschikbaar. Bij het bewaren van de digitale bestanden van de opgraving wordt echter te weinig aandacht besteed aan de duurzaamheid. Als de publicatie er eenmaal ligt, verdwijnen de diskettes - spreekwoordelijk - vaak ergens in een lade. De archeologen in Nederland zijn zich nog onvoldoende bewust van de mogelijkheden van een elektronisch archief voor het beheer en het toekomstig onderzoek van ons archeologisch erfgoed. De opzet van dit project is een electronisch-depot voor de Nederlandse archeologie. Samen met de wetenschappers van de universiteiten en de Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek wordt een inventarisatie gemaakt van de al bestaande digitale gegevens over opgravingen bij hun instelling. Deze bestanden staan veelal op opslagmedia en in bestandsformaten die snel verouderen. Door ze te verzamelen, converteren en documenteren wordt er een eerste stap gezet naar het bewust omgaan met de eigen unieke digitale bronnen. De boodschap is: leg de cdroms niet ongedocumenteerd in een brandkast, maar zorg er voor dat een andere wetenschapper daar over 10 jaar of later nog iets mee kan. In het project wordt een representatieve selectie van opgravingen integraal gearchiveerd en via het web beschikbaar gesteld, zodat een “showcase” wordt opgebouwd en de meerwaarde van een e-depot wordt aangetoond. Door aan te sluiten bij actuele onderzoeksprojecten, zoals het lopende NWO-programma “De oogst van Malta”, zal het hergebruik van gearchiveerde digitale gegevens heel concreet worden geïllustreerd. Projectdoel Tijdens dit project wordt een dienst gestart, die de archeologen op weg helpt naar het gebruik van archeologische repositories (e-depot). De (tijdelijke) project-organisatie initieert, stelt voorbeelden en stelt de bestanden en documentatie beschikbaar. Het project is de aanzet tot aanleveren en hergebruiken van de unieke digitale basisgegevens van afgeronde en gepubliceerde opgravingen. Op concrete en praktische wijze wordt het gebruik van de repositories in de dagelijkse praktijk van de Nederlandse archeologen geïntroduceerd. Eindresultaten De eindproducten van het project zullen bestaan uit: - een inventarisatie en selectie: wat is er bij de universiteiten en de Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB) aan digitale bestanden


3

-

-

-

beschikbaar over afgeronde en gepubliceerde projecten? We gaan samen met de onderzoekers die bestanden verzamelen; registreren de projectinformatie; en voeren, waar nodig, direct een mediaconversie uit (als “noodverband”). Een selectie van de projecten wordt integraal gearchiveerd en (uitgebreid) gedocumenteerd. Hierdoor groeit de bewustwording onder wetenschappers en bestuurders ten aanzien van het belang van het behoud van digitale gegevens. een “showcase”: de integraal gearchiveerde projecten, een dwarsdoorsnede over de deelnemende instellingen, komen in een digitaal archief en zijn via het web voor iedereen permanent toegankelijk. Door de selectie van projecten bijvoorbeeld af te stemmen op bestaande projecten, zoals het NWOprogramma “De oogst van Malta”, wordt getoond dat wetenschappers direct en concreet voordeel uit een e-depot kunnen halen. twee “best practices” gidsen, naar het voorbeeld van de Engelse Archaeological Data Service. Eén gids richt zich op het aanleveren en documenteren van digitale bestanden en één gids op het hergebruik van die bestanden voor wetenschappelijk onderzoek. een blauwdruk: de opgedane ervaringen tijdens dit project vormen de basis van het “businessplan” voor een structureel e-depot Nederlandse Archeologie. Het is een adviesrapport waarin de organisatorische, financiële en technische aspecten naar voren komen, die voor een stabiele continuering moeten zorgen.

Projectperiode september 2004 – februari 2006 (1,5 jaar) Begroting De totale kosten voor het project worden begroot op € 319.600, waarvan gesubsidieerd door SURF: € 156.900


