Onderzoek Externe inhuur. Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas Definitief

Onderzoek “Externe inhuur” Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas Definitief

's-Hertogenbosch, 9 december 2010

Onderzoeksrapport “Externe inhuur”

Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas

2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2

3 5 Achtergrond en aanleiding .......................................................................... 5 Doelstelling en onderzoeksvragen .............................................................. 5 Afbakening .................................................................................................. 5 Verantwoordelijke voor het object van onderzoek ....................................... 7 Aanpak........................................................................................................ 7 Vooronderzoek............................................................................................ 7 Veldwerk ..................................................................................................... 8

Hoofdstuk 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Aard en omvang inhuur ............................................................................... 9 Totale omvang inhuur ................................................................................. 9 Inhuur naar leverancier ............................................................................... 9 Inhuur naar afdeling .................................................................................. 11 Inhuur naar investeringsproject ................................................................. 12 Tarieven inhuur ......................................................................................... 15

Hoofdstuk 3 3.1 3.2 3.3

Intern en extern beleid en regelgeving ...................................................... 17 Interne normstelling................................................................................... 17 Inkoop- en aanbesteding ........................................................................... 18 Reden inhuur ............................................................................................ 19

Hoofdstuk 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.3

Verantwoording en sturing inhuur.............................................................. 21 Verantwoording m.b.t. inhuur .................................................................... 21 Ambtelijk ................................................................................................... 21 Bestuurlijk ................................................................................................. 21 Bestuurlijke sturing m.b.t. inhuur ............................................................... 22 Kwaliteit inhuur .......................................................................................... 23

Hoofdstuk 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Benchmark ................................................................................................ 25 Rijksoverheid ............................................................................................ 25 Aa en Maas ............................................................................................... 25 Gemeenten ............................................................................................... 26 Provincies ................................................................................................. 27 Waterschappen ......................................................................................... 27

Hoofdstuk 6 6.1 6.2

Samenvatting en conclusie ....................................................................... 29 Samenvatting antwoorden onderzoeksvragen........................................... 29 Conclusie .................................................................................................. 31

Hoofdstuk 7

Aanbevelingen .......................................................................................... 33

Hoofdstuk 8

Zienswijze Dagelijks Bestuur ..................................................................... 35

Hoofdstuk 9 Nawoord rekenkamercommissie ............................................................... 37 Bijlage 1: Referentiemodel 39 Bijlage 2: Overzicht betrokken medewerkers 43 Bijlage 3: Tabellen inhuur 44 Bijlage 4: Overzicht tarieven 46 Bijlage 5: Procedure inhuur tijdelijk personeel 48 Bijlage 6: Notitie “Inhuur tijdelijk personeel, beschikbare middelen en criteria” 49 Bijlage 7: Gedragscode inhuur gemeente Amsterdam 52 colofon 66



3



4

Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding Begin 2010 heeft de rekenkamercommissie van waterschap Aa en Maas haar jaarplan 2010 vastgesteld. Een van de onderwerpen voor 2010 is een onderzoek naar inhuur van externen. Inhuur van externen is een regelmatig terugkerend onderwerp in overheidsland. Ook in de media brandt regelmatig de discussie los over de grote bedragen die overheden uitgeven aan externe adviseurs en interim-managers. De discussie over nut en noodzaak van de inhuur wordt minder gevoerd. Dit rekenkameronderzoek verschaft inzicht in hoe het gesteld is met de externe inhuur bij waterschap Aa en Maas.

1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen De doelstelling van het onderzoek is inzicht verschaffen in de aard, omvang en nut van externe inhuur en -adviesdiensten en vaststellen van het naleven van het beleid en regelgeving hieromtrent. Concrete onderzoeksvragen hierbij zijn: Verschaf inzicht in:  de aard en omvang van de inhuur van externe partijen (personeel van derden of adviesdiensten);  de interne en externe normstelling en de naleving daarvan (beleid, regelgeving);  de prijs, kwaliteit en het gebruik van de diensten van externe partijen;  de wijze waarop het AB wordt geïnformeerd over inhuur van externe partijen. Daarnaast wordt in het onderzoek een benchmark uitgevoerd ten aanzien van de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken gestelde inhuurnorm van 13% van de totale personeelskosten.

1.3 Afbakening Het onderzoek richt zich op de inhuur van extern personeel, alsmede inkoop van adviesdiensten gedurende de jaren 2008 en 2009. Onder inhuur van extern personeel wordt verstaan1: personeel van uitzend- en softwarebureaus dat op basis van een tarief tijdelijk wordt ingehuurd. De term uitzendbureaus moet ruim geïnterpreteerd worden; ook een organisatie die personen uitleent of detacheert, alsmede ZZP-ers moeten tot deze categorie worden gerekend. Bij inhuur van personeel is er sprake van een “gezagsverhouding” waarbij door het waterschap wordt bepaald welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Bepalend bij het onderscheid tussen externe inhuur of uitbesteding is dus de aard van de aansturingsrelatie. Komt het gevraagde product of dienstverlening tot stand onder aansturing van de opdrachtgever (waterschap) of levert de externe partij een kant en klaar product of dienst op basis van een gegeven opdracht en de daarin vermelde opdrachtspecificaties. 1

Ontleend aan de notitie “definities kosten- en opbrengstsoorten, balansposten en balansmutaties conform convenant CBSwaterschappen invulling EMU-verplichting kwartaalrapportages” - Unie van Waterschappen september 2003/7192



5

De rijksbegrotingsvoorschriften geven voor de rijksoverheid richtlijnen welke posten er wel en niet onder bovenstaande definitie van inhuur vallen. Omdat voor waterschappen nadere richtlijnen ontbreken is voor de afbakening van dit onderzoek zoveel mogelijk bij de rijksbegrotingsvoorschriften aangesloten. De volgende vormen van uitbesteding vallen daarom buiten het object van onderzoek:  facilitaire dienstverlening (schoonmaak, catering, groenonderhoud);  bouwen, aanleggen en onderhouden van gebouwen, infrastructurele werken netwerken, technische installaties, hardware, software;  onderhoud en beheer van ICT;  verstrekken van subsidies;  inhuur van deskundigheid op grond van wettelijke verplichting (bijvoorbeeld accountantkosten). Onderstaande posten worden in tegenstelling tot de rijksbegrotingsvoorschriften wel meegenomen binnen dit onderzoek:  ontwikkelen van gebouwen, infrastructurele werken en technische installaties;  (beleids)onderzoek;  Inhuur van (overheids)organisaties zonder winstoogmerk en;  Overheidsgefinancierde organisaties. In de praktijk blijkt het onderscheid tussen inhuur en uitbesteding2 bij (technische) adviesdiensten niet altijd even zwart/wit en voor dit onderzoek ook minder evident. Bijvoorbeeld: wordt een bestek geschreven door een persoon die via een adviesbureau ingehuurd is of wordt het schrijven van het bestek uitbesteed aan het adviesbureau. Ditzelfde geldt voor het uitvoeren van (beleids)onderzoek. In de financiële administratie van Aa en Maas wordt hier ook geen onderscheid in gemaakt. Daarom worden deze vormen van uitbesteding in afwijking van de rijksbegrotingsvoorschriften wel in dit onderzoek meegenomen. Omdat binnen de financiële administratie inhuur van medewerkers van andere overheidsorganisaties niet separaat zichtbaar gemaakt kan worden en maar sporadisch voorkomt wordt deze inhuur ook meegenomen binnen dit onderzoek. Rekening houdend met bovengenoemde afbakening worden de volgende kostensoorten in dit onderzoek meegenomen3: Exploitatie: 425110 425120 440160 440170 440175

inhuur personeelsvacatures inhuur i.v.m. ziekte juridische adviezen technische adviezen personeel van derden

Investeringen4: Investeringen 2008: 7331 adviezen derden uitvoering (gedeeltelijk inhuur/ gedeeltelijk uitbesteding) 7332 interim-kosten 7511 voorbereiding door derden (gedeeltelijk inhuur/ gedeeltelijk uitbesteding) 7551 uitgaven onderzoek en ontwikkeling (gedeeltelijk inhuur/ gedeeltelijk uitbesteding)

2

Uitbesteding kan plaatsvinden op urenbasis of op een totaalbedrag voor een opdracht. Dit onderscheid wordt in de financiële administratie niet gemaakt. 3 De kostensoort 440150 betreft accountantskosten. Dit heeft betrekking op deskundigheid wettelijke verplichting (verkrijgen accountantsverklaring) en valt dus buiten de definitie van inhuur. Hetzelfde geldt bij investeringen onder kostensoort 1202 accountantskosten. De kostensoort 440999 “overige dienstverlening” betreft uitbesteding. 4 In 2009 is de indeling naar kostensoorten in het rekeningschema voor investeringen gewijzigd.



6

Investeringen 2009: 1201 advies-/onderzoekskosten derden (gedeeltelijk inhuur/gedeeltelijk uitbesteding) 1248 overige diensten door derden (gedeeltelijk inhuur/ gedeeltelijk uitbesteding) 1253 inhuur personeel

1.4 Verantwoordelijke voor het object van onderzoek Het te onderzoeken object valt onder de primaire verantwoordelijkheid van de desbetreffende budgethouder. Daarnaast heeft het afdelingshoofd Adviesstaf (cluster P&O) de beschikking over een centraal budget voor de inhuur van personeel ter vervanging bij ziekte, zwangerschap en vacatures. Bovendien heeft de afdeling Adviesstaf (cluster P&O) een toetsende en adviserende rol bij inhuur met betrekking tot procedurele en rechtspositionele aspecten.

1.5 Aanpak 1.5.1 Vooronderzoek Tijdens het vooronderzoek zijn relevante gegevens verzameld en bestudeerd. Tevens is het object van onderzoek verder afgebakend (zie §1.3). De volgende documenten en systemen zijn geraadpleegd:  Mandaatregeling 2008;  Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007 en Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2009;  Procedure inhuur tijdelijk personeel;  Notitie „inhuur tijdelijk personeel, beschikbare middelen en criteria‟;  Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2004 waterschap Aa en Maas en Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2009 waterschap Aa en Maas;  Integriteitsbeleid, gedragscode voor ambtenaren;  Financiële administratie en orderbonnenadministratie;  Van toepassing zijnde dossiers en archiefstukken;  Aanvraagformulieren inhuur tijdelijk personeel;  Formulieren indienst- en uitdiensttreding;  Sociaal Jaarverslagen 2008 en 2009;  Nota Financieel Beleid;  Comptabiliteitsvoorschriften en BBVW (Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen);  Bijlage bij rijksbegrotingsvoorschriften;  Internet. Het proces van inhuur van externen is binnen Aa en Maas niet volledig beschreven. Op basis van het vooronderzoek zijn 8 stappen te identificeren, welke hieronder schematisch zijn weergegeven. Op basis van deze processtappen is een referentiemodel5 opgesteld (zie bijlage 1) welke als basis heeft gediend voor het verdere onderzoek. Dit model is afgestemd met de opdrachtgever. Tot slot zijn de direct betrokkenen geïnformeerd. 5

Een referentiemodel dient om op basis van de verzamelde gegevens vooraf een situatie te schetsen van de gewenste beheersingsmaatregelen. Dit model wordt voor de start van het veldwerk afgestemd met de opdrachtgever. Hierbij wordt de SOLL-positie in beeld gebracht ofwel de situatie zoals die op basis van de beschikbare informatie zou moeten zijn (normenkader)



7

1.5.2 Veldwerk Tijdens het veldwerk zijn uit de financiële administratie bestanden geraadpleegd, bewerkt en geanalyseerd. Uit de aangetroffen inhuurgevallen zijn deelverzamelingen getrokken. Enerzijds zijn 27 willekeurige inhuurgevallen besproken in 10 interviews met budgethouders. Anderzijds zijn op basis van hoogte van inhuur naar leverancier, afdeling en project (zie § Hoofdstuk 2) een aantal inhuurgevallen nader bestudeerd. Dit is gebeurd aan de hand van dossieronderzoek en raadpleging van direct en indirect betrokkenen. Van de interviews zijn gespreksverslagen opgesteld, welke zijn teruggekoppeld aan de geïnterviewden. Een overzicht van alle betrokkenen is opgenomen in bijlage 2.



