Moderne vormen van samenwerken Maarten Groeneveld
Samenwerken
Het moderne kantoor met Office 365
Maarten Groeneveld ICT Adviseur - ICT Architectuur - Sourcing - Business & IT Alignment
1. Introductie Visie & Roadmap
2. Wat is Office 365? Inleiding en rondleiding
3. Aandachtspunten Office 365 Top vijf gehoorde bezwaren
4. Hoe helpt Ictivity bij de keuze? Een Plan van Aanpak
5. Samenvatting & Conclusie
Agenda
Roadmap & visie
Verbinden Organisatiebreed communiceren & samenwerken
Dynamische groepen Van Silo’s naar dynamische informatie
Intelligentie onder de motorkap Online gedrag combineren
Zakelijke Dropbox, Facebook, Etc Online gedrag
Productiviteit Snel toegang tot relevante informatie voor Teams
Wat is
Office suite
Microsoft Office 365?
Microsoft Office Professional Plus
PC, tablet, telefoon, notebook, online, thuis, etc.
Samenwerken E-mail & Agenda | Exchange online
Bestanden opslaan & delen In teams informatie delen
Professioneel communiceren Chat, audio- en videogesprekken, onlinevergaderingen
Sociaal bedrijfsnetwerk Yammer
Voordelen Microsoft Office 365
Microsoft Office in de praktijk… 365
Office Wanneer gebruik je Delve? Delve • Informatie zoeken over bepaald onderwerp • Documenten inzien waar teamleden aan werken • Status achterhalen project of klant
• Overzicht taken en workflows in één portal
Yammer Wanneer gebruik je Yammer? • Informatie delen met collegae • Topic beginnen over bepaald onderwerp • Persoonlijke berichten posten • Snel op de hoogte wie waar mee bezig is
Teamsites Wanneer gebruik je Team sites? • Documenten delen met collegae • Samenwerken aan projecten • Informatie delen met klanten
Het moderne kantoor
De Ketchup mail Chat | Skype | Call | Video | Conference | Mail | Post
Samenwerken
Het moderne kantoor met Office 365
Microsoft Office 365 Top vijf meest gehoorde bezwaren…
Aanpak
Hoe kan Ictivity u begeleiden?
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek Stap 2 Business case Stap 3 Migratieplan Stap 4 Rapportage
Resultaat: Are you Office 365 Cloud Ready?
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek • Compliancy & Security • Technical & Capability fit • Use Cases & Persona | Onderzoek Persona
Agenda en doelstelling Workshop Personas Agenda
Quickscan functie profielen
Persona onderzoek
Doelstelling Workshop Inleiding en aanleiding
Definitie van de personas
Office 365, de verschillende plannen
Next Steps…
Inzicht verkrijgen in de gebruikerspopulatie om hiermee gebruikersprofielen te koppelen aan functionaliteit
Persona’s: Vrijheid in gebruik
Flexibele Medewerker
Mobiele Medewerker
Deelt een ICT werkplek, heeft een eigen device • Team Manager
Heeft een eigen device, PC, Kassa, Notebook, Tablet • Locatie Manager
•
•
HR, Sales Op kantoor vanaf een locatie
Regio Manager
Zeer mobiel, werkt offline en online
Kantoor Medewerker
Locatie Medewerker
Heeft een vaste ICT werkplek • Project Manager
Heeft geen eigen ICT werkplek • Cateringmedewerker
• •
Marketing Medewerker Inkoop Assistent
•
Beperkte vrijheid in gebruik
Horecamedewerker
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek • Compliancy & Security • Technical & Capability fit • Use Cases & Persona | Onderzoek Persona
Resultaat: Is Office 365 organisatorisch en technisch haalbaar?
