Multi Permit Solution. White paper

Multi Permit Solution White paper

Samenvatting Organisaties in de publieke sector hebben te maken met een aantal trends, zoals individualisering van de samenleving, toenemende interconnectiviteit tussen organisaties en bezuinigingen op de budgetten. Als gevolg van deze ontwikkelingen moeten organisaties in de publieke sector meer doen met minder geld. Traditionele methoden voor bedrijfsprocessen zijn echter niet toegerust voor deze ontwikkelingen; daarvoor zijn ze te weinig wendbaar. Bij gebruik van deze methoden kost aanpassing van de systemen en applicaties eenvoudig te veel tijd en geld. Tegelijkertijd bieden deze uitdagingen ook kansen om te innoveren. Be Informed biedt de mogelijkheden om deze kansen te benutten. In plaats van te proberen een lagere complexiteit van bedrijfsprocessen en activiteiten af te dwingen, leert Be Informed publieke instellingen om te gaan met het feit dat de werkelijkheid complex is. verlenen van

Het vergunningen wordt steeds complexer Omarm complexiteit om uw organisatie te vereenvoudigen

Speciaal voor vergunningverlenende instellingen heeft Be Informed een Multi Permit Solution ontwikkeld waarmee elk type vergunning in één systeem kan worden verwerkt, inclusief specifieke regels en richtlijnen.

Dit systeem heeft zich bewezen in een aantal zeer omvangrijke implementaties in de publieke sector in Nederland, variërend van het verstrekken van visums en verblijfsvergunningen tot milieu- en omgevingsvergunningen.

Be Informed Multi Permit Solution

1

Inleiding Publieke instellingen over de hele wereld hebben te maken met een aantal uitdagingen: 1. Individualisering Klanten in de publieke sector − zowel burgers als bedrijven − verwachten een behandeling die is toegesneden op hun individuele situatie. 2. Toegenomen interconnectiviteit tussen organisaties Door ontwikkelingen op het gebied van rationalisatie en specialisatie moeten overheidsinstellingen zich tegenwoordig richten op specifieke taken; andere activiteiten worden uitbesteed aan externe organisaties. Dit leidt tot toename van de complexiteit van de huidige publieke sector, doordat het levering van diensten aan, en nauwe samenwerking tussen organisaties noodzakelijk maakt. 3. Bezuinigingen op budgetten Overheden hebben te maken met ingrijpende bezuinigingen. Publieke instellingen worden gedwongen om hun werk te doen met kleinere budgetten dan ze in het verleden gewend waren. Als gevolg van deze ontwikkelingen moeten organisaties in de publieke sector nu meer doen met minder geld. Traditionele methoden voor bedrijfsprocessen kunnen niet inspelen op deze ontwikkelingen doordat ze onvoldoende flexibel zijn. Bij deze methoden kost aanpassing van de systemen en applicaties eenvoudig te veel tijd en geld. Om deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, moeten publieke instellingen hun activiteiten vereenvoudigen, in plaats van elke nieuwe uitdaging te behandelen als een individuele uitzondering. Ze moeten accepteren dat de werkelijkheid complex is, in plaats van te trachten elke uitzondering op te lossen. Be Informed biedt de technologie waarmee dit kan. Door de ervaring die Be Informed heeft opgedaan bij een brede variëteit aan publieke Mass customization vereist instellingen beschikken wij over diepgaand standaardisatie inzicht in kennisintensieve administratieve processen. We hebben vastgesteld dat vrijwel elk proces dat door deze organisaties wordt beheerd, leidt tot een beslissing over een aanvraag voor een vergunning, uitkering of subsidie. Ter ondersteuning van deze beslissingsprocessen heeft Be Informed softwareoplossingen ontwikkeld op basis van Dynamic Case Management. Onze zaakgerichte benadering gaat uit van de interactie tussen burgers en de overheid. De aandacht van deze benadering is gericht op verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening bij de behandeling van een levensgebeurtenis (van personen én organisaties) als uitgangspunt, waarbij gegevens slechts


2

eenmaal hoeven te worden gevraagd, en integrale afhandeling van die informatie in verschillende overheidseenheden. Deze dossiergerichte aanpak maakt het mogelijk om de interactie tussen burgers en de overheid zeer efficiënt te beheren. Deze interactie is bi-directioneel. Elke burger en elk bedrijf moet op de juiste manier worden benaderd. Dit wordt gerealiseerd door de uitzondering tot maatstaf te maken, zodat elke klantinteractie wordt behandeld als uitzondering op het normale proces. Daardoor wordt de uitzondering het normale proces. Vergelijk het met een prefab huis waarbij elk onderdeel van het huis voldoet aan de wensen van de klant, doordat de klant steeds een (beperkte) set opties wordt geboden waaruit de klant kan kiezen. Er wordt voldaan aan de specifieke wensen van de klant door het bieden van een keuze uit een beperkte set standaardopties. Indien op de juiste plaats toegepast, zorgt deze standaardisatie voor grootschalige aanpassing aan een groot aantal individuele wensen. Op basis van dit concept voor het aanvaarden van en omgaan met complexiteit heeft Be Informed een standaardoplossing ontwikkeld voor het verstrekken en handhaven van elk type vergunning, maar ook van combinaties van meerdere vergunningen.

Afbeelding 1: Belangrijke onderwerpen bij regelgeving Met regelgeving beoogt de wetgever:  Het vaststellen van eerlijke prijzen voor goederen en diensten;  Het verstrekken van licenties en franchises;  Het vaststellen van veiligheidsstandaarden voor de werkomgeving en voor vervoer;  Bewaken en handhaven van regelgeving met betrekking tot discriminatie;  Bescherming van het milieu.

