gravita
Handleiding PSU-GT V2 Girotel (Internet) / Mijn Postbank module voor PSU Boekhouding V4 Versie 2.10 per 22 oktober 2007.
Algemeen Het programma PSU-GT V2 geeft de mogelijkheid om postbankmutaties, welke te downloaden zijn van Postbank Girotel (internet) of Mijn.Postbank.nl, Rabobank en ABN-AMRO, op te nemen in een informatiescherm. Daarna kan handmatig of automatisch aan mutaties een rekeningnummer worden gekoppeld, en automatisch worden doorgeboekt in PSU Boekhouden V4. Het automatisch doorboeken werkt door middel van het aangeven van teksten die in de mutatie moeten voorkomen. Die regels worden dan automatisch voorzien van het rekeningnummer en geboekt. Met ingang van PSU-GT versie 2.01 worden openstaande facturen, waarbij in de omschrijving het nummer van debiteur of crediteur én het factuurnummer is opgegeven ook automatisch doorgeboekt. Naast het feit dat Postbankmutaties kunnen worden doorgeboekt, is het informatiescherm, en de mogelijkheid van het afdrukken van de mutaties per periode, wellicht een hulp bij controle. Het programma wordt aangeroepen vanuit PSU Boekhouden V4. Het Hoofdscherm van PSU Boekhouden V4 krijgt een extra keuzemenu, waar gekozen kan worden voor de module, zie onder. PSU-GT Versie 2.01 kan per boekhouding (bedrijf) maximaal 99 postbankrekeningen met Girotel (internet) en/of mijn.postbank.nl verwerken. Na aanschaf van de PSU-GT module zal het hoofdscherm PSU V4 er als volgt uitzien:
In het kader ‘Externe modules’ kan worden gekozen voor PSU-GT V2. Met de knop ‘Start externe module zal het programma starten.
Gravita, Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal. Tel. & fax: 0599-614815. E-mail:
[email protected]. www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322.
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Het hoofdscherm van PSU-GT V2 Een rekening kiezen Een nieuwe rekening aanmaken, of wijzigen bestaande (systeembestand) Een postbank bestand selecteren en doorboeken Een handmatige mutatie ingeven Handmatig coderen/doorboeken Onderhoud filters Filter toepassen: automatisch coderen/doorboeken Verwijderen van rekeningen Afdrukken mutaties Bestanden Journaalposten
1. Het hoofdscherm van PSU-GT V2
In de titel staan de gegevens die relevant zijn voor de boekhouding, vanuit PSU Boekhouden V4: - PSU Girotel mod en het versienummer - de licentienaam van de gebruiker - het bedrijfsnummer en naam - het huidige jaartal en de periode. Het bedrijf en jaartal dienen dus vooraf in PSU Boekhouden V4 te worden ingesteld. In het bovenste kader staan het Postbankrekeningnummer, het jaartal (vanuit PSU Boekhouden V4) en het saldo van de rekening. Dat saldo bestaat uit het bij systeemgegevens ingegeven beginsaldo, en een telling van de mutaties. Dit saldo zal worden opgeslagen in het systeembestand (zie 3.). Het postbanknummer is weergegeven in een keuzemenu. Dit menu zal alle rekeningen van dit bedrijf (en jaar) tonen (zie 2.) en er kan eventueel een nieuwe rekening worden opgegeven (zie 3.). Met de knop ‘Ververs’ rechtsboven op het scherm zal het mutatiescherm opnieuw worden ingevuld.
Door op één van de kolomkoppen te drukken, zal de sortering van de lijst wijzigen. De kolom cumulatief zal dan een onjuist beeld geven van de telling van de mutaties. Met deze knop zal deze volgorde weer worden hersteld naar sortering op datum. Het keuzemenu ‘Grootboekrekening selectie’ bevat alle grootboekrekeningen, nummer en omschrijving, die bij het bedrijf voorkomen. Deze keuze dient voor het handmatig coderen en doorboeken van de mutaties naar PSU Boekhouden V4 (zie 6. en 12.). De knop ‘Filters toepassen’ zal de mutaties automatisch coderen en doorboeken aan de hand van de ingegeven filters (zie 6.), en eventuele openstaande facturen van debiteuren en crediteuren, naar PSU Boekhouden V4 (zie 8. en 12.). Met de knop ‘nieuw Girotel bestand doorboeken’ kan een nieuw bestand, ontvangen van de Postbank worden doorgeboekt (zie 4.). Het onderste scherm geeft alle mutaties weer, met een cumulatief saldo kolom. Door rechts te klikken in de eerste kolom van de mutatielijst, verschijnt een menu met mogelijkheden per mutatie.
