MS Office 2003
MS Office 2003 Studijní materiál pro výuku předmětů Základy informatiky a Aplikační software
Ing. Vladimír Nulíček CSc1., Mgr. Anna Nováková2
1 2
Ing. Nulíček – kap. 1: MS Word 2003 a kap. 3: MS PowerPoint 2003 Mgr. Nováková – kap. 2: MS Excel 2003
Strana 1/118
Obsah
Obsah KAPITOLA 1 -
MS WORD 2003 ..................................................................................................... 4
1.1 NASTAVENÍ PRACOVNÍHO PROSTŘEDÍ APLIKACE ...................................................................... 4 1.2 PŘÍMÉ FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTU ........................................................................................... 5 1.2.1 FORMÁTOVÁNÍ PÍSMA ................................................................................................................. 5 1.2.2 FORMÁTOVÁNÍ ODSTAVCE .......................................................................................................... 6 1.2.3 FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTU ...................................................................................................... 9 1.3 FORMÁTOVÁNÍ DOKUMENTU POMOCÍ STYLŮ ........................................................................... 10 1.3.1 APLIKACE STYLŮ....................................................................................................................... 10 1.3.2 ÚPRAVA STYLU ......................................................................................................................... 12 1.3.3 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU ..................................................................................................... 13 1.3.4 ČÍSLOVÁNÍ NADPISŮ.................................................................................................................. 13 1.3.5 AUTOMATICKÉ VYTVOŘENÍ OBSAHU DOKUMENTU .................................................................. 14 1.3.6 OSNOVA DOKUMENTU A ROZVRŽENÍ DOKUMENTU .................................................................. 14 1.4 JAZYKOVÉ KOREKCE.................................................................................................................. 16 1.4.1 KONTROLA PRAVOPISU (A GRAMATIKY)................................................................................... 16 1.4.2 AUTOMATICKÉ OPRAVY ............................................................................................................ 17 1.4.3 AUTOMATICKÝ TEXT................................................................................................................. 18 1.5 ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ DOKUMENTU ............................................................................................... 18 1.6 VLOŽENÍ DODATEČNÝCH TEXTOVÝCH PRVKŮ ......................................................................... 19 1.6.1 POZNÁMKY POD ČAROU A VYSVĚTLIVKY ................................................................................. 19 1.6.2 HYPERTEXTOVÉ ODKAZY .......................................................................................................... 20 1.6.3 TEXTOVÁ POLE .......................................................................................................................... 21 1.6.4 POLE .......................................................................................................................................... 22 1.7 VKLÁDÁNÍ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ ........................................................................................... 23 1.7.1 VKLÁDÁNÍ OBRÁZKŮ ................................................................................................................ 23 1.7.2 VYUŽITÍ PANELU „KRESLENI“ .................................................................................................. 25 1.7.3 VYTVOŘENÍ VODOZNAKU ......................................................................................................... 25 1.7.4 WORDART ................................................................................................................................. 26 1.8 TVORBA A EDITACE TABULEK ................................................................................................... 26 1.8.1 VYTVOŘENÍ TABULKY............................................................................................................... 26 1.8.2 FORMÁTOVÁNÍ TABULEK .......................................................................................................... 27 1.8.3 PŘEVEDENÍ TEXTU NA TABULKU............................................................................................... 27 1.9 POUŽITÍ ŠABLON ......................................................................................................................... 28 1.9.1 PŘIŘAZENÍ ŠABLONY K DOKUMENTU ........................................................................................ 28 1.9.2 ÚPRAVA ŠABLONY .................................................................................................................... 28 1.9.3 PRŮVODCE – SPECIÁLNÍ TYP ŠABLONY ..................................................................................... 29 1.10 TVORBA FORMULÁŘŮ ............................................................................................................... 31 1.11 HROMADNÁ KORESPONDENCE................................................................................................. 32 1.12 REVIZE DOKUMENTU ................................................................................................................ 36 1.13 EDITACE DLOUHÝCH DOKUMENTŮ ......................................................................................... 37 1.13.1 SEZNAMY OBJEKTŮ ................................................................................................................. 37 1.13.2 VĚCNÝ REJSTŘÍK ..................................................................................................................... 39 1.13.3 KŘÍŽOVÉ ODKAZY A ZÁLOŽKY ................................................................................................ 39 1.13.4 ROZDĚLENÍ DOKUMENTU NA ODDÍLY ..................................................................................... 40 1.13.5 VYTVOŘENÍ ODLIŠNÉHO ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ V ODDÍLECH DOKUMENTU ................................ 41
Strana 2/118
MS Office 2003
KAPITOLA 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5
MS EXCEL 2003 .................................................................................................. 42
PRÁCE S LISTY............................................................................................................................. 42 VLOŽENÍ LISTU .......................................................................................................................... 43 ODSTRANĚNÍ LISTU ................................................................................................................... 43 PŘESUN LISTU............................................................................................................................ 43 KOPÍROVÁNÍ LISTŮ .................................................................................................................... 44 PŘEJMENOVÁNÍ LISTU ............................................................................................................... 45 PRÁCE S NĚKOLIKA LISTY ......................................................................................................... 45 PRÁCE V LISTĚ ............................................................................................................................ 46 VKLÁDÁNÍ ŘÁDKŮ SLOUPCŮ, SLOUPCŮ, BUNĚK ....................................................................... 46 ODSTRANĚNÍ ŘÁDKŮ, SLOUPCŮ, BUNĚK ................................................................................... 48 VÝPOČTY V TABULKÁCH ............................................................................................................ 49 VÝPOČTY POMOCÍ VZORCŮ ....................................................................................................... 49 PŘESOUVÁNÍ BUNĚK A VÝPOČTY .............................................................................................. 53 KOPÍROVÁNÍ BUNĚK A VÝPOČTY .............................................................................................. 53 VKLÁDÁNÍ FUNKCÍ .................................................................................................................... 57 FORMÁTOVÁNÍ ............................................................................................................................ 68 PRÁCE S GRAFY ........................................................................................................................... 73 ZÁKLADY PRÁCE S DATABÁZEMI............................................................................................... 79 ROZDĚLENÍ OKNA A PŘÍČKY...................................................................................................... 80 TŘÍDĚNÍ DATABÁZE ................................................................................................................... 81 VÝBĚRY (FILTROVÁNÍ) DATABÁZE ........................................................................................... 84 VYTVÁŘENÍ SOUHRNNÝCH VÝPOČTŮ ....................................................................................... 86 TISK ROZSÁHLÝCH TABULEK .................................................................................................... 87
KAPITOLA 3 -
MS POWERPOINT 2003 .................................................................................... 92
3.1 POPIS UŽIVATELSKÉHO PROSTŘEDÍ .......................................................................................... 92 3.2 REŽIMY ZOBRAZENÍ ................................................................................................................... 93 3.3 TVORBA NOVÉ PREZENTACE ...................................................................................................... 95 3.4 VYTVÁŘENÍ SNÍMKŮ ................................................................................................................... 96 3.5 PŘEDLOHA SNÍMKŮ .................................................................................................................... 99 3.6 HYPERTEXTOVÉ ODKAZY A TLAČÍTKA AKCÍ .......................................................................... 101 3.7 ANIMACE SNÍMKŮ ..................................................................................................................... 103 3.7.1 APLIKACE ANIMAČNÍCH SCHEMAT ......................................................................................... 103 3.7.2 SESTAVENÍ VLASTNÍ ANIMACE................................................................................................ 104 3.8 PŘECHOD MEZI SNÍMKY ........................................................................................................... 106 3.9 SKRYTÉ SNÍMKY, VLASTNÍ PREZENTACE ................................................................................ 107 3.9.1 SKRYTÉ SNÍMKY ...................................................................................................................... 107 3.9.2 VLASTNÍ PREZENTACE ............................................................................................................ 108 3.10 POZNÁMKY K PREZENTACI .................................................................................................... 109 3.11 NASTAVENÍ PREZENTACE....................................................................................................... 109 3.12 PŘEDVÁDĚNÍ PREZENTACE .................................................................................................... 111 PŘECHOD NA PŘEDCHOZÍ SNÍMEK ...................................................................................................... 112 3.13 TISK PREZENTACE .................................................................................................................. 112 3.13.1 TISK SNÍMKŮ ......................................................................................................................... 112 3.13.2 TISK POZNÁMEK .................................................................................................................... 114 3.13.3 TISK PODKLADŮ .................................................................................................................... 115 3.13.4 TISK OSNOVY ........................................................................................................................ 116 3.13.5 ODESLÁNÍ PRVKŮ PREZENTACE DO APLIKACE MS WORD .................................................... 117
Strana 3/118
MS Word 2003
Kapitola 1 -
MS Word 2003
Předpokládané vstupní znalosti:
otevření, uložení a tisk dokumentu psaní textu a jeho základní formátování práce se schránkou základní uživatelská znalost prostředí Windows a práce v lokální počítačové síti
Doporučená literatura: J.Pecinovský – Word 2003 – snadno a rychle. Grada J.Pecinovský – Jak na Word 2003 v rekordním čase. Grada M.Brož – MS Office Word 2003 – podrobná uživatelská příručka. Computerpress
1.1
Nastavení pracovního prostředí aplikace
Pracujete-li s libovolnou počítačovou aplikací, je obvykle vhodné nejprve se seznámit s nastavením pracovního prostředí. Tuto problematiku podrobněji probereme v této části věnované aplikaci Word, ale většina zde popsaných postupů platí i pro ostatní aplikace MS Office (Excel, PowerPoint, Access atd.). Ve Wordu (a podobně i v dalších aplikacích) provedete základní nastavení pracovního prostředí pomocí příkazů Nástroje Možnosti a Nástroje Vlastní. Dialogové okno Možnosti (viz obr.) se skládá z řady záložek, na nichž můžete měnit množství různých nastavení aplikace. Např. na záložce Zobrazení lze nastavit zobrazení řady prvků aplikačního okna, na záložce Pravopis zapnout nebo vypnout automatickou kontrolu pravopisu atd. Podrobný návod k jednotlivým nastavením naleznete v nápovědě nebo manuálu. V dialogovém okně Vlastní můžete nastavit zobrazení menu a panelů nástrojů, event. upravit vzhled panelů nástrojů, menu atd. Ve Wordu, ale i PowerPointu a dalších aplikacích můžete přepínat mezi různými režimy zobrazení. Ve Wordu máte možnost používat např. zobrazení Rozložení při tisku, Normální, Osnovy, Rozložení při čtení, Rozložení webové stránky a další. Přepínání zobrazení se provádí buď pomocí menu Zobrazit nebo pomocí miniaturních tlačítek vlevo od vodorovného posuvnému. Každý režim zobrazení se obvykle hodí k jinému účelu práce s danou aplikací a je dobré se naučit jejich výhod využívat.
Strana 4/118
rmát
MS Office 2003
1.2
Přímé formátování dokumentu
V aplikaci MS Word (a podobně i v jiných pokročilejších textových editorech) lze použít dvě varianty formátování dokumentu: přímé formátování formátování pomocí stylů Pro formátování textu ve Wordu obvykle používáme tzv. přímé formátování, tj. formátování pomocí panelu nástrojů „Formát“, resp. pomocí menu „Formát“ (event. lze použít i místní nabídku, kterou otevřeme pomocí pravého tlačítka myši). Podle toho, k jaké části dokumentu se formátování vztahuje, jej můžeme rozdělit na: formátování písma (např. velikost, typ, řez, barva písma) formátování odstavce (např. zarovnání textu v odstavci, řádkování, odsazení) formátování dokumentu (např. okraje stránky, rozdělení textu na sloupce) 1.2.1 Formátování písma Při formátování písma můžeme v zásadě postupovat dvěma způsoby: buďto předem nastavit formát (např. pomocí panelu Formát) a pak teprve psát text, nebo nejprve napsat text v základním formátu a dodatečně jej naformátovat (jednotlivé části textu označit a nastavit formát buď pomocí panelu nebo menu). Na následujících obrázcích jsou zobrazeny náhledy panelu Formát a dialogového okna „Písmo“, které se vám otevře při použítí příkazu Formát Písmo.
typ písma
velikost písma
řez písma
zarovnání
odrážky a číslování barva písma
Strana 5/118
MS Word 2003
Základní atributy formátu písma jsou: typ písma (např. Ariel, Times New Roman, Courier) velikost písma (udává se v tzv typografických bodech, tj. 3,5mm) řez písma (např. kurzíva, tučné písmo) styl podtržení (různé druhy čar) barva písma Některé další atributy lze nastavit na dalších záložkách (napr. proložení znaků, animační efekty apod.). Formát písma můžete zkopírovat na jinou část dokumentu pomocí tlačítka . Nejprve umístíte textový kurzor do oblasti odkud chcete formát zkopírovat, klepnete na uvedené tlačítko a poté kurzorem (u něhož se objeví symbol štětečku) přejedete přes text, do nějž chcete formát nakopírovat. Jakmile tuto operaci ukončíte, funkce kopírování formátu se automaticky vypne Pokud byste ji chtěli mít zapnutou delší dobu, např. pro kopírování stejného formátu na několik oblastí textu, musíte na uvedené tlačítko klepnout dvakrát – funkce kopírování formátu je pak zapnutá tak dlouho, dokud znovu neklepnute na toto tlačítko . Pomocí tohoto tlačítka na si můžete otevřít podokno úloh „Styly a formátování“, které se sice používá zejména při aplikaci stylů (viz kap. 2.3.), ale pro účely přímého formátování se hodí tlačítko „Vybrat vše“, pomocí něhož lze v dokumentu nalézt a označit všechny výskyty určitého formátování, např. pokud potřebujete najednou změnit formátování veškerého textu naformátovaného určitým způsobem.
1.2.2 Formátování odstavce Odstavcem je ve Wordu míněna část textu ohraničená dvěma znaky konce odstavce . Atributy formátu odstavce jsou zejména: zarovnání textu odsazení (zleva, zprava, prvních řádků) mezery (před a za odstavcem) řádkování Do formátování odstavce lze zařadit rovněž nastavení tabulátoru, dále pak ohraničení a stínování a nastavení odrážek a číslování. Některé formátovací atributy odstavce lze nastavit pomocí panelu nástrojů Formát – viz obrázek
zarovnání
řádkování odrážky a číslování
Strana 6/118
odsazení
MS Office 2003
Tytéž formátovací atributy a řadu dalších lze nastavit v dialogovém okně, které se otevře po aplikaci příkazu Formát Odstavec.
Tabulátory umožňují rychlé zarovnání textu k určité pozici (např. pro vytvoření sloupečků textu, zarovnání textu v záhlaví a zápatí apod.). Standartně jsou tabulátory nastaveny po 1,25 cm (tzv. vnitřní zarážky tabulátoru) a najdete je na dolním šedivém okraji vodorovného pravítka . Kromě toho může na pravítko vložit další značky tabulátoru tímto postupem: na levém okraji vodorovného pravítka, dokud se 1. Klepněte několikrát na levou zarážku zarážka nezmění na typ, který potřebujete: levá zarážka , pravá zarážka , zarážka na střed , zarážka desetinného místa nebo zarážka svislé čáry . 2. Klepněte na vodorovné pravítko tam, kam chcete umístit zarážku tabulátoru. Zarážky tabulátorů můžete nastavit rovněž pomocí dialogového okna „Tabulátory“, které se otevře po aplikací příkazu Formát Tabulátory…3
3 Nastavení tabulátorů platí pouze pro aktivní odstavec (a event. pro následující odstavce, pokud pokračuje v souvislém psaní textu). V jiných odstavcích se změny v nastavení tabulátorů neprojeví a je nutno je nastavit samostatně.
Strana 7/118
MS Word 2003
Základní nástroje pro ohraničení a stínování naleznete na panelech Formát a Tabulky a ohraničení.
tlačítko pro nastavení oharničení
tlačítko pro barvu ohraničení
typ čáry ohraničení
tlačítko pro barvu stínování tloušťka čáry ohraničení
Další možnosti nastavení ohraničení a stínování naleznete ve stejnojmenném dialogovém okně, které se otevře po aktivaci příkazu Formát Ohraničení a stínování…(na následujících obrázcích jsou zobrazeny dvě různé karty tohoto okna)
Ohraničení a stínování lze aplikovat nejen na jeden či více vybraných odstavců, ale rovněž jen na určitou část textu, textové pole, buňky tabulky, grafický objekt atd.) Odrážky a číslování můžete přidat k seznamům položek (k jednotlivým odstavcům nebo řádkům v takových seznamech). K rychlému nastavení standartních odrážek resp. číslování lze použít panel Formát – viz obrázek. MS Word si přitom „pamatuje“ naposledy použitý formát odrážek resp. číslování.
tlačítko „Číslování“
Strana 8/118
tlačítko „Odrážky“
MS Office 2003
K přesnějšímu nastavení formátu odrážek a číslování nebo k vytvoření víceúrovňového číslování použijte příkaz Formát Odrážky a číslování… a následně otevřené dialogové okno (resp. ještě tlačítkem „Vlastní“ zvolit jinou než zde předdefinovanou variantu odrážek nebo číslování).
Číslovaný seznam resp. seznam s odrážkami lze ve Wordu vytvořit také následujícím postupem: 1. Zadáním hodnoty 1. zahájíte číslovaný seznam a zadáním znaku * (hvězdička) zahájíte seznam s odrážkami. Potom stiskněte klávesu MEZERNÍK nebo TAB. 2. Zadejte požadovaný text. 3. Stisknutím klávesy ENTER přidejte další položku seznamu. Aplikace Word automaticky vloží další číslo nebo odrážku. 4. Chcete-li seznam ukončit, stiskněte dvakrát klávesu ENTER. Stisknutím klávesy BACKSPACE odstraníte poslední odrážku nebo číslo v seznamu. 1.2.3 Formátování dokumentu K nastavení formátovacích atributů celého dokumentu patří zejména nastavení vzhledu stránky4. Toto nastavení se provede v dialogovém okně Vzhled stránky po zadání příkazu Soubor Vzhled stránky… V tomto dialogovém okně můžete nastavit např. okraje stránky, orientaci na výšku nebo na šířku atp. Okraje stránky lze nastavit také přímo na vodorovném nebo svislém pravítku.
4
Vzhled stránky nemusí být nastaven pro celý dokument, ale může být odlišný pro jeho dílčí části – tzv. oddíly, které se vytvářejí příkazem Vložit – Konec – Konec oddílu. Tak lze např. některé stránky dokumentu vytisknout nastojato a jiné (např. tabulky) naležato.
Strana 9/118
MS Word 2003
Část textu dokumentu (nebo i celý dokument) můžete rozdělit na více sloupců.5 Text, který chcete rozdělit na sloupce, nejprve označte, a poté použijte buď tlačítko „Sloupce“ na panelu nástrojů „Standardní“ nebo použijte příkaz Formát Sloupce… a následně otevřené dialogové okno, v němž můžete nastavit nejen počet sloupců. ale i jejich šířku, šířku mezery mezi nimi, vytvořit nestejně široké sloupce atp.
tlačítko „Sloupce“
1.3
Formátování dokumentu pomocí stylů
1.3.1 Aplikace stylů Druhou méně častou metodou formátování je aplikace stylů. Styl je sada formátování, pomocí které lze rychle změnit vzhled textu, tabulek a seznamů dokumentů. Použijete-li určitý styl, přiřadíte celou skupinu formátování pomocí jediné snadné úlohy. Místo provedení tří kroků, kterými postupně zformátujete nadpis kapitoly na velikost 16 bodů, písmo Arial a zarovnáte ho na střed, můžete například stejného výsledku dosáhnout jediným krokem použitím stylu Nadpis. 5
Pokud část dokumentu rozdělíte na sloupce, vloží se do dokumentu automaticky konce oddílů před a za část dokumentu rozdělenou na sloupce.
Strana 10/118
MS Office 2003
Podle částí dokumentu, k němuž se jednotlivé styly přiřazují, rozlišujeme tyto čtyři druhy stylů: styl odstavce (aplikuje se na celý odstavec – např. nadpis) styl znaku (aplikuje se na jeden nebo více znaků) styl tabulky (aplikuje se na určitou část tabulky) styl seznamu (používá se např. na čís. seznamy nebo seznamy s odrážkami) Nejčastěji se v praxi používají styly odstavce, proto se také v dalším výkladu zaměříme na ně. Styly se ukládají do šablon dokumentů, přičemž základní sada stylů je uložena v tzv. globální šabloně6 Normal.dot, kterou využívají všechny dokumenty aplikace MS Word (styly v ní uložené jsou tedy přístupné pro všechny dokumenty Wordu). Aplikaci stylu můžete provést buď pomocí panelu Formát – prvního rozbalovacího seznamu Styl – nebo pomocí podokna úloh Styly a formátování, které se zobrazí po zadání příkazu Formát Styly a formátování nebo po klepnutí na toto tlačítko na panelu formát
Tlačítko pro otevření podokna „Styly a formátování“
6
Rozbalovací seznam pro aplikaci stylu
Podrobněji bude o šablonách pojednáno v další části této kapitoly.
Strana 11/118
Podokno úloh „Styly a formátování“
MS Word 2003
Pokud najedete kurzorem myši nad název stylu v podokně Styly a formátování, zobrazí se vám ve žlutém rámečku všechny atributy daného stylu: Hlavní výhodou aplikace stylů oproti přímému formátování je zejména zajištění jednotného vzhledu odpovídajících částí dokumentu (např. nadpisů určité úrovně). Použití stylů je také mnohem rychlejší než nastavování několika formátovacích atributů např. pomocí tlačítek na panelu Formát nebo pomocí dialogového okna. Další výhodou při použití stylů nadpisů je možnost automatického číslování kapitol dokumentu, efektivního vytváření obsahu, práce s osnovou apod.
1.3.2 Úprava stylu Chcete-li rychle změnit veškerý text formátovaný určitým stylem, můžete změnit definici stylu. Jsou-li například hlavní nadpisy formátované písmem Arial o velikosti 14 bodů, zarovnané vlevo a tučné a později se rozhodnete, že chcete použít písmo Arial Narrow o velikosti 16 bodů a zarovnat nadpisy na střed, nemusíte měnit formátování každého hlavního nadpisu v dokumentu. Stačí pouze změnit vlastnosti daného stylu. Úprava stylu se provádí v dialogovém okně „Úprava stylu“, které vyvoláte tak, že kliknete v podokně styly a formátování na příslušný název stylu pravým tlačítkem a ze zobrazeného menu zvolíte příkaz „Změnit“. Formátovací parametry můžete změnit buď pomocí ovládacích prvků uprostřed tohoto dialogového okna nebo pomocí tlačítka formát, kterým se dostanete do dalších podrobnějších dialogových oken např. pro formátování písma, odstavce, ohraničení a stínování apod. Vzhled těchto dialogových oken je naprosto stejný, jako kdybyste je vyvolali z hlavního menu Formát. Po nastavení příslušných formátovacích parametrů uložíte upravený styl tlačítkem OK. Pokud nezaškrtnete políčko „Přidat do šablony“, bude změněný styl k dispozici pouze v daném dokumentu. Chcete-li změnit příslušný styl natrvalo, musíte toto políčko před potvrzením dial. okna zaškrtnout. Změna stylu se pak uloží do globální šablony a bude se tak přenášet do všech dokumentů. Zaškrtnete-li rovněž políčko „Automaticky aktualizovat“, potom se do definice stylu budou automaticky přenášet všechny změny formátování, které provedete přímo v dokumentu (v jakékoli části, kde je daný styl použit).
Strana 12/118
MS Office 2003
1.3.3 Vytvoření nového stylu
Klepnutím na tlačítko „Nový styl…“ v podokně „Styly a formátování“ se otevře dialogové okno „Nový styl“, v němž můžete nadefinovat atributy nového stylu. Při jeho definování a ukládání se postupuje stejně jako při úpravě stylu, jediný rozdíl je v tom, že nový styl ukládáme pod jiným názvem, který zadáme do políčka „Název“ Při tvorbě nového stylu je vhodné vyjít z vhodného výchozího stylu (v podokně „Styly a formátování“ event. přímo v dokumentu), který se svým formátování blíží novému stylu, protože v dialogovém okně „Nový styl“ pak nastavíme pouze odlišné atributy od stylu výchozího. 1.3.4 Číslování nadpisů Formátujete-li nadpisy v dokumentu pomocí předdefinovaných stylů (Nadpis1 až Nadpis97) aplikace Microsoft Word, můžete je automaticky číslovat ve formátu číslování, který zvolíte.
7
Pokud nechcete speciálně nastavovat číslování nadpisů jednotlivých úrovní dokumentu, je vhodné dodržovat hierarchii stylů nadpisů od Nadpis1 přes Nadpis2 atd.
Strana 13/118
MS Word 2003
V menu Formát použijte příkaz Odrážky a číslování a v dialogovém okně zvolte záložku víceúrovňové. Pro číslování nadpisů můžete použít buď předdefinované styly číslování ve spodní řadě, nebo nadefinovat vlastní číslování – pomocí tlačítka „Vlastní“ se vám otevře další dialogové okno – viz násl. stránka. V tomto dialogovém okně můžete nastavit formát číslování každého jednotlivého stylu nadpisů. Pokud je tímto způsobem číslování nadpisů upraveno, lze se vrátit k původnímu nastavení číslování pomocí tlačítka „Obnovit“ v předchozím dialogovém okně – viz obrázek na předchozí stránce.
