Mediabeleidsplan gemeente Terneuzen Communicatie met pers en nieuwe media
Hoe de gemeente Terneuzen communiceert met de pers en nieuwe media is belangrijk in de wijze waarop doelgroepen kijken naar de gemeente en hoe zij informatie over gemeentelijke onderwerpen ontvangen. Waar lange tijd radio, krant en tv onomstreden de belangrijkste spelers in het medialandschap waren, komen er steeds meer digitale media bij. Dit mediabeleidsplan is bedoeld om de ontwikkelingen in kaart te brengen en om zowel afspraken als ontwikkelpunten te omschrijven. Gemeente Terneuzen, Team Bestuur, maart 2010
1
Inleiding Keuzes in een dynamische omgeving Hoe gaat de gemeente Terneuzen om met de dynamische pers en media? Wie is er bij betrokken en hoe is het georganiseerd? Welke spelregels hanteert de gemeente? Wie vormen eigenlijk de pers en media anno 2010? Waarop moet de gemeente zich voorbereiden? Hoe zorgt de gemeente ervoor dat ‘free publicity’ goed benut wordt? Allemaal onderdelen die in dit mediabeleidsplan van de gemeente Terneuzen worden beschreven. Aan de ene kant gaat het om afspraken, om houvast, maar in het beleidsplan worden ook actiepunten opgenomen om de communicatie met media te versnellen en om de media beter maar ook vaker te informeren. Kader en leeswijzer Het mediabeleid is gericht op de gehele gemeente Terneuzen. Dat wil zeggen op zowel het college van B&W als op de ambtelijke organisatie en indirect op de gemeenteraad. Uiteraard zijn de rollen van het college en de raad qua verantwoordelijkheden gescheiden hetgeen betekent dat de organisatieafspraken in beginsel geen betrekking hebben op de gemeenteraad. Het plan bestaat uit de volgende hoofdstukken: 1. Trendanalyse: het medialandschap anno 2010 en een blik in de (nabije) toekomst 2. Visie van de gemeente Terneuzen op communicatie met media 3. Organisatie van mediabeleid 4. Ontwikkelthema’s: welke acties wil de gemeente Terneuzen nemen? Bijlage: Persprotocol gemeente Terneuzen
2
Hoofdstuk 1 Trendanalyse: het medialandschap anno 2010 en in de (nabije) toekomst Het medialandschap is de laatste decennia en met name de laatste jaren drastisch veranderd. Veranderingen in media zijn van alle tijden, maar de snelheid waarmee de veranderingen plaatsvinden is wel nieuw. De media radio en tv hadden decennia nodig om binnen bereik van de gehele maatschappij te zijn, bij internet gaat dit vele malen sneller. Binnen de mediaveranderingen zijn diverse trends te onderscheiden die van belang zijn voor het mediabeleid van de gemeente Terneuzen. Deze zijn in willekeurige volgorde opgesomd en grotendeels gebaseerd op eigen ervaringen en verwachtingen van ambtenaren en bestuurders. 1. De dagbladen veranderen ingrijpend De regionale nieuwsvoorziening via de krant is veranderd en deze veranderingen zullen naar verwachtingen in de (nabije) toekomst verder doorgaan. De kern van de ontwikkelingen is dat de abonneeaantallen afnemen en daardoor of tegelijkertijd advertentieverkopen teruglopen. Dit betekent dat minder mensen (ook onder de doelgroepen van de gemeente Terneuzen) de krant in printvorm (zullen) lezen. Dit zegt overigens niet dat het krantennieuws niet via andere kanalen wordt ‘geconsumeerd’, zoals het internet of tabletcomputers (e-readers). Het gevolg is dat in de nieuwsvoorziening de onafhankelijke verslaggeving van het gemeentelijke beleid en besluitvorming anders is als vroeger, of in ieder geval op een andere manier wordt verslagen. De tendens is tot nu toe dat het nieuws nog steeds redelijk breed door de krant kan worden belicht, maar dat de vorm meer en meer verandert. Zo is er al sinds de invoering van de tabloidformaten zichtbaar minder ruimte voor achtergronden. Simpel gezien, is er minder ruimte om uitleg te geven en verantwoording af te leggen over het beleid dat de gemeente voert. 