Al deze activiteiten kunnen worden uitgevoerd met de Be Informed Multi Permit Solution. Afbeelding 1 laat de onderlinge relaties zien tussen de belangrijkste


3

onderwerpen van vergunningen. De Multi Permit Solution is gebaseerd op beproefde technologie. Die technologie wordt al met succes toegepast door onze klanten, waaronder de IND (Immigratie- en Naturalisatie Dienst), de NEa (Nederlandse Emissieautoriteit) en het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De belangrijkste voordelen die onze klanten ervaren zijn: 1. Verlaging van de TCO (Total Cost of Ownership) door de manier waarop Be Informed omgaat met business rules en beleids- en procesregels; 2. Onze oplossing biedt een totaaloplossing voor het hele proces van het verstrekken tot het handhaven van vergunningen; 3. Verbeterde functionaliteit: ○met onze modulaire en open architectuur kunnen we op eenvoudige wijze extra functionaliteit beschikbaar maken.

Het proces voor het uitgeven en handhaven van vergunningen Het uitgeven en het handhaven van vergunningen zijn complementaire processen. Niet omdat ze andere doeleinden nastreven, maar omdat ze verschillend van aard zijn. De uitgifte van vergunningen is een proces dat is gerelateerd aan tijd, terwijl het handhaven van vergunningen een continue activiteit is. De basiselementen van deze processen zijn weergegeven in Afbeelding 2 en Afbeelding 3. Het proces voor uitgifte van vergunningen stelt de voorwaarden waaronder handhaving kan worden afgedwongen. Uitgifte van een vergunning begint met het verstrekken van informatie aan de burger of aan het bedrijf dat een bepaalde activiteit wil uitvoeren. Bijvoorbeeld een bedrijf dat vlak bij een kruispunt een nieuwe fabriek wil opzetten. Is dit toegestaan? Het nieuwe businessplan heeft consequenties voor de natuur in dat deel van de stad. Welke gevolgen worden toegestaan, en welke niet? Een burger wil een restaurant beginnen in de oude haven… mag dat? Een buitenlander wil in ons land komen werken. Aan welke eisen moet hij voldoen voordat toestemming wordt verleend? Dit zijn allemaal situaties waarin mensen activiteiten willen uitvoeren en publieke instellingen moeten raadplegen en met deze instellingen moeten samenwerken om toestemming te krijgen om hun plannen te realiseren. De Multi Permit Solution biedt een oplossing die deze samenwerking mogelijk maakt, met ondersteuning van mail, video en chat. De Be Informed Multi Permit Solution beschikt over een uitgebreide kennisbank die alle relevante informatie bevat. De aanvrager ontvangt een vragenformulier waarin hij de eigenschappen van de geplande activiteit kan beschrijven, om te bepalen of hiervoor een vergunning vereist is of dat de activiteit alleen maar moet worden gemeld. Dit vragenformulier is zo opgezet dat het begrijpelijk is voor de aanvrager, doordat het is afgestemd op diens kennis van en ervaring met het domein.


4

Wanneer de aanvrager vragen heeft met betrekking tot bepaalde aspecten van het formulier − bijvoorbeeld omdat hij niet alle vragen kan beantwoorden − kan hij contact opnemen met de relevante instelling via de chat- of videofunctie. Kennis en ervaringen worden door aanvragers en publieke instellingen gedeeld. Wanneer een aanvrager een vergunning aanvraagt (of als de aanvrager een activiteit alleen hoeft te melden), kan de aanvrager de eigenschappen van de activiteit opgeven waarvoor hij een vergunning wil. Deze eigenschappen worden gebruikt voor uitgifte van de gevraagde vergunning. Er wordt alleen gevraagd naar gegevens die noodzakelijk zijn. Informatie die al beschikbaar is, wordt hergebruikt.

Afbeelding 2: Het basisproces voor vergunningaanvraag Nadat de vergunningaanvraag is ingediend, start het proces voor vergunningverlening. Dit proces wordt gestart door registratie van de aanvraag. De aanvraag wordt naar de relevante organisatie gestuurd, waar de daadwerkelijke afhandeling begint. De afhandeling bestaat uit drie belangrijke stappen:  Registreren;  Beoordelen en beslissen;  Publiceren. De afhandeling wordt ondersteund door een aantal functies. De oplossing bevat verschillende rollen, zoals coördinator, behandelaar, beslisser en adviseur. Deze rollen bestaan binnen de organisatie of bevinden zich extern. In veel gevallen is aanvullende expertise vereist om te beslissen over een vergunningaanvraag. Deze expertise is niet altijd in huis aanwezig bij de overheidsinstelling die de aanvraag behandelt. Daarom zijn diensten voor gestandaardiseerde informatie-uitwisseling


5

beschikbaar waarmee de vereiste informatie tussen betrokken partijen kan worden uitgewisseld. Zodoende kan door verschillende experts advies worden verstrekt met betrekking tot de beslissing. Standaard zijn functies voor mail, chat en videoconferencing beschikbaar. Aanvragen voor vergaderingen met externe partijen kunnen worden ontvangen en verzonden. Binnenkomende en uitgaande mail wordt automatisch gearchiveerd onder het desbetreffende dossier, zodat er een volledige historie ontstaat die tijdens het beslissingproces kan worden gebruikt. Voor behandeling gelden wettelijke tijdslimieten. Als deze limiet wordt overschreden, wordt een signaal naar de desbetreffende beslissers gestuurd. Het proces kan worden bewaakt met behulp van functies op het dashboard.

Afbeelding 3: Het basisproces voor behandeling van aanvragen Handhaving volgt na het proces voor uitgifte van de vergunning. Tijdens dit proces wordt de werkelijke situatie beoordeeld en vergeleken met de bindende wettelijke bepalingen die tijdens het proces voor uitgifte van de vergunning zijn vastgesteld. Handhaving kan plaatsvinden op verschillende niveaus 1:

1

Andere activiteiten bij handhaving zijn het vastleggen van bevindingen, het instellen van boetes en het plannen van volgende controles (de lijst van activiteiten is niet volledig).