8

Hoofdstuk 2 Aard en omvang inhuur 2.1 Totale omvang inhuur De omvang van de inhuur in 2008 en 2009 is in onderstaande tabel weergegeven. Hierbij is rekening gehouden met de afbakening uit § 1.3. Uit een uitgevoerde steekproefcontrole blijkt dat facturen met betrekking tot inhuur niet altijd op de juiste kostensoorten worden verantwoord. Dit betekent dat naast op de in het onderzoek betrokken kostensoorten ook op andere kostensoorten inhuurfacturen zijn verantwoord. Anderzijds geldt dat op de onderzochte kostensoorten facturen verantwoord zijn die geen betrekking op inhuur van personeel of adviesdiensten (het betreft in dit geval alleen de kostensoorten m.b.t. de investeringen). Om een compleet beeld van de inhuur te krijgen zouden in de financiële administratie alle mutaties op een groot aantal kostensoorten beoordeeld moeten worden. Hiervan is in het kader van dit onderzoek afgezien omdat dit erg omvangrijke werkzaamheden omvat6.

425.110 425.120 440.160 440.170 440.175

1201

inhuur personeelvacatures inhuur ivm ziekte juridische adviezen technische adviezen personeel van derden subtotaal exploitatie advies-/onderzoekskosten derden

2009 (in €) 1.409.452 321.567 168.974 275.915 269.136 2.445.044 3.530.449

425.110 425.120 440.160 440.170 440.175

7331 7551

1248 1253

overige diensten door derden inhuur personeel subtotaal investeringen Totaal 2009

1.200.652 1.923.658 6.654.759 9.099.803

7511 7332

inhuur personeelvacatures inhuur ivm ziekte juridische adviezen technische adviezen personeel van derden subtotaal exploitatie adviezen derden uitvoering uitgaven onderzoek ontwikkeling voorbereidingskosten door derden interim kosten subtotaal investeringen Totaal 2008

2008 (in €) 1.661.579 415.450 85.332 506.284 111.909 2.780.554 2.359.932 458.859 3.023.142 22.015 5.863.948 8.644.502

Uit bovenstaande tabel blijkt dat het overgrote deel van de inhuur op investeringen plaats vindt (73% in 2009 respectievelijk 68% in 2008).

2.2 Inhuur naar leverancier In onderstaande tabel is de top 10 van leveranciers waarbij ingehuurd wordt weergegeven voor de jaren 2008 en 2009. Hieruit blijkt dat Royal Haskoning verreweg de grootste leverancier is met betrekking tot inhuur. De inhuur is een factor 2 (2009) respectievelijk factor 3 (2008) hoger dan bij de nummer 2 uit de top 10. In 2009 vond 12% en in 2008 22% van de totale inhuur plaats bij Haskoning. De top 10 leveranciers nemen 44% (2009) respectievelijk 54% (2008) van de totale inhuur voor hun rekening.

6

Na een quick scan naar hoge bedragen op andere kostensoorten is de verwachting dat dit niet tot significant andere inzichten zal leiden.



9

1 2 3 4 5 6 7

Leverancier Royal Haskoning Tauw DHV Water Iv Water Randstad Arcadis Nederl Steenis Geodesie

8 Grontmij Infra en Milieu 9 p2managers 10 Witteveen Bos Totaal top 10

% van Bedrag alle 2009 (€) inhuur 1.093.949 12% 563.079 6% 554.420 6% 343.952 4% 300.668 3% 259.246 3% 254.595 3% 242.159 231.143 203.913 4.047.123

3% 3% 2% 44%

Leverancier Royal Haskoning Grontmij Infra en Milieu Randstad Tauw DHV Water ORG ID 7 Corgwell Management Grontmij advies en 8 techniek 9 Witteveen Bos 8 10 Mimaco Totaal top 10 1 2 3 4 5 6 7

% van Bedrag alle 2008 (€) inhuur 1.868.872 22% 526.353 6% 407.991 5% 398.076 5% 306.956 4% 305.671 4% 241.273 3% 236.229 230.227 161.516 4.683.162

3% 3% 2% 54%

In onderstaande tabel wordt voor alle leveranciers die in de top 10 van 2008 en/ of 2009 voorkomen aangegeven welke type werkzaamheden zij voornamelijk hebben verricht. Plaats top 10

2009 2008 Leverancier 1 1 Royal Haskoning

2

4 Tauw

3

5 DHV Water

4

- Iv Water

5

3 Randstad

6

14 Arcadis Nederland

7

- Steenis Geodesie 2 Grontmij Infra en Milieu 85 p2 managers

8

9

7

8

Bedrag Bedrag 2009 (€) 2008 (€) Werkzaamheden 2008 en/of 2009 1.093.949 1.868.872  Directievoering/projectleiding  Opstellen van inrichtingsplannen/beheerplannen/MER  Technische advisering/ingenieursdiensten  Projectleiding en -ondersteuning (o.a. gebiedsproces) 563.079 398.076  Opstellen bestekken en definitieve ontwerpen  Directievoering/projectleiding/technische advisering/MER tbv dijkverbetering 554.420 306.956  Projectleiding  Watertoetsers  Opstellen bestemmingsplannen/beheerplannen 343.952 -  Technische advisering mbt slibverwerking  Projectmedewerkers CE-markering  projectleiding 300.668 407.991  Inhuur op diverse functies ter vervanging van eigen personeel i.v.m. vacatures en ziekte (o.b.v. raamcontract) 259.246 124.707  Advisering dijken  Projectleiding  Opstellen bestemmingsplan/beheerplan 254.595 -  Inhuur meetploeg 242.159

231.143

526.353  Technische adviezen  Directievoering 9.960  Programmacoördinatie energiefabriek  Procesmanager nieuwbouw rwzi Den Bosch

i.h.k.v. een onderzoek naar de Balkenendenorm door RTL is reeds gemeld dat dit boven deze norm uitkwam Betreft inhuur als onderdeel van een afvloeiingsregeling met een ex-medewerker



10

Plaats top 10

2009 2008 Leverancier 10 9 Witteveen en Bos

Bedrag 2009 (€) 203.913

-

6 ORG ID

-

--

7 Corgwell Managm 8 Grontmij advies en techniek 10 Mimaco

--

31

-

71.868

-

Bedrag 2008 (€) Werkzaamheden 2008 en/of 2009 230.227  (Ondersteuning bij) diverse studies/onderzoeken (tbv GGor, inrichtingsvisie OAS  Opstellen bestemmingsplan/beheerplan 305.671  Coördinatie gebiedsproces  Ondersteuning WBP 241.273  Interim directeur9 236.229    161.516 

Ondersteuning projecten Archeologisch onderzoek/begeleiding Quick scan (OAS) Inhuur op projectbasis10

Uit bovenstaande tabel blijkt dat er met name veel wordt ingehuurd bij technische adviesbureaus. Inhuur betreft veelal projectmanagers, projectleiders en (project)ondersteuners en technische advies- en ingenieursdiensten zoals opstellen bestekken, ontwerpen, beheerplannen, bestemmingsplannen, studies en onderzoeken.

2.3 Inhuur naar afdeling In onderstaande grafiek is de inhuur per afdeling voor 2008 en 2009 weergegeven. Hieruit blijkt dat de afdeling Ontwerp en Realisatie in beide jaren de meeste inhuur heeft gepleegd. € 1.994.041 (2008) respectievelijk € 2.253.534 (2009). Dit betreft 23% respectievelijk 25% van de totale inhuur in het betreffende jaar. Advies Waterbeheer Advies Zuiveren Adviesstaf Bestuur Concernstaf Directie District Beneden Aa District Boven Aa District Hertogswetering District Raam Fiscale Zaken Grondzaken & inrichting Handhaving Informatiestaf Integraal Beleid Onderzoek Monitoring Ontwerp en Realisatie Planadvies en Vergunningen Servicestaf Zuiveringsregio Aa Zuiveringsregio Dieze Zuiveringsregio Maas 0

500.000

1.000.000 2009 (€)

9

1.500.000

2.000.000

2.500.000

2008 (€)

Zie voetnoot 7 Zie voetnoot 8

10



11

Naar oordeel van het afdelingshoofd Ontwerp en Realisatie is er sprake van een minimale bezetting (27,7 fte, waarvan circa 10 fte op investeringsprojecten11) op de afdeling. Dit is een bewuste keuze zodat bij een terugval in uit te voeren projecten de eigen medewerkers altijd over voldoende werk beschikken12. Bij een hoge ambitie ten aanzien van het realiseren van projecten ontstaat een grote behoefte aan extra capaciteit. Aangezien deze intern niet voorhanden is dient dan overgegaan te worden tot externe inhuur. De benodigde externe capaciteit wordt hoofdzakelijk ingezet ten behoeve van de voorbereiding van bestekken (inclusief technische advisering en opstellen definitieve ontwerpen) en voor uitvoeringsbegeleiding. Tevens is inhuur van projectmanagers en projectleiders benodigd. Ook voor de afdeling Grondzaken en Inrichting is er een relatie tussen inhuur en het aantal uit te voeren projecten. Deze afdeling is in 2007 ontstaan vanuit de behoefte om tot een versnelling en intensivering te komen bij de uitvoering van projecten in het watersysteembeheer. De afdeling nam in 2008 15% (€ 1.260.009) en in 2009 16% (€1.427.368) van de totale inhuur voor haar rekening. Ten aanzien van de afdeling Integraal Beleid geldt dat de uitgaven voor inhuur alleen in 2008 hoog waren (€1.480.718, 17% van de inhuur van 2008) vanwege gepleegde inhuur van projectleiding en projectondersteuners voor het gebiedsproces. In 2009 heeft hiervoor nauwelijks meer inhuur plaatsgevonden. De inhuur bij de afdeling Advies Zuiveren is in 2009 hoog (€1.109.325, 12% van de inhuur in 2009) vanwege inhuur t.b.v. voorbereiding nieuwbouw rwzi Den Bosch, het project De Energiefabriek13 en OAS-studies. Ook bij de afdeling Advies Waterbeheer is in 2009 in vergelijking met 2008 een stijging te zien (€ 1.006.843 in 2009 ten opzicht van € 566.997 in 2008). De reden hiervoor is de start van de uitvoering van het project “legger en beheerregister” waarvoor landmeetploegen zijn ingehuurd. Tot slot dient opgemerkt te worden dat de reorganisatie van de stafafdelingen per medio 2008 pas per 1 januari 2009 in de administratieve systemen is doorgevoerd. De grootste gevolgen hiervan bij de inhuur betreffen het cluster GIS. Dit cluster behoorde in 2008 nog tot de afdeling Onderzoek en Monitoring. Vanaf 2009 is dit cluster onderdeel van de Servicestaf. Deze verschuiving is waarneembaar in de inhuurcijfers van de afdeling Onderzoek en Monitoring naar de Servicestaf. Een tabel met de inhuur per afdeling inclusief de verhouding inhuur op exploitatie versus investering per afdeling is opgenomen in bijlage 3.

2.4 Inhuur naar investeringsproject In onderstaande tabel is de top 10 van inhuur op investeringsprojecten voor 2008 en 2009 weergegeven. Per project is aangegeven waarvoor de belangrijkste inhuur heeft plaatsgevonden. Positie Project2009 nummer Realisatie totaal 2009 (in €) Beheerregister 1 72511988 oppervlaktewater

464.578

Aandeel in totale inhuur op investeringen 2009

Aard van inhuur

 Landmeetploegen 7%  Senioradviseur/

11

Bron: beleidsbegroting 2009 Of de bezetting daadwerkelijk minimaal is in vergelijking met andere waterschappen is niet getoetst 13 Hierbij dient opgemerkt te worden dat een deel van de kosten voor De Energiefabriek wordt doorberekend aan andere waterschappen. 12



12

Positie Project2009 nummer Realisatie totaal 2009 (in €)

Aandeel in totale inhuur op investeringen 2009

Aard van inhuur

Renovatie rioolgemalen Grave, 2 73310358 Lith, Hr Broek, Rav

394.522

 6%  

Renovatie waterbeheersings3 72431458 gemaal Gewande

360.466

5%

  

Voorbereidingskosten oriëntatiefase nieuwbouw rwzi 4 73410908 Den Bosch

355.619

5% 

5 73410358 Aanpassen rwzi Aarle-Rixtel

299.376

4%   

6 72310058 Uitvoering dynamisch Beekdal

239.846

4%   

7 73411008 De energiefabriek

185.329

3%     

Aanp ver de Vilt fase 2 8 72511852 ov.kosten

185.144

3%  

9 72360808 Wb voorbereiding Diesdonk

172.819

3%    2%  42%

10 70410116 Ontwikkeling iris Totaal top10 2009

Positie Project2008 nummer

Omschrijving

1 72511746 Gebiedsproces


160.154 2.973.850

projectsecretaris Uitvoeringsbegeleiding Projectmanagement Opstellen definitief ontwerp en besteksvoorbereiding Directievoering tijdens uitvoering Projectmanager Diverse adviseurs t.b.v. scenariostudie (projectmanager, projectleider, jurist, technoloog) Ondersteuning directievoering juridisch adviseur Advies m.b.t. metingen Senior opstellen MERrapportage en bestemmingsplan Cartografie directievoering Communicatieadvies Programmacoördinator Programmaondersteuni ng Advieswerkzaamheden Projectmanager Projectleiders Directievoerder Milieukundig toezichthouder Bestekopstellen Opstellen DO inrichtingsplan, MER, hydrologisch onderzoek Subsidieadviseur ICT-consultant ICT-er tbv datamigratie Senior consultant

