Media Portal Web Service Desk Management

Dalam penerapan Service Desk Management di PT. Angkasa Pura I (Persro), User/Requester melakukan permintaan komplain terhadap layanan TI Perusahaan melalui 3 media, yaitu; 1. Media Portal web Service Desk Management 2. Media e-Mail Service Desk Management 3. Media Hotline Call: Nomor Selular yang telah ditentukan atau Nomor Telepon Ekstensi yang telah disepakati diKantor Pusat dan disetiap cabang untuk sentral komplain Service Desk Management. Media Portal Web Service Desk Management Melalui media ini, USER harus menggunakan browser pada komputer untuk akses ke media ini dengan cara: buka browser internet yang ada dikomputer, kemudian ketik http://sdp.angkasapura1.co.id atau sdp.angkasapura1.co.id, kemudian tekan ENTER pada isian alamat dalam browser yang digunakan (Moozilla Firefox, Google Chrome, Opera, dll.) Setelah USER ketik alamat diatas dan tekan ENTER, maka akan tampil jendela pada layar komputer seperti gambar dibawah ini.

Information Technology Group IT Operation Department Lat Revision: 30 Maret 2015

Untuk masuk kedalam sistem ‘Service Desk Management’, USER harus login kedalam sistem dengan cara; Ketik NIP User pada isian ‘username’ dan ketik password USER dalam isian ‘password’. Setelah berhasil login ke sistem, akan ditampilkan jendela menu seperti gambar dibawah ini.

Tab menu ‘HOME’ Didalam menu utama (home) dari sistem ini, ditampilkan informasi yang berkaitan dengan status penjelasan dari permintaan komplain, popular solution. Status penjelasan Permintaan Komplain; - Pending > Permintaan dalam status ‘tunda’. - Awaiting Approval > Permintaan yang menunggu adanya persetujuan. - Waiting Update > Status menunggu update dari komplain yang diminta oleh USER. Popular Solution; Solusi-solusi dari komplain yang telah disetujui untuk diinformasikan kepada USER sebagai pengetahuan untuk solusi jika terjadi permasalahan yang sama dikemudian hari. USER bisa belajar untuk dapat mengatasi permasalahan yang sama didalam menu solution yang disediakan oleh sistem dengan cara mengetik kata-kunci didalam isian pencarian solusi. Information Technology Group IT Operation Department Lat Revision: 30 Maret 2015

Tab Menu ‘Request’ Didalam tab menu Request, ditampilkan list dari setiap permintaan komplain yang dilakukan oleh USER.

Untuk melakukan permintaan baru dalam komplain, USER dapat lakukan dengan cara klik tombol ‘New Issue’. Setelah di KLIK tombol tersebut akan timbul jendela menu seperti gambar dibawah ini.


Ketik dalam isian ‘Subject’ yang merupakan kata-kunci dalam komplain. Pilih katagori komplain, kemudian pilih sub Katogori dari komplain yang telah disediakn oleh sistem. Untuk penjelasan detail dari komplain dapat diketik pada isian ‘description’. Jika ada penjelasan yang membutuhkan lampiran dari komplain, USER dapat melampirkan file-file pendukung komplain dengan cara KLIK tombol ‘Attach File’. Setelah cukup jelas dan detail dalam melakukan permintaan komplain, USER dapat melakukan KLIK pada tombol ‘Add Request’ untuk mengakhiri suatu permintaan komplain didalam sistem. Pada jendela menu dibawah ini, menjelaskan pilihan-pilihan katagori komplain yang harus dipilih oleh USER.

Katagori komplain dibagi menjadi beberapa bagian besar; - ERP > Segala komplain yag berkaitan dengan pengoperasian Enterprise Resouce Planing (ERP). - Jaringan (network) > Komplain yang berkaitan dengan kinerja jaringan - Perangkat Keras (Hardware) > Komplain yang berkaitan dengan kinerja perangkat-perangkat keras. - Perangkat Lunak (Software dan Aplikasi Legacy) > Komplain yang berkaitan dengan perangkat lunak (sistem operasi, Paket Office, SIMPERS, POSS, PSC On Ticket System, Parking System, dll.) - Planning dan Policy > Komplain yang berkaitan dengan IT Master plan, RKA TI, kebijakan-kebijakan TI, Prosedur Mutu (SOP) TI, dll. Information Technology Group IT Operation Department Lat Revision: 30 Maret 2015

Setelah USER memilih Katagori yang disediakan sistem, maka pemilihan sub Katagori yang lebih detail akan disesuaikan oleh sistem. Caranya KLIK pada menu ‘Sub Catagories’ untuk menentukan turunan komplain yang lebih detail dari ‘catagory’.

