Onderzoeksrapport Subsidierisico s. Rekenkamercommissie Waterschap Aa en Maas. 's-hertogenbosch, 20 maart 2008 RKC Versie: Definitief

Onderzoeksrapport “Subsidierisico’s” Rekenkamercommissie Waterschap Aa en Maas

's-Hertogenbosch, 20 maart 2008 RKC200702 Versie: Definitief

Onderzoeksrapport “Subsidierisico’s”

Rekenkamercommissie Waterschap Aa en Maas

2 van 47

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................................................3 Inleiding

....................................................................................................................5

Hoofdstuk 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Opdracht .....................................................................................................7 Doelstelling .................................................................................................7 Object van onderzoek en afbakening van het te onderzoeken gebied.........7 Opdracht .....................................................................................................8 Onderzoeksvragen......................................................................................8

Hoofdstuk 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3

Proces van onderzoek ................................................................................9 Organisatie van het onderzoek....................................................................9 Teamsamenstelling en taakverdeling ..........................................................9 Overige betrokkenen...................................................................................9 Werkwijze ...................................................................................................9 Vooronderzoek............................................................................................9 Veldwerk .....................................................................................................9 Rapportage ...............................................................................................10

Hoofdstuk 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3

Relevante kaders (w.o. weten regelgeving).............................................11 Definitie.....................................................................................................11 Beleidskader .............................................................................................11 Subsidieverstrekkers.................................................................................11 Regeling budgethouderschap en financieel mandaat ................................12 Regelingen financiën, treasury en interne controle....................................12 Beoordelingskader ....................................................................................14

Hoofdstuk 4 4.1 4.2 4.3 4.4

Bevindingen ..............................................................................................17 Algemeen..................................................................................................17 Subsidiefasen: Signaleren en aanvragen ..................................................20 Subsidiefasen: Besteden en verantwoorden .............................................22 Overige bevindingen .................................................................................24

Hoofdstuk 5

Conclusies ................................................................................................27

Hoofdstuk 6

Aanbevelingen ..........................................................................................29

Hoofdstuk 7

Zienswijze dagelijks bestuur......................................................................31

Nawoord

Rekenkamercommissie.............................................................................33

Bijlage I.

Bij het onderzoek betrokken medewerkers................................................34

Bijlage II.

Enquêteformulier.......................................................................................36

Bijlage III.

Overzicht subsidieregelingen ....................................................................38

Bijlage IV.

Overzicht projecten met subsidieverstrekkers ...........................................40

Bijlage V.

Overzicht inkomsten..................................................................................42

Bijlage VI.

Kaders financiën, treasury en IC ...............................................................44



3 van 47



4 van 47

Inleiding In dit rapport wordt verslag gedaan van het onderzoek naar de procesgang rondom de verwerving van subsidies. Met de verwerving van subsidies streeft het waterschap ernaar om de lastendruk voor zijn belastingplichtigen zo laag mogelijk te houden. In het bijzonder bij de realisatie van projecten worden in veel gevallen betekenisvolle inkomsten (subsidies en medefinanciering) geraamd. Het onderzoek van de rekenkamercommissie richt zich dan ook op het proces en de daarin opgenomen beheersmaatregelen van de daadwerkelijke verwerving van de geraamde subsidie-inkomsten. Leeswijzer In het eerste hoofdstuk wordt de onderzoeksopdracht concreet afgebakend, waarna in hoofdstuk 2 het onderzoeksproces wordt toegelicht. Relevante tekstpassages van in- en externe weten regelgeving zijn uitgewerkt in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 beschrijft de onderzoeksbevindingen, waaruit in hoofdstuk 5 de conclusies kort worden samengevat per onderzoeksvraag. De aanbevelingen zijn in hoofdstuk 6 opgenomen. In hoofdstuk 7 is de zienswijze van het dagelijks bestuur opgenomen, waarna het rapport is afgesloten met een nawoord van de rekenkamercommissie.