Aandeel in Aard van inhuur totale inhuur op Realisatie investeringen totaal 2008 2008  Procesmanager Projectsecretarissen, rapporteurs, GIS582.223 10% experts, dataverwerker


13

Positie Project2008 nummer

Realisatie totaal 2008

Omschrijving

2 73410358 Aanpassen rwzi Aarle-Rixtel Renovatie rg Grave, Lith, Hr 3 73310358 Broek, Ravenstein

507.614

4 73410658 Nazuiveren effluent Land v Cuijk

231.171

5 72511748 Krw

228.560

6 72511852 Aanp ver de Vilt f 2

190.278

7 72360908 Bh snelle loop igp bak milh

176.100

8 70410116 Ontwikkeling iris Coördinatie integrale 9 72511743 planvorming

162.134

10 72360808 Wb voorbereiding Diesdonk Totaal top10 2008


366.897

159.435

153.183 2.757.594

Aandeel in Aard van inhuur totale inhuur op investeringen 2008  Projectondersteuner  Juridisch advies  Directievoering  Diverse ondersteuners t.b.v. directievoering  Ondersteuner t.b.v. 9% projectleiders (  Adviesdiensten t.b.v. 6% bestek en vergunningen  Advieswerkzaamheden m.b.t. aanbesteding en gunning  Directieondersteuning bij uitvoering, oplevering en 4% nazorg  Ondersteuning subsidieaanvraag  Projectondersteuning coördinator KRW-proces 4%  Projectleider databeheer  Programmamanager projectleiding uitvoering inrichtingsplan  Opstellen definitief ontwerp  Verkennend 3% bodemonderzoek  Detachering projectleider opstellen inrichtingsplan)  Milieutechnische adviezen (landmeetkundige werkzaamheden) 3%  Bodemonderzoek  Technisch medewerker technische ondersteuning datamigratie  Ondersteuning project3% team  Projectsecretaris 3%  Detachering projectleider  Opstellen inrichtingsplan, MER, voorontwerp 3% bestemmingsplannen 47%


14

2.5 Tarieven inhuur De tarieven voor inhuur lopen sterk uiteen. Voor inhuur van eenzelfde persoon kunnen de tarieven ook verschillen. Het tarief is onder andere afhankelijk van het bureau, de aard van de werkzaamheden, de duur van de inhuur en de marktsituatie. Daarnaast zijn sommige tarieven all-in terwijl in andere gevallen nog onkostenvergoedingen in rekening worden gebracht. De bij de dit onderzoek aangetroffen inhuurtarieven (inclusief BTW) variëren tussen de € 36,47 voor een medewerker interne controle en € 297,50 per uur voor een adviseur. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de inhuur voor € 297,50 maar voor zeer korte duur heeft plaatsgevonden en het bedrag derhalve beperkt (€ 5.355) is. De bij dit onderzoek aangetroffen gedeclareerde reiskosten bedragen tussen de 19 en 54 eurocent per kilometer. In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van de bij dit onderzoek aangetroffen tarieven. Dit betreft een deelverzameling en is derhalve niet volledig. Het geeft wel een indicatie van de tarieven die voor inhuur gehanteerd worden. Omdat in de financiële administratie de facturen in totaliteit worden verantwoord en niet op persoonsniveau is het zeer arbeidsintensief om per ingehuurde persoon de totale kosten en de duur van de inhuur in beeld te brengen. Hiervoor moeten alle facturen individueel beoordeeld worden. Gezien de planning en beschikbare uren voor dit onderzoek is hier van afgezien. Het is derhalve niet mogelijk om over het totale inhuurvolume een uitspraak te doen over de totale kosten en duur van de inhuur op persoonsniveau. Uitzondering hierop zijn de gevallen waarbij er een (vrijwel) één op één relatie is tussen de ingehuurde persoon en de leverancier. De belangrijkste hiervan zijn weergegeven in onderstaande tabel. Het in de tweede kolom genoemde bedrag heeft betrekking op de gehele inhuurperiode.

leverancier Corgwell management

Totaal bedrag (€)

Landslide

331.718

Van der Zanden Ingenieursbureau Van Nierop De Laat klussenbedrijf

292.014

Mimaco

237.369

Clewits Advies

235.500

P2 Managers van Ramshorst interim Management

150.583

start sep07 apr06 nov07 nov05 jan04 jun07 sep06 dec08

126.973

jun09

dec09

7 maanden

Ossea *Loopt nog

102.762

jul08

dec09

1 jaar 6 maanden

387.047

267.014 245.504

indicatie tarief 2008/ 2009 incl BTW (€)

eind dec08 jul10* nov09 jul10* jun10* nov08 dec09 dec09

duur 1 jaar 4 maanden 4 jaar 3 maanden*

afdeling Directie + distr. Hertogswetering Diverse afdelingen

functie/klus Interim directeur/ afdelingshoofd Diverse advieswerkzaamheden

2 jaar 4 jaar 9 maanden* 6 jaar 6 maanden* 1 jaar 6 maanden 3 jaar 4 maanden

Adviesstaf Diverse afdelingen Advies waterbeheer

Adviseur P&O Diverse advieswerkzaamheden

Directie WSK Diverse afdelingen WSK

Procesmanagement

184

Projectleider

115

1 jaar

Advies zuiveren Rwzi Den Bosch + district boven Aa Distr. Hertogswetering + concernstaf

Projectmanager

214

Regiohoofd/ districtshoofd

164

193 101 149 90

Landmeter

39

Management assistent/secretaresse

65

Uit bovenstaande tabel blijkt dat met inhuur van 1 persoon in enkele gevallen hoge bedragen gemoeid zijn, in enkele gevallen ook in een relatief korte inhuurperiode. Dit betreft interim- en projectmanagementfuncties. Bij de meer uitvoerende inhuur valt vooral de relatief lange inhuurduur op.



15

Het hoogste bedrag betreft de inhuur van een interim directeur. In een RTL-onderzoek naar de Balkenende-norm is reeds gemeld dat deze inhuur boven deze norm uitkwam. De langst aangetroffen inhuurduur is 6 jaar en 6 maanden (gerekend vanaf de fusiedatum) en betreft een landmeter.



16

Hoofdstuk 3 Intern en extern beleid en regelgeving Een van de onderzoeksvragen is: verschaf inzicht in de interne en externe normstelling en de naleving daarvan (beleid, regelgeving). Er is geen externe normstelling voor hoogte van inhuur bij waterschappen aangetroffen.

3.1 Interne normstelling notitie “Inhuur tijdelijk personeel, beschikbare middelen en criteria” Het waterschap kent een notitie “Inhuur tijdelijk personeel, beschikbare middelen en criteria” (zie bijlage 6). Hierin wordt beschreven welke budgetten er beschikbaar zijn voor de dekking van inhuur van tijdelijk personeel. Dit zijn: 1. Centraal P&O vervanging wegens ziekte; 2. Centraal P&O vervanging wegens vacatures; 3. Vacaturevoordeel binnen de afdeling; 4. Inhuur op investeringsprojecten; 5. Inhuur tijdelijk personeel voor projecten/piekbelasting opgenomen in de afdelingsbegroting. Tevens geeft de notitie criteria wanneer inhuur vanuit de budgetten 1 t/m 3 is toegestaan. Samenvattend betreffen deze criteria: “zorgvuldig en kritisch bekijken of vervanging noodzakelijk is” en “nagaan of intern een oplossing kan worden gevonden”. Daarnaast dienen een aantal termijnen in acht genomen te worden. In praktijk blijkt dat de criteria niet altijd gehanteerd worden. P&O geeft aan voor inhuur vanuit de budgetten 1 t/m 3 wel te beoordelen op noodzaak, maar niet op naleving van vastgestelde termijnen. Toetsing ligt niet schriftelijk vast. Uit een steekproef blijkt dat het regelmatig voorkomt dat inhuur al gestart is, zonder dat budget is goedgekeurd. P&O staat dan voor een voldongen feit. Dit vraagt om adequate sturing door het directieteam (DT). procedure “inhuur uitzendkrachten en gedetacheerden” Naast bovengenoemde notitie kent het waterschap een procedure “inhuur uitzendkrachten en gedetacheerden” (zie bijlage 5). Ook deze heeft alleen betrekking op inhuur via de bovengenoemde budgetten 1 t/m 3. Zoals in § 1.5.1 reeds aangegeven is het proces van inhuur binnen Aa en Maas niet volledig beschreven. De procedure bevat niet alle processtappen. Voor inhuur via de bovengenoemde budgetten 4 en 5 (investeringen en afdelingsbegroting) is geen vastgesteld beleid en vindt geen separate toets plaats. Bij voteren van het krediet (van toepassing bij budget 4: investeringsbudget) respectievelijk vaststelling van de begroting (budget 5) wordt het benodigde bedrag al dan niet toegekend. Hierna is de budgethouder vrij het budget naar eigen inzicht aan te wenden14 . Inhuur vanuit deze budgetten wordt niet centraal bijgehouden en is niet altijd bekend bij P&O. Er is geen versiebeheer van de procedure. Er zijn verschillende versies in omloop welke op details van elkaar verschillen. Niet duidelijk is welke versie in 2008 en 2009 gold. De meest recente versie staat op intrAaMaas. Deze is als uitgangspunt gebruikt voor dit onderzoek. De procedure inhuur tijdelijk personeel voldoet sinds de invoering van digitale factuurverwerking niet meer ten aanzien van werkbriefjes en facturering (punten 2 en 3 in de 14

Binnen de regels van de nota budgethouderschap en financieel mandaat



17

procedure, zie bijlage 5). Tevens wordt er door P&O geen personeelsdossier aangelegd zoals beschreven in punt 1.5 van de procedure. Inhuur oud-medewerkers Aa en Maas hanteert de richtlijn dat oud-Aa en Maas-medewerkers gedurende een periode van 1 jaar uit dienst moeten zijn en voor tenminste 2 werkgevers diensten moeten hebben verricht alvorens door het waterschap ingehuurd te kunnen worden. In zeer uitzonderlijke gevallen ter afweging van de directie kan hier van afgeweken worden. Deze richtlijn is niet aangetroffen in de procedure en ook niet op het personeelsplein op intrAaMaas. Hierdoor is de regel niet voor iedereen terug te vinden (en daardoor niet bekend). Tijdens het onderzoek is eenmaal de inhuur van een oud-medewerker naar voren gekomen en eenmaal de inhuur van een oud-medewerker als onderdeel van een afvloeiingsregeling. Checklist inhuur Niet alle te doorlopen stappen met bijbehorende risico‟s en gewenste beheersmaatregelen bij inhuur zijn inzichtelijk. Hierdoor kunnen door de budgethouder bij inhuur zaken over het hoofd gezien worden. Hierbij kan gedacht worden aan: - Naleving inkoop- en aanbestedingsbeleid (zie ook volgende paragraaf); - Accepteren leveringsvoorwaarden (intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, geheimhouding); - Opvragen diverse verklaringen zoals een VAR (verklaring arbeidsrelatie bij ZZP-er (zelfstandige zonder personeel); - Melding in- en uitdiensttreding; - Integriteitsrisico‟s (zie ook § 3.3 onder het kopje nadelen inhuur); - Inleenkracht bekend maken met interne procedures en richtlijnen; - Verlenen en intrekken autorisaties. Budgethouders geven in de interviews aan bovengenoemde zaken niet allemaal op het netvlies te hebben. Dit brengt risico‟s met zich mee met fiscale, juridische, financiële en imagoconsequenties als gevolg. Binnen dit onderzoek zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen dat deze consequenties zich in de onderzoeksperiode hebben voorgedaan.

