Dutch Harbor -‐ The Procurement Engineers 1. Dutch Harbor Dutch Harbor wil een veilige haven bieden voor indirecte kosten. Drastische éénmalige verlaging en vervolgens het niveau laag houden. Als een eigen extensie functionerend voor het belang van maar één partij. Wat wij doen Dit initiatief gaat voort op de weg die wij o.a. bij Exact zijn ingeslagen. Concreet is dat het substantieel blijvend verlagen van indirecte kosten, het stellen van 'CEO-‐vragen' voor niet-‐CEO-‐ onderwerpen, het blijvend scherp aan de wind varen en het bieden van een veilige haven als een verlengstuk van de onderneming. Wij leveren schaal waar die er niet is en expertise waar die te duur is. Doelgroepen Onze doelgroepen zijn daar te vinden waar onvoldoende echte inkoop-‐expertise beschikbaar kan zijn en waar geen schaal bereikt kan worden. Middenbedrijf (50+ man), medische en andere specialisten, koepelorganisaties, brancheverenigingen, instellingen, bonden. Situaties waar de schaal onevenredig uitslaat naar het belang van de leverancier in plaats van een oprechte en goedbedoelende afnemer waar elke euro naar de kernactiviteit zou moeten gaan. Wij wensen niet te wieden in andermans tuin of in competitie te geraken met aangestelde managers of specialisten die de zaak op orde hebben ... Resultaat: 30 – 70% mogelijk We concentreren ons op het ontsluiten en besparen van zo’n 30 tot 70% aan 'verborgen' kosten. We bereiken dit door kennis en schaalvoordelen te gebruiken die traditioneel niet voor middelgrote ondernemingen beschikbaar zijn. De focus zal in eerste instantie liggen op kantoorkosten als huisvesting, computers, communicatie, lease-‐auto's, zakenreizen en verzekeringen. Dit is al gauw 80% van de indirecte kosten. Vernieuwend Door op een vernieuwende wijze te kijken naar de behoefte, traditionele managementpraktijken, gebruikersgedrag, contracten en vooral hoe het spel van aanbieders werkelijk gespeeld wordt kunnen deze kosten enorm dalen en kunnen daarmee de kernactiviteiten, verdiensten en concurrentiepositie een enorme impuls krijgen. Ervaring Deze werkwijze is gedurende langere tijd tot ontwikkeling gekomen en heeft zich met enorme resultaten bewezen bij o.a. KLM, ArcelorMittal en Exact. Wij stellen nu deze kennis en kunde voor nieuwe partijen in het MKB beschikbaar in uitvoering, advies en opleiding. 2. Onze Aanpak We kijken eerder en verder dan traditionele inkoop. Voorafgaande de aankoop zit namelijk de behoefte en na de aankoop het juiste gebruik, zoals bij de aankoop bedoeld. De behoeftebepaling en 1
het juiste gebruik van de benodigde middelen zijn in onze ervaring namelijk net zo belangrijk als de aanschaf op de juiste manier inregelen. Onze visie is daarom ook niet alleen op projectbasis een 1-‐malige verbetering door te voeren, maar juist permanent het beheer over te nemen, dus het uitbesteden van de indirecte kosten. Op deze manier blijven de kosten structureel laag, en krijgen onze klanten bovendien toegang tot bijkomende opties voor optimalisatie, zoals bv. het meedelen in groepscontracten 3. Onze Diensten Dutch Harbor concentreert zich op het substantieel verlagen van de indirecte kosten, terwijl de dienstverlening juist verbetert. Onze hoofddoelgroep is het middenbedrijf. De indirecte kosten waar wij expertise in bieden omvat onder meer huisvesting, ICT, lease-‐auto's, zakenreizen, verzekeringen en professionele dienstverlening zoals accountancy, advocatuur en adviseurs. Door onze vernieuwende aanpak bereiken we veel betere resultaten dan de eigen organisatie of de traditionele inkopers. Dit onder meer door kennis en schaalvoordelen te gebruiken