MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date]

MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN


ISI KANDUNGAN Muka Surat

PENGENALAN Bab 1 1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) 1.3 Objektif BSM YP 1.4 Kriteria kelayakan pemohon 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 1.6 Kadar BSM YP 1.7 Jawatankuasa BSM YP

2 2 2 3 3-4 4 5-6

PERMOHONAN BSM YP Bab 2 2.1 Tatacara permohonan

8-9

PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab 3 3.1 Proses kerja permohonan BSM YP 3.2 Carta alir proses permohonan BSM YP 3.3 Proses kerja semakan permohonan BSM YP 3.4 Carta alir proses semakan permohonan BSM YP 3.5 Proses bayaran BSM YP 3.5 Proses kerja semakan bayaran BSM YP 3.7 Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP 3.8 Penggunaan wang BSM YP 3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 3.11 Penarikan semula BSM YP 3.12 Proses kerja penarikan semula BSM YP 3.13 Carta alir proses penarikan BSM YP

PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4

11 12 13 14 15 16 16 17 17 18 19 20 20

22

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] Muka Surat

PEMANTAUAN Bab 5 5.1 Tatacara pemantauan 5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 5.3 Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP

24 25 26

PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab 6 6.1 Tatacara serah tugas 6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa

28 28 29

LAMPIRAN A B C D

Permohonan mengeluarkan wang biasiswa Penggantian kad ATM/Akaun Instrumen pemantauan BSM YP Nota serah tugas

30 31 32-33 34-36


BAB 1 PENGENALAN


1.1

SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983 oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan, kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri ini. Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja dan masyarakat minoriti orang asli.

1.2

UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP) Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkan pada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakan RM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun 2016.

1.3

OBJEKTIF BSM YP Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan Negeri Pahang.


1.4

KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON Kriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut:

1.5

i.

Warganegara Malaysia.

ii.

Ibu atau bapa warganegara Malaysia.

iii.

Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.

iv.

Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin di Pahang lebih dari 10 tahun.

v.

Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.

vi.

Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyai ibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/OKU, ibu tunggal, atau peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).

vii.

Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.

viii.

Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.

ix.

Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut.

x.

Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.

DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG PERMOHONAN Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar semasa membuat permohonan. i.

Salinan kad pengenalan pemohon.

ii.

Salinan sijil lahir pemohon.

iii.

Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.

iv.

Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.

v.

Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.


vi.

Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.

vii.

Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.

viii.

Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yang terkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.

1.6

ix.

Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM.

x.

Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada)

KADAR BSM YP 1.6.1 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun. BIL i. ii. iii. iv. v.

TINGKATAN & STATUS Tingkatan 1 (baharu) Tingkatan 2 (sedia ada) Tingkatan 3 (sedia ada) Tingkatan 4 (sedia ada) Tingkatan 5 (sedia ada)

FASA 1

FASA 2

AMAUN

RM300 RM300 RM300 RM300

RM600 RM300 RM300 RM300 RM300

RM600 RM600 RM600 RM600 RM600

Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1 BIL i. ii.

TINGKATAN & STATUS Tingkatan 4 (baharu) Tingkatan 5 (sedia ada)

FASA 1

FASA 2

AMAUN

RM300

RM600 RM300

RM600 RM600

Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4

1.6.2 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun. BIL i. ii.

TINGKATAN & STATUS Tingkatan 6 Rendah (baharu) Tingkatan 6 Atas (sediaada)

FASA 1

FASA 2

AMAUN

RM300

RM300 RM300

RM300 RM600

Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah


1.7

JAWATANKUASA BSM YP Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:

1.7.1 Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang Pengerusi Timbalan Pengerusi Setiausaha 1 Setiausaha 2

: : : :

Ahli Jawatankuasa

:

Pengurus Besar Pengurus Kanan Bahagian Operasi Pengurus Capaian Pendidikan Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Pengurus Teknologi Maklumat Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun

Peranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang: i.

Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.

ii.

Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.

iii.

Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang.

iv.

Menyelia sistem atas talian BSM YP.

1.7.2 Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang (JPN Pahang) Pengerusi

:

Timbalan Pengerusi

:

Setiausaha Ahli Jawatankuasa

: :

Ketua Sektor Sektor Pembangunan Kemanusiaan Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Pegawai Biasiswa Penyelia Hal Ehwal Murid PPD


Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang: i.

Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa.

ii.

Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah.

1.7.3 Jawatankuasa BSM YP Sekolah Pengerusi Timbalan Pengerusi

: :

Setiausaha Ahli Jawatankuasa

: :

Pengetua Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) Guru Biasiswa Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru)

Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah: i.

Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP.

ii.

Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.

iii.

Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan baharu BSM YP secara atas talian.

iv.

Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.


BAB 2 PERMOHONAN BSM YP


2.1

TATACARA PERMOHONAN BSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut: 2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar. 2.1.2 Tanggungjawab Murid Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa. 2.1.3 Tanggungjawab Sekolah i)

Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteria yang telah ditetapkan.

ii)

Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen wajib disemak sebelum dihantar ke YP.

iii)

Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan penawaran BSM YP.

iv)

Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yang berjaya.

v)

Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan dan memastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid serta dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.


vi)

Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kad akaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanya akuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak.

vii)

Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.

viii)

Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PK HEM.

ix)

Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP.

2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD i)

JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

ii)

Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.


BAB 3 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR


3.1

PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP

BIL

PROSES KERJA

1

Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP.

2

Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 kepada murid yang layak.

TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK Pengetua

7 hari

Guru Biasiswa

3

Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

14 hari

Murid/Ibu Bapa

4

Mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSM YP.

14 hari

Guru Biasiswa

Mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap dan mendapatkan pengesahan murid, ibu bapa/penjaga, pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP.

14 hari

Guru Biasiswa

14 hari

Guru Biasiswa

5

6

7

Menyemak dan memastikan Borang Permohonan BSM YP 3.0 beserta dokumen-dokumen yang berkaitan dihantar ke YP. Rekod dan pemfailan.

Guru Biasiswa

*Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan.


3.2

CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YP

MULA

Terima surat siaran BSM YP daripada YP

Pengetua

PK HEM/Guru Biasiswa

Taklimat kepada guru tingkatan

Guru Tingkatan

Kemas kini data MPM

Guru Biasiswa

Cetak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak Kumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

Kembalikan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 untuk pembetulan

Jawatankuasa BSM YP menyemak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 Tidak lengkap

Lengkap

Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0 Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

TAMAT


3.3 PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP

BIL

SEMAKAN

PROSES KERJA

TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

3 bulan selepas tarikh tutup permohonan

Guru Biasiswa

1

Menyemak status permohonan.

2

Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP.

7 hari

Guru Biasiswa

3

Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP.

7 hari

Guru Biasiswa

4

Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya.

7 hari

Guru Biasiswa

*5

Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN).

30 hari dari tarikh surat tawaran

Murid

*6

Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah.

30 hari dari tarikh surat tawaran

Guru Biasiswa

7

Rekod dan pemfailan.

*Nota: Proses berlaku secara serentak.

Guru Biasiswa


3.4

CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP

MULA

Guru Biasiswa

Menyemak status permohonan

Guru Biasiswa

Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP

Guru Biasiswa

Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP

Guru Biasiswa

Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya

Murid

Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN)

Guru Biasiswa

Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

TAMAT


3.5

PROSES BAYARAN BSM YP 3.5.1 Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN. 3.5.2 Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang berdekatan. 3.5.3 Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu ke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM dengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan. 3.5.4 Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawa surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untuk membuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surat tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untuk pembukaan akaun baharu. 3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerima BSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akan diteruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolah mengikut kadar yang telah ditetapkan. 3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.


3.6

PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YP

TEMPOH


1

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.

7 hari

Guru Biasiswa

2

Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)

7 hari

Guru Biasiswa

3


BIL

3.7

PROSES KERJA

Guru Biasiswa

CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YP

MULA

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa memaklumkan kepada YP

Semakan nombor akaun dan amaun

Tidak tepat

Tepat

Guru Biasiswa

Menghantar senarai bayaran 1.0 yang lengkap ke YP (satu salinan untuk simpanan sekolah)

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

Ti

TAMAT


3.8

3.9

PENGGUNAAN WANG BSM YP 3.8.1

Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.

3.8.2

Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP boleh dibuat.

3.8.3

Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2 bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.

3.8.4

Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)

3.8.5

Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi Borang Pengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSN untuk tujuan penggantian kad baharu.

PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG PEGAWAI YANG BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM 2 3

4

Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa.

3 hari

Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP.

3 hari


PK HEM

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa


3.10

CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG MULA MULA

PK HEM

Menerima surat pertukaran murid

PK HEM

Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa

Guru Biasiswa

Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

Ti

TAMAT

wa


3.11

PENARIKAN SEMULA BSM YP Pemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut: 3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia. 3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan atau bukan kerajaan. 3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa permohonan BSM YP. 3.11.4 Murid

bertukar

sekolah

luar

Pahang/MRSM/MTD/IPT/berhenti

sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii). 3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah. *Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan.


3.12

PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YP

BIL 1

TEMPOH

Menerima surat gantung/buang sekolah/berhenti sekolah/bertukar sekolah/meninggal dunia.

2

Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP.