1.3.5 Automatické vytvoření obsahu dokumentu MS Word umožňuje jednoduché automatické vytvoření obsahu dokumentu. Předpokladem pro spolehlivé fungování této funkce je to, že jednotlivé nadpisy v dokumentu formátujete s použitím stylů nadpisů (nejlépe opět při dodržení hierarchie stylů Nadpis1, Nadpis2 atd.). Umístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit obsah, a zvolte příkaz Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy. V tomto dialogovém okně pak můžete nastavit vzhled obsahu (na záložce Obsah8). Nejpodstatněji vzhled obsahu ovlivníte volbou automatického formátu v rozbalovacím seznamu „Formáty“. Obsah dokumentu je generován pomocí tzv. „pole“, která se používají v dokumentu vždy tam, kde je potřebovat zadat nějaká proměnná data (např. číslo stránky, aktuální datum apod.). Pokud dodatečně strukturu dokumentu změníte, nebo dojde k přesunu kapitol na jiné stránky (např. vložením/vymazáním textu nebo obrázku, změnou formátování apod.), je potřeba obsah dokumentu aktualizovat. To se provede tak, že na obsah dokumentu klepnete pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zvolíte příkaz Aktualizovat pole. V následném dialogovém okně ještě musíte upřesnit, zda chcete pouze zjistit, zda nedošlo k přesunu kapitol na jiné stránky nebo zda chcete předělat celou strukturu obsahu (pokud byly do dokumentu dodatečně vloženy nebo naopak byly vymazány některé kapitoly). 1.3.6 Osnova dokumentu a rozvržení dokumentu Pokud pro formátování nadpisů v dokumentu použijete předdefinované styly, můžete pro práci s dokumentem efektivně využít zobrazení osnovy – toto zobrazení vyvoláte buď pomocí příkazu Zobrazit Osnova nebo pomocí tlačítka vlevo od vodorovného posuvníku.
8
Stejný příkaz a stejné dialogové okno se používá i při vytváření věcného rejstříku a seznamů obrázků, tabulek apod. – viz dále.
Strana 14/118
MS Office 2003
Panel Osnova
Tlačítko pro zobrazení osnovy
V zobrazení osnovy můžete využít speciální panel „Osnova“, s jehož pomocí lze efektivně upravovat strukturu dokumentu, např. přesouvat, mazat nebo vkládat celé kapitoly, měnit jednotlivou úroveň nadpisů apod. Strukturu dokumentu můžete měnit nejen pomocí tlačítek na panelu Osnova, ale i přímo v dokumentu tažením za značky zobrazené před jednotlivými položkami osnovy (vertikálně i horizontálně). Další zajímavou možnost orientace zejména v rozsáhlejších dokumentech umožňuje zobrazení rozvržení dokumentu. Toto zobrazení lze zapnout pomocí příkazu Zobrazit Rozvržení dokumentu nebo tlačítkem na panelu Standardní (stejným postupem lze toto zobrazení opět deaktivovat). Rozvržení dokumentu se zobrazí v samostatném podokně, jehož pomocí můžete efektivně vyhledat jednotlivé kapitoly dokumentu podle jejich názvů (předpokladem je však opět použití předdefinovaných stylů nadpisů).
Strana 15/118
MS Word 2003
Tlačítko pro zapnutí podokna rozvržení dokumentu
Podokno rozvržení
1.4
Jazykové korekce
1.4.1 Kontrola pravopisu (a gramatiky) Při výchozím nastavení aplikace Microsoft Word je zapnutá automatická kontrola pravopisu a gramatiky. Podtržení červenou vlnovkou slouží k označení možných pravopisných chyb a podtržení zelenou vlnovkou k označení možných gramatických chyb (kontrola gramatiky není k dispozici u všech jazyků). Zapnutí/vypnutí této funkce se provádí v dialogovém okně Možnosti, které se zobrazí aktivací příkazu Nástroje Možnosti, záložka Pravopis. Opravy pravopisných chyb můžete provádět buď přímo v dokumentu kliknutím pravým tlačítkem myši na slovo podtržené červenou vlnovkou a volbou příkazu z místní nabídky (viz obr.). Můžete např. zvolit z nabízených variant podobných slov nebo zvolit příkaz Přeskakovat nebo Přidat do slovníku u cizích slov apod. Kontrolu pravopisu můžete rovněž aktivovat dodatečně pomocí tlačítka na panelu nástrojů Standardní. Vyhledávání pravopisných a gramatických chyb pak probíhá v samostatném dialogovém okně, v němž můžete rovněž provádět veškeré opravy. Pro celkovou informaci o kontrole pravopisu je důležitá také tato ikona na stavovém řádku Wordu Pokud je na ní zobrazen křížek, znamená to, že někde v dokumentu zůstal nějaký překlep, jinak je u této ikony zatržítko.
Strana 16/118
MS Office 2003
Veškeré jazykové korekce souvisejí s nastavením jazyka – informaci o aktuálně nastaveném jazyku najdete na stavovém řádku (pro české prostředí je jako výchozí jazyk nastavena čeština). Píšete-li cizojazyčný text a chcete použít např. kontrolu pravopisu, je potřeba jazyk přepnout příkazem Nástroje Jazyk Nastavit jazyk. V tomto dialogovém okně (obr. nahoře) najdete i zaškrtávací políčko Automaticky rozpoznávat jazyk – pokud je zatrženo, měl by Word sám poznat, pokud píšete např. anglicky a jazyk přepnout – tato funkce však není zcela spolehlivá a většinou se neobejdete bez ručního přepnutí jazyka. 1.4.2 Automatické opravy Chcete-li, aby aplikace Word automaticky rozpoznala a opravila překlepy, pravopisné chyby a chybně napsaná velká písmena, můžete použít funkci Automatické opravy. Napíšete-li slovo čeksý a vložíte mezeru, nahradí je funkce Automatické opravy správným tvarem český. Pomocí této funkce můžete také rychle vkládat symboly, které jsou součástí předdefinovaného seznamu položek automatických oprav. Chcete-li například vložit symbol ©, zadejte (c). Tato funkce také opravuje malé písmeno na začátku věty na velké, dvě velká písmena na začátku slova apod. Nastavení automatických oprav lze provést v dialogovém okně (viz obr.), které zaktivujete příkazem Nástroje Možnosti automatických oprav. Dále můžete využít rovněž tlačítko Možnosti automatických oprav , které se po přiblížení ukazatele myši k automaticky opravenému textu zobrazí nejprve jako malá modrá značka. Když na ni ukážete, změní se na ikonu tlačítka. Pokud nechcete, aby byl text opraven, můžete vrátit opravu zpět nebo klepnutím na tlačítko a výběrem zapnout nebo vypnout možnosti automatických oprav.
Strana 17/118
MS Word 2003
1.4.3 Automatický text Chcete-li ukládat a rychle vkládat text, grafiku a další často používané položky, můžete využít funkci automatického textu.V aplikaci Microsoft Word je k dispozici řada předdefinovaných položek automatického textu, například oslovení a závěr dopisu. Můžete také vytvořit vlastní položky automatického textu. Předdefinovanou položku automatického textu vložíte příkazem Vložit Automatický text, kde najdete jednotlivé položky rozčleněně podle kategorií (viz obr.). Jinou možnost je napsat počátečních pár písmen (přesněji řečeno 4 písmena) automatického textu, kdy se ve žluté bublině objeví daná položka, a potvrdit ji klávesou Enter. Novou položku automatického textu můžete vytvořit takto: Vyberte text nebo obrázek, který chcete uložit jako položku automatického textu. V nabídce Vložit přejděte na příkaz Automatický text a v podnabídce klepněte na příkaz Nový. Jakmile aplikace Microsoft Word navrhne název položky automatického textu, přijměte ho nebo zadejte nový (název položky automatického textu by měl obsahovat min. 4 písmena, aby bylo možno použít funkci automatického dokončování).
1.5
Záhlaví a zápatí dokumentu
Záhlaví a zápatí dokumentu je samostatná část dokumentu, která se standardně zobrazuje ve stejné podobě na všech stránkách dokumentu.9 Do editace záhlaví a zápatí se dostanete pomocí příkazu Zobrazit Záhlaví a zápatí, které vám zpřístupní políčko pro editaci záhlaví nebo zápatí a zároveň otevře panel Záhlaví.
Políčko pro editaci záhlaví
Panel nástrojů „Záhlaví a zápatí“
9
Tato teze platí pro základní nastavení dokumentu. V dalším textu však bude popsáno, jak lze vytvořit odlišné záhlaví na různých stránkách dokumentu
Strana 18/118
MS Office 2003
Na tomto panelu naleznete např. tlačítko pro vložení čísla stránky, celkového počtu stránek apod. Pokud chcete přejít do oblasti zápatí, můžete tak učinit buď kliknutím myší na tomto panelu nástrojů. Editaci do příslušného políčka nebo pomocí tlačítka záhlaví/zápatí a návrat do základního textu provedete buď klepnutím na tlačítko Zavřít na tomto panelu nebo poklepáním myší do oblasti textu základního dokumentu. Máte-li již záhlaví/zápatí vytvořeno, k jeho editaci se rovněž můžete vrátit poklepáním myší v oblasti záhlaví/zápatí. Pomocí příkazu Soubor Vzhled stránky můžete nastavit odlišné záhlaví/zápatí na první stránce dokumentu event. na lichých a sudých stránkách dokumentu (viz obr. – záložka Rozložení). Potom můžete v dokumentu samostatně vytvořit záhlaví/zápatí pro první stránku, pro všechny sudé/liché stránky.10 Máte-li dokument rozdělen na oddíly11, můžete v každém oddílu vytvořit samostatná záhlaví/zápatí. To se využívá např. u dlouhých dokumentů, kde můžete do záhlaví umístit např. název příslušné kapitoly (tak jak je to uděláno v tomto dokumentu). Tato problematika bude podrobněji popsána v kapitole věnované editaci dlouhých dokumentů.
1.6
Vložení dodatečných textových prvků
Do dokumentu Wordu můžete kromě běžného textu vložit řadu dalších textových prvků, např. : poznámky pod čarou / vysvětlivky hypertextové odkazy textová pole pole 1.6.1 Poznámky pod čarou a vysvětlivky Poznámky pod čarou a vysvětlivky se používají v tištěných dokumentech a obsahují doplňující informace, vysvětlení nebo odkazy k textu dokumentu. Poznámky pod čarou můžete použít k zadání podrobných komentářů a vysvětlivky k citaci zdrojů. Poznámka pod čarou nebo vysvětlivka se skládá ze dvou propojených částí: ze značky odkazu na poznámku/vysvětlivku a z textu příslušné poznámky/vysvětlivky. Rozdíl mezi oběma typy je pouze v jejich umístění – poznámky pod čarou se obvykle umísťují na tutéž stránku jako
10
Např. editaci záhlaví/zápatí pro sudé stránky dokumentu můžete provést na libovolné sudé stránce pomocí políčka pro záhlaví/zápatí. 11 Oddíly jsou obecně řečeno části dokumentu, v nichž můžete odlišně nastavit vzhled stránky.
Strana 19/118
MS Word 2003
jejich značky, vysvětlivky se obvykle umísťují všechny najednou na konec dokumentu, kapitoly apod. Oba dva typy se vkládají Vložit Odkaz Poznámka pod čarou. Tento příkaz musíte zadat v místě, kde chcete mít značku poznámky. V dialogovém okně (viz obr.) pak můžete zvolit typ poznámky a její umístění, formát číslování (můžete číslovat automaticky nebo použít vlastní značky) atd. Po potvrzení tohoto dialogového okna tlačítkem Vložit se na pozici kurzoru vloží příslušná značka odkazu a kurzor se automaticky přesune do oblasti poznámek pod čarou/vysvětlivek (na konci stránky, oddílu, dokumentu – podle volby umístění). Máte-li poznámku vytvořenou, potom při najetí kurzorem myši nad značku poznámky se vám její text objeví ve žluté „bublině“. Dvojím poklepáním na značku poznámky v textu resp. v oblasti poznámek přejdete kurzorem na text poznámky resp. značku poznámky v textu. Ke smazání nebo přesunu poznámky stačí smazat nebo přesunout její značku v textu dokumentu. 1.6.2 Hypertextové odkazy Hypertextové odkazy můžete vkládat jak k určitým částem textu, tak i ke grafickým objektům. Specifikou Wordu oproti např. internetovému prohlížeči je to, že se jednotlivé hypertextové odkazy aktivují až po stisknutí klávesy CTRL a kliknutí (je tomu tak z praktických důvodů, protože samotné zmáčknutí levého tlačítka myši se ve Wordu používá k označování určitých částí dokumentu). Cílem hypertextového odkazu může být jak externí soubor – např. htm soubor umístěný na webu nebo soubor uložený v počítači nebo v lokální síti – tak i určitá část textu v daném dokumentu – pak mluvíme o tzv. interním odkazu. Cílem interního odkazu může být např. název určité kapitoly nebo záložka umístěná v dokumentu pomocí příkazu Vložit Záložka. Samotný hypertextový odkaz pak vložíme tak, že nejprve označíme text nebo obrázek, ke kterému chceme odkaz vložit, a poté aktivujeme příkaz Vložit Hypertextový odkaz nebo klikneme na tlačítko na panelu nástrojů Standardní.
Strana 20/118
MS Office 2003
Chceme-li vytvořit interní odkaz, použijeme v dialogovém okně (viz obr.) tlačítko Místo v tomto dokumentu, ostatní tři tlačítka slouží k vytvoření externích odkazů buď na webové stránky nebo uložené soubory, resp. na e-mailové adresy, resp. na nové soubory (které budeme teprve vytvářet). Speciálním příkladem interních odkazů v dokumentu Wordu jsou položky automaticky vytvořeného obsahu (viz kap. 2.6.). Pokud máte zapnutou danou funkci v možnostech automatických oprav, pak se vám budou některé hypertextové odkazy vytvářet automaticky, pokud do textu dokumentu napíšete např. tvar hypertextové Automatické nebo e-mailové adresy, automaticky se vám k tomuto vytváření textu vytvoří hypertextový odkaz, což je indikováno hypertextových odkazů modrou barvou textu a podtržením (např. www.vsfs.cz nebo
[email protected])
1.6.3 Textová pole Textová pole se používají k vložení textu na přesné místo dokumentu nebo k obtékání jednoho textu jiným textem – viz obrázek. K vložení textového pole můžete použít příkaz Vložit Textové pole nebo tlačítko , které najdete na panelu Kreslení. Tvar a velikost textového pole pak vyříznete myší (můžete jej samozřejmě dodatečně upravit – s textovým polem se zachází podobně jako s obrázkem). Do textového pole můžete rovnou vkládat text (event. i grafické prvky). Kliknutím pravým tlačítkem myši můžete aktivovat dialogové okno Formát textového pole, kde můžete nastavit řadu atributů (např. barevnou výplň, barvu rámečku nebo pole bez rámečku, obtékání textu apod.) Při vkládání grafických objektů z panelu kreslení (včetně textového pole) se vám na ploše dokumentu můžete objevit tzv. kreslící plátno. To slouží k seskupování objektů z panelu kreslení do jednoho obrázku. Pokud však chcete na dané místo vložit pouze jeden objekt (např. textové pole), může vám toto kreslící plátno naopak překážet. V tom případě jej můžete zrušit klávesou ESC (ještě předtím než začnete s vyříznutím textového pole). Trvalé zrušení tohoto prvku dosáhnete
Textové pole
Strana 21/118
MS Word 2003
přednastavením v dialogovém okně Nástroje Možnosti na záložce Obecné.
Aktivace/deaktivace kreslícího plátna
1.6.4 Pole Posledním textovým prvkem, o kterém bychom se v této kapitole zmínili. je pole. Pomocí polí můžete do dokumentu vkládat různé proměnné texty, jako např. aktuální číslo stránky, datum, informace o autorovi, ale také např. definovat výpočty v tabulkách. Nejpoužívanější pole, jako datum a čas, číslo stránky apod. naleznete pod speciálními položkami v menu Vložit nebo také např. na panelu Záhlaví a Zápatí. Obecně se pole vkládají pomocí příkazu Vložit Pole. Na obrázku např. vidíte možnost vložení pole Date (vložení aktuálního data). Téhož efektu můžete jednodušeji dosáhnout příkazem Vložit Datum a čas.
Strana 22/118
MS Office 2003
1.7
Vkládání grafických objektů
Kromě textu můžete do dokumentu Wordu vložit řadu grafických objektů – v této kapitole se budeme věnovat nejčastěji používaným: vložení obrázku z klipartu vložení obrázku ze souboru přenesení obrázku z webové stránky (nebo jiné aplikace) nakreslení grafického objektu pomocí panelu Kreslení vytvoření vodoznaku vložení Wordartu 1.7.1 Vkládání obrázků
K vložení většiny těchto typů grafických objektů můžete použít příkaz Vložit Obrázek a ze submenu si pak vybrat z nabízených zdrojů obrázků, resp. využít odpovídajících tlačítek na panelu Kreslení (při využití panelu Kreslení se vám na ploše někdy může objevit prvek Kreslící plátno – viz text výše).
Klipart (nebo též galerie médií) obsahuje kresby, fotografie, zvuky, videoklipy a další mediální soubory nazývané klipy, které je možné vkládat a používat v prezentacích, publikacích a dalších dokumentech sady Microsoft Office. Vložení obrázku (event. jiného typu mediálního souboru) z klipartu provedete volbou „Klipart“ z výše zobrazeného menu. Otevře se vám podokno Klipart, kde můžete vyhledat vhodný klip pomocí jednoho nebo více klíčových slov, která napíšete do políčka
Strana 23/118
MS Word 2003
„Hledat“ (viz obr.)12 Klip pak můžete do dokumentu buď přetáhnou myší nebo vložit pomocí místní nabídky. Chcete-li do dokumentu vložit obrázek uložený v souboru, použijte příkaz Vložit Obrázek Ze souboru… Příslušný obrázek pak vyhledáte pomocí zobrazeného dialogového okna Vložit obrázek. U každého vloženého obrázku můžete upravit jeho vlastnosti pomocí příkazu dialogového okna Formát obrázku nebo pomocí panelu nástrojů Obrázek. Dialogové okno vyvoláte buď klepnutím pravým tlačítkem na obrázek nebo označením obrázku a použitím příkazu Formát Obrázek. Pro správné umístění obrázku do dokumentu je nejdůležitější volba obtékání textu na záložce „Pozice“ (standardně je nastaven styl „V textu“). Pokud chcete použít do dokumentu jen nějakou část obrázku, můžete jej také oříznout pomocí tlačítka na panelu obrázek.
Do dokumentu můžete přenést rovněž obrázek z webové stránky zobrazené v libovolném prohlížeči. Klepnete-li na libovolný obrázek na webové stránce zobrazené v prohlížeči pravým tlačítkem, můžete obrázek buď uložit do souboru (příkazem „Uložit jako…“ nebo přenést pomocí schránky (příkazem „Kopírovat“). Takto uložený nebo zkopírovaný obrázek pak můžete jednoduše umístit do dokumentu buď příkazem Vložit Obrázek Ze souboru… (v případě uloženého obrázku) nebo příkazem Úpravy Vložit (resp. tlačítkem Vložit ), pokud jste obrázek sejmuli do schránky.13
12
Klipart není uzavřený, lze jej doplňovat o vlastní klipy stažené z internetu, obrázky ze skeneru, fotografie z digitálního fotoaparátu apod. K tomu se používá tlačítko uspořádat klipy v podokně Klipart. 13 Sejmutí obrázku do schránky nebo jeho uložení z webové stránky do souboru se vám nemusí vždy zdařit, někdy naleznete tyto příkazy v místní nabídce neaktivní – většinou je tomu tak v případě dynamicky generovaných, měnících se obrázků apod. (např. mapy na mapových serverech) – v tom případě můžete použít tzv. screenshot, tj. sejmutí obrazovky pomocí klávesy PrintScreen (nebo Alt + PrintScreen) a obrázek vhodně oříznout.
Strana 24/118
MS Office 2003
1.7.2 Využití panelu „Kresleni“
tlačítko pro aktivaci panelu Kreslení
Panel Kreslení14 vám nabízí řadu možností k vložení (a následné úpravě) různých grafických prvků do dokumentu. Pokud nemáte tento panel zobrazen, můžete jej aktivovat buď příkazem Zobrazit Panely nástrojů Kreslení nebo pomocí tlačítka na panelu Standardní (viz obr. nahoře). Níže vidíte příklad tvaru nakresleného pomocí tlačítka Automatické tvary sekce Hvězdy a nápisy: Vybarvení automatického tvaru a nastavení barvy textu lze provést tlačítky na panelu Kreslení. S hotovým Dobrý den nakresleným tvarem můžete zacházet podobně jako s vloženým obrázkem, tj. např. nastavit obtékání textu pomocí příkazu Formát automatického tvaru (místní nabídka nebo menu Formát). 1.7.3 Vytvoření vodoznaku
Do pozadí dokumentu můžete vložit tzv. vodoznak buď v podobě obrázku nebo textu (např. logo firmy – viz obr. vlevo). Provedete to pomocí příkazu Formát Pozadí
Tištěný vodoznak. V tomto dialogovém okně pak můžete určit vytvoření vodoznaku z obrázku (vyberete jej pak tlačítkem „Vybrat obrázek“) nebo z textu. Takto vložený vodoznak je součástí záhlaví a zápatí dokumentu – pokud jej chcete editovat (např. upravit velikost a pozici obrázku na 14
Na panelu Kreslení naleznete i tlačítka pro vložení obrázku ze souboru nebo z klipartu.
Strana 25/118
MS Word 2003
pozadí), musíte zaktivovat rámeček záhlaví nebo zápatí (kliknutím na záhlaví nebo zápatí resp. příkazem Zobrazit Záhlaví a zápatí. 1.7.4 Wordart Posledním grafickým objektem, o němž se v této kapitole zmíníme, je tzv. Wordart. Wordart je vlastně kombinací grafického objektu a textu, jedná se o text upravený do speciální grafické podoby, např.
Wordart můžete do dokumentu vložit pomocí tlačítka na panelu kreslení nebo příkazem Vložit Obrázek Wordart… Grafický vzhled obrázku můžete zvolit z galerie objektů Wordartu, po volbě z tohoto dialogového okna se vám objeví okno pro zadání textu. Hotový objekt Wordartu můžete upravovat speciálním panelem nástrojů, který se objeví automaticky, kdykoli na objekt kliknete. S objektem Wordartu můžete rovněž zacházet jako s vloženým obrázkem (např. přes příkaz Formát objektu Wordart nastavit obtékání textu apod., myší měnit velikost a umístění objektu atd.)
1.8
Tvorba a editace tabulek
1.8.1 Vytvoření tabulky MS Word v zásadě nabízí dvě varianty vytvoření tabulky – pomocí příkazu Tabulka Vložit Tabulka (event. pomocí tlačítka pro vložení tabulky na panelu nástrojů Standardní) nebo pomocí příkazu Tabulka Navrhnout tabulku. První případ se používá zejména pro pravidelné tabulky (se stejným počtem sloupců ve všech řádcích a naopak), druhý se hodí pro tabulky spíše nepravidelné. Po aktivaci příkazu Tabulka Vložit Tabulka se objeví dialogové okno Vložit tabulku, kde můžete nastavit základní parametry tabulky (počet řádků, sloupců, šířku sloupců apod.). Pokud jde o šířku sloupců, můžete nastavit buď pevnou šířku nebo šířku, která se bude přizpůsobovat obsahu.
Strana 26/118
MS Office 2003
1.8.2 Formátování tabulek Pro rychlé formátování tabulky slouží příkaz Tabulka Automatický formát tabulky (lze rovněž aktivovat tlačítkem v dialogovém okně na obr.). Zde si můžete zvolit z řady přednastavených formátů tabulky. Potřebujete-li tabulky dále upravovat (např. přidávat nebo odstraňovat řádky/sloupce, slučovat buňky apod.), všechny potřebné příkazy naleznete shrnuty v položce menu „Tabulka“. Pokud pro vytvoření tabulky použijete příkaz Tabulka Navrhnout tabulku, pak musíte strukturu tabulky vykreslit pomocí myši a za pomoci panelu nástrojů Panely a ohraničení (který se vám automaticky zpřístupní). Tabulku můžete také vytvořit v Excelu (za využití všech jeho nástrojů) a poté přenést do Wordu pomocí schránky. Po vložení tabulky příkazem Úpravy Vložit nebo tlačítkem můžete ještě využít tzv. inteligentní tlačítko Možnosti vložení , které se objeví Vložit u vložených dat (zde můžete nastavit formátování tabulky buď tak, že zachováte původní formát nebo necháte formát přizpůsobit dokumentu Wordu).15 1.8.3 Převedení textu na tabulku Máte-li vhodně strukturovaný text, např. rozdělený do sloupců pomocí tabulátorů, nebo oddělený vhodným oddělovačem (středníkem, čárkou, pomlčkou apod.), lze takovýto text jednoduše převést na strukturu tabulky příkazem Tabulka Převést Text na tabulku (Text z něhož chcete vytvořit tabulku musíte pochopitelně předtím označit). Word obvykle automaticky rozpozná počet sloupců a řádků a oddělovač textu, event. je lze v zobrazeném dialogovém okně nastavit. Opačně lze rovněž převést tabulku na text příkazem Tabulka Převést Tabulku na text.
