MBVK Audit anyaga 2011 március 11

MBVK Audit anyaga 2011 március 11. 1.) elengedhetetlen, hogy az ügyviteli szoftverek közvetlenül tudjanak kommunikálni (feltölteni, letölteni adatokat) a kamarai szerverrel. Ez praktikusan azt jelenti, hogy az ügyviteli programba belépve legyen olyan utasítás, amelyet ha kiadunk, akkor automatikusan megtörténik a kézbesítendő banki megkeresések illetve válaszok le és feltöltése, a végrehajtási lapok, kézbesítendő iratok letöltése, a statisztika feltöltése stb. Az ügyviteli szoftvernek tudnia kell e-aktákat készíteni, azt titkosítani, küldeni illetve fogadni, kitikosítani valamint archiválni ügyhöz kötötten. Fontos, hogy a fel és letöltések ne egyenként történjenek, hanem csoportosan. Vagyis ha 10 le vagy feltöltendő csomagunk van (pl: 10 vh.lap vagy banki megkeresés) akkor ne kelljen 10x beütni a kártyaolvasóba a PIN kódot. Ez hosszú távon már mindenki agyára megy illetve ment. Az ehhez szükséges kamarai oldalról történő csoportos le illetve feltöltési technikai lehetőséget a Kamara biztosítja. Az ügyviteli szoftver feladata az így kapott anyag csoportos kezelése. Az ekapuval történő kommunikáció egy ablakban vezényelhető, akár egy levelező kliensben (küldés/fogadás egy mozdulattal). Az egyes kommunikációs részfolyamatok ki/be kapcsolhatók (vezérelhetők), korábbi tranzakciók visszakereshetők a naplózásból. A naplóban megjeleníthetők/elrejthetők az egyes üzenet fajták (pl. megjeleníthetők a banklista frissítés folyamat naplósorai)

2011 márcus 11. - MBVK informatikai bizottsága előtti audit pontjai szerint előkészített anyaga

38/1

2.) minden hónap 10-én automatikusan zárja le a rendszer a statisztikát, abba utólag nem lehet belejavítani. A kamarai szerverrel való következő üzenetváltáskor a statisztika automatikusan feltöltésre kerül. A fejlesztők feladata, hogy a felküldendő adatok 10.-én eltárolásra kerüljenek. Az már a végrehajtóra tartozik, hogy a kamarai szerverrel mikor létesít kapcsolatot. Tehát, hogy a statisztikai adatok valójában mikor kerülnek a Kamarához. Az első statisztika előállításakor a szoftvernek visszamenőlegesen kell 2002-től elkészíteni a végrehajtási lapok tablóját, mely tartalmazza az ügyszámot, a felek nevét, a főkövetelést. Erre a kamarai nyilvántartás pontosítása miatt van szükség. Tekintettel arra, hogy interaktivitást igényel a statisztika kártyával történő aláírása, ezért a program 10-ét követően figyelmeztető üzenetet jelenít meg az induló képernyő státusz sorában, teszi ezt addig amíg a statisztika el nem készül.

A statisztika küldését az „Elektronikus iratok továbbítása és válaszok fogadása” ablakban történik.


38/2

3.) Legalább 3 pénzintézeti banki szoftverrel a kommunikációt biztosítani kell oly módon, hogy az ügyviteli program által előállított forint utalások, postai kifizetések valamint hatósági beszedési megbízások exportálhatóak legyenek a banki szoftver nyelvén. Dr. Fodor Tamás kiemeli, hogy ezzel kapcsolatban vannak téves értelmezések. Többen a sima webes felületen elérhető, a lakossági folyószámlához tartozó elektronikus banki elérhetőséget tartják banki szoftvernek. Itt nem erről van szó. A banki szoftver egy különálló program, egy kihelyezett terminál, amely a végrehajtó számítógépén van és nem webes felületen kell belépni felhasználónévvel és jelszóval. A lényeg tehát, hogy az ügyviteli szoftver olyan export formátumot tudjon létrehozni, amelyet a banki szoftver be tud importálni a saját adatbázisába. Az, hogy mely három pénzintézeti szoftverrel legyen kapcsolat azt a szoftver fejlesztője dönti el attól függően, hogy a szoftvert használó végrehajtók közül melyik pénzintézetnél vezetik a letéti számlájukat (ez célszerűségi szempont, nyílván felesleges OTP terminálra fejleszteni, ha egyik szoftvert használó sem vezet az OTP-nél letéti számlát). OTP Elektra, Erste Elektra és K&H Elektra szoftverekkel kommunikál a programunk. Folyamatban van a végrehajtóink szondázása, a további banki szoftverekkel kapcsolatban. A Cardinal Kft megkeresésünkre a következő választ adta:

A fejlesztést ez alapján az EDIFACT formátumra éleztük ki.


38/3

A megbízások a könyvelés során automatikusan (természetesen jóváhagyó üzenet mellett) kerülnek listázásra, a listázott és még el nem küldött megbízássorok a következő módon kerülnek import fájlba. A megbízások kézzel is rögzíthetők, felülvizsgálhatók az iraton belül a következő módon:

A program forint átutalások és hatósági átutalások készítésére is alkalmas. Az összekészített anyag egy gombnyomással csomagba fordítható:


38/4

Minden egyes importfájl letárolásra kerül az adatbázisban is, az egy tranzakció szám segítségével visszakereshető.


38/5

4.) Az előző teljes évi anyagot január 31-én a program törzsmappájába kell menteni. Ezt azonban tilos megküldeni a Kamarának Automatikus év végi mentés, a korábbi év lezárásakor egy kártyaolvasóval + eszigno kártyával ellátott gépen fut le egyszer. A mentés megelőzi a következő üzenet:

Az elkészült mentés automatikus aláírásra kerül. A sikeres mentésről a következő üzenet tanúskodik:

Egyedi mentés is készíthető az adatbázisról, amely szintén aláírható és titkosítható valamint annak közvetlenül CD-re vagy DVD-re írását is támogatja a rendszerünk. A partnereinknek automata mentést szoktunk ajánlani, ami naponta (beavatkozás nélkül) fut le a szerveren, erről szóló leírásunk: http://letoltes.multiszolg.hu/vh2009/doc/mentes_info/mentes_info.html


38/6

5.) A követelések HUF-on kívül legalább CHF és EUR-ban való napi árfolyam vezetésének lehetőségét meg kell teremteni. Az ehhez szükséges napi árfolyam lekérdezési lehetőségét a kamara biztosítja. A deviza követelés nyilvántartását a következő alaptörzsek segítik a programban:

A deviza törzs ablakban vehetők fel a kezelt devizák, a deviza árfolyam ablakban pedig a kezelt devizák árfolyamai adhatók meg (ez egy globális árfolyam nyilvántartás – minden ügyre vonatkozik). Az MNB árfolyam egy gombnyomásra betölthető a rendszerbe az MNB oldaláról, így:

Ez az árfolyam nyilvántartás felülírható ügyenkénti árfolyam nyilvántartással, amennyiben a végrehajtó egy ügyhöz egyedi árfolyamokat kíván megadni.


38/7

A követelés ezután megadható devizában:

A mindenkori árfolyam szerint kerül forintosításra:

Teljesítés esetén pedig a teljesítés napján érvényes árfolyamon kerül teljesítésre a deviza követelés.


38/8

6.) Nyilatkozatban kell felelősséget vállalnia a szoftverfejlesztőnek, hogy ha a végrehajtó elhunyt, vagy elveszítette hivatalát, nem hajlandó egyéb okból közreműködni, akkor az adatbázis általa kiexportálható lesz. Az export formátumról nincs információ (2011/01/19-én kérdeztem rá a fórumon), ezért nyilatkozni felelőtlenség volna. Így nyilatkozási hajlandóságomat tudom csak kinyilvánítani.


