menghasilkan laporan keuangan yang wajar serta dapat dipercaya

PENDAHULUAN Setiap organisasi bisnis membutuhkan sistem informasi yang digunakan organisasi tersebut untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi sudah menjadi suatu perangkat oleh setiap perusahaan untuk meningkatkan keefektifan dan keefisienan kerja suatu perusahaan. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan handal dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar dapat berjalan dan berkembang serta bersaing secara kompetitif dengan perusahanperusahaan lain. Salah satu contohnya adalah penggunaan aplikasi sistem yang dapat mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data menjadi informasi yang dapat dilakukan dengan mudah dan akurat. Untuk menunjang hal tersebut, diperlukan adanya sistem informasi yang berguna untuk menangani dan mencatat setiap kegiatan transaksi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dibutuhkan untuk menghasilkan informasi keuangan dan membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem akuntansi yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan perusahaan dan mampu menghasilkan laporan keuangan yang wajar serta dapat dipercaya. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain, dibutuhkan sistem informasi yang bisa meningkatkan kualitas perusahaan. Kualitas suatu perusahaan akan mempengaruhi citra perusahaan di mata para pemakai laporan keuangan. Untuk itu, perusahaan harus bisa menciptakan sistem informasi akuntansi yang baik untuk menunjang aktivitas keseharian perusahaan. Penggunaan sistem informasi berbasis

1

teknologi mampu menghasilkan sistem informasi yang baik dan dapat menunjang kinerja suatu perusahaan. Sistem informasi dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu sistem informasi terkomputerisasi (computer based information system) dan sistem informasi manual (manual information system). Sistem informasi terkomputerisasi merupakan sistem informasi tempat komputer digunakan sebagai prosesor data; kelengkapan, program, data dan prosedur untuk melaksanakan serangkaian tugas yang berhubungan dalam komputer. Sedangkan sistem informasi manual merupakan sistem informasi dengan sebagian besar beban pemprosesan data diselesaikan oleh manusia tanpa menggunakan komputer (Romney dan Steinbert, 2006;473). PT. Arlin Sejahtera merupakan perusahaan kontraktor yang khusus menangani proyek pembangunan dan pengembangan kawasan perairan seperti irigasi, sungai, rawa, air baku, dan pantai. Perusahaan ini memiliki karyawan tetap dan non tetap serta memiliki satu anak perusahaan, yaitu CV. Tri Putra Nurinda. Sistem informasi akuntansi yang ada di perusahaan ini masih menggunakan sistem manual, mulai dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penggajian karyawan. Dalam perusahaan, siklus pendapatan dapat memfasilitasi pertukaran barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Dengan adanya siklus pendapatan, perusahaan dapat mencacat permintaan penjualan dan mengklasifikasikannya ke dalam penerimaan kas. Siklus pengeluaran bertujuan untuk

2

menekan biaya perlengkapan, biaya pemeliharaan mesin dan biaya-biaya lainnya dalam bentuk pengeluaran atas pelayanan yang diterima oleh perusahaan. Bagi PT. Arlin Sejahtera, siklus pendapatan dan siklus pengeluaran sangat penting bagi perusahaan karena dengan adanya siklus pendapatan, PT. Arlin sejahtera dapat mengetahui berapa besar permintaan atas jasa dan pendapatan yang diperoleh. Begitu juga dengan siklus pengeluaran dan siklus penggajian, dengan adanya siklus ini PT. Arlin Sejahtera dapat mengetahui laba yang diperoleh perusahaan pada setiap periode dan juga mengetahui pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Permasalahan utama yang terjadi di perusahaan adalah terjadi kesalahan dalam perhitungan transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas dan penggajian yang menyebabkan penerimaan kas tidak sesuai dengan yang seharusnya diterima, total pengeluaran kas tidak sesuai dengan nota supplier, dan perhitungan penggajian tidak sesuai dengan yang seharusnya diterima karyawan. kesalahan ini mempengaruhi saldo kas perusahaan tidak akurat. Permasalahan kedua yang ada di perusahaan yaitu kesalahan pencatatan antara transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas maupun dokumen lain yang terkait dengan aktivitas operasional perusahaan, sehingga harus menelusuri kembali letak kesalahan yang dilakukan. Kesalahan ini menyebabkan kinerja perusahaan kurang efisien karena setiap kali harus menelusuri kembali letak kesalahan yang ada..

3

Permasalahan dalam aliran dokumen adalah semua transaksi penjualan, pengeluaran kas hingga penggajian tidak lengkap yang menyebabkan karyawan sulit menelusuri semua transaksi dan dokumen-dokumen yang berkaitan. Hal ini menyebabkan kegiatan operasi perusahan terhambat. Permasalahan lain yang ada di perusahaan ini adalah tidak adanya batasan hak akses bagi karyawan yang dapat melihat laporan-laporan penting perusahaan karena tidak terproteksi dengan baik. PT. Arlin Sejahtera mengharapkan masalah-masalah yang ada dalam perusahaan dapat diminimalisasi, sehingga perusahaan dapat mengelola transaksi dengan baik dan menimbulkan dampak positif bagi perusahaan, khususnya kepada DPU. Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di PT. Arlin Sejahtera diperlukan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, kesalahan yang dilakukan oleh karyawan akan terdeteksi dengan sendirinya, sehingga dapat mempercepat dan mempermudah dalam bertransaksi dan menciptakan keteraturan sistem serta pembuatan laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, dan laporan penggajian yang efektif, efisien, dan akurat. Dengan sistem terkomputerisasi juga dapat mengurangi resiko kecurangan dalam memanipulasi data ataupun laporan-laporan keuangan perusahaan karena terdeteksi dengan hak akses karyawan.

4

Alasan dipilihnya PT. Arlin Sejahtera, karena perusahaan tersebut ingin mengganti sistem yang manual dengan sistem terkomputerisasi tetapi dengan menggunakan sistem yang sederhana dan mudah untuk dijalankan. Peneliti juga ingin memperkenalkan dan merancang sistem komputerisasi untuk perusahaan tersebut.

TELAAH LITERATUR Konsep Sistem Akuntansi Sistem informasi menurut Romney (1997:16) yang dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002;12) adalah sebagai berikut : Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

5

Menurut Mc Leod (2005:9): “Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Salah satu bagian sistem informasi yaitu sistem pemrosesan transaksi/transaction processing system (TPS). Sistem pemrosesan transaksi merupakan subsistem input yang mempunyai peranan penting dalam aktivitas organisasi dengan cara mengumpulkan data dari sumber– sumber baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan. Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk kepentingan perusahaan dalam hal: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar para manajemen dan para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset perusahaan, termasuk data perusahaan, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.

6

Karakteristik Sistem Informasi Menurut Sutanto (2003), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: a. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah elemen yang saling berintegrasi, bekerja sama dan membentuk satu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalan suatu fungsi tertentu dan mempunyai proses sistem secara keseluruhan. b. Mempunyai Batasan (Boundary) Batasan sistem diperlukan untuk membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain, tanpa adanya batas sistem maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batasan sistem akan memberikan scope tinjauan terhadap sistem. c. Mempunyai Masukan (Input) Masukan (input) merupakan komponen sistem yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. d. Mempunyai Pengolahan (Processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyi peran utama yang mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. e. Keluaran (Output)

7

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. f. Mempunyai Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goals) Setiap komponen dalam sistem

perlu dijaga agar saling bekerja sama dan

diharapkan mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. g. Mempunyai Kendali (Control) Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya. h. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (kontrol) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpanan proses dalam sistem dan membalikkannya ke dalam kondisi normal.

Sistem Pemrosesan Transaksi Fatta (2007:12), mengatakan bahwa sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System) adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data transaksi bisnis rutin. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi

8

sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Peran Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi suatu perusahaan memainkan peranan penting dalam membantu perusahaan mengadopsi dan mempertahankan posisi trategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan mengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain yang juga penting bahwa sistem informasi harus mengumpulkan dan mengidentifikasi data dan dokumentasi aktivitas-aktivitas perusahaan. Berikut ini adalah peran sistem informasi akuntansi dalam menciptakan nilai perusahaan (Hutabarat, 2011), yaitu: 1. Meningkatkan efisiensi 2. Meningkatkan keakuratan dan kekinian (up to date) catatan perusahaan 3. Meningkatkan kualitas produk dan jasa 4. Meningkatkan kualitas perencanaan (penyusunan anggaran) dan pengendalian

9

Siklus-siklus Transaksi dalam Sistem Informasi Akuntansi (Romney dan Steinbart, 2006) Sistem informasi akuntansi dibangun untuk mewadahi siklus transaksi. Setiap siklus transaksi saling berhubungan satu sama lain. Lima siklus transaksi yang terdapat pada sistem informasi akuntansi, terdiri dari: 1. Siklus Pendapatan (Revenue cycle) 2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) 3. Siklus produksi (Production Cycle/Conversion Cycle) 4. Siklus penggajian (Human Resource/Payroll Cycle) 5. Siklus Keuangan (Financing Cycle) Kelima siklus ini menjelaskan bahwa setiap aktivitas bisnis di dalam siklus, sering kali akan memicu rangkaian aktivitas yang kompleks dan dapat melibatkan semua siklus yang terkait di dalamnya. Terkait dengan siklus-siklus yang tertera di atas maka peneliti

mengerucutkan penelitiannya

pada siklus

pendapatan, siklus

pengeluaran, dan siklus penggajian. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari setiap transaksi penjualan (Romney dan Steinbart, 2006).

10

Menurut Krismiaji (2002:269), siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut. Dengan demikian, siklus pendapatan merupakan proses yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari transaksi-transaksi untuk menyediakan barang atau jasa kepada entitas lain untuk memperoleh pembayaran dari pemberian barang atau jasa kepada entitas tersebut. Siklus pendapatan mencatat empat aktivitas/kejadian ekonomi (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1.

Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan Aktivitas ini dimulai dengan menerima pesanan dari pelanggan, bagian pesanan penjualan akan mencatat semua pesanan dari pelanggan dan memeriksa ketersediaan persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Apabila barang/jasa tersedia maka pesanan tersebut akan diproses dan di kirim ke pelanggan.