2. ‘Global village’ versus lokale nieuwsbehoefte Een trend die sterk wordt gevoed door het internet en de wereldwijde toegankelijkheid van dat web, is een ontwikkeling die een tegenstrijdige reactie oproept. Aan de ene kant maakt internet de wereld plat en klein. Zo kan een klein incident aan de andere kant van de wereld het nieuws beheersen, kan live worden aanschouwd hoe oorlog gevoerd wordt of is via mobieltjes binnen no-time verslag van een vliegtuigcrash mogelijk. Nieuws van de gehele wereld is binnen handbereik. Zonder of met zeer geringe vertraging. Het enorme aanbod van informatie van alle uithoeken van de wereld lijkt de interesse van mensen in het nieuws van de eigen stad, wijk, dorpskern, straat wel weer te vergroten. Deze tegenstrijdige reactie uit zich in de initiatieven van steeds meer lokale tv-zenders en ook huis-en-huisbladen (maar ook internet) die zich veel specifieker op het lokale nieuws richten.
Waar vroeger wereldnieuws na dagen pas bekend was, en daardoor ook veel geruchten de ronde deden, is nu via internet (bijna) alles live te volgen.
3
3. Kloof in mediagebruikers De ontwikkelingen in het mediagebruik resulteren in een versplintering van mediagebruikers. Waar voorheen, grofweg tot het moment dat het digitale nieuwsaanbod een vlucht nam, enkele basale kanalen waren te onderscheiden waar grote groepen mensen intensief gebruik van maakten, verandert dat steeds sterker. Neem bijvoorbeeld de krant: voorheen bereikte een groot artikel vrijwel zeker een grote meerderheid van de inwoners, nu is dat niet meer zo. Hetzelfde geldt ook meer en meer voor tv. Door het uitgebreide aanbod, heeft nieuws op een van de zenders niet automatisch een groot bereik. Naast de versplintering die komt door het meer gevarieerde media-aanbod, heeft het aan de andere kant te maken met de manier waarop gebruikers media gebruiken. De kloof is groot tussen aan de ene kant een vooruitstrevende ‘nieuwe’ mediaconsument met internet en live-tv op zijn nieuwste mobiel en aan de andere kant een consument die de krant dagelijks leest voor zijn nieuws en internet niet of nauwelijks voor nieuws gebruikt. 4. Burgerjournalistiek (‘civil journalism’) De organisatie van de media is lange tijd voor een groot deel voorbehouden geweest aan organisaties die via tv, radio en krant het nieuws brengen. Journalisten, redacteuren en verslaggevers brengen en duiden via die weg op een zo objectief mogelijke manier het nieuws. Het nieuws zelf werd en wordt nog steeds voor een groot deel door persbureaus verzameld en verspreid naar georganiseerde media. Zo kan het zijn dat het ANP een bericht schrijft over een nieuwswaardig besluit in de gemeenteraad van Terneuzen en dat dit bericht daarna in vrijwel alle kranten en nieuwskanalen met dezelfde strekking opduikt. Een fenomeen dat de laatste jaren steeds sterker wordt is de zogenaamde ‘civil journalism’, of ‘burgerjournalistiek’. Door internet en doordat met een mobieltje iedereen zo’n beetje altijd een camera in zijn binnenzak heeft, kan iedereen journalist zijn als hij dat wil. Via een eigen weblog kan een persoon een eigen nieuwskanaal organiseren. Zonder redactie, gebouw, hoge kosten en ook zonder journalistiek ethische ‘beperkingen’. Naast deze nieuwe nieuwskanalen is een andere Bij aanslagen in London werden duizenden foto’s en video’s door burgers ingestuurd trend dat ‘traditionele’ media steeds meer en en verspreid vaker gebruik maken van burgers die het nieuws brengen via beeld en reactie of duiden met commentaar. Denk aan de vliegtuigcrash bij Schiphol in 2009, waar meteen beeld en commentaar gegeven werd via de mobiele telefoon door voorbijgangers. Ook bij ander nieuws wordt steeds meer het commentaar via ‘straatinterviews’ betrokken, bij SBS 6 (Hart van Nederland) misschien het sterkst, maar dezelfde ontwikkeling is bij de NOS waarneembaar. Bij regionale media is dezelfde trend te zien. Waar voorheen autoriteiten (zoals het gemeentebestuur) vaak haar eigen nieuws konden duiden en voor bestuurlijk commentaar op de voorgrond traden, komt meer en meer de burger (en zijn mening) centraal te staan in het nieuws. 5. Concurrentie en mediahypes Door de eerder genoemde ontwikkelingen in het medialandschap (druk op kosten/inkomsten, meer mediakanalen en aanbieders) is de concurrentie ten opzichte van enkele jaren geleden
