Atlanta • Berlin • Barcelona • Budapest Bucharest • Düsseldorf • Munich • Stuttgart • Vienna • Zurich www.ifua.hu Mezei Szabolcs
Magyar Controlling Egyesület
Budapest, 2009. június 4.
A státusztörvény és a controlling kapcsolata
MCE workshop
© IFUA Horváth & Partners Kft.
Előszó
„Rongált pénzügyi helyzetünk javítására, mely már-már elnyeléssel fenyegette hazánkat, az óhajtva várt munkálatok megkezdődtek. Sok tinta folyt el, sok országgyűlési dikció őröltetett le hosszú időn keresztül, mindig fújva a régi nótát, hogy »okvetlenül tenni kellene valamit«; de hogy »mit«, azt nem mondta meg senki. […] Mert hiába minden okoskodás, hiába minden frázis, hasztalan minden szellemi tevékenység, a legüdvösebb törvények behozatala is meddő munka ott, hol pénz nincs.” Mikszáth Kálmán Nógrádi Lapok, 1874
2
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
A beszélgetés célja
3
Információcsere az érintett felek között (jogalkotó, érintett államháztartási szervezetek, államigazgatásban tevékenykedő tanácsadók),
a státusztörvény nyújtotta lehetőségek azonosítása,
a controlling lehetséges szerepének megvitatása a rugalmasabb közszolgáltató szervezeti formák működésében, irányításában, felügyeletében.
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Kiindulópont – makrogazdasági helyzetkép
4
alacsony aktivitási ráta
magas államadósság
magas adóteher
strukturális átalakítások késése
A rendelkezésre álló források további csökkenésére kell számítani, miközben az ellátandó feladatok köre folyamatosan növekszik.
A finanszírozási helyzet javulását a belső hatékonyság növekedése teremtheti meg.
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Státusztörvény által nyújtott lehetőségek és veszélyek Lehetőségek: környezeti sajátosságokhoz igazodó szervezeti formák (közszolgáltató költségvetési szerv),
üzemgazdasági számvitel alkalmazhatósága (mérhetőség),
output alapú tervezés (teljesítményterv),
kevésbé kötött létszám- és bérgazdálkodás (ösztönzés lehetősége),
hitelfelvétel lehetősége.
Veszélyek: megfelelő kontroll hiánya esetén többletfinanszírozás szükségessége (PKK szindróma),
megalapozatlan tervezés esetén eladósodás. A lehetőségek kiaknázásában és a veszélyek elkerülésében nyújthat segítséget a controlling eszközrendszere!
5
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
A controlling rendszer definíciója A controlling rendszer
vezetési értelemben olyan irányítási rendszer, amely biztosítja
a hatékonyságot és finanszírozási helyzetet javító intézkedések meghozatalát a tervezés időszakában;
a vezetői megállapodások megkötését egyeztetett célkitűzések alapján;
a céloktól történő eltérések korai észlelését, melynek alapján a hatáskörrel rendelkező felelősök meg kell hozzák intézkedéseiket a kitűzött cél elérése érdekében.
A controlling rendszer ezért
a módszertanok, folyamatok és információk olyan összessége,
amely képes biztosítani az eredményorientált működést a közszolgálati szektor intézményei számára.
6
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Kulcsterületek, ahol a controlling eszközrendszere hatékony támogatást nyújthat tervezés és gazdálkodás összhangja
szervezeti és egyéni szintű ösztönzés
Hatékony és átlátható működés
mérhetőség, átláthatóság
7
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
output- és feladatorientáció
Szervezeti és egyéni célok ösztönzés
Egyik kategória sem tud létezni a másik nélkül: z
szervezeti ösztönzők hiányában az egyéni célkitűzések hatástalanok,
z
az egyéni ösztönzők hiánya az egyéni és szervezeti célok konfliktusát eredményezi.
A státusztörvény bevezeti a teljesítményterv fogalmát, mely elsősorban nem pénzügyi orientációt jelent.
A teljesítményterv alapján lehetőség van a célok lebontására a szervezeten belül, vagyis az egyéni és szervezeti célok összerendelésére. Ezáltal az egyéni és szervezeti célok összekapcsolása biztosítható.
A megvalósítás szükséges feltétele, hogy a szervezeti célok (teljesítményterv) megvalósíthatók, és megvalósulásuk mérhető, átlátható legyen!
