Mlc. Gemeente Delft. VERZONDEN - 7 Ef C Dalurn. T.W. Andrirss~n l.s

Mlc

Gemeente Delft

Matiinus Nijhoñiaan2 2824 ES Delfl BankrekeningBNG 28.50.01.787 t.n.v. gemeente DelR Bhhandmld door Michiet Vlsser Telefoon 0152802649 [email protected]

Retouradres : Economie, Postbus 78,2600 ME Oelít

Aan de leden van de gemeenteraad

VERZONDEN Dalurn

06-12-2012

14015 Internet

www.ddft.nl

- 7 Ef C. 2012 Onderwerp

Evaluatie Delftse evenementenbeleid

Ons kenmerk

1266348 Uw brief van

Uw kenmerk

Geachte leden van de raad, Bijgaand sturen wij u de evaluatie van het Delftse evenementenbeleid. Hiermee denken wij recht te doen aan de inhoud van toezegging nr. 8 nav de uiteindelijk niet-ingediende motie over het evenementenbeleid (motie 1) en wij beschouwen deze daarom als afgedaan.,.+ Hoogachtend, het college van burgemees

T.W. Andrirss~nl.s.

1266349

- Evenementen en festivals in DelftEen evaluatie van het Delfts evenementenbeleid Delft, december 2012

Opsteller:

M. Visser

1

Inhoudsopgave Samenvatting

4

1.

Inleiding en achtergrond

7

Deel 1:

Stimuleren en regisseren

8

2. 2.1 2.2 2.3

Huidige evenementenaanbod Bezoekcijfers Waardering voor het evenementenaanbod De Delftse evenementenpiramide

8 8 8 9

3. 3.1 3.2

Huidige stand van zaken Huidige uitgangspunten subsidiebeleid Huidige budgetten

11 11 11

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Accenten en ambities Kennisstad: Delft Creating History Impuls voor de binnenstad Regie, clustering en samenwerking Economische situatie Veiligheid en openbare orde Aandacht voor de hele ‘evenementenpiramide’ Evaluatie en onderzoek Marketing en communicatie Continuïteit en kwaliteit

13 13 13 14 14 15 15 16 16 16

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

Stimuleren en regisseren in de praktijk Budget: subsidie en inkoop Subsidie: nieuwe uitgangspunten Inkoop Regie

17 17 17 20 20

Deel 2: Faciliteren en controleren 6. 6.1 6.2

Evaluatie van het Integraal evenementenmodel Opzet van deel 2 Afbakening

22 22 22

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10

Geluid Geluidsmetingen en klachten Geluidsnormen en differentiatie Handhavingsstrategie Continu meetsysteem voor geluidsbelasting Implementatie en toepassing geluidsmeetsysteem Handhaving met het meetsysteem Meldingsprocedure Spreiding van evenementen Meetmethode Geluid van andere bronnen

23 23 23 24 25 26 26 27 27 27 28

2

8. 8.1 8.2 8.3 8.4

Locaties en maximum aantal evenementen Locaties Maximum aantal evenementen Vrijstelling van precario Leges voor het verstrekken van een vergunning

29 29 29 30 31

9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

Schoon, heel en veilig Aandachtspunten Schouwprocedure en – formulier Beeldkwaliteit Aanvullend schoonmaken Veiligheid bij evenementen

32 32 32 32 32 33

10. 10.1 10.2 10.3 10.4

Communicatie Communicatiemiddelen Communicatie over evenementen en vergunningen Communicatie door evenementenorganisator Jaarlijkse kleinschalige evaluatie

34 34 34 34 35

Bijlagen A: B: C: D:

Overzicht input belanghebbenden Overzicht geluidsnormen andere Nederlandse gemeenten Aanschaf geluidsmeetsysteem Locatiematrix

36 37 38 39 40

3

Samenvatting Evenementen bieden vermaak en zijn als instrument voor stadsmarketing van groot belang voor de lokale economie en voor de positionering van de stad. Evenementen zorgen voor een levendige en aantrekkelijk stad, waarin talent zich toont en cultuur wordt beleefd. Een aantrekkelijke (binnen)stad is van belang voor een goed vestigingsklimaat voor bedrijven. Evenementen kennen soms ook een keerzijde, bijvoorbeeld geluidoverlast. Met name de binnenstad biedt een combinatie van wonen, werken en recreëren. Evenementen zijn een waardevol onderdeel van deze menging van functies en een goede balans tussen voor- en nadelen van een evenement is daarbij essentieel. Om die balans te optimaliseren is in 2008 nieuw beleid ontwikkeld, vastgelegd in de kadernota Creatieve Meetlat. In voorliggende nota wordt (de uitwerking van) dat beleid geëvalueerd. Ook doet deze nota voorstellen voor het aanpassen en verbeteren van het beleid. Deze nota bestaat uit twee delen. Het eerste deel richt zich op de stimulerende en regisserende rol van de gemeente, terwijl in deel 2 de focus ligt op de faciliterende en controlerende rol.

Deel 1: regisseren en stimuleren In het huidige subsidiebeleid zijn de grote evenementen en festivals van Delft benoemd tot ‘basisevenementen’. Op basis daarvan komen ze in aanmerking voor een jaarlijkse waarderings-subsidie. Dit geeft organisatoren meer zekerheid. Het biedt echter relatief weinig ruimte voor een heroverweging van de verdeling van het budget. Tijdens de beleidstermijn is er niet of nauwelijks de mogelijkheid om accenten te verleggen of bij een gewijzigde koers van een organisator een andere verdeling te maken.

Accenten en ambities De grote lijnen van het huidige evenementenbeleid zijn nog van toepassing. Door ontwikkelingen in de sector, in de stad, binnen het evenementenaanbod en ambities uit het collegeprogramma zijn echter nieuwe inzichten ontstaan. Deze inzichten geven richting aan het nieuwe evenementenbeleid en houvast bij het maken van toekomstige keuzes:  Kennisstad: Delft Creating History Meer aandacht voor evenementen die de kernwaarden van Delft (technologie, creativiteit, innovatie en historie) aan de bewoners en bezoekers van Delft tonen en de onderscheidende combinatie van historie en technologie voor het voetlicht brengen.  Impuls voor de binnenstad De focus komt de komende jaren meer te liggen op evenementen in de binnenstad, waar de economische spinoff over het algemeen het grootst is.  Regie, clustering en samenwerking Meer aandacht voor clustering van gelijksoortige en elkaar aanvullende evenementen en initiatieven en voor het bevorderen van de samenwerking tussen de betrokken partijen.  Economische situatie Inkomsten uit sponsoring en fondsen voor evenementen nemen af. Ook de gemeentelijke financiële middelen voor evenementen zijn de komende jaren zeer beperkt. De uitvoering van het evenementenbeleid moet daarom passen binnen deze financiële kaders. Het stellen van prioriteiten, het aanbrengen van focus en het maken van keuzes zijn daarom zeer belangrijk.  Signaleren van kansen Het blijft van belang om kansen voor nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om beeldbepalende evenementen of clusters van evenementen voor Delft te ontwikkelen te signaleren.  Evaluatie en onderzoek De komende jaren zal er meer aandacht zijn voor onderzoek op het gebied van waardering, bezoek en hinderbeleving bij evenementen door de organisatoren zelf. Ook zal de gemeente, binnen de bestaande financiële middelen en personele capaciteit, meer onderzoek doen. De gemeente zoekt hiervoor samenwerking met organisatoren en andere belanghebbenden.

4

Budget Als gevolg van bezuinigingen is het evenementenbudget de komende jaren substantieel lager. Onderstaand overzicht toont het beschikbare evenementenbudget voor de komende jaren: (2012) 2013 2014 2015 Budget voor waarderingssubsidies, inkoop (252.000) 232.000 163.000 163.000 kerstboom en Koninginnedag Mogelijke aanvullende bezuinigingen op dit budget zijn nog niet meegenomen in dit overzicht. Ook is bezuinigd op budgetten waaruit incidenteel een bijdrage wordt geleverd aan evenementen. Er is dus niet alleen minder evenementenbudget beschikbaar om een bijdrage te leveren aan de 'basisinfrastructuur' van een evenement, maar ook subsidiebudgetten voor specifieke onderdelen van evenement (zoals bijzondere programmering of workshops) zijn verminderd. Het is wel mogelijk uit enkele incidentele (intensiverings)budgetten een bijdrage te verstrekken voor een kwaliteitsimpuls.

Richtlijnen voor subsidiebeleid De bovenstaande uitgangspunten zijn het kader voor het nieuwe subsidiebeleid en de verdeling van het evenementenbudget. Voor het inrichten van dit beleid doet de nota de volgende aanbevelingen:  de subsidiebijdrage maximeren op 25% van de totale begroting van het evenement;  de hoogte van de subsidie meer afhankelijk maken van de bijdrage die een evenement levert aan het bereiken van gemeentelijke doelen;  specifiek inzetten op het vergroten van het aantal evenementen dat de kernwaarden Historie, Creativiteit en met name Technologie en Innovatie zichtbaar maakt;  een maximale subsidie uit het evenementenbudget per evenement vaststellen (op 30.000 euro);  de beschikbare middelen bij voorkeur inzetten voor evenementen in de binnenstad;  in 2013 verkennen welke organisatoren geïnteresseerd zijn in het organiseren van een biënnale van hun evenement;  met alle gesubsidieerde evenementen prestatieafspraken maken over de toekomst van de evenementen. Samenwerking en clustering spelen hierbij een belangrijke rol. Bovenstaande aanbevelingen moeten worden verwerkt in de beleidsregels 'Grote evenementen en festivals (stedelijke evenementen)'.

Deel 2: faciliteren en controleren De gemeente heeft ook een faciliterende en controlerende (handhaven) rol bij evenementen in de openbare ruimte. Het beleid hiervoor ligt vast in de nota Integraal evenementenmodel uit 2009. In voorliggende nota komen de volgende aspecten aan bod: geluid en meetsysteem, spreiding van evenementen, locaties en maximum aantal evenementen, precario en leges en, ten slotte, communicatie.

Geluid en meetsysteem Uit de evaluatie bleek dat één onderwerp tot de meeste overlast en discussie leidt: geluid. Geluid bij evenementen is inderdaad een ingewikkelde materie. Afgelopen jaren is ervaring opgedaan met de geluidsnormen, ingevoerd in 2009. De gemeente vindt de huidige normen passend bij de stad en de evenementen. Daarom zet de gemeente in om geluidsoverlast beter inzichtelijk te maken en op basis van dat inzicht op het terugdringen ervan. Ook handhavend optreden bij overtreding van geluidsnormen blijkt een complexe aangelegenheid, die in Delft net als bij veel andere gemeenten tot (juridische) vraagstukken leidt. Toch streeft de gemeente uiteraard naar een goede en juridisch houdbare handhavingsstrategie. Het voorstel is om de huidige strategie verder uit te werken. Daarbij wordt meer nadruk gelegd op zelfregulering van de stad en verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator. Het eerder genoemde inzicht in de geluidsbelasting is daarbij een belangrijk instrument. In verschillende gemeenten wordt gebruik gemaakt van een geluidsmeetsysteem dat permanent de geluidsbelasting op verschillende locaties meet. Hierdoor ontstaat meer inzicht in geluid in de (binnen)stad. De gemeente ziet grote meerwaarde in dit systeem en is voornemens het op korte termijn in Delft te implementeren. Het systeem draagt bij aan de bewustwording van de geluidsproblematiek bij bewoners, ondernemers en met name evenementenorganisatoren. Het biedt de mogelijkheid voor organisatoren om de

5

geluidsbelasting te beheersen en voor de gemeente om hen aan te spreken op hun verantwoordelijkheid aan de hand van betrouwbare geluidsmeetgegevens. Het gebruik van dit systeem gaat uit van preventie (preventieve handhaving), waarmee repressieve handhaving in veel gevallen voorkomen kan worden. De gemeente houdt hierbij het overzicht en de regie. Het geluidsmeetsysteem en de wetgeving bieden de mogelijkheid om er een handhavingsstrategie aan te koppelen. Daarbij worden de meetgegevens gebruikt om sancties op te leggen. Deze mogelijkheid wordt verder onderzocht bij de uitwerking van de handhavingsstrategie.

Spreiding van evenementen Het gevoel van overlast en hinder door geluid bij evenementen wordt versterkt doordat op sommige populaire locaties in populaire perioden veel evenementen achter elkaar plaatsvinden. De gemeente zet daarom in op een betere spreiding van evenementen. De gemeente start hiermee in 2013, waarbij ook de input van het geluidsmeetsysteem richting geeft.

Locaties en maximum aantal evenementen Alle in de locatiematrix vermelde locaties worden gehandhaafd als evenementenlocatie. De gemeente vindt (het stimuleren van) de organisatie van evenementen van groot belang. Daarom is het niet wenselijk om het maximum aantal evenementen te beperken.

Precario en leges Bij niet-commerciële evenementen wordt geen precario in rekening gebracht. Deze regeling wordt gehandhaafd. De formulering van deze vrijstelling in de precarioverordening wordt wel aangepast, om de maatregel transparanter te maken. Voor de vrijstelling op leges voor vergunningen geldt dit niet. Tot 2012 werden de leges voor het verstrekken van een evenementenvergunning aan een gesubsidieerde evenementenorganisator niet in rekening gebracht. In het kader van het standpunt dat de vergunningverlening kostendekkend moet worden uitgevoerd, heeft het college in 2011 besloten deze vrijstelling op te heffen.

Communicatie Goede communicatie leidt tot meer begrip over evenementen en mogelijk tot minder klachten. Dit geldt onder andere voor communicatie over wetgeving en beleid, klachtenprocedures, het evenementenoverzicht en communicatie door de evenementenorganisator zelf. De informatie hierover wordt dan ook verbeterd en makkelijker toegankelijk gemaakt. Daarnaast zal ook de organisator van een evenement worden gevraagd de omwonenden beter te informeren. Jaarlijks wordt een kleinschalige evaluatie van het evenementenbeleid georganiseerd waarbij belanghebbenden hun ervaring en opmerking over het afgelopen evenementenseizoen met de gemeente kunnen delen. In ieder geval zullen hier (vertegenwoordigers van) bewoners, evenementen, ondernemers en de gemeente en mogelijk ook vertegenwoordigers van ketenpartners (politie, brandweer en GHOR) deel van uitmaken. Op basis van deze jaarlijkse evaluatie kan worden besloten of het evenementenbeleid op onderdelen moet worden aangepast.