3 4

3.13

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK PK HEM

7 hari

PK HEM/ Guru Biasiswa

Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula.

Guru Biasiswa


Guru Biasiswa

CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YP

MULA

Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia

PK HEM

PK HEM/Guru Biasiswa

Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP . Menyimpan dokumen berkaitan penarikan

Guru Biasiswa

semula

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

Ti

TAMAT

wa


BAB 4 PEREKODAN DAN PEMFAILAN


4.1

Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan pengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.2

Senarai fail yang wajib disediakan:

4.2.1 Fail pengurusan:  Carta organisasi.  Minit mesyuarat.  Surat lantikan guru biasiswa BSM YP.  Nota Serah Tugas.  Surat siaran daripada YP.

4.2.2 Fail permohonan:  Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

4.2.3 Fail keluar/masuk murid:  Surat pertukaran murid.  Surat gantung/buang sekolah.  Surat berhenti sekolah/sijil kematian.


4.2.4 Fail bayaran:  Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu).  Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada).

* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP.


BAB 5 PEMANTAUAN


5.1

TATACARA PEMANTAUAN

Pemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C.

Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut:

i.

Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2

ii.

Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.

iii.

Temu bual murid penerima BSM YP.

Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN Pahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas pemantauan dijalankan.


5.2

PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YP

BIL

PROSES KERJA

1

Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan. Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi. Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan.

2 3 4

Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C)

5

Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti.

6

Mengambil tindakan susulan.

7


TEMPOH


Sekolah/PPD/JAIP/ JPN Pahang/YP


5.3

CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSM

MULA

Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan


Ti


Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi

Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan


Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C)


Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti


Mengambil tindakan susulan


BAB 6 PERTUKARAN GURU BIASISWA


6.1

TATACARA SERAH TUGAS

6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.

6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk: i.

Pengetua.

ii.

Fail Pejabat.

iii.

Guru yang bertukar.

iv.

Guru baharu yang mengambil alih tugas.

6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D.

6.2

PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA

BIL

PROSES KERJA

1

Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar.

2

Menyediakan Nota Serah Tugas.

3 4

TEMPOH

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK Guru Biasiswa

3 hari

Guru Biasiswa

Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas.

1 hari

PK HEM

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu.

1 hari

PK HEM

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM YP.

Serta merta

PK HEM

6

Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima.

Serta merta

Guru Biasiswa

7


5

6.3

Guru Biasiswa

CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA

MULA

Guru Biasiswa

Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar

Guru Biasiswa

Menyediakan Nota Serah Tugas

Ti

PK HEM

Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas


Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru

PK HEM

Biasiswa yang baharu

Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu

PK HEM

dalam sistem atas talian BSM YP Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah

Guru Biasiswa

Tugas yang diterima

Rekod dan pemfailan

Guru Biasiswa

TAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] Pengetua

LAMPIRAN A

Tarikh : .............................

PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA

1.

Nama :

2.

Tingkatan

3.

No. Kad Pengenalan :

4.

No. Biasiswa

:

5.

No. Akaun

:

6.

Jumlah yang diperlukan :

:

RM: RINGGIT MALAYSIA :

7.

Tujuan wang dikeluarkan :7.1 : 7.2 :

RM: RM: RM:

7.3 :

RM:


JUMLAH : ...................................... Tandatangan Murid

........................................................ Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan. Kad Akaun mesti dikembalikan pada

................................................... (Tandatangan Guru Biasiswa)

........................................ Tarikh

....................................................

..........................................

(Pengesahan Bank dan Cap Rasmi)

Tarikh

*Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja


LAMPIRAN B

Pengurus Bank Simpanan Nasional Cawangan .....................................................

PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUN

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswa BSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun;

1.1

Nama

:

1.2

No.Kad Pengenalan :

1.3

Tingkatan

:

1.4

No. Biasiswa

:

1.5

No.Akaun

:

1.6

No.Telefon Sekolah :

................................................... (Tandatangan Guru Biasiswa)

........................................ Tarikh

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] LAMPIRAN C

INSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YP

SEKOLAH

:

PEGAWAI PEMANTAU :

TARIKH

:

HARI :

SKALA

DISKRIPSI

0

Tiada

1

Ada tetapi tidak memuaskan

2

Ada tetapi tidak lengkap

3

Ada, berkeadaan baik dan lengkap

4

Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] SKALA PEMANTAUAN PERKARA

ITEM SEKOLAH

PEGAWAI PEMANTAU

1.1 Carta Organisasi

1. FAIL PENGURUSAN

1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa. 1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP 1.4 Nota Serah Tugas 1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP 1.6 Surat siaran dari YP 2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/2.0