5 van 47



6 van 47

Hoofdstuk 1 Opdracht 1.1 Doelstelling Het rekenkameronderzoek richt zich op de toetsing van de doelmatigheid en doeltreffendheid van de getroffen beheersmaatregelen (AO/IC: administratieve organisatie1 en interne controle2) op het terrein van de verwerving van subsidies en de volledigheid van de realisatie van toegezegde subsidies.

1.2 Object van onderzoek en afbakening van het te onderzoeken gebied Het verwerven van subsidie-inkomsten en het verkrijgen van medefinanciering van projecten is een onderwerp met een financieel en een maatschappelijk belang. In toenemende mate worden projecten in samenwerking met andere partijen uitgevoerd. Om dit tot een goed einde te brengen dient de projectorganisatie en het beheerssysteem hiervoor op orde te zijn. Vooral Europese subsidieverstrekkers stellen strikte eisen aan projectrealisatie en – rapportage. Om de toegekende subsidie maximaal uitgekeerd te krijgen moet het waterschap voldoen aan de subsidievoorwaarden. Welke risico’s het waterschap loopt bij reeds toegekende subsidies en welke beheersmaatregelen hiervoor getroffen zijn is object van onderzoek. Binnen de kaders van het onderzoek vallen: a) Het beoordelen van de risico’s in het proces van subsidieverwerving; biedt de opzet van het proces voldoende waarborgen dat de subsidiemogelijkheden optimaal worden benut. b) Het toetsen van de doelmatigheid en doeltreffendheid van de beheersmaatregelen van de AO/IC op het terrein van de volledigheid van de realisatie van inmiddels toegezegde subsidies per 1 juni 2007 (peildatum). c) Het beoordelen van reeds afgeronde projecten waarop minder subsidie is ontvangen dan vooraf werd aangenomen. d) Het beoordelen of onderzoek heeft plaatsgevonden naar de subsidiemogelijkheden. Buiten de kaders van het onderzoek vallen projecten en/of activiteiten: - waarvoor subsidies na 1 juni 2007 zijn toegezegd; - waarbij geen sprake is van subsidiëring maar van medefinanciering door derden op basis van een onderling vooraf overeengekomen verdeelsleutel (werkzaamheden voor derden); - waarvan de uitgaven medegefinancierd worden middels fiscale tegemoetkomingen c.q. faciliteiten (o.a. personeelsopleidingen en leaseconstructies).

1

Administratieve organisatie (AO): Alle activiteiten die betrekking hebben op het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, het verstrekken van gerichte informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van een organisatie evenals het afleggen van verantwoording. 2

Interne controle (IC): De controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de organisatie te kunnen besturen, mits deze controle door of namens de leiding van de organisatie wordt uitgevoerd.



7 van 47

1.3 Opdracht De opdracht luidt als volgt: “Beoordeel het proces van subsidieverwerving en toets de beheersmaatregelen op het terrein van de realisatie van de volledigheid van de toegezegde subsidies, teneinde een oordeel te vormen over de beheersing van de risico’s van geen of niet-volledige subsidieuitkering”.

1.4 Onderzoeksvragen De concrete vragen waarop het onderzoek is gebaseerd: Biedt het proces van subsidieverwerving voldoende waarborgen dat de subsidiemogelijkheden optimaal worden benut? Voldoet de projectadministratie van de betreffende subsidiabele projecten aan de door de subsidieverstrekker(s) geformuleerde eisen? Verloopt de projectrealisatie conform de door de subsidieverstrekker(s) geformuleerde eisen (zoals termijnen e.d.)? Stuurt men op de kritische punten uit de subsidievoorwaarden? Verloopt de procedure ten aanzien van de subsidie-inning uniform, gestructureerd en controleerbaar? Wordt adequaat actie ondernomen op vragen, eisen van de subsidieverstrekker? Doen zich knelpunten voor bij de realisatie van subsidiegelden?