15
Tlačítko možnosti vložení nebo jiné aplikace).
je přístupné kdykoli, když vložíte do libovolné aplikace MS Office data (z téže
Strana 27/118
MS Word 2003
1.9
Použití šablon
1.9.1 Přiřazení šablony k dokumentu Základem každého dokumentu aplikace Microsoft Word je šablona. Šablona určuje základní strukturu dokumentu a obsahuje nastavení dokumentu, například položky automatického textu, písma, přiřazení kláves, nabídky, rozložení stránky, zvláštní formátování a styly. V běžné práci s programem Word většinou žádnou šablonu dokumentu nepřiřazujete. Přesto i v tomto případě Word využívá tzv. globální šablonu, tj. šablonu, která je k dispozici pro všechny dokumenty (např. Normal.dot). Další šablonu můžete k dokumentu přiřadit z podokna úloh Nový dokument, které se otevře po volbě příkazu Soubor Nový. Šablony uložené v počítači naleznete přes odkaz „V mém počítači“, další šablony lze stáhnout z webu. Šablony jsou logicky uspořádány do skupin, každá skupina má svou záložku. Zvolme např. záložku „Dopisy a faxy“ a novému dokumentu přiřadíme šablonu „Profesionální dopis“. Vzhled dosud prázdného dokumentu se změní následovně:
V dokumentu jsou nyní připravena různá textová pole a oblasti pro napsání jednotlivých částí obchodního dopisu, zároveň je zde již připraveno i formátování textu. Stačí doplnit různé části dopisu a dopis je hotov, hlavní výhodou přitom je zachování určité jednotnosti při formátování dopisu.
1.9.2 Úprava šablony Možná vás napadlo, proč pokaždé vyplňovat políčko „Název společnosti“, pokud bude pokaždé stejné. Můžete si pochopitelně ulehčit práci a název společnosti přímo uložit do šablony. Jak na to? Nejprve vyplňte příslušné textové pole (event. můžete vložit i logo, tak jak vidíte na následujícím obrázku).
Strana 28/118
MS Office 2003
Takto upravenou šablonu nyní můžete uložit pod stejným nebo novým názvem (druhá varianta je vhodnější, protože ponecháte původní šablonu nedotčenu). Použijte příkaz Soubor Uložit jako… a vyplňte dialogové okno, které se vám otevře:
Především je nutné v seznamu „Typ souboru“ zvolit volbu „Šablona dokumentu“. Word vás automaticky navede do složky „Šablony“ a nyní stačí pouze přepsat název souboru z názvu původní šablony „Profesionální dopis“ na nový název, např. „VŠFS“ a potvrdit uložení šablony. Pokud v budoucnu budete chtít tuto novou šablonu přiřadit jakémukoli dokumentu stačí opět použít menu Soubor příkaz Nový a tato šablona se vám nabídne v okně Šablony v záložce Obecné – viz obr. Podobným způsobem lze vytvářet i úplně nové šablony (z prázdných dokumentů). Při jejich vytváření se s nimi pracuje úplně stejně jako s dokumenty, pouze při jejich ukládání je třeba zvolit typ souboru „Šablona dokumentu“ Šablony lze pochopitelně ukládat i do jiných složek než je výchozí složka Šablony. Takto uložené šablony se vám ale nebudou nabízet v dialogovém okně Šablony, ale musíte je vyhledat např. pomocí Průzkumníka.
1.9.3 Průvodce – speciální typ šablony Speciálním druhem šablon jsou tzv. průvodci, které v seznamu šablon poznáte podle toho, že mají u své ikony „kouzelnickou hůlku“. Např. na následujícím obrázku je to šablony „Průvodce dopisem“ nebo „Průvodce obálkou“. Jejich použití si v krátkosti popíšeme v následujícím textu.
Strana 29/118
MS Word 2003
Jako příklad si vybereme třeba „Průvodce obálkou“, který nám pomůže interaktivním způsobem vytvořit obálky k našim dopisům. V následujícím dialogovém okně vyplníte adresu příjemce a zpáteční adresu (tyto adresy můžete rovněž vložit z externího adresáře – např. MS Outlook – kliknutím na tlačítko vedle textu Adresa příjemce resp. Zpáteční adresa“. Chcete-li provést další nastavení, klikněte na tlačítko „Možnosti“, event. můžete rovnou obálky tisknout tlačítkem „Tisk“. Po stisknutí tlačítka „Možnosti…“ se vám otevře dialogové okno, které vidíte vlevo. Zde můžete zvolit velikost obálky, na kterou budete adresy tisknout, a upravit formát písma těchto adres. Na kartě „Možnosti pro tisk“ můžete nastavit způsob podávání obálek, které závisí především na typu tiskárny, kterou používáte (některé tiskárny umožňují pouze ruční zakládání obálek, jiné mají automatické podavače apod.). Pokud chcete zobrazit a upravovat obálku jako běžný dokument, event. si ji uložit do souboru, použijte v horním dialogovém okně tlačítko „Přidat do dokumentu“ a nyní můžete vzhled obálky upravovat běžnými formátovacími nástroji Wordu. Výsledek může vypadat např. tak, jak vidíte na následujícím obrázku. Takovouto obálku nyní můžete uložit buď jako dokument nebo jako šablonu způsobem, jak je uvedeno výše.
Strana 30/118
MS Office 2003
1.10 Tvorba formulářů Formulář je dokument, který obsahuje tzv. formulářová pole, tj. místa připravená k vyplnění, zadání informací, výběru položek z připraveného seznamu apod. K vložení formulářových polí musíte mít zobrazen panel Formuláře (např. příkazem Zobrazit Panely nástrojů Formuláře) Tlačítko pro nastavení vlastností formul. pole
Existují tři typy formulářových polí: - slouží k zadání textu. 1. Textové pole formuláře Ve vlastnostech pole může být omezeno zadání např. na číslo, datum, text určité délky apod. Vlastnosti formulářového pole můžete nastavit poklepáním na toto pole nebo pomocí tlačítka Vlastnosti na panelu „Formuláře“. Do políčka „Výchozí text“ můžete rovněž zadat předvyplněný text. 2. Zaškrtávací políčko formuláře - používá se pro označení možností, které se vzájemně nevylučují a uživatel může vybrat současně více než jednu možnost nebo pro odpovědi typu ano/ne. Ve vlastnostech tohoto prvku můžete opět nastavit některé jeho atributy.
Strana 31/118
MS Word 2003
3. Rozevírací pole formuláře - pokud má uživatel vybrat jednu z předpřipravených položek – tyto položky je potřeba zadat pomocí dialogu „Možnosti rozevíracího pole formuláře“
na panelu Formuláře, Po dokončení formuláře je potřeba jej zamknout tlačítkem jinak by uživatelé neměli přístup k vyplnění formulářových polí. Je-li formulář zamčen, lze pouze vyplňovat formulářová pole, ostatní části dokumentu nejsou přístupná (ani pro změnu obsahu ani pro formátování). Chcete-li upravovat vlastní formulář, je nutno jej nejprve odemknout – opět tlačítkem . Formulář se obvykle kombinuje se strukturou tabulky, do níž se pak vhodně vkládají jednak pole legendy formuláře, jednak formulářová pole. Formuláře je vhodné ukládat jako šablony, aby při jeho vyplňování zůstal původní prázdný formulář zachován pro další uživatele.
1.11 Hromadná korespondence Hromadnou korespondenci lze použít k vytvoření sady dokumentů, které jsou v zásadě stejné, každý dokument ovšem obsahuje jedinečné prvky. Například u dopisu oznamujícího nový produkt budou logo společnosti a text týkající se produktu obsaženy v každém dopise, adresa a řádek s pozdravem budou pro každý dopis odlišné. Pomocí hromadné korespondence lze např. vytvořit: Sadu formulářových dopisů, e-mailových zpráv nebo faxů Základní obsah je pro všechny dopisy, e-mailové zprávy a faxy stejný, každý z nich ovšem obsahuje informace specifické pro jednotlivé příjemce, například jméno, adresu nebo jiné osobní údaje. Sadu štítků nebo obálek Zpáteční adresa je stejná u všech štítků nebo obálek, adresa cílového místa je pro každý štítek nebo obálku jedinečná. Sadu číslovaných kupónů Kupóny jsou identické kromě toho, že každý má jedinečné číslo. Nástroj hromadné korespondence je ve verzi Word 2003 řešen pomocí podokna úloh „Hromadná korespondence“, které se aktivuje příkazem Nástroje Dopisy a korespondence Hromadná korespondence. Toto podokno je řešeno jako tzv. průvodce, tj. skládá se z několika kroků (konkrétně šesti), v nichž postupně dokument hromadné korespondence (dále HK) sestavujete od úvodního výběru typu dokumentu až po závěrečný tisk nebo uložení hotových dopisů, obálek apod. Dalším nástrojem, kterým můžete ovládat funkci HK je panel nástrojů HK
Strana 32/118
MS Office 2003
Na tomto obrázku vidíte tento panel tak, jak vypadá na začátku procesu vytváření dokumentu HK – většina tlačítek je v tuto chvíli neaktivních, postupně se další tlačítka zpřístupní – má to zabránit tomu, aby uživatel postupoval při tvorbě a úpravách dokumentu HK nesprávným postupem. Krok 1 – Výběr typu dokumentu HK V tomto kroku volíte typ tzv. hlavního dokumentu HK. Máte na výběr celkem 5 možností, v našem příkladě zvolíme nejběžnější případ, tj. formulářový dopis (volba „Dopisy“). Tuto volbu uplatníme nejen u dopisů, ale i u ostatních dokumentů standardního formátu A4 – např. faxů, oběžníků apod. Krok 2 – Volba počátečního dokumentu V druhém kroku volíte počáteční dokument, z něhož budete vytvářet hlavní dokument HK. Nejčastější volbou bude asi použití aktuálního dokumentu, ale můžete také použít vhodnou šablonu (např. hlavičkový papír firmy) nebo upravit dříve uložený dokument.
Krok 3 – Výběr příjemců hromadné korespondence V této fázi HK připojujete k hlavnímu dokumentu HK tzv. zdroj dat, tj. seznam příjemců HK. Zdrojem dat může být např. tabulka v Excelu, databázová tabulka z aplikace MS Access, ale také např. seznam kontaktů z MS Outlooku. Pokud nemáte seznam příjemců dosud vytvořen, zvolte volbu „Zadat nový seznam“ a v následujícím formuláři můžete databázi příjemců vytvořit16. Pokud máte seznam příjemců již uložený (např. v tabulce Excelu), zvolte „Použít existující seznam“, v následně otevřeném dialogovém okně najděte příslušný soubor a potvrďte výběr17. Seznam příjemců se pak importuje do dialogového okna „Příjemci hromadné korespondence“ (viz obr.), kde jej můžete dále upravovat.
16
Formulář obsahuje standardní pole pro zadání adresy a dalších údajů o adresátech HK. Položky seznamu můžete upravit tlačítky „Nová položka“ nebo „Odebrat položku“. 17 U tabulek Excelu budete vyzváni ještě k výběru listu, na němž se seznam příjemců nachází. U databází např. MS Access budete vyzváni k výběru jedné tabulky z databáze (databáze je obvykle tvořena několika tabulkami provázanými mezi sebou relacemi).
Strana 33/118
MS Word 2003
Pomocí zaškrtávacích políček u jednotlivých příjemců můžete vybrat jen některé ze seznamu příjemců. Další možností je provést filtraci seznamu podle jednoho nebo více polí seznamu příjemců (k tomu se používají šipky u jednotlivých názvů polí – např. na obrázku vidíte výběr příjemců, kteří mají bydliště v Praze). Seznam příjemců můžete také seřadit klepnutím na název pole v záhlaví tabulky (dalším klepnutím pak tabulku seřadíte v opačném pořadí). Chcete-li nastavit složitější kritéria pro řazení nebo filtrování záznamů, zvolte položku (Rozšířené…) a v dalším dialogovém okně (obr. vlevo) pak můžete nastavit kritéria pro výběr i řazení záznamů (můžete kombinovat i více kritérií dohromady). K úpravě seznamu příjemců se můžete kdykoli vrátit tlačítkem na panelu Hromadná korespondence. Krok 4 – Vytvoření dopisu a vložení slučovacích polí Máte-li určený (a upravený) zdroj dat HK, můžete se pustit do tvorby samotného hlavního dokumentu HK (který má v našem případě formu dopisu). Logika tohoto postupu je v tom, že v této fázi vkládáte do dokumentu tzv. slučovací pole , tj. proměnné prvky dopisu, které se budou při slučování naplňovat daty ze zdroje dat. Proto je nutné mít předem určený zdroj dat, aby byla zachována shoda polí v hlavním dokumentu a v databázi. Toto je třeba mít na paměti hlavně v tom případě, pokud zdroj dat dodatečně změníte – nebude-li zachována shoda názvů polí v hlavním dokumentu a v databázi, objeví se ve sloučených dokumentech chyby (chybové hlášky).
Strana 34/118
MS Office 2003
Ke vložení slučovacích polí můžete využít odkazy (např. „Blok adresy“ vybere ze seznamu příjemců vhodná pole a pokusí se vytvořit kompletní adresu – tato akce ale nemusí být vždy spolehlivá, pokud nejsou použity standardní názvy polí). Chcete-li vložit jednotlivá slučovací pole, použijte odkaz „Další položky…“ a vyberte slučovací pole z tohoto seznamu (názvy polí v tomto seznamu se pochopitelně shodují s názvy polí v databázi příjemců HK). Na následujícím obrázku vidíte, jak bude vypadat hlavní dokument HK po vložení jednotlivých položek adresy. Slučovací pole se zobrazují ve dvojitých lomených závorkách, např. <<Jméno>>. Máte-li zobrazený panel nástrojů „Hromadná korespondence“, můžete v této fázi již využívat všechna tlačítka na něm obsažená (viz obr.), např. můžete přepnout mezi zobrazením slučovacích polí a konkrétních dopisů označeným tlačítkem a listovat mezi jednotlivými záznamy ve zdroji dat, a tak postupně zobrazovat jednotlivé dopisy, tak jak budou vypadat po sloučení hlavního dokumentu se zdrojem dat.
přepínání slučovacích polí a konkrétních data
listování záznamy ve zdroji dat
Po ukončení editace hlavního dokumentu je nyní vhodné tento dokument uložit. Krok 5 – Zobrazení náhledu dopisů Předposledním krokem průvodce HK je zobrazení náhledu dopisů před konečnou fází sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat na tiskárnu nebo do dokumentu. V tomto kroku můžete listovat jednotlivými dopisy pomocí tlačítkem v tomto podokně. Můžete se také vrátit k úpravě zdroje dat HK kliknutím na odkaz „Upravit seznam příjemců“, event. můžete „vymazat“ jednotlivé dopisy z HK tlačítkem „Vyloučit tohoto příjemce“.
Strana 35/118
MS Word 2003
Krok 6 – Sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat Posledním krokem v průvodci HK je sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat – cílem sloučení může být tiskárna (odkaz „Tisk“) – sloučené dokumenty se vytisknou soubor (odkaz „Upravit jednotlivé dopisy“) – sloučené dokumenty se uloží do samostatného dokumentu pro pozdější využití. mail (pouze u typu hlavního dokumentu „mail“) – sloučené dokumenty se odešlou elektronickou poštou. Zvolíte-li např. sloučení na tiskárnu, objeví se vám ještě toto dialogové okno, v němž máte možnost omezit rozsah tisku. Totéž dialogové okno se objeví i při volbě „Upravit jednotlivé dopisy“ – můžete rovněž omezit počet uložených dopisů do souboru.
1.12 Revize dokumentu Tato funkce umožňuje označovat veškeré změny dodatečně provedené v dokumentu (změny obsahu i formátování) speciálními revizními značkami.18 Uvedená funkce se zapíná příkazem Nástroje Sledování změn. Po aktivaci tohoto příkazu se vám na ploše objeví panel „Revize“ a ve stavovém řádku se zvýrazní okénko „REV“.19
indikace režimu revize dokumentu
indikace vloženého textu
18 19
Od této chvíle až po opětovné vypnutí režimu revize dokumentu (stejným postupem jako při jeho zapnutí) budou všechny prováděné změny v dokumentu označovány speciálními značkami. Na obrázku vidíte označení tří typů nejčastějších úprav prováděných v dokumentu – změnu formátování, vložení a smazání textu.
Tyto revizní značky mohou být ještě odlišeny barvou pro různé recenzenty dokumentu. Kliknutím na toto okénko lze režim revize dokumentu rovněž zapínat/vypínat.
Strana 36/118
MS Office 2003
Druhou fází úpravy dokumentu se zapnutou funkcí revize je potvrzení nebo odmítnutí označených změn v dokumentu. K tomu slouží tlačítka na panelu nástrojů „Revize“ těmito tlačítky můžete listovat dokumentem (dopředu resp. dozadu) a vyhledávat revizní značky tlačítko pro potvrzení změny tlačítko pro odmítnutí změny20 Pomocí rozbalovacího seznamu „Zobrazit“ na panelu „Revize“ lze zvolit různé varianty zobrazení upravovaného dokumentu. Pomocí funkce revize dokumentu lze také vzájemně porovnat dva dokumenty – příkazem Nástroje Porovnat a sloučit dokumenty… Rozdíly mezi dokumenty jsou pak rovněž indikovány pomocí revizních značek, se kterými můžete dále pracovat jak je uvedeno v předchozím odstavci. Pokud tisknete dokument s revizními značkami máte možnost vytisknout: upravený resp. původní dokument bez značek – záleží na zobrazené verzi dokumentu upravený dokument se značkami samotný seznam revizních značek
1.13 Editace dlouhých dokumentů V poslední kapitole věnované aplikaci MS Word se zaměříme na problematiku editace dlouhých dokumentů, do níž patří: číslování kapitol, tvorba obsahu dokumentu (probráno v kap. 2.5 a 2.6.) tvorba seznamů (obrázků, tabulek, grafů atp.) tvorba věcného rejstříku využití křížových odkazů odlišné záhlaví a zápatí v kapitolách (rozdělení dokumentu na oddíly) 1.13.1 Seznamy objektů Ve Wordu můžete vytvářet seznamy různých typů objektů, např. obrázků, tabulek, grafů, vzorců atp. K jednotlivým objektům, které chcete zahrnout do seznamu, musíte nejprve přidat tzv. titulky. Titulky můžete přidávat buď automaticky nebo ručně. Automatické přidávání titulků k objektům je třeba aktivovat před jejich vytvářením v dokumentu příkazem Vložit Odkaz Titulek Automatický titulek. V tomto dialogovém oknu můžete vybrat typ objektů, při jejichž vložení budou automaticky přidány titulky. V základní nabídce popisků 20
tlačítky pro přijetí resp. odmítnutí změn lze rovněž najednou přijmout resp. odmítnout všechny změny nebo změny od určitého recenzenta – klepněte na šipku u tlačítka a zvolte vhodnou variantu.
Strana 37/118
MS Word 2003
titulků jsou 3 kategorie objektů (obrázky, tabulky, rovnice), tlačítkem nový popisek však můžete vytvořit další kategorii. Ruční vkládání titulku se provádí po označení objektu příkazem Vložit Odkaz Titulek. Word sám rozpozná typ objektu a nabídne titulek příslušné kategorie (např. obrázek, tabulka…) – tuto kategorii můžete event. změnit v rozbalovacím poli „Titulek“ nebo vytvořit novou tlačítkem „Nový titulek…“ K titulku můžete přidat další text – viz obr. dole
Vlastní seznam objektů vytvoříte příkazem Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy – záložka Seznam obrázků.21 Kategorii objektů, pro nichž chcete vytvořit seznam zvolíte v rozbalovacím seznam „Popisek titulku“, kde se nabízejí tři předpřipravené varianty (obrázek, tabulka, rovnice), event. další popisky, pokud jste si sami nějaké další kategorie vytvořili. Formát seznamu můžete zvolit z automatických formátu v rozbalovacím seznamu „Formáty“. Podobně jako u obsahu jsou jednotlivé položky takto vytvořeného seznamu zároveň interními odkazy, kterými lze jednotlivé objekty v dokumentu vyhledat. Stejně jako u obsahu je i seznam objektu nutno ručně aktualizovat (příkazem „Aktualizovat pole“ z místní nabídky nebo klávesou F9), pokud do dokumentu dodatečně přidáte nové objekty s titulky, event. smažete nějaké stávající objekty, nebo pokud dojde k přesunu některých objektů na jiné stránky.22 21 22
Stejné dialogové okno se používá i při tvorbě automatického obsahu dokumentu – viz kap. 2.6. Tyto seznamy objektů je proto vhodné vytvářet až po dokončení úprav vlastního dokumentu.
Strana 38/118
MS Office 2003
O číslování titulků se starat nemusíte, pokud např. vložíte nebo naopak odstraníte nějaký objekt, event. nějaký objekt přemístíte na jiné místo, dojde automaticky k přečíslování titulků objektů. 1.13.2 Věcný rejstřík Rejstřík obsahuje seznam pojmů a témat obsažených v dokumentu, včetně stránek, na kterých se pojmy a témata vyskytují. Chcete-li vytvořit rejstřík, označte nejprve v dokumentu položky rejstříku příkazem Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy – na záložce Rejstřík klikněte na tlačítko „Označit položky“. Označíte-li položku rejstříku, vloží aplikace Microsoft Word do dokumentu zvláštní pole XE (položka rejstříku).23
Rejstřík lze vytvořit z následujících položek: jednotlivá slova, věty nebo symboly, témata v určitém rozsahu stránek, odkazy na jinou položku, jako například doprava viz kolo. Po označení všech položek rejstříku zvolte návrh rejstříku a sestavte jej příkazem Vložit Odkaz Rejstřík a seznamy – záložka „Rejstřík“. Formát rejstříku můžete vybrat z automatických formátů v rozbalovacím seznamu „Formáty“. Aplikace Word shromáždí položky rejstříku, seřadí je podle abecedy, vytvoří odkazy na příslušná čísla stránek, vyhledá a odstraní duplicitní položky na stejné stránce a zobrazí rejstřík v dokumentu. 1.13.3 Křížové odkazy a záložky Křížový odkaz odkazuje na položku, která je umístěna v jiné části dokumentu, například Viz obrázek 1. Křížové odkazy je možné vytvořit pro nadpisy, poznámky pod čarou, záložky, titulky nebo číslované odstavce. Př. 1 – Křížový odkaz na nadpis Do dokumentu vložte vhodný uvozovací text, např. „Další informace najdete v kapitole…“ Zadejte příkaz Vložit Odkaz Křížový odkaz. V rozevíracím seznamu „Typ odkazu“ zvolte „Nadpis“ a ve spodním seznamu nalezněte název kapitoly, na kterou chcete odkazovat. Zaškrtněte rovněž
23
přitom se automaticky zapne zobrazení netisknutelných znaků
Strana 39/118
MS Word 2003
políčko „Hypertextový odkaz“. V rozbalovacím seznamu „Vložit odkaz na…“ můžete zvolit, zda chcete do dokumentu jako text odkazu vložit název kapitoly, číslo kapitoly, číslo stránky, kde se kapitola nachází apod. Podobným způsobem můžete vytvořit odkaz např. na číslovaný obrázek, tabulku apod. – viz předchozí kapitola – na poznámku pod čarou nebo vysvětlivku apod. Př. 2 – Křížový odkaz na záložku Nejprve musíte do dokumentu vložit záložku. Záložka označuje místo nebo vybranou část textu, ke kterému jste zadali název a označili jej, abyste se k němu mohli později vrátit. Pomocí záložky můžete například označit text, který chcete v budoucnu upravit. K vložení záložky umístěte kurzor na vhodné místo nebo označte část textu, k němuž chcete záložku přidat a zadejte příkaz Vložit Záložka. V dialogovém okně „Záložka“ pak zadejte název záložky. Takto vložená záložka pak může být cílem křížového nebo hypertextového odkazu, můžete ji také použít pro rychlé vyhledání textu příkazem Úpravy Přejít na…
1.13.4 Rozdělení dokumentu na oddíly Pomocí oddílů lze vytvořit různorodé rozvržení dokumentu v rámci jedné nebo více stránek V každém oddílu dokumentu můžete mít nastaveny např. odlišné okraje stránky, odlišnou orientaci tisku (pokud např. část dokumentu potřebujete tisknout na šířku a zbytek na výšku), rozdělení na sloupce24 apod. V jednotlivých oddílech (které mohou např. odpovídat kapitolám knihy), můžete samostatně nastavit číslování stránek, obrázků, poznámek pod čarou atd. V každém oddílu můžete také odlišně nastavit záhlaví a zápatí stránek. Rozdělení na oddíly provedete příkazem Vložit Konec…25 Můžete pak zvolit různý typ konců oddílů: na další stránce – nový oddíl začne na následující stránce na stejné stránce – tzv. průběžný konec oddílu, nedojde k odstránkování na sudé/liché stránce – nový oddíl začne na následující liché/sudé stránce (pokud např. chcete, aby nová kapitola 24
Pokud rozdělíte část textu na více sloupců příkazem Formát – Sloupce, pak Word sám rozdělí dokument na oddíly. 25 Tento příkaz lze také použít pro ukončení stránky (tady je ale jednodušší použít kombinace kláves CTRL+ENTER), nebo pro ruční nastavení zalomení textu do sloupců, event. pro ukončení obtékání textu kolem grafického objektu.