2. FAIL 2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0

PERMOHONAN

SKALA PEMANTAUAN PERKARA

ITEM SEKOLAH

3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID

3.1 Surat pertukaran murid 3.2 Surat gantung/buang sekolah 3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian 4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0

4. FAIL PEMBAYARAN

(Murid baharu) 4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada) 4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A) 4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi)

JUMLAH MARKAH

PEGAWAI PEMANTAU

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] SKALA

%

DISKRIPSI

A

80 - 100

Cemerlang boleh dijadikan contoh

B

60 -

79

Baik dan lengkap

C

40 -

59

Sederhana perlu penambahbaikan

D

0-

39

Lemah perlu dipantau semula

GRED SEKOLAH

Rumusan:

Tandatangan

Tandatangan

Pihak Sekolah

Pegawai Pemantau

………………………….......

……………………………..................

Nama

Nama

:

:

Jawatan :

Jawatan :

Tarikh

Tarikh

:

:

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] LAMPIRAN D

FORMAT NOTA SERAH TUGAS

(NAMA SEKOLAH)

NOTA SERAH TUGAS OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :

(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS) (NO. KAD PENGENALAN) (JAWATAN) (GRED)

KEPADA YANG MENERIMA:

PENGETUA (NAMA SEKOLAH)


A.

SENARAI DOKUMEN BSM YP

Kuantiti

1.

Buku Manual Kerja BSM YP

2.

Senarai fail

2

i. Fail pengurusan

ii. Fail permohonan

iii. Fail keluar/masuk murid

iv. Fail bayaran

B.

KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

KEDUDUKAN SEKARANG

SELESAI

TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] C. KEWANGAN *Nyatakan jika berkenaan

SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS

Bahagian A Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh (TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA) bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP.

Diserahkan oleh :

Disemak oleh :

……………………..….

……………………..….

Tandatangan

Tandatangan

Nama Guru Biasiswa: *(GURU YANG BERTUKAR)

Nama Pengetua :

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] Bahagian B

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh …………………….. dan telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas.

Diterima oleh :

Disemak oleh :

……………….…………

……………….…………

Tandatangan

Tandatangan

Nama Guru Biasiswa: *(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)

Nama Pengetua:

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP 2016

PENGERUSI BERSAMA

: ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRAN PENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YP TUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALI KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNP

NAIB PENGERUSI

: TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP BAHAGIAN OPERASI

SETIAUSAHA

: PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN PENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI PENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNP

AHLI

: ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD PENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI CIK NOORHIDAYAH BINTI IDERIS PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAF PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] ENCIK MOHD YUSOF BIN ABDUL WAHAB PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BERA ENCIK SUHAIMI BIN KASIM PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD JERANTUT ENCIK HARIS BIN IBRAHIM PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD KUANTAN ENCIK HAIRUMNIZAM BIN AHMAD PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD LIPIS ENCIK ABDUL SANI BIN RAZALI PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD MARAN ENCIK MOHAMAD TAUFIK BIN NGAH PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD PEKAN YM. TENGKU ABDOL HAKIM BIN TENGKU JAAFAR PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD RAUB ENCIK MOHD ESAM BIN YAHYA PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD ROMPIN ENCIK JOHARI BIN ISMAIL PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD TEMERLOH PUAN HONG SIOK LIN GURU SMK KATHOLIK PUAN SHAHIDA BINTI SHAIKH BOKHDI GURU SMK MENGKARAK PUAN LOH PEI MIN GURU SMK KAMPUNG RAJA PUAN AZLINA BINTI ABDUL WAHAB GURU SMK SUNGAI RETANG PUAN HASLIZA BINTI ABDULLAH GURU SMK GAMBANG ENCIK RAFIDI BIN ABD JABAR GURU SEKOLAH SUKAN MALAYSIA PAHANG ENCIK MOHAMED NAZIM BIN ISMAIL GURU SMK ASTANA

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP [Pick the date] ENCIK AHMAD FAHMI BIN SUHAIMI KOLEJ VOKASIONAL SULTAN HAJI AHMAD SHAH AL-MUSTAIN BILLAH PUAN MARDHIAH BINTI MUHAMED GURU SMK JENGKA 6 PUAN MARIAH BINTI MOIDIN GURU SK BANDAR 2, PALOH HINAI PUAN NOR HALIZA BINTI ABD HAMID SMK (P) METHODIST ENCIK MOHD ASWAD BIN AZIZ GURU SMK ROMPIN PERMAI PUAN WAN NUR HIKMAH BINTI WAN MUHAMMAD GURU MADRASAH TARBIAH ISLAMIAH PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN

Recommend Documents