MATRIK PROSES BISNIS OMBUDSMAN RI

MATRIK PROSES BISNIS OMBUDSMAN RI No

Nama Tatalaksana Penyelesaian Laporan Masyarakat

Tipe Tatalaksana Proses Inti

2

Penyelesaian Maladministrasi atas Inisiatif Sendiri

Proses Inti

3

Pendidikan dan Penyadaran Masyarakat dan Penyelenggara Pelayanan Publik

Proses Inti

1

Pengguna/ Pemakai 1. Masyarakat 2. Penyelenggara Pelayanan Publik

Kegiatan Utama

1. Menerima Laporan Maladministrasi 2. Melakukan telaah dan kajian administrasi dan substantive. 3. Melakukan Investigasi, Monitoring, Mediasi/Konsiliasi dan ajudikasi khusus atas Laporan Masyarakat 4. Mengelola administrasi Penyelesaian Laporan Masyarakat 1. Masyarakat 1. Melakukan Kajian 2. Penyelenggara Maladministrasi yang meluas Pelayanan dan berulang Publik 2. Melakukan kajian atas pemberitaan media massa 3. Melakukan Kajian, Investigasi, Monitoring, Mediasi/Konsiliasi atas Laporan Masyarakat 4. Mengelola administrasi Penyelesaian Maladministrasi 1. Masyarakat 1. Melakukan sosialisasi, 2. Penyelenggara Pendidikan dan Penyadaraan Pelayanan hak dan kewajiban kepada Publik Masyarakat dan

Masukan Utama

Keluaran Utama 1. Rekomendasi 2. Penutupan Laporan 3. Putusan ajudikasi

Pemilik Tatalaksana Bidang Penyelesaian Laporan

1. Laporan Masyrakat 2. Media Massa

Saran perbaikan kebijakan

Bidang Penyelesaian Laporan

1. Hasil Monitoring 2. Dokumen Pendukung

1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 2. Peningkatan kesadaran masyarakat

Bidang Pencegahan

1. Laporan Masyarakat 2. Dokumen Pendukung


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

4

Observasi Kepatuhan penyelengara pelayanan publik terhadap pemenuhan standar pelayanan

Proses Inti

5

Penjaminan Mutu

Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Penyelenggar Pelayanan Publik. 2. Mengelola administrasi pendidikan dan penyadaran masyarakat 1. Masyarakat 1. Melakukan pemetaan 2. Penyelenggara penyelenggara pelayanan Pelayanan publik sebagai sasaran Publik observasi 2. Melakukan observasi kepatuhan. 3. Mengkompilasi data hasil observasi 4. Mengolah data hasil observasi 5. Menentukan tingkat kepatuhan 6. Menyerahkan hasil kepatuhan 7. Melakukan monitoring 8. Mengelola administrasi observasi kepatuhan 1. Ombudsman 1. Melakukan kajian terhadap RI produk Ombudsman RI 2. Masyarakat 2. Melakukan penegakan kode etik 3. Melakukan penegaka integritas

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

1. Hasil observasi kepatuhan tahun sebelumnya 2. Peta sasaran observasi

1. Tingkat/Nilai kepatuhan

Bidang Pencegahan

1. Produk Ombudsman RI 2. Informasi/laporan masyarakat

1. Saran perbaikan 2. Reward dan Punishment

Satuan Penjaminan Mutu


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

4. Menindaklanjuti laporan masyarakat atas perilaku Insan Ombudsman RI 5. Mengelola administrasi penjaminan mutu

6

Biro Perencanaan Pengawasan Dan Kerja Sama Penyusunan Rencana, Program, dan Anggaran

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1. Melakukan inventaris kegiatan-kegiatan yang akan dianggarkan 2. Menyusun rancangan kegiatan dan anggaran 3. Melakukan pembahasan rancangan kegiatan dan anggaran secara internal 4. Melakukan pembahasan rancangan kegiatan dan anggaran dengan DPR 5. Melakukan pembahasan rancangan kegiatan dan anggaran dengan BAPPENAS dan Kementerian Keuangan 6. Menyusun Draf RKA-KL 7. Menyusun Draf DIPA 8. Mengelola administrasi penyusunan program dan anggaran

