MILIEUMONITORING IN KORT BESTEK

MILIEUMONITORING IN KORT BESTEK L E E R E R VA R I N G E N UIT HET PROJECT MILIEUMONITORING DOOR GEMEENTEN EN AANBEVELINGEN VOOR BEGINNERS

GOED VOORBEELD DOET GOED VOLGEN Gedurende een periode van drie jaar zijn ruim 140 gemeenten binnen het project ‘Milieumonitoring door gemeenten’ bezig geweest met de ontwikkeling van een milieumonitoringsysteem. Dit project is opgezet en gecoördineerd door Stichting Natuur en Milieu, de twaalf provinciale Milieufederaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Op 12 september 2002 is het project afgerond met een congres in de Jaarbeurs in Utrecht. De leerervaringen en conclusies uit het project zijn gebundeld in deze folder. Milieumonitoring blijkt in de praktijk zijn nut te bewijzen. Inzicht in de milieukwaliteit is immers de basis voor een effectief milieubeleid! Toch is er een groot aantal gemeenten dat nog niet of nauwelijks kennis heeft genomen van de mogelijkheden van milieumonitoring als sturingsinstrument voor het milieubeleid. Stichting Natuur en Milieu, de twaalf provinciale Milieufederaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten willen gemeenten graag ondersteunen bij hun eerste stappen in de ontwikkeling van een milieumonitoringsysteem. Deze brochure is onderdeel van de ondersteuning en geeft een aantal aanbevelingen voor beginners.

W AT I S MILIEUMONITORING? Milieumonitoring is een vorm van informatievoorziening waarbij gedurende langere tijd op systematische wijze gegevens worden verzameld, bewerkt en gepresenteerd die betrekking hebben op het milieubeleid. Milieumonitoring geeft dus inzicht in de uitvoering en de resultaten van het milieubeleid. Dat is nuttig voor gemeenten zelf, maar ook voor bijvoorbeeld de inwoners van een gemeente en maatschappelijke organisaties die bij het milieubeleid zijn betrokken. Daarnaast kan milieumonitoring kwaliteitsverhogend werken. Het geeft inzicht in (lokale) milieuvraagstukken en stelt gemeenten in staat hun milieudoelstellingen concreter te formuleren. Communicatie over de resultaten van het milieubeleid kan het draagvlak en de bewustwording vergroten.

de 12 provinciale M i l i e u f e d e r a t i e s

Stichting N a t u u r e n M i l i e u

E R VA R I N G E N U I T H E T P R O J E C T IN HET PROJECT HEBBEN DE DEELNEMENDE

D E O P B R E N G S T VA N HET PROJECT

G E M E E N T E N V E E L P O S I T I E V E E R VA R I N G E N O P G E D A A N .

In totaal zijn 145 gemeenten door het project aan de slag gegaan met

M I L I E U M O N I T O R I N G L O O N T D E M O E I T E , W A N T:

milieumonitoring. Van deze gemeenten hebben 124 gemeenten actief deelgenomen en 21 gemeenten passief. Daarnaast heeft het project de interesse van andere gemeenten aangewakkerd. Ongeveer 30 gemeenten hebben tijdens

MILIEUMONITORING VERBETERT HET GEMEENTELIJK MILIEUBELEID

Een monitoringsysteem dwingt gemeenten bewuster na te denken over het milieubeleid en de totale milieubeleidscyclus. Het ontwikkelen van een monitoringsysteem vergt de formulering van een concreter en meer afrekenbaar milieubeleid. Een monitoringsysteem biedt gemeenten goede mogelijkheden om hun milieubeleid bij te stellen op basis van verkregen resultaten en opgedane ervaringen.

het project aangegeven aan te willen sluiten bij het lopende project of zelfstandig met monitoring aan de slag te willen. De inschatting is dat ongeveer 85 deelnemers op dit moment zelfstandig kunnen monitoren. Een groot deel van de deelnemers heeft gedurende de loop van het project minstens één monitorrapportage opgesteld.

MILIEUMONITORING PAST BIJ DUALISERING

Dualisering vereist gedegen beleidsinformatie. De gemeenteraad wil inzicht hebben in relevante gegevens, zodat zij het college van B&W kan beoordelen op de uitvoering van het beleid. Een monitoringsysteem biedt de milieuwethouder daarnaast een instrument om de voortgang van het milieubeleid te presenteren.

Ruim 30% van de deelnemers heeft milieumonitoring ingebed in de milieubeleidscyclus. Nog een flink aantal gemeenten is hiermee bezig. Het project heeft nog niet geleid tot het toepassen van de resultaten voor het beleid. Hiervoor bleek het project te kort.

