Monitor O&O beleid gemeenten. Nulmeting werkgevers

Monitor O&O beleid gemeenten Nulmeting werkgevers

Monitor O&O beleid gemeenten Nulmeting werkgevers

Inhoudsopgave 6 8 8 9 10 11 11 12 12 14 16 20 21 23 25 29 31 33 35 41 43 46

Samenvatting 1

Inleiding

1.1

Achtergrond

1.2

Uitkomsten eerder onderzoek

1.3

Probleemstelling en doel onderzoek onder gemeenten

1.4

Onderzoeksopzet

1.5

Leeswijzer

2

Resultaten onderzoek onder gemeenten

2.1

Gehanteerde begrippen

2.2 Doelstellingen O&O-beleid 2.3 Inhoud 2.4 Bereik 2.5 Registratie en evaluatie 2.5.1 Leerportaal gemeente Almere 2.6 Organisatie 2.6.1 Gemeente Gouda en de Ondernemingsraad 2.7 Regionale samenwerkingsverbanden 2.7.1 De Rotterdamse School 2.8 Budget, financiering en opleidingseisen 3

Conclusie

Bijlage: Methodologische verantwoording Colofon

Voorwoord Het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) heeft het A+O fonds Gemeenten verzocht een benchmark opleiden en ontwikkelen mogelijk te maken. Het LOGA wil met de benchmark informatie tot zijn beschikking hebben over de volgende onderwerpen: =

Inhoud O&O-beleid van gemeenten.

=

Bereik O&O-beleid van medewerkers, per opleidingsniveau en leeftijdscategorie, in aantallen.

=

Hoogte van het opleidingsbudget.

=

Bestemming van het opleidingsbudget.

Het A+O fonds Gemeenten heeft om aan dit verzoek te kunnen voldoen een onderzoek laten uitvoeren onder gemeenten. De vragen die aan gemeenten zijn gesteld waren onderdeel van de vragenlijst voor de Personeelsmonitor. De belangrijkste conclusies die uit het onderzoek getrokken kunnen worden zijn: =

Net iets minder dan de helft van de gemeenten heeft specifieke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor 2010. Doelstellingen kunnen geformuleerd zijn op zowel strategisch als operationeel niveau. 14 procent van de gemeenten maakt onderscheid in doelgroepen, waarbij het in de meeste gevallen gaat om nieuwe medewerkers en leidinggevenden.

=

Het gemiddelde begrote bedrag voor opleidingen in 2009 is ongeveer € 314.500 per gemeente, maar er is

€ 391.000 uitgegeven aan opleidingen. Per werknemer komt dit op respectievelijk € 986 begroot en

€ 1.014 uitgegeven aan scholing. In 69 procent van de gemeenten wordt het budget (deels) verdeeld over afdelingen, in de helft van de gevallen op basis van fte. Gemeenten stellen nauwelijks voorwaarden aan opleidingen: 73 procent geeft aan ‘soms’ voorwaarden te stellen aan een opleiding.

=

Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. 22 Procent van de gemeenten heeft een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen wel op een gelijke manier registreert. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afloop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet.

=

Regionale samenwerking tussen gemeenten op het gebied van O&O biedt veel potentieel. Ongeveer de helft van de gemeenten houdt zich bezig met een vorm van regionale samenwerking op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Zo koopt 16 procent van de gemeenten hun opleidingen gezamenlijk in met andere organisaties en 12 procent stelt het opleidingenaanbod van de eigen gemeente beschikbaar aan andere gemeenten. Enkele (grote) gemeenten (7%) hebben een eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut, zoals de Rotterdamse School. Deze instituten kopen bijna allemaal centraal opleidingen in vanwege schaalvoordelen en de helft stelt hun aanbod ook beschikbaar aan andere gemeenten.

Het onderzoek onder gemeenten geeft een goed beeld van de opleidings- en ontwikkelinspanningen van gemeenten. Gemeenten zijn hiermee in staat hun medewerkers inzetbaar te houden, maar het laat ook zien dat gemeenten een aantrekkelijke werkgever zijn voor nieuwe groepen op de arbeidsmarkt. De bedoeling is dat de benchmark met regelmaat wordt geactualiseerd. B. de Haas

Hans Schirmbeck

Voorzitter

secretaris/penningmeester

5

Samenvatting Achtergrond Het doel van dit onderzoek is het inzichtelijk maken van de wijze waarop gemeenten hun O&O-beleid vormgeven, zodat zij van elkaar kunnen leren en het O&O-beleid kunnen inzetten om tegemoet te komen aan onder andere de komende vervangingsvraag en de verwachte bezuinigingen in de gemeentelijke sector. Er is een enquête uitgezet onder alle 441 gemeenten in Nederland. In totaal hebben er 291 gemeenten meegewerkt aan het onderzoek.

Doelstellingen O&O-beleid Meer dan de helft van de gemeenten heeft geen specifieke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor 2010. De doelstellingen worden geformuleerd op zowel strategisch als operationeel niveau. 14 procent van de gemeenten maakt onderscheid in doelgroepen, waarbij het in de meeste gevallen gaat om nieuwe medewerkers en leidinggevenden.

Aanleiding en inhoud opleidingen Opleidingen worden aangeboden naar aanleiding van een (functionerings)gesprek (98%), omdat opleidingen verplicht gesteld worden bij de uitvoering van specifieke functies (99%), afdelingsbreed (97%) en aan alle medewerkers van de gemeente (93%). 87 procent van de gemeenten stelt één of meer opleidingsthema’s vast. Een zeer populair thema in 2010 is het ‘omgaan met agressie’ (53%). Ook klantvriendelijkheid (45%) en communicatie (32%) zijn veel voorkomende thema’s.

Ontwikkelingsgesprekken met medewerkers Functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn in bijna alle gemeenten standaard. Er is geen gemeente die zegt geen enkel gesprek met medewerkers te voeren over ontwikkeling. In 89 procent van de gemeenten worden functioneringsgesprekken gevoerd en in 85 procent van de gemeenten worden beoordelingsgesprekken gevoerd. Loopbaangesprekken worden in 75 procent van de gemeenten gevoerd. Ten slotte worden exitgesprekken en planningsgesprekken in respectievelijk 63 en 35 procent van de gemeenten gevoerd.

Gebruik ontwikkelingsinstrumenten In 84 procent van de gemeenten worden persoonlijke ontwikkelingsplannen gebruikt. Coaching en mentoring komt in 67 procent van de gemeenten voor. In 52 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan en ten slotte maakt 6 procent van de gemeenten gebruik van stageplaatsen voor werknemers. De helft van de gemeenten maakt gebruik van competentieprofielen bij de boordeling van een werknemer.

6

Afspraken over O&O Ongeveer 57 procent van de gemeenten zegt met alle werknemers afspraken te maken over O&O en ongeveer 37 procent maakt afspraken met een deel van de medewerkers. Een kleine minderheid (2%) maakt geen afspraken met het personeel over O&O. Per gemeente heeft gemiddeld ongeveer de helft (56%) van het personeel daadwerkelijk een opleiding, training, cursus of workshop gevolgd in 2009.

Registratie en evaluatie Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. 22 Procent van de gemeenten heeft een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen wel op een gelijke manier registreert. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afloop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet.

Organisatie O&O-beleid In totaal heeft 15 procent van alle gemeenten een volledig centraal O&O-beleid. Vooral kleinere gemeenten voeren het O&O-beleid volledig centraal uit. Volledig decentraal O&O-beleid komt in totaal voor bij 16 procent van alle gemeenten. Ruim tweederde van de gemeente heeft een opleidingsplan opgesteld en in 65 procent van de gemeenten wordt een terugkoppeling of verantwoording gegeven over het O&O-beleid aan de OR.

Regionale samenwerking Regionale samenwerking tussen gemeenten op het gebied van O&O biedt veel potentieel. Ongeveer de helft van de gemeenten houdt zich bezig met een vorm van regionale samenwerking op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Zo koopt 16 procent van de gemeenten hun opleidingen gezamenlijk in met andere organisaties en 12 procent stelt het opleidingenaanbod van de eigen gemeente beschikbaar aan andere gemeenten. Enkele (grote) gemeenten (7%) hebben een eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut, zoals de Rotterdamse School. Deze instituten kopen bijna allemaal centraal opleidingen in vanwege schaalvoordelen en de helft stelt hun aanbod ook beschikbaar aan andere gemeenten.

Budget en uitgaven Het gemiddelde begrote bedrag voor opleidingen in 2009 is ongeveer € 314.500 per gemeente, maar er is

€ 391.000 uitgegeven aan opleidingen. Per werknemer komt dit op respectievelijk € 986 begroot en € 1.014 uitgegeven aan scholing. In 69 procent van de gemeenten wordt het budget (deels) verdeeld over afdelingen, in de helft van de gevallen op basis van fte. Gemeenten stellen nauwelijks voorwaarden aan opleidingen: 73 procent geeft aan ‘soms’ voorwaarden te stellen aan een opleiding.

Conclusie De samenvattende conclusie is dat er voldoende mogelijkheden zijn om O&O-beleid beter te benutten in de gemeentelijke sector. Hierbij gaat het vooral om het gebruik van registratiesystemen die managementinformatie kunnen aanleveren en regionale samenwerking tussen gemeenten.

7

1. Inleiding

1.1 Achtergrond

De betrokken partijen bij het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA)

onderstrepen in de Cao 2007 – 2009 het belang voor de gemeenten van het kunnen beschikken over goed gekwalificeerd personeel in de komende jaren1. In het Beleidsplan 2007 – 2010 van het A+O fonds Gemeenten wordt dit uitgewerkt door opleiden en ontwikkelen (O&O) om de inzetbaarheid van werknemers te versterken tot één van de drie kernthema’s uit te roepen. De noodzaak voor dit beleid wordt door een aantal ontwikkelingen ingegeven2:

I Vergrijzing personeelsbestand gemeenten

Geschat wordt dat in 2011 ruim 38 procent van het zittend personeel 50 jaar of ouder is. De vergrijzing van het gemeentepersoneel zorgt voor een toenemende vervangingsvraag. In 2013 is de vervangingsvraag ruim 21 procent hoger dan in 2003.

I Mobiliteit

De vervangingsvraag wordt naast uitstroom door pensionering ook bepaald door mobiliteit. Uit het mobiliteitsonderzoek van het ministerie van BZK blijkt dat deze vorm van uitstroom zeer conjunctuurgevoelig is. Een aantrekkende economie kan derhalve tot een grotere druk op het gemeentelijk personeelsbestand leiden.

I Bezuinigingen

Vanwege bezuinigingen hebben gemeenten al een aantal jaren minder financiële middelen tot hun beschikking. Hierdoor is de personele bezetting sinds 2004 met zo’n 4 procent afgenomen3. Opleiding en ontwikkeling kunnen bijdragen aan de efficiencyverbetering die nodig is om dezelfde taken met minder personeel uit te voeren.

I Opleidingsniveau

Door de toename van het gemiddelde opleidingsniveau sinds 2003 bij de sector Gemeenten, zullen gemeenten een sterker beroep op hoog opgeleide arbeidskrachten doen. Aangezien dit juist de categorie is waarvoor landelijk al grote knelpunten worden verwacht, levert deze vergrote afhankelijkheid van hoog opgeleiden een afbreukrisico op voor de continuïteit van de bedrijfsprocessen van de sector Gemeenten.

_ 1 Zie de LOGA-brief van 23 april 2008. 2 A+O fonds gemeenten, Beleidsplan 2007-2010. 3 Personeelsmonitor gemeenten, 2008.