1. TOR dan RAB tahun sebelumnya 2. RKA-KL dan DIPA tahun sebelumnya 3. Hasil Pembahasan trilateral meeting dan persetujuan DPR

1. RKA-KL 2. DIPA

Sub Bagian Penyusunnan Program dan anggaran


Nama Tatalaksana Evaluasi dan Pelaporan

Tipe Tatalaksana Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai Ombudsman RI

Penyiapan Pembinaan dan Penataan Organisasi dan Tatalaksana

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Kegiatan Utama

Masukan Utama

1. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan anggaran 2. Menginvetarisir bahan penyusunan laporan triwulan, tahunan dan kinerja 3. Menyusun laporan triwulan, tahunan dan kinerja 4. Menyusun bahan RDP dengan DPR 5. Menyusun bahan pidato Presiden 6. Mengelola administrasi penyusunan evaluasi dan laporan

1. RKA-KL 2. Laporn kegiatan 3. Realisasi anggaran

1. Menyiapkan bahan penataan organisasi dan tatalaksana 2. Menyusun rancangan organisasi 3. Melaksanakan penataan organisasi dan penyusunan tatalaksana 4. Melakukan evaluasi organisasi dan tatalaksana

1. Struktur organisasi yang ada 2. tatalaksana yang ada

Keluaran Utama 1. Laporan triwulan, tahunan dan LAKIP 2. Bahan RDP 3. Bahan pidato presiden

Pemilik Tatalaksana Sub Bagian Evaluasi dan Laporan

1. Struktur organisasi 2. tatalaksana

Sub Bagian Organisasi dan Tatalaksana


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Pelayanan Administrasi Kerja Sama

Proses Pendukung

1. Ombudsman RI 2. Lembaga, pemerintah, daerah 3. Masyarakat

Pelaksanaan Pengawasan Internal di Lingkungan Ombudsman RI

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Kegiatan Utama 5. Menyusun laporan evaluasi organisasi dan tatalaksana 6. Mengelola administrasi penataan organisasi dan tatalaksana 1. Menginvetarisir bahan kerja sama 2. Menyusun draf naskah kerja sama 3. Memfasilitasi penandatangan naskah kerja sama 4. Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan kerja sama 5. Melakukan evaluasi pelaksanaan kerja sama 6. Memfasilitasi kegiatan forum international 7. Mengelola administrasi kerja sama 1. Melaksanakan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi,pemantauan dan kegiatan pengawasan lainnya 2. Menyusun laporan hasil pengawasan

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

1. Naskah kerja sama yang telahh ada 2. Permintaan kerja sama 3. Draf kerja sama

1. Naskah kerja sama 2. Laporan kegiatan kerja sama

Sub Bagian Kerja Sama

1. Renstra, RKP, Renja, penetapan kinerja, dan kebijakan internal 2. Laporan keuangan semesteran dan tahunan 3. Laporan kinerja triwulanan dan tahunan

1. Laporan hasil Audit, laporan hasil RKA-KL, laporan hasil review LK, laporan hasil review LAKIP, laporan hasil evaluasi SPIP, laporan perkembangan tindak lanjut

Bagian Pengawasan Internal


b

Nama Tatalaksana

Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Fasilitas Pelayanan Hukum

Tipe Tatalaksana

Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai

Ombudsman RI

Kegiatan Utama

Masukan Utama

3. Menindaklanjuti laporan dugaan pelanggaran disiplin 4. Mengkoordinasikan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan auditor ekstern 5. Melaksanakan penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi (PMPRB) 6. Melaksanakan penguatan pengawasan (pelaksanaan RB) 7. Mengelola administrasi pelaksanaan pengawasan internal

4. 5. 6. 7.

