Vlaamse overheid Inspectie RWO – Afdeling Toezicht
Multidisciplinair onderzoek Samenwerkende Bouwmaatschappij voor Goedkope Woningen Aarschot Eindrapport – 12/07/2012
Inhoudstafel INLEIDING_______________________________________________________________________ 7 1
Informatie m.b.t. het gevoerde onderzoek ________________________________________ 7
2
Informatie m.b.t. de onderzochte SHM ___________________________________________ 8 2.1
Voorgeschiedenis in het beheer van de SHM ____________________________________ 8
2.2
Huidige organisatie van het beheer van de SHM _________________________________ 9
DEEL 1 – OVERHEIDSOPDRACHTEN _______________________________________________ 11 1
Controle gunningen _________________________________________________________ 11 1.1
Renovatie opritten en voetpaden te Aarschot, complex ‘Gijmelberg’ _________________ 11
1.2
Sociaal secretariaat ‘Groep S’ _______________________________________________ 12
1.3
Opbouw van 9 huurwoningen te Aarschot, complex ‘Broeckxplein’ __________________ 12
1.4
Renovatiewerken te Aarschot, ‘Hugo Verrieststraat 5’ ____________________________ 12
1.5
Renovatie van 40 woningen te Aarschot, complex ‘Tuinwijk’ _______________________ 13
1.6 Aanstelling ontwerper voor 23 woningen te Aarschot, project ‘De Gracht’, ‘Grote Bergstraat’ en ‘Kleine Bergstraat’ ___________________________________________________________ 13
2
1.7
Huidige aanstelling ontwerpers ______________________________________________ 14
1.8
Opbouw van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen te Aarschot, complex ‘Orleanstoren’ 14
1.9
Onderhoud CV-patrimonium ________________________________________________ 15
1.10
Huidig onderhoud patrimonium SHM _________________________________________ 15
1.11
Brandverzekering voor het patrimonium van de maatschappij ______________________ 16
1.12
Aankoop bestelwagen _____________________________________________________ 16
1.13
Afbraakwerken te Langdorp, complex ‘Oud Gemeentehuis’ ________________________ 16
Rapportering aan Inspectie RWO ______________________________________________ 18 2.1
Kwartaalrapporteringen overheidsopdrachten __________________________________ 18
DEEL 2 – BEHEER EN ORGANISATIE _______________________________________________ 19 1
Aanstelling en verloning huidige directeur ______________________________________ 19 1.1
Aanstelling ______________________________________________________________ 19
1.2
Verloning en andere vergoedingen ___________________________________________ 20
1.3
Loonsverhoging __________________________________________________________ 20
2
Beheer personeel____________________________________________________________ 22
3
Zitpenningen en kosten voor de bestuurders ____________________________________ 23
4
5
3.1
Zitpenningen ____________________________________________________________ 23
3.2
Kosten bestuurders _______________________________________________________ 24
Het bestuur van de maatschappij ______________________________________________ 25 4.1
Delegatie van bevoegdheden _______________________________________________ 25
4.2
Directiecomité ___________________________________________________________ 25
4.3
Algemene Vergadering der Aandeelhouders ___________________________________ 26
Procedures interne controle___________________________________________________ 27 5.1
Ontbrekende procedures ___________________________________________________ 27
6
5.2
Bijkomende vaststellingen __________________________________________________ 27
5.3
Conclusie _______________________________________________________________ 28
Verzekeringen ______________________________________________________________ 29 6.1
Collectieve verzekering gezondheidszorg ______________________________________ 29
6.2
Groepsverzekering _______________________________________________________ 29
DEEL 3 – FINANCIEEL EN BOEKHOUDKUNDIG ONDERZOEK __________________________ 33 1
2
3
4
5
Organisatie en werking boekhouding ___________________________________________ 33 1.1
Organisatie van de boekhouding _____________________________________________ 33
1.2
Is de boekhouding bijgewerkt (ajour)? ________________________________________ 33
1.3
Beheer dagboeken _______________________________________________________ 33
Procedures financiële interne controle __________________________________________ 35 2.1
Inleiding ________________________________________________________________ 35
2.2
Inkomende facturen en betaalbaarstelling _____________________________________ 35
2.3
Kas- en liquiditeitenbeheer _________________________________________________ 36
2.4
Opvolging van de huurachterstand ___________________________________________ 37
2.5
Loonadministratie ________________________________________________________ 37
2.6
Voorraad- en materialenbeheer______________________________________________ 37
2.7
Beveiliging gegevens en activa ______________________________________________ 38
Opvolging financiële en boekhoudkundige topics ________________________________ 39 3.1
Inleiding ________________________________________________________________ 39
3.2
Aandachtspunten uit de inspectie d.d. 15 en 16/12/2011 __________________________ 39
3.3
Andere financiële en boekhoudkundige aspecten van het boekjaar 2011 _____________ 41
Financiële gezondheid van de SHM ____________________________________________ 44 4.1
Liquiditeit _______________________________________________________________ 44
4.2
Solvabiliteit______________________________________________________________ 46
4.3
Rentabiliteit _____________________________________________________________ 47
4.4
Analyse van kosten en opbrengsten __________________________________________ 48
4.5
Algemene conclusie m.b.t. de financiële gezondheid van de SHM __________________ 51
Financiële planning van de SHM _______________________________________________ 52 5.1
Opmaak van een plan van aanpak en een aangepaste financiële planning ____________ 52
5.2
Opmaak door SBGW ______________________________________________________ 52
5.3
Conclusie _______________________________________________________________ 54
DEEL 4 – VERHURING ___________________________________________________________ 55 1
2
3
Inschrijvingen ______________________________________________________________ 55 1.1
Standaarddocumenten ____________________________________________________ 55
1.2
Steekproef dossiers _______________________________________________________ 57
Schrappingen en actualisatie __________________________________________________ 60 2.1
Schrappingen____________________________________________________________ 60
2.2
Actualisatie _____________________________________________________________ 60
Toewijzingen _______________________________________________________________ 61
4
5
6
7
3.1
Steekproef toewijzingen ___________________________________________________ 61
3.2
Reguliere toewijzingen ____________________________________________________ 62
3.3
Versnelde toewijzingen ____________________________________________________ 64
3.4
Gemotiveerde weigeringen _________________________________________________ 64
3.5
Bestuursorgaan __________________________________________________________ 65
Administratieve afhandeling verhuring __________________________________________ 66 4.1
Huurovereenkomst _______________________________________________________ 66
4.2
Huurwaarborg ___________________________________________________________ 66
4.3
Energieprestatiecertificaten _________________________________________________ 67
4.4
Plaatsbeschrijving ________________________________________________________ 67
Huurlasten en herstellingen ten laste van de huurder _____________________________ 68 5.1
Huurlasten ______________________________________________________________ 68
5.2
Herstellingen ten laste van de huurder ________________________________________ 68
Andere verhuringen _________________________________________________________ 69 6.1
Verhuringen aan het OCMW Aarschot ________________________________________ 69
6.2
Verhuring aan de Stad Aarschot _____________________________________________ 70
6.3
Verhuring van de aangekochte ‘goede’ woningen van de Stad Aarschot ______________ 70
Huurprijsberekening _________________________________________________________ 72 7.1
Huurprijsberekening 2009 __________________________________________________ 72
7.2
Controle op basis van de bezorgde documenten door de SHM _____________________ 72
7.3
Steekproef dossiers _______________________________________________________ 74
8
Domiciliefraude _____________________________________________________________ 78
9
Leegstand __________________________________________________________________ 80
DEEL 5 – ONROERENDE TRANSACTIES ____________________________________________ 83 1
2
Uitoefening kooprecht door de zittende huurder __________________________________ 83 1.1
Voorwaarden van de woning en de koper ______________________________________ 83
1.2
Procedure van verkoop aan de zittende huurder ________________________________ 84
Aankopen van (goede) woningen ______________________________________________ 86 2.1
3
Aankoop stadswoningen ___________________________________________________ 86
Conclusie __________________________________________________________________ 87 3.1
Lage activiteit van de SHM _________________________________________________ 87
3.2
Nieuwe projecten in het vooruitzicht __________________________________________ 87
DEEL 6 – TOESTAND VAN HET PATRIMONIUM ______________________________________ 89 1
2
Toelichting over het onderzoek van het patrimonium ______________________________ 89 1.1
Aanleiding tot het onderzoek ________________________________________________ 89
1.2
Werkwijze van het onderzoek _______________________________________________ 90
1.3
Selectie van de te onderzoeken panden _______________________________________ 90
Vaststellingen door “Wonen-Vlaanderen” _______________________________________ 91 2.1
3
Vaststellingen per complex _________________________________________________ 91
Conclusies van Wonen-Vlaanderen ____________________________________________ 94
3.1
Algemene conclusie ______________________________________________________ 94
3.2
Reactie SBGW Aarschot op deze vaststellingen ________________________________ 94
DEEL 7 – RELATIE MET DE HUURDERS ____________________________________________ 97 1
2
Enquête uitgevoerd door RISO-Vlaams-Brabant __________________________________ 97 1.1
Resultaten enquête _______________________________________________________ 97
1.2
Reactie SBGW Aarschot op de resultaten van deze enquête ______________________ 98
Huidige relatie met de huurders________________________________________________ 99 2.1
Overleg met RISO-Vlaams-Brabant __________________________________________ 99
2.2
Overleg met de Huurdersbond van Vlaams-Brabant _____________________________ 99
2.3
Initiatieven van SBGW Aarschot ____________________________________________ 100
DEEL 8 – CONCLUSIES EN ACTIEPUNTEN _________________________________________ 101 1
Conclusie per onderzoeksdomein _____________________________________________ 101
2
Actiepunten voor SBGW _____________________________________________________ 104
BIJLAGEN_____________________________________________________________________ 105
INLEIDING 1 Informatie m.b.t. het gevoerde onderzoek Situering onderzoek
De afdeling Toezicht verzamelt alle relevante informatie over de werking en de activiteiten van de onder haar toezicht staande sociale woonactoren. Op basis van het geheel van die informatie wordt een risico-inschatting gemaakt met betrekking tot de werking en de organisatie van deze actoren. Die risicoanalyse houdt rekening met vastgestelde inbreuken (aard, frequentie, voortduren) en met specifieke kenmerken van de actor die de kans op en de impact van eventuele inbreuken kunnen beïnvloeden. Tot één van de maatschappijen met een hoog risicoprofiel behoort de Samenwerkende Bouwmaatschappij voor Goedkope Woningen (SBGW) te Aarschot. Als bijlage 1 vindt u een overzicht van de acties die de afdeling Toezicht sinds 2008 ten aanzien van deze maatschappij uitvoerde. Op 28/02/2012 werd een rapport aan de Vlaamse minister bevoegd voor Wonen bezorgd met daarin de belangrijkste vaststellingen en ondernomen acties van de afdeling Toezicht. Uit de risicoanalyse is de noodzaak gebleken van een multidisciplinair onderzoek door de afdeling Toezicht.
Doel onderzoek
Met het multidisciplinaire onderzoek wil de afdeling Toezicht onderzoeken of de SHM zich momenteel houdt aan de wettelijke bepalingen van artikel V, VI en VII van de Vlaamse Wooncode en of het beheer van de maatschappij gebeurt volgens de algemene principes van behoorlijk bestuur. De focus van het onderzoek richt zich daarbij op de huidige situatie, doch vermits een aantal gebeurtenissen uit het verleden daarop nog een impact kunnen hebben werd voor een aantal domeinen ook de werkwijze van de afgelopen jaren onderzocht. Indien dat het geval is, wordt daarvan in de vaststellingen per domein melding gemaakt.
Verloop onderzoek
Tijdens het multidisciplinaire onderzoek werden onderstaande domeinen aan een diepgaand onderzoek onderworpen:
Overheidsopdrachten Beheer en organisatie Financiën en boekhouding Verhuring Onroerende transacties Toestand van het patrimonium Relatie met de huurders
Voor het onderzoek werden tijdens de periode van 04/06/2012 tot 13/06/2012 verschillende plaatsbezoeken uitgevoerd door een team van toezichthouders en medewerkers van de afdeling Toezicht. Ze kregen daarbij de volledige medewerking van de personeelsleden van SBGW.
7
2 Informatie m.b.t. de onderzochte SHM
2.1
Voorgeschiedenis in het beheer van de SHM Sinds 2009 vonden binnen SBGW een aantal wijzigingen in de directie plaats. Omdat deze gebeurtenissen een grote impact hadden op de werking van de SHM – en mogelijk een verklaring kunnen zijn voor de vaststellingen later in dit verslag – worden de belangrijkste ervan kort opgesomd.
Ontslag dhr. XXXX
Op 09/06/2009 werd dhr. XXXX als directeur van de SHM ontslagen wegens dringende reden. Aanleiding voor dit ontslag waren onder meer het groot aantal tekortkomingen, vastgesteld door de afdeling Toezicht, en de verzuurde relatie tussen de directeur en (een deel van) de raad van bestuur. Die tekortkomingen en het in gebreke blijven van de SHM om daaraan te verhelpen, leidden ertoe dat de afdeling Toezicht aan de toenmalige minister van wonen, Marino Keulen, vroeg om de intrekking van de erkenning van de SHM te overwegen. Een reactie bleef evenwel uit.
Begeleiding advocaat XXXX
Vlak voor het ontslag van de directeur besliste de raad van bestuur op 08/06/2009 om meester XXXX aan te stellen als raadsman. Zijn opdracht bestond er in om de SHM te begeleiden in haar herstructurering; in het bijzonder m.b.t. het personeel, het vervullen van alle vennootschapsrechtelijke formaliteiten (en de eventuele regularisatie) en het nagaan van alle verplichtingen ten aanzien van de toezichthoudende overheid (en de regularisatie). Op zijn voorstel werd een directiecomité opgericht dat het dagelijks bestuur van de SHM (voorlopig) op zich nam.
Fusie XXXX Herent
Op 17/06/2009 vroeg de stad Aarschot of de SHM “Sociaal Wonen arro Leuven” uit Herent (XXXX) SBGW kon ondersteunen voor de verwerking van de huuradministratie. Tijdens het directiecomité van 06/07/2009 bleek bovendien een fusie met XXXX de voorkeur te genieten van het stadsbestuur van Aarschot. Om de leemte – die ontstaan was door het ontslag van dhr. XXXX – op te vangen kreeg de maatschappij (tegen vergoeding) medewerking van mevr. Gielens – directeur van XXXX – die haar kennis en ervaring en die van haar personeelsleden ter beschikking stelde van de maatschappij vanaf 09/09/2009. Ze werd aangesteld als waarnemend directeur. Het was de bedoeling dat deze ondersteuning uiteindelijk zou leiden tot een fusie van beide maatschappijen.
Einde fusieplannen
De raad van bestuur van XXXX besliste tijdens de zitting van 06/09/2010 om de ondersteuning – met het oog op een fusie – stop te zetten. Mevr. XXXX gaf hiervoor als reden op dat de raad van bestuur van XXXX niet bereid was het financieel risico te nemen (groot gecumuleerd verlies en een slecht onderhouden patrimonium). De bestuurders van SBGW namen hiervan kennis in de raad van bestuur van 06/09/2010.
8
Aanwerving nieuwe directeur
De raad van bestuur opteerde er in zijn zitting van 08/11/2010 voor om door te gaan als een zelfstandige SHM en om een nieuwe directeur aan te werven. Na de selectieprocedure stelde de raad van bestuur op 30/05/2011 dhr. XXXX aan als directeur. Hij trad in dienst op 18/07/2011.
2.2
Huidige organisatie van het beheer van de SHM
Bestuursorganen
Momenteel zijn er binnen de SHM twee bestuursorganen:
De raad van bestuur De raad van bestuur bestaat uit acht bestuurders en komt minstens zes maal per jaar samen. Het directiecomité In dit bestuursorgaan zetelen naast de voorzitter nog drie andere bestuurders en de directeur.
Als bijlage 2 vindt u een overzicht van de samenstelling van de bestuursorganen.
Personeelsbestand
Het personeelsbestand van de SHM bestaat uit: De directeur; Een administratieve medewerker verantwoordelijk voor de huurderszaken en de financiële dienst; Een administratieve medewerker verantwoordelijk voor de technische dienst; Een arbeider voor het onderhoud en de herstellingen. Het organogram van SBGW werd goedgekeurd door de raad van bestuur op 12/04/2012 (zie bijlage 3).
Aandeelhouders
De aandeelhoudersstructuur van SBGW ziet er als volgt uit: Stad Aarschot: Heeft 27,28% van de aandelen en drie bestuurders in de raad van bestuur, waaronder de voorzitter en twee bestuurders die ook in het directiecomité zetelen. OCMW Aarschot: Heeft 21,24% van de aandelen en één bestuurder in de raad van bestuur die ook zetelt in het directiecomité. Vlaams Gewest: Heeft 15,20% van de aandelen in handen, maar wordt niet in de bestuursorganen vertegenwoordigd. Provincie Vlaams-Brabant: Heeft 12,69% van de aandelen en wordt in de raad van bestuur vertegenwoordigd door één bestuurder. Particulieren: Hebben samen 23,59% van de aandelen in handen en hebben drie vertegenwoordigers in de raad van bestuur, waarvan één bestuurder ook zetelt in het directiecomité. De vertegenwoordiger van de provincie Vlaams-Brabant, mevr. XXXX is in de stad Aarschot schepen van openbare werken en maakt als dusdanig deel uit van het stadsbestuur. In bijlage 4 gaat een gedetailleerde lijst van de huidige aandeelhouders van SBGW. 9
DEEL 1 – OVERHEIDSOPDRACHTEN Kader
Het onderzoek naar de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten werd in hoofdzaak gevoerd door het nemen van steekproeven. De gecontroleerde gunningen/uitgaven werden geselecteerd aan de hand van de leveranciersbalansen van 2009 en 2010. De selectie van de verschillende te controleren gunningen/uitgaven werd gestuurd door: inbreuken van SBGW tegen de wetgeving overheidsopdrachten uit het verleden; de ervaring van frequente inbreuken tegen de wetgeving overheidsopdrachten in de sector. Naast de steekproeven op basis van de leveranciersbalansen van 2009 en 2010 werden nog bijkomende steekproeven uitgevoerd op recente gunningen.
1 Controle gunningen In totaal werden 18 gunningen of facturen aan een controle onderworpen.
1.1
Renovatie opritten en voetpaden te Aarschot, complex ‘Gijmelberg’
XXXX
Uit de leveranciersbalans van aannemer ‘XXXX.’ werden volgende facturen geselecteerd: Factuur
Datum
Bedrag incl. BTW
523 0
01/01/2009
75.734,61
405 1
01/01/2010
111.804,54
Uit het onderzoek is gebleken dat: beide facturen betrekking hebben op de gunning van de renovatie van opritten en voetpaden te Aarschot, complex ‘Gijmelberg’; hiervoor initieel op 20/06/2006 een openbare aanbesteding werd georganiseerd waarbij voormelde firma als enige een offerte indiende voor 875.098,66 euro (excl. BTW); vanwege de hoge overschrijding t.o.v. de raming de maatschappij besliste om de gunningsprocedure stop te zetten en over te gaan tot een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, conform artikel 17, §2, 1° d) van de wet van 24/12/1993 inzake overheidsopdrachten; voormelde firma van de 3 ontvangen offertes bij de onderhandelingsprocedure de laagste offerte indiende ten bedrage van 841.794,20 euro (excl. BTW) waardoor beslist werd de werken te gunnen aan de firma ‘D.S.V.’; het aandeel van de maatschappij in de opdracht ongeveer 2/3 van het totaal bedraagt, het overige deel is ten laste van de stad Aarschot en heeft betrekking op de voetpaden.
Conclusie
De gunning van deze renovatiewerken reglementering inzake overheidsopdrachten.
verliep
conform
de
vigerende
11
1.2
Sociaal secretariaat ‘XXXX’
Groep S
Uit de leveranciersbalans van ‘XXXX’ werd factuur 580 1 d.d. 03/07/2009 geselecteerd ten bedrage van 12.246,00 euro (incl. BTW). Uit het onderzoek is gebleken dat: het uitgaven betreft aan een sociaal secretariaat; de factuur ook de lonen bevat die uitbetaald worden aan de personeelsleden; de effectieve vergoeding van het sociaal secretariaat jaarlijks het drempelbedrag van 5.500,00 euro niet overschrijdt, respectievelijk voor: o 2009: 2.348,38 euro o 2010: 1.361,01 euro o 2011: 1.833,67 euro Overeenkomstig artikel 122 van het KB van 08/01/1996 inzake overheidsopdrachten kan een opdracht waarvan het goed te keuren bedrag niet hoger ligt dan 5.500,00 euro excl. BTW tot stand komen via een aangenomen factuur.
Conclusie
1.3
Deze opdracht werd gegund conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
Opbouw van 9 huurwoningen te Aarschot, complex ‘Broeckxplein’
Hemar Construct
Uit de leveranciersbalans van ‘XXXX’ werd factuur 018 1 d.d. 13/02/2009 geselecteerd ten bedrage van 181.360,51 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het een openbare aanbesteding d.d. 10/12/2003 betreft voor de opbouw van 9 huurwoningen; de werken gegund werden aan de laagste regelmatige bieder, de firma ‘XXXX’, voor een totaal bedrag van 846.605,77 euro.
Conclusie
1.4
1
De gunning van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
Renovatiewerken te Aarschot, ‘Hugo Verrieststraat 5’
Michiels Daniel
Uit de leveranciersbalans 2009 van ‘XXXX’ werd factuur 509 7 geselecteerd ten bedrage van 11.691,80 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het renovatiewerken betreft gegund aan de firma ‘XXXX’ (van XXXX) voor in totaal 54.380,00 euro (excl. BTW); deze gunning door het agentschap Inspectie RWO reeds aan een controle werd onderworpen tijdens de financiële inspectie van 27/01/2009. Hierbij werd de maatschappij initieel in gebreke gesteld aangezien de toenmalige directeur, dhr. XXXX, tijdens de inspectie geen stukken (bv.
1
De gunningsprocedure was onderworpen aan Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 02/02/2004).
een
goedkeuring
door
de
Vlaamse
12
offertes of uitnodigingsbrieven) kon voorleggen die aantonen dat de concurrentie werd geraadpleegd.
Conclusie
1.5
De maatschappij diende een verweerschrift in tegen deze ingebrekestelling. Uit de bijkomende informatie die de SHM bezorgde kon vastgesteld worden dat de maatschappij – na het ontvangen van de offerte van voormelde aannemer – twee maal 3 aannemers aanschreef voor het indienen van een offerte. Er werden echter geen nieuwe offerte ontvangen. Hierdoor werd aangetoond dat de concurrentie voldoende werd geraadpleegd. de werken aldus gegund werden aan voormelde aannemer welke als enige een offerte indiende.
De gunning van reglementering.
deze
renovatiewerken
verliep
conform
de
vigerende
Renovatie van 40 woningen te Aarschot, complex ‘Tuinwijk’
XXXX
Uit de leveranciersbalans van ‘XXXX’ van 2009 werd factuur 100 geselecteerd ten bedrage van 170.555,74 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het renovatiewerken betreft voor 40 woningen; de maatschappij hiervoor een openbare aanbesteding organiseerde op 02/07/1996; de werken gegund werden aan de firma ‘XXXX’ voor 2.891.340,09 euro.
Conclusie
1.6 XXXX
2
De gunning van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
Aanstelling ontwerper voor 23 woningen te Aarschot, project ‘De Gracht’, ‘Grote Bergstraat’ en ‘Kleine Bergstraat’ Uit de leveranciersbalans van ‘XXXX’ van 2009 werd factuur 448 geselecteerd ten bedrage van 37.776,12 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het een architectuuropdracht betreft voor het bouwen van 23 woningen en 43 ondergrondse parkeerplaatsen in het complex ‘De Gracht’; het betaalde ereloon 97.255,24 euro bedraagt; de ontwerper en de maatschappij hiervoor een overeenkomst opmaakten op 28/05/1996; de thans geldende wetgeving overheidsopdrachten in werking trad op 1 mei 1997; de ontwerper zelf opmerkt dat hij bij dit project betrokken was van in 1992 en toen de wet op overheidsopdrachten nog niet van toepassing was;
2
op 28/05/1996 de concurrentie diende geraadpleegd te worden op basis van de wet van 14 juli 1976 betreffende de overheidsopdrachten;
De gunningsprocedure was onderworpen aan Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 12/11/1996).
een
goedkeuring
door
de
Vlaamse
13
Conclusie
1.7
er geen concurrentie werd geraadpleegd.
De gunning tot aanstelling van de ontwerper verliep niet volgens de toen geldende wetgeving inzake overheidsopdrachten.
Huidige aanstelling ontwerpers
Vaststelling
Uit eerdere onderzoeken bleek dat in de sector bij de aanstelling van ontwerpers de wetgeving inzake overheidsopdrachten niet steeds toegepast werd. Tijdens dit multidisciplinair onderzoek werd daarom uitdrukkelijk nagegaan hoe de SHM omgaat met deze gunningen. De directeur verklaarde evenwel dat in 2009 beslist werd om geen nieuwe projecten op te starten. Er werden bijgevolg geen recente architectuuropdrachten gegund. Voorts verklaarde de directeur dat er recent een optie werd genomen op twee gronden. Er zullen bijgevolg twee procedures voor de aanstelling van ontwerpers opgestart worden: Voor het eerste project zal de aanstelling gebeuren via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking waarbij alle architecten van Aarschot zullen uitgenodigd worden om deel te nemen; Voor het andere project werkte een architect reeds een plan uit, doch de samenwerking werd ondertussen stopgezet. De raad van bestuur besliste – in samenspraak met de sectorarchitect van de VMSW – een wedstrijdoffertevraag op te starten.
Conclusie
1.8 XXXX
Omdat deze procedures nog in een voorbereidende fase zijn kan er nog niet geoordeeld worden of deze conform de vigerende reglementering zullen zijn. De gekozen procedures zijn evenwel aanvaardbaar binnen de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
Opbouw van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen te Aarschot, complex ‘Orleanstoren’ Uit de leveranciersbalans van aannemer ‘XXXX’ werden volgende facturen geselecteerd: Factuur
Datum
Bedrag incl. BTW
538 0
01/01/2009
162.244,48
344 1
20/04/2010
24.331,27
Uit onderzoek is gebleken dat: beide facturen betrekking hebben op de gunning van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen (in het complex ‘Orleanstoren’); hiervoor een openbare aanbesteding werd georganiseerd op 05/05/2003; de firma ‘XXXX’ als enige een offerte indiende; de werken gegund werden aan voormelde firma voor 3.112.577,23 euro (inclusief 1,5% korting).
14
Conclusie
1.9
3
De gunning van deze opdracht verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
Onderhoud CV-patrimonium
Elsen
Aangezien er voor zowel 2009 als 2010 opvallend veel (kleine) uitgaven zijn aan aannemer ‘Elsen’ werd onderzocht op welke basis de uitgaven gegund worden. Boekjaar
Totaalbedrag (incl. BTW)
2009
80.808,86
2010
86.716,43
Uit onderzoek is gebleken dat: de uitgaven volgens toelichting van de directeur betrekking hebben op werken aan de (centrale) verwarming in het patrimonium van de maatschappij voor zowel onderhoud, herstelling als plaatsen van nieuwe ketels; de samenwerking met voormelde aannemer ontstaan is zonder enige raadpleging van de concurrentie; de huidige directeur verklaarde dat deze langlopende samenwerking inmiddels werd stopgezet; een deel van de uitgave voor 2010 werd gegund na een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; in 2010 werd specifiek voor het éénmalig onderhoud van de CV-ketels aan 3 aannemers een offerte gevraagd waarvoor enkel de firma Elsen een offerte indiende ten bedrage van 30.114,60 euro.
