JD
MMB2016000000837
Rada města Brna
Z7/20. zasedání Zastupitelstva města Brna konané dne 6. září 2016
ZM7/1568
Název: Projekt „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" - posouzení projektu
• •
Obsah: Posouzení projektu „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" Důvodová zpráva Návrh usnesení:
Zastupitelstvo města Brna schvaluje posouzení projektu „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna", které tvoří přílohu č ... těchto usnesení souhlasí s přípravou žádosti o dotaci z Integrovaného regionálního operačního programu na projekt „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" v rámci parametrů uvedených v posouzení projektu ukládá Radě města Brna zajistit dopracování žádosti o dotaci z Integrovaného regionálního operačního programu na projekt „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" v rámci parametrů uvedených v posouzení projektu T: do 31.12. 2016 Stanoviska dotčených orgánů: Materiál byl předložen Radě města Brna na schůzi č. R7/076 konané dne 30. 8. 2016.
/
Zpracoval: u^ ' C^ Odbor implementace evropských fondů Odbor kultury —t , \_^>
Předkládá: Rada města Brna
\\\\
Posouzeníprojektu se skládá z těchto částí: 1.
Záměr projektu a) Obecné údaje b) Legislativní a strategický průmět, popis projektu c) Financování
2.
Analýza dotačních příležitosti
%
PROJEKTOVÝ ZAMER - část A. A .1. PŘEDKLADATEL
1. Plný název předkladatele projektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace 2. Právní statut: příspěvková organizace A. 2. KONTAKTNÍ OSOBA A PARTNEŘI PROJEKTU
1. Nositel projektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace 2. Jméno kontaktní osoby (nositele): Libuše Nivnická, ředitelka KJM 3. Adresa, telefon, mobil, e-mail, webová stránka kontaktní osoby: Kobližná 4,601 50 Brno, 542 532 111, kjm(a)kim.cz, www.kjm.cz 4. Přehled partnerů participujících na projektu: Projekt bez partnerství. 5. Adresa, telefon, mobil, e-mail, webová stránka partnerů na projektu: 6. Způsob spolupráce partnerů na projektu: A. 3. VŠEOBECNÉ INFORMACE O PROJEKTU
1. Název projektu: Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna 2. Umístění projektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, ústřední knihovna včetně všech poboček
m
3. Cíle projektu, jeho účel: Projekt posílí infrastrukturu a konsoliduje ICT Knihovny Jiřího Mahena v Brně, podpoří standardizaci informačního systému organizace a zajistí potřebnou úroveň služeb. Dojde tak k zefektivnění, zvýšení transparentnosti činnosti organizace a přístupnosti služeb. Primárním účelem je zajištění: • rozšíření schopnosti informačního systému elektronizovat dokumenty • posílit předpoklady IS pro komplexní elektronizaci služeb • efektivní využití centra sdílených služeb Magistrátu města Brna • efektivní kontrola využívání zdrojů pomocí projektového řízení • překonání roztříštěnosti informačního systému pomocí sdílení elektronických dokumentů jako jednotícího prvku • modernizace a rozvoj regionálního datového centra • zavést manažerskou kontrolu nad hospodařením organizace • efektivní řízení zdrojů včetně lidských • propojit ekonomická data v rámci organizací města Brna • posílení bezpečnosti pro sdílení informací • vytvořit předpoklady pro automatizaci provozu informačního systému Technické řešení obsahuje: • Dodávka komponent pro práci s elektronickými dokumenty • Ekonomický systém a řízení lidských zdrojů • Bezpečná komunikace se sdílením dokumentů • Doplnění a rozšíření funkcionalit páteřního informačního systému • Doplnění výkonu infrastruktury Hlavními cíli projektu jsou: • Zvýšit možnosti práce s elektronickými dokumenty • Zvýšit bezpečnost prostředí • Zajistit kontrolu efektivního hospodaření • Připravit podmínky pro příjem samoobslužného ÚEP • Vyšší možnosti využití pořízeného HW a SW • Efektivní řízení projektů • Zvýšení kontroly vnitřních zdrojů prostřednictvím projektového řízení aktivit organizace • Zaj istit bezpečnou elektronickou komunikaci mezi j ednotlivými úseky
%
4. Výchozí stav: Momentální stav informačního systému Knihovny Jiřího Mahena neumožňuje efektivní práci s elektronickými dokumenty, neumožňuje dokumenty bezpečně vyměňovat, efektivně řídit lidské zdroje a reportovat ekonomické ukazatele o hospodaření organizace pro management odpovídající aktuálním požadavkům a potřebám řízení a správy moderní organizace. Vnitřní agendový informační systém má následující nedostatky: • není připraven na práci s digitálními dokumenty • v rámci ICT organizace není definován řídící integrační prvek, který je v moderních systémech reprezentován zejména dokumenty a ekonomickými procesy • není připraven podporovat sofistikované elektronické služby a dochází tak k technologickému zaostávání. Projektový záměr proto navrhuje doplnění informačního systému organizace o moderní elektronické služby, které organizace pro svůj další rozvoj naléhavě potřebuje počínaje optimalizací nákladů na nákup fondu, efektivní kontrolu hospodaření a řízení lidských zdrojů, schopnost zpracovávat elektronické dokumenty s bezpečným způsobem jejich sdílení. 5. Předpokládané výsledky projektu: Klíčovým výsledkem bude modernizovaný informační systém Knihovny Jiřího Mahena v Brně Hlavní aktivity projektu - zefektivnění procesů doplněním informačního systému komponenty ICT: Ekonomika Elektronické dokumenty Řízení lidských zdrojů Elektronická obsluha klientů Bezpečné sdílení dokumentů Evidence veřejných zakázek Řízení projektů Doplnění hardware Databáze Technická dokumentace řešení
%
6. Předpokládané dopady projektu: Projekt bude mít především následující očekávané dopady: Zvýšení komfortu veřejné služby Automatizace rutinních činností Transparentní výkon veřejné správy Přesun uspořených nákladů a kapacit na výkon komplikovanější agendy Výrazné zrychlení výkonu agend Lepší měřitelnost výkonu na jednotlivých agendách Zvládnutí vyššího objemu práce bez nutnosti přijímat další síly Značné snížení chybovosti • Flexibilita procesu Dopad na cílovou skupinu občané: • Komfort veřejné služby bude zvýšen • Bude zvýšena rychlost odezvy na požadavek • Bude zvýšena efektivita výkonu • Výkon bude predikovatelný a transparentní • Veřejná služba bude nediskriminační • Přístupnost se zvýší Dopady na cílovou skupinu zaměstnanci Knihovny Jiřího Mahena • Omezení výkonu rutinní práce • Lepší alokace kapacit pracovní doby z administrativních na věcné problémy • Úspora času • Zvýšení výkonu při stávajících kapacitách • Automatizace výkonu agend • Výrazné usnadnění práce • Aktuálnost dat 7. Cílové skupiny: veřejnost, zaměstnanci KJM
k
G,
PROJEKTOVÝ ZAMER - část B. B. 1. POPIS PROJEKTU