3.2 Inkoop- en aanbesteding Bij inhuur van derden is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Aa en Maas van toepassing. Uit interviews blijkt dat veel budgethouders zich hier niet bewust van zijn. Dossiers zijn niet of onvolledig aanwezig. Er wordt regelmatig afgeweken van het aantal benodigde op te vragen offertes (alle 10 geïnterviewde budgethouders geven aan dat dit voorkomt), zonder dat de motivatie hiervoor vastgelegd is (conform inkoop- en aanbestedingsbeleid verplicht sinds 1 januari 2009). Dit is wel afhankelijk van de aard van de inhuur. In de interviews wordt aangegeven dat de kwaliteiten van een persoon en de beschikbaarheid vaak de belangrijkste selectiecriteria zijn bij inhuur voor een specifieke klus. De prijs is ondergeschikt. Om meer zekerheid over de kwaliteit te hebben wordt in veel gevallen een kandidaat uit het eigen netwerk benaderd. Het betreft dan veelal iemand die reeds eerder gewerkt heeft bij het waterschap, een collegawaterschap of bij andere soortgelijke organisaties (bijvoorbeeld een gemeente). Een belangrijke uitzondering hierop betreffen de adviesdiensten voor (renovatie)projecten van de afdeling Ontwerp en Realisatie. Deze worden veelal als projectgebonden raamcontract openbaar aanbesteed. Voor risico‟s en aanbevelingen ten aanzien van het niet naleven van het inkoop- en aanbesteden wordt verwezen naar het in 2008 uitgevoerde rekenkameronderzoek “aanbesteding levering, diensten en werken”.



18

Voor de volledigheid wordt vermeld dat in 2010 een Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden ten aanzien van de inkoop van adviesdiensten ten behoeve van het aandachtsgebied Zuiveren. Bij de gunning was naast kwaliteit en beschikbaarheid de prijs een selectiecriterium. Bij de prijs is aan inschrijvers gevraagd een opgave te doen van de maximaal te hanteren uurtarieven. Op basis van deze aanbesteding zijn een vijftal leveranciers gekozen die de komende 4 jaar in een zogenaamde mini-competitie gaan offreren voor te leveren adviesdiensten. De 5 leveranciers die met elkaar in competitie gaan zijn Royal Haskoning, Grontmij, Witteveen en Bos, Tauw en Arcadis. Voor het aandachtsgebied Watersysteem & waterkering is de start van een soortgelijke aanbesteding voorzien in de 2e helft van 2010. Daarnaast heeft het waterschap samen met de provincie en enkele gemeenten een raamcontract met Randstad. Hierbij wordt een personeelsvraag voor de lager ingeschaalde functies (circa maximaal schaal 7) eerst uitgezet bij Randstad. Vervolgens heeft Randstad 24 uur de tijd om geschikte kandidaten aan te leveren. Indien dit niet het gewenste resultaat oplevert worden andere bureaus benaderd.

3.3 Reden inhuur Onderstaand wordt aangegeven wat in het algemeen de redenen zijn waarom tot inhuur wordt overgegaan. 1. Capaciteitstekort; Oorzaken hiervan kunnen zijn: a. openstaande vacatures15 (bijvoorbeeld omdat het (nog) niet gelukt is een geschikte kandidaat te vinden, bewust nog niet ingevuld met vaste medewerkers omdat een reorganisatie aanstaande is (Stafafdelingen) of omdat er een samenwerkingsverband zit aan te komen (Fiscale Zaken)); b. ziekte/zwangerschap van eigen medewerkers; c. piekwerkzaamheden (ten gevolge van extra klus, ambitie of bewuste keuze om afdelingsbezetting zo minimaal mogelijk in te steken en d.m.v. inhuur flexibiliteit in te bouwen (afdeling Ontwerp en Realisatie en afdeling Planadvies en Vergunningen)). 2. Intern bij eigen medewerkers geen/onvoldoende kennis of ervaring aanwezig: Een aantal werkzaamheden zijn zo specialistisch of komen slechts sporadisch voor. Hierdoor is het niet efficiënt of helemaal niet nodig om voor deze werkzaamheden eigen medewerkers in dienst te hebben. 3. Coaching eigen medewerkers: Een inhuurkracht wordt geselecteerd op basis van specifieke competenties en ervaringen om zo eigen medewerkers op een hoger nivo te krijgen. De externe kracht krijgt een coachingsrol toebedeeld om zo intern kennis te ontwikkelen en persoonlijke ontwikkeling bij eigen medewerkers in gang te zetten. Een voorbeeld hiervan is het cluster GIS waar in geval van nieuwe werkzaamheden, bij de keuze voor een externe deze naast het verrichten van de werkzaamheden ook gelijk de opdracht meekrijgt om een stuk opleiding te verzorgen. 4. Vermijden contractafkoop: Binnen het waterschap wordt sporadisch gebruik gemaakt van inhuur om contractafkoop te voorkomen. Het betreft hier medewerkers van externe bureaus die voorafgaand aan indiensttreding bij het waterschap een korte periode via het bureau worden ingehuurd. Door deze constructie kan contractafkoop bij het externe bureau worden voorkomen.

15

Inhuur op personeelsvacatures kan noodzakelijk zijn door een tweetal factoren. Op de eerste plaats door uitstroom van medewerkers en ten tweede door formatie-uitbreidingen. In 2008 is de formatie uitgebreid met 28 fte. (toegestane formatie per 31 december 2008 is hiermee 412,8 fte) Daarnaast zijn 27 medewerkers uitgestroomd. Er stonden in 2008 gedurende het jaar 87 vacatures open. In 2009 zijn 26 medewerkers uitgestroomd en stonden gedurende het jaar 60 vacatures open (bron: sociaal jaarverslagen 2008 en 2009).



19

voordelen Naast de hierboven door geïnterviewden vermelde redenen van inhuur, volgen onderstaand nog enkele voordelen ten aanzien van de inzet van inhuurkrachten: a. Inhuur en inschakelen externe adviseurs leidt vaak tot snellere en betere oplossingen in de procesoptimalisatie en toepassing van nieuwe technieken; b. Met het kleiner maken van de eigen kernclub van medewerkers en meer gebruik te maken van flexibele inhuur, creëer je een mogelijkheid om diverse kennis en expertise die buiten het waterschap wel aanwezig is ook in het waterschap binnen te halen. Het betreft dan zowel kennis en expertise die opgedaan is bij collega waterschappen, als ook bij geheel andere bedrijfstakken; c. Het is efficiënter om nieuwe werkzaamheden waarmee eigen medewerkers nog onbekend zijn uit te besteden. Zelf doen/uitzoeken kost vaak meer tijd en de risico‟s zijn groter; d. Er ontstaat een zekere mate van flexibiliteit als de gewenste bezetting deels wordt ingevuld met inhuurkrachten; e. Kortere doorlooptijd vanwege directe inzetbaarheid van specialisten die juiste kennis en ervaring hebben om een klus snel te klaren; f. Extern advies wordt soms serieuzer genomen (vertrouwen in mensen); g. Medewerkers staan soms meer open voor nieuwe ideeën en opvattingen van externen dan die van het afdelingshoofd zelf. nadelen Hiertegenover worden in diverse literatuur de volgende nadelen/risico‟s van inhuur genoemd:  Hogere kosten;  Meer controle/aansturing noodzakelijk;  Kennis blijft buiten de deur (uitholling kennis ambtenaren, kennismanagement);  Minder betrokkenheid;  Te afhankelijk worden van externe bureaus;  Integriteitsrisico’s, zoals16: a. Toegang tot vertrouwelijke informatie; b. Omgaan met geld; c. Machts- en monopoliepositie; d. Toekennen rechten/bevoegdheden (aan personeel of burgers en bedrijven); e. Beoordelen en adviseren (met grote gevolgen); f. Aanschaffen goederen/diensten/aanbestedingen; g. Handhaven; h. Solistisch handelen; i. Belangenverstrengeling.

16

Ontleend aan: “modelaanpak basisnormen integriteit openbaar bestuur en politie” – ministerie van buitenlandse zaken en koninkrijksrelaties en anderen.



20

Hoofdstuk 4 Verantwoording en sturing inhuur 4.1 Verantwoording m.b.t. inhuur In deze paragraaf wordt ingegaan op de verantwoording t.a.v. gepleegde inhuur. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in ambtelijke en bestuurlijke verantwoording. Binnen het waterschap vindt zowel op ambtelijk als bestuurlijk nivo geen separate integrale verantwoording plaats over de gepleegde inhuur (inhuur ten laste van exploitatie en inhuur ten laste van investeringskredieten). Een totaalinzicht op inhuur ontbreekt. De verantwoording over de inhuur vindt plaats via de reguliere planning en controldocumenten (management- en bestuursrapportages, jaarrekening e.d).

4.1.1 Ambtelijk Maandelijks stelt het cluster Financiën een rapportage op over de inhuur op personeelsvacatures en inhuur wegens ziekte (kostensoort 425110 en 425120). In dit overzicht wordt per afdeling aangegeven het beschikbare budget, de reeds gedane uitgaven, de vastgelegde verplichtingen en het restant budget. In het geval dat er onvoldoende budget beschikbaar is wordt dit met rood gemarkeerd. Deze overzichten staan maandelijks op de agenda van het DT. Deze werkwijze geldt zowel voor de onderzoeksperiode 2008 en 2009 als voor 2010. De voor de directie opgestelde overzichten worden eveneens maandelijks aan de MT-leden en de personeelsadviseurs ter beschikking gesteld. Over inhuur ten laste van investeringskredieten en afdelingsbudgetten wordt geen aparte rapportage opgesteld. Wel wordt hierover door afdelingshoofden en projectleiders gerapporteerd in de managementrapportages ten behoeve van de directieleden. Overigens geldt dat hier alleen over de gepleegde inhuur wordt gerapporteerd als hiertoe aanleiding is (afwijkingen of bijzonderheden). Dit geldt zowel voor de inhuur ten laste van exploitatiebudgetten als de inhuur ten laste van investeringskredieten.

4.1.2 Bestuurlijk Rapportage over gepleegde inhuur vindt plaats middels Bestuursrapportages (Buraps), Jaarrekening en het Sociaal jaarverslag. In de Burap over de periode januari t/m juni 2008 werd bij de personeelslasten op de exploitatierekening op totaalniveau gerapporteerd over “personeel van derden” (inhuur ten laste van vacatures en inhuur wegens ziekte). In de Burap over de periode januari t/m juni 2009 wordt “personeel van derden” niet apart inzichtelijk gemaakt. Wel wordt in deze laatste rapportage bij de toelichting op de personeelslasten gerapporteerd over afwijkingen als gevolg van inhuur. In het algemeen geldt dat indien de cijfers hiertoe aanleiding geven (afwijkingen of bijzonderheden) een tekstuele toelichting op de inhuur wordt gegeven. Wat betreft de Jaarrekeningen geldt dat bij het onderdeel “rekening van lasten en baten” zowel cijfermatig als tekstueel een toelichting gegeven wordt op de kostensoort “personeel van derden”. Verder is in de Jaarrekening 2009 ook inzichtelijk gemaakt wat uitgegeven is aan “kosten adviezen (o.a. juridische en technische adviezen). Indien hiertoe aanleiding is (afwijkingen of bijzonderheden) wordt een tekstuele toelichting gegeven. Over inhuur ten laste van investeringskredieten vindt in de tussentijdse Buraps geen rapportage plaats. In de jaarrekeningen daarentegen worden alle beschikbare kredieten (Ainvesteringen) voorzien van een korte toelichting op de uitvoering. Indien hiertoe aanleiding is wordt ook gerapporteerd over eventuele inhuur.



21

In het sociaal jaarverslag wordt in de paragraaf over formatie en bezetting gerapporteerd over inhuur ten laste van exploitatiebudgetten (vacatures, ziekte, piek). Daarbij wordt de vergelijking met het voorgaande jaar gemaakt en wordt een onderverdeling van de inhuur over stafafdelingen en sectoren gemaakt. Over inhuur ten laste van investeringskredieten en afdelingsbudget wordt niet gerapporteerd.

