Analisis Proses Bisnis BPK RI Perwakilan Provinsi DIY
Oleh: Nurochman 23511070
MAGISTER INFORMATIKA CHIEF INFORMATION OFFICER SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2011
1. PENDAHULUAN Proses Bisnis merupakan nyawa/roh dari suatu organisasi, karena ialah perangkat bisnis yang mempunyai peranan penting dalam menggerakkan, mengarahkan, serta mempercepat laju roda suatu organisasi. Kinerja suatu organisasi akan sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Proses bisnis dinilai bagus jika berhasil mencapai tujuan dengan efektif dengan men-sinergikan seluruh sumber daya yang dimiliki secara efisien. Peranan yang sangat vital tersebut mendorong kesadaran setiap organisasi bisnis untuk melakukan manajemen proses bisnis. Manajemen proses bisnis merupakan suatu metode untuk mengelola proses bisnis. Pengelolaan tersebut digambarkan dalam sebuah siklus manajemen bisnis yang dimulai dengan penetapan strategi dan visi bisnis oleh manajemen puncak. Kemudian dilanjutkan dengan mengidentifikasi proses bisnis existing yang hasilnya diwujudkan dalam bentuk permodelan bisnis yang tepat menggambarkan aktivitas bisnisnya. Model bisnis tersebut selanjutnya dievaluasi dan disesuaikan dengan visi dan misi yang telah ditetapkan, untuk selanjutnya diimplementasikan dalam operasional perusahaan. Proses selanjutnya adalah dilakukan monitoring dan controlling secara berkelanjutan yang akan menghasilkan suatu evaluasi menyeluruh dan digunakan sebagai dasar untuk dilakukannya business process improvement/peningkatan proses bisnis. Output dari penerapan manajemen proses bisnis ini berupa peningkatan efesiensi perusahaan dalam aspek biaya dan waktu serta peningkatan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Tahap awal dari pembuatan proses bisnis adalah dengan mengetahui visi dan misi yang ditetapkan. Visi dan misi sangat menentukan arah tujuan yang akan dicapai sebuah organisasi. Visi dan misi organisasi ini kemudian dijabarkan dalam berbagai sasaran strategis yang akan menjadi kiblat setiap elemen dalam melakukan aktivitas kerjanya sesuai dengan struktur organisasi. Struktur organisasi tersebut akan menjelaskan fungsi dari masing-masing anggota organisasi dalam lingkup kegiatan organisasi. Masing-masing pihak yang terdapat dalam struktur organisasi tersebut kemudian akan melaksanakan proses bisnis organisasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya (tupoksi) masingmasing. Paper ini akan diawali dengan penjabaran visi, misi, sasaran strategis organisasi, serta praktek yang dilaksanakan di BPK RI Perwakilan Provinsi DIY. Visi dan misi organisasi tersebut akan diturunkan untuk menentukan proses bisnis organisasi dengan memetakan fungsi job description sesuai tupoksi yang ada dalam struktur organisasi khususnya yang ada di BPK RI Perwakilan Provinsi DIY. Proses bisnis tersebut berupa rantai nilai yang terdiri dari primary activities (kegiatan utama) dan secondary/supporting activities (kegiatan pendukung). Rantai nilai tersebut dimaksudkan untuk membuat sebuah produk BPK RI Perwakilan Provinsi DIY yang berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).
