Modern bellen zonder zorgen

Modern bellen zonder zorgen

Management Summary

Versie 1.2.

Modern bellen

Wanneer u voor de keuze staat om een nieuwe telefonieoplossing voor uw onderneming te implementeren, zijn er vele mogelijkheden. Rekening houdend met gebruiksgemak, efficiency, eenvoudig in beheer, het verkrijgen van managementinformatie en bovenal de bereikbaarheid voor uw klanten, bent u op zoek naar een slimme oplossing. U zoekt een compleet systeem waarvan de mogelijkheden stap-voor-stap met u meegroeien. Met deze brochure willen we u in logische stappen informeren waaruit de telefonieoplossing kan bestaan. Startend vanaf de basis wordt een steeds uitgebreidere oplossing opgebouwd. Centraal in onze oplossingen staan te allen tijde: o o o

het vergoten van de productiviteit van uw medewerkers; het versterken van de relatie met uw klanten; lagere “Total Cost of Ownership”.

Kritische uitgangspunten bij het ontwikkelen van de Cisco telefonieoplossing door hollander techniek zijn een superieure kwaliteit en het kunnen opbouwen van een uiterst betrouwbare oplossing.

IP-telefonie

Klaar voor de toekomst

Cisco

Bij de keuze voor een nieuw telefonieplatform heeft u de keuze uit twee technieken: IP-telefonie (VoIP) of traditionele telefonie. De keuze hierin is sterk afhankelijk van uw toekomstvisie. Kiest u voor korte of voor lange termijn?

De Cisco IP-telefooncentrale is vanaf de basis IP, waardoor u er verzekerd van bent dat alle huidige en toekomstige mogelijkheden op het gebied van telefonie kunnen worden ingevuld met uw nieuwe telefonieoplossing.

Het Cisco IP-telefoonsysteem is primair geschikt voor IPtelefonie, een strategische keuze voor de toekomst. Traditionele telefonie kan in beperkte vorm worden aangesloten. Dit geldt voor analoge telefoons en faxen. Met slechts een kleine investering kan deze apparatuur worden hergebruikt.

Zodra uw organisatie meer gebruikers en/of locaties wil toevoegen aan de oplossing zijn de uitbreidingsmogelijkheden vrijwel ongelimiteerd. Zelfs het koppelen aan een bestaande (niet Cisco) telefooncentrale behoort tot de mogelijkheden en zorgt voor een geleidelijke overgangssituatie naar de nieuwe omgeving.

Cisco Systems biedt hoogwaardige telefonie- en datanetwerkoplossingen voor bedrijven, instellingen, onderwijs en de overheid. Wereldwijd is Cisco marktleider op IP-communicatie en is er constant op gericht haar marktpositie te versterken. De Cisco IP-telefonieoplossingen zijn breed inzetbaar voor zowel het midden- en kleinbedrijf als voor middelgrote en grote organisaties. Hierbij is het uitgangspunt voor iedere organisatie zoveel mogelijk functionaliteit te bieden met de grootste betrouwbaarheid tegen een aantrekkelijke prijs. Met Cisco haalt u een kwaliteitsoplossing in huis.

Modern_bellen_zonder_zorgen_MS_v1.2.doc

2

Gebruiksvriendelijk en gebruiksgemak. Wat bedoelen we daarmee? Makkelijk bellen

De gebruiker staat centraal

U herkent het wel, een telefoonnummer op de telefoon intoetsen, terwijl het nummer op uw computerscherm staat. Dit is verledentijd wanneer gebruik wordt gemaakt van de Cisco IPtelefoons. Selecteer een telefoonnummer, rechter muisklik en selecteer bellen. Een gratis mogelijkheid van Cisco.

Bijvoorbeeld, op een IPtelefoon een doorschakeling activeren is een kwestie van het indrukken van de doorschakeltoets, gevolgd door de bestemming. In het display van de IP-telefoon staat de doorschakeling vermeld.

