Mini-assessment nieuwe collega Doel Doel van deze mini-assessment is om tot een zorgvuldige formulering van het gewenste profiel (vakinhoudelijk en persoonlijk) van een nieuwe collega te komen en vervolgens tot een geobjectiveerde selectie.
MINI-ASSESMENT NIEUWE COLLEGA 1
DOEL Voor de maatschap en voor het ziekenhuis is het van belang de juiste collega te werven; de collega die beschikt over: de juiste vakinhoudelijke competenties gelet op de gewenste inhoudelijke ontwikkeling in de komende jaren het gewenste gedragsprofiel om goed in het team te passen, op basis van een enigszins geobjectiveerd ‘mini-assessment’. Dit is zo belangrijk dat dit niet aan het toeval mag worden overgelaten. Doel van deze miniassessment is om tot een zorgvuldige formulering van het gewenste profiel (vakinhoudelijk en persoonlijk) te komen en vervolgens tot een geobjectiveerde selectie.
2
UITGANGSPUNTEN BIJ DE AANPAK Van belang voor een goede aanpak is dat: er duidelijkheid is en draagvlak bij de gehele maatschap met betrekking tot het profiel van de beoogde nieuwe collega het profiel is gebaseerd op een goed gedeeld beeld van de huidige en de beoogde situatie: Waar staat de groep nu? Wat hebben wij in huis aan vakinhoudelijke competenties en samenwerkings-/organisatorische competenties? Wat hebben wij nodig, qua vakinhoudelijke ambities en qua groeps- en samenwerkingsdynamiek? er objectiverende methodieken en instrumenten benut worden om tot een bewuste keuze te komen dat een en ander in goede afstemming met raad van bestuur en stafbestuur plaatsvindt, zodat ook daar steun en vertrouwen is voor de beoogde nieuwe maat.
© Deze informatie is door DamhuisElshoutVerschure ontwikkeld en beschikbaar gesteld voor eigen gebruik. Het is niet toegestaan (delen van) dit materiaal zonder bronvermelding te reproduceren voor en door derden.
3
PROCEDURE Het gehele proces verloopt via de volgende stappen:
Stap 1: Opstellen profiel kandidaat Dit profiel omvat zowel een vakinhoudelijk profiel als een persoonlijk (gedrags)profiel. Een vakinhoudelijk profiel wordt door de maatschap/vakgroep opgesteld. Daarbij wordt gebruikgemaakt van het lange termijn beleidsplan (prognoses en beleidskeuzes). Het gewenste gedragsprofiel van de nieuwe collega wordt opgesteld. Daartoe kunnen de CANMEDS competenties gebruikt worden. Daarnaast is het mogelijk gebruik te maken van het instrument ‘Persoonlijk ProfielAnalyse’ (PPA)*. Om tot het gewenste persoonlijk profiel te komen kunnen alle huidige maten een PPA invullen. Aan de hand van deze PPA’s wordt een TeamCultuurAnalyse (TCA) opgesteld die inzicht geeft in de huidige groepsdynamiek. Deze wordt besproken en (mede) op basis daarvan wordt het gewenste profiel van de nieuwe collega geformuleerd. Toelichting Van belang is om bij het aantrekken van nieuwe kandidaten een behoedzame balans te vinden tussen complementaire profielen en congruente profielen. Congruente profielen zullen over het algemeen herkenning oproepen en gemakkelijk worden opgenomen in de groep. Het nadeel is dat er ‘meer van hetzelfde’ wordt toegevoegd. Het team kan daarmee tekort schieten op bepaalde teamrollen. Overigens kunnen gelijke profielen, in geval van hoge D’s (dominantie), wel leiden tot competitie en strijd. Complementaire profielen vormen een aanvulling op het huidige team doordat andere gedragskenmerken worden toegevoegd. Het ‘handelingsrepertoire’ van het team wordt daarmee verruimd. Tegelijkertijd kunnen deze verschillen echter leiden tot wrijving en irritaties binnen de groep. Een keuze voor een kandidaat met complementair profiel moet daarom (van beide kanten!) zeer welbewust gemaakt worden en men zal bereid en vaardig moeten zijn de mogelijke wrijving te hanteren en de voordelen te benutten.