2.

Pengiriman barang atau jasa ke pelanggan Bagian pengiriman akan mengirim pesanan tersebut ke pelanggan yang nantinya akan menghasilkan beberapa dokumen pengiriman atas barang yang telah dikirim.

3.

Penagihan kepada pelanggan

11

Departemen bagian penagihan akan membuat faktur penjualan setelah departemen pengiriman memberitahukan bahwa pesanan telah dikirim. Setelah itu, bagian penagihan akan menagih sejumlah kas yang sudah ditentukan. 4.

Penerimaan kas dari pembeli (baik dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang) – dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas. Langkah terakhir dalam siklus ini adalah penerimaan kas dari pelanggan. Kas tersebut akan diterima oleh bendara perusahaan dan akan mencatat penerimaan tersebut kedalam peneriman kas.

Sistem aplikasi dalam siklus pendapatan menghasilkan tiga jenis laporan, yaitu: 1. Laporan kontrol Sistem akuntansi menghasilkan laporan kontrol melalui proses berkali-kali terhadap sebuah file. Laporan ini berisi informasi tentang: (1) transaksi yang telah diposting, atau (2) jumlah angkat atau nomor transaksi, atau (3) daftar perubahan yang telah dibuat selama pemeliharan file. Dalam sistem berbasis komputer, laporan ini menyajikan recordcount, control total, dan hash total. Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan terhadap file telah dilakukan secara tepat. 2. Register Register ini merupakan daftar yang memungut seluruh transaksi (penjualan) yang diproses selama satu periode pemrosesan. Siklus pendapatan dapat menghasilkan register, seperti register penerimaan kas, register faktur penjualan dan memo kredit. 12

3. Laporan Khusus Umumnya sebuah sistem memerlukan laporan khusus dalam siklus pendapatan. Jenis laporan khusus ini antara lain: a. Laporan Bulanan (monthly statement) Laporan ini berisi daftar transaksi dalam rekening pelanggan tertentu selama satu periode (biasanya satu bulan). Setiap akhir bulan biasanya mengirimkan laporan ini kepada setiap pelanggan, dengan tujuan; (1) agar pelanggan dapat memantau

transaksi

dalam

rekening masing-masing,

sehingga

dapat

melakukan klarifikasi bila ada kesalahan, dan (2) mengingatkan pelanggan untuk segera membayar kewajibannya. b. Daftar Umur Piutang (the aged account receivable trial balance) Laporan

ini

berisi

rincian

piutang

kepada

setiap

pelanggan

yang

dikelompokkan berdasarkan umurnya dan dokumen transaksinya. c. Daftar Penerimaan Kas (remittance list) Laporan ini berisi rincian uang tunai dan check yang diterima selama satu hari. Laporan ini dimaksudkan untuk melakukan pengawasan terhadap kas, yaitu untuk mencegah terjadinya pencurian, dan menjamin bahwa tidak ada penerimaan yang hilang sebelum dikreditkan ke rekening pelanggan. d. Laporan Analisis Penjualan (sales analysis report) Laporan ini dibuat untuk keperluan manajemen. Laporan ini berisi ringkasan penjualan, biaya, dan marjin laba untuk setiap pelanggan.

13

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dam produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan

penerimaannua

mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya (Romney dan Steinbart, 2006). Menurut Krismiaji (2002:317), siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengelohan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran aas barang dan jasa yang dibeli. Siklus pengeluaran mencatat empat aktivitas/kejadian ekonomi (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1.

Memesan barang, perlengkapan, dan layanan

14

Aktivitas utama dalam siklus ini adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, berapa banyak yang dibeli, dan juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli. 2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan layanan Aktifitas bisnis kedua dalam siklus ini adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manager gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manager gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. Informasi mengenai penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan agar dapat memperbaharui catatan persediaan 3. Membayar barang, perlengkapan, dan layanan Aktifitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar. Kasir, yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Seperti halnya aplikasi lain, dalam aplikasi pengeluaran juga dihasilkan 3 (tiga) macam laporan, yaitu: 1. Laporan Kontrol (control report)

15

Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file. Laporan ini berisi informasi tentang (1) transaksi yang telah diposting, atau (2) jumlah angka atau nomor transaksi, atau (3) daftar perubahan yangdibuat selama pemeliharaan file. Dalam sistem barbasis komputer, laporan ini menyajikan record count, control total, dan hash total. Petugas pengawas data mengkasi laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat. 2. Register Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Register ini merupakan daftar yang memuat seluruh transaksi (pembelian) yang diproses selama satu periode pemrosesan. 3. Laporan Khusus Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok. Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup: a. Laporan Faktur Terbuka (open invoices report) Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum dibayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok. b. Laporan Umur Voucher (voucher aging report)

16

Laporan ini meringkas voucher menurut umurnya. Laporan ini sangat bermanfaat, karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak terbatas sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negatif bagi perusahaan. c. Laporan Kebutuhan Kas Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera, agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara. d. Laporan Status Utang Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-real time, karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.

Siklus Penggajian (Payroll Cycle) Siklus penggajian adalah rangkaian kegiatan bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Pada siklus penggajian (payroll) terdapat 6 sub-sistem, meliputi : perekrutan dan mempekerjakan karyawan baru, pelatihan, pemberian tugas pekerjaan, pemberian kompensasi (penggajian) evaluasi kinerja, dan pemberhentian pegawai baik secara sukarela maupun dipecat (Romney dan Steinbart, 2006). Sistem penggajian merupakan salah satu komponen terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi. Sistem penggajian harus didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak manajemen. Catatan penggajian yang tidak lengkap atau 17

salah tidak hanya mempersulit dalam pengambilan keputusan, tetapi juga dapat menyebabkan denda dan penahanan. Jadi, desain sistem penggajian yang efektif dan efisian adalah hal yang sangat penting. Pada sub-sistem pemberian kompensasi (penggajian) terdapat 6 aktivitas, (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1. Memperbaharui file induk penggajian Aktivitas pertama dama siklus penggajian melibatkan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan dikresi. Apabila ada karyawan baru diterima, nama karyawan baru tersebut harus tercantum dalam master file (file induk) pegawai dan bagi pegawai yang sudah berhenti bekerja namanya harus dihapus dalam master file pegawai atau bisa juga dipindahkan ke file pegawai yang sudah tidak bekerja apabila suatu saat dibutuhkan 2. Memperbaharui tarif dan pemotongan pajak Aktivitas kedua dalam siklus penggajian ini adalah memperbaharui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian harus membuat perubahan-perubahan ini apabila terjadi perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah. 3. Memvalidasi data waktu dan kehadiran Langkah ketiga dalam siklus penggajian ini adalah memvalidasi setiap waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada

18

status pembayaran pegawai. Apabila ada kelebihan jam kerja maka dihitung sebagai jam lembur pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu datang pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Bagi para pegawai yang mendapat gaji tetap (contohnya para manager dan staf professional), jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor secara informail akan mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaaan. 4. Mempersiapkan penggajian Langkah keempat dalam siklus ini adalah mempersiapkan penggajian. Departemen tempat pagawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. 5. Membayar gaji Langkah selanjutnya adalah pembayaran gaji yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribagi pegawai. Penyerahkan gaji kepada pegawai bagi pegawai tetap dan non tetap pembayaran gaji dilakukan secara bulanan. 6. Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan Perusahaan membyaaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan 19

social, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, Employer’s Tax Guide yang diterbitkan oleh IRS, memerikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimakan pajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan. 7. Mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain Aktivitas terakhir dari siklus penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronik untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah: a. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir c. Kartu jam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah e. Rekap gaji dan rekap upah f. Surat pernyataan gaji dan upah g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar

20

Sistem Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Penyusunan basis data meliputi proses perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System) atau yang biasa di sebut DBMS, sedangkan manipulasi data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data. Tujuan utaman DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi, sistem akan menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat.

PostgreSql

merupakan

database

server

cukup

dikenal

di

kalangan

administrator database, programmer aplikasi, maupun pengembang web yang memiliki sistem DRBMS. PostgreSql mempunyai sekumpulan fitur yang kaya dan lengkap, yang mendukung transaksi, view, subselect, foreign key support, pemeriksanaan, dan lain-lain. Selama ini PostgreSql telah banyak memberikan keuntungan yang lebih terhadap para perusahaan atau kegiatan bisnis yang menggunakan database system daripada dengan database system yang lainnya (http://permanaraka.wordpress.com/2012/05/04/kelebihan-dan-kekurangan-perangkatlunak-database). Database tidak dapat berdiri sendiri, oleh karena itu dibutuhkan aplikasi lain sebagai fasilitas yang dapat mendukung dan membantu user dalam mengembangkan aplikasi. Microsoft Visual studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi

21

bisnis,

aplikasi

personal,

maupun

aplikasi

Web

(http://id.wikipedia.org.wiki/Microsoft_Visual_Studio). Dalam memfasilitasi desain database, terdapat dua alat khusus yang digunakan yaitu pembuatan diagram hubungan entitas (Entity-Relationship Diagram/ ERD) dan pembuatan model data REA (Romney dan Steinbart, 2004:134).

Diagram Hubungan Entitas (Entity-Relationship Diagram) Diagram hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database (Romney dan Steinbart, 2004:134). Untuk membuat ERD dibutuhkan tiga tahap, yaitu: 1. Membuat tabel untuk setiap entitas Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan di simpan oleh organisasi. 2. Mengidentifikasikan atribut Menurut Romney dan Steinbart (2004:106) ada tiga jenis atribut: a. Primary Key adalah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris dalam suatu tabel. b. Foreign Key adalah suatu nilai dalam basis data yang memiliki nilai yang sesuai dengan nilai kunci utama/Primary Key di hubungkan yang lain. c. Non Key Atttibute adalah atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci.