8
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Mérhetőség, átláthatóság 1 CONTROLLING CONTROLLING KONCEPCIÓ KONCEPCIÓ CONTROLLING FILOZÓFIA
CONTROLLING FELADATOK ÉS ESZKÖZÖK
Számszerűsített és mérhető teljesítmények alapján történő irányítás Megszemélyesített felelősség Felelősség és hatáskör egysége Tervmegállapodások Reagálás a tervtől való eltérésekre Hatáskörrel rendelkezők intézkedési, előrejelzési kötelezettsége
Vezetői számvitel Költségnem-számítás Költséghely-számítás Költségviselőszámítás Önköltségszámítás, kalkulációk Fedezetszámítás Vezetői eredményszámítás
Tervezés Programozás Éves tervezés Kerettervezés Projekttervezés Analitikus költségtervezés
Beszámoló rendszer Hierarchikus felépítésű terv/tény (várható) beszámolók Átfogó vezetői információs rendszer
CONTROLLING SZERVEZET Intézményi controlling Funkcionális területek szerinti controlling: • projekt controlling • pénzügyi controlling • K+F controlling • személyügyi controlling
CONTROLLINGOT TÁMOGATÓ BÁZISRENDSZEREK – Költségvetési számvitel – Eszközanalitika
9
– Bérszámfejtés – Készletanalitika
– Szakrendszerek (naturáliák)
Mérhetőség, átláthatóság 2 VEZETŐI SZÁMVITEL
Költségnem számítás
Költséghely számítás
Milyen költségekKöltségmerültek viselő fel? közvetett költsége Hol merültek fel a költségek ?
Költségviselő számítás
Minek az érdekében merültek fel a költségek?
Teljesítménymutatók
Költségviselő közvetlen költsége
Átvezetés
Költségvetési számvitel
Teljesítmények (Output / Bevételek)
Információs rendszer TERVEZÉSI RENDSZER
BESZÁMOLÁSI RENDSZER
A vezetői számvitel az eredményességet a teljesítmények és a kalkulált önköltség viszonya alapján ítéli meg. 10
Mérhetőség, átláthatóság 3 Szállítói számla
Amortizáció
Beruházás
Kötelezettség, pénzforgalmi teljesítés esetén kiadás
Követelés, pénzforgalmi teljesítés esetén bevétel
Elszámolásra kerül, de az eredményt (maradványt) nem befolyásolja
A beszerzés pillanatában kiadás
Költség!
Bevétel
Költség!
Az aktiválást követően költségként elszámolásra kerül
pénzforgalmi üzemgazdasági
Vevő számla
Az üzemgazdasági szemléletű számvitel megteremti a teljesítményhez rendelhető valós költségek kimutatásának lehetőségét! 11
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Output és feladatorientáció 1 Az ellátandó feladatok és a hozzájuk kapcsolódó követelmények levezethetők a szervezeti/ágazati stratégiából.
A feladatok meghatározott követelményrendszer szerinti ellátása határozza meg a szükséges kiadási igényt.
Stratégia Stratégia
Követelményrendszer Követelményrendszer
Feladatok Feladatok
Költségvetési Költségvetési igény igény
Költségokozók Költségokozók
A rendelkezésre álló költségvetési keretek konfliktusban állhatnak a kiadási igénnyel.
A kiadási igények módosítását a követelményrendszer egyidejű változtatása útján szükséges megtenni. 12
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Költségvetési Költségvetési keretek keretek (külső feltétel) (külső feltétel)
Output és feladatorientáció 2 1
KövetelményKövetelményrendszer rendszer 1
3
Költségvetési Költségvetési igény igény 2
2
3 4 4
Költségvetési Költségvetési keretek keretek
A követelményrendszer meghatározza a költségvetési igényt. A költségvetési igény nincs összhangban a rendelkezésre álló költségvetési keretekkel. A csökkentett költségvetési igény a követelményrendszer igazítását igényelheti. A költségvetési igény és a rendelkezésre álló költségvetési keretek összhangba kerülnek.
Elégtelen forrást feltételezve a költségvetési keretek és a követelményrendszer összhangja kétféleképpen teremthető meg: a költségvetési keretek növelésével, vagy a követelmények csökkentése útján.
13
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Stratégia
Termék/piac Funkcionális Akciók Értéklánc
Feladatok Keretek Beszerzési keret Létszámkeret Személyi jellegű k. Igazgatási költségek kerete Fejlesztési keret ...
Projektek
Teljesítmény Állampolgárok Munkavállalók Tanulás, fejlődés
Akciók, programok, projektek
Küldetés, jövőkép
Tervezés és gazdálkodás összhangja 1
Intézményi éves terv (költségvetés) Működési kiadások Felhalmozási kiadások
Létszám Bevételek
Mutatók Finanszírozás
A tervezésnek a stratégiai célokból kell kiindulnia, és az elérendő teljesítmény alapján szükséges közelítenie a várható kiadásokat (költségeket) és bevételeket! 14
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Tervezés és gazdálkodás összhangja 2
Ellenirányú tervezés top-down indítással.
A keretek egymásra hatását a tervezési folyamat során időben észre kell venni, ehhez ellenőrzési pontokat kell beépíteni.
Rendszeresen készíteni kell bázis-tény, terv-tény és terv-várható elemzéseket, havi szinten és halmozottan, koncentrálva a lényeges sikertényezőkre.