Strana 40/118
MS Office 2003
začínala vždy na levých nebo pravých stránkách po svázání publikace). 1.13.5 Vytvoření odlišného záhlaví a zápatí v oddílech dokumentu Máte-li dokument rozdělený na oddíly, pak můžete v každém oddílu (který např. odpovídá kapitole publikace) vložit odlišné záhlaví a zápatí stránek. Na obr. vidíte rámeček pro vložení záhlaví resp. zápatí v dokumentu rozděleném na oddíly. Všimněte si, že je zde uvedeno číslo oddílu, kde se nacházíte. V každém oddílu můžete vložit do rámečku záhlaví nebo zápatí odlišný text (např. název aktuální kapitoly). Na panelu „Záhlaví a zápatí“ si povšimněte zvýrazněného tlačítka „Odkaz na předchozí“. Toto tlačítko ponechte aktivní, pokud chcete do nového oddílu převzít záhlaví nebo zápatí oddílu předchozího – všimněte si u rámečku zápatí textu „Stejné jako minulé“ (např. zde v zápatí pokračujeme v průběžném číslování stránek). Pokud však chcete mít záhlaví nebo zápatí v novém oddílu odlišné, musíte toto tlačítko deaktivovat (jako je tomu u rámečku záhlaví na obrázku).
Strana 41/118
MS Excel 2003
Kapitola 2 -
MS Excel 2003
Předpokládané vstupní znalosti: Otevření, uložení a tisk dokumentu Zápis do buněk, manipulace s buňkami v tabulce (oprava hodnoty, výmaz obsahu buňky, přesun a kopie buněk pomocí schránky, vyplnění buněk pomocí úchytu) Výběr buněk, sloupců, řádků Základy formátování Uživatelská znalost prostředí Windows a práce v lokální síti Doporučená literatura: M. Češková – Excel 2003 podrobný průvodce začínajícího uživatele, Grada M. Brož – Microsoft Office Excel 2003 podrobná uživatelská příručka, Computer Press J. Pecinovský – Excel 2002 podrobný průvodce pokročilého uživatele, Grada
2.1
Práce s listy
Abychom mohli uchovávat data souvisejících tabulek v jednom souboru, obsahují sešity programu MS Excel většinou několik listů. Nové sešity obsahují standardně 3 listy pojmenované List1, List2, List3. V dolní části okna sešitu jsou zobrazena ouška jednotlivých listů s jejich názvy. Ouško aktivního listu je barevně odlišeno. List aktivujeme klepnutím na jeho ouško. Pro aktivaci předchozího (následujícího) listu můžeme také použít klávesovou zkratku CTRL+Page Up (CTRL+Page Down). Pokud je v sešitě hodně listů, nemusí být na obrazovce vidět všechna ouška. Pro zobrazení těch skrytých můžeme použít navigační tlačítka, umístěná vlevo od zobrazených oušek, nebo můžeme tahem myši za rozhraní mezi posuvníkem a oušky listů zvětšit část okna, která je určena pro zobrazení oušek. Navigační šipky nemění aktivní list. Pozn.: List můžeme aktivovat i když nevidíme jeho ouško. Když klepneme pravým tlačítkem myši do navigačních šipek, zobrazí program seznam názvů listů. V tomto seznamu je aktivní list zvýrazněn zatržítkem a klepnutím do některého z názvů seznamu aktivujeme příslušný list.
Místní nabídka navigačních šipek se seznamem názvů listů
Rozhraní mezi posuvníkem a oušky listů Navigační tlačítka pro zobrazení oušek listů.
Strana 42/118
MS Office 2003
Význam navigačních šipek Klepnutím na se zobrazí první ouško a ta vpravo od něj, která se do vymezeného prostoru vejdou poslední ouško a ta vlevo od něj, která se do vymezeného prostoru vejdou další ouško vpravo předchozí ouško vlevo 2.1.1 Vložení listu Nové listy se do sešitu programu MS Excel vloží vždy před aktivní list. Pokud potřebujeme do sešitu přidat nový list a záleží nám na pořadí listů, klepneme nejdřív do ouška listu před který potřebujeme nový list vložit, a v nabídce Vložit vybereme příkaz List. Nový list můžeme také vložit pomocí místní nabídky. Pravým tlačítkem myši klepneme na ouško listu, před který potřebujeme vložit nový list, a z místní nabídky vybereme příkaz Vložit. Zobrazí se dialogové okno pro výběr typu listu. Standardní list je vybrán, stačí jen výběr potvrdit.
2.1.2 Odstranění listu Nepotřebné listy můžeme po jejich výběru ze sešitu odstranit pomocí příkazu Úpravy/Odstranit list. Můžeme také klepnout pravým tlačítkem myši na ouško odstraňovaného listu a z vyvolané místní nabídky vybrat příkaz Odstranit. Pokud jsou v buňkách odstraňovaného listu nějaká data, zobrazí se dialogové okno pro potvrzení odstranění.
2.1.3 Přesun listu Pokud jsme vložili nový list na nesprávné místo, nebo pokud se při práci se sešitem ukáže, že by bylo vhodnější jiné pořadí listů, můžeme pořadí listů změnit. Listy můžeme přesouvat v rámci jednoho souboru nebo mezi různými sešity.
Strana 43/118
MS Excel 2003
Pro změnu pořadí listů v jednom souboru je nejrychlejší způsob přetažení myší. Ouško přesouvaného listu uchopíme levým tlačítkem myši a tažením myší doprava nebo doleva určíme jeho novou polohu. Pro snazší orientaci zobrazuje program nad oušky listů šipku naznačující novou polohu listu. Při tomto nastavení bychom v rámci jednoho sešitu přesunuli List2 před List6 Přesun můžeme provést i tak, že vyvoláme místní nabídku přesouvaného listu a vybereme z ní příkaz Přesunout nebo zkopírovat. Příkaz vyvolá dialogové okno, ve kterém ze zobrazeného seznamu listů vybereme ten, před který se má přesouvaný list umístit, a volbu potvrdíme. Pozn.: Stejný příkaz najdeme i v nabídce Úpravy. Program pak přesouvá aktivní list.
Při tomto nastavení bychom v souboru Sešit1 přesunuli List1 před List5
Pokud potřebujeme přesunout list do jiného sešitu, musí být cílový sešit otevřený. Přesun by šel provést i tažením myší, ale pohodlnější je v tomto případě přesun pomocí příkazu. Aktivujeme přesouvaný list a vybereme Úpravy/Přesunout nebo zkopírovat list (event. vybereme příkaz z místní nabídky ouška přesouvaného listu). V zobrazeném dialogovém okně rozbalíme seznam Do sešitu. Program v něm nabízí názvy otevřených sešitů a navíc možnost přesunu listu do nového sešitu. V rozbaleném seznamu vybereme klepnutím název cílového sešitu. Po výběru cílového sešitu zobrazí program v části okna Před list seznam listů vybraného sešitu. Z něj vybereme ten, před který se má přesouvaný list zařadit. Při tomto nastavení by se List6 Sešitu1 přesunul do sešitu akce školy před list Sběr 2006.
2.1.4 Kopírování listů Někdy potřebujeme vytvořit na různých listech sešitu několik stejných tabulek (např. měsíční výkazy práce zaměstnanců, výsledky firmy za jednotlivá čtvrtletí…). Vhodnější než kopírovat buňky vytvořené tabulky postupně na další listy je kopírovat celý list. Při práci se
Strana 44/118
MS Office 2003
zkopírovanými buňkami rozdíl nepoznáme, ale při kopírování celého listu se kromě buněk kopírují i nastavené vlastnosti listu (např. skrytí mřížky a nastavení tisku). Pokud bychom kopírovali jen buňky tabulky, museli bychom na každém z listů provádět tato nastavení znovu. Při kopírování listů postupujeme podobně jako při přesouvání listů. Pokud budeme list kopírovat v rámci sešitu tažením, uchopíme ouško listu levým tlačítkem myši a za držení klávesy CTRL ouško přemístíme. Důležité je pustit klávesu CTRL až po uvolnění tlačítka myši. Program vytvoří identickou kopii listu. Protože se v sešitech programu MS Excel nemohou dva listy jmenovat stejně, program za název listu přidá pořadové číslo kopie. Při kopírování listu pomocí příkazu postupujeme úplně stejně jako u přesunu, jen v otevřeném dialogovém okně Přesunout nebo zkopírovat zaškrtneme políčko Vytvořit kopii.
2.1.5 Přejmenování listu Listy sešitu program standardně pojmenovává List1, List2,…. Orientaci v sešitě si usnadníme, pokud budeme listy pojmenovávat jinak. Pro přejmenování listu máme několik možností: a) Poklepeme levým tlačítkem myši na ouško přejmenovávaného listu b) Označíme list klepnutím na ouško, vybereme Formát/List/Přejmenovat c) Vyvoláme místní nabídku ouška přejmenovávaného listu a v ní vybereme příkaz Přejmenovat Po kterékoliv z předchozích akcí se označí původní název listu. Napíšeme nový nebo upravíme původní název a přejmenování listu dokončíme klávesou Enter. Pozn.: Názvy listů mohou být dlouhé maximálně 31 znaků a mohou být víceslovné. V jednom sešitě nesmí být dva listy stejného jména. 2.1.6 Práce s několika listy Pokud si před akcemi jako je kopírování, přesuny a odstraňování listů označíme více listů, můžeme je provádět s několika listy najednou. Při výběru listů, které následují za sebou, vybereme první (poslední) list skupiny a se zmáčknutou klávesou SHIFT klepneme do ouška posledního (prvního) listu skupiny. Pro výběr všech listů sešitu využijeme místní nabídku ouška libovolného listu, a příkaz Vybrat všechny listy. Pro výběr nesouvislé skupiny listů (nebo odznačení některých již označených listů) používáme klávesu CTRL. Vybereme první list a se zmáčknutou klávesou CTRL klepeme postupně do oušek dalších listů pro jejich výběr nebo odznačení. Pro zrušení vytvořené skupiny listů můžeme klepnout do ouška neoznačeného listu. Pokud jsou označeny všechny listy, využijeme místní nabídku oušek a příkaz Oddělit listy.
Strana 45/118
MS Excel 2003
Pozn.: Pokud je označeno více listů, jsou veškeré akce, které provádíme s buňkami jednoho listu automaticky prováděny i na ostatních označených listech. Takže pokud např. potřebujeme na několika listech vytvořit stejnou tabulku, můžeme si označit všechny potřebné listy. Tabulku vytvoříme na jednom z nich, ale vytvořena bude na i všech ostatních označených listech. Ušetříme si tak práci s kopírováním.
2.2
Práce v listě
2.2.1 Vkládání řádků sloupců, sloupců, buněk I v sebelépe navržených tabulkách občas dojde k tomu, že doprostřed tabulky potřebujeme přidat řádek nebo sloupec. Někdy se nedostatek prostoru v tabulkách dá vyřešit posunem okolních buněk, ale u rozsáhlých tabulek může být přesun problematický, a pokud je na listě tabulek několik i nemožný. Tady pak využíváme toho, že do listu sešitů programu MS Excel můžeme vložit řádky, sloupce, ale i jakoukoliv souvislou skupinu buněk. Vložení sloupců Při vkládání sloupců do listu se řídíme pravidlem: program vloží tolik sloupců, kolik sloupců označíme, a vloží je vždy před první označený sloupec. Můžeme využít několik postupů, vyzkoušíme si je na příkladech. Např.: Mezi sloupce A a B potřebujeme vložit tři sloupce. Tažením v záhlaví sloupců označíme potřebný počet sloupců. Označování začneme ve sloupci B. Záhlaví sloupců Klepnutím pravým tlačítkem myši do označených buněk vyvoláme místní nabídku. Vybereme v ní Vložit buňky. Program odsune původní sloupce doprava a na jejich místo vloží nové sloupce. Současně s tím provede přejmenování sloupců.
Pozn.: Pokud označíme jen buňky, je lepší příkaz pro vložení sloupců vybrat v nabídce Vložit(/Sloupce).
Pozn.: Pokud bychom sloupce označovali klepnutím se zmáčknutou klávesou CTRL (tzv. nesouvislá oblast), vloží se nový sloupec před každý z označených. Označení:
Situace po vložení:
Strana 46/118
MS Office 2003
Vložení řádků Při vkládání řádků postupujeme obdobně jako při vkládání sloupců, program se řídí obdobným pravidlem. Vloží tolik řádků, kolik označíme a nové řádky se vloží nad první označený řádek. Po označení potřebného množství řádků vybereme v jejich místní nabídce příkaz Vložit buňky. Můžeme také v nabídce Vložit vybrat příkaz Řádky. Po vložení nových řádků program všechny řádky přečísluje.
Vložení buněk Pokud je na jednom listě několik tabulek a my potřebujeme vložit buňky jen do jedné z nich, nedají se vložit celé řádky (sloupce), protože by sousední tabulku „roztrhly“ na dvě části.
Např. v první tabulce nahoře potřebujeme mezi Kladno a Rakovník přidat Lidice. Pokud označíme řádek 12 (vkládáme před Rakovník), získáme sice v tabulce pro nové město prostor, ale volné místo se objeví i v sousední tabulce.
Nebudeme proto vkládat celé řádky, ale jen potřebné buňky. V listě označíme buňky, na jejichž místě potřebujeme nové.
V místní nabídce označených buněk, nebo v nabídce Vložit, vybereme Buňky. Protože označená oblast je dole i vpravo obklopena dalšími buňkami a program neví kam ty stávající posunout, otevře se dialogové okno, ve kterém si z nabízených možností vybereme tu správnou.
Strana 47/118
MS Excel 2003
2.2.2 Odstranění řádků, sloupců, buněk Pokud naopak potřebujeme z tabulky řádky, sloupce nebo skupinu buněk odstranit, označíme je a v místní nabídce označeného nebo v nabídce Úpravy vybereme Odstranit. V případě odstraňování řádků program zbylé řádky posune nahoru a provede přečíslování, při odstraňování sloupců zbylé posune doleva a provede přejmenování. Při odstraňování skupiny buněk je situace nejednoznačná, program neví, jestli má do odstraněné oblasti posunout buňky zezdola nebo zprava. Otevře se proto dialogové okno, ve kterém si z nabízených možností vybereme tu správnou. Označení Výsledek odstranění Celé řádky
Celé sloupce
Jen vybraná skupina buněk
Strana 48/118
MS Office 2003
2.3
Výpočty v tabulkách
Výpočty v programu MS Excel můžeme provádět pomocí ručně vložených vzorců, vestavěných vzorců, kterým se říká funkce, případně kombinujeme obě možnosti. Všechny výpočty zahajujeme výběrem buňky, ve které má být výpočet proveden. Prvním znakem jakéhokoliv výpočtu je znaménko =. Po dokončení vložení výpočtu je při standardním nastavení v buňce zobrazen výsledek výpočtu, vzorec se po výběru buňky se vzorcem zobrazí v řádku vzorců. Pokud nezměníme nastavení, je jednou z vlastností výpočtů v sešitech programu MS Excel to, že se po změně obsahu buněk přepočítávají. Pozn.: Toto nastavení může při práci s velikými tabulkami, ve kterých je velké množství výpočtů, dost výrazně zpomalovat odezvu programu. Proto ho můžeme změnit. Vybereme Nástroje/Možnosti, a v dialogovém okně na kartě Výpočty nastavení upravíme. 2.3.1 Výpočty pomocí vzorců Jednoduché výpočty můžeme provést pomocí vlastních vzorců. Označíme buňku, ve které se má zobrazit výsledek, a napíšeme znaménko =. Za tento znak napíšeme konstanty a odkazy na buňky sešitů ve tvaru adresy oddělené operátory. Protože by při zápisu adresy mohlo snadno dojít k chybě, je lepší „ukázat“ buňku klepnutím myší. Program odpovídající adresu buňky zapíše do vzorce sám. Pro dokončení zadání vzorce použijeme klávesu Enter nebo kombinaci CTRL+Enter. Rozdíl je v tom, že po dokončení vytváření vzorce kombinací CTRL+Enter zůstane buňka se vzorcem vybrána pro další použití, kdežto po dokončení klávesou Enter měníme aktivní buňku. Aritmetické vzorce Vzorce pracují s čísly a vracejí číselnou hodnotu. Při výpočtech pomocí aritmetických vzorců používáme tyto operátory: Znak Operace Sečítání + Odečítání – Násobení * Dělení / Mocnina (na anglické klávesnici nad 6) ^ Při vyhodnocování výrazu program postupuje zleva doprava, přičemž dodržuje priority operátorů podle matematických pravidel. Tzn. nejdříve vypočítá mocniny, provede násobení a dělení a nakonec sečítání a odečítání. Prioritu danou těmito pravidly můžeme změnit pomocí kulatých závorek. Číselné konstanty
=2*(A1+C3)–4*D4^3
Odkaz na buňku (adresa buňky)
Strana 49/118
Operátory
MS Excel 2003
Např. vzorec =(A1+C3)*2–4*D4^3 můžeme do buňky A10 napsat takto: 1. Označíme buňku A10 2. Napíšeme =( 3. Myší klepneme do buňky A1 4. Napíšeme + 5. Myší klepneme do buňky C3 6. Napíšeme )*2-4* 7. Myší klepneme do buňky D4 8. Na anglické klávesnici napíšeme ^3 9. Dokončíme klávesou Enter (CTRL+Enter) Textové vzorce Ve vzorcích můžeme pracovat i s textem. Jediný operátor, který se používá ve vzorcích při práci s textem, je znak &. Používá se pro spojování (zřetězování) textů. Na české klávesnici ho napíšeme kombinací kláves pravý Alt+c. Předpokládejme, že v je buňce A1 zapsáno Zdena, v buňce B1 Suchánková, pak vzoreček ="Celé jméno je "&A1&" "&B1 vrátí hodnotu Celé jméno je Zdena Suchánková Textové konstanty – vždy je uzavíráme do uvozovek Pozn.: Pokud se ve vzorci sejdou aritmetické a textové operátory, provede program nejdříve aritmetické operace, teprve potom zřetězí texty. Vzorce pracují s texty a texty vracejí. Logické vzorce Někdy potřebujeme srovnávat obsah dvou buněk, nebo obsah buňky s nějakou jinou hodnotou. V tomto případě budeme pomocí relačních operátorů vytvářet logické vzorce. Při vytváření takovýchto výrazů používáme stejné symboly jako se používají v matematice. Relační operátor Příklad = (rovná se) =A1=B6 > (větší než) =A1>B6 < (menší než) =A1
= (větší než nebo rovno) =A1>=B6 <= (menší než nebo rovno) =A1<=B6 <> (nerovná se) =A1<>B6 Pozn.: Na české klávesnici se dají symboly nerovnosti napsat pomocí kláves „ , “ (čárka) event. „ . “ (tečka) za současného držení pravé klávesy ALT. Pozn.: Pokud se ve výrazech setkají i operátory jiných typů vzorců, srovnání (logické operátory) se provádí až jako poslední. Logický operátor – ve výrazu se použije až po vyhodnocení výrazů na obou stranách relačních operátorů >= =(A1+7)*2>=B7+3*(4+H47) Opravy vzorců V případě chyby můžeme vzorec opravit podobně jako jakýkoliv jiný obsah buňky. Po označení buňky můžeme klepnout myší do řádku vzorců a provést opravu tam, případně po poklepu do buňky nebo zmáčknutí F2 na klávesnici provést opravu přímo v buňce. Po klepnutí do řádku vzorců nebo otevření buňky s výpočtem program zvýrazní odlišnými
Strana 50/118
MS Office 2003
barvami jednotlivé adresy ve vzorci a stejné barvy použije k vytvoření rámečků kolem buněk odpovídajících adresám tak, aby nám usnadnil kontrolu. Odkazy na buňky jiných listů, sešitů Ve výpočtech se často odkazujeme na buňky na hodnoty buněk jiných listů téhož sešitu, nebo jiných sešitů. Vzorce vytváříme stejně, buňky na jiných listech nebo sešitech vybíráme nejlépe myší. Postup si ukážeme na příkladě: V buňce C3 na listě Celkem potřebujeme sečíst odpovídající hodnoty na listech 2002 a 2003.
1. Vybereme buňku C3 2. Napíšeme = a klepneme do ouška listu 2002. Program zobrazí data tohoto listu. 3. Klepnutím vybereme odpovídající buňku, v našem příkladě C5.
4. V řádku vzorců vidíme vznikající vzorec. Za znaménkem = je název listu 2002 uzavřený v apostrofech, za ním, oddělena vykřičníkem adresa buňky C5. Napíšeme + 5. Klepneme na ouško listu 2003 6. Klepnutím myší vybereme buňku C5.
7. Klávesou Enter vytváření vzorce ukončíme.
Strana 51/118
MS Excel 2003
8. Program nás vrátí na list Celkem a zobrazí výsledek. Protože jsme vložení dokončili klávesou Enter, vybral současně buňku C6. Podobně bychom postupovali při vytváření odkazů do jiných sešitů. Sešit, do kterého se odkazujeme, musí být otevřený. Vybrat ho pak můžeme v nabídce Okno nebo pomocí tlačítka v hlavním panelu. V ukázce dole pracujeme se stejnými tabulkami jako v předchozím příkladě, jen jsou rozděleny do dvou sešitů. V sešitě Celkem vytváříme vzorec, ve kterém sečítáme odpovídající hodnoty v sešitě minulé roky. Okna zachycují situaci před dokončením vložení vzorce a jsou uspořádána tak, aby bylo vidět do obou sešitů. Z ukázky je vidět, že program přidává k adrese buňky ve vzorci název sešitu, uzavřený do hranatých závorek, a listu, do kterého se odkazujeme.
Pokud sešit, do kterého se odkazujeme (v našem příkladě minulé roky), zavřeme, uvidíme ve vzorci celou přístupovou cestu k souboru.
Strana 52/118
MS Office 2003
Sešity jsou propojeny. Při otevírání sešitu se vzorcem, který se odkazuje do jiného sešitu, se otevře dialogové okno s dotazem na aktualizaci, přepočet vzorců.
2.3.2 Přesouvání buněk a výpočty Pokud přesouváme buňku se vzorcem (i na jiný list a do jiného sešitu), odkazuje se stále na stejné buňky. Díky tomu můžeme bez problémů provádět různé reorganizace v tabulkách, vkládat buňky, řádky, sloupce. Pokud přesouváme buňky se kterými vzorec počítá, program automaticky opravuje adresu těchto buněk ve všech vzorcích. Platí to však jen pro přesun v rámci listu. Při přesunu na jiný list nebo do jiného sešitu je výsledek přesně nedefinovatelný, většinou se program snaží upravit adresu buňky ve vzorci tak, aby ukazovala na její novou polohu. Přesuneme buňky B3:D7 o sloupec vlevo a Z ukázky je patrné, že výsledky jsou po přesunech stejné a že jsou vzorci v buňce E4 řádek Celkem o řádek níž. opravené adresy
2.3.3 Kopírování buněk a výpočty Buňky se vzorci můžeme stejně jako jiné buňky kopírovat. Při kopírování vzorců ale dochází ve zkopírovaných vzorcích k úpravám adres. Odkazům ve tvaru A1, V17, A125, které jsme doposud používali, se říká relativní. Pod adresou buňky v tomto tvaru vidí program ve skutečnosti její vzdálenost a tu při kopírování vzorce zachovává stále stejnou. Při kopírování výpočtů s těmito typy adres tedy dochází ke změnám odkazů použitých ve výpočtu a ve vzorcích vzniklých kopírováním program počítá s jinými buňkami, než vzorec původní. Ukážeme si to opět na příkladě: V buňce B3 je vzorec sečítající obsah buňky B1 a B2. Program si vzorec přečte přibližně následovně: sečti obsah dvou buněk nad buňkou se vzorcem.
Vzorec zkopírujeme do buňky D4.
Strana 53/118
MS Excel 2003
Program ve zkopírovaném vzorci upravil adresy tak, aby pravidlo pro výpočet zachoval, takže v nové poloze vzorečku jsou opět sečteny dvě buňky nad buňkou se vzorcem. Tuto vlastnost vzorců často využíváme, pokud v tabulkách v několika řádcích nebo sloupcích potřebujeme stejné výpočty ale s jinými buňkami. Pokud se kopírují vzorce do jiných listů nebo sešitů, hledá program podle stejného pravidla buňky na těchto jiných listech nebo sešitech. Mimo odkazů relativních se můžeme ve vzorcích ještě setkat s adresami absolutními a smíšenými. Má smysl je používat pouze tehdy, pokud budeme výpočet kopírovat, jinak je jejich zápis zbytečný. Vzhledem se adresy absolutní a smíšené od relativních odlišují počtem znaků $ v adrese. Adresu ve tvaru $D$5 nazýváme absolutní, a používáme ji tehdy, pokud se během kopírování vzorce nesmí odkaz na nějakou buňku měnit. Adresy typu $A5 nebo B$4 nazýváme smíšené a používají se tehdy, pokud se při kopírování vzorce jedna část adresy má měnit podle nové polohy vzorce a druhá ne. Pozn.: Abychom při zadávání takovýchto adres nemuseli stále přepínat klávesnici pro zápis znaku $, používá se pro nastavování všech typů odkazů klávesa F4 na klávesnici. Využití si ukážeme na příkladě: V tabulce dole potřebujeme u jednotlivých prodejců v jednotlivých měsících vypočítat procentuelní část z celkové hodnoty uvedené v buňce C11.