22

3. Menerapkan Hubungan Terdapat tiga jenis hubungan antara entitas yang menunjukkan hubungan kardinalitas (Romney dan Steinbart, 2004:144), yaitu: a. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) (1:1) terjadi pada saat kardinalitas maksimum untuk setiap entias dalam hubungan adalah 1. Simbol one-to-one dalam REA adalah b. Hubungan satu-ke-banyak (one to many relationship) (1:N) terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entias lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. Simbol one-to-many dalam REA adalah c.

Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (M:N) terjadi saat kardinalitas maksimum kedia entitas dalam suatu hubungan adalah N. Simbol many-to-many adalah

Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Kardinalitas merupakan entitas yang mewakili kelas atau rangkaian objek (Romney dan Steinbart, 2003).

23

Model Data REA Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang focus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu orgnaisasi. Model data REA memberikan petunjuk dalam mendesain database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut (Romney dan Steinbart, 2006:134). Model data REA secara khusus digunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas-aktivitas dalam value chain suatu organisasi. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga kategori, yaitu: a. Sumber daya (resources) yang didapat dan dipergunakan perusahaan. b. Kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan perusahaan. c. Pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi PT. Arlin Sejahtera, Makassar.

24

Jenis dan Sumber Data Penelitian ini menggunakan dua jenis data, yaitu: a.

Data primer Data primer digunakan dalam penelitian ini merupakan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara dengan direktris dan general manager PT. Arlin Sejahtera terkait sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan, siklus pengeluaran dan siklus penggajian.

b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari hasil penelitian atau pengumpulan data. Data sekunder berupa laporan seperti laporan penerimaan kas, laporan pembelian bahan baku, laporan gaji karyawan, data pelanggan, data pegawai dan data supplier.

Teknik dan Langkah-langkah Analitis Teknis analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dimana peneliti akan menganalisis dan merancang siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian yang ada di perusahaaan. Langkah-langkah analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Mengidentifikasi setiap siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian yang ada di bagian penjualan, bagian pembelian, dan penggajian.

25

b. Menggambarkan sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian. c. Merancang form dan switchboard dengan Visual Studio 2008 d. Merancang tabel di PostgreSql e. Merancang database atas siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian PT. Arlin Sejahtera. f. Menerapkan perancangan sistem informasi akuntansi yang telah dibuat.

DATA DAN ANALISIS Gambaran Umum Objek Penelitian PT. Arlin Sejahtera merupakan perusahaan kontraktor yang melakukan hubungan kontrak kerja antar pemerintah Dinas Pekerjaan Umum (DPU) bagian perairan untuk membangun maupun mengembangkan sebuah kawasan bagian irigasi. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2001. Pemilik perusahaan ini adalah Kristina L. yang tidak lain adalah direktris sekaligus komisaris utama perusahaan. Sejak tahun 2008, PT. Arlin Sejahtera mengalami kemajuan dengan mendirikan anak perusahaan yaitu, CV. Triputra Nurinda yang direkturnya dipegang oleh anaknya sendiri, yaitu Robinson Tanggulungan. Kedua perusahaan ini membagi skala perusahaan, yakni proyek dengan skala kecil akan ditangani oleh CV. Triputra Nurinda dan proyek berskala besar yakni milyaran rupiah akan ditangani oleh PT. Arlin Sejahtera. Kedua perusahaan ini bertempat di Telkom II, Makassar, Sulawesi Selatan.

26

Dalam melakukan kontrak kerja yang dilakukan antar perusahaan kontraktor dan DPU, perusahaan kontraktor bisa mendaftarkan nama perusahaan untuk mengikuti proyek apabila perusahaan memiliki jumlah eskavator yang diinginkan pihak DPU. Misalnya, dalam membangun sebuah sungai, DPU menginginkan agar perusahaan kontraktor menggunakan dua eskavator, tetapi apabila perusahaan hanya memiliki satu eskavator maka perusahaan tersebut harus menyewa satu eskavator pada perusahaan kontraktor lainnya untuk bisa mengikuti proyek tersebut. PT. Arlin Sejahtera memiliki 2 (dua) eskavator dan 6 (enam) alat berat lainnya yang dapat digunakan untuk membangun ataupun mengembangkan kawasan irigasi, namun dalam prakteknya PT. Arlin Sejahtera juga melakukan penyewaan alat berat pada perusahaan lain selama alat berat milik PT. Arlin Sejahtera tidak beroperasi atau dengan kata lain perusahaan tidak mendapatkan proyek. PT. Arlin Sejahtera memiliki karyawan tetap sebanyak 12 (dua belas) orang, sedangkan untuk karyawan non tetap jumlahnya disesuaikan dengan besar kecilnya proyek yang dikerjakan. Perekrutan karyawan non tetap umumnya dilakukan dilokasi proyek. Pembelian bahan baku biasanya melalui beberapa pemasok yang ditangani oleh karyawan bagian logistik. Pembelian atau pemesanan bahan baku dari luar dilakukan melalui telepon, pemesanan dalam pulau pemesanan bisa dilakukan dengan memberikan daftar pesanan yang dibuat oleh bagian logistik. Sistem penjualan jasa dan pembelian bahan baku di PT. Arlin Sejahtera masih menggunakan sistem yang manual. Dalam transaksi penjualan jasa kepada pihak DPU berlaku 3 (tiga) ketentuan termin 27

pembayaran yaitu uang muka sebesar 20% dari total nilai proyek sebelum memulai proyek, termin 50% akan diberikan apabila perusahaan telah menyelesaikan proyek sebesar 50%, dan sisanya akan diberikan setelah proyek diselesaikan dengan memotong pajak PPN.

Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan PT. Arlin Sejahtera dapat dilihat pada gambar dibawah ini: KOMISARIS Utama/ Direktris

KOMISARIS 2

KOMISARIS 3

Tenaga Admin/ General Manager/ Keuangan Divisi Pajak

Kepala Proyek

Pelaksana Lapangan 1 & 2

Juru Gambar

Petugas K3 Konstruksi

Tenaga Quantity

Quality Control

Surveyor/Juru Ukur

Tenaga Laboraratoriu m

Karyawan Non Tetap

Gambar 1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Arlin Sejahtera

28

Logistik

Struktur organisasi PT. Arlin Sejahtera terdiri dari 3 (tiga) komisaris, yaitu komisaris utama yang merangkap sebagai direktris, komisaris dua dan komisaris tiga, 1 (satu) orang general manager/tenaga admin/keuangan, 1 (satu) orang divisi pajak, 1 (satu) orang surveyor, 1 (satu) orang bagian logistik, 1 (satu) orang kepala proyek, 2 (dua) orang pelaksanan lapangan, 1 (satu) orang quality control, 1 (satu) orang tenanga quantity, 1 (satu) orang petugas K3 konstruksi, 1 (satu) orang juru gambar, dan 1 (satu) orang tenaga laboratorium. Pembagian tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Komisaris Komisaris utama bertanggung jawab terhadap pengawasan perusahaan atas kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya, dan memberikan nasihat kepada direksi. Komisaris dua dan tiga bertugas untuk membantu komisaris utama dalam menerapkan pengawasan atas kebijakan yang dilakukan komisaris utama. 2. Direktris Direktris bertanggang jawab atas kelancaran dan pelaksanaan kegiatan perusahaan, mengkoordinir serta membimbing kegiatan perusahaan sehari-hari. Direktris juga mempertanggungjawabkan semua kewajiban yang menyangkut laba rugi perusahaan, keuangan, dan pemasaran. 3. General Manager/Tenaga Admin/Keuangan General manager/tenaga admin/keuangan diangkat oleh direktris untuk membantu pekerjaan manager dan tetap stand by di site office. General manager berfungsi 29

sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksaan proyek. General manager juga bertindak sebagai tenaga admin yang membantu direktris untuk membuat laporan penerimaan kas, pengeluaran kas, penggajian perusahaan. 4.

Divisi Pajak Tugas dan tanggung jawab divisi pajak di perusahaan adalah menghitung, menyetorkan, dan melaporkan kewajiban pajak masa dan tahunan perusahaan.

5. Kepala Proyek Tugas kepala proyek adalah: a.

Mengkoordinir bagian-bagian di bawahnya dan menjamin pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh DPU serta mengoreksi bila ada review design,

b.

Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan DPU dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyelesaian proyek yang tidak sesuai,

c.

Membuat laporan-laporan apabila ada yang berhubungan dengan bidang tugasnya,

d.

Berkoordinasi dengan pihak konsultan supervisi, aparat setempat, utamanya pihak dirlaporeksi PU serta menyelesaikan masalah-masalah teknis lapangan dengan pengawas,

e.

Membantu bidang administrasi kontrak untuk memeriksa dan menyetujui tagihan upah mandor, sub kontraktor, dan sewa alat yang berhubungan

30

dengan prestasi fisik lapangan serta mengajukan request ke direksi proyek sebelum pekerjaan dimulai termasuk koordinasi dengan konsultan supervisi.

Tanggung jawab kepala proyek:

a.

Menetapkan sasaran mutu

b.

Memimpin setiap pertemuan terkait proyek yang sedang dibangun

c.

Melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait dilokasi proyek

d.

Memberikan persetujuan atas permintaan kebutuhan proyek ke direktris

6. Pelaksana Lapangan Tugas dan kewajiban pelaksana lapangan, antara lain: a.

Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah/mencoret tanpa seizin atasan langsung,

b.

Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan rencana mutu proyek (instruksi kerja), spesifikasi teknis dari PU, dan mengarahkan karyawan sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu, dan biaya yang seefisien mungkin,

c.

Membuat dan melaksanakan detail program kerja berdasarkan program bulanan dan melaporkan prestasi kerja ke kepala proyek,

d.

