MEMORIE RAAD VAN 20 DECEMBER 2012 AGENDA RAAD OPENBARE ZITTING. Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten

MEMORIE | RAAD VAN 20 DECEMBER 2012 AGENDA RAAD

OPENBARE ZITTING 1

Opvolging en goedkeuring vorig verslag.

2

Definitieve vaststelling van jaarrekening 2010 en kwijting aan de financieel beheerder.

3

Voorstel tot vrijgave borgstelling gesteld door de financieel beheerder.

4

Lening toegekend aan Speelokee: verzoek tot terugbetalingsuitstel.

5

Indienen IWT dossier zorginnovatie in samenwerking met OCMW Brugge. Voorstel tot goedkeuring.

6

Project Woonkrachtig thuis. Voorstel tot goedkeuring.

7

Project Buren voor Buren gaat vreemd. Voorstel tot goedkeuring.

8

Interne controle. Toelichting audit opvolgaudit informatieveiligheid 2010.

9

Raamcontract hard- en software. Voorafname 2013.

10 Document Management Systeem. Voorstel tot gunning. 11 Goedkeuring wijzigingen en meerwerken ‘Uitbreiding van bestaand dienstencentrum De Zevenkamer’. 12 Goedkeuring gunning wegen-, riolerings- en omgevingswerken project Lijsterstraat –

Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten. 13 Vernieuwen ketel WZC Biezenheem . Goedkeuring gunning. 14 Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren. 15 Raamcontract voor de levering papier voor een periode van 1 jaar. Voorstel tot gunning. 16 Raamcontract drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar: aanstellen

nieuwe drukkerij. Voorstel tot goedkeuring. 17 Reglement dienstverplaatsingen. Voorstel tot goedkeuring. 18 Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring. 19 Aktename overdracht behoud en beheer deelcollecties historisch fotomateriaal en liturgisch textiel

Begijnhof naar Stad. 20 Vastlegging vakantiekalender 2013. 21 Betaling salaris personeel tewerkgesteld volgens art. 60 § 7 in werkdagen zoals voorzien in de

rechtspositieregeling. 22 Varia. GESLOTEN ZITTING

1

Aanstelling bij bevordering van communicatieverantwoordelijke.

2

Contractuelen: aanstellingen onbepaalde duur.

3

Toekenning vrijwillige vierdagen week in overgangsregeling.

4

Functionele loopbaan: individuele weddenvaststellingen.

5

Toekenning toelage opdrachthouderschap.

6

Aanvragen tot bijberoep- of verdienste: kennisgeving.

7

Aanvaarding nalatenschap en aanstelling notaris.

RAADSNOTA

Openbare zitting van 20 december 2012 | punt 2 Onderwerp

Definitieve vaststelling OCMW-jaarrekening 2010 en kwijting aan de financieel beheerder.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst

Doelstelling Feitelijke aanleiding

De Gouverneur heeft bij brief van 30 oktober 2012 aan het OCMW-Kortrijk afschrift gestuurd van zijn Besluit van 30 oktober 2012 tot goedkeuring van de OCMW-jaarrekening 2010.

Beoordeling

De OCMW-raad heeft de jaarrekening 2010 vastgesteld in zitting van 28 april 2011. Na onderzoek door de externe audit heeft de Gouverneur bij brief van 30 oktober 2012 aan het OCMW een afschrift gestuurd van zijn Besluit van 30 oktober 2012 tot goedkeuring, zonder opmerkingen, van de OCMW-jaarrekening 2010.

Financiële toetsing

Budget

Niet van toepassing.

Visum ontvanger


Wetten en reglementen



Art. 89 § 5 van de OCMW-wet.



Kopie van de brief van 30 oktober 2012 van Johan Debyser – wnd. Gouverneur.



De raad neemt akte van de goedkeuring zonder opmerking van de jaarrekening 2010 van het OCMW-Kortrijk. De raad geeft kwijting aan de financieel beheerder met betrekking tot het boekjaar 2010.

Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

 Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Voorstel tot vrijgave borgstelling gesteld door de financieel beheerder.

Indiener

Philippe Awouters

Dienst

Secretaris


Decreet van 19 december 2008 waarin de borgstelling voor de OCMW-Ontvanger niet meer voorzien wordt; in voege sinds 1 juli 2009.

Beoordeling

Bij Raadsbeslissing van 25 juni 1987 werd de borgstelling van Ontvanger Luc Sabbe vastgesteld op 975.000 BEF. Bij de laatste vernieuwing van deze borgtocht is deze neergelegd bij de Nationale Bank onder de vorm van effecten ten bedrage van 24.200 EUR (komt overeen met 976.226 BEF). In het decreet van 19 december 2008 is de borgstelling door de OCMW-Ontvanger niet meer voorzien. Bij besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 betreffende de inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 wordt in art 1,16° het artikel 46§5 van de OCMW-wet per 1 juli 2009 opgeheven waardoor de zekerheidsstelling van de OCMW-Ontvanger verdwijnt en derhalve kan vrijgemaakt worden in het voordeel van Luc Sabbe. Er is geen reden meer om deze borg vast te houden door:  De goedkeuring van alle jaarrekeningen die onder deze borg ressorteerden, namelijk t/m 2008;  De invoering conform het OCMW-decreet van de dubbele handtekening voor betalingsopdrachten.


Budget


Visum ontvanger



  

Organieke wet van 8 juli 1976; OCMW-decreet van 19 december 2008; Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 betreffende de inwerkingtreding van het OCMW-decreet.

Eerdere beslissingen



Raadsbeslissing van 25 juni 1987 waarbij de borgstelling door Luc Sabbe is vastgesteld.


Opvolging en communicatie

De Raad beslist:  De borgtocht die bij de Nationale Bank ten gunste van het OCMW-Kortrijk is gesteld door de OCMW-Ontvanger Luc Sabbe, wonend Pontestraat 17 te 8510 Marke, wordt heden vrijgegeven. Het betreft een borgtocht in effecten nr 00-799.638 voor een bedrag van 24.200 EUR.  Afschrift van dit besluit zal aan de OCMW-Ontvanger overgemaakt worden.

RAADSNOTA


Lening toegekend aan Speelokee: verzoek tot terugbetalingsuitstel.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst


Speelokee CVBA heeft de lening van 50.000 EUR met vervaldag 1 oktober 2011 nog steeds niet terugbetaald.

Beoordeling

Bij overeenkomst van 12 september 2006 heeft het OCMW aan Skateconstruct CVBA een lening van 50.000,00 EUR toegekend, lening terug te betalen tegen 1 oktober 2011; jaarlijkse intrest 3,90%. Deze lening kaderde in Fonds Sociaal Kapitaal; de Stad heeft toen eenzelfde lening toegekend aan Skateconstruct. Skateconstruct werkt ondertussen onder de benaming ‘Speelokee cvba’: productie en keuring van speeltuigen, het aanleggen van speelpleinen. Na jaren van verlies werden in 2009 belangrijke hervormingen doorgevoerd, ondermeer vervanging van coördinator en verhuis naar goedkopere locatie (site Constructief). In 2009 was er voor het eerst een positief resultaat (afgerond 26.000). Door omstandigheden waren 2010 en 2011 weer negatief, het jaar 2012 zou minstens break-even worden. Ingevolge genoemde verliezen zijn de intresten 2010 en 2011 niet betaald en werd ook het kapitaal op de vervaldag niet terugbetaald. Tegenover de Stad bestaat een identieke betalingsachterstand. Bij aanmaningen heeft Speelokee steeds respijt gevraagd maar na dreiging met gerechtelijke invordering heeft Speelokee bij brief van 12 september 2012 aan Stad en OCMW een betalingsuitstel van 5 jaar gevraagd. Overeenkomstig analyse van de jaarrekening 2012 heeft Speelokee een negatief eigen vermogen van 189.319,70 EUR. Men zoekt om de werking van Speelokee te integreren in een groter geheel van sociale ondernemingen; bij deze besprekingen zijn de schulden van Speelokee uiteraard een ernstig negatief element. Als er geen fusie/integratie zou komen, dan zijn de overlevingskansen voor Speelokee heel beperkt. Het is wenselijk dat Stad en OCMW eenzelfde houding aannemen. In het Schepencollege van 5 december is beslist:  Speelokee moet de achterstallige intrest 2010 en 2011 onmiddellijk betalen. Het betreft 3.889,00 EUR.  De lening van 50.000 EUR moet terugbetaald worden in vijf jaarlijkse tranches van 10.000 EUR; eerste terugbetaling tegen 1 oktober 2013.  Vanaf de oorspronkelijke vervaldag, zijnde 1 oktober 2011, wordt geen intrest meer aangerekend.


Budget


Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting



Raadsbeslissing van 20 januari 2005 met toekenning lening.

Stemmen Voorstel van beslissing


De raad beslist tegenover Speelokee cvba tot volgende betalingsmodaliteiten inzake achterstallige intrest en vervallen lening:  Speelokee moet de achterstallige intrest 2010 en 2011 onmiddellijk betalen. Het betreft 3.889,00 EUR.  De lening van 50.000 EUR moet terugbetaald worden in vijf jaarlijkse tranches van 10.000 EUR; eerste terugbetaling tegen 1 oktober 2013, laatste betaling tegen 1 oktober 2017.  Vanaf de oorspronkelijke vervaldag, zijnde 1 oktober 2011, wordt geen intrest meer aangerekend.

RAADSNOTA


Indienen IWT dossier zorginnovatie in samenwerking met OCMW Brugge. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Hofman Nele Kris Vermael

Dienst

Maatschappelijke dienstverlening Woonzorgcentra


Minister Lieten lanceerde in oktober 2012 een oproep voor projecten rond zorginnovatie. Deze projectoproep wil innovatie in de ouderenzorg stimuleren. Ze wil antwoord bieden op de uitdagingen rond de stijgende vergrijzing: een toename van het aantal alleenstaande ouderen, de problematiek van het aantal onaangepaste woningen, het inwonen bij kinderen steeds minder als zorgalternatief; Deze projectoproep wil bedrijven, zorginstellingen, kennisinstellingen en gebruikers samenbrengen om vernieuwende ideeën, producten of processen tot stand te brengen. Door in te tekenen op de projectoproep willen we de zorgvernieuwing concreet vorm geven en ‘levenslang wonen’ en ‘zorg op maat’ verder ontwikkelen binnen een context van toenemende vergrijzing en beperkte middelen. We willen via dit platform innovatieve projecten uitbouwen om te werken aan de sociale cohesie van mensen, de kwaliteit van wonen en welzijn en in de zorg aan huis meer mogelijkheden inbouwen voor intensieve ondersteuning op maat.

Beoordeling

Aangezien deze oproep vrij omvangrijk is en er voor Vlaanderen slechts 3 dossiers zullen goedgekeurd worden, hebben we een samenwerking gezocht met andere besturen. We stellen een samenwerking met het OCMW van Brugge voor. Vermoedelijk zullen nog enkele andere kuststeden toetreden tot deze samenwerking. OCMW Brugge zou optreden als leading partner voor dit project. De Proeftuin zal een platform oprichten met diverse bedrijven-voorlopig televic- blue assist en Boone (met link naar Prof consortium waar een 150-tal bedrijven, onderzoeksinstellingen en zorginstellingen aan verbonden zijn), 3 ziekenhuizen (waaronder AZ Groeninge), OCMW KortrijkBrugge en Oostende, vzw Mentor. De Proeftuin start ook met een gebruikerscommissie waar alle mutualiteiten, ouderenadviesraad, SEL, huisartsenkring, bedrijven, zorginstellingen proeftuin en haar projecten opvolgen en mee aansturen. Deze commissie zorgt ook voor het leveren van de testpopulatie. Er worden momenteel enkele concrete projecten uitgewerkt:  Digitaal platform uitwerken overheen diverse settings heen met ook linken naar home bases technologie. Daartoe leggen we verbinding tussen reeds bestaande projecten- conceptensoftware ifv integrale zorgverlening.  Wonen op maat: kwalitatief aangepast wonen ondersteunen enerzijds preventief inzetten naar medioren ifv levenslang wonen en anderzijds bij acute zorg woningen aanpassen ifv zo lang mogelijk zelfstandig thuis te kunnen wonen en zorgen voor modulaire elementen om zorg en wonen mogelijk te houden.  Autonoom eten: uitwerken van vernieuwende technologie om voeding toe te dienen aan zorgbehoevende mensen ( nu zeer tijdsintensief proces + gevaar van ondervoeding) en anderzijds zorgen voor aangepast aanbod op wijkniveau aan voeding voor specifieke noden van ouderen.  Buurtvervlechting realiseren - werken, aan sociale inclusie. We willen wijkgerichtbuurtgericht netwerken versterken om ouderen de mogelijkheid te geven langer zelfstandig te kunnen wonen via inzet vanuit lokale diensteneconomie, inzet van de kleine zelfstandigen in de buurt naar deze doelgroep toe, inzet van vrijwilligers.  Transmurale ondersteuning voorzien, deels virtueel, vanuit het woonzorgcentrum aan de oudere, de mantelzorger, … i.f.v. zo lang mogelijk zelfstandig wonen thuis. Dit dossier en de concretisering is nu nog in volle opmaak en ontwikkeling. De aanvraag voor subsidie moet ingediend worden voor 8 januari 2013. De uitgebreide nota’s, businessplannen en samenwerkingsovereenkomsten moet voor eind maart 2013 ingediend worden.