4

2. Eindresultaten De gekozen eind- en deelresultaten voor het project hangen nauw samen met het kader waarin het projectvoorstel tot stand is gekomen. Archeologisch kader Momenteel vinden er in de Nederlandse archeologie veel ingrijpende en met elkaar samenhangende veranderingen plaats. Veranderingen die, zoals uit het onderstaande mag blijken, de noodzaak van een electronisch depot voor de Nederlandse archeologie steeds duidelijker maken. Een archeologische opgraving is een eenmalig proces. Archeologen krijgen maar één keer de kans om een vindplaats op te graven, want door het onderzoek wordt de bron vernietigd. De vastgelegde documentatie is daardoor uniek bronnenmateriaal, zowel nu als in de toekomst. Vanwege dat unieke karakter gelden er hoge kwaliteitseisen aan documentatie, vastgelegd in een landelijke norm (Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie, KNA). Het opgravingsproces zelf, de vondsten en hun geologische en ruimtelijke context, wordt zorgvuldig gedocumenteerd op lijsten, kaarten en landmeetkundige metingen. Herinterpretatie van een archeologische vindplaats kan uitsluitend plaatsvinden door een nieuwe analyse van de vondsten en bestudering van de originele opgravingsdocumentatie. Deze documentatie is, intrinsiek, een essentieel wetenschappelijk eindproduct, naast de publicatie van de onderzoeksresultaten. Lange tijd bestond de documentatie van een opgraving uit analoge papieren formulieren en kaarten. Computers worden veelvuldig gebruikt bij het archeologisch onderzoek, maar tot voor kort ging het met name om het achteraf digitaliseren van analoge formulieren en tekeningen. Momenteel wordt bij opgravingen steeds meer gebruik gemaakt van directe digitale registratie (veldcomputers, digitale camera’s, landmeetapparatuur). Er is dan geen analoog dossier meer, waarop we in de toekomst kunnen terugvallen. Het belang om, na de uitwerking en publicatie van de opgraving, de digitale documentatie permanent toegankelijk te houden wordt daarmee des te noodzakelijker. Er bestaat een wettelijke verplichting om na afloop van het onderzoek de vondsten en de analoge documentatie bij een provinciaal depot in bewaring te geven. Voor de digitale bestanden bestaat er daarentegen nauwelijks belangstelling of enige verplichting. Bij talrijke onderzoekers liggen de diskettes of andere digitale media, vrijwel letterlijk, stof te verzamelen in een bureaulade of brandkast. Het risico is groot dat deze bestanden snel onleesbaar worden of dat een deel nu al als verloren beschouwd moet worden. Onlangs is de Europese regelgeving ten aanzien van ons archeologisch erfgoed door de Nederlandse overheid geratificeerd. In de zogenaamde Malta-wet wordt geregeld dat een organisatie (projectontwikkelaar, gemeente) die een ingreep in de bodem doet, verantwoordelijk is voor adequate bescherming of archeologisch onderzoek. Dit heeft geleid tot een sterke groei van het aantal opgravingen en de archeologische werkgelegenheid. Niet slechts de universiteiten, gemeenten en de Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB), maar ook andere organisaties (bedrijven, stichtingen) kunnen een opgravingsbevoegdheid krijgen. Hiervoor is wel een certificering van het College voor de Archeologische Kwaliteit (CvAK) noodzakelijk


5

en vindt controle op het nakomen van de zeer strenge kwaliteitseisen plaats via de Rijksinspectie voor de Archeologie (RIA). De explosieve groei van het aantal opgravingen en opgravende instanties heeft echter geleid tot een grote versnippering van publicaties en documentatie. Van de meeste Malta-opgravingen wordt alleen een intern (basis)rapport gemaakt, dat door de kleine oplage, van 5 à 10 stuks, zeer beperkt toegankelijk is. Na afloop van de opgraving is er voor de digitale gegevens of de bredere beschikbaarheid daarvan helemaal weinig aandacht. Het CvAK heeft met nadruk gesteld dat duidelijke regels ten aanzien van kwaliteit en toegankelijkheid van de digitale documentatie van Malta-opgravingen noodzakelijk zijn. De archeologische wereld is zich in toenemende mate bewust van de mogelijkheden die digitale archivering biedt voor wetenschappelijk (her)gebruik. Toch verdwijnen er nog steeds “unattended” schijfjes in de kaft van een boek of Cd-rom’s in de lade van een bureau. Zo worden bijvoorbeeld momenteel nog één keer de opgeschoonde digitale bestanden van één van de grootste Malta-projecten, de Betuwelijn, op DVD gebrand. Daarna is er binnen de Nederlandse archeologie geen enkele organisatie die zich actief om de files zal bekommeren. Ook op tal van andere locaties staan gegevens op inmiddels verouderde media, in verouderde bestandsformaten, ongedocumenteerd en ontoegankelijk. Het is hoogst noodzakelijk dat de digitale duurzaamheid gegarandeerd wordt en dat de archeologen daar zelf een actieve rol bij spelen. Dat kan relatief eenvoudig door een vliegende start te maken. In Engeland bestaat al een Archaeological Data Service (ADS), als onderdeel van de Arts and Humanities Data Service en gevestigd bij de universiteit van York. Binnen de KNAW bestaat het Nederlands Historisch Data Archief (NHDA), als onderdeel van het NIWI. Door voort te bouwen op de kennis en ervaring van de ADS en het NHDA ligt een goede oplossing binnen handbereik. Uit bovenstaande mag duidelijk zijn dat het gemis aan een duurzaam digitaal archief steeds zwaarder wordt gevoeld. De noodzaak tot actie wordt breed in het archeologisch veld onderkend en blijkt bijvoorbeeld uit de verschillende commissies binnen de Stichting voor de Nederlandse Archeologie (SNA) en de vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), die zich over “standaardisatie” hebben gebogen. Ook in het rapport van de KNAW-commissie van Dijk, wordt de behoefte aan een archeologisch data-archief expliciet genoemd. Meer onlangs is een ad-hoc commissie gevormd met vertegenwoordigers van de universiteiten, het CvAK, de ROB en het NIWI-KNAW, die zich met name op de digitale duurzaamheid richt. Als resultaat daarvan wordt momenteel bij de Faculteit der Archeologie (FdA) van de Universiteit Leiden een pilot project uitgevoerd. De ervaring die daar wordt opgedaan met het retrospectief archiveren van de bestaande digitale bestanden, vormt belangrijk voorwerk voor de huidige DARE-aanvraag. Deze initiatieven zijn met name van individuele ICT-“pioniers” afkomstig, persoonlijke initiatieven die dus nog slechts in beperkte mate gedragen worden door alle wetenschappers of (faculteits-/vakgroeps)bestuurders. Met dit project zal het belang van de digitale duurzaamheid voor iedereen duidelijk worden. Dit zal leiden tot een breder bewustzijn van de ernst van de situatie en een structurele integratie van digitale duurzaamheid in de dagelijkse praktijk van archeologen. Het duurzaam archiveren van de digitale opgravingsdocumentatie is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt. Archeologische databestanden hebben namelijk een