Menyelenggarakan pencatatan-pencatatan atas tindakan yang telah dikerjakan baik kualitatis maupun kuantitatif untuk dapat membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai:

31

a) Pemakaian bahan, mesin-mesian/alat-alat dalam pekerjaan yang sedang dilaksanakan, b) Ikhtisar upah dan hari pekerjaan, c) Kemajuan pekerjaan yang sedang dilaksanakan, d) Mengumpulkan bukti-bukti penerimaan/pengeluaran tertulis akibat bahan/material, alat, dan keperluan lainnya kepada kepala proyek. 7. Surveyor Bertugas untuk melakukan pengukuran dan pemetaan tanah pada kawasan yang akan dikembangkan, sehingga dihasilkan data yang diperlukan dalam proses perencanaan dan mengawasi karyawan yang sedang bekerja. 8. Arsitek Bertugas untuk melakukan perancangan pengembangan kawasan sesuai dengan spesifikasi dan batasan-batasan yang telah ditentukan diatas tanah yang dikembangkan dengan menggunakan data-data yang dihasilkan dan telah diolah oleh surveyor. Arsitek juga mempunyai tugas untuk membuat perancangan design proyek sesuai konsep yang diinginkan oleh DPU. 9. Logistik Tugas dan tanggung jawab bagian logistik adalah: a.

Melakukan pembelian barang/alat, sesuai dengan tingkatan proyek dengan mengambil pemasok yang sudah dipilih oleh direktris perusahaan,

b.

Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang langsung maupun barang/alat yang dipasok PU, 32

c.

Membuat/menyusun laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan bagian logistik,

d.

Bertanggung jawab terhadap cara menyimpanan barang dan mencatat keluar masuknya barang yang tersedia di penyimpanan/gudang,

e.

Berkoordinasi dengan bagian teknik dan pelaksana lapangan dalam pengiriman bahan/material termasuk berkoordinasi ke pihak direksi PU serta mengamankan bahan baku berikut bukti-bukti kerjanya.

10. Quality Control Tugas dan tanggung jawab quality control adalah: a.

Membuat rencana berskala pelaksanaan pemeriksaan,

b.

Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan terhadap barang serat, memberikan status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites.

c.

Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta melakukan tes terhadap material yang masuk.

d.

Mengontrol barang/alat yang dipasok untuk pelanggan apakah sesuai persyaratan/perjanjian atau tidak dan menjamin bahwa keluhan pelanggan atau proyek yang tidak sesuai (prosedur mutu yang berlaku),

e.

Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan pencegahannya,

f.

Bertanggung jawab penuh kepada kepala proyek dan berkoordinasi ke konsultan supervisi maupun kepada pelanggan. 33

11. Tenaga Quantity Tugas dan kewajiban quantity engineer, antara lain: a. Menghitung luas (m2) pekerjaan banguna seperti pasangan batu bata, plesteran, dan lain-lain. b. Menghitung volume (m2) pekerjaan bangunan seperjaan beton, screed lantai, dan lain-lain. c. Menghitung volume (kg) pada pekerjaan besi beton bertulang, aliminum, dan lain-lain. d. Bekerja sama dengan logistik

atas pengadaan barang untuk memberikan

informasi kebutuhan material/bahan baku yang harus di datangkan ke lokasi proyek. e. Menghitung volume pekerjaan bangunan yang sudah dilaksanakan dan sisa pekerjaan untuk keperluan pembuatan opname mandor/pemborong dan untuk keperluan engineering dalam membuat schedule pekerjaan pelakasanaan pembangunan. f. Menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan dalam setiap item pekerjaan bangunan g. Mengecek penggunaan material apakah sudah sesuai atau belum. h. Mengecek setiap gambar shop drawing baru apakah terjadi perubahan dari apa yang sudah dihitung sebelumnya, jika terjadi perubahan maka tugas quantity surveyor adalah menghitung ulang volume pekerjaan atau menghitung pada item pekerjaan tambah kurang saja. 34

12. Petugas K3 Konstruksi Tugas dan tanggung jawab petugas K3 (Keselamatan, Kebersihan, dan Kesehatan), adalah: a. Menjamin keselamatan dan kesehatan di lingkungan kerja proyek. b. Menjamin bahwa program safety dipahami dan dipatuhi untuk dilaksanakan semua pekerja terkait di proyek secara kontinu dan konsisten. c. Memantapkan, mengkoordinasikan dan mempertahankan standar sistem Keselamatan, Kebersihan dan Kesehatan (K3) di lingkungan kerja proyek. d. Memantau dan membuat laporan secara berkala tentang status statistik keselamatan serta masalah-masalah yang terjadi berikut penyelesaiannya. Petugas K3 konstruksi berwenang dalam hal: a. Mengkoordinir pelaksanaan program safety (K3) di proyek. b. Memberikan teguran terhadap pihak yang menyimpang dari ketentuan program safety/ K3. 13. Tenaga laboratorium Tugas tenaga laboratorium adalah a.

Melaksanakan pengambalan contoh tanah/material dan melakukan pengujian tanah/material di laboratorium

b.

Mengevaluasi hasil tes tersebut dan bertanggung jawab terhadap ketelitian dan kebenaran hasi yang diproses.

35

Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran dan Siklus Penggajian PT. Arlin Sejahtera

Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus pendapatan dimulai ketika general manager mendaftarkan nama perusahaan ke DPU untuk mengikuti proyek atas persetujuan direktris. Setelah itu, general manager yang dibantu oleh direktris, juru gambar, dan surveyor/juru ukur akan membuat laporan penawaran yang berisi tentang pokok-pokok penjelasan pekerjaan yang ditawarkan perusahaan kepada DPU dan jumlah dana yang ditawarkan perusahaan dan akan diberikan kepada DPU. Apabila proyek diterima, DPU akan mengeluarkan surat keputusan penyediaan barang dan jasa dan diberikan kepada perusahaan. Setelah itu direktris dan DPU akan melakukan penandatangan kontrak dan DPU akan memberikan Surat Perintah Mulai Kerja dan kwitansi pembayaran termin 20% serta uang muka sebesar 20% dari total nilai proyek, pendapatan 20% yang diperoleh akan dicatat general manager pada laporan penerimaan kas. Surat Perintah Mulai Kerja akan simpan oleh direktris dan akan mengkonfirmasi kepala proyek untuk memulai pekerjaan. Apabila proyek telah mencapai 50% pengerjaan, maka kepala proyek akan mengonfirmasi general manager lalu kemudian akan dibuatkan laporan kemajuan pekerjaan dan laporan termin 50% yang berisi bahwa perusahaan meminta pembayaran atas pekerjaan 50% tersebut. Laporan kemajuan pekerjaan dan laporan termin 50% akan diberikan kepada DPU untuk diproses.

36

Selanjutnya perusahaan akan menerima kwitansi pembayaran termin dan uang atas proyek yang telah selesai sebesar 50%. General manager akan mencatat pendapatan pada laporan penerimaan kas yang diperoleh oleh perusahaan atas termin 50%. Apabila proyek telah selesai, maka kepala proyek akan melaporkan ke general manager dan selanjutnya akan dibuatkan Termin 100% untuk meminta sisa dana proyek. membuat laporan MC (Mutual Check) 100% dan laporan kemajuan pekerjaan. MC 100% digunakan untuk mengetahui bobot pekerjaan yang telah di selesaikan beserta poto pengerjaan proyek. Termin 100% dan MC 100% akan diberikan kepada DPU untuk diproses dan di periksa. DPU akan memberikan sisa pembayaran kepada perusahaan dengan memotong PPN, serta kwitansi pembayaran termin 100% akan diberikan kepada perusahaan dan general manager akan membuat laporan penerimaan kas atas pendapatan yang diperoleh. Flowchart siklus pendapatan PT. Arlin Sejahtera dapat dilihat dibawah ini:

37

Siklus Pendapatan (Page 1 of 3) General Manager

Direktris

Kepala Proyek

Mulai

Daftar nama perusahaan

Membuat dokumen penawaran

Dokumen penawaran

Memberikan dokumen penawaran kepada DPU Penandata ngan kontrak

DPU Dokumen penawaran di terima

Surat Keputusan Penyediaan Barang dan Jasa

Uang Proyek 20%

SK penyediaan barang & jasa Surat perintah mulai kerja Pengerjaan proyek

Kwitansi pembayaran termin 20%

B A

Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan (Page 1 Of 3)

38

Siklus Pendatapan (Page 2 of 3) General Manager

Direktris

Kepala proyek

A B

Kwitansi pembayaran temrin 20%

Mencat at penerim aan kas

Laporan penerimaan kas

D

Pengerjaan proyek termin 50%

Membuat laporan kemajuan pekerjaan dan termin 50%

Laporan kemajuan pekerjaan termin 50%

Termin 50%

DPU

Kwitansi pembayaran temrin 50%

A

uang

Kwitansi pembayaran termin 50% A

Mencatat penerima an kas

Kwitansi pembayaran termin temin 50%

Proyek selesai

Laporan penerimaan kas

D

C

Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan (Page 2 Of 3)

39

Siklus Pendapatan Page 3 Of 3 General Manager

Direktris

Kepala Proyek

C

Membuat laporan temin 100% dan MC 100%, dan laporan kemaujuan pekerjaan 100%

MC 100% Laporan termin 100% Laporan kemajuan pekerjaan 100%

DPU

B

Kwitansi prmbayaran termin termin 100%

Mencatat penerimaan kas

Kwitansi pembayaran termin 100%

Buktipelunasan PPN Kwitansi pembayaran temin 100%

uang

B

Laporan penerimaan kas Membuat laporan keuangan

Laporan Keuangan

D

Gambar 4 Flowchart Siklus Pendapatan (Page 3 Of 3)

40

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Siklus pengeluaran dimulai ketika bagian logistik membuat daftar pembelian bahan baku yang diproses secara manual, daftar pembelian bahan baku tersebut akan diberikan kepada supplier untuk memproses pesanan pembelian dan akan di kirim ke gudang perusahaan. Supplier akan memberikan nota pembelian kepada direktris dan melakukan proses pembayaran melalui transfer ke supplier atau mendatangi langsung ke toko supplier. Bukti transfer dan nota pembelian akan diserahkan kepada general manager dan akan dibuatkan laporan pengeluaran kas. Laporan pengeluaran kas akan diberikan oleh direktis untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Flowchart siklus pengeluaran PT. Arlin Sejahtera dapat dilihat dibawah ini:

41

Siklus Pengeluaran Bag.Logistik

Supplier

Direktris

B

General Manager

C

A

Mulai

Nota pembelian Membuat daftar pesanan

Daftar pesanan

Bukti transfer

Pembaya ran melalui transfer

Daftar pesanan Nota pembelian

Bukti Transfer BB

Nota pembelian

Membuat Laporan pengeluar an kas

Nota pembelian

A

B

Laporan pengeluaran kas

Gudang Perusahaan

C

Membuat laporan keuangan

Laporan keuangan

Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran

42

Siklus Penggajian (Payrol Cycle) Siklus penggajian dimulai dengan menguapdate data karyawan baru , data karyawan tersebut akan dibuatkan daftar hadir kerja yang akan diberikan kepada kepala proyek untuk diisi oleh karyawan apabila masuk kerja. Daftar hadir tersebut setiap

bulannya

akan

diserahkan

kembali

kepada

general

manager

untuk

merekapitulasi gaji karyawan dan dibuatkan laporan penggajian. Laporan penggajian tersebut akan diberikan kepada direktris untuk dibuatkan kwitansi penggajian. Kwitansi tersebut akan ditandatangani oleh karyawan apabila karyawan menerima gaji. Kwitansi yang sudah ditanda tangani oleh karyawan tersebut akan disimpan oleh diektris dan direktris akan membuat laporan keuangan perusahaan berdasarkan laporan penggajian tersebut. Flowchart siklus penggajian PT. Arlin Sejahtera dapat dilihat dibawah ini:

43

Siklus Penggajian General Manager

Direktris

mulai A

Update data karyawan

Laporan penggajian

Data karyawan Membuat kwitansi

Membuat daftar hadir

Daftar hadir

Diberikan kepada kepala proyek untuk diisi oleh karyawan setiap hari dan diakhir bulan diserahkan kpd general manager

Kwitansi Laporan penggajian

Penandatang anan kwitansi oleh karyawan

Melakukan rekap karyawan

Rekap karyawan

uang

Kwkitansi Laporan penggajian

Membuat laporan penggajian

Karyawan Membuat laporan keuangan

Laporan penggajian Laporan keuangan A D

Gambar 6 Flowchart Siklus Pengggajian

44

Kelemahan-Kelemahan Siklus Pendapatan, Siklus pengeluaran, dan Siklus Penggajian Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Berdasarkan hasil analisis flowchart sisklus pendapatan PT. Arlin Sejahtera, terdapat beberapa kelemahan, diantaranya: a.

Laporan penerimaan kas yang buat oleh general manager masih menggunakan sistem manual dan sangat transparan sehingga mengakibatkan karyawan dapat berbuat curang dengan memanipulasi data yang ada di laporan penerimaan kas. Rekomendasi: membuat batasan hak akses karyawan agar tidak semua karyawan dapat melihat laporan-laporan penting perusahaan.

b.

Dokumen dan surat-surat penting lainnya seringkali hilang karena penyimpanan dokumen-dukumen tersebut disimpan pada tempat yang tidak seharusnya. Rekomendasi: mengarsipkan semua dokumen-dokumen dan surat-surat penting lainnya berdasarkan tahun terjadinya proyek sehingga tertata dengan rapi dan mudah ditemukan apabila dibutuhkan dikemudian hari.

c.

Karyawan yang melakukan pencatatan penerimaan kas dan pembuatan laporan penerimaan kas di lakukan oleh satu orang. Rekomendasi: adanya pemisahan tugas antara karyawan yang mencatat penerimaan kas dan laporan penerimaan kas agar tidak terjadi kecurangan.

45

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Berdasarkan hasil analisis flowchart siklus pengeluaran PT. Arlin Sejahtera, terdapat beberapa kelemahan, diantaranya: a.

Bagian logistik tidak membuat kartu stock opname. Kelemahan ini membuat material yang ada di gudang seringkali hilang. Rekomendasi: membuat kartu stock opname dan melakukan pengecekan terhadap material yang ada di gudang.

b.

Daftar pesanan yang dibuat oleh bagian logistik tidak mencantumkan tanggal pesanan, hal ini mengakibatkan bagian logistik sulit membedakan daftar pesanan yang lama dengan daftar pesanan baru. Rekomendasi: karyawan bagian logistik sebaiknya mencantumkan hari dan tanggal pesanan untuk memudahkan melakukan pencocokan bahan baku dan harus ditandatangani oleh manager.

c.

Karyawan bagian quality control tidak melakukan pemeriksaan atau pengecekan terhadap bahan baku dari supplier. Rekomendasi: karyawan bagian

quality

control sebaiknya memeriksa atau mencocokkan daftar pesanan bahan baku dengan barang yang bahan baku yang dikirim oleh supplier apakah sudah sesuai dengan kualitas yang dipesan atau tidak. Apabila sesuai maka akan disimpan di gudang, jika tidak sesuai maka akan dikembalikan ke supplier.

46

Siklus Penggajian (Payrol Cycle) Berdasarkan hasil analisis flowchart siklus penggajian PT. Arlin Sejahtera, terdapat beberapa kelemahan, diantaranya: a.

Karyawan tidak menerima salinan kwitansi penggajian. Hal ini mengakibatkan sulitnya karyawan untuk melakukan perhitungan terhadap gaji yang diterima. Rekomendasi: membuat salinan kwitansi penggajian menjadi dua rangkap. Rangkap satu diberikan kepada masing-masing karyawan dan rangkap dua digunakan untuk melakukan membuat laporan perusahaan.

b.

Karyawan yang melakukan rekapitulasi dan pembuatan laporan pengajian dilakukan oleh satu orang. Hal ini dapat menyebabkan karyawan dapat memanipulasi data. Rekomendasi: ada pemisahan tugas antara melakukan rekapitalasi karyawan dan yang membuat laporan laporan penggajian agar tidak dapat dimanipulasi.

47

Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran, dan Siklus Penggajian Rekomendasi Siklus Pendapatan (Page 1 of 3) General Manager

Direktris

Kepala Proyek

Mulai

Daftar nama perusahaan

Membuat dokumen penawaran

Dokumen penawaran

Memberikan dokumen penawaran kepada DPU Penandata ngan kontrak

DPU

Dokumen penawaran di terima Surat Keputusan Penyediaan Barang dan Jasa

Uang SK penyediaan barang & jasa Surat perintah mulai kerja D Kwitansi pembayaran termin 20%

Proyek 20% Pengerjaan proyek

D

B A

Gambar 7Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan (page 1 Of 3)

48

Rekomendasi Siklus Pendatapan (Page 2 of 3) General Manager

Direktris

Kepala proyek

A B

Kwitansi pembayaran temrin 20%

D

Menginput penerimaan kas

Pengerjaan proyek termin 50%

Laporan penerimaa n kas

Membuat laporan kemajuan pekerjaan dan termin 50%

Laporan kemajuan pekerjaan termin Termin 50% 50% D

DPU

A Kwitansi pembayaran temrin 50%

Kwitansi pembayaran termin 50%

uang

A Mencatat penerima an kas Proyek selesai Kwitansi pembayaran termin temin 50%

Laporan penerimaan kas C D

D

Gambar 8 Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan (page 2 Of 3)

49

Rekomendasi Siklus Pendapatan Page 3 Of 3 General Manager

Direktris

Kepala Proyek

C

Membuat laporan temin 100% ,MC 100% dan laporan kemajuan pekerjaan 100%

MC 100% Laporan temrin 100% Laporan kemajuan pekerjaan 100%

DPU

Bukti pelunasan PPN uang Kwitansi pembayaran termin 100%

B

Kwitansi prmbayaran termin termin 100% Bukti pelunasan PPN

Diberikan kepada divisi pajak untuk diarsipkan

B

D

Menginput penerimaan kas

Kwitansi pembayaran termin 100%

Membuat laporan keuangan

Laporan penerimaa n kas

Laporan Keuangan D

D

Gambar 9 Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan (page 3 Of 3)

50

Rekomendasi Siklus Pengeluaran Bag.Logistik

Supplier

Direktris

B

General Manager

C

A

Mulai

Nota pembelian Membuat daftar pesanan

Daftar pesanan

Bukti transfer

Pembaya ran melalui transfer

Daftar pesanan

Nota pembelian D

D Nota pembelian

Menginput pengeluaran kas BB

Bukti transfer

A Nota pembelian

B

Pengeluaran kas

Mencocokk an daftar pesanan dengan BB

C

Membuat laporan keuangan

BB

Laporan keuangan supplier

Gudang perusahaan

Gambar 10 Flowchart Rekomendasi Siklus Pengeluaran

51

Rekomendasi Siklus Penggajian General Manager

Direktris

mulai A

Update data karyawan

Laporan penggjaian

Data karyawan

Membuat kwitansi Membua t daftar hadir

Daftar hadir

Diberikan kepada kepala proyek untuk diisi oleh karyawan setiap hari dan diakhir bulan diserahkan kpd general manager

kwitansi 1 2

D

Melakukan rekap karyawan

Penandatang anan kwitansi oleh karyawan

Rekap karyawan kwitansi 1

uang

Kwkitansi 2

Memproses Laporan penggajian

Karyawan

D

Membuat laporan keuangan

Laporan keuangan

Laporan penggjaian D

A

Gambar 11 Flowchart Rekomendasi Siklus Penggajian

52

Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus pendapatan PT. Arlin Sejahtera memiliki beberapa entitas, dimana setiap entitas tersebut terdiri dari primary key (PK) dan atribut pengikutnya. Berikut ini adalah entitas dan atribut-atribut yang dimiliki pleh PT. Arlin Sejahtera. 1.

Resources (sumber daya yang dimiliki perusahaan), terdiri dari jasa dan kas Atribut entitas jasa terdiri dari dari kode jasa sebagai primary key (PK), nama jasa dan harga jasa sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Atribut entitas kas terdiri dari kode kas sebagai primary key, keterangan, debet, kredit, saldo, dan total sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

2.