1. Jednotlivé aktivity projektu: Přípravná etapa - studie proveditelnosti Investiční etapa - modernizace informačního systému realizací technického řešení Provozní etapa - provoz modernizovaného informačního systému (min. 5 let) 2. Časová náročnost projektu: • Přípravná 1.6. 2016-31.12. 2016 • Investiční 1. 1.2017-31.12.2018 • Provozní 1.1.2019-31.12.2023 • Poprovozní od 1. 1. 2024 3. Indikátory: Počet pořízených informačních systémů -1 Nová funkcionalita informačního systému - min. 3 4. Hrubý rozpočet na celou dobu trvání projektu: 9 978 950 Kč včetně zvýšených nákladů na provoz po dobu udržitelnosti projektu. B. 2. STRATEGICKÝ A LEGISLATIVNÍ PRŮMĚT
1. Soulad se Strategií pro Brno: Soulad s cíli • Zlepšení vnitřní komunikace - projekt posiluje komunikaci s občanem pomocí elektronické formy a připravuje tak možnost elektronických služeb. • Posílení čerpání dotací z evropských fondů - projekt čerpá z evropských fondů. • Propagace strategického profilu města jako centra vzdělávání, výzkumu, vývoje, inovací a podnikání ve vyspělých technologiích - Knihovna Jiřího Mahena patří mezi klíčové instituce rozvoje vzdělávání a vědy. Projekt posiluje její schopnost takové služby nabízet. • Podpora rozvoje kulturního vyžití a zachování kulturního dědictví - knihy a vzdělání patří především do této kategorie a projekt rozvíjí schopnost Knihovny Jiřího Mahena tento cíl naplňovat. Účinná politika města v oblasti rozvoje lidských zdrojů - Knihovna Jiřího Mahena vhodně podporuje vzdělávání a rozvoj lidských zdrojů. Projekt také dále působí i dovnitř organizace a podpoří efektivní řízení lidských zdrojů. 2. Soulad s odvětvovými koncepčními dokumenty MMB: Projekt je v souladu s dokumentem Program rozvoje kultury města Brna. 3. Soulad s územním plánem města Brna: Nerelevantní.
%
4. Legislativní audit: Veškeré aktivity plánované v rámci tohoto projektu jsou zcela v souladu s platnou legislativou ČR i EU. Realizací tohoto projektu nevznikají právní rizika pro žádný subjekt. Neočekávaná rizika mohou přijít se změnami z legislativní úrovně. Projektový cyklus na statutárním městě Brně počítá s řadou metodik, aby nebylo možné realizaci projektu nějakým způsobem poškodit. Existence metodik dostatečně eliminuje vnitřní legislativní riziko. Projekt bude probíhat v souladu s interními postup a směrnicemi organizace a MMB a metodikou IROP. Vnější legislativní riziko lze jen těžko úplně odstranit, legislativa přijatá na národní úrovni může neočekávaně změnit parametry projektu (daňové reformy apod.).
l\
I.
PROJEKTOVÝ ZAMER - část C. C. 1. FINANCOVÁNÍ
2. Možnosti financování v Kč Vlastní zdroje Rozpočet města Ostatní veřejné zdroje EU Privátní zdroje jiné Celkem
Částka
Příjmy z projektu
%
ooo
1. Rozpočet na celou dobu trvání projekt u: fáze Výdaje na projekt v Kč investiční provozní přípravná 115 000 0 realizační 8 463 950 0 provozní 0 1 400 000 Celkem 1 400 000 8 578 950
0 Upřesnění
857 895 10 7 721 055 90 Integrovaný regionální operační program
8 578 950 100
Informační systém si vyžádá provozní výdaje ve výši cca 280 tis. Kč ročně (servis, upgrade, technická podpora apod.). C. 2. OSTATNÍ INFORMACE
1. Majetkové poměry: Veškeré pořizované prostředky budou ve vlastnictví statutárního města Brna a svěřeny Knihovně Jiřího Mahena v Brně, příspěvkové organizaci. 2. Synergie: V posledních pěti předcházejících letech nebyl realizován žádný projekt v rámci národních ani jiných fondů, který by přímo souvisel s předkládaným projektem. 3. Zajištění udržitelnosti projektu: Bude v plné šíři zajišťovat Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace
%!
