Masterclass Raamovereenkomsten Externe Inhuur 7 oktober 2008
The Procurement Solutions Company
Agenda − Welkom/opening − Korte introductie − Diversiteit Raamovereenkomsten − 8 stappenplan − Raamovereenkomsten met inhoud
Quick Scan en functiegroepen indeling Beleidsmatig Juridisch aandachtspunten Doelmatig Procesmatig
− Spreuk − Beantwoording van vragen − Emeritor Copyright Emeritor 2008
2
Korte introductie Erwin van Vugt Strategisch Inkoper Flexibele Arbeid & HR Adviseur • Ruim 15 jaar ervaring binnen de Logistiek en Inkoop • Ruim 15 jaar specialist in de branche “Externe Inhuur”
Inge Norbruis Managing Consultant Publieke Sector • Ruim 25 jaar ervaring binnen de Inkoop • Ruime ervaring in het inrichten van de inkoopfunctie en Europees aanbesteden
Copyright Emeritor 2008
3
Diversiteit Raamovereenkomsten Verschillen in overeenkomsten met:
Uitzendbureaus
Detacheringsbureaus
ICT-dienstverleners
Werving- en Selectiebureaus
Payroll aanbieders
ZZP’ers
Collegiaal in- en doorlenen
Externe inhuur uit Midden- en Oost-Europa
Copyright Emeritor 2008
(professionals)
(projectovereenkomst)
4
8 stappenplan Input
• • • • • •
Opdracht Intake Interviews Contracten Beleid Kengetallen
• Projectplan • Beleid • Kengetallen, rapportages • Internet
• Aanbestedingsstrategie • Marktonderzoek • Andere aanbestedingsdocumenten
1
2
Projectplan
Marktanalyse
• Aanbestedingsdocumenten • Reacties
• Aanvragen tot deelneming of offertes
• Aanbestedingsdocument • Nota van Inlichtingen • Winnende offerte • Beoordelingsmatrix
• Getekende overeenkomst • SLA • Concept implementatieplan
• Geïmplementeerd contract
Proces
3
4
5
Aanbestedings- Aanbesteding Beoordeling documenten
6
7
Contractering
8
Implementatie
Evaluatie
Beleidsmatig – Juridische – Doelmatig en Procesmatige input middels een interne Quick Scan
Activiteiten
• Interne analyse • Analyse • Externe analyse • Globale spec. • Omschrijven doel • Aanbestedingsstrategie opstelen resultaten len • Opstellen plan en planning • Projectteam
Output
• Goedgekeurd Projectplan
• Rapport marktonderzoek • Inkoopstrategie
Copyright Emeritor 2008
• Publicatie/ • Specificeren uitnodiging • Selectie- en gunningscriteria • Nota van inlichtingen vaststellen opstellen • Contract opstellen • Ontvangst aanvragen tot • Beoordelingsmedeelnethodiek uitwerken ming/offertes • (Préselectiedocument) • Aanbestedingsdocument
• Aanvragen tot deelneming en/of Offertes • Proces verbaal van opening
• Beoordelen aanvragen tot deelneming of offertes
• Afwijzing en gunning • SLA • Concept implementatieplan • Afsluiten overeenkomst
• Implementatie en overdracht • Bestelproces verankeren • Afronden aanbestedingsdossier
• Evalueren • Evaluatieformulieren uitsturen • Decharge opstellen en laten accorderen
• Ingevulde beoordelingsmatrix • Gunningsadvies
• Getekende overeenkomst • SLA • Concept implementatieplan • Publicatie gunning
• Aanbestedingsdossier • Overdracht contract/lev.beheer
• Ingevulde evaluatieformulieren • Getekende decharge
5
Raamovereenkomsten met inhoud −
Voer vóóraf aan de tender een interne Quick Scan uit:
−
Maakt vóóraf een nulmeting gebaseerd op: # Omzet en Uren per Functiegroep en Periode
Functiegroepen (indelingsvoorbeeld): Groep 1:
Logistiek
Groep 2:
Kantoor
MBO niveau
Groep 3:
Kantoor
HBO / WO niveau
Groep 4:
ICT-ers
Groep 5:
ZZP-ers
Groep 6:
Overig
Copyright Emeritor 2008
6
Raamovereenkomsten met inhoud Beleidsmatig: − Visie en strategie voor 1 à 2 jaar − Uitbesteden of indienstneming van personeel − Mogelijkheid van gezamenlijk aanbesteden − Procuratiemodel op Rollen, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden − Rechtmatigheid en/of Doelmatigheid
Copyright Emeritor 2008
7
Raamovereenkomsten met inhoud Juridisch aandachtspunten: − Wel of geen Inkoopvoorwaarden − Inlenersaansprakelijkheid
(diensten)
(G-rekening / BW 403)
− Herkenning van Malafide en Bonafide aanbieders − Artikel 7:690 BW leiding en toezicht − Opvolgend werkgeversschap NB:
neem in de raamovereenkomst op hoe je nadere opdrachten gaat vergeven. Welke procedure volg je, al dan niet door middel van een mini-competitie. Neem daar in ook op welke nadere gunningscriteria je daarbij gaat hanteren. “Dienstverleners moeten weten waar ze aan toe zijn”
Copyright Emeritor 2008
8
Raamovereenkomsten met inhoud Juridisch aandachtpunten: − Private dienstbetrekking met ZZP’ers en uitsluiting van aansprakelijkheid op premies en loonheffing •
Private dienstbetrekking
•
Gezagsverhouding
•
V.A.R. verklaring (WUO – DGA)
•
Projectovereenkomst
•
Documentcontrole
•
Tijdelijk loondienstverband is mogelijk
Copyright Emeritor 2008
9
Raamovereenkomsten met inhoud Doelmatig: − Resultaatsverplichting met levertijden per functie op SLA’s en KPI’s met boetebepalingen − Geen Omrekeningsfactoren gebruiken − Overuren incl. toeslag zijn vele euro’s goedkoper dan normale werkuren − Margeverlaging na 520 uur en bij Payroll − CAO-bepalingen vanaf dag 1 of na 26 weken ABU Fase 1 – 2 – 3 in de BV1 - BV2 Copyright Emeritor 2008
10
Raamovereenkomsten met inhoud Procesmatig: − Centrale, Decentrale of Inhouse planningsafdeling − Competentieprofielen per functie vastleggen − Contractmanagement op KPI’s met evaluatiemomenten − Managementinformatie ééns per maand − Tevredenheidsonderzoek ééns per jaar − Adhoc of een gestuurde organisatie
Copyright Emeritor 2008
11
Spreuk
Zeg wat je doet en doe wat je zegt
Stop niet bij alleen rechtmatigheid
Copyright Emeritor 2008
12
Vragen?
Copyright Emeritor 2008
13
Emeritor •
70 Specialisten met een loondienstverband
•
Verhouding Publiek/Privaat: 50/50
•
Diensten:
•
Inkoopadvies (professionaliseren inkoopfunctie) Interim professionals en detachering (uitvoeren “Europese” aanbestedingen) Inkoopopleidingen (o.a. MBA in Procurement) Inkoopsoftware
Een aantal Emeritor specialismen: Externe Inhuur, Kantoorartikelen, Catering, Telefonie, Vervoer & logistiek, Energie, Bouw, ICT, Drukwerk, Marketing, Zorg
•
Actief sinds 1998
Copyright Emeritor 2008
14