De keuze ‘Boeken met bovenstaand nummer’ geeft een handmatige codering en doorboeking aan (zie 6.) op een grootboekrekening, dezelfde functie als dubbelklikken op de eerste kolom bij een mutatie. De keuze ‘Boeken op debiteur/crediteur’ geeft de mogelijkheid om handmatig te coderen en door te boeken op een debiteur of crediteur en factuurnummer (zie 6.). De keuze ‘Handmatige nieuwe mutatie ingeven’ geeft de mogelijkheid om handmatig mutaties toe te voegen, in verband met een eventueel probleem met het bestand van de postbank (zie 5.). De ‘afsluiten’ knop sluit het programma af en activeert het PSU Boekhouden V4 scherm.
2. Een rekening kiezen Bij het starten van PSU-GT V2 zal het programma automatisch de eerste rekening activeren en tonen. Als er nog geen rekening is ingegeven, zal het programma het scherm ‘Onderhoud systeembestand’ weergeven (zie 3.), en de mogelijkheid geven om een rekening in te geven. Bij keuze voor de optie ‘Nieuwe aanmaken’ zal eveneens het onderhoud systeem scherm worden weergegeven (zie 3.). Er kunnen per bedrijf in PSU Boekhouden V4 maximaal 99 rekeningen worden ingegeven. Nieuw ingegeven rekeningen zullen direct in dit menu worden weergegeven en zijn dus verkiesbaar. Bij het kiezen van één van de weergegeven rekeningen, zullen de gegevens van die rekening worden weergegeven, zowel de mutatiegegevens als de gegevens op het scherm ‘Onderhoud systeembestand (zie 3.). Ook het doorboeken van bestanden van de Postbank zullen alleen in die Postbankrekening worden geboekt.
3. Een nieuwe rekening aanmaken, of wijzigen bestaande (systeembestand) Als het programma voor het eerst wordt gestart, bij de keuze van ‘Nieuwe aanmaken’ uit het keuzemenu (zie 2.) zal dit scherm worden weergegeven. Als er een rekening is gekozen kan ook handmatig dit tabblad ‘Onderhoud systeembestand worden gekozen.
Op het scherm worden bovenaan het bedrijf, de bedrijfsnaam en het lopende jaartal en maand aangegeven ter informatie.
De in te geven velden zijn: • Beginsaldo: Het beginsaldo van de Postbankrekening van het lopende jaar, of, als de mutaties niet beginnen aan het begin van het jaar, het beginsaldo vóór de eerste mutatie. Als de rekening in het vorige jaar ook met PSU-GT V2 is beheerd, zal PSU-GT V2 automatisch het eindsaldo (Lopend saldo) van vorig jaar opnemen als beginsaldo. • Rekeningnummer: Het rekeningnummer van de Postbankrekening. Dit veld is alleen in te geven bij een nieuwe rekening. Een bestaand rekeningnummer mag niet meer veranderen. • Grootboekrekening: Het grootboek rekeningnummer van de Postbankrekening. Dit is de balansrekening waarop alle boekingen worden tegengeboekt (zie 12.). • Dagboek rekening: Het dagboek waarmee de journaalposten worden geboekt. Het is aan te raden (maar niet verplicht), voor elke rekening een afzonderlijk dagboek te kiezen. De ‘Opslaan’ knop zal de rekeninggegevens opslaan in het systeembestand. Als het een wijziging van een bestaande rekening betreft, zal er een nieuwe doorrekening plaatsvinden van het ‘Lopend saldo’. De velden die ter informatie worden weergegeven: • Rekeningnummer (midden): Bij een bestaande rekening zal hier het rekeningnummer worden weergegeven. Bij een nieuwe rekening zal: ‘Nieuwe aanmaken’ worden weergegeven. • Lopend saldo: Het lopende saldo betreft het saldo na de laatste mutatie. In de praktijk zal dit saldo steeds opnieuw worden ververst. Het neemt het beginsaldo en telt alle mutatie bij dit saldo op. De ‘Verwijder rekeningen’ knop geeft de mogelijkheid om rekeningen te verwijderen (zie 9.). Alle gegevens, inclusief het back-up bestand (zie 11) zullen worden verwijderd.
