Proses Bisnis Lain Analisa Proses Bisnis
1
Objektivitas
Identifikasi karakteristik proses-proses binis lain dan berhubungan dengan aplikasi IT. Identifikasi kelemahan dari prosesproses tradisional dan arsitektur aplikasi IT nya. Kembangkan model REAL dari berbagai macam proses – proses bisnis. Identifikasi peluang untuk memperbaiki proses-proses bisnis
2
Proses Daftar Gaji Manual, Tradisional Personnel
Factory
2 Timekeeping 3
n
Authorize Rate and Deductions
Employee Records
3 n
2
Job time tickets
3
1
3
Job time tickets
Time cards
1
Supervisor Reviews
Reconcile & approve time cards
2
Job time tickets
2
Prepare cash disbursement documents
Payroll register pay voucher, check
3
3
1
2
2
Job time tickets
Approved time cards
1
n
1
Payroll Register
Payroll n
n
2 2
3
5
4
n
n
Accounts Payable
Cost Accounting
1
2 1
Time cards
Post to job order cost sheets
4
3
Cashier/Cash Disbursement
3
Bank Deposit check in imprest fund
Sign check & deposit in imprest fund
Employees
1
Verify pay rates & deductions
Payroll Register
6 5
Paycheck
Prepare employee pay checks
Imprest payroll account
n 3 2
Individual Checks
1
6
3
1
Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Strategi & Objektiv
Proses - proses daftar gaji manual tradisional
Untuk menyediakan tenaga kerja manusia dan keahlian bahwa suatu organisasi perlu berfungsi secara efisien dan efektif. Gunakan suatu jumlah tertentu dari kertas untuk menangkap, menyampaikan, menyimpan dan melaporkan informasi.
Proses - proses daftar gaji komputerisasi tradisional
Data kumpulan personal dan daftar gaji masuk kedalam file induk daftara gaji karyawan. 4
Flowchart Proses Daftar Gaji Otomatisasi Traditional
Personnel Department
From Timekeeping
Attendance time cards
Performed by a payroll clerk
Prepare batch total
Performed in the Data Processing Department
Attendance time cards
Payroll action records
Key-to-disk & edit
Batch total
Exemption and summary report
Time data Performed by personnel clerks as soon as changes are approved
Enter change data
Run 1 - Sort by employee number
Access employee records & make changes
Sorted time data
Employee payroll master file
Exemption and summary report
Run 2 - Update employee file & prepare paychecks
A
5
Flowchart Proses Daftar Gaji Otomatisasi Traditional A Employee payroll master file
Payment register
To Payroll Department
Run 2 - Update employee file & prepare paychecks
Exemption and summary report
Paychecks
General Ledger transaction file
To cashier
To general ledger procedure 6
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Approve headcount
Di bayak organisasi menyetujui headcount sebagai alat kunci untuk mengendaliakan biaya tenaga kerja. Sebagai contoh, suatu supervisor mengharapkan untuk meningkatkan headcount harus mempersiapkan kertas kerja untuk mengidentifikasi dan membenarkan suatu kebutuhan akan posisi yang baru. Ada suatu proses peninjauan ulang yang luas bahwa memerlukan manajer divisi, bidang audit, dan wakil ketua eksekutif untuk menyetujui permintaan. Hanya ketika semua persetujuan ini diperoleh posisi itu dibuka karena menggunakan informasi dibutuhkan dalam proses bisnis sumber daya manusia 7
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Karyawan sewa - kontrak
Organisasi berkelanjutan untuk memerlukan profesional,staff pendukung, dan personal teknik di dalam bisnis kompetitf hari ini, lingkungan bisnis yang maju. Individual setuju untuk memasukan perubahan untuk gaji, manfaat, dan manfaat lainya. Merekrut suatu proses tentang perbandingan keterampilan dan minat dari orang-orang dengan kebutuhan dari organisasi. Penting didalam proses merekrut suatu uraian yang akurat tentang kebutuhan organisasi. Tidak hanya harus akurat proyeksi-proyeksi diperlukan dibuat dari banyaknya individual, tetapi juga organisasi harus mengembankan uraian pekerjaan dan kebutuhan keterampilan berhubungan dengan masing-masing posisi pekerjaan. Tanggung jawab merekrut menggunakan deskripsi tugas dan syarat keterampilan suatu dasar untuk memilih kontrak baru. 8
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Training - Palatihan
Training diperlukan :
Pemahaman perbedaan pengetahuan dan keterampilan yang ada dari orang – orang untuk dilatih, Identifikasi pengetahuan dan keterampilan yang diiginkan, dan suatu program untuk menyediakan apa kekurangan pada sekarang ini.