Stap 2: Vaststelling profiel
In een maatschapsbijeenkomst worden beide (vakinhoudelijk en persoonlijk profiel) besproken en vastgesteld. De maatschap legt het gewenste profiel voor ter instemming van raad van bestuur en stafbestuur.
Stap 3: Selectie op basis van het profiel
Er wordt een eerste (schriftelijke) selectie uitgevoerd door (de selectiecommissie van) de maatschap. Daarbij zal met name naar de vakinhoudelijke competenties worden gekeken. De kandidaten die op basis van een eerste selectieronde in aanmerking komen voor (vervolg)gesprekken worden voorafgaand aan het (vervolg)gesprek verzocht een PPA te maken. Na invulling van de PPA-vragenlijst (online) krijgt de kandidaat binnen één werkdag de PPA-rapportage per mail toegezonden, met de vraag of deze rapportage aan de selectiecommissie mag worden toegezonden. Nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven wordt de PPA vertrouwelijk aan de selectiecommissie van de maatschap toegezonden.
Pagina 2
Desgewenst krijgt de selectiecommissie een korte instructie met voor elke kandidaat een aantal relevante vragen, gegeven het gewenste profiel en de PPA-rapportage van de kandidaat. In het selectiegesprek wordt het profiel van de kandidaat (met behulp van de PPA) en eventueel ook het huidige teamprofiel van de maatschap/vakgroep met de kandidaat besproken.
Stap 4: Besluitvorming
Op basis van dat gesprek maakt de selectiecommissie een keuze voor een van de kandidaten en motiveert zijn keuze met de volgende toelichting: op welke punten de voorkeurskandidaat wel voldoet aan het gewenste profiel op welke punten eventueel concessies zijn gedaan aan het gewenste profiel en hoe de maatschap dit denkt op te vangen. De maatschap draagt de kandidaat, met de genoemde motivering, voor aan de medische staf en de raad van bestuur. Na advies/instemming van alle betrokkenen wordt de kandidaat aangesteld. * De Persoonlijke ProfielAnalyse is zowel een wetenschappelijk als betrouwbaar en valide aangemerkt instrument om gedragsprofielen in kaart te brengen. Meer informatie over de PPA vindt u elders op de website www.managenvandemaatschap.nl. U kunt ook contact opnemen met DamhuisElshoutVerschure.
Pagina 3
BIJLAGE 1: VOORBEELD PROFIEL Hieronder is een voorbeeld profiel voor de fictieve functie van ‘Intesoloog’ beschreven Het gewenste profiel van de kandidaat ‘intensoloog’ is hieronder beschreven in termen van een vakinhoudelijk profiel en een persoonlijk (gedrags)profiel.
1. Medisch inhoudelijk profiel De volgende kenmerken/competenties op medisch inhoudelijk gebied zijn gewenst: Geregistreerd ‘intensoloog’ Registratie voor het subspecialisme ‘speciologie’ Specifieke ervaring met complexe problematiek op het gebied van ‘speciologie’ Voldoende bekwaam in de breedte van het vak om zelfstandig diensten te doen Affiniteit en competenties om de ‘speciologie’ binnen het Alexander Ziekenhuis met de andere collegae verder te ontwikkelen Competenties om vakinhoudelijk leiding te geven aan de afdeling ‘speciologie’
2. Persoonlijk gedragsprofiel Ten behoeve van een effectieve functievervulling is het van belang dat de kandidaat: Systematisch en accuraat kan werken Betrouwbaar en gedegen werk aflevert met hoog kwaliteitsniveau Goede analytische en logische vaardigheden Ten behoeve van een constructieve samenwerking binnen de maatschap zijn de volgende gedragskenmerken gewenst (zie ook bijlage teamprofiel): Een prettige, meegaande en voorkomende collega Consequent, gedisciplineerd en betrouwbaar Gevoel voor verhoudingen, relaties Ruimte en respect latend voor anderen, niet te dominerend en eigenzinnig Op basis van bovenstaande zijn de volgende profielkenmerken voor de PPA wenselijk c.q. mogelijk: D : laag tot gematigd I : gematigd (eventueel laag of hoog) S : gematigd tot hoog C : gematigd tot hoog.