4.2 Bestuurlijke sturing m.b.t. inhuur In de vorige paragraaf is uiteengezet hoe de verantwoording over gepleegde inhuur verloopt. Aansluitend hierop wordt in deze paragraaf aandacht besteed aan de bestuurlijke (bij)sturingsmogelijkheden. Gedurende een jaar zijn er een drietal momenten waarop (bij)sturing door het algemeen bestuur mogelijk is: 1. goedkeuring van de programma- en/of beleidsbegroting; 2. goedkeuring van kredietaanvragen; 3. vaststellen van tussentijdse Buraps. Ad 1. Programma- en of beleidsbegroting Tot en met 2008 stelde het AB de beleidsbegroting vast. Vanaf 2009 wordt een programmabegroting opgesteld en door het AB goedgekeurd en gaat de beleidsbegroting niet verder dan het DB. In de programmabegroting wordt alleen het totaal van de personeelslasten gepresenteerd zodat niet inzichtelijk is welke budgetten zijn opgenomen voor de inhuur van personeel van derden. Wel worden eventuele bijzonderheden ten aanzien van formatie en tijdelijke inhuur aangegeven (bijvoorbeeld bij programma Schoon water waar wordt gemeld dat uitbreiding met 2 fte betekent dat deze worden terugverdiend door lagere uitgaven voor inhuur). Bij de verantwoording over de investeringsprojecten wordt niets gemeld over inhuur. Wel wordt sporadisch bij de programma‟s gemeld dat over wordt gegaan tot het aantrekken van tijdelijke extra formatie ten laste van investeringskredieten (bijvoorbeeld krediet OAS). Ad 2. Kredietaanvragen Iedere kredietaanvraag gaat vergezeld met een toelichtend memo. In het memo wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op het project waarvoor een krediet wordt aangevraagd. In het memo wordt meestal niet expliciet aangegeven dat (een deel) van het gevraagde krediet bestemd is voor inhuur. In het standaard format van dit memo zijn onder “Randvoorwaarden/Integrale afstemming” een aantal onderwerpen opgenomen waarover indien van toepassing nadere toelichting dient te worden opgenomen. Deze toelichting wordt opgesteld door, of in overleg met de betreffende adviseurs binnen het waterschap. Één van de onderwerpen waarover indien van toepassing een nadere toelichting opgenomen dient te worden is “Personeel en Organisatie”. In de praktijk blijkt dat er bij kredietaanvragen nagenoeg nooit een toelichting wordt opgenomen onder het kopje “Personeel en Organisatie”. Dit geldt ook als er sprake is van een kredietaanvraag voor een project waarvoor inhuur benodigd is. Door de personeelsadviseur wordt e.e.a. bevestigd. Wel valt soms indirect uit de toelichting op te maken dat er sprake is van inhuur (van adviseurs). Vaak wordt wel een onderbouwing gegeven van het benodigde krediet waarbij bijvoorbeeld wordt aangegeven dat een deel is bestemd voor “begeleiding”. Een uitzondering is de eerste kredietaanvraag voor “De Energiefabriek”. In het AB-voorstel staat expliciet vermeld dat het gevraagde krediet van € 100.000 bestemd is voor het inschakelen van specialistische adviseurs. Ook bij de kredietaanvraag voor het project “routeplan integrale planvorming” is in een bijlage bij de AB-memo een onderbouwing van de kredietaanvraag opgenomen. In de onderbouwing wordt op een aantal onderwerpen



22

aangegeven dat er sprake is van inhuur van procesondersteuning, projectondersteuning en inhuur van gebiedscoördinatie. Ad 3.Tussentijdse Buraps In § 4.1.2 is reeds aangegeven hoe in tussentijdse Buraps wordt gerapporteerd over inhuur. Op basis van de gegeven toelichtingen op hoofdlijnen is eventuele bestuurlijke bijsturing mogelijk.

4.3 Kwaliteit inhuur Om de kwaliteit van inhuur te kunnen bepalen moet vooraf gedefinieerd zijn wat het op te leveren product c.q. wat de werkzaamheden zijn. Doordat vrijwel geen volledige inhuurdossiers zijn aangelegd is in het kader van dit onderzoek slechts in enkele gevallen vast te stellen of de vooraf gedefinieerde kwaliteit ook daadwerkelijk geleverd is. In de interviews geven budgethouders aan dat bij inhuur veelal getracht wordt de te leveren kwaliteit te vooraf te borgen door een reeds bekend persoon in te huren (zie § 3.2). Tevens zeggen zij de kwaliteit te bewaken door onder andere tussentijdse voortgangsgesprekken en beoordeling van conceptrapporten. De frequentie varieert van dagelijks (in het contact met directe collega‟s) tot slechts 2 keer per jaar. Eindcontrole vindt plaats door beoordeling van rapporten en/of producten en het halen van deadlines. Zowel de voortgangsgesprekken als de eindcontrole worden meestal niet schriftelijk vastgelegd. Dat kwaliteit daadwerkelijk geleverd wordt blijkt volgens een aantal geïnterviewden vaak uit herhaalde inhuur of het uiteindelijk in dienst nemen van de betreffende persoon.



23



24

Hoofdstuk 5 Benchmark In dit hoofdstuk wordt de inhuur van externen bij het waterschap vergeleken met de inhuur van andere overheidsorganisaties.

5.1 Rijksoverheid Sinds 2007 rapporteren alle ministeries in een bijlage bij het jaarverslag over externe inhuur aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De berekeningswijze ligt vast in de rijksbegrotingsvoorschriften en is voor alle ministeries gelijk. In 2009 is bepaald dat de uitgaven voor externe inhuur niet meer mogen bedragen dan 13% van de totale personeelskosten. Grotere uitgaven moeten worden uitgelegd. Uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer17 blijkt dat in 2009 7 van de 13 ministeries (54%) onder deze norm blijven. Van de 6 ministeries die boven de norm uitkomen zijn er 2 van mening wel onder de norm te blijven. Echter volgens de algemene rekenkamer zijn hun opgaven niet volledig (BZK en Justitie). Ministerie

inhuur (in €)

overschrijding norm 13%

Justitie

367.800.000 ja*

Defensie

229.400.000 nee

Financiën

194.500.000 nee

VenW

152.600.000 ja

BZK

92.800.000 ja*

EZ

87.400.000 ja

LNV

58.100.000 nee

VROM

64.000.000 ja

VWS

55.000.000 ja

OCW

28.300.000 nee

SZW

13.100.000 nee

BuiZa

12.100.000 nee

AZ * **

2.700.000 nee Cijfers bijgesteld door algemene rekenkamer In het artikel zijn de percentages niet opgenomen

5.2 Aa en Maas Zoals in §1.3 beschreven sluit de voor dit onderzoek gekozen afbakening niet geheel aan bij de rijksbegrotingsvoorschriften. Bij de ministeries wordt een scherp onderscheid gemaakt tussen inhuur en uitbesteding. Inhuur valt onder de norm, uitbesteding niet. Veel van de werkzaamheden van typische uitvoeringsorganisaties als Rijkswaterstaat (vallend onder het ministerie van VWS) worden aangemerkt als uitbesteding. Aa en Maas is grotendeels ook een uitvoeringsorganisatie waar bij met name investeringsprojecten veel gebruik gemaakt wordt van inhuur en uitbestedingen. Door de indeling naar kostensoorten bij Aa en Maas is het onderscheid tussen inhuur en uitbesteding echter niet overal eenduidig te maken. Dit heeft tot gevolg dat bepaalde werkzaamheden die worden aangemerkt als uitbesteding niet meegenomen worden in de inhuurcijfers van ministeries maar wel bij Aa en Maas. De inhuur bij Aa en Maas bedroeg 28,0% (2008) respectievelijk 26,9% (2009) van de totale personeelslasten. Dit betreft inhuur op zowel exploitatie als investeringen (projecten). Indien 17

Bron: Rijk verantwoord 2009 – Algemene Rekenkamer



25

alleen naar de inhuur op exploitatie wordt gekeken zijn de percentages 11,1% (2008) respectievelijk 9,01% (2009).

5.3 Gemeenten RTL nieuws heeft bij 51 gemeenten onderzoek gedaan naar inhuur van externen in 2008. Gemiddeld gaven de onderzochte gemeenten 16,2% van de totale personeelskosten uit aan extern personeel. De grootste gemeenten gaven gemiddeld 18,5% uit aan extern personeel. 59% van alle onderzochte gemeenten (67% van de grote gemeenten) zit boven de voor de rijksoverheid geldende norm van 13%. Gemeente

Totale personeelskosten (in €)

Aa en Hunze

Inhuur (in €)

percentage

9.191.000

744.000

8,1%

Alkmaar

55.517.000

11.925.000

21,5%

Almere

129.700.000

37.600.000

29,0%

Alphen Chaam

4.160.892

731.486

17,6%

Amersfoort

72.000.000

12.000.000

16,7%

Amsterdam

525.000.000

77.000.000

14,7%

Apeldoorn

91.000.000

12.000.000

13,2%

Arnhem

109.429.000

19.573.000

17,9%

Assen

39.821.000

7.054.000

17,7%

Best

12.829.628

1.790.515

14,0%

102.423.930

10.600.000

10,3%

5.000.000

500.000

10,0%

Delft

85.800.000

10.000.000

11,7%

Delfzijl

12.255.000

1.554.000

12,7%

Den Bosch

95.100.000

4.852.000

5,1%

Den Haag

387.295.000

97.834.000

25,3%

Den Helder

29.445.735

3.000.000

10,2%

Doetinchem

24.743.000

1.714.000

6,9%

Dordrecht

50.000.000

20.000.000

40,0%

Breda Bunschoten

Ede Eindhoven Emmen Enschede

54.200.000

8.700.000

16,1%

149.226.000

29.493.000

19,8%

70.000.000

12.000.000

17,1%

109.500.000

20.900.000

19,1%

Goes

22.308.164

2.985.091

13,4%

Goirle

6.379.000

798.931

12,5%

Gouda

43.400.000

8.400.000

19,4%

Groningen

172.442.000

21.900.000

12,7%

Haarlem

63.949.000

13.000.000

20,3%

Haarlemmermeer

57.443.000

5.380.000

9,4% 23,3%

Hoogezand Sappemeer

18.900.000

4.400.000

132.423.456

12.256.891

9,3%

Maastricht

92.275.185

15.183.000

16,5%

Meppel

22.500.000

5.100.000

22,7%

Midden-Drenthe

14.000.000

1.560.000

11,1%

Nijmegen

115.363.139

14.179.787

12,3%

Rotterdam

20,5%

Leiden

819.000.000

168.000.000

Sittard-Geleen

40.300.000

1.835.419

4,6%

Sneek

20.445.739

2.214.756

10,8%

Soest

15.000.000

845.000

5,6%

Tilburg

111.742.000

20.432.000

18,3%



26


Gemeente Tynaarlo Utrecht

Inhuur (in €)

percentage

13.000.000

2.700.000

20,8%

337.000.000

91.159.000

27,1%

Valkenswaard

15.268.668

2.266.084

14,8%

Veendam

15.550.063

1.690.814

10,9%

Vlissingen

17.945.520

1.938.470

10,8%

Westland

57.947.000

13.477.000

23,3%

Zaanstad

85.306.000

15.339.000

18,0%

Zoetermeer

67.000.000

18.300.000

27,3%

Zwolle

88.700.000

19.700.000

22,2%

Gemiddelde

16,2%

5.4 Provincies De SP heeft onderzoek gedaan naar inhuur van externen in 2008 bij provincies en de vier grote gemeenten. De provincies gaven gemiddeld 24,1% uit aan inhuur van externen. 9 van de 12 provincies overschrijdt de norm van 13% die geldt voor de Rijksoverheid. Provincie


Inhuur (in €)

%

Groningen

66.900.000

11.800.000

17,6%

Friesland

67.200.000

13.300.000

19,8%

Drenthe

44.400.000

12.800.000

28,8%

Overijssel

55.600.000

6.100.000

12,3%

Gelderland

128.300.000

42.700.000

33,3%

Utrecht

68.000.000

15.000.000

22,1%

Noord-Holland

102.500.000

32.700.000

31,9%

Zuid-Holland

189.800.000

60.000.000

31,6%

Zeeland

46.400.000

5.000.000

10,8%

Flevoland

33.400.000

3.200.000

9,6%

113.700.000

25.200.000

22,2%

69.400.000

9.600.000

13,8%

Noord-Brabant Limburg Gemiddelde

24,1%

5.5 Waterschappen Er zijn over 2008 en 2009 geen onderzoeken aangetroffen met betrekking tot de hoogte van de externe inhuur bij waterschappen. Wel hebben enkele waterschappen zelf onderzoek gedaan naar inhuur. De definities die hierbij gebruikt worden lopen echter dusdanig uiteen dat er geen vergelijk getrokken kan worden. RTL nieuws heeft wel onderzoek gedaan naar inhuur van interim managers bij waterschappen in 2007. Hieruit kwam naar voren dat interim-personeel regelmatig langer dan 6 maanden wordt ingehuurd en dat in veel gevallen de kosten omgerekend hoger lager dan de Balkenende-norm (€ 169.000 per jaar). Bij Aa en Maas kwamen alle 4 in 2007 ingehuurde interim-managers (2 afdelingshoofden en 2 directeuren) boven de Balkenendenorm.



27



28

Hoofdstuk 6 Samenvatting en conclusie In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens antwoord gegeven op de onderzoeksvragen, gevolgd door een conclusie.