6

1. Onderhoud, zoals het verstrekken van informatie aan burgers en bedrijven over gewijzigde regelgeving en de gevolgen van deze wijzigingen voor de situatie; 2. Melden, een meldpunt dat mensen kunnen bellen (of bezoeken) om een bepaalde situatie te melden; 3. Administratieve handhaving, bestaande uit bestudering van relevante documenten, zoals externe onderzoeksrapporten; 4. Fysieke handhaving, zoals monitoring of evaluatie van de situatie terplekke. We zijn ons ervan bewust dat fysieke evaluatie zelden voor 100% kan worden gerealiseerd. Het vereiste niveau van handhaving is gebaseerd op een risicobeoordeling. Vragen zoals “Wat zijn de risico’s?” en “Wat is het effect van een fysiek bezoek?” worden ondersteund door tools voor samenwerking en een kennisbank die informatie bevat over eerdere ervaringen, naast alle actuele regelgeving. Aan de hand van de resultaten van het handhaven kan het huidige beleid worden gemeten. Dit helpt bij het realiseren van effectiever en efficiënter beleid. Door regelmatige evaluatie van beleidsmaatregelen worden doelstellingen gerealiseerd en ontstaat er beleid dat kosteneffectiever is. Bovendien is functionaliteit beschikbaar waarmee nieuw beleid De Multi-permit kan worden gesimuleerd. 'Wat als'-analyses helpen beleidmakers Solution heeft zich bij bij het beslissen over implementatie van nieuw beleid. Het geheel van dit alles wordt Policy Management genoemd. Policy diverse openbare Management is gericht op het realiseren van beleid met instanties al bewezen meetbare en voorspelbare resultaten.

Het Be Informed e-Government platform De oplossing voor het publieke domein die Be Informed biedt is een bedrijfsprocesplatform dat verschillende applicaties voor ondersteuning van kenniswerkers omvat. Het bestaat uit een set onderdelen waarin de gemeenschappelijke functionaliteit beschikbaar is, naast een set meer specifieke, geautomatiseerde diensten die speciaal bedoeld zijn voor een bepaald beleidsdomein. Dit alles is toegankelijk via een gemeenschappelijke, intuïtieve en flexibele gebruikersinterface. In Afbeelding 4 is dit procesplatform weergegeven. Het voordeel van deze architectuur is dat onze oplossing niet op zichzelf staat. Daardoor hebben wij diverse partijen die bijdragen aan de ontwikkeling van geautomatiseerde diensten. Deze partijen kunnen ook partners zijn. Capgemini, bijvoorbeeld, levert een Multi Subsidy Solution die is gebaseerd op het Be Informed-platform. Be Informed-oplossingen bestaan uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen helpen de complexiteit te verminderen en stimuleren hergebruik, waardoor de


7

TCO (Total Cost of Ownership) wordt verlaagd. Wanneer specifieke diensten (regelgeving én technische diensten) door meerdere beleidsdomeinen worden gebruikt, kunnen we de betreffende functionaliteit algemeen beschikbaar maken. Deze algemene onderdelen bevatten diensten, functies en regelgeving die relevant kunnen zijn voor alle beleidsdomeinen. Hierbij maken we maximaal gebruik van open standaarden, zodat onze oplossing in het specifieke applicatielandschap van de klant kan worden geïntegreerd. In ons oplossingenpakket willen we ondersteuning bieden voor verschillende beleidsdomeinen. Elk domein heeft zijn eigen levenscyclus met specifieke eigenschappen, regelgeving en diensten. Vanwege deze levenscyclus worden deze beleidsdomeinen ondersteund door verschillende oplossingen. Dit levert een oplossing op met een structuur zoals hieronder weergegeven. We hebben het voorvoegsel 'multi' aan onze oplossing toegevoegd omdat we met elke oplossing meerdere, vergelijkbare processen ondersteunen.

Regels veranderen en systemen moeten zich snel en efficiënt kunnen aanpassen

Afbeelding 4: Ondersteuning van verschillende beleidsdomeinen

Onze oplossing ondersteunt het gehele proces, van begin tot eind. In het proces voor uitgifte en handhaving van vergunningen bieden we ondersteuning aan burgers die vragen om informatie over een vergunning, aan overheidsinstellingen die beslissen over een vergunningsaanvraag, en aan externe adviseurs die advies geven over een aanvraag die wordt verwerkt.


8

Met deze architectuur beschikken we over een bewezen oplossing voor meerdere domeinen met meerdere processen, zoals (in dit geval) uitgifte en handhaving van vergunningen. Onze oplossing is bewezen omdat het concept ook wordt gebruikt in andere Be Informed-projecten. Deze implementaties hebben geleid tot hoge niveaus van klanttevredenheid. Ze ondersteunen meerdere domeinen, aangezien wij ook oplossingen hebben voor het toekennen van uitkeringen en subsidies.