1. Do označené buňky E4 napíšeme = a klepneme do buňky C4 2. Napíšeme / a klepnutím vybereme buňku C11. Protože vzorec budeme kopírovat do buněk E5:E9 a F4: F9 a protože se při kopírování nesmí měnit odkaz na buňku C11, zkontrolujeme, že kurzor bliká ve vzorci v oblasti adresy C11 a zmáčkneme jednou klávesu F4. Program upraví odkaz na absolutní.
3. Vložení vzorce dokončíme kombinací CTRL+Enter tak, aby buňka se vzorcem zůstala vybraná. Klepnutím na tlačítko Styl procent na panelu nástrojů Formát převedeme
Strana 54/118
MS Office 2003
výsledek výpočtu na procenta a vzorec, nejlépe pomocí úchytu, zkopírujeme do sousedních buněk. Místo zvané úchyt, které se používá pro vyplňování sousedních buněk (podle původního obsahu buňky se vytvářejí kopie buňky nebo číselné řady
Uvedeme si ještě příklad na použití smíšených adres V tabulce dole jsou uvedeny ceny letenek do vybraných destinací. Ceny jsou uvedeny v Kč. Našim úkolem je dopočítat ceny v měnách uvedených v tabulce.
1. Po výběru buňky C6 napíšeme =, myší klepneme do buňky C3, napíšeme / a klepneme do buňky B6.
Vzorec budeme kopírovat směrem dolů. Ve všech řádcích, do kterých budeme vzorec kopírovat, potřebujeme příslušný kurs dělit obsahem buňky C3. Musíme proto upravit adresu buňky C3 ve vzorci tak, aby se vzorec po zkopírování stále „díval“ do třetího řádku – u odkazu na buňku C3 použijeme čísla řádku symbol $. Při kopírování výpočtu do sloupců dalších destinací (Řím, Bratislava) potřebujeme, aby se ve vzorci upravila adresa buňky C3 tak, abychom pracovali postupně s cenami letenek příslušných destinací. Proto ve vzorci ponecháme sloupcovou „souřadnici“ odkazu na buňku C3 beze změny. Ve vzorci je ještě adresa buňky B6. Při kopírování vzorce směrem dolů potřebujeme u tohoto odkazu měnit číslo řádku tak, abychom pracovali s kurzem správné měny, ale při kopírování do sloupců dalších destinací se naopak potřebujeme stále „dívat“ do sloupce B, ve kterém je uvedený kurz. Proto použijeme druhý typ smíšené adresy, kdy u jména sloupce bude umístěn symbol $, který zajistí neměnnost této části adresy během kopírování, řádkovou souřadnici adresy necháme bez tohoto symbolu. Další postup bude tedy následující: 2. Myší klepneme ve vytvářeném vzorci do oblasti adresy C3 (abychom předešli problémům nejlépe mezi označení sloupce a řádku) a dvakrát zmáčkneme klávesu F4
Strana 55/118
MS Excel 2003
3. Myší klepneme ve vzorci do oblasti adresy B6 a třikrát zmáčkneme klávesu F4
4. Vložení vzorce dokončíme kombinací CTRL+Enter tak, aby buňka se vzorcem zůstala vybraná, a nejlépe pomocí úchytu, zkopírujeme vzorec do sousedních sloupců a dalších řádků tabulky.
Využití názvů ve vzorcích V programu MS Excel máme možnost jednotlivé buňky nebo jejich skupiny pojmenovávat. Názvy se dají využít k rychlejším přechodům mezi tabulkami, pro zvýšení přehlednosti tabulek a lepší čitelnost výpočtů. Pokud se název buňky použije ve vzorci, funguje název při kopírování vzorce jako absolutní adresa. Názvy se dají v prostředí tohoto programu vytvořit různě. Vždy ale musíme myslet na to, že název může obsahovat pouze znaky A až Z, číslice 0 až 9, tečku a podtržítko (pozor na mezery, nejsou povoleny). Prvním znakem názvu musí být písmeno nebo podtržítko a názvy nesmí vypadat jako platné adresy buněk. Program nerozlišuje, ale ctí velká a malá písmena. Zkusíme pojmenovat buňku a její název použít ve výpočtu. Použijeme tabulku, se kterou jsme již pracovali. V tabulce jsme počítali, jakým procentem se který prodejce v jednotlivých měsících podílel na celkovém výsledku. Při výpočtu jsme používali absolutní adresu u odkazu na buňku C11, abychom tak zamezili změně odkazu při kopírování vzorce (viz str. 54). Místo absolutní adresy využijeme tentokrát název buňky.
Strana 56/118
MS Office 2003
Označíme buňku, kterou chceme pojmenovat, v našem případě C11. Myší klepneme do pole názvů. Je umístěno vlevo od řádku vzorců a pokud aktivní buňka není pojmenovaná, zobrazuje v něm program adresu aktivní buňky. Po klepnutí myší do pole názvů program označí zobrazenou adresu, my vepíšeme název buňky, např. slovo Celkem a potvrdíme klávesou ENTER. Od této chvíle bude tato buňka vystupovat pod svým názvem. Označíme buňku E4 a vepíšeme do ní začátek vzorce =C4/. Za lomítko vepíšeme slovo celkem a zápis dokončíme kombinací kláves CTRL+Enter. Vzorec zkopírujeme pomocí úchytu do dalších buněk tabulky. Pozn.: Protože při psaní názvů hrozí překlepy, raději místo zápisu názvu buňku ukážeme klepnutím. Program místo adresy buňky automaticky vepíše její název.
2.3.4 Vkládání funkcí Při výpočtech v sešitech programu MS Excel můžeme využívat vestavěné vzorce, kterým se říká funkce. Jsou velmi silným nástrojem pro práci s čísly nebo texty našich tabulek. Zápis výpočtu pomocí funkce začíná stejně jako u vzorců znaménkem =, následuje název funkce a za ním jsou v kulatých závorkách uvedeny tzv. argumenty funkce. Mohou jimi být čísla, texty, logické hodnoty, odkazy na buňky nebo další funkce. Pokud má funkce více argumentů, jsou (podle nastavení systému) odděleny středníkem. Argumenty funkce =ZAOKR.DOLŮ(C7;5) Jméno funkce
Povinné kulaté závorky
Funkce můžeme do vybraných buněk zapisovat sami, daleko častěji se ale pro vložení funkce používají pomůcky nabízené programem. Zkusíme si vložení několika funkcí a různých postupů Často se v tabulkách sečítají obsahy několika buněk. Mimo vytvoření vlastního vzorce můžeme daleko efektivněji součty vytvářet pomocí funkce Suma. Podle konkrétní situace ji můžeme vložit několika způsoby.
Strana 57/118
MS Excel 2003
V tabulce dole máme vypočítat součty čísel v řádcích a sloupcích. Nejjednodušší je v tomto případě použít tlačítko Autosum , které najdeme na Standardním panelu nástrojů. Postupovat můžeme např. takto: 1. Označíme buňku C17. Na panelu nástrojů klepneme myší na tlačítko Autosum. 2. V označené buňce se objeví zápis funkce Suma. Program se „rozhlédl“ po okolí buňky C17 a protože nad buňkou se vzorcem našel skupinu čísel, nabídl ji k sečtení. Nabídnutou oblast označil běhajícím rámečkem a adresu vybrané skupiny buněk (C4 až C16) zapsal do kulatých závorek jako argument funkce. 3. Protože program vybral správná data, kombinací CTRL+Enter dokončíme vložení funkce a výpočet zkopírujeme pomocí úchytu do dalších sloupců tabulky. Při vytváření součtů v řádcích bychom postupovali obdobně. Tlačítko Autosum můžeme použít, i když jsou sečítané hodnoty různě roztroušené po listě. V tabulce dole budeme sečítat Kg papíru studentů 1.A.
Po výběru buňky D13 a klepnutí na tlačítko Autosum program vložil do buňky funkci Suma. Protože v okolí nenašel vhodné buňky k sečtení, jsou u vložené funkce prázdné závorky.
Myší klepneme do buňky E6 a s držením klávesy CTRL do buňky E8. Buňky E10 a E11 za současného držení klávesy CTRL ukážeme najednou tažením myší.
Strana 58/118
MS Office 2003
Vložení funkce dokončíme klávesou Enter. Pozn.: V případě, že potřebujeme sečíst čísla různě rozmístěná v listě, sešitě, nebo když se potřebujeme odkázat do jiného sešitu, je výběr buněk se zmáčknutou klávesou CTRL poměrně nepohodlný. Vhodnější je použít jinou možnost pro vložení funkce – nabídku Vložit a v ní příkaz Funkci nebo tlačítko fx na začátku řádku vzorců. Obě tyto možnosti se používají pro vkládání všech funkcí, které program MS Excel nabízí. Vyzkoušíme si tento postup na předchozí tabulce. Máme vybránu buňku D13 a klepli jsme na tlačítko fx. Otevřelo se dialogové okno, které nabízí seznam všech funkcí. Funkce jsou podle druhu výpočtů a typu argumentů rozděleny do skupin – kategorií. Program v této chvíli nabízí kategorii funkcí naposledy použitých. Pokud mezi nimi není hledaná funkce, klepneme v řádku Vybrat kategorii na rozbalovací šipku a vybereme kategorii funkcí matematických.
Seznam kategorií Seznam funkcí vybrané kategorie Popis a ukázka zápisu vybrané funkce Odkaz vyvolávající nápovědu k vybrané funkci V dolní části dialogového okna se zobrazí abecedně seřazený seznam matematických funkcí. Pomocí posuvníku vyhledáme a jedním klepnutím vybereme funkci Suma. Po výběru názvu funkce si můžeme přečíst popis funkce a prohlédnout si její zápis. Pokud bychom si vybrali některou ze složitějších funkcí (např. vyhledávací, finanční), mohli bychom si pomocí odkazu v dolní části okna zobrazit nápovědu k vybrané funkci. U složitějších funkcí v ní bývá uvedeno několik příkladů a podrobný popis argumentů. Výběr funkce potvrdíme tlačítkem OK. Můžeme také na název funkce poklepat levým tlačítkem myši. Po potvrzení výběru funkce se zobrazí dialogové okno Argumenty funkce. Do jednotlivých polí dialogového okna se podle nápovědy zadávají argumenty nutné ke správnému výpočtu.
Strana 59/118
MS Excel 2003
Pole pro zadání argumentů funkce Popis vybrané funkce Tady program „napovídá“, jaký argument očekává v aktivním poli pro zadání argumentu Okno si pomocí záhlaví posuneme tak, aby nepřekrývalo data naší tabulky a klepneme do buňky E6. Program do pole Číslo1 zapsal adresu vybrané buňky, za polem se zobrazil obsah vybrané buňky. Klepnutím myší nebo klávesou Tab přeskočíme do druhého pole dialogového okna a klepneme myší do buňky E8. Program okno rozšířil o pole Číslo3. Klepnutím myší nebo klávesou Tab přeskočíme do třetího pole dialogového okna a tažením myší ukážeme najednou dvě sousedící buňky E10 a E11. Tlačítkem OK nebo klávesou Enter dokončíme vložení funkce. Pokud jsou zadané odkazy v pořádku, ukazuje program za jednotlivými poli hodnoty v buňkách, vlevo dole pak výsledek vypočítaný na základě zadaných argumentů. Pokud je argument nevhodný nebo jsou odkazy nesprávné, bude za řádkem prázdno nebo se tady zobrazí chybové hlášení.
Pozn.: Pokud se ukáže, že jsme nějaký argument nezadali dobře, můžeme po výběru buňky s vloženou funkcí zápis funkce opravit jako jakýkoliv jiný text např. v řádku vzorců, nebo znovu klepnout na tlačítko fx. Pokud použijeme druhou možnost, zobrazí okno Argumenty funkce pro úpravu argumentů té funkce, která je do buňky vložena. Pozn.: Postup, který jsme si nyní předvedli, se používá pro vkládání jakékoliv funkce, jen argumenty se samozřejmě liší.
Strana 60/118
MS Office 2003
Pozn.: Tlačítko Autosum v sobě skrývá možnost vložení dalších jednoduchých, často používaných funkcí Průměr, Počet, Max (z hodnot zadaných buněk vyhledá tu největší) a Min(z hodnot zadaných buněk vyhledá tu nejmenší). Při jejich vkládání postupujeme stejně jako u vkládání funkce Suma, jen na začátku neklepeme přímo na tlačítko Autosum, ale na malou rozbalovací šipku vedle něj. Vhodnou funkci pak vybíráme ze zobrazeného seznamu. Poslední řádek rozbaleného seznamu vede k zobrazení dialogového okna Vložit funkci. Zkusíme ještě jednou vložit funkci pomocí dialogového okna. Vložíme funkci, která se používá pro „větvení“ výpočtu v buňce – funkci Když. Funkce na základě vyhodnocené podmínky vrací dva různé výsledky. V tabulce zobrazené vedle máme vypočítat výši prémie na jednotlivých odděleních. Základ prémií, stejný pro všechna oddělení, zapsaný v buňce D1 musíme vynásobit koeficientem pro přepočet, který je uvedený v řádku každého oddělení. Oddělení má ale nárok na prémie pouze v případě, že splnilo plán, tzn. že u oddělení je hodnota Splněno rovna hodnotě Plán, nebo je větší. Máme označenou buňku F4 a klepli jsme na tlačítko Vložit funkci. V seznamu kategorií vybereme funkce Logické a mezi nimi funkci Když. Potvrdíme výběr funkce.
V dialogovém okně Argumenty funkce bliká kurzor v poli Podmínka. Nápověda k tomuto argumentu říká, že tady program očekává výraz, po jehož vyhodnocení získá hodnotu PRAVDA nebo NEPRAVDA. Naší podmínkou je, že u oddělení A je obsah buňky D4větší nebo roven obsahu buňky C4. Za záhlaví posuneme
Strana 61/118
MS Excel 2003
dialogové okno tak, aby nepřekrývalo tabulku a klepneme do buňky D4. Na klávesnici vepíšeme srovnání >= a klepneme do buňky C4. Přejdeme do druhého pole dialogového okna – argumentu Ano. Do něj máme podle nápovědy napsat, jaký výsledek má funkce vrátit v případě, že podmínka je vyhodnocena jako PRAVDA. Pokud je naše podmínka splněna, má oddělení na prémie nárok a my sem musíme zapsat vzorec, pomocí kterého vynásobíme základ prémií (D1) koeficientem pro přepočet (E4). Protože vloženou funkci budeme kopírovat do řádků dalších oddělení, a všechna oddělení mají jako základ prémií hodnotu uvedenou v buňce D1, musíme ve vzniklém výrazu upravit typ adresy u odkazu na buňku D1. Kurzor umístíme v řádku argumentu Ano do odkazu na buňku D1 a pomocí klávesy F4 změníme typ adresy na absolutní (nebo smíšenou adresu D$1). Klepnutím myší nebo klávesou Tab přejdeme do řádku posledního argumentu funkce Když. Pohledem na nápovědu v dolní části dialogové okna zjistíme, že sem máme napsat, jaký výsledek má funkce vrátit v případě, že podmínka je vyhodnocena jako NEPRAVDA. V případě nesplnění plánu nemá oddělení nárok na prémie, vepíšeme tedy 0, nebo, chceme-li mít buňku prázdnou, prázdný řetězec "". Dokončíme vložení funkce a pomocí úchytu ji zkopírujeme do dalších řádků tabulky. Někdy jsou výpočty v buňkách složitější, potřebujeme, aby funkce počítala s výsledkem jiné funkce, mluvíme pak o vnořování funkcí, nebo kombinujeme vlastní vzorec s funkcí. Vnořování funkcí je trochu složitější a dá se většinou obejít tím, že výpočet rozdělíme do několika dílčích výpočtů, které potom skryjeme, ale někdy, zvláště u složitějšího větvení výpočtů pomocí funkce Když, se výpočet rozdělit nedá. Vyzkoušíme si kombinaci vlastního vzorce a vložení funkce na příkladě. V buňce D12 v tabulce vlevo máme vypočítat rozdíl mezi plánem (D11) a skutečným plněním (součet všech hodnot v oblasti C4:D9). Po označení buňky D12 napíšeme =, ukážeme na buňku D11 a napíšeme -. Na místě pole názvů se objevilo pole Funkce s rozbalovacím seznamem všech dosažitelných funkcí. Pole nabízí název naposledy použité funkce.
V poli Funkce klepneme na rozbalovací šipku a ze seznamu vybereme funkci Suma. Pokud v seznamu není, vybereme v dolní části seznamu volbu Další funkce. Program pak zobrazí dialogové okno Vybrat funkci, ve kterém mezi matematickými funkcemi funkci Suma najdeme. Strana 62/118
MS Office 2003
Po výběru funkce se zobrazí dialogové okno Argumenty funkce. Pokud v poli Číslo1 program nějaké adresy buněk nabízí, klávesou Delete je můžeme vymazat, nebo je přepíšeme správnými odkazy. My posuneme dialogové okno pomocí záhlaví tak, aby nepřekrývalo data tabulky. Protože všechna čísla, která máme sečíst, tvoří souvislou oblast (sousedí spolu), můžeme je ukázat jako jeden argument tažením myší. Dokončíme klepnutím na OK.
Na příkladě si také vyzkoušíme vnořování funkcí: Představte si, že máme vytvořený seznam jmen. Jména jsou zapsána v jedné buňce v pořadí křestní jméno a příjmení. My však z nějakého důvodu potřebujeme seřadit tabulku abecedně podle příjmení a potřebujeme tedy přehodit pořadí jména a příjmení. Zkusíme použít textové funkce Zleva a Hledat k výběru jména, funkce Délka, Zprava a Hledat k výběru příjmení a textový operátor & k opětovnému spojení získaných částí jména. Funkce Zleva (Zprava) vrací z textového řetězce zadaný počet znaků zleva (zprava). Funkce Hledat vrací pozici (pořadí) zadaného znaku v textovém řetězci. Hledá ve směru zleva doprava. Funkce Délka vrací počet znaků textového řetězce. Nejdříve pomocí funkce Zprava získáme příjmení. Protože má každý příjmení jinak dlouhé, musíme nejdříve vypočítat, kolik znaků nám má tato funkce vrátit. Pomocí funkce Délka zjistíme počet znaků celého jména a odečteme od ní počet znaků křestního jména. Ten zjistíme pomocí funkce Hledat – budeme hledat pozici mezery oddělující jméno a příjmení. Výpočet provedeme najednou v jedné buňce, použijeme vnořování funkcí. Při vnořování funkcí postupujeme od vnější funkce směrem dovnitř. V našem případě potřebujeme pro výpočet příjmení funkci Zprava. Po označení buňky C3 klepneme na tlačítko fx pro vyvolání okna Vybrat funkci. V seznamu kategorií vybereme funkce Text. Mezi nimi vyhledáme pomocí posuvníku a vybereme klepnutím funkci Zprava. Funkce má dva argumenty. Do prvního nazvaného Text ukážeme buňku s celým jménem – B3. Do druhého argumentu Znaky máme zadat počet znaků, které má funkce vrátit. Ten však musíme teprve vypočítat. Nejdříve pomocí funkce Délka zjistíme počet znaků celého jména. Strana 63/118
MS Excel 2003
V poli Funkce, nalevo od řádku vzorců, klepneme na rozbalovací šipku a vybereme Další funkce. V kategorii Text vybereme funkci Délka a výběr potvrdíme tlačítkem OK. Dialogové okno argumenty funkce se změnilo tak, abychom mohli zadat argumenty funkce Délka. Ta má jen jeden argument nazvaný Text, ukážeme v něm na buňku se jménem – B3.
POZOR!!! Dialogové okno Argumenty funkce Délka nesmíme zavřít klepnutím na tlačítko OK. Dokončili bychom tak i vložení funkce Zprava, tu však ještě nemáme zadánu celou. V řádku vzorců vidíme vznikající výraz. Tučným písmem je zvýrazněn název funkce Délka, protože této funkci právě zadáváme argumenty. My se potřebujeme vrátit do dialogové okna Argumenty funkce Zprava, abychom mohli dokončit vložení této funkce. Myší proto klepneme v řádku vzorců do názvu funkce Zprava.
V argumentu Znaky funkce Zprava vidíme vloženou funkci Délka. Vepíšeme za ni – a pomocí rozbalovacího seznamu Funkce vložíme textovou funkci Hledat. Vyplníme argumenty funkce Hledat. V buňce B3 (argument Kde) hledáme znak mezera (argument Co), hledání začínáme od začátku řetězce (argument Start).
Strana 64/118
MS Office 2003
Všechny potřebné argumenty všech funkcí jsme zadali. Klepneme na konec výrazu v řádku vzorců, vepíšeme &", "& a podobně jako funkci Zprava vložíme pomocí rozbalovacího seznamu Funkce funkci Zleva a do ní vnořenou funkci Hledat. Výsledný výraz bude vypadat takto:
Po dokončení vzorec zkopírujeme do dalších řádků seznamu.
-1 je tam proto, aby funkce Zleva nevracela i mezeru mezi jménem a příjmením
Pozn. Tuto akci jsme pomocí prostředků programu MS Excel mohli provést daleko jednodušším způsobem. Jen jsme si na tomto příkladě demonstrovali postup vnořování funkcí a vyzkoušeli si několik funkcí kategorie Text. Pomocí příkazu Text do sloupců v nabídce Data můžeme celé jméno rozdělit do dvou sloupců a následně jednotlivé části pomocí textového vzorce v opačném pořadí spojit. Program při použití příkazu Text do sloupců předpokládá, že je v listě směrem doprava dost prázdných sloupců a že data jsou v buňce oddělena nějakým znakem (u nás mezera). Data můžeme rozdělit do sloupců také podle počtu znaků. Označíme si všechna jména v tabulce, vybereme Data/Text do sloupců. Spustí se průvodce, který se nás v prvním kroku ptá, podle čeho bude data do sloupců rozdělovat. Rozpoznal v našich datech mezeru jako možný oddělovač, nabízí tedy volbu Oddělovač. V dolní části okna klepneme na Další.
Strana 65/118
MS Excel 2003
Protože jsme v prvním kroku vybrali volbu Oddělovač, ptá se průvodce v druhém kroku jaký oddělovač jsme použili. Klepnutím vyprázdníme Tabulátor, klepnutím zatrhneme Mezera a klepneme na tlačítko Další. Ve třetím kroku bychom mohli jednotlivé sloupce upravovat, případně z výsledného rozdělení vyloučit. My tento krok přeskočíme a klepneme na Dokončit.
Ukázka rozdělení dat, můžeme provést kontrolu, že bude vše v pořádku
Označíme buňku D3, pomocí tlačítka vložit funkci zobrazíme dialogové okno Vybrat funkci. V kategorii funkcí Text vybereme funkci Concatenate a výběr potvrdíme. Vybraná funkce se podobně jako operátor & používá ke zřetězování textů.
V dialogovém okně Argumenty funkce do Text1 zadáme adresu buňky C3, do argumentu Text2 napíšeme ", " a do argumentu Text3 zadáme adresu buňky B3. Dokončíme vložení funkce a zkopírujeme ji do dalších řádků seznamu. Pokud sloupce B a C nepotřebujeme vidět, můžeme je tažením myší v záhlaví označit a v místní nabídce označených buněk vybrat příkaz Skrýt.
Strana 66/118
MS Office 2003
Pokud původní sloupce B a C už vůbec nebudeme potřebovat, označíme výsledná jména a dáme příkaz Kopírovat. Označíme např. buňku E3 a v nabídce Úpravy vybereme příkaz Vložit jinak. V zobrazeném dialogovém okně klepneme do volby Hodnoty a potvrdíme. Po označení můžeme sloupce B, C a D odstranit.
Při výběru buněk jako argumentů funkcí musíme být opatrní. Často dochází díky nepozornosti k chybě, kdy se do označovaných buněk přidá i buňka, ve které se má zobrazit výpočet.
Chyba vede k tzv. cyklickým odkazům, kdy funkce má počítat s hodnotou, kterou má sama vypočítat. Program v tomto případě vysílá varovné hlášení.
Klepnutím na OK vložení dokončíte, program zobrazí panel nástrojů Cyklický odkaz a zobrazí nápovědu. Rychlejší je klepnout na Storno, program opět dokončí vložení výpočtu, ale tentokrát bez vedlejších efektů. V každém případě vzorec opravíme. Pokud si můžeme vybrat mezi vlastním vzorcem a funkcí bývá obvykle výhodnější zvolit funkci. Pokud např. sečítáme skupinu čísel, při případném vložení další hodnoty dovnitř skupiny musíme vzorec opravit. V zápisu funkce je odkaz na oblast (tj. na všechny buňky mezi první a poslední buňkou oblasti), proto bude i ta nově vložená hodnota automaticky zahrnuta (viz ukázka dole). V levém sloupci jsou zobrazeny vzorce, v pravém pak výsledky.
Strana 67/118
MS Excel 2003
Do tabulky byl přidán jeden řádek.
Při zadávání vzorců, jejich přesouvání či kopírování, nebo po různých úpravách v sešitech (např. odstraňování buněk) se mohou ve vzorcích vyskytnout různé problémy, které program neumí vyřešit. V buňce se potom místo očekávaného výsledku objeví chybové hlášení. Chybové hlášení #HODNOTA!
#DIV/0!
#NÁZEV?