8 van 47

Hoofdstuk 2 Proces van onderzoek 2.1 Organisatie van het onderzoek 2.1.1 Teamsamenstelling en taakverdeling Het onderzoek is uitgevoerd door een intern onderzoeksteam. De eindverantwoordelijkheid en kwaliteitsbewaking voor het uitgevoerde onderzoek berust bij de onderzoeksmanager. Hierbij is de volgende rolverdeling afgesproken. Functie Taak Onderzoeksmanager Kwaliteitsbewaking en communicatie richting opdrachtgever Hoofdonderzoeker Verzamelen, verkrijgen, vastleggen van gegevens en bewerken, analyseren en interpreteren van informatie als ook aansturing werkzaamheden en zorgen voor communicatie en afstemming met onderzoeksmanager, onderzoekers en betrokkenen bij het onderzoek Onderzoeker Verzamelen, verkrijgen, vastleggen van gegevens en bewerken, analyseren en interpreteren van informatie

2.1.2 Overige betrokkenen In het kader van dit onderzoek worden naast een aantal procesmedewerkers ook de projectleiders en budgethouders betrokken. Een overzicht van de geïnterviewde en overig betrokken medewerkers is in Bijlage I opgenomen.

2.2 Werkwijze Onderstaand wordt op hoofdlijnen uiteengezet welke stappen en activiteiten zijn uitgevoerd in dit onderzoek.

2.2.1 Vooronderzoek In de periode van het vooronderzoek zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: Het verzamelen en op hoofdlijnen bestuderen van relevante basisgegevens ten behoeve van het nader inkaderen van de onderzoeksopdracht, het opstellen van het normenkader (van toepassing zijnde in- en externe regelgeving) en het opstellen van de capaciteitsplanning voor het uitvoeren van het onderzoek, resulterend in een plan van aanpak van het onderzoek van de rekenkamercommissie.

2.2.2 Veldwerk Middels een onderzoeksbrief heeft de rekenkamercommissie het MO (managementoverleg, inmiddels directieteam) in kennis gesteld van het onderzoek, waarbij deze haar medewerking heeft toegezegd. Vervolgens is uit de financiële administratie een overzicht opgesteld van de lopende investeringsprojecten waarbij sprake is van begrote inkomsten. Middels een aselecte steekproef zijn uiteindelijk 37 projecten uit de totale populatie van 92 projecten in het onderzoek betrokken.



9 van 47

De budgethouders en projectleiders van de tot de steekproef behorende projecten zijn op de hoogte gebracht van het onderzoek en zijn dringend verzocht de enquête in te vullen (zie Bijlage II). Alle geënquêteerden hebben hun medewerking verleend aan het onderzoek. Met de 37 onderzochte projecten is een totale geraamde investering gemoeid van ruim € 62 miljoen (35% van het totale investeringsvolume en 47% van het investeringsvolume dat mede gefinancierd wordt middels (subsidie)inkomsten). De geraamde kosten van de onderzochte projecten variëren van € 11.250 tot ruim € 12,5 miljoen en bedragen gemiddeld € 1,7 mln. De totaal geraamde (subsidie)inkomsten van de onderzochte projecten bedragen ruim € 35 miljoen (89% van het totaal aan (subsidie)inkomsten). De geraamde inkomsten van de onderzochte projecten variëren van € 20.000 tot ruim € 8 miljoen en bedragen gemiddeld € 970.000. Voor een overzicht van de in het onderzoek betrokken projecten, de betreffende subsidieverstrekkers en de inkomstenstromen wordt verwezen naar Bijlage IV en Bijlage V. Voor zover de ingeleverde enquête daartoe aanleiding gaf is bij de betrokkenen navraag gedaan. Verder zijn met een aantal functionarissen interviews gehouden betreffende voor het onderzoek relevante onderwerpen met betrekking tot (de borging van) het proces van subsidiesignalering, -aanvraag, -besteding en -verantwoording.

