MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁLOK ÚT A jövedelmezőbb MŰKÖDÉSHEZ
TARTALOMJEGYZÉK Új lehetőségek a láthatáron
3
A vállalati portálok alapjai
4
Mit is takar pontosan a vállalati portál fogalma?
4
Szerepkörökkel szabályozott sokféleség
4
A vállalati portálok terjedőben vannak
5
Miért a vállalati portál a jó megoldás?
6
Alacsony működési költségek, gyors megtérülés
8
Mérhető haszon
8
Egységben az erő
8
Önállóan, azonnal, helyesen
9
Egyszerűen biztonságos
9
Tegye értékessé vállalatirányítási rendszerét üzletfelei számára is
10
Elősegíti a jövedelmezőbb döntéseket
11
MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁ ÚT A jövedelmezőbb MŰKÖDÉSHEZ
TÁLOK
Új LEHETŐSÉGEK A LÁTHATÁRON A vállalatok nem légüres térben működnek. Túlnyomó többségük a vevők, partnerek, szállítók és dolgozók dinamikus közösségének tagja, és a „mi” és „ők” közötti határok egyre átjárhatóbbak. A más szervezetek működéséhez szükséges ada tok megtalálhatók az Ön rendszerében – és ez fordítva is igaz. A vállalatok alkalmazottai sok időt töltenek a vevők, a partnerek és munkatársaik kérdéseinek megválaszolásával. A távdolgozók vagy a sokat utazók hasonló problémákkal néznek szembe. Nem tudnak korlátlanul hozzáférni vállalatuk erőforrásaihoz. A tábort elhagyó hegymászókhoz hasonlóan abból élnek, amit az útra magukkal tud nak vinni. A papírmunkát pedig később intézik el. A partnerek és a helyi képviseletek ugyanígy vannak ezzel. A hatékony munkához szüksé ges erőforrások gyakorlatilag mind megvanak a vállalati központban. Azonban többnyire csak a háttérrendszerek bonyolult és költséges módo sításával lehet elérni, hogy ezek a lehetőségek egy másik városban vagy a földgolyó másik felén lévő gépen rendelkezésre álljanak.
A vállalti portálok megkönnyítik a probléma megoldását: eszközt adnak a felhasználó kezébe ahhoz, hogy segítsen magán. A vállalati portálo kon keresztül egy közönséges webböngészővel gyorsan elérhetők azok az adatok, alkalmazások és szolgáltatások, amelyekre az embereknek a munkájuk végzéséhez szükségük van. Ez azt jelenti, hogy a más technológiák megvalósítá sával járó költségeknek valószínűleg mindössze töredékéért tetszés szerint bárkinek biztosítani lehet a cégnél bevezetett vállalatirányítási megol dás nyújtotta üzleti előnyöket. Ebben az ismertetőben azokról a problémákról olvashat, amelyek megoldására a vállalati por tálok létrejöttek. Megtudhatja, hogyan fokoz hatja meglévő vállalatirányítási megoldásának hatékonyságát ezzel az egyszerű technológiával. Konkrét példákkal is megismerkedhet olyan vál lalatokról, amelyek az üzleti portáloknak köszön hetően sikeresen gazdagították külső kapcsolat rendszerüket.
Christian Pedersen, a Microsoft Dynamics Global Product Management üzletágának igazgatója
Microsoft Dynamics Vállalati Portálok
A VÁLLALATI PORTÁLOK ALAPJAI MIT IS TAKAR PONTOSAN A VÁLLALATI PORTÁL FOGALMA?
SZEREPKÖRÖKKEL SZABÁLYOZOTT SOKFÉLESÉG
A „portál” egy olyan weblap, amelyen keresztül gyorsan elérhetők a külön böző adatok és szolgáltatások. Ebben az ismertetőben a „vállalati”, azaz üzleti célú portálokról fogunk beszélni. A portál weboldalainak tartalma a vállalatirányítási rendszer adatain alapul, és biztonságos, kontrollált környezetben teszi elérhetővé a különféle üzleti információkat.