Budget

Uitgangspunt dat het project budgetneutraal kan gerealiseerd worden. In het meerjarenplan 2013-2015 wordt alvast jaarlijks een uitgavenbudget voorzien, budget gecompenseerd door eenzelfde subsidie.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

 

Vraag naar principeakkoord om dit project i.s.m. Brugge in te dienen voor 8 januari. De raad van februari of ten laatste maarte brengen we uitgebreid dossier en samenwerkingsovereenkomst dan ter goedkeuring naar de raad.

RAADSNOTA


Project Woonkrachtig thuis. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Nele Hofman Evelyn Dierick

Dienst

Maatschappelijke dienstverlening Lokale dienstencentra


De woning en de woninginrichting spelen een belangrijke rol in het geheel van de thuiszorg. Opstapjes, te smalle deuren, veel trappen in huis, onvoldoende verlichting en andere ongemakken in de woonomgeving kunnen de competentie tot zelfzorg van de zorgbehoevende persoon verlagen en de draaglast van de thuisverzorger(s) onnodig verzwaren. Vanuit de maatschappelijke tendens dat een verhuis naar een seviceflat of een kamer in een woonzorgcentrum, heden een zware zorgbehoevendheid (b of c- score) vereist omwille van een schaarste van deze woonvormen, zijn ouderen langer aangewezen op zelfzorg vanuit hun bestaande woning. Een kort vooronderzoek naar de behoefte aan woningaanpassing en aanpassingen aan de woninginrichting, leert dat ouderen een verhuis naar het woonzorgcentrum zo lang als mogelijk wensen uit te stellen. Meer dan de helft heeft al hulp van buitenaf nodig om zich in de eigen woonst te handhaven, maar slechts 40% heeft in de woning al kleine aanpassingen (installatie van hulpmiddelen) gedaan om het wonen veiliger en comfortabeler te maken. Slechts 13 van de 100 ondervraagden deden grotere aanpassingswerken zoals, bad vervangen door douche of de benedenverdieping herinrichten ifv een slaapvertrek. De ondervraagden zonder enige aanpassingen (60%), gaven aan dat de woning niet aanpasbaar is of dat een investering in woningaanpassing niet meer opweegt tov de huidige leeftijd. Ongeveer 70% heeft nog nooit informatie ontvangen over woningaanpassing. Vanuit bovenstaande vaststellingen, werd beslist een project op te richten naar medioren toe. Zij voelen sterker de noodzaak aan aanpassingen aan tov de ouderen voor wie zij zorg dragen. Door hen mee te nemen in een denkproces over levenslang wonen, willen we hen ook actief bewust maken van hun toekomstige woonsituatie ifv een groter wordende zorgbehoevendheid die met hun verouderingsproces gepaard zal gaan en hen aanzetten tot enige voorzienigheid.

Beoordeling

Met het project willen we vooral de Kortrijkse medioren (55-65 jarigen). Het aantal kortrijkse medioren bedraagt ongeveer 12 % van de kortrijkse bevolking. Het project kent een tweeledig doel: 1. Medioren, vanuit hun rol als ZORGDRAGER voor hun (hoog)bejaarde ouderen, wegwijs maken in diverse soorten van woningaanpassing en hen wijzen op het belang van een goede woninginrichting teneinde het comfort en de veiligheid in de woning te verhogen. Woningaanpassingen verhogen de veiligheid en het comfort (het gemak) van wonen. Belangrijkste kenmerken van woningaanpassingen zijn de grotere financiële investeringen, de goede planning vooraf die noodzakelijk is in functie van een langere duurtijd van de werkzaamheden. Woningaanpassingen worden vaak uitbesteed. Aanpassingen in de woninginrichting verhogen het welbehagen en de veiligheid van wonen. Belangrijkste kenmerken van de aanpassingen in de woninginrichting zijn de kleine financiële investeringen die er mee gepaard gaan en de korte duur van de werkzaamheden. De werken zijn vaak zelf uit te voeren of met de hulp van de zorgdrager. 2. Medioren en een breder publiek (mensen met (ver-)bouwplannen), actief doen nadenken rond hun eigen levenslang wonen. Hiervoor is het belangrijk dat het project het besef aanwakkert dat aanpassingen aan de woning nodig kunnen zijn ifv comfort, veiligheid en welbehagen op latere leeftijd, hulpmiddelen aanreikt om de woning te screenen (checklisten of screening aan huis door derden) en medioren wegwijs maakt in diverse ondersteunende diensten en premies. De gekozen methodiek is die van de denkboxen. In een denkbox, bestaande uit panelen die een gesloten ruimte vormen, wordt in 3D een woonvertrek geprojecteerd. In een eerste projectie is het woonvertrek onaangepast en onveilig. Samen met de bezoeker worden de pijnpunten van het woonvertrek aangestipt en mogelijke oplossingen geformuleerd. Vervolgens worden de aanpassingen geprojecteerd zodat de bezoeker de impact van (vaak eenvoudige) aanpassingen beleefd in het woonvertrek. We kiezen voor een laagdrempelige methodiek waarbij de bezoeker op een heel toegankelijke

wijze het effect van woningaanpassingen zelf kan ervaren. Die beleving gebruiken we als trigger, als opstap naar de woningaanpassingen hulpmiddelenbeurs waar de bezoeker gedetailleerde info op maat kan verkrijgen over zijn/haar potentiële woningaanpassing. “Woonkrachtig thuis” wordt gerealiseerd door een uitgebreide samenwerking tussen verschillende organisaties die sinds april 2012 een partnerschap vormen en maandelijks een overlegmoment heeft. Partners in het project zijn: AZ Groeninge, Bond Moyson | medishop, Steunpunt woningaanpassing, LOGO Leieland, IN HAM, Mentor VZW, SECUREX, Christelijke Mutualiteit ZWVL, MEDICURA, Familiezorg West-Vlaanderen. De Aard van de samenwerking met de leden WG LANGER THUIS is het mee nadenken over het concept van het project, het mee inhoudelijk vorm geven aan de Denkbox, het meehelpen in de uitwerking van de omkaderende activiteiten (woonbeurs, brochure, praattafels,…) en mee instaan voor de publieke bekendmaking en PR-voering. We vroegen 47.250 euro projectsubsidies aan. Dit bedrag omhelst vooral de kosten ivm de uitrusting in installatie van de denkboxen en de organisatie van de woonbeurs. Financiële toetsing

Budget

In het budget 2013 wordt alvast 47.250 EUR gebudgetteerd voor installatie van denkboxen en organisatie van een woonbeurs. Deze uitgave wordt gecompenseerd door eenzelfde subsidiebedrag. Er wordt aangenomen dat het project gerealiseerd wordt met het huidig personeelskader.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen

 

Aanvraagformulier project. Projectbegroting.

Voorstel van beslissing



De Raad neemt akte van het project Woonkrachtig thuis en keurt de indiening goed.




De goedkeuring van het project zal aan de Raad gecommuniceerd worden.

Tussenkomst ter zitting Stemmen

RAADSNOTA


Project Buren voor Buren gaat vreemd. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Nele Hofman Bart Denys

Dienst

Maatschappelijke dienstverlening Lokale dienstencentra


Het jaar 2012 werd uitgeroepen tot het Europese jaar van het actief ouder worden en intergenerationele solidariteit. Op die manier willen de beleidsmakers de aandacht vestigen op de bijdrage die ouderen kunnen leveren aan de samenleving en de grote betekenis van solidariteit tussen de generaties. De Vlaamse minister Lieten van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding lanceert een oproep voor lokale projecten intergenerationele solidariteit. In het najaar 2012 dienden we vanuit de lokale dienstencentra een project in, Buren voor Buren gaat vreemd. OCMW Kortrijk bouwde reeds expertise uit binnen Buren voor Buren ifv krachten en middelen bundelen om hoogbejaarde stadsgenoten in staat te stellen om, zolang zij dit wensen, in hun vertrouwde omgeving te blijven wonen op een kwalitatieve manier. Dit project heeft één groot pijnpunt. We stellen vast dat we bijna geen allochtone senioren bereiken. OCMW Kortrijk wil een nieuw traject uittekenen zodat drempels wegvallen en vereenzaming verminderd bij deze allochtone senioren die we momenteel moeilijk tot niet bereiken. We willen speciaal de aandacht vestigen op het terugdringen van de bestaande vereenzaming en het tegengaan van het nakend isolement om zo de armoede bij deze groep te bestrijden. We willen dit doen via huisbezoeken en dienstverlening (=persoonlijke contacten en kleine huishoudelijke taakjes, zoals het buitenzetten van afval, rolluiken, brood meebrengen,…), ontmoetingsmomenten (informatie of animatie) en door activerend en preventief te werken (vormingen op maat over de thuiszorg). De sociale dienst wordt geconfronteerd met stijgende groep oudere allochtone cliënten. We willen een aantal van deze mensen activeren binnen dit project als leerwerknemer. Op deze wijze werken we dubbel, enerzijds zorgen we voor aangepast activeringstraject en anderzijds kunnen we via deze mensen de brug leggen naar de allochtone senioren. We willen deze mensen ook vormen rond de werking van de thuiszorg en ouderenzorg. Op deze manier willen we als OCMW mee werken aan het sterker maken van kwetsbare groepen.

Beoordeling

Het project kent een drieledig doel. 1. De leerwerknemers/vrijwilligers bezoeken de allochtone senioren in de buurt, winnen zo vertrouwen vanuit deze persoonlijke contacten en signaleren de problemen aan de beroepskrachten van het dienstencentrum. Tijdens deze bezoeken worden er niet enkel persoonlijke contacten gelegd, maar worden er ook kleine huishoudelijke taken op zich genomen, om de allochtone senior te helpen en wat te ontlasten. Het sociaal isolement wordt hierdoor sterk verlaagd. Dit is een enorme hulp in de strijd tegen armoede. 2. Ten tweede willen we zowel de oudere allochtonen als de leerwerknemers/vrijwilligers kennis laten maken met en gebruik laten maken van de lokale thuiszorgvoorzieningen. Tijdens de ontmoetingsmomenten (op geregelde tijdstippen bijeenkomsten) komt zowel animatie als informatie aan bod. Op die manier wordt de vorming van kleine vriendenclubjes van ouderen met dezelfde interesse gestimuleerd. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid verhoogd, maar wordt ook het sociaal isolement of/en de dreigende vereenzaming doorbroken. Ze komen in het lokaal dienstencentrum over de vloer en op deze manier kunnen ze ook contacten leggen met autochtone senioren. Dit werkt een positieve samenleving in de hand. Deze moeten ook zorgen voor de olievlek in de gemeenschap om het taboe rond betaalde zorg te doorbreken en toegang tot de dienstverlening te verbeteren. Door de deelname stijgen hun ondersteunende sociale contacten en reduceren ze de kans op armoede. 3. Ten derde willen we preventief werken. De leerwerknemers/vrijwilligers volgen vormingen op hun maat m.b.t. de dienstverlening en ontmoetingsmogelijkheden in de thuiszorgsector te Kortrijk. Zo kunnen enerzijds de hulpvragen waarmee zij geconfronteerd worden gericht doorverwezen worden. Anderzijds zal de kennis die de leerwerknemer/vrijwilliger opdoet tijdens deze trainingen, zorgen voor een verhoging van de zelfredzaamheid en de sociale/mentale mobiliteit. Dit zorgt ervoor dat ze voor zichzelf de latere drempels al verlagen. Algemeen wil OCMW Kortrijk met dit project armoede bij allochtone ouderen aanpakken.