Conclusies
Gelet op de totale uitgaven kon het gunnen van alle (kleine) werken niet zonder de raadpleging van enige concurrentie. Afhankelijk van de werken en looptijd van de contracten met dergelijke repetitief karakter en het al dan niet overschrijden van de drempel van 67.000 euro diende de maatschappij een procedure te organiseren conform artikel 13 e.v. van de wet van 24/12/1993 inzake overheidsopdrachten;
De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit 2010 verliep conform de vigerende reglementering.
1.10 Huidig onderhoud patrimonium SHM Onderhoud patrimonium
De directeur verklaarde dat de herstellingen – in het kader van het onderhoud van het patrimonium – sinds de aanstelling van een klusjesman in eigen beheer gebeuren. Enkel indien de complexiteit van de uit te voeren werken dit vereist wordt een externe firma ingeschakeld, bijv. vervangen CV-ketels. Deze (kleine) werken worden dan als een afzonderlijke opdracht beschouwd, waardoor er doorgaans geen overschrijding van het drempelbedrag van 5.500,00 euro is. De directeur kon offertes voorleggen voor de plaatsing van nieuwe ketels waarbij het goed te keuren bedrag telkens onder voormeld drempelbedrag lag. Overeenkomstig
3
artikel
122
van
De gunningsprocedure was onderworpen aan Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 17/09/2003)
het
KB
van
08/01/1996
een
goedkeuring
door
de
inzake Vlaamse
15
overheidsopdrachten kan een opdracht waarvan het goed te keuren bedrag niet hoger ligt dan 5.500,00 euro excl. BTW tot stand komen via een aangenomen factuur.
Conclusie
Het onderhoud van het patrimonium verloopt reglementering inzake overheidsopdrachten.
conform
de
vigerende
1.11 Brandverzekering voor het patrimonium van de maatschappij XXXX
Uit de leveranciersbalans van ‘XXXX’ van 2010 werd factuur d.d. 978 1 ten bedrage van 25.639,16 euro (incl. BTW) geselecteerd. Uit onderzoek is gebleken dat: in 2006 een 20-tal afzonderlijke polissen werden gebundeld (lopende sinds 1993) tot één patrimoniumpolis; de concurrentie niet werd geraadpleegd voor de aanduiding van voormelde verzekeraar.
Conclusie
Het afsluiten van de patrimoniumpolis verliep niet conform de wetgeving overheidsopdrachten. Op basis van art. 54 en 120 van het KB van 08/01/1996 diende minstens een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking georganiseerd te worden.
1.12 Aankoop bestelwagen XXXX
Er werd onderzoek gedaan naar de recente gunning m.b.t. de aankoop van een bestelwagen. Uit onderzoek is gebleken dat: de maatschappij hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking organiseerde op 27/02/2012 waarvoor 7 offertes werden ingediend; de laagste offerte werd ingediend door de firma ‘XXXX.’ voor 19.480,88 euro. De ingediende offerte stemde evenwel niet overeen met het lastenboek; de bestelwagen bijgevolg werd aangekocht bij leverancier met de laagste, regelmatige offerte de garage ‘XXXX’ voor 19.963,22 euro.
Conclusie
De aankoop van de bestelwagen verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
1.13 Afbraakwerken te Langdorp, complex ‘Oud Gemeentehuis’ XXXX
Er werd onderzoek gedaan naar de recente gunning voor de afbraak van het complex ‘Oud Gemeentehuis’ te Langdorp. Uit onderzoek is gebleken dat: de maatschappij 12 firma’s uitnodigde om een offerte in te dienen; 3 firma’s een offerte indienden; de laagste offerte ingediend werd door de firma ‘XXXX’ voor 10.550 euro; 16
Conclusies
volgens het verslag van de ontwerper de voormelde offerte substantieel onregelmatig is aangezien de firma ‘XXXX’ een onvolledige offerte indiende en niet voldoet aan het veiligheids-en gezondheidsplan; de werken bijgevolg werden gegund aan de laagste, regelmatige bieder, nl. ‘XXXX’ voor 22.500 euro; de gunningsbeslissing van de maatschappij beperkt is tot een loutere opsomming van offertebedragen en de meldingen dat zowel de ontwerper als de veiligheidscoördinator de tweede laagste offerte van ‘XXXX’ als laagste regelmatige inschrijver rangschikken. Bijkomende toelichting ontbreekt.
De gunning van deze afbraakwerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten.
De maatschappij moet wel haar gunningsbeslissingen afdoende motiveren en moet alle juridische en feitelijke overwegingen vermelden die aan de grondslag liggen van de beslissing overeenkomstig de wet van 29/07/1991 op de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
17
2 Rapportering aan Inspectie RWO
2.1
Kwartaalrapporteringen overheidsopdrachten
Kader
Om het toezicht op de sociale woonactoren op een geobjectiveerde manier te kunnen organiseren werd aan de SHM’s op basis van artikel 5 van het Toezichtbesluit de verplichting opgelegd om bepaalde stukken en documenten te rapporteren aan de afdeling Toezicht van het agentschap Inspectie RWO. Vanaf het vierde kwartaal van 2008 moeten onder meer alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 5.500,00 euro overschrijden driemaandelijks gerapporteerd worden.
Vaststellingen
Tijdens het onderzoek werd een controle van de rapportering uitgevoerd. Er werd vastgesteld dat SBGW alle gunningen – die beslist werden na 31/08/2008 en waarvan het bedrag hoger is dan het drempelbedrag van 5.500,00 euro – rapporteerde. Aangezien de maatschappij in 2009 besliste om geen nieuwe projecten op te starten werden er weinig gunningsbeslissingen gerapporteerd.
Conclusie
Geen opmerkingen
18
DEEL 2 – BEHEER EN ORGANISATIE Kader
Sinds 2008 heeft de toezichthouder meermaals vastgesteld dat SBGW te kort schiet op het vlak van beheer en organisatie. Dit heeft onder meer betrekking op:
De bestuursorganen; De interne controle en procedures; Het personeelsbeleid.
In het kader van dit onderzoek werden bovenstaande aspecten opnieuw onder de loep genomen.
1 Aanstelling en verloning huidige directeur Scope
1.1
In het kader van de interne werking van SBGW wordt een overzicht gegeven van de gevolgde procedure tot aanstelling en vaststelling van het loon van de huidige directeur.
Aanstelling
Verloop selectie
Tijdens de procedure tot aanstelling van de directeur – die opgevolgd werd door de toezichthouder – vallen twee aspecten op:
De inmenging van de burgemeester van de stad Aarschot. Volgens de notulen van de raad van bestuur d.d. 21/03/2011 heeft de burgemeester gevraagd aan SBGW om de aanwervingsvoorwaarden aan te passen (nl. aanpassen van de diplomavereisten in de vacature). De bestuurders stelden – na aftoetsing bij de toezichthouder die aanwezig was op de zitting – dat deze voorwaarden niet gewijzigd mogen worden tijdens de procedure.
De wijze waarop de huidige directeur werd aangesteld. Voor de aanstelling van de huidige directeur zou er een gesprek hebben plaatsgehad tussen een aantal bestuurders en de 5 – door het selectiebureau – geselecteerde kandidaten. Van dit gesprek werden geen notulen bezorgd aan de afdeling Toezicht. 4 Volgens artikel 6 van het MB van 20/10/2008 (MB Beheer) dient de raad van bestuur een gesprek te organiseren met de kandidaten. De raad kan dit delegeren (aan het directiecomité, een selectiecomité, …); hiervan is evenwel geen beslissing terug te vinden in de notulen. Om dit te regulariseren werd op aangeven van de afdeling Toezicht een extra raad van bestuur georganiseerd. Tijdens deze zitting werd (kort) verslag uitgebracht over de selecties en werd de huidige directeur aangesteld.
De raad van bestuur d.d. 30/05/2011 besprak de modaliteiten van de indiensttreding van de nieuwe directeur. Hierbij bleek dat dhr. XXXX na zijn aanstelling contact opnam met de voorzitter met het verzoek de modaliteiten betreffende zijn verloning alsnog aan te passen. Na aftoetsing bij de toezichthouder, besliste de raad van bestuur niet in te gaan op dit voorstel en 4
Ministerieel besluit tot bepaling van nadere regels m.b.t. de interne beheersaspecten en de onroerende transacties van de sociale huisvestingmaatschappijen 19
hem aan te werven in de weddenschaal A111 met 6 jaar anciënniteit (conform de bepalingen in de vacature).
Conclusies
1.2
De aanstelling van dhr. XXXX gebeurde – mits regularisatie in een extra raad van bestuur bij gebreke aan een delegatie – conform de bepalingen van het MB Beheer.
Bij de aanstelling werd rekening gehouden met de modaliteiten die eerder waren bepaald in de functiebeschrijving/vacature.
Verloning en andere vergoedingen
Scope
De loonbrieven van de huidige directeur werden voor de periode 01/07/2011 01/03/2012 gecontroleerd om na te gaan of de uitbetaalde bedragen overeenstemmen met de toegekende weddenschaal en anciënniteit.
Vaststelling
Uit de berekeningen blijkt dat het loon van de directeur in overeenstemming is met hetgeen werd bepaald bij zijn aanstelling. De directeur krijgt ook volgende kosten terugbetaald: woon-werkverkeer; vergoeding voor dienstverplaatsingen; forfaitaire vergoeding GSM-gebruik. De raad van bestuur d.d. 26/09/2011 besliste om aan de 4 personeelsleden maaltijdcheques toe te kennen. Uit de notulen blijkt niet welk bedrag per cheque wordt toegekend, doch uit het onderzoek blijkt het te gaan om cheques van 7,00 euro (met de minimale eigen bijdrage van de werknemer van 1,09 euro).
Conclusies
1.3
De betalingen van het loon en andere kosten aan de directeur gebeuren in overeenstemming met de beslissingen van de raad van bestuur.
In de notulen van de raad van bestuur is het bedrag van de maaltijdcheque (en de eigen bijdrage van de werknemers) niet opgenomen.
Loonsverhoging
Loonsverhoging na proefperiode
Na een proefperiode van zes maanden werd de nieuw aangestelde directeur positief geëvalueerd door de raad van bestuur op 12/12/2011. Naast een definitieve aanwerving werd hem ook een loonsverhoging toegekend van de weddenschaal A111 naar A123. Deze beslissing werd door de toezichthouder vernietigd omdat: De SHM bij de geplande loonsverhoging geen blijk gaf van behoorlijk of zuinig bestuur aangezien dit een stijging van 43,38% betekent en de toegekende loonschaal A123 nog 10% hoger is dan de salarisschaal A211 die men initieel wou toekennen (doch wettelijk niet kon doordat de directeur nog geen 6 jaren schaalanciënniteit had in de loonschaal A1); Er onterecht een vergelijking werd gemaakt met de loonschalen van een (beperkt) aantal andere SHM’s; Er bij de motivering geen rekening werd gehouden met de (slechte) 20
financieel-economische toestand van de SHM, de financiële draagkracht van SBGW, de doelstellingen die aan de directeur worden opgelegd en de zwaarte van zijn opdracht. Op de raad van bestuur van 09/01/2012 werd de vernietigingsbrief van de toezichthouder geagendeerd, doch tijdens deze zitting – waarop de toezichthouder aanwezig was – werd de brief niet besproken. Niettegenstaande de vernietigingsbrief gericht was aan de leden van de raad van bestuur kregen zij deze pas tijdens de zitting te zien waardoor een grondige bespreking niet mogelijk was. Het door de raad van bestuur ingestelde beroep tegen deze vernietiging werd niet ingewilligd door de minister. Reactie op uitspraak beroep
Als reactie op deze uitspraak besliste de raad van bestuur van 26/03/2012 om opnieuw eenzelfde loonsverhoging toe te kennen. Ditmaal werd de loonsverhoging gemotiveerd op basis van een taakuitbreiding van de directeur. Zo zou hij o.a. door zijn specifieke opleiding als architect en het feit dat hij energieprestatiecertificaten (EPC) kan opstellen, een kostenbesparing opleveren voor de SHM. Ook deze beslissing werd door de toezichthouder vernietigd omdat er nog steeds onvoldoende rekening werd gehouden met de financiële situatie van de SHM en omdat de specifieke opleiding van de directeur een belangrijk element was bij zijn selectie. Overigens bleek tijdens dit multidisciplinair onderzoek dat de opleiding voor het opstellen van EPC’s betaald werd door de SHM (zie later in dit verslag).
Verhoging loonschaal A113
Tijdens de bespreking van de vernietiging besliste de raad van bestuur van 18/04/2012 om – in afwachting van de uitspraak van het ingestelde beroep – het loon van de directeur retroactief gelijk te stellen met het loon van de vorige directeur (loonschaal A113). Deze beslissing van loonsverhoging werd eveneens vernietigd door de toezichthouder, ditmaal omwille van de retroactiviteit en het feit dat ook nu onvoldoende rekening werd gehouden met de financiële draagkracht van de maatschappij. Bovendien besliste de raad in dezelfde zitting om “de uitbreiding van de taken van de directeur als energiedeskundige, EPB verslaggever en als architect in te trekken tenzij het beroep gunstig wordt onthaald.” Met deze beslissing komt men terug op een beslissing die – volgens de raad van bestuur – een kostenbesparing zou opleveren. Het door de SHM ingestelde beroep werd niet ingewilligd door de minister. Op de zitting van 02/07/2012 besliste de raad van bestuur om tegen deze uitspraak beroep aan te tekenen bij de Raad van State. Tijdens dezelfde zitting besliste men de directeur een loonsverhoging naar de weddenschaal A113 toe te kennen vanaf 01/08/2012.
21
2 Beheer personeel Scope
Hoewel er geen wettelijke verplichting is om een personeelsdossier aan te leggen, draagt dit bij tot een onderbouwd HRM-beleid. In dit onderzoek werd nagegaan of SBGW dergelijke dossiers heeft aangelegd.
Planning en evaluatie
SBGW heeft een personeelsdossier aangelegd voor elk van de vier huidige werknemers. Dit dossier bevat onder meer: de arbeidsovereenkomst en addenda; de loonfiches vanaf 01/01/2009; een overzicht van de kilometervergoeding vanaf 2009. In geen van de personeelsdossiers werden documenten aangetroffen inzake het functioneren van de werknemers (planning, evaluatie, …). Dergelijke documenten zijn nochtans van belang voor de individuele opvolging van de werknemers. De directeur verklaarde tijdens het onderzoek dat een uitgebreider HRM-beleid zal worden uitgewerkt. Doch omwille van drukke werkzaamheden kon hij nog geen precieze timing vooropstellen.
Bijkomende vaststelling
Tijdens het doornemen van de personeelsdossiers werd vastgesteld dat de administratief medewerker bij raadsbeslissing d.d. 12/09/2000 werd aangesteld als halftijds bediende in de weddenschaal C111. In de notulen van deze raadszitting wordt de aanwerving als volgt gemotiveerd: “(…) Gezien de coalitiemeerderheid besloten heeft dat er voor de halftijdse bediende geen uitschrijving zal gedaan worden; Gezien de voordracht van voorzitter (…) van zijn zuster (…); Gezien er niet om een stemming gevraagd wordt (…).” Ook m.b.t. de bevordering naar niveau B van deze medewerker wordt in de notulen van de raad van bestuur d.d. 27/04/2009 verwezen naar een eerdere bespreking met het schepencollege van de stad Aarschot. Tijdens deze bespreking werd de bevordering van de administratief medewerker “in orde bevonden”.
Conclusies
Er zijn personeelsdossiers aanwezig, doch een aantal documenten die nuttig zijn voor het voeren van een HRM-beleid ontbreken.
Bij de aanwerving van een medewerker in 2000 werd – na beslissing van de coalitiemeerderheid - geen oproep gedaan tot kandidatuurstelling.
De bevordering in 2009 van deze medewerker werd besproken met het schepencollege.
22
3 Zitpenningen en kosten voor de bestuurders
3.1
Zitpenningen
Kader
De zitpenningen van sociale huisvestingmaatschappijen werden tot 2008 vastgesteld in functie van het aantal woningen van de maatschappij. Met het MB van 22/10/2008 werd de Algemene Vergadering der Aandeelhouders bevoegd voor het vaststellen van de zitpenningen. Het bedrag per zitpenning mocht evenwel niet hoger zijn dan het hoogste bedrag dat aan de gemeenteraadsleden van de gemeenten gelegen binnen het werkingsgebied van de SHM wordt toegekend.
Vaststelling
Op de algemene vergadering d.d. 26/06/2009 werd beslist om het bedrag van de zitpenningen gelijk te stellen aan de vergoeding voor gemeenteraadsleden van Aarschot. Daarmee werd het bedrag van de zitpenningen opgetrokken van 72,22 euro naar 185,71 euro en dit voor zowel de vergaderingen van de raad van bestuur als van het directiecomité. Aan de voorzitter werd – conform de bepalingen in het MB – een dubbele zitpenning toegekend. Vervolgens werd de zitpenning steeds geïndexeerd. Hiermee is de zitpenning voor de bestuurders van SBGW de hoogste in de sector:
Vergelijking sector
Periode
Bedrag zitpenning
… - mei 2009
72,22
juni 2009 - sept. 2010
185,71
okt. 2010 - juli 2011
189,43
aug. 2011 - …
193,22
In vergelijking met de sector scoort SBGW steeds hoog wanneer de zitpenningen bekeken worden in verhouding tot de gerealiseerde omzet. Ook vóór de verhoging van de zitpenningen in 2009 was dit reeds het geval ten gevolge van het groot aantal georganiseerde zittingen. Jaar
Zitpenningen per omzet verhuring
Sectorgemiddelde
Mediaan
2003
1,74%
0,30%
0,30%
99
2004
1,63%
0,31%
0,31%
99
2005
1,56%
0,32%
0,32%
98
2006
1,54%
0,32%
0,36%
99
2007
1,44%
0,39%
0,38%
97
2008
1,30%
0,38%
0,42%
96
2009
2,51%
0,46%
0,58%
97
2010
1,36%
0,52%
0,66%
87
2011
1,49%
N.B.
N.B.
N.B.
5
Percentiele 6 rang
5
Wanneer alle waarden worden gerangschikt van laag naar hoog is de middelste waarde de mediaan. Per definitie zijn 50% van de waarnemingen lager en 50% hoger dan de mediane waarde. 6 De percentiele rang drukt hier uit hoeveel % van de SHM’s een hogere kost hebben m.b.t. de zitpenningen (100-X% van de SHM’s hebben dus een hogere kost voor de zitpenningen). 23
De sectorgegevens m.b.t. 2011 zijn nog niet beschikbaar op het moment van het onderzoek.
Ook de totale kost van de zitpenningen is – rekening houdend met de grootte van de maatschappij - hoog t.o.v. de ganse sector.
Conclusie
3.2
Jaar
Zitpenningen
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2003
15.177,44
11.946,10
9.910,87
77
2004
15.517,68
13.122,03
10.628,51
71
2005
16.062,16
14.448,07
11.769,73
70
2006
16.354,80
15.189,05
11.717,94
66
2007
15.717,60
18.792,68
13.353,89
65
2008
14.155,12
19.020,90
14.157,56
49
2009
30.287,40
23.901,73
20.452,39
73
2010
18.700,89
27.921,56
24.590,73
32
2011
21.206,98
N.B.
N.B.
N.B.
Het bedrag van de zitpenningen werd door de Algemene Vergadering der aandeelhouders vastgelegd conform de bepalingen van het MB van 22/10/2008, maar is in vergelijking met de sector hoog.
Kosten bestuurders
Vergoeding kilometers
De bestuurders krijgen een kilometervergoeding voor de verplaatsingen van en naar de zitting van de bestuursvergaderingen.
Conclusie
Op basis van de bekomen informatie werden geen anomalieën vastgesteld.
24
4 Het bestuur van de maatschappij Scope
4.1
Delegatie van bevoegdheden
Bestuursorganen
4.2
In de periode van het multidisciplinaire onderzoek was de statutenwijziging van de maatschappij nog in de voorbereidende fase, daarom worden in dit rapport hierover geen uitspraken gedaan. Enkel de werking van de bestuursorganen komt aan bod.
Momenteel zijn er binnen de SHM twee bestuursorganen:
De raad van bestuur De raad van bestuur bestaat uit acht bestuurders en komt minstens zes maal per jaar samen. Bevoegdheden: o Beleidsbepaling; o Controle op de realisatie van het beleid.
Het directiecomité In dit bestuursorgaan zetelen naast de voorzitter nog drie bestuurders en de directeur. Het directiecomité is volgens het huishoudelijk reglement (goedgekeurd door de raad van bestuur van 24/01/2011) bevoegd voor: o Het waarnemen van het dagdagelijks beleid van de vennootschap; o Het voorbereiden van het beleid van de vennootschap; o Voorbereiden van de vergaderingen van de RvB van de vennootschap; o Toezicht houden op de uitvoering van de beslissingen van de RvB; o Het al dan niet toepassen van het decretaal recht van voorkoop met rapportering aan de raad; o Het selecteren van de meest geschikte kandidaat (conform de door de RvB vastgelegde werving- en selectieprocedure) bij de invulling van een personeels-vacature; o De bevoegdheid over de toewijzingen van huurwoningen met dien verstande dat de toewijzingen dienen bekrachtigd te worden door de RvB; o Het voeren van de procedure voor de selectie van ontwerpers; o Alle betalingsopdrachten tot 67.000 euro, met dien verstande dat alle betalingen boven de 6.500 euro dienen bekrachtigd te worden door de RvB; o Begeleiden van de reorganisatie van de vennootschap; o De directeur wordt belast met de uitvoering van de beslissingen van het directiecomité.
Directiecomité
Aanstelling
Het huishoudelijk reglement stelt dat de drie bestuurders die deel uitmaken van het directiecomité worden aangesteld door de raad van bestuur voor een periode van 1 jaar.
Vaststelling
Na de instelling van het directiecomité en de aanstelling van de bestuurders, werd hun mandaat nooit verlengd.
25
Conclusie
4.3
De raad van bestuur heeft – ondanks de bepalingen in haar eigen huishoudelijk reglement – nagelaten om de mandaten van de huidige leden van het directiecomité te verlengen nadat deze afliepen. Bijgevolg kan het directiecomité niet geldig beraadslagen.
Algemene Vergadering der Aandeelhouders
Vaststelling
Tijdens de algemene vergadering d.d. 26/06/2009 werden een aantal agendapunten uitgesteld. De reden was dat de commissaris niet tijdig klaar was met zijn verslag omdat er een aantal onduidelijkheden waren in de jaarrekening. Voor de bespreking van deze punten werd de algemene vergadering nogmaals samengeroepen op 17/07/2009. Omdat de SHM had nagelaten de herbenoeming van de commissaris en van een bestuurder te agenderen diende een derde algemene vergadering gehouden te worden op 30/11/2009. Ook tijdens de algemene vergadering d.d. 30/04/2010 werden een aantal agendapunten uitgesteld. De commissaris had namelijk nog geen jaarrekening en geen omstandig jaarverslag ontvangen van SBGW. Bijgevolg verkeerde hij in de onmogelijkheid om een verslag op te stellen. Daardoor diende een bijkomende algemene vergadering samengeroepen te worden op 25/06/2010. Dit euvel deed zich ook voor in 2011 en 2012.
Conclusie
De laatste vier jaren diende de SHM minstens één bijkomende Algemene Vergadering te organiseren omdat ze niet tijdig klaar was met de opmaak van de jaarrekening of omdat ze naliet bepaalde punten te agenderen.
26
5 Procedures interne controle Scope
5.1
Eind 2011 hield de afdeling Toezicht een bevraging bij alle SHM’s inzake interne controle.
Ontbrekende procedures
Vaststellingen
Uit de bevraging is gebleken dat bij SBGW een groot aantal procedures, documenten en codes ontbreken:
Reactie SBGW
procedure gebruik GSM; procedure gebruik wagen; klachtenprocedure; procedure bestellingen; procedures/documenten HRM-beleid; deontologische code bestuurders; deontologische code personeel.
Via mailbericht van 24/11/2011 verklaarde de directeur dat de uitwerking van de ontbrekende procedures, documenten en codes één van de aandachtspunten voor 2012 is. Op de zittingen van de raad van bestuur van 09/01/2012 en 12/04/2012 werden een aantal financiële procedures goedgekeurd. Deze komen later in dit verslag aan bod.
5.2
Bijkomende vaststellingen
GSM
De directeur en de arbeider gebruiken hun privé-GSM en ontvangen hiervoor een kostenforfait. Er is echter geen bestuursbeslissing terug te vinden over de hoogte van dit forfait. Het bedrag is wel vermeld in hun personeelsdossier: de directeur ontvangt 10 euro per maand en de arbeider 5 euro. Het gebruik van de eigen GSM werd op voorstel van de directeur later uitgebreid tot de andere 2 personeelsleden maar het is onduidelijk of ze hiervoor een kostenforfait krijgen.
Carpolicy
SBGW heeft geen carpolicy niettegenstaande het directiecomité d.d. 27/02/2012 besliste een bestelwagen voor de arbeider aan te kopen (deze zou begin oktober geleverd worden). De raad van bestuur d.d. 02/07/2012 besliste om een dienstwagen voor de directeur aan te schaffen. Volgens voorlopige berekeningen van de raad zou dit een meeruitgave van ongeveer 3.540,00 euro per jaar betekenen. Bovendien blijkt uit de personeelsdossiers dat de personeelsleden een kilometervergoeding krijgen voor de dienstverplaatsingen met hun eigen wagen.
27
5.3
Conclusie De SHM beschikt niet over de nodige schriftelijke procedures in het licht van een behoorlijk werkend systeem van interne controle.
28
6 Verzekeringen Scope
6.1
Tijdens het onderzoek werd nagegaan of de premies voor de verzekeringen werden betaald voor de rechthebbenden en of deze kaderen binnen het zuinig beheer van een SHM.
Collectieve verzekering gezondheidszorg
Algemeen
SBGW heeft sinds 01/12/2011 met verzekeringsmaatschappij ‘XXXX’ een collectieve verzekering gezondheidszorgen afgesloten met als:
hoofdverzekerden: de personeelsleden in actieve dienst; nevenverzekerden: o De personeelsleden die na de afsluitingsdatum van de verzekering op brug- of rustpensioen worden gesteld voor zover zij de verlenging van hun aansluiting bevestigden binnen de drie maanden na hun op(brug)pensioenstelling; o De echtgeno(o)t(e) of levenspartner met hetzelfde domicilieadres van de personeelsleden voor zover de aansluiting gebeurt vóór de leeftijd van 65 jaar; o De kinderen van de personeelsleden die ingeschreven zijn op het domicilieadres van de titularis.
Premie
Uit de bijzondere voorwaarden blijkt dat de verzekeringspremie: voor de hoofdverzekerden globaal wordt aangerekend aan SBGW; voor de nevenverzekerden op verzoek van SBGW rechtstreeks op het thuisadres van de hoofdverzekerden kan worden verzonden.