6.1 Samenvatting antwoorden onderzoeksvragen Aard en omvang inhuur externe partijen Onderstaand wordt de aard en omvang nader toegelicht. 1 Totale financiële omvang De inhuur in 2008 bedroeg ruim € 8,6 miljoen en in 2009 € 9,1 miljoen. Het overgrote deel van de inhuur vindt plaats op investeringen (68% in 2008 respectievelijk 73% in 2009). Inhuur betreft veelal projectmanagers, projectleiders, (project)ondersteuners en technische advies- en ingenieursdiensten zoals voor het opstellen van bestekken, ontwerpen, beheerplannen, bestemmingsplannen, studies en onderzoeken. 2. Omvang per leverancier De top 10 leveranciers nemen 54% (2008) respectievelijk 44% (2009) van de totale inhuur voor hun rekening. In 2008 en 2009 is Royal Haskoning de leverancier waarbij veruit de meeste inhuur heeft plaatsgevonden € 1.093.949 (2008) respectievelijk € 1.868.872 (2009). Dit betreft 12% (2008) cq 22% (2009) van de totale inhuur. 3. Omvang per afdeling Uit onderzoek blijkt dat inhuur hoofdzakelijk plaatsvindt bij afdelingen die zich bezighouden met het realiseren van projecten of zich bezighouden met beleids- en advieswerkzaamheden. Bij de afdeling Ontwerp en Realisatie vindt de meeste inhuur plaats (€ 1.994.041, 23% (2008) respectievelijk € 2.253.534, 25% (2009) van alle inhuur). Ook de afdeling Grondzaken en Inrichting scoort hoog in beide jaren (€ 1.480.718, 15% respectievelijk € 1.427.368, 16%). Deze afdelingen huren vooral in ten behoeve van investeringsprojecten. Daarnaast werd bij de afdeling Integraal Beleid in 2008 veel ingehuurd ten behoeve van het gebiedsproces (projectmanager, projectondersteuners). Door de afdeling Advies Zuiveren is in 2009 veel ingehuurd voor projectleiding/management ten behoeve van de voorbereiding nieuwbouw rwzi Den Bosch en het project “De Energiefabriek”. De afdeling Advies Waterbeheer scoort in 2009 hoog op inhuur vanwege de inzet van landmeetploegen voor het project “legger en beheerregister”. Interne en externe normstelling en naleving daarvan (beleid, regelgeving) Op inhuur is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing. Naleving van dit beleid ten aanzien van dossiervorming en aantal aangevraagde offertes is punt van aandacht. Dit is reeds in eerdere onderzoeken naar voren gekomen. Aa en Maas heeft beleid en een procedure voor inhuur van derden. Dit geldt echter alleen voor de inhuur vanuit de centrale budgetten vacaturevoordeel en vervanging bij ziekte. Voor inhuur vanuit investeringsbudgetten en vanuit afdelingsbudget is geen beleid of procedure. Deze inhuur is dan ook niet altijd bij het cluster P&O bekend. De procedure is niet op alle punten actueel en beslaat slechts een deel van het inhuurproces. Hierdoor zijn niet alle stappen die bij inhuur van belang zijn voor budgethouders inzichtelijk. Dit brengt het risico met zich mee dat zaken over het hoofd Onderzoeksrapport “Externe inhuur”


29

worden gezien met mogelijk fiscale, juridische, financiële en imagoconsequenties tot gevolg. Hierbij kan gedacht worden aan het niet hebben van een VAR-verklaring, belangenverstrengeling, accepteren van bepaalde verkoopvoorwaarden etc. Voor Aa en Maas geldt geen maximale interne of externe norm ten aanzien van inhuur.

Prijs, kwaliteit en gebruik De tarieven voor inhuur lopen sterk uiteen. Voor inhuur van eenzelfde persoon kunnen de tarieven ook verschillen. Het tarief is onder andere afhankelijk van het bureau, de aard van de werkzaamheden, de duur van de inhuur en de marktsituatie. Daarnaast zijn sommige tarieven all-in terwijl in andere gevallen naast het uurtarief ook nog onkostenvergoedingen in rekening worden gebracht. Om de kwaliteit van inhuur te kunnen bepalen moet vooraf gedefinieerd zijn wat het op te leveren product c.q. wat de werkzaamheden zijn. Doordat vrijwel geen volledige inhuurdossiers zijn aangelegd is in het kader van dit onderzoek slechts in enkele gevallen vast te stellen of de vooraf gedefinieerde kwaliteit ook daadwerkelijk geleverd is. De belangrijkste redenen om in te huren zijn capaciteitsgebrek, onvoldoende kennis of ervaring aanwezig bij eigen mensen, coaching eigen medewerkers en vermijden van contractafkoop vooruitlopend op indiensttreding.

Sturing en verantwoording Binnen het waterschap wordt het begrip inhuur niet eenduidig gebruikt. Binnen enkele kostensoorten wordt geen onderscheid gemaakt tussen bepaalde soorten inhuur en uitbesteding. Begroting en verantwoording over inhuur vindt plaats middels de reguliere planning- en controlcyclus. In de diverse rapportages komt het versnipperd terug. Een integraal overzicht over de inhuur ontbreekt (zowel qua budget als qua personen; wie zijn er voor welke periode ingehuurd?). De focus ligt vooral op inhuur uit centrale budgetten terwijl inhuur op investeringen vele malen hoger is. Hier is weinig zicht op. Bij aanvraag van kredieten wordt vrijwel nooit expliciet in het memo vermeld dat er ingehuurd gaat worden (meestal wel impliciet).

Benchmark Voor de rijksoverheid geldt een norm van maximaal 13% van de personeelslasten. 6 van de 13 ministeries kwamen in 2009 boven deze norm uit. Over de onderzoeksperiode is geen benchmark aangetroffen met betrekking tot de externe inhuur bij waterschappen. De in dit onderzoek gekozen afbakening sluit niet geheel aan bij de rijksbegrotingsvoorschriften. Door de huidige indeling naar kostensoorten bij Aa en Maas is het onderscheid tussen inhuur en uitbesteding niet overal eenduidig te maken. Dit heeft tot gevolg dat bepaalde werkzaamheden die worden aangemerkt als uitbesteding niet meegenomen worden in de inhuurcijfers van ministeries maar wel bij Aa en Maas. De inhuur bij Aa en Maas bedroeg 28,0% (2008) respectievelijk 26,9% (2009) van de totale personeelslasten. Dit betreft inhuur op zowel exploitatie als investeringen (projecten). Indien alleen naar de inhuur op exploitatie wordt gekeken zijn de percentages 11,1% (2008) respectievelijk 9,01% (2009).



30

6.2 Conclusie Overall beleid (het kader) en een duidelijke definitie en afbakening van externe inhuur, die ook gevolgd wordt in verslaglegging en verantwoording, ontbreekt. De procesgang is niet uniform en er wordt gebruik gemaakt van veel verschillende leveranciers. Bovenstaande leidt tot gebrek aan inzicht, waardoor het niet mogelijk is sturing en beheersing adequaat vorm te geven. Hierdoor ontstaan risico‟s op verschillende gebieden (onder andere financieel, fiscaal, juridisch, integriteit, kennismanagement). Doordat er geen overall beleid (kader) is ten aanzien van inhuur kan niet beoordeeld worden of inhuur terecht heeft plaatsgevonden. De inhuur op exploitatie kan vergeleken worden met de rijksnorm van maximaal 13% van de personeelslasten. Met een percentage van 11,1% (2008) respectievelijk 9,01% (2009) blijft Aa en Maas onder deze norm. De inhuur op investeringen moet gezien worden in relatie met het investeringsvolume en de inrichting van de organisatie (beleid met betrekking tot de kennis, competenties en kwantitatieve capaciteit die de organisatie zelf in huis wil hebben). Aangezien bij Aa en Maas hieromtrent geen norm en/of beleid is aangetroffen kan geen kwantitatief oordeel gegeven worden over de hoogte van de inhuur op investeringen.



31



32

Hoofdstuk 7 Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt tot de volgende hoofdaanbevelingen: 1. Beleid Stel beleid op omtrent inhuur. Maak de strategische afweging met welke personele middelen Aa en Maas de taken van het Waterschap (voortkomend uit Waterproof en WBP) wil realiseren. Welke kennis, competenties en kwantitatieve capaciteit (uren) wil Aa en Maas zelf in huis hebben en hoe wordt omgegaan met de benodigde flexibele schil ((inhuur, tijdelijke contracten, uitbesteding, pool met andere waterschappen). Houd bij deze afweging de volgende drie invalshoeken in het oog18: - Professioneel opdrachtgeverschap: gaat primair uit van de kwalitatieve vraag hoe de te behalen resultaten inhoudelijk zo doeltreffend en effectief mogelijk kunnen worden bereikt; - Goed werkgeverschap: gaat uit van de doelstelling dat de inzet van eigen medewerkers gericht is op het behoud van kennis binnen het waterschap en het verkrijgen en behouden van kwalitatief goede en goed gemotiveerde medewerkers; - Efficiënte bedrijfsvoering: gaat primair uit van de overweging dat de inzet van middelen altijd doelmatig moet zijn, zodat doelstellingen en resultaat verplichtingen gehaald worden tegen zo laag mogelijke kosten en (ruim) binnen de termijn die er voor staat. Bij de in te zetten maatregelen dient een goede balans gevonden te worden tussen deze drie invalshoeken. Na een scherpe afweging vanuit professioneel opdrachtgeverschap hoe de op te leveren resultaten het beste bereikt kunnen worden, vereist goed werkgeverschap dat de eigen medewerkers daarbij adequaat worden ingezet. Vanuit het aspect efficiënte bedrijfsvoering geldt dat de inzet van mensen en middelen, extern of intern zo efficiënt mogelijk dient te geschieden. 2. Gedragscode Stel een gedragscode externe inhuur op. Doel van de gedragscode is een effectieve en efficiënte inzet van externe capaciteit en meer transparantie ten aanzien van de afwegingen en besluitvorming. Leg in deze gedragscode (minimaal) vast: - Definitie inhuur; - Soorten inhuur; - Wijze van aanvraag budget; - Wijze van financiële verantwoording (kostensoorten), sturing en rapportage; - Regels omtrent inhuur; - Wijze van keuze leveranciers; - Wijze van beoordeling kwaliteit. Neem hierin tevens een checklist op met aandachtspunten en risico‟s voor budgethouders indien zij overgaan tot inhuur. Een voorbeeld van een dergelijke (beknopte!) gedragscode met checklist van de gemeente Amsterdam is opgenomen in bijlage 7. Stimuleer intrinsieke bereidheid van het management om zich aan deze spelregels te houden en waarop sturing door het DT plaatsvindt. Aanvullend en ter ondersteuning van bovenstaande hoofdaanbevelingen doet de rekenkamercommissie de volgende suggesties: a. Reduceer het aantal leveranciers door in navolging van het raamcontract voor adviseurs bij het aandachtsgebied Zuiveren en het raamcontract met Randstad meer gebruik te maken van mantelcontracten. Werk waar dit niet mogelijk is met preferred suppliers. Borg 18

Ontleend aan: gedragscode externe inhuur gemeente Amsterdam, maart 2010



33

b.

c.

d.

e.

in deze contracten de risico‟s adequaat (leveringsvoorwaarden, integriteit, tarieven) en beoordeel de leverancier periodiek, zodat de kwaliteit geborgd is; Zorg voor een integrale rapportage ten aanzien van inhuur van externen (exploitatie en investeringen), zodat hier adequaat op gestuurd kan worden. Dit kan onderdeel zijn van de reguliere planning en controldocumenten. Hiervoor dienen afspraken gemaakt te worden over de te hanteren definities voor inhuur en uitbesteding; Leg de focus niet alleen op inhuur, maar kijk ook naar bepaalde vormen van uitbesteding. Beoordeel of beantwoord wordt aan de strategische keuzes die zijn gemaakt welke activiteiten door eigen personeel worden verricht en welke activiteiten bij voorkeur worden uitbesteed of worden ingehuurd. Bovendien kan sterke sturing op inhuur tot gevolg hebben dat een verschuiving optreedt van de kosten van inhuur naar uitbesteding, terwijl de kosten op totaalniveau gelijk blijven; Laat bij kredietaanvragen de te plegen inhuur expliciet opnemen in het bestuursvoorstel. Dit kan bijvoorbeeld worden opgenomen onder het kopje “personeel en organisatie” in het huidige format voor bestuursvoorstellen; Zorg dat alle beleidsregels- en afspraken omtrent inhuur op intrAaMaas staan.