Drie onderscheidende factoren Voordat we verder ingaan op de oplossing, bespreken we de belangrijkste concepten die aan de basis liggen van alle Be Informed-oplossingen. Deze differentiators zijn cruciaal in het ontwerp van de oplossing. Modelgestuurd Be Informed maakt gebruik van een modelgestuurde architectuur. Deze bevat alle vereiste functionaliteit voor het bouwen van een effectief bedrijfsprocesmodel, inclusief alle vereiste onderdelen voor het beslissingsproces, dossierbeheer, registratie en interactie tussen gebruiker en systeem. Het gaat hier om standaardfunctionaliteit. Wat niet standaard is, is het gedetailleerde bedrijfsontwerp, dat in het systeem moet worden geregistreerd. Dit is voor elke organisatie anders. Daarom hebben we in onze Multi Permit Solution geen gedetailleerd ontwerp geïmplementeerd. In plaats daarvan bieden we een basis waarop uw specifieke bedrijf kan worden geïmplementeerd. Dit werk wordt verricht bij implementatie van de oplossing in uw organisatie. Deze aanpak garandeert de vereiste mate van flexibiliteit, zodat uw organisatie het vereiste specifieke ontwerp voor uw specifieke context eenvoudig kan toevoegen. Zodra dit gedetailleerde ontwerp is gedefinieerd, begint het systeem te werken. Bovendien past de Be Informed-applicatie zich automatisch aan bij een nieuwe of gewijzigde Bij Be Informed stuurt businesscontext in uw organisatie. Daarbij wordt het einddoel – de geen code gegenereerd; de wijzigingen worden in beslissing – het proces in real-time in het systeem verwerkt.

plaats van andersom Adaptief De procesaanpak van Be Informed is doelgericht en kan worden vergeleken met een navigatiesysteem. Op basis van het opgegeven einddoel wordt er continu herberekend wat er moet worden gedaan om dat doel te bereiken, ondanks onverwachte situaties zoals wegwerkzaamheden of een bestuurder die een verkeerde afslag neemt. Het traditionele businessproces lijkt meer op een


9

routebeschrijving. Be Informed maakt gebruik van een visueel mechanisme genaamd het 'dynamische activiteitenplan'. In plaats van te beschrijven wat elke volgende stap moet zijn, toont het alle activiteiten die mogelijk zijn op basis van de op dat moment beschikbare informatie. In de oplossingen van Be Informed wordt het proces gestuurd door het dossier. Dit betekent dat de stappen die noodzakelijk zijn voor het afronden van het dossier (het bereiken van het doel) worden bepaald door de specifieke eigenschappen van het dossier, die in de loop der tijd kunnen veranderen. Een van de einddoelen van de Be Informed Multi Permit Solution is het besluit om een vergunning te verlenen.

Afbeelding 5: De procesaanpak van Be Informed kan worden vergeleken met een navigatiesysteem De Be Informed Multi Permit Solution biedt een geavanceerd proces dat het hele traject van het verlenen van vergunningen ondersteunt. Dit houdt in dat de oplossing een reeks processtappen levert die samen een baseline vormen, die vervolgens kan worden aangepast aan de vereisten van de klant. Deze processtappen zijn gericht op het maken van een weloverwogen beslissing over het verlenen van de uiteindelijke vergunning. Als het in de loop van het proces duidelijk wordt dat het niet mogelijk is om de vergunning te verlenen of een vergunning niet nodig is, wordt het proces automatisch beëindigd. Dat voorkomt dat de gebruiker (een aanvrager of vergunningverlener) de overige processtappen overbodig doorloopt. Dit is zelfs van invloed op afzonderlijke vragen die door de aanvrager moeten worden ingevuld. Het voordeel hiervan is dat gebruikers niet worden geconfronteerd met een uitgebreid proces vol voorzieningen die niet relevant zijn voor uw organisatie. Het geavanceerde proces kan met slechts beperkte aanpassingen geheel worden afgestemd op uw organisatie. Door-en-door semantisch Be Informed is door-en-door semantisch. Een andere naam voor semantiek is betekenisleer. En betekenis is in sterke mate afhankelijk van relaties. Met Be Informed modelleert u niet alleen bedrijfsregels met een rijke grammatica, maar


10

Be Informed helpt bij het structureren van beleid en voorschriften

legt u ook relaties tussen die regels. Dat maakt het beheer van grote sets bedrijfsregels eenvoudiger.

Dankzij de uitgebreide semantische aanpak kunnen gebruikers zichzelf zeer exact uitdrukken, zonder dat het technisch wordt. Ze kunnen wijzigingen aanbrengen aan bedrijfsregels zonder tussenkomst van IT – zelfs zonder impact voor de IT. Dit is gecombineerd met een platform dat kan omgaan met alle kernprocessen binnen de organisatie, zodat IT-medewerkers een stabiel en betrouwbaar platform kunnen bouwen. Met andere woorden: business houdt zich bezig met wendbaarheid, IT met stabiliteit. Dit architectuurprincipe is van grote invloed op de governance van beleidsregels en heeft er al voor gezorgd dat klanten die gebruikmaken van de Multi Permit Solution veel minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van veranderingen in wetten en regelgeving. En door deze responstijd te verkorten wordt hun wendbaarheid groter.

Componenten van de oplossing De Be Informed Multi Permit Solution is gebaseerd op het Be Informed eGovernment-platform en wordt vooraf geconfigureerd met alle noodzakelijke onderdelen voor het complete proces van vergunningverlening en -handhaving. Be Informed gebruikt een standaardweergave voor de presentatie van de modules waaruit een oplossing bestaat. We noemen dit het Target Operating Model. Het Target Operating Model (zoals weergegeven in Afbeelding 6) toont de verschillende modules in de Multi Permit Solution. Deze weergave wordt in meer detail beschreven in de

Bijlage: Target Operating Model.


11

Afbeelding 6: Het Target Operating Model toont de verschillende modules in de Multi Permit Solution De oplossing is gericht op drie belangrijke doelgroepen:   

Burgers en bedrijven; Overheidsinstanties betrokken bij de verlening en handhaving van vergunningen; Externe partijen.

Deze doelgroepen gebruiken de oplossing via een webinterface waarin alle relevante functionaliteit wordt weergegeven (zie Afbeelding 7) en niets meer. Eindgebruikers zien alleen Door een dossierde informatie en functies die zij moeten gebruiken, gerichte aanpak maakt afhankelijk van de specifieke status van het proces. Be Informed een nieuwe Burgers en bedrijven kunnen vergunningen aanvragen, maar worden ook ondersteund met functionaliteit die het manier van werken ze mogelijk maakt hun levensgebeurtenissen en mogelijk in de publieke kenmerken te registreren, zodat er minder handhavingsactiviteiten hoeven te worden uitgevoerd en sector de communicatie tussen de overheid en de aanvrager van de vergunning verbetert.