#N/A
#REF!
chybný typ argumentu nebo operandu K chybě může dojít, když se např. ve vzorci, ve kterém sečítáme, odkážeme na buňku s textem dělení nulou K chybě může dojít, když je v buňce, kterou dělíme, nula. Většinou se jedná o buňky nevyplněné, nebo výsledky dalších výpočtů. Je vhodné takovéto situace ošetřit funkcí Když nerozpoznaný text ve vzorci K chybě často dochází, pokud odkazy na buňky píšeme na klávesnici a napíšeme neexistující adresu, nebo pokud vepíšeme špatný název buňky může mít různý význam obvykle není k dispozici hodnota pro vzorec (u funkcí doporučuji použít nápovědu, u složitějších funkcí jsou v nápovědě chybová hlášení a v jakých případech se v buňce zobrazí) neplatný odkaz na buňku K chybě může dojít při odstraňování řádků, sloupců, při přesunech event. při kopírování vzorců neplatná číselná hodnota K chybě může dojít např. pokud u funkcí zadáme špatně argument vzorec odkazuje na prázdnou oblast
#NUM!
#NULL!
########
2.4
Důvod
Tato chyba vznikne např. při zadání průniku dvou oblastí, které se nepřekrývají např. =SUMA(A5:A10 B4:B10). Operátorem průniku oblastí je mezera mezi odkazy Výsledkem vzorce je číslo, sloupec ale není dostatečně široký pro jeho zobrazení Pokud je v buňce nastaven formát Datum a čas, zobrazí se toto chybové hlášení v případě, že výsledkem výpočtu by vzniklo datum nebo čas záporné.
Formátování
Pro běžné formátování většinou postačují tlačítka na panelu nástrojů Formát.
Strana 68/118
MS Office 2003 Písmo určuje tvar písmen a znakovou sadu Řez písma: Tučné a kurzíva
Tlačítko sloučí označené buňky a Ohraničení obsah první z nich zarovná na střed Barva písma sloučené buňky Tlačítko převádí číslo v buňce na %. Číslo vynásobí Výplň buňky Podtržení stem a přidá symbol %
Velikost písma Měna – zobrazí číslo na dvě desetinná místa, u velkých čísel oddělí skupiny čísel mezerou a za číslo umístí symbol měny (podle nastavení systému).
Tlačítka určující vodorovné zarovnání obsahu buňky Styl čárky – zobrazí číslo na dvě desetinná místa, u velkých čísel oddělí skupiny čísel
Pokud je v buňce číslo, určujeme pomocí těchto dvou tlačítek počet zobrazených desetinných míst
Pro detailnější nastavení vzhledu tabulek musíme po výběru upravovaných buněk příkazem Formát/Buňky vyvolat dialogové okno. Všechny možnosti formátování buněk jsou rozděleny do několika karet. Karta Číslo Na kartě Číslo dialogového okna určujeme, jak se má zobrazit hodnota v buňce. Možnosti si ukážeme na několika příkladech. Ve sloupci Původní na obrázcích je neupravená hodnota, ve sloupci Upravené je tatáž hodnota po nastavení vyznačeného formátu. Číslo upravené kombinací tlačítek Styl čárky a Odebrat desetinné místo na panelu Formát
Strana 69/118
MS Excel 2003
Do buňky byl zadán interval 1 - 2
Pokud do buňky potřebujeme napsat interval, který by mohl připomínat část data, nebo číslo začínající nulami, které potřebujeme v buňce zobrazit, můžeme jako jednu z možností použít tento formát. Musíme ho ale nastavit před zadáním hodnoty. Dodatečné nastavení se v tomto případě neprojeví.
Karta Zarovnání
Karta Ohraničení Na kartě Ohraničení je okno rozděleno do dvou částí. Nejdříve pomocí voleb vpravo nastavíme vlastnosti čáry, potom pomocí tlačítek určíme, na kterém okraji buňky (oblasti buněk) se má čára s vybranými vlastnostmi nastavit. Tlačítky v části okna nazvané Ohraničení přidáváme a odstraňujeme ohraničení, případně měníme vlastnosti již nastavené čáry. V části dialogové okna Ohraničení musíme v ukázce vidět čáry v té podobě, v jaké je potřebujeme v tabulce, a tam, kde je potřebujeme.
Strana 70/118
MS Office 2003
Horní ohraničení Ohraničení mezi řádky Ohraničení vlevo
Styl čáry Ohraničení vpravo
Dolní ohraničení
Šikmé ohraničení
Ohraničení mezi sloupci ;
Barva čáry
Na kartě Zámek jsou volby používající se hlavně při vytváření šablon. Podmíněný formát Pro zvýrazňování hodnot v tabulkách můžeme využít i formát, který se nastaví jen při splnění zadaných podmínek. Budeme používat tzv. podmíněné formátování. Použití a nastavení si opět ukážeme na příkladě: V uvedené tabulce bychom potřebovali ve sloupci Kg papíru zvýraznit hodnoty nad 100 kg stínováním, nad 50 kg změnou barvy písma. Pokud bychom použili „tvrdé“ formátování, museli bychom při každé opravě hodnot formátování měnit. Pokud použijeme podmíněné formátování, program neustále vyhodnocuje obsah buněk a změnu formátu provede sám. 1. Označíme všechny buňky ve sloupci Kg papíru. Vybereme Formát/Podmíněné formátování. 2. Protože v každé z označených buněk budeme porovnávat její obsah s nějakou zadanou hodnotou, necháme v otevřeném dialogovém okně v prvním rozbalovacím seznamu volbu Hodnota buňky. 3. V druhém rozbalovacím seznamu se vybírá srovnání. Nastavíme nejdříve formát pro hodnoty tabulky, které přesahují 100 kg. Z rozbaleného seznamu vybereme volbu je větší než. 4. Do posledního pole vepíšeme hodnotu, se kterou srovnáváme, v našem případě 100. 5. V dialogovém okně klepneme na tlačítko Formát. V dialogovém okně Formát buňky klepneme na ouško karty Vzorky a vybereme vhodnou barvu. Vybraný formát potvrdíme tlačítkem OK. 6. V dialogovém okně Podmíněné formátování klepneme na tlačítko Přidat. Okno se rozšíří o možnost přidat další podmínku. Zadáme ji podobně jako tu předchozí a po klepnutí na tlačítko Formát nastavíme na kartě Písmo barvu písma. Obě okna postupně zavřeme klepnutím na OK.
Strana 71/118
MS Excel 2003
Tabulka po nastaveném podmíněném formátu
Kdykoliv se v označených buňkách změní hodnota, program vyhodnotí podmínku a případně upraví formát. Zkusíme použít podmíněný formát trochu jinak. Budeme pracovat se stejnou tabulkou. Pokud student odevzdal více než 100 kg, nebudeme chtít zvýraznit odevzdané množství, ale příjmení studenta. Formát budeme tentokrát nastavovat v jiné buňce, než ve které je testovaná hodnota. Musíme proto při nastavování podmíněného formátu použít vzorec. Formát nastavíme v jedné buňce, do zbylých ho pak nakopírujeme. 1. Po výběru buňky C3 zvolíme Formát/Podmíněné formátování. Otevřené dialogové okno posuneme pomocí záhlaví tak, aby nepřekrývalo tabulku. V prvním rozbalovacím seznamu vybereme Vzorec. Do pole, které nám program nabídl, vepíšeme logický vzorec, pomocí kterého budeme srovnávat odevzdané množství s číslem 100. Napíšeme = a myší klepneme do buňky E3.
2. Program zapsal do pole pro vzorec adresu buňky a použil automaticky absolutní adresu. Formát (vzorec) budeme kopírovat do dalších řádků seznamu a u každého studenta potřebujeme srovnávat jeho odevzdané množství s číslem 100. Potřebujeme tedy, aby se vložená adresa během kopírování měnila podle nové polohy vzorce. Zkontrolujeme, že nám kurzor bliká za adresou, třikrát zmáčkneme klávesu F4 a
Strana 72/118
MS Office 2003
dopíšeme srovnání >100. Pomocí tlačítka Formát v dialogovém okně nastavíme potřebné zvýraznění. Obě okna postupně zavřeme klepnutím na OK. na 3. Pro zkopírování formátu na další buňky použijeme tlačítko Kopírovat formát panelu nástrojů Standardní. Buňku s nastaveným formátem máme označenu, klepneme tedy na tlačítko Kopírovat formát a myší přejedeme přes ty buňky, na které potřebujeme nastavený formát přenést. Po změně hodnot
Pokud se budou opravovat hodnoty ve sloupci Kg papíru, bude se upravovat formát buněk ve sloupci Příjmení. Pokud se nám tabulka po vzhledové stránce moc nelíbí, můžeme nastavený formát po označení buněk vymazat příkazem Úpravy/Vymazat/Formát.
2.5
Práce s grafy
Pro grafické znázornění dat tabulek se používají grafy. Velice rychle se dá graf vytvořit tak, že po označení dat, která se mají do grafu vynést, zmáčkneme klávesu F11. Program do sešitu vloží nový list a v něm vytvoří graf. Typ grafu zvolí podle nastaveného výchozího grafu, standardně graf sloupcový. Vytvořený graf pak můžeme pomocí různých nástrojů a nastavení upravovat tak, aby byl úhlednější a abychom zvýšili jeho vypovídací schopnost. Protože většinou chceme ovlivňovat již v průběhu vytváření grafu to, jak bude náš graf vypadat, používáme daleko raději pro vytvoření grafu Průvodce grafem. Spustíme ho buďto klepnutím na stejnojmenné tlačítko ( ), nebo vybereme Vložit/Graf. Pokud chceme již v průběhu vytváření grafu sledovat svá data, je vhodné, nikoli však nutné, vynášená data dopředu označit. Do označené oblasti zahrnujeme kromě číselných hodnot i názvy sloupců a řádků tabulky, program je v grafu používá jako různé popisky, které později usnadňují orientaci v grafu. Po označení dat klepneme na tlačítko Průvodce grafem. V prvním kroku průvodce budeme vybírat typ grafu. Program názvy typů grafů nabízí v levé části okna. Po výběru typu grafu se v pravé části dialogového okna zobrazí nabídka podtypů. Z ní si pak vybíráme vhodnou Strana 73/118
MS Excel 2003
možnost klepnutím do obrázku. Pokud se chceme podívat, jak vhodný je vybraný graf pro naše data, stiskneme myší tlačítko v dolní části okna. Po dobu držení tlačítka bude program ukazovat naše data zobrazená zvoleným typem grafu. Ne každý typ grafu je vhodný pro každá data, je potřeba volbu dobře zvážit.
Po výběru typu a podtypu grafu klepneme v dolní části okna na tlačítko Další. V druhém kroku průvodce označujeme oblast dat, pokud jsme ji nevybrali dopředu, a určujeme orientaci dat. Volba Řady tvoří je pro vypovídací schopnost grafu velmi důležitá. Určujeme pomocí ní, která data mezi sebou srovnáváme. Při nastavení na obrázku vlevo srovnáváme v jednotlivých měsících výsledky obou prodejců mezi sebou. Pokud klepneme do volby Řady tvoří Řádky, budeme mezi sebou srovnávat u každého z prodejců výsledky dosažené v jednotlivých měsících.
Tlačítkem Další přejdeme do třetího kroku průvodce grafem. Zobrazí se okno s několika kartami. Jejich počet a nabídka souvisí s vybraným typem grafu. Na kartě Názvy většinou vyplňujeme pole Název grafu a v případě potřeby i názvy os. Na dalších kartách pak může řídit zobrazení mřížky – čar, pomocí kterých se přesněji odečítají hodnoty na osách, určovat jestli chceme vidět legendu, která vysvětluje jakou barvou je vynesena Strana 74/118
MS Office 2003
která skupina dat, a umístění legendy v grafu, případně do grafu přidáváme popisky dat. Tlačítkem Další přejdeme do dalšího kroku. V posledním kroku průvodce grafem určujeme, jestli se graf vloží jako objekt na list, který můžeme vybrat ze seznamu, nebo jestli má program do sešitu vložit speciální typ listu pro práci s grafem. Vyzkoušíme volbu Jako nový list, list pojmenujeme Nový graf a průvodce ukončíme klepnutím na tlačítko Dokončit. Veškeré volby, které jsme prováděli v průběhu vytváření grafu, můžeme dodatečně změnit. Pokud je graf aktivní (označený), nabídne program na panelu nabídek nabídku Graf. Graf na speciálním listě s grafem je vždy označený, na „normálním“ listě bychom museli do grafu pro jeho označení jednou klepnout levým tlačítkem myši. V horní části nabídky Graf najdeme čtyři příkazy, které odpovídají čtyřem krokům původce grafem. Pomocí nich můžeme postupně vyvolat čtyři dialogová okna, která známe z průvodce grafem, a pomocí kterých můžeme změnit kteroukoliv z našich původních voleb. Stejné příkazy najdeme i v místní nabídce oblasti grafu nebo zobrazené plochy. Graf je neustále aktualizován. Jakákoliv změna dat ve zdrojové tabulce vyvolá okamžitou změnu v grafu. Platí to i obráceně. Pokud např. změníme výšku sloupce datového bodu, program opraví hodnotu ve zdrojové tabulce. Grafy můžeme po označení přesouvat, kopírovat (i do dokumentů jiných programů) stejně jako např. obrázky. Nepotřebný graf můžeme po označení odstranit klávesou Delete. Pozn.: Klávesou Delete můžeme po označení vymazat z grafu jakoukoliv jeho část. Pozor tedy na označení. Název grafu
Oblast grafu
Osa hodnot Skupina sloupců vynesená jednou barvou je datová řada, jednotlivé sloupce pak datové body
Zobrazovaná oblast Legenda Mřížka Osa kategorií
Vytvořený graf se skládá z různých částí, které můžeme samostatně upravovat, vymazávat, přidávat a vytvářet tak konečný vzhled grafu. Vytvoříme si pomocí průvodce ještě jeden graf. Výchozí tabulku rozšíříme o sloupec, ve kterém vytvoříme součty údajů v řádcích. Tyto součty vyneseme do jednoho z výsečových grafů. Aby se do grafu vynesly i názvy měsíců, označíme v tabulce 1. sloupec, buňky B3:B9, a se zmáčknutou klávesou CTRL poslední sloupec, buňky E3:E9. Oba sloupce musí být v tomto případě stejně
Strana 75/118
MS Excel 2003
vysoké, takže pokud chceme v grafu použít název sloupce Celkem, musíme v prvním označovaném sloupci přidat i prázdnou buňku nad Leden. Pokud bychom data označili špatně, program nechá plochu vytvořeného grafu prázdnou. V průvodci grafem vybereme výsečový graf a protože zatím nepotřebujeme žádná další nastavení, klepneme po kontrole náhledu tlačítkem Zobrazit ukázku na tlačítko Dokončit. V posledním kroku průvodce grafem je standardně nastaveno, že se graf má vytvořit jako objekt na listě s daty. Nový graf se tedy vytvořil jako obrázek na listě s tabulkou. Pokud program zvolí nevhodnou polohu grafu, můžeme myší graf uchopit za Oblast grafu a přetáhnout ho do vhodnější polohy. Protože někdy nevidíme všechny plochy, ze kterých se graf skládá, je vhodné uchopit graf za oblast kolem rohů, tam většinou nebývá umístěno nic. Pokud nevyhovuje velikost grafu, budeme ji upravovat stejně jako se upravuje velikost obrázků. Musí být označena Oblast grafu, kolem celého grafu je pak rámeček. Ve středech jeho stran a v rozích jsou malé čtverečky zvané úchyty.úchyty. Podle toho, kterým směrem potřebujeme velikost grafu upravit, si vybereme jeden z úchytů, a postavíme do něj myš. Hledáme polohu, ve které se kurzor myši změní na dvojšipku. Tažením myší se zmáčknutým levým tlačítkem ve směru ukazujících šipek upravíme velikost grafu. Někdy program zvolí nevhodnou velikost vlastního grafu. Graf leží na ploše, které se v této verzi programu MS Excel říká Zobrazovaná. Má vždy obdélníkový tvar. U sloupcových grafů bývá od Oblasti grafu odlišena barevně. U výsečových grafů tomu tak není. Představte si, že výseče jsou uzavřeny v obdélníku, který je těsně obepíná. Pro označení Zobrazované plochy je nejlepší klepnout do rohů tohoto pomyslného obdélníku. Po označení se v rozích oblasti objeví úchyty, pomocí kterých se dá tažením myší upravit velikost označené plochy a tím i velikost vlastního grafu. Pokud Zobrazovanou plochu uchopíme myší, dá se v Oblasti grafu měnit i její poloha. Pozn.: Stejným způsobem se dá přesouvat jakákoliv část grafu (legenda, název grafu…). U výsečového grafu nejsou osy, na kterých se dají odečítat hodnoty, proto vyvoláme pomocí příkazu Možnosti grafu v nabídce Graf dialogové okno. V něm na kartě Popisky zaškrtneme klepnutím volbu Hodnoty a potvrdíme. Pokud chceme upravovat vzhled grafu, nabízí program nepřeberné množství různých možností. Vyzkoušíme si některé. Změníme barvu Oblasti grafu. Můžeme např. v Oblasti grafu poklepat levým tlačítkem myši. Po poklepu se otevře okno Formát oblasti grafu. Na kartě Písmo se určují vlastnosti písma pro všechny texty umístěné v grafu, proto se tady nastavují málokdy.
Strana 76/118
MS Office 2003
Celkem Leden Únor Březen Duben Květen Červen
Na kartě Vzorky upravujeme vlastnosti čar ohraničujících plochu (část okna Ohraničení) a její výplň (část okna Plocha). Barvu výplně volíme klepnutím v paletě barev, nebo využijeme tlačítko Vzhled výplně pro vytvoření barevných přechodů, využití různých textur, vzorů, případně vložení obrázku do pozadí grafu. Pomocí stejných voleb se upravují vlastnosti všech ploch, které jsou v grafu (výseče, sloupce, oblast kreslení, legenda, název…). K dialogovému oknu pro úpravu zvolené části grafu se dostaneme také přes místní nabídku. Stačí pravým tlačítkem myši klepnout do upravované části grafu, z místní nabídky vybrat příkaz Formát (vybrané části grafu) a v dialogovém okně provést potřebné úpravy. Pokud je označena nějaká část grafu, přizpůsobí se označení i nabídka Formát. Najdeme v ní příkaz pro formátování označeného prvku.
Pokud jsou do grafu vynášeny hodnoty přibližně stejně velké, jsou u některých typů sloupcových grafů rozdíly ve výšce sloupců minimální. Zvýraznit rozdíly pak můžeme úpravou vlastností osy hodnot.
Strana 77/118
MS Excel 2003
Vytvoříme sloupcový graf z dat této tabulky. Janák Hořický 56 59 Leden 45 48 Únor 62 Březen 62 65 Duben 49 51 Květen 58 61 Červen 72 Na osu hodnot jsou (v případě pouze kladných čísel) vynášeny hodnoty od nuly. Pro získání vynesené maximální hodnoty se program podívá do tabulky, vyhledá maximální číslo a vhodně ho zaokrouhlí nahoru. Pokud upravíme vlastnosti grafu tak, aby se hodnoty nevynášely od nuly, ale od nějakého vyššího čísla, „uřežeme“ tak spodní část sloupců a program bude mít více místa pro jejich zbylou část. Zvýrazní se tak rozdíly výšek sloupců. Označíme Osu hodnot klepnutím např. do jednoho z čísel vedle svislé osy. V místní nabídce osy (poklepem do osy nebo v nabídce Formát) vyvoláme dialogové okno Formát osy hodnot. V dialogovém okně můžeme na kartě Vzorky upravit vzhled osy (barvu, styl čáry, tloušťku), na kartě Písmo nastavit vlastnosti písma vynesených hodnot a na kartě Číslo formát zobrazených čísel. My využijeme kartu Měřítko. Pokud je u voleb na této kartě zaškrtnuto zaškrtávací políčko znamená to, že necháváme na programu, aby zvolil sám nejvhodnější nastavení. Klepneme myší do volby Minimum a upravíme hodnotu na 40. Potvrdíme. Program současně upravil i maximální hodnotu vynesenou u grafu. 80 70 60 50 40 30 20 10 0
75 70 65
Janák Hořický
60 55
Janák Hořický
50 45 40 Leden
Leden
Únor Březen Duben Květen Červen
Únor
Březen Duben Květen Červen
Pokud porovnáte původní graf s výchozím, je změna patrná na první pohled. K problémům také dochází, pokud jsou do grafu vyneseny hodnoty naopak velice rozdílné. Většinou k tomu dochází, pokud se do grafu vynáší hodnoty spolu s jejich součtem. 200 150
Janák Hořický
100
Kučera Celkem
50 0 Leden
Únor
Březen
Duben
Květen Červen
Janák Leden Únor Březen Duben Květen Červen
Strana 78/118
56 45 89 45 68 12
Hořický Kučera Celkem 23 56 135 85 45 175 65 25 179 32 36 113 69 14 151 47 74 133
MS Office 2003
Sloupce odpovídající součtům o hodně převyšují ostatní a rozdíly mezi ostatními sloupci jsou opět minimální. Tento problém se dá v grafech vyřešit tak, že se do grafu přidá další osa hodnot (svislá osa), na kterou jsou vynesena data té převyšující řady (skupiny hodnot). V ukázce nahoře byl zvolen skupinový sloupcový plošný typ grafu. Přidáme do něj další osu hodnot. V grafu jednou klepneme do jednoho ze sloupců skupiny odpovídající součtu. Program označí i všechny ostatní sloupce této datové řady. Poznáme to podle toho, že v každém sloupci je malý čtvereček. Vyvoláme dialogové okno Formát datové řady (Formát/Vybraná datová řada nebo příkaz vybereme v místní nabídce jednoho ze sloupců datové řady) a přejdeme na kartu Osa. Klepneme na volbu Na vedlejší ose a potvrdíme.
Program do grafu vynesl vedlejší osu. Vyřešil to tak, že na sebe vlastně položil dva grafy. Vespod je ten původní bez řady Celkem a na něm graf odpovídající řadě Celkem. Protože v tom horním grafu je málo sloupců, program je vykreslil poměrně široké, překrývají sloupce grafu spodního. Zkontrolujeme, že je stále označena skupina sloupců odpovídající řadě Celkem a vybereme Graf/Typ grafu. V dialogovém okně vybereme např. základní typ Spojnicového grafu a dokončíme. Protože byla označena jen jedna datová řada, program změnil typ grafu jen u ní. Po dalších úpravách může graf vypadat např. takto: 110
200
90
150
70
100
50
50
30 10
Hořický Kučera Celkem
0 Leden
2.6
Janák
Únor
Březen Duben Květen Červen
Základy práce s databázemi
V tabulkách programu MS Excel máme často informace uloženy v různých seznamech. Pokud tyto tabulky splňují kritéria uvedena níže, mluvíme o databázích a pro jejich správu můžeme využít mnoho prostředků, které program nabízí v nabídce Data. V souvislosti s databázemi a prostředky pro jejich správu se používá speciální terminologie převzatá z databázových programů. Sloupce takového seznamu označujeme jako pole, řádky jako záznamy a jednotlivé buňky jako položky. Abychom mohli mluvit o databázi, musí tabulka splňovat tyto tři podmínky: Strana 79/118
MS Excel 2003
1. Tabulka musí být souvislá – tzn., že nesmí být rozdělena prázdným řádkem nebo prázdným sloupcem (oblast databáze si program většinou vybírá sám, prázdný řádek (sloupec) pro něj pak znamená konec tabulky). 2. V prvním řádku databáze jsou uvedeny názvy polí (pouze v jednom řádku!). Protože se program při různých nastaveních na tyto názvy odvolává, musí mít každé pole název jednoznačný. 3. V tabulce se nesmí provádět slučování buněk. 2.6.1 Rozdělení okna a příčky Okno programu MS Excel se dá rozdělit do několika (dvou nebo čtyř) částí. Rozdělení se používá, pokud potřebujeme vedle sebe zobrazit dvě (čtyři) vzdálené části jednoho listu nebo pokud potřebujeme „ukotvit“ záhlaví tabulky tak, aby se při posunu po listě neposouvalo. Rozdělení můžeme provést vtažením dělících lišt do listu, nebo pomocí příkazu. Zkusíme druhou možnost. Rozdělení okna provedeme pomocí příkazu Rozdělit v nabídce Okno. Program se podívá na polohu aktivní buňky a rozdělení okna povede horní a levou hranou aktivní buňky. Pokud jsme aktivní buňku umístili nevhodně, dají se dělící čáry uchopit myší a přesunout na vhodnější místo. Současně s rozdělením plochy okna došlo i k rozdělení posuvníků tak, abychom si v každé části okna mohli zobrazit jinou část listu.