38/9

7.) Tekintve, hogy az árverési felületre képeket is lehet feltölteni az árverezők jobb tájékoztatása érdekében valamint, hogy egyes ügyekben, eljárásokban hangfelvételek is készülhetnek (pl: ügyfélfogadás) a szoftvereknek tudnia kell kép- és hangfelvételeket az ügyhöz rendelni és ügyhöz kötötten tárolni. A programban iratokhoz / esemény bejegyzésekhez / ingatlan vagy ingó tulajdonhoz lehet digitális anyagot betárolni. A betárolás során a fájl az adatbázisba másolódik, így a mentéskor ez is mentésre kerül. A betárolást követően a forrásfájl akár törölhető is. Példa egy ügyhöz kapcsolt fájl betárolására:

A betárolás a szerver és a kliens közötti sávszélesség és a fájl mérete függvényében változik.

A betárolt fájl dupla kattintással nyitható meg, ilyenkor a kiterjesztés alapján a szükséges programmal nyitja meg a fájlt a program. Ha ilyen nincs telepítve, akkor erre üzenetben figyelmeztet. Amennyiben a windowsban megadott kiterjesztés <–> program összerendelést felül akarjuk bírálni (pl. a DOC kiterjesztésű fájlokat ne a Word-del hanem a Word viewer programmal akarjuk megnyitni), erre a beállítások lapon van lehetőség. 2011 márcus 11. - MBVK informatikai bizottsága előtti audit pontjai szerint előkészített anyaga

38/10

8.) Az ügyviteli szoftvernek az iratok archiválását opcionálisan biztosítania kell. Amely iratot a végrehajtó be szeretne szkennelni ügyhöz kötötten azt megtegye. Az előző pontban már ismertetett módon betárolható közvetlenül fájl a szkenner segítségével is, így:

Amennyiben a beállítás lapon a twain eszközök közül kiválasztja az alapértelmezettet, úgy a szkennelés azonnal az - ott előre - megadott eszközzel történik.


38/11

9.) Az ügyviteli szoftver által kinyomtatott bármilyen dokumentum ügyhöz kötött archiválása. Az elkészült nyomtatványok az események között egy esemény bejegyzést is generálnak, amihez kapcsoltan maga az elkészült nyomtatvány is letárolódik. A nyomtatvány a Dokumentum gomb segítségével nyitható meg (csak olvasásra).

A nyomtatványok is az adatbázisba tárolódnak bele, így bárhonnan elérhetők – akár interneten keresztül kapcsolódva is. Nyomtatvány képe a következő oldalon:


38/12


38/13

10.) Vagyontárgyak tekintetében a gépjármű, vagyonrész, üzletrész egyéb ingóság valamint az ingatlan adatait lehessen az ügyhöz és/vagy személyhez kötötten tárolni. Adós ingatlan adattára:

Az adattár sorához kapcsolt fájl is betölthető az adatbázisba … szerződés, fotók, stb. … így:


38/14

Ingóság adattára hasonlóan működik:

Ezek a tulajdonok a vhlapon az adós adatai között jelennek meg, így:


38/15

11.) A befizetett összegek vonatkozó jogszabályok szerinti automatikus szétosztása illetve az automatikus szétosztás módosításának lehetősége, ha a végrehajtó nem a szoftver által felajánlott felosztást fogadja el. A teljesítés könyvelés a könyvelési adatlapon történik, a Teljesítés gomb segítségével:

A teljesített összeg felosztása automatikusan megtörténik, a könyvelést megelőzően viszont az összegek átírhatók, így:


38/16

12.) Szigorú számadású ügyviteli bizonylatok (bevételi, átvételi, kifizetési bizonylatok) készítésének lehetősége Bizonylatok készítése a vhlapon, a Bizonylat gomb segítségével történik.

Példa a végrehajtási bevételi bizonylat készítésére:


38/17

A bizonylatok listázhatók, összesíthetők és vissza kereshetők, így:

A bizonylatok folyamatos sorszámozásúak, és a kihagyás mentes számozásuk is biztosított.