12

Afbeelding 7: Standaard 'Ready-2-Run' rijke gebruikersinterface De functionaliteit van de oplossing maakt gebruik van kennismodellen en gegevensregistraties. Omdat Be Informed modelgestuurd is, kunnen bedrijfsregelsmodellen worden toegepast voor vele doeleinden. Aan de ene kant worden ze gebruikt als ontsluitingsmodellen die een taxonomie van waarden voor een bepaald begrip bieden (zoals geïllustreerd in 8). Maar ze kunnen ook worden gebruikt voor procesautomatisering, waarbij ze bepalen welke activiteiten relevant zijn op welk moment, gezien de actuele context van het proces. Het voordeel hiervan is naadloze integratie van gegevens- en bedrijfsregels.

Afbeelding 8: Model voor een opzoektaxonomie


13

Op deze manier worden de bedrijfsregels in de Be Informed Multi Permit Solution in elke gewenste structuur gehandhaafd. De structuur kan worden ingedeeld naar type kennisregel (zoals bedrijfsspecifieke regels, beleidsregels of wettelijke voorschriften) of naar organisatielijn (door bijvoorbeeld onderscheid te maken tussen de lokale en centrale overheid). De registraties die worden ondersteund door de Be Informed Multi Permit Solution zijn gebaseerd op de nationale registraties van personen, bedrijven, en adressen en objecten. Dit zijn basisregistraties die worden gebruikt voor de uitwisseling van informatie tussen overheidsinstanties, waardoor de informatieuitwisseling beter verloopt. Naast deze basiscomponenten hebben we ook een groot aantal technische services geïntegreerd in de Be Informed Multi Permit Solution. Deze technische services ondersteunen het kernproces. Voordelen ervan zijn een betaalservice (Ogone), geografische informatie variërend van eenvoudige integratie met Google Maps tot complexere geografische informatiesystemen, en ondersteuning voor documentbeheer.

De Multi Permit Solution heeft een open, modulaire architectuur

Voordelen De Be Informed Multi Permit Solution biedt vele voordelen voor overheidsinstanties die de oplossing hebben geïmplementeerd. Verschillende niveaus bieden verschillende voordelen. Een specifiek voordeel van de Multi Permit Solution is de unieke combinatie van voorzieningen. Burgers en organisaties krijgen informatie over de vergunningen die ze nodig hebben voor hun activiteiten, en daarbij zijn hun activiteiten de focus van het proces, niet de vergunning zelf. Ze hoeven niet langer langs verschillende instanties om aan de wet te voldoen, maar kunnen terecht bij één loket. Voor de instantie die aan de andere kant van het loket de aanvragen afhandelt, bieden we het voordeel van een integrale oplossing voor vergunningverlening en -handhaving. Het is niet nodig om verschillende systemen te beheren voor beide processen, omdat de correcte en complete uitwisseling van informatie van deze processen onderdeel uitmaakt van het systeem. Het Be Informed-platform zelf biedt ook voordelen. Deze hebben betrekking op de manier waarop we omgaan met bedrijfsregels, waardoor de wendbaarheid van organisaties toeneemt. In onze oplossing werken we met drie verschillende typen regels: wettelijke regels, beleidsregels en procesregels. Bij het extraheren van alle regels die impliciet in een proces worden toegepast, vereenvoudigen we de processen zelf en vergroten we de aanpasbaarheid ervan. Dit noemen we de scheiding van de 'know' en de 'flow'; deze scheiding maakt systemen wendbaarder, waardoor de total costs of ownership worden verlaagd.


14

Onze systemen zijn modulair opgebouwd. Businessfuncties en registraties worden behandeld als afzonderlijke modules die op elkaar inwerken. Het resultaat is een ecosysteem van modules, elke met een eigen verantwoordelijkheid, eigenaar en levenscyclus. Die specifieke verantwoordelijkheid resulteert in een enkele bron van waarheid binnen het systeem – centrale registers tonen hun informatie aan alle modules die de gegevens nodig hebben. Door afzonderlijke eigenaars en levenscycli is er minder onderhoud nodig en is het systeem zeer toekomstbestendig. Modules kunnen eenvoudig worden vervangen door nieuwere versies met verbeterde functionaliteit. Er zijn meer voordelen mogelijk, doordat in onze oplossingen het dossier centraal staat. Het dossier bevat verschillende typen informatie en De Multi Permit Solution biedt een compleet beeld van vergunningaanvragen of klanten. Ongeacht hun activiteiten binnen het proces werken alle biedt één loket voor betrokken partijen met dezelfde informatie, die wordt vergunningen, waar het verschaft wanneer ze die nodig hebben.

project van de burger centraal staat


15

Bijlage: Target Operating Model In deze bijlage wordt het Target Operating Model van de Be Informed Multi Permit Solution beschreven. Het Target Operating Model biedt een fundamenteel beeld van de methodologie van Be Informed. Het geeft de uiteindelijke oplossing weer en de verschillende beschikbare categorieën. We gebruiken deze categorieën om een compleet beeld van de oplossing te bieden. Het Target Operating Model van de Be Informed Multi Permit Solution ziet er als volgt uit:

Webportals Webportals zijn webgebaseerde, logische componenten die functionaliteit en services bieden aan de eindgebruiker. Voor elke gebruikersdoelgroep bieden we een webportal die geheel is afgestemd op de taken van die specifieke groep.