Hogyan elégítheti ki egyetlen alkalmazás ilyen sok különböző felhasználó egyedi igényeit? Egyszerűen. A vállalati portálok hoz „szerepköröket” lehet létrehozni, és így mindenkihez hozzárendelik a munkaköré nek megfelelő szerepkört. A szerepkörök azt határozzák meg, hogy ki milyen adatok hoz és alkalmazásokhoz férhet hozzá, és a különböző munkakörök jellegéhez igazodnak. Az egyedi igények szerint testre szabhatók, és változások esetén gyorsan módosíthatók.
Miután a vállalatnál konfigurálták és a helyi igényekhez igazították a szoftvert, elő lehet írni, hogy ki milyen erőforrá sokhoz férhessen hozzá. Ilyen erőforrások lehetnek – a vállalatirányítási rendszer szolgáltatásain és funkcióin felül – a cég nél működő más vállalati alkalmazások, valamint más szervezetek adatai és alkal mazásai, például speciális szoftverek vagy a weben keresztül elérhető tőzsdei adat szolgáltatás, online jegyrendelés vagy hitelképességi adatok. A portál lényegében úgy működik, hogy a vállalatirányítási rendszer adatbázisának legfrissebb adatai alapján a felhasználó igényeihez szabott dinamikus weboldala kat generál. Így a portál olyan személyre sza bott felület, amelyen keresztül a megfelelő jogosultságú dolgozók, partnerek, szál lítók és vevők számos feladatot önállóan végezhetnek el a világ bármely pontjáról. Mindehhez pedig csupán egy webböngé szőre van szükségük.
Például egy számviteli dolgozónak munká jához szüksége van arra, hogy kimutatáso kat tudjon nyomtatni, és hogy elérje és módosíthassa a vállalatirányítási rendszer pénzügyi moduljának adatait. A személy zeti ügyintézőnek pedig hozzá kell tud nia férni a bérlistához és a béren kívüli juttatások adataihoz, amelyekhez viszont a más osztályon dolgozó alkalmazottak nem férhetnek hozzá. Mindkettőjüknek szüksége van e-mail címre, valamint eset leg arra, hogy jelenléti ívet és költségel számolást tudjanak kitölteni.
Utazási információ
Naptár Készlet
Tervezés
Vevők
Ügyfélnél
Utazás közben A munkahelyen
A fenti ábra azt mutatja, hogyan végezhet el egy felhasználó különböző feladatokat (például az üzemi készletszintek figyelését, megbeszélések beütemezését, utazások megszervezését) más-más adatok és alkalmazások (adatbázis, vállalatirányítási rendszer és webszolgáltatások) használatával ugyanarról a közös portálról.
A VÁLLALATI PORTÁLOK TERJEDŐBEN VANNAK A szerepköröket a rendszergazdák definiálják, és a megfelelő vezető enge délyével gyorsan módosítani tudják. Általában min-den szerepkörhöz számos engedélyezhető vagy letiltható lehetőség tartozik. Ez segít abban, hogy a képernyő ne legyen telezsúfolva ritkán használt funkciókkal. Tegyük fel pél dául, hogy egy csoportvezető szabadságon van, és egy beosztottja helyet tesíti. Ez alatt az idő alatt a beosztott jogosult egy bizonyos összegig irodai kiadásokat engedélyezni, amire szokásos munkakörében nincs jogosultsága. Amint a csoportvezető visszatér szabadságáról, ezt a lehetőséget letiltják, és az eltűnik a beosztott képernyőjéről. A VÁLLALATI PORTÁLOK TERJEDŐBEN VANNAK „A portálok mára már a technikai arzenál nélkülözhetetlen elemévé váltak minden olyan vállalatnál, amely lehetővé kívánja tenni, hogy munkacsoport jai hasznosítsák a cégnél felhalmozott tudást. A Microsoft Dynamics megol dásokon alapuló portálok jelentősen megkönnyítik az információk kigyűj tését és integrálását, valamint együttműködnek a vállalat üzleti partnerei nek alkalmazásaival és az egyre jobban terjedő webszolgáltatásokkal.” Stewart McKie független piaci elemző, 2003. február (további információk a www.cfinfo.com webhelyen).