Event (kejadian atau transaksi yang terjadi di perusahaan), terdiri dari penjualan jasa dan penerimaan kas. Atribut entitas penjualan jasa terdiri dari kode dokumen penawaran sebagai primary key, tanggal penjualan, kode pelanggan, kode jasa, kode karyawan, dan harga jasa sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Atribut penerimaan kas terdiri dari nomor faktur sebagai primary key, kode dokumen penawaran, kode pelanggan, kode jasa, kode karyawan, waktu, dan nominal sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

3.

Agents (pelaku-pelaku yang terlibat dalam transaksi), terdiri dari pelanggan dan karyawan.

53

Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon pelanggan sebagai atribut lainnya yang mengikuti primary key. Atribut entitas karyawan terdiri dari kode karyawan sebagai primary key, nama karyawan, jabatan, kelahiran, jenis kelamin, alamat, dan nomor telepon pelanggan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam satu entitas akan berhubungan dengan entitas lainnya, untuk itu diperlukan kardinalitas: 1.

Hubungan entitas jasa dengan penjualan jasa Dalam setiap jasa bisa berkaitan dengan banyak penjualan jasa, dan setiap penjualan jasa hanya berkaitan dengan satu jasa sehingga hubungan jasa dengan entitas penjualan adalah one-to-many.

2.

Hubungan entitas penjualan jasa dengan pelanggan Dalam setiap transaksi penjualan jasa selalu berhubungan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa membeli banyak penjualan jasa sehingga hubungan entitas penjualan jasa dengan pelanggan adalah one-to-many.

3.

Hubungan entitas penjualan jasa dengan karyawan Dalam setiap transaksi penjualan jasa selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak transaksi penjualan jasa sehingga hubungan entitas penjualan jasa dengan entitas karyawan adalah one-to-many.

4.

Hubungan entitas penjualan jasa dengan penerimaan kas

54

Dalam setiap transaksi penjualan jasa selalu berkaitan

dengan banyak

penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas selalu berhubungan dengan satu penjualan jasa sehingga hubungan entitas penjualan jasa dengan entitas penerimaan kas adalah one-to-many. 5.

Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan Dalam setiap transaksi penerimaan kas selalu dilayani oleh seorang karyawan, dan setiap karyawan bisa melayani banyak penerimaan kas sehingga hubungan entitas penjualan jada dengan entitas penerimaan kas adalah one-to-many.

6.

Hubungan entitas penerimaan kas dengan kas Dalam setiap transaksi penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu kas, dan setiap kas terdiri dari banyak penerimaan kas sehingga hubungan entitas penerimaan kas dan kas adalah one-to-many.

Berikut ini adalah gambar hubungan antar entitas siklus pendapatan perusahaan

55

REA SISTEM PENDAPATAN PT. ARLIN SEJAHTERA

Resources

Event

JASA

Penjualan Jasa

Kode Jasa (PK) Nama Jasa Harga Jasa

Kode Dokumen penawaran (PK) Tanggal Penjualan Kode Pelanggan Kode Jasa Nominal

Agent Pelanggan

Kode Pelanggan (PK) Nama Perusahaan Pelanggan Alamat Perusahaan Pelanggan No.Telepon Email

Karyawan Kas

Penerimaan Kas

Kode Kas (PK) Kode Penerimaan Kas Keterangan Debit Kredit Saldi Total

Kode Penerimaan Kas (PK) Kode Dokumen Penawaran Kode Kas Kode Pelanggan Kode Karyawan Taggal penerimaan Kode Jasa Nominal

Kode Karyawan (PK) Nama Karyawan Jabatan Kelahiran Jenis Kelamin Alamat No. Tlpn

Keterangan: PK : Primary Key Gambar 12 REA Sistem Pendapatan PT. Arlin Sejahtera

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Siklus pengeluaran PT. Arlin Sejahtera memiliki beberapa entitas, dimana setiap entitas tersebut terdiri dari primary key (PK) dan atribut pengikutnya. Berikut ini adalah entitas dan atribut-atribut yang dimiliki oleh PT. Arlin Sejahtera.

56

1.

Resources (sumber daya yang dimiliki perusahaan), terdiri dari bahan baku dan kas. Atribut entitas bahan baku terdiri dari kode bahan baku sebagai primary key, nama bahan baku dan harga bahan baku sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Atribut entitas kas terdiri dari kode kas sebagai primary key, keterangan, debet, kredit, saldo, dan total sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

2.

Event (kejadian atau transaksi yang terjadi di perusahaan), terdiri dari pembelian bahan baku dan pengeluaran kas. Atribut entias pembelian bahan baku terdiri dari nomor nota sebagai primary key, tanggal pembelian, kode bahan baku, jumlah bahan baku, harga, kode supplier, dan kode karyawan. Atribut entitas pengeluaran kas terdiri dari nomor faktur sebagai primary key, tanggal, jumlah pengeluaran, kode karyawan, jenis transaksi, dan kode supplier sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

3.

Agents (pelaku-pelaku yang terlibat dalam transaksi), terdiri dari supplier dan karyawan Atribut entitas supplier terdiri dari kode supplier sabagai primary key, nama supplier, nomot telepon, alamat, dan email supplier sebagau atribut lain yang mengikuti primary key.

57

Atribut entitas karyawan terdiri dari kode karyawan sebagai primary key, nama, jabatan, kelahiran, jenis kelamin, alamat, dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam satu entitas akan berhubungan dengan entitas lainnya, untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas lainnya maka dibutuhkan kardinalitas. 1.

Hubungan entitas bahan baku dengan entitas pembelian bahan baku Dalam setiap entitas bahan baku bisa terdapat banyak transaksi pembelian bahan baku, dan setiap transaksi pembelian bahan baku terdiri dari beberapa bahan baku sehingga hubungan entitas bahan baku dengan entitas pembelian bahan baku adalah many-to-many.

2.

Hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas supplier Dalam setiap transaksi pembelian bahan baku hanya berhubungan dengan satu supplier dan setiap supplier bisa menerima banyak transaksi pembelian bahan baku sehingga hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas supplier adalah one-to-many.

3.

Hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas karyawan Dalam setia transaksi pembelian bahan baku bisa berkaitan dengan satu karyawan dan setiap karyawan bisa menangani banyak transaksi pembelian bahan baku sehingga hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas karyawan adalah one-to-many.

4.

Hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas pengeluaran kas

58

Dalam setiap transaksi pembelian bahan baku bisa berkaitan dengan satu pengeluaran kas dan setiap transaksi pengeluaran kas berhubungan dengan banyak pembelian bahan baku. Sehingga hubungan entitas pembelian bahan baku dengan entitas pengeluaran kas adalah one-to-many. 5.

Hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas Dalam setiap transaksi pengeluaran kas selalu berhubungan dengan satu kas dan setiap kas berhubungan dengan banyak pengeluaran kas sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas adalah one-to-many. REA SISTEM PENGELUARAN PT. ARLIN SEJAHTERA Resource

Event

Agent

Bahan Baku

Pembelian Bahan Baku

Supplier

Kode Bahan Baku (PK) Nama Bahan Baku Harga Bahan Baku

No. Nota (KP) Tanggal Pembelian Kode Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Harga Kode Supplier Kode Karyawan

Kode Supplier (PK) Nama Supplier Nomor Telepon Aalamat Email Supplier

Kas

Pengeluaran Kas

Karyawan

Kode Kas (PK) Kode Pengeluaran Kas Keterangan Debit Kredit Saldi Total

Kode Pengeluaran Kas (PK) No.Nota Kode Bahan Baku Kode Supplier Tanggal Jumlah Pengeluaran Kode karyawan Jenis Transaksi

Kode Karyawan (PK) Nama Karyawan Jabatan Kelahiran Jenis Kelamin Alamat No. Tlpn

Keterangan: PK : Primary Key Gambar 13 REA Sistem Pengeluaran PT. Arlin Sejahtera

59

Dalam basis data hubungan many-to-many perlu di pisah menjadi one-to-many. Pemisahaan ini memunculkan entitas baru yaitu detail pembelian. Atribut detail pembelian bahan baku terdiri dari kode bahan baku, no.nota, nama bahan baku, harga bahan baku, jumlah bahan baku, dan total bayar. Untuk setiap entitas yang memiliki hubungan many-to-many harus diubah menjadi one-to-many sehingga akan memunculkan entitas baru. Berikut ini adalah gambar hubungan entitas one-to-many siklus pengeluaran perusahaan. Resource

Event Pembelian Bahan Baku

Bahan Baku

No. Nota (KP) Tanggal Pembelian Kode Bahan Baku Harga Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Total Bayar Harga Kode Supplier Kode Karyawan

Kode Bahan Baku (PK) Nama Bahan Baku Harga Bahan Baku

Agent Supplier

Kode Supplier (PK) Nama Supplier Nomor Telepon Aalamat Email Supplier

Detail Kode Bahan Baku (FK) No.Nota (FK) Nama Bahan Baku Harga Bahan Baku Jumlah Bahan Baku Total Bayar

Kas

Pengeluaran Kas

Karyawan

Kode Kas (PK) Kode Pengeluaran Kas Keterangan Debit Kredit Saldi Total

Kode Pengeluaran Kas (PK) No.Nota Kode Bahan Baku Kode Supplier Tanggal Jumlah Pengeluaran Kode karyawan Jenis Transaksi

Kode Karyawan (PK) Nama Karyawan Jabatan Kelahiran Jenis Kelamin Alamat No. Tlpn

Gambar 14 REA Sistem Pengeluaran PT. Arlin Sejahtera (one-to-many)

60

Siklus Penggajian (Payrol Cycle) Siklus penggajian PT. Arlin Sejahtera memiliki beberapa entitas, dimana setiap entitas tersebut terdiri dari primary key (PK) dan atribut pengikutnya. Berikut ini adalah entitas dan atribut-atribut yang dimiliki oleh PT. Arlin Sejahtera. 1.

Resources (sumber daya yang dimiliki perusahaan), terdiri dari daftar hadir dan kas Atribut entitas daftar hadir terdiri dari nomor presensi sebagai primary key, nama karyawan, jam kerja, dan jam lembur sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Atribut entitas kas terdiri dari kode kas sebagai primary key, keterangan, debet, kredit, saldo, dan total sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

2.