Gambar dibawah ini menjelaskan pemilihan konten ‘Sub Catagory’ akan menyesuaikan setelah pemilihan Catagory Komplain dipilih.

Setelah isian dalam Subject diisi oleh USER dan penjelasan dalam area ‘Description’, maka setelah lengkap dalam permintaan komplain, USER dapat mengakhiri permintaan cara KLIK tombol ‘Add Request’ seperti dijelaskan dalam ini.

secara detail diisi pengisian untuk komplain dengan gambar dibawah


Jika ingin melihat komplain yang telah dilakukan oleh USER dalam bentuk daftar (list), KLIK tab menu ‘Request’. Gambar dibawah ini menjelaskan tampilan dari sistem untuk menampilkan daftar (list) dari setiap permintaan komplain pada tab menu ‘Request’


Request Catalogue Pilihan ini dilakukan jika ada permintaan yang sifatnya bukan insiden tapi permintaan layanan terhadap layanan TI Perusahan yang telah ditentukan didalam sistem. Pilihan layanan dalam catalog antara lain sebagai berikut; - Jaringan > permintaan layanan yang berkaitan dengan jaringan - Perangkat Keras > permintaan layanan yang berkaitan dengan perangkat keras. - Perangkat Lunak > permintaan layanan yang berkaitan dengan perangkat lunak (sistem operasi maupun aplikasi legacy, paket office, dll.) - New Issue > permintaan layanan yang tidak termasuk dalam katagori layanan yang telah ditentukan oleh sistem dapat dilakukan melalui pilihan ini. Gambar dibawah ini menjelaskan pilihan-pilihan dalam menu ‘request Catalog’ yang dapat dipilih langsung oleh USER.


Gambar dibawah ini merupakan contoh penjelasan terhadap semua isian yang harus diketik dan dipilih oleh USER dalam melakukan permintaan layanan didalam sistem.

Setelah isian permintaan layanan dilengkapi, USER dapat melakukan posting terhadap permintaan layanan dengan cara KLIK tombol ‘Add Request’. Setelah KLIK tombol ‘Add Request’ maka sistem akan kembali pada menu daftar (list), seperti gambar dibawah ini. Information Technology Group IT Operation Department Lat Revision: 30 Maret 2015

Tab Menu ‘Solution’ Didalam menu ini, USER dapat menggunakan fasilitas ini sebagai pembelajaran untuk mendapatkan solusi terhadap permasalahan yang sama. Didalam menu Solution ini diinformasikan setiap solusi yang telah disetujui untuk ditampilkan dalam menu ini. Dengan adanya menu ‘Solution’ diharapkan USER dapat menggunakan solusi ini untuk dikerjakan sendiri tanpa melakukan permintaan komplain.


Tab Menu ‘My Detail’ Didalam tab menu ini, merupakan form isian yang harus dilengkapi oleh USER untuk mempermudah koordinasi, sebagai informasi lengkap identitas USER didalam sistem. Untuk menyimpan informasi tambahan tersebut, KLIK tombol ‘Update Details’ jika informasi-informasi USER telah dilengkapi (informasi Nomor HP, Telepon Kantor, Jabatan USER, dll.) Informasi-informasi dalam tab menu ‘My Details’ dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.


Untuk kembali ke menu utama, KLIK pada tab menu ‘Home’ pada tampilan jendela sistem.

Jika USER telah melakukan permintaan komplain atau permintaan layanan sistem, USER dapat keluar dari sistem dengan cara KLIK ‘Logout’. Jendela ‘Login’ akan ditampilkan setelah USER keluar dari sistem seperti gambar dibawah ini.


Media e-Mail Service Desk Management Media ke 2 yang digunakan dalam penerapan Service Desk Management di PT. Angkasa Pura I (Persero) adalah Media E-Mail Korporat yang dikhususkan untuk Service Desk Management yaitu alamat email: [email protected]. USER dapat melakukan permintaan komplain melalui media email korporat sesuai identitas alamat email USER sebagai USER Perusahaan yang disediakan dalam layanan TI Perusahaan. Caranya melakukan permintaan komplain maupun permintaan layanan TI dalam Serice Dsk Management, ketik alamat email korporat perusahaan yang telah ditentukan didalam area isian alamat dalam browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera,dll.), yaitu: http://mail.angkasapura1.co.id Setelah ketik alamat tersebut, maka akan tampil jendela email korporat PT. Angkasa Pura I (Persero) seperti gambar dibawah ini.