Eenvoudig samenwerken

Hulp is altijd nabij Wat kan mijn IP-telefoon allemaal? Diverse Cisco IPtelefoons beschikken over een helpfunctie op de telefoon zelf. Door de helptoets in te drukken wordt op het display van de telefoon uitleg gegeven van de werkingen van de telefoon of een specifieke functie. Telefoniefuncties worden op een gebruiksvriendelijke manier aangeboden.

Terwijl u in gesprek bent, wilt u wellicht even overleggen met een collega in een andere ruimte of locatie. Het opzetten van een conferentiegesprek gaat dan zeer eenvoudig. Tijdens het gesprek kunt u direct een extra gesprek opzetten. Het eerste gesprek wordt automatisch in de wachtstand geplaatst. In de telefoongids van de IP-telefoon kunt u zien of de telefoon van uw collega direct beschikbaar is. Zodra het tweede gesprek met uw collega staat, drukt u op de conferentietoets en kunt vervolgens gelijktijdig met beide partijen spreken. Op het display van de IP-telefoon wordt alles zeer duidelijk aangegeven.

Hollander techniek stelt dat bij iedere telefonieoplossing de gebruiker centraal staat. Doorgaans kent een organisatie verschillende groepen medewerkers, met elk hun eigen behoefte aan bepaalde telefoniefunctionaliteiten. Per typische groep gebruikers heeft hollander techniek een gebruikersprofiel opgesteld die u kan helpen bij het bepalen van de meest geschikte functionaliteiten voor uw telefonieoplossing. Gebruikersprofielen zijn samengesteld voor: o o o o o o o

directieleden mobiel buiten kantoor mobiel binnen kantoor teamwerkers bureaumedewerkers telefonistes callcenter medewerkers

Ieder gebruikersprofiel bevat drie kenmerken: de mobiliteit van de medewerker, de mate waarin voor dagelijkse werkzaamheden met anderen wordt gecommuniceerd en of men veelal in teamverband werkzaam is. Met de gebruikersprofielen krijgt een medewerker de middelen die hij of zij nodig heeft, niks meer, niks minder.


3

Voor organisaties van 30 tot 60.000 gebruikers Het Cisco telefoonsysteem kenmerkt zich door de meest uitgebreide telefoniefunctionaliteiten. Deze functionaliteiten zijn geschikt voor vrijwel iedere organisatie van 30 tot 60.000 gebruikers. Doordat de oplossing zeer flexibel en modulair is op te bouwen, kan direct worden gestart met een uiterst modern telefonieplatform en kan op ieder gewenst moment extra functionaliteit worden toegevoegd. De oplossingen van Cisco kunnen in ieder situatie worden toegepast, te denken valt aan de vervanging van een bestaand telefoonsysteem of een migratiescenario waarbij het bestaande telefoonsysteem wordt afgebouwd en een nieuw systeem wordt opgebouwd; eventueel moeten meerdere locaties voorzien worden van telefonie.

Scenario 1. Een enkele vestiging: • alle telefonie over het datanetwerk; • uitstekende spraakkwaliteit; • IP-telefoons met vele mogelijkheden.

Voordeel scenario 1. o o o

flexibele manier van uitbreiden en verhuizen van IP-telefoons; één netwerk voor spraak- en datacommunicatie; groot aantal eenvoudig te integreren toepassingen voor telefoons.

Scenario 2. Meerdere vestigingen: • één oplossing voor alle vestigingen; • centrale voorzieningen zoals telefonistenpost en beheer; • per locatie mogelijkheden voor hoge beschikbaarheid.

Voordeel scenario 2. o

o

o

virtueel één grote onderneming opzetten: voor iedere gebruiker dezelfde faciliteiten; flexibel werken, op iedere werkplek, op alle locaties. lagere “Total Cost of Ownership”: één telefoonabonnement; geen kosten meer voor communicatie tussen locaties. lagere beheerkosten: alle locaties centraal beheerd; één onderhoudscontract; ongeacht de situatie kunnen alle gebruikers, op iedere locatie, gebruik maken van alle geboden functionaliteiten van het Cisco systeem.