Vaststellingen
SBGW bezorgde in het kader van dit onderzoek een lijst met verzekerden. Sinds de aanvangsdatum van het contract worden op deze lijst enkel de hoofdverzekerden (personeelsleden) vermeld. De totale te betalen premie vermeld op de factuur voor de periode 01/12/2011 tot 31/12/2012 is in overeenstemming met het aantal hoofdverzekerden.
Conclusie
6.2
Geen opmerkingen
Groepsverzekering
Algemeen
De doelstelling van een groepsverzekering is het wegwerken van de ongelijkheid tussen het (gunstigere) ambtenarenpensioen en het werknemerspensioen (privépensioen).
Type
SBGW heeft vanaf 01/01/2000 bij verzekeringsmaatschappij ‘XXXX’ een groepsverzekering nr. 1258 van het type “vaste bijdragen budgetplan” afgesloten voor alle personeelsleden. Hiermee volgde men de aanbeveling van de toenmalige VHM.
29
Deze verzekering omvat: een contract in de verzekeringscombinatie uitgesteld kapitaal; een contract in de verzekeringscombinatie tijdelijk overlijden één jaar, jaarlijks herrekenbaar. Deze dekking voorziet dat indien de aangeslotene vóór zijn pensionering overlijdt het kapitaal gewaarborgd is. De waarborg overlijden die standaard verzekerd wordt is gelijk aan éénmaal de referentiebezoldiging. De conventionele datum van pensionering is vastgesteld op het ogenblik dat de aangeslotene de leeftijd van 65 jaar bereikt.
Premie
De jaarlijkse premie bedraagt 6% van de referentiebezoldiging en wordt integraal ten laste genomen door de werkgever. Dit budget wordt aangewend voor het verzekeren van de overlijdensverzekering. Het saldo wordt aangewend voor de verzekering uitgesteld kapitaal.
Jaar
Premie groepsverzekering
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2003
4.918,37
30.401,87
18.270,83
16
26.239,96
14.702,10
3
7
2004
0,00
2005
9.887,61
32.519,00
17.418,27
31
2006
5.068,59
30.484,12
19.958,98
16
2007
5.263,06
33.615,35
22.276,90
19
2008
5.220,76
37.950,30
21.234,97
16
2009
4.392,95
37.888,98
22.565,95
14
2010
3.050,22
39.815,27
26.018,90
12
2011
3.111,40
N.B.
N.B.
N.B.
De sectorgegevens m.b.t. 2011 zijn nog niet beschikbaar op het moment van het onderzoek.
De totale premie die werd betaald is sinds 2003 laag t.o.v. de sector. Gezien het kleine personeelsbestand van SBGW is het interessanter de totaal betaalde premie in functie van het aantal voltijdse personeelsleden te bekijken:
7
Jaar
Aantal personeelsleden
Groepsverzekering t.o.v. het aantal personeelsleden
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2003
1,70
2.893,16
1.837,57
1.802,23
85
2004
1,70
0,00
1.553,76
1.576,56
3
2005
1,70
5.816,24
1.930,66
1.816,42
98
2006
1,70
2.981,52
1.800,55
2.037,96
77
2007
1,70
3.095,92
1.958,59
2.127,67
75
2008
1,70
3.071,04
2.176,29
2.098,64
81
2009
1,50
2.928,63
2.151,85
2.349,14
65
2010
1,50
2.033,48
2.202,91
2.312,33
36
2011
2,50
1.244,56
N.B.
N.B.
N.B.
De totale premiekost werd foutief volledig in 2005 geboekt. 30
T.o.v. de sector scoort de maatschappij hoog (in het derde kwartiel). Door het ontslag van de vorige directeur daalde de premie per VTE vanaf 2009.
Bijkomende ziekteverzekering
Uit de polis blijkt dat indien de werknemer arbeidsongeschikt is en dit gedekt wordt door de collectieve invaliditeitsverzekering de premielast door ‘XXXX’ wordt overgenomen. Dit is een vorm van bijkomende ziekteverzekering die: in de strikte zin niet tot de groepsverzekering behoort; een aantal bijkomende risico’s dekt (bv. bij langdurige ziekte van de verzekerde werknemer). Uit de facturen blijkt dat SBGW een aanvullende verzekeringspremie betaalt voor deze premievrijstelling en invaliditeitsrente.
Addendum
Aan de groepsverzekering werd een reglement “onthaalstructuur” toegevoegd (met ingang op 31/12/2006 terwijl de ondertekening dateert van 11/04/2008). De onthaalstructuur is opgericht onder de vorm van een collectieve levensverzekeringsovereenkomst waarbij elk individueel contract exclusief wordt gefinancierd door overgedragen reserves zonder mogelijkheid van bijkomende financiering. Op het ogenblik van de toetreding tot deze onthaalstructuur kiest de aangeslotene de einddatum van zijn contract op 60 of 65 jaar.
Conclusie
De SHM sloot een groepsverzekering van het type vaste bijdragen af. Hierdoor weet zij op voorhand welke vaste premie of percentage van het salaris van de werknemer moet betaald worden.
31
DEEL 3 – FINANCIEEL EN BOEKHOUDKUNDIG ONDERZOEK 1 Organisatie en werking boekhouding
1.1
Organisatie van de boekhouding
Vaststelling
Sinds 2011 wordt de boekhouding van SBGW verzorgd door een extern boekhoudkantoor ‘XXXX’. Maandelijks wordt hiervoor 420,00 euro excl. BTW aangerekend. Het extern boekhoudkantoor voert de volledige boekhouding (input van journaalposten en afsluiting op het einde van het boekjaar). De aankoopfacturen zijn aanwezig op het kantoor van de maatschappij, doch het afsluitdossier van het boekjaar was tijdens het onderzoek niet aanwezig.
1.2
Is de boekhouding bijgewerkt (ajour)?
Vaststellingen
Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd vastgesteld dat de boekhouding was bijgewerkt tot maart 2012 en dus niet ajour was. Nochtans verklaarde XXXX (externe boekhouder) dat de boekhouding in de regel maandelijks wordt bijgewerkt. Het feit dat dat nu niet het geval is zou volgens hem te wijten zijn aan de werkzaamheden in het kader van de afsluiting van het boekjaar 2011 en de voorbereiding van de algemene vergadering (die plaatsvond op 25/05/2012). Hij streeft ernaar om de boekhouding voor de periode ‘april en mei’ bij te werken tegen eind juni.
Conclusie
1.3
De boekhouding was op 13/06/2012 slechts bijgewerkt tot maart 2012 en was dus niet ajour.
Beheer dagboeken
Organisatie
Volgens de toelichtingen van de boekhouder worden volgende dagboeken gebruikt: één aankoopdagboek; de financiële dagboeken bestaan uit de journaalposten m.b.t.: o postchequerekening (F0); o Dexia-rekening (F1); o kasverrichtingen (F2); o rekening-courant van de VMSW (F3). de diversendagboeken bestaan uit verschillende delen: o journaalposten m.b.t. vorig boekjaar (DV0); o journaalposten m.b.t. algemene verrichtingen (bv. eindejaarverrichtingen D0); o journaalposten m.b.t. boeking van lonen (D1); o verkoopjournaalposten (D2); o journaalposten m.b.t. boeking van financiële verrichtingen (bv. annuïteiten en interesten D3).
33
Vaststellingen
Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd vastgesteld dat:
Conclusies
het aankoopdagboek geen onderscheid maakt tussen de verrichtingen met de VMSW (P2) en de andere (niet-P2); in het aankoopdagboek facturen en creditnota’s door elkaar geboekt worden; de vorderingen m.b.t. de huur van drie woningen – die buiten het sociaal huurstelsel verhuurd worden – ingeboekt zijn op grond van door de externe boekhouder zelf geschreven verantwoordings-stukken. Deze boekingstukken zijn bovendien niet ondertekend door de directeur; twee van de drie aanslagbiljetten onroerende voorheffing in het aankoopdagboek niet de originele documenten maar fotokopies zijn; de vorderingen van advocaten op de SHM worden ingeboekt op grond van fotokopies van correspondentie die gericht is aan de advocaten i.p.v. aan de maatschappij. Dit houdt een risico in voor dubbele betalingen, betalingen die niet ten laste zijn van de SHM, … de verantwoordingsstukken voor diverse boekingen op het ogenblik van de inspectie niet aanwezig zijn in de SHM. Het gaat onder meer om: o de aansluiting van de huuradministratie met de boekhouding; o aansluiting van de samenvattende loonkost op 31/12/2011 met de boekhouding. De (externe) boekhouder verklaarde dat deze verantwoordingstukken zich in het afsluitdossier van het boekjaar op zijn kantoor bevinden. Deze werden op de laatste dag van het plaatsbezoek bezorgd. in het aankoopjournaal van 2011 de eerste 55 journaalposten betrekking hebben op het vorige boekjaar (2010). Het gaat om de facturen A1 tot A55 met factuurdatum in 2010. Volgens de boekhouder gaat het om verrichtingen die nog niet werden geboekt door de toenmalige boekhouder (een medewerker van XXXX). Nochtans werd tijdens de inspectie van 15 en 16/12/2011 vastgesteld dat ook de afsluiting van het boekjaar 2010 door het huidige (externe) boekhoudkantoor werd uitgevoerd. Hij had bijgevolg de gelegenheid om deze facturen in het correcte boekjaar te boeken. de betaallijsten 2010, 2011 en 2012 zich gezamenlijk in een klassement bevinden. Deze lijsten maken integraal deel uit van de boekhouding.
Bij het boeken werd de procedure ‘inkomende facturen betaalbaarstelling’ (zie later in dit verslag) niet steeds gevolgd.
Er werden verrichtingen geboekt op grond van facturen die niet in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten m.b.t. het dagtekenen van de verantwoordingsstukken.
De verrichtingen werden niet in het correcte boekjaar geboekt.
en
34
2 Procedures financiële interne controle
2.1
Inleiding
Financiële inspectie
Tijdens de financiële inspectie op 15 en 16/12/2011 werden een aantal opmerkingen geformuleerd m.b.t. de volgende procedures:
de inkomende facturen en de betaalbaarstelling; het kas- en liquiditeitenbeheer; de loonadministratie; het voorraad- en materialenbeheer; de beveiliging van gegevens en activa;
De raad van bestuur keurde op 12/04/2012 een aantal aangepaste procedures goed. Tijdens het multidisciplinaire onderzoek werd nagegaan of de procedures inhoudelijk aan de minimumvereisten voldoen en of ze in de praktijk worden toegepast.
2.2
Inkomende facturen en betaalbaarstelling
Inhoud procedure
Tijdens de financiële inspectie op 15 en 16/12/2011 werd vastgesteld dat de SHM de procedure m.b.t. de inkomende facturen en betaalbaarstelling diende aan te passen aan de in praktijk toegepaste werkwijze met respect voor de noodzakelijke functiescheidingen. Op 12/04/2012 keurde de raad van bestuur de aangepaste procedure goed. In de procedure inkomende facturen en betaalbaarstelling staat het volgende vermeld: de meeste betalingen gebeuren elektronisch; de assistent-boekhouder maakt de betalingslijst op en legt die alvorens te verzenden ter ondertekening voor aan de directeur. De medewerker ‘verhuring’ verklaarde dat – naast een aantal betalingen met de kas – de betalingen gebeuren met het programma ‘Isabel’. In de procedure is het niet duidelijk: of de bepalingen m.b.t. de facturen ook gelden voor de creditnota’s; wie de uiteindelijke digitale handtekening zet in het programma ‘Isabel’. De handtekening(en) op papieren betalingslijsten volstaan niet als de effectieve betalingen digitaal gebeuren. Er moet dan minstens ook een controle achteraf plaatsvinden. In de procedure worden een aantal taken toevertrouwd aan functies (bv. aan de assistent-boekhouder). Deze functie wordt nergens ingevuld (noch in het organogram van de maatschappij, noch in een functielijst);
Toepassing procedure
Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd nagegaan of de procedure in de praktijk ook effectief wordt toegepast. Er werd vastgesteld dat:
de creditnota’s niet worden goedgekeurd door de directeur; de factuur van ‘Isabel’ d.d. 10/02/2011 ten bedrage van 33,51 euro niet werd goedgekeurd door de directeur. Dit is niet in overeenstemming met de goedgekeurde procedure; leveringsnota’s en bestelbonnen niet bij de respectieve facturen bewaard worden. Volgens de medewerker ‘verhuring’ – die de bestellingen plaatst 35
en controleert – worden de bestelbonnen en de leveringsnota’s bewaard in het technisch dossier van het betrokken pand (voor zover de facturen betrekking hebben op onderhoud en herstelling). Er is geen verwijzing naar deze documenten vermeld op de facturen waardoor de controle bemoeilijkt wordt.
Conclusies
2.3
In de huidige procedure is het onduidelijk: o of deze ook geldt voor creditnota’s; o wie de uiteindelijke digitale handtekening zet.
De bestelbonnen en de leveringsnota’s worden niet als verantwoordingsstukken in de boekhouding bewaard. Bovendien is er geen rechtstreekse link met de documenten in het technisch dossier per pand.
Kas- en liquiditeitenbeheer
Inhoud procedure
Tijdens de financiële inspectie op 15 en 16/12/2011 werd vastgesteld dat de SHM de procedure m.b.t. het kas- en liquiditeitenbeheer diende aan te passen en uit te breiden met een periodiek controlemoment. Deze controle dient te gebeuren door een persoon die noch de kas beheert, noch er de boekingen voor uitvoert. Op 12/04/2012 keurde de raad van bestuur de aangepaste procedure goed. In de procedure kas- en liquiditeitenbeheer staat onder meer het volgende vermeld: er is maar één kas met cash; de directeur is verantwoordelijke en houdt de sleutel en code van de kluis bij; uitgaven met kasgeld worden voorafgaand ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur; de kleine uitgaven en bijhorende bewijsstukken worden in een genummerd elektronisch kasboek genoteerd door de assistentboekhouder en maandelijks ondertekend door de directeur; een (andere) administratieve bediende controleert het saldo cash geld. In de procedure is het niet duidelijk: wie de verantwoordelijke van de kas is, wie de kas bijhoudt en wie de kasverrichtingen noteert/registreert in het kasdagboek; hoe de “controle van het saldo cash geld” door de administratieve bediende gevalideerd wordt.
Toepassing procedure
Conclusies
Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd vastgesteld dat niet alle kasstukken de expliciete goedkeuring van de directeur droegen. Dit is niet in overeenstemming met de procedure die stelt dat deze uitgaven voorafgaand ter goedkeuring aan de directeur voorgelegd moeten worden.
In de huidige procedure is het onduidelijk: o wie de verantwoordelijke van de kas is; o hoe de controle van het cash geld gevalideerd word.
De SHM past de goedgekeurde procedure niet consequent toe.
36
2.4
Opvolging van de huurachterstand
Inhoud procedure
De raad van bestuur keurde het debiteurenreglement goed op 07/11/2011. Hierop werden tijdens de financiële inspectie van 15 en 16/12/2011 geen opmerkingen gemaakt.
Toepassing procedure
De procedure werd in de gecontroleerde dossiers correct toegepast.
Conclusie
Geen opmerkingen.
2.5
Loonadministratie
Inhoud procedure
Naar aanleiding van opmerkingen tijdens de financiële inspectie op 15 en 16/12/2011 keurde de raad van bestuur op 12/04/2012 een aangepaste procedure goed. Deze procedure voldoet aan de minimale vereisten m.b.t. de functiescheiding en controles.
Toepassing procedure
Er werd vastgesteld dat volgende betalingen aan de directeur niet ondertekend zijn door de voorzitter: 1.500,00 euro op 04/05/2012; 1.341,00 euro op 15/05/2012; 2.196,10 euro op 05/06/2012. De directeur lichtte toe dat het gaat om betalingen van zijn nettoloon. De betalingslijsten werden nog niet ondertekend door de voorzitter. Ondertussen werd met het sociaal secretariaat de afspraak gemaakt om de betalingen van nettolonen, bedrijfsvoorheffing en de bijdrage RSZ via een volmacht op de financiële rekening van de SHM uit te voeren. De administratieve formaliteiten daarover werden nog niet gefinaliseerd. Van zodra deze afspraak in de praktijk wordt toegepast moet de bestaande procedure hieraan aangepast worden.
Conclusie
2.6
De SHM past de goedgekeurde procedure niet consequent toe.
Voorraad- en materialenbeheer
Inhoud procedure
Een aangepaste procedure werd op 12/04/2012 door de raad van bestuur goedgekeurd (na opmerkingen tijdens de laatste financiële inspectie). Op deze procedure worden geen opmerkingen geformuleerd.
Toepassing procedure
Er werd vastgesteld dat: de inventaris van materialen en gereedschap opgemaakt is in een Excelbestand, maar dat niet alle gegevens m.b.t. eenheidsprijzen, aankopen … volledig ingevuld zijn; het verbruik van materialen niet permanent wordt geregistreerd; gezien de procedure pas in de loop van 2012 werd goedgekeurd een eerste controle van de inventaris op het einde van het jaar zal gebeuren 37
(volgens verklaring van de directeur). Dit is niet in overeenstemming met de procedure die stelt dat de arbeider het voorraadbeheer doet, de af- en toename op de voorraadlijst controleert en deze maandelijks aan de directeur rapporteert.
Conclusie
2.7
De SHM past de goedgekeurde procedure niet consequent toe.
Beveiliging gegevens en activa
Inhoud procedure
De raad van bestuur keurde de procedure goed op 12/04/2012. Deze voldoet aan de vereisten.
Toepassing procedure
Tijdens het onderzoek werd vastgesteld dat de toegang tot het kantoor beveiligd is. In tegenstelling tot wat in de procedure staat worden niet alle papieren dossiers op kantoor bewaard (onder meer het afsluitdossier van het boekjaar 2011 kon niet meteen voorgelegd worden omdat dit bewaard wordt op het kantoor van de externe boekhouder).
Conclusie
De SHM past de goedgekeurde procedure niet consequent toe.
38
3 Opvolging financiële en boekhoudkundige topics
3.1
Inleiding
Scope
Tijdens dit onderzoek werden volgende aspecten onderzocht:
3.2
De opvolging van de financiële en boekhoudkundige aandachtspunten die tijdens de inspectie van 15 en 16/12/2011 werden geformuleerd; Andere financiële en boekhoudkundige aspecten die – op basis van een screening van de jaarrekening, de facturen en de rapportering aan de VMSW – opvielen in het boekjaar 2011.
Aandachtspunten uit de inspectie d.d. 15 en 16/12/2011
Correcte opvolging
De volgende aandachtspunten werden door de SHM correct opgevolgd en afgehandeld:
Niet correct opgevolgd
Terugvordering sociale lasten bestuurder XXXX voor de kwartalen 1 tot 3 voor 2007; Gebruik rekening 27 activa in aanbouw en 72 geproduceerde vaste activa; Invullen bijlage 1 m.b.t. de gewone en intrest-neutrale rekening-courant bij de VMSW; Boekingen m.b.t. bebouwde terreinen.
De hierna genoemde aandachtspunten werden niet of onvoldoende opgevolgd: Boeken van kosten in het jaar waarop ze betrekking hebben In het aankoopjournaal van 2011 hebben de eerste 55 journaalposten betrekking op het vorige boekjaar (2010). Het gaat om de facturen A1 tot A55 met factuurdatum in 2010. Boeking recuperatie van kosten Er werd vastgesteld dat de SHM voor het boekjaar 2010 de recuperatie van kosten boekte op credit van een kostenrekening i.p.v. op debet van een (uitzonderlijke) opbrengstenrekening. Ondanks de opmerkingen hierover in het verslag van de inspectie van 15 en 16/12/2011 werden ook voor het boekjaar 2011 foutieve boekingen vastgesteld:
Advocatenassociatie ‘XXXX’ heeft voor de SHM het dossier van huurder ‘XXXX’ opgevolgd. Bij brief van 25/02/2011 meldde de advocaat dat er in dit dossier 350,00 euro beschikbaar was aan afbetalingen ten voordele van de SHM. De advocaat hield evenwel 150,00 euro in voor zijn staat van kosten en erelonen. Het verschil van 200,00 euro werd overgeschreven op de rekening van de SHM. De SHM boekte deze 200,00 euro als credit op een kostenrekening.
39
Op basis van voormeld schrijven had de SHM echter: o 150,00 euro in kosten moeten nemen; 8 o 350,00 euro als uitzonderlijke opbrengst moeten boeken.
Dezelfde fout werd vastgesteld m.b.t. factuurnummer 82. Hier werd door de advocaat, bij afsluiting van het dossier huurder ‘XXXX’, een bedrag van 72,25 euro overgemaakt aan de SHM. De SHM boekte deze opbrengst als credit op een kostenrekening i.p.v. als debet op een opbrengstenrekening.
Deze boekingen dateren van vóór de uitgevoerde inspectie (15 en 16/12/2011) maar de SHM had ze nog kunnen rechtzetten bij het afsluiten van het boekjaar. Opstellen waarderingsregels Tijdens de vorige financiële inspectie werd opgemerkt dat de SHM bij de afsluiting van boekjaar 2011 duidelijke waarderingsregels moest opstellen en opnemen in de jaarrekening. De SHM gaf geen gevolg aan deze opmerking en nam in de jaarrekening 2011 identiek dezelfde (niet concrete) waarderingsregels op als in de jaarrekening van 2010. De externe boekhouder verklaarde dat hij geen wijzigingen aanbracht daar er volgens hem geen problemen waren. De directeur verklaarde dat hij dit aandachtspunt uit de financiële inspectie niet zelf opvolgde. Niet alle investeringen van de SHM zijn momenteel te kaderen in haar waarderingsregels: Zo zijn er geen regels bepaald m.b.t. bepaalde investeringen (bv. de dienstwagen die werd aangekocht voor de klusjesman); Andere regels zijn dan weer niet duidelijk genoeg (bv. informaticamateriaal kan worden afgeschreven tegen een percentage dat ligt tussen de 10 en de 33,33%). Vermindering onroerende voorheffing Tijdens de financiële inspectie op 15 en 16/12/2011 werd gesteld dat de SHM in de toekomst de vermindering van de onroerende voorheffing aan de rechthebbende moet doorstorten binnen de twee maanden na de ontvangst van 9 het aanslagbiljet (art. 47 KBSH ). Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd vastgesteld dat: de aanslagbiljetten “onroerende voorheffing 2011” ontvangen werden op 24 en 25/10/2011; twee van de vijf aanslagbiljetten in het aankoopdagboek niet de originele documenten zijn; de vermindering onroerende voorheffing 2011 op 13/06/2012 nog niet werd doorgestort aan de rechthebbenden. De medewerker ‘verhuring’ verklaarde dat dit eind juni zou kunnen doorgestort worden. 8
De medewerker huuradministratie en de externe boekhouder verklaarden dat dit een oud dossier was, waarvoor er geen boekhoudkundige vordering meer openstond. Bijgevolg moet de rekening ‘uitzonderlijke opbrengsten’ gebruikt worden. 9 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode 40
Overeenstemming huuradministratie met de boekhouding Op 16/12/2011 werd vastgesteld dat de gegevens van de huuradministratie niet overeenstemden met de gegevens van de boekhouding. Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd vastgesteld dat:
Nog te onderzoeken
het saldo op de balansrekening 400000 ‘huurders’ op 31/12/2011 (35.114,36 euro) niet overeenstemt met de gegevens uit de huuradministratie ( 35.108,36 euro); diverse globale verrichtingen werden geboekt om de gegevens uit de huuradministratie af te stemmen op de gegevens uit de boekhouding. Hiervoor werden geen verantwoordingsstukken voorgelegd; het saldo op rekening 407 ‘dubieuze debiteuren’ bedraagt 48.379,77 euro, evenveel als het saldo op rekening 409 ‘waardevermindering’; de dubieuze openstaande vordering ten aanzien van ‘Meervis’ op 31/12/2011 niet is afgeboekt. Nochtans werd tijdens de vorige inspectie reeds vastgesteld dat deze ex-huurder insolvabel was.
In het verslag van de laatste financiële inspectie werd opgemerkt dat de negatieve evolutie van de investeringsratio nog verder diende uitgeklaard te worden. 10
In ‘bijlage 1’ m.b.t. boekjaar 2010 schreef de SHM een bedrag van 546.162,18 euro in op rekening 22179 ‘overige gebouwen’. Dit bedrag vertegenwoordigt echter geen ‘overige gebouwen’ maar wel de renovatie van opritten in het complex ‘Gijmelberg’. In de boekhouding boekte de SHM het bedrag op rekening 221550, een rekening die niet voorzien is in het nieuwe (vanaf 2011 van toepassing zijnde) rekeningenstelsel. Voordien was deze boekhoudrekening voorbehouden voor de investeringen m.b.t. keukenuitrustingen. Aangezien de investeringsratio geen rekening hield met rekening 22179 gaf dit in 2010 een vertekend beeld. De investeringsratio in 2011 – waarbij wel rekening gehouden werd met de 546.162,18 euro – is positief. Voor 2011 nam de SHM de 546.162,18 euro terecht op onder rubriek 2210 in de ‘bijlage 1’.
3.3
Andere financiële en boekhoudkundige aspecten van het boekjaar 2011
Voorziening voor risico’s en kosten
De SHM boekte in 2011 een totale provisie voor grote onderhouds- en herstellingswerken t.w.v. 349.407,14 euro. De commissaris had nochtans de provisie eerst berekend op 1.469.968,19 euro, maar de raad van bestuur kon zich niet akkoord verklaren met de gevolgde redenering van de commissaris. Hij catalogeerde immers alle werken als onderhouds- en herstellingswerken en niets als investering. De directeur toetste dit aan het MB van 29/10/2010 en herwerkte de onderhouds- en herstellingsplanning. Dit resulteerde in een voorziening in 2011 t.w.v. 349.407,14 euro. De raad van bestuur hechtte op 21/05/2012 zijn goedkeuring aan deze laatste berekening. De herberekening had tot gevolg dat de SHM in 2011 een bedrag van 158.379,22 euro in kosten nam (349.407,14 – 191.027,22 (reeds geboekt op rekening 162)). Indien de berekening van de commissaris was gehandhaafd, had de SHM in
10
‘Bijlage 1’ is de naam die gegeven wordt aan de rapportering van de boekhouding ten aanzien van de VMSW. 41
2011 in totaal 1.278.940,97 euro in kosten moeten nemen. Deze herberekening had bijgevolg een impact op het boekhoudkundig resultaat van 2011.
Kantoor- en administratiekosten
De kantoor- en administratiekosten van de SHM stegen van 18.996,81 euro in 2010 naar 35.277,00 euro in 2011. Deze stijging is voornamelijk te wijten aan de volgende kostenposten:
Rekeningen 61130 en 61180
kosten aanwerving nieuwe directeur: 11.192,50 euro; verplaatsingskosten bedienden: t.g.v. de aanwerving van de directeur was er een stijging van 122,17 euro in 2010 naar 1.609,41 euro in 2011; kosten i.v.m. software: stijging van 5.738,51 euro in 2010 naar 8.370,01 euro in 2011.
Twee rekeningen die een opmerkelijke evolutie doormaken van 2010 naar 2011 zijn:
Rekening 61130 ‘onderhoud en herstelling administratief gebouw’ stijging van 5.314,14 (2010) naar 10.791,71 euro (2011); Rekening 61180 ‘onderhoud van gemeenschappelijke delen en groenruimten’ daling van 8.337,30 euro (2010) naar 0 euro (2011).