MILIEUMONITORING IS EEN FLEXIBEL INSTRUMENT

Voor de invoering van een monitoringsysteem bestaat geen blauwdruk. Elke gemeente is tenslotte anders, zowel voor wat betreft de lokale (milieu)omstandigheden als de organisatiecultuur. Dit biedt het voordeel dat gemeenten een dergelijk systeem in hun eigen tempo kunnen inrichten, passend bij het beleids- en beheersinstrumentarium dat in de gemeente wordt gebruikt en toegespitst op die informatie die men ook daadwerkelijk wil weten.

MONITORING EN DE MILIEUBELEIDSCYCLUS Monitoring is niet los te zien van de gemeentelijke milieubeleidscyclus en de daaraan gekoppelde begrotingscyclus. De milieubeleidscyclus bestaat uit vijf

MILIEUMONITORING BEVORDERT DE OPENHEID EN HET UITWISSELEN VAN INFORMATIE

steeds terugkerende stappen in het

Behalve voor de gemeenten zelf is milieumonitoring ook belangrijk voor andere partijen zoals burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Gemeenten kunnen laten zien dat ze goed presteren en/of dat zij serieus bezig zijn met het verbeteren van het milieubeleid. Als een gemeente het goed doet, zal zij dit graag aan de buitenwereld willen laten zien. Bovendien kunnen gemeenten hun eigen prestaties vergelijken met die van andere gemeenten. Op deze manier kan men van elkaar leren en het eigen milieubeleid verbeteren.

1 formuleren van

lokale milieubeleid: beleidsdoelstellingen 2 vertalen van doelstellingen in actiepunten 3 organiseren van het beleid 4 uitvoeren van het beleid 5 evalueren van het beleid

ZES AANBEVELINGEN zes aanbevelingen voor bestuurders en ambtenaren van gemeenten

1

A ZEGGEN IS B ZEGGEN

Milieumonitoring gaat niet vanzelf en enthousiasme alleen is niet voldoende om te kunnen profiteren van de voordelen die monitoring een gemeente biedt. Als een gemeente besluit een monitoringsysteem in te voeren, zal dit goed ingebed moeten worden in de structuur en procedures van de gemeentelijke organisatie. Voordat een gemeente besluit serieus aan de slag te gaan met monitoring, is het goed eerst op een rij te zetten wat er precies nodig is voor het opzetten en uitvoeren van een monitoringsysteem.

2

Het vastleggen van de middelen geeft de ruimte om tijd te besteden aan de diverse werkzaamheden en verplicht de betrokkenen op tijd met concrete resultaten te komen. Het kan handig zijn één persoon als coördinator aan te stellen die een aanjaagfunctie binnen de gemeente heeft. Deze persoon heeft als taak het proces van milieumonitoring te initiëren en zet zich ook nadrukkelijk in voor het in beweging houden van het proces. Probeer in de werkwijze zo veel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande manier van werken. Iedere gemeente heeft eigen spelregels en gewoonten als het gaat om gegevensbeheer, managementrapportages en de begrotingscyclus. Het is daarbij goed om te inventariseren welke gegevens nu al worden bijgehouden en het milieubeleidsplan of milieuprogramma te analyseren op meetbare doelstellingen. Het is niet nodig voor de invoering van een monitoringsysteem de hele gemeente te reorganiseren.

DRAAGVLAK EN DOORZETTEN

Breed draagvlak voor milieumonitoring is onmisbaar voor het resultaat. Het invoeren van een monitoringsysteem kan bijvoorbeeld een verandering betekenen voor de manier van werken binnen een gemeente. De volgende aandachtspunten kunnen de kans op succes vergroten: Alle bij milieumonitoring betrokken personen moeten overtuigd zijn van het nut van milieumonitoring. Ga daarom in een zo vroeg mogelijk stadium om de tafel zitten met iedereen die in de toekomst op de één of andere manier met het monitoringsysteem te maken zal krijgen. Dat kan variëren van wethouders en afdelingshoofden tot collega’s van andere afdelingen. De invoering van een monitoringsysteem heeft alleen kans van slagen als alle betrokkenen zich kunnen vinden in het nut en opzet van zo’n systeem en bereid zijn er aan mee te werken. Zorg dat het gemeentebestuur en het management van de ambtelijke organisatie zich duidelijk uitspreken over het belang van de invoering van een monitoringsysteem. Leg de benodigde middelen (geld en capaciteit) samen met gemaakte werkafspraken vast in een plan van aanpak.