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 2 Office 365 Businesscase • Inzicht in functionaliteit • Matchen persona’s met abonnementen • Vergelijk in € TCO Office 365
Aantal medewerkers:
500
Percentage medewerkers volledige functionaliteit
100
Percentage medewerkers beperktere functionaliteit
0
Afschrijving in [jaar]:
3
Office On Premise
Office 365
Microsoft Software
Per stuk
Aanschaf/initieel
Per jaar
2
Exchange Server Enterprise (+ Edge server)
€
4.000 €
0
Exchange Standaard User CAL
€
78 €
500
Exchange Enterprise User CAL
€
48 €
1
SharePoint Server 2013
€
6.500 €
500
SharePoint Server 2013 Standard User CAL
€
1
Skype for Business Server 2013
€
500
Skype for Business Server 2013 Standard CAL User
€
38 €
18.750 €
13 €
6.250
500
Office 2013 Professional Plus
€
475 €
237.500 €
158 €
79.167
€
349.750 €
4.914 €
116.583
1
Antivirus - Suite: virus, spam, malware
€
5
Microsoft Windows 2012 Server licenties
5
Back-up Agent
€
24.000 €
16 €
8.000
6.500 €
2.167 €
2.167
103 €
51.500 €
34 €
17.167
3.500 €
3.500 €
1.167 €
1.167
Aanschaf/initieel
Per jaar
12.500 €
12.500 €
€
800 €
€
1.795 € €
Subtotaal
Infrastructuur Hardware
Per stuk
Totaal per jaar
4.167 €
4.167
4.000 €
267 €
1.333
8.975 €
1.011 €
5.056
25.475 €
5.445 €
10.556
Aanschaf/initieel
Per jaar
Totaal per jaar
5
VM resource kosten (licenties, hardware, stroom, koeling, ruimte, opslag, e.d.)
€
4.000 €
20.000 €
1.333 €
6.667
2
Load Balancer t.b.v. Exhange
€
7.000 €
14.000 €
2.333 €
4.667
1
Projecthardware uitbreiding
€
10.000 €
10.000 €
3.333 €
3.333
€
44.000 €
7.000 €
14.667
Subtotaal
Beheer
Per stuk
Aanschaf/initieel
Per jaar
Toelichting
Microsoft Office 365 Abonnement
2.667 -
Per stuk
-
1.333 € 26 €
Subtotaal
Infrastructuur Software
8.000 €
Totaal per jaar
Totaal per jaar
500
0
Per user
Office 365 Enterprise E4
€
260 €
Office 365 Enterprise E3
€
236 €
Office 365 Enterprise Kiosk (alleen mail)
€
21 €
-
Office 365 Enterprise Kiosk K1
€
41 €
-
Subtotaal
Toelichting
Totaal per jaar
€
118.000
118.000
Infrastructuur Software
Subtotaal
Toelichting
€
-
Infrastructuur Hardware 2
Federation & Mail Server
€
Subtotaal
Toelichting
2.500 €
5.000
€
5.000
Beheer & Project
7
Beheerkosten per server (2 dagen per jaar)
€
4.000 €
28.000 €
1.333 €
9.333
4
Ondersteuning changes & verstoringen
€
375 €
1.500
4
Externe consultancy (aantal dagen per jaar)
€
7.000 €
28.000 €
2.333 €
9.333
1
Projectmigratie Fastrack (eenmalig)
€
17.500 €
5.833
2
Exchange praktisch beheer voor 4 beheerders
€
2.500 €
5.000 €
833 €
1.667
1
Implementatie Exchange / Skype for Business/ Sharepoint
€
800 €
800 €
267 €
267
1
Upgrade Exchange / Lync / Sharepoint (back-end componenten)
€
1.795 €
1.795 €
413 €
413
€
7.595 €
1.513 €
2.347
2.333 €
-
€
7.333
Subtotaal €
Grand Totaal
7.000 €
-
€
€ 144.153
Subtotaal
Grand Totaal
€ 130.333
Office 365
500
0
Microsoft Office 365 Abonnement
Per user
Office 365 Enterprise E4
€
260 €
Office 365 Enterprise E3 (incl. Office lokaal)
€
236 €
Office 365 Enterprise Kiosk
€
21 €
-
Office 365 Enterprise Kiosk K1 (uitsluitend Office online)
€
41 €
-
Subtotaal
Totaal per jaar
€
118.000
118.000
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 2 Office 365 Businesscase • Inzicht in functionaliteit • Matchen persona’s met abonnementen • Vergelijk in € TCO Office 365
Resultaat: Is er een Business case in €€€ ?
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 3 Migratieplan • Geautomatiseerde inventarisatie • Microsoft OnRamp, technische stappen • Adoptieplan (communicatie & project)
Resultaat: Welke technische stappen zijn benodigd voor migratie?
Office 365 Een helder stappenplan Readiness Stap 4 Rapportage • Functionele intake, training & begeleiding • Impact & risico analyse • Roadmap & adoptieplan!
Resultaat: Roadmap op basis van stoplichten
Samenvatting& Conclusie Momentum Het is niet meer de vraag "of", maar "wanneer en hoe"
Ontwikkeling & focus Tempo van verbeteringen is enorm
Office 365 Readiness Niet zomaar geschikt voor iedere organisatie
Ictivity helpt bij de keuze! Met helder stappenplan
Samenwerken Mijlpaal in productiviteit en een nieuwe manier van werken!
Bedankt Voor uw aandacht!