Pagina 4
BIJLAGE 2: TEAMPROFIEL De maatschap ‘intensiologie’ heeft een moeilijke, conflictueuze periode achter de rug. Na het vertrek van enkele collegae kenmerkt de huidige groep zich door betere onderlinge verhoudingen. De aanwezige verschillen in persoonlijkheid zijn hanteerbaar en er is voldoende overlap in profielen om van een gezamenlijke basis te spreken. De huidige maatschap kenmerkt zich door een sterk ‘mensgericht’ profiel. Met andere woorden; onderlinge sfeer en relaties en klimaat zijn belangrijk voor het goed functioneren van de groep. In enkele individuele profielen zijn nog sporen van de conflictueuze periode waarneembaar. Dit uit zich in het ‘werkmasker’ en in spanningen. Tegen deze achtergrond is het van belang dat de nieuwe collega over een profiel beschikt dat voldoende aansluit bij de bestaande groep, en liefst geen al te hoge D (dominantie) in combinatie lage C (conformiteit) kent. Wel gewenst is een hoge I of een hoge S. Gelet op de functievereisten zou een hoge S het meest voor de hand liggen. Op de (middel)lange termijn, als de groep weer wat gesetteld en op orde is, zou het, vanuit oogpunt van complementariteit, wenselijk zijn om juist wel aanvulling te zoeken in een hoge D. Dit om het ondernemerschap, innovatie en doortastendheid van de groep te versterken. Met name de teamrollen ‘pionier’ en ‘innovator’ zijn momenteel maar beperkt vertegenwoordigd. Een DI of ID profiel zou dan wenselijk zijn.
Pagina 5
Huidig teamprofiel:
Pagina 6
BIJLAGE 3: VOORBEELD VOORDRACHTSNOTITIE
Voordrachtsnotitie kandidaat intensioloog/specioloog 1. INLEIDING In het kader van de werving en selectie van een nieuwe intensioloog/specioloog heeft de maatschap Intensiologie in overleg met RvB van het Alexcander Ziekenhuis de volgende procedure gevolgd: Er is een profiel opgesteld voor de gewenste nieuwe collega. Hierbij is naast een vakinhoudelijk profiel ook een gedragsprofiel opgesteld op basis van de PPA-methodiek (zie bijlage 3). Na vaststelling van het profiel is de kandidaat gevraagd mee te werken aan een PPA. De kandidaat heeft toestemming gegeven de PPA-rapportage aan de maatschap en RvB ter beschikking te stellen (zie bijlage 1). De kandidaat is door de maatschap beoordeeld op geleide van het opgestelde profiel en de uitgevoerde PPA. De maatschap draagt met deze ‘voordrachtsnotitie’ de beoogde kandidaat voor ter instemming door de RvB en vacatureadviescomissie van de medische staf. In deze notitie wordt de voordracht van de kandidaat, de heer Vandijcksma, door de maatschap toegelicht.
2. DE KANDIDAAT De wervingsprocedure heeft drie kandidaten opgeleverd. De kandidaat die wordt voorgedragen is sinds januari 2011 werkzaam als Intesioloog in het Mercurius Ziekenhuis. Vanuit deze aanstelling solliciteert hij nu naar een aanstelling binnen de maatschap. De heer Vandijcksma studeerde geneeskunde aan de UVK. Zijn opleiding tot intensioloog werd gevolgd in het academisch ziekenhuis te Koeldijk en in het Mercurius ziekenhuis. Sinds 2006 is de heer Vandijcksma geregistreerd als intensioloog. Hierna heeft hij de subspecialisatie Speciologie gevolgd en afgerond in het Academisch ziekenhuis. Daarnaast heeft hij moleculaire geneeskunde als aandachtsgebied.