die beperkt voor middelgrote ondernemingen beschikbaar zijn. We leveren onze diensten in drie fases: de scan voor het bepalen van de kansen, het projectmatig verbeteren en uiteindelijke het volledig overnemen van beheer. In aanvulling hierop bieden we ook opleidingen aan om het niveau van de eigen organisatie te verbeteren 4. Het team Ing. Andre Filet, Werktuigbouwer, CEO en Chief Procurement Engineer, 20+ jaar ervaring in inkoop en onderhandelingen, als leidinggevende bij o.m. Luchtmacht, KLM, Reliant Energy, ArcelorMittal en Exact. Inkoop van jet fuel tot hedging, revenue management tot passagiersafhandeling, van (MRO) vliegtuigonderhoud tot EDI; van olie en gas tot ijzererts en steenkool; van travel tot HR, IT, huisvesting en professionele adviseurs. Dr. Erik van Breusegem, COO, zes jaar ervaring als organisatie en strategie adviseur bij BCG (The Boston Consulting Group). Daarvoor gepromoveerd in ICT. Bij BCG 15-‐tal projecten o.m. in het opstarten van grootschalige kostenreductie initiatieven, van advies tot opstart en begeleiding van de teams die de uitvoering op zich nemen. Dit bij zowel grote multinationals als het grotere middenbedrijf, o.m. in de (ICT) diensten, banken en chemie. Domein Experts. Dutch Harbor werkt op sommige vlakken samen met domeinexperts. Deze experts hebben dan ruime ervaring (vaak 10+ jaar) in het gebied waar ze actief zijn, vaak aan de leverancierszijde, met een bedrijfskundige achtergrond of ervaring als ondernemer. Zij hebben dus een breder profiel dan de meest gangbare inkoperprofielen, en brengen daarmee het gesprek naar het juiste niveau: de behoefte bepaling, begrip van kostendrijvers en permanent beheer. 2
5. Expertises Kernexpertises Algemene kernexpertises zijn aanwezig voor die gebieden die doorgaans tot 35% van de bedrijfsonkosten behoren. Huisvesting en energie, Reizen en verblijf, Auto’s, IT, Communicatie, Professionele experts. Bijzondere expertises Bijzondere expertises zijn beschikbaar voor bepaalde niches die als kostenpost veel impact hebben, maar die relatief gebonden zijn aan een bepaalde beroepsgroep of type bedrijf. Factoring, Verzekeringen, Medisch kleingoed, Meeting Management, MVO. Huisvesting Huur. Huur is na personeel meestal kostenpost #1. Onze aanpak richt zich op het huurdersbelang maximaal uit te nutten. Wij nemen een positie in die de eigen behoeftes rationaliseert en standaardiseert. Wij bespreken kritisch en constructief de rechtvaardiging van het aantal vierkante meters en de locatiekeuze. Wij analyseren achtergrond van verhuurders en de drivers van lokale belanghebbenden. Wij voeren de onderhandelingen met verhuurders, serviceverleners en property managers. Wij maken gebruik van handelspraktijken die niet bekend zijn bij bedrijven die één keer per 5 jaar een dergelijk traject doormaken. Energie. Energie is een veelbesproken onderwerp. Slechts weinigen binnen de eigen organisatie kennen de cijfers voor verbruik en prijs. In veel gevallen zijn die niet eens beschikbaar. Wij richten ons op prijsvorming in eigen beheer en op verbruik waar we zelf invloed op kunnen hebben of verkrijgen. Wij bepalen de werkelijk benodigde ‘dikte’ van de kabel en de juistheid van de factuur. Wij nemen maatregelen tegen piekbelasting en overdimensionering. Wij vergelijken gebouwen en het gebruik. Wij stellen energieverbruik en kosten door expertise zelf vast. Onderhoud (facilitair). Onderhoud is een deel van servicekosten waar vergelijkingsgegevens vaak ontbreken. Diensten worden in aantal en kosten door derden bepaald. Wij richten ons op het juiste benodigde protocol dat alleen voor eigen gebruik