6

1.

Inleiding en achtergrond

De afgelopen 30 jaar is het aantal festivals en grote evenementen met meer dan 3000 bezoekers in Nederland vervijfvoudigd. Waren het er in 1980 ongeveer 150, in 2012 telt de nationale evenementenkalender meer dan 700 festivals. Evenementen zijn dan ook niet meer weg te denken uit de stad. Er ontstaat soms tussen steden zelfs een concurrentiestrijd bij het binnenhalen van toonaangevende landelijk bekende evenementen. De jaarlijkse strijd om het Glazen Huis, waar Delft in 2011 aan mee deed, is daar een bekend voorbeeld van. Gemeenten zijn doordrongen van het feit dat evenementen niet uitsluitend vermaak bieden aan hun bewoners. Ze zijn als stadsmarketinginstrument van groot belang voor de lokale economie en positionering van de stad. Evenementen zorgen voor een levendige en aantrekkelijk stad waarin talent zich toont en cultuur wordt beleefd. Dit bindt bewoners aan de stad en trekt bezoekers. Een aantrekkelijke (binnen)stad is van essentieel belang om voor een goed vestigingsklimaat voor bedrijven. Ook Delft kent een gevarieerd aanbod aan evenementen, van groot tot klein, voor jong en oud. Evenementen kennen soms ook een keerzijde. Zo kunnen ze een bron van overlast vormen. Voorbeelden hiervan zijn overlast door geluid, afval of slechte bereikbaarheid. Met name de binnenstad van Delft biedt een combinatie van wonen, werken en recreëren. Evenementen maken een waardevol onderdeel uit van deze functiemenging en een goede balans tussen voor- en nadelen van een evenement is daarbij essentieel. Om die balans te optimaliseren heeft de gemeenteraad in 2008 de kadernota Creatieve Meetlat vastgesteld. Deze kadernota zette de richtlijnen en kaders uit voor het Delftse evenementenbeleid en geeft antwoord op de vragen: welk evenementenaanbod is wenselijk en hoe gaan we dat aanbod stimuleren, regisseren, faciliteren en controleren? Het antwoord op deze vragen is in de kadernota omgezet in een groot aantal uitgangspunten. Bij het stimuleren en regisseren spelen subsidies een belangrijke rol. Bij het faciliteren en controleren zijn meer praktische zaken aan de orde, waaronder landelijke wetgeving en vergunninggerelateerde aspecten. Het kader uit de ‘Creatieve Meetlat’ is verder uitgewerkt in twee afzonderlijke beleidsnota’s. Het subsidiebeleid heeft vorm gekregen in de nota Subsidiebeleid Grote evenementen en festivals 2009 – 2012 (hierna: nota Subsidiebeleid evenementen). De uitgangspunten voor de faciliterende en controlerende rol van de gemeente zijn uitgewerkt in de nota Integraal evenementenmodel. Na enkele jaren ervaring met dit beleid is een evaluatie en actualisatie op z’n plaats. In voorliggende nota wordt het huidige evenementenbeleid daarom tegen het licht gehouden en worden voorstellen gedaan het aanpassen en verbeteren van het beleid. Deze nota is een integrale evaluatie van het Delftse evenementenbeleid en bestaat uit twee delen. Het eerste deel gaat in op de stimulerende en regisserende rol en in deel 2 ligt de focus op de faciliterende en controlerende rol van de gemeente.

7

Deel 1: Stimuleren en regisseren 2.

Huidige evenementenaanbod

Delft staat niet zoals onze ‘buren’ Rotterdam en Den Haag bekend als evenementenstad. Toch vinden er jaarlijks in Delft veel festivals en evenementen plaats, zowel binnen als buiten. Delft is dan ook een prettige stad, waar altijd wat gebeurt. De meeste evenementen in de openbare ruimte vinden plaats in de populaire maanden mei, juni en september, buiten de vakantieperiode met grote kans op goed weer. De pleinen in de binnenstad zijn daarvoor populaire locaties. De Markt is als 'huiskamer van Delft' de meest populaire locatie voor een evenement, gevolgd door de Beestenmarkt. 2.1 Bezoekcijfers Van veel evenementen zijn de exacte bezoekersaantallen onbekend, bijvoorbeeld omdat ze in de gehele binnenstad plaatsvinden en geen toegangscontrole mogelijk is. Organisatoren maken wel een schatting. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de geschatte bezoekersaantallen van de (uit het evenementenbudget gesubsidieerde) grote evenementen en festivals in Delft. Evenement De Koninck Bluesfestival Mooi Weer Spelen DSW Schaatsbaan Jazzfestival Delft Taptoe Delft Delft Chamber Music festival Orange Sun Festival Lichtjesavond Intocht Sinterklaas Nyama festival Varend Corso Westerpop Skatejam

Bezoekersaantallen 2011 25.000 8.000 (25.000 in 2010) 21.000 (excl. veel ‘sfeerproevers) 40.000 4.500 (excl. toeschouwers streetparade) 6.000 (excl. gratis toegankelijke uitvoeringen) 6.000 50.000 20.000 8.000 75.000 (op de zondag, in Delft en omstreken) 10.000 (16.000 in 2010) 4.500

Dat het bezoek aan evenementen populair is, blijkt uit een onderzoek naar de cultuurparticipatie in Delft in 2010. In dit onderzoek via het Delft Internet Panel werden 1847 Delftenaren gevraagd naar evenementen in Delft. Bijna acht van de tien Delftenaren heeft in dat jaar een of meerdere evenementen in Delft bezocht. Ook de bekendheid van de evenementen is hoog. De Mooi Weer Spelen, Lichtjesavond, de DSW Schaatsbaan, het Jazzfestival Delft, Westerpop en Taptoe Delft zijn de bekendste gesubsidieerde Delftse evenementen. Dat vertaalt zich vaak in bezoekersaantallen. Lichtjesavond is volgens dit onderzoek het meest bezocht: bijna de helft van de respondenten heeft dit evenement in 2010 bezocht. De DSW Schaatsbaan en het Jazzfestival Delft waren door ongeveer een derde van de respondenten bezocht. Sommige evenementen hebben een hoge naamsbekendheid, maar worden verhoudingsgewijs minder bezocht. Voorbeelden hiervan zijn Westerpop en Taptoe Delft. 2.2 Waardering voor het evenementenaanbod In het onderzoek is gevraagd een beoordeling van de bezochte evenementen te geven. 71% van de respondenten vindt het aanbod goed of zeer goed. Slechts een klein deel (3%) van de respondenten vindt het (zeer) slecht. Redenen die respondenten daarvoor hebben genoemd, zijn de hoeveelheid

8

(sommigen vinden het te veel, anderen te weinig), de kleinschaligheid, de grote versnippering en de beperkte vernieuwing van de evenementen in Delft.

Figuur 1: Waardering voor het evenementenaanbod 2.3 De Delftse evenementenpiramide Om inzicht te krijgen in het evenementenaanbod werkt de evenementenpiramide (LA Group, 2004) verhelderend. Deze piramide geeft inzicht in de opbouw van het evenementenaanbod van een stad en stimuleert en structureert het denken over de gewenste toekomstige ontwikkeling van dat aanbod. Het maakt daarbij onderscheid in gangbare evenementen, onderscheidende evenementen en beeldbepalende evenementen. De basis van deze piramide bestaat uit gangbare evenementen. Deze kom je in iedere stad veelvuldig tegen (themamarkten, kleinschalige concerten, sporttoernooien, wijk- en buurtfeesten). Ze hebben een lokale uitstraling en richten zich met name op de bewoners van de stad waarin zij worden gehouden. Het middelste segment bestaat uit evenementen die een groter publieksbereik en (boven)regionale uitstraling hebben. Deze onderscheidende evenementen leveren een bijdrage aan het verlengen van verblijf in de (binnen)stad en hogere bestedingen. Daarnaast leveren ze een belangrijke bijdrage aan de levendigheid van een stad en aan de uitstraling ervan. Het zijn evenementen waar men veelal gericht een bezoek aan brengt. Ze zijn daarmee onderscheidend ten opzichte van de gangbare evenementen. De top van de piramide biedt ruimte aan een beperkt aantal beeldbepalende evenementen van een stad. Deze evenementen geven invulling aan het (gewenste) imago van de stad, hebben een grote directe en indirecte economische spin-off voor de stad en trekken relatief veel publiek. Ze zijn (inter)nationaal bekend en zijn een specifieke reden om een stad te bezoeken.

9

Beeldbepalende evenementen

Onderscheidende evenementen

Gangbare evenementen

Figuur 2: De evenementenpiramide van LA Group De indeling uit deze piramide kan uiteraard ook op Delft worden toegepast. Delft kent veel gangbare evenementen. Regelmatig vinden evenementen plaats in de hele stad, waaronder buurtfeesten en themamarkten. Ook kent Delft een goed middensegment van onderscheidende evenementen, zoals bijvoorbeeld Jazzfestival Delft, De Koninck Bluesfestival, de DSW Schaatsbaan, de Museumnacht en Westerpop. ‘Klassieke’ beeldbepalende evenementen – zoals bijvoorbeeld de Dutch Design Week in Eindhoven, Oerol op Terschelling, de Vierdaagse Vieringen in Nijmegen en de Tilburgse kermis – kent Delft niet. Een evenement als Lichtjesavond heeft wel een aanzienlijk regionaal bereik en een groot aantal bezoekers, maar nog een beperkte nationale bekendheid en marketingwaarde. Het Delft Chamber Music Festival onderscheidt zich wel door (inter)nationale bekendheid en nationale marketingwaarde. Door het relatief beperkt aantal bezoekers is ook dit nog geen beeldbepalend evenement.

10

3.

Huidige stand van zaken

De gemeente levert op verschillende manieren een bijdrage aan een gevarieerd evenementenaanbod voor en in de stad. De voornaamste redenen hiervoor:  evenementen vormen een belangrijk onderdeel van een aantrekkelijke, levendige en leefbare stad en bieden gelegenheid voor ontmoeten, vermaak en gezelligheid voor de inwoners van Delft;  evenementen zorgen door het aantrekken van aanvullende bezoekers voor een additionele economische spin-off in de (binnen)stad;  evenementen leveren een belangrijke en zichtbare bijdrage aan het imago van de stad;  evenementen leveren om verschillende redenen een bijdrage aan het verwezenlijken van (gemeentelijke) doelstellingen op het gebied van sport, cultuur, integratie en jeugd & onderwijs. 3.1 Uitgangspunten huidige subsidiebeleid Het huidige subsidiebeleid voor grote evenementen en festivals trad in werking na de vaststelling van de nota Subsidiebeleid Grote evenementen en festivals 2009-2012. Dit beleid richt zich met name op de verdeling van het ‘evenementenbudget’. De uitgangspunten voor het huidige beleid zijn:  een duidelijke keuze voor te subsidiëren evenementen;  meer zekerheid voor de organisatoren door duidelijke criteria die aansluiten bij vastgesteld gemeentelijk beleid (nota Stadsmarketing en Cultuurvisie);  meer zekerheid voor de organisatoren door de mogelijkheid tot structurele subsidiëring;  heldere prestatieafspraken met organisatoren van evenementen;  flexibiliteit in subsidiëring van nieuwe initiatieven;  heldere en onafhankelijke advisering;  helderheid over de procedure voor het aanvragen van subsidies;  ook bijdragen uit verschillende gemeentelijke budgetten ter ondersteuning van verscheidene doelstellingen. 3.2 Huidige budgetten Uit het evenementenbudget worden subsidies verstrekt aan de grote evenementen en festivals in Delft. Ook uit de budgetten van kunst en cultuur, sport, integratie en welzijn worden soms evenementen gesubsidieerd, als de doelstellingen van het evenement bijdragen aan de doelen van het betreffende beleidsterrein. De bekende grote evenementen en festivals van Delft zijn benoemd tot ‘basisevenementen’ en komen op basis daarvan in aanmerking voor een waarderingssubsidie. Het gaat om Mooi Weer Spelen, Delft Chamber Music Festival, Westerpop, Nyama festival, SkateJam, Jazzfestival Delft, De Koninck Bluesfestival, DSW Schaatsbaan, Lichtjesavond, Taptoe Delft, Orange Sun festival en de intocht van Sinterklaas. In onderstaande tabel is het bestedingsoverzicht opgenomen van het evenementenbudget in 2011 en 2012.

11

Waarderingssubsidies 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Organisatie

Evenement

Subsidies 2011 Subsidie 2012

Stichting Theaterfestival Delft Stichting Delft Chamber Music Festival Stichting Westerpop Initiatiefgroep Skatejam Stichting Nyama Festival/Theaternetwerk Stichting Horecamuziekfestivals Stichting Taptoe Delft Stichting Henri Bergson/idFix Stichting Delfts Jazz Stichting Delfesta Nota Bene B.V. Stichting Delfesta Stichting Varend Corso Westland

Mooi Weer Spelen Delft Chamber Music Festival Westerpop Skatejam Nyama Festival/Zomerfestival De Koninck Bluesfestival Taptoe Delft Orange Sun / Koninginnedag Jazzfestival Delft Lichtjesavond DSW Schaatsbaan Intocht Sinterklaas Varend Corso

44000 44000 25240 5000 17500 7500 20000 6000 15000 20000 30000 7500 7500

42460 42460 24357 4825 10000 7238 19300 5790 14475 19300 28950 7238 7238

Koninginnedag Kerstboom

17500 12000

6888 11483

278740

252000

262143 9097 7500 0 0

252000 0 0 0 -0

Inkoop 1 Evenementenbureau Delft 2 Van Duijn Kerstbomen Totaal

Dekking Budget Grote evenementen en festivals Stadsmarketing en evenementen Watergebonden evenementen Incidentele stadsmarketingevenementen Verschil

Deze basisevenementen hebben de afgelopen jaren een waarderingssubsidie ontvangen. Een voordeel van deze nieuwe constructie is dat de organisatoren van ‘basisevenementen’ meer zekerheid hebben dan voorheen, toen een adviescommissie de subsidies voor deze terugkerende evenementen jaarlijks vaststelde. De subsidieprocedure is gelijk aan de gemeentelijke procedure voor alle waarderingssubsidies (voor wat betreft het indienings- en verantwoordingstermijnen) en er zijn nieuwe beleidsregels opgesteld. Een nadeel van de procedure is dat deze relatief weinig ruimte biedt voor een heroverweging van de verdeling van budgetten: er is tijdens de beleidstermijn niet of nauwelijks de mogelijkheid om accenten in het stimuleringsbeleid te verleggen of om bij een gewijzigde koers van een organisator (bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering of professionalisering) meer subsidie te verstrekken. Ook veel kleinere evenementen en activiteiten in Delft ontvangen subsidie van de gemeente. Dat gebeurt uit verschillende overwegingen, zoals cultuurparticipatie, het betrekken van jongeren of integratie. De gemeente subsidieert deze evenementen uit budgetten die niet specifiek op evenementen zijn gericht. Het gaat vaak om incidentele subsidies voor een bepaald onderdeel van een evenement, zoals een workshop/masterclass, een speciaal onderdeel voor jongeren of het inzetten van maatschappelijke stagiaires bij evenementen. Hoewel deze subsidies over het algemeen niet structureel zijn en slechts zelden de financiële basis vormen voor evenementen, zijn zij zeer waardevol voor het mogelijk maken van evenementen. De afgelopen jaren zijn verschillende nieuwe evenementen tot stand gekomen, waaronder de Levende Etalagedag, de Museumnacht, Delft Amazing Technology Week, de Week van de Amateurkunst, Fringe Delft en TEDxDelft. Deze evenementen zijn uit verschillende gemeentelijke incidentele budgetten gesubsidieerd. Vanwege de beperkte middelen is een meer structurele subsidie uit het evenementenbudget nu niet mogelijk.