1
2. PROSES BISNIS BPK RI PERWAKILAN PROVINSI DIY Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) merupakan lembaga negara yang mempunyai tugas untuk memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara yang dilakukan oleh Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, Lembaga Negara lainnya, Bank Indonesia, Badan Usaha Milik Negara, Badan Layanan Umum, Badan Usaha Milik Daerah, dan lembaga atau badan lain yang mengelola keuangan negara. Sesuai Undang-Undang Dasar (UUD) tahun 1945 Pasal 23 ayat (5) dan Undangundang Nomor 15 tahun 2006 serta untuk mencapai visi-nya menjadi lembaga keuangan negara yang bebas, mandiri dan profesional serta berperan aktif dalam mewujudkan tata kelola keuangan negara yang akuntabel dan transparan, maka BPK RI berkedudukan di Ibukota negara dan memiliki perwakilan di setiap provinsi. Sampai dengan tahun 2010, BPK RI telah memiliki Kantor Perwakilan di seluruh provinsi di wilayah Indonesia, salah satunya adalah Perwakilan Provinsi DIY. Menurut Keputusan BPK RI Nomor 39/K/I-VIII.3/7/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana BPK-RI, Perwakilan Provinsi DIY mempunyai tugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Kabupaten Sleman, Kabupaten Kulon Progo, Kabupaten Gunungkidul, Kabupaten Bantul, dan Kota Yogyakarta, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh Auditorat Keuangan Negara. 2.1. Nilai Dasar BPK RI menetapkan tiga nilai dasar yang harus dipegang teguh oleh seluruh elemen di BPK RI ataupun setiap pihak yang bertindak dengan dan atas nama BPK RI. Tiga nilai dasar tersebut adalah sebagai berikut: 2.1.1. Independensi Harus bebas dalam sikap mental dan penampilan dari gangguan pribadi, ekstern, dan/atau organisasi. 2.1.2. Integritas Harus selalu bersikap jujur, obyektif, dan tegas dalam menerapkan prinsip, nilai, dan keputusan. 2.1.3. Profesionalisme Selalu menerapkan prinsip kehati-hatian, ketelitian, kecermatan, serta berpedoman pada standar yang berlaku. 2.2. Visi dan Misi Visi merupakan suatu gambaran tentang keadaan di masa depan yang diinginkan oleh suatu organisasi. Visi BPK RI adalah menjadi lembaga pemeriksa keuangan negara yang kredibel dengan menjunjung tinggi nilai-nilai dasar untuk berperan aktif dalam mendorong terwujudnya tata kelola keuangan negara yang akuntabel dan transparan. Sedangkan BPK RI menetapkan tiga misi utama, yaitu: memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan Negara, memberikan pendapat untuk meningkatkan mutu pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara, serta berperan aktif dalam menemukan dan mencegah segala bentuk penyalahgunaan dan penyelewengan keuangan negara. Visi dan misi tersebut disusun dalam rangka menjalankan proses bisnis BPK RI untuk melaksanakan pemeriksaan, pengelolaan, dan tanggung jawab keuangan negara seperti yang diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara. 2
2.3. Tujuan Strategis BPK RI menetapkan tiga tujuan strategis untuk menjamin tercapainya visi dan misinya. Tiga tujuan strategis tersebut adalah: 2.3.1. Mendorong terwujudnya pengelolaan keuangan negara yang tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, ekonomis, efisien, efektif, transparan, dan bertanggungjawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan. 2.3.2. Mewujudkan pemeriksaan yang bermutu untuk menghasilkan laporan hasil pemeriksaan yang bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan. 2.3.3. Mewujudkan birokrasi yang modern di BPK. 2.4. Sasaran Strategis Tiga tujuan strategis tersebut di atas selanjutnya dijabarkan menjadi sepuluh sasaran strategis BPK RI Periode 2011-2015, yaitu: 2.4.1. Meningkatkan efektifitas tindak lanjut hasil pemeriksaan dan memenuhi harapan pemangku kepentingan. BPK berupaya untuk membangun komunikasi dua arah secara efektif kepada semua pemangku kepentingan demi terwujudnya pengelolaan keuangan negara yang baik. Melalui sasaran strategis ini, BPK mengharapkan adanya kontribusi dan partisipasi seluruh pemangku kepentingan dalam rangka meningkatkan efektifitas tindak lanjut hasil pemeriksaan. 