4
zeer sterk toegenomen. Hoewel dit effect regionaal of lokaal (nog) niet sterk merkbaar is, is de landelijke tendens wel van invloed op de manier waarop met nieuws wordt omgegaan. Een belangrijke trend die mede door mediaconcurrentie wordt vergroot is het fenomeen ‘mediahype’. Nieuws kan via een hevige golf (hype) in een klap via talloze kanalen aandacht krijgen, media wedijveren om het beste of spraakmakendste nieuws en dat zorgt voor een nieuwssneeuwbal die ook weer kort erna als sneeuw voor de zon kan verdwijnen. Hypes kunnen ‘aangestoken’ worden door allerlei opvallende nieuwsfeiten, waar de gemeente ook bij betrokken kan zijn. 6. Sociale netwerken en web 2.0 Het internet zoals het de laatste decennia vorm heeft gekregen, kent grote veranderingen en deze zullen de komende tijd - zo wordt alom voorspeld - verder vorm krijgen. De veranderingen worden samengevat onder de benaming ‘web 2.0’. Voor het mediabeleid van de gemeente Terneuzen is dit een zeer belangrijke ontwikkeling omdat dit manier waarop consumenten met nieuws omgaan en hoe zij informatie over de gemeente ‘tot zich krijgen’ of ‘gebruiken’ verder zal doen veranderen. In het kort komt het erop neer dat sociale media steeds belangrijker worden bij het internetgebruik. Neem Hyves, Twitter, Facebook en LinkedIn. Dit zijn geen websites, maar digitale sociale netwerken waarbij mensen met elkaar in contact staan. Het is zo mogelijk om te zien waar iemand mee bezig is en wat hij vindt. Vanuit het mediabeleid is het van belang om te erkennen dat deze ontwikkeling voor de gemeente van belang is. Dat het belangrijk is, is vooral een gevolg van het feit dat mensen nieuws van hun digitale ‘vrienden’ hoog waarderen en dat dit een extra kanaal is dat een belangrijke plek inneemt. Neem bijvoorbeeld een mening van een ‘vriend’ over een hotel, daar hecht iemand veel meer belang aan dan wat de site van het hotel er zelf over zegt. Hetzelfde mechanisme zal op het gemeentelijk beleid toepasbaar zijn. Het is misschien niet meer dan het ouderwetse ‘gesprek op de hoek van de straat’ of ‘mond-op-mondreclame’, met het verschil dat een nieuwtje nu razendsnel en direct met het gehele netwerk en indirect met de gehele (digitale) wereld gedeeld kan worden. Uiteraard kan een bepaalde mening, roddel of nieuwtje vervolgens weer de traditionele media beïnvloeden die naar aanleiding van dit soort informatie hun berichtgeving kunnen richten op zo’n bron. 7. Beeld en geluid versus tekst Nieuws via tekst is al sinds jaar en dag (sinds het begin van de boekdrukkunst) de belangrijkste ‘pijler’ in de nieuwsvoorziening. Tv en radio waren de pijlers die er later bijkwamen en een belangrijke plek hebben ingenomen. Waar internet oorspronkelijk weer een extra pijler was die er bijkwam, heeft de gratis/goedkope, snelle digitale toegang tot vrijwel alle media een ingrijpende vermenging van media tot gevolg. Radio is via internet te beluisteren, de krant plaatst video’s (op internet) bij het nieuws, door de media georganiseerd onderzoekjes en polls (tekstueel via internet) worden als nieuws gebracht op tv (bijvoorbeeld Omroep Zeeland). In het algemeen is er een ontwikkeling die ervoor zorgt dat nieuws steeds vaker met beeld en geluid wordt gebracht of in ieder geval wordt ondersteund. Zie als voorbeeld de meeste dagbladen die veel meer foto’s (sinds enkele jaren in kleur) bevatten en steeds vaker complexe verhalen uitleggen via afbeeldingen, tekeningen en grafieken (infographics). Dit is een ontwikkeling die ervoor zorgt dat beeld en geluid meer en meer onmisbaar worden om nieuws via de media te ondersteunen. Nieuws moet kort, bondig en beeldend zijn, teksten (en vooral lange teksten) hebben veel minder impact in het overbrengen van informatie.