4

Betrouwbaarheid, altijd beschikbaar, altijd bereikbaar. Om er voor te zorgen dat de telefonieoplossing te allen tijde beschikbaar is en uw bereikbaarheid wordt gemaximaliseerd, biedt het Cisco telefoonsysteem verschillende mogelijkheden om dit te garanderen.

Op de hoofdlocatie Het hart van de Cisco oplossing is een server. Door de server dubbel uit te voeren bestaat de oplossing uit een actieve server en een standby server. Wanneer de actieve server niet beschikbaar is (door bijvoorbeeld een defect of wegvallen van een verbinding), wordt dit gesignaleerd door de standby server en schakelt deze direct om tot een actieve server. Het systeem blijft volledig beschikbaar. Wanneer de originele server weer beschikbaar is, schakelt het systeem automatische om. Voor maximale zekerheid kan de standby server in een sub-locatie gehuisvest zijn. Op de hoofdlocatie is standaard ook een telefonienoodvoorziening opgenomen. Deze oplossing is identiek aan de SRST oplossing voor een sub-locatie.

Sub-locaties Voor wie absolute bereikbaarheid op iedere locatie wenst, biedt de Survivable Remote Site Telephony (SRTS) maximale continuïteit. Sub-locaties die zijn voorzien van de SRST kunnen voor een aantal gebruikers volledig zelfstandig functioneren, wanneer de verbinding met het hoofdkantoor wegvalt. Een SRST gedraagt zich als het ware als een standby server, maar minder uitgebreid. Zodra de verbinding met het hoofdkantoor weer beschikbaar is, wordt er omgeschakeld naar de standaard situatie.

Beheer en managementinformatie Uw nieuwe telefonieoplossing kan overzichtelijk en op gebruiksvriendelijke wijze worden beheerd met de standaard meegeleverde beheertools zoals de Real-Time Monitoring Tool en de CDR Analysis and Reporting Tool. Gebruikersbeheer, configuratie, fouten en alarmering en gesprekregistratie-informatie zijn allen binnen handbereik via een unieke set van geïntegreerde tools. Voor de eindgebruikers is een webpagina beschikbaar voor het beheer van de persoonlijke telefoon.


5

Uw bereikbaarheid optimaal georganiseerd Met het Cisco telefoonsysteem heeft u de basis voor uw telefonieoplossing gelegd. Nu zijn we toe aan de volgende stap. U wilt uw bedrijfscommunicatie dusdanig organiseren dat u optimale bereikbaarheid verkrijgt voor uw klanten, medewerkers en andere relaties. De aanvullende PETER Connects applicaties op het Cisco telefoonsysteem bieden uw medewerkers een set aan mogelijkheden om zo efficiënt mogelijk om te gaan met communicatie en bereikbaarheid.

Manager/Assistant De Manager/Assistant voor het Cisco IP-telefoonsysteem is een uiterst effectief en compleet systeem om de selectieve bereikbaarheid van de druk bezette medewerkers te stroomlijnen. Het is bedoeld voor medewerkers die gesprekken voor elkaar behandelen. Enkele kenmerken zijn: • • •

eenvoudig in te stellen bereikbaarheid met een toolbar op de PC of via de IP-telefoon; waarneming voor elkaar eenvoudig te regelen; overzichtelijke weergave op de IP-telefoon.

Single Log On Single Log On is het principe dat er naar streeft dat gebruikers met zo min mogelijk wachtwoorden toegang krijgen tot applicaties en gegevens. Single Log on verzorgt dit voor uw werkplek. Wanneer u inlogt op uw computer, logt u ook automatisch in op uw IP-telefoon. Uiteraard met behoud van alle persoonlijke instellingen. Met behulp van Single Log On wordt het mogelijk om flexibele werkplekken uit te rusten met het bedieningsgemak van een vaste IP-telefoon. Dit zonder de gebruiker te belasten met ingewikkelde in- en uitlogprocedures.