8

Het intensiveren van O&O-beleid kan bijdragen aan het binden en boeien van het personeel en daardoor aan het verminderen van de uitstroom van personeel en het vergroten van het aanbod. De Raad voor het Overheidspersoneel (ROP), de overheid en het onderwijs adviseert om de afhankelijkheid van de krappe arbeidsmarkt te beperken door huidige medewerkers te binden en boeien 4 . Aansluitend op het advies van de Raad voor het Overheidspersoneel stimuleert het A+O fonds bijscholing, opscholing en omscholing. Deze laatste vorm van opleiding en ontwikkeling vergroot de mogelijkheden om door te stromen naar een andere functie binnen de organisatie. Het beleid draagt zo bij aan het voorkomen van personeelstekorten. Daarnaast is de mogelijkheid om een opleiding te kunnen volgen voor een groot deel van het gemeentelijke personeelsbestand een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde.

1.2 Uitkomsten eerder onderzoek

Om het O&O-beleid van gemeenten te ondersteunen heeft het A+O fonds op verzoek van

de sociale partners besloten een nulmeting van het O&O-beleid van gemeenten op te zetten. De monitor bestaat uit twee onderdelen: een onderzoek onder gemeenten en een onderzoek onder gemeentepersoneel. Het onderzoek onder gemeentepersoneel is afgerond5 en het onderzoek onder gemeenten ligt voor u. Voorafgaand aan het onderzoek onder gemeenten is een pilotstudie uitgevoerd, die als input heeft gediend voor de opzet en de vragenlijst van het onderzoek onder gemeenten.6 Pilotstudie O&O-beleid ECORYS heeft een vooronderzoek uitgevoerd in opdracht van het A+O fonds Gemeenten om te onderzoeken op welke wijze gemeenten hun O&O vorm geven, financieren en welke groepen zij hiermee bereiken. Het tweede doel van deze pilotstudie was de beschikbaarheid van (kwantitatieve) informatie op het gebied van O&O-beleid onder gemeenten beter in kaart te brengen. Het derde doel was het onderzoeken in hoeverre gemeenten behoefte hebben aan een monitor opleiding en ontwikkeling. Hiertoe zijn tien gemeenten benaderd voor een persoonlijk interview. Een belangrijke conclusie van de pilotstudie is dat kwantitatieve gegevens over O&O zeer beperkt beschikbaar zijn onder gemeenten. Een andere belangrijke conclusie is dat er onder gemeenten behoefte is aan een monitor O&O, om op die manier inzicht te krijgen in de verschillende manieren waarop gemeenten hun O&O-beleid inrichten en hier ideeën uit op te doen. De inhoudelijke resultaten van de pilotstudie zijn gebruikt als input voor de vragenlijst onder gemeenten, waarvan de resultaten in dit onderzoek gepresenteerd worden.

_ 4 ROP (juli 2006), arbeidsmarktknelpunten Overheid en Onderwijs: Kwaliteit van onderwijs en dienstverlening overheid in het nauw? Den Haag, Raad voor het Overheidspersoneelsbeleid. 5 Deckers, K., T. Li en M. Wilkens (2010) Monitor O&O-Beleid Gemeenten: onderzoek onder gemeentepersoneel. Rotterdam: ECORYS. 6 Deckers, K. en M. Wilkens (2010) Pilotstudie Monitor O&O-Beleid Gemeenten. Rotterdam: ECORYS.

9

Onderzoek onder gemeentepersoneel Om meer kwantitatieve gegevens te verkrijgen over het bereik van O&O-beleid is door ECORYS een onderzoek onder gemeentepersoneel uitgevoerd. Het doel van dit (online) onderzoek onder medewerkers was een meer gedetailleerd beeld te krijgen van het bereik van de O&O-activiteiten. Een online enquête is uitgezet onder (bruto) 5.800 werknemers die werkzaam zijn bij een gemeente in Nederland. Uiteindelijk hebben (netto) ruim 1.900 medewerkers meegewerkt aan dit onderzoek.

Belangrijke conclusies uit het onderzoek onder gemeentepersoneel zijn:

=

Ongeveer 68 procent van de werknemers heeft scholing gevolgd in 2009.

=

De grootte van de gemeente, het functieniveau en het opleidingsniveau van de werknemer

heeft weinig invloed op de hoeveelheid scholing die gevolgd is.

=

Leeftijd en het aantal jaren in dienst zijn sterk van invloed op de hoeveelheid gevolgde scholing;

hoe langer in dienst of hoe ouder werknemers zijn, hoe minder scholing zij gevolgd hebben.

=

De belangrijkste redenen voor gemeentepersoneel om scholing te volgen zijn (persoonlijke) interesse, persoonlijke ontwikkeling of beter worden in de huidige functie. Doorstroming naar

een andere functie, gemeente of sector wordt nauwelijks genoemd.

1.3 Probleemstelling en doel onderzoek onder gemeenten

De vraag die in het onderzoek onder gemeenten centraal staat is de volgende:

‘Op welke wijze geven gemeenten in Nederland invulling aan het O&O-beleid? ‘

Hierbij gaat het om beleidsdoelstellingen, organisatie en eventuele samenwerking met andere gemeenten, kosten en financiering en inkoop van opleidingen. Ook wordt in beperkte mate ingegaan op het bereik van het O&O-beleid, aangezien dit ruimschoots aan de orde is gekomen in het onderzoek onder gemeentepersoneel. De nadruk van dit onderzoek ligt sterker bij de kwalitatieve aspecten van O&O-beleid. Het belangrijkste doel van de monitor is het inzichtelijk maken van de wijze waarop gemeenten hun O&O-beleid vormgeven, zodanig dat zij van elkaar kunnen leren. Door inzicht te bieden in verschillende beleidsdoelen, organisatie en/of financieringsvormen kunnen gemeenten ideeën opdoen en waar mogelijk toepassen in hun eigen gemeente. In dit onderzoek komen dan ook een drietal goede praktijkvoorbeelden naar voren, waarin drie gemeenten wat meer uitgelicht worden.

10

1.4 Onderzoeksopzet

Voor het onderzoek onder gemeenten is een enquête uitgezet onder alle 430 gemeenten.

De enquête maakte deel uit van de Personeelsmonitor Gemeenten 2009. Er hebben 291 gemeenten meegewerkt7. Om representativiteit te garanderen, zijn de resultaten van de analyse gewogen naar gemeentegrootte en regio. Zie de bijlage voor de methodologische verantwoording. Voor het uitwerken van de goede praktijkvoorbeelden, zijn drie interviews gehouden onder betrokkenen in de betreffende gemeenten. Uit de pilotstudie onder gemeenten bleek dat het essentieel is gemeenten te vragen naar kwalitatieve indicatoren die een beeld geven over hoe het O&O-beleid binnen gemeenten georganiseerd is. Voor dit onderzoek is daarom gekozen voor een kwalitatieve aanpak. Het onderzoek onder gemeentepersoneel is uitgevoerd om kwantitatieve gegevens te verzamelen over O&O-beleid.

1.5 Leeswijzer

In het volgende hoofdstuk worden de gehanteerde begrippen toegelicht en de resultaten van

de online enquêtes uitgewerkt. Waar relevant worden verschillen aangegeven tussen gemeenten met een groot inwoneraantal en gemeenten met een klein inwoneraantal. In het hoofdstuk worden tevens drie goede praktijkvoorbeelden gegeven. Hierbij gaat het om het Leerportaal van de gemeente Almere, de Rotterdamse Academie en de samenwerking met de ondernemingsraad in de gemeente Gouda. Na het toelichten van de gehanteerde begrippen wordt in paragraaf 2.2 eerst antwoord gegeven op de vraag in hoeverre gemeenten doelstellingen hebben met hun O&O-beleid en of specifieke doelgroepen worden aangesproken. Vervolgens wordt ingegaan op de inhoud van het O&O-beleid (paragraaf 2.3). Om welk type opleidingen gaat het en welke instrumenten worden ingezet om de ontwikkeling van werknemers te bevorderen? Na het behandelen van de inhoud komt het bereik van het beleid naar voren (paragraaf 2.4), gevolgd door de registratie en evaluatie van O&O-activiteiten in paragraaf 2.5. Paragraaf 2.6 gaat in op de verschillende organisatiestructuren waarin het O&O-beleid van gemeenten vorm gegeven wordt. In paragraaf 2.7 komen regionale samenwerkingsverbanden tussen gemeenten of andere organisaties naar voren. Budget, financiering en de voorwaarden die gemeenten stellen aan opleidingen worden ten slotte in paragraaf 2.8 behandeld. In hoofdstuk 3 wordt een eindconclusie gegeven.

_ 7 Een aantal tabellen telt niet op tot 100% door afrondingsverschillen.

11

2. Resultaten onderzoek onder gemeenten

2.1

Gehanteerde begrippen

In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe gemeenten invulling geven aan O&O-beleid. De volgende definities worden in dit hoofdstuk gehanteerd:

I Personeelsleden van gemeenten

Onder personeelsleden van gemeenten worden gerekend alle medewerkers waarop de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling en de Uitwerkingsovereenkomst (CAR-UWO)8 van toepassing is. Deze is van toepassing op medewerkers die in dienst zijn bij de gemeenten. Hieronder vallen ook griffie en beroepsbrandweer. Een aantal groepen medewerkers valt niet onder de regeling, zoals het gemeentelijk onderwijzend personeel. Deze definitie valt samen met de doelgroep van het beleid van het A+O fonds.

I O&O-beleid

Uit de pilotstudie bleek dat opleiding en ontwikkeling door de gemeenten op verschillende manieren gedefinieerd wordt. Indien men spreekt over het gemeentelijk O&O-beleid dan doelt men op de activiteiten die een gemeente onderneemt gericht op de competenties van de medewerkers. Onder de noemer competenties wordt veelal onderscheid gemaakt naar vakkennis, vaardigheden en attitude.

Vakkennis valt onder opleidingen, vaardigheden vallen meestal onder opleidingen, maar soms ook onder ontwikkeling. Dit is vooral lastig bij vaardigheden die betrekking hebben op algemene zaken zoals een cursus ‘presenteren’. Bij het versterken van algemene vaardigheden spreekt men bijna altijd over ontwikkeling.

Ontwikkeling kan opgevat worden in ruime en in enge zin. In ruime zin worden de opleidingen die gericht zijn op competenties (bijvoorbeeld: leiderschap, communicatie, assertiviteit en integriteit) tot ontwikkeling gerekend samen met de ontwikkelingsinstrumenten (functioneringsgesprekken, persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP), coaching of loopbaanbegeleiding).

_ 8 http://www.car-uwo.nl/.

12

In enge zin betreft ontwikkeling alleen de ontwikkelingsinstrumenten en worden alle trainingen en cursussen onder opleidingen gerekend. Om verwarring te voorkomen, hebben wij ervoor gekozen om in dit rapport de enge definitie van ontwikkeling te hanteren. Dit betekent dat alle trainingen, cursussen, workshops en opleidingen worden weergegeven onder de definitie van opleidingen.

I Reguliere scholing

Onder reguliere scholing vallen opleidingen waarmee een erkend diploma op (V)mbo, hbo, Universiteit of hoger kan worden behaald.

I Niet-reguliere scholing

Onder niet-reguliere scholing vallen alle vormen van scholing zoals cursussen, trainingen, opleidingen of workshops waarmee geen erkend diploma wordt behaald. Seminars, lezingen, symposia, congressen, coaching- en mentorship trajecten vallen hier niet onder.

Uit de pilotstudie bleek dat veel gemeenten hun niet-reguliere opleidingen onderverdelen naar:

=

Vakinhoudelijke opleidingen, trainingen, cursussen, workshops (gericht op kennis toepasbaar in de huidige functie). Een vakinhoudelijke opleiding, training of cursus is bijvoorbeeld een basisopleiding burgerzaken, een cursus Wet Werk en Bijstand of een cursus applicatiebeheer voor ICT, et cetera.