38/18

13.) Felosztási tervet tudjon készíteni. Mivel a gyakorlat korántsem egységes ezért ezt úgy kell megoldani, hogy egy sémát mindenképpen tudjon viszont a számítást módosítani lehessen, ha a végrehajtó az adott módot nem találja megfelelőnek

A felosztási tervben érintett iratok és jogcímeik a következő ablakban adhatók meg:

Az ügyszámok alapján automatikusan betöltődnek a könyvelésből a még nem teljesült tételek.


38/19

A felosztandó összeg 200.000 Ft. A felosztás a „Kalkulálás” gombbal indítható. Folyamata: 1.) az érintett ügyek könyvelését a megadott dátumra átszámítja (a kifizetés napjáig járó/deviza követelésű ügyeket a mai napra/mai napi árfolyammal számítja újra, továbbá a jutalékot munkadíjat is újraszámítja) 2.) Költségek teljesítését ügyszám sorrendben végzi a program, először a működési beállítások /következő ábrán/ első mezőjében megadott könyvelési jogcímekre könyvelt tételeket teljesíti (ténylegesen: államnak járó pénzek (kivéve a rendbírságot); végrehajtónak járó készkiadások, munkadíj, költségátalány; kamarai költségátalány) 3.) jutalékot számít a behajtott ügyértékek után (ügyérték = állami illeték+vh.kérőnek járó költség [ami a vh. okiraton fel van tüntetve, azaz a "perköltség" + "költség") + kamat + tőke] (ebben a körben csak a felosztás előtt megtérült ügyérték részek után jár jutalék, valamint a felosztásban kiegyenlített állami illeték után) 4.) További költségeket teljesít a működési beállítások /következő ábrán/ második mezőben megadott jogcímek alapján (jellemzően: Vh.kérő által fizetett előleg(ek); a vh.kérő azon költségei, amelyek a vh.okiraton nem a főkövetelésnél vannak felsorolva) 5.) A költségek teljesítése során a működési beállítások utolsó mezőjében megadott jogcímek után jutalékot is felszámít. Következő ábra. 6.) Ha a költségekre sem elég az összeg, nem készít felosztási tervet, de feljegyzés nyomtatható így is. 7.) A költségek után jön a követelések kiegyenlítése és az utánuk járó jutalék kiegyenlítése. Mindez a működési beállítások /következő ábrán/ harmadik mezője alapján.


38/20

Működési beállítások: 1.) Működési beállítások ablak:

Bármelyik sorra kattintva megjelenik egy karbantartó ablak ahol új jogcímek vehetők fel, törölhetők és a sorrendjük is megváltoztatható:

2.) A felosztási tervben résztvevő iratok ablakban az ügyek sorrendjét kézzel is meg lehet határozni. Ez a sorrend lesz a költségek kiegyenlítésének sorrendje. A követelés kiegyenlítés sorrendjét a Vht. 165. § pontjai alapján a program automatikusan határozza meg. Tehát ennek sorrendje a jogcímek változtatásával módosítható.


38/21

A kész felosztási terv:


38/22


38/23


38/24


38/25

14.) egyesítést, csatolást, egyetemleges ügyeket a szoftvernek tudnia kell kezelnie a vonatkozó jogszabályok szerint. Ez az ügyek összerendelésére és szétválasztására egyaránt vonatkozik. Ezt azt jelenti, hogy pl: nemcsak csatolni kell tudni az ügyeket, hanem amennyiben a csatolás megszűnik úgy a jogszabályok szerint a további ügyeket a végrehajtó folytatni tudja az ügyek szétválasztása után a csatolás alatt keletkezett adatok átvételével. Az ügykapcsolatokat a program a „Kapcsolat” gombbal megjeleníthető ablakban kezeli. Itt egyesítés, csatolás, egyetemlegesség alakítható ki a rendszerben található ügyek között. Amennyiben más végrehajtónál található a kapcsolt ügy, azt a megjegyzésben lehet leírni (pl.: végrehajtó neve, címe, kapcsolt irat száma).

