MUNKAIDŐ
A munkaidő- és műszaktervek számítógépes elkészítése egy német vállalatnál A munkaszervezés új formái napjainkban korábban ismeretlen mértékben határozzák meg a napi munka tartalmát. A magas bérszintű fejlett országokban a munkaidő lehető leghatékonyabb hasznosítása a vállalati folyamatok optimálásának egyik legfontosabb eszköze. Olyan munkaidőmodellekre van szükség, amelyek megfelelnek mind a vállalati érdekeknek, mind az alkalmazottak igényeinek. Ma a világon sehol sem olyan rövid a hivatalos munkaidő, mint Németországban, ahol már a heti 40 órás határt is átlépték (lefelé), ami nagy lökést adott a munkaidőrendszerek rugalmassá tételéhez. A rövid munkaidő–magas bérek párosítás mindenkit a munkaidő mint egyre ritkább erőforrás lehető leghatékonyabb hasznosítására ösztönöz. Az alábbi cikk azt mutatja be, hogy hogyan sikerült ezt a feladatot megoldania egy nagy múltú németországi vegyipari vállalatnak.
A Merck KgaA vállalat A darmstadti Merck vállalat hosszú múltra tekint vissza. Története 1668ban egy gyógyszertár átvételével kezdődött, a tényleges ipari termelés azonban csak 160 évvel később, 1827-ben. Ekkor határozta el az akkori tulajdonos, Emanuel Merck növényi hatóanyagok nagybani előállítását. Jelenleg a Merck KgaA világszerte elismert, korszerű, vegyipari– gyógyszeripari cég, a világ 150 országában önálló társaságokkal. A központi üzem Darmstadtban mintegy 8200 főt foglalkoztat. A cég alkalmazottainak száma világszerte 35 000. Gyártási programjában több mint 20 000 különböző termék szerepel. A „gyógyszer”, a „labor” és a „különleges vegyi anyagok” termelési ágazatok 2000-ben kb. 14 Mrd DEM forgalmat bonyolítottak le. A Merck KgaA 1995-ben megjelent a tőzsdén. A család birtokában lévő tőkerészesedés 74%, a részvényesek kezében van a többi 26%.
Kiindulási helyzet A cég Darmstadt és Gernsheimben mintegy 9000 dolgozót foglalkoztat. A normális munkaidő-beosztásban dolgozók száma kb. 5000. Részmunkaidőben 800-an, egyéb formában 2700-an dolgoznak. Tekintettel a rugalmas munkaidő-beosztás egyre erőteljesebb elterjedésére, a munkaerő-gazdálkodás 1998 végén részletes vizsgálatnak vetette alá az üzleti folyamatokat, hogy feltárhassák a gyenge pontokat és lehetővé tegyék azok megszüntetését. Korábban a munkaidő-beosztási terveket általában a munkaerő-gazdálkodás egy munkatársa állította össze a megfelelő szakterület (osztály) vezetőjének adatai alapján. Ez Excel-táblázatok kézi előállításával történt. Ugyancsak manuálisan végezték a munkaidő-beosztással kapcsolatos valamennyi számítást és ellenőrzést, figyelembe véve a kollektív szerződés szerinti béreket és a munkaidőtörvény előírásait. A modell által előidézett költségek meghatározásával nem foglalkoztak. A létszámigényt az üzemrészek jelentették be és azt minden ellenőrzés nélkül elfogadták. Egy munkaidőterv elkészítése akár négy napig is eltarthatott. A munkaidő-beosztási terveket a megbízó véleményét követően bemutatták a dolgozóknak és az üzemi tanácsnak. Ha ellenvélemények jelentkeztek, változtatásokat hajtottak végre, majd az egész folyamat megismétlődött. Amikor már valamennyi érintett elfogadta a munkaidő-beosztási modellt, a terveket a SAP-rendszer számára kellett előkészíteni. Utolsó lépésként az új munkaidő-beosztási tervszámokat az érintett dolgozók törzsadataiba foglalták. Tehát a tervezéstől az új munkaidőmodell bevezetéséig drága idő ment veszendőbe. Ezt a vállalat már nem volt hajlandó többé elviselni. A Merck KgaA munkaerő-gazdálkodása számára az „idő” olyan tudományos objektum, amelyre a cég maximális figyelmet fordít. Így tehát ebben a feladatkörben legfontosabb feladata a „rugalmas munkaidőmodellek és műszaktervek kialakítása”. A munkaerő-gazdálkodás új utakat keresett a műszak-, ill. munkaidőbeosztási modellek kidolgozására: „A munkaidő-tervezésnek, különösen a szolgálati, ill. műszaktervek kidolgozásakor, ki kell elégítenie a vállalat által támasztott követelményeket. Kiemelkedő fontosságú az üzemi célok (költségek, szervezeti felépítés és üzemi folyamatok) optimális kapcsolatának megteremtése az érintettek kívánságaival és a munkaidő ergonómiai (emberhez méltó) kialakításával, betartva a törvény előírásait. Ezeknél az okoknál fogva számítógéppel támogatott rendszert kell alkalmazni.”