2.4.2. Meningkatkan fungsi manajemen pemeriksaan Manajemen pemeriksaan mencakup kegiatan perencanaan strategis pemeriksaan, perencanaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasil pemeriksaan. Selain itu juga meliputi upaya peningkatan cakupan pemeriksaan keuangan , pemeriksaan kinerja, dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu. Melalui sasaran strategis ini, BPK melakukan upaya pengendalian mutu pemeriksaan yang sesuai dengan Standar Pemeriksaan Keuangan Negara dan kode etik. 2.4.3. Meningkatkan mutu pemberian pendapat dan pertimbangan BPK dapat memberikan pendapat kepada para pemangku kepentingan yang diperlukan karena sifat pekerjaannya.pendapat yang diberikan dapat berupa perbaikan kebijakan dan tata kelola di bidang pendapatan, pengeluaran, pinjaman, privatisasi, likuidasi, merger, akuisisi, penyertaan modal pemerintah, penjaminan pemerintah, dan bidang lain yang berkaitan dengan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara. Selain itu, BPK juga dapat memberikan pertimbanagn atas penyelesaian kerugian negara/daerah yang ditetapkan oleh pemerintah. 2.4.4. Percepatan penetapan tuntutan penyelesaian ganti kerugian negara
perbendaharaan
dan
pemantauan
BPK menilai dan/atau menetapkan jumlah kerugian negara yang diakibatkan oleh perbuatan melawan hukum baik secara sengaja maupun lalai yang dilakukan oleh para pihak yang menyelenggarakan pengelolaan keuangan negara. BPK melakukan pemantauan atas penyelesaian ganti kerugian negara di seluruh instansi pemerintah. BPK ingin memastikan proses penetapan kerugian negara dilakukan secara lebih cepat dengan memperhatikan peraturan yang berlaku. BPK juga akan berupaya
3
untuk menyajikan database status penyelesaian ganti kerugian negara yang lengkap, akurat dan tepat waktu. 2.4.5. Meningkatkan efektifitas penerapan Sistem Pemerolehan Keyakinan Mutu (SPKM) Sebagai lembaga profesi, BPK dituntut untuk terus meningkatkan kapasitas kelembagaan, kompetensi pelaksana, dan hasil pemeriksaan yang bebas dari kesalahan, yang sejalan dengan kebutuhan pemangku kepentingan. Melalui sasaran strategis ini, BPK berupaya untuk melaksanakan SPKM secara konsisten dan berkesinambungan. 2.4.6. Pemenuhan dan harmonisasi peraturan di bidang pemeriksaan keuangan negara Kewenangan BPK sebagaimana tertuang dalam peraturan perundang-undangan antara lain mencakup kewenangan mengakses semua data dan informasi yang terkait dengan pengelolan keuangan negara serta mengatur perangkat yang diperlukan dalam melaksanakan pemeriksaan. Melalui sasaran strategis ini BPK bertekad untuk menyelesaikan aturan pelaksanaan yang dibutuhkan dan terlibat secara aktif dalam proses harmonisasi peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pengelolaan dan pemeriksaan keuangan negara. 2.4.7. Meningkatkan mutu kelembagaan dan ketatalaksanaan Semua tugas dan wewenang BPK harus terakomodasi dalam suatu struktur organisasi efektif yang dilengkapi dengan perangkat organisasi sebagaimana diperlukan. Melalui sasaran startegis ini BPK berupaya untuk memiliki organisasi yang fleksibel dengan komposisi hemat struktur dan kaya fungsi serta dilengkapi dengan pedoman kerja yang jelas untuk memastikanstandar kualitas kerja. 2.4.8. Meningkatkan kompetensi SDM dan dukungan manajemen SDM merupakan aset terpenting BPK. Penambahan jumlah pemeriksa dan pengambangan kemampuan serta kompetensi pegawai menjadi prioritas utama. BPK juga perlu mencipatakan lingkungan kerja yang kondusif untuk menarik orang-orang terbaik di bidangnya termasuk melalui peningkatan kesejahteraan pegawai. Melalui sasaran startegis ini BPK berupaya untuk menyusun dan mengimplementasikan manajemen sumber daya manusia yang komprehensif dan terintegrasi. 2.4.9. Meningkatkan pemenuhan standar dan mutu sarana prasarana Kinerja BPK yang tinggi perlu didukung dengan fasilitas kerja yang memadai sesuai dengan standar sarana dan prasarana kerja. Melalui sasaran startegis ini BPK secar khusus berupaya untuk mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi melalui penyediaan infrastruktur dan jaringan yang mendukung pelaksanaan seluruh kegiatan BPK. Selain itu, BPK akan terus berupaya meningkatkan sarana dan prasarana kerja lainnya untuk seluruh unit organisasi BPK. 2.4.10. Meningkatkan pemanfaatan anggaran Melalui sasaran startegis ini BPK berupaya untuk meningkatkan kualitas, ketertiban, dan kepatuhan proses perencanaan, penggunaan dan pertanggungjawaban anggaran BPK sesuai peraturan yang berlaku. Di samping pertanggungjawaban anggaran, sasaran strategis ini difokuskan pada pemanfaatan anggran secara optimal dalam rangka peningkatan kinerja BPK dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya.
