23 juni 2006
Philip Verstraete Coördinator KMO
Betreft
Nieuwe opstartvereenvoudiging voor bedrijven: Elektronische opstartmogelijkheid via notarissen
Wat?
MEMO
Een administratief vereenvoudigingsproject e-DEPOT of “Elektronische neerlegging van vennootschapsakten”. Hierdoor kan de notaris voortaan enerzijds identiteitsgegevens ivm vennootschappen en/of hun oprichters en bestuurders elektronisch uit de zgn. authentieke bronnen (= databanken van de overheid) downloaden en rechtsreeks in zijn notariële akte verwerken, anderzijds het afschrift van de oprichtingsakte of wijzigingsakte (alsook de daarin verwerkte gegevens en bijhorende documenten) op zijn beurt elektronisch ondertekenen en neerleggen bij de verschillende officiële instanties (nl elektronisch “vennootschapsdossier” van Justitie (griffie), de Kruispuntbank van Ondernemingen, en het Belgisch Staatsblad). De fysieke communicaties en verzendingen worden dus vervangen door elektronische uitwisseling en validering van gegevens: via de portaalsite “enotariaat” van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat worden eerst identiteitsgegevens gedownload, vervolgens verwerkt in de elektronische ontwerpakte, om van daaruit – na ondertekening van de authentieke akte (die op zegelpapier blijft) - tenslotte opnieuw elektronisch de neerlegging en update te verzorgen in de nodige centrale registers en databanken. Bij oprichting van een vennootschap ontvangt de instrumenterende notaris diezelfde dag al het uniek ondernemingsnummer. Handelsvennootschappen moeten –daarna wel nog naar een ondernemingsloket om een inschrijving ‘als handelsvennootschap’ te nemen (waarbij o.a. de nodige algemene bedrijfskennis wordt gecontroleerd) en eventueel de BTW-formaliteiten in orde te brengen.
Dienst Kleine en Middelgrote Ondernemingen T + 32 2 515 08 36 F + 32 2 515 08 32
[email protected]
VBO vzw Ravensteinstraat 4 B - 1000 Brussel T + 32 2 515 08 11 F + 32 2 515 09 99
[email protected] www.vbo.be Lid Unice
Inhoud Wat?.....................................................................................................................1 In 3 notariskantoren vanaf 1 juni 2006? ...............................................................2 Voor welke bedrijven? ..........................................................................................2 Voorgeschiedenis?...............................................................................................2 Opstart in slechts 3 dagen ?.................................................................................2 VBO-appreciatie? .................................................................................................3
> Vervolg 2 van de memo van 23 juni 2006
In 3 notariskantoren vanaf 1 juni 2006? Vanaf 1 juni 2006 loopt dit systeem van elektronische gegevensuitwisseling proef in 3 notariskantoren. Het is de bedoeling dat dit in het najaar 2006 wordt uitgebreid naar 24 notariaten, om vervolgens een algemene elektronische opstartmogelijkheid voor alle Belgische notariaten (1200) te worden.
Voor welke bedrijven? In een eerste fase enkel voor oprichting van NV’s en BVBA’s en met tussenkomst (als oprichter, bestuurder,...) van Belgische natuurlijke of rechtspersonen. De uitbreiding van het project naar andere vennootschapsvormen en vennootschappen met een buitenlands element (oprichters, bestuurders,...met een buitenlands adres, ),zal in een volgende fase gebeuren. Ook statutenwijzigingen zullen momenteel nog volgens de klassieke “fysieke” weg (per post)moeten neergelegd worden: van notaris naar afdeling “akten” van de handelsgriffies (eventueel terug voor verbetering), en vervolgens vandaar naar de diensten van het Belgisch Staatsblad (waar een verkorte versie moet worden ingescand om het elektronisch te kunnen publiceren).
Voorgeschiedenis? - Reeds het federaal regeerakkoord van juli 2003 stelde als objectief om de administratieve afhandeling van het opstarten van een onderneming tegen 1 juli 2005 tot 3 dagen in te perken. - In de bijzonder ministerraad van 16 & 17 januari te Gembloux formuleerde de regering een eerste project die een veel eenvoudiger vorm van e-notariaat tegen de zomer van 2004 wou realiseren, nl door de notarissen via een webinterface rechtstreekse toegang te verlenen tot de KBO: dit project werd geen succes omdat het enerzijds zich beperkte tot het louter doorschuiven van het intikwerk in de KBO van de griffiers naar de notarissen, en anderzijds door technische en organisatorische problemen (cfr opstartproblemen KBO). - Het huidige en veel ambitieuzer hervormingsvoorstel e-Depot werd uitgewerkt in nauwe samenwerking met de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, waarbij men dus werkelijk wou komen tot een elektronische gegevensuitwisseling (in 2 richtingen ) tussen notaris en de officiële databanken en registers (=elektronische uitvoering van het ganse proces: neerlegging vennootschapsdossier, inschrijving KBO, publicatie B.S.).