Keluaran Utama hasil pemeriksaan auditor ekstern 2. Laporan pelaksanaan RB (Penguatan pengawasan)

1. Mengindentifikasi peraturan perundangundangan yang akan disusun dan dirancang 2. Melakukan telahaan dan kajian hukum 3. Melakukan kodifikasi peraturan perundang-

1. Matrik program legislasi Ombudsman RI 2. Bahan telahaan dan kajian 3. Peraturan perundangundangan di lingkungan Ombudsman RI

1. Draft/rancangan Peraturan perundang-undangan 2. Hasil telahaan/kajian 3. Kompilasi peraturan perundang-undangan di lingkungan Ombudsman RI

Draf RKA-KL DIPA Laporan masyarakat Laporan pelaksanaan RB masing-masing area perubahan 8. laporan hasil pemeriksaan auditor ekstern

Pemilik Tatalaksana

Sub Bagian Hukum Dan Perancang Peraturang PerundangUndangan


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

undangan di lingkungan Ombudsman RI Pembentukan Peraturan PerundangUndangan

Hubungan Masyarakat

Proses Pendukung

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Ombudsman RI

1. Menyiapkan dan merumuskan rancangan kebijakan dibidang perencanaan, metode, teknik dan perancangan pertauran perundangundangan 2. Mengembangkan rancangan peraturan perundang-undangan. 3. Melaksanakan pedoman penyusunan dan perancangan SOP dibidang peraturan perundangundangan

1. Unit kerja pengusul mengajukan rancangan Peraturan perundangundangan berdasarkan kewenanganya. 2. Peraturan perundanganundangan sebelumnya yang perlu direview/revisi 3. Sinkronisasi dan harmonisasi dibidang peraturang perundang-undangan

1.

1. Menyiapkan bahan hubungan masyarakat, seperti: Publikasi Ombudsman, Pers Release, Pers Conference, Pameran, Pelayanan permintaan informasi dan dokumentasi (PID). 2. Dokumentasi audio visual kegiatan Ombudsman

1. Materi Publikasi Ombudsman, Pers Release, Pers Conference, Pameran, Pelayanan permintaan informasi dari masing-masing penyelenggara kegiatan dan tim substansi 2. Materi audio visual publikasi dari personal yang meliput kegiatan

1. Tersosialisasinya kegiatan dan tugas, fungsi Ombudsman RI. 2. Terdokumentasikan secara audio visual kegiatan Ombudsma RI 3. Adanya komunikasi dan sosialisasi tentang Ombudsman RI.(3,5) 4. Laporan dan dokumen

2.

3.

Draft/rancangan peraturan perundang-undangan Hasil review atas peraturan perundngan-undangan sebelumnya Hasil penyusunana dan perancangan sesuai pedoman

Sub Bagian Hukum Dan Perancang Peraturang PerundangUndangan

Sub Bagian Hubungan Masyarakat


Nama Tatalaksana

Penerimaan dan pemilahan laporan

Tipe Tatalaksana

Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai

Ombudsman RI

Kegiatan Utama

Masukan Utama

3. Pengelolaan media online; Website, Twitter, YouTube 4. Mengumpulkan, mengarsip, menganalisa informasi dan dokumentasi (baik cetak maupun online), serta menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebijakan 5. Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan 6. Distribusi penerbitan majalah internal 7. Mengelola data Majalah Dinding internal 8. Menyiapkan konten publikasi TV Dinding internal 9. Menyiapkan kegiatan keprotokoleran pimpinan

3. Bahan dan data dokumen dari unit kerja lain 4. Media cetak dan elektronik 5. Bahan dan data dokumen dari tim majalah 6. Peliputan yang dilakukan oleh tim HUMAS 7. Sub bagiann TU pimpinan mengajukan perminntaan protokoler

1. Menerima dan meregistrasi laporan atau penggaduan masyarakat 2. Mendistribusikan laporan atau penggaduan masyarakat berupa laporan baru, laporan lanjutan atau