Ketik identitas alamat email USER pada isian ‘Email Address’, kemudian isi password email USER dalam isian ‘Password’ pada halaman utama email Information Technology Group IT Operation Department Lat Revision: 30 Maret 2015

korporat. Setelah itu KLIK tombol ‘Sign In’ untuk proses masuk kedalam email korporat perusahaan. Setelah proses login ke email korporat berhasil dilakukan, maka akan tampil jendela menu email korporat seperti gambar dibawah ini.

KLIK tombol ‘New’ untuk membuat email baru, ketik dalam isian ‘To:’ [email protected] kemudian ketik kata-kunci dalam isian ‘Subject:’. Didalam isian konten email, USER dapat menjelaskan secara detail komplain terhadap layanan TI Perusahaan, untuk memudahkan petugas ServiceDesk dan teknisi mengetahui permasalahan yang terjadi kaitan komplain tersebut.


Setelah semua kelengkapan diisi dalam email baru tersebut, USER lakukan KLIK tombol ‘Send Now’ untuk mengirim email. Setelah pengiriman email baru selesai dillakukan, akan tampil menu seperti gambar dibawah ini.


Setelah proses pengiriman email berhasil dilakukan, maka USER dapat keluar dari email korporat dengan cara KLIK ‘Sign Out’ pada sisi kanan atas jendela email korporat. Sistem Service Desk Management akan melakukan notifikasi terhadap permintaan komplain melalui email korporat USER. Setelah USER KLIK ‘Sign Out’, maka akan tampil kembali jendela menu Login dari email Korporat, seperti gambar dibawah ini. Catatan: Bagi USER yang belum terdaftar dalam layanan email korporat agar segera melakukan pendaftaran melalui layanan email pribadi, supaya pada saat komplain dilakukan, mengacu kepada identitas email korporat yang telah disediakan oleh perusahaan. Layanan pembuatan akun baru untuk email korporat perusahaan dapat dilakukan dengan cara mengirimkan email ke alamat email Service Desk Management: [email protected].

Media Hotline Call Service Desk Management Bagi USER yang melakukan komplain melalui media Hotline Call, suatu hal yang mutlak untuk diinformasikan adalah identitas dari USER yang adalah sebagai berikut identitas NIP, Nama SDM & alamat email. Hal ini perlu diinformasikan agar layanan berikutnya dapat dilakukan melalui media email Service Desk Management, portal web Service Desk Management. Untuk komplain terhadap layanan TI perusahaan yang dilakukan melalui media Hotline Call, dapat dilakukan oleh USER yang mana pada saat melakukan komplain, tidak tersedia fasilitas layanan melalui media e-mail korporat Service Desk Management maupun portal web Service Desk Management. Media Hotline Call : 0811-963-2555 dan 085717139004 atau Nomor Telepon Ekstensi (Kantor Pusat dan Kantor Cabang) yang telah disepakati sebagai nomor telepon Ekstensi untuk Service Desk Management. Untuk Nomor Telepon Ekstensi ServiceDesk Management Kantor Pusat Ext. 2168.


Cara pengisian komplain terhadap layanan TI Perusahaan melalui media HotLine Call adalah sebagai berikut; KETIK : NIP#ALAMAT EMAIL#PERMASALAHAN, setelah itu kirim ke nomor Hotline Call Service Desk Management. Sebagai contoh: 9065030-Y#[email protected]#tidak dapat koneksi ke internet , kemudian kirim ke Nomor Hotline Call Service Desk Management. Hal diatas diperuntukkan bagi USER yang tidak dapat melakukan akses melalui media Portal web maupun media email korporat. Bagi USER yang belum lengkap identitas NIP dan Alamat Email korporat harap segera menginformasikan terlebih dahulu ke Service Desk management melalui rekan USER-USER yang telah ada identitas untuk bantuan layanan pendaftaran Akun Email Korporat Perusahaan melalui media portal web Service Desk Management (http://sdp.angkasapura1.co.id) ataupun melalui Media Email Korporat Service Desk Management (http://mail.angkasapura1.co.id).


Media Portal Web Service Desk Management

Recommend Documents