Op de rekening 61130 werden in 2011 voor 10.006,33 euro aan facturen geboekt m.b.t. het schoonmaken van het administratief gebouw en aangrenzende gemeenschappelijke delen van verhuurde appartementen. De kosten die betrekking hadden op de gemeenschappelijke delen hadden moeten afgesplitst worden en op rekening 61180 geboekt moeten worden. Dit verklaart de evolutie van beide rekeningen. De directeur verklaarde dat de kosten voor het schoonmaken van de gemeenschappelijke delen wel worden verhaald op de huurders via de huurlasten. De vaststellingen tijdens de inspectie van de huurlasten op 24/11/2011 bevestigen deze werkwijze. In de loop van 2011 gunde de SHM de opdracht voor het schoonmaken aan een andere leverancier waardoor de maandelijkse kosten gevoelig terugliepen (van ongeveer 1.100 euro naar ongeveer 460 euro).
Kosten advocaten
De SHM heeft in vergelijking met de sector hoge juridische kosten (rekening 614 ‘kosten van akten en gerechtskosten). T.o.v. de omzet
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
14.086,71
1,33%
0,64%
0,52%
95
2007
8.381,78
0,77%
0,65%
0,56%
68
2008
13.548,15
1,24%
0,73%
0,71%
86
2009
33.812,46
2,79%
0,74%
0,62%
99
2010
23.759,97
1,72%
0,72%
0,64%
93
2011
16.695,58
1,17%
N.B.
N.B.
N.B.
Jaar
Bedrag
2006
42
De kosten werden grotendeels beïnvloed door: de rechtszaak t.g.v. het ontslag van de vorige directeur; de rechtszaak t.g.v. een conflict met een aannemer (voor het complex ‘Orleanstoren’). Eind juli 2012 wordt een uitspraak verwacht in het geding met de vorige directeur voor het Hof van Beroep. Het conflict met de aannemer werd opgelost door een dading te stellen met de betrokkene in oktober 2009. Daarnaast liet de SHM zich in het verleden bijstaan door een advocaat voor o.a.:
Rekening 61591
het opstellen van een arbeidscontract en -reglement (2011); het opstellen van beroepschriften n.a.v. vernietigingen door de toezichthouder; het opstellen van een antwoord aan een huurder die een schadevergoeding vraagt wegens onvolledig genot. Nochtans gaf de SHM daar zelf reeds aan waarom ze niet inging op de vraag (raad van bestuur 12/04/2012).
Ter verantwoording van de loonsverhoging van de directeur werd aangehaald dat de taak van de directeur werd uitgebreid met onder andere het opstellen van energieprestatiecertificaten (EPC’s). Dit zou de SHM een aanzienlijke besparing opleveren in de toekomst. In 2011 bedroegen de kosten voor EPC’s 4.664,55 euro. Een externe firma ‘XXXX’ rekende toen 133,10 euro aan voor het opmaken van een EPC voor een woonhuis en 108,90 euro voor een appartement. Voor 2012 waren er nog geen cijfers beschikbaar. In het kader van de motivering van de loonsverhoging dient ook opgemerkt te worden dat de directeur enkel de EPC’s mocht opstellen na het volgen van een opleiding ‘Energiedeskundige Type A’ aan de Katholieke Hogeschool Sint-Lieven te Gent. De kosten (zowel inschrijvingsgeld als verplaatsingskosten) werden integraal gedragen door de SHM en de directeur volgde de opleiding tijdens de diensturen.
43
4 Financiële gezondheid van de SHM Scope
De financiële gezondheid van een SHM wordt in kaart gebracht met behulp van een door het agentschap Inspectie RWO ontwikkeld financieel analysesysteem. Dit systeem voorziet een groot aantal financiële ratio’s zowel op niveau van de individuele maatschappijen als op het niveau van de gehele sector. In het systeem zijn pas cijfers beschikbaar vanaf boekjaar 2003. Om snel een goed beeld te kunnen schetsen van de financiële situatie van een maatschappij wordt gebruik gemaakt van de onderstaande financiële indicatoren: Liquiditeitsratio’s; Solvabiliteitsratio’s; Rentabiliteitsratio’s; Analyse van een aantal kosten en opbrengsten.
4.1
Liquiditeit11 Om de liquiditeit te beoordelen werden volgende ratio’s bekeken:
De globale liquide middelen op de zicht- en termijnrekeningen; Het saldo op de rekening-courant (R/C) van de VMSW; Het netto bedrijfskapitaal.
Jaar
Globale liquide middelen
Saldo R/C VMSW
Netto bedrijfskapitaal
2003
-390.823,04
-475.669,19
-1.427.594,64
2004
154.448,21
0,00
904.131,37
2005
99.585,97
-514.603,83
-314.463,53
2006
-575.663,08
-683.310,76
-1.170.712,07
2007
-439.120,09
-472.060,54
139.317,27
2008
-632.677,81
-779.733,25
-607.832,71
2009
-299.192,40
-343.732,49
122.159,24
2010
-489.079,94
-526.303,97
-233.240,39
2011
-485.667,81
-518.320,76
-113.272,67
De globale liquide middelen op de zicht- en termijnrekeningen zijn sinds 2006 negatief. Voorheen was deze ratio negatief in boekjaar 2003. Voor de boekjaren 2004 en 2005 was de ratio licht positief.
De SHM heeft sinds 2005 eveneens een negatief saldo op de rekeningcourant VMSW. Voorheen was deze ratio tevens negatief in het boekjaar 2003. Enkel in het boekjaar 2004 was er geen schuld op de R/C t.a.v. de VMSW. SBGW heeft ook een intrest-neutrale rekening-courant bij de VMSW. Dit is een tegemoetkoming van de raad van bestuur van de VMSW om de intrestlast op een negatieve R/C kwijt te schelden t.a.v. de SHM.
11
Liquiditeit is de mate waarin een onderneming in staat is om met haar kasmiddelen en korte termijnvorderingen te voldoen aan haar betalingsverplichtingen op korte termijn. De liquide middelen op zicht- en termijnrekeningen geven het totaal weer van de saldi op de rekeningen bij de VMSW en de rekeningen buiten de VMSW. Het netto bedrijfskapitaal wordt gedefinieerd als het verschil tussen de korte termijn-middelen en de korte termijn-schulden.
44
Deze rekening moet worden aangezuiverd tegen 2015. De evolutie van deze rekening wordt weergegeven in onderstaande tabel:
Jaar
Saldo
2006
514.603,83
2007
514.603,83
2008
514.603,83
2009
514.603,83
2010
411.683,06
2011
411.683,06
Het netto bedrijfskapitaal is in de boekjaren 2006, 2008 en 2010 negatief. De situatie van het netto bedrijfskapitaal is lichtjes verbeterd in 2011 (maar nog steeds negatief). Een negatief netto bedrijfskapitaal betekent dat de korte termijn middelen ontoereikend zijn om te voldoen aan de korte termijn schulden. Een negatief netto bedrijfskapitaal duidt op een ongezonde financiële toestand.
Een mogelijk positief effect op de liquiditeit is de rechtszaak die momenteel loopt tegen de vorige directeur. De SHM stortte hiervoor een provisie t.w.v. 218.000 euro in de consignatiekas. Indien de SHM (eind juli) in haar gelijk wordt gesteld voor het Hof van Beroep wordt de liquiditeit positief beïnvloed met 218.000 euro. Indien de SHM in het ongelijk wordt gesteld heeft dit geen verdere negatieve invloed aangezien de provisie al werd gestort. 12
Ook de huurachterstand is voor een SHM een belangrijke graadmeter om de liquiditeit in te schatten. Een goede opvolging van de huurinning heeft een positieve impact op de liquiditeit.
Jaar
Huurachterstand
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2003
2,88%
2,93%
1,97%
70
2004
3,33%
2,95%
2,03%
75
2005
1,32%
2,84%
1,88%
32
2006
2,52%
3,05%
2,28%
56
2007
4,01%
3,07%
2,32%
80
2008
4,63%
3,26%
2,31%
82
2009
13,97%
3,89%
2,75%
99
2010
5,96%
3,51%
2,44%
91
2011
5,89%
N.B.
N.B.
N.B.
De huurachterstand is sinds 2007 hoger dan het sector-gemiddelde; In boekjaar 2009 was de huurachterstand veel hoger dan het sectorgemiddelde. Daarmee behoorde SBGW tot de slechts scorende maatschappijen van de sector. De laattijdige berekening van de huurprijs 2009 – met de retroactieve aanpassing van de reële huurprijzen – zorgde ervoor dat een groot aantal huurders meteen geconfronteerd werden met een grote huurachterstand (zie ook later in dit verslag);
12
De huurachterstand kan worden uitgedrukt als een percentage van de openstaande vorderingen m.b.t. sociale verhuring t.o.v. de jaaromzet sociale verhuring.
45
Conclusies
4.2
De huurachterstand is in de boekjaren 2010 en 2011 positief geëvolueerd. De SHM heeft pas vanaf boekjaar 2009 de rekening ‘dubieuze debiteuren’ toegepast. De dubieuze debiteuren werden voor 100% geboekt als waardevermindering maar werden in 2009, 2010 en (vermoedelijk ook) in 2011 niet tegen geboekt voor de vorderingen die als definitief verloren kunnen worden beschouwd (via een saldering van de rekeningen 407 en 409). Op beide rekeningen staat op 31/12/2011 nog een saldo van 49.379,77 euro. Hierdoor geeft de ratio een vertekend beeld.
De maatschappij is sinds 2006 steeds illiquide op 31/12 van elk boekjaar.
Er bestaat een mogelijkheid dat een bedrag van ongeveer 218.000,00 euro terugvloeit naar de SHM. Eind juli 2012 wordt een uitspraak door het Hof van Beroep te Antwerpen verwacht in het geding met de vorige directeur. Een uitspraak in het voordeel van SBGW zou een positieve impact hebben op de liquiditeit.
Solvabiliteit13
Om de solvabiliteit te beoordelen werden volgende ratio’s bekeken:
Algemene schuldgraad; Algemene graad van financiële onafhankelijkheid; Zelffinancieringsgraad.
Jaar
Algemene schuldgraad
Sectorgemiddelde
Algemene graad van financiële onafhankelijkheid
Sectorgemiddelde
Zelffinancieringsgraad
2003
85,80%
76,06%
14,20%
23,94%
-4,74%
2004
79,08%
75,15%
20,92%
24,85%
-5,30%
2005
79,96%
74,53%
20,04%
25,47%
-5,31%
2006
81,28%
74,10%
18,72%
25,90%
-4,52%
2007
78,67%
73,89%
21,33%
26,11%
-4,12%
2008
79,85%
74,03%
20,15%
25,97%
-3,78%
2009
81,01%
74,40%
18,99%
25,60%
-4,39%
2010
81,32%
74,60%
18,68%
25,40%
-4,61%
2011
81,24%
N.B.
14,27%
N.B.
-4,62%
De ratio’s algemene schuldgraad en de algemene graad van financiële onafhankelijkheid zijn voor de sociale huisvestingsmaatschappijen niet zo relevant als voor de commerciële ondernemingen (omdat ze zich in hoge mate financieren met leningen bij de VMSW). Alle SHM’s hebben een hoog vreemd vermogen ten gevolge van het hoge bedrag aan uitstaande leningen bij de VMSW en een relatief klein eigen vermogen ten opzichte van het balanstotaal. Niettemin scoort ook hier SBGW minder goed dan het sectorgemiddelde.
13
Solvabiliteitsratio’s geven een indicatie van de mate waarin de onderneming op langere termijn aan haar verplichtingen (voornamelijk aflossing van leningen) kan voldoen. De algemene schuldgraad geeft de grootte van het vreemd vermogen weer t.o.v. het totaal vermogen van de onderneming. De algemene graad van financiële onafhankelijkheid geeft het procentueel aandeel weer van het eigen vermogen t.o.v. het totaal vermogen. De zelffinancieringsgraad geeft het vermogen weer dat de onderneming heeft opgebouwd uit resultaten van vorige jaren, uitgedrukt t.o.v. van het totaal vermogen.
46
De zelffinancieringsgraad is voor SBGW sinds 2003 negatief. Het hoge bedrag aan overgedragen verliezen (uit het verleden) draagt hiertoe bij. Op 31/12/2011 bedroeg het overgedragen verlies 1.537.564,93 euro.
Conclusies
4.3
De solvabiliteitsratio’s m.b.t. de algemene schuldgraad en de graad van financiële onafhankelijkheid zijn minder goed dan het sectorgemiddelde.
De zelffinancieringsgraad is sinds 2003 negatief door de grote overgedragen (boekhoudkundige) verliezen uit het verleden.
Rentabiliteit14 Om de rentabiliteit te beoordelen werden volgende ratio’s bekeken:
Het resultaat van het boekjaar; Het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening; De vrije cashflow.
Resultaat gewone bedrijfsuitoefening
Jaar
Resultaat boekjaar
Totale cashflow
Vrije cashflow
2003
-244.151,18
-247.970,47
98.170,57
-107.671,38
2004
-181.657,08
-183.240,97
89.193,77
-154.149,01
2005
-27.058,12
-29.323,01
332.314,34
46.694,46
2006
86.858,63
81.334,33
423.801,18
107.021,97
2007
39.570,45
30.521,28
389.762,70
54.735,35
2008
52.483,63
48.655,76
521.612,03
115.901,22
2009
-172.900,41
236.045,49
312.152,78
297.252,02
2010
-41.901,16
239.020,82
395.486,92
201.626,30
2011
28.102,74
136.763,97
607.070,02
49.297,04
Het resultaat van het boekjaar is negatief voor de periode 2003 t.e.m. 2005 en voor de boekjaren 2009 en 2010 (boekhoudkundig verlies). Het negatief resultaat van het boekjaar 2009 was onder meer te wijten aan: o De hoge kosten voor erelonen aan advocaten (conflict met aannemer ‘XXXX’ i.v.m. het project ‘Orleanstoren’ en een rechtszaak n.a.v. het ontslag van dhr. XXXX, voormalig directeur van de SHM); o De kosten van de ontslagvergoeding van dhr. XXXX voor een bedrag van 218.000,00 euro die reeds gestort werden in de consignatiekas; o De betaalde verwijlintresten in de dading met aannemer “XXXX” ter waarde van 356.394,27 euro.
14
Rentabiliteitsratio’s meten de winstgevendheid van een onderneming. De belangrijkste indicatoren zijn: het resultaat van het boekjaar (winst of verlies), het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening (resultaat zonder de uitzonderlijke kosten en opbrengsten) en de vrije cashflow die aangeeft of de operationele activiteit van de maatschappij voldoende kasmiddelen genereert om de kapitaalaflossingen m.b.t. leningen te dragen.
47
Het negatief resultaat van het boekjaar 2010 was onder meer te wijten aan: o Een correctieboeking m.b.t. de GSC ter waarde van 266.535,47 euro (via de rekening uitzonderlijke kosten); o De gefactureerde diensten door de firma ‘XXXX’ en de SHM XXXX voor de ondersteuning van de SHM m.b.t. boekhouding en administratie. Boekjaar
XXXX
XXXX
Totaal
2009
16.335,00
229,90
16.564,90
2010
36.694,44
98.732,27
135.426,71
2011
520,75
4.575,88
5.096,63
Totale kostprijs
157.088,24
Voor het boekjaar 2011 is er een licht positief resultaat t.b.v. 28.102,74 euro. Dit positief resultaat is mede tot stand gekomen door de verkoop van een huurwoning t.b.v. 185.000,00 euro.
Conclusies
4.4
Het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening is sinds boekjaar 2006 positief. In het boekjaar 2011 bedraagt dit resultaat 136.763,97 euro.
De vrije cashflow is sinds boekjaar 2005 positief, voor het boekjaar 2011 bedraagt deze ratio 49.297,04 euro.
De rentabiliteit van de SHM is licht positief voor het boekjaar 2011. De verkoop van één huurwoning in 2011 heeft hiertoe bijgedragen.
Het negatieve resultaat van de afgelopen jaren werd sterk beïnvloed door een aantal uitzonderlijke kosten.
Analyse van kosten en opbrengsten De selectie van de onderstaande kosten houdt verband met het feit dat deze kosten een rechtstreekse invloed hebben op de rentabiliteit van de SHM en dat de maatschappij deze kosten zelf kan beheersen
Administratiekosten
Om een zicht te hebben op de administratiekosten van de SHM worden deze kosten vergeleken met de omzet die de SHM realiseert uit het verhuren van woningen. De vergelijking met de sector geeft een beeld over de efficiëntie van de onderneming.
Jaar
Administratiekosten t.o.v. omzet verhuring
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
9,54%
8,02%
7,82%
86
2007
12,92%
8,64%
8,17%
92
2008
9,75%
8,48%
8,50%
75
2009
18,09%
8,38%
8,14%
99
2010
17,88%
8,22%
8,37%
100
2011
11,83%
N.B.
N.B.
N.B.
48
De administratiekosten ten opzichte van de omzet verhuring zijn steeds hoger dan het sectorgemiddelde in de periode 2006 – 2010. Vooral in de boekjaren 2009 en 2010 behoorden deze kosten tot de hoogste in de sector.
Personeelskosten
In 2009 waren de volgende administratiekosten doorslaggevend: o De hoge kosten voor erelonen aan advocaten; o De betaalde verwijlintresten in de dading met aannemer “XXXX”. In 2010 hadden vnl. onderstaande kosten een impact: o De correctieboeking m.b.t. de GSC; o De kosten voor de ondersteuning door XXXX en ‘XXXX’.
Om de personeelskosten in te schatten worden deze vergeleken met de omzet uit de verhuring en uitgedrukt per woning. Eind 2011 zijn er 2,5 voltijdse equivalenten (bedienden) tewerkgesteld bij SBGW (waarvan de directeur in juli in dienst trad). Begin 2012 werd bijkomend een technisch medewerker aangeworven.
Jaar
Personeelskost bediende per omzet verhuring
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
9,80%
10,56%
10,23%
41
2007
9,77%
10,73%
10,14%
42
2008
10,09%
11,16%
10,91%
37
2009
8,78%
11,67%
10,77%
16
2010
4,63%
11,96%
11,35%
1
2011
6,35%
N.B.
N.B.
N.B.
Zowel de personeelskosten van de bedienden per omzet verhuring als uitgedrukt per woning zijn lager dan het sectorgemiddelde in de periode 2006 – 2010.
Jaar
Personeelskosten bedienden per woning
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
303,27
326,28
314,94
42
2007
311,07
341,29
326,89
44
2008
338,79
359,47
347,10
45
2009
289,48
391,16
369,90
13
2010
172,70
406,63
396,20
1
2011
243,66
N.B.
N.B.
N.B.
Het lage cijfer in 2009 en 2010 wordt veroorzaakt door het ontslag van de vorige directeur op 09/06/2009 en het feit dat deze functie pas opnieuw werd ingevuld in de loop van 2011. De totale personeelskosten van de bedienden (rubriek 62) zijn in boekjaar 2011 gestegen met bijna 40% gestegen t.o.v. boekjaar 2010. Reden voor deze stijging is de aanstelling van een nieuwe directeur in juli 2011.
49
O&H-kosten
Om de kosten voor onderhoud en herstellingen in te schatten worden deze vergeleken met de omzet uit de verhuring en uitgedrukt per woning.
Jaar
O&H-werken per omzet verhuring
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
8,92%
16,24%
14,15%
15
2007
11,77%
17,39%
15,23%
32
2008
10,37%
16,90%
15,60%
16
2009
14,54%
16,50%
15,43%
47
2010
8,25%
16,01%
13,64%
9
2011
11,21%
N.B.
N.B.
N.B.
Jaar
O&H-werken per woning
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
276,02
501,77
427,85
16
2007
374,67
552,93
487,18
33
2008
348,23
544,37
465,63
21
2009
479,12
553,01
496,62
46
2010
307,41
544,28
475,68
12
2011
430,31
N.B.
N.B.
N.B.
De onderhouds- en herstellingskosten per omzet verhuring en de onderhouds- en herstellingskosten per woning zijn in boekjaar 2010 beduidend lager dan het sectorgemiddelde. Ook in de voorbije jaren scoorde de maatschappij lager. Mogelijk is dit een verklaring voor de huidige toestand van het patrimonium. In boekjaar 2011 stegen de onderhouds- en herstellingskosten per woning met 35,6% t.o.v. boekjaar 2010.
Huurinkomsten
De totale huurinkomsten (inclusief de huurlasten) per woning zijn in 2010 9,6% hoger dan het sectorgemiddelde. De huurinkomsten (inclusief de huurlasten) zijn in 2011 met 2,17% gestegen t.o.v. boekjaar 2010.
Jaar
Totale huurinkomsten (incl. huurlasten) per woning
Sectorgemiddelde
Mediaan
Percentiele rang
2006
3.095,46
3.089,34
3.112,21
47
2007
3.182,76
3.180,23
3.214,22
48
2008
3.358,40
3.220,54
3.247,21
60
2009
3.295,49
3.350,84
3.362,48
43
2010
3.727,58
3.400,55
3.461,14
77
2011
3.808,38
N.B.
N.B.
N.B.
50
Ondanks de goede score van de SHM wordt dit niet weerspiegeld in een gunstige liquiditeit.
Verkoopopbrengst
4.5
In het kader van het kooprecht werd in boekjaar 2011 één huurwoning ten bedrage van 185.000,00 euro verkocht aan een zittende huurder. Deze verkoop heeft het boekhoudkundig resultaat van 2011 ten gunste beïnvloed.
Algemene conclusie m.b.t. de financiële gezondheid van de SHM SBGW kampt met een slechte liquiditeit die gepaard gaat met een licht positieve rentabiliteit. Gezien de rentabiliteit slechts licht positief is, zal het nog een lange tijd duren vooraleer de overgedragen verliezen weggewerkt zijn en de zelffinancieringsgraad positief wordt. Doordat de maatschappij in de afgelopen jaren weinig geïnvesteerd heeft in het onderhoud van haar patrimonium zal men hier in de komende jaren geen bijkomende kostenbesparing kunnen realiseren, wel in tegendeel.
51
5 Financiële planning van de SHM
5.1
Opmaak van een plan van aanpak en een aangepaste financiële planning
Kader
Artikel 8 van het commissiereglement ‘beheer rekening-courant SHM’s’ (in uitvoering van art. 5 van het BVR van 02/12/2005) stelt dat de SHM met een negatieve R/C ertoe gehouden is “maatregelen te nemen om haar liquiditeiten te verhogen”. Hieruit spruiten bindende afspraken voort tussen de SHM en de VMSW waarbij de SHM een plan van aanpak moet opmaken om de financiële situatie te verbeteren. Dit plan bestaat in principe uit een technisch en een financieel luik. Het financieel effect van de voorgestelde maatregelen moet door de SHM berekend worden en opgenomen in de financiële planning. Als men nalaat om een dergelijk plan van aanpak op te maken, kan de VMSW een negatief advies geven voor de opname van projecten op het uitvoeringsprogramma.
5.2
Opmaak door SBGW
Reactie op planning
In de loop van 2011 ontving de SHM van de VMSW de financiële planning ‘20112020’. Deze planning werd gemaakt op basis van de boekhoudcijfers van 2009 en 2010. Omdat – volgens de VMSW – de maatschappij niet tijdig de cijfers voor 2010 bezorgde, gebeurde de extrapolatie naar de toekomst enkel met de cijfers van 2009 (dus zowel voor de jaren 2009 als voor 2010 werden de cijfers van 2009 gebruikt). Jaar
Liquide middelen op 01/01
2011
-489.079,94
-455.649,40
2012
-944.729,34
91.654,22
2013
-853.075,12
-281.675,05
2014
-1.134.750,17
-351.376,94
2015
-1.486.127,12
-255.185,63
2016
-1.741.312,75
-352.560,87
2017
-2.093.873,61
-381.382,54
2018
-2.475.256,15
-379.528,68
2019
-2.854.784,83
-423.069,28
2020
-3.277.854,11
-454.383,73
Vrije cashflow
Vermits zowel de vrije cashflow als de stand op de R/C bij de VMSW negatief zijn, werd de SHM aangemaand om een financieel plan van aanpak op te maken. Gezien de SHM betwiste dat de gegevens van 2010 niet tijdig bezorgd zouden zijn aan de VMSW, werd de financiële planning niet besproken door de raad van bestuur, maar werd een nieuwe financiële planning gevraagd. Omdat de VMSW geen nieuwe financiële planning opmaakte, paste een bestuurder van SBGW deze zelf aan.
52
De financiële planning, waarbij hij rekening houdt met de – volgens hem – correcte cijfers voor 2010, geeft een iets positiever beeld: Jaar
Liquide middelen op 01/01
2011
-489.079,94
-133.155,30
2012
-622.235,24
-52.230,71
2013
-674.465,95
-184.099,85
2014
-858.565,80
-245.366,70
2015
-1.103.932,50
-178.866,24
2016
-1.282.798,74
-221.585,26
2017
-1.504.384,00
-222.465,41
2018
-1.726.849,41
-203.490,50
2019
-1.930.339,91
-167.334,58
2020
-2.097.674,49
-159.278,34
Vrije cashflow
Tenslotte maakte de bestuurder nog een financiële planning waarbij abstractie wordt gemaakt van de uitzonderlijke kosten van 2009 en 2010. Deze financiële planning geeft een positief beeld vanaf 2015. Er wordt echter enkel rekening gehouden met een ‘ongewijzigd beleid’. Gezien de SHM in 2009 en 2010 weinig investeerde in haar patrimonium (o.a. onderhoud- en herstellingskosten) wordt in deze planning geen rekening gehouden met deze noodzakelijke kosten. Jaar
Liquide middelen op 01/01
2011
-489.079,94
132.329,29
2012
-356.750,65
217.811,69
2013
-138.938,96
106.643,12
2014
-32.295,84
62.640,41
2015
30.344,56
144.668,97
2016
175.013,53
117.025,30
2017
292.038,83
131.707,87
2018
423.746,70
165.790,75
2019
589.537,45
215.996,71
2020
805.534,16
238.031,32
Vrije cashflow
Hoewel deze – door de SHM gecorrigeerde planning – op 01/01/2012 een negatief saldo van 356.000 euro vooropstelde vertoonde het globale saldo van de liquide middelen in realiteit een negatief saldo van 485.667,81 euro, hetgeen slechts een lichte verbetering betekent t.o.v. 01/01/2011. In haar planning gaat de SHM dus onterecht uit van een positievere kasstroom.
Opmaak plan van aanpak
Door bovenstaande discussie is de financiële planning en een plan van aanpak nooit grondig besproken op de raad van bestuur of in het directiecomité. Als gevolg daarvan heeft de VMSW een negatief advies gegeven voor de opname in het UP 2012.
53
Omdat er in 2011 geen nieuwe woningen of renovatiewerken gepland waren, maakte de dreiging van deze sanctie weinig indruk op de bestuurders. Door de negatieve stand op de R/C van de VMSW op 01/01/2012 moet de maatschappij ook in 2012 een plan van aanpak opstellen. Indien het plan van aanpak niet voldoende is uitgewerkt bestaat het risico dat ook voor opname in het UP 2013 een negatief advies wordt gegeven. Begin juli 2012 was een overleg tussen SBGW en de VMSW gepland rond de financiële planning en de projectprogrammatie. Doch dit overleg werd door de VMSW in laatste instantie geannuleerd omdat:
het sjabloon met de toekomstige projecten te laat en zeer onvolledig werd ingevuld door de SHM, hetgeen het onmogelijk maakte het overleg voor te bereiden; er nog geen plan van aanpak werd opgemaakt door de SHM en dit pas zou voorgelegd worden aan de raad van bestuur in augustus.