34

Hoofdstuk 8 Zienswijze Dagelijks Bestuur



35



36

Hoofdstuk 9 Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft kennisgenomen van de zienswijze van het Dagelijks Bestuur op het voorliggende onderzoeksrapport. De rekenkamercommissie constateert dat weliswaar de in het rapport opgenomen conclusies en aanbevelingen worden herkend, maar dat niet alle aanbevelingen worden overgenomen. Uiteraard zijn wij verheugd dat een aantal aanbevelingen ter harte worden genomen. Onderstaand gaan wij nader in op de aanbevelingen welke niet direct worden opgevolgd. Wat betreft de conclusie om nadere structurering ten aanzien van externe inhuur aan te brengen, geeft het Dagelijks Bestuur aan hierin geen acuut probleem te zien dat opgelost dient te worden om de doelen van het waterschap te bereiken. De rekenkamercommissie erkent dat doelrealisatie op zich geen acuut probleem is, maar wil benadrukken dat wel het risico bestaat dat gestelde doelen niet altijd op een doelmatige wijze behaald worden. Nadere structurering is in onze ogen dan ook wél urgent om te komen tot een zo hoog mogelijke doelrealisatie tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten, zeker in een periode van een serieuze stijging van de kosten en belastingtarieven bij ons waterschap. In het verlengde hiervan merken wij op het jammer te vinden te moeten constateren dat vooralsnog er kennelijk niet wordt overgegaan tot het opstellen van een beknopte gedragscode met checklist. Een nadere duiding van de aangekondigde „interne afspraken om te komen tot nadere structurering‟ zou in deze meer helderheid en vertrouwen kunnen bieden. Ten aanzien van de rijksnorm van 13% geldt inderdaad dat als gekeken wordt naar de gepleegde inhuur ten laste van exploitatiebudgetten het waterschap beneden de norm blijft. Echter indien alle inhuur in ogenschouw wordt genomen (dus inclusief inhuur ten laste van investeringskredieten), dan geldt dat de rijksnorm ruimschoots wordt overschreden. Om het effect van het rekenkameronderzoek te borgen zal de rekenkamercommissie overeenkomstig het “Reglement van orde voor de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie” met belangstelling volgen óf en hoe het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur aanzet de aanbevelingen te implementeren. Hierbij zal met name worden gekeken of er sprake is van feitelijke implementatie van acties en initiatieven en de mate van adequate coördinatie hierop. De opvolging van de toezeggingen van het Dagelijks Bestuur wordt door de rekenkamercommissie betrokken bij de evaluatie van de effecten van dit rapport. Tot slot wil de rekenkamercommissie alle betrokkenen bedanken voor hun bijdrage aan het onderzoek en de totstandkoming van voorliggend onderzoeksrapport.



37



38

Bijlage 1: Referentiemodel Stap

1 Initiëren (behoefte vaststellen)

Beschrijving doel (waarom doen we deze stap) Afweging maken of externe inhuur wenselijk/ noodzakelijk is

Risico‟s

Beheersmaatregelen

vragen



Ondoelmatige besteding van geld Niet opbouwen interne kennis en ervaring Te afhankelijk worden van externe buro‟s



Afwegingskader wanneer inhuren Toetsen aan afwegingskader

Is er een vastgesteld afwegingskader? Wordt dit (altijd) getoetst? Door wie? Ligt dit vast? Formulier inhuur tijdelijk personeel?

Onvoldoende/geen budget beschikbaar



Procedure inhuur tijdelijk personeel (Centraal P&O vervanging wegens ziekte of vacatures, vacaturevoordeel binnen de afdeling) Financiële toets Regeling budgethouderschap en financieel mandaat Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Nota integriteitsbeleid

Heeft er een budgettoets Plaatsgevonden? Door wie? Hoe? Ligt dit ergens vast?

 

2 Budgettoets

Vaststellen of  budget beschikbaar is. Budget labelen



 

3 Opstellen Vastleggen opdrachtspecificatie gewenste resultaat en welke input hiervoor nodig is (competenties, uren, geld)

  

Ongewenst of onvoldoende resultaat Risico op integriteitsinbreuk (gedragingen, handelingen of uitingen die in strijd zijn met wet- en

 

Is het budgetreglement gevolgd?

Wordt vastgelegd wat de gevraagde competenties zijn en wat het te leveren resultaat is? Waar wordt dit vastgelegd? Wat is in inkoop- en aanbestedingsbeleid

Stap

Beschrijving doel (waarom doen we deze stap)

4 Opvragen offertes en selecteren kandidaat

Kiezen van een geschikte kandidaat

Risico‟s





5 Contracteren

Vastleggen  afspraken (eind)resultaat,  prijs en voorwaarden  

Beheersmaatregelen

regelgeving of (interne) afspraken op het gebied van integriteit) Onrechtmatig aanbesteden of afwijken van intern inkoop- en aanbestedingsbeleid Selecteren van een ongeschikte kandidaat (gevolg: Ongewenst of onvoldoende resultaat, risico op integriteitsinbreuk (onbetrouwbaar persoon)

Aangaan van verplichtingen Ketenaansprakelijkheid bij inleners Fiscale risico‟s Rechtspositionele risico‟s


 

Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Wet Bao

vragen

vastgelegd t.a.v. integriteit (bijv. geheimhouding, belangenverstrengeling) Worden referenties opgevraagd? (zowel extern als intern) Is een aanbestedingsdossier aangelegd?

Contract Algemene inkoopvoorwaarden Integriteitsbeleid Raamcontracten Diverse verklaringen (VAR, VOG, eigen verklaring, referenties) Gebruikmaken van G-rekening of toezien op bonafiditeit en betalingsgedrag.


40

Worden bij het maken van een keuze ook integriteitsrisico‟s betrokken? (bijv. belangenverstrengeling mbt een eventueel vervolgtraject? (bestek schrijven en latere aanbesteding, invliegen eigen systemen) Wordt bij het inhuren van derden aandacht besteed aan integriteitsrisico‟s? Hoe worden bij het aangaan van een contract de integriteitsrisico‟s geborgd? Geheimhouding?

Stap


6 introductie inhuurkracht

7 Toezien op inhuur (bewaken)

8 Beëindiging en evaluatie van opdracht (bij verlenging opdracht

Zorgdragen voor benodigde middelen voor ingehuurde kracht (werkplek, autorisaties, mandaat etc.) en bekendmaken met interne regelgeving. werkafspraken maken Gemaakte werkafspraken monitoren en waar nodig bijstellen

Eindcontrole op resultaat en financiële afrekening

Risico‟s

   

Toegang tot gevoelige informatie Misbruik van mandaat Niet naleven interne regelgeving en beleid Verlies productiviteit

Contractafspraken worden niet nagekomen (onvoldoende/ongewenst resultaat, overschreden deadlines, onvoldoende uren gemaakt, integriteitsinbreuk, belangenverstrengeling) Te late beëindiging (en doorlopende verplichting) (bv uitzendkracht verplicht in dienst


Beheersmaatregelen

vragen

Wet BIBOB?

Kopie paspoort/ID? Worden er bij inhuur van zzp-er gegevens gecheckt? Hoe wordt bepaald welk mandaat en welke autorisaties een ingehuurde kracht heeft? Wordt de inhuurkracht attent gemaakt op interne regelgeving/beleid (o.a integriteitsbeleid?

Procedure inhuur personeel (formulier t.a.v. benodigde faciliteiten)

Introductieprocedure Mandaatregeling Regeling budgethouderschap en financieel mandaat Urenregistratie Factuurproces

Hoe wordt tussentijds getoetst of de contractenafspraken worden nageleefd? (bijv. check op aantal gefactureerde uren en gehanteerde tarieven)

Leveranciersbeoordeling Factuurproces

Hoe voorkom je dat je verplicht bent om voor een vervolgtraject dezelfde persoon in te


41

Stap


procedure opnieuw doorlopen vanaf stap 5)

Risico‟s

Beheersmaatregelen

nemen) Risico op herhaling van inhuur van ongewenste/ oncapabele personen


vragen

huren? (is er een einddatum in het contract opgenomen?)


42

Bijlage 2: Overzicht betrokken medewerkers Nr. Afdeling

Functie

1 2. 3. 4. 5 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12 13. 14.

Projectleider Afdelingshoofd / secretaresse Hoofd cluster P&O Assistent salarisadministratie Medewerker P&O Afdelingshoofd Adviseur P&O Afdelingshoofd Afdelingshoofd Afdelingshoofd Afdelingshoofd / coördinator Afdelingshoofd Afdelingshoofd / secretaresse Medewerker systeem- en netwerkbeheer Projectleider Afdelingshoofd

Advies Zuiveren Advies Zuiveren Adviesstaf Adviesstaf Adviesstaf Adviesstaf Adviesstaf Fiscale Zaken Handhaving Informatiestaf Integraal Beleid Ontwerp en realisatie Planadvies en vergunningen Servicestaf

15. Servicestaf 16. Steunpunten Oijen, Aarle Rixtel en Dinther

Bijlage 3: Tabellen inhuur Per afdeling verhouding investering - exploitatie

Ontwerp en Realisatie Grondzaken & inrichting Advies Zuiveren Advies Waterbeheer Planadvies en Vergunningen Servicestaf Integraal Beleid Onderzoek Monitoring Adviesstaf Fiscale Zaken District Hertogswetering District Raam Informatiestaf District Boven Aa Concernstaf Handhaving Zuiveringsregio Dieze District Beneden Aa Zuiveringsregio Aa Zuiveringsregio Maas Directie Bestuur Totaal 2009

2008 Ontwerp en Realisatie Integraal Beleid Grondzaken & inrichting Onderzoek Monitoring Advies Waterbeheer Advies Zuiveren Adviesstaf District Raam Informatiestaf Directie District Hertogswetering Handhaving Fiscale Zaken Concernstaf Planadvies en Vergunningen

exploitatie investering 198.435 2.055.099 69.974 1.357.394 247.068 862.257 163.004 843.839

% van alle Totaal % % inhuur 2009 exploitatie investering 2009 2.253.534 9% 91% 25% 1.427.368 5% 95% 16% 1.109.325 22% 78% 12% 1.006.843 16% 84% 11%

274.642 57.224 100.666 111.236 286.437 233.198 80.364 12.303 163.302 79.211 108.667 84.802 69.296 42.096 40.168 11.064 6.426 5.461 2.445.044

444.578 431.018 405.322 363.173 289.500 233.198 229.636 179.352 172.703 162.530 108.667 84.802 69.296 65.840 40.168 11.064 6.426 5.461 9.099.803

169.936 373.794 304.656 251.938 3.062 149.272 167.048 9.401 83.318

23.744

0 6.654.759

exploitatie investering 271.182 1.722.859 238.227 1.242.491 8.037 1.251.972 126.967 450.967 187.855 379.142 185.526 343.688 357.850 26.799 311.951 322.817 241.273 1.157 140.575 19.780 146.724 139.367 107.782 28.434 102.069


32.834

62% 13% 25% 31% 99% 100% 35% 7% 95% 49% 100% 100% 100% 64% 100% 100% 100% 100% 27%

38% 87% 75% 69% 1% 0% 65% 93% 5% 51% 0% 0% 0% 36% 0% 0% 0% 0% 73%

5% 5% 4% 4% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 100%

% van alle totaal % % nhuur 2008 exploitatie investering 2008 1.994.041 14% 86% 23% 1.480.718 16% 84% 17% 1.260.009 1% 99% 15% 577.934 22% 78% 7% 566.997 33% 67% 7% 529.214 35% 65% 6% 357.850 100% 0% 4% 338.750 8% 92% 4% 322.817 100% 0% 4% 242.429 100% 0% 3% 160.355 88% 12% 2% 146.724 100% 0% 2% 139.367 100% 0% 2% 136.216 79% 21% 2% 134.903

76%


24%

2%

44

Zuiveringsregio Aa District Boven Aa Servicestaf District Beneden Aa Zuiveringsregio Maas Zuiveringsregio Dieze Totaal 2008

121.924 28.437 16.890 6.310 3.266 678 2.780.555


121.924 60.334 41.834 28.141 3.266 678 5.863.948 8.644.503 31.898 24.944 21.831

100% 47% 40% 22% 100% 100% 32%


0% 53% 60% 78% 0% 0% 68%

1% 1% 0% 0% 0% 0% 100%

45

Bijlage 4: Overzicht tarieven functie / klus advies energiefabriek procesmanager / projectleider programmacoördinator programmaondersteuner interim directeur procesbegeleider WBP afdelingshoofd senior beleidsadviseur stroomlijnen samenwerking waterketen ondersteuning directievoering projectondersteuning interim bedrijfsleider afdelingshoofd financieel adviseur procesmanager Projectleider databeheer Adviseur P&O coördinator KRW proces Projectondersteuning projectleider dijkverbetering senior projectleider coördinator IB senior consultant ICT technische ondersteuning datamigratie ontwikkelaar arc-gis-tool ondersteuning projectteam senior projectleider dynamisch beekdal senior adviseur/projectsecretaris watertoets programmamanager projectsecretaris beleidsmedewerker afvalwaterketen projectleiding uitvoering projectmanagement projectleider Hooibroeken procesmanagement baggeren algemeen juridisch medewerker ondersteuning directievoering senior medewerker besturings en elektrotechniek beleidsmedewerker watertoets toezichthouder/projectleider adviseur communicatie webredacteur Projectleider vacature bronneringen (vergunningen) watertoetser projectondersteuning


tarief 2008 en/ of 2009 incl. btw (in €) 297,50 214,20 208,25 200,81 193,38 184,45 179,55 178,50 176,57 173,44 172,55 169,28 163,63 160,65 160,65 153,07 148,75 145,78 142,80 141,61 138,23 138,04 138,04 133,88 133,88 133,78 131,65 130,9 124,95 124,95 123,46 119,00 119,00 116,92 115,28 108,89 101,15 101,15 95,20 95,14 92,23 91,04 89,25 89,25 85,68 83,30 83,30


46

functie / klus webmaster technisch medewerker vacature bronneringen toezichthouder open teelt/veehouderij medewerker fiscale zaken aanslagregelaar A beleidsmedewerker watertoets medewerker interne controle


tarief 2008 en/ of 2009 incl. btw (in €) 82,11 74,55 67,83 66,64 64,26 61,29 56,53 36,47


47

Bijlage 5: Procedure inhuur tijdelijk personeel Procedure inhuur tijdelijk personeel (Uitzendkrachten en gedetacheerden) 1.