6

aantal kenmerken, die hen onderscheiden van historische en sociaalwetenschappelijke bestanden. In de archeologie is het scala aan digitale gegevenssoorten zeer breed, zoals: - beschrijvende informatie over artefacten en hun (vondst)context (databases) - ruimtelijke informatie (vectortekeningen, rasterGIS, landmeetkundige data, GPS, geofysische metingen) - documentair gebruik van digitale fotografie (bijv. voor alle grondsporen) - dagen weekrapportages van het opgravingsproces Niet alleen is er de snelle verandering en ontwikkeling in de gebruikte (standaard)software, bovendien wordt vaak specifieke op maat gemaakte software gebruikt, bijvoorbeeld voor grote projecten als de Betuweroute. Daarnaast moeten we rekening houden met grote verschillen tussen de archeologische instellingen, zowel in de intensiteit als in het soort IT-toepassingen. Die grote verscheidenheid aan digitale bestandssoorten vereist een specifieke aanpak en (technisch) kennis om de duurzaamheid te kunnen garanderen. Die kennis en ervaring is momenteel echter in Nederland nog niet op één plek voorhanden, noch bij de ROB, het NHDA, één van de DARE-repositories of bij de Koninklijke Bibliotheek. Het samenbrengen van de kennis en de integratie met de aanpak van het ADS (AHDS-Archaeology) en die op het vakgebied van de geografie moet leiden tot bruikbare oplossingen. Ook ten aanzien van het hergebruik van digitale data wil het project voorbeelden stellen. Onlangs is een grootschalig NWO-project “De oogst van Malta” gestart. Dit geeft wetenschappers de mogelijkheid om met de primaire gegevens van de Maltaopgravingen een wetenschappelijke synthese uit te voeren. De digitale bestanden uit tal van opgravingen en verspreid over verschillende instellingen en bedrijven, zijn eigenlijk direct nodig, maar niet of nauwelijks beschikbaar. We willen laten zien dat door de databestanden van de Betuweroute (Polderweg, De Bruin), het Rijksmuseum van Oudheden (Hazendonk), de ROB (Hoge Vaart), Rijksuniversiteit Groningen (Bergummermeer) en het Hoogheemraadschap Delfland (Schipluiden) in een repository beschikbaar te maken, het deelproject “From Foragers to Farmers” daar enorm voordeel van heeft. Het is een uitgelezen voorbeeld (“showcase”), dat ondubbelzinnig het voordeel van een e-depot zal laten zien. Gesteld kan worden dat de tijd zondermeer rijp is voor een e-depot Nederlandse Archeologie. Met dit project wordt een dienst gestart, die andere archeologen op weg helpt. Een (tijdelijke) kennisorganisatie die het gebruik van repositories initieert, voorbeelden stelt en documentatie beschikbaar maakt. Een organisatie die aanzet tot het aanleveren van bestanden, zowel vanuit de academische wereld als vanuit de Malta-projecten. Concrete eindresultaten Hieronder zijn, op basis van het hierboven geschetste kader, de concrete projectdoelen nader uitgewerkt. Hierbij is een indeling aangehouden op basis van een aantal kernwoorden uit de DARE-tender. De doelen zijn: - t.a.v. de content Er komen één of meer archeologische repositories, waarin de integrale projectdocumentatie van een aantal representatieve archeologische opgravingen digitaal wordt opgeslagen. Het gaat hier om (ruimtelijke)


7

databestanden (originele, unieke brongegevens). Onderzoekers zullen worden gestimuleerd om publicaties, die gebaseerd zijn op deze databestanden, te deponeren in één van de bestaande Dare-repositories. -

-

-

-

-

t.a.v. de “bewustwording” Zowel aan de wetenschappers als aan de bestuurders wordt getoond wat nodig voor en wat de meerwaarde van een e-depot is. We doen dit door samen met de participerende instellingen “retrospectief” de bestaande digitale bestanden te inventariseren en een aantal afgeronde projecten integraal te archiveren. Waar nodig kunnen er direct maatregelen worden genomen ter voorkoming van (verder) dataverlies (media-degradatie en formatveroudering). t.a.v. de integratie in het dagelijkse werk Er komt een “best practices” gids, naar het voorbeeld van de ADS, over het hoe en waarom van het archiveren en documenteren van digitale opgravingsresultaten. Dit dient er met name voor dat bij de lopende en toekomstige projecten archeologen al rekening gaan houden met het bewaren op de lange termijn. t.a.v. het hergebruik in het onderwijs Er komt een “best practices” gids over de manier waarop de gegevens uit een archeologisch repository gehaald en hergebruikt kunnen worden voor wetenschappelijke analyse in de actuele software. t.a.v. het hergebruik in het onderzoek Door de selectie van integraal te archiveren projecten af te stemmen op het wetenschappelijke projecten, zoals het NWO-programma “De Oogst van Malta” zal de meerwaarde van een repository concreet worden aangetoond. De wetenschappers kunnen de databestanden van de Malta-opgravingen direct hergebruiken en in een in bredere wetenschappelijke context plaatsen. t.a.v. de continuering Hierbij wordt een tweeledige strategie gevolgd. Enerzijds zal een blauwdruk voor een e-depot voor de Nederlandse archeologie worden gemaakt. Hierin komen technische, organisatorische en inhoudelijke aspecten van een archeologisch repository aan bod (organisatievorm, financiering, duurzaamheid, metadocumentatie). Het is een businessplan voor een structurele organisatie die zich daadwerkelijk over de digitale files zal gaan bekommeren. Anderzijds zal er via het CvAK naar worden gestreefd dat in de kwaliteitsnorm (KNA) de verplichting wordt opgenomen om ook digitale files aan te leveren. In de bestaande praktijk stelt de opdrachtgever/ROB via een programma van eisen (pve) voorwaarden aan de digitale documentatie. Alle digitale bestanden zouden in de toekomst verplicht gedeponeerd moeten worden bij het e-depot. Het e-depot is daarbij ook dienstverlenend voor de provinciale depots, met specifieke voorzieningen en kennis ten aanzien van duurzame opslag van digitale documentatie.