KONKRÉT PÉLDA A telekommunikációs disztribúcióval foglalkozó dán MilCom a Microsoft Dynamics portálmegoldásával tette szervezettebbé üzleti tevékenységeit és fűzte szorosabbra partnerkapcsolatait. A MilCom ügyfélkörében 500 gyártó és Dánia legnagyobb telefontársasága is szerepel. A vállalat pontosan tudja, hogy üzleti terjeszkedésének kulcsfon tosságú feltétele a hatékony ügyfélszolgálat és kommunikáció. A Microsoft Dynamics vállalati portál megoldásával a MilCom költséghatékony módon tudja kielégíteni ügyfeleinek szerteágazó igényeit. Tetszőleges formátumban tud biztosítani valós idejű adatokat, gyorsan képes bevezetni az új szolgál tatásokat, és személyre szabott böngészős felületen keresztül biztonságos hozzáférést tud nyújtani távoli és vállalaton belüli felhasználóinak.
Microsoft Dynamics Vállalati Portálok
MIÉRT A VÁLLALATI PORTÁL A JÓ MEGOLDÁS? A vállalati portál már csak az egyéb összevethető megoldások költsége miatt is figyelemre méltó. Például sokkal pénz- és idő igényesebb lehet dedikált szoftvereket beszerezni és telepíteni minden PC-re, mint egy webböngészőt használni, amely már valószínűleg amúgy is ott van a felhasználók gépén. Különösen, ha figyelembe vesszük ezeknek a kiegészítő alkalmazásoknak a karbantartási költségeit is. Ezzel szemben a vállalati portálokkal költséghatékony módon és egyetlen hozzáférési ponton keresztül lehet csatlakoztatni a távoli irodákat és kirendeltségeket a vállalat háttérrendszere ihez. A nem állandó felhasználók – például a partnerek, tanács adók és projektcsapatok – is gyorsan csatlakoztathatók arra az időre, amíg szükségük van a szolgáltatásokra. Korábban igencsak költséges és sok fejtörést igénylő feladatot jelentett, ha különböző gyártók alkalmazásait és webszol gáltatásait kellett a felhasználók munkaállomásain integrálni. Az ilyen továbbfejlesztések indokoltságát gyakran kérdésessé tette a dolgozók képzésének költsége, valamint az alkalmazás telepítésével, konfigurálásával és hibamentesítésével járó – és felhasználónként külön-külön elvégzendő – többletmunka.
A vállalati portáloknál nincsenek ilyen gondok. Elég egyetlen központi helyen telepíteni és konfigurálni az alkalmazást, majd értesíteni a felhasználókat, hogy használhatják. Amikor leg közelebb a felhasználó elindítja a böngészőt, rögtön láthatók benne az új funkciók, és kezelésük is magától értetődő. A szolgáltatások böngészőn keresztüli elérhetővé tétele csök kenti az informatikai részleg adminisztrációs terheit: kevesebb dedikált alkalmazást kell telepíteniük a felhasználók gépeire, és központilag szabhatják meg, ki mihez férhet hozzá. A következő részben alaposabban megvizsgáljuk a vállalati por tál nyújtotta előnyöket.
s
esíté
rték ent É
rzés Besze
dzsm Mene
Vevő
ó Szállít
Külső
ott lmaz
y Leán
t vállala
alka
A vállalati portálokon keresztül a felhasználók a világon bárhonnan gyorsan, valós időben érhetik el az adatokat és alkalmazásokat. A vállalat előírhatja, milyen erőforrásokhoz férhetnek hozzá, és milyen műveleteket végezhetnek. Így nem kell ugyanazt az alkalmazást több helyen is telepíteni és karbantartani, ami leegyszerűsíti és olcsóbbá teszi az informatikát. Ezenfelül az önkiszolgálás biztosításával hatékonyabbá teszi az üzleti folyamatokat.