12

4.

Accenten en ambities

De grote lijnen van het evenementenbeleid uit de kadernota Creatieve Meetlat staan nog overeind. Door ontwikkelingen op het gebied van evenementen, ontwikkelingen in de stad en binnen het evenementenaanbod en ambities uit het collegeprogramma zijn ook nieuwe inzichten ontstaan. Deze inzichten leiden tot nieuwe accenten en ambities in het evenementenbeleid, die richting geven bij het maken van toekomstige keuzes. In dit hoofdstuk volgt een opsomming van deze accenten en ambities. 4.1 Kennisstad: Delft Creating History Delft zet gericht in op de groei als kennisstad: een Delftse kenniseconomie met TIC-Delft als ruggengraat. Delft investeert in een goede omgeving waar ondernemers en onderzoekers topprestaties kunnen leveren. Investeren in de kenniseconomie is investeren in de toekomst van de stad en haar bewoners: waar hoogwaardige kennis is, vestigen zich toonaangevende bedrijven. En meer bedrijven, kenniswerkers en onderzoekers zijn goed voor de lokale middenstand en zorgen voor meer werkgelegenheid. Kortom: een sterke kenniseconomie biedt welvaart en welzijn voor iedereen. Delft is een stad van historie en creativiteit. Deze kernwaarden komen in veel evenementen tot uiting, al was het alleen maar doordat de historische binnenstad het decor vormt voor veel evenementen. De andere kernwaarden die zo kenmerkend zijn voor Delft als kennisstad – technologie en innovatie – blijven echter vaak onderbelicht. Deze kernwaarden moeten zichtbaarder worden en een prominenter onderdeel zijn van het imago van Delft. De nota Stadsmarketing stelde daarom al tot doel deze componenten ook beter terug te laten komen in het evenementenaanbod van Delft. De afgelopen jaren is veel aandacht geweest voor het vergroten van de zichtbaarheid van de technologie en innovatie die zo kenmerkend is voor Delft en voor het verbeteren van de verbinding tussen Campus (waaronder TU Delft, hogescholen, kennisinstellingen) en binnenstad. Voorbeelden hiervan zijn onder andere de Delft Amazing Technology week (DAT), TEDxDelft, het openstellen van het TU Zomerfestival voor bewoners van Delft en de regio, maar ook kleinere initiatieven, zoals de jaarlijkse presentatie van het DUT Racing Team op de Markt. Al deze evenementen en activiteiten maken zichtbaar dat Delft een innovatieve kennisstad is en geven invulling aan de slogan Delft Creating History. In de komende jaren zal nog meer aandacht zijn voor evenementen die deze aspecten van Delft tonen aan de bewoner en bezoeker van Delft en die de onderscheidende combinatie van historie en technologie voor het voetlicht brengen. 4.2 Impuls voor de binnenstad De Delftse binnenstad speelt bij deze ontwikkeling een belangrijke rol. Een aantrekkelijke en bruisende binnenstad met een passend aanbod aan winkels, horeca, dienstverlening, cultuur en evenementen draagt immers direct en indirect bij aan de economische vitaliteit van de stad. De historische binnenstad is het visitekaartje van Delft en maakt van Delft een aantrekkelijke en prettige plaats om te wonen. Het college heeft zich daarom tot doel gesteld om de verblijfskwaliteit in de binnenstad te versterken en zo de verdiencapaciteit van de binnenstad te vergroten: meer bezoekers die meer besteden. Een vitale binnenstad is vooral economisch en cultureel vitaal. Bepalende factoren daarbij zijn het winkelaanbod, het culinair/horeca-aanbod en het culturele leven. Het culturele leven in de binnenstad uit zich op verschillende manieren. In gebouwen, zoals musea en expositieruimten, maar vaak ook in de openbare ruimte, door evenementen.

13

Bij evenementen zijn steeds meer bezoekers op zoek naar een unieke beleving. Men komt niet uitsluitend meer voor een optreden van een bepaalde artiest of groep, maar wil naar huis met een verhaal en een ervaring. De locatie van het evenement – bijvoorbeeld de historische binnenstad – maakt onderdeel uit van die ervaring. En dat geldt ook andersom: een bezoek aan de stad wordt meer dan winkelen als men wordt verrast door een bijzonder optreden. Evenementen en de binnenstad versterken elkaar. De economische spin-off van evenementen – ze trekken bezoekers aan die geld uitgeven en daarmee de lokale economie ondersteunen – is het grootst in de binnenstad. Aanwezigheid van horeca en detailhandel maakt dat bezoekers aan evenementen makkelijker geld uitgeven dan wanneer een evenement buiten de binnenstad plaatsvindt. Daarom zal de focus de komende jaren meer liggen op grote evenementen in de binnenstad. Daarnaast blijft het evenemententerrein bij Lijm&Cultuur een belangrijke evenementenlocatie, met name als het gaat om grootschalige evenementen, op zichzelf staande evenementen, evenementen met een commercieel karakter en/of evenementen met specifieke locatiebehoeften. In de binnenstad daarentegen is vooral ruimte voor stadsbrede evenementen op verschillende locaties en kleinere evenementen. 4.3 Regie, clustering en samenwerking De gemeente organiseert zelf geen evenementen, maar heeft een regierol voor evenementen in de stad. De gemeente wil in overleg met partners in de stad het aanbod en samenhang daarin te verbeteren. Waar mogelijk ondersteunt de gemeente organisatoren bij het vinden van manieren om hun evenement door te kunnen laten gaan, ook in economisch slechte tijden. Voor een buitenstaander maakt het evenementenaanbod mogelijk een versnipperde indruk. De veelheid aan evenementen en activiteiten komt echter voort uit enthousiasme en inzet van individuen, stichtingen en andere organisaties. De gemeente waardeert dat en wil dit enthousiasme behouden en die inzet stimuleren, maar wil wel meer samenhang aanbrengen in het aanbod. Daarom streeft de gemeente naar clustering van gelijksoortige en elkaar aanvullende evenementen en initiatieven. Door evenementen te combineren met andere evenementen en het stimuleren van 'side-events', ontstaat een aantrekkelijke clustering van evenementen die de herkenbaarheid van de evenementen en de aantrekkingskracht voor een bredere doelgroep vergroten. De gemeente wil daarom de samenwerking bevorderen tussen de partijen die die evenementen en initiatieven ontwikkelen. Hierdoor is op verschillende terreinen winst te boeken, bijvoorbeeld door gezamenlijke promotie en marketing. Bij deze clustering kunnen ook landelijke thema's of thema-evenementen – zoals bijvoorbeeld Open Monumentendag, de week van de Amateurkunst of 200 jaar Koninkrijk – of (een van de) Delftse kernwaarden een nog prominentere rol krijgen. Clustering en samenwerking zullen de haalbaarheid en continuïteit van evenementen naar verwachting aanzienlijk vergroten. Bovenstaande geldt overigens voor alle evenementen in Delft en niet uitsluitend voor gesubsidieerde evenementen. De regierol richt zich op het gehele evenementenaanbod in Delft. 4.4 Economische situatie De gemeente en organisatoren staan voor de gezamenlijke uitdaging om het evenementenaanbod in Delft te behouden en verder te ontwikkelen. De economische crisis gaat niet voorbij aan evenementen en dat maakt de uitdaging alleen maar groter. Organisatoren hebben het moeilijk om hun begroting rond te krijgen, sponsoren zijn terughoudend en ook fondsen maken scherpere keuzes in de initiatieven die ze ondersteunen. Ook de gemeentelijke financiële middelen zijn de komende jaren zeer beperkt. De uitvoering van het evenementenbeleid moet passen binnen deze financiële

14

kaders. De gemeente zoekt naar mogelijkheden om de gewenste doelstellingen toch te behalen door het stellen van prioriteiten, het aanbrengen van focus en het maken van keuzes. Een optimaal beleid geeft de organisator een bepaalde zekerheid (bijvoorbeeld voor een periode van twee jaar), maar biedt de gemeente tegelijkertijd de ruimte om in te kunnen springen op gewijzigde accenten in het gemeentelijk beleid of flexibel te kunnen subsidiëren bij gewijzigde koers van een organisator. Het maken van keuzes in de evenementen die worden ondersteund, zowel financieel als facilitair, hoort hierbij. Dit zal niet altijd eenvoudig zijn: duidelijke keuzes zijn niet altijd makkelijke keuzes. Het creëren van kansen is essentieel. Dit doet de gemeente in samenwerking en nauw overleg met verschillende gemeentelijke afdelingen. Het maken van keuzes kan ook leiden tot teleurstellingen, bij evenementenorganisaties die nu nog een subsidie ontvangen of op een andere manier door de gemeente worden ondersteund maar in de toekomst mogelijk niet meer, en teleurstellingen bij inwoners en bezoekers die hierdoor wellicht bepaalde evenementen moeten missen. 4.5 Veiligheid en openbare orde Veiligheid is een randvoorwaarde bij de organisatie van evenementen. Evenementen zijn immers alleen leuk als ze veilig zijn voor bezoekers en andere betrokkenen. Politie, brandweer en gemeente hebben veiligheid bij evenementen hoog in het vaandel staan en ze hebben toenemende aandacht voor de veiligheidsaspect. Zij stellen daarom steeds strengere eisen aan een veiligheidsplan van een organisator en de maatregelen die een organisator treft om een evenement veilig te laten verlopen. Dat is nodig, maar kan wel leiden tot hogere organisatiekosten, bijvoorbeeld voor het inhuren van een gespecialiseerd bureau voor advies bij het opstellen van een veiligheidsplan en het inzetten van een gecertificeerd beveiligingsbedrijf bij het evenement zelf. Deze noodzakelijke kosten drukken steeds meer op de begroting van verschillende evenementen. Daardoor komt de financiële ruimte voor de invulling van het (culturele) programma onder druk. Deze tendens werkt door in de begroting en subsidiebehoefte van een evenement. Kortom: de inkomsten dalen door de huidige economische situatie, maar de kosten nemen toe. Dit verhoogt de noodzaak voor de gemeente om duidelijke keuzes te maken voor evenementen die op ondersteuning kunnen rekenen . 4.6 Aandacht voor de hele 'evenementenpiramide' Het evenementenaanbod in een stad is optimaal als alle typen evenementen in de evenementenpiramide (zie figuur 2) vertegenwoordigd zijn. Een toonaangevend evenement met (boven)nationale uitstraling dat aansluit bij de kernwaarden van Delft ontbreekt nog in de Delftse piramide. Het is wel belangrijk om te realiseren dat veel van kenmerkende nationaal bekende evenementen - Oerol op Terschelling, Sail in Amsterdam, Kermis in Tilburg - ooit ook klein (en onbekend) begonnen zijn. Ook in deze economisch moeilijke tijden is het van belang om de ogen open te houden voor nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden om beeldbepalende evenementen of clusters van evenementen voor Delft te ontwikkelen. Dit kan door ontwikkeling van de ‘oudere’ evenementen met potentie en nieuwe initiatieven (Delft Amazing Technology, Brandpunt Terra) nauwlettend te volgen en door adequaat in te springen op nieuwe ideeën voor evenementen. Dit geldt ook voor nieuwe initiatieven die komende jaren ontstaan en die in Delft kunnen uitgroeien tot een beeldbepalend evenement. Het komende jaar wordt daarom onderzocht welke rol de gemeente kan spelen bij het laten ‘stijgen’ van sommige evenementen binnen de piramide. Met andere woorden: welke inzet moet de gemeente plegen om onderscheidende evenementen te laten uitgroeien tot beeldbepalende evenementen? Ook de komende jaren speelt de gemeente een belangrijke rol bij het signaleren van deze ontwikkelingen, mogelijkheden en ideeën en het bij elkaar brengen van partijen in de stad. Dit betekent dat de gemeente keuzes maakt over welke evenementen op (financiële) steun kunnen rekenen. De beschikbare middelen moeten immers doelgericht worden ingezet. Dit kan ertoe leiden dat evenementen die nu wel een subsidie ontvangen in de toekomst niet of minder subsidie

15

ontvangen vanwege de positie die zijn innemen in de evenementenpiramide, en dus in het Delftse evenementenaanbod. Nationale aandacht kan overigens ook eenmalig worden behaald door in te spelen op een (landelijk) themajaar waaraan een Delftse invulling wordt gegeven door er verschillende evenementen aan te koppelen, bijvoorbeeld keramiek of het koningshuis. 4.7 Evaluatie en onderzoek De komende jaren vraagt de gemeente aan organisatoren om meer aandacht voor onderzoek op het gebied van waardering, bezoek en hinderbeleving bij evenementen. Ook de gemeente zal, binnen de bestaande financiële middelen en personele capaciteit, meer onderzoek doen naar evenementen. Delft zoekt hiervoor samenwerking met evenementenorganisatoren en andere belanghebbenden in de stad, zoals ondernemers- en bewonersverenigingen. 4.8 Marketing en communicatie De communicatie en marketing van evenementen kan beter. Primair ligt hier een belangrijke taak voor de organisator zelf, maar ook de gemeente zal hier meer regie op voeren. De gemeente communiceert momenteel over evenementen op verschillende manieren. Onderdeel van de delft.nl is een evenementenkalender met een actueel overzicht van veel evenementen en activiteiten in Delft, gerangschikt naar datum. Deze kalender is gekoppeld aan de nieuwe en succesvolle Delft-app voor smartphones, Ontdek Delft. Daarnaast vermeldt de gemeente gesubsidieerde evenementen met meer dan 4500 bezoekers op posters die worden geplaatst op driehoeksborden en de roterende billboards op verschillende plaatsen in de stad. De kosten van deze middelen zijn hoog. Als gevolg van de bezuinigingen is het daarom onzeker of ze kunnen worden voortgezet. De gemeente onderzoekt de mogelijkheden om de communicatie over evenementen op een andere manier te verbeteren, waarbij ook de nieuwe media een belangrijke rol spelen. De mogelijkheden voor communicatie van evenementen worden nog niet door alle evenementen ten volle benut. De gemeente vraagt organisatoren daarom vanaf nu meer aandacht te hebben voor het marketen van hun evenement. Ook zal de gemeente onderzoeken hoe de gezamenlijke promotie beter kan worden georganiseerd. Daarbij is de samenwerking met en medewerking van verschillende partijen in de stad essentieel. Zo wordt in samenwerking met de Stichting Delft Marketing onderzocht hoe het evenementenaanbod beter kan worden verankerd in de toeristische promotie van de stad. Deze marketing zal de komende jaren worden geoptimaliseerd, binnen de randvoorwaarden (financiële middelen en capaciteit). 4.9 Continuïteit en kwaliteit Uiteraard blijven de continuïteit en kwaliteit van evenementen van belang. Om aantrekkelijk te blijven voor verschillende doelgroepen is niet alleen het aantal evenementen dat in de stad plaats vindt interessant, maar meer nog de kwaliteit van de verschillende initiatieven. Ook de continuïteit van het huidige aanbod en de variatie daarvan houden de aandacht van de gemeente.