8

3. Deelresultaten De uitwerking van de bovenstaande eindresultaten van het project heeft geleid tot de volgende aanpak en tijdsplanning. Projectaanpak Er is nadrukkelijk gekozen voor een aanpak waarbij de actieve deelname van de betrokken instellingen voorop staat. Bij de eigen organisatie zal, gefinancierd met de DARE-subsidie, een persoon vrijgemaakt of aangesteld worden, die specifiek werkt aan de digitale archivering van de bestanden van de eigen organisatie. Hiervoor is gekozen vanwege de expertise over de eigen organisatie en de aldaar gebruikte computertoepassingen, alsmede om het lokale bewustwordingsproces en de kans op continuering te vergroten. Zo’n DARE-medewerker is in staat om samen met de wetenschappers van de eigen organisatie de bestanden te inventariseren, documenteren en archiveren. Vanuit de centrale projectorganisatie zal aan het locale deelproject een medewerker met specifieke technische en/of digitale archiveringskennis worden toegevoegd. Deze “DARE-consultant” zorgt, naast de samenhang tussen de verschillende instellingen (deelprojecten), ook voor aansturing en begeleiding van de DARE-medewerkers. De consultants stellen de noodzakelijke (technische) hulpmiddelen voor het archiveren en documenteren beschikbaar. Ze bewaken de voortgang van de deelprojecten en kunnen bij nieuwe problemen deze gemeenschappelijk, “centraal” oplossen. Bij elk van de deelnemende instellingen zal de bij het NHDA ontwikkelde aanpak voor het digitaal archiveren (ADA) worden gevolgd en de volgende stappen uitgevoerd: 1. inventarisatie van de IT-geschiedenis van de betrokken instelling 2. inventarisatie van de afgeronde projecten waarbij digitale documenten zijn vervaardigd 3. registratie van deze projecten (op studieniveau), waarbij eventueel direct een media conversie (tijdelijke “veiligstelling”) kan worden uitgevoerd van de verzamelde files 4. selectie van de projecten om integraal te archiveren. De representatieve selectie vindt plaats op basis van de relevantie voor wetenschappelijk hergebruik, de beschikbaarheid en de bruikbaarheid als “showcase” 5. archiveren en documenteren (metadata) van alle relevante databestanden van de selecteerde projecten 6. beschikbaarstelling door middel van een DARE-repository van de informatie over de geregistreerde projecten (gedocumenteerd via Dublin Core, OAI) en de files van de gearchiveerde datasets (gedocumenteerd via DDI/FGDC) 7. opstellen van een document met de resultaten en conclusies van het deelproject, ten behoeve van de locale (bestuurlijke) continuering Bij elke instelling zal, in principe gedurende een periode van vier maanden, zo’n deelproject worden uitgevoerd. Daarvan kan worden afgeweken als de omvang van de organisatie of de digitale opgravingdocumentaties daar aanleiding toe geeft.