Microsoft Dynamics Vállalati Portálok
ALACSONY MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGEK, GYORS MEGTÉRÜLÉS MÉRHETŐ HASZON
EGYSÉGBEN AZ ERŐ
Más technológiákkal összehasonlítva a vállalati portálok szá mos mérhető üzleti előnyt biztosítanak. Az egyszerű vállalati mutatók alapján is gyorsan kiderül, hogy csökkent a számviteli osztályhoz benyújtott adatkérések száma, kevesebb kimutatást kérnek az informatikai részlegtől, és ritkábban telefonálnak az ügyfelek azzal, hogy „csak azt szeretném kérdezni, hogy...”.
A régi mondás – „egységben az erő” – ma legalább annyira igaz a vállalaton belüli tevékenységekre, mint az üzletfelekkel folytatott kapcsolatokra. A korábbi határvonalak egyre inkább elmosódnak. Az Ön vállalata sem sziget többé, hanem az alkal mazottak, vevők, partnerek és szállítók dinamikus közösségé nek információs központja. Ha ők sikeresebbek, az Ön vállalata is nyereségesebb lesz – és ez fordítva is igaz.
Miért? Bár a különböző helyeken más-más emberek dolgoz nak, elkerülhetetlenül ugyanazokat a kérdéseket teszik fel. Ezek egyenkénti megválaszolása értékes erőforrásokat köt le. A vállalati portálok ezzel szemben lehetővé teszik az olcsó önkiszolgálást. A Forrester Research piackutató cég számításai szerint a telefonos ügyfélszolgálat átlagos költsége harmincszor magasabb, mint a webes önkiszolgálásé. (További információk a www.rightnow.com/news/doculabs.html webhelyen.) Ha ezt a költségcsökkenést a vállalat minden szegletében érvé nyesíteni tudja, jelentős összeget takaríthat meg. Vállalati portál használata esetén a vezetőket és az alkalmazot takat is gyorsabban ki lehet képezni az adminisztratív felada tok elvégzésére. Mindezeket az előnyöket a vállalati portálok „önkiszolgálás” alapú megközelítése teszi lehetővé. Az így fel szabaduló erőforrásokat további feladatok megoldására lehet fordítani.
A vállalati portálok lehetővé teszik az információk biztonságos és költséghatékony megosztását, és ezáltal pozitív hatást gya korolnak az ellátási lánc egészére. Általánosságban igaz, hogy ha Ön prosperál, üzletfeleinek is jól megy. Ez értékesebbé teszi Önt mint üzleti partnert, és az eredményes működés új lehető ségeit tárja fel.
AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS SZEREPE ÖNÁLLÓAN, AZONNAL, HELYESEN
EGYSZERŰEN BIZTONSÁGOS
Napjainkban sok vállalati dolgozó szenved a különböző tech nológiákkal. Küszködnek az alkalmazásokkal, amelyekhez nem értenek, és bosszankodnak, mert a hardverkörnyezetre nincs érdemi befolyásuk. A vállalati portál viszont minden szükséges eszközt rendelkezésükre bocsát egy olyan webes kezelőfelü leten keresztül, amelyet bárhonnan, bármikor elérhetnek. Így kevesebb tanfolyamra van szükség, és az új belépők is azonnal, minimális betanítással munkába állhatnak.
Az adatbiztonság mindenhol központi kérdés. Minden egyes új felhasználó újabb kockázatot jelent, különösen, ha más vál lalat alkalmazottja. A különböző rendszerekhez külön-külön kialakított és karbantartott biztonsági intézkedések költséges megoldást jelentenek, és hatványozzák az amúgy is meglévő problémákat. Például a hívásközpontokba érkező kérdések világszerte leggyakoribb oka az, hogy a felhasználók elfelejtet ték számos jelszavuk valamelyikét.