Egyesítés esetén a program a főügy könyvelésébe belépve jelzi, hogy egyesített ügyben vagyunk, valamint ha a hozzá egyesített ügyekben könyvelést észlel importálhatóvá teszi azt.

Ha egy egyesített, de nem fő ügy könyvelésébe lépünk be akkor figyelmeztet a program, hogy csak a főügyben folyhat könyvelés.


38/26

Ügykapcsolat további hatásai: Egyetemleges és csatolt ügyek esetén új nyomtatvány készítése vagy új esemény bejegyzésekor a program lehetőséget ad az esemény kapcsolt ügyekbe történő automatikus átmásolására.

Ügykapcsolat felbomlása után az adatok helyükre rendeződését a következő módon segíti a program: Korábban egyesített (nem fő ügy) könyvelésébe belépve a program feltérképezi hogy a korábbi egyesítés során a főügyben lett-e rögzítve erre az ügyre vonatkozó követelés. Ha talál ilyet, akkor felkínálja annak importját:

Események importálására is van lehetőség, az cél ügy esemény ablakában a következő menüpont használatával:

Az importálás kiterjedhet a teljes eseményjegyzékre vagy csak egy-egy eseménysorra, az importálás során az esemény sorhoz kapcsolt adatok is másolódnak. Így egy kapcsolt hang fájl vagy irat is másolásra kerül. Az elektronikus irat kapcsolattal némileg más a helyzet, ezeknél az elektronikus csomagok nem duplikálódnak csak egy újabb link jön létre ami a csomag adatainak (banki megkeresés esetén a válaszok adatainak) elérését teszi lehetővé. Illusztráció a következő oldalon:


38/27


38/28

15.) Az ügyek automatikus sorszámozását meg kell oldani. Nem lehet ügyet törölni, vagy ügyszámot beszúrni mondjuk előző évre. Az ügyszámokat a szigorú számadású bizonylatokhoz hasonlóan kell kezelni. Az ügyviteli szoftvernek biztosítania kell, hogy a felhasználó az ügyszám képzésébe ne tudjon beavatkozni. Az új irat felvétele az irat kezelés ablakban, az „új irat felvétel” gomb segítségével történik:

Az új irat sorszámozó ablakban az érkezés dátum és az ügykönvkód megadása után a program automatikusan ad vhszámot. A vhszám sárga mezőben található, ami nem módosítható!

Amennyiben a program a tárgyévre iratot rögzít, és a korábbi év még nincs lezárva, úgy azt azonnal lezárja. A lezárt évbe iratot nem lehet rögzíteni, a következő üzenet figyelmeztet erre:


38/29

16.) ügykönyveket külön kell tudni kezelni minden szoftvernek. Tehát tudnia kell kezelni a V, AV, ZV, KV jelzésű ügyeket. Az ügykönyveket a végrehajtó a következő ablakban alakíthatja ki.

Az így megadott ügykönyvek szerint történik az irat felvétele, az iratok közötti keresés valamint a statisztika készítése.


38/30

17.) többféle megoldás lehetséges, a szoftverfejlesztők szabad kezet kapnak ennek kialakításában. A lényeg, hogy az ügyviteli szoftver tudjon automatikusan ragszámot kezelni, állítson elő elektronikus úton készült (tehát nem kézzel írott) postai feladójegyzéket, tudjon borítékra és tértivevényre címzettet, címet illetve egyéb kötelező postai adatokat nyomtatni. Meg kell oldani azt is, hogy ki lehessen keresni ragszám vagy címzett szerint, hogy az adott irat mikor és milyen ügyben került feladásra. Boríték és tértivevény címzése

A kinyomtatott borítékra és tértivevényre azonosításra alkalmas vonalkód kerül. A borítékolt iratokat a postázóban ezek alapján a vonalkódok alapján könnyedén kézbesítőkönyvbe lehet rendezni. Így a kézbesítés és a boríték nyomtatás más-más napon is megvalósulhat.