=

Bedrijfsspecifieke opleidingen, trainingen of cursussen (met kans op een andere functie

binnen de organisatie). Bedrijfsspecifieke opleidingen, trainingen of cursussen zijn vakinhoudelijke opleidingen en trainingen die de mogelijkheden vergroten voor een andere functie binnen gemeenten.

=

Opleidingen, trainingen, cursussen gericht op vaardigheden. Hierbij moet gedacht worden aan vaardigheden die nodig zijn voor het gebruik van nieuwe computersystemen of machines waarmee gewerkt wordt of bijvoorbeeld een training tiltechnieken, klantvriendelijkheid of omgaan met agressie.

=

Opleidingen, trainingen, cursussen gericht op competenties (persoonlijke vaardigheden).

Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld communicatieve of leidinggevende trainingen,

een training assertiviteit of projectmanagement.

=

Overige opleidingen (bijvoorbeeld opleidingen die gericht zijn op een functie in een andere

sector).

Na de uitleg over de gehanteerde begrippen worden in de volgende paragrafen de resultaten van het onderzoek uitvoerig toegelicht.

13

2.2 Doelstellingen O&O-beleid

Doelstellingen Meer dan de helft van de gemeenten die meegewerkt hebben aan het onderzoek heeft geen specifi eke doelstellingen opgesteld met betrekking tot het O&O-beleid voor 2010. Ongeveer 37 procent zegt met het O&O-beleid de algemene strategische doelstellingen na te streven en ongeveer 21 procent zegt helemaal geen doelstellingen voor O&O-beleid te kennen. Ongeveer 42 procent zegt wel specifi eke doelstellingen voor O&O-beleid te hebben (Tabel 2.1). Hoe groter de formatie (in fte) van een gemeente, hoe groter de kans dat de gemeente specifi eke O&O-doelstellingen heeft geformuleerd. Zo heeft 2 van de 3 G-4 gemeenten die een antwoord hebben gegeven op deze vraag specifi eke O&O-doelstellingen. De gemiddelde formatie in fte is bijna twee keer zo hoog bij gemeenten met doelstellingen voor O&O-beleid (530 fte), dan bij gemeenten die alleen de strategische doelstellingen volgen (308 fte). De gemiddelde formatie van gemeenten die helemaal geen O&Odoelstellingen kennen is nog kleiner, gemiddeld 181 fte.

Tabel 2.1 De aanwezigheid van specifieke doelstellingen van O&O-beleid in 2010. N=265

% gemeenten Gemiddelde formatie (fte)

Het O&O-beleid heeft specifi eke doelstellingen

42%

530

Het O&O-beleid volgt de strategische doelstellingen

37%

308

Het O&O-beleid kent geen doelstellingen

21%

181

100%

372

Totaal

Doelstellingen voor O&O-beleid worden op verschillende niveaus geformuleerd. Op strategisch niveau betreft het veelal doelstellingen met betrekking tot instroom, doorstoom, ontwikkeling en behoud van medewerkers. Op operationeel niveau gaat het meer om het vergroten van kennis, vaardigheden en attitude. De gemeenten in Nederland met O&O-doelstellingen, formuleren deze meestal zowel op strategisch als op operationeel niveau. Van de gemeenten die aangeven specifi eke doelstellingen voor het O&O-beleid te hebben, heeft 79 procent doelstellingen op zowel strategisch als operationeel niveau, 10 procent alleen op strategisch niveau en 12 procent alleen op operationeel niveau.

14

Doelgroepen Doelstellingen van O&O-beleid kunnen gericht zijn op de gehele gemeente, maar kunnen zich ook richten op één of enkele doelgroepen. In totaal maakt 14 procent van de gemeenten onderscheid op basis van doelgroepen in hun O&O-beleid. Hierbij valt het op dat grotere gemeenten veel vaker onderscheid maken in doelgroepen als het gaat om O&O-beleid. Het percentage gemeenten dat onderscheid maakt op basis van doelgroepen neemt toe van geen van de gemeenten met minder dan 10.000 inwoners tot alle gemeenten in de G4. Om welke doelgroepen gaat het dan? In 83 procent van de gemeenten die onderscheid maken in doelgroepen, gaat het om nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers hebben een ander type opleiding en ontwikkeling nodig dan ervaren medewerkers. Wanneer een werknemer begint met werken bij een gemeente zal de werknemer in een korte periode kennis moeten maken me de werkprocessen binnen de gemeente en eventueel functie- of afdelingspecifi eke kennis moeten bijspijkeren. In 79 procent van de gemeenten is daarnaast specifi ek O&O-beleid voor managementpersoneel. In de context van de vergrijzing die zeker ook merkbaar is in de gemeentelijke sector 9, is het niet ondenkbaar dat O&O-beleid zich specifi ek zou richten op het aantrekken en binden van jongeren en het behouden en inzetbaar houden van ouderen. Van de gemeenten met een doelgroepenbeleid heeft respectievelijk 47 procent van de gemeenten een apart O&O-beleid voor jongeren en 44 procent een apart O&O-beleid gericht op ouderen. Enkele gemeenten hebben apart beleid voor vrouwen (11%), allochtonen (5%) en arbeidsgehandicapten (4%). Het is niet bekend hoe dit beleid concreet wordt vormgegeven.

Figuur 2.1

ar

be

i 4% dsg eh an an di de ca r pt 14 s en %

n ne to ch 5%

lo al

r 4 4 en % vr ou w 11 e n %

de ou

e 47 ren %

ng jo

%

79

an m

%

83

ni

eu

w

ag

e

m

em

ed

en

t

ew

er

ke

rs

Doelgroepen in O&O-beleid (alleen gemeenten die onderscheid maken in doelgroepen). N=26

_ 9 A+O fonds gemeenten, Beleidsplan 2007-2010.

15

2.3 Inhoud

Na het behandelen van doelstellingen van O&O-beleid en doelgroepen, wordt in deze paragraaf

ingegaan op de inhoud van de opleidingen. Welke thema’s komen naar voren binnen het opleidingsbeleid? Welke instrumenten worden ingezet om de ontwikkeling van medewerkers te stimuleren? Inhoud opleidingen Gemeenten hebben met O&O-beleid in de meeste gevallen zowel strategische als operationele doelstellingen, maar welke typen opleidingen worden dan aangeboden? Grofweg zijn er twee typen opleidingen; opleidingen gericht op het ontwikkelingen van persoonlijke competenties (gericht op de algemene ontwikkeling van de medewerker) en opleidingen gericht op vakkennis. Bij opleidingen gericht op vakkennis gaat het om opleidingsactiviteiten die het functioneren van de werknemer in de huidige functie moeten verbeteren. Binnen deze typering kan er onderscheid gemaakt worden in de manier waarop de opleidingen aangeboden worden. In 98 procent van de gemeenten wordt naar aanleiding van een (functionerings)gesprek een opleiding aangeboden gericht op competentieontwikkeling. In 99 procent van de gemeenten worden opleidingen gevolgd die verplicht worden gesteld bij de uitvoering van specifieke functies. In sommige gevallen worden opleidingen dienst/afdelingsbreed aangeboden omdat de opleidingen onderwerpen betreffen die de gehele dienst/afdeling aangaan. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een nieuw systeem of nieuwe regelgeving. In 97,4 procent van de gemeente wordt dit type training aangeboden in 2010. Ten slotte kunnen opleidingen ook aangeboden worden aan al het gemeentepersoneel binnen een gemeente. Hierbij komen afdelingsoverstijgende onderwerpen aan de orde, meestal vanuit een strategische doelstelling. In 93 procent van de gemeenten wordt dit type opleiding aangeboden in 2010. Opleidingen die gemeentebreed worden aangeboden zijn vaak gericht op thema’s. Zoals blijkt uit Figuur 2.2, stelt 87 procent van de gemeenten één of meer thema’s vast. Een zeer populair thema in 2010 is het ‘omgaan met agressie’. Agressie tegen gemeentepersoneel komt steeds vaker voor 10, waardoor het van belang is dat gemeentepersoneel hier adequaat mee om kan gaan. Naast omgaan met agressie zijn ook klantvriendelijkheid (45%) en communicatie (32%) belangrijke thema’s.

_ 10 LOGA (2008) Brief Aanpak Agressie juni 2008.

16

Figuur 2.2 Thema’s op het gebied van opleiding en ontwikkeling

om

g 5 3 aa % n m kl et a a 45 nt v gr es % r ie co nd si e m el ijk 3 2 mu he % ni ca an id tie de 31 rs % in te 21 gr % ite it ve rz 10 u i % m pr o 7 % jec tm an as ag se em 3% r t iv en i te di t it ve 2% r s ite it er z v a ijn s g 13 t g e e e n % s t t el he d m a’ s

die gemeentebreed worden aangeboden in 2010. N=271.

Ontwikkelingsbeleid: gesprekken met medewerkers In dit onderdeel komt naar voren hoe gemeenten hun ontwikkelingsbeleid vormgeven. Aan gemeenten is gevraagd in hoeverre gesprekken worden gevoerd met medewerkers over de ontwikkeling van de medewerkers. Functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn in bijna alle gemeenten standaard. In 89 procent van de gemeenten worden functioneringsgesprekken gevoerd en in 85 procent van de gemeenten worden beoordelingsgesprekken gevoerd. Ongeveer 71 procent van het gemeentepersoneel zegt een functioneringsgesprek te hebben gehad en circa de helft van het gemeentepersoneel zegt een beoordelingsgesprek te hebben gehad.11 Blijkbaar worden er dus wel functionerings- en beoordelings-gesprekken gevoerd, maar niet met al het personeel. Een andere mogelijkheid is dat het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken standaard is, maar dat deze gesprekken lang niet altijd gevoerd worden. Loopbaangesprekken worden in 75 procent van de gemeenten gevoerd. Dit is opvallend hoog, aangezien in het onderzoek onder gemeentepersoneel slechts 32 procent van de werknemers aangeeft een loopbaangesprek gehad te hebben. Loopbaangesprekken worden blijkbaar lang niet met alle werknemers gevoerd. Exitgesprekken en planningsgesprekken12 worden in respectievelijk 63 en 35 procent van de gemeenten gevoerd. Er is geen gemeente die zegt geen enkel gesprek met medewerkers te voeren over ontwikkeling. Daarnaast is de grootte van de gemeente niet van invloed op het voeren van dit soort gesprekken.

_ 11 Deckers, K., T. Li en M. Wilkens (2010) Monitor O&O-Beleid Gemeenten: onderzoek onder gemeentepersoneel. Rotterdam: ECORYS. 12 Gesprekken waarin concrete afspraken worden gemaakt over op het gebied van werkresultaten en ontwikkeling. Hierbij speelt het tijdselement een grote rol.