5
8. ‘Geenstijljournalistiek’ en ‘reaguurders’ Naast de genoemde ontwikkelingen van internetmedia en scherpere concurrentie, is een nieuwe journalistieke tak van sport ontstaan. Voorbeelden zijn nieuwssite Geenstijl en journalisten De Jakhalzen (onderdeel van programma De Wereld Draait Door). Waar ‘overvaljournalistiek’ geen nieuw fenomeen is (zoals voorheen in programma Breekijzer) is de invalshoek van Geenstijl niet zozeer gericht op informatieve doelen of het brengen van nieuws. Het gaat vooral om entertainment vanuit een cynische, satirische en kritische invalshoek. Het doel is vooral een opvallend verhaal neer te zetten en hierbij worden mensen, organisaties en politiek vaak kritisch benaderd. Hetzelfde fenomeen of dezelfde tendens uit zich ook in het reageren op websites. Daarbij zijn sommige ‘reaguurders’ uit op het frustreren van internetdiscussies en het uiten van kritiek op organisaties, politiek en overheden. Dit is sowieso in de lijn met het mondiger worden van burger. Zo kan een artikel op de website van de PZC nog zo genuanceerd zijn, maar door allerlei anonieme persoonlijke (gekleurde) reacties die erbij worden geplaatst komt het bericht in een ander (vaak subjectief) daglicht te staan. Geenstijl-verslaggever Rutger interviewt oud-minister Vogelaar
Samengevat Het medialandschap is veranderd en zal dat naar verwachting met hoge snelheid blijven doen. Opvallende ontwikkelingen zijn dat media steeds meer vermengen. Het is tegenstrijdig dat de wereld via de media almaar kleiner wordt, en tegelijkertijd de behoefte aan het kleine nieuws van dichtbij lijkt toe te nemen. Het aantal media groeit, maar tevens wordt de kloof tussen de consument die vooraan loopt met een internetmobieltje en die consument die meer achteraan komt (internet niet gebruiken of slechts als extraatje) groter. De mediawereld is niet meer overzichtelijk via een handvol grote kanalen in te delen, de nieuwe mediawereld kenmerkt zich door een chaotische, complexe structuur. De belangrijkste trend is dat de doelgroepen van de gemeente anders met informatie en communicatie omgaan. Dat vraagt om een communicatiewijze die daarbij past om zo letterlijk en figuurlijk ‘in beeld te blijven’. En het vraagt om een communicatiebenadering van de media via vele verschillende kanalen.