4. Een postbank bestand selecteren en doorboeken Bij de keuze voor ‘Nieuw Girotel bestand doorboeken’ zal het hiernaast weergegeven scherm de mogelijkheid geven om een bestand te kiezen om door te boeken. Er kan gekozen worden het zoeken naar bestanden met de extensie ‘.ASC’, voor Girotel bestanden, of de extensie ‘.CSV’ voor mijn.postbank.nl bestanden. De bestanden zijn niet gelijk, en niet uitwisselbaar. Via een speciale sortering op specifieke zoeksleutels kunnen in principe wel beide soorten bestanden voor één rekening worden gebruikt. Er is echter een kleine kans dat het op problemen stuit. Daarom raden wij aan om altijd van één soort, dus Girotel of mijn.postbank.nl voor een rekening te gebruiken. In hoofdstuk 11 zal dieper op de bestandsoorten worden ingegaan.
5. Een handmatige mutatie ingeven Het kan soms voorkomen dat een aansluiting van het saldo tussen PSU-GT V2 en een opgave of dagafschrift van de Postbank niet klopt. Dat kan meerdere oorzaken hebben, maar de belangrijkste zijn: 1. Girotel – De mutaties van girotel blijven ongeveer één maand beschikbaar. Bij te laat binnenhalen van de mutaties kunnen er dan mutaties verdwenen zijn. Deze mutaties dienen dan handmatig te worden ingegeven in het onderstaande scherm. Gravita heeft nog geen fouten in de bestanden die ontvangen worden van Postbank Girotel online kunnen constateren. 2. mijn.postbank.nl – In de bestanden van mijn.postbank.nl zijn door Gravita zo nu en dan verschillen geconstateerd. Enerzijds stonden enkele mutaties dubbel in het bestand, anderzijds mist het bestand wel eens een mutatie. Over het algemeen zijn verschillen snel op te sporen en handmatig met onderstaand scherm te corrigeren.
Het hierboven genoemde scherm kan worden verkregen met de keuze voor ‘Handmatige nieuwe mutatie ingeven’ uit het contextmenu, verkregen door rechts te klikken om de eerste kolom bij de mutaties. Geef in het bovenstaande scherm de mutatiegegevens in. Aangezien PSU-GT V2 alle mutaties op datum sorteert, is het belangrijk om extra aandacht te geven aan de datum. Een mutatie die met de juiste datum is ingegeven, wordt geplaatst in de buurt van de foute mutatie. Zo is de mutatie in de toekomst goed thuis te brengen. Een juiste omschrijving is ook zeer belangrijk. Als de mutatie is ingegeven en akkoord bevonden, kan deze worden opgeslagen met de ‘Opslaan mutatie’ knop. De knop ‘Afsluiten’ sluit het venster af en geeft opnieuw het hoofdvenster van PSU-GT V2 weer.
6. Handmatig coderen/doorboeken Een mutatie op een grootboekrekening boeken De rekening zal vooraf in het keuzemenu ‘Grootboekrekening selectie’, bovenaan het hoofdscherm (zie 1.), moeten worden aangegeven. Daarna kan de mutatie worden geboekt in PSU Boekhouden V4.
Een mutatie kan op twee manieren worden voorzien van het gekozen grootboekrekeningnummer: door te dubbelklikken op de eerste kolom van een mutatie, of de keuze voor ‘Boeken met bovenstaand nummer’, in nevenstaand contextmenu, dat zichtbaar zal worden door in de eerste kolom rechts te klikken op een mutatie. De inhoud van de journaalpost zal worden aangegeven in hoofdstuk 12.