Pemeliharaan perekaman dari setiap pelatihan karyawan dapat menyediakan informasi penting di dalam penugasan karyawan kepada pekerjaan baru
9
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Assigning - Penugasan Bagian dari tanggung jawab manajemen untuk mengorganisir dan mengarahkan pekerjaan dari karyawan. Mengorganisir melibatkan identifikasi aktivitas untuk dilaksanakan, menstruktur aktivitas dalam bidang kerja, dan memposisikan pekerjaan kedalam departemen, tim proyek, atau divisi-divisi. Individual berkompetensi yang mempunyai keterampilan, kemampuan, dan pelatihan perlu dilaksanakan untuk mengisi pekerjaan. Untuk efektif menugaskan orang-orang kepada pekerjaan, manajemen harus menerima informasi tentang kejadian operasi yang harus dilaksanakan, ketrampilan-ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan mereka, dan ketrampilan-ketrampilan, kemampuan-kemampuan, dan pelatihan dari tiap karyawan 10
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Compensating – Pembayaran/Upah Pembayaran karyawan boleh berwujud dari suatu gaji, komisi, gaji plus komisi, tingkat per jam, atau tingkat per potongan (didasarkan pada unit satuan kerja) Kebanyakan para manajer dan para eksekutip tertinggi dibayar dalam bentuk gaji dan barangkali bonus yang tergantung pada daya laba perusahaan. Tipe manual pekerjaan pada umumnya dibayar oleh jam dengan suatu tingkat premium untuk jam-lembur. Upah lembur bisa dihitung pada suatu dasar hari (kapan saja diatas delapan jam per hari), atau pada suatu dasar mingguan (kapan saja diatas 40 jam per minggu) 11
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Evaluating - Mengevaluasi Evaluasi kinerja melayani beberapa fungsi-fungsi yang penting dalam satu organisasi :
Menyediakan suatu dasar untuk mengenali dan memberi penghargaan kinerja. Memandu tindakan-tindakan personil seperti merekrut, menemparkan, dan mempromosikan. Menyediakan individu dengan informasi untuk pengembangan pribadi. Mengidentifikasi keperluan latihan untuk organisasi.
12
Kebutuhan Informasi Didalam Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Terminating - Mengakhiri
Mengakhiri karyawan paling yang tidak diinginkan dari semua kejadian operasi. Sayangnya, ini sudah menjadi suatu peristiwa yang penting di banyak perusahaan untuk usaha “downsize” atau “rightsize.” Secara efektif melaksanakan masing-masing kejadian diatas adalah penting dalam menhindari permasalahan dengan peristiwa ini. Melakukan kualitas pekerjaan dengan merekrut dan pelatihan karyawan dapat mengurangi kemungkinan yang mempunyai untuk mereka mengakhiri kemudian
13
Model REAL Proses Sumber Daya Manusia Headcount List
Employees
Propose Headcount
Supervisor
Review/ Approve Headcount
Planning Committee
Hire Employees
Hiring Officers
Train Employees
Trainers
Assign Employees Cash
Pay Employees
Payroll Employee
Terminate/Retire Employees 14
Contoh Memproses Hubungan HUbungan Other Financing Alternatives
Cash
Cash Financing Business Process
Sales/Collection Process
Labor
Goods and Services Acquisition/Payment Cash Process Cash
Materials Conversion Business Process
Labor Labor Human Resource Process
15
Contoh Model REAL Ekuitas Pembiayaan Perusahaan (1,1) (1,1) (1,1)
(1,1)
Debt Financial Instruments (1,1)
(1,1)
(1,1)
(1,1)
(0,*)
Receive Cash
(1,1) (1,1) (1,1)
Borrow Money Sell Stock
Cash
Asset Financial Instruments
Approve New Loans
(0,*) (0,*)
Invest Excess Funds
(0,*)
(1,1)
(0,*)
(1,1)
(0,*)
(1,1)
(0,*) (0,*)
Executive Committee Finance Employee
(1,1) (1,1)
(1,1) (1,1) (1,1)
Financing Institution
(1,1)
Accounting Clerk
(1,1)
(0,*) (0,*) (0,*) (0,*)
Approve Principal & (0,*) Interest Payments (0,*) (0,*) Disburse Cash
(1,1)
16
Contoh Alur Data Proses konversi Keluaran
Masukan Proses Konversi • Bahan Baku
• Produk
• Pealatan
• Pelayanan
• Tenaga kerja
Perolehan masukan melalui :
Menjual keluaran melalui
• Proses Akuisisi/Pemeliharaan/Pembayaran
• Proses penjulan / pengumpulan
• Proses Sumber Daya Manusia 17
Alur Sumber Daya – Proses Manufakturing Raw Materials Acquired
Used
Labor Costs
Work In Process Materials Labor Overhead
Units Completed
Finished Goods Units Completed
Units Sold
Equipment and Other Allocated Amount
18
Model Proses Konversi Nichol’s Bottles (1,* )
Raw Material Inventory
(1,* )
(1,1 )
Work in Process Inventory
(1,1 ) (1,1 ) (1,1 (1,*) ) (1,*
Equipment
Finished Goods Inventory
)(1,* ) (1,* )
(1,* )
(0,* ) (1,* )
(1,* ) (0,* ) (1,* ) (0,* ) (0,* (1,* ) ) (0,* ) (1,* )
(0,* )
(1,1 )
Furnace Operators
Pour Glass into Molds
(0,* )
(1,1 )
Pourers
Finish and Label
(0,* )
(1,1 )
Finishers
Package Bottles
(0,* )
(1,1 )
Packagers
Heat Glass Compound (0,* )
19
Intisari Umum Dari Keseluruhan Bisnis Financial Instruments
Acquire Financing Hire & Use EmployeeServices
Investors & Creditors Customers
Convert/Build Products
Goods/Services Resources
Property, Plant, & Equipment
Cash
Sell Goods/ Services
Employees
Receive Cash Purchase Resources Disburse Cash
Vendors
20
Event
Resources
Agents
Acquire financing
Financing instruments
Employees Investors Creditors
Acquire resources to produce goods/services
Inventory
Employees Vendors
Acquire employee services
Employee Resources
Employees
Acquire property, plant, and equipment
Property, plant, and equipment
Employees Vendors
Convert resources to finished goods or services for sale
Inventory
Employees
Sell goods or services
Inventory
Employees Customers
Receive cash
Cash
Employees Customers Creditors Investors
Disburse cash
Cash
Employees Vendors Creditors Investors
21