16

De webportals zijn geconfigureerd volgens de standaard 'Ready-2-run' rijke gebruikersinterface van Be Informed. Deze interface biedt verschillende gebruiksvriendelijke en intuïtieve voorzieningen voor dossiergerelateerde toepassingen. Deze voorzieningen omvatten een contextgevoelige helpfunctie, ondersteunde procesnavigatie, weergave van dossiereigenschappen en een zoeken filterfunctie. De gebruikersinterface kan worden aangepast naar gelang de vereisten van de gebruiker.

Afbeelding 9: Standaard 'Ready-2-run' rijke gebruikersinterface De algemene kenmerken van webportals in een oplossing van Be Informed zijn:  Gepersonaliseerde interface Gebruikers zien alleen de dossiers en informatie die relevant zijn voor hun werkzaamheden. De presentatie en gebruikte taal zijn aangepast op de behoeften en het ervaringsniveau van de gebruiker.  Selfservice, ondersteuning voor de besluitvorming De gebruikersinterface is intuïtief, waardoor klanten vele taken kunnen uitvoeren zonder dat ze ondersteuning of tussenkomst van een andere partij nodig hebben. In plaats daarvan worden ze ondersteund met tools voor advies en eenvoudigere besluitvorming  Samenwerking Gebruikers kunnen veranderingen in relevante dossiers volgen en samenwerken met andere werknemers die dossiers afhandelen.


17

Binnen de Be Informed Multi Permit Solution bestaan webportals voor drie specifieke doelgroepen:  Klanten: de burgers en bedrijven die vergunningen aanvragen waarover overheidsinstellingen moeten beslissen.  Werknemers: coördinatoren en werknemers die dossiers afhandelen en die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van vergunningaanvragen, beslissingen nemen en de regels met betrekking tot de vergunningen handhaven.  Beleidsmakers: deze doelgroep kan gebruikmaken van de werknemersportal of de portal voor externe belanghebbenden, afhankelijk van de positie van de beleidsmakers.  Applicatie- en regelbeheer: governance is een belangrijke taak die kan worden bereikt via de werknemersportal. Deze portal biedt governancefunctionaliteit met betrekking tot voorschriften en beleidsregels.  Externe belanghebbenden: deze doelgroep is ook geïnteresseerd in de details van specifieke dossiers, maar volgen het gehele proces van vergunningverlening en handhaving. Ze hebben dus behoefte aan informatie die is afgestemd op leidinggevenden. Kanalen Kanalen worden gebruikt voor communicatie en zijn de schakel tussen de functionaliteit en de buitenwereld. Een kanaal kan worden gebruikt in een portal (scannen of afdrukken), maar kan ook een verbinding met een ander systeem zijn. In dat opzicht is een portal geen kanaal, maar een geconfigureerde set kanalen en businessfuncties.

Het Be Informed e-Government platform omvat de volgende kanalen:  Documenten scannen Dossiers bevatten vaak (gescande) elektronische documenten. Dit kanaal biedt standaardfunctionaliteit voor het toevoegen van documenten, bijvoegen van metagegevens en het opslaan van deze documenten in dossiers. In zijn eenvoudigste vorm kan deze functionaliteit worden gebruikt voor het uploaden van gescande documenten; in de complexere variant kan deze worden gebruikt om een ingewikkelde scancomponent te integreren met andere scansystemen.


18

 Afdrukken Documenten op het scherm kunnen worden afgedrukt, maar er kan ook een complexere publicatiecomponent worden gebruikt om afdrukken te plannen bij een afzonderlijke grafische afdeling.  Elektronische post Moderne organisaties kunnen niet functioneren zonder e-mailcommunicatie met hun klanten, partners of werknemers. Uitgaande e-mails worden automatisch gegenereerd. De standaardfunctionaliteit omvat het versturen van berichten vanuit het systeem. Inkomende e-mails worden behandeld als documenten, krijgen metatags en worden opgeslagen in het systeem.  Elektronische gegevensuitwisseling Contextuele systemen vereisen uitwisseling van elektronische gegevensformaten. Be Informed omvat standaard ondersteuning voor op SOAP gebaseerde informatie-uitwisseling met XML-berichten. Daarnaast bieden we ondersteuning voor protocollen en berichtformaten die zijn gebaseerd op open standaarden. Voorbeelden daarvan zijn standaarden voor bankafschriften (in bijvoorbeeld FEP-formaat), of de import van en export naar een externe, publieke database (van de belastingdienst of centraal registratiekantoor van de overheid).  Mobiele apparaten De e-Government-oplossing ondersteunt meerdere mobiele platformen. Deze kunnen zowel online als offline zijn. Ook worden checkin-checkoutmechanismen geboden voor bepaalde typen dossiers. Deze modules maken deel uit van het generieke Be Informed e-Government platform 2.0. Businessfuncties Businessfuncties vertegenwoordigen het proces dat uiteindelijk resulteert in de levering van een product of dienst aan de aanvrager van de vergunning. Ze dragen direct bij aan de primaire processen van de organisatie.