3

STARTEN EN PROEFDRAAIEN MET DE MILIEUMONITOR

In de eerste plaats is het belangrijk samen met de betrokken afdelingen indicatoren te formuleren en concrete afspraken te maken over de gegevensverzameling. Houd bij de uitvoering rekening met een lange doorlooptijd voor het ontvangen en bewerken van de gegevens. Er zijn verschillende producten verkrijgbaar die gebruikt kunnen worden bij de ontwikkeling van indicatoren en het opzetten van een monitoringsysteem. Zo zijn er uitgebreide indicatorenlijsten verkrijgbaar en is een softwarepakket (Gemeentelijke MilieuMonitorManager) ontwikkeld waar de verschillende gegevens mee verwerkt kunnen worden. Wie meer wil weten over het opzetten van een milieumonitoringsysteem kan hiervoor de leidraad ‘Milieumonitoring als Beleidsinstrument’ raadplegen, welke u kunt downloaden van de website van de VNG.

De in de leidraad opgenomen indicatorenlijsten zijn ook opgenomen in het genoemde softwarepakket (zie ook onder ‘Producten’)

5

Milieumonitoring is geen op zichzelf staand instrument, maar is bedoeld als ondersteuning bij de evaluatie van het gevoerde milieubeleid. Dit lukt echter alleen als milieumonitoring een structurele plaats krijgt in het beleidsproces. De beste manier om dit te bereiken is om monitoring te koppelen aan concrete doelstellingen in het milieubeleidsplan of het milieuprogramma en de rapportage te integreren in het milieujaarverslag. Zo wordt aangesloten bij bestaande beleids- en beheersinstrumenten van de gemeente. Als de ervaringen vervolgens worden gebruikt bij het verbeteren van het beleid, bijvoorbeeld bij de begrotingsbehandeling en algemene beschouwingen in de gemeenteraad, is de beleidscyclus rond.

Het verdient aanbeveling om te beginnen met een concept-monitor en samen met alle relevante betrokkenen een proefuitvoering te doen. Op deze manier kan iedereen wennen aan de nieuwe werkwijze. Bovendien kan worden bekeken of gegevens goed te verzamelen zijn, of de juiste indicatoren worden gebruikt, of de werkafspraken goed zijn en kan de systematiek alvast verbeterd worden nog voordat de milieumonitor formeel wordt ingevoerd.

4

METEN IS WETEN

…

MAAR LAAT HET OOK ZIEN !

Het is goed om opgedane kennis en ervaring te delen met groepen binnen de eigen gemeentelijke organisatie, maar ook met belangengroepen, maatschappelijke organisaties en de inwoners van een gemeente. Communicatie over de resultaten kunnen het draagvlak en de bewustwording vergroten. Het verdient aanbeveling om hiervoor een communicatieplan op te stellen. In het communicatieplan is aandacht voor het doel van de communicatie, de doelgroepen voor wie de resultaten worden gebruikt en de presentatievorm die daarbij past. Hoe de vorm ook is, het is het belangrijkste dat deze aansluit bij het doel dat met milieumonitoring wordt gediend en dat de resultaten dus niet in ‘de la’ belanden. Bij veel gemeenten zijn het in eerste instantie de interne doelgroepen die aandacht krijgen. Op de langere termijn kan de communicatie vervolgens worden uitgebouwd naar een breder publiek.

PAS OPGEDANE KENNIS TOE !

6

STAP VOOR STAP VOORUIT

Een goed functionerend monitoringsysteem wordt niet in één keer neergezet. Het verdient aanbeveling om klein en niet te ambitieus te beginnen. Beschouw het systeem als een groeimodel dat gaandeweg wordt uitgebreid en een steeds belangrijkere plaats in het beleidsproces van gemeenten in gaat nemen. De praktijk leert dat het goed kan werken om eerst te beginnen met de meer traditionele sectorale milieuthema’s, waarbij men ervaring heeft in het verzamelen van gegevens. Als men meer bekend is met de nieuwe werkwijze kan de monitor worden uitgebreid met meer integrale thema’s die raakvlakken hebben met milieu, zoals ruimtelijke ordening en verkeer en vervoer. Kwaliteitsverbetering verdient voortdurende aandacht (zie ook onder ‘Producten’).