Dělící příčky
Rozdělené jsou i posuvníky
Příčky odstraníme příkazem Okno/Odebrat příčky. Zkusíme ještě ukotvení záhlaví tabulky. Pracujeme s dlouhou tabulkou. Stačí se posunout ke dvanáctému řádku, a nevidíme její záhlaví. Upevníme proto několik prvních řádků tabulky tak, abychom měli název celé tabulky a názvy sloupců stále na očích. Aktivní buňku umístíme do prvního sloupce listu tak, aby se při rozdělení okna neuplatnila levá hrana aktivní buňky a do řádku prvního záznamu tabulky. Protože částí okna se záhlavím tabulky nebudeme pohybovat, nepoužijeme v nabídce Okno příkaz Rozdělit, ale ve stejné nabídce klepneme do řádku Ukotvit příčky. Došlo k rozdělení okna tenkou nepohyblivou čarou. Posuvníky se tentokrát nerozdělily, v horní části okna nemůžeme zobrazený obsah posunovat. Posuvník se používá pro posun k dalším záznamům nebo polím tabulky. Příčka
Strana 80/118
MS Office 2003
2.6.2 Třídění databáze Toto je ukázka části databáze, se kterou budeme dále pracovat. Do tabulky byla data zapisována v tom pořadí, v jakém studenti přicházeli se sběrem. Našim úkolem je tabulku seřadit podle množství odevzdaného papíru tak, aby ten, kdo odevzdal nejvíc, byl v seznamu uveden jako první, ostatní za ním sestupně, takže ten, kdo odevzdal nejméně, bude poslední. Pokud tabulku řadíme podle hodnot jednoho pole, stačí umístit aktivní buňku do příslušného pole (u nás kamkoliv do sloupce Kg papíru) a na panelu nástrojů pro změnu pořadí záznamů vybrat tlačítko Seřadit sestupně ( ). Program změnil pořadí řádků tabulky podle našich požadavků. Aby lépe vyniklo nové řazení, změníme formát čísel tohoto pole tak, aby ve všech buňkách bylo zobrazeno jedno desetinné místo. Rozsáhlé tabulky se tažením označují špatně, proto využijeme jiný postup. Označíme první položku v poli Kg papíru. Kombinací CTRL+SHIFT+↓ označíme ostatní položky tohoto sloupce. Pozn.: Tady využíváme toho, že jsou všechny buňky tohoto pole vyplněny. V opačném případě by program označil část pole až po první prázdnou buňku a my bychom uvedenou kombinaci museli několikrát opakovat. Na panelu nástrojů Formát pomocí tlačítka Přidat desetinné místo sjednotíme u čísel zobrazení desetinných míst. Nyní je již změna pořadí patrná. Někdy potřebujeme změnit pořadí řádků podle hodnot více polí. Zkusíme naše data seřadit podle tříd, v rámci tříd seřadíme seznam podle příjmení a pokud by v jedné třídě studovalo několik studentů stejného příjmení, seřadíme záznamy ještě podle jména. Umístíme aktivní buňku kamkoliv do databáze a vybereme Data/Seřadit. Otevře se dialogové okno, ve kterém program nabízí tři rozbalovací seznamy. Pomocí prvního z nich (Třídit podle) určujeme, podle kterého pole se má řadit nejdříve. Vybereme Třída. Zkontrolujeme pohledem, že je zvoleno řazení Vzestupné. Pokud je v tabulce několikrát stejná třída, podívá se program na nastavení druhého seznamu (Dále podle). Vybereme v něm Příjmení a opět zkontrolujeme volbu řazení Vzestupné. V posledním poli (Pak podle) vybereme Jméno a jako u předchozích polí zkontrolujeme řazení Vzestupné. V dolní části dialogového okna si můžeme všimnout, že program rozpoznal, že naše tabulka má záhlaví (řádek s názvy polí). Můžeme to také zkontrolovat pohledem na tabulku – celá tabulka, mimo rozpoznaného záhlaví, je označena. Tlačítkem OK nastavení dokončíme.
Strana 81/118
MS Excel 2003
Pozn.: Řazení lze provádět i v seznamech, které nemají názvy polí. Program se potom odvolává na názvy sloupců.
Řazení se dá používat i v klasických, tzv. křížových tabulkách, ale protože tyto tabulky mívají složitější strukturu, často tady saháme k označování. Výběru buněk musíme věnovat velkou pozornost, při špatném označení dojde ke zničení tabulky. Proto si vždy výsledek řazení kontrolujeme a pokud máme pocit, že něco není v pořádku okamžitě krokem zpět akci vrátíme. Pozn. Častou chybou při označování je, že vybereme jen buňky toho pole, podle jehož hodnot řadíme. Program pak „přehází“ jen označené buňky mezi sebou a zbytky řádků nechá na původním místě. Na tuto častou chybu ale již nové verze programu MS Excel upozorňují dialogovým oknem. Ukázky možných chybných postupů a jejich následky
Strana 82/118
MS Office 2003
Výchozí stav Umístili jsme aktivní buňku do pole Janák, řadíme tlačítkem Seřadit vzestupně
Výsledek řazení
Označili jsme data pole, podle kterého potřebujeme řadit, řadíme tlačítkem Seřadit vzestupně
Program nás upozorňuje, že výběr je nesprávný, nabízí opravu, pokud ji přijmeme, je výsledek následující
Abychom mohli určit pole pro řazení (při tomto označení by tlačítko seřadit vzestupně řadilo podle nepojmenovaného prvního pole s názvy měsíců, protože je v něm aktivní buňka) řazení provedeme volbou Data/Seřadit. Označili jsme všechna pole tabulky, jen jeden řádek záhlaví (nemuseli jsme vybírat záhlaví vůbec), vynechali jsme výpočty pod tabulkou.
Výsledek
Strana 83/118
MS Excel 2003
2.6.3 Výběry (filtrování) databáze Někdy je potřeba z rozsáhlých seznamů vybrat jen záznamy, které splňují nějakou podmínku. Pro podobné výběry se v prostředí programu MS Excel používá nástroj zvaný Filtr. Filtry program nabízí dva: automatický filtr – jednodušší na nastavení a zadávání podmínek, ale neumožňuje realizaci všech podmínek rozšířený filtr – trochu složitější, ale má nesrovnatelně větší možnosti použití Vyzkoušíme si automatický filtr. Umístíme aktivní buňku do databáze. Vybereme Data/Filtr/Automatický filtr. V každé buňce s názvem pole se objevila rozbalovací šipka. Po klepnutí na šipku u vybraného sloupce najdeme možnost řazení seznamu podle hodnot tohoto pole. Volba (Vše) se používá pro vymazání podmínky pro výběr záznamů podle hodnot tohoto sloupce. Volbu (Prvních 10…) používáme pro výběr zadaného počtu záznamů s nejvyšší nebo naopak nejmenší hodnotou v tomto poli. Volba (Vlastní…) se používá v případě složitějších podmínek. Na konci seznamu najdeme výčet všech hodnot, které se v tomto poli vyskytují. Výběrem hodnoty říkáme, že má program zobrazit jen ty záznamy, ve kterých se hodnota v poli rovná vybrané hodnotě. V seznamu, jehož část vidíte dole, potřebujeme vybrat pět nejúspěšnějších studentů. Umístíme aktivní buňku do seznamu. Vybereme Data/Filtr/Automatický filtr. Ve sloupci Kg papíru klepneme na rozbalovací šipku. Z rozbalené nabídky vybereme (Prvních 10…). V prvním rozbalovacím seznamu ponecháme volbu prvních (kdybychom chtěli zobrazit posledních pět, vybrali bychom posledních). V číselníku nastavíme 5 a v druhém seznamu ponecháme položek. Nastavení potvrdíme. Seznam se zúžil na pět řádků s nejvyšší hodnotou v poli Kg papíru. Že je nastaven filtr poznáme podle obsahu stavového řádku, dále podle modrou barvou zvýrazněných čísel řádků a modré rozbalovací šipky u názvu pole, v němž jsme zadávali podmínku. Zkusíme výběr ještě jednou, tentokrát potřebujeme vybrat záznamy studentů 1.A. Klepneme na rozbalovací šipku u názvu pole Kg papíru a z nabízených možností vybereme Vše. Klepneme na rozbalovací šipku u pole Třída a vybereme 1.A. Výběrem hodnoty ze seznamu jsme nastavili podmínku pro zobrazení záznamů. Původní seznam se zúžil na 10 řádků studentů z 1.A. Ostatní řádky tabulky jsou skryté. Pozn.: Tímto způsobem můžeme vybrat ze seznamu jen jednu hodnotu. Při výběru jiné hodnoty rušíme předchozí výběr.
Strana 84/118
MS Office 2003
Podmínky můžeme zadávat v několika polích najednou. Jejich podmínky se potom sčítají, to znamená, že musí platit současně. Zkusíme náš výběr studentů 1.A zúžit na ty záznamy, kde odevzdané množství je větší než 30 kg. U názvu pole Kg papíru klepneme na rozbalovací šipku. Protože potřebujeme test na nerovnost a navíc nevybíráme žádnou konkrétní hodnotu tohoto pole, vybereme ze seznamu volbu Vlastní. Otevře se dialogové okno, ve kterém můžeme zadat i trochu složitější podmínky, než je test na rovnost jedné konkrétní hodnotě z vybraného pole. V okně jsou dva řádky. Do každého z nich můžeme zadat jednu podmínku. Mezi řádky jsou tlačítka výběru a (obě podmínky musí platit současně – např. vybíráme v pořadí studenty mezi 10 a 20 místem26) a nebo (stačí, je-li splněna alespoň jedna podmínka – výběr studentů 1.A a 1.B27). V obou řádcích se v prvním poli vybírá srovnání, do druhého se zadává hodnota, se kterou srovnáváme. My máme jen jednu podmínku – hledáme záznamy, ve kterých je množství větší než 30 kg, stačí nám první řádek dialogového okna. V rozbalovacím seznamu vlevo vybereme Je větší než a do vedlejšího pole napíšeme 30. Potvrdíme nastavení tlačítkem OK. Zkusíme ještě změnit podmínku u výběru třídy tak, abychom vybrali řádky všech studentů prvních a druhých ročníků. V rozbaleném seznamu u názvu pole Třída vybereme volbu Vlastní a provedeme nastavení podle obrázku. Protože student navštěvuje buď první nebo druhý ročník, nezapomeneme klepnout do volby nebo. V opačném případě by program nevrátil žádný záznam.
Pokud máme nastaveno několik podmínek, a potřebujeme zrušit některou z nich, stačí v rozbaleném seznamu příslušného pole vybrat (Vše). Touto akcí zrušíme podmínku pouze v tomto poli, v ostatních zůstanou podmínky dále nastavené. Pokud potřebujeme odebrat všechny podmínky, je rychlejší vybrat Data/Filtr/Zobrazit vše. Automatický filtr se vypíná tam, kde se nastavuje, výběrem Data/Filtr/Automatický filtr. S vypnutím filtru se ruší všechny nastavené podmínky pro výběr záznamů.
26 27
Pořadí je větší nebo rovno 10 a současně menší nebo rovno 20 Student studuje v 1.A nebo v 1.B
Strana 85/118
MS Excel 2003
2.6.4 Vytváření souhrnných výpočtů V rozsáhlých databázích je občas potřeba zjistit souhrnný výpočet nad skupinami dat. Předpokládejme, že v našem seznamu potřebujeme vytvořit součet odevzdaného množství papíru a tomu odpovídající peněžní hodnoty v jednotlivých třídách. K výpočtu můžeme použít několik prostředků, jedním z nich jsou souhrny. Předpokladem správných výsledků vytvořených souhrnů je správné pořadí záznamů. Tabulku nejdřív seřadíme podle hodnot sloupce Třída tak, abychom vytvořili skupiny záznamů jednotlivých tříd. Zkontrolujeme, že máme aktivní buňku v seznamu, a v nabídce Data vybereme příkaz Souhrny. Zobrazí se jednoduché dialogové okno. V poli U každé změny ve sloupci program nabízí názvy polí tabulky. Vybereme Třída. V seznamu Použít funkci nabízí program různé funkce pro vytvoření souhrnných výpočtů. Ponecháme nabídnutý Součet. V poli Přidat souhrn do sloupce určujeme, ve kterém sloupci se má souhrnný výpočet provést (data kterého sloupce budeme sečítat). Zaškrtneme Kg papíru a Vyplatit Kč. Případné zaškrtnutí u jmen dalších polí klepnutím vyprázdníme. Nastavené volby potvrdíme tlačítkem OK. Program vytvořil souhrnné výpočty – na konec skupiny dat každé třídy vložil řádek a do něj příslušný součet. Mimo to se v levé části okna objevil pruh se symboly přehledu. Pomocí nich se skrývají, případně zpět rozkrývají skupiny dat.
U třídy 1.B vidíme detailní řádky a souhrnný výpočet U 1.A, 1.C a 2.A jsou detailní řádky pomocí symbolů přehledu skryty, vidíme pouze souhrnný výpočet
Strana 86/118
MS Office 2003
Klepnutím na tlačítko 1 se zobrazí pouze součet za celou tabulku
Klepnutím na tlačítko 2 se zobrazí součet za tabulku a dílčí součty za skupiny dat (u nás třídy)
Klepnutím na tlačítko 3 se vracíme k zobrazení všech řádků
Stejnou funkci mají tlačítka se symbolem + a -, která se nacházejí podél tabulky, jen s tím rozdílem, že rozkrývají nebo skrývají jen jednu skupinu dat (třídu). Souhrny z tabulky odstraníme tak, že znovu vybereme Data/Souhrny a v dialogovém okně klepneme na tlačítko Odebrat vše. Před výběrem příkazu je nutné umístit aktivní buňku do tabulky se souhrny. Složitější souhrny se pak dají vytvořit pomocí velice silného nástroje – kontingenčních tabulek. 2.6.5 Tisk rozsáhlých tabulek Před každým tiskem bychom si měli zkontrolovat, že tisk tabulky dopadne podle našich představ. Použijeme k tomu Náhled. Zobrazíme si ho buď klepnutím na stejnojmenné tlačítko ( ) na Standardním panelu nástrojů, nebo výběrem příkazu Náhled v nabídce Soubor. V náhledu můžeme zkontrolovat umístění tabulky na papíře, stav záhlaví a zápatí stránky a ve stavovém řádku počet tiskových stran.
Strana 87/118
MS Excel 2003
Kurzor myši umístěný v náhledu nad zobrazenou stránkou funguje jako lupa. Klepnutím si můžeme zobrazenou stránku přiblížit nebo oddálit. Tlačítka Další a Předchozí, stejně jako posuvník v případě zmenšené strany, nám umožňuje listovat mezi tiskovými stranami. Tlačítkem Vzhled si přímo z náhledu zobrazujeme dialogové okno Vzhled stránky, abychom mohli změnit některá nastavení tisku. Zkusíme některá nastavení tisku na tabulce, se kterou jsme před chvílí pracovali. Náhled tisku této tabulky vidíme nahoře. Pokud jsme v náhledu klepneme na tlačítko Vzhled, v opačném případě v nabídce Soubor vybereme příkaz Vzhled stránky. Na kartě Okraje otevřeného dialogového okna klepneme u volby Vycentrovat na stránce na Vodorovně. Na kartě Záhlaví a zápatí klepneme na tlačítko Vlastní zápatí. Oblast zápatí je rozdělena do tří částí. Kurzor bliká v levém oddílu. Napíšeme do něj Dne: a klepneme na tlačítko Vložit datum ( ). Klepnutím přejdeme do pravého oddílu napíšeme Strana: a klepneme na tlačítko Vložit číslo strany ( ). Napíšeme / a klepneme na tlačítko Vložit počet stran ( ). Po označení napsaného a vloženého textu klepneme na tlačítko a upravíme vlastnosti písma. Postupně okna zavřeme klepnutím na OK.
Strana 88/118
MS Office 2003
U tisku rozsáhlých tabulek bývá problém, že se na druhé a případných dalších stranách netisknou názvy sloupců (event. řádků). I toto umí program ošetřit. Budeme potřebovat ještě jednou dialogové okno Vzhled stránky, ale volby, které potřebujeme nejsou přístupné, pokud okno vyvoláme z náhledu. Klepnutím na tlačítko Zavřít zavřeme náhled a vybereme Soubor/Vzhled stránky. V dialogovém okně přejdeme na kartu List. Na každé tiskové straně potřebujeme vytisknout popisky v řádcích 2 až 5. V části okna Tisk názvů proto klepneme do volby Nahoře opakovat řádky a tažením myší ukážeme listě řádky 2 až 5. Nastavení potvrdíme. V náhledu pak můžeme zkontrolovat, že se na všech tiskových stranách tiskne záhlaví tabulky .
Někdy potřebujeme tabulky rozdělit do tiskových stran jinak, než pouhým naplněním stran. Pokud potřebujeme ukončit tiskovou stranu dřív, než se naplní, budeme podobně jako v dokumentech programu MS Word vkládat Konec strany. Podobně jako u příček program Konec strany povede horní a levou hranou aktivní buňky. Dejme tomu, že v tabulce se kterou pracujeme, potřebujeme vytisknout každou třídu na samostatný papír. Tabulku nejdřív seřadíme podle tříd. Aktivní buňku umístíme do sloupce A, aby se při vkládání konce strany neuplatnila její levá hrana, a pod poslední řádek první třídy. V nabídce Vložit vybereme příkaz Konec stránky. Postup zopakujeme pro všechny další třídy. Pozn.: Pokud v nabídce Zobrazit zvolíme Konce stránek, můžeme vložené konce stran posunout myší a napravit tak případnou chybu v postupu. Po opravě zvolíme Zobrazit/Normálně. V listě jsou konce stran zobrazeny jako čárkované (někdy tečkované) čáry.
Strana 89/118
MS Excel 2003
Protože máme nastaven tisk názvů, vidíme i na zobrazené třetí straně hlavičku tabulky. Provedeme ještě další úpravy. V náhledu klepneme na tlačítko Vzhled. Na kartě Stránka dialogového okna Vzhled stránky klepneme do volby Na šířku, v části okna Měřítko do číselníku Nastavit na napíšeme 150. Na kartě Okraje zaškrtneme u Vycentrovat na stránce Svisle. Na kartě List ještě zaškrtneme políčko u Mřížka a nastavení potvrdíme.
Vlastní tisk provedeme buď klepnutím na tlačítko Tisk na panelu nástrojů Standardním ( ) nebo stejnojmenným příkazem v nabídce Soubor. Tlačítko provádí tisk celé tabulky (nebo nastavené oblasti tisku) na tzv. výchozí tiskárnu. Pokud potřebujeme určit co se má tisknout, na jakou tiskárnu nebo zadat počet kopií, vyvoláme výběrem Soubor/Tisk dialogové okno. V něm pak provádíme potřebná nastavení. Klepnutím na tlačítko OK spustíme tisk.
Strana 90/118
MS Office 2003
Výběr tiskárny Zadání tisku kopií Určení rozsahu tisku zadáním čísel stran nebo dopředu vybranou oblastí buněk
Strana 91/118
MS PowerPoint2003
Kapitola 3 -
MS PowerPoint 2003
Předpokládané vstupní znalosti: základní uživatelská znalost prostředí Windows a práce v lokální počítačové síti práce s textem a grafikou v prostředí textového editoru (MS Word) Doporučená literatura: J.Hradský – PowerPoint 2003 – snadno a rychle. Grada I.Magera – PowerPoint 2002 – uživatelská příručka. Computerpress
3.1
Popis uživatelského prostředí
MS PowerPoint je jednou z aplikací kancelářského balíku MS Office, určená pro tvorbu elektronických prezentací. Tyto prezentace pak mohou sloužit např. jako podklady pro referáty na konferencích, podkladové materiály pro výuku, prezentaci firmy, prezentaci výrobků při reklamní akci atp. Mohou být ovládány buďto referujícím, nebo běžet automaticky (např. ve stánku firmy na veletrhu), event. být vystaveny na webovém serveru.. Na následujícím obrázku vidíte základní aplikační okno aplikace MS PowerPoint (verze 2002 resp. 2003) tak, jak se vám otevře po spuštění aplikace.28 1
6
5
3
2
2
28
4
Základní vzhled úvodního okna ve všech aplikacích MS Office 2003 je v zásadě stejný (liší se pochopitelně vzhled plochy dokumentu Wordu, sešitu Excelu, prezentace PowerPointu atp., některé položky v menu a panelech nástrojů apod.)
Strana 92/118
MS Office 2003
Na obrázku jsou vyznačeny základní prvky aplikačního okna: 1. panel nabídek (menu) 2. panely nástrojů (mohou být umístěny jak u okrajů okna, jako zde nahoře – panely Standardní a Formát a dole panel Kreslení, ale i v podobě tzv. plovoucích panelů v malých samostatných oknech). Zobrazení panelů nástrojů lze ovlivnit jednak nastavením v menu Nástroje Vlastní, jednak v menu Zobrazit Panely nástrojů.29 3. stavový řádek (obsahuje základní informace o stavu aplikace, např. nastavení jazyka, číslo aktuálního snímku apod.) 4. poodkno úloh (tento ovládací prvek je novinkou verzí 2002 a 2003 a shrnuje základní operace při práci s danou aplikací, např. otevření souboru, přiřazení šablony, práce se schránkou, nápovědou atd.). Podoken úloh je v každé aplikaci MS Office několik a lze je přepínat buď přímo v záhlaví tohoto podokna, event. je lze vyvolat některými příkazy z menu (např. podokno Schránka lze zaktivovat příkazem Úpravy → Schránka sady Office, podokno Nová prezentace příklazem Soubor → Nový atd.). Ve starších verzích (až do verze 2000 vč.) se s tímto prvkem nesetkáme, většina akcí je řešena prostřednictvím dialogových oken (ty jsou samozřejmě v řadě případů k dispozici i u nových verzí). 5. pracovní plocha se zobrazením snímku (tato část aplikačního okna se může lišit podle volby režimu zobrazení – viz dále). 6. miniatury snímků event. osnova (opět závisí na volbě režimu zobrazení). Při spuštění aplikace MS PowerPoint máte v pravé části okna k dispozici podookno úloh „Začínáme“, které vám umožní otevřít některou z nedávno upravovaných prezentací, event. přes tlačítko „Další“ libovolnou prezentaci uloženou na disku nebo přes tlačítko „Vytvořit novou prezentaci…“ začít pracovat na prezentaci nové.
3.2
Režimy zobrazení
Pokud otevřete nějakou existující prezentaci, uvidíte aplikační okno v podobě jako na následujícím obrázku:
29
O obecném nastavení aplikací MS Office je podrobněji pojednáno v části věnované Wordu (kap. 2.1.)
Strana 93/118
MS PowerPoint2003
Tento režim zobrazení prezentace se nazývá normální zobrazení. V levé části okna jsou vidět náhledy všech snímků prezentace, v pravé části je vidět zobrazení aktuálního snímku, který můžete upravovat. V levé části okna máte dvě záložky – Snímky a osnova, které slouží k přepínání tohoto zobrazení, na výše uvedeném obrázku je aktivní režim ‚Snímky“, na dalším obrázku je náhled režimu osnova.
přepínání režimu zobrazení
Tento režim umožňuje samostatně pracovat s textovými částmi snímků v levé části okna a na vlastním zobrazení snímku upravovat pouze grafické prvky a vzájemné rozložení jednotlivých prvků. Všimněte si ještě části pro psaní poznámek vpravo dole, tyto poznámky lze samostatně vytisknout (event. s miniaturami snímků) jako podklady pro vlastní předvádění prezentace. Dalším často používaným režimem zobrazení je tzv. řazení snímků, které lze přepnout v menu Zobrazit nebo pomocí malých tlačítek v levé dolní části aplikačního okna (viz obr. nahoře). Toto zobrazení (jeho náhled najdete na následující stránce) slouží zejména k editaci celé prezentace, např. nastavení přechodů mezi snímky, změna vzhledu všech (nebo několika vybraných snímků) – např. nastavení pozadí snímků, změny rozvržení snímků apod. K tomu jsou přizpůsobeny i panely nástrojů v tomto zobrazení. Při vlastním předvádění prezentace se používá zobrazení „Prezentace“, které lze zaktivovat i klávesou F5. Toto zobrazení je většinou celoobrazovkové (záleží na nastavení v menu Prezentace → Nastavení prezentace) a neumožňuje již editaci prezentace. Předvádění prezentace je řízeno buďto lektorem (myší, klávesnicí), event. se uplatní automatické časování přechodu snímků a jejich animace, pokud je nastaveno.
Strana 94/118
MS Office 2003
3.3
Tvorba nové prezentace
V další části této kapitoly bych rád naznačil možnosti vytvoření nové prezentace v PowerPointu Pokud použijete v menu PowerPointu příkaz Soubor Nový, otevře se vám podokno úloh „Nová prezentace“, tak jak můžete vidět na následujícím obrázku (viz další stránka). Zde máte v podstatě tři základní možnosti, jak začít tvořit novou prezentaci: 1. volba „Prázdná prezentace“, tj. veškeré úpravy snímků budete vytvářet sami bez použití nějaké specielní šablony. 2. volba „Ze šablony návrhu“ umožňuje použít předpřipravené šablony, které vytvoří jednotný vzhled snímků, např. stejné pozadí, styly jednotlivých nadpisů a textových polí atp. 3. volba „Ze stručného průvodce“ umožňuje vytvořit prezentaci krok za krokem, vč. návrhu nejen grafické úpravy, ale i základního obsahu snímků pro určité účely (např. výroční zpráva společnosti, školení, prodej produktu apod.).
Strana 95/118
MS PowerPoint2003
3.4
Vytváření snímků
Budeme předpokládat, že jste si pro tvorbu prezentace vybrali vhodnou šablonu (tj. volba ad 2) z předchozí kapitoly) – po volbě šablony se vám objeví okno pro vytvoření úvodního snímku prezentace (viz obr. na následující stránce). Součástí rozložení úvodního snímku jsou dvě textová pole pro vložení textu nadpisu a podnadpisu snímku. Pro aplikaci PowerPoint (na rozdíl od např. Wordu) je typické, že veškeré texty musí být vloženy do textových polí. Důvodem je vhodné rozmístění textu na snímku a jeho vhodná kombinace s grafickými objekty. Většina textových polí je přímo součástí rozložení snímků, pokud potřebujete na snímku další textová pole, můžete je vložit podobně jako ve Wordu příkazem Vložit Textové pole nebo tlačítkem z panelu Kreslení.