4
Dalam rangka melakukan percepatan pencapaian sasaran strategis tersebut, BPK RI mencanangkan program bertajuk BPK SINERGI. Terminologi dari program tersebut adalah dengan me-link and match-kan e-BPK dan e-Auditee. Dengan program tersebut BPK dapat melakukan e-Audit yang secara stimulan akan mempercepat proses pengambilan data dari entitas yang diperiksa. Selain itu, diharapkan pelaksanaan pemeriksaan akan lebih efektif dan efisien. 2.5. Produk BPK RI Perwakilan Provinsi DIY Proses bisnis BPK RI Perwakilan Provinsi DIY dilakukan untuk menghasilkan produk yaitu Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP). LHP ini berbeda-beda untuk setiap jenis pemeriksaan. Deskripsi jenis LHP yang dihasilkan BPK dapat dilihat di tabel 2.5.1. berikut: No Jenis Pemeriksaan Jenis LHP 1. Pemeriksaan Laporan Keuangan 1. Laporan Keuangan yang memuat Opini kewajaran LK 2. Laporan Sistem Pengendalian Intern 3. Laporan Kepatuhan Terhadap Perundang-undangan 1. Laporan Kelemahan Pengendalian Intern 2. Pemeriksaan Kinerja 3.
2. Laporan Kepatuhan Terhadap Perundangundangan 1. Laporan Kelemahan Pengendalian Intern Pemeriksaan dengan Tujuan Tertentu 2. Laporan Kepatuhan Terhadap Perundangundangan 3. Laporan Ketidakpatutan yang Material Tabel 2.5.1 Jenis Laporan Hasil Pemeriksaan
Sesuai dengan Standar Pemeriksaan Keuangan Negara, LHP BPK diserahkan kepada lembaga perwakilan (DPR/DPRD), entitas yang diperiksa, pihak yang mempunyai kewenangan untuk mengatur entitas yang diperiksa, pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan, dan kepada pihak lain yang diberi wewenang untuk menerima laporan hasil pemeriksaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. 2.6. Struktur Organisasi BPK RI Perwakilan Provinsi DIY Sesuai dengan visi dan misi BPK RI, BPK RI Perwakilan Provinsi DIY mempunyai tugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Pemerintah Provinsi DIY, Kabupaten/Kota di Provinsi DIY, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan tersebut. Untuk melaksanakan tugas tersebut, BPK RI Perwakilan Provinsi DIY menyelenggarakan fungsi penyusunan program, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah yang dilaksanakan oleh BPK RI Perwakilan Provinsi DIY. Pemeriksaan tersebut meliputi pemeriksaan keuangan, pemeriksaan kinerja, dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu. Dalam melaksanakan proses bisnis tersebut, struktur organisasi yang ada di BPK RI Perwakilan Provinsi DIY dapat dilihat pada Gambar 2.6.1. sebagai berikut:
5
BPK RI PERWAKILAN PROVINSI DIY
SEKRETARIAT PERWAKILAN
SUB AUDITORAT DIY
SUB BAGIAN SDM, HUKUM, DAN HUMAS
SUB BAGIAN KEUANGAN
SUB BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN SEKRETARIAT PERWAKILAN
Gambar 2.3.1. Struktur Organisasi BPK RI Perwakilan Provinsi DIY
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, tugas masing-masing secara ringkas dapat dijelaskan dalam uraian sebagai berikut. 2.6.1. Sub Auditorat DIY Berkaitan dengan struktur organisasi tersebut, Sub Auditorat DIY mempunyai tugas untuk melakukan pemeriksaan atas pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah, pada Pemerintah Provinsi DIY, Kota Yogyakarta, Kabupaten Sleman, Kabupaten Bantul, Kabupaten Gunungkidul, Kabupaten Kulonprogo, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh Auditorat Keuangan Negara (AKN) BPK RI. 2.6.2. Sekretariat Perwakilan Sekretariat Perwakilan mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan dukungan administrasi, hukum dan hubungan masyarakat, protokoler, serta sumber daya untuk kelancaran tugas dan fungsi BPK RI Perwakilan Provinsi DIY. 2.6.3. Sub Bagian SDM, Hukum, dan Humas Sub Bagian SDM, Hukum, dan Humas mempunyai tugas melaksanakan pengurusan sumber daya manusia, pemberian layanan di bidang hukum yang meliputi legislasi, konsultasi, bantuan dan informasi hukum, serta bidang kehumasan di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi DIY, dan melaporkan hasil kegiatannya secara berkala kepada Kepala Sekretariat Perwakilan. 