De VMSW achtte een overleg onder deze omstandigheden “zinloos” en deelde de SHM mee dat “een nieuwe afspraak gemaakt kan worden van zodra zij klaar is met het sjabloon en met een volwaardig plan van aanpak rond de financiële toestand.” De VMSW plant in de loop van de maand juli een nieuw overleg met de SHM.
5.3
Conclusie Ondanks het feit dat de SHM zich al verschillende jaren in een hachelijke financiële situatie bevindt (met o.a. een slechte liquiditeit) werden in het verleden niet de nodige adequate beleidsmaatregelen getroffen om deze situatie te verbeteren. Ongeacht het al dan niet realiseren van bouwprojecten kan gesteld worden dat de opmaak van een plan van aanpak en een aangepast financieel plan noodzakelijk is. De raad van bestuur van de SHM heeft in 2011 evenwel nagelaten om hieromtrent een adequate actie te ondernemen.
54
DEEL 4 – VERHURING Kader
Sinds 2008 werden bij SBGW verschillende inspecties m.b.t. het domein “verhuring” uitgevoerd. Dit leidde tot een groot aantal actie- en aandachtspunten voor de maatschappij en een aantal ingebrekestellingen. Niettegenstaande de toezichthouder in de loop der jaren beterschap vaststelde in de administratieve behandeling van de inschrijvingen, toewijzingen, … werd ervoor geopteerd om in het kader van dit multidisciplinair onderzoek opnieuw een aantal aspecten te onderzoeken. Het gaat om onderstaande aspecten: inschrijving van de kandidaat-huurders; schrappingen en actualisatie; toewijzing van sociale huurwoningen; andere verhuringen: verhuring buiten het sociaal huurstelsel en commerciële verhuringen; domiciliefraude; leegstand.
1 Inschrijvingen
1.1
Standaarddocumenten
Inschrijvingsbewijs
Naar aanleiding van een opmerking tijdens de inspectie van 27/08/2009 werd het inschrijvingsbewijs aangepast. Alle verplichte vermeldingen van artikel 11 van het KBSH zijn opgenomen in dit document.
Inschrijvingsformulier
Ten gevolge van de opmerkingen van de toezichthouder tijdens verschillende inspecties (onder meer over de onduidelijkheid van het inschrijvings- en keuzeformulier) en de wijzigingen in de leiding van de maatschappij paste SBGW de voorbije jaren haar inschrijvingsformulier meerdere keren aan. De laatste aanpassing dateert van mei 2012 en houdt rekening met de nieuwe regelgeving m.b.t. de keuzebeperking van de kandidaat-huurder (artikel 10 KBSH).
Intern huurreglement
Het ontwerp van intern huurreglement (IHR) – dat nog niet werd goedgekeurd door de raad van bestuur – stemt niet volledig overeen met de wettelijke bepalingen:
Punt 5 – ‘Toelatingsvoorwaarden’: Er worden slechts vijf toelatingsvoorwaarden vermeld, doch ook bij de toelating geldt de meerderjarigheidsvoorwaarde. Dit is onder meer van belang bij ontvoogde minderjarigen of minderjarigen die zelfstandig (gaan) wonen met begeleiding door een erkende dienst.
Punt 6 – ‘Toewijzing van sociale woningen – beslissingsorgaan’: Voor de schorsingstermijn waarover de toezichthouder beschikt wordt onterecht verwezen naar artikel 47, §1 van de Vlaamse Wooncode (VWC). Sinds het decreet van 29/04/2011 houdende de wijziging van diverse decreten m.b.t. wonen wordt deze termijn opgenomen in artikel 55
21bis, §3 van de VWC.
Punt 7 – ‘Voorrangsregels bij het toewijzen van een woning’ (onderdeel II): o SBGW voorziet dat woningen met 2 slaapkamers rationeel bezet kunnen worden door alleenstaande bejaarden en alleenstaande invalide personen terwijl er in de andere gevallen één kind ten laste moet zijn. Dit is niet correct. Men kan er wel voor opteren om groepen onder bepaalde voorwaarden het recht te geven om een bijkomende slaapkamer te vragen wanneer ze daar nood aan hebben, doch dit moet vastgelegd worden in het IHR. o Momenteel voorziet het IHR niet dat kinderen van eenzelfde geslacht (tot een bepaalde leeftijd) op 1 kamer kunnen slapen. Nochtans werd tijdens deze controle vastgesteld dat dit principe bij de toewijzingen wordt toegepast. Indien SBGW dit wenst moet de invulling van de rationele bezetting in die zin aangepast worden.
Punt 7 – ‘Voorrangsregels bij het toewijzen van een woning’ (onderdeel IV): De vermelde werkwijze m.b.t. de toewijzing ingeval van uitputting van de kandidaten die voldoen aan de rationele bezetting is niet volledig correct. Bij uitputting van die kandidaten komen eerst de kandidaten aan de beurt die voor het pand hebben gekozen, maar het niet rationeel kunnen bezetten én de rationele bezetting het dichtst benaderen.
Punt 7 – ‘Voorrangsregels bij het toewijzen van een woning’ (onderdeel V): Indien huurders via een mutatie een andere woning aanvragen zal SBGW nagaan of de betrokken huurders wel degelijk in een onaangepaste woning verblijven. Deze werkwijze is enkel nodig bij een prioritaire mutatie. Een huurder kan echter op elk moment kandidaat zijn voor een gewone mutatie, ongeacht de al dan niet onaangepastheid van de huidige woning.
Punt 7 – ‘Voorrangsregels bij het toewijzen van een woning’ (onderdeel 6 a): In het IHR wordt vermeld dat het besluit van de burgemeester over de onbewoonbaarverklaring uitdrukkelijk de voorrang voor sociale huisvesting moet vermelden. Dit is volgens het KBSH echter geen vormvereiste.
Punt 7 – ‘Voorrangsregels bij het toewijzen van een woning’ (onderdeel 6 b): De bepaling betreffende de absolute voorrangsregel voor de onbewoonbaar- of ongeschiktverklaring werd niet volledig overgenomen van artikel 19, 6° b) van het KBSH (“de kandidaat-huurder die in een woning woont die onderzocht werd in het kader van de advisering door
de gewestelijk ambtenaar en daarna (…)”).
Conclusies
Punt 8 – ‘Schrapping van een kandidaat-huurder’ (onderdeel III): Het IHR vermeldt dat ingeval de schrapping gebeurt op schriftelijk verzoek van de kandidaat-huurder, er geen schrappingsbrief moet worden verstuurd. Echter ook in dat geval moet er een brief verstuurd worden met vermelding van het verhaalrecht.
Het inschrijvingsbewijs en inschrijvingsformulier stemmen overeen met de wettelijke bepalingen.
56
1.2
Het ontwerp van intern huurreglement stemt niet volledig overeen met de wettelijke bepalingen.
Steekproef dossiers
Scope
Op basis van het register der kandidaat-huurders werden 90 dossiers ter controle geselecteerd. Het gaat om inschrijvingen tot april 2012. Er werd nagegaan of de kandidaat-huurders voldoen aan de noodzakelijke inschrijvingsvoorwaarden (vermeld in artikel 3 tot en met 6 KBSH) en of alle vereiste attesten aanwezig zijn. Tevens werd geverifieerd of alle gegevens correct geregistreerd werden in het softwareprogramma (Prometheus Web).
Vaststellingen
Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 5 worden de gedetailleerde vaststellingen van de gecontroleerde dossiers opgenomen. Registratie maximale huurprijs Artikel 10 van het KBSH bepaalt dat de kandidaat-huurder de maximale huurprijs die hij wenst te betalen kan opgeven. Het inschrijvingsformulier van SBGW voorziet deze mogelijkheid, maar slechts weinig kandidaat-huurders maken gebruik van deze mogelijkheid. In de dossiers waar de kandidaten een maximale huurprijs opgaven werd deze correct geregistreerd in het softwareprogramma. Registratie woonvoorkeuren Naast een maximale huurprijs kan de kandidaat-huurder ook zijn voorkeur in ligging en type opgeven. Het BVR van 30/09/2011 – dat in werking trad op 05/12/2011 – wijzigde de bepalingen van artikel 10 van het KBSH. Hierdoor kan een kandidaat zijn keuze in ligging of type enkel beperken mits motivering op basis van een aantal criteria.
Bij 6 dossiers werd vastgesteld dat de woonvoorkeuren van de kandidaat-huurder niet correct werden geregistreerd. Bij 12 dossiers – met een inschrijvingsdatum vanaf 05/12/2011 – werd vastgesteld dat hoewel de kandidaten hun keuze in ligging of type beperkten geen motivering werd aangetroffen. De keuzebeperking in de gecontroleerde dossiers betreft een beperking op gemeenteniveau (voornamelijk geen keuze voor woongelegenheden in de deelgemeente Rillaar) of een beperking van het type woningen (enkel woningen of enkel appartementen).
Eigendomsvoorwaarde
In dossier 2011.01.19.001 werd gebruik gemaakt van de uitzonderingsregel op de eigendomsvoorwaarde wegens onaangepastheid van de woning (artikel 3, §4, 3° KBSH). De onaangepastheid van de woning werd evenwel niet geattesteerd in het dossier.
57
Bij 5 dossiers (1998.02.10.001, 2001.10.02.001, 2002.03.20.001, 2007.01.22.002 en 2007.02.08.001) ontbreekt de bevestiging van het formulier B – de verklaring op eer ter staving van de eigendomsvoorwaarde – door de FOD Financiën.
Volgens de attestering van de FOD Financiën heeft kandidaat 2011.04.06.001 een onroerend goed volledig in vruchtgebruik. De kandidaat-huurder voldoet dus niet aan de eigendomsvoorwaarde en is ten onrechte ingeschreven.
Uit de bevestiging van het formulier B door de FOD Financiën blijkt dat kandidaat 2011.06.22.001 een woning in volle eigendom heeft. De kandidaat werd op 04/06/2012 geschrapt uit het inschrijvingsregister.
Toekenning prioriteiten Aan kandidaat 2012.03.21.001 werd de voorrang voor een prioritaire mutatie wegens de niet-rationele bezetting van de huidige sociale huurwoning (artikel 19, 3° KBSH) toegekend. Kennelijk is de kandidaat-huurder zwanger waardoor haar huidige woning te klein zal worden. De zwangerschap wordt echter niet geattesteerd. Bovendien mag er voor de bepaling van de rationele bezetting – en dus voor de toekenning van deze prioriteit – geen rekening gehouden worden met ongeboren kinderen (zie rondzendbrief d.d. 25/04/2012). Ontbrekende attesten In 2 dossiers werd vastgesteld dat op het moment van de inschrijving een aantal inschrijvingsattesten ontbraken:
Conclusies
De kandidaat-huurder 2002.03.20.001 was op het moment van de inschrijving gehuwd, maar wenste zich zonder haar partner in te schrijven. Uit het dossier blijkt niet of de echtscheiding was ingeleid. Ook de onherstelbare ontwrichting wordt niet geattesteerd. De inschrijvingsvoorwaarden voor de echtgenoot moesten bijgevolg afgetoetst worden, hetgeen niet gebeurde.
In dossier 2011.06.10.001 ontbreekt de inburgeringsvoorwaarde van de kandidaten.
In 62 van de 90 gecontroleerde onvolkomenheid vastgesteld.
De woonvoorkeuren van de kandidaat-huurders in ligging en type werden niet steeds correct geregistreerd.
De keuzebeperking in ligging en type werd niet voor alle kandidaten – die sinds de inwerkingtreding van het BVR van 30/09/2011 (op 05/12/2011) ingeschreven zijn – gemotiveerd.
De onaangepastheid van de eigen woning – om aanspraak te maken op de uitzondering op de eigendomsvoorwaarde – werd niet in alle gevallen geattesteerd aan de hand van bewijskrachtige attesten.
Het ingevulde formulier B – de verklaring op eer ter staving van de eigendomsvoorwaarde – werd na inschrijving niet steeds ter bevestiging bezorgd aan de FOD Financiën.
dossiers
attestering
werd
voor
geen
de
enkele
58
Een aantal kandidaten werden ingeschreven zonder dat er voldaan is aan alle inschrijvingsvoorwaarden of zonder dat deze geattesteerd werden.
De toekenning van de voorrang voor prioritaire mutatie wegens het nietrationeel bezetten van de huidige sociale huurwoning werd in één dossier onterecht toegekend. Voor de bepaling van de rationele bezetting mag er immers geen rekening gehouden worden met ongeboren kinderen (zie rondzendbrief d.d. 25/04/2012).
59
2 Schrappingen en actualisatie
2.1
Schrappingen
Scope
Vaststellingen
Er werden 20 geschrapte kandidaten geselecteerd op basis van de door de SHM bezorgde lijst ‘geschrapte kandidaat-huurders vanaf 01/01/2011’. Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 6 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
De schrappingsbrief ingevolge het niet of niet tijdig reageren op de actualisatiebrief (en de herinneringsbrief) vermeldt het verhaalrecht niet.
Met uitzondering van één dossier werden alle kandidaten terecht geschrapt uit het inschrijvingsregister. De kandidaat 2010.09.24.003 werd geschrapt omwille van het twee maal niet (tijdig) reageren op de aanbodbrief. De aanbodbief werd echter niet verstuurd naar het laatst gekende adres zoals vermeld in het Rijksregister. Op de afdruk van de ‘Kruispuntbank Sociale Zekerheid’ (KSZ) werd – op dat moment – melding gemaakt van een tijdelijk adres, maar de maatschappij verstuurde noch de aanbodbrief, noch de schrappingsbrief naar dit adres. De schrapping van de kandidaat moet dan ook ongedaan gemaakt worden.
Conclusies
2.2
In 19 van de 20 gecontroleerde geschrapte kandidaat-huurders was de schrapping terecht.
Niet in alle standaardbrieven waarin een beslissing aan de (kandidaat)huurder wordt meegedeeld waartegen hij verhaal kan indienen, wordt het verhaalrecht vermeld.
De schrapping van de kandidaat 2010.09.24.003 is niet correct. De verhuurder heeft de aanbodbrief (en de schrappingsbrief) niet verstuurd naar het laatst bekende adres dat in het Rijksregister wordt vermeld.
Actualisatie
Vaststellingen
Gezien de talrijke aandachts- en actiepunten die door de toezichthouder geformuleerd werden tijdens vorige inspecties, opteerde SBGW ervoor om de afgelopen jaren een aantal extra actualisaties uit te voeren. Het was de bedoeling om met deze actualisaties de dossiers te vervolledigen, de keuzes van de kandidaat-huurders correct te registreren en de inschrijvingsdata te verifiëren.
Conclusie
Geen opmerkingen.
60
3 Toewijzingen
3.1
Steekproef toewijzingen
Scope
Reguliere toewijzingen Er werden 20 toewijzingen gecontroleerd die werden goedgekeurd in de periode mei 2011 – juni 2012. Het betreft de onderstaande toewijzingen: Adres toegewezen woning
Bestuursorgaan
Datum
Jozef Van Thieltstraat 21
directiecomité
16/05/2011
Jozef Van Thieltstraat 30
directiecomité
16/05/2011
Hoogstraat 18
raad van bestuur
27/06/2011
Jan Van Nuffelenstraat 8
directiecomité
16/05/2011
Jan Van Nuffelenstraat 12
directiecomité
16/05/2011
Maurits Sabbestraat 16
directiecomité
16/05/2011
Gijmelberglaan 32
directiecomité
27/02/2012
Hendrik Consciencestraat 16
directiecomité
27/02/2012
Gijmelberglaan 58
raad van bestuur
27/06/2011
Begijnhof 13 bus 3
raad van bestuur
26/09/2011
Gijmelberglaan 12
raad van bestuur
26/09/2011
Maaldersstraat 37
directiecomité
17/10/2011
Gijmelberglaan 70
directiecomité
17/10/2011
Albrecht Rodenbachstraat 2
directiecomité
17/10/2011
Tulpenstraat 5
directiecomité
17/10/2011
Orleanstoren 47
raad van bestuur
06/06/2012
Orleanstoren 33
raad van bestuur
07/11/2011
Gijmelberglaan 41
raad van bestuur
07/11/2011
Felix Timmermansstraat 5
raad van bestuur
07/11/2011
Maaldersstraat 11
raad van bestuur
07/11/2011
Versnelde toewijzingen Artikel 24 van het KBSH geeft de verhuurder de mogelijkheid om een woning versneld toe te wijzen door af te wijken van de toewijzingsregels. Deze beslissing moet evenwel gebaseerd zijn op bijzondere omstandigheden van sociale aard. SBGW heeft sinds 2011 twee aanvragen tot versnelde toewijzing goedgekeurd. Deze werden beide tijdens het onderzoek gecontroleerd:
Kandidaat 2010.07.22.002 – raad van bestuur d.d. 30/05/2011 Kandidaat 2008.06.13.001 – raad van bestuur d.d. 21/05/2012
61
Gemotiveerde weigeringen Ingevolge artikel 22 van het KBSH kan de verhuurder beslissen om de toewijzing van een woning gemotiveerd te weigeren aan een kandidaat-huurder. Tijdens het onderzoek werden twee recent gemotiveerde weigeringen gecontroleerd:
3.2
kandidaat 2010.10.25.001 – raad van bestuur d.d. 12/04/2012 kandidaat 2003.11.06.001 – raad van bestuur d.d. 07/11/2011
Reguliere toewijzingen
Vaststellingen
Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 7 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen. Volgorde Op basis van de kandidatendossiers werd vastgesteld dat de volgorde van de toewijzingslijsten niet steeds correct was. Dit is te wijten aan:
Het onterecht niet aanbieden van de toe te wijzen woning aan kandidaat 2010.10.25.001. Deze kandidaat werd – op grond van artikel 22 van het KBSH – gemotiveerd geweigerd wegens huurachterstal en huurschade. Hoewel de verhuurder op straffe van nietigheid verplicht is de beslissing binnen de veertien dagen te betekenen aan de kandidaat, gebeurde dit niet tijdig. Evenmin wordt het verhaalrecht vermeld in deze brief. De beslissing is dus nietig. De kandidaat had dus een aanbod moeten krijgen.
Het onterecht niet aanbieden van de toe te wijzen woning aan de kandidaat 2003.11.06.001. De kandidaat werd gemotiveerd geweigerd, maar de weigering wordt niet gemotiveerd in het dossier. De beslissing tot weigering werd niet betekend aan de kandidaat en is dus nietig.
De “wachttermijn” van drie maanden na een eerste weigering wordt niet steeds correct toegepast. Zo kregen de kandidaat-huurders 2007.07.20.004 en 2011.07.14.001 een aanbod binnen de drie maanden na een eerste weigering hoewel ze niet uitdrukkelijk hadden aangegeven af te zien van de “wachttermijn”. Ook dit aanbod weigerden de betrokkenen. Deze tweede weigering werd evenwel niet als dusdanig beschouwd en de kandidaten werden niet geschrapt uit het register. Hoewel deze werkwijze de belangen van de betrokken kandidaat-huurder niet schaadt, kan dit de belangen van andere kandidaten wel schaden (gesteld dat hij het aanbod wel aanvaardde). SBGW werd nochtans reeds van deze foutieve toepassing op 19/05/2011 op de hoogte gebracht (via het verslag van de inspectie van 22/04/2011).
De kandidaat 2010.09.24.003 werd geschrapt omwille van een tweede maal niet reageren op het aanbod. De aanbodbrief (en schrappingsbrief) werd evenwel niet naar het correcte adres verzonden. De KSZ-afdruk vermeldt een tijdelijk adres, maar de aanbodbrief werd niet naar dit adres verstuurd.
Het onterecht aanbieden van de woning aan kandidaat 2006.01.24.001. Uit het actualisatieformulier 2011 blijkt dat de kandidaat niet langer opteerde voor deze keuze. Toch aanvaardde de kandidaat de woning. Dit is een woning met 3 slaapkamers, doch op basis van de 62
gezinssamenstelling (3 kinderen) kan de kandidaat de woning niet rationeel bezetten. Het intern huurreglement voorziet immers niet dat kinderen van hetzelfde geslacht tot een bepaalde leeftijd op één kamer kunnen slapen. Toelatingsvoorwaarden De toelatingsvoorwaarden werden uitzondering van drie dossiers:
Andere opmerkingen
Conclusies
gerespecteerd
en
geattesteerd,
met
In het dossier 2000.08.10.001 wordt de taalvoorwaarde van de man niet geattesteerd.
In het dossier 2006.01.24.001 werd het formulier B ter staving van de eigendomsvoorwaarde niet bevestigd door de FOD Financiën.
In het dossier 2010.01.18.002 gebeurde de aftoetsing van het inkomen niet correct. De man verklaarde op eer geen inkomsten genoten te hebben gedurende de periode 2007 – 2010. Het huidig inkomen werd evenwel niet afgetoetst.
De kandidaat 2005.10.10.001 werd onterecht niet geschrapt na een tweede weigering omdat het gaat om een prioritaire mutatie (wegens het niet-rationeel bezetten van de huidige sociale huurwoning). Echter ook in geval van een prioritaire mutatie moet de maatschappij overgaan tot schrapping uit het register na een tweede weigering.
Ook kandidaat 2010.11.09.001 kreeg een woning toegewezen met 3 slaapkamers (deze toewijzing werd niet opgenomen in de steekproef) maar kan deze woning met meer dan 2 kinderen niet rationeel bezetten.
Kandidaat 2002.03.29.001 werd geschrapt wegens het niet reageren op de actualisatiebrieven. In de schrappingsbrief wordt het verhaalrecht niet vermeld.
De kandidaat 2004.09.22.001 werd geschrapt op 29/09/2009 wegens het niet reageren op de actualisatiebrieven. De betrokkene wordt evenwel nog steeds als kandidaat vermeld op de toewijzingslijst. De medewerker van de verhuring vermoedde dat dit een fout is in de software (bij de overgang naar een nieuwe versie).
In 8 van de 20 gecontroleerde toewijzingen werd geen enkele onvolkomenheid vastgesteld.
De beslissing tot gemotiveerde weigering wordt niet omstandig gemotiveerd en geattesteerd (zie infra).
Tijdens de periode van drie maanden tussen de eerste weigering (of het uitblijven van een reactie) en het volgende aanbod van een andere woning werden er onterecht woningen aangeboden aan de kandidaathuurder.
De briefwisseling werd niet steeds verstuurd naar het laatst bekende adres dat in het Rijksregister wordt vermeld. Hierdoor werd een kandidaat-huurder ten onrechte geschrapt uit het register.
63
3.3
Kandidaten kregen een aanbod hoewel ze niet opteerden voor de betrokken woning of hoewel ze de woning – volgens de huidige invulling van de rationele bezetting in het intern huurreglement – niet rationeel kunnen bezetten. Indien de maatschappij de mogelijkheid wil voorzien dat bv. twee kinderen een slaapkamer delen moet dit opgenomen worden in het intern huurreglement.
De toelatingsvoorwaarden werden niet steeds geattesteerd aan de hand van de correcte attesten.
Het formulier B ter staving van de eigendomsvoorwaarde werd na de toewijzing niet steeds ter bevestiging bezorgd aan de FOD Financiën.
De verhuurder ging bij één dossier niet over tot schrapping van de kandidatuur bij de tweede weigering of bij het tweemaal niet reageren op het aanbod van een woning (artikel 12 § 1, 6° KBSH). Ook in geval van een prioritaire mutatie moet de maatschappij overgaan tot schrapping uit het register na een tweede weigering.
Versnelde toewijzingen
Vaststellingen
De twee aanvragen tot versnelde toewijzing die sinds begin 2011 goedgekeurd werden, werden gecontroleerd:
Kandidaat 2010.07.22.002 – raad van bestuur d.d. 30/05/2011 Kandidaat 2008.06.13.001 – raad van bestuur d.d. 21/05/2012
In beide dossiers waren voldoende stavingstukken aanwezig die de bijzondere omstandigheden van sociale aard motiveren. De beslissing tot versnelde toewijzing d.d. 30/05/2011 werd gerapporteerd aan het agentschap Inspectie RWO. De andere beslissing werd opgenomen in de notulen van de bestuursvergadering.
Conclusies
3.4
Geen opmerkingen.
Gemotiveerde weigeringen
Vaststellingen
Er werden twee beslissingen tot gemotiveerde weigering gecontroleerd:
Kandidaat 2010.10.25.001 – raad van bestuur d.d. 12/04/2012 De kandidaat werd geweigerd wegens huurachterstal en huurschade aan de vorige huurwoning. De beslissing wordt gemotiveerd in het dossier, maar werd niet binnen de veertien dagen na de beslissing betekend aan de huurder (brief d.d. 09/05/2012). Bovendien werd ook het verhaalrecht niet vermeld in deze brief. De beslissing tot gemotiveerde weigering werd gerapporteerd aan het agentschap Inspectie RWO.
Kandidaat 2003.11.06.001 – raad van bestuur d.d. 07/11/2011 De kandidaat werd geweigerd wegens ‘ernstige tekortkomingen met betrekking tot zijn verplichtingen’. De beslissing wordt niet gemotiveerd of geattesteerd in het dossier en werd niet betekend aan de betrokkene. De 64
brief betreffende de betekening van de eerdere gemotiveerde weigering in 2009 vermeldt geen motivering, termijn en verhaalrecht. De notulering van de beslissing tot gemotiveerde weigering in de notulen van de raad van bestuur stemt niet overeen met de rondzendbrief van het agentschap Inspectie RWO d.d. 06/05/2010 betreffende volledige en duidelijke notulering. De beslissing tot gemotiveerde weigering werd bovendien niet opgenomen in de jaarlijkse rapportering aan het agentschap Inspectie RWO.
Conclusies
3.5
De bovenvermelde beslissingen tot gemotiveerde weigering zijn nietig, aangezien de beslissingen niet (tijdig) betekend werden aan de kandidaat-huurder. Bovendien wordt het verhaalrecht en bij één dossier de termijn voor het opschorten van het aanbod niet vermeld in de brief.
Niet alle gemotiveerde weigeringen in 2011 werden in de jaarlijkse rapportering aan het agentschap Inspectie RWO opgenomen.
De beslissingen tot gemotiveerde weigering werden niet genotuleerd volgens de criteria opgenomen in de rondzendbrief d.d. 06/05/2010 van het agentschap Inspectie RWO. Deze rondzendbrief bepaalt dat gemotiveerde weigeringen in een afzonderlijke rubriek opgenomen moeten worden op de agenda en in het verslag.
Bestuursorgaan
Vaststellingen
Alle gecontroleerde reguliere toewijzingen werden goedgekeurd door het daartoe bevoegde orgaan. Punt 6.1. van het huishoudelijk reglement – goedgekeurd door de raad van bestuur op 24/01/2011 – stelt dat “het directiecomité de bevoegdheid heeft over de toewijzingen van huurwoningen, met dien verstande dat de toewijzingen dienen bekrachtigd te worden door de raad van bestuur”. Overeenkomstig punt 6 van het intern huurreglement kan er ook door de raad van bestuur beslist worden over een toewijzing, in het geval de raad van bestuur eerder vergadert dan het directiecomité.