nodig is. Wij stellen de drivers vast die het gemeenschappelijk gebruik onnodig duur maken in plaats van juist goedkoper. Wij zijn uiterst scherp op diensten die op een voorschotbedrag werken, met een nacalculatie, een indexering of een managementprovisie. Wij willen in controle zijn over gemeenschappelijkheid en betalen voor eigen gebruik. Projecten. Bij het scheiden van de markt leert men de kooplui kennen. Verhuizingsprojecten kunnen een enorme kostenpost worden indien die in eigen beheer worden uitgevoerd. Kosten van wederopleveringsverplichtingen zoals afgesproken, of vermeend noodzakelijk zijn, dienen opnieuw te worden onderhandeld. Contractuele afspraken die soms jaren voordien gemaakt zijn, zijn moeilijk waar te maken. Offertes voor de bouwkundige voorzieningen dienen op detailniveau te worden beoordeeld. Verhuizings-‐ en inrichtingskosten gaan niet over budgeten per meter of beoogd afwerkniveau binnen een bandbreedte, maar over euro's. 3
Travel Vliegtuigen. Prijs voor een vliegticket is slechts een deel van het reiskostenverhaal. Kosten dienen bepaald te worden door ontsluiting van de marktkennis op bestemming in plaats van keuzes op plaats van vertrek. Juiste policy voor de behoefte aan reizen en vrijheid bij keuzemogelijkheden zijn de sleutel tot lage kosten. Lagere vliegkosten haal je niet bij de luchtvaartmaatschappij, maar bij jezelf. De veelheid aan keuzemogelijkheden, aanbieders en intransparante van prijzen kunnen alleen met diepgaande kennis worden ontsloten worden door experts die ook nog kritisch zijn op reisgedrag. Verblijf. Total cost of meeting laat alle kosten zien en geeft alleen dan de mogelijkheid tot sturing op reiskosten. Corporate rates met hotels geven wellicht een hoge korting maar niet de beste lokale prijzen. Keuze voor lokaal vervoer, locatie van hotel en geschiktheid van een restaurant is dynamisch en dient lokaal te worden onderhandeld. Kennis van de do's & don'ts in plaatsen of gebieden waar men onbekend is zijn handig en voorkomen soms zeer hoge kosten. Uitgaven en registratie van algemene aard dienen volgens standaard regels te worden verlopen. Vervoer Lease auto’s. Geen totaal bedrag per maand of centen per kilometer, maar het uit elkaar halen van alle kostenposten die Total Cost of Driving met zich mee brengen en een centrale beheerder. Dus, de juiste keuze van merk/type bij de job, de aanschafprijs met korting bij de merkdealer, afspraken met lokale garages voor minimale onderhoudskosten, de passende verzekering voor beloning van een minimale schadelast, de juiste keuze voor minimale belastingen, stimulering van positief rijgedrag en pompkeuze, minimaliseren van gebruik door vernieuwende werkmethodes. Bieden van oplossingen voor mobiliteit. Aanschaf. De korting bij aanschaf is bij meerdere partijen in de gehele keten te verkrijgen en dus op te tellen en voor elk merk en type verschillend. De restwaarde is afhankelijk van verwachtingen van de verkoper, gebruik en staat bij inlevering en die vooraf binnen bandbreedte kan worden afgesproken. De termijn tussen aanschaf en inlevering dient scherp te worden ge-‐ent op aantal kilometers en onderhoudskosten. Beperking van keuzemogelijkheden, maximaal gebruik van actietarieven en de dynamiek tussen zakelijk en privé is key. Belastingen zijn relatief hoog, maar ook een keuze. Brandstof. Een onevenredig grote kostenpost die goed te benaderen is met stimulering van de gebruikers. Meerdere hefbomen die elkaar versterken door voorgeschreven keuze van gewicht van de auto, motortype, vermogen en specifiek brandstofverbruik per 100 km. Nog meer impact heeft het juiste