Opstart in slechts 3 dagen ? Doordat de notariële tussenkomst nu gebaseerd is op elektronische input en output, kan de notariële procedure zélf verminderd worden van 9 dagen naar 1
> Vervolg 3 van de memo van 23 juni 2006
dag. Via e-Depot wordt ook de noodzakelijke tussenstop met soms tijdrovende controle bij de handelsgriffies (ingave in de KBO en databank vennootschapsakten) herleid van circa 15 dagen tot een virtueel elektronische real-time gebeurtenis. Eens het pilootproject zal leiden tot een algemene toepassing voor alle notariaten, en binnen de beperkte doelgroep van voor e-Depot in aanmerking komende bedrijven, kan men inderdaad terecht beweren dat de technischjuridische opstart van 26 dagen verder verminderd zal zijn tot slechts 3 dagen. Evenwel blijven uiteraard alle andere vergunningsprocedures onaangeroerd door dit e-Depot project: die vergunningssystemen en de daarvoor noodzakelijke termijnen, zullen de operationele opstart van nieuwe ondernemingen blijven vertragen (vb noodzakelijke registratie aannemer, voedselvergunning horeca, socio-economische vestigingswetgeving, enz…)
VBO-appreciatie? - Met dit project wordt inderdaad een voorgenomen objectief van de federale regering gerealiseerd: de juridisch-technische opstart kan nu veel sneller; Dit maakt de Belgische oprichtingsadministratie concurrentieel en zelfs Europese koploper. - De formeel-juridisch goedkeuring door de handelsgriffies die zich bovendien voltrok op basis van fysieke documenten en postverzendingen, wordt nu inderdaad afgeschaft: het elektronisch vennootschapsdossier of de zogenaamde “elektronische griffie” (e DAS) gebeurt nog wel in de schoot van Justitie en zijn handelsgriffies, maar gebeurt real-time, evenals de inschrijving in KBO (Economie) en de toekenning van het ondernemingsnummer; - Niet onbelangrijk is dat deze elektronische opstartprocedures geen meerkost voor de bedrijfsklanten van notarissen opleveren; - Next step moet de ambitie zijn om de aldus gecreëerde elektronische databank Justitie (e DAS) verdere meerwaarde voor de bedrijven te laten genereren op basis van het principe van de “unieke gegevensinzameling”: in de nabije toekomst moet de mogelijkheid worden geschapen dat bedrijven niet langer zélf allerlei uitreksels en kopies van hun statuten moeten opvragen en overmaken diverse overheidsinstanties die erom verzoeken. Deze overheden zouden immers zélf die elektronische statuten moeten kunnen opvragen, zonder de bedrijven in kwestie hiervoor te moeten lastig vallen.
Philip Verstraete KMO-coördinator VBO Lid Sturingscomité van de DAV (Dienst Administratieve Vereenvoudiging)
PERSBERICHT
Bedrijf starten in 3 dagen België snelste land om te starten in Europa Brussel, 19 juni 2006 – Op initiatief van staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging, Vincent Van Quickenborne, hebben de regering en de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat de duurtijd voor het starten van een onderneming ingekort tot 3 dagen. Dankzij het e-depot van de notarissen is wordt België koploper in Europa inzake snelheid om een bedrijf op te starten. In 2003 moest een starter nog een zware administratieve procedure doorlopen voor hij effectief met zijn onderneming kon starten. Volgens een internationaal rapport van de Wereldbank duurde het gemiddeld 56 dagen om een handelsvennootschap op te richten. Concreet betekende dit dat de starter volgende stappen moest doorlopen: 1. Bank: De starter stort het minimumkapitaal. Dit kostte de starter 1 dag. 2. Notaris: De starter richtte zich tot de notaris voor een papieren oprichtingsakte en papieren statuten. De starter moest 9 dagen wachten. 3. Griffie: Daarna begaf de starter zich naar de griffie van de rechtbank van koophandel. Deze fase duurde 15 dagen. 4. Kamer van Ambachten en Neringen: De starter ging met de oprichtingsakte langs bij de Kamer van Ambachten en Neringen. Hier werd gecontroleerd of de starter wel voldeed aan alle voorwaarden (kennis bedrijfsbeheer). Er waren hiervoor 19 dagen nodig. 5. Handelregister: Hier vroeg de starter zijn handelsregisternummer aan. Dit proces nam 4 dagen in beslag. 6. BTW-kantoor: Hier bekwam hij zijn BTW-nummer. De starter moest 7 dagen wachten. 