Een mutatie op een debiteur/crediteur boeken De keuze ‘Boeken op debiteur/crediteur’, uit het hiervoor weergegeven contextmenu, geeft eerst de mogelijkheid om een debiteur of crediteur in te geven.
Geef in het kader 'Soort onderhoud' aan of het een debiteur of crediteur betreft. Zoek daarna op (deel van) nummer of (deel van) naam naar de debiteur of crediteur. In het scherm rechts in het ‘zoeken’ kader zullen alle debiteuren of crediteuren worden weergegeven waarop het (deel van) nummer of naam van toepassing is. Als de debiteur of crediteur in de lijst staat, kan met dubbelklik in de lijst de debiteur of crediteur worden weergegeven in het onderste ‘gegevens’ kader. Op dit moment is het ook mogelijk om met de knop ‘Naar relatiebeheer’ de relatiegegevens in te zien of te wijzigen. Door in het middelste kader ‘Zoeken’ op de knop ‘Nieuw toevoegen’ te klikken kan een nieuwe debiteur of crediteur worden ingegeven. Door op de knop ‘Schoon scherm’ te klikken, zal het onderste scherm worden leeggemaakt. De knop ‘Plakken keuze’ kan dan worden aangeklikt om het coderen en doorboeken proces te stoppen.
Het BTW nummer is een veld dat in gebruik is voor PSU Boekhouding Verkoop (facturering). Door op de knop ‘Plakken keuze’ te klikken, zal de gekozen debiteur of crediteur worden doorgegeven aan PSU-GT. Het programma PSU-GT V2 zal nu een scherm weergeven met de openstaande facturen van de ingegeven debiteur of crediteur. Door in de lijst één van de facturen te dubbelklikken, zal het factuurnummer onderaan het scherm worden weergegeven. Ook kan er een ander factuurnummer onderaan worden ingegeven. Tenslotte kan er van een vooruitbetaling sprake zijn. Door op de knop ‘Afsluiten’ te klikken zal het gekozen factuurnummer worden doorgegeven aan PSU-GT V2. Als bij één van de laatste twee schermen geen keuze wordt gemaakt, dus er is geen debiteur of crediteur gekozen of geen factuurnummer, zal de mutatie niet worden doorgeboekt. Om bewust te kiezen 'niet door te boeken' moet in het onderste kader bij factuurnummer ‘00000000’ staan. De inhoud van de journaalpost zal worden aangegeven in hoofdstuk 12.
Een correctieboeking Als een mutatie al een rekeningnummer of debiteur/crediteur bevat, en al geboekt is, zal het opnieuw coderen op een ander nummer de bestaande post terugboeken en opnieuw boeken. De volledige correctieboeking zal in het journaal voorkomen (zie 12.).
In het hierboven staande voorbeeld was de boeking van 1000,00 eerst geboekt op de rekening 110200, nog te ontvangen. Daarna is in het bovenste rekeningen menu de rekening 410010, salaris directeur aangegeven. De boeking is door PSU-GT V2 gecorrigeerd op de rekening 110200 en opnieuw geboekt op de rekening 410010.
7. Onderhoud filters
Filters dienen om automatisch te coderen. De ingegeven tekst zal in de mutatieregel worden gezocht, en bij positief resultaat automatisch worden geboekt (zie 8.). In het bovenste kader ‘Filter bewerken’ kunnen filters worden ingegeven en gewijzigd. De 'schoon scherm' knop maakt de velden van het bovenste kader schoon. De ‘verwijderen’ knop verwijdert de filter uit het bestand. De ‘opslaan knop’ zal de filter opslaan in het bestand. In het onderste scherm worden alle filters weergegeven die zijn ingegeven. Door één van de filters te dubbelklikken in het onderste scherm zal deze bovenaan worden weergegeven. De filter kan worden gewijzigd en opgeslagen of verwijderd. Voor het gemak kan men door éénmaal te klikken op een mutatie op het hoofdscherm, eerste kolom, de betreffende mutatie weergeven in het middelste kader ‘Geselecteerde regel beheersscherm’. Hierdoor kan de filtertekst geselecteerd, gekopieerd en geplakt worden, door opnieuw intikken kunnen immers fouten ontstaan.