rijdersgedrag op gebied van aantal kilometers, rijstijl, routekeuze, extra gewicht, luchtweerstand en bandenspanning. Stimulering van positief gedrag door participatie in besparingen bij de keuze voor goedkope brandstof en een goedkoper tankstation. Geen gebruikmaking van merkkorting op adviesprijzen in plaats van de echte prijs aan de pomp. Verzekering. Voorkomen is beter dan genezen. Wij hebben focus op alle onderdelen die verzekerd zijn. Wat minimaal en maximaal dekt en wat je echt nodig hebt met een jaarlijkse review. Wij laten expliciet zien hoe je meetbaar invloed kunt hebben op de totale verzekeringskosten. Wij stellen expertise ter beschikking die de drijvers meet en kan verlagen. 4
Wij komen met partijen die steeds onder druk staan van concurrentie en die geen lange exclusiviteit kennen. Wij voorkomen coulance en prolongatie. Wij doen bij voorkeur direct zaken met verzekeraars. Onderhoud. Geen centen per kilometer als voorschot, maar echte kosten per beurt of reparatie voor gemaakte uren en gebruikte materialen. Gewichtig onderdeel van de Total Cost of Driving. Sterk afhankelijk van lokale afspraken met merkgarages, leasebedrijf en verzekeraar. Sterke stimulering van vermindering van te rijden kilometers, zowel zakelijk als privé. Onderscheid tussen gepland en niet-‐gepland onderhoud. Reparatiekosten framen in veelvoorkomend en sporadische gevallen. Kosten inclusief haal-‐ en brengservice en verzorging van gelijk vervangend vervoer. Item met de meeste potentie voor besparingen. ICT PC, laptop. De meeste medewerkers hebben een computer nodig. Echter, wat voor een PC iemand nodig heeft verschilt per type medewerker. We analyseren daarom het soort apparaat en specificaties die je medewerkers echt nodig hebben. Alles in dezelfde behuizing. Alle kleuren zijn mogelijk, als die maar zwart is. Daarna sluiten we aan bij een geschikt groepscontract, met regelmatige benchmarking. Docking stations, een tweede scherm en dure randapparatuur zoals muizen, longlife batteries of tassen schaffen we af of we spreken een werkelijk scherpe prijs af. Telefonie mobiel. Meestal werkt men met een vast budget, toegewezen op basis van status. Wij kijken echter ook naar wat een medewerker nodig heeft voor zijn functie, in type, belminuten, MB en toestel. Deze profielen maken we dan zoveel mogelijk digitaal en gratis, door VOIP, wireless technologie of gratis collega-‐collega verkeer. Telecom providers blinken uit in intransparantie en verrassingen achteraf, wij gaan dit tegen met zelf ontworpen contractclausules. Wij stimuleren actief zuinig gebruik door een laag verbruik deels terug te geven aan de werknemer. De complexe en foutgevoelige factuur brengen we tenslotte onder bij een externe partij, die zichzelf ruimschoots terugverdient. Telefonie vast. Voor vaste telefonie is ons kernwoord 'Gratis'. Gratis, door zoveel mogelijk telefonie naar het datanetwerk om te zetten, en liefst helemaal binnen het bedrijf te houden. Met juiste compressietechnologie en kwaliteitsmaatregelen is veel mogelijk met zeer beperkte investeringen en uiterst snelle terugverdientijd. Data. Driving on the highway, maar in welke baan zit u? Op de vluchtstrook of helemaal links, hoe druk is het eigenlijk, zitten we in de spits of op zondagochtend, en waar is de weg van gemaakt, asfalt of zand. Zo werkt het ook op de digitale snelweg. Het ontwerp en onderhoud van het datanetwerk voor kantoorgebruik is specialistenwerk, maar is allang niet meer enkel toegankelijk en betaalbaar voor grote bedrijven. Wij kijken naar de nieuwe spelers in de markt, en schakelen alleen de expert in voor het kleine deel waar hij echt voor nodig is. De grootste kostendaling zit hem vaak in compressie van data, outsourcing van infrastructuur, en een juiste mix van centrale en decentrale opslag. Een gepast contract met de juiste mix aan leveranciers -‐ geen all-‐in deal -‐ hoort daar ook bij. 5