9

Bij de volgende instellingen zal een deelproject worden uitgevoerd: - Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (inclusief Betuweroute), contactpersoon: Ronald Wiemer - Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden (inclusief Archol), contactpersoon: Milco Wansleeben - Amsterdams Archeologisch Centrum, Universiteit van Amsterdam, contactpersoon: Marjolijn Kok - vakgroep archeologie en prehistorie, Vrije Universiteit Amsterdam (inclusief SHB en IGBA), contactpersoon: Joris Aarts - Groninger Instituut voor Archeologie, Rijksuniversiteit Groningen, contactpersoon: Martijn van Leusen - vakgroep kunstgeschiedenis, Katholieke Universiteit Nijmegen, contactpersoon: Rien Polak Publicaties In wetenschappelijke publicaties wordt door archeologen verslag gedaan van hun onderzoek. Veel publicaties zijn gebaseerd op de analyse van digitale bestanden van opgravingen, vondsten, surveys, etc. Deze publicaties bevatten dan ook belangrijke informatie over de verzamelde data in de bestanden en de wijze waarop de data is geanalyseerd. Vandaar dat in het project bij elke dataset titelbeschrijvingen van publicaties worden opgenomen die gebaseerd zijn op de betreffende dataset. Zowel met de DDI metadata-standaard als met Dublin Core is het mogelijk deze publicaties te beschrijven. Het streven is bovendien om zoveel mogelijk publicaties integraal - als elektronische publicaties - in de institutionele repositories van de deelnemende instellingen onder te brengen. Onderzoekers zullen worden gestimuleerd de publicaties zelf in de eigen institutionele repository onder te brengen. Er zal een link worden gelegd tussen de bestanden in het archeologische e-depot naar de publicaties en omgekeerd. Best practices Naast de deelprojecten bij de deelnemende instellingen zijn ook de “best practices” gidsen als aparte deelprojecten gedefinieerd. De uitgaven van het ADS vormen hiervoor een belangrijk startpunt. Deels kunnen deze uitgaven worden vertaald, maar deels zullen ze moeten worden aangevuld of toegespitst op de Nederlandse situatie. De volgende twee uitgaven zullen worden verzorgd: - het hoe en waarom van duurzame archivering van digitale opgravingsdocumentatie (“aanleveren”) - het hergebruik van de beschikbare databestanden uit het e-depot (“hergebruiken”) De gidsen zullen gedurende de looptijd van het project, in ieder geval in conceptvorm, al beschikbaar worden gesteld aan de deelnemende instellingen. Ze bieden de basis waarop de medewerkers bij de lopende en toekomstige projecten rekening kunnen houden met de eisen voor de lange termijn archivering.

Dwarsverbandenoverleg Tijdens de looptijd van het project zal actief worden deelgenomen aan het


10

dwarsverbandenoverleg geïnitieerd door SURF. Aan dit overleg zal worden deelgenomen door de Koninklijke Bibliotheek (e-Depot Nederlands Publicaties), NIWI-KNAW (DANS) en twee andere Dare-projecten: DONOR en DARELUX. De volgende issues achten wij relevant voor samenwerking en onderlinge afstemming: - waar mogelijk gezamenlijk gebruik van metadata-standaarden (DDI, Dublin Core) - aanpassingen aan de institutionele repositories om ze geschikt te maken voor databestanden - het ontwikkelen van een tool waarmee onderzoekers zelf de repositories kunnen vullen - lange-termijn beheer van databestanden Het laatste punt sluit aan bij het voornemen van SURF om strategische afspraken te maken over de rolverdeling KB (e-Depot voor electronische publicaties), NIWIKNAW/DANS (data-archieven) en SURF. Vanzelfsprekend zal eerst met de andere projectleiders overeenstemming bereikt moeten worden over de vorm van samenwerking. Het streven is meteen bij aanvang van de projecten, in september 2004, concrete afspraken te maken voor samenwerking.

Businessplan Tenslotte is er het businessplan voor het e-depot Nederlandse Archeologie. Aan het eind van het DARE-project moet, in samenhang met de leden van de stuurcommissie, een adviesrapport zijn opgesteld over de manier waarop structureel een elektronisch archief voor de Nederlandse archeologie kan worden vormgegeven.

Tijdsplanning Voorafgaand aan dit DARE-project loopt er een pilot-project bij de Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden. In samenwerking met de Afdeling Geschiedenis van het NIWI-KNAW (NHDA) worden in de periode van januari tot juni 2004 de eerste ervaringen opgedaan met het duurzaam archiveren van archeologische databestanden. Het eindresultaat van deze pilot wordt een evaluatierapport, dat als startnotitie van het DARE-project kan dienen. Een (schematisch) overzicht van de tijdsplanning voor het project wordt in de bijlage 3 (Standlijnenoverzicht) gegeven. Gedurende de eerste fase, een periode van circa 1 jaar, zullen de deelprojecten bij de deelnemende instellingen worden uitgevoerd. Elk deelproject zal circa 4 maanden in beslag nemen en er zullen twee deelprojecten tegelijkertijd parallel worden uitgevoerd. Gedurende dit jaar zal ook de tekst van de twee “best practices” gidsen in concept gestalte krijgen.


11

Gedurende de tweede fase, een periode van circa een half jaar, wordt het meeste schrijfwerk voor de gidsen en de blauwdruk gedaan. Pas na afloop van de deelprojecten kan, op basis van de opgedane ervaring en kennis, een afgewogen evaluatie en gedegen advies op papier worden gezet. In deze fase worden de publicaties afgerond en zullen de opmaak en het drukproces worden begeleid. De adviesrapportage (businessplan) voor een e-depot Nederlandse Archeologie zal tegen het einde van het project zijn definitieve inhoud krijgen. Gedurende het project zal daarover herhaaldelijk overleg worden gevoerd met de betrokken instellingen, de KNAW en NWO.

4. Kosten en organisatiestructuur Kosten De totale begroting voor het project bedraagt circa € 320.000. Een belangrijk deel van deze kosten wordt afgedekt door de SURF-subsidie, maar ook de bijdrage van het NIWI-KNAW is substantieel. De gezamenlijke inspanning (inzet) van het wetenschappelijk personeel bij elk van de deelnemende instellingen, zo noodzakelijk voor het documenteren van de eigen onderzoeksbestanden, vormt een derde “steunpilaar” waarop de financiering van dit project rust. Voor een gedetailleerde begroting wordt verwezen naar de bijlage: Kostenoverzicht, in SURF format. Projectorganisatie gedurende looptijd project De organisatiestructuur van het project zal bestaat uit: -

een projectcommissie Deze commissie heeft een adviserende en sturende functie bij de strategische beslissingen en een actieve rol bij de evaluatie en de blauwdruk. De commissie bestaat uit: Dr. Julian Richards (Archaeological Data Service, York), Drs. Roel Brandt (College voor de Archeologische Kwaliteit), Drs. Ronald Wiemer (Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek), Dr. Peter Doorn (NHDA) en Dr. Hans Kamermans (Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden).