Az üzleti év folyamán a terv-tény összehasonlítás csak részben használható, mert a költségek és a teljesítmények nem mindig időarányosan, illetve a tervezett szezonalitás szerint alakulnak. Rendszeresen készíteni kell előrejelzéseket az éves terv kritikus sikertényezőire.
A gördülő előrejelzés segít időben reagálni.
A kereteket tűrési határokkal kell megtervezni. Ez tehermentesíti a vezetést és lehetővé teszi az eltérés-elemzési és értékelési feladatok delegálását a controllerhez. A tűréshatár átlépése esetén a felelős lehetőleg önállóan terjessze elő az intézkedési javaslatait.
A tervnek és a vezetői számvitelnek azonos struktúrával kell rendelkeznie. z
15
A tényadatokat akkor lehet automatikusan szembeállítani a tervadatokkal, ha a terv a vezetői számvitel felépítése (kódjai) szerint készül. A vezetői számvitelt kell úgy kialakítani, hogy az a tervezési rendszer logikájához illeszkedjen. Az árbevétel és a költségek differenciálása attól függ, hogy milyen szervezeti szinteken alakítottunk ki eredményfelelősséget, valamint hogy melyik az a döntési szint, ahol az eltérések alapján még intézkedéseket lehet hozni.
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Tervezés és gazdálkodás összhangja 3
A terv nem azért készül, hogy túlteljesítsék. A rossz terv hibás erőforrás-elosztáshoz vezet, mert vagy túl sok, vagy túl kevés létszám, idő stb. áll rendelkezésre.
A beruházásokat sem megfelelően tervezik, ha a tartalékolás torzítja az adatokat.
A terveknek kihívóaknak, de elérhetőeknek kell lenniük. Nem az a jó vezető, aki túlteljesíti a tervét, hanem az, aki igényesen tervez és a célokat el is éri.
Év közben a terveket nem szabad megváltoztatni.
16
z
A célokat és a kereteket nem szabad megváltoztatni, különben ezek elveszítik jelentőségüket. A célok eléréséhez szükséges intézkedéseket a felelős vezetők rendszeresen áttekintik, és ha szükséges, aktualizálják.
z
Ha a várható év végi helyzetkép változik, úgy ezt előrejelzésekkel kell bemutatni. Ha az előrejelzések, illetve várható érték számítások a célokkal szemben jelentősen eltérnek, akkor helyzetjavító intézkedéseket kell hozni, illetve végrehajtani.
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Kérdések, válaszok – Törvény a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról
Alapító okiratok módosítása közben felmerült problémák: közfeladatokat ellátó közhatalmi szervezet hogyan tud eleget tenni az új szabályozásnak?
•
Kórházak: alap, kisegítő, kiegészítő és vállalkozási feladatok értelmezési nehézségei (pl.: nem rendszeres gyógyszerbemutató rendezvények) – hogyan kezeljük?
•
Lehet, hogy a volumenben kell megadni a határvonalat – vagy egy újabb kategóriát kell létrehozni, amelybe ezek a szervezetek besorolhatóak.
100/k § kapcsán - mi történik abban az esetben, ha a jelenlegi szabályozás egy önkormányzatnál nem felel meg ennek az új szabályozásnak? Van türelmi idő?
•
17
Megoldás: vagy fel kell lazítani ezt az új szabályozást, vagy olyan további speciális szabályokat kell alkotni, amelyek kimondhatják majd, hogy egyes esetekben el lehet térni az általános iránytól (pl.: akár monopol helyzetben is lehetnek szervezetek).
Nincs
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
Megjegyzések – A státusztörvény és a controlling kapcsolata Példa: NHH – évek óta működik egy olyan üzemgazdasági elvű könyvvitel is az eredeti mellett, amely segítségével reális feladattervezés folyhat. Ennek meghonosítása nélkül nem történhet meg a jelenlegi intézményrendszerek korszerű, hosszú távon fenntartható működtetése. A státusztörvény mikro-szintről – az intézményeknek szabott elvárások teljesítéséről szól. Makroszinten is meg kell valósuljanak azonban azok az elképzelések, amelyek a fenntarthatóságot szolgálják. Szakmai, gazdálkodási területeken ki kell alakuljon az ellenáramúság – legyenek ütköztetve az érdekek és ezek alapján legyen meghatározva a költségvetés, a szolgáltatott teljesítmény. Az intézmények rendelkezésre álló forrásai már hosszú évek óta csökkennek. A rendszerműködtetők (minisztériumok, önkormányzatok) esetében szükség van a paradigmaváltásra ahhoz, hogy ezt az új gondolkodásmódot átvéve irányítsák tovább intézményeiket. A közpénzek felhasználása azonban részben megköti a pozitív-negatív pénzügyi ösztönzők alkalmazását a munkatársak motiválásában.
•
18
2009.06.04. A státusztörvény és a controlling kapcsolata