7. Sociaal Verzekeringsfonds: De starter schreef zich hier in als sociaal verzekerde. Dit nam 1 dag in beslag. 8. Belgisch Staatsblad: Alle wettelijke stukken werden gepubliceerd. Sinds 1 juni 2006 is de startersprocedure drastisch vereenvoudigd. Voortaan kan een bedrijf opgestart worden in slechts 3 dagen. Via een elektronisch loket of ‘e-depot’ bij de notaris kunnen de gegevens die nodig zijn voor het opstarten van een bedrijf elektronisch worden uitgewisseld. Concreet: de notaris ondertekent elektronisch de expeditie van de vennootschapsakte (kopie) en verstuurd deze op elektronische wijze naar de verschillende databanken van de Griffie, de Kruispuntbank voor Ondernemingen en het Belgisch Staatsblad. Enkele minuten later ontvangt de notaris het ondernemingsnummer van de cliënt. Voortaan moet de starter dus nog maar 3 stappen in 3 dagen ondernemen: 1. Bank: De starter stort het minimumkapitaal. Dit kost de starter 1 dag. 2. Notaris: De starter richt zich tot de notaris voor een elektronische oprichtingsakte en de elektronische statuten en ontvangt het uniek ondernemingsnummer. Dit kost 1 dag. 3. Ondernemingsloket: De starter activeert het uniek ondernemingsnummer. Ook dit duurt maar 1 dag. De starter kan aan de slag.
Pagina 1 van 2
Hiermee wordt ons land het snelste land in Europa om een bedrijf op te starten. België
3 dagen
Denemarken Frankrijk Nederland Italië Finland Zweden Verenigd Koninkrijk Duitsland Ierland Oostenrijk Polen Griekenland Spain Portugal
5 dagen 8 dagen 11 dagen 13 dagen 14 dagen 16 dagen 18 dagen 24 dagen 24 dagen 29 dagen 31 dagen 38 dagen 47 dagen 54 dagen
Sinds 1 juni werden reeds een tiental bedrijven succesvol opgestart op 3 dagen tijd. Deze vereenvoudigde procedure kan momenteel in 3 notariskantoren. Het project wordt later uitgerold naar alle notariskantoren. Eerste Minister Guy Verhofstadt: ““Een onderneming moet kunnen starten in een minimum aan tijd en met een minimum aan procedures. Dit is cruciaal om het onze starters gemakkelijk te maken en om ons land aantrekkelijk te maken voor buitenlandse bedrijven.” Staatssecretaris Vincent Van Quickenborne: “België is nu het gemakkelijkste land in Europa om een zaak op te richten. In slechts drie dagen wordt uw bedrijf opgestart. Hiermee realiseren we Werk VII van de XII vooropgestelde projecten rond administratieve vereenvoudiging in het Regeerakkoord.” Voorzitter KFBN Pierre Nicaise: “Het notariaat speelt via E-Depot een actieve rol in het stimuleren van het ondernemerschap. Ondernemers zullen hierdoor immers veel sneller aan de slag kunnen gaan.” Voor meer informatie: Didier Seeuws Beleidscel van de Eerste Minister Tel. direct: 02-501 02 06 - GSM: 0473-64 09 35
[email protected] Bart Azare Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat Tel. direct: 02-505 08 14 - GSM: 0478-58 46 21
[email protected] Fien Cael Staatssecretariaat voor Administratieve Vereenvoudiging Tel. direct: 02-501 02 42 - GSM: 0498-44 89 62
[email protected]
Pagina 2 van 2
Bedrijf starten in drie dagen België makkelijkste land om te starten
19 juni 2006
Guy Verhofstadt, Eerste Minister Pierre Nicaise, voorzitter Koninklijke Federatie Belgische Notariaat (KFBN) Vincent Van Quickenborne, Staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging
La Belgique était un des plus mauvais élèves d'Europe
Bron: Worldbank, Doing Business 2004
De ondernemingsloketten brachten significante verbetering
Het e-notariaat brengt België in pole-position
Het aantal starters stijgt terug Starters eerste kwartaal
- 45 %
1988
2003
+ 30 %
2003
2006
E-Depôt
• L’e-notariat lancé en 2000 • Améliore le service rendu aux clients • Les 1200 études sont connectées (+de 7000 personnes)
E-Depôt 3 phases
1 extranet pour les études 2 partenariat externes privées (banques, éditeurs, banques de données privées)
3 partenariat avec les autorités et les administrations
E-Depôt
• pour un meilleur service aux entreprises: + rapide + de sécurité juridique
E-Depôt • Dans le contexte électronique, le notaire doit devenir une personne de confiance • Pas de sécurité juridique sans sécurité informatique
Demonstratie: handtekening
Demonstratie: e-depot