2.6.4. Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan anggaran, perbendaharaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban keuangan, serta menyiapkan bahan pendukung dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan BPK di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi DIY, serta melaporkan hasil kegiatannya secara berkala kepada Kepala Sekretariat Perwakilan. 2.6.5. Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan administrasi umum, teknologi informasi, dan keprotokolan, serta melaksanakan pengurusan sarana dan prasarana di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi DIY, dan melaporkan hasil kegiatannya secara berkala kepada Kepala Sekretariat Perwakilan.
6
2.6.6. Sub Bagian Sekretariat Kepala Perwakilan Sub Bagian Sekretariat Kepala Perwakilan mempunyai tugas menyelenggarakan kesekretariatan dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan, melaksanakan kegiatan lain sesuai dengan perintah Kepala Perwakilan, dan melaporkan hasil kegiatannya secara berkala kepada Kepala Sekretariat Perwakilan.
2.7. Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pelaksanaan Tugas BPK RI Standard Operating Procedure (SOP) merupakan seperangkat panduan teknis standar aktivitas dan proses yang berlangsung dalam suatu organisasi. Tujuan diperlukannya SOP dalam suatu organisasi adalah untuk memberikan persamaan persepsi semua elemen yang terlibat dan memberi pemahaman atas setiap langkah detail kegiatan yang harus dilaksanakan. SOP di BPK dibedakan menjadi dua, yaitu yang terkait dengan fungsi utama untuk melaksanakan tugas pemeriksaan dan fungsi supporting penunjang/pendukung. Sebagai SOP bidang pemeriksaan, BPK RI telah menetapkan Standar Pemeriksaan Keuangan Negara (SPKN) dalam Peraturan BPK Nomor 1 Tahun 2007. SPKN tersebut kemudian dijabarkan lebih terinci ke dalam sebuah panduan yang disebut Panduan Manajemen Pemeriksaan (PMP). PMP berisi prosedur dan tata cara pengelolaan pemeriksaan disertai dengan formulir, catatan, bentuk laporan yang dihasilkan. PMP ini dimaksudkan untuk digunakan seluruh pelaksana BPK dalam mengelola pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara yang meliputi tahap penyusunan Rencana Kerja Pemeriksaan (RKP), perencanaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, pelaporan pemeriksaan, pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan, dan evaluasi pemeriksaan. 2.8. Aktivitas dan Value Chain BPK RI Rangkaian proses bisnis BPK pada akhirnya adalah menghasilkan output berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan outcome perbaikan akuntabilitas dan transparansi pengeloalaan dan tanggung jawab keuangan negara. LHP disusun setelah proses pemeriksaan selesai dilaksanakan. Aktivitas utama yang dilaksanakan dalam menghasilkan LHP terdiri dari kegiatan perencanaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasil pemeriksaan. Kegiatan utama (primary activities) yang dilakukan BPK RI Perwakilan DIY adalah kegiatan pemeriksaan yang terdiri dari perencanaaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasil pemeriksaan. Kegiatan utama tersebut dilaksanakan oleh Sub Auditorat DIY. Pelaksanaan kegiatan utama di-support oleh kegiatan pendukung (supporting activities) berupa: Pembinaan dan Pelatihan SDM, Keuangan, Telaah dan Konsultasi Hukum, Hubungan Lembaga dan Masyarakat, Administrasi, serta Teknologi Informasi. Aktivitas pendukung tersebut dilaksanakan oleh Sekretariat Perwakilan BPK RI dhi. Sub Bagian SDM, Hukum, dan Humas, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Umum, dan Sub Bagian Sekretariat Kepala Perwakilan. Muara dari value chain tersebut adalah untuk menghasilkan laporan hasil pemeriksaan yang tepat waktu, lengkap, akurat, obyektif, meyakinkan, jelas, serta seringkas mungkin. LHP yang memenuhi standar tersebut diharapkan tidak menimbulkan multi tafsir ketika diserahkan kepada para pemangku kepentingan.