17

Figuur 2.3

fu

nc

ge tion sp er 89 rek ing % ke s n be ro ge or d sp el i 85 rek ng s % ke n lo op ge b aa sp n/ 47 rek on t k % en w ik ex ke itg l4 4 e sp % re kk pl en an ni 11 n % gs ge an sp de re kk 5% r s en w ee t 3% nie t

Het voeren van gesprekken met betrekking tot ontwikkeling van de medewerker. N=289

Ontwikkelingsinstrumenten Naast het voeren van gesprekken kan er ook op andere wijze invulling worden gegeven aan het ontwikkelingsbeleid. In 2002 heeft het LOGA het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) in de rechtspositie opgenomen. In een POP wordt vastgelegd hoe werknemer en werkgever overeenkomen hoe de werknemer zich moet gaan ontwikkelen en welke concrete actiepunten (zoals opleidingen) hieraan vasthangen. Elke medewerker in gemeentelijke dienst moet een POP hebben dat elke drie jaar wordt geactualiseerd.13 Niet in alle gemeenten worden persoonlijke ontwikkelingsplannen opgesteld. In 84 procent van de gemeenten wordt dit wel gedaan. Coaching en mentoring wordt ingezet om ontwikkeling van medewerkers te bevorderen. In 67 procent van de gemeenten komt dit voor. Bij coaching of mentoring wordt een ervaren medewerker ingezet om een minder ervaren medewerker te begeleiden. In 52 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan14 , een vragenlijst die een medewerker kan in vullen om inzicht te krijgen in zijn ontwikkelingsmogelijkheden. Ongeveer de helft van de gemeenten (50%) maakt gebruik van competentieprofi elen bij de boordeling van een werknemer. Competentieprofi elen geven aan welke vaardigheden een medewerker moet bezitten, gegeven zijn functie. Een beoordeling aan de hand van een competentieprofi el maakt daarom duidelijk in hoeverre een medewerker voldoet aan zijn functie én welke vaardigheden de medewerker (verder) kan ontwikkelen.

_ 13 Principeakkoord CAO gemeenten 2009-2011. 14 Zie bijvoorbeeld de A+O ontwikkelscan op www.groeienbijgemeenten.nl.

18

Ten slotte maakt 6 procent van de gemeenten gebruik van stageplaatsen voor werknemers. Hierbij gaat het om roulatie binnen de gemeente of tussen gemeenten. Medewerkers werkzaam bij een gemeente kunnen bijvoorbeeld tijdelijk een ‘stageplaats’ krijgen in een ander onderdeel van de gemeente of in een geheel andere gemeente. Deze tijdelijke benoeming levert ervaring op voor de medewerker en kan interne doorstroom bevorderen.

Tabel 2.2 Inzet ontwikkelingsinstrumenten in 2010. N=288

POP

Coaches / Ontwikkel- Beoordeling Stage- Anders mentors scan op basis van plaatsen competentie- voor profi elen werknemers

Aantal inwoners gemeente: Minder dan 10.000

70%

53%

26%

19%

21%

5%

10.000 tot 20.000

83%

60%

48%

53%

42%

7%

20.000 tot 50.000

85%

68%

55%

50%

46%

4%

50.000 tot 100.000

85%

82%

70%

61%

69%

8%

100.000 of meer (excl. G4)

93%

100%

61%

67%

72%

5%

G4

100%

100%

100%

75%

75%

25%

Totaal

84%

67%

52%

50%

46%

6%

Grotere gemeenten zetten vaker ontwikkelingsinstrumenten in dan kleinere gemeenten (zie Tabel 2.2). Zo zetten bijvoorbeeld alle gemeenten van 100.000 of meer inwoners coaches/mentors in, terwijl dit minder dan de helft is bij de gemeenten met minder dan 10.000 inwoners.

Wanneer de bovenstaande resultaten vergeleken worden met de resultaten uit het onderzoek onder gemeentepersoneel, zijn er de volgende conclusies te trekken: =

Hoewel medewerkers weten wat competentieprofi elen zijn en hun eigen competentieprofi el zelfs kennen (89%), wordt het competentieprofi el in de helft van de gemeenten ook daadwerkelijk gebruikt bij de beoordeling van de medewerker. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er sprake is van een onderbenutting van dit instrument.

=

In 50 procent van de gemeenten wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelscan, maar 22 procent van de medewerkers zegt gebruik te hebben gemaakt van de ontwikkelscan. Dit betekent dat de ontwikkelscan in de helft van de gemeenten helemaal niet gebruikt wordt en in de andere helft voor een deel van het personeel.

=

Hetzelfde geldt voor het gebruik van een POP en de inzet van mentors en coaches. Er zijn in verhouding veel meer gemeenten dan medewerkers die zeggen hiervan gebruik te maken.

19

2.4 Bereik

In het onderzoek onder gemeentepersoneel is uitgebreid ingegaan op het bereik van

O&O-beleid, vanuit het perspectief van de werknemer. Zo bleek dat 68 procent van het gemeentepersoneel scholing heeft gevolgd in 2009. In deze paragraaf wordt ingegaan op het bereik van O&O-beleid vanuit het perspectief van de werkgever. Veruit de meeste gemeenten maken jaarlijks op individueel niveau afspraken over opleiding en ontwikkeling. Ongeveer 57 procent van de gemeenten zegt dit met alle werknemers te doen en ongeveer 37 procent maakt afspraken met een deel van de medewerkers. Een kleine minderheid (2%) maakt geen afspraken met het personeel over O&O. De grootte van de gemeente heeft daarnaast geen invloed op het al dan niet afspraken maken over O&O. Het is dus niet zo dat grotere gemeenten vaker afspraken met medewerkers maken over O&O dan kleinere gemeenten. Per gemeente heeft gemiddeld ongeveer de helft (56%) van het personeel een opleiding, training, cursus of workshop gevolgd in 2009. Dit komt redelijk overeen met de resultaten van het onderzoek onder gemeentepersoneel, waaruit blijkt dat 68 procent van de medewerkers een vorm van scholing heeft gevolgd in 2009. Zoals blijkt uit Tabel 2.3 is er weinig verband tussen het aandeel medewerkers dat scholing heeft gevolgd en de grootte van de gemeente.

Tabel 2.3 Aandeel medewerkers dat een opleiding, training cursus of workshop heeft gevolgd in 2009 per gemeente. N=291

20

Gemiddeld aandeel medewerkers

Minder dan 10.000 inwoners

50%

10.000 tot 20.000 inwoners

60%


55%


56%

100.000 of meer (excl. G4) inwoners

53%

G4

62%

Totaal

56%

2.5 Registratie en evaluatie

Uit het pilotonderzoek onder gemeenten bleek dat kwantitatieve data over opleiding en

ontwikkeling beperkt beschikbaar is. In hoeverre houden gemeenten gegevens bij over opleiding en ontwikkeling? Wordt er gebruik gemaakt van een geautomatiseerd systeem? Allereerst wordt er in deze paragraaf gekeken naar het gebruik van een geautomatiseerd registratiesysteem en vervolgens wordt gekeken naar evaluatiemethoden. Omdat het Leerportaal van de gemeente een goed voorbeeld is van hoe een geautomatiseerd registratiesysteem eruit kan zien, wordt deze uitgelicht aan het eind van dit onderdeel. Registratie Ruim tweederde van de gemeenten (68%) heeft geen geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. Een kleine minderheid (6%) heeft wel een geautomatiseerd systeem, maar dit systeem registreert de gevolgde opleidingen en cursussen niet op alle afdelingen op een gelijke manier. Hierdoor is er wel op afdelingsniveau zichtbaar welke opleidingen gevolgd zijn, maar niet op het niveau van de gemeente als geheel. In 22 procent van alle gemeenten is dit wel mogelijk. Deze gemeenten hebben een geautomatiseerd systeem dat de gevolgde opleidingen en cursussen op alle afdelingen op een gelijke manier registreert. Opvallend is dat grotere gemeenten niet vaker een geautomatiseerd systeem hebben dan kleinere gemeenten.

Tabel 2.4 Gebruik geautomatiseerd systeem om gevolgde opleidingen en cursussen te registreren. N=291

Ja, op alle afdelingen op een gelijke manier Ja, maar niet op alle afdelingen op een gelijke manier Nee

% gemeenten 22% 6%

68%

Weet niet

5%

Totaal

100%

21

Evaluatie Om de inhoud van O&O-activiteiten te verbeteren of beter af te stemmen op de behoefte van de werknemers, is het van belang de O&O-activiteiten te evalueren. In 45 procent van de gemeenten worden O&O-activiteiten na afl oop geëvalueerd en in 37 procent van de gemeenten gebeurt dit niet. Ongeveer 18 procent van de gemeenten wist geen antwoord te geven op de vraag of O&O-activiteiten geëvalueerd worden. Gemeenten die specifi eke doelstellingen voor O&O-beleid hebben geformuleerd evalueren vaker: 55 procent van de gemeenten met specifi eke doelstellingen evalueert O&O-activiteiten tegen 50 procent van de gemeenten die alleen de strategische doelstellingen volgen en 29 procent van de gemeenten die helemaal geen doelstellingen hebben voor O&O-beleid. In ongeveer tweederde van de gemeenten waar O&O-activiteiten geëvalueerd worden, gebeurt dit door middel van een standaard evaluatieformulier die de deelnemers na afl oop van de training in moeten vullen. In 10 procent van de gemeenten wordt het aantal of percentage geslaagde deelnemers bijgehouden. Bijna de helft van de gemeenten die evalueren, evalueren door te kijken naar de realisatie van de doelstelling of specifi eke vraag van de deelnemer of organisatie. Beheerst de werknemer na afl oop van de scholing nu daadwerkelijk de kennis? Is de kennis toepasbaar in de functie van de werknemer? Ten slotte wordt in 18 procent van de gemeenten waar O&O-activiteiten geëvalueerd worden, teruggevraagd naar O&O-activiteiten tijdens (functionerings)gesprekken.

Tabel 2.5 Methode van evaluatie van O&O-activiteiten. N=132

% tov van totaal aantal gemeenten dat O&O evalueert

% tov totaal aantal gemeenten

Middels het gebruik van een standaard evaluatieformulier voor de deelnemers als het om training/workshops gaat

59%

27%

Op effecten: realisatie van de doelstelling of specifi eke vraag van de deelnemer of organisatie

44%

20%

Tijdens (functionerings)gesprekken

18%

8%

Het aantal of percentage geslaagde deelnemers wordt bijgehouden

10%

5%

Anders

3%

1%

Weet niet

2%

1%

Hoe groter de gemeente, hoe meer gebruik wordt gemaakt van standaard evaluatieformulieren. In kleinere gemeenten wordt veel vaker geëvalueerd tijdens (functionerings) gesprekken.

22

2.5.1 Leerportaal gemeente Almere

Wat is het Leerportaal? In 2009 heeft de gemeente Almere het Leerportaal geïntroduceerd. Het leerportaal is een geautomatiseerd, online registratiesysteem waarmee elke individuele medewerker van de gemeente Almere de mogelijk heeft zich in te schrijven voor een opleiding. Een medewerker logt via het interne netwerk van de gemeente Almere in op het Leerportaal en heeft de keuze uit zowel het aanbod van de gemeente Almere zelf (de Almere Academie), als het aanbod van een aantal andere opleidingsinstellingen, waarmee Almere een raamovereenkomst heeft. Via een keuzemenu kan de medewerker eerst kiezen uit verschillende categorieën opleidingen, zoals projectmatig werken of leiderschap en management, om vervolgens de details op te roepen van de opleidingen binnen de betreffende categorie. Dit bestaat uit informatie over de inhoud en het doel van de opleiding, de doelgroep, de aanbieder en praktische zaken zoals de tijdsperiode. De gemeente Almere biedt een breed scala aan opleidingen aan, zoals een training effectief bestuurlijk schrijven, een workshop politieke sensitiviteit of een traject employability. Wanneer de leidinggevende die de verantwoordelijkheid draagt over het opleidingsbudget waarvan de betreffende medewerker gebruik maakt het verzoek tot inschrijving voor een opleiding goedkeurt, is de inschrijving voltooid. Vanwege de recente introductie van het Leerportaal, maken medewerkers en leidinggevenden nog niet volop gebruik van het systeem. Hierdoor geniet de gemeente Almere op dit moment nog niet alle voordelen van het systeem. De voordelen die hieronder beschreven worden kunnen dan ook beschouwd worden als potentiële voordelen. Het gebruik van het systeem is echter wel groeiende, waardoor de voordelen van het systeem in de toekomst waarschijnlijk wel gerealiseerd zullen worden. Inzicht in kosten en input voor beleid De gemeente Almere heeft verschillende redenen gehad om het Leerportaal te introduceren. Eén van deze redenen is dat het systeem belangrijke managementinformatie levert over het gebruik van het opleidingsaanbod. Voorheen waren de totale kosten van het opleiden van gemeentepersoneel wel duidelijk, maar met het Leerportaal wordt ook duidelijk hoe de kosten verdeeld zijn over de diensten/afdelingen en aan welke (typen) scholing budget wordt besteedt. De directie en de afdeling HRM kunnen aan de hand van deze informatie opleidings- en ontwikkelingsbeleid opstellen dat anticipeert op ontwikkelingen in de stad of in de samenleving. Zo is er landelijk al enige tijd aan een tekort aan hbo-bouwkundigen die een beoordeling kunnen geven van bouwprojecten in de gemeenten. Door middel van een intern leerwerktraject kunnen huidige werknemers van de gemeente bij- of omgeschoold worden om dit tekort op te vullen.