1. Dokumen pengaduan masyarakat 2. Data SIMPeL

Keluaran Utama 5. Adanya informasi bagi internal terkait kegiatan pimpinan (6,7,8) 6. Terselengaranya kegiatan pimpinan dengan lancar(9)

1. Laporan triwulan dan tahunan 2. Data infografis

Pemilik Tatalaksana

Sub Bagian Penerimaan Dan Pemilahan Laporan


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

tindak lanjut, tanggapan, tembusan kepada anggota ombudsman RI 3. Mengolah data statistik laporan pengaduan masayarakat Pelaksanaan Administrasi Pelayanan Laporan

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1. Pengelolaan arsip laporan (peminjaman arsip dan memberkaskan laporan masyarakat) 2. Mengalihmediakan arsip laporan masyarakat 3. Mengelola administrasi pelaksanaan laporan atau penggaduan masyarakat

3. Dokumen pengaduan masyarakat 4. Data SIMPeL

3. Laporan triwulan dan tahunan 4. Data infografis

Sub Bagian Arsip Laporan

Pemeliharaan dan pengembangan sistem informasi dan jaringan

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1. Membuat system informasi/perangkat lunak 2. Melakukan pemeliharaan system informasi/perangkat lunak 3. Membuat system jaringan 4. Melakukan pemeliharan system jaringan

1. Dokumen permintaan pembuatan /pengembangan system informasi /perangkat lunak 2. Permintaan pengembangan/pembenahan jaringan 3. Formulir trouble shooting

1. Program aplikasi 2. Laporan pengembangan, pembenahan, dan pemeliharaan jaringan

Sub Bagian Aplikasi Dan Jaringan

Pengelolaan data, Telekomunikasi dan Informasi

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1. Mengumpulkan data-data final semua unit kerja dalam bentuk hard atau soft copy

1. Data laporan final dari semua unit kerja 2. Data laporan kegiatan Ombudsman RI

1. rekapitulasi data laporan 2. laporan pengelolaan data kepada stakeholder terkait

Sub Bagian Data, Telekomunikasi, Dan Informasi


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

2. Melakukan pengolahan dan pemilahan data-data untuk keperluan Ombudsman RI 3. Mendokumentasikan data menyimpan, dan mengalihmediakan data 4. Mengelola administrasi pelaksanaan pengelolaan data telekomunikasi dan informasi Biro Umum c Pelaksanaan Anggaran

Proses Pendukung Proses Pendukung

Ombudsman RI Ombudsman RI

1. Melakukan Registrasi terhadap dokumen Permintaan Pengajuan Anggaran 2. Melakukan pengecekan jumlah anggaran yang di ajukan dengan jumlah anggaran yang tersedia 3. Mencatat anggaran yang diajukan sesuai kode akun kegiatan 4. Melakukan Verifikasi terhadap Pengajuan Permintaan anggaran 5. Melakukan pengendalian atas kesesuaian pagu

1. Formulir Pengajuan Permintaan Anggaran 2. Data Perubahan Pagu Anggaran

1. Formulir Pengajuan Permintaan Anggaran yang sudah terferifikasi 2. Formulir Penyerapan Anggaran Perbulan

Sub Bagian Pelaksana Anggaran


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

anggaran dengan realisasi anggaran 6. Melakukan permintaan ADK dan POK ke bagian program dan anggaran bila terjadi perubahan anggaran/revisi anggaran Penyusunan Laporan Keuangan

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1. Menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBN berupa laporan keuangan yang mengacu pada Standar Akuntansi Instansi di Lingkungan Ombudsman Republik Indonesia 2. Menyusun Laporan Realisasi Anggaran, Neraca, Laporan Arus Kas, dan Catatan atas Laporan Keuangan di lingkungan Ombudsman Republik Indonesia 3. Menyajikan Laporan Keuangan Semester dan Tahunan Ombudsman Republik Indonesia sesuai prinsip-prinsip akuntansi yang diterapkan dalam

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Data Rekonsiliasi Saiba Data Rekonsiliasi Pajak Data Rekonsiliasi BMN Rekening Koran Bendahara BKU Bendahara Data Rekonsiliasi PNBP

1. Laporan Keuangan Semester I 2. Laporan Keuangan Tahunan Unaudited 3. Laporan Keungan Audited

Sub Bagian Akuntansi


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama

4.