8. Filter toepassen: automatisch coderen/doorboeken De knop ‘Toepassen filters’ op het hoofdscherm start het automatisch coderen en doorboeken van de filters én de gevonden boekingen op debiteuren/crediteuren. Alleen mutaties die nog niet geboekt zijn zullen in aanmerking komen om te worden vergeleken met de filters en openstaande posten debiteuren/crediteuren, dus de waarde in de kolom ‘grootboek’ moet ‘0000000’ zijn. De filterteksten zullen worden vergeleken met zowel de tenaamstelling als de omschrijving. Als de volledige filtertekst in de mutatie is gevonden zal het grootboeknummer uit de filterregel worden opgenomen in de mutatie en de regel zal worden doorgeboekt in PSU Boekhouden V4 (zie 12.) De openstaande posten debiteuren/crediteren zullen worden nagelopen voor mutaties als de waarde in de kolom ‘grootboek’ in de mutatie ‘0000000’ is. Het volledige nummer van de debiteur of crediteur en het volledige factuurnummer moeten in de omschrijving van de mutatie voorkomen. Ook mogen debiteur/crediteurnummer en factuurnummers niet overlappen. Voor debiteuren moet het mutatiebedrag negatief zijn (bijschrijving) en voor crediteuren positief (afschrijving). Als aan al deze voorwaarden is voldaan zal het debiteurnummer of crediteurnummer én het factuurnummer worden toegevoegd aan de mutatie, en zal de mutatie worden doorgeboekt in PSU Boekhouden V4 (zie 12).
9. Verwijderen van rekeningen Met de knop ‘Verwijder rekeningen’ op het tabblad ‘Onderhoud systeembestand’ kan een rekening/jaar volledig worden verwijderd.
Door een rekening te kiezen en op de ‘Verwijder’ knop te klikken, zal zowel het interne mutatiebestand als het back-up bestand worden verwijderd. Zoals in het scherm te lezen is, zal alleen lopend jaar van de opgegeven rekening worden verwijderd, mits er nog geen gecodeerde mutaties zijn.
10. Afdrukken mutaties
Met het tabblad ‘Afdruk mutatielijst’ is een lijst af te drukken met de mutaties. Het programma geeft zelf de periode op van 1 tot en met 12, dit is naar willekeur te wijzigen. De afgedrukte lijst zal beginnen met het beginsaldo, eventueel opgehoogd met een telling van de mutaties vóór ‘periode van’. Na de mutaties volgt het saldo van een telling van beginsaldo plus weergegeven mutaties. De lijst is maximaal 132 tekens breed en zal daarom in de breedte op een A4 dienen te worden afgedrukt.
11. Bestanden Voor het werken met het programma PSU-GT V2 zijn drie bestandsvormen heel belangrijk om te kennen. Dat zijn Girotel online bestanden en mijn.postbank.nl bestanden, de bestanden die via download worden verkregen van de Postbank, en het back-up bestand. Het back-up bestand heeft de layout van een Girotel online bestand, maar kan zowel mutaties bevatten van meerdere Girotel online bestanden als van meerdere mijn.postbank.nl bestanden. Het kan ook mutaties uit beide bestandsoorten bevatten, hoewel Gravita dit niet aan kan raden. De bestandssoorten zullen hier afzonderlijk worden behandeld.