Sok vállalat szinte fuldoklik az adatok özönétől. A vállalati portál lehetővé teszi, hogy mindenkinek csak a munkájához szükséges legfrissebb adatokkal kelljen foglalkoznia. Az alkalmazottak böngészőn keresztül gyorsan megtalálhatják a keresett infor mációkat, meghozhatják a szükséges döntéseket, és pillanatok alatt átláthatják azok eredményeit is.
A vállalati portálok megközelítése teljesen más. Amint a fel használó egyszer megadja az őt hitelesítő jelszót, szabadon használhatja a jogosultságai szerinti összes alkalmazást és erő forrást. A hálózat többi része azonban továbbra is láthatatlan marad a számára. Az eredmény: gyorsan elérheti, amire szük sége van – de semmi mást.
Az emberek többnyire szeretik befejezni, amit elkezdtek. A vállalati portál segítségével ezt önállóan megtehetik, nem kell másra várniuk. Ez jótékony hatással van a munkahelyi köz érzetre, és erősíti az üzleti kapcsolatokat.
Microsoft Dynamics Vállalati Portálok
TEGYE ÉRTÉKESSÉ VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉT ÜZLETFELEI SZÁMÁRA IS A vállalati portálokon keresztül az alkalmazottak, vevők és partnerek teljes üzleti folyamatokat kezde ményezhetnek és hajthatnak végre. Ez megkímélhet minket a több alkalmazást, tevékenységet és részt vevőt igénylő bonyolult tevékenységektől. A portálok növelik a hatékonyságot, mivel az emberek önkiszol gáló módon, közvetlenül elégíthetik ki igényeiket.
Ezek a megoldások új lehetőségeket teremtenek a jövedelmezőség növelésére, mivel az üzleti folyama tok széles körének hatékonyságát javítják, és kelleme sebbé teszik a munkát. A vállalati portálok könynyen telepíthetők, és gyors, biztonságos hozzáférést nyúj tanak a vállalaton belüli és kívüli felhasználóknak a vállalatirányítási rendszer jól körülhatárolható ada taihoz és folyamataihoz – mindössze egy böngé sző segítségével. Mivel segítségükkel a különböző adatokat és alkalmazásokat könnyen és különbö ző módokon lehet elérhetővé tenni, csökkenthetők az informatikai kiadások. A technológia további elő nye, hogy szolgáltatásait gyorsan ki lehet terjesz teni az üzleti partnerek körének bármely részére.
KONKRÉT PÉLDA Az Eclipsys Corporation az Egyesült Államok több nagy egészségügyi szolgáltatójának kínál szoftvereket és azokhoz kapcsolódó szolgáltatásokat. Az 1995-ben alapított vállalat gyors ütemben növekedett, ami önmagában is komoly problémákat vetett fel. A felvá sárolt cégek integrálása, az új termékcsaládok beillesz tése és a több különböző szoftverrendszer miatt egyre nehezebbé vált az üzleti információk elérése és kezelése. Az Eclipsys a Microsoft Dynamics vállalati portál ját választotta problémáinak megoldására. Dolgozói, vevői és partnerei most már gyakorlatilag bárhonnan elérhetik a szükséges információkat. A megoldás megfelelő információkat és munka folyamat-vezérlést biztosít a projektek irányításához és elszámolásához, a számlázáshoz, a bevételek nyil vántartásához, a vevőtartozások lejárat szerinti beso rolásához, a pénzügyi kimutatások és tervek elkészí téséhez, a saját célú és az ügyfelek számára történő beszerzésekhez, a kötelezettségek kezeléséhez, vala mint az Értékpapír- és Tőzsdebizottságnak benyúj tott beszámolók elkészítéséhez. Ezzel az egyszerű en kezelhető és egyedi igényeihez igazított webes megoldással az Eclipsys nemcsak működését tette eredményesebbé és olcsóbbá, hanem színvonalasabb kiszolgálást biztosíthat ügyfeleinek.