23

Input voor gesprekscyclus Een ander voordeel van het Leerportaal is dat het lagere management de informatie uit het systeem kan gebruiken als input voor de gesprekscyclus. Zo kan het hoofd van een afdeling tijdens bijvoorbeeld een functioneringsgesprek met een van de medewerkers uit zijn afdeling de volledige opleidingshistorie van de werknemer raadplegen en in overleg met de medewerker bepalen op welke manier de medewerker zich in de toekomst kan ontwikkelen. Tevens is de opleidingshistorie van een medewerker onderdeel van de ‘talentenbank’ van de gemeente Almere. De talentenbank verschaft informatie op persoonsniveau over de expertise van medewerkers van de gemeente Almere en wordt gebruikt om zoveel mogelijk de eigen expertise te gebruiken, in plaats van de inhuur van externen. Door de opleidingshistorie van een medewerker in beeld te brengen, wordt een duidelijk en concreet beeld geschetst van de kennis en vaardigheden van de medewerker. Schaalvoordelen bij de inkoop van opleidingen In het licht van de verwachte gemeentelijke bezuinigingen is het Leerportaal een waardevol instrument. In de gemeente Almere heeft de afdeling HRM een eigen budget voor de Almere Academie en hebben de verschillende diensten ook hun eigen budget voor de opleiding en ontwikkeling van medewerkers. De inschrijving via het Leerportaal maakt het toch mogelijk om opleidingen centraal in te kopen. Dit levert schaalvoordelen op: de afdeling HRM kan met het Leerportaal in detail zien waaruit de vraag van medewerkers naar opleidingen bestaat. HRM kan vervolgens besluiten welke opleidingen centraal kunnen worden ingekocht of welke opleidingen opgenomen moeten worden in het eigen aanbod van de Almere Academie, om op die manier kosten te besparen. Door middel van centrale inkoop kan de voorkeur worden gegeven het aanbod van opleidingsinstanties waar de gemeente Almere raamcontracten mee heeft afgesloten. Met de schaalvoordelen die de gemeente Almere geniet door middel van het Leerportaal, kunnen de vaste kosten van het Leerportaal gedekt worden. Het Leerportaal verdient zichzelf dus terug. Vereenvoudiging organisatie Ten slotte vereenvoudigt het Leerportaal de logistiek die verscholen zit achter het opleiden van werknemers in de gemeente Almere. Door middel van het Leerportaal is er meer afstemming en stroomlijning van bijvoorbeeld het reserveren van opleidingsruimten, het inkopen van materialen of het versturen van brieven aan medewerkers. Dit levert ook schaalvoordelen op. Ook is het proces van inschrijven gemakkelijker aangezien dit geautomatiseerd is.

24

2.6 Organisatie

In deze paragraaf staat de organisatie van het O&O-beleid in gemeenten centraal. Eerst komt de

organisatiestructuur van gemeenten naar voren en vervolgens de rol die de OR speelt in de vormgeving van het O&O-beleid. Vanwege de prominente rol van de OR in de gemeente Gouda, wordt ten slotte de betekenis van de rol van de OR voor het O&O-beleid in de gemeente Gouda uitgelicht. Organisatiestructuur O&O-beleid Uit de pilotstudie bleek dat het O&O-beleid van gemeenten op verschillende manieren georganiseerd kan zijn. Dit hangt ook samen met de organisatiestructuur van de gemeente als geheel en de grootte van de gemeente. Grotere gemeenten zijn tegenwoordig vaak georganiseerd volgens het dienstenmodel. In dat organisatiemodel zijn er verschillende diensten (bijvoorbeeld sociale zaken of stedelijke ontwikkeling) die elk hun eigen afdelingen onder zich hebben. Het dienstenniveau is dus hoger dan het afdelingsniveau. Zo kan het dus ook zijn dat elke dienst een HRM-afdeling heeft, maar het komt ook voor dat enkele afdelingen organisatiebreed worden ingezet en daarmee in feite los staan van een dienst.

Wat betreft O&O-beleid zijn er grofweg vier organisatievormen te onderscheiden: 1.

Volledig gecentraliseerd: centraal wordt besloten welke opleidingen aangeboden of verplicht worden gesteld aan het personeel. Een werknemer kan wel aangeven welke opleiding hij zou willen volgen, maar de afdeling P&O of een hogere managementdivisie besluit of dit verzoek toegekend wordt.

2.

Volledig gedecentraliseerd: decentraal (bijvoorbeeld per afdeling) wordt besloten welke

opleidingen de werknemers binnen die afdelingen kunnen of moeten volgen. Een leidinggevende kiest opleidingen uit voor de werknemers, de werknemers kiezen zelf een opleiding, of een opleiding wordt door de werknemer en leidinggevende samen gekozen. De decentrale eenheden zijn in dit geval volledig autonoom.

3.

Decentraal naar diensten en centraal naar afdelingen. De diensten stellen een eigen

O&O-beleid vast en bepalen het aanbod van opleidingen voor hun eigen afdelingen centraal.

4.

Deels centraal, deels decentraal: over het algemeen kiezen werknemers en directe leidinggevenden de opleidingen, maar ook worden centraal opleidingen gekozen die aangeboden of verplicht gesteld worden aan het personeel. Centraal worden dan vaak opleidingen aangeboden die relevant zijn voor al het personeel van alle afdelingen, zoals competentiegerichte opleidingen. De meer specifiekere opleidingen – meestal gericht op vakkennis – worden door de afdelingen zelf aangeboden.

In totaal heeft 15 procent van alle gemeenten een volledig centraal O&O-beleid. Vooral kleinere gemeenten voeren het O&O-beleid volledig centraal uit. Volledig centraal O&O-beleid komt bijna niet voor bij gemeenten vanaf 50.000 inwoners (zie Tabel 2.6). Wat relatief vaak voor komt bij kleinere gemeenten is een volledig decentraal O&O-beleid, waar elke afdeling verantwoordelijk is voor het eigen aanbod van opleidingen aan het personeel. Volledig decentraal O&O-beleid komt in totaal voor bij 16 procent van alle gemeenten.

25

Een organisatievorm die weinig voorkomt is decentraal naar diensten en centraal naar afdelingen. Slechts enkele gemeenten (3%) hanteren deze organisatiestructuur voor O&O-beleid. De organisatievorm die veruit het meest voorkomt is een combinatie van centraal en decentraal O&O-beleid. Ongeveer tweederde (67%) van de gemeenten heeft zijn O&O-beleid op deze wijze gestructureerd. Hierbij gaat het vooral om de grotere gemeenten.

Tabel 2.6 Organisatie aanbod scholing binnen de gemeente. N=278

Volledig centraal

Volledig Decentraal Deels centraal decentraal naar diensten en deels en centraal decentraal naar afdelingen


15%

34%

0%

52%


23%

14%

3%

61%


14%

16%

2%

68%


3%

9%

5%

83%

100.000 of meer inwoners (excl. G4)

5%

10%

5%

80%

G4

0%

0%

0%

100%

Totaal

15%

16%

3%

67%

Opleidingsplan Uit paragraaf 2.2 blijkt dat 46 procent van de gemeenten specifi eke doelstellingen heeft geformuleerd voor het O&O-beleid. De vraag is in hoeverre deze doelstellingen ook verwerkt worden in een opleidingsplan en op welk niveau dit opleidingsplan dan geformuleerd wordt. Ruim twee derde van de gemeenten (69%) heeft een opleidingsplan geformuleerd (zie Tabel 2.7). Het grootste gedeelte hiervan (40% van alle gemeenten) heeft één opleidingsplan voor de gehele gemeente. In een kleine minderheid (7%) van de gemeenten heeft elke dienst zijn eigen opleidingsplan en is er geen opleidingsplan op organisatieniveau. De meest uitgebreide variant, waarbij er een opleidingsplan op organisatieniveau is én opleidingsplannen op dienstenniveau, komt in 22 procent van de gemeenten voor. Een vijfde (20%) van de gemeenten geeft aan nog geen opleidingsplan te hebben, maar hier wel mee bezig te zijn. In 12 procent van de gemeenten is er geen opleidingsplan.

26

Tabel 2.7 Aanwezigheid opleidingsplan. N=278

% van gemeenten % van gemeenten met minder dan met meer dan 100.000 inwoners 100.000 inwoners

% alle gemeenten

Ja, op organisatieniveau (één opleidingsplan voor de gehele gemeente)

42%

6%

40%

Ja, zowel op organisatieniveau als op dienstenniveau

22%

30%

22%

6%

28%

7%

Nog niet, wel mee bezig

20%

13%

20%

Nee

11%

25%

12%

Ja, op dienstenniveau (elke dienst heeft een eigen opleidingsplan)

Logischerwijs hebben kleinere gemeenten vaker een opleidingsplan voor de gemeente als geheel en grotere gemeenten hebben vaker opleidingsplannen op dienstenniveau of op organisatieniveau én dienstenniveau. De gemeenten zonder opleidingsplan zijn zowel grotere als kleinere gemeenten. Rol van de ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) is een medezeggenschapsorgaan dat meebeslist of advies geeft over zaken binnen een organisatie dat het personeel betreft. Opleiding en ontwikkeling van personeel is dus bij uitstek een onderwerp voor de OR. In 65 procent van de gemeenten wordt een terugkoppeling of verantwoording gegeven over het O&O-beleid aan de OR. In 35 procent van de gemeenten is dit niet het geval (zie Tabel 2.8). Opvallend is dat de OR vaker betrokken wordt, naarmate de gemeente groter is. Zo wordt in alle G4 gemeenten terugkoppeling en verantwoording gegeven aan de OR over het O&O-beleid. Bij gemeenten met minder dan 10.000 inwoners is dat 53 procent van de gemeenten.

27

Tabel 2.8 Terugkoppeling of verantwoording aan de OR over O&O-beleid. N=245


Ja

Nee

53%

47%


57%

43%


68%

32%


74%

26%


85%

15%

G4

100%

0%

Totaal

65%

35%

Gemeenten zijn gevraagd in welke mate de OR heeft meegewerkt bij de totstandkoming van een opleidingsplan. Hierbij kan het gaat om het geven van advies over het opleidingsplan of instemming om het plan in te dienen. De samenwerking werd beoordeeld op een schaal van 1 tot 5, waarbij 1 staat voor geen samenwerking met de OR en 5 staat voor een grote samenwerking met de OR. Zoals blijkt uit Tabel 2.9, geven de gemeenten de samenwerking met de OR uiteenlopende scores. De gemiddelde score is 2,66. In 21 procent van de gemeenten heeft de OR niet meegewerkt bij het formuleren van een opleidingsplan.