A projekt Miután eldöntötték, hogy számítógéppel támogatott rendszert választanak, egy jegyzéket állítottak össze, amelyben szerepeltek mindazok a köve-
telmények, amelyeket a munkaidő-beosztási rendszerrel szemben támasztottak. Döntő szempont volt, hogy bár a munkaidőkeretet ki kell alakítani, anélkül azonban, hogy beleavatkoznának az üzemi munkaidő-beosztásba, tekintettel a vegyipari üzemek veszélyességére. A felkínált lehetőségek ellenőrzését követően a XIMES GmbH (Dortmund) cég Műszaktervező asszisztens (Schichtplanasistetnt) 4.0 (SPA 4.0) szoftverjét választották, amely munkaidő-beosztási tervek kidolgozására és kezelésére szolgál, ugyanakkor lényegében megfelel a Merck KgaA által támasztott követelményeknek. A személyzettervezés előkészítésének támogatására ugyanettől a cégtől megvásárolták a munkaóra asszisztens (operating hours assisstent) szoftvert. A szoftver beszerzése után Darmstadtban intenzív oktatásra került sor, amelyen nemcsak a dolgozók vettek részt, hanem az üzemi tanács megbízottai is, akik korlátlan betekintést nyertek a rendszerbe.
A személyzettervezés támogatása a munkaóra asszisztens segítségével A munkaóra asszisztens felhasználása révén megnyílt az út az optimális munkaidő-beosztás előtt. A szoftver elősegíti a munkaerő-tervezést a munkaidő-beosztási tervek módosítása esetében. Olyankor, amikor változnak a gazdasági követelmények (pl. szervizidők változásakor, a kereslet növekedésekor, termelési módszerek átállításakor), ésszerűnek tűnhet a létszám megváltoztatása. Általában azonban nehezen lehet megítélni, hogy léteznek-e ezek a követelmények, vagy csupán kedvező alkalom kínálkozik további létszámemelésre. Az üzemidő számítógéppel segített meghatározása révén viszont most már egy egységes, gyorsan használható módszer áll rendelkezésre a valóban szükséges létszám meghatározásához. Ez a jelenleg munkát végző műszakoktól, ill. szolgáltatásoktól függetlenül történik. Ez teszi lehetővé, hogy a tervezés a tényleges üzemi igényre koncentráljon. Első lépésként összehasonlítják egymással a tényleges munkaidőket és a létszámigényt. Megállapítva az üzemidőt és a korábbi, valamint a tervértékekből becsült tényleges távoléti tényezőt (1. ábra), pontosan meghatározható a tényleges létszámigény. Ezzel az eszközzel áttekinthetően kimutatható, hogy teljes munkaidőben dolgozó vagy részmunkaidős személyre van-e szükség. A megfelelő szolgáltatások vagy műszakok a következő lépésben tervezhetők. Ennek folyamán figyelembe lehet venni a teljes és részmunkaidős dolgozók létszámát. Így lehetőség van a tényleges létszámigény alapján hosszabb vagy rövidebb szolgálati idők megállapítására.
Távollét: távollét 1
Heti munkanapok száma: Hetek: ebből üzemszünet, szabadság stb.
Átlagos szabadságigény Betegállomány Továbbképzés Hiányzás oka Hiányzás oka Hiányzás oka
Jelenlét: Hiányzás: Távolléti tényező
Kitöltve: 18.06.01., 14: Módosítva: 18.06.01., 14:
5 nap 52,00 hét hét
6,00 hét 5,00 % 5,00 nap nap nap nap
81,54% 18,46% 122,64%
1. ábra A távolléti tényezők automatikus számítása valós adatok alapján Ezáltal a dolgozók szempontjából elkerülhetők a terhelési csúcsok. Olyan műszaktervek alakulnak ki, amelyek a munkatársak számára nagyobb tervezési biztonságot nyújtanak. A vállalat számára lehetővé válik, hogy jobban reagáljon a változásokra (2. és 3. ábra).
Munkaidőtervek kidolgozása az SPA 4.0 segítségével A tervezés folyamán gyakran változnak az új műszak- és munkaidő-tervekkel szemben támasztott követelmények. Ez a nehéz, azonban szükséges pontosítási folyamat teremti meg az adott esetben legkedvezőbb tervek kidolgozásának előfeltételeit. Lehetőség és szükség van a tervváltozatok lépésenkénti pontosítására, ugyanakkor tulajdonságainak átgondolására, valamint annak értékelésére, hogy a követelmények milyen hatással vannak a tervre. Ez szoros tervezési és tisztázási folyamatot igényel. Ez a lépésenként végzett pontosítás jellemzi a XIMES GmbH tervezésre megválasztott modelljét. A Műszakterv-asszisztens 4.0 olyan tervezési eszköz, amelyet azok használhatnak, akik az iparban, a szolgáltatási szektorban és a közületek területén munkaidő-számítással, valamint ennek értékelésével foglalkoznak.