6
Hoofdstuk 2 Visie van de gemeente op communicatie met media Omgaan met pers en media begint bij de gemeente zelf. Want bij beeldvorming en bij het informeren van externe partijen gaat het er ten eerste om wat onze eigen doelen zijn. Wat willen wij bereiken en wat zijn onze kaders? Het mediabeleid van de gemeente Terneuzen kent als vertrekpunt de principes die zijn omschreven in het communicatiebeleid ‘Terneuzen doeltreffend in kleur’ (2008). Uitgangspunt en hoofddoelen In het communicatiebeleidsplan is het uitgangspunt opgenomen dat de rode lijn is: De gemeente hanteert een pro-actieve en professionele persbenadering. In het communicatiebeleid staan daarnaast de volgende hoofddoelen voor communicatie vermeld: Imago: Terneuzen is dynamisch, ruimte voor werk, ruimte voor leven Beeldvorming: Terneuzen heeft een veilige leefomgeving Draagvlak: Terneuzen is een vraaggerichte organisatie Communicatiehouding: Terneuzen is eerlijk, transparant en open Arbeidsmarktcommunicatie: Terneuzen is een aantrekkelijke werkgever In mediabenadering dient niet voorbij te worden gegaan aan doelen met betrekking tot imago, beeldvorming en arbeidsmarktcommunicatie, maar met name de doelen omtrent draagvlak en communicatiehouding zijn belangrijk. Die doelen zijn van directe invloed op de wijze waarop de gemeente communiceert. Uitgaande van deze doelen kan een vertaling gemaakt worden naar mediacontacten, hetgeen resulteert in een algemene mediavisie of hoofddoel voor de gemeente Terneuzen. Hoofddoel in mediacontacten: De gemeente Terneuzen gaat op een pro-actieve en professionele wijze om met pers en nieuwe media. De gemeente heeft daarbij een eerlijke, transparante en open communicatiehouding. En de gemeente is snel en pro-actief als het om mediacontacten gaat. Samengevat komt het neer op communicatie die juist, tijdig en volledig is. In mediacontacten is de gemeente zich ervan bewust dat media een belangrijk communicatiekanaal vormen naar een of meerdere doelgroepen.
7
Hoofdstuk 3 Organisatie van communicatie met de media Communicatie begint bij organisatie. Zeker als het om communicatie met en naar media betreft. Zeker omdat media (zowel nieuwe als traditionele) per definitie onafhankelijk zijn en zich als zodanig opstellen en profileren, is het van belang om bij de communicatie die de gemeentelijke organisatie zelf kan organiseren zoveel mogelijk informatie in goede banen te leiden. Dat in goede banen leiden betekent dat informatie via de juiste kanalen bij de juiste personen of groepen terechtkomt en dat dit tot het gewenste communicatiedoel leidt. Mediaspil in organisatie: woordvoerders en contactpersonen De gemeente is aanspreekbaar voor de gemeente en ‘geen commentaar’ komt dan ook niet voor. De media kan altijd een antwoord verwachten, al is het maar uitleg over het proces en waarom inhoudelijk (nog) niks verklaard kan worden. Bij de gemeente Terneuzen zijn allereerst de collegeleden woordvoerders namens de gemeente, ook bij mediacontacten. Zij vormen als het ware samen het gezicht van de gemeente in de media en zijn vaak de meest aangewezen persoon om in de media het beleid uit te leggen, kritiek te weerleggen of discussie aan te gaan. Daarnaast zijn de communicatieadviseurs (team Bestuur) bij de gemeente Terneuzen aangewezen als perswoordvoerders. Zij zijn bevoegd om de media te woord staan namens de organisatie of namens burgemeester en wethouders. Als organisatieafspraak geldt dat de contacten met de pers verlopen via de perswoordvoerders. Zij zijn in principe het eerste aanspreekpunt als er mediavragen aan ambtenaren of collegeleden gesteld worden. Dit betekent dat vragen en interviewverzoeken van media via hen binnenkomen. De afspraken voor de organisatie over hoe om te gaan met vragen van media zijn vastgelegd in een het protocol voor omgang pers en nieuwe media. (Het protocol is als bijlage bij dit plan gevoegd.) Uniformiteit in communicatie; spreken met een mond Duidelijk communiceren, betekent dat de gemeente geen tegenstrijdige boodschappen communiceert. Eenduidigheid is dan ook een van de uitgangspunten in de organisatie van mediacontacten. Dit vraagt om afstemming, voorbereiding en overleg over mediacontacten. Crisiscommunicatie Communicatie met de media in crisissituaties vormt een buitengewone voorbereiding en organisatie. Dit is vastgelegd in het rampenplan van de gemeente Terneuzen. De verantwoordelijkheid voor het communicatieproces bij rampbestrijding ligt in handen van de burgemeester. Een belangrijke afspraak die voor calamiteiten geldt is dat het actiecentrum Communicatie bevoegd is om informatie aan de media te verstrekken over het