yelés
Távfig
ELŐSEGÍTI A JÖVEDELMEZŐBB DÖNTÉSEKET A Microsoft Dynamics megoldások nyúj totta tiszta áttekintés jövedelmezőbb döntéseket tesz lehetővé. Vállalatirányítási rendszereinkkel elérheti és tetszőle ges módon elemezheti vállalata min den területének összes működési adatát. Egyszerűen válassza ki a kívánt funkció kat – adaptálásukat elvégzik szakterületi partnereink. Ezen felül választhat vállalati portál megoldásaink egyre bővülő kínálatából is, amelyek szinte minden részletükben módosíthatók úgy, hogy pontosan kielé gítsék minden üzletfelének és vállalata minden alkalmazottjának igényeit. E termékek mindegyike jól illeszkedik a Microsoft .NET megoldások egyre bővülő termékkínálatába. A széles alapo kon nyugvó .NET technológia az internet lehetőségeinek teljes körű kiaknázásá val zökkenőmentesen kapcsolja össze a különböző alkalmazásokat és szolgál tatásokat, és azokat az internetet támo gató bármely eszközön keresztül elérhe tővé teszi.
e Onlin ok atás t u kim
solat Kapc kkal ító ll á z as
i k bev elése Rend s termék tele é urálás ig konf
ális Vir tu t k proje k ato p a s c
ok
r tál o p i t
la
Válla
sí r téke k Az é torná a s c sa tési gatá támo
nc
ási lá
Ellát
élkap Ügyf kezelés t la o cs
és zések Elem tatások kimu
nt
zsme
ned R Me
H
s áféré Hozz elési v ny a kö khoz o adat
k rráso Erőfo zése y g elője
24 Napi fél gy ü s á ór álat szolg
otti lmaz Alka olgáló z önkis
Kis m edele
k keres
gy
ü Pénz ktek
Proje
elés Term ítás irány
színi Hely iz szer v
us ronik Elekt edelem k keres
A Microsoft Dynamics vállalati portáljaival még többet hozhat ki vállalatirányítási rendszeréből.
Microsoft Dynamics Vállalati Portálok 11
MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁLOK A MICROSOFT DYNAMICS TERMÉKCSALÁDRÓL A Microsoft Dynamics üzleti alkalmazások széles választékát kínálja kis- és középvállalatoknak, hogy azok szorosabbra fűzhessék kapcsolataikat ügyfeleikkel, dolgozóikkal, partnereikkel és szállítóikkal. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogó módon automatizálják az üzleti folyamatokat, szerves egésszé fogva össze az olyan különböző részterületeket, mint a pénzügy, a disztribúció, a beruházási projektek elszámolása, az elektronikus kereskedelem, a személyügy, a gyár tás, az ellátási lánc kezelése (SCM), az operatív üzleti adatelemzés (BI), az értékesítés és a marketing, valamint az ügyfél szolgálat és ügyféltámogatás (CRM). FORDULJON HOZZÁNK Ha további felvilágosításra van szüksége a Microsoft Dynamics termékcsaládról, forduljon helyi partnereinkhez (Microsoft Certified Business Solutions Partner). Képzett szakembereik meg tudják tervezni a vállalata egyedi igényeit kielégítő megoldást. További információkat talál weboldalunkon is: www.microsoft.hu/dynamics
© 2006 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez a dokumentum csak tájékoztató jellegű. A microsoft nem vállal semmilyen kifejezett vagy beleértett garanciát az összefoglaló tartalmáért. A Microsoft, a BizTalk, a Microsoft Dynamics, az Outlook, a PowerPoint, a Visual Studio, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban.