7
Primary Activities
Pembinaan dan Pelatihan SDM Keuangan Telaah dan Konsultasi Hukum Hubungan Lembaga dan Masyarakat Administrasi Teknologi Informasi
Perencanaan Pemeriksaan
Pelaporan Hasil Pemeriksaan
Pelaksanaan Pemeriksaan
Layanan untuk Pemilik Kepentingan
Supporting Activities
Aktivitas dan value chain BPK dapat dideskripsikan dalam gambar 2.8.1 berikut:
Gambar 2.8.1 Value Chain BPK RI Perwakilan Provinsi DIY
Ilustrasi dari proses bisnis utama BPK RI Perwakilan DIY dapat digambarkan sebagai berikut: User dan Para Pemangku Kepentingan
Hubungan Lembaga/ Masyarakat
Pelaporan Hasil Pemeriksaan
Telaah dan Konsultasi Hukum
Supporting Process Supporting Process
Pelaksanaan Pemeriksaan
Supporting Process Supporting Process
Proses Pencairan Biaya Pemeriksaan
Proses Peminjaman Perangkat TI
Perencanaan Pemeriksaan
Pelatihan SDM
Proses Administratif
Penyusunan RKP
Gambar 2.8.2 Primary dan Secondary/Support Process Kegiatan Pemeriksaan
8
2.9. Rincian Kegiatan Pemeriksaan Kegiatan pemeriksaan yang terdiri dari perencanaaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasil pemeriksaan, dapat dijabarkan sebagai berikut: 2.5.1. Perencanaan Pemeriksaan Perencanaan pemeriksaan meliputi kegiatan yang bersifat teknis dan administratif, yang mencakup: 2.5.1.1. Pembentukan tim persiapan 2.5.1.2. Penyusunan Paket Program Pemeriksaan, meliputi: 2.5.1.2.1. Pemahaman penugasan 2.5.1.2.2. Pemahaman entitas 2.5.1.2.3. Penyusunan Konsep Program Pemeriksaan (P2) 2.5.1.2.4. Persetujuan Program Pemeriksaan (P2) 2.5.1.2.5. Penentuan Tim Pemeriksa 2.5.1.2.6. Persetujuan penugasan 2.5.1.3. Penyusunan Program Kerja Perorangan (PKP), meliputi: 2.5.1.3.1. Pembagian tugas oleh Ketua Tim 2.5.1.3.2. Pembuatan Konsep Program Kerja Perorangan (PKP) oleh anggota tim auditor 2.5.1.3.3. Persetujuan PKP oleh Ketua Tim dengan pertimbangan Pengendali Teknis 2.5.1.4. Pemberitahuan Pemeriksaan, meliputi: 2.5.1.4.1. Penyusunan jadwal pemeriksaan lapangan 2.5.1.4.2. Pembuatan Surat Permintaan Data Awal 2.5.1.4.3. Penyampaian Surat Tugas dan Surat Permintaan Data Awal 2.5.1.5. Pengurusan Administrasi Pemeriksaan, meliputi: 2.5.1.5.1. Pelatihan SDM Pemeriksa 2.5.1.5.2. Penerbitan Surat Tugas Pemeriksaan (ST) 2.5.1.5.3. Penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) 2.5.1.5.4. Pencairan biaya pemeriksaan 2.5.1.5.5. Persiapan sarana IT 2.5.1.5.6. Pengurusan akomodasi dan transportasi. 2.5.2. Pelaksanaan Pemeriksaan Pelaksanaan pemeriksaan atas kegiatan pekerjaan pemeriksaan dan pengakhiran pemeriksaan meliputi enam tahap: 2.5.2.1. Komunikasi awal, meliputi: 2.5.2.1.1. Pertemuan dengan pimpinan entitas 2.5.2.1.2. Penyampaian tujuan, lingkup, waktu pemeriksaan, permintaan data awal, serta komposisi tim pemeriksa 2.5.2.1.3. Pembuatan notulen pertemuan awal yang ditandatangai ketua tim pemeriksa 2.5.2.2. Pelaksanaan P2, meliputi: 2.5.2.2.1. Pelaksanaan langkah-langkah pemeriksaan 2.5.2.2.2. Pengumpulan data dan bukti yang kompeten