Conclusie
Geen opmerkingen.
65
4 Administratieve afhandeling verhuring
4.1
Huurovereenkomst
Vaststellingen
Voor de gecontroleerde toewijzingen werd steeds gebruik gemaakt van de typehuurovereenkomst (bijlage 1 KBSH).
Conclusie
Geen opmerkingen.
4.2
Huurwaarborg
Toegepast systeem
Momenteel worden er binnen SBGW drie systemen van huurwaarborg gehanteerd:
Waarborgen in handen van de verhuurder gestort ter uitvoering van huurovereenkomsten die werden afgesloten vóór 01/01/1985. Deze waarborgen werden op een eigen rekening van de SHM gestort. Een geïndividualiseerde rekening op naam van de huurder (bij XXXX, nu XXXX). Beheer van de waarborgen door de VMSW (sinds 2010).
Nieuwe waarborgen worden steeds gestort bij de VMSW, de overige twee systemen hebben betrekking op oude verhuringen en zullen uitdoven. Volgens de medewerker van de verhuring hanteert SBGW het principe om binnen de 2 maanden na het vertrek van de huurder de waarborg af te rekenen. Dit principe is echter niet schriftelijk vastgelegd.
Vaststellingen
De afrekening van de huurwaarborg werd gecontroleerd aan de hand van vijf recente dossiers van vertrokken huurders. De selectie gebeurde op basis van de door de SHM bezorgde lijst ‘vertrokken huurders vanaf 01/01/2008’. Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 8 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
Voor de dossiers ‘Gijmelberglaan 37’ en ‘Maaldersstraat 37’ werden de waarborgen gestort op een geïndividualiseerde rekening bij XXXX. De waarborg werd in beide gevallen terugbetaald na verrekening van de aan de verhuurder verschuldigde bedragen (huurschade). De SHM bezorgde een overzicht van de afgehouden bedragen aan de huurder.
Voor de dossiers ‘Gijmelberglaan 70’ en ‘Tulpenstraat 5’ werden de waarborgen gestort in handen van de verhuurder (en op een rekening van de SHM gestort). Beide contracten zijn ingegaan vóór 01/01/1985. De waarborgen werden nog niet terugbetaald ondanks het feit dat de huurders reeds meer dan twee maanden geleden de woning verlieten. De maatschappij maakte de berekening van de huurwaarborg maar de brief met de afrekening werd nog niet verstuurd. Bij de berekening worden de wettelijk verschuldigde intresten berekend.
Voor het dossier ‘Maalderstraat 11’ kon niets teruggevonden worden in het dossier betreffende de terugbetaling van de waarborg.
66
Conclusie
4.3
De terugbetaling van de waarborgen van de gecontroleerde vertrokken huurders gebeurde – na eventuele verrekening van verschuldigde bedragen door de huurder – correct, doch de SHM voert deze terugbetaling niet steeds uit binnen de twee maanden na het vertrek van de huurder.
Energieprestatiecertificaten
Scope
Tijdens de inspectie werden de energieprestatiecertificaten (EPC) opgevraagd van de 5 onderstaande gecontroleerde toegewezen woningen:
Vaststellingen
Jozef Van Thieltstraat 21 Jozef Van Thieltstraat 30 Hoogstraat 18 Jan Van Nuffelenstraat 8 Jan van Nuffelenstraat 12
Slechts één EPC kon door SBGW voorgelegd worden (Jan Van Thieltstraat 21). Nochtans is het EPC verplicht voor verhuringen vanaf 01/01/2009 (BVR d.d. 11/01/2008 houdende de invoering van het energieprestatiecertificaat residentiële gebouwen bij verkoop en verhuur en de uitvoering van de energieaudit – MB d.d. 21/08/2008 betreffende de inwerkingtreding van de verplichting om over een energieprestatiecertificaat te beschikken bij verkoop en verhuur van residentiële gebouwen).
Conclusie
4.4
De SHM beschikt niet voor elke sinds 01/01/2009 verhuurde woning over een EPC.
Plaatsbeschrijving
Vaststellingen
De opmaak van de plaatsbeschrijvingen gebeurt door een medewerker van de SHM bij het vertrek van de huurder (meer bepaald bij de overhandiging van de huissleutels). De kost voor de opmaak van een plaatsbeschrijving wordt niet doorgerekend aan de huurder.
Conclusie
Artikel 3 van de typehuurovereenkomst stelt dat elke partij (de huurder en de verhuurder) de helft draagt van de kosten van de plaatsbeschrijving. De maatschappij heeft er evenwel voor geopteerd om deze kosten niet door te rekenen aan de huurders. Een beslissing van de raad van bestuur hierover werd evenwel niet gevonden.
67
5 Huurlasten en herstellingen ten laste van de huurder
5.1
Huurlasten
Scope
De huurlasten werden tijdens dit multidisciplinair onderzoek niet gecontroleerd omdat deze al recent gecontroleerd werden tijdens een inspectie d.d. 24/11/2011. Toen werden onderstaande opmerkingen gemaakt:
Doordat de sociale huisvestingmaatschappij een aantal kosten niet doorrekent aan de huurders (huurlasten en huurdersherstellingen) wordt de financiële situatie van de maatschappij negatief beïnvloed. De raad van bestuur dient daarom jaarlijks gemotiveerd te beslissen welke kosten al dan niet worden doorgerekend aan de huurders.
Bij de verdeling van de kosten van het complex ‘Begijnhof’ moet men een consequente werkwijze toepassen. Dit betekent dat men voor de verdeling van de kosten het kantoor van de verhuurder steeds als twee appartementen dient te beschouwen (dit gebeurde niet consequent voor alle kostensoorten).
Tijdens de zitting van het directiecomité d.d. 23/01/2012 werd het inspectieverslag besproken. In het verslag van deze vergadering werd genotuleerd dat met bovenstaande opmerkingen zal rekening gehouden worden in de toekomst, doch er werd niet uitdrukkelijk beslist welke kosten (niet) doorgerekend zullen worden.
Conclusie
5.2
De raad van bestuur heeft nog niet gemotiveerd beslist welke kosten al dan niet worden doorgerekend aan de huurders.
Herstellingen ten laste van de huurder
Vaststellingen
Recent werd een technisch medewerker/klusjesman aangeworven door de maatschappij. De directeur verklaarde dat deze enkel ingezet wordt voor het verhuurbaar maken van vrijgekomen woningen en kleine renovaties. De (kleine) herstellingen op vraag van de huurders worden (voorlopig) niet uitgevoerd door de klusjesman. Indien er herstellingen ten laste van de huurder moeten gebeuren, gaat de klusjesman even langs, doch de SHM treedt niet op als tussenpersoon met aannemers. De directeur stelt dat SBGW in eerste instantie een inhaalbeweging wil maken in het op orde stellen van de woningen alvorens eventueel te investeren in een bijkomende dienstverlening aan de huurders.
68
6 Andere verhuringen
6.1
Verhuringen aan het OCMW Aarschot
Vaststellingen
Het OCMW van Aarschot huurt twee woningen van SBGW, gelegen te ‘Felix Timmermansstraat 8’ en ‘Felix Timmermansstraat 10’. Volgens de huurovereenkomsten – beiden afgesloten met ingang vanaf 01/12/1996 – doen deze woningen dienst als doorgangwoning. De huurprijs werd berekend op 5,5% van de geactualiseerde kostprijs. Uit briefwisseling tussen het OCMW en SBGW van december 2005 blijkt dat ‘nummer 8’ sinds november 2003 wordt gebruikt voor de opvang van politiek vluchtelingen. Het MB van 19/12/2008 inzake ‘verhuring buiten het sociaal huurstelsel’ maakt het mogelijk om te verhuren aan bijzondere doelgroepen. Voorwaarden voor dergelijke verhuringen zijn: De onderhuurder moet voldoen aan de inkomens- en eigendomsvoorwaarde; De huurprijs moet berekend worden conform de bepalingen van het KBSH (rekening houdend met het inkomen van de onderhuurder). Indien de woning door het OCMW beschouwd wordt als een groepswoning dient de huurprijs te liggen tussen de helft van de marktwaarde en de marktwaarde en moet deze minstens kostendekkend te zijn. Van ‘nummer 10’ is niet duidelijk of dit pand nog steeds als doorgangwoning gebruikt wordt. De verhuur van een doorgangwoning is krachtens het MB van 19/12/2008 verbonden aan volgende voorwaarden: De opvang moet in principe beperkt blijven tot vier maanden; De huurprijs wordt vastgelegd tussen de helft van de marktwaarde en de marktwaarde en moet minstens kostendekkend zijn. Indien de opvang langer dan vier maanden duurt en de onderhuurder voldoet aan de eigendoms- en inkomensvoorwaarde, wordt de huurprijs berekend volgens de bepalingen van het KBSH (rekening houdend met het inkomen van de onderhuurder). Is deze huurprijs lager dan de oorspronkelijke huurprijs, dan wordt hij retroactief toegepast vanaf het begin van de onderhuur.
Conclusies
SBGW dient na te gaan of de oorspronkelijke bepalingen van de huurovereenkomsten van 1996 nog steeds gerespecteerd worden door het OCMW van Aarschot.
Indien een pand niet langer gebruikt wordt als doorgangwoning maar als woning voor het huisvesten van bijzondere doelgroepen, moet de huurovereenkomst aangepast worden.
SBGW dient van het OCMW een continue update te bekomen van de onderverhuring van de panden om de correcte huurprijs te kunnen berekenen en – indien noodzakelijk – om de eigendoms- en inkomensvoorwaarde van de onderhuurder af te toetsen.
69
6.2
Verhuring aan de Stad Aarschot
Vaststellingen
Het pand gelegen te ‘Elisabethlaan 172’ werd sinds 01/07/2003 buiten stelsel verhuurd aan het OCMW van Aarschot. Het betreft een overeenkomst van drie jaar, nadien stilzwijgend omgezet in een contract van onbepaalde duur. Dit pand diende voor de huisvesting van een eigenaar wiens woning te ‘Orleanstoren’ plaats diende te ruimen voor een sociaal woonproject van SBGW. Het OCMW zou de betrokkene schriftelijk de garantie hebben gegeven op een levenslange, kosteloze huisvesting. De stad Aarschot besliste in november 2009 om met ingang van 01/01/2008 de huurovereenkomst over te nemen, inclusief de betaling van de huur. Het MB van 19/12/2008 somt limitatief de mogelijkheden op om te verhuren buiten het sociaal huurstelsel. Bovenstaande situatie voldoet echter niet aan de criteria van het MB. Krachtens artikel 6 van dit MB dient elke verhuring die niet voldoet aan de criteria te worden stopgezet van zodra contractueel mogelijk of te worden aangepast aan het MB. In casu had de huurovereenkomst opgezegd moeten worden vóór 31/12/2010 met een opzegtermijn van zes maanden die afliep op 30/06/2011. Doch dat is niet gebeurd.
Conclusie
6.3
SBGW dient de lopende huurovereenkomst met de stad Aarschot op te zeggen vóór 31/12/2013 zodat zij definitief een einde kent op 30/06/2014.
Verhuring van de aangekochte ‘goede’ woningen van de Stad Aarschot
Scope
De maatschappij heeft 7 woningen in het project ‘Nieuwstraat – Hoogstraat’ gekocht van de Stad Aarschot (ondertekening akte d.d. 17/12/2008) waarvan: 4 goede woningen (Maaldersstraat 11 en 16, en Lombaerdstraat 25 en 27); 3 verkrotte woningen (Hoogstraat 3 en 5 werden ondertussen afgebroken, en Maaldersstraat 8). De 4 goede woningen (panden 381-383) waren op het moment van de aankoop bewoond. Vermits de maatschappij de huurcontracten heeft overgenomen werden deze onderzocht.
Vaststellingen
Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 9 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
De 4 bewoners werden door de medewerker van de SM afgetoetst en voldeden aan de toelatingsvoorwaarden op het moment van de overname van de huurcontracten. De maatschappij heeft de huurcontracten overgenomen – volgens de medewerker onder de vorm van een ‘verhuring buiten het sociaal huurstelsel’. Doch deze vorm van verhuring kon op dat moment nooit rechtstreeks aan particulieren gebeuren. De kwalificatie als ‘verhuring buiten het sociaal huurstelsel’ is dan ook foutief. Sinds de terbeschikkingstelling van de woningen (31/12/2008) betaalden de bewoners de huurprijs die ze ook aan de stad betaalden (en die lager 70
was dan de sociale huurprijs zou zijn).
Conclusie
Sinds 01/03/2010 (of 01/08/2010 voor het pand 380) werd aan de bewoners een sociaal huurcontract aangeboden en een sociale huurprijs aangerekend.
Artikel 7 van het MB van 19/12/2008 – met inwerking vanaf 01/01/2009 – stelt dat indien de zittende huurder voldoet aan de toelatingsvoorwaarden hem een sociale huurovereenkomst wordt aangeboden. Hoewel de bovenstaande panden werden aangekocht op het moment dat deze wetgeving al bekend was, werd de toestand pas geregulariseerd in de loop van 2010.
71
7 Huurprijsberekening
7.1
Huurprijsberekening 2009
Laattijdige berekening
De huurprijsberekening van 2009 gebeurde pas in september 2009. De vorige directeur (dhr. XXXX) had niet tijdig de nodige informatie opgevraagd bij de huurders en slaagde er niet in om de huurprijsberekening af te ronden. De vaststelling van het ontbreken van deze huurprijsberekening leidde tot een ingebrekestelling op 26/05/2009. Enkele dagen later werd dhr. XXXX ontslagen. De huurprijzen werden echter wel met terugwerkende kracht toegepast vanaf 01/01/2009. Hierdoor hadden vele huurders meteen een huurachterstand (doordat hun huurprijs steeg maar ze in de tussentijd hun oude huurprijs nog betaalden). Onder impuls van de Huurdersbond Vlaams-Brabant startte een huurder van de maatschappij een gerechtelijke procedure op om onder meer de toepassing van de aangepaste huurprijs met terugwerkende kracht aan te vechten. In eerste aanleg gaf de rechter de SHM gelijk, doch er werd door de betrokkene beroep aangetekend. Tijdens het verloop van het multidisciplinair onderzoek was er nog geen uitspraak in deze beroepsprocedure (deze wordt verwacht in de loop van juli 2012). De huurprijsberekening van 2012 – die tijdens dit onderzoek werd onderzocht gebeurde wel tijdig.
7.2
Controle op basis van de bezorgde documenten door de SHM
Xmlbestanden
Een geautomatiseerde controle op basis van de xml-bestanden was niet mogelijk omdat de softwareleverancier van de maatschappij (Cipal) geen volledig xmlbestand kon bezorgen (zo werden onder meer de gegevens m.b.t. de reële huurprijs niet vermeld). Van zodra dit bestand beschikbaar is zal SBGW opnieuw onderworpen worden aan een geautomatiseerde controle.
Huurprijzen 2012
Op basis van de door de SHM bezorgde documenten werd een controle uitgevoerd van de berekening van de huurprijzen voor het jaar 2012. Volgende aspecten kwamen daarbij aan bod: indexatie van de marktwaarden; bepaling van de basishuurprijzen op basis van de marktwaarden; indexatie van de basishuurprijzen; berekening van de aangepaste (reële) huurprijs.
Extrapolatie marktwaarden
Bepaling representatief staal Artikel 39 t.e.m. 41 van het KBSH stelt dat voor de bepaling van de marktwaarde een representatief staal van sociale huurwoningen wordt geschat door een notaris. De VMSW stelt het representatief staal samen en evalueert de samenstelling ervan minimaal om de drie jaar. De marktwaarde van de woningen die niet tot het representatief staal behoren, wordt jaarlijks op 1 januari vastgesteld door de verhuurder. Die marktwaarde moet in redelijke verhouding staan tot de geschatte marktwaarde van de 72
woningen in het representatief staal. Als de toezichthouder oordeelt dat die vaststelling kennelijk onredelijk is, kan hij extra schattingen vorderen. De wetgeving bepaalt niet nader wat onder “redelijke verhouding” dient te worden verstaan. De VMSW heeft hiervoor als hulpmiddel een extrapolatietool ontwikkeld. Deze tool houdt rekening met diverse parameters, zoals aantal slaapkamers, nabijheid van groen, oppervlakte terras, bergruimte, autostaanplaats, … Het gebruik van de tool is niet verplicht, maar wordt door de meerderheid van de SHM’s gehanteerd. Toepassing door SBGW Aarschot Er werden 13 panden van het patrimonium van SBGW Aarschot geschat door twee notarissen. De maatschappij maakte echter geen gebruik van de tool van de VMSW om de marktwaarde te bepalen van de woningen die niet tot dit representatief staal behoorden. Volgens de medewerker verhuring besliste de vorige directeur dit, met als motivering dat van elk complex binnen het patrimonium minstens één woning werd geschat door een notaris.
Vaststellingen
Voor de controle van de extrapolatie werden 15 panden geselecteerd op basis van het door de SHM bezorgde document ‘inventaris toestand patrimonium’ en de extrapolatietool van de VMSW. Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 10 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
Omdat er van elk complex binnen het patrimonium minstens één woning werd geschat hield men bij de extrapolatie enkel rekening met het aantal slaapkamers. Per slaapkamer meer of minder tegenover de geschatte woning in het complex werd 30,00 euro geteld. Een uitzondering hierop vormt het complex ‘Orleanstoren’ waarvoor per slaapkamer 25,00 euro werd geteld. De huidige directeur kon niet verklaren wat hiervan de reden is.
Bij 5 panden wijkt de marktwaarde gehanteerd door de SHM af van de geschatte waarde door de notaris. De schattingsverslagen konden tijdens de inspectie niet voorgelegd worden. De maatschappij vroeg deze op bij de notarissen, doch zij verklaarden deze schattingen rechtstreeks in de online-applicatie van de VMSW ingegeven te hebben. Er kan bijgevolg vanuit gegaan worden dat de schattingen uit de ‘VMSW-tool’ de juiste zijn. Waarom er dan toch van deze marktwaarde is afgeweken door de SHM kon niet verklaard worden door de huidige directeur.
Bij het complex ‘Hoogstraat’ werd een appartement met 1 slaapkamer geschat door de notaris. Nochtans past de maatschappij dezelfde marktwaarde ook toe voor een studio. De directeur verklaarde dat – hoewel de types verschillend zijn – de bewoonbare oppervlakten quasi gelijk zijn.
Voor de woningen met 3 slaapkamers van de groep ‘Gijmelberg’ worden er vier verschillende marktwaarden toegepast (500,00 euro, 520,00 euro, 540,00 euro en 565,00 euro). Een mogelijke verklaring is volgens de directeur het feit dat dit complex gerealiseerd werd in vier fasen. De vierde fase verschilt bouwfysisch van de overige fasen en zou een hogere marktwaarde kunnen verklaren. De eerste drie fasen verschillen volgens de directeur evenwel niet van elkaar. De enige verschillen die hij ziet zijn verschillen in de verwarmingssystemen en de beglazing. Deze verschillen zouden echter 73
moeten opgevangen worden door de energiecorrectie en niet door een verschil in de marktwaarde.
Conclusies
Berekening aangepaste huurprijs
7.3
Er is een verschillende marktwaarde voor een bejaardenwoning met 1 slaapkamer binnen het complex ‘Gijmelberg’ (Jan Van Nuffelenstraat en Gijmelberglaan). De directeur stelde dat de woningen in de Jan Van Nuffelenstraat nog niet beschikken over geïsoleerde daken.
Ook voor de woningen met 3 slaapkamers van de groep ‘Molendreef’ (Jozef Van Thieltstraat en Molendreef) worden er twee verschillende marktwaarden toegepast. Volgens de directeur zijn er ook hier geen merkelijk bouwfysische verschillen en ligt de verklaring mogelijks in de ligging. Zo zouden de woningen gelegen aan de invalsweg een hogere marktwaarde hebben dan dezelfde woningen die gelegen zijn in de achterliggende woonwijk.
De indexatie van de marktwaarde van de 7 geschatte panden in de steekproef werd gecontroleerd. Er werden geen fouten vastgesteld.
De maatschappij maakte geen gebruik van de extrapolatietool van de VMSW en bepaalde de marktwaarde in functie van het aantal slaapkamers. Doch niet voor alle complexen werd eenzelfde bedrag in aanmerking genomen per slaapkamer.
SBGW wijkt voor een aantal panden af van de marktwaarde zoals geschat door de notaris zonder dat daar een verklaring voor werd gegeven.
Voor een aantal afwijkingen in de marktwaarde van woningen binnen eenzelfde complex (met hetzelfde aantal slaapkamers en gelijke bouwfysische kenmerken) is er geen verklaring.
Een foutieve extrapolatie van de marktwaarde kan een impact hebben op de huurprijs die de huurder dient te betalen.
Voor de berekening van de aangepaste huurprijs – dit is de huurprijs die de huurder effectief moet betalen – maakt de maatschappij gebruik van de correcte formule. Er werden voor de gecontroleerde huurprijsberekeningen (zie infra) geen fouten vastgesteld.
Steekproef dossiers
Scope
De huurprijsberekening 2012 van 60 panden werd gecontroleerd. Telkens werden volgende controles uitgevoerd: Is het in aanmerking genomen aantal personen ten laste correct en voldoende geattesteerd? Is het in aanmerking genomen inkomen correct en voldoende geattesteerd?
Vaststellingen
Hieronder worden de belangrijkste vaststellingen vermeld. De details van de gecontroleerde dossiers zijn opgenomen in bijlage 11. Personen ten laste 74
Bij 14 dossiers betreft het een kandidaat met kinderen waarvoor coouderschap of omgangsrecht geattesteerd wordt in het dossier. In die gevallen wordt de gezinskorting toegekend aan de ouder bij wie de kinderen gedomicilieerd zijn. De SHM past dit correct toe. Maar indien beide ouders een verklaring zouden ondertekenen met de vermelding van de gegevens vermeld in artikel 45, §2 van het KBSH heeft ook de ouder bij wie de kinderen niet gedomicilieerd zijn (maar er op regelmatige basis verblijven) recht op de helft van de gezinskorting. De maatschappij maakte hiervan in de onderzochte dossiers geen gebruik. De medewerker verklaarde dat ze – op advies van de VVH – niet zelf naar deze verklaring vragen bij de huurder. Dit heeft in een aantal gevallen een impact op de reële huurprijs.
De gezinskorting (ingevolge invaliditeit), vermeld op de huurprijsberekening van de panden 84, 125 en 234, wordt niet geattesteerd. Voor de panden 84 en 234 heeft dit een impact op de huurprijs.
De huurprijsberekening van pand 173 vermeldt een gezinskorting voor 2 kinderen ten laste. Volgens de gegevens in de KSZ is er slechts 1 kind gedomicilieerd. De maatschappij heeft de betrokkene al aangeschreven met de vraag de situatie te regulariseren.
De huurprijsberekening van de panden 7, 122 en 124 vermeldt onterecht een dubbele gezinskorting. Artikel 45, tweede lid van het KBSH wordt toegepast. Hierdoor worden de huurders beschouwd als kinderbijslaggerechtigden (in toepassing van artikel 63 van de Kinderbijslagwet) en tevens als invalide. Het betreft telkens personen ouder dan 25 jaar, maar voor de toepassing van de gezinskorting – vermeld in artikel 1, 22° a) van het KBSH – moet het gaan om een kind dat minderjarig is of waarvoor kinderbijslag wordt betaald. Als deze huurders de huurwoning betrekken zonder ascendenten kan bijgevolg geen korting worden toegekend op basis van artikel 1, 22° a) maar vallen deze huurders enkel onder de definitie van artikel 1, 22° c) van het KBSH en hebben ze slechts recht op één gezinskorting.
Volgens de gegevens in de KSZ is de dochter van de huurder van het pand 252 kinderbijslaggerechtigd. De gezinskorting werd onterecht niet toegekend. Dit heeft een impact op de huurprijs.
Volgens de gegevens in de KSZ is de dochter van de huurder van het pand 273 niet meer gedomicilieerd in de sociale woning. De KSZ geeft evenwel geen huidig domicilieadres op. Haar inkomen wordt nog in aanmerking genomen voor de huurprijsberekening. Dit heeft een impact op de huurprijs.
Inkomen
De inkomens van de huurders werden via de VMSW in batch opgevraagd bij de FOD Financiën en automatisch ingeladen in de software.
De inkomens werden in de onderzochte gevallen steeds correct geïndexeerd.
Voor de huurprijsberekening van het pand 12 werd het inkomen van de 75
vrouw (invaliditeitsuitkering) onterecht niet meegerekend. Dit heeft een impact op de huurprijs.
Voor de huurprijsberekening van het pand 23 werd het lage inkomen onterecht opgetrokken tot het leefloon van een ‘alleenstaande’. Het inkomen moest opgetrokken worden tot het leefloon van ‘een persoon met gezinslast’. Gezien de betrokkene de minimale huurprijs betaalt is er geen impact op de reële huurprijs.
Voor de huurprijsberekening van het pand 32 werd het lage inkomen onterecht niet opgetrokken tot het leefloon van een ‘persoon met gezinslast’. Ook in dit geval is er geen impact op de huurprijs.
Voor de panden 28, 174 en 234 wordt er in het inkomensbestand geen inkomen vermeld voor een huurder met invaliditeit en ook het invaliditeitsattest vermeldt geen inkomens vervangende vergoeding. De SHM moet de inkomsten opvragen en desgevallend een verklaring op eer (van geen inkomsten) gebruiken.
Huurprijsherzieningen in geval van een inkomensdaling met 20%
Conclusies
De maatschappij past de reële huurprijs aan als wordt vastgesteld dat het huidig jaarinkomen – i.c. het extrapoleren van 3 opeenvolgende maanden naar 1 jaar – met minstens 20% gedaald is ten opzichte van het inkomen in het referentiejaar. Deze werkwijze is niet correct.
De maatschappij volgt het voortduren van de inkomensdaling na die drie maanden niet op.
De gezinskorting werd niet steeds correct toegekend.
SBGW past artikel 45 van het KBSH betreffende de dubbele gezinskorting niet correct toe. Dit kan een impact hebben op de huurprijsberekening. Voor de toepassing van de gezinskorting vermeld in artikel 1, 22° a) van het KBSH moet het gaan om een kind dat minderjarig is of waarvoor kinderbijslag of wezentoelage wordt uitbetaald. Als de huurder de huurwoning betrekt zonder ascendenten kan bijgevolg geen korting worden toegekend op basis van artikel 1, 22° a) maar vallen deze huurders enkel onder de definitie van artikel 1, 22° c) van het KBSH, namelijk de persoon die erkend is als ernstig gehandicapt of was op het ogenblijk van pensionering.
SBGW rekende het inkomen van de partner die erkend is als ernstig gehandicapt onterecht niet mee voor de huurprijsberekening van het pand 12. Enkel het inkomen van familieleden van de eerste en tweede graad van de referentiehuurder die erkend zijn als ernstig gehandicapt wordt niet meegerekend (artikel 1, 15° van het KBSH).
De maatschappij toetst foutief de extrapolatie van de som van de drie maanden af aan het inkomen van het referentiejaar. Voor de toepassing van artikel 48, 2° van het KBSH dient elk van de drie opeenvolgende maanden individueel geëxtrapoleerd te worden naar 1 jaar. Dit jaarinkomen moet vervolgens afgetoetst worden met het inkomen in het referentiejaar.