Samen bieden deze functies algemene proces- en besluitvormingsondersteuning voor alle aspecten van het verlenen en handhaven van vergunningen. Ze worden


19

ondersteund door verschillende typen dossiers en een semantische infrastructuur die wordt geregeld door een regelgevingsdomein. Deze infrastructuur is vastgelegd in modules die verderop in dit document worden beschreven in de categorie Producten en beslissingen en in Registraties. Deze functies bieden een weergave die is aangepast op het specifieke proces. Afhankelijk van het doel kan deze zijn gefocust op burgers, organisaties of de overheid. Controleerbaarheid en compliance met wetgeving zijn essentiële onderdelen van elke module. Businessfuncties kunnen worden verdeeld in verschillende subcategorieën. De volgende modules vormen de basis van de Be Informed Multi Permit Solution:  Vergunningscontrole Deze module laat de gebruiker weten of voor zijn activiteit een vergunning is vereist, of dat er alleen melding van hoeft te worden gemaakt. De focus van de module is de aanvrager van de vergunning. De ondersteuning bestaat onder andere uit: o het vaststellen van de juiste afhandelende instantie; o het vaststellen van de juiste afhandelingsprocedure; o het vaststellen van de benodigde aanvraagvereisten; o het berekenen van de vergoeding.  Vergunningsaanvraag Deze module ondersteunt het aanvraagproces van de vergunning. Een aanvrager kan zijn activiteiten registreren en de vergunning doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie. Ook nadat de vergunning is aangevraagd kan de aanvrager aanvullende informatie opgeven of de aanvraag wijzigen.  Vergunningsafhandeling Deze module ondersteunt de werknemers die de vergunningsaanvraag afhandelen en biedt functionaliteit voor het volgen van tijdlijnen, het uitwisselen van informatie met de verschillende betrokken partijen en het verwerken van documenten. Werknemers beschikken over tools ter ondersteuning van de besluitvorming. Aanvragers kunnen de manier waarop de aanvraag wordt verwerkt volgen.  Vergunningshandhaving Deze module ondersteunt het handhavingsproces voor vergunningen met functionaliteit voor risicobeoordeling, een overzicht van bepalingen, planning van de handhaving en informatie-uitwisseling met de betrokken partijen.

Daarnaast passen twee voor de oplossing relevante modules het systeem aan met het oog op de gebruiker:


20

 Mijn records Dit is een typische samenwerkingsmodule. Burgers en organisaties kunnen deze functionaliteit gebruiken om hun kenmerken en life events te registreren. Op basis van bedrijfsregels en wetgeving krijgen gebruikers informatie over de verlening van vergunningen, relevante tijdlijnen en genomen beslissingen. De klant neemt het initiatief om informatie te verschaffen en relevante informatie wordt mede geleverd door de overheid.  Beroep In sommige gevallen kan de aanvrager van een vergunning het oneens zijn met de beslissing die is genomen met betrekking tot de vergunning. Deze module biedt ondersteuning voor dit proces met functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvorming, tijdlijnbewaking en documentmanagement. Naast deze kernfuncties bevat het Be Informed e-Government-platform ook de volgende generieke ondersteuningsmodules:  Advies Voor beslissingen over vergunningen kan aanzienlijke technische knowhow nodig zijn. Die kennis is mogelijk niet altijd aanwezig bij de werknemer die de aanvraag afhandelt, dus in veel gevallen zal die andere experts raadplegen. Deze module biedt alle noodzakelijke functies voor de communicatie met deze experts, met volledige ondersteuning van gestandaardiseerde informatie-uitwisseling.  Betaalservices Vaak moet voor een vergunning een vergoeding worden betaald. Daarvoor biedt Be Informed een gestandaardiseerde interface met Ogone, een internationale betaalservice die betalingen aan het merendeel van de grote financiële instellingen faciliteert.  Ruimtelijke ondersteuning Veel vergunnings- en handhavingsactiviteiten zijn geografisch bepaald; ze vinden plaats op een bepaalde locatie. Be Informed houdt hier rekening mee en biedt een interface met OGC-standaarden voor ruimtelijke visualisatie (OpenGis WMS) en het gebruik van externe webservices (OpenGis WFS). De oplossing gebruikt deze standaarden om geografische informatieservices te kunnen integreren.  Training en opleiding De Be Informed-oplossing omvat trainings- en opleidingsfaciliteiten. Eindgebruikers worden op diverse manieren ondersteund, afhankelijk van hun ervaringsniveau. De ondersteuning varieert van een contextgevoelige helpfunctie tot een wizard-achtige interface genaamd Smartbook waarmee eindgebruikers worden geholpen om aan de slag te gaan.


21

Producten en beslissingen De categorie Producten en beslissingen bevat de applicatiemodules met de businessontologie en relevante wetgeving. Deze informatie is toegankelijk voor de kernapplicatieservices. Door deze informatie in afzonderlijke applicatiemodules te plaatsen ontstaat een beter governancemodel, dat past binnen de visie van Be Informed met betrekking tot het scheiden van de 'know' en de 'flow', oftewel het scheiden van de regels en de procesactiviteiten.

De volgende modules voor Producten en beslissingen zijn beschikbaar in de Be Informed Multi Permit Solution:  Vergunningen Een lijst met alle beschikbare typen vergunningen, inclusief definities.  Vergunning vereist Een reeks activiteiten en de kenmerken van deze activiteiten, waarbij wordt aangegeven of er een vergunning voor nodig is.  Berekenen van de vergoeding Een reeks regels die wordt gebruikt om de vergoeding voor het afhandelen van de vergunningsaanvraag te berekenen.  Procedures De besluitvormingsregels waarmee wordt bepaald welke procedure (een eenvoudige of ingewikkelde afhandelingsprocedure) moet worden toegepast.  Applicatievereisten De informatie die moet worden verstrekt aan de vergunningsverwerkende overheidsorganisatie om de aangevraagde vergunning te verkrijgen.  Contentbeoordeling Een lijst van alle benodigde bijlagen die moeten worden verstrekt aan de vergunningsverwerkende overheidsorganisatie om de aangevraagde vergunning te verkrijgen.  Besluitvormingsregels Regels aan de hand waarvan de werknemer die de vergunningsaanvraag afhandelt kan beslissen om een specifieke vergunning voor specifieke activiteiten wel of niet te verlenen.  Bepalingen Een lijst met alle mogelijke bepalingen waaraan door een bedrijf of burger moet worden voldaan om de vergunning te krijgen. Op deze bepalingen is handhaving van toepassing.  Risicoprofielen De risicoprofielen van activiteiten waarvoor een vergunning is vereist.