6

Attendant De Attendant is een krachtige softwarematige bedienpost waarmee zeer grote hoeveelheden telefoongesprekken snel en gemakkelijk kunnen worden behandeld. Bij uitstek geschikt voor een centrale telefonistenpost. De software is eenvoudig in gebruik en beschikt over een reeks slimme mogelijkheden voor een vlekkeloze telefoonbehandeling. Enkele van deze mogelijkheden zijn: • • • • •

bij drukte een wachtrijmelding “U bent de derde wachtende”; omroepen via de luidsprekers van groepen IP-telefoons; direct inzicht in de Outlook agenda’s van gebruikers; op eenvoudige wijze per SMS en e-mail terugbelnotities aanmaken en versturen; berichten op IP-telefoons plaatsen “uw bezoek is er”, ook tijdens een gesprek.

Bedrijfstelefoonlijst Op het web gebaseerde bedrijfstelefoonlijst voor uw intranetpagina biedt een continue up-to-date telefoonlijst. De lijst wordt automatisch samengesteld uit verschillende bronnen. Gegevens uit het Cisco telefoonsysteem worden ingeladen, maar ook andere externe bronnen kunnen hiervoor gebruikt worden. Medewerkers, vestigingen of afdelingen kunnen eenvoudig worden geselecteerd op basis van verschillende criteria. De actuele status van de interne telefoons en de blauwe info iconen worden getoond. Handig voor ziekmeldingen en vakanties. Uiteraard is het ook mogelijk om klanten en leveranciers in de lijst op te nemen. Door op een telefoonnummer van de lijst te klikken, belt u het telefoonnummer. In combinatie met de Single Log On biedt de bedrijfstelefoonlijst ook betrouwbare aanwezigheidinformatie (ook wel Presence genoemd).

Voicemail Peter Connects Voicemail is een uiterst efficiënt hulpmiddel voor het inspreken en beluisteren van voicemailberichten. Wanneer medewerkers niet bereikbaar zijn, of selectief bereikbaar willen zijn, kunnen bellers een voicemailbericht inspreken in de voicemailbox van de medewerker. De gebelde medewerker kan op verschillende manieren een melding krijgen van nieuwe voicemailberichten en de berichten kunnen op verschillende manieren worden beluisterd. • • •

berichtmelding van een ingesproken bericht per e-mail, sms en een led op de IP-telefoon; uitluisteren ingesproken berichten via de webpagina, interne/externe telefoon; instelbare aankondigingen zoals “in vergadering’’ of “vrije dag” met bijpassende meldtekst en eventueel keuzemenu voor bijvoorbeeld “toets een 1 voor mijn mobiel”.


7

Uw klantcontact De inkomende gesprekken wilt u zo efficiënt mogelijk routeren naar de juiste medewerker. Met het aantal medewerkers wilt u wachttijden zo veel mogelijk voorkomen. Uw medewerkers moeten inzicht hebben in eventuele wachtende gesprekken en uw klant wilt u informeren over een verwachte wachttijd.

De PETER Connects ServiceDesk software biedt voor dergelijke vraagstukken een aantrekkelijk geprijsde telefonieoplossing voor het afhandelen van grote volumes van inkomend telefoonverkeer. Bij uitstek geschikt voor helpdesks, groothandels, verkooporganisaties en callcenters. De speciaal voor de Cisco IP-telefooncentrale ontwikkelde software verdeelt gesprekken over medewerkers op basis van vaardigheden en/of op basis van een bepaalde volgorde; eerst beschikbaar, langst beschikbaar of een vaste volgorde. De real-time rapportage van de ServiceDesk geeft een helder overzicht van de drukte en van de prestaties van de medewerkers.

•

• • • • • •

wanneer de ServiceDesk geopend is, dan krijgt de beller een welkomstmelding en wanneer gewenst een keuzemenu; bij drukte een wachtrijmelding, “U bent de derde wachtende”; aan-/afmelden met één druk op de knop op IPtelefoon; instelbare nabewerkingtijd; gegevens verzamelen voor statistieken; toolbar voor de manager van de ServiceDesk; optioneel een scherm voor aan de wand.