Event (kejadian atau transaksi yang terjadi di perusahaan), terdiri dari penggajian dan pengeluaran kas. Atribut entitas penggajian terdiri dari nomor kwitansi sebagai primary key, kode karyawan, nama karyawan, tanggal penggajian, tunjangan, dan nominal sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Atribut entitas pengeluaran kas terdiri dari nomor faktur sebagai primary key, tanggal, jumlah pengeluaran, jenis transaksi, dan kode karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

3.

Agents (pelaku-pelaku yang terlibat dalam transaksi), terdiri dari karyawan

61

Atribut entitas karyawan terdiri dari kode karyawan sebagai primary key, nama, jabatan, kelahiran, jenis kelamin, alamat, dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam satu entitas akan berhubungan dengan entitas lainnya, untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas lainnya maka diperlukan kardinalitas. 1.

Hubungan entitas kartu jam kerja dengan dengan entitas penggajian Dalam setiap entitas kartu jam kerja bisa berkaitan dengan banyak penggajian, dan setiap transaksi penggajian hanya terdiri dari banyak kartu jam kerja sehingga entitas daftar hadir dengan entitas penggajian adalah many-to-many.

2.

Hubungan entitas penggajian dengan entitas karyawan Dalam setiap entitas penggajian selalu berhubungan dengan satu karyawan, dan setiap karyawan selalu berhubungan dengan banyak penggajian sehingga hubungan entitas penggajian dan entitas karyawan adalah one-to-many.

3.

Hubungan entitas penggajian dan entitas pengeluaran kas Dalam setiap entitas penggajian selalu berhubungan dengan satu pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas selalu berhubungan dengan satu penggajian sehingga hubungan entias penggajian dan entitas pengeluaran kas adalah one-toone.

4.

Hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas Dalam setiap entitas pengeluaran kas selalu berhubungan dengan satu kas, dan setiap kas selalu berhubungan dengan banyak pengeluaran kas sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas adalah one-to-many. 62

REA SISTEM PENGGAJIAN PT. ARLIN SEJAHTERA Resource

Kartu Jam Kerja

No. Presensi (PK) Nama Karyawan Jam Kerja Jam Lembur

Event

Agent

Penggajian

Karyawan

No. Kwitansi (PK) Kode Karyawan Nama Karyawan Tanggal Tunjangan Jam Kerja Jam Lembur Nominal

Kode Karyawa (PK) Nama Karyawan Jabatan Kelahiran Jenis Kelamin

Penjualan Kas Jasa

Pengeluaran Kas

Kode Kas (PK) Kode Pengeluaran Kas Keterangan Debit Kredit Saldi Total

Kode Pengeluaran Kas (PK) No.kwitansi Tanggal Jenis Transaksi Kode Karyawan Jumlah Pengeluaran

Keterangan: PK : Primary Key Gambar 15 REA Sistem Penggajian PT. Arlin Sejahtera

63

Perancangan Basis Data Sistem Manajemen Basis Data Relasional atau yang biasa juga disebut Relational Database Management System (RDBMS) merupakan sebuah program komputer yang dirancang untuk mengatur atau memanajemenkan sebuah basis data sebagai sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasioperasi data atas permintaan penggunanya. Berikut ini akan ditunjukkkan Sistem Manajemen Basis Data Relational dari semua tabel. TableJabatan PK

PK

id_seq

TableJasa

INTEGER

PK

id_seq

TableJenisGajiNonTetap

INTEGER

jabatan CHAR(24) gapok DECIMAL(10,2) tunj_jabatan DECIMAL(10,2)

kode_jasa CHAR(24) jasa CHAR(24)

TableKaryawanNonTetap

TableKaryawanTetap

id_seq

INTEGER

kode_karaywan_non_tetap nama_karyawan_non_tetap alamat no_telp kode_proyek

PK

id seq

CHAR(24) CHAR(128) CHAR(12) CHAR(10)

PK

id seq

INTEGER

jenis transaksi kode jenis transaksi

CHAR(24) CHAR(3)

INTEGER

kode_karyawan username password menu

CHAR(24) CHAR(24) CHAR(10) CHAR(10)

id seq

INTEGER

kode proyek kode dokumen id jasa id pelanggan kode karyawan tanggal transaksi harga

CHAR(24) CHAR(24) INTEGER INTEGER CHAR(24) DATETIME INTEGER

CHAR(24) DECIMAL(10,2)

id_seq

INTEGER

kode karyawan tetap usernama password menu

CHAR(10) CHAR(10) CHAR(10) CHAR(10)

PK

id seq

INTEGER

nama pelanggan CHAR(24) no_tepl CHAR(12) alamat CHAR(24)

tabel sewa

tabel kas PK

id seq

INTEGER

keterangan debet kredit saldo waktu

CHAR(128) INTEGER INTEGER INTEGER CHAR(10)

tabel proyek PK

INTEGER

TablePelanggan

id seq

TableJenisTransaksi PK

id_seq jenis_gaji nominal

TableUser PK

TableSupplier

INTEGER

nama perusahaan alamat perusahaan no_telp_perusahaan email_perusahaan

INTEGER

CHAR(12) CHAR(48) CHAR(128) CHAR(12) CHAR(24)

TablePerusahaan PK

id_seq

PK

TableTransaksiPendapatan1 PK

id seq

INTEGER

no faktur CHAR(12) nominal INTEGER keterangan CHAR(256)

64

PK

id seq

INTEGER

kode sewa id perusahaan harga id jenis pinjam lama pinjam tanggal transaksi

CHAR(24) INTEGER INTEGER INTEGER INTEGER DATETIME CHAR(10)

TabelTransaksi PK

TableTransaksiBahanBaku

id seq

INTEGER

no faktur kode id jenis transaksi waktu debet kredit

CHAR(12) CHAR(24) INTEGER DATETIME INTEGER INTEGER

PK

TableTransaksiPenggajianKaryawannontetap PK

id seq

INTEGER

no faktur kode karyawan non tetap gaji hari gaji lembur

CHAR(12) CHAR(12) INTEGER INTEGER

TableTransaksiPrive

id seq

INTEGER

no faktur kod dokumen id supplier nama bahan jumlah harga satuan no nota

CHAR(24) CHAR(24) INTEGER CHAR(128) INTEGER INTEGER CHAR(24)

PK

id seq

no faktur CHAR(24) nominal INTEGER

TableTransaksiPenggajiantetap PK

id seq

INTEGER

no faktur kode karyawan tetap gapok tunj_jabatan pajak

CHAR(12) CHAR(12) INTEGER INTEGER INTEGER

INTEGER

TableTransaksiSewa PK

id seq

INTEGER

no faktur kode sewa nominal

CHAR(24) CHAR(24) INTEGER

TableTransaksiUtangPiutang PK

id seq

INTEGER

no faktur kode nominal keterangan kode pembayaran

CHAR(12) CHAR(12) INTEGER CHAR(256) CHAR(12)

Gambar 16 Sistem Manajemen Basis Data Relational

Implementasi Setelah melakukan perancangan atas siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian, maka dapat di implementasikan

beberapa contoh kasus dan

kegunaan masing-maisng form sebagai berikut: Form login Form login adalah form pertama yang akan muncul ketika perangkat lunak transaksi siklus pendapatan ini dijalankan. Form login ini berguna sebagai pengontrol

65

user, dan hanya orang-orang yang bersangkuran saja yang memiliki user account dengan hak akses yang berbeda-beda sesuai kebijakan manajemen dari perusahaan. Berikut ini adalah contoh form login seorang karyawan.

Gambar 17 Form Login

Form Tambah Proyek Form tambah proyek digunakan apabila perusahaan telah menerima kontrak kerja dengan pelanggan dan mengisi sejumlah data mengenai proyek yang diterima. Form tambah proyek berisi kode proyek, kode dokumen, nama jasa, deskripsi tentang proyek yang dibangun, nama pelanggan, manager proyek, dan harga proyek. Contoh transaksi tambah proyek bisa dilihat seperti dibawah ini:

66

Gambar 18 Form Tambah Proyek

Form Pembayaran Termin Apabila DPU telah melakukan pembayaran uang muka sebesar 20%, user dapat membuka form utama dan mengklik transaksi pemasukan dan menekan tombol termin. Setelah itu layar komputer akan menampilkan form pembayaran termin. Form pembayaran termin tersebut, user dapat memasukkan kode dokumen dan menekan tombol enter. Apabila tombol enter ditekan maka semua data yang ada di form pembayaran termin akan terisi secara otomatis. Untuk pembayaran termin 50% dan 100% dapat dilakukan dengan langkah pembayaran seperti termin 20% tetapi harus mengganti jenis termin yang ada dalam form pembayaran termin dan mengklik simpan. Form pembayaran termin ini digunakan untuk menerima dana dari pelanggan secara 67

berkala dalam satu proyek. Contoh transaksi pembayaran termin dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:

Gambar 19 Form Transaksi Pembayaran Termin

Form Laporan Penerimaan Kas Form penerimaan kas merupakan salah satu menu yang terdapat di menu utama database ini. Form laporan penerimaan kas berfungsi untuk melaporkan setiap transaksi pendapatan yang terjadi di perusahaan. Form laporan pengeluaran kas dihasilkan dari transaksi-transaksi pembayaran termin, pendapatan lain-lain, dan sewa alat berat. Contoh form laporan penerimaan kas dapat dilihat seperti dibawah ini:

68

Gambar 20 Laporan Penerimaan Kas

Form Pembelian Bahan Baku Form pembelian bahan digunakan untuk mencatat nota dari supplier dan mengkalkulasikan pengeluaran dalam satu nota supplier. Contoh transaksi pembelian bahan baku dapat dilihat seperti dibawah ini:

69

Gambar 21 Transaksi Pembelian Bahan Baku

Form Prive From prive digunakan untuk melakukan traksaksi apabila perusahaan ingin mengeluarkan sejumlah kas untuk keperluan pribadi pemilik perusahaan. Contoh transaksi prive bisa diliat seperti gambar dibawah ini:

70

Gambar 22 Transaksi Prive

Form Pengeluaran Lain-lain Form pengeluaran lain-lain digunakan untuk melakukan transaksi pengeluaran selain yang pengeluaran bahan baku. Form pengeluaran ini mencatat keterangan berupa deksripsi mengenai apa yang dibeli perusahaan. Dibawah ini adalah contoh transaksi pengeluaran lain-lain yang dilakukan oleh perusahaan.