Verder geeft dit ons de kans om zicht te krijgen op de directe behoeften en verwachtingen m.b.t. ouder worden in Vlaanderen als allochtoon. Zo kunnen we in de toekomst nog meer inspelen op deze behoeften en vereenzaming nog meer intercultureel aanpakken. ‘Buren voor Buren gaat vreemd’ wordt gerealiseerd via een uitgebreide samenwerking tussen verschillende organisaties. Het project zal gerealiseerd worden via een samenwerking van de lokale dienstencentra en Werk.Punt, dienst activering van het OCMW, het huidige netwerk van Buren voor Buren dat bestaat uit de directie burger en welzijn van de stad Kortrijk, het decanaat, ouderenadviesraad, ziekenzorg en de deelnemers aan de brainstorm in het begin van het project. We vroegen 25.000 euro subsidies aan. Dit bedrag omhelst vooral de aanwerving van een halftijdse tijdelijke medewerker voor één jaar. Daarnaast voorziet deze subsidie in werkingskosten. Financiële toetsing

Budget

Er wordt alvast 25.000 EUR aan personeelsuitgaven gebudgetteerd; deze uitgave wordt gecompenseerd door eenzelfde subsidiebedrag.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen



Aanvraagformulier project

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad neemt akte van het project “Buren voor Buren gaat vreemd” en keurt indien goedkeuring projectsubsidies de aanwerving van tijdelijk projectmedewerker goed. De loonkost is volledig gedekt door de subsidies.


De goedkeuring van het project zal aan de raad gecommuniceerd worden.

RAADSNOTA


Interne audit: - Voorstel aktename eindverslag van de audit beheer inkomende subsidies. - Voorstel aktename eindverslag van de opvolgaudit informatieveiligheid.

Indiener

Johan Dejonckheere Nick Vandommele

Dienst

Financiële dienst Bestuur en organisatie


Op de raad van 12 juli 2012 werden 5 auditverslagen van Audio kort toegelicht en besproken. Sommige verslagen waren niet meer zo recent. De Raad vroeg daarop om toekomstige auditverslagen sneller terug te koppelen en meer tijd te nemen voor de bespreking. Bij deze worden de 2 resterende auditverslagen (beheer inkomende subsidies + opvolgaudit informatieveiligheid) voorgesteld aan de Raad.

Beoordeling

Artikel 98 van het OCMW-decreet geeft de Vlaamse OCMW’s de opdracht om een internecontrolesysteem uit te werken, te implementeren, op te volgen, bij te sturen en erover te rapporteren. De Raad van 12 juli 2012 heeft het algemeen kader van het interne controlesysteem van OCMW Kortrijk goedgekeurd. Interne audit vormt het sluitstuk van het internecontrolesysteem, i.c. evaluatie van de efficiëntie en effectiviteit van de interne controlemaatregelen. OCMW Kortrijk werkt hiervoor samen met Audio. De Raad wordt gevraagd akte te nemen van de eindverslagen van de audits uitgevoerd door Audio.


Budget


Visum ontvanger





OCMW-decreet: art. 52, 86, 98, 99, 100, 162, 163, 164 en 165




Raadsbeslissing van 12 juli 2012

Besluitvormingsproces



Bespreking beide auditverslagen op het auditcomité van 12 oktober 2012.

Bijlagen

  

Overzicht door Audio uitgevoerde audits + bespreking auditcomité, Vast Bureau en Raad. Korte samenvatting audit beheer inkomende subsidies. Korte samenvatting opvolgaudit informatieveiligheid.

 

De raad neemt akte van het eindverslag van de audit beheer inkomende subsidies. De raad neemt akte van het eindverslag van de opvolgaudit informatieveiligheid.

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Raamcontract hard- en software. Voorafname 2013.

Indiener

Nick Vandommele

Dienst

Bestuur en organisatie


Het team ICT maakt jaarlijks in het kader van de budgetopmaak een overzicht van de hard- en softwarenoden voor het komend jaar. Dit gebeurt op basis van de inventaris, en de budgetbespreking en de daarin weerhouden vragen. We houden ook zo veel mogelijk telkens rekening met onverwachte defecten, bijkomende vragen en een beperkte stock. Gelet op de continuïteit willen we een voorafname doen op de afroep die we hadden gepland voor 2013. Deze kadert binnen de afspraken rond het vernieuwen van onze hardware. We willen deze voorafname doen, gelet op het feit dat het budget 2013 allicht pas in maart 2013 goedgekeurd zal worden.

Beoordeling



Aankoop desktop pc’s We willen 12 desktop PC’s bestellen. De eerder aangekochte toestellen zijn door nieuwe indiensttredingen en onvoorziene defecten allemaal in dienst gesteld. We willen over een buffer kunnen beschikken voor nieuwe medewerkers, onvoorziene noden en defecten.



Aankoop laptops Net als bij de desktops zitten we door nieuwe vragen, tijdelijke tewerkstellingen en defecten, bijna door onze voorraad heen. We willen ook hier verder werk maken van de vervanging van desktops door laptops, dit in de sociale dienst en het team activering. De gerecupereerde desktops zullen zo veel mogelijk heringezet worden op de diensten.



Aankoop software desktop virtualisatie Deze software moet de connectie van de deelnemers aan het proefproject telewerk een stuk vereenvoudigen en efficiënter maken. Deze voorzieningen laat medewerkers immers toe om vanop afstand in te loggen op het bureaublad waarop ze intern werken. Dit verhoogt hun werkcomfort vanop afstand en verlaagt de complexiteit. Deze voorziening vervangt ook de toegang via beveiligde verbinding waarlangs de leden van het managementteam momenteel vanop afstand toegang krijgen tot een aantal applicaties, en verruimt daarenboven hun toegang tot netwerkmappen. Tenslotte biedt het ook opportuniteiten voor de toegang van de raadsleden en vereenvoudigt dit de toegang voor mensen die vanop hun eigen device toegang willen krijgen tot onze netwerkvoorzieningen en toepassingen. Belangrijk mee te geven dat we deze licenties, in het kader van de samenwerking tussen Stad en OCMW, aankopen voor beide besturen. De faciliteit laat ons toe om deze voorziening uit te rollen voor tot en met honderd gelijktijdige gebruikers. De Stad van zijn kant zou instaan voor het voorzien, het configureren en beheren van de nodige serverinfrastructuur voor beide organisaties.


Budget

Ok.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere



Raadsbeslissing d.d. 20 januari 2005 m.b.t. de vijfjaarlijkse vernieuwing van de PC’s;

beslissingen



Raadsbeslissing d.d. 16 november 2006 om samen met Stad Kortrijk deel te nemen aan een raamcontract voor de aankoop van informaticamateriaal Raadsbeslissing d.d. 18 februari 2010 m.b.t. de principes voor het uitreiken van laptops;

 

Offerte van RealDolme d.d. … november 2012 Offerte van RealDolme d.d. … december 2012




De raad gelieve akkoord te gaan met de aankoop van  12 desktop pc’s  10 laptops;  Licenties voor desktopvirtualisatie Aantal Omschrijving 12 Desktop Fujitsu Esprimo P710 E90 1 Laptop Fujitsu E752 25 Citrix VDI in a box licenties 25 Citrix VDI in a box onderhoud/jaar 300 Microsoft VDA licenties Totaal inclusief 21% BTW


Eenheidsprijs 623,00 832,42 112,12 31,47 7,35

Totaal 7.465,17 8.324,20 3.589,77 786,80 2.203,41 22.369,35

RAADSNOTA


Document Management Systeem. Voorstel tot gunning.

Indiener

Nick Vandommele

Dienst

Bestuur en organisatie


Het OCMW Kortrijk en de stad Kortrijk wensen een softwaretoepassing aan te kopen die toelaat hun documentenstromen onder controle te brengen met een focus op in- en uitgaande briefwisseling, inkomende facturatie en mail. Hierbij wordt groot belang gehecht aan (semi-) automatische categorisatie en metadatering van de documenten. We vroegen een offerte aan de door de Raad weerhouden firma’s. Het ging om acht firma’s:  ADM Solutions  ARCO  BCT  Cevi  Circle software  Computers and Communications nv  Infomat  Iris Cevi en BCT dienden geen offerte in. De overige zes firma’s dienden een offerte in. De ingediende offertes werden intern grondig doorgenomen, en we troffen voorbereidingen voor demosessies in de maand juni gedurende drie halve dagen. Hiervoor bereidden we concrete casussen voor waarmee we de performantie van de aangeboden oplossingen in de praktijk wilden zien. Deze konden voorbereid worden door de geïnteresseerde firma’s. De zes firma’s gingen in op deze uitnodiging. De sessies werden bijgewoond door een delegatie medewerkers van Stad Kortrijk en OCMW Kortrijk, die we verder zullen benoemen als de werkgroep DMS. U vindt de samenstelling in bijlage. Door de zomervakantie vond de deliberatie pas plaats begin september. Tijdens deze deliberatie besloot de werkgroep DMS om de firma’s Circle software, Computer and Communications nv en Infomat niet verder te weerhouden voor het verdere verloop van de procedure. We namen deze beslissing omwille van het ontbreken van gevraagde noodzakelijke functionaliteit en/of omwille van de prijssetting van de aangeboden oplossing. U vindt een meer uitgebreide uitleg in bijlage. De werkgroep besliste om een tweede demosessie te organiseren met de drie overgebleven firma’s, zijnde ADM Solutions, Arco en Iris. Tijdens deze tweede demosessie (tweede helft van oktober) gingen we dieper in op de gevraagde functionaliteit. De opdrachten werden kort geschetst op voorhand, maar de eigenlijke documenten en de gevraagde manipulaties werden echter pas ter zitting bekendgemaakt, zodat we de applicaties konden zien draaien in een zo waarheidsgetrouw mogelijke context. Deze tweede sessie stelde ons ook in de mogelijkheid om nog beter de ingediende offertes in detail te gaan analyseren en na te gaan of er nog een discrepantie zat tussen de door ons in het bestek gevraagde functionaliteiten en hetgeen de betrokken firma’s effectief aanboden. Tijdens de testing besliste de werkgroep dat de firma’s ADM Solutions en IRIS aan elkaar gewaagd waren, en werd besloten op basis van de tweede demo Arco niet verder te weerhouden. Arco scoorde in de tweede demo opmerkelijk minder sterk dan in de eerste demo, en toonde zich minder performant dan de oplossingen van ADM Solutions en Iris. In tegenstelling met IRIS en ADM lukte het niet bij Arco om na een eerste bijsturing de parameters van de ingescande voorbeeldfactuur volledig automatisch te herkennen. We overliepen finaal eind november nogmaals de ingediende offertes samen met de firma’s ADM Solutions en IRIS, en onderhandelden verder tot begin december. U vindt een vergelijking van de offertes van de firma ADM Solutions, Arco en Iris in bijlage. Uit de vergelijking zal blijken dat de voorstellen van ADM Solutions en IRIS technisch aan de verwachtingen qua functionaliteit, kwaliteit, performantie en mogelijkheden voldoen. Ze steunen

beiden op IRIS scantechonolgie die in beide demosessies hun performantie hebben bewezen, zowel naar scankwaliteit, tekstherkenning (tot op lijnniveau), kwaliteit, formaten en compressie. Wat het luik document management betreft, stelt IRIS hun eigen systeem IRISNext voor, en ADM het ELO systeem waarvan zij verdeler zijn in België. ADM Solutions scoorde bij de werkgroep met ELO aanzienlijk beter qua gebruikersinterface die nauw aanleunt bij een Office 2010 omgeving en dus een hogere herkenbaarheid heeft. De interface werd ook eenvoudiger ervaren. IRISNext leunt nauwer aan bij een intranetomgeving van het type Sharepoint, en staat momenteel verder af van de werkomgeving van onze gebruikers. Wat de workflowmogelijkheden betreft was het aanvoelen van de werkgroep dat ELO van ADM Solutions sterker scoorde. Wat de workflowmogelijkheden betreft, scoorde ELO van ADM Solutions sterker. De aangeboden interface om processen naar eigen inzicht aan te passen of te kopiëren in een variant proces is eenvoudiger. Verder gaat ADM opvallend veel vlotter om met de vragen om vereenvoudigde schermen te kunnen aanbieden. Het aanbieden van vereenvoudigde schermen is heel belangrijk om gebruikers met minder “PC-feeling” of gebruikers die het pakket slechts sporadisch zullen gebruiken, enthousiast te maken of houden. Daarenboven biedt ELO ook nog een luik dat toelaat om de toepassingen op eigen hardware (bv. IPad, …) te gebruiken, het zogenaamde principe van Bring Your Own Device. Het prijsverschil tussen beide aanbieders bedraagt € 27.000 wat ongeveer 10% betekent. Deze meeruitgave is hier zeker verantwoord, gelet op de invloed van de gebruikerservaring en de daaruit voortvloeiende acceptatie van de nieuwe applicatie die toch wel aanleiding zal geven tot een ingrijpende cultuurverandering, een grote stap betekent richting een paperless office en ook mogelijkheden biedt naar een volledig elektronisch dossier (o.m. in functie van telewerk). De kostenverdeling voor de aankoop tussen Stad en OCMW gebeurt op basis van de aangekochte licenties per bestuur, waardoor het aandeel van het OCMW op 40% en dat van de Stad op € 60% komt. De prijzen zijn opgebouwd uit de kosten voor de licenties, de analyse, de configuratie, de installatie, begeleiding en opleiding, en vier jaar onderhoud op de licenties. Financiële toetsing