Printers. De standaard aanpak is kijken naar de kosten per print en een contract voor 3-‐5 jaar. Dit resulteert in lage prijzen maar hoge kosten. Maar even binnen de perken, hebben we het over een enorme multifunctional op één kamer of een inkjet printer voor de hele afdeling. Wat past? Wij kijken naar de hele documentstroom, digitalisering waar mogelijk, tot aan het bepalen van de juiste apparaten, inclusief locatie, aanschaf, onderhoud, contractclausules en juist gebruik stimuleren door aanpassen van het beleid. Professionele Diensten Audit. De externe auditor is onafhankelijk vertrouwenspersoon, met toegang tot het hoogste niveau. Daarom wordt vaak amper vergeleken, of enkel naar het totaalbedrag gekeken. Als het al tot een offerte komt, is die gebaseerd op het totaalbedrag van een oud jaarverslag, niet op het feitelijke werk. Wij doen het anders: Een zéér formeel proces met grondige evaluatie van hoeveel werk de audit echt moet zijn. Dit op basis van de professionele volwassenheid van het eigen bedrijf en kostendrijvers. Verbetering doorheen de tijd van deze kostendrijvers hoort erbij, met uiteindelijk een snellere audit en betere kwaliteit. Resultaat is een echt partnership tussen auditor en bedrijf, met steeds focus op 'waar voor geld'. Consultancy. Van strategie tot Arbo-‐normen, het adviseur landschap is heel divers, en moeilijk grip op te krijgen. We kennen allemaal wel een consultant die 10 jaar lang bij dezelfde klant zit. Onze aanpak draait rond transparantie: centraal bijhouden van adviseurs, met uurtarieven, duur van de opdracht en totale bestedingen. Elke opdracht dient bv. gekoppeld te zijn aan een business case, en bij elke opdracht moet er verplicht 1 senior persoon, niet betrokken bij de uitvoering van het advies, mee-‐oordelen. Daar bovenop organiseren we een regelmatige review met afweging of bepaalde adviesdiensten binnenshuis genomen kunnen worden, dan wel te weinig of te veel worden ingezet. Advocaat. De echte besparing is voorkomen van problemen. Denk hierbij aan betere contractclausules in de verkoopvoorwaarden, getekende documenten in plaats van mondelinge afspraken, vermijden van ontslagpremies door beter management, etc .. Onze stelling is dat de beste juristen, intern of extern, zelden juridische procedures voeren. Al hun tijd zit in preventie. Grootste uitdaging is inzichtelijk maken hoeveel preventie 'voldoende is'. Hiervoor is continu monitoring van schadelast, risicoanalyse en bijsturing van de schadeveroorzakers nodig. Gebeurt er toch iets kiezen we wel voor de juiste jurist voor een fair tarief. Juist betekent correct niveau voor het werk en de juiste specialisatie. Eenvoudige juridische handelingen geven we aan para-‐ legals of andere stafmedewerkers die een lager tarief hanteren. Wij spreken eerst tarieven af met advocaatkantoren en specifieke specialismes, vervolgens kijken we op het moment dat het aan de orde is wie er tijd heeft. De prijs blijkt dan zo lang als de rij te zijn. Dus Als je scherp aan de wind wilt varen moet iedereen aan boord echt scherp zijn. Vanaf de vroegste voorbereiding tot aan het bier in de thuishaven zal er gewerkt moeten worden door iedereen en de hele dag. Alle zintuigen, alle middelen en alle omstandigheden moeten maximaal gebruikt woerden om er zeker van te zijn dat je goed bezig bent geweest
6