8
proces van de rampbestrijding. Dit betekent dat er snel gecommuniceerd kan worden over procesmatige onderwerpen als: waar mensen naartoe kunnen bellen of een beleidsteam al is samengekomen etc. Zo kan de gemeente vanaf het eerste moment informatie bieden. Als het gaat om woordvoering en informatie over bestuurlijke keuzes in de rampbestrijding dient dat door of na afstemming met de burgemeester te worden gecommuniceerd. Beeldvorming en imago vanuit integrale mediabenadering Het imago van en de beeldvorming over de gemeente Terneuzen ontstaat voor een belangrijk gedeelte via en door media-aandacht. Het is essentieel dat gegeven te erkennen en daar bij het organiseren, informeren en communiceren in relatie tot de media bewust van te zijn. Die effecten zijn gemeentebreed. Dat betekent dat een goed media-optreden of een positieve mediabijdrage niet alleen effect heeft op het thema zelf, maar ook ‘afstraalt’ op de gehele gemeente. Andersom, bij negatief nieuws, is hetzelfde effect aanwezig. Samenwerking van meerdere vakdisciplines Mediacontacten vragen om een goede en snelle samenwerking tussen vele afdelingen binnen de gemeente onderling en het bestuur. De spilfunctie daarin vormen de communicatieadviseurs van het Team Bestuur. Vaak komt de benodigde vakinhoudelijke informatie bij vragen door de media via vakafdelingen of teams. Media kunnen vaak niet (of niet lang) wachten; vaak gaat het om informatie die direct nodig is. De kwaliteit en snelheid van samenwerking is daardoor een speerpunt binnen de organisatie van het mediabeleid en de kwaliteit die op dit terrein behaald wordt. Professionele mediabenadering Omgaan met de media is een specifieke vakdiscipline, waarbinnen allerlei deeldisciplines te onderscheiden zijn (interviews, crisiswoordvoering, omgaan met nieuwe media). Dit vraagt om een deskundige en professionele benadering waarbij de gemeente Terneuzen waarde hecht aan een goede opleiding en regelmatige training van iedereen die direct met de media te maken heeft of krijgt. Media als integraal onderdeel van besluitvorming Om pro-actief te kunnen handelen naar media is het nodig om voorbereid te zijn. Door voorbereiding kan sneller, zorgvuldiger en daardoor beter worden gecommuniceerd naar de media. Dit betekent dat communicatie in het algemeen, maar daarbij media in het bijzonder, een integraal onderdeel is van de bedrijfsvoering en besluitvorming. Informatievoorziening naar media: ‘nieuwsvoorziening’ De vorm waarin en intensiviteit waarmee de gemeente media informeert, is van groot belang bij hoe haar activiteiten in media voorkomen en worden behandeld. Daarom dient nieuws, of dit nu positief is voor de gemeente of niet, zo snel mogelijk ontsloten te worden. Het belang van de gemeente is namelijk om haar doelgroepen snel te informeren. Door zelf ‘met het nieuws naar buiten te treden’ is de gemeente meer in de mogelijkheid om dan ook direct goede uitleg, duiding en verantwoording bij het nieuws te kunnen geven. Informatieverzameling uit media: ‘nieuwsvergaring’ Om te anticiperen op wat er in de media gezegd wordt, gecommuniceerd wordt en bediscussieerd wordt, is het nodig om als gemeentelijke organisatie te weten wat er in de verschillende media gebeurt. Door de versplintering van communicatiekanalen houdt dit niet (meer) op bij het analyseren van kranten, tv en radio. Internetblogs, forumsites en sociale media als Twitter en Hyves vormen eveneens belangrijke informatiebronnen.