Budget

€ 100.000

Visum ontvanger

In aanvraag

 


 



Bijlagen



Wet van 24 december 1993 met betrekking inzake gunning en uitvoering van overheidsopdrachten KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken Raadsbeslissing van 16 december 2010 met betrekking tot offertevraag software ter implementatie van een document management systeem. Raadsbeslissing van 15 december 2011 met betrekking tot het weerhouden van kandidaten voor het indienen van een offerte voor de levering van software ter implementatie van een document management systeem. Raadsbeslissing van 16 februari 2012 met betrekking tot het weerhouden van kandidaten voor het indienen van een offerte voor de levering van software ter implementatie van een document management systeem. Vergelijking van de offertes (prijsvergelijking en verslag werkgroep).


De Raad gelieve akkoord te gaan met de levering voor OCMW Kortrijk en Stad Kortrijk van software ter implementatie van een document management systeem door de firma ADM:

licenties diensten onderhoud (4 jaar) totaal met onderhoud

ADM 144.853,82 92.565,00 58.945,86 296.364,68

OCMW 57.941,53 37.026,00 23.578,35 118.545,87

Stad 86.912,29 55.539,00 35.367,52 177.818,81

De Raad gelieve akkoord te gaan met de voorgestelde kostenverdeling tussen OCMW en Stad. Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Goedkeuring wijzigingen en meerwerken ‘Uitbreiding van bestaand dienstencentrum De Zevenkamer’.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility


In zitting van 17 september 2009 werd beslist om het project ‘herbestemmen en verbouwen bestaand rust -en verzorgingstehuis tot appartementsgebouw’ uit te breiden met een dienst voor kinderopvang. Oorspronkelijk was er een gedeeltelijke renovatie van het dienstencentrum op het gelijkvloers voorzien, namelijk waar dit nodig was voor de realisatie van de werken op de verdiepingen. Door de uitbreiding met de uitbouw voor de kinderopvang vroeg het dienstencentrum om tegelijk het gelijkvloers aan te passen aan hun noden: herinrichting van de receptie, aanpassen van de verlaagde plafonds, optimalisering van de inrichting van de inkom en opfrissen van alle lokalen. Op 15 oktober 2009 werd het lastenboek met bijhorende raming en de wijze van gunnen goedgekeurd om zo vlug mogelijk het dossier ter subsidiëring te kunnen voorleggen aan de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW). I Meerwerken tgv leemtes in bestek De ontwerper had in eerste instantie een volledig bestek opgemaakt waarbij op het gelijkvloers enkel de nodige werken ten gevolge van de renovatie van de verdiepingen werden uitgevoerd. Dit zou zelfs in die mate gebeuren dat het LDC De Zevenkamer ter plaatse zou blijven tijdens de werken. Naar aanleiding van de vraag om een kinderopvang aan te bouwen werd er bijkomend een opfrissing en gedeeltelijke verbouwing van het gelijkvloers gevraagd. Gezien op vraag van VMSW het uitvoeringsdossier moest ingediend worden voor 1 november 2009 werden deze bestekaanpassingen uitgevoerd in een zeer korte periode. Tijdens de uitvoering blijkt nu dat de bestekken voor de uitvoering van de elektriciteitswerken en HVAC onvolledig zijn. De nodige werken zijn m.a.w. niet volledig opgenomen in de plannen, bestekken en meetstaten. Het gaat echter wel om noodzakelijke werken. Hiervoor werd via onderhandelingsprocedure aan de huidige aannemer een offerte gevraagd, als uitbreiding op de bestaande offerte. Perceel HVAC : aannemer Vandewalle: Oorspronkelijk werd op het gelijkvloers de polyvalente zaal van een nieuw ventilatiesysteem voorzien. De bestaande radiatoren zouden worden behouden. Door de grondige renovatie werd het gelijkvloers volledig gestript. De radiatoren die in het eerste ontwerp zouden behouden blijven moeten daardoor vervangen worden. Dit werd in de meetstaat over het hoofd gezien. Voorstel is om nieuwe radiatoren te plaatsen die rekening houden met de verbeterde isolatiewaarde van het gebouw. De kostprijs aan de eenheidsprijzen van de aanbesteding worden geraamd op : €12.400,85 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Vandewalle). Perceel elektriciteit : aannemer Tevean: Oorspronkelijk werden er op het gelijkvloers alleen maar nieuwe verlichtingsarmaturen. voorzien. Deze lokalen worden nu verder elektrisch uitgebreid volgens de specifieke noden van de verschillende lokalen.  Elektriciteit / Binnennet De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 20.535,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean).  Elektriciteit/Schakelaars en contactdozen: er werd geopteerd om de lichtarmaturen met bewegings-, en aanwezigheidsmelders te schakelen. Dit om niet in opbouw te moeten werken op het bestaande zichtmetselwerk. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 10.677,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean).  Elektriciteit / Lichtarmaturen: noodverlichting wordt vernieuwd De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 7.867,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean).  Elektriciteit / Telecom: alle ruimten worden voorzien van data aansluitingen De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 6.592,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean).









Branddetectie en alarm : volgens de richtlijnen van de preventieadviseur moet deze vernieuwd worden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 4.789,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Vernieuwd sanitair: het bestaande sanitair (recentelijk vernieuwd) wordt aangesloten op het nieuw te plaatsen elektrisch bord. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 420,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). Buitenverlichting: de buitenverlichting was niet voorzien. Deze wordt nu mee in de offerte aangeboden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 5.060,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean). (Tevean stond een korting van 10% toe op de aanbestedingsprijzen die ook nu afgetrokken mag worden : 10% op het totaal van de bijkomende offerte van Tevean bedraagt : min € 5.594,00).

Totaal van deze meerkost:

€ 62.746,85

In overleg met de juridische dienst van de stad Kortrijk werd nagezien in hoeverre hier een verantwoordelijke kan gezocht worden en in hoeverre er schade kan bepaald worden en het oorzakelijk verband tussen beide. Om een dergelijke problematiek te onderzoeken wordt er verwezen naar het burgerlijk recht art 1382. De schadelijder dient zowel schade als fout te bewijzen, samen met het oorzakelijk verband. Gezien de kostprijs van deze werken niet aantoonbaar anders is dan in het geval deze werken wel opgenomen waren in het bestek kan er op het vlak van kostprijs geen geleden schade aangetoond worden. De werken in meerwerk worden uitgevoerd aan de gekende eenheidsprijs aangevuld met marktconforme en gecontroleerde prijzen. De fout bewijzen is eenvoudiger, doch in dit geval gaat het om een uitbreiding van een opdracht waar geen specifiek lastenboek voor werd gemaakt en er geen beschrijving is van wat wel en niet in de opdracht begrepen zit. In normale omstandigheden is het wel duidelijk dat het hier om hiaten in het lastenboek gaat maar juridisch is het niet evident om dit hard te maken. Onder deze omstandigheden vindt de juridische dienst van stad het voorstel van de ontwerper aanvaardbaar. Hierover werd een juridisch advies gevraagd aan een raadsman. Dit advies wordt als bijlage opgenomen. Dit voorstel houdt in dat de ontwerper de niet voorziene werken plant, tekent, controleert en opvolgt maar geen ereloon vraagt voor deze meerwerken. Het niet aan te rekenen ereloon bedraagt 7% op € 68.340,85 of € 4.783,85 exclusief 21% BTW of € 5.788,47 inclusief BTW. Om dergelijke zaken in de toekomst te vermijden kunnen we met volgende punten rekening houden:  Indien er uitbreidingen of aanpassingen komen op een dossier kunnen we deze enkel toekennen mits een duidelijk omschreven bijkomende opdracht die ook door beide partijen betekend wordt.  Hiervoor moet er dan meer tijd genomen worden om dergelijke uitbreidingen of aanpassingen door te voeren omdat bij dergelijke aanpassingen er steeds meer kans is op misverstanden, fouten of onnauwkeurigheden. II Meerwerken tgv bijkomende vragen van het LDC De Zevenkamer Tijdens de periode tussen de opmaak van het aanbestedingsdossier en nu is de werking van het dienstencentrum geëvolueerd en vraagt het dienstencentrum bijkomende functionele aanpassingen:  Een automatische deur voor cafetaria;  De creatie van een wassalon ten behoeve van het dienstencentrum en de bewoners van de flats waardoor aanpassingen aan de vloer, leidingen en ventilatie;  Het openmaken voor realisatie van een demokeuken;  Een flessenkoeler voor de bar waardoor aanpassingen aan het barmeubel;  Elektrisch slot op de bestaande deur van de activiteitenruimte zodat deze buiten de uren van het dienstencentrum kan ter beschikking gesteld worden. ( zie LDC De Zonnewijzer ) Deze bijkomende vragen van het LDC worden als volgt gemotiveerd: Een automatische deur voor cafetaria; Naar aanleiding van een onderzoek door de provincie enkele jaren geleden en de inspectiebezoeken van de LDC in 2008 door het Agentschap bleek dat het pover gesteld is met de fysieke toegankelijkheid van de gebouwen. Het woonzorgdecreet stipuleert dat de gebouwen volledig rolstoeltoegankelijk moeten zijn. Sinds enkele jaren pakt Facility deze problematiek structureel aan. De Zonnewijzer ( in 2011), SF Ten Olme ( in 2004 en 2012), zijn bv. ondertussen volledig rolstoeltoegankelijk.