Strana 96/118
MS Office 2003
tlačítko pro vložení nového snímku
textové pole pro vložení nadpisu snímku
volba šablony snímku
Připravená textová pole mají již definovaný styl písma, který vychází ze zvolené šablony prezentace. Formát písma můžete změnit pro celé textové pole tak, že klepnutím na okraj toto pole označíte a poté nastavíte formát písma pomocí panelu nástrojů nebo menu Formát (stejně jako ve Wordu). Chcete-li natrvalo nastavit odlišný formát např. pro nadpisy snímků, použijte předlohu snímku – viz dále. Další snímek vložíte do prezentace např. tlačítkem „Nový snímek“ – viz obr. nahoře, nebo příkazem Vložit Nový snímek.
Podokno pro volbu rozložení snímku
Strana 97/118
MS PowerPoint2003
Každý další nový snímek prezentace (s výjimkou úvodního snímku) má předpřipravené toto rozložení textových polí – jedno pole pro nadpis snímku a jedno pole pro další text (v tomto větším textovém poli jsou standardně nastaveny odrážky u jednotlivých položek textu). Nastavení formátu textu a odrážek v těchto polích opět vychází ze zvolené šablony prezentace a lze jej upravit buď pro každý snímek zvlášť nebo pomocí předlohy snímku pro celou prezentaci (viz dále). Ne vždy vám pochopitelně bude toto rozložení textových polí na snímku vyhovovat V tom případě můžete využít poodkno Rozložení snímku, kde si můžete zvolit z řady jiných rozložení textu, grafiky i různých kombinací těchto prvků. Např. rozložení na spodním obrázku umožňuje vložit na snímek vedle sebe grafický objekt (např. obrázek, tabulku, graf, videosekvenci apod.) a text s odrážkami.
Pole pro vložení textu s odrážkami
Pole pro vložení grafického objektu
Typ grafického objektu, který chcete na snímek vložit můžete jednoduše zvolit pomocí jednoho ze 6 zástupných symbolů na tlačítku uprostřed pole pro vložení grafického objektu. Klepnete-li např. na tlačítko pro vložení obrázku ze souboru objeví se vám dialogové okno pro nalezení souboru s obrázkem. Pokud klepnete na zástupný symbol tabulky, zaktivujete podprogram pro tvorbu tabulky – objeví se vám dialogové okno, v němž zadáte počet řádků a sloupců tabulky, kterou pak můžete dále upravovat – viz obr. na následující stránce. Podobně fungují i další zástupné symboly. Rozložení polí na snímku můžete pochopitelně pomocí myši upravovat, jak z hlediska umístění, tak i velikosti, můžete rovněž nadbytečná pole celá odstranit (stačí pole označit za jeho okraj a stisknout klávesu DEL) nebo nová textová pole vkládat příkazem Vložit Textové pole.
Strana 98/118
MS Office 2003
3.5
Předloha snímků
Pokud potřebujete změnit globálně (pro celou prezentaci) např. písmo nadpisů snímků, nebo vložit na všechny snímky shodný grafický objekt (např. logo firmy), použijte předlohu snímku. Předloha snímků je obecně prvkem šablony návrhu, který obsahuje informace o šabloně, včetně řezů písma, velikosti a umístění zástupných symbolů, pozadí návrhu a barevných schémat.
V předloze snímků můžete obvykle provádět následující akce: Změnit písmo nebo odrážky. Vložit obrázek, například logo, který chcete zobrazit na více snímcích. Změnit umístění, velikost a formát zástupného symbolu.
předloha snímků
předloha nadpisů (úvodního snímku)
Strana 99/118
MS PowerPoint2003
Předlohu snímků zobrazíte příkazem Zobrazit Předloha Snímek V předloze snímků je možné provádět stejné změny jako v libovolném snímku. Text v předloze však slouží pouze k nastavení řezu, skutečný text, například nadpisy a seznamy, je třeba zadat do snímku v normálním zobrazení. Potřebujete-li např. globálně změnit barvu písma nadpisů na žlutou, klepněte v poli pro nadpis a použijte tlačítko pro barvu písma. Tato změna se projeví na všech snímcích. Do předlohy snímku můžete rovněž vložit obrázek ze souboru, schránky, klipbordu apod. Takový obrázek pak bude součástí pozadí všech snímků v prezentaci. Součástí předlohy snímků jsou rovněž tři políčka (obvykle ve spodní části – jejich umístění ale záleží na zvolené osnově) pro vložení zápatí (event. záhlaví) snímků. Na předloze snímku můžete změnit rozmístění těchto polí, změnit formátování textu zápatí, event. do něj přidat nějaký text (např. „Snímek č.“). Součástí těchto políček jsou zástupné symboly pro vložení polí zápatí (např. číslo snímku <#>). Tyto pole se vyplňují pomocí dialogového okna Záhlaví a zápatí, které se zobrazí příkazem Zobrazit Záhlaví a zápatí (v normálním zobrazení). Samostatnou předlohu má úvodní snímek prezentace – tzv. předloha nadpisů – přepíná se v levém podokně se zobrazením miniatur snímků (v zobrazení předlohy) – viz obr. na předchozí stránce. V této předloze můžete upravit pole pro nadpis a podnadpis pro úvodní snímky prezentací (využívajících zvolenou šablonu). Pro snímky v prezentaci lze někdy použít více osnov, potom se v levém podokně zobrazí více miniatur snímků. Pro každou šablonu pak můžete upravit předlohu snímků a nadpisů samostatně (event. i pro více předloh najednou).
Strana 100/118
MS Office 2003
3.6
Hypertextové odkazy a tlačítka akcí
Podobně jako do Wordu a jiných aplikací lze i na snímky PowerPointu vkládat hypertextové odkazy k obrázkům nebo vybraným částem textu. Postup při vkládání hypertextových odkazů je v zásadě stejný jako u Wordu (viz kap. 2.12.). Na následujícím obrázku je znázorněno vložení odkazu k označenému textu „Grada“ na snímku. K vložení odkazu můžete použít příkaz Vložit Hypertextový odkaz nebo tlačítko na panelu Standardní (event. klávesovou zkratku CTRL K)
tlačíko pro vložení hyp. odkazu
Cíl odkazu pak vyberte v dialogovém okně – máte na výběr několik variant typů hypertextového odkazu (podrobněji popsáno v kap. 2.12. u aplikace MS Word): existující soubor nebo webová stránka: můžete zadat URL adresu webové stránky nebo cestu k nějakému souboru uloženému v počítači nebo v lokální síti. místo v tomto dokumentu: tzv. interní odkaz např. na určitý snímek v prezentaci vytvořit nový dokument: odkaz na soubor, který bude teprve vytvořen e-mailová adresa: zadejte platnou mailovou adresu, aktivací odkazu se otevře mail klient pro vytvoření e-mailu pro daného adresáta.
Strana 101/118
MS PowerPoint2003
Je-li odkaz propojen s jiným snímkem, zobrazí se cílový snímek v prezentaci aplikace PowerPoint. Pokud je odkaz propojen s webovou stránku, umístěním v síti nebo jiným typem souboru, zobrazí se cílová stránka nebo soubor v odpovídající aplikaci nebo webovém prohlížeči. Na rozdíl od Wordu lze vytvořené hypertextové odkazy v PowerPointu aktivovat pouze v režimu „Prezentace“, tedy při promítání prezentace.
Speciálním typem grafických prvků, které jsou součástí panelu „Kreslení“ v PowerPointu jsou tzv. tlačítka akcí. K těmto tlačítkům jsou předdefinovány určité akce, např. přechod na následující (předchozí, první, poslední, určitý) snímek, přehrání zvukového nebo video- souboru, otevření určitého dokumentu apod. Pokud vybrané tlačítko vykreslíte na plochu snímku pomocí myši, otevře se vám dialogové okno, kde můžete tuto akci změnit. Zvolíte-li např. v tomto dialogovém okně v rozbalovacím seznamu „Přejít na cíl hypertextového odkazu…“ položku „Snímek…“, můžete určit libovolný snímek ze seznamu nadpisů snímků, na nějž má toto tlačítko být směřováno.
Strana 102/118
MS Office 2003
3.7
Animace snímků
Snímky vytvořené v aplikaci MS PowerPoint nemusí být statické, tj. zobrazovat se celé najednou, ale lze je rozpohybovat pomocí animací. Snímky se tak mohou sestavovat postupně z jednotlivých grafických objektů, textová pole lze rovněž postupně sestavovat např. z jednotlivých odrážek atp. Do animací lze zahrnout všechny objekty na snímku s výjimkou těch, které jsou součástí pozadí – tj. např. nelze animovat obrázky vložené do předlohy snímku (viz předchozí kap.). Animace snímků lze v podstatě vytvořit dvěma způsoby: použitím předpřipravených animačních schemat sestavením vlastní animace 3.7.1 Aplikace animačních schemat Animační schema je vybrané pořadí animačních efektů, které lze použít u několika snímků nebo u celé prezentace, několika klepnutími myši. Animační efekty mohou být přidány k různým akcím: úvodní efekt - například pozvolné zobrazení nebo přílet textu; zvýraznění nebo ztlumení – efekt zvýraznění přitáhne pozornost k odrážce zdůrazněním textu, efekt ztlumení odstraní při dalším postupu zvýraznění odrážky; konec – odlétnutí, zmizení, odraz a podobné efekty; cesta pohybu, která vyznačuje vzor, který bude objekt sledovat Výběr animačního schematu pro daný snímek (event. více snímků najednou i pro celou prezentaci) se děje v podokně Návrh snímku, které se zobrazí po aktivací příkazu Prezentace Schémata animace…
Strana 103/118
MS PowerPoint2003
Po zvolení určitého animačního efektu ze seznamu v tomto podokně se animace snímku přehraje a přiřadí se k zobrazenému snímku (event. k více snímkům, pokud jsou vybrány v levém podokně „Snímky“). Pokud chcete stejnou animaci přiřadit všem snímkům v prezentaci použijte tlačítko „Použít u všech snímků“. Snímky, které jsou buďto animované nebo mají přiřazen nějaký efekt přechodu (viz následující kap.), jsou označeny hvězdičkou u náhledu snímků. Chcete-li odebrat animační schéma z jednoho nebo více snímků, vyberte snímky na kartě Snímky a potom klepněte v seznamu animačních schémat na položku „Žádná animace“. Chcete-li animační schémate odebrat ze všech snímků najdenou, klepněte v seznamu schémat na položku „Žádná animace“ a potom na tlačítko „Použít u všech snímků“. 3.7.2 Sestavení vlastní animace Pokud si chcete animaci snímku sestavit sami, zvolte příkaz Prezentace Vlastní animace… Otevře se vám podokno „Vlastní animace“, v němž můžete animaci sestavit, event. již vytvořenou animaci upravit.
kem
Pokud na snímku žádná animace není, můžete nyní vybrat libovolný prvek30 a tlačítjej animovat.
30
Animovat lze opět pouze prvky z popředí snímku, tj. nemůžete animovat např. zápatí snímku nebo logo, které je vloženo do předlohy snímku.
Strana 104/118
MS Office 2003
Animační efekt lze přidat k různým událostem: Pokud chcete, aby se text nebo objekt v prezentaci zobrazil s efektem, přejděte na příkaz Počátek a klepněte na daný efekt. Pokud chcete přidat efekt k textu nebo objektu, který je již na snímku zobrazen, přejděte na příkaz Zdůraznění a klepněte na daný efekt. Pokud chcete k textu nebo objektu přidat efekt, který v určitém okamžiku odebere text či objekt ze snímku, přejděte na příkaz Konec a klepněte na příslušný efekt. Pokud chcete přidat efekt, který přesune objekt po zadané Cesty pohybu a klepněte na dráze, přejděte na příkaz příslušný efekt. Konkrétní efekt pak přidáte výběrem ze seznamu nebo z dialogového okna po použití položky „Další efekty…“.
indikace pořadí animace
Animovaný prvek se nyní objeví v seznamu prvků v podokně „Vlastní animace“ a v okně snímku je označen šedým čtverečkem s číslem, představujícím pořadí animace. V podokně „Vlastní animace“ můžete nyní nastavit další parametry animace. Můžete nastavit jednu ze tří animačních událostí: Spustit při klepnutí: Animační událost bude spuštěna při klepnutí myší na snímku. Spustit s předchozím: Animační událost bude spuštěna současně s předchozí položkou v seznamu (jedním klepnutím budou spuštěny dva efekty animace). Spustit po předchozím: Animační událost bude spuštěna okamžitě po dokončení přehrání předchozí položky v seznamu (ke spuštění následující sekvence není nutné další klepnutí myší) – pomocí časování lze nastavit určitou časovou prodlevu.
Strana 105/118
MS PowerPoint2003
Další atributy animačního efektu můžete nastavit kliknutím na položku „Možnosti efektu“ nebo „Časování“, kdy se vám zobrazí toto dialogové okno. V něm můžete nastavit např. časovou prodlevu od předchozího prvku, rychlost zobrazení efektu, počet opakování efektu, animaci textu po odrážkách, slovech, písmenech apod. Ikonky u seznamu animovaných položek indikují atributy nastavené animace (např. ikonka myši znamená, že animace se spouští po klepnutí myší).
3.8
Přechod mezi snímky
Při předvádění prezentace (tj. v zobrazení „Prezentace“) je běžnou praxí, že přechod k dalšímu snímku prezentace řídí lektor pomocí myši nebo klávesnice (mezerník, ENTER, PageUp/PageDown…). Přechod mezi snímky lze však rovněž nastavit automaticky po určitém čase. V zobrazení „Normální“ nebo „Řazení snímků“ vyberte jeden nebo více snímků. pro které chcete nastavit efekt přechodu a aktivujte příkaz Prezentace Přechod snímku.
volba efektu přechodu snímků
volba aktivace přechodu snímků
V podookně „Přechod snímku“ pak můžete zvolit jednak určitý efekt přechodu od předchozího snímku ke zvolenému snímku (např. prolnutí, přílet, šachovnici apod.) a dále nastavit aktivační událost přechodu snímku pomocí zaškrtávacích políček „při klepnutí myší“
Strana 106/118
MS Office 2003
snímek s nastaveným časováním
resp. „automaticky po…“ – lze zatrhnout i obě varianty, pak k přechodu snímku dojde po zadaném časovém intervalu nebo může lektor přechod mezi snímky urychlit klepnutím myší nebo pomocí klávesnice. Snímky s nastaveným časováním jsou v zobrazení „Řazení snímků“ zobrazeny s časovým údajem (viz obr. nahoře). Časování snímků lze nastavit také pomocí Prezentace Vyzkoušet časování, po němž se spustí promítání prezentace se „stopkami“, lektor si tak může vyzkoušet, jak dlouho bude daný snímek zobrazen při promítání a po přechodu na další snímek (myší nebo klávesnicí) se čas nahraje k danému snímku. Po ukončení zkoušky časování se objeví dialogové okno s celkovým časem trvání prezentace a dotazem na uložení/vymazání časů.
3.9
Skryté snímky, vlastní prezentace
Pokud chcete při předvádění prezentace zobrazovat pouze určité snímky, máte v zásadě tyto dvě možnosti: některé snímky označit jako skryté vytvoření tzv. „vlastní prezentace“ 3.9.1 Skryté snímky Chcete-li některé snímky vyloučit z předvádění prezentace, můžete je označit jako skryté, např. pomocí místní nabídky v zobrazení „Řazení snímků“ – viz obr. na následující stránce.
Strana 107/118
MS PowerPoint2003
Takové snímky jsou v seznamu snímků označeny přeškrtnutým číslem snímku a při předvádění prezentace se přeskakují. Přesto je lze zobrazit např. tak, že při předvádění prezentace (tj. v zobrazení „Prezentace“) použijete pravé tlačítko myši a zvolíte příkaz „Přejít na snímek“, kde se vám zobrazí seznam nadpisů všech snímků vč. snímků skrytých, jejichž čísla jsou v závorce.
3.9.2 Vlastní prezentace Pomocí příkazu Prezentace Vlastní prezentace můžete vytvořit jednu nebo více pojmenovaných „vlastních prezentací“, do nichž můžete vybrat pouze určité snímky a event. změnit jejich pořadí – viz náhledy dial. oken. Při promítání prezentace pak můžete zvolit pouze promítání určité vlastní prezentace (viz následující kapitola).
Strana 108/118
MS Office 2003
3.10 Poznámky k prezentaci
oblast pro zápis poznámek
Součástí normálního zobrazení je i podokno pro zápis textových poznámek k jednotlivým snímkům. Tyto poznámky pak můžete vytisknout buď samostatně nebo jako součást tzv. podkladů – v dialogovém okně „Tisk“ rozbalte pole „Vytisknout:“ a zvolte „Poznámky“, event. „Podklady“31
3.11 Nastavení prezentace Před vlastním předváděním prezentace je vhodné provést konečné nastavení prezentace v dialogovém okně „Nastavení prezentace“ (viz obr. na následující stránce). Toto dialogové okno zaktivujete příkazem Prezentace Nastavení prezentace…
31
O tisku podkladů bude podrobněji pojednáno v kapitole věnované tisku.
Strana 109/118
MS PowerPoint2003
Podívejme se postupně na jednotlivé sekce tohoto dialogového okna: typ prezentace: máte na výběr ze 3 možností prezentace předváděná lektorem – celoobrazovkové zobrazení, lektor má k dispozici místní nabídku k ovládání prezentace (viz dále) prohlížení jednotlivcem – zobrazení v okně s omezeným panelem nabídek a lištou nástrojů pro práci s prezentací během prohlížení automatické prohlížení – celoobrazovkové zobrazení se zablokovanými ovládacími prvky a nastavením automatického opakování (tzv. nekonečné smyčky). zobrazit snímky: v této sekci můžete vybrat buď promítání celé prezentace nebo určitého souvislého výseku snímků (od – do) nebo vybrané vlastní prezentace, pokud máte nějakou vytvořenou (viz kap. 4.8.) zobrazit možnosti: máte k dispozici možnost nastavení nekonečné smyčky (opakování až do stisknutní klávesy ESC), deaktivace mluveného komentáře (pokud je k prezentaci nahrán) a deaktivaci animačních sekvencí na všech snímcích, které nějakou animaci obsahují. přechod na další snímek: lze zde aktivovat/deaktivovat automatický přechod na další snímek pomocí nastaveného časování. více monitorů: lze použít pouze tehdy, pokud máte nainstalovaný příslušný HW. Na jednom monitoru lze předvádět prezentaci na celé obrazovce, na druhém monitoru může být prezentace zobrazena v editačním režimu.
Strana 110/118
MS Office 2003
3.12 Předvádění prezentace Prezentaci spustíte jedním z těchto způsobů: Klepněte na tlačítko v levé dolní části okna aplikace PowerPoint. V nabídce Prezentace klepněte na příkaz Spustit prezentaci. Stiskněte klávesu F5. Prezentaci lze také uložit jako samospustitelný soubor s příponou *.pps - pokud při uložení zvolíte variantu typu souboru „Předvádění PowerPoint“. Při poklepání na ikonu tohoto souboru se automaticky spustí v režimu zobrazení „Prezentace“ (na rozdíl od běžných prezentací s příponou *.ppt, které se otevírají v okně PowerPointu).
Během předvádění prezentace na celé obrazovce máte omezené možnosti ovládání prezentace – s výjimkou nastavení prezentace „Prohlížení jednotlivcem“ – viz předchozí stránka – nemáte k dispozici menu a panely nástrojů, ale pouze místní nabídku, kterou můžete vyvolat pravým tlačítkem myši nebo poloprůhlednými tlačítky vlevo dole na snímku.
tlačítka pro ovládání prezentace
Strana 111/118
místní nabídka
MS PowerPoint2003
Kromě toho můžete k řízení prezentace (přechodu snímků) použít tyto operace: Přechod na další snímek Klepněte myší. Stiskněte klávesu MEZERNÍK nebo ENTER nebo PAGEUP Klepněte pravým tlačítkem myši a v místní nabídce klepněte na příkaz Další.
Přechod na předchozí snímek
Stiskněte klávesu BACKSPACE nebo PAGEDOWN Klepněte pravým tlačítkem myši a v místní nabídce klepněte na příkaz Předchozí. Přechod na určitý snímek Zadejte číslo snímku a potom stiskněte klávesu ENTER. Klepněte pravým tlačítkem myši, v místní nabídce přejděte na příkaz Přejít na snímek a klepněte na požadovaný snímek. Přechod na naposledy zobrazený snímek Klepněte pravým tlačítkem myši a v místní nabídce klepněte na příkaz Naposledy zobrazený. Funkci kurzoru myši můžete během prezentace (pomocí místní nabídky) změnit z ukazovátka na popisovač (pero, zvýrazňovač…). Pokud tímto způsobem na snímky něco nakreslíte, při ukončení promítání prezentace se objeví dotaz, zda chcete tyto rukopisné poznámky uložit do prezentace.
3.13 Tisk prezentace V aplikaci MS PowerPoint můžete vytisknou řadu prvků: jednotlivé snímky (např. na folie pro promítání) textové poznámky (jako podklady pro lektora nebo posluchače) podklady (tj. několik snímků na jednu stránku) osnovu prezentace 3.13.1 Tisk snímků Před vlastním tiskem můžete nastavit velikost snímků příkazem Soubor Vzhled stránky…
Chcete-li zobrazit náhled snímku před tiskem zvolte příkaz Soubor Náhled. V zobrazení náhledu můžete zvolit, který prvek prezentace chcete vytisknout v rozbalovacím seznamu „Vytisknout“ a event. nastavit další parametry tisku.
Strana 112/118
MS Office 2003
Tato volba odpovídá dialogovému oknu „Tisk“, které se vám objeví po zadání příkazu Soubor Tisk…
Strana 113/118
MS PowerPoint2003
3.13.2 Tisk poznámek K jednotlivým snímkům můžete zapsat poznámky do podokna poznámky – viz obr. . Tyto poznámky lze potom vytisknout pro potřeby lektora nebo posluchačů.
poodkno pro vložení poznámek
Tisk poznámek lze nastavit buď v dialogovém okně „Tisk“ (rozbalovací seznam „Vytisknout“ – položka „Poznámky“) nebo ze zobrazení náhledu:
tlačítko pro potvrzení tisku
nastavení orientace tisku
Strana 114/118
MS Office 2003
Další nastavení tisku poznámek (např. tisk záhlaví a zápatí poznámek) lze nastavit v rozbalovacím seznamu „Možnosti“ – viz obr. Rovněž lze nastavit orientaci tisku na šířku nebo na výšku. Tisk lze aktivovat tlačítkem , objeví se ještě dialogové okno pro tisk, kde lze provést další potřebná nastavení (viz obr. na předchozí stránce). 3.13.3 Tisk podkladů V rozevíracím seznamu v dialogovém okně „Tisk“ nebo v zobrazení náhledu tisku lze zvolit několik variant tisku náhledů snímků.
Např. při variantě 3 snímky na stránku (viz obr.) se vedle náhledů snímků vytisknou řádky pro zapsání poznámek k jednotlivým snímkům (vhodné zejména pro posluchače). Na dalším obrázku vidíte tisk náhledu 9 snímků na stránku při orientaci na šířku.
Strana 115/118
MS PowerPoint2003
3.13.4 Tisk osnovy Samostatně lze také vytisknout pouze osnovu snímků, která obsahuje pouze textové části snímků – tj. nadpisy a texty vložené do interních32 textových polí.
Vytištění osnovy v podstatě odpovídá zobrazení osnovy v podokně osnova (viz násl. obr.) 32
Interní textová pole jsou ta, která jsou součástí rozložení snímku. Dodatečně vložená (externí) textová pole se do osnovy snímku nezahrnují.
Strana 116/118
MS Office 2003
3.13.5 Odeslání prvků prezentace do aplikace MS Word Kromě výše uvedených možností tisku lze poznámky, podklady nebo osnovu prezentace odeslat do aplikace MS Word, kde je možno s nimi dále pracovat. Odeslání se provede příkazem Soubor Odeslat MS Office Word. Otevře se toto dialogové okno, kde můžete zvolit typ prvků, které chcete do Wordu odeslat. Chcete-li odeslat poznámky, zaškrtněte políčko „Poznámky vedle snímků“ nebo „Poznámky pod snímky“ Pokud chcete odeslat podklady, zaškrtněte políčko „Prázdné řádky vedle snímků“ nebo „Prázdné řádky pod snímky“ Jestliže chcete odeslat osnovu, zaškrtněte políčko „Pouze osnova“
Výsledek v aplikaci MS Word pak může vypadat třeba takto (obrázek ukazuje 2.volbu „Prázdné řádky vedle snímků“). Ve Wordu se vytvoří struktura tabulky se 3 sloupci, v prvním sloupci jsou čísla snímků, do druhého sloupce se přenesou miniatury snímků, třetí
Strana 117/118
MS PowerPoint2003
sloupec je ponechán pro dodatečné zapsání poznámek (lze je psát buď přímo ve Wordu, event. po vytištění podkladů ručně).
Strana 118/118