Inzicht in gegevens • • • • • • • •

aantallen gesprekken; aantallen gesprekken in de wachtrij; aantallen ingelogde medewerkers; piektijden; weggevallen gesprekken in de wachtrij; gemiddelde gespreksduur; snelheid aannemen van gesprekken; en nog veel meer ……..


8

Mobiliteit Voor uw medewerkers die in en om de locatie veel mobiel zijn, wordt voor de telefonische bereikbaarheid een draadloze oplossing aangebonden. Op basis van DECT technologie kan de telefonieoplossing worden uitgebreid met een uiterst betrouwbare mobiele voorziening. Draadloze DECT gebruikers zijn voorzien van veel telefoniefunctionaliteiten zoals ruggespraak, gesprekken doorverbinden en conferentie gesprekken.

Vast-GSM integratie GSM gebruikers kunnen nu ook worden voorzien van veel functionaliteiten, gelijk als op een vaste telefoon. Functionaliteiten als ruggespraak, doorverbinden, automatische terugbellen bij bezet, toezicht door centrale telefoniste of secretariaat op een GSM gesprek, zijn nu beschikbaar via de GSMtelefoon. Met de functie Cisco Mobile Connects wordt deze Vast-GSM integratie mogelijk.

Mobile Connect is te gebruiken met iedere standaard GSMtelefoon of smart telefoon. U hoeft niet te investeren in nieuwe draadloze telefoons en een draadloze infrastructuur.

De voordelen: Cisco Mobile Connect biedt de mobiele GSM gebruiker: • telefoniefunctionaliteit als ware het een vaste telefoon; • bereikbaar onder één telefoonnummer voor zowel vast als mobiel; • onderweg en op kantoor één voicemail systeem; • optimale bereikbaarheid en gebruikersgemak.

Cisco Mobile Connect biedt de organisatie: • controle op alle inkomende oproepen; • instellen van profielen afhankelijk van datum en tijd (bijvoorbeeld voor zakelijk- en privégebruik); • thuiswerkplekken met een zakelijke telefoon middels een GSM telefoon.


9

IP-netwerk Met de ontwikkeling van telefonie richting IP-communicatie vormt uw IP-netwerk het fundament voor al uw bedrijfscommunicatie. IP-netwerken zijn geschikt voor spraak, data en video. Hiermee wordt niet alleen het transport in het netwerk bedoeld maar, wat nog belangrijker is, ook de voordelen voor de medewerkers die toepassingen ‘anywhere, anytime, anyplace en in any device’ kunnen gebruiken. Het biedt uw medewerkers de mogelijkheid om effectiever met collega’s op afstand samen te kunnen werken en kennis te delen. Integratie van spraak, data en video biedt ook grote kansen om de maandelijkse kosten te verlagen. Veelal is de situatie binnen een organisatie dat diverse infrastructuren naast elkaar bestaan met eigen apparatuur, beheerapplicaties, protocollen en verbindingen. Het is nu al mogelijk om al deze infrastructuren samen te voegen in één multiservice netwerk. Consolidatie van spraak en data kan de maandelijkse kosten van verbindingen tussen de panden structureel verlagen. Wanneer u een nieuwbouw inricht, kan een enorme kostenbesparing gehaald worden door een halvering van de kabelinfrastructuur. Bij een multiservice netwerk is er maar een kabel nodig voor zowel telefonie als data. Door ook gebruik te maken van IP-beveiligingscamera’s wordt het IP-netwerk nog optimaler gebruikt. Hiervoor wordt slechts één infrastructuur gebruikt, daar waar vroeger drie infrastructuren nodig waren. In de toekomst zullen nog meer functies kunnen worden toegevoegd. Is uw IP-netwerk geschikt voor dergelijke ontwikkelingen? Zijn er aanpassingen noodzakelijk? Is de veiligheid goed gewaarborgd? Allemaal legitieme vragen die perfect met het Cisco productportfolio beantwoord kunnen worden. Door nu te kiezen voor een Cisco IP-netwerk met Cisco IP-telefonie kiest u voor een goedwerkend systeem en een stabiele, veilige basis gericht op de toekomst. Ter illustratie zie onderstaande tabel met de wereldwijde marktaandelen van Cisco 2008/2009 in de diverse IP- georiënteerde marktgebieden.