De laatste vijf jaar is er een explosie van het aantal rollatorgebruikers. Dit hulpmiddel voorkomt in grote mate het vallen van ouderen en is veel beter dan een wandelstok. De meerwaarde van een rollator vervalt echter wanneer de gebruiker manueel zware deuren dient te openen. Gezien de doelgroep van een LDC, die almaar minder mobiel wordt gezien de stijgende levensverwachting en de doelgroep van de assistentiewoningen op de campus De Nieuwe Lente, is een automatische deur wenselijk. De voornaamste “looplijnen” van de bezoekers zijn dan ook van de algemene ingang naar de cafetaria/restaurant. De creatie van een wassalon ten behoeve van het dienstencentrum en de bewoners van de flats waardoor aanpassingen aan de vloer, leidingen en ventilatie Naar analogie van de campus de Zonnewijzer – Ten Olme wensen we een wassalon in DNL. Via jetons kunnen bewoners hiervan gebruik maken. Het plaatsen van een wasmachine en droogkast in het appartement, daar is weinig ruimte voor. Naar veiligheid is dit ook niet aan te moedigen. De ervaring van DCZ-Ten Olme leert dat de flatbewoners gretig gebruik maken van deze service, aangevuld met materiële dienstverlening in kader van LOI en de dichtste buurtbewoners. Het dichtste wassalon is in Heule gelegen in de Kortrijksestraat, wat niet op wandelafstand is. Het openmaken voor realisatie van een demokeuken Er is een keuken in de Zevenkamer, maar doordat die zich in een gesloten lokaal bevindt is dit niet optimaal als leskeuken. Het ‘openen’ van de keuken zorgt voor een perfecte invulling. Zoniet heeft een demokeuken totaal geen zin. Behalve in Marke (gebruik van keuken OC) en Centrum Overleie zijn er in de andere LDC’s geen demokeukens. Dit is een gemis. Een flessenkoeler voor de bar waardoor aanpassingen aan het barmeubel Indien we de Zevenkamer ontsluiten en ergonomie hoog in het vaandel dragen voor onze medewerkers dan is het voorzien van een barmeubel en flessenkoeler in de polyvalente zaal geen overbodige luxe. Ook hier verwijzen we naar de situatie de Zonnewijzer, die identiek is. Elektrisch slot op de bestaande deur van de activiteitenruimte zodat deze buiten de uren van het dienstencentrum kan ter beschikking gesteld worden. ( zie LDC De Zonnewijzer ) De huidige bezettingsgraad van het OC De Vonke en ’t Kasteelke en zelfs ’t Molenheem (Watermolen) is nagenoeg 100%. Het lokale middenveld (verenigingsleven en cultuur) draait volop en bloeit. Er is echter een vertekening door verbouwingen van het OC de Neerbeek in Bissegem. Bissegemnaren zoeken nu oplossingen in Heule en Marke. Volgend jaar is de Neerbeek weer beschikbaar. Dit belet niet dat het kalenderjaar 2013 in de Vonke, ’t Kasteelke en ’t Molenheem nagenoeg al volgeboekt is. Het OCMW stelt zijn deuren open, om het verenigingsleven in Kortrijk te stimuleren. Het is in eerste instantie de taak van het stadsbestuur om accommodatie ter beschikking te stellen van de lokale verenigingen. Deze accommodatie is, in tegenstelling met de binnenstad, aanwezig. Voorstel is om het cascadesysteem, zoals dit in de Weister Aalbeke, goed werkt toe te passen. Dit betekent dat verenigingen eerst polsen bij de Vonke of ’t Kasteelke of een lokaal voor handen is. Indien niet, neemt de medewerker van het OC contact op met de Zevenkamer of het lokaal vrij is. De facturatie en het systeem is hetzelfde als het systeem de Vonke of ’t Kasteelke. Het is heel efficiënt dat alle lokalen voorzien worden van het badgesysteem, zoals dit in veel van onze instellingen al zo is. Indien er financieel geopteerd wordt dat het met minder moet, stellen we voor dat de polyvalente zaal ontsloten wordt voor derden. Die derden zijn Heulse verenigingen, buurtbewoners en bewoners assistentiewoningen. Enkel hiervoor is een badgesysteem vereist, vermits een conciërge helemaal geen optie is. Er werd via onderhandelingsprocedure een offerte gevraagd aan de huidige aannemers voor de bijkomende werken, dit als uitbreiding op de huidige offerte. Perceel bouwwerken : aannemer Himpe Aanpassing kast polyvalente ruimte voor integratie flessenkoeler, vereenvoudigde uitvoering tegenover het bestek. De kostprijs wordt geraamd op €1.530,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe). Dit is €1457,33 minder dan bij aanbesteding (zie punt III). Berging 2 wordt wassalon: aanpassing naar vloertegels i.p.v. PVC + plaatsen betonsokkel De kostprijs wordt geraamd op €1.335,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Aanpassen deur tussen vergaderzaal 3 en keuken voor de demokeuken (enkele volle deur wordt vast raam met beglaasde deur) De kostprijs wordt geraamd op €1.972,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Aanpassen bestaande deur vergaderzaal 3: inwerken elektrische tegenplaat (geleverd door Tevean) + leveren en plaatsen deurpomp, vaste knop + kruk De kostprijs wordt geraamd op €550,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe) Op advies van de preventie-adviseur van het OCMW worden 3 extra Rf-deuren voorzien De kostprijs op basis van de eenheidsprijzen van de aanbesteding bedraagt €2.092,23 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Himpe)

Perceel HVAC : aannemer Vandewalle: Op vraag van het dienstencentrum werd er aan het bouwprogramma een wassalon toegevoegd. Dit vraagt aanpassingen aan de ventilatie, de aan- en afvoeren van water, uitgietbak en kranen. De kostprijs aan de eenheidsprijzen van de aanbesteding worden geraamd op €6.817,28 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Vandewalle) Perceel elektriciteit : aannemer Tevean: Bijkomende toegangscontrole, om de verschillende entiteiten van het gebouw gecontroleerd gescheiden te houden. De kostprijs aan de hand van de eenheidsprijzen van het bestek wordt geraamd op € 15.500,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean) Stopcontacten voor wasmachine en droogkasten € 580,00 exclusief BTW (detail zie bijlage offerte Tevean) Totaal van deze meerkost:

€ 27.389,18

III Nazicht voor mogelijkheden tot besparingen in de uitvoering Gezien de stand der werken is het moeilijk om nog besparingen door te voeren. Praktische alle technische fiches werden goedgekeurd en de meeste zaken zijn in uitvoering of door de aannemers besteld aan hun leveranciers. Er werd al een besparingsronde uitgevoerd in de loop van het definitief ontwerp. We zien echter nog een paar kleine besparingsmogelijkheden:  Voorstel om het barmeubel in de polyvalente zaal eenvoudiger te maken in overleg met de uitvoerder.  Hierbij een vereenvoudigd voorstel voor het meubel voor de flessenkoeler in de polyvalente ruimte.  kast (tafel) met lengte 2,80 m, diepte 0,60 m en hoogte 1,00 m waarop de flessenkoeler los wordt geplaatst  twee zijwanden en 1 tussenwand  langswand op halve diepte van de kast als bijkomende ondersteuning van de zware flessenkoeler. Ruimte onderaan voor stapeling bakken.  3 legborden met bevestiging aan de muur  boventablet en wanden 30 mm dikte  alles melamine, geen HPL  Totale prijs : € 1.530,00  Dit betekent een minprijs van : € 1.457,33 t.o.v. de aanbestedingsprijs als we de kast eenvoudiger maken zoals hierboven vermeld. Narekenen van de verlichtingstoestellen in de gangen en aan de luifel doorgang kinderopvang. Hier kunnen we eventueel enkele verlichtingstoestellen uitsparen, doch dit hangt af van de uitslag van deze berekeningen, welke opgevraagd zijn. Dit zal over een beperkt aantal toestellen gaan. Uit de eerste resultaten van de berekeningen blijkt dat we: In de verdiepingen gang 3 x 4 toestellen zouden kunnen uitsparen, dit zou een besparing teweegbrengen van € 2.640 zijn. Dit zal bij de eindafrekening verrekend worden. Op de buitenluifel naar de kinderopvang zouden 6 toestellen kunnen uitgespaard worden, dit zou een besparing van € 1.080 zijn. Dit zal bij de eindafrekening verrekend worden. Samenvatting van meerprijs ten gevolge van de leemtes +de aangevraagde meerwerken LDC. Totaal voor perceel ruwbouw en afwerking (aannemer Himpe) : € 4.491,90 exclusief BTW Totaal voor perceel HVAC (aannemer Vandewalle) : € 19.218,13 exclusief BTW Totaal voor perceel elektriciteit (aannemer Tevean) : € 72.020,00 – 10% = € 64.818,00 exclusief BTW (Tevean stond een korting van 10% toe op de aanbestedingsprijzen die ook nu afgetrokken mag worden : 10% op het totaal van de bijkomende offerte van Tevean bedraagt : min € 7.202,00) Totale raming meerprijs: € 88.528,03 exclusief BTW Overweging naar plaatsing PV zonnepanelen De omstandigheden voor het plaatsen van PV zonnepanelen zijn drastisch gewijzigd ten opzichte van het ogenblik waarop de beslissing werd genomen. De optie om zonnepanelen te voorzien in het bestek werd genomen in de raad van 15/05/2008. De marktsituatie is intussen gewijzigd. De aanbestedingsprijs voor de zonnepanelen is niet meer concurrentieel. De prijs voor de zonnepanelen zelf is nu veel lager dan 3 jaar geleden. De groenestroomcertificaten zijn gezakt van €450 per geproduceerde 1000kWh naar €93. Daarbij merken we op dat de geproduceerde groene stroom via de zonnepanelen ten goede zou komen aan het OCMW en niet aan de bewoners van de flats. Evolutie terugverdientijd: Hierbij wordt geen rekening gehouden met: eventuele intresten op het investeringsbedrag, evolutie van de energieprijzen, onderhoud of herstellingskosten van de installatie, eventuele

bijkomende kosten door taksen of heffingen, eventuele degradatie in de opbrengst van de PV panelen. De energieprijs is gebaseerd op de gemiddelde kostprijs van elektriciteit in 2011 voor het OCMW. Investering: Verwachte jaaropbrengst

€ 101.524,68 ( inclusief 6% BTW ) 27.354 KWh

Situatie 2008/2009 Opbrengst over 20 jaar: groencertificaten: 547certificaten x €450

€ 246.150

Deze worden 20 jaar uitbetaald opbrengst energie: 20jaar x 27.354 KWh x € 0.127 jaaropbrengst aan energie: € 3.484,90 totale opbrengst na 20 jaar: terugverdientijd 6,39 jaar Situatie bij indienstelling in 2013 Opbrengst over 20 jaar: groencertificaten: 273 certificaten x €93 Deze worden 10 jaar uitbetaald opbrengst energie 20 x 27.354 KWh x €0.1274 jaaropbrengst aan energie: € 3.484,90 totale opbrengst na 20 jaar: terugverdientijd 21,85 jaar

€ 69.698 € 315.848

€ 25.389

€ 69.698 € 95.087

Onder deze gewijzigde marktomstandigheden vinden we het aangewezen om de overweging om PV zonnepanelen te plaatsen opnieuw te bekijken. Huidige marktsituatie Bij navraag zou een dergelijke installatie aan de huidige marktvoorwaarden onder de hieronder vermelde voorwaarden geplaatst kunnen worden. Hieruit blijkt dat de huidige offerte niet meer concurrentieel is met de huidige marktprijzen. Gelijkaardige opstelling zoals voorzien in het huidige bestek Investering: Verwachte jaaropbrengst

€ 62.220 34.047 kWh

Opbrengst over 20 jaar: groencertificaten: 340 certificaten x €93

€ 31.620

Deze worden 10 jaar uitbetaald opbrengst energie 20 x 34.047 kWh x € 0.1274 jaaropbrengst aan energie: € 4.337 totale opbrengst na 20 jaar terugverdientijd 8,3 jaar

€ 86.752

€ 118.372

Bij het niet uitvoeren van de PV zonnepanelen zal de aannemer geen schadeloosstelling wegens winstderving aanvragen. Beoordeling

Om de timing van de huidige werken niet in gedrang te brengen is het noodzakelijk om een beslissing te hebben voor eind januari 2013. Begin februari dient er met deze werken gestart te worden om de gestelde einddatum te kunnen aanhouden. De zonnepanelen en de werken op het gelijkvloers werden niet gesubsidieerd waardoor de wijziging van het bouwprogramma geen invloed heeft op het subsidiebedrag van VMSW. De kosten voor de flessenkoeler, de wasmachines (2) en droogkasten (2) en de automatische schuifdeuren aan het cafetaria zijn nog niet in de bovenvermelde raming opgenomen. In het voorstel van begroting 2013 werd voor de inrichting van het LDC de Zevenkamer het volgende voorgesteld: aankoop van de flessenkoeler (raming : €4.000), aankoop van 2 wasmachines (raming € 3.000/stuk),

aankoop van 2 droogkasten (raming € 4.500/stuk) plaatsen van de automatische schuifdeur aan het cafetaria (raming :€10.000) We stellen voor om begin volgend jaar hiervoor een onderhandelingsprocedures zonder voorafgaandelijke kennisgave uit te schrijven Meubilair voor centrale gedeeltes en LDC de Zevenkamer (raming € 28.000) Veel materiaal wordt gerecupereerd vooral stoelen, tafels en bureaumateriaal Gordijnen voor de flats en voor het LDC : Voile gordijnen raming: € 31.000 Overgordijnen raming: € 35.000 Begin volgend jaar zal aan de raad hiervoor een voorstel gedaan worden om dit via het lopend raamcontract aan te kopen. Financiële toetsing

Budget

De niet-plaatsing van zonnepanelen is ten gunste van het budget “flats”. Bij realisatie van de bijkomend gevraagde investeringen “Zevenkamer” zullen we het huidig krediet met het budget 2013 moeten verhogen van 300.000 naar 420.000EUR. Op basis van de leningslasten voor 420.000 EUR betekent deze renovatie voor de Zevenkamer gedurende 20 jaar een jaarlijkse meerkost van 30.000 EUR.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen



12 juli 2007 inzake de aanstelling van een ontwerper voor de renovatie van De Nieuwe Lente; 15 mei 2008 inzake de goedkeuring van het uitvoeringsdossier, de wijze van gunning en de raming van het project; 17 september 2009 inzake de uitbreiding van het project met een uitbouw voor de dienst kinderopvang; 15 oktober 2009 waarbij Openbare aanbesteding werd gekozen als wijze van gunning voor het renovatieproject; 14 juli 2011 inzake de gunning van de 3 percelen Bouwwerken, Elektriciteit en HVAC

   

Offerte Himpe Offerte Vandewalle Offerte Tevean Juridisch advies Lexeco



De raad keurt de meerwerken ten gevolge van de leemtes in het bestek (nieuwe radiatoren, elektriciteit binnennet, bewegings- en aanwezigheidsmelders, noodverlichting, dataaansluitinge, branddetectie, aansluiting bestaand sanitair op nieuw elektrisch bord en buitenverlichting ten bedrage van €62.746,85 exclusief 21% BTW goed. De raad keurt de meerwerken tgv bijkomende vragen van het LDC: automatische deur cafetaria, wassalon, demokeuken, barmeubel voor flessenkoeler en elektrisch slot, ten bedrage van €25.781,18 goed. De raad wijst de meerwerken toe volgens art 17 §2, 2°, a als uitbreiding op de bestaande opdracht aan de Firma Himpe voor een bedrag van € 4.491,90 exclusief BTW volgens het detail hierboven vermeld. De raad wijst de meerwerken toe volgens art 17 §2, 2°, a als uitbreiding op de bestaande opdracht aan de Firma Vandewalle voor een bedrag van € 19.218,13 exclusief BTW volgens het detail hierboven vermeld. De raad wijst de meerwerken toe volgens art 17 §2, 2°, a als uitbreiding op de bestaande opdracht aan de Firma Tevean voor een bedrag van € 64.818,00 exclusief BTW volgens het detail hierboven vermeld. De raad beslist dat de PV zonnepanelen, voorzien in de aanbesteding, ten bedrage van €95.778,00 exclusief 6% BTW niet zullen geplaatst worden. De raad beslist dat de procedure voor de prijsvraag voor de aankoop van 1 flessenkoeler, een automatische schuifdeur, 2 wasmachines en 2 droogkasten voor LDC De Zevenkamer zal verlopen via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.

   

Besluitvormingsproces Bijlagen










 

RAADSNOTA


Goedkeuring gunning wegen-, riolerings- en omgevingswerken project Lijsterstraat – Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Goedkeuring gunning wegen-, riolerings- en omgevingswerken project Lijsterstraat – Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten.

Feitelijke aanleiding

Het woonproject Lijsterstraat – Moeskroensesteenweg maakt deel uit van een totaalproject bestaande uit WZC de Weister (van OCMW Kortrijk) en 13 aanleunwoningen (van Eigen Haard is Goud Waard). Dit project wordt ontsloten via de Kapelhoekstraat. Gezien de aanleg van een weg ook de ontsluiting van de sociale woningen omvat en het geheel na aanleg openbaar domein wordt, bestaat de mogelijkheid tot gedeeltelijke subsidiëring van dit dossier. Daarom was het noodzakelijk dat VMSW dit dossier beheert. VMSW maakte in overleg met de stadsdiensten, Eigen Haard is Goud Waard en het OCMW het dossier op. Als subsidierende overheid nam V.M.S.W. de organisatie van de aanbesteding van de wegeniswerken op zich. De werken voor de toegangsweg worden gesubsidieerd volgens de verdeelsleutel van VMSW. Deze verdeelsleutel wordt bepaald aan de hand van het aantal sociale woningen (In dit geval 13 woningen) die bereikbaar zijn via deze weg met een maximum bedrag per woning aan wegenis. Hier zitten we op dit maximum bedrag. De infrastructuurwerken voor het centrale plein en de parkeerzone worden gesubsidieerd door V.M.S.W. De westelijk gelegen voetweg vanaf de Lijsterstraat en ter hoogte van de woningen wordt voor 60% gesubsidieeerd.

Dienst

Facility

De kostenverdeling Deel 1 : Toegangsweg : 16.67% ten laste van V.M.S.W. + 83.33% ten laste van OCMW Deel 2 : Zone toekomstige woningen, plein, voetweg : 60% ten laste van V.M.S.W. + 40% ten laste van OCMW Deel 3 : Rioleringswerken woningen:100% ten laste van bouwmaatschappij Beoordeling

De aanbesteding van de wegen-, riolerings- en omgevingswerken vond plaats op 17 juli 2012. De laagste regelmatige bieding werd ingediend door Growebo bvba uit Heule voor een totaal bedrag (na rekenkundig nazicht) van €578.666,12. Het aandeel voor het OCMW, berekend volgens de afgesproken verdeelsleutels bedraagt €260.102,23 inclusief 21% BTW. Totaal


Wetten en reglementen Eerdere beslissingen

Aandeel VMSW 16,67 % € 10.145,09

deel 1

€ 60.858,39

deel 2

€ 410.618,07

60%

deel 3

€ 6.760,00

0%

€ 246.370,84

Aandeel OCMW 83,33 % € 50.713,30 40%

€ 164.247,23

0%

Aandeel Eigen Haard 0% 0% 100 %

€ 6.760,00

TOTAAL

€ 478.236,46

€ 256.515,94

€ 214.960,52

€ 6.760,00

BTW ALG TOTAAL

€ 100.429,66

€ 53.868,35

€ 45.141,71

€ 1.419,60

€ 578.666,12

€ 310.384,28

€ 260.102,23

€ 8.179,60

Budget

Er is op het woonzorgproject De Weister nog 476.142,38 EUR krediet. Deze uitgave was voor een groter bedrag gebudgetteerd.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.


  

Afschrift van de gemotiveerde gunningsbeslissing Afschrift van de laagste regelmatige offerte Het aanbestedingsverslag van de ontwerper



De raad keurt het gunningsverslag opgemaakt door VMSW en de bijhorende gunningsbeslissing goed en verbindt zich ertoe de kosten; volgens de afgesproken verdeelsleutel, ten bedrage van € 214.960,52 exclusief BTW of € 260.102,23 inclusief 21% BTW voor haar rekening te nemen.

RAADSNOTA


Vernieuwen ketel WZC Biezenheem. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility


Bij het jaarlijks onderhoud voor de keuring in augustus 2012 werd vastgesteld dat de oude ketel defect is. Gezien deze ondertussen meer dan 12 jaar oud is en de huidige generatie ketels veel energiezuiniger zijn, zijn de te voorziene kosten voor herstelling niet meer verantwoord en werd beslist deze te vervangen. Als bijkomende optie werd prijs gevraagd om de oude circulatiepompen en de sturing van de stookinstallatie te vervangen door energiezuiniger toestellen en bijkomend de buizen rond de ketels te isoleren om zo het rendement van de verwarmingsinstallatie optimaal te maken.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Vernieuwen ketel WZC Biezenheem” werd op 18 oktober 2012 een bijzonder bestek met nr. 20121203/rl/OPZB opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 45.000,00 inclusief 6% BTW en werd op de begroting 2013 voorzien. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 18 oktober 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad voor Maatschappelijk Welzijn besliste in zitting van 18 oktober 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  TSVB bvba, Keibergstraat 89A te 8280 TORHOUT;  Deneckere Lieven B.V.B.A., Oudenaardsesteenweg 108 te 8500 KORTRIJK;  Ongenae Daniël & Zoon, Baron J. de Bethunestraat 16 bus B te 8510 MARKE;  Vandewalle NV, Vlamingveld 51 te 8490 JABBEKE;  Vanhollebeke bvba, Neder Mosscher 15 te 8500 KORTRIJK;  Ampen nv, Sappenleenstraat 24 te 8970 POPERINGE. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 3 december 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 2 april 2013.

  

Er werden 3 offertes ontvangen: Vandewalle NV, Vlamingveld 51 te 8490 JABBEKE (€ 27.417,21 exclusief BTW); Vanhollebeke bvba, Neder Mosscher 15 te 8500 KORTRIJK (€ 39.065,00 exclusief BTW); Ampen nv, Sappenleenstraat 24 te 8970 POPERINGE (€ 37.479,24 exclusief BTW)

Er werd als bijkomende optie prijs gevraagd voor het vervangen van de circulatoren door energiezuiniger toestellen. De totaalprijs voor de circulatoren bij de laagste bieder bedraagt € 9.220,86 inclusief 6% BTW. Bij het vervangen van de circulatoren wordt een jaarlijkse besparing op het verbruik verwacht van 23.398 kWh x €0,13/kWh = €3.041,74. Dit betekent dat de investering van € 9.220,86 in 3,03 jaar terugverdiend is. Ook het plaatsen van een weersafhankelijke regeling voor de sturing van de ketels zorgt voor een energiebesparing. Deze regeling zorgt voor een optimalisatie van de temperatuur in de evenwichtsfles. Daarom werd als bijkomende optie voor deze weersafhankelijke regeling prijs gevraagd. De totaalprijs voor de weersafhankelijke regeling bij de laagste bieder bedraagt € 1.282,18 inclusief 6% BTW. De te verwachten jaarlijkse besparing op het verbruik bedraagt 2.508m³ gas x €0,53/m³ = €1.329,24. Dit betekent dat de investering van € 1.282,18 in minder dan 1 jaar terugverdiend is. Facility stelt daarom voor om zowel de circulatiepompen te vervangen door energiezuiniger toestellen als een weersafhankelijke regeling op de ketel te plaatsen. De meerprijs voor al deze opties kost €10.503,03 inclusief 6% BTW. Op 4 december 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Vandewalle NV, Vlamingveld 51 te 8490 JABBEKE tegen het

nagerekende inschrijvingsbedrag van € 37.325,53 exclusief BTW en inclusief de opties vernieuwen circulatoren en het plaatsen van een ketelregeling. Financiële toetsing

Budget

€ 45.000 voorzien met de budgetwijziging in 2012.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.










 Eerdere beslissingen

Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 excl. btw niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.



Raad van 18 oktober 2012 : goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen vernieuwen ketel Biezenheem.

   

Lastenboek 3 Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes




Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 december 2012 voor de opdracht “Vernieuwen ketel WZC Biezenheem”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Vandewalle NV, Vlamingveld 51 te 8490 JABBEKE, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 37.325,53 exclusief BTW (BTW te voldoen door medecontractant) en inclusief de opties circulator Magna 3 50 - 120 F, circulator Magna 3 40 - 80 F, circulator Alpha 2 L32 - 60, circulator Magna 3 40 - 100 F, circulator Magna 32 - 80 F, circulator Alpha 2 L20 - 45 N, circulator Magna 25 - 60 N, circulator Magna 32 - 100 N, circulator Magna 32 - 80, circulator Alpha 2 L25 – 60 en ketelregeling. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20121203/rl/OPZB van 18 oktober 2012.

RAADSNOTA


Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren. Perceel 1 Uitbreiding brandcentrale met vrijlooppompen. Voorstel tot gunning. Perceel 2 Brandvrije deuren. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility


In de raad van 17 december 2009 werd de strategie voor de brandveiligheid binnen onze woonzorgcentra besproken en werd een timing voor de uit te voeren bouwtechnische werken afgesproken. Er werd een budget van €420.000 voorzien, gespreid over 2 jaar, om al onze WZC conform de wetgeving aan te passen In de periode 2011-2012 werden reeds vrijloopdeurpompen geplaatst in De Weister en Sint-Jozef en werd de bekabeling voor de pompen voorzien in Bissegem (rusthuis+flats) alsook de uitbreiding van de bestaande brandcentrale. In de Zonnewijzer en Ten Olme werd een branddetectiesysteem geplaatst. Als laatste fase moesten nu nog de vrijloopdeurpompen inclusief bekabeling geplaatst worden in Lichtendal en Ter Melle en de deurpompen in Bissegem. In Ter Melle moeten ook nog 40 deuren vervangen worden door brandwerende deuren.