16

5.

Stimuleren en regisseren in de praktijk

De accenten en uitgangspunten uit het vorige hoofdstuk moeten worden verankerd in de dagelijkse praktijk. Zo moeten subsidiestromen worden aangepast en moet de gemeente meer regie voeren op het evenementenaanbod. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de vertaling van de genoemde uitgangspunten naar de praktijk. 5.1 Budget: subsidie en inkoop In onderstaand overzicht zijn de subsidies opgenomen die zijn verstrekt aan de evenementen die een waarderingssubsidie van de gemeente ontvangen, gebaseerd op de nota Subsidiebeleid Evenementen. Het gaat hier om het evenementenbudget.

Budget voor basisevenementen – waarderingssubsidies Budget voor inkoop Koninginnedag + kerstboom Aanvulling uit andere budgetten Totaal

2009 230.000

2010 237.000

2011 237.000

2012 232.000

29.500

29.500

29.500

20.000

27.500 277.000

17.000 266.500

17.000 278.500

252.000

In de afgelopen jaren heeft geen indexering van de waarderingssubsidies voor evenementen plaatsgevonden. In 2012 is 3,5% bezuinigd op de waarderingssubsidies voor evenementen. Als gevolg van bezuinigingen is het evenementenbudget de komende jaren lager. Onderstaand overzicht toont de beschikbare evenementenbudget voor de komende jaren. Voor de volledigheid is 2012 toegevoegd als referentie.

Budget voor waarderingssubsidies en inkoop kerstboom en Koninginnedag

2012 252.000

2013 232.000

2014 163.000

2015 163.000

De bezuiniging op het evenementenbudget is 17% in 2013 en 41% voor 2014 en verder (ten opzichte van het budget in 2011). Ook op budgetten van andere beleidsterreinen waaruit incidenteel een bijdrage wordt geleverd aan evenementen is bezuinigd. Er is dus niet alleen minder evenementenbudget beschikbaar om een bijdrage te leveren aan de ' basisinfrastructuur' van een evenement, maar ook subsidiebudgetten die ten goede komen aan specifieke onderdelen van evenement (zoals bijzondere programmering of workshops) zijn verminderd. Tot bezuiniging op deze budgetten wordt besloten op basis van argumenten die buiten het bereik van deze nota vallen. Het is echter van belang om te realiseren dat ook die bezuinigingen effect hebben op de evenementen in Delft. Anderzijds bieden sommige (intensiverings)budgetten de mogelijkheid om een incidentele bijdrage te verstrekken voor een kwaliteitsimpuls van evenementen. Tot slot is het van belang te realiseren dat veel evenementen en activiteiten in de stad zonder subsidie worden gerealiseerd, door ondernemers en andere organisaties. 5.2 Subsidie: nieuwe uitgangspunten De uitgangspunten (zoals beschreven in hoofdstuk 4) en de beschikbare middelen zijn samen het kader voor het nieuwe subsidiebeleid voor verdeling van het evenementenbudget. Om invulling te

17

geven aan dit kader is het onder meer noodzakelijk de uitgangspunten toe te passen bij het verdelen van de beschikbare middelen. De nota doet hiervoor de volgende aanbevelingen:  Maximering percentage van de begroting De gemeentelijke subsidie dekt in het geval van evenementen en festivals nooit de hele begroting. Subsidie is wel een vliegwiel voor het binnenhalen van aanvullende financiën. Evenementen worden aanvullend gefinancierd door inkomsten van sponsors, fondsen, kaart- en drankverkoop. Hierdoor ontstaat een hefboomeffect. Ter indicatie: in 2010 heeft de gemeente aan 13 grote evenementen in totaal € 384.240 verstrekt (waarvan € 266.500 voor waarderingssubsidies). De gerealiseerde baten van de evenementen bij elkaar opgeteld leiden tot een bedrag van € 1.380.926,37. De gemeentelijke subsidie maakt 28% uit van dit totaal. Een organisator van een evenement vult iedere euro gemeentelijke subsidie dus gemiddeld aan met 3 euro uit andere bronnen. De gemeente speelt een belangrijke rol in dit hefboomeffect. Voor veel fondsen is een aantoonbare waardering van de gemeente (door een subsidie) een belangrijk aspect bij de afweging om al dan niet aan een evenement bij te dragen. Aan de andere kant is het voor de gemeente van belang dat andere partijen ook de waarde van het evenement erkennen en er financieel aan bijdragen. De huidige beleidsregel stelt geen maximum aan de hoogte van een subsidie ten opzichte van de begroting van het evenement. Het evenementenbudget is echter beperkt. Het voorstel is daarom om een maximum percentage in te voeren en uit het evenementenbudget maximaal 25% van de begroting van het evenement te subsidiëren. Dit voorstel zal worden verwerkt tot een beleidsregel.  Andere verdeling van het beschikbare budget Bij het vaststellen van de huidige waarderingssubsidies aan de basisevenementen is het jaar 2008 als peiljaar gebruikt. De subsidie die het evenement in 2008 ontving, heeft als uitgangspunt gediend voor het verstrekken van de waarderingssubsidies in de afgelopen vier jaar. Dit biedt de gemeente nauwelijks een manier om een andere verdeling in het budget aan te brengen en accenten te verleggen als gevolg van veranderde prioriteiten. Daarbij is het nog maar de vraag of de evenementen die het meest bijdragen aan de gemeentelijke doelen, zoals economische vitaliteit en het verhogen van het bezoek aan en bestedingen in de binnenstad van Delft, ook de hoogste subsidie ontvangen. Daarom wordt voorgesteld om bij de herverdeling van het beschikbare subsidiebudget meer subsidie toe te kennen aan de evenementen die het meest bijdragen aan de beleidsdoelstellingen voor de lange termijn en profilering van de stad. De hoogte van het gevraagde bedrag is dan niet leidend bij het toekennen van een subsidie.  Meer focus op Delft Kennisstad: Technologie en Innovatie Het scala aan gesubsidieerde evenementen is historisch gegroeid en bevat veel evenementen met een ' klassiek' karakter. Het is daarmee nog onvoldoende onderscheidend ten opzichte van het evenementenaanbod in omringende of vergelijkbare steden. Hoewel de Delftse kernwaarden Creativiteit en Historie goed vertegenwoordigd zijn in het huidige evenementenaanbod, zijn de kernwaarden Technologie en Innovatie dat nog niet. Delft als centrum voor technologie en innovatie wordt nog onvoldoende zichtbaar in het evenementenaanbod. Bij de herverdeling komt meer aandacht voor evenementen die technologie en innovatie zichtbaar maken en op die manier bijdragen aan het versterken van het imago van Delft als Kennisstad. Een voorbeeld van een dergelijk evenement kan een vervolg van Delft Amazing Technology zijn, een evenement waaraan verschillende Delftse partijen zich hebben gecommitteerd en dat als doel heeft om Delftse uitvindingen en technologie zichtbaar te maken aan bewoners en bezoekers, zoals bijvoorbeeld LLowlab (het duurzaam paviljoen op Lowlands).

18

 Maximering hoogte subsidiebedrag Het subsidiebudget is afgenomen. Om bij de herverdeling van het budget toch verschillende evenementen financieel te kunnen ondersteunen, is het voorstel het subsidiebedrag te maximeren op € 30.000 voor een jaarlijkse editie van het evenement.  Focus op de binnenstad De economische spin-off van evenementen is het grootst in de binnenstad. De beschikbare middelen worden daarom bij voorkeur ingezet voor evenementen die plaatsvinden in de binnenstad.  Biënnales Omdat subsidiebudget afneemt wordt voorgesteld om evenementenorganisatoren de mogelijkheid te bieden om hun jaarlijkse subsidie in te zetten voor een biënnale. Het organiseren van een biënnale lijdt in dat geval tot een verdubbeling van de subsidie voor een editie van het evenement. Hoewel het evenement dan om het jaar plaatsvindt, blijft de continuïteit ervan wel gegarandeerd. Dit betekent dat een evenement dat voor een jaarlijks evenement een subsidie van € 15.000 zou ontvangen, voor een biënnale € 30.000 ontvangt. Dit zal niet voor alle evenementen interessant of zelfs mogelijk zijn, bijvoorbeeld door contractuele afspraken met sponsors. In 2013 wordt deze mogelijkheid daarom met verschillende organisatoren besproken.  Prestatieafspraken Het is bij het verstrekken van een waarderingssubsidie niet gebruikelijk om prestatieafspraken te maken. De controle op de subsidie vindt nu, zoals gebruikelijk, plaats op basis van de jaarlijkse subsidieverantwoording die de organisator aanlevert. Daarin geven de organisatoren inzicht in de inhoud en het financieel overzicht van het evenement. Alleen met de Mooi Weer Spelen zijn prestatieafspraken gemaakt, omdat deze organisatie enkele jaren meer dan € 50.000 subsidie heeft ontvangen. In aanvulling op de huidige subsidie wordt voorgesteld om per evenement heldere prestatieafspraken te maken over iedere editie, maar ook over toekomstige ontwikkelingen van het evenement. Dat geldt met name voor evenementen die meer dan € 20.000 subsidie van de gemeente ontvangen. Sommige waarderingssubsidies zullen dan ook worden omgezet in prestatiesubsidies en ook bij waarderingssubsidie zullen prestatieafspraken worden toegevoegd.  Flexibiliteit De gemeente realiseert zich dat organisatoren onder invloed van teruglopende inkomsten aanpassingen zullen moeten doen aan de opzet en programmering van hun evenementen. De gemeente gaat graag met organisatoren in overleg om te bepalen op welke manier deze aanpassingen kunnen worden gedaan en welke maatregelen het meest aansluiten bij het gemeentelijk evenementenbeleid. Hierbij zal de gemeente een flexibel standpunt innemen om de continuïteit van de Delftse evenementen zoveel mogelijk te kunnen waarborgen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat evenementen die voorheen gratis toegankelijk waren, entree gaan heffen om de begroting rond te krijgen. Of de duur van het festival wordt ingekort, bij een gebrek aan financiële middelen voor een langere editie. Ook wil de gemeente evenementen ondersteunen bij het opzetten van crowdfundingprojecten.  Overgangsjaar 2013 Om de evenementen die nu een (waarderings)subsidie ontvangen in de gelegenheid te stellen om zich voor bereiden op het nieuwe beleid en mogelijke samenwerkingsverbanden of andere manieren om met een afnemende of stoppende subsidie om te gaan, wordt voorgesteld om 2013 als overgangsjaar te beschouwen. Dit houdt in dat de basisevenementen in 2013 op een waarderingssubsidie kunnen rekenen. De hoogte van die subsidie is afhankelijk van het beschikbare budget, zoals in de begroting van 2013 is opgenomen. De bezuiniging op dat budget wordt in dit geval evenredig verdeeld over alle te verstrekken waarderingssubsidies, waarbij nog geen keuzes

19

worden gemaakt over de te subsidiëren evenementen. Voor 2013 is vastgesteld dat deze bezuiniging 20% is. Voor 2013 wordt dan uitgegaan van de huidige procedure en beleidsregels waarbij het college in het vierde kwartaal, na vaststelling van de gemeentebegroting 2013, op basis van het definitief beschikbare budget een nota met een subsidievoorstel vaststelt. Begin 2013 zullen, met de nieuwe accenten en ambities in gedachten, gesprekken worden gevoerd met de organisatoren die nu een waarderingssubsidie ontvangen. Gezamenlijk kan worden onderzocht hoe de ontwikkeling van het festival past binnen het gemeentelijke beleid en welke mogelijkheden tot ondersteuning de komende jaren nodig en mogelijk zijn.  Beleidsregels De subsidieprocedure voor het verdelen van het huidige evenementenbudget is vastgelegd in de beleidsregels 'Grote evenementen en festivals' (stedelijke evenementen). Om de beschreven accenten en ambities te ondersteunen, is een aanpassing van die beleidsregels noodzakelijk. Het aanpassen van de beleidsregels is een bevoegdheid van het college. Na vaststelling van deze nota worden de aanbevelingen verder uitgewerkt en de betreffende aanpassingen en beleidswijzigingen verwerkt in aangepaste beleidsregels. Deze beleidsregels worden in het eerste kwartaal van 2013 ter vaststelling voorgelegd aan het college en zullen van toepassing worden op de subsidies in 2014. In deze beleidsregels wordt ook opgenomen dat het college bevoegd is af te wijken van de gestelde regels, bijvoorbeeld om een evenement dat niet geheel aansluit bij de criteria maar wel de potentie heeft uit te groeien tot een beeldbepalend evenement, toch mogelijk te maken. De subsidieverdeling zal worden vastgesteld in het vierde kwartaal van 2013, na het vaststellen van de gemeentebegroting. 5.3 Inkoop Sinds jaren is het programma op de Markt op Koninginnedag het enige evenement dat de gemeente inkoopt, met financiële middelen uit het evenementenbudget. Onderdeel van dat programma zijn de reveille en een mix van lokale en regionale bands, zowel amateur als professioneel. In 2012 is al een substantiële bezuiniging doorgevoerd op de inkoop van het Koninginnedagprogramma. Daardoor ontstond financiële ruimte om de bezuiniging op de waarderingssubsidies aan grote evenementen en festivals te verlagen tot 3,5%. In totaal was in 2012 € 12625 beschikbaar voor het Marktprogramma van Koninginnedag. Het muziekprogramma op de Markt maakt onderdeel uit van een breed aanbod aan activiteiten en evenementen ter viering van Koninginnedag. Op veel verschillende locaties – waaronder Beestenmarkt, Wijnhaven, Paardenmarkt en Heilige Geestkerkhof – worden activiteiten en evenementen georganiseerd, veelal door horecaondernemers . Het gaat om optredens, rommelmarkten en de Koninginnekermis. De Koninginnedagviering leent zich uitstekend voor initiatief door ondernemers en bewoners van Delft. De gemeente zal daarom in overleg met de organisator van Koninginnedag (Evenementenbureau Delft) onderzoeken of het mogelijk is de bijdrage van de gemeente de komende jaren geleidelijk af te bouwen, waarbij rekening wordt gehouden met de jaarlijkse reveille. 5.4 Regie Het verstrekken van subsidies is niet het enige middel dat de gemeente heeft om evenementen te stimuleren en een rol te spelen bij het behouden en verbeteren van het evenementenaanbod in de stad. Door de relatie die de gemeente heeft met veel organisatoren en andere partners in de stad kan de gemeente een rol spelen bij het tot stand brengen van bijvoorbeeld samenwerkingsverbanden en clusters van evenementen.