ft
Analýza dotačních příležitostí Projekt „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" svojí náplní spadá do Integrovaného regionálního operačního programu, specifického cíle 3.2 - Zvyšování efektivity a transparentnosti veřejné správy prostřednictvím rozvoje využití a kvality systémů ICT. Celkové náklady na projekt činí 9,9 mil. Kč, včetně cca 1,4 mil Kč na provozní výdaje po dobu udržitelnosti. Projekt je potenciálně financovatelný z Integrovaného regionální operačního programu, přičemž projekty podpořené z tohoto dotačního zdroje mohou získat dotaci až 90 % ze způsobilých nákladů. Zdroje krytí projektu Projekty podpořené z tohoto dotačního zdroje mohou získat dotaci až 90 % ze způsobilých nákladů. Strukturu zdrojů krytí projektu ukazuje následující tabulka: Struktura nákladů projektu Podíl města vč. provozních výdajů Dotace z EU (prostřednictvím IROP) celkové rozpočtové náklady
Částka Kč 2 257 895 7 721 055 9 978 950
Podíl v % 23 77 100
10
Důvodová zpráva Kolektivním orgánům města Brna je předkládáno posouzení projektu „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" s předpokladem podání žádosti o podporu do 28. výzvy Integrovaného regionálního operačního programu. Projekt posílí infrastrukturu a konsoliduje ICT Knihovny Jiřího Mahena v Brně, podpoří standardizaci informačního systému organizace a zajistí potřebnou úroveň služeb. Dojde tak k zefektivnění, zvýšení transparentnosti činnosti organizace a přístupnosti služeb. Momentální stav informačního systému Knihovny Jiřího Mahena neumožňuje efektivní práci s elektronickými dokumenty, neumožňuje tyto dokumenty bezpečně vyměňovat, efektivně řídit lidské zdroje a reportovat ekonomické ukazatele o hospodaření organizace pro management odpovídající aktuálním požadavkům a potřebám řízení a správy moderní organizace. Celkové náklady se předpokládají ve výši 9 978 950 Kč. Dotace se odhaduje až na 7 721 055 Kč (90 % z celkových způsobilých investičních nákladů), kofinancování projektu tvoří 857 895 Kč (10 % z celkových způsobilých investičních výdajů) a dále výdaje na provoz ve výši 1 400 000 Kč po dobu udržitelnosti projektu. Realizací projektu bude v případě schválení posouzení projektu pověřena Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace, v této souvislosti by byly voleným orgánům města Brna předloženy související dokumenty. Struktura výdajů projektu „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" (včetně DPH) 100,0% Celkové výdaje projektu 9 978 950 Kč 0,0 % Nezpůsobilé výdaje OKč 14,0 % Provozní výdaje 1 400 000 Kč Způsobilé výdaje 86,0 % 8 578 950 Kč 77,4 % Celková dotace 7 721 055 Kč 22,6 % Kofinancování města vč. provozních 2 257 895 Kč
Nositelem projektu v souladu s Metodikou implementace projektů (spolu)financovatelných z evropských fondů je Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace. Stanoviska dotčených orgánů: Komise Rady města Brna pro kulturu na zasedání konaném dne 3. 8. 2016 materiál doporučila ke schválení Hlasování: přítomno 8 členů - 8 pro, 0 proti, 0 se zdržel/z 11 členů. Usnesení bylo přijato.
Hm
> O
J-
o
P. Šafař
Mgr. Skarabe
PhDr. V
HJ
JUDr. S
o
Ing. Mic
JA
MgA. K
•>.
ta >
I. Fajno
O
CS JZ
Mgr. Di
2
> o
Mgr. Bl
"S
-M
Š. Ryšai
'b
>
ti cu -rf
PhDr. Hofman
o e
Jm
Q
-rt
lík
to
JÍ
pro
nepřít.
pro
pro
pro
nepřít.
pro
pro
nepřít.