3. TOETSING AAN HET PROFIEL Medisch inhoudelijk profiel De heer Vandijcksma voldoet volledig aan het opgestelde profiel. Zijn inhoudelijke kwalificaties, zoals hierboven beschreven, sluiten aan bij de functievereisten. Het persoonlijk profiel wordt hieronder toegelicht.
Persoonlijk profiel Het gewenste PPA-profiel was eerder (zie bijlage 1) als volgt omschreven: D : laag tot gematigd I : gematigd (eventueel laag of hoog) S : gematigd tot hoog C : gematigd tot hoog.
Pagina 7
De uitgevoerde PPA van de kandidaat de heer toont een ICS-profiel:
Trefwoorden die bij dit profiel horen zijn: vriendelijk, sociaal, bedachtzaam, consequent, aardig, accuraat, volhardend, bescheiden, diplomatiek, meegaand en toegevend. Het PPA profiel (de enigszins vlakke grafiek) laat op dit moment zien dat er bij de heer Vandijcksma op dit moment sprake is van enige spanning en rolonduidelijkheid. Dit heeft invloed op zijn functioneren. Personen met een hoge S en C in het PPA-profiel hebben juist behoefte aan duidelijkheid en stabiliteit. Het is essentieel aan deze behoefte tegemoet te komen. Na aanstelling van de heer Vandijcksma zullen binnen de maatschap verwachtingen en afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder moeten worden uitgewisseld. Naarmate werkwijzen en processen (taakverdeling, procedures communicatie, besluitvorming e.d.) binnen de maatschap helderder en duidelijker zijn gecommuniceerd, zal dhr. Vandijcksma (maar ook andere maatschapsleden) effectiever kunnen functioneren. Kijkend naar het teamprofiel van de maatschap heeft hij overlap met het huidige teamprofiel. Met dit PPA-profiel mag worden verwacht dat de heer Vandijcksma gemakkelijk zal ‘invoegen’ in de maatschap. Hij draagt bij aan de goede sfeer en is geenszins bedreigend voor andere maatschapsleden. Hij is loyaal en een goede teamplayer. De heer Vandijcksma is een loyale, harde werker met hoog kwaliteitsbesef. Hij zal zich inspannen om gestelde doelen en ambitie te realiseren. Hij is echter niet direct een zelfstarter en zal minder assertief en ondernemend zijn. Voor dit moment is dat een ‘veilige keuze’, maar in de toekomst is aanvulling op deze gebieden binnen het team waarschijnlijk wel wenselijk. Met deze kandidaat haalt het team geen aanvulling binnen op teamrollen die momenteel zijn ondervertegenwoordigt, zoals innovator en pionier. Voor de ontwikkeling van de maatschap en afdeling is het daarom van belang om het ondernemerschap ‘te organiseren’, bijvoorbeeld door met elkaar expliciete doelen en beleid te ontwikkelen waarop gestuurd kan worden.
Pagina 8
4. CONCLUSIE Samenvattend wordt geconcludeerd: De heer Vandijcksma voldoet goed aan zowel het inhoudelijk profiel als het persoonlijk profiel. Het is van belang (essentieel) om binnen de maatschap en afdeling verwachtingen uit te wisselen en afspraken te maken over rollen, taken, verantwoordelijkheden, werkwijzen en dergelijke. De heer Vandijcksma past goed in het huidige team, maar voegt op het gebied van ondernemerschap en innovatie niet veel toe. De maatschap zal dit moeten opvangen door ‘ondernemerschap’ te organiseren en stimuleren en in de toekomst wellicht op dit gebied (hoge D) versterking te zoeken.
Pagina 9