20

 Samenwerkingsverbanden en clustering De afgelopen jaren is gebleken dat sommige evenementen elkaar kunnen versterken door samenwerkingsverbanden aan te gaan. Dat geldt zowel voor grotere evenementen als kleine initiatieven, zowel gesubsidieerd als ongesubsidieerd. Op die manier ontstaat voordeel op het gebied van bijvoorbeeld marketing en promotie en een evenement dat bij elkaar bijna 4000 bezoekers wist te trekken. Soms ontstaan deze samenwerkingsverbanden vanzelf, maar vaak kan ondersteuning van de gemeente helpen. Daarom worden gesubsidieerde evenementen en initiatieven de komende jaren vaker verzocht om samenwerking te onderzoeken. Waar mogelijk zal de gemeente de partijen daarbij ondersteunen. Datzelfde geldt voor een clustering van evenementen met een vergelijkbare of aanvullende programmering of thema.  Marketing en communicatie Organisatoren zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de marketing en communicatie van hun evenement. Aanvullend daarop heeft de gemeente zich ingezet om de grote evenementen en festivals onder de aandacht van de Delftse bevolking te krijgen. Hiervoor zijn onder andere de driehoeksborden van A-Zero, de roterende borden van JCDecaux en Delft.nl ingezet. Het afgelopen jaar heeft ook Delft Marketing zich voorgenomen om de evenementenorganisatoren beter van dienst te zijn. Zij biedt daartoe een pakket aan middelen aan, waar evenementenorganisatoren gebruik van kunnen maken, al dan niet tegen betaling. Hieronder vallen onder ander publicaties in de Naar Delft, vermelding in de Delft app en de mogelijkheid tot het gebruik van de etalage in het Toeristen Informatie Punt. Gezamenlijke promotie van (clusters van) evenementen biedt de mogelijkheid om het aanbod van evenementen en de samenhang ertussen te vergroten. Het communiceren over evenementen behoort echter niet tot de taken van de gemeente en ook de daartoe beschikbare middelen staan onder druk. Daarom wordt voorgesteld om in samenwerking met de Stichting Delft Marketing de evenementenpromotie verder te ontwikkelen en te komen tot een opzet waarbij de stichting de promotie van evenementen opneemt in hun dienstverlening.  Evaluatie en onderzoek De komende maanden worden mogelijkheden bezien om binnen de bestaande financiële middelen in 2013 onderzoek te doen naar het bezoek, waardering en hinderervaring van evenementen in Delft. De gemeente werkt hierbij samen met organisatoren. Ook zal het Delft Internet Panel specifiek worden gevraagd naar evenementen in Delft.

21

Deel 2: Faciliteren en controleren 6.

Evaluatie ‘faciliteren en controleren’

In deel 1 van deze nota is aandacht geweest voor het stimuleren van evenementen met het oog op onder andere de economische spin-off, imagoversterking van de stad en het vergroten van de levendigheid in de (binnen)stad. De gemeente heeft echter niet alleen een stimulerende rol bij evenementen, ze is ook verantwoordelijk voor het faciliteren en controleren (handhaven) van de uitvoering van evenementen in de openbare ruimte. Het beleid voor deze gemeentelijke rol is vastgelegd in de nota Integraal evenementenmodel, in juni 2009 vastgesteld door het college, met als doel de balans tussen de voor- en nadelen van evenementen in de stad te verbeteren en te reguleren. Het Integraal evenementenmodel is een (deel)uitwerking van de richtlijnen uit de kadernota ‘Creatieve Meetlat’ (2008) en speelt in op de behoefte aan duidelijkheid en regelgeving voor evenementen. In de nota Integraal evenementenmodel staan richtlijnen en normen voor regulering van evenementen en de effecten daarvan. De nota gaat onder andere over procedurele stroomlijning van de vergunningaanvraag, maximale geluidsnormen, locatiebeleid, toezicht en handhaving bij evenementen. Bij vaststelling van de nota is bepaald dat het beleid wordt geëvalueerd. Voorliggende nota bevat deze evaluatie. Bij de evaluatie is uitgegaan van de ervaring met het beleid en regelgeving uit de nota Integraal evenementenmodel . Verschillende gemeentelijke afdelingen hebben onderzocht of het beleid toepasbaar was en of het heeft geleid tot het gewenste resultaat. Daarnaast is het beleid ook geëvalueerd met belanghebbenden: organisatoren, bewoners(organisaties) en ondernemers. In bijlage A is een overzicht opgenomen van de belangrijkste aandachtspunten zoals gemeld door de vertegenwoordigers van bewonersorganisaties, evenementenorganisatoren en de ondernemers. Deze aandachtspunten zijn input voor de evaluatie, maar zijn niet integraal overgenomen. 6.1 Opzet van deel 2 De nota Integraal evenementenmodel bevat een locatiematrix (bijlage D) waarin de belangrijkste evenementenlocaties van de stad zijn opgenomen. Per locatie is aangegeven:  hoeveel evenementen mogen plaatsvinden;  hoeveel dagen deze evenementen duren;  om welk soort evenementen het gaat;  wat de geluidsnorm is per (soort) evenement;  hoe vaak een bepaald soort evenement plaatsvindt. De ervaringen met deze matrix, en specifiek de geluidsnormen, staan centraal in deze nota. Daarnaast is er aandacht voor de ervaringen en evaluatie van het principe ‘de vervuiler betaalt’. Tot slot wordt een toelichting gegeven op de ervaring met andere uitgangspunten van de nota Integraal evenementenmodel. 6.2 Afbakening Deze evaluatie verstaat in deel 2 onder een evenement ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’, zoals de omschrijving luidt in de Algemene Plaatselijke Verordening. Voor deze evenementen is een vergunning verplicht. Een vergunning kan worden geweigerd na afweging van de volgende weigeringsgronden:  openbare orde;  openbare veiligheid;  volksgezondheid;  belasting van het milieu.

22

7.

Geluid bij evenementen

De evaluatie met belanghebbenden laat zien dat er één onderwerp is dat tot de meeste overlast en discussie leidt: geluid. Zowel bewoners als evenementenorganisatoren hebben een uitgesproken visie als het geluid bij evenementen betreft. Geluid bij evenementen is een ingewikkelde materie. Er valt bijvoorbeeld geen objectief oordeel te geven over de aanvaardbare hinder van geluid bij evenementen. De beleving van geluid is persoonsgebonden en wordt beïnvloed door onder andere gezondheid, leeftijd en (muziek)voorkeur. Overlast door geluid is de meest gehoorde klacht bij evenementen, waarbij het met name gaat om evenementen met versterkte muziek. Organisatoren hebben aangegeven dat het voor hen lastig is om controle te houden op de geluidsbelasting en het meten ervan. De gemeente vindt het belangrijk om tot een optimale geluidsbelasting bij evenementen te komen, waarbij aan de belangen van belanghebbenden zoveel mogelijk recht gedaan wordt en waarbij alle belanghebbenden ook hun verantwoordelijkheid nemen. Dit hoofdstuk geeft daarom inzicht in de uitdagingen, zoomt in op de Delftse situatie en geeft aan hoe de gemeente geluid bij evenementen beter wil beheersen. 7.1 Geluidsmetingen en klachten Om meer inzicht te krijgen in de materie zijn in 2009 en 2010 indicatieve geluidsmetingen uitgevoerd bij 17 evenementen. Bij deze geluidsmetingen is uitgegaan van de geluidsnormen in de Delftse locatiematrix (bijlage D). Deze matrix bevat gedifferentieerde geluidsnormen per locatie. Op het Doelenplein, bijvoorbeeld, kunnen jaarlijks 13 evenementen plaatsvinden. Voor 10 evenementen hiervan geldt een geluidsnorm van 85 dB(A), voor 2 evenementen een geluidsnorm van 80 dB(A) en voor 1 evenement een geluidsnorm van 75 dB(A). De geluidsmetingen zijn verricht om te controleren of de geluidsnormen redelijk zijn, welke evenementen het meest geluidsgevoelig zijn, maar vooral ook om een breder inzicht te krijgen in de gehele geluidsdiscussie. In totaal zijn bij 17 evenementen geluidsmetingen verricht. Uit de metingen blijkt dat verschillende evenementen de geluidsnorm overschrijden. In 2010 zijn 48 klachten ontvangen. Deze klachten hadden voornamelijk betrekking op evenementen waarbij de grootste overtredingen zijn geconstateerd. Het klachtenpatroon toont aan dat voornamelijk een overtreding van de geluidsnorm met meer dan 10 dB(A) leidt tot geluidsklachten en dus tot onaanvaardbare overlast. 7.2 Geluidsnormen en differentiatie De geluidsnorm maakt sinds invoering ervan onderdeel uit van de voorschriften in de evenementenvergunning die de organisator van het evenement ontvangt. Voor de vergunninghouder is het helder wat voor het evenement de maximale geluidsnorm is, en voor de gemeentelijke afdeling is het duidelijk op welke geluidsnorm gecontroleerd kan worden. Uit de evaluatie van het beleid blijkt dat bij bewoners het vermoeden bestaat dat de Delftse geluidsnormen hoger liggen dan in andere, in sommige gevallen vergelijkbare, steden. Een vergelijking van de Delftse geluidsnormen met die van andere steden leert dat dit niet klopt. Dat is ook niet vreemd: bij de totstandkoming van de normen die Delft hanteert zijn geluidsnormen van vergelijkbare steden en locaties als uitgangspunt genomen. Uit een overzicht (zie bijlage B) van geluidsnormen in andere steden blijkt dat een standaard op dit gebied niet bestaat en dat de Delftse normen in ieder geval niet hoger zijn dan in andere steden. Bovendien zijn ze in overeenstemming met wat landelijk in het overgrote deel van de gemeenten als geluidsnorm wordt gehanteerd. Feit blijft dat geluidsoverlast wordt ervaren. Blijkbaar is het niet de hoogte van de norm die voor overlast zorgt, maar een andere factor. Uit de evaluatie blijkt dat het in veel gevallen het

23

basgeluid(trilling) is dat de grootste ergernis veroorzaakt. Het huidige beleid voorziet niet in een norm voor bastonen, de zogenoemd dB(C)-norm. Sommige gemeenten hanteren al wel een norm voor basgeluid om overlast van de ‘beat’ van de muziek te beperken. De gemeente wil daarom onderzoeken of een geluidsnorm voor bastonen in Delft kan bijdragen aan het terugdringen van geluidsoverlast. Het is hierbij van belang of het daadwerkelijk meerwaarde heeft, wat de hoogte ervan zou moeten zijn en of dit gevolgen heeft voor de het meten van het geluid. De gemeente zal, bij een positieve uitkomst, een dB(C)-norm toevoegen aan de matrix. Bewonersorganisaties hebben voorgesteld om de maximale geluidsnorm bij evenementen bij te stellen naar 75 dB(A) voor alle locaties. De gemeente neemt dit voorstel niet over. De huidige geluidsnormen zijn tot stand gekomen op basis van vergelijkend onderzoek met andere gemeenten en een weging van verschillende factoren en belangen. Een maximale geluidsnorm van 75 dB(A) voor alle locaties in de stad kan snel leiden tot een onaantrekkelijk evenementenaanbod en het onmogelijk maken om de gemeentelijke visie op het stimuleren van evenementen tot uitvoer te brengen. De gemeente wil daarom de overlast van geluid terugdringen en er op een andere manier voor te zorgen dat het geluid van evenementen binnen de grenzen blijft. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke manier. 7.3 Handhavingsstrategie Het huidige beleid gaat uit van een handhavingsstrategie die onderscheid maakt tussen eendaagse en meerdaagse evenementen en die uitgaat van een getrapte handhaving: eerst een waarschuwing geven, dan een boete opleggen en dan, in het uiterste geval, geen vergunning voor een volgend evenement meer verstrekken. Bij de evaluatie bleek dat de huidige handhavingsstrategie te veel beperkingen kent om daadwerkelijk tot handhaving over te gaan. Zo blijkt de term ‘boete’ in de dagelijkse praktijk (juridische) vragen op te roepen. Het huidige beleid doet geen duidelijke uitspraak over de vorm en hoogte van deze boete en of deze handhavende maatregel strafrechtelijk of bestuursrechtelijk van aard is. Daarbij komt dat handhaving bij evenementen in veel gevallen pas achteraf kan plaatsvinden of dat het doen van een rechtsgeldige meting lastig is. Immers: evenementen zijn van korte duur – slechts enkele dagen – en tegen de tijd dat de meetdienst ter plaatse is kan de overlast al weer voorbij zijn. Handhaving bij evenementen is dan ook lastig. Delft is niet de enige gemeente waar handhaving van geluidsovertredingen tot vragen leidt. Bij veel gemeenten blijkt de in eerste opzicht waterdichte strategie in de praktijk lastig toepasbaar. Als handhavend wordt opgetreden, leidt dit regelmatig tot juridische conflicten. Toch streeft de gemeente uiteraard naar een goede en juridisch houdbare handhavingsstrategie. Daarom wordt voorgesteld om de huidige opzet van de handhavingsstrategie uit de nota Integraal evenementenmodel nader uit te werken om te komen tot, onder andere, een duidelijker taakverdeling tussen de betrokken partijen, duidelijkheid over de sanctie en de juridische houdbaarheid en een duidelijk protocol bij een geconstateerde overtreding van de geluidsnorm door een organisator. De gemeente streeft ernaar meer nadruk op de verantwoordelijkheid van de organisator te leggen. Tot slot, maar zeker niet onbelangrijk, wordt inzichtelijk gemaakt welke gevolgen de handhavingsstrategie heeft voor de rolverdeling en capaciteit van de betrokken partijen.