5.

Pelaksanaan Pembendaharaan

Proses Pendukung

Ombudsman RI

1.

2.

3.

Standar Akuntansi Pemerintahan Melakukan prosedur manual maupun yang terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran dan pelaporan posisi kleuangan dan Operasi keuangan di Lingkungan Ombudsman Republik Indonesia Menyampaikan laporan akhir kepada Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Menyusun rencana perhitungan kebutuhan uang persediaan / tambahan uang persediaan (UP / TUP) Menyusun persiapan jadwal waktu pelaksanaan kegiatan termasuk rencana penarikan dananya Membantu pembayaran atas tagihan yang dananya bersumber dari UP berdasarkan setuju bayar

Masukan Utama

1. Formulir Pengajuan Permintaan Anggaran 2. Formulir Pertanggungjawaban 3. Bukti pembuatan tagihan Penerimaan Non anggaran 4. Bukti surat setoran elektronik 5. Bukti Setor Pajak 6. Bukti Setor PNBP 7. ADK Silabi untuk LPJ Bendahara

Keluaran Utama

1. Data Konfirmasi Penerimaan Negara 2. DRPP Pada Aplikasi Simkeu 3. LPJ Bendahara

Pemilik Tatalaksana


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama dari Pejabat Pembuat Komitmen yang bersangkutan 4. Membantu pembayaran atas tagihan yang dananya bersumber dari LS berdasarkan SP2D yang sudah terbit pada aplikasi Spanint 5. Mencatat atas pemotongan/pemungutan penerimaan negara (PNBP/Pajak) pada aplikasi Simkeu dan aplikasi Silabi 6. Menyetorkan pemotongan/pemungutan kewajiban bendaharawan ke kas negara melalui Bank 7. Melakukan Konfirmasi Pajak Pada Aplikasi Konfirmasi Pajak 8. Membawa ADK Konfirmasi Pajak ke KPPN Jakarta VII 9. Melakukan verifikasi terhadap Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas 10. Membuat rekap UMK

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana


Nama Tatalaksana

Administrasi Kepegawaian

Tipe Tatalaksana

Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai

Ombudsman RI

Kegiatan Utama 11. Menatausahakan transaksi UP / TUP 12. Menyelenggarakan pembukuan 1. mengumpulkan dan memeriksa berkas kelengkapan untuk pengusulan permintaan KARPEG, KARIS/KARSU, TASPEN dan BPJS Kesehatan 2. menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 3. mendata dan mengusulkan pegawai yang akan menerima penghargaan satya lencana karya satya 4. Mendokumentasikan data (mencatat, menyimpan dan mengalihmediakan data) 5. Membuat laporan kegiatan 6. Menyajikan informasi data kepegawaian 7. Melakukan pengelolaan administrasi pengembangan kompetensi pegawai ombudsman RI (wawan) 8. Penyusunan TOR Kepegawaian 9. Menyusun Usulan Formasi

Masukan Utama

1.

2. 3. 4. 5.

6. 7.

8. 9.

10.