Beoordeling

In het kader van deze opdracht werd op 19 september 2012 een bijzonder bestek met nr. 20121123/rl/OA opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht werd opgedeeld in volgende percelen:  Perceel 1 Uitbreiding brandcentrale met vrijlooppompen, raming: € 124.718,00 exclusief BTW  Perceel 2 Brandvrije deuren, raming: € 26.000,00 exclusief BTW. De totale uitgave voor deze opdracht werd geraamd op € 150.718,00 exclusief BTW. De raad verleende in zitting van 20 september 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de openbare aanbesteding. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 23 november 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 23 maart 2013. Voor perceel 1 werden 4 offertes ontvangen:  Veldeman, Vriesenrot 30 te 9200 DENDERMONDE (€ 145.870,07 exclusief BTW)  Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE (€ 128.138,00 exclusief BTW)  Detrac NV, Jagershoek 14 te 8570 VICHTE (€ 134.725,40 exclusief BTW)  Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN (€ 118.280,00 exclusief BTW Op 23 november 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de laagste regelmatige bieder, zijnde Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 118.280,00 exclusief BTW. Voor perceel 2 werden eveneens 4 offertes ontvangen:  Veldeman, Vriesenrot 30 te 9200 Dendermonde (€ 33.730,00 exclusief BTW)  Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE (€ 21.640,00 exclusief BTW)  Detrac NV, Jagershoek 14 te 8570 VICHTE (€ 22.381,60 exclusief BTW)  Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN (€ 28.000,00 exclusief BTW) Op 23 november 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de laagste regelmatige bieder, zijnde Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 21.640,00 exclusief BTW.


Budget

Ok.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.


Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 15.

Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen

 



Raad van 21 oktober 2010 :Strategie brandveiligheid woon en zorgcentra Raad van 16 december 2010 : Brandveiligheid in de woon en zorgcentra van het Bestuur. Evaluatie strategie en Wijze van gunning nieuwe brandcentrale, bekabeling en vrijloopdeurpompen Sint-Jozef en vrijloopdeurpompen De Weister. Raad van 20 september 2012 : Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren : goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.


       

Publicatie in bulletin der aanbestedingen Lastenboek + plans PV opening Inschrijvingen aannemers Tabel rekenkundig nazicht perceel 1 Tabel rekenkundig nazicht perceel 2 Verslag aanbesteding Perceel 1 Uitbreiding brandcentrale met vrijlooppompen Verslag aanbesteding Perceel 2 Brandvrije deuren


Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 23 november 2012 voor de opdracht “Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren Perceel 1 Uitbreiding brandcentrale met vrijlooppompen”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de laagste regelmatige bieder, zijnde Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 118.280,00 exclusief BTW (BTW te voldoen door medecontractant). Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 23 november 2012 voor de opdracht “Aanpassing branddetectie met vrijlooppompen en bijkomende branddeuren Perceel 2 Brandvrije deuren”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de laagste regelmatige bieder, zijnde Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 21.640,00 exclusief BTW (BTW te voldoen door medecontractant). De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20121123/rl/OA van 19 september 2012.


RAADSNOTA


Raamcontract voor de levering papier voor een periode van 1 jaar. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een leverancier voor het leveren op afroep van papier voor de periode 1 januari 2013 tot 31 december 2013.


In de raad van 18 oktober 2012 werd volmacht gegeven aan de stad Kortrijk om in gemeenschappelijke naam de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake het vastleggen van een raamcontract voor het leveren van papier met een looptijd van 1 jaar op zich te nemen.

Beoordeling

Stad Kortrijk stelde als aanbestedende overheid in gemeenschappelijke naam van het OCMW en de stad het dossier op. Het lastenboek bestaat uit 2 percelen, 1 perceel kopiepapier en 1 perceel plotterpapier. In het bestek is voorzien dat er zowel per perceel als voor beide percelen een offerte mag ingediend worden. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 22 november 2012 om 10u45 te bereiken. Voor beide percelen is er 1 offerte ingediend door de firma Lyreco Belgium N.V., Rue du Fond Des Fourches 20, 4041 Vottem met volgend resultaat:

Dienst

totaal excl. BTW

Facility

Totaal incl. 21% BTW

Stad perceel 1

€

22.368,85

€

27.066,31

Stad perceel 2

€

5.062,50

€

6.125,63

Totaal Stad

€

27.431,35

€

33.191,93

OCMW perceel 1

€

11.425,30

€

13.824,61

OCMW perceel 2

€

459,00

€

555,39

Totaal OCMW

€

11.884,30

€

14.380,00

De Firma Lyreco Belgium N.V., Rue du Fond Des Fourches 20, 4041 Vottem wordt als beste bieder voorgesteld. Deze firma is tevens onze huidige leverancier en we zijn tevreden over het papier en de geboden service. Bij een vergelijking tussen de hoeveelheden van vorig jaar met de eenheidsprijzen van de huidige bieding is de prijs 1% lager. Het verbruik van vorig jaar bedroeg: De omzet van vorig jaar met de prijzen van de beste bieder:

€ 14.518,05 exclusief BTW € 14.380,00 exclusief BTW


Budget

Opgenomen in de budgetten van de diverse dienstencentra.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.












Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 16. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.




Raadsbeslissing van 18 oktober 2012 waarbij aan Stad Kortrijk volmacht werd gegeven om een dossier op te stellen strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor her raamcontract papier met een looptijd van 1 jaar.

  

Lastenboek Tabel rekenkundig nazicht van de offertes Nota voor CBS van 12 december 2012




Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Lyreco Belgium N.V., Rue du Fond Des Fourches 20, 4041 Vottem, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr2013/499.

RAADSNOTA


Raamcontract drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar: aanstellen nieuwe drukkerij. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Aanduiden van een nieuwe drukker voor het raamcontract drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar.


In zitting van 15 december 2011 werd het raamcontract ‘drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar’ na openbare aanbesteding gegund aan drukkerij Verraes, Bissegemsestraat 54 te 8501 Heule. Het raamcontract startte op 1 januari 2012 en loopt af op 31 december 2014. Op 10 december 2012 liet drukkerij Verraes ons weten in vereffening te zijn waardoor zij niet langer hun opdracht kunnen uitvoeren.

Beoordeling

Volgens de wet van 24 december 1993 artikel 17 §2 1°c) : kan er bij onderhandelingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekenmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners wanneer: voor zover het strikt noodzakelijk en dringend karakter voortvloeiend uit niet te voorziene gebeurtenissen niet toelaat de bij de andere procedures gestelde termijnen na te leven; Gezien de continuïteit van het drukwerk gegarandeerd moet blijven (6 boekjes per maand) en het feit dat de faling van de firma Verraes als onvoorziene gebeurtenis beschouwd wordt, kunnen wij bovenvermelde procedure volgen om, volgens de wet van 24 december 1993 artikel 17 §2 1°c), de onderhandelingsprocedure te starten. Daarom werd aan de 2de, 3de en 4de laagste bieder van de openbare aanbesteding van 8 november 2011 hun prijsevolutie ten opzichte van hun oorspronkelijke offerte gevraagd en dit tegen dezelfde voorwaarden en voor dezelfde duur (3 jaar).van het oorspronkelijk lastenboek(3 jaar).

Dienst

Facility

De openbare aanbesteding van 8 november 2011 gaf volgend resultaat: Naam, voornamen, firmanaam en adres van de inschrijvers

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bedrag 3 jaar incl. BTW Verraes Drukkerij, Bissegemsestraat 54, 8501 Heule € 157.238,47 Fieuws & Terryn Drukkerij, Peperleenstraat 15, 8501 Bissegem € 162.253,78 Drukkerij D'Hondt - Kopie Kortrijk, Vichtseweg 176a, 8790 Waregem € 167.689,67 Vandekerckhove Drukkerij, Oudenaardsesteenweg 354, 8500 Kortrijk € 177.545,76 Ecoprint Drukkerij, Vennestraat 8, 2830 Willebroek € 184.398,66 Desmet-Laire NV, Lamontstraat 25, 9690 Kluisbergen € 184.675,32 Goekint Graphiks NV, Industriezone 2 Zandvoordeschorredijkstraat 65, € 186.394,30 8400 Oostende Vandenbulcke Jo Drukkerij, Dumolinlaan 7, 8500 Kortrijk € 191.566,03 Die Keure, Kleine Pathoekeweg 3, 8000 Brugge € 225.621,00 IPM Printing NV, Nestor Martinstraat 40, 1083 Ganshoren € 268.983,48

Deze gunningsprocedure werd besproken op het Vast Bureau van 11 december 2012. De openbare aanbesteding van 8/11/2011 is niet meer rechtgeldig gezien de gestanddoeningstermijn van 240 dagen verstreken is en gezien de opdracht reeds toegewezen was. Onder deze omstandigheden en volgens de wet op de overheidsopdrachten kunnen we over gaan tot een onderhandelingsprocedure. De onderhandelingsprocedure leverde volgend resultaat: Naam, voornamen, firmanaam en adres van de inschrijvers Fieuws & Terryn Drukkerij – Captains of Printing, Peperleenstraat 15, 8501 Bissegem Drukkerij D'Hondt - Kopie Kortrijk, Vichtseweg 176a, 8790 Waregem Vandekerckhove Drukkerij, Oudenaardsesteenweg 354, 8500 Kortrijk

Bedrag 3 jaar incl. BTW 158.270,95 162.240,42 165.117,56

Daarom stellen we voor om het nieuwe raamcontract van 1 januari 2013 tot 31 december 2015 te gunnen aan Drukkerij Fieuw & Terryn, Captains of Printing, aan de eenheidsprijzen van hun offerte.


Budget

Is opgenomen in de budgetten van de onderscheiden activiteitencentra.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.


 

Wet van 24 december 1993 KB 8 januari 1996


 

Raad van 15 september 2011 : vastlegging wijze van gunnen als openbare aanbesteding Raad van 15 december 2011 : gunning raamcontract aan drukkerij Verraes voor de periode 1 januari 2012 tot 31 december 2014. Vast Bureau van 11 december 2012 : goedkeuring wijze van gunnen.

 Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing



 Opvolging en communicatie

Goedkeuring wordt verleend aan het voorstel om het raamcontract drukken van buurt- en personeelskranten met een looptijd van 3 jaar te gunnen aan drukkerij Fieuws & Terryn, Captains of Printing - Peperleenstraat 15 te 8501 Bissegem aan de voorwaarden van zijn offerte van 13 december 2012. De uitvoering zal gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek van 15 september 2011 en start op 1 januari 2013 en eindigt 31 december 2015.

RAADSNOTA


Reglement dienstverplaatsingen. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het goedkeuren van het reglement dienstverplaatsingen.


Naar aanleiding van de nieuwe polis ‘autoverzekeringen en omniumverzekering dienstverplaatsingen’ die ingaat op 1 januari 2013 werd een document opgesteld met afspraken, regels en procedures voor dienstverplaatsingen en het gebruik van dienstvoertuigen van OCMW Kortrijk.

Beoordeling

Wie een dienstverplaatsing maakt, al dan niet met een dienstvoertuig, werkt met geld van de organisatie en de gemeenschap. Om deze dienstverplaatsingen correct, milieuvriendelijk en efficiënt te laten verlopen werd door de werkgroep ‘Car Policy’ een reglement uitgewerkt die zowel de keuze van het transportmiddel als de regels en richtlijnen voor het gebruik ervan omschrijft. Dit document zal door de gebruikers ondertekend worden. De werkgroep ‘Car Policy’ stelde eveneens een gebruikershandleiding op voor de dienstvoertuigen van de organisatie zelf. Deze is bedoeld als praktische gids voor alle chauffeurs die met een wagen van OCMW Kortrijk rijden en zal in elk voertuig aanwezig zijn.


Dienst

Budget


Visum ontvanger


Facility



Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces

 

Voorgelegd aan Basisoverlegcomité op 23 november 2012. Voorgelegd aan Ondernemingsraad VZW Zusters Augustinessen op 6 december 2012.

Bijlagen



Regeling dienstverplaatsingen


Goedkeuring wordt verleend aan “de regeling dienstverplaatsing” versie december 2012.

RAADSNOTA


Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Berber D’Haene Liesbeth Soete

Dienst

Bestuur en Organisatie


Het OCMW archiefdepot stond overvol en een archiefbeleid werd uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het intern archiefreglement en het leeszaalreglement werden goedgekeurd door de raad op 15 december 2011. Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli 2011. Het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, de sociale dienst en de financiële dienst, Onze-Lieve-Vrouwehospitaal, dienstencentra, de woonzorgcentra en de dienst facility waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd na voorlegging aan de Raad vernietigd.