24

7.4 Continu meetsysteem voor geluidsbelasting In voorgaande paragrafen zijn de 'knelpunten' van (het handhaven bij) geluid door evenementen toegelicht. Geconstateerd is dat:  geluid bij evenementen tot veel discussie leidt;  het voor betrokkenen belangrijk is om inzicht te krijgen in de geluidsbelasting van evenementen;  de gemeente deze geluidsbelasting wil controleren en handhaven;  dat handhaving een complexe aangelegenheid is;  dat het van belang is om een goed beeld te hebben van waar 'we over praten', wat de geluidsbelasting is in de binnenstad;  dat vooral de organisator een belangrijke verantwoordelijkheid heeft bij het beheersen van het geluid van het evenement. De Delftse situatie is niet uniek. Bovenstaande ‘samenvatting’ geldt voor veel gemeenten in Nederland. Hoewel het noodzakelijk is om een goede handhavingsprocedure te kunnen toepassen bij overschrijding van de geluidsnormen, zijn steeds meer gemeenten ervan overtuigd dat overlast kan worden voorkomen door controle en monitoring, en dus meer inzicht in de materie. Verschillende gemeenten werken daarom met een geluidsmeetsysteem dat permanent de geluidsbelasting meet. De gemeente Delft ziet veel voordelen in dit systeem en heeft zich voorgenomen dit systeem op korte termijn aan te schaffen. Het systeem bestaat uit kleine geluidsmeters met een zonnecollector die worden bevestigd aan lantarenpalen. Deze meters zorgen voor een continu en actueel inzicht in de geluidsbelasting ter plaatse. De afgesproken geluidsnormen worden daarmee automatisch bewaakt en overschrijdingen helder gesignaleerd. Bij normoverschrijding kunnen automatisch alarmen afgaan, bijvoorbeeld via SMS/e-mail. Ook kunnen de eindtijden van evenementen hiermee worden gecontroleerd. Meerdere evenementen op verschillende locaties kunnen gelijktijdig worden bewaakt en geluidshinderklachten kunnen direct online worden geanalyseerd, waarna er adequaat op kan worden gereageerd. Zie bijlage C voor de kosten en dekking van de aanschaf van het geluidsmeetsysteem. Het systeem draagt bij aan de bewustwording van de geluidsproblematiek bij bewoners, ondernemers en organisatoren. Het systeem biedt de mogelijkheid om organisatoren veel makkelijker aan te spreken op hun verantwoordelijkheid aan de hand van betrouwbare geluidsmeetgegevens van het hele evenement. Gebruik van dit systeem gaat uit van preventie (preventieve handhaving), zodat repressieve handhaving in veel gevallen niet nodig is. Het systeem wordt al in verschillende gemeenten (Eindhoven, Alkmaar, Deventer, Helmond, Utrecht) naar tevredenheid toegepast. De gemeente houdt het overzicht en de regie. Belanghebbenden, zoals organisatoren en bewoners, kunnen bij het geluidsbeheer worden betrokken, door een deel van de informatie en alarmen toegankelijk te maken. In Alkmaar is het voor iedereen mogelijk de actuele geluidsbelasting op de verschillende locaties met meters te volgen via internet (www.geluidssysteemalkmaar.nl/geluidssysteem). Hierdoor ontstaat optimale transparantie over het geluid in de binnenstad. Alle metingen worden bewaard en kunnen achteraf eenvoudig in een rapport worden samengevat en ter beschikking worden gesteld aan bijvoorbeeld de organisator of bewonersverenigingen. Uiteindelijk bieden continue metingen de belanghebbenden een duidelijk inzicht in de geluidsbelasting in de binnenstad van Delft. Niet alleen tijdens evenementen, maar ook tijdens dagen dat er geen grootschalige activiteiten in de stad zijn.

25

7.5 Implementatie en toepassing geluidsmeetsysteem Het systeem dat in Delft wordt toegepast bevat in eerste instantie de volgende onderdelen:  9 standaard meters in de binnenstad (locaties: Markt, Beestenmarkt, Doelenplein en overig) voor het meten van dB(A) en dB(C);  een 3D-meter, waarmee ook de oorsprong van het geluid aangegeven kan worden. Dit is bepaald vanuit het huidige klachtenpatroon. Gestart wordt met een 3D-meter op de Beestenmarkt . Op termijn kan het systeem worden uitgebreid met meer van dergelijke meters.  Een mobiele meetset die bij specifieke situaties (locaties zonder vaste meters) kan worden ingezet. Het systeem kan indien gewenst worden uitgebreid met meer geluidsmeters. In 2013 zullen verschillende belanghebbende partijen – ondernemers, organisatoren en bewoners – experimenteren met de toepassingen van de gegevens die het systeem oplevert. Hierbij komt de nadruk te liggen op de bijdrage die alle betrokkenen kunnen leveren om met de informatie die het systeem levert de geluidsbelasting in de binnenstad inzichtelijk en beheersbaar te maken. Bij de implementatie verandert de meetmethode voor geluid, maar blijven de huidige geluidsnormen als uitgangspunt gehandhaafd. De huidige normen gaan echter uit van een geluidsmeting op de gevel van het dichtstbijzijnde geluidsgevoelige gebouw. Daarom moeten de normen voor het geluidssysteem worden afgeleid van de huidige normen. De meters van het systeem hangen immers op andere locaties. De relatie tussen de bestaande geluidsnorm en de nieuwe locatie van de geluidmeter wordt nader bepaald, uitgaande van de bestaande geluidsnorm. Dit vraagt om maatwerk per locatie. Het systeem wordt gebruikt bij het gemeentelijk toezicht op evenementen. Dit onderdeel wordt eventueel overgedragen aan de Omgevingsdienst Haaglanden. Vanaf 1 januari koopt de gemeente een piketregeling (geluidmetingen) in bij de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH). De afspraak is dat de handhavingsstrategie in regionaal verband wordt afgestemd. In de afspraken met de ODH wordt de relatie tussen het meetsysteem en de handhaving goed beschreven. Deze aanpak en de personele consequenties worden nader uitgewerkt in samenwerking met de Omgevingsdienst Haaglanden. De gemeente doet dit terwijl er tegelijkertijd ervaring wordt opgedaan met het systeem. 7.6 Handhaving met het meetsysteem Het geluidsysteem leidt tot een goed inzicht in de geluidssituatie in de stad en kan helpen om specifieke situaties waarbij handhaving noodzakelijk is te verminderen. Het helpt om met elkaar in gesprek te gaan. Het meetsysteem biedt de mogelijkheid om er een handhavingsstrategie aan te koppelen, waardoor de onduidelijkheid van de huidige strategie wordt weggenomen. Na de eerste ervaringen met het systeem in 2013 wordt een handhavingsstrategie uitgewerkt, waarbij de meetresultaten van het systeem geschikt zijn als basis voor handhaving van de geldende geluidsnormen. De gemeente beoogt om in het kader van de handhaving een procedure op te stellen waarbij met het geluidssysteem een rechtsgeldige meting wordt gedaan, aan de hand waarvan handhavend kan worden opgetreden. Deze mogelijkheid wordt nog nader (juridisch) onderzocht en uitgewerkt. Bij een dergelijke handhavingsprocedure is getrapt handhaven het uitgangspunt, waarbij het optreden (waarschuwing of boete) afhankelijk is van de hoogte van de overschrijding en het aantal overtredingen. Als aanpassingen aan het huidige beleid leiden tot een intensivering van handhaving bij evenementen, heeft dat financiële gevolgen die momenteel niet zijn begroot. Deze kosten zullen bij

26

de uitwerking van de handhavingsstrategie in beeld worden gebracht en eventueel worden voorgelegd met een voorstel voor dekking van deze kosten. 7.7 Meldingsprocedure Uit de evaluatie blijkt dat het onbekend is hoe er met een geluidsklacht omgegaan wordt en een geluidsmeting aangevraagd kan worden. Op delft.nl is het mogelijk om geluidsoverlast door evenementen te melden. Het is niet mogelijk een geluidsmeting aan te vragen. Meldingen over geluidsoverlast werden gebruikt voor het beoordelen van evenementen waarbij in het vervolg vooraf werd bepaald dat een geluidsmeting zou worden verricht. Aan de bestaande handhavingsstrategie uit de nota Integraal evenementenmodel is nu ook geen meldingsprocedure gekoppeld. Een goede meldingsprocedure zal worden gekoppeld aan het meetsysteem en onderdeel uitmaken van de nadere uitwerking van een de handhavingsstrategie. Hierbij houdt de gemeente rekening met het klachtenpatroon, beschikbare capaciteit en financiële middelen. 7.8 Spreiding van evenementen Gedurende een beperkte periode van het jaar zijn er veel evenementen, op sommige populaire locaties ieder weekend. Dit kan het gevoel van overlast en hinder door geluid versterken. Het evenwichtig spreiden van evenementen over de verschillende locaties in de (binnen)stad leidt naar verwachting tot afname van de overlast van de evenementen in de stad. Om die evenwichtige spreiding te realiseren gaat de gemeente een actiever spreidingsbeleid voeren. Betere spreiding moet in de populaire perioden – juni, eind augustus en september – zorgen voor een goede balans op populaire locaties, voornamelijk Markt en Beestenmarkt. De gemeente gaat er vanuit dat dit geen effect heeft op de grote en jaarlijks terugkerende evenementen in Delft. Op basis van de jaarlijkse planning van verschillende evenementen kan al aan het begin van het jaar worden bepaald hoe een goede spreiding wordt gerealiseerd. Het actief spreidingsbeleid zou kunnen betekenen dat na drie opeenvolgende weekenden met evenementen op een bepaalde locatie, die locatie het daaropvolgende weekend wordt ontzien. Het blijven faciliteren van evenementen die passen binnen de Delftse visie staat bij deze spreiding voorop. De eerste meetresultaten van het geluidsmeetsysteem in 2013 zijn van grote waarde om de spreiding van evenementen over de verschillende populaire locaties te realiseren. Deze resultaten zijn richtinggevend voor het realiseren van spreiding in volgende jaren, zodat de balans tussen de voor- en nadelen van evenementen geborgd wordt. 7.9 Meetmethode De geluidsmetingen bij evenementen zijn uitgevoerd volgens de meetmethode die is vastgelegd in de nota Integraal evenementenmodel: op de dichtstbijzijnde (geluidsgevoelige) gevel. Daarnaast is er zoveel mogelijk gemeten volgens de richtlijnen van de ‘Handleiding meten en rekenen Industrielawaai’ (VROM 1999). De metingen zijn verricht door DHV. Om de kans op een betrouwbare en realistische meting in de toekomst te vergroten, worden enkele technische wijzigingen van de meetmethode voorgesteld. Deze wijken af van de richtlijnen uit de ‘Handleiding Meten en rekenen industrielawaai’ en het Activiteitenbesluit en sluiten beter aan bij de aard van het geluid tijdens evenementen in de openlucht. Zo is in het Activiteitenbesluit (dat geldt voor bijvoorbeeld de horeca) opgenomen dat stemgeluid bij geluidsmetingen buiten beschouwing moet worden gelaten en dient volgens de Handleiding Meten en Rekenen Industrielawaai (HMRI) rekening gehouden te worden met stoorgeluid, dat wil zeggen: al het geluid dat niet van de te onderzoeken bron afkomstig is. Voor het meten van geluid bij horeca en industrie sluiten deze richtlijnen aan bij de aard van het geluid. Bij evenementen is stemgeluid echter een van de karakteristieke eigenschappen van een evenement en moet daarom, samen met het

27

muziekgeluid, beschouwd worden als onderdeel van het brongeluid. Het bepaalt immers voor omwonenden voor een belangrijk deel ook de beleving van een evenement. Bovendien kunnen er bij evenementen, waarbij vaak grote aantallen toeschouwers aanwezig zijn, geen controlerende geluidsmetingen worden uitgevoerd als stemgeluid niet meegerekend mag worden. Stemgeluid wordt daarom meegenomen in de beoordeling (en dus de meting) van het geproduceerde geluid. Het voorstel is om dit te handhaven. Ook wordt, volgens de richtlijnen uit de HRMI, een meetcorrectie toegepast bij muziekgeluid omdat dit hinderlijker is vergeleken met andere vormen van geluidsoverlast. Omdat muziekgeluid echter onlosmakelijk verbonden is met het merendeel van de evenementen en omdat evenementen incidenteel zijn, is het ongebruikelijk en onlogisch deze meetcorrectie toe te passen. Voorgesteld wordt dan ook om deze meetcorrectie niet meer toe te passen tijdens geluidsmetingen bij evenementen in de openlucht. Deze aanpassingen leiden tot een gemakkelijker en transparanter meetmethode. 7.10 Geluid van andere bronnen Het meten van geluid van andere ‘bronnen’ dan evenementen valt buiten de regelgeving zoals omschreven en vastgesteld in het Integraal evenementenmodel. Zowel vertegenwoordigers van bewoners en ondernemers als evenementenorganisatoren hebben echter aangegeven het verschil in regelgeving verwarrend te vinden. Men ervaart geluidsoverlast van bijvoorbeeld muziekoptredens bij horecagelegenheden niet anders dan geluidsoverlast van een (muziek)evenement. De geldende weten regelgeving is wel anders. Maximale geluidsnormen bij inrichtingen (waaronder horeca) zijn landelijk wettelijk bepaald en vastgelegd in het activiteitenbesluit. Geluidsnormen voor evenementen zijn niet landelijk wettelijk vastgelegd; gemeenten kunnen deze normen zelf bepalen. In Delft zijn deze normen dus bepaald in het Integraal evenementenmodel. Daarnaast bestaat voor inrichtingen/horeca de mogelijkheid om een kennisgeving incidentele festiviteit in te dienen bij de gemeente. In Delft is het aantal keren dat deze mogelijkheid wordt aangeboden vastgesteld op twaalf. Deze kennisgeving biedt de horeca-exploitant de mogelijkheid om incidenteel af te wijken van de geluidsnorm en dus meer geluid te maken. De gemeente heeft in de APV wel restricties opgenomen voor een dergelijke kennisgeving. Zo is de tijd van een incident beperkt tot 01.00 uur en mag het geluidsniveau tijdens een incidentele festiviteit maximaal 15 dB(A) meer bedragen dan de geluidsnormen uit het Activiteitenbesluit. Bewoners, ondernemers en organisatoren vinden dit (wettelijke) onderscheid verwarrend. Daarom zal de gemeente deze regelgeving nader toelichten aan belanghebbenden en op www.delft.nl .