Surat dan dokumen pendukung pengusulan KARPEG, KARIS/KARSU, TASPEN, BPJS Kesehatan dan Penghargaan Satya Lencana Karya Satya Draft Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Dokumen Data Pendukung Kepegawaian Data laporan kegiatan Data Inventaris Pengembangan Kompetensi pegawai Bahan dan data kebutuhan pegawai dari bagian lain Surat Kemenpan Terkait pembukaan pendaftaran CPNS. Formulir Cuti Inventaris Data Tawaran Diklat dan Data Identifikasi Kebutuhan Diklat Inventaris Data Peserta Tugas Belajar

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

1. KARPEG, KARIS/KARSU, Sub Bagian TASPEN, Kartu BPJS Kepegawaian. Kesehatan dan Sertifikat Penghargaan Satya Lencana Karya Satya. 2. Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 3. Data Kepegawaian 4. Laporan kegiatan per triwulan 5. Rekapitulasi data laporan pengembangan kompetensi pegawai 6. TOR dan RAB Kegiatan 7. Surat Pertimbangan Penetapan Usul Formasi 8. SK Kenaikan Pangkat dan Jabatan Fungsional. 9. SPMT/SPMJ/SPP/SPMMDJ Pejabat Struktural 10. SK KGB dan SK Penyesuaian Gaji Pokok 11. SK Penugasan Diklat 12. Surat Izin Belajar dan Usulan Ujian KPPI


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Pengawasan Disiplin Pegawai

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Pelaksanaan Urusan Persuratan masuk

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Kegiatan Utama

Masukan Utama

10. Membuat SK Kenaikan Pangkat, Kenaikan Jabatan Fungsional, dan Kenaikan Jabatan Strktural 11. Mendokumentasikan permohonan dan izin Cuti Pegawai 12. Membuat usulan Diklat dalam Negeri , Luar Negeri dan Tugas Belajar 13. Membuat Usul Mutasi Pegawai 14. Memproses Peninjauan Masa Kerja 15. Mendistribusikan dan Menyimpan SKP 16. Membuat SK Pensiun 1. Mengelola Daftar Hadir Pegawai 2. Menginventaris Surat Izin Pegawai 3. Membuat Rekapitulasi Kehadiran Pegawai 4. Mendokumentasikan Daftar hadir dan Surat izin Pegawai 1. Menerima semua surat masuk

11. Berkas data pegawai 12. Surat Usul Perpindahan atau Penolakan Pegawai 13. Formulir SKP dari masingmasing bagian

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

13. DUK 14. Arsip SKP 15. BAP dan LHP Tunkin PNS 16. SK Pensiun PNS

Surat Izin Pegawai

1. Rekapitulasi Kehadiran. 2. Laporan Uang Makan Pegawai 3. Surat Keputusan Tentang Tunjangan Kinerja Pegawai

Sub Bagian kepegawaian

1. Dokumen surat masuk 2. Data hasil aplikasi surat masuk ke Ombudsman RI

Data surat masuk

Sub bagian persuratan


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Kegiatan Utama 2.

3.

4.

Pelaksanaan Urusan Persuratan keluar

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Masukan Utama

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

Mengagendakan surat masuk dan menginput pada aplikasi Surat masuk kedinasan dan laporan masyrakat kecuali surat pribadi/paket pribadi Menyampaikan semua surat masuk kedinasan dan laporan masyarakat kepada ketua/wakil ketua Ombudsman RI Menerima surat yang telah didisposisi ketua/wakil ketua Ombudsman RI untuk didistribusikan sesuai disposisi

1. Menerima semua surat keluar 2. Memastikan semua surat keluar sudah diberikan nomor surat, tanggal surat, tanda tangan pejabat yang berwenang dan alamat lengkap yang dituju 3. Menggadakan surat keluar untuk disimpan sebagai pertinggalan surat

1. 2.