38/31

Kézbesítőkönyv összeállítása:

A ragszám a vonalkódolvasóval könnyedén beolvasható a megfelelő mezőbe. A kézbesítőkönyv lezárását követően elkészíthető a nyomtatás a kézbesítésről:

A program alkalmas postai kézbesítőkönyv (Postakönyv) és egyéb kézbesítő nyomtatására. Ezért alkalmas például személyes bírósági kézbesítés támogatására is.


38/32

18.) Ami a jogosultságot illeti, követhető kell legyen az akta útja, az iktatástól az ügy érdemi befejezéséig. Legyen egyértelmű ki az adott dokumentum aláírója, ki volt az ügyintéző. A szoftvereknek tudnia kell biztosítani annak lehetőségét, hogy egy adott programfunkcióhoz a végrehajtó jogosultságot rendelhessen tehát praktikusan a végrehajtó be tudja állítani azt, hogy ki férhet hozzá pl a pénzügyekhez vagy éppen a borítékcímzéshez. titulus kezelésénél lényeges, hogy külön aláírása legyen a végrehajtónak és helyettesének. Az elkészült irat az események között jelenik meg, és ott a „létrehozó” oszlopban látszik az ügyintéző neve, az aláíró oszlopban pedig az aláíró neve és titulusa látszik:

Munkatársak (felhasználók) a következő ablakban definiálhatók:


38/33

Aláírók itt adhatók meg:

Itt jegyezném meg, hogy vannak olyan végrehajtói irodák, ahol mindig a végrehajtó ír alá. Ilyen irodákban az aláíró kezelés kikapcsolásra kerül. Továbbá aláíró választáskor – a tárgy ügyben – az utoljára aláíró nevén lesz a kijelölő csík. Jogosultság kezelés, felhasználónként: I.) Menüpontok / funkciók hozzárendelése és elvétele a következő ablakban történik (Beállítások / Menüstruktúra beállítás)


38/34

II.) Az egyes menüpontokon (területeken / funkciókon) belül jogosultságok további finomítása új felvitel / módosítás /törlés vonatkozásában (Beállítások / Működési beállítások):

Munkatársakat, és jogosultságot csak adminisztrátor jogú felhasználó módosíthat. Adminisztrátor jogú felhasználó jogai nem korlátozhatók.


38/35

19.) Minden fejlesztőnek tanúsítvánnyal felszerelt kártyát kell vennie, ami az adott fejlesztőhöz tartozik. Ezzel saját nevét használva beléphet tesztelés céljából a kamarai rendszerbe. Dr. Fodor Tamás elmondja, hogy október 15-re biztosítja a kamara a tesztelés lehetőségét. A fejlesztői kártyát a fejlesztőknek kell finanszírozni, azt a Kamara a továbbiakban nem állja (eddig a fejlesztők ingyenes kártyával rendelkeztek). Ez megvan. Szervezeti egység neve: VH-0996 Időbélyeg név: 2.1.13655


38/36

20.) A letöltött banki válaszok közül a nemlegeseket az ügyviteli szoftvernek fel kell tudni automatikusan dolgozni, vagyis be kell tudni tenni a megfelelő ügybe, hogy az adósnak az adott banknál nincs számlája, takarékbetétkönyve, értékpapírja A banki megkeresések válaszai az illető megkeresés eseménysorának információs lapján jelennek meg. A nemleges válaszok is idekerülnek, természetesen először az érvényes (számlaszámot tartalmazó) sorok kerülnek megjelenítésre.


38/37

FORRÁSOK jegyzéke Az anyag összeállításánál az MBVK.hu fejlesztői fórumot használtam, az itt „2010 október - 2011 február” főcím alatt összegyűjtött követelményeket vettem számba az ottani feltüntetés sorrendjében.

Összeállítva:

2011 március 1. Utolsó módosítás:

2011. március 9.


38/38

MBVK Audit anyaga 2011 március 11

Recommend Documents