2. ábra Üzemidőgörbe és automatikusan számított lefedettség műszakokkal
3. ábra A létszámigény automatikus számítása valós adatok alapján
Az üzemi elemzés teremti meg a kereteket a műszakmunkaidő-modell kidolgozásához. A szükséges üzemidőket nagy vonalakban meghatározzák. El kell dönteni, hogy az üzem megelégszik-e az egyszerű műszakmunkaidő-modellel, vagy pedig bonyolult követelményeket is figyelembe akar venni. A továbbiakban még a tervezési folyamat keretfeltételeit rögzíteni kell (4. ábra).
Műszakcsopor-
Tervstruktúra
Rövidítve R D É Á
Jelölés
Kezdés
Befejezés
Fizetett műszakidő
Hétfő
Kedd Sze.
Csüt. Péntek
Szo.
Vasár.
reggeli műszak délutáni műszak éjszakai műszak áthidaló műszak
Névleges heti óraszám dolgozónként ütt) heti munkaidő Tényleges Munkaórák száma
(túlórával
Létszámigény
Munkavégzés
(túlórákkal együtt) (túlórák nélkül)
Munkáslétszám műszakcsoportonként
(túlórákkal együtt) (túlórák nélkül)
Heti mu.idő terv szerint (túlórákkal együtt) (túlórák nélkül)
Megszakítva
4. ábra Munkahelyi létszám definiálása kézzel vagy a „Munkaóra asszisztens” adatai alapján A munkaidőmodell kidolgozásakor összegyűjtik a műszakmunkaidőmodellel szemben támasztott követelményeket, és nagy vonalakban kidolgozzák az első változatot. Ehhez jól beváltak kb. 6–8 fős munkacsoportok. Általában rövid idő elteltével azonosítani lehet az ún. kulcsfontosságú kérdéseket. Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása messzemenő következményekkel jár a későbbi műszakmodellre, ezért gondos elemzésre van szükség. A kulcsfontosságú kérdések központi „vagy-vagy” megoldást igényelhetnek a tervezésben. A követelmények lépésenként végzett pontosítása, a kialakítási lehetőségek kimutatása és a következmények elemzése végig vonul a teljes tervezési folyamaton. Ennek felhasználásával és megfelelő megvitatás után következik a modell megválasztása. A szélesebb körű vita során még kisebb módosításokra, néha pedig visszamenő korrekciókra kerül sor.
A műszakterv ideiglenes elkészülte után kezdődik a bevezetés tervezése, a próbaüzemtől a széles körű bevezetésig. Az integrált költségmodul teszi lehetővé a különböző modellek költségvonzatainak kényelmes összehasonlítását. A munkaidőtörvény rendelkezéseit folyamatosan szem előtt tartják, ezenkívül az üzemi megállapodások és kollektív szerződések egyedi előírásait is figyelembe veszik. A kinyomtató modell különböző formátumok generálását teszi lehetővé.
Eredmények A szoftver bevezetése óta a munkaidő kialakítására mintegy 200 javaslatot dolgoztak ki. A szoftvert a vállalat legkülönbözőbb területen alkalmazzák, kezdve a hagyományos műszaküzemtől a technikán, a laborokon és az expedíción keresztül a gyermekmegőrzőig. Korszerű kommunikációs lehetőségek teszik lehetővé, hogy a Savannah-ban működő amerikai leányvállalat műszakterveit is kidolgozzák. A munkaidő-beosztási tervek kidolgozásának időszükségletét 70%-kal lehetett csökkenteni. Ez módot nyújtott arra, hogy a munkaerő-gazdálkodás jelentősen fokozhassa szolgáltatásait a munkaidő-beosztás területén. A műszak- és munkaidőket optimálisan illesztették az üzemi igényekhez. Ez elkerülhetővé tette a nem termelési üres időket, és az utólagos ellentételezést igénylő többletmunkákat. A terveknek az érintett dolgozók általi elfogadását elősegítette, hogy részt vettek a tervek kidolgozásában. Hasonló a helyzet az üzemi tanács esetében is. Jelenleg a SAP R3 segítségével mintegy 2000 munkaidő-beosztási tervet kezelnek. (Dr. Barna Györgyné) Link, V.; Wesp, H.: Arbeitszeitgestaltung als Chance. = Zeitschrift für Unternehmensentwicklung und Industrial Engineering, 50. k. 4. sz. 2001. okt. p. 148–152. Hoff, A.: Langzeit- und Lebensarbeitszeitkonto: Grundfragen und Entwicklungstrends. = Personal, 53. k. 10. sz. 2001. p. 550–553.