10

Installatie en onderhoud De gecertificeerde engineers van hollander techniek ICT staan voor u klaar voor het installeren en onderhouden van uw Cisco IP-telefoonsysteem. Onze aanpak is gebaseerd op de Cisco Lifecycle Services methode. De werkzaamheden verlopen via een repeterend proces; van het eerste contact tot en met het onderhoudscontract. Hierdoor is de klanttevredenheid hoog. Nu is iedere organisatie uniek. Daarom past hollander techniek zich aan op uw situatie. Wilt u zelf met uw beheerders een grote actieve rol hebben in het opbouwen en onderhouden van het telefoonsysteem, dan kan dit. Of wilt u het gehele telefoonsysteem outsourcen? Ook dit kan. Hollander techniek past zich aan op uw wensen.

Onderhoud Zoals elk systeem heeft een IP-telefoonsysteem onderhoud nodig. Hiervoor is een onderhoudscontract beschikbaar. Met het onderhoudscontract kunt u de komende jaren terugvallen op de expertise van hollander techniek, wanneer calamiteiten zich voor doen of in geval van periodiek onderhoud. Dit no-nonsense contact bestaat uit twee onderdelen: periodiek onderhoud en een reactietijd bij een calamiteit. Tijdens het periodiek onderhoud vindt er een fysieke controle van de hardware plaats, wordt de werking van de software gecontroleerd en ontvangen gebruikers assistentie bij vragen. Mochten er onregelmatigheden worden geconstateerd, dan worden deze verholpen. Bent u in het bezit van een upgrade voor uw systeem, dan kan de engineer van hollander techniek deze tijdens het periodiek onderhoud voor u installeren. Calamiteiten zijn altijd ongewenst en verstoren de bedrijfsvoering. Mochten ze onverhoopt toch voorkomen, dan biedt een onderhoudscontract garantie op een snelle reactietijd. Er zijn twee varianten beschikbaar; binnen 4 uur een engineer ICT op locatie of de volgende werkdag een engineer ICT op locatie. Calamiteiten kunnen 24 uur per dag worden aangemeld. Voor mutaties en storingsanalyses is de helpdesk ICT beschikbaar. Veel van deze handelingen kunnen op afstand worden verwerkt of verholpen. Dit bespaart onnodige reiskosten. Mocht de helpdeskmedewerker minder dan 15 minuten tijd nodig hebben om een verzoek of storing te verwerken, dan ontvangt u geen factuur. Om beheer op afstand voor de helpdesk ICT mogelijk te maken, is een VPN verbinding noodzakelijk. Bij het afsluiten van het onderhoudscontract kan hollander techniek dit volledig voor u verzorgen.

Upgrades Upgrades van het telefoonsysteem zijn los verkrijgbaar. Cisco heeft als doelstelling om elk anderhalf jaar een upgrade van het telefoonsysteem uit te brengen. Aangezien de ontwikkelingen bij Cisco elkaar sneller opvolgen dan de ontwikkelingen in een gemiddelde organisatie, adviseert hollander techniek u om elke drie jaar de aanschaf van een losse upgrade te overwegen. Hollander techniek neemt periodiek contact met u op om de mogelijkheden van deze upgrade met u door te nemen. Wanneer een upgrade voor uw organisatie geen meerwaarde heeft, zal hollander techniek u dit ook niet aanbieden. Zo kunt u zich focussen op uw bedrijfsvoering en bent u verzekerd van een up-todate telefoonsysteem. Modern bellen zonder zorgen.


11

Partners van hollander techniek ICT

partner hard- en software

partner mobiele communicatie

partner werkplekautomatisering

partner zakelijk vaste netwerk

Bezoekadres: Boogschutterstraat 30 7324 AG Apeldoorn Postadres: Postbus 1172 7301 BK Apeldoorn T: 055-368 11 11 F: 055-368-11 00 E: [email protected]


12

Modern bellen zonder zorgen

Recommend Documents