pro
pro
Komise informatiky a otevřenosti radnice RMB o materiálu hlasovala per rollam a materiál doporučila ke schválení. Stanovisko: Komise informatiky a otevřenosti radnice doporučuje Radě města Brna přijmout usnesení předložené Odborem kultury MMB a Odborem Implementace evropských fondů MMB. Komise dále navrhuje, aby agendy, které jsou součástí systému GINIS, byly pokryty přistoupením KJM k multilicenci MMB a aby součástí analýzy možných řešení bylo zjištění, jaký systém používá Moravská zemská knihovna. Hlasování: z celkového počtu 11 členů výboru 10 pro - 0 proti 0 se zdrželo. Jmenovitý přehled tttMováf., Jméno a příjmení Ing Pavel Staněk Ik.Tamáš Koláč,iv Mg!. Petr Hlad* tamii Foltýnek jiři Ides Wět\ Dvořák JUOr. šárfea Cechová llřf Hrářek. Bc, Marcel Kslaia Mgr. Vladaři Krásný Ing. Boris BělouMJV
Hlasováni PRO PRO PftO PSO nehlasoval PRO PHO PRO
" "pio PRO PRO
Výbor implementace projektů EU materiál projedná dne 26. 8. 2016. Komise Smart City bude o materiálu hlasovat per rollam.
Reakce nositele projektu, Knihovny Jiřího Mahena v Brně, příspěvkové organizace, na průběh projednání materiálu v komisích Rady města Brna: Upřesňující odpověď k dotazu na provozní náklady: zda provozní výdaje udržitelnosti (1,4 mil. Kč) budou financovány ze současného provozního příspěvku KJM nebo si schválení projektu vyžádá navýšení neúčelového provozního příspěvku organizace o tyto finance na dobu 5 let a nejspíše i do budoucna? Částka provozních nákladů 1,4 mil Kč za pět let byla stanovena kvalifikovaným odborným odhadem a představuje navýšení ve vazbě na vyšší počet a náročnost agend. Tuto částku nemá KJM ve vlastním rozpočtu a jednalo by se o navýšení provozního nákladu a to samozřejmě i po období udržitelnosti.
é<\
0
Knmovna Jiřího Mahena v Brně
Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace, Kobližná 4, 601 50 Brno
Komise Smart City
č. j.: KJM - 2070/2016
V Brně 24.8.2016
Věc: Projekt „ Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" - posouzeni projektu Vážení členové komise, níže zasíláme odpovědi na Vámi zaslané dotazy. V případě pořízeni systému GINIS Standard se subsystémy: spisová služba, ekonomika, personalistika a mzdy bude zajištěna plná kompatibilita a komunikace se systémy MMB, kde je dnes provozován GINIS (v edici Standard). V současné době knihovna provozuje systém GINIS Expres, který je nižší řadou systémů GINIS, který s ohledem na rozsah řešených agend a objem zpracovávaných dokladů /případů již nedokáže naplnit potřeby naší organizace. Stávající verze IS již z technologických důvodů nedokáže v požadované míře zabezpečit rozvoj IS KJM a požadavky vyplývajíc! z legislativy. Logickým krokem pro zajištění potřeb organizace, povinného výkaznictví a kompatibility řešení ve vztahu ke zřizovateli (MMB) se tedy jeví jako ekonomicky výhodná právě možnost využit projekt na dosažení stejné úrovně funkcionality, kterou disponuje MMB a navíc také doplněni scházejících agend v rámci nového IS. Tato doplnění jsou vyžadována legislativně a bez podáni projektu bychom museli IS postupné doplňovat z vlastních zdrojů, kdy i provozní náklady by se diky tomu postupně stejně také zvyšovaly. Celkově systém přinese nové funkce, nové dílčí systémy a nové vazby mezi nimi. Projekt navazuje na důležité oborové i státní strategické dokumenty: -projekt je koncipován v souladu se záměrem hlavního architekta eGovernmentu a jeho hlavními cíli pro plánovanou nejbližší budoucnost - provázanost správních agend. - projekt zohledňuje .Koncepci rozvoje knihoven pro roky 2016 - 2020" - podpora infrastruktury ICT v knihovnách -projekt zohledňuje „Strategii digitální gramotnosti v ČR pro období 2015 - 2020" - elektronizace veřejné správy, podpora zaváděni elektronických služeb