9
2.5.2.2.3. Pembuatan Usulan Perubahan P2 jika terdapat prosedur yang tidak dapat dilaksanakan 2.5.2.2.4. Persetujuan Perubahan P2 2.5.2.2.5. Pembuatan Berita Acara (BA) Penolakan Pemeriksaan atau Penolakan Pemberian Keterangan/Dokumen Pemeriksaan yang ditandatangani pimpinan entitas 2.5.2.2.6. Koordinasi dengan Tim Hukum atas terjadinya Penolakan Pemeriksaan atau Penolakan Pemberian Keterangan/Dokumen Pemeriksaan 2.5.2.2.7. Pengajuan Permintaan Perpanjangan waktu dan/atau penambahan jumlah pemeriksa jika diperlukan 2.5.2.2.8. Persetujuan/Penolakan Permintaan Perpanjangan waktu dan/atau penambahan jumlah pemeriksa
2.5.2.3. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP), meliputi: 2.5.2.3.1. Penyusunan KKP oleh anggota tim pemeriksa 2.5.2.3.2. Review KKP oleh Ketua tim pemeriksa 2.5.2.3.3. Reviw KKP oleh Pengendali Teknis 2.5.2.3.4. Pembuatan Indeks KKP 2.5.2.4. Penyusunan Temuan Pemeriksaan (TP), meliputi: 2.5.2.4.1. Penyusunan konsep Temuan Pemeriksaan oleh anggota tim dan/atau ketua tim 2.5.2.4.2. Review konsep TP yang disusun anggota tim oleh Ketua Tim 2.5.2.4.3. Penyampaian konsep TP kepada pimpinan entitas atau yang dikuasakan 2.5.2.4.4. Diskusi pembahasan konsep TP oleh manajemen dan tim pemeriksa 2.5.2.4.5. Konsep TP yang dianggap batal dimasukkan dalam KKP 2.5.2.4.6. TP Final yang sudah mendapat tanggapan dari pimpinan entitas dimasukkan dalam Himpunan TP 2.5.2.5. Komunikasi Akhir (Penyampaian TP), meliputi: 2.5.2.5.1. Pembahasan dengan manajemen jika masih terdapat ketidakjelasan masalah 2.5.2.5.2. Penyusunan notulen exit meeting 2.5.2.5.3. Penyampaian TP kepada pimpinan entitas 2.5.2.5.4. Pelaporan unsur Tindak Pidana Korupsi yang ditemukan dalam tugas pemeriksaan 2.5.2.6. Pengakhiran pemeriksaan, meliputi: 2.5.2.6.1. Penyampaian laporan pekerjaan lapangan kepada penanggung jawab pemeriksaan 2.5.2.6.2. Pembuatan lembar penilaian kinerja anggota tim 2.5.2.6.3. Pertanggunjawaban biaya pemeriksaan 2.5.3. Pelaporan Hasil Pemeriksaan Pelaporan hasil pemeriksan meliputi enam tahap: 2.5.3.1. Penyusunan konsep LHP, meliputi: 2.5.3.1.1. Pembahasan kelayakan indikasi temuan dalam TP 2.5.3.1.2. Pembuatan risalah hasil diskusi 2.5.3.1.3. Perbaikan TP dan penyusunan rekomendasi 2.5.3.1.4. Penyusunan konsep LHP 2.5.3.2. Penganalisisan dan pereviuan konsep LHP oleh pengendali teknis, meliputi: 2.5.3.2.1. Penyampaian konsep LHP oleh Ketua Tim 2.5.3.2.2. Analisa dan review konsep LHP oleh Pengendali Teknis
10
2.5.3.3.