28

8.

Locaties en maximum aantal evenementen

Hoewel geluid en geluidsoverlast bij de evaluatie veruit het meest besproken onderwerp was, spelen ook andere aspecten van evenementen een rol. Ruimtegebruik en het maximum aantal evenementen zijn hier voorbeelden van. Dit hoofdstuk gaat in op de uitgangspunten van de locatiematrix uit het Integraal Evenementenmodel op het gebied van die aspecten. De locatiematrix geeft een overzicht van de meest gebruikte evenementenlocaties in Delft en de daaraan gekoppelde randvoorwaarden voor de toegestane hoeveelheid evenementen op een bepaalde locatie. 8.1 Locaties Alle in de locatiematrix vermelde locaties worden gehandhaafd als evenementenlocaties. De gemeente ontvangt soms een vergunningaanvraag voor een evenement op een ongebruikelijke (centrum)locatie. Voor deze locaties zijn in de huidige matrix geen geluidsnormen opgenomen. Daarom wordt voorgesteld om hiervoor de restcategorie ‘overige locaties’ toe te voegen, tevens met een maximale geluidsnorm van 75 dB(A). Er wordt hierbij gekozen voor de laagste in Delft gehanteerde geluidsnorm om de regulerende werking te waarborgen van het maximaal aantal evenementen dat op de ‘evenementenlocaties’ mag plaatsvinden. Voor de locatie Markt is, gezien de ruimtelijke structuur ervan, de aanvulling nodig dat de gestelde geluidsnormen gelden voor het plein-gedeelte en niet voor de ruimten naast en achter het stadhuis. Deze ruimten hebben namelijk de opzet van een straat en de op de Markt geldende geluidsnormen blijken hier niet werkbaar en te hoog. Daarom worden deze delen van de Markt gezien als ‘overige locaties’. 8.2 Maximum aantal evenementen De locatiematrix geeft inzicht in het aantal evenementen dat per locatie mag plaatsvinden. Ter indicatie: in 2010 hebben in totaal 9 grote evenementen (>5000 bezoekers en/of meerdaagse evenementen) plaatsgevonden. Verder zijn 31 vergunningen voor ’gewone‘ evenementen afgegeven en zijn er circa 80 meldingen ontvangen voor ‘kleine’ evenementen (tot maximaal 250 personen, waaronder straat- en buurtfeesten). Het aantal verstrekte vergunningen past binnen de maxima die voor de evenementenlocaties in Delft zijn vastgesteld in de matrix. Er zijn dus geen evenementen geweigerd omdat anders het maximum werd overschreden. Sommige bewonersorganisaties en ondernemers hebben aangegeven dat zij het aantal evenementen in de binnenstad toch te groot vinden. Zij vinden het wenselijk dat sommige evenementen worden verplaatst naar een locatie buiten de binnenstad. Ook verzoeken zij de gemeente om om de week een rustweekend in te stellen. Ook steeds meer organisatoren geven aan dat het aanbod in Delft te groot is. Dit vergroot de ‘concurrentie’ en komt de overzichtelijkheid van het Delftse evenementenaanbod niet ten goede. De gemeente vindt (het stimuleren van) de organisatie van evenementen belangrijk. Daarom is het niet wenselijk om het maximum aantal evenementen verder te beperken. Binnen het huidige beleid voert de gemeente al op verschillende manieren regie op het evenementenaanbod en spreiding over evenementenlocaties. Het huidige aantal verstrekte evenementenvergunningen valt binnen het maximale aantal evenementen dat per evenementenlocatie in de vastgestelde locatiematrix is opgenomen en dus toegestaan is. Het voorstel is om deze maxima te handhaven. In plaats van het verminderen van het aantal evenementen in de binnenstad is de gemeente van mening dat betere regulering, spreiding en clustering de overlast kan verminderen of wegnemen. Nu stuurt de gemeente waar mogelijk al op spreiding. Daarnaast stimuleert de gemeente in sommige gevallen een combinatie van verschillende evenementen. Regelmatig krijgen organisatoren het

29

advies om te kiezen voor een andere en meer geschiktere locatie, om bijvoorbeeld de overlast voor omwonenden te beperken. Evenementen met dezelfde uitstraling en doelgroep wordt gevraagd de krachten te bundelen. Zo is in 2011 het Nyama festival gecombineerd met de Gipsy Road Show, waar deze eerder afzonderlijk van elkaar in de binnenstad plaatsvonden. Evenementenorganisatoren hebben tijdens de evaluatie aangegeven dat zij de locatiematrix niet duidelijk genoeg vinden en dat deze geen voorrang voor specifieke evenementen dient te bevatten. Ook pleiten ze ervoor dat er locatiegebonden voorschriften toegevoegd worden over het maximaal aantal personen, eindtijden, afvalverwerking, plaatsing van toiletvoorzieningen en voorzieningen voor hulpdiensten. De gemeente vindt het toevoegen van criteria over deze onderwerpen niet nodig. Veelal zijn de vergunningsvoorschriften maatwerk, die worden bepaald aan de hand van de vergunningsaanvraag, het veiligheidsplan, het verkeersplan en de gesprekken die de gemeente voert met de organisatoren en adviezen die de gemeente krijgt van de ketenpartners (politie, brandweer, GHOR). Zo is het maximaal aantal personen/publiek per locatie maatwerk per evenement, omdat het afhankelijk is van onder andere de doelgroep van het evenement en het gebruik van podia en andere bouwwerken. Het maximum aantal bezoekers op de Beestenmarkt tijdens bijvoorbeeld de schaatsbaan is lager dan tijdens het Jazzfestival. Hetzelfde geldt voor voorzieningen voor hulpdiensten. Dat is maatwerk dat tijdens het overleg met politie, brandweer en GHOR wordt besproken met de organisator en wordt vastgelegd in de evenementenvergunning. Andere voorschriften, zoals eindtijden, zijn niet specifiek voor een locatie. Deze zijn om die reden dan ook niet in de locatiematrix opgenomen. Wel maken zij onderdeel uit van het Integraal evenementenmodel en worden ze besproken in hoofdstuk 7. 8.3 Vrijstelling van precario Precario is een belasting die de gemeente heft voor het hebben van voorwerpen boven, op of onder voor de openbare dienst bestemde gemeentegrond. Voor het organiseren van evenementen wordt precario in rekening gebracht, tenzij het evenement voldoet aan de voorwaarden die zijn opgenomen in artikel 10 van de precarioverordening. Vrijstelling wordt verleend aan ‘activiteiten welke een niet-commercieel karakter dragen en worden georganiseerd in het kader van ‘promoting Delft’. Op basis van de vergunningaanvraag wordt momenteel bepaald of een evenement/activiteit al dan niet in aanmerking komt voor vrijstelling van precario. Evenementenorganisatoren hebben in hun reactie op de nota Integraal evenementenmodel aangegeven dat ze de huidige regels voor de vrijstelling vaag en willekeurig vinden. Zij stellen voor hier duidelijker regels voor in te stellen. Uit de reactie en hun voorstel blijkt dat de huidige regels niet bij hen bekend zijn. Een nadere toelichting van de vrijstellingsregeling voor precario is daarom wenselijk. De huidige vrijstelling voor activiteiten met een niet-commercieel karakter die in het kader van ‘promoting Delft’ worden georganiseerd, behoeft daarvoor een beperkte aanpassing. Er bestaat nu geen toelichting op wat wordt verstaan onder ‘promoting Delft’ en een ‘niet-commercieel karakter’. Voor een buitenstaander/organisator van een evenement kan hierdoor ongewenst het idee ontstaan dat er sprake is van willekeur. Er is een toelichting nodig op de vrijstellingsregeling voor evenementen, waarvan in de kadernota Creatieve Meetlat is besloten dat deze in ieder geval wordt gehandhaafd. Daarnaast is het aspect ‘in het kader van promoting Delft’ niet meer in overeenstemming met het huidige gemeentelijk beleid, met name vanwege de niet-specifieke formulering. De voorwaarde ‘promoting Delft’ voor vrijstelling van precario komt te vervallen. Resteert de voorwaarde dat een activiteit/evenement in aanmerking komt voor vrijstelling als deze niet-

30

commercieel van aard is. Om misverstanden te voorkomen wordt hierop een toelichting geformuleerd. Deze is, gebaseerd op de toelichting van de gemeente Maastricht, als volgt: ‘Precariobelasting wordt niet geheven voor (delen van) niet-commerciële evenementen.’ Onder niet-commerciële evenementen wordt verstaan evenementen: - met een beoogde doelstelling van sociaal-maatschappelijke, sportieve charitatieve, stadsmarketing of culturele aard; - zonder individueel, persoonlijk of groepswinstoogmerk. Vrijstelling geldt dus voor niet-commerciële evenementen die worden georganiseerd door organisaties waarvan de inkomsten worden gebruikt om de voortgang van de eigen activiteiten voor een doel van charitatieve, sociaal maatschappelijke, sportieve, culturele of stadsmarketing-aard te garanderen. In de praktijk zal als gevolg van deze specificatie de vrijstelling voor het betalen van precario voor evenementen niet of nauwelijks veranderen. 8.4 Leges voor het verstrekken van een vergunning Tot 2012 werden de legeskosten voor het verstrekken van een evenementenvergunning aan een gesubsidieerde evenementenorganisator niet in rekening gebracht. Het college heeft in 2011 besloten deze vrijstelling op te heffen, in het kader van het standpunt dat de vergunningverlening kostendekkend moet worden uitgevoerd. Sinds 2012 betalen dus ook organistoren van gesubsidieerde evenementen legeskosten voor hun vergunning. Deze tarieven hiervoor zijn:  (middelgroot) evenement: € 420  groot evenement: € 670 De afweging of een evenement als middelgroot of groot wordt aangemerkt gebeurt op basis van definities zoals opgenomen in de APV . Kleine evenementen zijn vergunningsvrij en daarbij zijn leges dus niet aan de orde.

31

9.

Schoon, heel en veilig

De gemeente ontvangt nauwelijks klachten over overlast door afval bij evenementen. Organisatoren zijn primair zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van de evenementenlocatie, conform het principe ‘de vervuiler betaalt’. Dat is ook als voorwaarde opgenomen in de evenementenvergunning. 9.1 Aandachtspunten In de Creatieve Meetlat is vastgelegd dat de gemeente bij een groot aantal evenementen extra inzet pleegt. Het gaat om het plaatsen van extra afvalcontainers, de bestaande afvalbakken legen en handmatig en machinaal vegen. In de afgelopen jaren is deze extra inzet gebeurd voor Koninginnedag, Mooi Weer Spelen, Nyama festival, Taptoe, Sinterklaas en Lichtjesavond. Met name bij Koninginnedag en Lichtjesavond is sprake van grote vervuiling. Dit afval is vooral afkomstig van (bezoekers aan) cafés rond Heilige Geestkerkhof, Beestenmarkt en Burgwal en betreft met name plastic bierglazen. Afval bij evenementen blijft een aandachtspunt. In het afgelopen jaar was extra inzet nodig na afloop van enkele evenementen. Waar het mogelijk bleek om de vervuiler te achterhalen, heeft de gemeente passende maatregelen genomen. De gemeente is van mening dat de horeca ook haar verantwoordelijkheid moet nemen. Bij enkele stadsbrede evenementen blijft het echter lastig om de vervuilingsgraad van het evenementen te duiden, omdat winkelend publiek en reguliere bezoekers van de binnenstad zich mengen met de evenementenbezoekers. Een ander aandachtspunt bij evenementen is het onaangekondigd verwijderen van straatmeubilair door de organisator. Daarnaast wordt soms onaangekondigd gebruik gemaakt van riool- en elektriciteitsaansluitingen en schade aangebracht aan bestrating en openbare groenvoorzieningen. Om beter te kunnen inspelen op dergelijke zaken moet de schouwprocedure, waarbij de verschillende gemeentelijke disciplines hun eigen rol vervullen, worden verbeterd. 9.2 Schouwprocedure en -formulier Om de schouwprocedure van gemeentelijke toezichthouders en diensten voor, tijdens en na evenementen te stroomlijnen en te minimaliseren is een schouwprocedure en -formulier in het leven geroepen. Op het formulier noteren toezichthouders hun waarnemingen. Bij evaluatie bleek dat de schouwformulieren niet optimaal worden gebruikt. Wel blijkt het een goed middel om een helder beeld te krijgen van de gang van zaken bij evenementen. Het formulier is inmiddels aangepast, onder andere om de gebruiksvriendelijkheid ervan te vergroten. Ook worden de instructies voor het gebruik en de procesbeschrijving rond toezicht en handhaving bij evenementen verbeterd. Daarnaast maakt de gemeente afspraken hoe de terugkoppeling van de constateringen plaatsvindt naar de vergunningverlener. 9.3 Beeldkwaliteit Tijdens de raadsbehandeling van de begroting in november 2010 is besloten de huidige beeldkwaliteitsniveaus bij te stellen van A naar B voor de binnenstad en van B naar C voor de rest van de stad, behorend bij het beheerscenario Sober en doelmatig. Deze beleidskeuze heeft ook effect op de beeldkwaliteit die evenementenorganisatoren aantreffen bij ingebruikname van de evenementenlocatie en, vanzelfsprekend, op de manier waarop van hen geacht wordt deze achter te laten. Stadsbeheer zal bij het aanvullend schoonmaken na stadsbrede evenementen opleveren conform de geldende beeldkwaliteit. 9.4 Aanvullend schoonmaken De gemeente maakt aanvullend schoon bij een aantal stadsbrede evenementen. Organisatoren hebben aangegeven dat zij het niet helder vinden welke criteria bepalen of de gemeente aanvullend schoonmaakt tijdens en na een evenement. Het enige criterium bij deze afweging is dat de bezoeker