9
Technische ondersteuning Meer en meer wordt de techniek cruciaal in zowel nieuwsvoorziening als nieuwsvergaring. Het is nodig om ruimte te bieden aan technische ondersteuning van de gemeentelijke organisatie en daardoor brede toegang tot het internet en andere nieuwe media te verschaffen. Ook geldt dat het van belang is om de gemeente op gebied van audiovisuele ondersteuning kwalitatief goed uit te rusten. Relatiebeheer met media Naast informatievoorziening en een open, transparante houding, is een goede verstandhouding met de belangrijkste media een essentieel onderdeel van het mediabeleid van de gemeente. Het beheer, uitbreiden en continue verbeteren van het medianetwerk waar de gemeente zich toe verhoudt, is dan ook een uitgangspunt. Onderzoek en evaluatie Binnen het communicatiebeleid van de gemeente neemt onderzoek en evaluatie een centrale plek in. Daarom is het van belang om met regelmaat in het algemeen onderzoek te doen naar beeldvorming in de media. Hoe komt de gemeente Terneuzen naar voren en op welke thema’s wordt het meest aandacht besteed? Aan de andere kant is het essentieel om te onderzoeken hoe de gemeente in specifieke dossiers in de media wordt belicht.
10
Hoofdstuk 4 Ontwikkelthema’s met betrekking tot de media In de vorige hoofdstukken is behandeld welke ontwikkelingen met betrekking tot media belangrijk zijn, welke algemene visie de gemeente heeft op communicatie en op welke wijze de gemeente een goed mediabeleid in de organisatie heeft verankerd. Naast die algemene visie en organisatiebrede afspraken, zijn er acties die de gemeente wil doorvoeren ten behoeve van het mediabeleid. Dit zijn ontwikkelpunten op korte en middellange termijn om er zorg voor te dragen dat de prestaties op het vlak van pers en (nieuwe) media zich positief blijven ontwikkelen. De ontwikkelpunten zijn geclusterd rond thema’s. Thema 1: nieuwsvoorziening; stroomlijning en -versnelling van nieuws Snelle en eenduidige informatie is belangrijk in de communicatie met de media. De gemeente zet zich in om verbeteringen en versnellingen aan te brengen. Met name in de (voorbereiding van) communicatie over besluiten van het college en gemeenteraad kunnen verbeteringen worden doorgevoerd. Doel: informatievoorziening over college- en raadsbesluiten naar media verbeteren en versnellen. Actiepunt: werkafspraken uitwerken met gemeentesecretaris en griffier. Planning implementatie: tweede helft 2010. Thema 2: nieuwsvergaring; de ‘buitenwereld’ binnen de organisatie zichtbaar maken De buitenwereld is voor de gemeentelijke organisatie belangrijk. Bij media gaat het niet alleen om zenden, maar juist ook om ontvangen, om signalering. Steeds meer sociaal informatieverkeer speelt zich af via nieuwe media. Het is belangrijk dat zowel communicatieadviseurs als vakambtenaren weten waar discussie over gemeentelijke onderwerpen plaatsvindt en hoe die informatie kan worden benut. Doel: zicht hebben op relevante discussie in (nieuwe) media Actiepunt: adviezen en voorlichting van de communicatieadviseurs (in nauw overleg met team ICT) aan de verschillende teams van de gemeente. Thema 3: mediatraining en opleiding Het omgaan met pers en nieuwe media is een vak apart dat speciale vaardigheden vereist. Het is in het belang van de gemeente dat de communicatieadviseurs en collegeleden regelmatig deze vaardigheden trainen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op mediagebied. Doel: waarborgen professionele omgang met de media Actiepunt: bij aanvang van iedere collegeperiode een mediatraining organiseren voor communicatieadviseurs en collegeleden (opleidingbudget P&O) en deze desgewenst (bijvoorbeeld om het jaar) herhalen. (Advies voor bijvoorbeeld training- en voorlichtingsmogelijkheden m.b.t. media-ontwikkelingen kan door raadsleden via de raadsgriffier worden ingewonnen.) Planning/implementatie: medio 2010.