PRODUCTEN

‘ MILIEUMONITORING

ALS BELEIDSINSTRUMENT; LEIDRAAD VOOR HET ONTWIKKELEN EN BEHEREN VAN EEN GEMEENTELIJKE MILIEUMONITOR ’

De leidraad biedt ondersteuning bij het ontwikkelen en het beheren van een gemeentelijke milieumonitor en is verspreid onder alle Nederlandse gemeenten. De leidraad bevat een uitgebreide lijst met indicatoren die in de praktijk door gemeenten als inspiratiebron gebruikt kan worden bij de opzet van een monitoringsysteem. De lijst met indicatoren is ook opgenomen in de Gemeentelijke MilieuMonitorManager (GMMM). U kunt de leidraad (in PDF-format) downloaden van de websites van de VNG (www.vngnet.nl) en de VNG-Uitgeverij (www.vnguitgeverij.nl) GEMEENTELIJKE MILIEU MONITOR MANAGER ( GMMM )

De MonitorManager is een softwarepakket, ontwikkeld in opdracht van de VNG. Het pakket is een hulpmiddel voor de registratie en rapportage van de monitoringsgegevens. Het pakket bestaat uit een basisversie en een expertversie.

De basisversie is door de VNG gratis ter beschikking gesteld aan alle gemeenten. Tegen betaling kan de expertversie worden aangeschaft die een verdere steun voor de opzet van een eigen milieumonitor kan zijn. Meer informatie over de GMMM vindt u op de website van de VNG-Uitgeverij (www.vnguitgeverij.nl). HANDREIKING KWALITEITSVERBETERING GEMEENTELIJKE MILIEUMONITOR

In opdracht van de VROM-Inspectie is door KPMG Milieu de ‘Handreiking kwaliteitsverbetering gemeentelijke milieumonitor’ opgesteld. De handreiking is uitgebracht door de VNG. De handreiking is bedoeld voor medewerkers van gemeenten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gemeentelijke milieumonitor. Het biedt gemeenten de mogelijkheid om monitoring op een systematische wijze uit te voeren. De handreiking is op aanvraag nog beperkt verkrijgbaar bij de VNG tel. 070-373 88 41.

W AT I S E E N I N D I C AT O R ? De begrippen ‘indicator’ en ‘gegeven’ worden vaak door elkaar gebruikt, waardoor spraakverwarring kan optreden. Een indicator geeft een vereenvoudigd beeld van de werkelijkheid, een indicatie voor een bepaalde ontwikkeling. Een indicator is vaak een percentage en daarmee opgesteld met behulp van verschillende gegevens. Een voorbeeld: in 1997 zijn er 100 zonneboilers geplaatst bij huishoudens in de gemeente x. Op zich een mooi gegeven maar het zegt nog niet zo veel. Een percentage, bijvoorbeeld ‘10% van de huishoudens in gemeente x beschikt over een zonneboiler’ zegt meer. Om de indicator te kunnen opstellen zijn dus twee gegevens nodig: het aantal huishoudens in gemeente x en het aantal geplaatste zonneboilers bij huishoudens in gemeente x. Visueel gezien is de indicator meestal een lijntje. Een gegeven is een punt op dit lijntje.

ENKELE VOORBEELDEN UIT HET PROJECT GEMEENTEN IN NOORD - WEST UTRECHT DOEN HET SAMEN

De Milieudienst Noord-West Utrecht voert milieutaken uit van zeven gemeenten: Abcoude, Loenen, De Ronde Venen, Maarssen, Montfoort, Woerden en Breukelen. Zij was vanaf het begin van het project ‘Milieumonitoring door gemeenten’ betrokken. Na het wegvallen van de VOGM wilde men een milieumonitoringsysteem om een vorm van verslaglegging te behouden. Milieumonitoring is voor de Milieudienst Noord-West Utrecht de logische, afrondende schakel in de beleidscyclus waar zij behoefte aan had. Voor de zeven aangesloten gemeenten maakte de Milieudienst een monitorrapportage met gegevens over 1998, 1999 en 2000, met als uitgangspunt het taakveld van de Milieudienst. De monitor wordt nu jaarlijks voortgezet en inhoudelijk verbeterd. Op termijn wil de Milieudienst naar gebiedsgerichte monitoring, die aansluit bij het gebiedsgerichte plan dat wordt gemaakt. GEGEVENS UIT GRONINGEN , DRENTHE EN FRYSLÂN OP EEN RIJ