-

een projectmanager (1.5 jaar, 0.1 fte, plaatsvervangend projectleider) De manager zorgt voor de zakelijke projectsturing, contacten met de deelnemende instellingen en SURF, aanstellingen en financiën, voortgangsrapportage en controlling documents.

-

2 DARE-consultants Het betreft een archeologisch IT-specialist: (0.8 fte, 1.5 jaar, operationeel projectleider) en een digitaal archief-specialist (0.8 fte, 1.0 jaar). Beide consultants zorgen samen voor de inhoudelijke kant van de deelprojecten. Door de begeleiding, aansturing en controle van de DAREprojectmedewerkers zorgen zij voor de continuïteit en gemeenschappelijke


12

oplossingen. Eén à twee dagen per week zijn zij bij één van de deelnemende instellingen aanwezig. De IT-consultant zal ook zorgdragen voor het schrijven van de “best practices” gidsen en de blauwdruk. -

6 locale DARE-projectmedewerkers (4 maanden, 0.6 fte) Deze medewerkers zullen part-time worden aangesteld bij en door de deelnemende instellingen. Ze gaan samen met de wetenschappelijke staf de inventarisatie en archivering volgens de ADA-methodiek uitvoeren. Door hiervoor medewerkers vanuit de eigen organisatie vrij te stellen of (extra) aan te stellen kan gezorgd worden voor een goede locale kennis van de ITtoepassingen en projecten. Ook de continuïteit na afloop van het project krijgt hierdoor een grotere kans van slagen. De deelname van het wetenschappelijk personeel, dat de (eigen) digitale gegevens zal verzamelen en documenteren, is daarbij onontbeerlijk. Die noodzakelijk inbreng in tijd wordt zeker niet onderschat en modelmatig op circa 0.4 fte gedurende de 4 maanden begroot.

-

de technische ondersteuning (1.0 jaar, 0.2 fte) zal door het KNAW worden geboden.

-

de huisvesting en secretariële ondersteuning zullen binnen de Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden, worden gerealiseerd.

Organisatievorm na afloop van het project Gedurende het DARE-project zal worden onderzocht op welke wijze aan een e-depot voor de Nederlandse archeologie structureel vorm kan worden gegeven. Het is moeilijk om daar nu al op vooruit te lopen. Het onlangs geuite voornemen van de KNAW om te komen tot de vorming van een nationaal data archief, waarin ook NWO zal participeren, biedt voor de archeologie goede perspectieven op continuering. Een inbedding bij de ROB, gezien haar nationale verantwoordelijkheid en rol bij de provinciale depots, hoort ook tot de mogelijkheden. Het gebruik van verscheidene decentrale, institutionele repositories zal serieus worden onderzocht, met name in een lange termijn perspectief. In het businessplan, één van de eindresultaten van dit DARE-project, zal deze positionering nader worden uitgewerkt. Er is nu nog geen voorkeur uitgesproken, maar een stabiele, lange termijn oplossing in een beheersorganisatie met duidelijke financiële kaders biedt de beste garanties dat archeologische primaire bronnen digitaal beschikbaar blijven. Hierbij zal afstemming plaats vinden met de plannen van de KNAW en NWO voor een nationaal wetenschappelijk data-archief. Er zal, na afloop van het DARE-project, naar uitbreiding van het aantal deelnemende archeologische instellingen moeten worden gestreefd. In overleg met het College voor de Archeologische Kwaliteit wordt bezien of ook de (commerciële) archeologische bedrijven, zoals het ADC, RAAP, ARC, Archol, Vestigia, e.a., vrijwillig of verplicht via de kwaliteitsnorm (KNA) kunnen gaan deelnemen. Het is zeker de moeite waard om, wederom naar het Engelse voorbeeld, te onderzoeken of hier een deel van de structurele financiering voor het e-depot zou kunnen liggen. Commerciële archeologische instellingen in Engeland betalen bij


13

deponering van hun bestanden, als een soort eenmalige “afkoopsom” per Mb, de kosten voor de lange termijn archivering. Voor het opstellen van de metadocumentatie, indien deze onvolledig is of geheel ontbreekt, worden additionele tarieven gerekend. Nagegaan zal worden of via NWO een dergelijke verplichte aanlevering en financiering ook voor gesubsidieerde archeologische projecten zou kunnen gaan gelden. De digitale gegevens van gesubsidieerde projecten uit de Geesteswetenschappen komen dan, naar analogie van de Sociale wetenschappen, gegarandeerd weer ter beschikking voor andere wetenschappers.