32

van het evenement zich op een groot aantal plaatsen mengt met niet-bezoekers (winkelend publiek, passanten) van een evenement. Dit geldt bij stadsbrede evenementen die gebruik maken van meerdere locaties in de stad en waarbij, met name op de verbindingsroute, een vermenging van bezoekers en niet-bezoekers ontstaat. Deze situatie doet zich voor bij de onderstaande evenementen. Het zijn dan ook deze evenementen waarbij de gemeente aanvullend schoonmaakt : - Koninginnedag - Mooi Weer Spelen - Jazzfestival Delft - Taptoe - Intocht Sinterklaas - Lichtjesavond Overigens ontslaat deze aanvullende dienst de evenementenorganisatoren niet van de verplichting om zelf te zorgen voor het schoonhouden en schoon opleveren van de evenementenlocatie(s). 9.5 Veiligheid bij evenementen Ieder evenementen heeft bezoekers. Voor die bezoekers is een evenementen alleen leuk als het ook veilig is. Het waarborgen van de veiligheid is dan ook een essentieel bij de organisatie van evenementen. Ook in Delft. Om evenementen in Delft leuk te houden en de (negatieve) gevolgen van evenementen op de openbare orde en veiligheid te beperken is een aantal afspraken rond evenementen vastgelegd. Daarnaast kan de burgemeester nadere regels stellen betreffende het beslissen op een aanvraag van een vergunning voor het houden van een evenement De gemeente deelt het evenement in een bepaalde risicocategorie in. Er zijn 3 categorieën: hoog risico, gemiddeld risico, geen risico. Bij de indeling kijkt de gemeente naar de invloed dat het evenement heeft op de woon- en leefomgeving. Ook de verwachtte inzet van hulpdiensten zoals politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening speelt hierbij een rol. Afhankelijk van de grootte en risicocategorie waarin het evenement valt, bepaalt de gemeente of er een evenementenvergunning aangevraagd moet worden en hoe lang van tevoren dit moet. Een evenementenorganisator is primair zelf verantwoordelijk voor een veilig verloop van zijn evenement. Daarbij ziet de gemeente toe op een goede voorbereiding. In de vergunningaanvraag van evenementen met een gemiddeld risico of een hoog risico moet de organisator aangeven hoe hij de verantwoordelijkheid oppakt voor bijvoorbeeld de veiligheid van het publiek (zo nodig in een veiligheidsplan) en voor verkeersstromen of het afzetten van wegen (zo nodig in een mobiliteitsplan). Geconstateerd is dat het voor een gedegen voorbereiding op het evenement van belang is dat de organisator zich aan de gestelde aanvraagtermijn houdt. Dat geldt ook voor het indienen van het gewenste veiligheids- en mobiliteitsplan. De gemeente moet hier strak aan vasthouden om de risico’s voor iedereen te beperken.

33

10.

Communicatie

Uit de evaluatie met alle belanghebbenden is gebleken dat goede communicatie kan leiden tot meer begrip over evenementen en mogelijk minder overlast. Dit geldt onder andere voor communicatie over wetgeving en beleid, klachtenprocedures, het evenementenoverzicht en communicatie door de evenementenorganisator zelf. 10.1 Communicatiemiddelen Eerder is besloten tot het opstellen van een Handboek Evenementen. Uitgangspunt voor dit handboek is informatievoorziening aan evenementenorganisatoren en bewoners over bijvoorbeeld de vergunningsprocedure, de toegestane normen, de evenementenkalender en de subsidievoorwaarden. De nota Integraal evenementenmodel zelf is niet geschikt als informatiebron voor belanghebbenden, zoals bewoners en organisatoren. Dat blijkt ook uit gesprekken met deze belanghebbenden en is een van de belangrijkste uitkomsten van het gemeentelijke project Procesoptimalisatie evenementenvergunning. Er is voor gekozen om geen echt handboek te ontwikkelen, maar om de informatie centraal ter beschikking te stellen via internet, op de gemeentelijke website. Hier is ruimte ingericht met specifieke informatie over evenementen. Het gaat om informatie over het aanvragen van een vergunning en evenementensubsidies, de evenementenlocaties van Delft en gemeentelijk beleid. De internetsite wordt nu nog te weinig geraadpleegd. Daarom zal de gebruiksvriendelijkheid ervan worden verbeterd. De vindbaarheid wordt beter en de informatie wordt uitgebreid – onder andere het toevoegen van het actuele evenementenoverzicht – en lezersvriendelijker. 10.2 Communicatie over evenementen en vergunningen De nota Integraal evenementenmodel beschrijft de procedure voor het vaststellen en publiceren van het (voorlopig) evenementenoverzicht. Verschillende belanghebbenden hebben verzocht dit overzicht en een actueel overzicht van activiteiten eenvoudig toegankelijk te maken op internet. Het voorstel is om hieraan tegemoet te komen en het voorlopig evenementenoverzicht na publicatie breed te verspreiden onder belanghebbenden, waaronder bewoners, evenementenorganisatoren en binnenstadsondernemers, en een actueel overzicht bij te houden op internet. Sinds kort is het mogelijk om op www.delft.nl/melding/whatsup, een overzicht te raadplegen van alle verstrekte vergunningen en meldingen voor activiteiten en festiviteiten in de openbare ruimte. Dit overzicht geeft altijd de laatste stand van zaken over verstrekte evenementenvergunningen. Iedereen kan dit overzicht raadplegen via delft.nl, maar dit is nog niet breed bekend. De gemeente brengt zowel het voorlopig overzicht van evenementen als het whatsup-overzicht beter onder de aandacht van alle belanghebbenden op het gebied van evenementen. 10.3 Communicatie door evenementenorganisator Niet alleen de gemeente moet te communiceren over evenementen. De vergunning verplicht de vergunninghouder, de organisator, om omwonenden van de evenementenlocatie met een bewonersbrief te informeren. Uit de reactie van de vertegenwoordigers van bewonersverenigingen blijkt dat dit niet in alle gevallen ook daadwerkelijk gebeurt of dat sommige omwonenden geen bewonersbrief ontvangen. Deze verplichting zal daarom extra onder de aandacht worden gebracht van de organisator en er zal extra controle plaatsvinden op naleving ervan. De organisator moet de omwonenden te informeren over de data, het soort muziek/de programmering, de begin- en eindtijden en een telefoonnummer waarop de organisator vooraf en tijdens het evenement te bereiken is in verband met eventuele vragen en/of klachten.

34

10.4 Jaarlijkse kleinschalige evaluatie Voor zowel de betrokken belanghebbenden als de gemeente is de evaluatie van het Integraal evenementenmodel een waardevol proces geweest. Het samenbrengen van (verschillende) belanghebbenden leidt tot een beter inzicht in de mogelijke verbeterpunten van het Delftse evenementenbeleid en evenementenaanbod. Het beleid is niet statisch: het evenementenaanbod verandert, de (wettelijke) regelgeving verandert, de (infrastructuur van de) stad verandert. Het is daarom van belang om structureel overleg te voeren met belanghebbenden. Voorgesteld wordt daarom om jaarlijks een kleinschalige evaluatie van het evenementenbeleid te organiseren waarbij belanghebbenden hun ervaring en opmerking over het afgelopen seizoen met de gemeente kunnen delen. In ieder geval zullen hier (vertegenwoordigers van) bewoners, evenementen, ondernemers en de gemeente deel van uitmaken, mogelijk aangevuld met vertegenwoordigers van politie, brandweer en GHOR. Op basis van deze jaarlijkse evaluatie kan worden besloten of aanpassing nodig is van (onderdelen van)het Integraal evenementenmodel. Tijdens de eerste evaluatie in 2013 zal specifieke aandacht zijn voor de meetresultaten van het geluidsmeetsysteem en het resultaat van de inzet om een betere spreiding van evenementen te realiseren.

35

Bijlagen: A: B: C: D:

Overzicht input belanghebbenden Overzicht geluidsnormen andere Nederlandse gemeenten Aanschaf geluidsmeetsysteem Locatiematrix

36

Bijlage A:

Overzicht input belanghebbenden

Evenementenorganisatoren:  Duidelijke criteria voor evenementenlocatie ten aanzien van vergunningverlening en een locatiematrix met een toelichting op gemaakte keuzes;  Meer toelichting op de methode voor de categorisering van evenementen;  Bepaal en bespreek het evenementenoverzicht regelmatig met betrokkenen;  Wijzig de meetmethode voor geluidsdruk in het meten van brongeluid met per locatie een maximum zodat het handhaven van de geluidsnormen door de organisatoren zelf makkelijker wordt;  Heldere criteria ten aanzien van aanvullend schoonmaken bij evenementen door de gemeente;  Meer inzicht in de criteria die gelden voor vrijstelling van precario voor evenementen die bijdragen aan de citymarketing van Delft. Ondernemers:  Betere regulering van het aantal evenementen en andere activiteiten in de binnenstad (waaronder optredens bij horecazaken, wekelijkse markten en straatartiesten);  beter handhaven op overtredingen;  beter toezicht op bezoekersstromen, waardoor ondernemers goed bereikbaar blijven;  in een vroeg stadium de evenementen bekend maken en de (voorlopige) evenementenkalender breed toegankelijke maken;  meer inzicht en overeenstemming in de regelgeving voor evenementen en andere activiteiten in de openbare ruimte. Bewoners(organsaties):  Verlaging van de geluidsnorm voor de gehele binnenstad naar maximaal 75 dB(A);  Het verplicht stellen van een geluidsbegrenzer en deze voorafgaand aan het evenement te controleren;  Handhavend optreden;  Terugbrengen van het aantal evenementen door deze te verplaatsen naar daarvoor meer geschikte locaties;  Het relateren van het evenementenbeleid aan andere geluidsproducerende activiteiten bij onder andere verschillende horecagelegenheden in de stad;  Om de week een rustweek;  Een duidelijke meldingprocedure met een klachtennummer of emailadres waar een geluidsmeting kan worden aangevraagd;  Een overzichtelijke evenementenkalender;  Aanpassing van de sluitingstijden: zondag t/m donderdag tot 23.00 uur en vrijdag en zaterdag tot 24.00 uur.

37

Bijlage B:

Overzicht geluidsnormen andere gemeenten

Stad

Geluidsnorm dB(A) 85 70-80 85 >85 75 80 >80 70 80 90 75 80 65 75 82 85 70 85 90 75 80 85 70 70-80 80-85 >85 70 85 90 80 75 85 90 80 85 90 95-100 65 75 80 85 90

Leiden Dordrecht

Helmond

Eindhoven Utrecht Enschede Zwolle

Groningen

Leeuwarden

Middelburg

Amersfoort

Nijmegen Apeldoorn

Amsterdam

Delft

Geluidsnorm dB(C) 100 95 105 93 90/95 100/105 105/110 110/115 -

Differentiatie op gebied van: Nvt Aantal Ev(7) Aantal Ev(3) Aantal Ev(4) Aantal (onbeperkt) Aantal (beperkt) Aantal Ev(beperkt) nvt nvt (basisnorm) Aantal Ev (4) nvt (basisnorm) Type en tijd (na 19.00 u.) Omvang (kleinschalig) en locatie Omvang (middelgroot) en locatie Omvang (grootschalig) en locatie Aantal en omvang(2) Type nvt (basisnorm) Aantal dagen (14) en locaties (2) nvt (basisnorm) Aantal en tijdstip (voor 19.00 uur) Aantal en tijdstip (na 19.00 uur) Nvt (basisnorm) Aantal en locatie Aantal en locatie Aantal (zeer beperkt) en locatie Type en locatie Type en locatie Aantal dagen (2) Aantal en locatie Type, aantal en locatie Type, aantal, tijdstip en locatie Type, aantal, tijdstip en locatie Locatie Aantal en locatie Locatie Locatie Locatie en aantal ev (beperkt) Locatie en aantal ev (beperkt) Locatie en aantal ev (beperkt) Locatie en aantal ev (beperkt) Locatie en aantal (2) 38

Bijlage C:

Aanschaf geluidsmeetsysteem

De leverancier van dit systeem (Munisense B.V.) heeft een offerte uitgebracht voor de aanschaf en gebruik van het geluidsmeetsysteem. In deze offerte is uitgegaan van een tiental vaste geluidsmeters op een drietal veelgebruikte evenementenlocaties (Markt, Beestenmarkt en Doelenplein). Ook levert Munisense een geluidsmeter die ook de richting van het geluid aangeeft. Dit is een nieuwe geluidsmeter die is ontwikkeld in samenwerking met de TU Delft. Deze meters zijn van grote waarde bij het bepalen van de bron van het geluid op locaties met een grote concentratie horecagelegenheden. Ook wordt een mobiele meetset aangeschaft, die in voorkomende gevallen bij evenementen buiten de van meters voorziene locaties of andere geluid producerende activiteiten kan worden ingezet. Kosten De totale kosten voor de aanschaf en het eerste jaar beheer van het systeem bedragen € 29.161,05. Munisense is ook verzocht om een offerte uit te brengen voor het installeren (gebruik klaar maken) van het systeem. Daarnaast zijn er jaarlijks terugkerende kosten voor beheer, gebruik webportal, ijking en onderhoud van de apparatuur (hieronder onder het kopje ‘beheer’). Onderstaand volgt een tweetal tabellen met de kosten voor aanschaf en eerste jaar onderhoud en de voorgestelde dekking: Onderdeel 9 x Standaard meters + ondersteuning (website en bevestiging) 1 x 3D meter 1 x mobiele meetset 1 x installatie en training Jaarlijks onderhoud en gebruik (jaarlijks terugkerend) Totaal

Prijs € 14.030 € 1.995 € 3.780 € 3.505 € 5.851 € 29.161

De kosten worden als volgt gedekt: Onderdeel Aanschaf (eenmalig) Beheer (structureel) Installatie (eenmalig) Onvoorzien Totaal

Prijs € 19.805 € 5.851 € 3.505 €2.900 € 32.061

Budget (activiteitennummer) 605892 601254 601254 (Binnenstad/Veiligheid) € 32.061

39

13rjIhgm P

Lacatb- en geluldsmatrix integraal evenemenienm6del