veřejného sektoru atd. U provozních výdajů udržitelnosti jsou náklady určeny na období pěti let. Přesnou částku nákladů za provoz neni možno v této fázi stanovit absolutně přesně, neboť bude předmětem veřejné soutěže. Zároveň od definované částky je možno odečíst částku vynakládanou na podporu stávajícího informačního systému. Vzhledem k tomu, že vedení nfže jmenovaných nových agend je ve většině uvedených příkladů pro naši organizaci povinné, nešlo by se jim ani v budoucnu vyhnout i v případě nerealizace tohoto projektu. Provozní výdaje tedy spočívají: 1. Legislativní update 2. Údržba systému - zajištěni správného provozu, úprava parametrů aplikací nebo změny některých programů tak, aby splňovaly nové požadavky uživatelů, zajištění provozu IS v síti tak, aby byl zajištěn soulad s původním projektem a dokumentací, zajištění optimálního provozu systému, zabezpečeni systému a ochrana dat před neoprávněným přístupem, minimalizace škod vzniklých výpadkem systému např. záložními systémy nebo archivaci dat, tedy kompletní záruční servis. 3. Pravidelná školeni uživatelů - tady se také otevírá možnost v rámci naší podpory i další využití pro proškoleni zaměstnanců MMB a jejich podřízených subjektů, které budou mlt stejnou verzi IS 4. Technická podpora
^
Příklady nových agend, které je nutné elektronicky zabezpečit: - evidence smluv a jejich zveřejňováni - Zákon č. 340/2015 Sb. - problematika předarchivnf péče papírových i elektronických dokumentů a jejich předávání do Národního digitálního archivu Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Vyhláška č. 259/2012 Sb„ Věstník Ministerstva vnitra částka 64/2012, národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „NSESSS")" •
Nařízení elDAS platné od 1.7.2016
•
kontrolní mechanismy čerpáni rozpočtu a doložitelnost jednotlivých operaci
•
manažerské výstupy -propojeni finančních i nefinančních informaci o hospodařeni, analýza odchylek, hodnoceni efektivity, klíčové ukazatele, průřezové rozpočtové ukazatele, jejich definice a sledování, plánování hospodaření
•
zajištění nového projektu autorizovaných odborných zkoušek „knihovník pro děti a mládež"
•
projektové řízeni - vyhodnocení nákladů a výnosů, průběžnou kontrola financi, propojení všech dílčích aktivit souvisejících s projektem a také následná vyžadovaná evidence a archivace souvisejících dokumentů
•
elektronický oběh dokumentů
•
Zajištění komunikace a propojení IS Knihovny s pobočkami v rámci provozních agend
•
Náhrada původního knihovnického systému, jemuž končí v příštích dvou letech podpora
•
Nově vazba mezi knihovnickým a ekonomickým systémem
Všechny plánované strategie rozvoje jsou zaměřeny na elektronizaci jednotlivých procesů, tudiž v delším časovém horizontu by tyto investice bylo nutné financovat z vlastních zdrojů a to jak pořízení, tak následná údržba. Zpracování zadávací dokumentace pro jednotlivá výběrová řízeni budou zadána externímu subjektu - advokátní kanceláři. Náklady na tuto agendu jsou uznatelnými náklady této projektové výzvy a tudíž budou hrazeny z těchto zdrojů a jsou již započítány v současných nákladech na celý projekt. V případě potřeby dalších informaci jsme kdykoli k dispozici.
S pozdravem
I ""_j
•"•rl frs-J
Knihovna Jiřího Mahena v
příspěvková organizace Kobližná 4,601 50 BRNO Kobližná
Ing. Libuše Nivnícká ředitelka
lei.: 542 532 .11, fax: 542 632112
Spojovatelka: 542 532 111, fax: 542 532 112, ředitel: 542 532 100.542 215 658. e-mail:
[email protected], http://www.kim.cz IČO: 00101494, DIČ: CZ00101494, bankovní spojeni: KB Brno-město, č. ú.: 101739621/0100. KJM je registrována u Krajského soudu v Brně, Pr 33/1.
l
i
l
i
Statutami město Bmo finančně podporuje Knihovnu Jiřího Mahena v Bmě, příspěvkovou organizaci.
Hf\