5. Overdraagbaarheid De huidige institutionele DARE-repositories zijn op dit moment nog niet echt voorbereid en ingericht op digitale bestanden anders dan tekstuele documenten of beeldmateriaal. “Vreemde files” als databases, CAD en GIS kunnen, technisch gezien, wel worden opgenomen. De mogelijkheden om specifieke (ruimtelijke) metadocumentatie vast te leggen of de kennis om de digitale duurzaamheid te kunnen garanderen zijn echter, bijvoorbeeld bij de UB in Leiden met Digitool, nog onvoldoende voorhanden. Tijdens dit DARE-project zal gebruik worden gemaakt van technologie die nu wordt ontwikkeld om datasets in DARE-repositories te ontsluiten. Door DARE en NIWI wordt gewerkt aan oa-x en x-past, die zich richten op open toegang tot databestanden met behulp van XML. De bruikbaarheid van deze technologie voor het archeologische e-depot zal worden onderzocht, maar in het project is rekening gehouden met een beperkte, aanvullende technische ontwikkeling. Via de SURF-rapportages en bijeenkomsten komt de inhoudelijke en technische kennis vanzelfsprekend ter beschikking aan andere DARE-repositories. Vanuit dit project worden procedurele voorstellen gedaan, die op de lange termijn decentrale repositories voor alle bestandssoorten beter mogelijk maken.

6. Kennisdisseminatie Door de gekozen opzet van het project is een groot deel van archeologisch Nederland direct bij het project betrokken, maar via verschillende kanalen zullen ook andere geïnteresseerden worden geïnformeerd. De kennisuitwisseling zal voor een belangrijk deel bij de betrokken instellingen direct plaatsvinden door de werkzaamheden van de DARE –consultants en –medewerkers. Via een interne voorlichtingsbijeenkomst en/of workshop, zowel aan het begin als na afloop van het deelproject, zullen wetenschappers en bestuurders geïnformeerd worden. De formulieren, instructies en “best practices” gidsen vormen een belangrijk onderdeel van de documentatie waarmee de instelling als het ware zelf een “doorstart” kan maken. Na het deelproject moet men in staat zijn andere projecten restrospectief te archiveren en lopende projecten archief-klaar te maken. De website van het e-depot zal een belangrijk communicatiemiddel vormen. Dit geldt zowel voor het beschikbaar maken van informatie over het project, de voortgang, de


14

resultaten en tussentijdse rapportages, als voor ideeën en hulpmiddelen voor het archiveren en documenteren van archeologische databestanden. De publicaties, twee “best practices” gidsen en de blauwdruk (businessplan) voor het e-depot Nederlandse Archeologie, vormen een heel concreet en tastbaar eindresultaat van het project. Via presentaties op (wetenschappelijke) congressen zal het project onder de aandacht van de archeologen en archivarissen worden gebracht. Het jaarlijkse, landelijke archeologencongres (de Reuvensdagen) is natuurlijk een uitgelezen mogelijkheid om via een lezing of poster het project te presenteren. Ook internationale congressen, zoals Computer Applications in Archaeology, IASSIST en/of Digital Resources in the Humanities, zullen hiervoor worden benut.

7. Risico-analyse De huidige pilot bij de Faculteit der Archeologie biedt een goed inzicht in de potentiële problemen. Tijdens het DARE-project kan daar al vooraf rekening mee worden gehouden. De gevaren waarvan we ons terdege bewust zijn, zijn: - de beperkte tijd die wetenschappers beschikbaar hebben of maken om hun eigen databestanden bij elkaar te zoeken en te documenteren. Hun inbreng is echter onmisbaar. Dit risico zal worden beperkt door: o vooraf van de deelnemende instelling een ondertekende commitment verklaring van het bestuur van de faculteit/vakgroep te eisen. Aan de medewerkers van de instelling wordt hiermee, op bestuurlijk niveau, toegestaan om aan het project deel te nemen. o door de structuur van het project zelf, waarbij een DARE-medewerker uit de eigen geledingen de werkzaamheden uitvoert, zodat via nauwe persoonlijke contacten de medewerkers regelmatig kunnen worden gestimuleerd. - de beperkte bereidheid van wetenschappers om hun databestanden vrij te geven, uit angst voor “ondeskundig hergebruik” of als “intellectueel eigendom”. Dit risico zal worden beperkt door: o gebruik te maken van de bestaande oplossingen binnen de dataarchieven van NIWI-KNAW en ADS om deze “koudwater”-vrees weg te nemen. De ervaringen met verschillende, door de onderzoeker zelf te kiezen, toegangsvoorwaarden zijn goed. Voorbeelden hiervan zijn een “tijdslot” (pas na 5 jaar worden de gearchiveerde bestanden vrij beschikbaar), alleen hergebruik na schriftelijke toestemming van de auteur, of alleen registratie van een dataset. - er zijn ongetwijfeld tal van kleine en grotere technische, procedurele en/of archeologische aspecten die nog niet opgelost zijn of die pas tijdens het project naar voren zullen komen. Dit risico zal worden beperkt door: o een actieve adviserende en sturende rol van de projectcommissie, met inbreng van de Archaeological Data Service (York). Op basis van de


15

gecombineerde expertise zal wordt getracht tijdens het project de juiste strategische keuzes te maken. o een actieve participatie in door DARE geïnitieerd overleg ten aanzien van bijvoorbeeld langdurige opslag en metadata.