71

Gambar 23 Transaksi Pengeluaran Lain-lain

Form Laporan Pengeluaran Kas Form laporan pengeluaran kas digunakan untuk melaporkan setiap transaksi pengeluaran yang terjadi di perusahaan. Form laporan pengeluaran berisi no.faktur, kode, jenis transaksi, waktu, dan nominal yang dikeluaran perusahaan dalam pengeluaran kas. Form laporan pengeluaran kas ini berasal dari berbagai transaksi pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dan merangkumkan semua transaksi pengeluaran dalam laporan pengeluaran kas. Contoh laporan pengeluaran kas dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:

72

Gambar 24 Laporan Pengeluaran Kas

Form Penggajian Karyawan Form penggajian digunakan untuk mendata setiap transaksi penggajian yang dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji kepada para karyawan tetap maupun non tetap. form penggajian karyawan dapat dilihat seperti dibawah ini:

73

Gambar 25 Form Transaksi Penggajian

Form Laporan Kas Form Laporan kas digunakan melihat saldo akhir perusahaan hingga saat ini yang merangkum seluruh transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas perusahaan. Form ini berasal dari total laporan penerimaan kas dan total pengeluaran kas. Form laporan kas dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

74

Gambar 26 Form Laporan Kas

Form Kas Form

kas digunakan untuk melihat saldo akhir pertahun perusahaan yang

nantinya akan dibuatkan laporan keuangan perusahaan. Form kas dapat dilihat pada gambar berikut:

75

Gambar 27 Form Kas

Form Data Master Form data master digunakan untuk mengubah data karyawan, data pelanggan, data jasa proyek, data jabatan, data user, data perusahaan, dan data supplier.

76

Gambar 28 Form Master Data

Form Set Password Username Form set password username digunakan untuk mengganti password username lama user dengan password username baru user. Tampilan set password username dapat dilihat seperti dibawah ini:

77

Gambar 29 Form Set Password Username

Sistem basis data yang telah di rancanang ini telah memenuhi kriteria berdasarkan kebutuhan dan siap di uji coba di perusahaan untuk dipergunakan sebagaimana fungsinya. Sistem basis data yang dirancang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi diperusahaan.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan analisis yang ada pada aktivitas siklus pendapatan, siklus penggajian, dan siklus pengeluaran, dapat disimpulkan bahwa perusahaan memerlukan sistem informasi terkomputesisasi agar dapat meminimalisasi masalah-masalah yang

78

ada perusahaan. Perusahaan juga harus membuat arsip untuk menyimpan berbagai dokumen penting agar pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan. Perancangan basis data pada siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian membutuhkan 21

(dua puluh satu) tabel untuk menyimpan data dan

membutuhkan 48 (empat pulih delapan) form yang mempermudahkan pemilik dan karyawan dalam menginput dan atau mengubah data ke dalam basis data. Dalam perancangan basis data ini menghasilkan 5 (lima) laporan, yaitu laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, laporan penggajian, dan laporan kas, dan laporan kas pertahun yang mempermudah pengguna untuk melihat semua tranksasi yang terjadi dalam siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian. Dengan adanya sistem informasi akuntansi terkomputerisasi ini maka perusahaan tidak lagi menginput data secara manual. Sistem informasi berbasis komputerisasi ini secara otomatis akan merekap semua data yang dimasukkan dan menghasilkan laporan-laporan keuangan perusahaan yang akurat, efisien, dan tepat waktu, sehingga dapat meminimalisasi masalah-masalah yang terjadi di perusahaan.

79

Keterbatasan Penelitian Keterbatasan dalam penelitian dalam menganalisis dan merancang basis data siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian adalah: 1.

Peneliti hanya melakukan analisis dan perancangan terhadap siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian. Diharapkan dapat meneruskan analisis dan perancangan atas laporan keuangan perusahaan yang mencakup laporan neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan perubahan posisi keuangan, dan catatan atas laporan keuangan perusahaan.

Saran Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting, yaitu: 1.

Dalam siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian sebaiknya perusahaan membuat arsip untuk menyimpan berbagai dokumen penting, agar pada saat dibutuhkan dapat dengan muda ditemukan.

2.

Perusahaan sebaiknya mengubah sistem pencatatan transaksi siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus penggajian yang manual menjadi sistem komputerisasi. Manfaat dari sistem terkomputerisasi ini adalah menciptakan dan meningkatkan efisiensi dalam pencatatan semua siklus transaksi baik disengaja maupun tidak disengaja, serta meningkatkan pengendalian sumber daya.

3.

Diharapkan ada tambahan form untuk dapat melihat pajak PPN perusahaan.

80

4.

Diharapkan peneliti selanjutnya mengevaluasi sistem informasi akutansi berbasis kompurisasi ini

5.

Memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat menjalankan program Visual Basic 2008 dan database PostgreSql.

81

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George dan Hopwood, William. Amin Abadi Jusuf, 1996, “Sistem Informasi Akuntansi” jilid 2 buku 2, Salemba Empat, Yogyakarta. Gainau, Pascanova Christi, 2012, “Evaluasi Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Menunjang Keuangguluan Kompetitif di Universitas Kristen Satya Wacana”. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW (tidak dipublikasikan) Hanif Al Fatta. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing dan Organisasi Modern”, Andi Offset, Jogjakarta. Hutabarat, Nancy Natalia M. 2011. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Lysa Collection”. Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW (tidak dipublikasikan) Krismiaji, 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”, Jogjakarta: UPP AMP YKPN. Leong, Marlon, 2004. “Pemprograman Dasar Microsoft Visual Basic.net”, Andi, Yogjyakarta. Mc Leod. 2004. “Management System Information” 9th Edition. Prentice Hall: New Jersey. Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi. YKPN, Yogyakarta Putra, Rahmat, 2005, “The Best Source Code Visual Basic”, PT. Elex Media Computindo, Yogyakarta

82

Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L, “Accounting Information System. International Student Edition. Romney, Marshall B. and Steinbart, Paul Jhon, 2003, “Acounting System Information System 9th Edition. Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul Jhon, 2005, “Sistem Informasi Akuntansi”, edisi 9 buku 2, Salemba Empat, Yogyakarta. Romney, Marshall B. and Steinbart, Paul Jhon, 2006, “Sistem Informasi Akuntansi”, edisi 9 buku 2, Salemba Empat, Yogyakarta. Yuswanto, 2005, “Alogaritma dan Pemprograman dengan Visual Basic.net”, Cerdas Pustaka Publisher, Jakarta.

83

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama

: Fidria Rinding

Nim

: 232008183

Tempat Tanggal Lahir: Wawondula, 24 Februari 1989 Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Kristen Protestan

Alamat Asal

:Wawondula, Kecamatan Towuti, Kab. Luwu Timur-Sulawesi Selatan.

Riwayat Pendidikan : 1.

SDN 330 Matompi, tahun 2001

2.

SLTPN 1 Towuti, tahun 2004

3.

SMAN 1 Towuti, tahun 2007

4.

Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW Salatiga, Tahun 2008-sekarang.

Pengalaman Organisasi: 1.

Panitia Paskah Universitas Kristen Satya Wacana, 1 Februari-30 April 2009.

2.

Panitia PORSENI Persekutuan Pemuda Gereja Toraja sepulau Jawa, tahun 2010

3.

Panitia

Penyambutan

Mahasiswa

Baru

Persekutuan

Keluarga Mahasiswa Siswa Toraja (PKMST) Etnis Toraja di Salatiga, tahun 2010 dan 2011.

84

4.

Panitia Perayaan Paskah Persekutuan Keluarga Mahasiswa Siswa Toraja (PKMST) Etnis Toraja di Salatiga, tahun 2010 dan 2011.

5.

Peserta Pawai Budaya (PSBI), tahun 2008-2011

6.

Peserta CELEBES CUP (Liga etnis se-Sulawesi) Universitas Kristen Satya Wacana, tahun 2008-2012.

7.

Panitia Pekan Olahraga Mahasiswa (POM) Universitas Kristen Satya Wacana, 14-26 April 2012.

Riwayat Seminar

: 1. Talk Show Fakultas Ekonomi Semester Ganjil 2008/2009, 3 September 2008 2. Seminar Nasional Akuntansi “Arsitektur Standar Keuangan di Indonesia” dan Workshop “Implementasi International Financial Reporting Standard”, 1 April 2009. 3. Seminar Internasional “International Conference SMEs Empowerment: Rhetoric and Reality, 2-3 Desember 2009. 4. Green Valentine “Mencintai Sang Alam Bareng Sahabat dan Kekasih”, 26 Februari 2011 5. Kuliah Umum “Tantangan Kebutuhan Tenaga Kerja di Perusahaan Otomotif, 8 Oktober 2012. 6. Seminar “Peran Perbankan dan Sektor Bisnis dalam Era Masyarakat Ekonomi ASEAN, 16 Januari 2013.

Riwayat Pelatihan: 1. Program Pengenalan Mahasiswa baru (PPMB) Universitas Kristen Satya Wacana, 1 September 2008. 2. Latihan Kepemimpinan Pra Dasar Mahasiswa Universitas Kristen Satya Wacana, 15 September 2008.

85

3. Golden Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana, 11-13 September dan 11-12 Oktober 2008 4. Leadership Outbond Training (LOT) Universitas Kristen Satya Wacana, 3-4 Maret 2012. 5. Accounting Weekend Fellowship “Have Fun Go Red” Fakultas Ekonomi, Universitas Kristen Satya Wacana, 31 Januari-1 Februari 2009.

86