2.2.3 Rapportage Na afronding van het veldonderzoek is een eerste concept-onderzoeksrapport opgesteld. Na behandeling hiervan in de rekenkamercommissie is het conceptrapport voorgelegd aan voor het onderzochte proces verantwoordelijke medewerkers met het verzoek het rapport te controleren op feitelijke onjuistheden en onvolledigheden. Na deze consultatieronde is door de secretaris in samenspraak met de voorzitter een definitief rapport opgesteld waarin de gesignaleerde onvolkomenheden zijn hersteld. Dit rapport is voorgelegd aan het dagelijks bestuur met het verzoek om een schriftelijke zienswijze op het rapport te leveren. De zienswijze van het dagelijks bestuur is met een nawoord van de rekenkamercommissie integraal opgenomen in het rapport. De definitieve versie van het rapport wordt, voorzien van de zienswijze van het dagelijks bestuur en een nawoord, van de rekenkamercommissie, ter behandeling aangeboden aan het algemeen bestuur van het waterschap.



10 van 47

Hoofdstuk 3 Relevante kaders (w.o. weten regelgeving) In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens het relevante kader van weten regelgeving nader toegelicht, als mede het beoordelingskader van dit onderzoek waarna in hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de bevindingen uit het onderzoek getoetst aan het kader en de onderzoeksvragen. Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is het van belang een goed beeld te hebben van de van toepassing zijnde weten regelgeving. De voor het onderzoek van toepassing zijnde relevante passages zijn in dit hoofdstuk opgenomen. Dit is verder aangevuld met een beoordelingskader dat gebruikt is in het verdere onderzoek. Dit beoordelingskader is gebaseerd op literatuurstudie en vergelijkbare studies en aangepast naar de situatie van het waterschap.

3.1 Definitie Subsidies worden door de subsidieverstrekker verstrekt om een bepaalde, door de subsidieverstrekker gewenste ontwikkeling te stimuleren. In het kader van dit onderzoek wordt onderstaande verruimde aangevulde definitie van subsidies uit de Wet bestuursrecht gehanteerd: De aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan of vergelijkbaar rechtspersoon verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan voor aan dat bestuursorgaan of rechtspersoon geleverde goederen of diensten.

3.2 Beleidskader 3.2.1 Subsidieverstrekkers De belangrijkste verstrekkers van subsidies zijn de Provincie, het Rijk en de Europese Unie. Ook fondsen en samenwerkingsverbanden kunnen subsidies verstrekken. Het is dan ook erg moeilijk een volledig en actueel beeld van de subsidiemogelijkheden te verkrijgen en te behouden. Een kanttekening hierbij is dat bij een aantal regelingen de subsidieverstrekker actief op zoek gaat naar waterschappen. De subsidieverstrekker heeft er immers belang bij dat de subsidies worden aangevraagd; men wil ten slotte de realisatie van de beleidsdoelen door middel van subsidies stimuleren. Subsidies worden aan het waterschap verstrekt voor specifieke doelen die op lokaal of regionaal niveau moeten worden gerealiseerd. Het waterschap is verantwoordelijk voor de rechtmatige (en doelmatige) uitvoering van de subsidie en dient hiervoor verantwoording af te leggen aan de betrokken verstrekker. Het waterschap is gehouden aan de specifieke subsidievoorwaarden en is dus niet vrij in de aanwending van de subsidie. Een verstrekker blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid (en doelmatigheid) van de besteding van de gelden. Voor het verkrijgen van redelijke zekerheid over de rechtmatigheid kan de verstrekker zelf controles ter plaatse bij het waterschap uitvoeren (de eigen waarneming inclusief boekenonderzoek), of (slechts) informatie die het waterschap verstrekt beoordelen. Veelal is een specifieke accountantsverklaring vereist. Financiering vanuit Europa aan de lidstaten brengt in de regel zeer gedetailleerde verantwoordingseisen met zich mee voor de ontvanger. Vaak worden deze subsidies via Rijk en provincie verdeeld, waarbij dus ook aan Rijk en provincie verantwoording worden afgelegd.