Back-up bestand Gegevens komen meestal in delen. Wat betreft Girotel online is het al verplicht om minstens maandelijks de download te starten, anders verdwijnen de mutaties alweer van de server. Maar het komt ook voor dat vanwege controlewerkzaamheden er extra downloads zijn. Zodoende worden er per jaar dus al minstens 12 bestanden verkregen van de Postbank, maar meestal meer. Bij mijn.postbank.nl kan dit minder zijn, maar het hoeft niet. Daarom heeft Gravita besloten om alle doorgeboekte mutaties, ongeacht uit welk soort bestand afkomstig, (ook) op te nemen in één bestand, zodat er in ieder geval altijd één bestand is waarin alle Postbankmutaties van één jaar staan. Voor dit doel is gekozen voor de layout van het Girotel online bestand. In dit bestand staan geen speciale bestandstekens en elke regel sluit af met een harde return (enter). Dit soort bestanden zijn vrij gemakkelijk in te lezen en te bewerken met vrijwel alle tekstverwerking-, spreadsheet- en databaseprogramma’s. De naam van het bestand is GTDLppppppppppjjjj###.ASC. Waarbij ‘pppppppppp’ staat voor rekeningnummer Postbank, ‘jjjj’ voor jaartal, ### voor interne index. Het interne indexnummer heeft de volgorde van het keuzemenu voor rekeningnummers (zie 2.) en kan (dus) een waarde hebben van 1 tot en met 99. Tijdens het doorboeken kan het gebeuren dat er in het Postbankbestand mutaties staan van meer dan één jaar. PSU-GT V2 zal deze mutaties automatisch juist wegschrijven in de back-upbestanden van het betreffende jaar.
Het Girotel online bestand Het Girotel online bestand bevat mutatieregels, zonder kopregel. Elke regel sluit af met een harde return (enter). De naam van bestand eindigt altijd op ‘.ASC’. De regelopbouw ziet er als volgt uit:
De opgenomen velden: Postbanknummer Datum jjjjmmdd Soort mutatie Volgnummer soort mutatie Van/naar rekening Naam van/naar rekening Bedrag mutatie Af (AM) of bij (BM) Omschrijving Valuta
positie: 001-010 011-018 019-021 022-024 025-034 035-086 087-098 099-100 101-260 261-264
Gravita heeft geen problemen ontdekt in de verwerking van de bestanden van Girotel online. De mutaties zijn ongeveer één maand online, het is dus wel belangrijk op tijd de mutaties binnen te halen.
Het mijn.postbank.nl bestand Het mijn.postbank.nl bestand bevat regels met velden gescheiden door een komma (,), elk veld opent en sluit met een dubbel aanhalingsteken (“). Elke regel bevat één mutatie en is afgesloten met een linefeed teken (ASCII-10). De bestandsnamen hebben een extensie ‘.CSV’. Elk bestand bevat als eerste regel een kopregel met de veldomschrijvingen. De regelopbouw ziet er als volgt uit:
De velden zijn genoemd in de kopregel: Datum Naam / Omschrijving Rekening Tegenrekening Code Af Bij Bedrag (EUR) MutatieSoort Mededelingen De bestanden bevatten zo nu en dan fouten. Er kunnen regels dubbel in zijn opgenomen en er kunnen regels ontbreken. Over het algemeen valt het aantal fouten mee. Gravita vond tot op heden drie fouten, over een periode van één jaar (verschillende rekeningen).
12. Journaalposten Voor het journaal dat PSU-GT V2 boekt in PSU Boekhouden V4 gebruikt het programma afzonderlijke nummers. Iedere journaalpost krijgt een eigen van tevoren vastgesteld nummer. Het programma maakt per maand één journaalpost. De grootboekrekeningen balanspost Postbankrekening, Debiteuren en Crediteuren komen in elke journaalpost één keer voor, met als datum de laatste dag van de maand. Bij aanvullende boekingen in een bepaalde maand zullen de geboekte bedragen voor die maand dus worden aangepast. De regels in het grootboek op andere rekeningen én de boekingen in de subadministratie debiteuren/crediteuren bevatten de datum van de mutatie. Als een reeds gecodeerde en geboekte regel een ander nummer krijgt, zullen de terugboeking én de nieuwe boeking afzonderlijk in de journaalpost worden opgenomen. Het programma is zo in staat eigen correctieboekingen te maken (zie 6 Een correctieboeking). De journaalpost kan er dan als volgt uitzien:
Als er van de lopende maand nieuwe mutaties binnenkomen van de Postbank kan de boeking er na codering en doorboeking dus anders uitzien.