Tabel 2.9 Mate van samenwerking met de OR bij de totstandkoming van het opleidingsplan. N=169

28

Score

% gemeenten

1

21%

2

23%

3

30%

4

22%

5

5%

2.6.1 Gemeente Gouda en de Ondernemingsraad

De gemeente Gouda laat zien dat de ondernemingsraad (OR) positief kan bijdragen aan het O&O-beleid. Een ondernemingsraad is een inspraak- en medezeggenschapsorgaan dat bestaat uit werknemers die namens het personeel overleg voeren met de werkgever over het ondernemingsbeleid en personeelsbelangen. Opleiding en ontwikkeling is tegenwoordig steeds meer in het belang van de werknemer en daarmee ook steeds meer in het belang van de OR. Het Concernopleidingsplan De gemeente Gouda heeft ongeveer 73.000 inwoners en er werken ongeveer 600 werknemers bij de gemeente. De gemeente Gouda is als organisatie opgedeeld in 6 diensten. De afdeling P&O is onderdeel van de dienst bedrijfsvoering en stelt het Concernopleidingsplan (COP) op. In het COP is weergegeven wat de doelstellingen zijn van het O&O-beleid van de gemeente Gouda, welke middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering van het COP en hoe O&O in de gemeente Gouda de komende jaren ingezet wordt. Het COP beschrijft het O&O-beleid dat wordt gefi nancierd met centrale middelen. De opleidingen en diensten die worden aangeboden van uit het COP betreffen voornamelijk concernontwikkeling en medewerkerontwikkeling. De diensten hebben daarnaast ieder hun eigen budget dat vooral ingezet wordt voor kennisontwikkeling op bepaalde vakgebieden.

=

Het Huis van de Stad

Het personeel van de gemeente Gouda is momenteel werkzaam in drie locaties, maar in (naar verwachting) 2012 verhuist het personeel naar één nieuwe locatie. Het is de bedoeling om al vóór de verhuizing het ‘nieuwe werken’ te introduceren bij werknemers, waarvan fl exibiliteit in ruimte en tijd belangrijke onderdelen zijn. Vandaar dat O&O momenteel wordt ingezet om medewerkers vast voor te bereiden op deze nieuwe manier van werken. Zo worden er bijvoorbeeld cursussen gegeven in hoe medewerkers de fl exibiliteit in kunnen zetten om zo veel mogelijk uit hun werk te halen. Leidinggevenden worden juist opgeleid in het sturen van medewerkers en het beoordelen van werknemers op resultaten. De OR speelt een belangrijke rol in alle facetten van het project ‘het Huis van de Stad’. Hierbij gaat het niet alleen om de vormgeving van O&O-beleid dat hieraan gerelateerd is, maar ook om hele praktische vraagstukken.

29

OR en het beleidsproces in de gemeente Gouda De OR van de gemeente Gouda bestaat uit 13 werknemers van verschillende diensten en speelt een sterke rol in het ontwikkelen en evalueren van O&O-beleid. Het proces verloopt in een aantal stappen. Aanvankelijk formuleert de directie van de gemeente Gouda een aantal (algemene) doelstellingen. De afdeling P&O neemt hier kennis van en formuleert het COP, dat gericht is op het bereiken van de doelstellingen die geformuleerd zijn door de directie. Het COP wordt vervolgens verstuurd naar zowel de directie als de OR. In deze fase beroept de OR zich op haar instemmingsrecht. Dit betekent dat het COP pas uitgevoerd mag worden bij goedkeuring van de OR. Bij goedkeuring van de directie en de OR wordt het COP een aantal jaren uitgevoerd, waarbij er regelmatig een tussentijdse evaluatie plaatsvindt. Ook dan vindt er terugkoppeling plaats aan de OR.

=

Hoofd P&O gemeente Gouda:

“De majeure rol van medezeggenschap in organisaties en met name die van de OR, is voor mij boven elke twijfel verheven. Ik heb gemerkt dat ook onze huidige OR haar voelsprieten heeft in en buiten de organisatie. Die informatie (feiten en gevoelens) vormen wat mij betreft een waardevolle inbreng in discussies over de ontwikkeling van ons personeel en daarmee de organisatie”.

Proactieve houding De OR in Gouda neemt een proactieve houding aan als het gaat om O&O-beleid. Het COP geeft met name de strategische hoofdlijnen van het O&O-beleid weer, waardoor het advies van de OR zich hier ook op richt. De OR denkt mee met de afdeling P&O over hoe O&O-beleid ingezet kan worden ten behoeve van de werknemers. Zo streeft de OR bijvoorbeeld in het kader van leeftijdsfasebewust personeelsbeleid naar een persoonsgebonden budget voor werknemers. Een ander initiatief van de OR is de vraag naar een analyse van de effectiviteit van training. De OR wil graag weten in hoeverre doelen van opleidingsactiviteiten bereikt worden. Daarom wordt er nu bij aanvang van enkele opleidingen een nulmeting gehouden en bij afronding van de opleiding wordt opnieuw een meting gehouden om de effectiviteit van de opleiding in kaart te brengen. De OR van de gemeente Gouda neemt ook een beschermende rol in: zo heeft de OR vragen gesteld over het verplicht opnemen van een aantal verlofdagen om een opleiding te volgen. De OR houdt daarnaast het O&O-budget scherp in de gaten. Niet alleen wordt gekeken naar de grootte van het budget en hoeveel daadwerkelijk is uitgegeven, maar de OR kijkt ook naar hoe het budget gespendeerd wordt. Hierbij is met name de verhouding tussen het budget voor het management en de medewerkers van belang.

30

2.7 Regionale samenwerkingsverbanden

Deze paragraaf gaat in op regionale samenwerking tussen verschillende gemeenten met

betrekking tot O&O-beleid. Uit de pilotstudie kwam naar voren dat sommige gemeenten gebruik maken van het opleidingenaanbod van andere gemeenten en dat sommige gemeenten zelfs een eigen opleidingsinstituut hebben die zij soms openstellen voor andere gemeenten. Het eerste onderwerp in deze paragraaf is de mate waarin regionale samenwerking tussen gemeenten op O&O-gebied plaatsvindt. Vervolgens komen opleidings- en ontwikkelingsinstituten naar voren en ten slotte wordt de Rotterdamse School uitgelicht als voorbeeld van een opleidingsinstituut. Regionale samenwerking Ongeveer de helft van de gemeenten houdt zich bezig met een vorm van regionale samenwerking op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Zo koopt 16 procent van de gemeenten hun opleidingen gezamenlijk in met andere organisaties. 12 procent stelt het opleidingenaanbod van de eigen gemeente beschikbaar aan andere gemeenten. Ongeveer 7 procent van de gemeenten werkt samen met andere organisaties om een opleidingencentrum op te zetten.

Tabel 2.10 Samenwerkingsverbanden met betrekking tot O&O-beleid. N=291

% gemeenten

Ja, wij maken gebruik van het opleidingenaanbod van een andere gemeente

19%

Ja, wij kopen gezamenlijk met andere organisaties onze opleidingen in

16%

Ja, wij werken samen met andere organisaties op het gebied van O&O op een andere wijze

13%

Ja, andere gemeenten kunnen gebruik maken van ons opleidingenaanbod

12%

Ja, wij werken samen met andere organisaties voor de opzet van een opleidingencentrum Nee

7%

45%

Weet niet

8%

Wanneer verder onderscheid wordt gemaakt naar gemeentegrootte, zien we dat kleinere gemeenten vaker gezamenlijk opleidingen inkopen met andere organisaties. Bij grotere gemeenten komt dat minder vaak voor omdat grotere gemeenten aan hun eigen omvang genoeg hebben om schaalvoordelen te genieten. Grotere gemeenten stellen wel vaker hun opleidingenaanbod beschikbaar aan andere gemeenten. Van de gemeenten die geen samenwerkingsverband hebben met andere gemeenten of organisaties zegt 67 hier wel behoefte aan te hebben en 33 procent zegt hier geen behoefte aan te hebben.

31

Opleidings- en ontwikkelingsinstituten Enkele (grote) gemeenten (7%) hebben een eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut. Zo zijn er bijvoorbeeld de Haagse school of de Rotterdamse school die in de volgende paragraaf uitgelicht zal worden. Het opleidingsinstituut is onderdeel van de gemeente.

Tabel 2.11 Gebruik eigen opleidings- en ontwikkelingsinstituut. N=274

Ja

Nee


0%

100%


1%

99%


1%

99%

34%

66%

50.000 tot 100.000 inwoners 100.000 of meer inwoners (excl. G4)

40%

60%

G4

100%

0%

Totaal

7%

93%

De gemeenten met een eigen opleidingsinstituut gebruiken dit instituut in bijna alle gevallen (96%) om centraal opleidingen in te kopen, wat schaalvoordelen oplevert. Ongeveer de helft van de gemeenten met een eigen opleidingsinstituut (53%) verzorgt ook opleidingen voor gemeentepersoneel dat werkzaam is bij andere gemeenten uit de regio. Enkele gemeenten (8%) bieden ook opleidingen aan voor werknemers die niet werkzaam zijn binnen de sector. In 22 procent van de opleidingsinstituten worden eigen leerkrachten ingezet en in driekwart van de instituten wordt ook gebruik gemaakt van een eigen gebouw om de opleidingen in te geven. Ten slotte biedt 88 procent van de gemeenten met een eigen opleidingsinstituut maatwerk aan voor cursisten. Hierdoor wordt het mogelijk opleidingen af te stemmen op de individuele behoefte van een werknemer.

_ 14 www.sociaaljaarverslagrijk.nl

32

Tabel 2.12 Kenmerken opleidingsinstituten. N=19

% gemeenten

Koopt centraal opleidingen in

96%

Biedt maatwerk aan cursisten

88%

Maakt gebruik van eigen gebouwen voor opleidingen

74%

Verzorgt ook opleidingen voor gemeentepersoneel werkzaam bij andere gemeenten uit de regio

53%

Heeft eigen leerkrachten in dienst

22%

Verzorgt ook opleidingen voor werknemers die niet werkzaam zijn binnen de sector

8%

2.7.1 De Rotterdamse School

Het concern Rotterdam De gemeente Rotterdam heeft ongeveer 14.000 werknemers in dienst, verdeeld over 17 gemeentelijke diensten en 14 deelgemeenten. De afgelopen vijf jaar is de gemeente bezig geweest om steeds meer te gaan opereren als concern. Dit houdt in dat er meer gezocht wordt naar synergie tussen de verschillende diensten, dat er meer mobiliteit en fl exibiliteit ontstaat tussen de diensten en dat meerdere zaken gemeentebreed geregeld worden. Het bijdragen aan deze concernontwikkelingen is een belangrijk vertrekpunt van de Rotterdamse School, die bestaat uit ongeveer 25 werknemers. Zij is het kenniscentrum voor leren en ontwikkelen van de gemeente en verbindt het concern en individuele diensten door de bevordering van kennis, kunde en inzicht bij management en medewerkers. Opleidingsprogramma Rotterdamse School Eén van de belangrijkste functies van de Rotterdamse School is het ontwikkelen en organiseren van leertrajecten en opleidingen. Door middel van een website kan gemeentepersoneel – met goedkeurig van de leidinggevende - zich inschrijven voor een breed scala aan opleidingsprogramma’s. De aangeboden opleidingen zijn onderverdeeld in vijftien categorieën, zoals ‘Arbeid en Gezondheid’, ‘Leiderschap’ en ‘Resultaatgerichtheid en Persoonlijke Ontwikkeling’. Om opleidingen beter af te stemmen op wensen van de klant die een bepaald opleidingsprogramma voor ogen hebben voor hun personeel, levert de Rotterdamse School ook maatwerk. De Rotterdamse School is tevens verantwoordelijk voor het concernbrede introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en het Rotterdamse traineeprogramma. De Rotterdamse School heeft geen eigen docenten in dienst, maar koopt de opleidingen in op de markt of ontwikkelt deze samen met interne en externe partijen. Eind 2010 verhuist de Rotterdamse School naar een nieuwe locatie waar opleidingen voor een belangrijk deel in eigen huis kunnen worden gegeven.