Beoordeling

Daar het centraliseren van het archief in het archiefdepot in de kelder van Budastraat nr. 27 quasi volledig is gebeurd, dient er jaarlijks een vernietiging plaats te vinden van het tijdelijk te bewaren archief waarvan de bewaartermijn is verstreken, om zo verder optimaal gebruik te kunnen blijven maken van de beschikbare ruimte.


Budget


Visum ontvanger

Niet van toepassing


   


 



De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010. De door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen) van 19 augustus 2009. De machtiging tot vernietiging door het Rijksarchief te Kortrijk van 28 november 2012. Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september, 17 november 2011, 16 februari, 21 juni, 12 juli en 20 september 2012 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Raadsbeslissingen van 15 december 2011 met betrekking tot de goedkeuring van het intern archiefreglement en het leeszaalreglement.

Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

De raad keurt de vernietiging van de opgelijste documenten in bijlage goed.

RAADSNOTA


Aktename overdracht behoud en beheer deelcollecties historisch fotomateriaal en liturgisch textiel Begijnhof naar Stad.

Indiener

Berber D’Haene Liesbeth Soete

Dienst

Bestuur en Organisatie


Op 14 juli 2011 werd het principe tot samenwerking met betrekking tot de exploitatie van het Begijnhof met de Stad door de Raad goedgekeurd. In deze princiepsovereenkomst wordt melding gemaakt van de intentie van de Stad om het roerend erfgoed van het Begijnhof mee te nemen binnen het stedelijk en regionaal collectie- en depotbeleid. Omdat het behoud en beheer van de collectie van het Begijnhof in een kelder van WZC Lichtendal momenteel te wensen overlaat, wordt er vanuit het OCMW werk gemaakt van het gefaseerd verfijnen van de registratie en het zuuren stofvrij verpakken van de collectie. Het faseren gebeurt op deelcollectieniveau.

Beoordeling

In een eerste fase wordt het historisch fotomateriaal van het Begijnhof (ca. 100 stuks) in samenwerking met het Stadsarchief gescand, in melinexhoezen verpakt en geregistreerd in de Beeldbank. Aangezien er geen optimale bewaarplaats is voor fotomateriaal binnen het patrimonium van het OCMW, wordt het fotomateriaal fysiek overgedragen naar het Stadsarchief. In een tweede fase voorzien we het verfijnen van de registratie en het zuuren stofvrij verpakken en overdragen naar het Stadsarchief van het liturgisch textiel van het Begijnhof (ca. 90 stuks) in samenwerking met het Vlasmuseum. Daar bij een plaatsbezoek door een medewerker van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw (het expterisecentrum voor religieus erfgoed in Vlaanderen en Brussel) schimmel werd vastgesteld in de bewaarkast van de sacristie van de SintMattheuskapel in het Begijnhof, waar de deelcollectie bewaard wordt, werd ons geadviseerd zo snel mogelijk werk te maken van de overdracht naar een geschikt depot. Het feit dat de collectie van het Vlasmuseum momenteel ook verhuist naar het depot van het Stadsarchief, is een opportuniteit om samen te werken. In een derde fase voorzien we het fotograferen, registreren, zuuren stofvrij verpakken van de archeologische vondsten. Daarvoor werd een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de projectvereniging Overleg Cultuur Regio Kortrijk, goedgekeurd door de raad op 16 februari 2012. In een vierde en laatste fase voorzien we het selecteren, verfijnen van de registratie en het zuuren stofvrij verpakken van de reguliere liturgische voorwerpen en huishoudelijke gebruiksvoorwerpen. De selectie gebeurt op basis van het advies van Ename vzw en wordt in het collectiebeleidsplan opgenomen, evenals de herbestemming van af te stoten stukken. De oplossingen op het vlak van depotbeheer voor de deelcollecties van fase 3 en 4 worden verder bekeken in samenwerking met de Stad.


Budget


Visum ontvanger

Niet van toepassing




De erkenning van het St.-Elisabeth Begijnhof als UNESCO Werelderfgoed op 2 december 1998.


 

Raadsbeslissing van 14 juli 2011 met betrekking tot de goedkeuring van de basisprincipes voor een samenwerking met de stad voor de exploitatie van het Begijnhof. Raadsbeslissing van 16 februari 2012 met betrekking tot de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met Overleg Cultuur Regio Kortrijk voor de registratie, herverpakking en ontsluiting van archeologische collecties in de regio Kortrijk.



Inventarissen van de deelcollecties historisch fotomateriaal en liturgisch textiel.



De raad neemt akte van de overdracht inzake behoud en beheer van de deelcollecties historisch fotomateriaal (ca. 100 stuks) en liturgisch textiel (ca. 90 stuks) van de collectie van het Begijnhof naar de Stad.

RAADSNOTA


Vastlegging vakantiekalender 2013

Indiener

Caroline Devos

Dienst

Personeelsdienst


De vakantieregeling, de brugdagen, compensatiedagen volgen de regeling van vorig jaar en zijn geldig voor alle personeelsleden van het OCMW Kortrijk, met uitzondering van de nieuwe personeelsleden in dienst sedert 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten : de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijdbedeling en de sociale dienst van de woon en zorgcentra. Die personeelsleden hebben jaarlijks recht op 26 betaalde vakantiedagen en 11 feestdagen. Voor deze personeelsleden wordt een aparte vakantiekalender opgemaakt. Tijdens de periode Kortrijk Congé is het OCMW op de hoofdzetel Budastraat 27 enkel open in de voormiddag. Deze periode wordt vastgelegd samen met de vakantiekalender in overleg met de stad en na bespreking in het basisoverleg.

Beoordeling Financiële toetsing

Budget


Visum ontvanger

Niet van toepassing


   

Gelet Gelet Gelet Gelet




Gelet op de vaststelling van de personeelscategorieën;

Besluitvormingsproces

  

Het Hoog Overlegcomité en Bijzonder Onderhandelingscomité van 27 september 2012; Het CBS van 20 september 2012 en aangepast in zitting van 24 oktober 2012; Het basisoverleg van 23 november 2012;

Bijlagen

 

Vakantiekalender 2013 – 1a Vakantiekalender 2013 – 1b

op op op op

het KB van 18 april 1974 betreffende de feestdagen; de rechtspositieregeling van de Stad Kortrijk; het OCMW decreet artikel 104; het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010, art. 138 en 139;


De raad stelt de vakantiekalender 2013 vast, voor alle personeelsleden van het OCMW Kortrijk, met uitzondering van de nieuwe personeelsleden in dienst vanaf 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten: de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijbedeling en de sociale dienst van de woon en zorgcentra. Feestdagen 2013 1 januari 2013 2 januari 1 april 1 mei 9 mei 10 mei 20 mei 11 juli 21 juli 15 augustus

dinsdag woensdag maandag woensdag donderdag vrijdag maandag donderdag zondag (C) donderdag

Nieuwjaar 2de Nieuwjaar/lokale feestdag Paasmaandag Feest van de arbeid OLH Hemelvaart verplichte brugdag Pinkstermaandag Feest van de Vlaamse Gemeenschap Nationale feestdag OLV Hemelvaart

1 november 2 november 11 november 24 december 25 december 26 december 31 december

vrijdag zaterdag (C) maandag dinsdagnamiddag woensdag donderdag dinsdagnamiddag

Allerheiligen Allerzielen/lokale feestdag Wapenstilstand namiddag dienstvrijstelling Kerstmis 2de kerstdag/lokale feestdag namiddag dienstvrijstelling

Lokale feestdagen Voor 2013 betreft het:  woensdag 2 januari  zaterdag 2 november  donderdag 26 december Brugdag 2013 De vrijdag na OLH Hemelvaart wordt opnieuw als verplichte brugdag gepland. Vrijdag 10 mei (Hemelvaartbrugdag): op te nemen door aanwending van een jaarlijkse vakantiedag, een compensatiedag, inhaalrust, kredietverlof of lokale verlofdag. Compensatiedagen 2013 De compensatiedagen voor feestdagen die in het weekend vallen, kunnen opgenomen worden op een dag naar keuze. Voor 2013 betreft het:  

zondag 21 juli zaterdag 2 november

Regeling vakantiedagen, lokale verlofdagen en dienstvrijstellingen 





Het statutair personeelslid heeft jaarlijks recht op 33 werkdagen jaarlijkse vakantie. Vanaf de leeftijd van 45 jaar heeft het statutair personeelslid recht op 34 werkdagen en vanaf de leeftijd van 50 jaar op 35 werkdagen. Het contractuele personeelslid heeft recht op 33 werkdagen jaarlijkse vakantie, samengesteld als volgt :maximum 20 wettelijke vakantiedagen berekend op de prestaties van het vorig jaar en 13 conventionele vakantiedagen berekend op de prestaties van het huidig jaar. Vanaf de leeftijd van 45 jaar heeft het contractuele personeelslid recht op 14 conventionele vakantiedagen en vanaf de leeftijd van 50 jaar op 15 conventionele vakantiedagen. Op 24 en 31 december is er dienstvrijstelling in de namiddag.

Openingsuren tijdens Kortrijk congé Tijdens de periode van maandag 22 juli tot en met vrijdag 23 augustus is de hoofdzetel Budastraat 27 enkel open in de voormiddag, van 9u. tot 12u30. Vanaf maandag 26 augustus 2013 is er opnieuw volledige dienstverlening.

De raad stelt de vakantiekalender 2013 vast, voor het personeel in dienst sedert 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten: de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijbedeling en de sociale dienst van de woon en zorgcentra. Feestdagen 2013 1 januari 2013 1 april 1 mei 9 mei 10 mei 20 mei 11 juli 21 juli 15 augustus 1 november 11 november 25 december

dinsdag maandag woensdag donderdag vrijdag maandag donderdag zondag (C) donderdag vrijdag maandag woensdag

Nieuwjaar Paasmaandag Feest van de arbeid OLH Hemelvaart verplichte brugdag Pinkstermaandag Feest van de Vlaamse Gemeenschap Nationale feestdag OLV Hemelvaart Allerheiligen Wapenstilstand Kerstmis

Brugdag 2013 De vrijdag na OLH Hemelvaart wordt opnieuw als verplichte brugdag gepland. Vrijdag 10 mei (Hemelvaartbrugdag): op te nemen door aanwending van een jaarlijkse vakantiedag, een compensatiedag, inhaalrust of kredietverlof. Compensatiedagen 2013 De compensatiedagen voor feestdagen die in het weekend vallen, kunnen opgenomen worden op een dag naar keuze. Voor 2013 betreft het:  zondag 21 juli Regeling vakantiedagen en lokale verlofdagen  Het statutair personeelslid heeft jaarlijks recht op 26 werkdagen jaarlijkse vakantie.  Het contractuele personeelslid heeft recht op 26 werkdagen, samengesteld als volgt: maximum 20 wettelijke vakantiedagen berekend op de prestaties van het vorig jaar en 6 conventionele vakantiedagen berekend op de prestaties van het huidig jaar. Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Betaling salaris personeel tewerkgesteld volgens art. 60 § 7 in werkdagen zoals voorzien in de rechtspositieregeling.

Indiener

Caroline Devos

Doelstelling

Aanpassen van de betaling van het salaris van de bedienden tewerkgesteld volgens art. 60 § 7 van de organieke wet.


De betaling van het salaris van het contractueel en statutair personeel wordt aangepast vanaf 1 januari 2013 zoals voorzien in de rechtspositieregeling. Vanaf 1 januari 2013 wordt het salaris betaald in werkdagen in plaats van in dertigsten (kalenderdagen).

Beoordeling

 


Budget

Niet van toepassing

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Dienst

Personeelsdienst

In de privésector worden bedienden tevens in werkdagen betaald. De arbeiders tewerkgesteld volgens art. 60 § 7 van de organieke wet worden nu reeds per uur betaald, zoals gebruikelijk in de privésector.



Gelet op de rechtspositieregeling van het OCMW Kortrijk;



Gelet op het overleg met de diensthoofden en de teamverantwoordelijken van de sociale dienst en de dienst activering;

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist om de betaling van het salaris van de bedienden tewerkgesteld volgens art. 60 § 7 van de organieke wet aan te passen vanaf 1 januari 2013 op dezelfde wijze zoals voorzien in de rechtspositieregeling.

MEMORIE RAAD VAN 20 DECEMBER 2012 AGENDA RAAD OPENBARE ZITTING. Moeskroensesteenweg Aalbeke en goedkeuring aandeel in de kosten

Recommend Documents