Behoefte tijdelijk personeel 1. Indien bij de afdeling behoefte is aan tijdelijk personeel, wordt altijd in overleg met de P&Oadviseur zorgvuldig en kritisch bekeken, op basis van de hiervoor geldende criteria, of vervanging noodzakelijk is. Vervolgens kan het “Formulier inhuur tijdelijk personeel” ingevuld worden (zie bijlage). Hierbij dient duidelijk aangegeven te worden of het om a. Wegwerken piekbelasting, b. Vervanging wegens openstaande vacature of c. Vervanging wegens ziekte gaat evenals de wijze waarop de financiering van de kosten plaatsvindt namelijk vacaturevoordeel (a en b) en/of centraal P&O budget (c). Na akkoordverklaring Personeels-/Salarisadministrtaie (stap 1) en P&O (stap 2) graag ondertekend formulier naar de afdeling Financiën ter verdere verwerking in FMS. Tevens is van belang aan te geven wat de output zal zijn van het tijdelijke personeel. 2. De afdeling Adviesstaf (Cluster P&O, salarisadministratie) toetst de financiële consequenties en meldt/verzorgt eventuele budgetoverhevelingen. Indien niet akkoord wordt afdelingshoofd hiervan in kennis gesteld met opgaaf van reden. Indien akkoord wordt afdelingshoofd in kennis gesteld met vermelding van financiële consequenties (incl. eventuele budgetoverhevelingen) 3. Cluster P&O toetst vervolgens de aanvraag op personele en formationele aspecten alsmede op financiële consequenties indien gebruik wordt gemaakt van het centrale P&O-budget. Indien inhuur conform vacaturevoordeel, dient parafering enkel voor “gezien” (de afdeling P&O moet overzicht hebben over wie is er onder welke titel in huis). 4. Indien de melding geparafeerd is door de afdeling Financiën en P&O kan door verantwoordelijke afdelingshoofd of de P&O adviseur actie worden ondernomen naar het uitzendbureau. 5. Na gemaakte afspraken met geschikte kandidaat wordt hiervan door P&O een personeelsdossiers aangelegd ter bewaking van het proces. Inhuur dient binnen de financiële ruimte plaats te vinden. Indien de financiële consequenties van de tijdelijke inhuur het aangevraagde bedrag overstijgen wordt hiervan melding gemaakt.

2.

Werkbriefjes 1. Wekelijks stelt de uitzendkracht een werkbriefje op dat door afdelingshoofd voor akkoord getekend wordt. Ten behoeve van een snellere afhandeling van de factuur dient het ondertekende werkbriefje naar de afdeling Financiën/Facturen gestuurd te worden. 2. Het ondertekende werkbriefje is tevens de paraaf voor levering akkoord.

3.

Facturering 1. Factuur van het uitzendbureau komt binnen bij Financiën en wordt geregistreerd in FMS 2. Financiën koppelt de ondertekende weekbriefjes aan de factuur. 3. Indien werkbriefjes niet aanwezig of onvolledig zijn dan neemt medewerker Financiën contact op met betreffende afdelingshoofd. 4. Financiën stuurt de factuur ter parafering naar afdeling P&O. 5. P&O controleert het gehanteerde tarief o.b.v. de gemaakte financiële afspraken. 6. De paraaf van het hoofd P&O is tevens de eindparaaf voor de totale factuur. 7. Indien factuur niet akkoord dan neemt medewerker Financiën contact op met afdelingshoofd. 8. Het afdelingshoofd neemt contact op met uitzendbureau met verzoek voor creditfactuur en nieuwe juiste factuur.



48

Bijlage 6: Notitie “Inhuur tijdelijk personeel, beschikbare middelen en criteria” Inleiding Vanuit de noodzaak om sturing te geven aan en overzicht te behouden over de kosten van inhuur tijdelijk personeel besteden we in deze notitie aandacht aan dit onderwerp. Dit gebeurt vanuit twee invalshoeken. De eerste invalshoek is die van de beschikbare middelen en de manier waarop hier een beroep op kan worden gedaan. Dit wordt uitgewerkt in § 1. Hierna gaan we in § 2 in op de criteria die organisatiebreed gelden bij het inhuren van tijdelijk personeel. §1 Beschikbare middelen Voor de dekking van inhuur van tijdelijk personeel zijn verschillende “budgetten” beschikbaar. 1. Centraal P&O budget “vervanging wegens ziekte”. Dit budget wordt aangevuld met ontvangen ziektegelden. 2. Centraal P&O budget “vervanging wegens vacatures” Dit budget kan worden aangesproken onder voorwaarde van een zorgvuldige check van de in §2 genoemde criteria in het geval van openstaande vacatures en ontoereikendheid van de eigen dekkingsmiddelen van de afdeling. 3. Vacaturevoordeel binnen de afdeling Bij het openstaan van vacatures (geheel of gedeeltelijk) ontstaat budgetvoordeel op de personeelslasten van de toegestane formatie. Het is voor de betreffende budgethouder mogelijk om binnen het te behalen vacature voordeel tijdelijk personeel in te huren op de openstaande vacatures. De afdeling Ontwerp & Realisatie benut de mogelijkheid om jaarlijks een bedrag te begroten voor het inhuren van personeel ten behoeve van investeringsprojecten. Dit begrotingsbedrag is afhankelijk van het tekort aan eigen capaciteit ( jaarlijks opnieuw te beoordelen) in de vaste formatie. Door het hanteren van deze systematiek ontstaat voldoende flexibiliteit voor inhuur in de perioden waarin dit nodig is. De kosten van deze inhuur komen niet ten laste van de exploitatie maar ten laste van de investeringsprojecten. Deze mogelijkheid is alleen van toepassing voor de afdeling O & R. Voor de overige afdelingen is dit niet mogelijk omdat deze uren niet geactiveerd worden. Tenslotte, voor budgethouders bestaat de mogelijkheid om jaarlijks voor de begroting een aparte post voor projecten in te dienen met ruimte voor inhuur tijdelijk personeel. In de behandeling van de voorjaarsnota / beleidsbegroting zal hierover dan een besluit genomen worden door MO/DB/AB om de middelen wel of niet beschikbaar te stellen. Voor afdelingen die voorspelbare projecten of periodes van piekbelasting kennen is dit een goede optie. De afdeling is dan niet afhankelijk van eventueel beschikbare middelen binnen andere budgetten voor inhuur tijdelijk personeel. §2 Criteria bij inhuur tijdelijk personeel Als leidinggevenden een beroep willen doen op één van de drie hierboven genoemde budgetten moeten ze allereerst zorgvuldig en kritisch bekijken of vervanging noodzakelijk is. Hierbij zijn de volgende vragen aan de orde:



49

-

-

betreft het directe operationele werkzaamheden waarbij het niet uitvoeren van deze werkzaamheden ( door het uitvallen van de medewerker) tot afbreukrisico cq ernstige verstoring van operationele werkprocessen leidt is het gezien de functie en de aard van de werkzaamheden reëel om te vervangen kunnen prioriteiten anders gesteld worden kunnen taken die blijven liggen verdeeld worden over andere medewerkers zijn er medewerkers die eventueel overuren willen maken zijn er parttimers die de werkzaamheden tijdelijk kunnen en willen uitvoeren, al dan niet binnen de eigen afdeling

Als het vertrek of het uitvallen van een medewerker leidt tot ernstige verstoring van operationele werkprocessen en er intern geen oplossingen te vinden zijn, kan direct tot inhuur worden overgegaan. Afhankelijk van de achterliggende reden kan dan een beroep worden gedaan op het budget “vervanging wegens ziekte” ( in geval van ziekte) of “vervanging wegens vacature” ( in geval van vertrek). Bij het vertrek van een medewerker wordt allereerst dekking gezocht binnen het eigen, op te bouwen vacaturevoordeel. In de overige situaties is vervanging pas toegestaan na een periode van 3 maanden. Tot die tijd moet de oplossing gezocht worden in temporisering of prioritering. Als na een zorgvuldige check vastgesteld wordt dat prioriteiten niet anders gesteld kunnen worden en / of temporisering niet acceptabel is, kan eerder, maar altijd pas na een periode van 6 weken, worden overgegaan tot vervanging. Hierbij wordt expliciet stilgestaan bij de vraag naar de doelmatigheid van een dergelijke ( tijdelijke) capaciteitsinzet. Een afzonderlijke categorie is vervanging wegens zwangerschaps- en bevallingsverlof. Deze vervanging wordt betaald uit het centrale P&O budget “vervanging wegens ziekte”. Voor het moment waarop vervanging ingaat geldt geen termijn. Ook in deze situaties is het belangrijk om kritisch af te wegen of vervanging nodig is en of er intern geen andere oplossingen te vinden zijn. Ook hier geldt de vraag naar de doelmatigheid van een dergelijke ( tijdelijke) capaciteitsinzet.

Samenvattend: -

zorgvuldig en kritisch bekijken of vervanging noodzakelijk is nagaan of intern een oplossing kan worden gevonden

activiteiten - temporiseren - prioriteren

inhuur indien noodzakelijk pas na periode van 3 maanden

tenzij ernstige verstoring van operationele werkprocessen optreedt en er intern geen oplossingen te vinden zijn na zorgvuldige check vastgesteld wordt dat prioriteiten niet anders gesteld kunnen worden en / of temporisering niet acceptabel is wegens zwangerschaps- en bevallingsverlof

inhuur per direct

na periode van 6 weken

geen termijn

In iedere situatie van inhuur tijdelijk personeel geldt de vraag naar de doelmatigheid van een dergelijke ( tijdelijke) capaciteitsinzet.



50

Vervolgprocedure Indien de conclusie wordt getrokken dat vervangen noodzakelijk is, komt de vraag aan de orde hoe de vervanging wordt ingevuld. In overleg met de P&O adviseur wordt hieraan invulling gegeven. Tenslotte geldt organisatiebreed de afspraak dat alle inhuur van tijdelijk personeel loopt via de afdelingen Financiën en P&O. Om dit te stroomlijnen is een AO “Inhuur uitzendkrachten en gedetacheerden” beschikbaar voorzien van een aanvraagformulier. Dit format is bij de leidinggevenden via de mail uitgezet. Pas na indiening èn goedkeuring van het verzoek tot inhuur door middel van het formulier “inhuur uitzendkrachten en gedetacheerden” kan worden overgegaan tot het inhuren van tijdelijk personeel.



51

Bijlage 7: Gedragscode inhuur gemeente Amsterdam



52



53



54



55



56



57



58



59



60



61



62



63



64



65

colofon

Externe inhuur opdrachtgever Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas Status Versie definitief Auteur Onderzoeksteam

gecontroleerd door Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas vrijgegeven door Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas

's-Hertogenbosch, 9 december 2010

Waterschap Aa en Maas Pettelaarpark 70 5216 PP ‟s-Hertogenbosch tel 073 615 66 66 fax 073 615 66 00 [email protected] www.aaenmaas.nl © waterschap Aa en Maas. Alle rechten voorbehouden

Onderzoek Externe inhuur. Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas Definitief

Recommend Documents