16

Bijlagen 1. Inbedding De DARE-tender 2004 richt zich met name op de content en het gebruik van de institutionele repositories voor de wetenschappelijke output. Deze aanvraag richt zich heel concreet en expliciet op het aanleveren, documenteren, archiveren en beschikbaar stellen van alle documentatie van (een selectie van) archeologische opgravingen. Het eindproduct van een opgraving bestaat deels uit de publicatie in de vorm van een (intern) basisrapport, artikel of een complete monografie. Voor een ander deel is de (digitale) documentatie van de vondsten en hun (ruimtelijke) context een essentieel deel van de output. Voor de archeologie zijn die databases en ruimtelijke GISbestanden minstens net zo belangrijk als de publicatie. Die digitale documentatie is immers de primaire bron van informatie die nog bestaat voor hergebruik. Die bestanden komen nu via één of meerdere DARE-repositories beschikbaar. Er is een zeer directe samenhang met de activiteiten van het NIWI (bijvoorbeeld via het x-past en oa-x projecten) en het ADS in Engeland. Door de samenstelling van de stuurcommissie en de groep van participerende instellingen is een breed draagvlak gecreëerd. Nader te leggen contacten op het vakgebied van de geografie, bijvoorbeeld met de Universiteit van Utrecht (NEXPRI) of het Nationaal Lucht- en Ruimtevaartlaboratorium (NLR), moeten voor een verdere verbreding van het “blikveld” zorgen. Een deel van de hier beschreven archeologische problemen zal zeker ook op andere vakgebieden/disciplines bestaan of wellicht al (deels) zijn opgelost. De context van dit project zal echter altijd om (kleine) aanpassingen vragen, binnen de specifieke situatie van DARE en het Nederlandse archeologische bestel.

2. Projectorganisatie en kwaliteitswaarborging zie paragraaf 4 (Kosten en organisatiestructuur)


17

3. Standlijnenoverzicht Standlijnenoverzicht project: e-depot Nederlandse Archeologie jaar maand pilot digitale duurzaamheid

8

2004 9 10 11 12 1

2

3

4

5

2005 6 7

8

2006 9 10 11 12 1 2

rapport

deelproject instelling 1 deelproject instelling 2 deelproject instelling 3 deelproject instelling 4 deelproject instelling 5 deelproject instelling 6 best practices "aanleveren" best practices "hergebruiken" businessplan e-depot in voorbereiding in uitvoering


18

4. Kostenoverzicht in SURF format Kostenoverzicht project: e-depot Nederlandse Archeologie Begroting € Materiële kosten publicatiekosten klein materiaal

10000 2000

Totaal materiële kosten

12000

Personele kosten stuurcommissie projectmanager DARE-consultant (archeologisch IT) DARE-consultant (digitaal archief) DARE-medewerkers wetenschappelijk personeel secretariële ondersteuning technische ondersteuning Totaal personele kosten

15600 16200 75800 43700 59000 57900 5300 10900 284400

Overige kosten stuurcommissie reiskosten huisvesting/PC-gebruik workshops/presentaties accountantsverklaring

4000 5000 9200 3000 2000

Totaal overige kosten

23200

Totaal projectkosten

319600

totaal matching

162700

Aangevraagde subsidie

156900


19

5. Contactgegevens beoogd projectleider Naam: Wansleeben Voorletters: M. (Milco) Titulatuur: Drs. Instelling: Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden Adres: Reuvensplaats 4, 2311 BE Leiden Plaatsnaam: Leiden Telefoon: 071 - 527 2930 Telefoon secretariaat: 071 - 527 2390 e-mail: [email protected]

6. Gemaakte kosten projectvoorstel Aan het schrijven en opmaken van de aanvraag, als mede het voeren van het overleg met de participerende instellingen, zijn in totaal 7 werkdagen besteed. De gemaakte kosten hiervoor bedragen: € 3150, waarvan 50% in aanmerking komt van een vergoeding door SURF. Een separate rekening voor het bedrag van € 1575 zal door de Faculteit der Archeologie worden toegestuurd.


20

7. Lijst van gebruikte afkorting AAC ADA ADC ADS ARC Archol CvAK DEN IGBA FdA GIA SHB KNA NHDA NIWI pve RAAP RIA ROB SNA Vestigia

Amsterdam Archeologisch Centrum, Universiteit van Amsterdam Aanpak voor het digitaal archiveren, NHDA ADC ArcheoProjecten, Archeologisch Diensten Centrum, Amersfoort Archaeological Data Service, York, UK Archaeological Research & Consultancy B.V., Groningen Archeologisch Onderzoek Leiden B.V. College voor de Archeologische Kwaliteit vereniging Digitaal Erfgoed Nederland Instituut voor Geo- en Bio-Archeologie, Vrije Universiteit, Amsterdam Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden Groninger Instituut voor Archeologie, Rijksuniversiteit Groningen Stichting Hendrik Brunsting, Vrije Universiteit Amsterdam Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie Nederlands Historisch Data Archief, NIWI-KNAW Nederlands Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten programma van eisen voor een opgraving (werkwijze, documentatie) Regionaal Archeologisch Archiverings Project B.V. Rijksinspectie voor de Archeologie Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek Stichting voor de Nederlandse Archeologie Vestigia B.V. Archeologie en cultuurhistorie


21

Naam voorstel DARE Dienstenproject e-depot Nederlandse Archeologie. Naam penvoerende instelling Universiteit Leiden, Faculteit der Archeologie

Recommend Documents