11
Thema 4: participatie aan nieuwe media en sociale media Twitter, Hyves, LinkedIn en allerlei andere nieuwe zogeheten sociale media groeien snel in gebruik. De gemeente Terneuzen kan als moderne organisatie deze middelen aanwenden en inzetten. Vaak gaat het bij dit soort media om de communicatie van een persoon, dat kunnen bestuurders of ambtenaren zijn. Daarbij worden privé en zakelijke communicatie meer en meer met elkaar vermengd. Daar zijn logischerwijs goede afspraken voor nodig. Deze afspraken dienen apart te worden beschreven in een handreiking nieuwe en sociale media. Dit zal een aanvulling zijn op het persprotocol en is bedoeld om kaders vast te leggen voor gebruik van deze nieuwe vormen van communicatie. Doel: gebruik maken van sociale media via organisatiebrede afspraken Actiepunt: afspraken beschrijven (voorbereiding team Bestuur in overleg met ICT/P&O/Wijkcontacten) in een ‘handreiking nieuwe en sociale media’ en vast laten stellen door het college. Daarnaast de mogelijkheden van het inzetten van nieuwe en sociale media laten verkennen door de communicatieadviseurs van het team Bestuur. Planning implementatie van handreiking: begin 2011. Thema 5: relatie met media De relatie met de media is voor de gemeente Terneuzen belangrijk. Met lokale verslaggevers zijn intensieve contacten, maar ook met media en redacteuren die minder vaak met Terneuzen te maken hebben is een goede verstandhouding van belang. Temeer om zo een evenwichtige verslaggeving te bevorderen. Daarom zou het goed zijn om pro-actief met enige regelmaat een bijeenkomst (bijvoorbeeld rond een algemeen thema) te organiseren met bestuurders, communicatieadviseurs en vertegenwoordigers van diverse media. Doel: verbeteren/verbreden relaties met media Actiepunt: Organisatie van ‘relatiebijeenkomst’ voor gemeente met pers, in eerste instantie in de vorm van een eenmalige proef. Planning implementatie: medio 2010. Thema 6: techniek en audiovisuele middelen De toegankelijkheid van nieuwe media wordt sterk bepaald door welke technische mogelijkheden er zijn om zelf de nieuwe media te volgen en om deze in te zetten. Hier zijn bijvoorbeeld de beschikbaarheid van geluid en beeld via pc’s belangrijk, maar ook de beschikbaarheid over film/videoapparatuur voor de gemeentelijke organisatie. Doel: toegankelijkheid nieuws vergroten via beeld en geluid Actiepunt: aanschaf van audiovisuele middelen om de communicatie van de gemeente naar diverse nieuwe media verder uit te breiden als het gaat om video en audio. Kosten kunnen worden gedekt uit reeds beschikbaar communicatiebudget voor voorlichting bij rampbestrijding (omdat communicatiemiddelen ook daarvoor nodig zijn). Implementatie: 2010
12
Slotwoord Het medialandschap verandert razendsnel en de manier waarop burgers, bedrijven, bezoekers en medewerkers met media omgaan verandert misschien nog wel sneller. Dit vraagt om een actieve houding van de gemeente Terneuzen. Overzicht hebben op de mogelijkheden, experimenteren waar nodig is en ook vooral aandacht hebben voor het inzetten van meerdere kanalen in één keer. Bij het benaderen van of reageren naar media gaat het niet om die media zelf. De gemeente heeft oog voor diegenen die via die media worden bereikt. Al die kijkers, luisteraars, lezers en internetters willen wij met behulp van de media zo juist, tijdig en volledig mogelijk informeren. Want daar gaat het uiteindelijk om en daar is het mediabeleid van Terneuzen dan ook op gericht.
13