Op zijn vroegst drie maanden na de huurprijsherziening kan de verhuurder aan de huurder vragen om het voortduren van de inkomensdaling opnieuw aan te tonen. Als dat bewijs niet wordt geleverd, 76
wordt de huurprijs onmiddellijk weer aangepast (artikel 48, derde lid KBSH). SBGW doet dit niet, maar gezien de financiële situatie van de maatschappij is het aangewezen dit wel te doen.
In de onderzochte dossiers werd in geen enkel dossier – waarbij de huurder kinderen in co-ouderschap of omgangsrecht heeft – een verklaring aangetroffen zoals vermeld in artikel 45, §2 van het KBSH. Hierdoor kan er aan de ouder waarbij het kind niet gedomicilieerd is, maar er wel op regelmatige basis verblijft, geen halve gezinskorting toegekend worden. Dit kan een impact hebben op de reële huurprijs.
77
8 Domiciliefraude Scope
De gezinssamenstelling van gans het patrimonium van SBGW werd geverifieerd in de KSZ. Deze gezinssamenstelling werd afgetoetst met de gegevens in de xml-bestanden m.b.t. de huurders die de SHM bezorgde bij aanvang van het onderzoek (toestand op 27/04/2012). Hiermee worden slechts twee vormen van domiciliefraude onderzocht: de niet-bewoning van de sociale woning door elders gedomicilieerd te zijn; de in de KSZ geregistreerde bijwoningen die niet gemeld werden aan de verhuurder (of niet geregistreerd werden). Het onderzoeken van andere vormen van domiciliefraude was in het tijdsbestek van dit onderzoek niet mogelijk.
Vaststellingen
Hieronder worden de belangrijkste vaststellingen vermeld. De details van de gecontroleerde dossiers zijn opgenomen in bijlage 12. Bij 34 panden werd vastgesteld dat de gegevens in de KSZ niet overeenstemden met de gegevens in de xml-bestanden. De onderstaande vaststellingen zijn onder voorbehoud van eventuele fouten in de bezorgde xml-bestanden.
In 16 dossiers betreft het huurders die co-ouderschap of omgangsrecht hebben voor de kinderen. Deze kinderen worden terecht vermeld in het huurdersbestand, doch vermits ze niet gedomicilieerd zijn in de sociale huurwoning worden ze niet vermeld in de KSZ. In deze gevallen is er dus geen sprake van een inbreuk.
In 2 dossiers is er volgens de gegevens in de KSZ recent een kind geboren. Deze kinderen worden niet vermeld in het huurdersbestand van de SHM. Omdat ze ook niet vermeld worden op de huurprijsberekening wordt er geen gezinskorting toegekend. Dit heeft een impact op de reële huurprijs.
In 3 dossiers gaat het om gezinsleden die zich na de toewijzing niet in de sociale huurwoning gedomicilieerd hebben: o Bij het pand 70 heeft de dochter zich na de toewijzing niet in de sociale woning gedomicilieerd. Toch houdt SBWG voor de berekening van de huurprijs rekening met het inkomen van de dochter; o Bij het pand 154 hebben de gezinsleden zich nog niet gedomicilieerd in de sociale huurwoning. Nochtans is de huurovereenkomst al ingegaan op 01/12/2011. Volgens de KSZ zijn ze nog steeds gedomicilieerd op hun oud adres – een sociale huurwoning van de SHM ‘XXXX’ uit Leuven – en wordt de toegewezen woning niet bewoond; o Bij het pand 173 heeft één gezinslid zich na de toewijzing niet in de sociale woning gedomicilieerd. SBGW heeft de betrokkene reeds aangeschreven om de toestand te regulariseren.
In 5 dossiers gaat het om gezinsleden die niet langer in de sociale huurwoning gedomicilieerd zijn: o Bij het pand 155 heeft de huurder zijn vertrek uit de woning gemeld en wordt hij niet meer vermeld op de huurprijsberekening; o Bij het pand 87 werd dit niet gemeld. SBGW heeft echter reeds 78
o
o
Conclusie
actie ondernomen om de toestand te regulariseren; Bij de panden 180 en 225 is de zoon verhuisd, doch hij wordt nog vermeld op de huurprijsberekening. Bij het pand 225 wordt bovendien onterecht gezinskorting toegekend voor de vertrokken zoon; Bij het pand 255 zijn de moeder en de zoon niet meer gedomicilieerd in de sociale huurwoning. Deze personen worden nog vermeld op de huurprijsberekening. Er wordt bijgevolg onterecht gezinskorting toegekend voor beiden. Dit heeft een impact op de huurprijs.
In 2 dossiers betreft het meerderjarige personen die zich bij de inhuurname gedomicilieerd hebben in de sociale woning, doch niet vermeld worden op de huurprijsberekening: o Bij het pand 132 is de echtgenoot sinds de aanvang van de huurovereenkomst gedomicilieerd in de sociale huurwoning, doch hij is niet opgenomen in de huurprijsberekening en het huurdersbestand; o Bij het pand 363 wordt de dochter niet vermeld op de huurprijsberekening. Volgens de KSZ is ze kinderbijslaggerechtigd (en dus ten laste). De gezinskorting werd onterecht niet toegekend. Dit heeft een impact op de huurprijs.
In 6 dossiers betreft het meerderjarige personen die zich na de inhuurname gedomicilieerd hebben in de sociale huurwoning: o Bij het pand 127 is een koppel met 2 kinderen komen bijwonen. De personen worden niet vermeld op de huurprijsberekening. Enkel de aftoetsing van het eigendom blijkt uit het huurdersdossier (de overige toelatingsvoorwaarden werden blijkbaar niet afgetoetst); o Bij de panden 169, 175 en 196 werd in het dossier niets teruggevonden betreffende een melding door de huurders of de aftoetsing van de toelatingsvoorwaarden; o Bij het pand 261 is een kleinkind komen bijwonen. Het kind wordt niet vermeld op de huurprijsberekening. De niet toekenning van een gezinskorting heeft een impact op de huurprijs; o Bij het pand 382 werd de bijwoonst van een partner gemeld aan SBGW. De toelatingsvoorwaarden werden afgetoetst en de huurprijs werd aangepast.
SBGW volgt de gezinssituatie van haar huurders onvoldoende op en/of registreert aanpassingen onvoldoende. Bij 13 panden is er sprake van domiciliefraude. Het betreft de onderstaande panden: 70
173
255
87
175
261
127
180
363
154
196
169
225
In twee van deze gevallen heeft SBGW de huurder in kwestie reeds aangeschreven om de situatie te regulariseren.
79
9 Leegstand Scope
Gelet op het groot aantal leegstaande woningen en de duur van de leegstand, werd aan de directeur een verklaring gevraagd voor de langdurige leegstand van een aantal panden. Voor de controle van de leegstand werden 43 panden geselecteerd op basis van het door de SHM bezorgde document ‘lijst leegstaande panden periode 2008 tot 01/04/2012’. Het gaat om panden die momenteel leeg staan of die het langst leeg stonden alvorens ze opnieuw verhuurd werden. Na het plaatsbezoek bleek dat volgens de patrimoniumlijst van de SHM nog twee bijkomende panden leeg staan.
Vaststellingen
Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 13 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
Momenteel staan 11 van de 382 panden van de maatschappij leeg.
De woningen in de nieuwbouwwijk ‘Orleanstoren’ (panden 356 tot 379) geraakten niet afgewerkt door een conflict met de aannemer. Na een dading met de betrokken aannemer werden alle woningen afgewerkt en verhuurd.
De langdurige leegstand van de panden 262, 62, 126, 67 en 158 is volgens de directeur te wijten aan (een gerechtelijke uithuiszetting met) huurschade.
De directeur verklaarde dat het pand 118 reeds geruime tijd leeg staat omwille van een gerechtelijke procedure met de aannemer die belast was met de renovatie na huurschade. Recent velde de rechter een vonnis waardoor het pand vrij is. Er zijn echter nog een aantal kleine herstellingen noodzakelijk vooraleer de woning opnieuw verhuurd kan worden.
Voor het pand 86 zijn nog diverse herstellingen nodig vooraleer de woning opnieuw verhuurbaar is. Volgens de directeur zullen deze herstellingen uitgevoerd worden door de eigen klusjesman en zal de woning tegen eind 2012 klaar zijn om opnieuw te verhuren.
Volgens de directeur is de langdurige leegstand van de panden 338 en 309 te wijten aan vochtproblemen. Het pand 309 is sinds eind januari 2011 opnieuw verhuurd. Het vochtprobleem aan het pand 338 wordt binnen korte termijn hersteld.
Het pand 180 staat vermeld op de lijst van langdurig leegstaande woningen, maar volgens de medewerker van de verhuring werden de bewoners van een andere sociale huurwoning daar tijdelijk gehuisvest na een brand in die woning. Hoewel het voorwerp van de huurovereenkomst wijzigde werd er geen addendum opgemaakt en verplaatsten de betrokkenen hun domicilie niet. Pas toen de betrokkenen de woning definitief wensten te betrekken (een tweetal jaren later) werd een nieuwe huurovereenkomst opgemaakt en verplaatsten de huurders hun domicilie. Tot dat moment betaalden de betrokkenen hun ‘oude’ huurprijs.
De panden 78 en 96 werden na een onderzoek door de Wooninspectie ongeschikt verklaard. Omdat de uitgevoerde (kleine) herstellingen te laat 80
werden meegedeeld aan de bevoegde diensten, vorderde de Wooninspectie de volledige herstelmaatregel. Het is de intentie van de directeur om deze panden grondig te renoveren. Ondertussen betaalde SBGW reeds 4.173,72 euro leegstandheffing voor deze panden.
Renovaties in eigen beheer
De huurder van het pand 75 is overleden. Volgens de directeur is de vorige huurder overleden en wordt de erfenis door de erfgenamen betwist. Hierdoor werd de woning (nog) niet leeg gemaakt. Ondertussen werd met de stad Aarschot gezocht naar een loods waar de inboedel tijdelijk kan opgeslagen worden zodat de woning binnen korte termijn verhuurd kan worden.
De directeur kon niet verklaren wat de oorzaak was voor de langdurige leegstand van de panden 281 en 172. Deze panden zijn ondertussen verhuurd.
Voor de aangekochte woning van de stad Aarschot gelegen te ‘Maaldersstraat 8’ werd door SBGW aanvankelijk een leegstandsheffing van 9.900,00 euro betaald. De maatschappij vroeg en kreeg ontheffing waardoor de betaalde heffing ondertussen werd teruggestort. Omdat er op deze locatie geen rendabel project gerealiseerd kan worden, wordt de verkoop van dit pand overwogen.
De panden 89 en 178 staan leeg ten gevolge van een brand. De renovatie van het pand 178 liep vertraging op door een geschil met de verzekeringsmaatschappij. De directeur acht het haalbaar om beide panden tegen eind 2012 te verhuren.
De directeur verklaarde tijdens het onderzoek dat de kleine renovaties en herstellingen voortaan gebeuren door de recent aangeworven klusjesman. Dit zou volgens hem een kostenbesparing inhouden van ongeveer 30% t.o.v. de uitvoering door aannemers. Gezien het groot aantal herstellingen dat nog moeten uitgevoerd worden bestaat het risico dat de panden gedurende een langere periode leegstaan.
Conclusies
SBGW kampt met een langdurige leegstand die voornamelijk het gevolg is van problemen met het herstellen van huurschade, gerechtelijke procedures, …
De reden van de leegstand kon niet steeds aangegeven worden, nochtans zou men verwachten dat dit is opgenomen in het technisch dossier van de betrokken panden.
81
DEEL 5 – ONROERENDE TRANSACTIES Kader
SBGW is in de periode 2008-2011 weinig actief geweest op het vlak van aan- en verkoop van onroerende goederen. Zo werd in deze periode slechts één sociale huurwoning verkocht aan de zittende huurder en werden in totaal slechts vier goede woningen en vier krotwoningen (voor sloop en nieuwbouw) aangekocht. In dit deel werden deze transacties onderzocht, waarbij er aandacht ging naar: De uitoefening van het kooprecht door de zittende huurder: o Voldeed de woning en de koper aan de voorwaarden; o Volgde de SHM de correcte procedure. De aankoop van de (goede) woningen: o Werden deze (oordeelkundig) verworven in functie van het daar te realiseren project. Het wettelijke kader waarbinnen deze verkoop aan de zittende huurder gebeurde wordt gevormd door het Besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode. In dit rapport wordt naar dit besluit verwezen als ‘het overdrachtenbesluit’. De verwerving van de woningen echter is niet gebonden aan een specifiek wettelijk kader, maar gebeurt volgens de regels van het gemene recht (burgerlijk wetboek). Voorts behoort het tot de autonomie en de verantwoordelijkheid van de SHM om via prospectie gronden en panden te verwerven in functie van haar bouwprogramma.
1 Uitoefening kooprecht door de zittende huurder
1.1
Voorwaarden van de woning en de koper
Voorwaarden m.b.t. de woning
De zittende huurder heeft volgens artikel 3 van bijlage III bij het overdrachtenbesluit het recht om de gehuurde woning te kopen als er minimaal 15 jaar verstreken is sinds de datum van terbeschikkingstelling van de woning. De woning gelegen te ‘Jozef van Thieltstraat 41’ werd – volgens het uittreksel uit de kadastrale legger – voor het eerst ter beschikking gesteld op 01/05/1994. Op 03/02/2010 besprak de raad van bestuur de attestatie voor de verkoop van deze woning. Op dat moment voldeed de woning dus aan de voorwaarden voor de uitoefening van het kooprecht door de zittende huurder.
Voorwaarden m.b.t. de koper
De voorwaarden voor de zittende huurder zijn: Hij moet de woning minstens 5 jaar ononderbroken als huurder betrokken hebben (art. 3 van bijlage III bij het overdrachten-besluit). Uit een kopie van de huurovereenkomst blijkt dat de zittende huurder de woning huurt sinds de terbeschikkingstelling van de woning (01/05/1994).
Hij moet voldoen aan de eigendomsvoorwaarde. Dit betekent dat hij op de referentiedatum geen andere woning of een perceel dat bestemd is voor woningbouw volledig in volle eigendom of volledig in vruchtgebruik hebben (art. 3 van het overdrachtenbesluit). De referentiedatum voor de 83
verkoop in het kader van het kooprecht, is de datum waarop het statutair bevoegde orgaan van de SHM attesteert dat voldaan is aan de voorwaarden van de aankoop. In dit dossier is die datum 03/02/2010. Op het ogenblik van de controle van het dossier, was er geen formulier B – de verklaring op eer ter staving van de eigendomsvoorwaarde – in het dossier aanwezig. Na deze vaststelling vroeg SBGW bij de FOD Financiën om alsnog de eigendomsvoorwaarde op de referentiedatum te checken. Op 08/06/2012 verklaarde de bevoegde dienst dat de (kandidaat-)kopers op 25/03/2011, zijnde de datum van het ondertekenen van de authentieke akte, geen onroerende goederen in bezit hadden. Of dit ook zo was op het moment van de attestering werd niet nagegaan door de SHM.
Conclusies
1.2
Op het moment dat de raad van bestuur attesteerde dat de koper voldeed aan de eigendomsvoorwaarde beschikte zij niet over een geldig attest.
Op het moment van het verlijden van de aankoopakte op 25/03/2011 voldeed de huurder aan de eigendomsvoorwaarde.
Procedure van verkoop aan de zittende huurder
Procedure
De aankoopprocedure wordt beschreven in artikel 5 van bijlage III van het overdrachtenbesluit.
Inschrijving
De zittende huurder moet 50,00 euro administratiekosten betalen en ontvangt hiervan een betalingsbewijs. De administratiekosten werden betaald op 17/08/2009. De SHM bezorgde op 13/10/2009 aan de betrokkene het bewijs van betaling.
Attestering door SHM
Als aan alle voorwaarden tot aankoop voldaan is, moet dit geattesteerd worden door het statutair bevoegde orgaan van de SHM. Deze attestatie gebeurde tijdens de vergadering van de raad van bestuur van 03/02/2010.
Opmeting
Als de opmetingsgegevens ontbreken worden aanvullende opmetingen uitgevoerd vóór de schatting plaatsvindt. De zittende huurder moet de kosten daarvan vooraf betalen aan de SHM. Het totale bedrag van de afpaling, de opmeting en de administratieve kosten blijft beperkt tot maximaal 810,00 euro. Indien de kosten meer bedragen, draagt de SHM deze kosten. Dit bedrag kan aan de koper slechts gevraagd worden voor zover er reële kosten tegenover staan en indien die kosten gestaafd worden. Op basis van factuurnummer 2010-120 d.d. 18/06/2010 van “XXXX” bleken de reële kosten 816,75 euro te bedragen. De kandidaat-kopers betaalden slechts 810,00 euro (50,00 euro administratiekosten en 760,00 euro voor de opmeting).
Schatting
De schattingsvergoeding bedraagt 240,00 euro. De zittende huurder moet dat 84
bedrag vooraf betalen aan de SHM. Op 21/10/2009 hebben de kandidaat-kopers 240,00 euro gestort op de rekening van de SHM.
Verkoopsovereenkomst
Indien de zittende huurder akkoord gaat met de schattingsprijs, wordt de verkoopovereenkomst opgemaakt. Na zijn akkoord werd de verkoopovereenkomst op 26/11/2010 ondertekend.
Verkoopprijs
De verkoopprijs is de schattingsprijs. In het schattingsverslag van 17/03/2010 werd de verkoopprijs van de woning bepaald op 185.000,00 euro. Deze verkoopprijs wordt ook vermeld in de verkoopovereenkomst.
Authentieke akte
Na het ondertekenen van de verkoopovereenkomst wordt de akte verleden. De akte werd verleden op 25/03/2011, de verkoopprijs bedraagt 185.000,00 euro.
Kennisgeving Inspectie RWO
Na de effectieve verkoop moet de SHM onder meer het agentschap Inspectie RWO in kennis stellen van de verkoop. Dit moet gebeuren aan de hand van een trimestriële rapportering. De rapportering werd aan het agentschap bezorgd op 04/04/2011.
Conclusie
Bij de verkoop van de woning gelegen te ‘Jozef Van Thieltstraat 41’ werd de procedure gevolgd.
85
2 Aankopen van (goede) woningen
2.1
Aankoop stadswoningen
Aankoop
Op 17/12/2008 werd de akte verleden voor de aankoop van een aantal stadseigendommen: Vier ‘goede’ woningen: o Lombaardstraat 25 o Lombaardstraat 27 o Maaldersstraat 11 o Maaldersstraat 16 Deze woningen werden na de aankoop verder verhuurd aan de zittende huurders (zie infra).
Vier krotwoningen: o Hoogstraat 1 o Hoogstraat 3 o Hoogstraat 5 o Maaldersstraat 8 Volgens de huidige directeur was het initieel de bedoeling om ook het tussenliggende pand (Maaldersstraat 6) te verwerven zodat op de hoek met de ‘Nieuwstraat’ een groot project gerealiseerd kon worden. De private eigenaar van het pand wenste de woning evenwel niet te verkopen aan de SHM, zodat enkel de panden in de ‘Nieuwstraat’ gesloopt werden voor de realisatie van een (kleiner) project. Inmiddels werd het tussenliggende pand verkocht aan een nieuwe private eigenaar die er verschillende renovatiewerken uitvoerde waardoor een verwerving door de SHM quasi onmogelijk geworden is. Omdat op de beperkte oppervlakte van het pand in de ‘Maaldersstraat 8’ – met een gevelbreedte van ongeveer 3 meter – geen rendabel project mogelijk is, wordt de wederverkoop van dit pand in overweging genomen.
Vaststellingen
De SHM is niet op een oordeelkundige wijze te werk gegaan bij de verwerving van de panden op de hoek van de ‘Nieuwstraat’ en de ‘Maaldersstraat’. Vooraleer over te gaan tot de verwerving van het pand ‘Maaldersstraat 8’ had men zich ervan moeten vergewissen dat de eigenaar van het tussenliggende pand ‘Maaldersstraat 6’ akkoord was om te verkopen en dus bereid was om een verkoopovereenkomst te ondertekenen. Toen bleek dat deze eigenaar niet akkoord ging met de verkoop van zijn pand had de maatschappij twee opties:
Een MB tot onteigening aanvragen en proberen op die manier de woning “Maaldersstraat 6’ te verwerven; Afzien van de verwerving van zowel ‘Maaldersstraat 6 en 8’ en het project beperken tot het huidige gerealiseerde project.
86
3 Conclusie
3.1
Lage activiteit van de SHM Hoewel het maatschappelijk doel van een SHM onder meer de realisatie van sociale woonprojecten inhoudt, is SBGW de afgelopen jaren weinig actief geweest bij de realisatie van dit doel. Sinds 2008 zijn er een aantal projecten lopende, doch de realisatie liep ernstige vertraging op:
3.2
Het project ‘Nieuwstraat–Hoogstraat’ voor de realisatie van 14 sociale huurappartementen heeft al sinds 2008 een gunstig geadviseerd definitief ontwerp. Het project is evenwel volgens de huidige directeur te duur en er wordt een nieuw ontwerp voorbereid.
In het complex ‘Oud Gemeentehuis’ te Langdorp zouden 8 sociale huurappartementen gebouwd worden. Doch ook dit project is volgens de VMSW en de huidige directeur te duur. De gunning van de afbraakwerken werd recent toegewezen. Na de afbraak zal een nieuw ontwerp opgemaakt worden.
Nieuwe projecten in het vooruitzicht Sinds de aanwerving van de huidige directeur is er een nieuwe dynamiek voor de uitwerking van projecten. Zo werden in de laatste bestuursvergaderingen onder meer volgende opportuniteiten besproken:
‘Ontdubbeling’ van een aantal 5-slaapkamerwoningen om de wachtlijst voor alleenstaanden en kleine gezinnen aan te pakken.
Bij de ‘XXXX’ worden mogelijk een aantal gronden aangekocht voor de realisatie van 18 bejaardenwoningen (in het kader van de vervulling van de sociale last van een bouwproject).
Aankoop van vijf gronden van de stad Aarschot. Op basis van de beperkte informatie waarover de directeur beschikte op de zitting van de raad van bestuur d.d. 06/06/2012 schat hij in dat op deze gronden een 20-tal sociale huurwoningen, een 10-tal koopwoningen en een sociale kavel gerealiseerd kunnen worden.
In het kader van het grond- en pandendecreet bestaat de mogelijkheid om in het project ‘Groep Danneels’ een aantal koopwoningen te realiseren.
87
DEEL 6 – TOESTAND VAN HET PATRIMONIUM 1 Toelichting over het onderzoek van het patrimonium
1.1
Aanleiding tot het onderzoek
Klachten
De slechte toestand en het gebrek aan onderhoud van de woningen is een steeds weerkerende klacht van de huurders van SBGW Aarschot. Zo vermeldde een klacht in mei 2009 verschillende gebreken aan de woningen. Omdat een aantal van de beschreven gebreken een potentieel gevaar voor de bewoners inhield, besliste de afdeling Toezicht daarop om deze woningen te laten onderzoeken door de Wooninspectie. Het onderzoek van acht woningen leidde tot strafpunten bij vijf panden. In twee gevallen leidden de vaststellingen zelfs tot het ongeschikt verklaren van de woningen. Naast het onderzoek van deze panden werd er bij de maatschappij ook op aangedrongen om het patrimonium volledig in kaart te brengen en om per pand de toestand te inventariseren. Hier werd pas sinds de aanwerving van de huidige directeur – in de tweede helft van 2011 – mee gestart.
Uitblijven van beslissingen
Hoewel SBGW al in juli 2009 op de hoogte was van de problemen met de panden die onderzocht werden door de Wooninspectie, gebeurden de noodzakelijke werkzaamheden niet waardoor twee van de panden reeds jaren leeg staan. Er werd reeds leegstandsheffing voor deze panden gevorderd. Zo werd in de notulen van de raad van bestuur van 23/11/2009 vermeld dat “de raad van bestuur kennis neemt van de resultaten van het woononderzoek”, zonder dat er enige actie werd besproken om de gebreken te verhelpen. De huidige directeur verklaarde tijdens het onderzoek dat er kleine herstellingen gebeurden aan de woningen, doch omdat de burgemeester deze niet tijdig doorgaf aan de Wooninspectie, eiste deze een volledige herstelvordering. Door gebrek aan middelen kon de renovatie echter nog niet van start gaan. Op 09/02/2012 werden de ongeschikt verklaarde panden ook opgenomen op “de inventaris van ongeschiktheid/onbewoonbaarheid”. SBGW Aarschot kreeg echter een schorsing voor het uitvoeren van de renovatiewerken voor een periode van 6 jaar (t.e.m. 08/02/2016). Dit impliceert dat indien de gebreken binnen deze periode niet zijn weggewerkt, het besluit van ongeschiktheid/onbewoonbaarheid niet wordt opgeheven en de heffing verschuldigd is voor de 6 jaren. Uit de notulen van de bestuursvergaderingen blijkt dat de renovatie van onder meer het complex ‘Gijmelberg’ herhaaldelijk besproken werd. Doch er werden nooit concrete plannen gemaakt om de wijk aan te pakken. Pas recent heeft de huidige directeur een renovatieplan opgesteld. Bij gebrek aan financiële middelen is hij evenwel genoodzaakt de renovatie in kleine fasen aan te pakken.
89
1.2
Werkwijze van het onderzoek
WonenVlaanderen
Gezien de bovenvermelde problemen besliste de afdeling Toezicht om in het kader van het multidisciplinaire onderzoek ook de staat van het patrimonium aan een onderzoek te onderwerpen. Hiertoe werd de medewerking gevraagd van Wonen-Vlaanderen. Wonen-Vlaanderen was bereid om een 20-tal woningen aan een onderzoek te onderwerpen en een algemene inschatting te maken van de toestand van het patrimonium. De huisbezoeken vonden plaats op 15/05, 21/05 en 22/05/2012.
1.3
Selectie van de te onderzoeken panden
Patrimonium SBGW
Het werkgebied beperkt zich tot de stad Aarschot (met haar deelgemeenten) en telt ongeveer 375 woningen. Het gaat voornamelijk om eengezinswoningen en een klein aantal appartementen. Het patrimonium is onderverdeeld in volgende complexen: Begijnhof De Gracht Gijmelberg Molendreef Orleanstoren Tuinwijk Wolfsdonk
Selectie
Opdat er een gefundeerde inschatting van de toestand van het patrimonium gemaakt kon worden, is de selectie van de te onderzoeken panden gelijkmatig over de verschillende wijken gebeurd rekening houdend met het aandeel van het complex in het totaal patrimonium. Gezien het beperkt aantal woongelegenheden in de complexen ‘Begijnhof’ en ‘Wolfsdonk’ werden geen panden uit deze wijken geselecteerd voor een huisbezoek. De selectie van de woningen binnen de verschillende wijken gebeurde willekeurig door de afdeling Toezicht.
90
2 Vaststellingen door “Wonen-Vlaanderen”
2.1
Vaststellingen per complex
De Gracht
Het complex ‘De Gracht’ omvat een 40-tal woongelegenheden. Het grootste deel zijn eengezinswoningen, maar er zijn ook een aantal appartementen in dit complex. Het betreffen woongelegenheden in het centrum van Aarschot die gebouwd of gerenoveerd werden sinds 2001. In dit complex werden de volgende woongelegenheden gecontroleerd: Grote Bergstraat 3 Kleine Bergstraat 4 Maaldersstraat 43 Het gaat telkens om een pand in een gesloten bebouwing met twee bouwlagen onder het zadeldak.