Van de gemeenten uit de drie noordelijke provincies zijn de resultaten en inspanningen op het gebied van afval, energie en duurzaam bouwen in beeld gebracht in de publicatie ‘Gegevens in beweging’. Hoewel de gegevensverzameling best moeizaam was, en de vergelijkbaarheid soms ook wat te wensen overliet, zijn de resultaten gepresenteerd door

de milieufederaties uit de drie provincies. Deze aanzet tot een zogenaamde benchmark was in elk geval een uitnodiging meer te gaan communiceren over de resultaten van het milieubeleid. Niet alleen kunnen bestuurders zo nagaan hoe hun beleid uitpakt, ook burgers en bedrijven kunnen zien wat hun inspanningen opleveren. NUL - METING IN LELYSTAD

De gemeente Lelystad legt een duidelijke link tussen het milieubeleidsplan en milieumonitoring. Dit om de effecten van het milieubeleid daadwerkelijk te meten. Voor het nieuwe milieubeleidsplan is een nul-meting van gegevens gedaan. Dit is de basis voor de gemeentelijke milieumonitor. Tussen de milieuafdeling en de gegevensleveranciers worden goede afspraken gemaakt. Om onjuiste interpretatie van de gegevens te voorkomen, koppelt de gemeente de resultaten ook terug naar de gegevensleveranciers. FACTSHEETS IN LIMBURG

Om de gegevensverzameling zo praktisch mogelijk te laten verlopen, hebben de Limburgse gemeenten in het project gewerkt met een ‘integrale factsheet’. Hierop staan de profielen van alle benodigde gegevens vermeld. Zo staat overzichtelijk weergegeven wie wanneer voor welke gegevens zorgt. Daardoor was ook de onderlinge communicatie en afstemming goed geregeld. Het samen ontwikkelen van de factsheet maakte deze tot een goed bruikbaar product. Uiteraard is de precieze invulling per gemeente verschillend.

HOE VERDER? Milieumonitoring gaat niet vanzelf. Ondanks de verschillende ondersteunende middelen en het enthousiasme van de mensen die met monitoring beginnen, blijft het opzetten van een milieumonitor een tijdrovende en lastige klus. Een groot deel van de Nederlandse gemeenten is in het kader van dit project echter aan de slag gegaan en houdt vol! Het is nu zaak om er voor te zorgen dat de motivatie en continuïteit blijven, zodat gemeentelijke milieumonitoring ook resulteert in aanpassing of bijsturing van het milieubeleid en uiteindelijk een betere milieukwaliteit. In een vervolgproject bieden de 12 provinciale Milieufederaties daarom opnieuw ondersteuning

aan; ondersteuning aan gemeenten die reeds bezig zijn met monitoring, maar ook aan gemeenten die een begin willen maken. Het vervolgproject loopt door t/m half juni 2003. Ook na afloop van dit project zullen de twaalf provinciale Milieufederaties ieder op eigen wijze aandacht blijven besteden aan milieumonitoring door gemeenten. Wilt u eens advies van een ‘ervaringsdeskundige’ of wilt u weten op welke wijze de binnen uw provincie werkzame milieufederatie u op weg en/of verder kan helpen, neem dan contact op met de betreffende milieufederatie. Adressen en telefoonnummers vindt u hieronder.

M E E R I N F O R M AT I E Milieufederatie Groningen Harma Kaput

050 - 31 30 800 [email protected]

Friese Milieufederatie Harm Brinks


Milieufederatie Drenthe Niek de Knegt

0592 - 311 150 [email protected]

Natuur en Milieu Overijssel Loet van der Heijden


Eindredactie Yvonne Lassooy, Stichting Natuur en Milieu, Marcel Blom, Natuur en Milieufederatie Utrecht

Gelderse Milieufederatie Johan Wolsink


Grafische vormgeving Ontwerpburo Suggestie & illusie

Milieufederatie Flevoland Marianne van der Luit


Fotografie Sijmen Hendriks

Milieufederatie Noord-Holland Juriaan Jansen


Druk USPbv, Utrecht

Natuur en Milieufederatie Utrecht Marcel Blom


Zuid-Hollandse Milieufederatie Frank ter Beek


Zeeuwse Milieufederatie Conny Buijs


Brabantse Milieufederatie Geert Verstegen


Milieufederatie Limburg Toine Wuts


Stichting Natuur en Milieu Yvonne Lassooy


Vereniging van Nederlandse Gemeenten Marco van de Reep


COLOFON Tekst Marco de Reep, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Papier Reviva Print Oplage 2.000 exemplaren, of zie website www.snm.nl Het project en deze uitgave zijn mede mogelijk gemaakt door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nationale Postcodeloterij.

MILIEUMONITORING IN KORT BESTEK

Recommend Documents