Self Service Desk Huis van de Mechelaar &
SSD Gebruikte jargon: Hera:
lokale toepassing bevolking
Helena:
lokale toepassing burgerlijke stand
Dodona:
lokale toepassing begraafplaatsen
Cassandra:
lokale toepassing digitaal kassassysteem
SSD :
Self Service Desk
SSD Huis van de Mechelaar Mechelen opende recent het ‘Huis van de Mechelaar’. Een gloednieuw gebouw in het centrum van de stad ontworpen om de dienstverlening naar de burger te centraliseren, simplifiëren en verbeteren. De eerste plannen dateren van 2005 en het stadsbestuur ging resoluut voor een één-loket concept met als doel een vlotte, gebruiksvriendelijke en adequate dienstverlening.
SSD Huis van de Mechelaar In de vorige locatie - en de ruimte bij de dienst burgerzaken wás enigszins beperkt – werden geregeld lange wachtrijen vastgesteld. Op piekmomenten stond men tot buiten aan te schuiven… Ondanks alle inspanningen vanwege de overheid inzake administratieve vereenvoudiging worden er nog steeds immens veel documenten, attesten of uittreksels afgeleverd aan de inwoners van Mechelen. Naast het nieuwe klantgeleidingssysteem wilde het stadsbestuur een alternatief circuit in het vooruitzicht van de eID. Mechelen loopt vooruit op de planning inzake de uitreikingen van de eID en daar moest men handig op inspelen. Het klantgeleidingssysteem is al een hele stap vooruit in de be-geleiding van de mechelaar.
SSD Huis van de Mechelaar Vanuit de informaticadienst werden er contacten gelegd met CIPAL, leverancier van de back-office-toepassingen voor de dienst burgerzaken die in eerste instantie aan bod moesten komen. De mensen van CIPAL, die steeds bereid zijn een nieuwe uitdaging aan te gaan, hebben vrij snel positief gereageerd op ons verzoek. Na enkele ‘brain-storm’-sessies bij CIPAL intern werden er verschillende meetings georganiseerd bij de stad Mechelen om het initiële idee mee vorm te geven.
SSD Self Service Desk Zowel Mechelen als CIPAL hadden een aantal ideeën omtrent de invulling van dit concept. Uiteraard waren er invalshoeken van beide partijen waarin de een of de ander zich niet kon vinden. Unanimiteit was er zonder enige discussie omtrent het feit dat het een gemiste kans zou zijn om nu géén gebruik te maken van een sterke authenticatie, zijnde de eID. Verder was het een kwestie van enkele toegevingen langs beide kanten wat toch op vrij korte termijn tot een definitieve omschrijving van het project resulteerde. De ‘Self Service Document Desk’ was een feit, alvast op papier.
SSD Self Service Desk Het concept was duidelijk, de eigenschappen en voorwaarden omschreven : •
Authenticatie via e-ID
•
XML-based
•
Gebruiksvriendelijkheid & enorme tijdswinst
•
Makkelijke setup: Hardware: kiosk-pc, touch screen & eID card reader Systeemsoftware: Microsoft Windows Server 2003 & Microsoft Office (InfoPath voor aanmaak formulieren) Toepassingssoftware: Maatwerk van CIPAL
SSD Self Service Desk De programmeurs bij CIPAL konden aan het werk en aan ons nog een aantal keuzes te maken omtrent de logistieke invulling. Gezien het aanbod aan kiosken was het geen vanzelfsprekende keuze en gelukkig konden we onze gading vinden bij DIZ (www.diz.be).
Uit praktische overwegingen werd gekozen voor een desktopmodel.
SSD Self Service Desk De praktische invulling(1): •
Naast de ‘klassieke’ loketten werd een snel-loket voorzien, het ‘alternatieve circuit’
•
De klant logt in op de SSD met zijn eID en wordt geïdentificeerd
•
De afdruk van het gewenste document gebeurt aan het snel-loket - attesten uit Hera - attesten uit Helena
•
Het snel-loket: - omwille van opdruk zegel, - omwille van handtekening - omwille van mogelijke betalingen, gekoppeld aan Cassandra - om te vermijden dat een klant met zijn/haar document zou buitenwandelen
SSD Self Service Desk De praktische invulling(2): •
Nog werk aan de winkel voor de wetgever
•
Gratis documenten zouden onmiddellijk moeten kunnen afgedrukt worden zonder tussenkomst van een stadsbediende
•
Ultieme Self Service Desk !
SSD Self Service Desk
SSD Self Service Desk Het praktische verloop :
SSD Self Service Desk Identificatie
SSD Self Service Desk Keuze van het document
SSD Self Service Desk Aanvullende informatie
SSD Self Service Desk Het resultaat
SSD Self Service Desk Afsluiten van de sessie
SSD Self Service Desk De technische achtergrond(1): •
De SSD is rechtstreeks gekoppeld aan de LAN van de stad Mechelen
•
Voorlopig nog níet gekoppeld aan het internet. Stad Mechelen voert een strikte policy omtrent ontsluiting naar ‘buitenwereld’
•
De SSD-software communiceert met de LINUXserver (Oracle-db) en Windows2003-server (CIPAL-toepassingen) via XML-formaten
•
De SSD is een ‘open tool’. CIPAL leverde het frame en de initiële opvulling van dit frame. - alle knoppen kunnen verder door de informaticadienst van de stad Mechelen zelf beheerd worden - nieuwe documenten worden door onszelf aangemaakt.
SSD Self Service Desk De technische achtergrond(2): •
Op basis van deze eerste ervaring kunnen alle CIPAL-toepassingen, zoals Dodona enz., op dezelfde basis geïntegreerd worden
•
In principe kunnen zelfs ook niet-CIPAL-toepassingen aangesproken worden, mits naleving van een aantal opgelegde afspraken. De SSD is een volledig open systeem.
SSD Self Service Desk Toekomstperspectieven SSD: •
Momenteel worden attesten uit Hera aangeboden: grootste behoefte
•
Attesten uit Helena: historiek uit de toepassing beschikbaar vanaf 1992 niet voldoende
•
Mechelen is bezig met de digitalisering van de akten van de burgerlijke stand (1880 – heden) covert alle mogelijke vragen
•
CIPAL heeft met Vandenbroele (www.vandenbroele.be) de nodige afspraken gemaakt omtrent de uitwisseling tussen beide toepassingen. Een eerste testomgeving wordt opgezet op 9 november a.s.
SSD Self Service Desk Conclusie van het SSD-project: •
Het aantal gebruikers groeit gestaag
•
Mechelen voorziet mogelijke uitbreiding tot 4 kiosken
•
Bepalende factoren: - sensibiliseren & communiceren - tijdswinst voor de burger bij piekmomenten is dit overduidelijk !
•
Missie volbracht
SSD Self Service Desk Andere e-gov toekomstperspectieven in Mechelen: •
Aangifte geboorten in twee materniteiten vanaf januari 2007
•
i-loket huwelijksaangifte (
[email protected])
•
i-loket overlijdensaangifte (
[email protected])
•
Digitale afgifte van bewijs goed gedrag en zeden met de logistieke steun van DAV & CIPAL
•
Digitale afgifte documenten Hera & Helena mét digitale handtekening !
•
Extranet portaal: - raadplegen van geluidsfragmenten raad door raadsleden - andere toepassingen openstellen aan derden via portaal met EID
SSD Self Service Desk Contactpersonen: Stad Mechelen •
Koen Verspecht (
[email protected]) 015/29.76.65
CIPAL •
Koen Goor (
[email protected]) 014/57.64.05
•
Hans Michielsen (
[email protected]) 014/57.64.12