33

Meer dan een school alleen Naast het aanbieden van opleidingen voor gemeentepersoneel, dient de Rotterdamse School een breder doel. De Rotterdamse School stimuleert en faciliteert de kennisdeling tussen de onderdelen van de gemeente Rotterdam. Dit gebeurt bijvoorbeeld door het oprichten van kennisgroepen, waarin gemeentebreed werknemers met eenzelfde soort kennis zijn verzameld. De insteek is om zoveel mogelijk dwarsverbanden tussen de verschillende onderdelen van de gemeente te benutten. Daarnaast wil de Rotterdamse School graag bijdragen aan de mobiliteit en fl exibiliteit van het gemeentepersoneel. Met het oog op de vergrijzing en de bezuinigingen in de gemeentelijke sector, is het namelijk van belang het personeel zo inzetbaar mogelijk te houden. Hierbij gaat het zowel om inzetbaarheid met betrekking tot verschillende werkzaamheden als inzetbaarheid op hogere leeftijd.

=

Rotterdamse Sprekers Academie

Op de website van de Rotterdamse Sprekers Academie (RSA) kan personeel van de gemeente Rotterdam ook terecht wanneer zij een spreker of dagvoorzitter nodig hebben voor bijvoorbeeld een seminar, congres of workshop. De sprekers die geregistreerd staan bij de RSA werken allemaal bij de gemeente Rotterdam en werken voor verschillende diensten in verschillende functies. De Rotterdamse School heeft de Rotterdamse Sprekers Academie opgericht om het concern Rotterdam verder te verbinden, zoveel mogelijk eigen talent in te zetten en de kosten voor externe inhuur omlaag te brengen.

Bereik De opleidingen die aangeboden worden door de Rotterdamse School zijn beschikbaar voor al het gemeentepersoneel. Per jaar maken ongeveer 5.500 werknemers gebruik van dit aanbod. Het is niet verplicht gebruik te maken van het aanbod van de Rotterdamse school, een werknemer kan er ook voor kiezen om zelf een opleiding te zoeken. Naar schatting gaat ongeveer een kwart van het opleidingsbudget van de gemeente Rotterdam naar de Rotterdamse School (hierbij worden ook de kosten voor de scholing zelf meegerekend).

=

Routeplanner Rotterdamse School Online

De Rotterdamse School is bezig met het ontwikkelen van een online ‘routeplanner’ die gebruikt kan worden door een medewerker voor zijn eigen loopbaanontwikkeling. De medewerker kan via website een aantal variabelen invullen zoals functie, vakspecialisme en competenties. Vervolgens krijgt de medewerker een lijst met opleidingen te zien die aansluiten bij de huidige functie en de toekomstige ontwikkeling van de medewerker.

34

Schaalvoordelen door efficiënte inkoop Doordat de Rotterdamse School op grote schaal opleidingen in kan kopen, worden vanwege inkoopvoordelen kosten bespaard. De diensten hebben allemaal hun eigen opleidingsbudget en vanwege de inkoopvoordelen is het voor de diensten effi ciënter om gebruik te maken van de Rotterdamse School, dan zelf opleidingen in te kopen. Met het oog op de verwachte bezuinigingen in de gemeentelijke sector, is de Rotterdamse School van plan het aanbod ook beschikbaar te stellen voor omringende gemeenten. Hiermee kunnen de schaalvoordelen verder vergroot worden.

2.8 Budget, fi nanciering en opleidingseisen

Deze paragraaf gaat in op het budget dat gemeenten beschikbaar stellen voor O&O, het bedrag

dat zij gespendeerd hebben in 2009 en de wijze waarop zij dit fi nancieren. Onder opleidingsuitgaven worden uitgaven verstaan die gedaan worden in het kader van vorming, opleiding en training van het personeel voor het realiseren van zowel doelstellingen van de gemeentelijke organisatie als van de personeelsleden. Het gaat hierbij zowel om interne als externe uitgaven, maar kosten die voortvloeien uit improductiviteit als gevolg van het volgen van scholing worden niet meegerekend. Begrote en gerealiseerde uitgaven aan opleidingen Het gemiddelde begrote bedrag voor opleidingen in 2009 is ongeveer € 314.500 per gemeente. Tabel 2.13 geeft de gemiddelde bedragen naar inwoneraantal. De G4 begroten gemiddeld 8,3 miljoen euro voor opleidingen in 2009 en kleine gemeenten (minder dan 10.000 inwoners) begroten gemiddeld ruim € 52.000. Per werknemer is er gemiddeld € 986 begroot voor opleidingen.

Tabel 2.13 Gemiddelde begrote en uitgegeven bedrag in € voor opleidingen in 2009. N=291

Gemiddelde Begroting


Gemiddelde Minimum Uitgaven Uitgaven

Maximum % van de Uitgaven loonsom*

52.508

68.465

8.630

179.490

2,1%


114.778

114.772

27.202

247.260

2,0%


251.879

256.716

60.000

663.353

2,1%


741.120

818.602

185.000

1.646.258

2,4%


1.733.264

G4

8.327.800

Totaal alle gemeenten

314.572

2.112.304 1.005.640 5.689.000 11.773.500 8.547.000 15.000.000 393.118

8.630 15.000.000

1,9% 1,8% 2,1%

*Bron: Personeelsmonitor Gemeenten.

35

Dat een bepaald bedrag begroot wordt voor opleidingen, wil nog niet zeggen dat dit bedrag ook daadwerkelijk uitgegeven wordt. Gemeenten zijn gevraagd of de uitgaven voor opleidingen in 2009 hoger, lager of gelijk waren aan het vastgestelde budget van 2009. Gemeenten geven hier verdeeld antwoord op. Volgens 34 procent waren de uitgaven hoger dan het budget, volgens 13 procent gelijk en volgens 36 procent lager. Opvallend is de relatief grote groep gemeenten (16%) dat niet weet of de uitgaven hoger zijn dan het vastgestelde budget. Per gemeente is er in 2009 gemiddeld ruim € 391.000 uitgegeven aan opleidingen. Dit is ongeveer € 77.000 meer dan wat begroot is. Vooral de G4 fl ink meer uitgegeven hebben aan scholing dan begroot is. Gemiddeld is er ongeveer 3 miljoen euro meer uitgegeven dan begroot. Ook de kleine gemeenten (<10.000 inwoners) hebben relatief veel uitgegeven ten opzichte van hun begroting. Per werknemer is gemiddeld € 1.014 uitgegeven aan scholing. Dit komt neer op € 1.164 per fte per jaar. Uit het Sociaal Jaarverslag Rijk 2009 15 blijkt dat de gemiddelde opleidingsuitgaven € 1.410 per fte per jaar bedragen. De uitgaven aan scholing bij gemeenten ligt dus gemiddeld wat lager dan bij het rijk. Wanneer de uitgaven aan opleiding en ontwikkeling worden gerelateerd aan de totale loonsom, is te zien dat grote gemeenten (meer dan 100.000) inwoners een lager percentage van de loonsom besteden aan opleiding en ontwikkeling dan gemeenten met minder dan 100.000 inwoners. Dit kan betekenen dat grote gemeenten minder investeren in O&O dan kleinere gemeenten, maar dit kan ook betekenen dat het O&O-beleid van grote gemeenten kosteneffi ciënter is. Een laatste mogelijkheid is dat het gemiddelde loon per werknemer in grote gemeenten hoger is, terwijl er per werknemer net zoveel besteed wordt aan opleiding en ontwikkeling.

Figuur 2.4 Verwachting hoogte O&O-budget per fte in de komende drie jaar. N=202

26%

Budget zal gelijk blijven 49%

25%

_ 15 www.sociaaljaarverslagrijk.nl

36

Budget zal afnemen Budget zal toenemen

De helft (49%) van de gemeenten verwacht dat de hoogte van het opleidings- en ontwikkelingsbudget per fte gelijk zal blijven in de komende drie jaar. Daarnaast verwacht een kwart van de gemeenten dat het zal stijgen en een kwart dat het zal dalen. Interne verdeling O&O-budget De interne verdeling van het O&O-budget over de afdelingen, hangt niet altijd samen met de manier waarop het O&O-beleid georganiseerd is. Tabel 2.14 laat zien dat gemeenten met een volledig centraal budget in 37 procent van die gemeenten het O&O-beleid ook volledig centraal uitvoeren, maar in 44 procent van die gemeenten gebeurt dat zowel centraal als decentraal. In dat geval is er dus een centrale HRM afdeling met een eigen O&O-beleid, maar ook de afdelingen hebben dan een eigen O&O. Zowel de HRM afdeling als de aparte afdelingen maken gebruik van hetzelfde, centrale budget. In totaal heeft 31 procent van de gemeenten een volledig centraal budget, 58 procent zowel een centraal als decentraal budget en 11 procent heeft alleen een decentrale budgettering.

Tabel 2.14 Verdeling budget, naar organisatiestructuur O&O-beleid. N=273

Verdeling budget Volledig centraal

Zowel centraal als decentraal

Decentraal

Totaal

Organisatiestructuur O&O-beleid:

37%

4%

6%

15%

Volledig decentraal

Volledig centraal

17%

12%

28%

16%

3%

3%

0%

3%

Deels centraal en deels decentraal

44%

80%

66%

67%

Totaal

31%

58%

11%

100%

Decentraal naar diensten en centraal naar afdelingen

Op basis van welke criteria wordt budget toegekend aan verschillende afdelingen? In ongeveer de helft (52%) van de gemeenten gaat dit op basis van fte per afdeling. Hoe meer werknemers, hoe meer budget dat beschikbaar wordt gesteld. Een andere manier is op basis van de bruto loonsom, dat in 27 procent van de gemeenten als verdeelsleutel wordt gebruikt. Andere verdeelsleutels komen veel minder vaak voor (zie Figuur 2.5).

37

Figuur 2.5

op 5 2 b a % sis

v an op F TE 27 b a % sis v an op b ru 9%ba to si lo s v na on an so h vo ar b is m or e to 9% s ho ri te e e l l f te en op / / in no g 7 % ke nn od ed is z a ien i op nt ak de en h e b a s si ite t s 7 % aa v it nt an al op p er op b a si so l e s 2% id v ne in an n g s g an e n iv m 3%der ea id s u de ld w ee 3% t ni et

Verdeelsleutels budget opleiding en ontwikkeling over de afdelingen. N=189

Financiering De fi nanciering van scholing is afhankelijk van het type scholing. Vakinhoudelijke opleidingen worden in bijna alle gemeentes (95%) gefi nancierd door de werkgever. In alle andere gevallen deelt de werknemer in de kosten. Ook bedrijfsspecifi eke opleidingen worden vaak (73%) door de werkgever gefi nancierd. Niet-functiegerichte opleidingen worden echter in tweederde van de gemeentes betaald door zowel de werkgever als de werknemer. In 15 procent van de gemeentes wordt dit type scholing zelfs uitsluitend door de werknemer betaald. Ook reguliere opleidingen worden relatief vaak door zowel werkgever als werknemer betaald. In 53 procent van de gemeenten worden de kosten voor een reguliere opleiding gedeeld en in acht procent van de gemeenten worden de kosten uitsluitend door de werknemer betaald.