22

Deze risicoprofielen worden gebruikt bij de risicobeoordeling tijdens de handhaving. Deze modules zijn speciaal ontworpen voor de Be Informed Multi Permit Solution en zijn het resultaat van Be Informed's zeer uitgebreide ervaring met grote publieke organisaties. Registraties De functie van registraties is het verzamelen, beheren en opslaan van gegevens voor de geïdentificeerde businessfuncties. Elke registratie bestaat uit een reeks gedefinieerde activiteiten waarmee de eindgebruiker specifieke taken kan uitvoeren en de content kan leveren die door de businessfuncties wordt vereist.

Deze registraties zorgen voor een hoog kwaliteits- en integriteitsniveau van de gegevens. Gegevensmanipulatie is volledig traceerbaar en elke wijziging wordt vastgelegd in een audittrail. Hierdoor is de oplossing volledig controleerbaar omdat voor elke wijziging wordt geregistreerd wie deze heeft aangebracht en wanneer dat is gebeurd. Deze modules zijn algemeen beschikbaar voor alle oplossingen die zijn gebaseerd op het Be Informed e-Government platform. Het zijn:  Persoon Het persoonsregistratiesysteem bewaart en beheert alle gegevens die betrekking hebben op personen. Na validatie is deze informatie ook beschikbaar voor andere modules.  Bedrijf Dit registratiesysteem bevat functionaliteit voor het beheren van informatie over organisaties en bedrijven.  Objecten en locaties Het registratiesysteem voor objecten en locaties beheert informatie over de specifieke locaties van objecten. Dit kunnen gewone adressen zijn, geografische coördinaten of locaties in het kadaster. Deze informatie wordt gebruikt bij het verlenen en handhaven van vergunningen.  Profielen Burgers en organisaties kunnen profielinformatie opgeven. Dit is informatie over bepaalde kenmerken die de overheid nodig heeft voor het nemen van beslissingen over specifieke vergunningen of handhavingsactiviteiten.


23

De informatie heeft betrekking op de klant die de gegevens heeft ingevoerd en de functionaliteit voor het ophalen en opslaan van gegevens wordt beschermd met behulp van verificatie- en authenticatieservices.  Arbeidsverleden Deze registratie bevat informatie over de persoon die relevant is voor de afgifte van de vergunning.  Documenten De documenten die verband houden met registraties en dossierbestanden kunnen worden opgeslagen met standaardfunctionaliteit in standaard documentbeheersystemen. In sommige gevallen is echter aanvullende documentbeheerfunctionaliteit nodig en deze module biedt eenvoudige functionaliteit voor opslaan en ophalen, versiebeheer en checkin-checkout, die samenwerking met documenten mogelijk maakt. Controleservices Controleservices zijn services die bijdragen aan het procesbeheer zelf. In tegenstelling tot de hierboven genoemde modules zijn deze services niet bedoeld voor een specifieke set informatie, maar voor alle informatie. Deze services zijn dan ook generiek van aard.

De volgende controleservices zijn aanwezig in de Be Informed Multi Permit Solution:  Verificatie Elk aspect van de oplossing kan worden geverifieerd – van kleine 'details' zoals toegang tot records, tot de beschikbaarheid van portals en functies of zelfs toegang tot specifieke dossiers. Alles kan worden geconfigureerd met verificatie op basis van regels, functies, organisaties, betrokkenheid of individuele gebruikers. Zoals ieder aspect van de Be Informed-oplossing is deze verificatie gebaseerd op bedrijfsregels.  Authenticatie Be Informed maakt gebruik van een standaard authenticatieservice gebaseerd op Java AAS. Dankzij deze service kunnen we verbinding maken met elke standaard authenticatieprovider binnen de organisatie.  Dashboard Met de dashboardfunctionaliteit kunnen het aantal actieve dossiers in het systeem, de werklast van werknemers, openstaande taken en signalering worden gevolgd.


24

 Business Intelligence De Be Informed Product Suite bevat functies voor standaard managementinformatie. Dit is echter geen complete 'Business Intelligence'tool. De module maakt het mogelijk om informatie te verzamelen met behulp van generieke datamining of Business Intelligence-tools.  Test en analyse De testen analysetools maken deel uit van de Be Informed Product Suite. Aparte tools zijn beschikbaar voor het testen van bedrijfsregels en domeinen activiteitsmodellen. Tests worden uitgevoerd met het oog op kwaliteitsbewaking, maar een aanvullende voorziening van deze tool is de analysefunctie, waarmee ook 'wat als'-scenario's kunnen worden onderzocht. Met andere woorden, wat zou er gebeuren als er een regel wordt gewijzigd? Hoe is dat van invloed op de uitkomst van beleidsmaatregelen, beslissingen en transacties?


25

Over Be Informed Be Informed is een internationaal opererende, onafhankelijke Nederlandse softwareleverancier. Het Be Informed business process platform richt zich op administratieve processen die steeds kennisintensiever worden. Dankzij de unieke benadering van dynamisch case management, de ‘next wave’ na business process management, rapporteren organisaties die gebruik maken van de Be Informed software door de unieke aanpak vaak tientallen procenten kostenbesparingen, dramatisch gestegen productiviteit door een veel hogere straight-through-processing en wijzigingstrajecten die zijn teruggebracht van maanden naar dagen. Auteur: Jeroen Dijkstra

Copyright © 2012 by Be Informed. Alle rechten voorbehouden. Niets in deze uitgave mag zonder toestemming van Be Informed op enige wijze of in enige vorm worden vermenigvuldigd, gepubliceerd of verspreid.


26

Be Informed Wapenrustlaan 11-31 7321 DL Apeldoorn The Netherlands T +31 (0)55 - 368 14 20 E [email protected] www.beinformed.com

Multi Permit Solution. White paper

Recommend Documents