Vaststellingen
De controleur stelde in deze drie panden telkens gelijkaardige inbreuken vast: Beperkte schade aan de muren met schimmelvorming ten gevolge van condensatievocht; Gebreken aan de elektrische installatie: ontbreken van een afdekplaatje aan een stopcontact met spanning en niet afgeschermde geleiders aan het plafond door het ontbreken van een lichtarmatuur; In twee panden bevindt zich in de slaapkamer een raam met een lage borstwering. Er bevindt zich evenwel slechts één horizontaal borstweringselement op een hoogte van ± 74 cm terwijl de richtnorm van Wonen-Vlaanderen een veilige borstweringshoogte van ± 80 cm adviseert. De panden krijgen respectievelijk 18, 18 en 21 strafpunten. De controleur besluit dat de woningen “niet voldoen aan de kwaliteitsvereisten, doch mits enkele kleine ingrepen goede woningen zijn.”
Gijmelberg
Het complex ‘Gijmelberg’ is met 174 woongelegenheden de grootste wijk binnen het patrimonium. De wijk omvat enkel eengezinswoningen en werd in vier fasen gebouwd (1972, 1976, 1978 en 1980). Deze wijk ligt buiten het centrum van Aarschot. Gezien het grote aandeel in het totaal van het patrimonium werden in deze wijk de meeste woningen bezocht (11). Het gaat om onderstaande woningen: Maurits Sabbestraat 18 Gijmelberglaan 68 Maurits Sabbestraat 10 Ernest Claesstraat 15 Hendrik Consciencestraat 8 Ernest Claesstraat 20 Jan Van Nuffelenstraat 3 Felix Timmermansstraat 7 Gijmelberglaan 36 Jan Van Nuffelenstraat 12 Hugo Verrieststraat 19 Het gaat om 6 panden in halfopen bebouwing met twee bouwlagen onder het platte dak, 4 panden in gesloten bebouwing met twee bouwlagen onder het platte dak en één woning in gesloten bebouwing met één bouwlaag onder het platte dak. 91
Vaststellingen
In deze wijk verschillen de vaststellingen sterk van woning tot woning. De toegekende strafpunten variëren van 1 tot 71. De belangrijkste vaststellingen worden hieronder opgenomen. De vaststellingen per pand kunnen geraadpleegd worden in bijlage 14: Gebreken aan de elektrische installatie ten gevolge van de verouderde toestand van de installatie: o Ontbrekende of beschadigde afdekplaatjes; o Stopcontacten zonder aarding die gebruikt worden voor de aansluiting van toestellen van klasse 1 (onder meer wasautomaten en droogkasten); o Ontbreken van een verliesstroomschakelaar; o Sporen van verschroeiing aan een aantal stopcontacten; o Afscherming zekeringskast defect of ontbreekt. Onveilige aansluiting van kookfornuis op de gastoevoer; Schimmelvorming ten gevolge van condensatievocht; Vochtschade; Ernstige verwering van ramen en buitendeuren; Defecte en ontbrekende vloertegels; Barsten in de plafondafwerking en tussen het dakvlak en de binnenmuren; Onvoldoende verluchtingsmogelijkheden in de keuken; Gebreken aan de verwarming: o Lekkende radiatorkranen die in ernstige mate aangetast zijn door oxidatie; o Gebrekkige uitvoering van de restafvoer van de verwarmingsketel met risico op CO-vergiftiging; o Verouderde Cv-ketel en boiler waarbij het onderhoudsattest van de installateur d.d. 17/06/2011 vermeldt dat de ketel niet voldoet aan de normen en vervangen moet worden; o Defect expansievat aan Cv-ketel waarbij de installateur in zijn onderhoudsattest d.d. 29/04/2011 vermeldt dat dit vervangen moet worden; o Defecte CV-brander. Ondeskundige plaatsing of ontbrekende afvoerleidingen; De controleur besluit dat “slechts 3 van de 11 onderzochte woningen voldoen aan de woningkwaliteitsvereisten. De technische installaties – voornamelijk de elektrische installaties – worden best nagekeken. Verder zijn er heel wat – eerder beperkte – vochtproblemen in de woningen”.
Molendreef
Het complex ‘Molendreef’ omvat 60 eengezinswoningen in de deelgemeente Rillaar. De woningen zijn gebouwd of gerenoveerd in 1985, 1993, 1996 en 1997. In deze wijk werden de volgende drie panden onderzocht: Molendreef 55 Jozef Van Thieltstraat 5 Molendreef 45 Het gaat om twee panden in halfopen en één pand in gesloten bebouwing, telkens met drie bouwlagen waarvan één onderdaks is ingericht.
Vaststellingen
De onderzochte woningen krijgen respectievelijk 36, 18 en 45 strafpunten en voldoen dus niet aan de woningkwaliteitsvereisten. De belangrijkste inbreuken zijn: Het metselwerk boven de garages vertoont gebarsten voegen en stenen; Onveilige aansluiting van het kookfornuis op de gastoevoer; 92
De afvoer van de rookgassen van de wand- en vloerketel is niet conform (met risico op CO-vergiftiging); De verluchting in de stookruimte is ondergedimensioneerd; Gebreken aan de elektrische installatie: o Delen onder spanning zijn rechtstreeks aanraakbaar; o Stopcontacten vertonen sporen van verschroeiing; Leuning aan de trap zit los.
De conclusie van de controleur is dat “deze woningen voornamelijk gebreken vertonen aan de technische installaties en dat de aansluiting van de ketels op de schouwen dringend moet nagekeken worden om het risico op CO-vergiftiging uit te sluiten.”
Orleanstoren
Het complex ‘Orleanstoren’ omvat 28 woongelegenheden waaronder 4 appartementen. Dit zijn de meest recente woningen binnen het patrimonium. Door een geschil met de aannemer geraakten deze woningen niet afgewerkt en stonden ze lange tijd leeg. Na het sluiten van een dadingovereenkomst geraakten de woningen uiteindelijk pas begin 2010 verhuurbaar. Het complex bevindt zich in het centrum van Aarschot. Volgende twee woningen binnen deze wijk werden onderzocht: Maaldersstraat 53/2 Orleanstoren 37 Het gaat om een appartementsgebouw en een halfopen bebouwing met drie bouwlagen waarvan één onderdaks.
Vaststellingen
De onderzochte woningen kregen geen strafpunten en voldoen aan de woningkwaliteitsvereisten.
Tuinwijk
Binnen het complex ‘Tuinwijk’ bevinden zich 40 eengezinswoningen. In deze wijk in het centrum van Aarschot bevinden zich de oudste woningen uit het patrimonium (bouwjaar 1922, 1931 en 1952). In deze wijk werd één woning aan een onderzoek onderworpen: Leliestraat 11 Het gaat om een rijwoning in een gesloten bebouwing met twee bouwlagen en een zadeldak.
Vaststellingen
Deze woning kreeg 6 strafpunten omdat er enkele scheurtjes zitten bij de aansluiting van het plafond aan de muren, doch de controleur besluit dat “de woning voldoet aan de woningkwaliteitsvereiste”.
93
3 Conclusies van Wonen-Vlaanderen
3.1
Algemene conclusie
Kwaliteit woningen
3.2
Op basis van de uitgevoerde steekproef stelt de controleur van WonenVlaanderen: “ondanks het feit dat er 14 woningen meer dan 14 strafpunten scoren en derhalve niet voldoen aan de woningkwaliteitsvereisten, zijn de woningen over het algemeen zeker niet slecht van kwaliteit. De vastgestelde gebreken kunnen zeker verholpen worden.”
Reactie SBGW Aarschot op deze vaststellingen
Scope
Op 27/06/2012 werden de technische verslagen van de onderzochte woningen bezorgd aan de directeur van SBGW. Tevens werd gepeild naar zijn reactie op deze vaststellingen en hoe hij deze problemen zal aanpakken.
Reactie
De directeur stelt vast dat:
Plannen
een groot aantal vastgestelde gebreken het gevolg zijn van het handelen van de huurder: o het ondeskundig plaatsen van gasfornuizen terwijl er geen aansluiting voorzien is; o het verwijderen van afdekplaatsjes aan stopcontacten, zekeringkast, … o uitbreidingen van de elektrische installatie zonder dat men de SHM hierover inlicht; o schade aan vloer, wandtegels, … door gebrek aan onderhoud of door fout van huurder; een aantal inbreuken die nu vermeld worden het gevolg zijn van gebreken in het ontwerp van de woningen en enkel mits een grondige (en dure) renovatie te verhelpen zijn: o vochtproblemen ten gevolge van condensatie of ‘koude bruggen’; o kleine scheuren en barstjes in plafond ten gevolge van uitzetting van materialen (zonder dat er een gevaar is voor de stabiliteit). de inbreuken vastgesteld aan de elektrische installatie (met name het ontbreken van een verliesstroomschakelaar) het gevolg zijn van vergelijkingen met een gewijzigde wetgeving (zo is een verliesstroomschakelaar pas verplicht voor woningen gebouwd vanaf 1981).
De directeur zal de verschillende gebreken bestuderen en ter bespreking voorleggen aan de raad van bestuur. Het is zijn intentie om de gebreken op te lossen doch voor een aantal gebreken zal een grote renovatie nodig zijn. Recent werd een planning opgemaakt voor de renovatie van het complex ‘Gijmelberg’ – de wijk waar de meeste inbreuken werden vastgesteld. Het is de bedoeling om bij deze renovatie volgende werken uit te voeren:
vervangen van het buitenschrijnwerk; vervangen van de keukens; vervangen van de elektrische installatie (incl. zekeringskast); nieuwe vloerbekleding in de slaapkamers;
94
vervangen garagepoorten; eventueel isoleren van de spouwmuur.
Door gebrek aan financiële middelen zal de uitvoering evenwel gespreid moeten worden over meerdere jaren (de directeur schat een termijn van minstens 10 jaren).
95
DEEL 7 – RELATIE MET DE HUURDERS 1 Enquête uitgevoerd door RISO-Vlaams-Brabant
1.1
Resultaten enquête
Klachten
Op 15/07/2009 publiceerde RISO-Vlaams-Brabant een enquête die ze organiseerde onder de huurders van SBGW Aarschot. Aanleiding voor deze enquête was het groot aantal klachten over de maatschappij bij de buurtwerker en in de pers.
Werkwijze
Er werd een korte en een uitgebreide enquête gehouden onder de bewoners van de verschillende wijken. Met een deelname van 85% was de participatiegraad zeer groot waaruit de enquêteur besluit dat de huurders de enquête belangrijk vonden. RISO-Vlaams-Brabant peilde bij de huurders naar hun bevindingen over onder meer: de woning; de wijk; de bouwmaatschappij; de buurt. Tot slot gaf RISO-Vlaams-Brabant nog een aantal aanbevelingen voor de maatschappij.
Resultaten
Volgens RISO waren de belangrijkste conclusies van deze enquête:
Er is een grote tevredenheid over de buurt en de woning, maar men is minder tevreden over de staat van de woning en de bouwmaatschappij. Gemiddeld geeft men bijna twee gebreken per woning aan. Vooral de inwoners van de wijken ‘Gijmelberg’ en ‘De Gracht’ zijn minder tevreden. De meest voorkomende gebreken vindt men bij verwarming, warmte-isolatie, vochtige muren en ramen/deuren. Men telefoneert het liefst om zaken te regelen maar is niet tevreden over het onthaal. Men is niet tevreden over de huurprijsberekening (stipter en meer informatie). Technische problemen worden niet snel of helemaal niet opgelost. Over de huurprijsberekening en herstellingen/renovaties wil men graag meer en duidelijkere informatie. Op de vraag wat men zou veranderen indien men zelf directeur was koos de meerderheid voor betere en snellere herstellingen. Op de tweede plaats willen de huurders dat de leegstand opgelost wordt. Vermits de huurders hier niet meteen zelf groot voordeel uithalen lijkt dit aan te geven dat de leegstand een groot probleem vormt.
In haar aanbevelingen stelt RISO-Vlaams-Brabant dat voornamelijk gewerkt moet worden aan duidelijke informatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Voorts stelt men dat de leegstand moet aangepakt worden en voor de vele gebreken aan de woningen dient een ‘masterplan’ opgesteld te worden. De enquêteur stelt dat de vastgestelde gebreken “méér vragen dan wat opfrissen en oplapwerk”.
97
1.2
Reactie SBGW Aarschot op de resultaten van deze enquête
Bespreking in bestuur
Het directiecomité besprak in zijn zitting van 13/08/2009 de resultaten van de enquête. In de notulen van deze bestuursvergadering is opgenomen dat “…maatschappij komt er nog niet zo slecht uit, problemen grotendeels terug te brengen tot persoon van XXXX. Systematische aanpak problemen per wijk.” Op de eerstvolgende zitting van de raad van bestuur (op 07/09/2009) werden de resultaten van de enquête “ter kennisgeving” meegedeeld aan de overige bestuurders, doch er werd geen plan van aanpak opgestart.
98
2 Huidige relatie met de huurders
2.1
Overleg met RISO-Vlaams-Brabant Naar aanleiding van het onderzoek werd de coördinator van RISO-VlaamsBrabant schriftelijk uitgenodigd voor een overleg over zijn recente ervaringen m.b.t. de huidige relatie tussen de huurders en de maatschappij. Immers sinds 2009 zijn er onder meer op het vlak van de directie een aantal zaken geëvolueerd. Tijdens het tijdsbestek van dit onderzoek ontving de afdeling Toezicht evenwel geen reactie waardoor er geen overleg plaatsvond.
2.2
Overleg met de Huurdersbond van Vlaams-Brabant
Ervaringen Huurdersbond
Ook bij de coördinator van de ‘Huurdersbond Vlaams-Brabant’ – mevr. XXXX – werd (telefonisch) gepeild naar haar recente ervaringen met SBGW Aarschot. Samengevat verklaarde de coördinator m.b.t. haar (recente) ervaringen met de maatschappij het volgende:
Conclusie Huurdersbond
I.v.m. de laattijdige huurprijsberekening van 2009 (waarbij de huuraanpassing vervolgens retroactief werd toegepast) is de gerechtelijke procedure (in beroep) nog lopende. Ze verwacht binnen korte termijn een uitspraak. De huurprijsberekening 2011 en 2012 verliep volgens haar correct. Ze heeft persoonlijk de indruk dat het vertrouwen van de huurders in de SHM is toegenomen en dat de maatschappij sinds de aanwerving van de nieuwe directeur haar best doet. Er zijn volgens haar verschillende tekenen van beterschap. Als er bij de ‘Huurdersbond Vlaams-Brabant’ klachten komen over SBGW, gaat het voornamelijk over de kwaliteit van de woningen (bijna uitsluitend van bewoners van het complex ‘Gijmelberg’). De huurders klagen dat de renovatie van de wijk op zich laat wachten en dat ze intussen hoge kosten van verwarming hebben. Nieuwe ramen werden al beloofd door de SHM, doch de mensen blijven wachten wat het herwonnen vertrouwen in de SHM schaadt. De SHM schuilt zich – wanneer ze geconfronteerd wordt met deze klachten – achter het verleden en het feit dat er onvoldoende financiële middelen zijn (of voorzien worden door de Vlaamse overheid).
De coördinator merkt beterschap en “ze vindt dat de SHM moeite doet, doch de ‘gebreken’ aan de woningen worden niet aangepakt.”
99
2.3
Initiatieven van SBGW Aarschot
Aanpak woonkwaliteit
Sinds het ontslag van dhr. XXXX als directeur van SBGW Aarschot heeft het bestuur een aantal initiatieven opgestart om onder meer de problemen met de woonkwaliteit op te lossen, doch de uitvoering liet lang op zich wachten:
Zo besloot de raad van bestuur van 06/09/2010 reeds om een technische medewerker (klusjesman) aan te werven. Uiteindelijk werd dit personeelslid pas op 12/12/2011 aangeworven. Ook voor de afsluiting van een omniumcontract voor het onderhoud van de sanitaire installaties en de verwarming werden reeds in de periode van ondersteuning door XXXX stappen ondernomen. Zo werd onder meer een bestek opgemaakt, doch tot op heden werd deze procedure nog niet afgerond. Het bestuur heeft tijdens verschillende zittingen de renovatie van onder meer de wijk ‘Gijmelberg’ besproken. Tijdens deze besprekingen kwamen verschillende denkpistes aan bod (van het uitvoeren van kleine herstellingen tot grote renovaties met zonnepanelen, … tot de volledige afbraak van de ganse wijk), doch er werden nooit concrete plannen opgesteld. Pas recent stelde de huidige directeur een renovatieplanning op (met daarin onder meer aandacht voor de renovatie van het complex ‘Gijmelberg’).
Aanpak leegstand
De leegstand van het complex ‘Orleanstoren’ was met 28 nieuwbouwwoningen een doorn in het oog van veel huurders. De leegstand werd in 2010 door het sluiten van een dadingovereenkomst met de aannemer opgelost. Toch kampt de maatschappij nog steeds met een groot aantal leegstaande woningen (zie eerder in dit rapport).
Onthaal huurders
Gezien er geen overleg met RISO-Vlaams-Brabant plaats vond, kon er niet gepeild worden naar hun ervaringen in de communicatie tussen de huurders en de maatschappij op dit moment. De toezichthouder stelde zelf evenwel vast dat de inhoud van de brieven duidelijker is dan voorheen, dat er aandacht gaat naar het ontwerp van duidelijke inschrijvingsformulieren, dat de huurprijsberekening van 2012 tijdig gebeurde, … Ter illustratie een aantal initiatieven uit recente bestuursvergaderingen: Het directiecomité van 10/01/2011 besliste de bewoners van het complex ‘Orleanstoren’ aan te schrijven met het verzoek ‘mankementen’ aan deze nieuwbouwwoningen mee te delen; Op de raad van bestuur van 21/03/2011 – een zitting waarbij de toezichthouder aanwezig was – werd een vertegenwoordiger van de bewoners van het complex ‘Orleanstoren’ ontvangen om toelichting te geven over de vastgestelde gebreken. De raad van bestuur van 27/02/2012 besliste om in het najaar een infoavond te organiseren voor de huurders van het complex ‘Gijmelberg’ over de aanpak van de renovatieplannen. In de raad van bestuur van 26/03/2012 stelt de huidige directeur voor om minstens één maal per trimester een overleg te houden met andere instellingen die de huurders op één of andere manier begeleiden. Bedoeling is de dienstverlening naar de huurders en de andere woonactoren te verbeteren.
100
DEEL 8 – CONCLUSIES EN ACTIEPUNTEN 1 Conclusie per onderzoeksdomein Overheidsopdrachten
SBGW is een sociale huisvestingsmaatschappij met een zeer beperkt patrimonium en heeft bijgevolg ook een beperkte activiteitsgraad voor het plaatsen van opdrachten overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten. Globaal kan gesteld worden dat SBGW de wetgeving overheidsopdrachten op een relatief behoorlijke wijze toepast. Er werden weliswaar (substantiële) vaststellingen gedaan, zoals het niet raadplegen van de concurrentie voor de aanstelling van ontwerpers en brandverzekering, maar dit zijn tekortkomingen die in de sector frequent worden vastgesteld.
Beheer en organisatie
De aanwerving van de huidige directeur gebeurde conform de bepalingen van het MB van 20/10/2008, doch omdat de raad van bestuur geen delegatie verleende aan het selectiecomité moest een extra raad van bestuur samengeroepen worden om de selectie achteraf te regulariseren. Bij de aanstelling werd rekening gehouden met de modaliteiten zoals opgenomen in de functiebeschrijving en het vacaturebericht. Bij de beslissing om – na de proefperiode – een loonsverhoging toe te kennen aan de directeur werd onvoldoende rekening gehouden met de financiële toestand van de maatschappij. De opeenvolgende beslissingen daaromtrent werden telkens vernietigd door de toezichthouder en de beroepen daartegen bij de minister werden niet ingewilligd. De aanwerving van een medewerker in 2000 en de latere bevordering in 2009 werd – volgens de notulering van de SHM - door de raad van bestuur goedgekeurd nadat deze beslissing werd afgetoetst bij het schepencollege van de stad Aarschot. Het bedrag van de zitpenningen is het hoogste in de sector maar beantwoordt wel aan de bepalingen van het MB van 22/10/2008. . De raad van bestuur heeft - ondanks de bepalingen in haar eigen huishoudelijk reglement - nagelaten om de mandaten van de huidige leden van het directiecomité te verlengen nadat deze afliepen. Bijgevolg kan het directiecomité niet geldig beraadslagen. De laatste vier jaren diende de SHM telkens minstens één bijkomende algemene vergadering te organiseren omdat ze niet tijdig klaar was met de opmaak van de jaarrekening of omdat ze naliet bepaalde punten te agenderen. De SHM beschikt niet over de nodige schriftelijke procedures in het licht van een behoorlijk werkend systeem van interne controle.
Financiën en boekhouding
De boekhouding – die gevoerd wordt door een extern boekhoudkantoor – is niet bijgewerkt. Bovendien worden niet alle verantwoordingsstukken bewaard op het kantoor van de SHM. De kosten worden niet steeds in het correcte boekjaar geboekt. De huidige procedures inzake de financiële interne controle moeten bijgestuurd 101
worden en moeten consequent toegepast worden. Er werd niet in alle gevallen rekening gehouden met de opmerkingen van een recente financiële inspectie. De maatschappij is sinds 2006 illiquide op 31/12 van elk boekjaar. Deze slechte liquiditeit gaat gepaard met een licht positieve rentabiliteit, doch op deze manier kan het nog lang duren vooraleer het overgedragen (boekhoudkundig) verlies uit het verleden is weggewerkt. Daar de maatschappij de afgelopen jaren weinig heeft geïnvesteerd in het onderhoud van haar patrimonium, zal ze hier geen bijkomende kostenbesparing kunnen realiseren. Ondanks het feit dat de SHM zich al verschillende jaren in een precaire financiële situatie bevindt, werden nog steeds niet de nodige beleidsmaatregelen genomen om de financiële situatie te verbeteren.
Verhuring
Het ontwerp van intern huurreglement is niet conform de wettelijke bepalingen. SBGW beschikt niet in alle gevallen over voldoende bewijskrachtige documenten m.b.t. de controle van de inschrijvings- en toelatingsvoorwaarden, de onaangepastheid van de woning en de huurprijsberekening. De toekenning van de voorrang voor prioritaire mutatie en de registratie van de woonvoorkeuren gebeuren niet steeds correct. De standaardbrieven, waarin een beslissing aan de (kandidaat-)huurder wordt meegedeeld waartegen hij verhaal kan indienen, vermelden niet steeds het verhaalrecht. De briefwisseling wordt bovendien niet steeds naar het laatst gekende adres in het Rijksregister verstuurd. Het aanbod van een woning gebeurde niet steeds in overeenstemming met de rationele bezetting. De beslissingen tot gemotiveerde weigeringen worden niet omstandig gemotiveerd en geattesteerd. Deze beslissingen worden niet (tijdig) betekend aan de kandidaat-huurder en het verhaalrecht wordt niet vermeld. Bijgevolg zijn deze beslissingen nietig. SBGW beschikt niet voor elke verhuurde woning sinds 01/01/2009 over een energieprestatiecertificaat. SBGW heeft nog geen gemotiveerde beslissing genomen over welke huurlasten al dan niet worden doorgerekend aan de huurders. De panden die verhuurd worden aan de stad Aarschot en het OCMW van Aarschot gebeuren niet conform de wettelijke bepalingen. Bij de huurprijsberekening werd niet steeds de correcte – door de notaris geschatte – marktwaarde gebruikt. De extrapolatie van de marktwaarden gebeurde bovendien niet éénduidig. Dit kan een impact hebben op de reële huurprijs. De SHM informeert de huurders niet over de mogelijkheid tot toekenning van een halve gezinskorting voor kinderen met omgangsrecht (of in co-ouderschap). De SHM volgt de wijzigingen in de gezinssamenstelling van haar huurders onvoldoende op. Tijdens het onderzoek werd er in 13 dossiers domiciliefraude vastgesteld.
102
SBGW kampt met een langdurige leegstand. Niet voor alle panden kon de verklaring voor de leegstand meegedeeld worden, nochtans zou deze informatie beschikbaar moeten zijn in het technisch dossier van de woning.
Onroerende transacties
De maatschappij past de wettelijke voorziene procedure voor de afhandeling van het kooprecht van de zittende huurder correct toe. Wel dient zij er erover te waken dat op het moment van de attestatie van het kooprecht voldaan is aan alle voorwaarden en dat daarvan op dat ogenblik het bewijs geleverd wordt. Met het oog op het verwezenlijken van een sociaal woonproject dient de SHM de daartoe nodige eigendommen (gronden en panden) op een oordeelkundige wijze te verwerven, zodat alle verworven eigendommen een aaneensluitend geheel vormen. Indien nodig kan zij gebruik maken van haar onteigeningsbevoegdheid.
Toestand van het patrimonium
Bij het onderzoek van een aantal woningen werd vastgesteld dat verschillende woningen gebreken vertonen die dringend aangepakt moeten worden. De vastgestelde gebreken zijn meestal het gevolg van een gebrekkig onderhoud en kunnen snel verholpen worden. Voor een aantal gebreken (vnl. in het complex ‘Gijmelberg’) is evenwel een grondige renovatie aangewezen.
Relatie met de huurders
De maatschappij heeft sinds het ontslag van de vorige directeur haar communicatie met de huurders verbeterd, wat een positief effect had op de relatie met haar huurders.
103
2 Actiepunten voor SBGW De maatschappij moet de vastgestelde gebreken aan de onderzochte woningen binnen een korte termijn verhelpen zodat deze woningen voldoen aan de woonkwaliteitsvereisten. De opmaak van een concreet plan van aanpak met maatregelen om de liquiditeit te verhogen is noodzakelijk. Het financieel effect van de voorgestelde maatregelen moet zo goed mogelijk worden berekend (of geraamd) en de SHM moet een aangepast financieel plan opmaken met een zo realistisch mogelijk beeld van de toekomstige evolutie van de financiële situatie van de SHM. SBGW moet een actieplan uitwerken om de vastgestelde tekortkomingen binnen een korte termijn aan te pakken. Dit actieplan moet binnen een termijn van twee maanden goedgekeurd worden door de raad van bestuur en bezorgd worden aan de afdeling Toezicht.
104
BIJLAGEN 1. Bijlage 1 – overzicht van de acties die de afdeling Toezicht sinds 2008 ondernam ten aanzien van SBGW 2. Bijlage 2 – overzicht van de samenstelling van de bestuursorganen 3. Bijlage 3 – organogram SBGW 4. Bijlage 4 – huidige lijst aandeelhouders SBGW 5. Bijlage 5 – steekproef inschrijvingen 6. Bijlage 6 – steekproef schrappingen 7. Bijlage 7 – steekproef toewijzingen 8. Bijlage 8 – steekproef afrekening waarborg vertrokken huurders 9. Bijlage 9 – verhuring aangekochte goede woningen stad Aarschot 10. Bijlage 10 – steekproef vaststelling marktwaarden 11. Bijlage 11 – steekproef huurprijsberekening 12. Bijlage 12 – steekproef domiciliefraude 13. Bijlage 13 – steekproef leegstand 14. Bijlage 14 – vaststellingen panden Wonen-Vlaanderen
105