2.5.3.4.
2.5.3.5.
2.5.3.6.
2.5.3.2.3. Penyampaian konsep LHP yang telah direview kepada Penanggungjawab Penganalisisan dan pereviuan konsep LHP oleh penanggung jawab, meliputi: 2.5.3.3.1. Analisa dan review konsep LHP oleh Penanggungjawab 2.5.3.3.2. Identifikasi informasi rahasia dan Tindak Pidana Korupsi (TPK) 2.5.3.3.3. Penyampaian informasi rahasia dan Tindak Pidana Korupsi (TPK) Perolehan tanggapan atas konsep LHP dari pimpinan entitas yang diperiksa, meliputi: 2.5.3.4.1. Penyampaian konsep LHP kepada pimpinan entitas disertai dengan formulir tindak lanjut dan rencana aksi 2.5.3.4.2. Penyampaian tanggapan berisi kesanggupan menidaklanjuti rekomendasi oleh pimpinan entitas secara tertulis Pembahasan konsep LHP dengan pemberi tugas meliputi: 2.5.3.5.1. Pembahasan terkait dengan opini, rencana aksi, informasi rahasia, serta indikasi TPK 2.5.3.5.2. Revisi konsep LHP oleh penanggungjawab 2.5.3.5.3. Penandantanganan LHP oleh penanggungjawab Penerbitan dan penyampaian LHP, meliputi: 2.5.3.6.1. Pemberikan nomor dan tanggal LHP oleh Sub Bagian Sekretariat Kepala Perwakilan
2.5.3.6.2. b) Menyusun surat keluar LHP kepada para pihak yang akan menerima LHP secara resmi dari BPK
2.5.3.6.3. c) Menyampaikan LHP disertai surat keluar kepada Lembaga Perwakilan dan pimpinan entitas
2.5.3.6.4. d) Mencatat nomor dan tanggal LHP, nomor dan tanggal surat keluar, dan bukti tanda terima LHP ke dalam buku monitoring LHP dan tindak lanjut; 2.5.3.6.5. e) LHP yang telah disampaikan kepada Lembaga Perwakilan, dapat dipublikasikan antara lain melalui website BPK. 2.5.3.6.6. f) Unsur LHP yang memuat indikasi TPK disampaikan kepada pihak yang berwenang dhi. Kepolisian, Kejaksaan, KPK dan pihak berwenang lainnya setelah mendapat masukan dari 2.5.3.6.7. Ditama Binbangkum/Sub Bagian Hukum dan Humas.
11
3. PENUTUP Pemaparan pada bab kedua di atas menunjukkan bahwa proses bisnis di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi DIY menghasilkan produk berupa laporan hasil pemeriksaan (LHP). Prosedur-prosedur yang dilakukan sebelum dihasilkannya produk tersebut terdiri dari tahap perencanaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasil pemeriksaan. Kegiatan dibagai menajdi aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (supporting activities) yang menjadi rantai nilai BPK RI Perwakilan Provinsi DIY. Prosedurprosedur tersebut merupakan satu kesatuan rangkaian tahapan pemeriksaan untuk menghasilkan produk BPK RI berupa LHP. LHP tersebut nantinya akan diserahkan kepada pimpinan entitas dan pemangku kepentingan lainnya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan kebijakan lainnya.
12