Dokumen surat keluar Data hasil aplikasi surat keluar

Data surat keluar dan dikirim dengan baik dan benar

Sub bagian persuratan


Nama Tatalaksana

Pelaksanaan Protokol Pimpinan

Tipe Tatalaksana

Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai

Ombudsman RI

Kegiatan Utama 4. Menyampaikan/mengirim surat keluar yang asli untuk yang dituju dan copy untuk tembusan 1. Melaksanakan urusan administratif yang meliputi penerimaan, pencatatan dan penyampaian naskah dinas, baik yang ditujukan kepada pimpinan maupun pendistribusian naskah dinas dari pimpinan kepada bagian/unit lain terkait sesuai disposisi pimpinan. 2. Melaksanakan penataan, pengaturan dan pemeriksaan terhadap semua naskah dinas yang akan ditanda tangani oleh pimpinan. 3. Melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan terhadap berbagai catatan, arsip, buku dan dokumentasi yang menjadi keperluan pimpinan. 4. Melaksanakan disposisi pimpinan untuk penugasan pendampingan pimpinan.

Masukan Utama

1. Surat masuk/ Naskah Dinas 2. Draf surat keluar ( ST, SE, SK, Surat Internal, ORI-SRT, dll) 3. Catatan, arsip buku, dan dokumen pimpinan 4. Disposisi untuk mendampingi pimpinan Surat Tugas Perjalanan Dinas

Keluaran Utama

1.

2. 3.

4. 5.

Surat masuk/ Naskah Dinas diterima, dicatat dan disampaikan dengan baik Draf surat keluar ditandatangani oleh Pimpinan (Ketua) Catatan, arsip buku, dan dokumen tersimpan dan terpelihara dengan baik Kegiatan pimpinan berjalan dengan baik Laporan Keuangan Perjalanan Dinas

Pemilik Tatalaksana

Subbagian Tata Usaha Pimpinan


Nama Tatalaksana

Tipe Tatalaksana

Pengguna/ Pemakai

Pengelolaan Perlengkapan Barang Milik Negara

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Pengurusan Perjalanan Dinas

Proses Pendukung

Ombudsman RI

Kegiatan Utama 5. Melaksanakan segala urusan administrasi keuangan, keperluan akomodasi dan transportasi perjalanan dinas pimpinan. 6. Inventarisasi aset BMN yakni melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud 7. Melakukan input kedalam aplikasi SIMAK BMN 1. Bagian Keuangan memverifikasi PPA (Permintaan dan Pembebanan Anggaran) 2. Bagian Keuangan mencairkan uang untuk perjalanan dinas 3. Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga membuatkan SPD (Surat Perjalanan Dinas)

Masukan Utama

1. Barang Milik Negara yang akan diinventarisasi dan dilabelisasikan 2. Dokumen pendukung 3. Data BMN yang akan diinput kedalam SIMAK BMN 4. Data DBR (Daftar Barang Ruang) 5. Data SIMAK BMN yang akan dibuat untuk laporan rekonsiliasi BMN 1. Surat Tugas dan PPA untuk melakukan verifikasi 2. Surat Tugas dan PPA untuk pembuatan SPD

Keluaran Utama

Pemilik Tatalaksana

1. Laporan SIMAK BMN Sub Bagian 2. Laporan Daftar Barang Perlengkapan Dan Ruangan Pemeliharaan 3. Laporan posisi BMN di neraca 4. Laporan BMN aset tetap 5. Laporan barang persediaan 6. Laporan hasil rekonsiliasi BMN

1. Surat Perjalanan Dinas 2. SPD Rampung

Sub Bagian Perlengkapan Dan Pemeliharaan


Nama Tatalaksana Booking Ruang Rapat

Tipe Tatalaksana Proses Pendukung

Pengguna/ Pemakai Ombudsman RI

Kegiatan Utama 1. Melakukan proses pemesanan ruang rapat di situs booking ruang rapat 2. Pemesanan Infokus untuk ruang rapat yang tersedia infokus 3. Pemesanan laptop jika dibutuhkan

Masukan Utama 1. Pengisian form booking ruang rapat 2. Pengisian Log book untuk infokus dan laptop

Keluaran Utama 1. Tersedianya ruang rapat 2. Infokus 3. Laptop

Pemilik Tatalaksana Sub bagian Rumah Tangga

MATRIK PROSES BISNIS OMBUDSMAN RI

Recommend Documents