38

Tabel 2.15 Financiering scholing, percentage gemeenten naar type opleiding. N=208

Werkgever Werknemer

Beiden

Een vakinhoudelijke opleiding (gericht op kennis toepasbaar in huidige functie)

95%

0%

6%

Een bedrijfsspecifi eke opleiding (met kans op andere functie binnen de organisatie)

73%

0%

26%

Een niet functiegerichte opleiding (met kans op een functie buiten de sector)

19%

15%

66%

Een reguliere opleiding (opleiding tot een formeel schooldiploma (v)mbo, hbo, universitair)

39%

8%

53%

Voorwaarden en eisen om opleidingen te volgen Bij de inkoop van opleidingen stellen de meeste gemeenten (73%) soms voorwaarden aan de kosten van de opleidingen, afhankelijke van het beschikbare budget, de functie van de werknemer of andere randvoorwaarden. Enkele gemeenten (4%) hebben een maximaal budget ingesteld voor elke werknemer en acht procent van de gemeenten heeft een maximaal budget wat per werknemer verschilt (zie Tabel 2.16). Ongeveer 6 procent van de gemeenten stelt helemaal geen eisen aan de kosten van de opleiding. Een benodigde opleiding wordt ongeacht de kosten ingekocht.

Tabel 2.16 Voorwaarden die gesteld worden met betrekking tot de kosten van een opleiding. N=278

% gemeenten

Ja, er is een maximaal budget wat geldt voor elke werknemer

4%

Ja, maar het maximale budget per werknemer verschilt

8%

Soms, afhankelijk van het beschikbare budget, de functie, of andere randvoorwaarden Nee, een benodigde opleiding, wordt ongeacht de kosten ingekocht Anders

73% 6% 10%

39

Naast voorwaarden over de kosten van de opleidingen kunnen ook andere eisen gesteld worden aan de opleiding. 17 procent van de gemeenten stelt altijd andere voorwaarden aan de opleidingen en in 10 procent van de gemeenten verschilt dit per afdeling. Ongeveer tweederde van de gemeenten (63%) stelt soms andere voorwaarden aan de opleiding en 11 procent stelt nooit andere voorwaarden (zie Tabel 2.17).

Tabel 2.17 Andere voorwaarden (buiten kosten). N=275

% gemeenten

Ja, altijd

17%

Ja, maar dit verschilt per afdeling

10%

Soms, afhankelijk van het budget, de functie, of andere randvoorwaarden

63%

Nee

11%

Om welke voorwaarden gaat het dan? Uit Tabel 2.18 blijkt dat 34 procent van de gemeente de voorwaarde stelt dat er met de opleiding een erkend diploma of certifi caat gehaald moet worden. Een andere vaak gestelde eis (36% van de gemeenten) is dat de werknemer de opleiding binnen een bepaald tijdsbestek af dient te ronden.

Tabel 2.18 Eisen die gesteld worden door gemeenten aan opleidingen en werknemers. N=246

40

% gemeenten

De werknemer dient de opleiding binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden

36%

Er dient een erkend diploma of certifi caat behaald te worden

34%

De opleiding dient Cedeo erkend te zijn

6%

De opleider dient een kwaliteitscertifi caat te hebben (ISO)

4%

Afhankelijk van opleiding of functie

3%

Terugbetalingsregeling

2%

Opleiding moet meerwaarde hebben voor de organisatie of het individu

2%

Anders

7%

Weet niet

7%

3. Conclusie Belang inzetbaarheid werknemers groeit Inzetbaarheid van werknemers wordt voor de gemeentelijke sector in de toekomst steeds belangrijker. De sector krijgt onder meer te maken met een vergrijzend personeelsbestand wat een grote vervangingsvraag tot gevolg heeft. Deze vervangingsvraag wordt versterkt door een hogere uitstroom wanneer de economie weer aantrekt. Naast deze ontwikkelingen wordt het benodigde opleidingsniveau in de gemeentelijke sector steeds hoger, terwijl hoogopgeleiden steeds schaarser worden. Ten slotte hebben gemeenten ook te maken met bezuinigingen, wat het efficiënt inzetten van het huidige personeel tot een noodzaak maakt.

Meeste gemeenten hebben geen doelstellingen van O&O-beleid Het intensiveren van O&O-beleid kan bijdragen aan het binden en boeien van het personeel en daardoor aan het verminderen van de uitstroom van personeel, het vergroten van het aanbod en het verbeteren van de efficiëntie. Het stimuleren van opleiding en ontwikkeling is daarom ook een van de kernthema’s van het beleid van het A+O fonds gemeenten. O&O-beleid kan echter in veel gemeenten beter ingezet worden als instrument om in te spelen op de ontwikkelingen in de gemeentelijke sector. Het grootste gedeelte van de gemeenten heeft geen doelstellingen van het O&O-beleid geformuleerd of streeft alleen de algemene strategische doelstellingen na. De meeste gemeenten hebben daarnaast wel een opleidingsplan, maar meestal is dit een algemeen plan voor de gemeente als geheel, in plaats van een specifiek plan gericht op het oplossen van specifieke personeelsvraagstukken.

Gebruik persoonlijke opleidingsplannen onder de cao-norm Persoonlijke opleidingsplannen worden in 84 procent van de gemeenten toegepast. In ruim de helft van de gemeenten wordt afspraken gemaakt met alle medewerkers over O&O en in een derde van de gemeenten met een deel van de medewerkers. Ongeveer de helft van het gemeentelijk personeel heeft in het afgelopen jaar een opleiding gevolgd.

41

Uitgaven aan O&O groter dan begroot De gemiddelde uitgaven aan O&O per gemeente liggen een stuk hoger dan de gemiddelde begrote uitgaven per gemeente. Gemiddeld is er 25 procent meer uitgegeven dan begroot. Vooral grote gemeenten geven meer uit dan begroot. Gemeenten hebben daarnaast over het algemeen weinig zicht op de uitgaven aan O&O: 16 procent van de gemeenten niet aan te geven of de uitgaven aan O&O hoger zijn dan begroot. Waarschijnlijk hangt gebrek aan overzicht samen met het gebrek aan registratiesystemen, waardoor managementinformatie over het gebruik en de kosten van O&O missen. Tweederde van de gemeenten heeft geen geautomatiseerd registratiesysteem. Een andere reden waarom uitgaven aan O&O hoger uitvallen dan begroot is waarschijnlijk dat er vaak nauwelijks eisen aan de kosten of de inhoud van opleidingen worden gesteld. Driekwart van de gemeenten stelt ‘soms’ eisen aan de kosten van de opleiding en zes procent van de gemeenten koopt opleidingen ongeacht de kosten in.

Organisatiestructuur O&O-beleid vaak combinatie van centraal en decentraal De organisatiestructuur van het O&O-beleid is in veel gemeenten een combinatie van centraal en decentraal beleid. Dit geeft ruimte voor O&O-beleid dat zowel gericht (centraal) oplossingen kan bieden voor knelpunten in de personeelsvoorziening in de toekomst, als maatwerk en efficiëntie op decentraal niveau.

Opkomst regionale samenwerking biedt veel potentieel Regionale samenwerking lijkt langzaam op gang te komen en biedt voordelen voor alle betrokken partijen. Kleine gemeenten kunnen gebruik maken van het aanbod dat grote gemeenten beschikbaar stellen of kleine gemeenten kunnen gezamenlijk opleidingen inkopen om op die manier schaalvoordelen te genereren. Een ander veelbelovend model is een grote gemeente met een opleidingsinstituut die zijn aanbod beschikbaar stelt aan kleinere gemeenten in de regio. De grote gemeente geniet hierdoor schaalvoordelen en kleine gemeenten kunnen gebruik maken van een uitgebreid opleidingsaanbod.

Voldoende mogelijkheden betere benutting O&O De samenvattende conclusie is dat er voldoende mogelijkheden zijn om O&O-beleid beter te benutten in de gemeentelijke sector. Inzetten op het ontwikkelen van registratiesystemen die informatie verschaffen over het gebruik en de kosten van O&O, lijken veel voordelen met zich mee te brengen. Niet alleen biedt dit beter zicht op de kosten, maar ook de mogelijkheid om gericht beleid te voeren en inkoopvoordelen te genereren. Een andere veelbelovende ontwikkeling is regionale samenwerking tussen gemeenten. Kleinere gemeenten kunnen profiteren door gezamenlijk opleidingen in te kopen en grotere gemeenten kunnen profiteren door hun opleidingsaanbod beschikbaar te stellen aan omringende gemeenten in de regio. In het licht van de dreigende vervangingsvraag in de gemeentelijke sector is een gestructureerde, efficiënte inzet van O&O nodiger dan ooit.

42

Bijlage: Methodologische verantwoording

In 2010 telt Nederland 441 gemeenten. Aan alle 441 gemeenten is een uitnodiging gestuurd

om mee te werken aan een (online) enquête. Deze enquête bestaat uit 72 vragen, waarvan er 30 gebruikt zijn voor dit onderzoek. De andere 42 vragen zijn gebruikt voor de Personeelsmonitor Gemeenten 2009. Het onderdeel van de enquête over opleiding en ontwikkeling is ingevuld door 291 gemeenten. Dit komt neer op een responspercentage van 66 procent. De respons is als volgt verdeeld naar gemeentegrootte en provincie:

Tabel B.1 Respons naar gemeentegrootte

Minder dan 10.000

Populatie

Steekproef

Respons %

52

26

50%

10.000 tot 20.000

135

75

56%

20.000 tot 50.000

188

134

71%

50.000 tot 100.000

41

35

85%

100.000 of meer (excl. G4)

21

17

81%

G4

4

4

100%

Totaal

441

291

66%

43

Tabel B.2 Respons naar provincie

Populatie

Steekproef

Respons %

Groningen

25

15

60%

Friesland

31

24

77%

Drenthe

12

9

75%

Overijssel

25

18

72%

6

6

100%

56

38

68%

Flevoland Gelderland Utrecht

29

22

76%

Noord-Holland

60

34

57%

Zuid-Holland

76

51

67%

Zeeland

13

9

69%

Noord-Brabant

68

41

60%

Limburg

40

24

60%

441

291

66%

Totaal

De kleinere gemeenten zijn ondervertegenwoordigd in de steekproef en de respons naar provincie is representatief te noemen. Om representativiteit te garanderen zijn alle onderzoeksresultaten gewogen naar gemeentegrootteklasse en naar provincie.

44

45

Colofon Opdrachtgever Stichting A+O fonds Gemeenten, Den Haag Postbus 30435 2500 GK Den Haag 070 3738356 www.aeno.nl [email protected] Projectleider: George Evers Auteurs Mathijn Wilkens - Ecorys Peter Donker van Heel - Ecorys Met dank aan De leden van de LOGA werkgroep: Paul du Bois – College voor Arbeidszaken VNG Rutger Kaput – AbvaKabo FNV Vormgeving IM VormCommunicatie, Den Haag Drukwerk Albani drukkers BV, Den Haag ISBN-nummer 978- 90-77681-46-6

© Stichting A+O fonds Gemeenten, Den Haag, December 2010 Stichting A+O fonds Gemeenten bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aeno.nl Rechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A+O fonds Gemeenten. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.

46

A+O fonds Gemeenten Postbus 30435 2500 GK Den Haag 070 3738356 [email protected] www.aeno.nl

Monitor O&O beleid gemeenten. Nulmeting werkgevers

Recommend Documents