11 van 47

De provincie Noord-Brabant verstrekt aan de Brabantse waterschappen subsidies voor bepaalde activiteiten. Verder is de provincie als “doorgeefluik” betrokken bij een aantal subsidiestromen. Hoewel het, zoals eerder aangeven, moeilijk is een volledig en actueel beeld van de subsidiemogelijkheden te verkrijgen is er ten behoeve van het onderzoek een tabel opgesteld met de belangrijkste subsidiestromen en de daaraan verbonden voorwaarden Dit overzicht is in Bijlage III opgenomen.

3.2.2 Regeling budgethouderschap en financieel mandaat In de regeling ‘budgethouderschap en financieel mandaat’ is ten aanzien van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgethouder op het gebied van subsidies onderstaande opgenomen in: Artikel 1 lid b: mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een besluit te nemen tot het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken; Artikel 1 lid k: budgethouder: de functionaris die door (onder)mandaat de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde afdelingsbudget voor zijn/haar organisatiedeel overeenkomsten aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren ten aanzien van de onder zijn/haar taak- of productverantwoordelijkheid vallende product(en); Artikel 1 lid m: producten: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen beleidsvelden, beleids-, beheer- en werkplanproducten. Hiertoe worden mede gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt; Artikel 4 lid d: [..] de budgethouder de verantwoordelijkheid heeft aan te tonen dat de maximale subsidies en inkomsten gegenereerd worden; Artikel 9 lid d: de budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane overeenkomsten; Artikel 9 lid e: de budgethouder is verplicht [..] te rapporteren; Artikel 9 lid f: de budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling Financiën alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving; Artikel 9 lid g: de budgethouder laat de op een product betrekking hebbende financiële verplichtingen en vorderingen intracomptabel vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van de budgetten duidelijk is. Artikel 9 lid i: De leden a t/m h zijn voor projecten onverlet van toepassing met dien verstande dat overal waar in de leden sprake is van product, deze door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als project.

In dezelfde regeling is ten aanzien van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectleider op het gebied van subsidies onderstaande opgenomen in: Artikel 1 lid w: projectleider: de functionaris die volgens de “notitie projectmatig werken” middels een Projectopdrachtformulier (POF) door de opdrachtgever en het hoofd van de projectverantwoordelijke afdeling verantwoordelijk is gesteld voor het welslagen van het project De projectleider is niet per definitie de budgethouder, tenzij via (onder)mandaat geregeld. Artikel 1 lid x: project: de organisatiestructuur die analoog aan de “notitie projectmatig werken” als zodanig opgezet is om met een éénmalig karakter een eenduidig te definiëren product op te leveren, met inzet van een apart toegekend budget. Artikel 5 Een projectleider heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien deze door (onder)mandaat zijn verkregen conform de Mandaatregeling 2004.

3.2.3 Regelingen financiën, treasury en interne controle Binnen het werkveld financiën, treasury en interne controle is een aantal regelingen actueel waarbij ten aanzien van subsidies en projectadministratie de relevante passages integraal zijn opgenomen in Bijlage VI. De voor het onderzoek essentiële passages zijn onderstaand weergegeven:



12 van 47

Uit Nota financieel beleid § 3.4.3. Risicoparagraaf: Volledigheidshalve kan hierbij worden opgemerkt dat bij de toekenning van subsidies het uitgangspunt van goed koopmanschap wordt gehanteerd. Dit leidt ertoe dat binnen het waterschap het niet toekennen van subsidies altijd als een risico is afgedekt en dus niet in de risicoparagraaf opgenomen hoeft te worden.

Uit Treasurystatuut: Diverse artikelen vanuit de verantwoordelijkheid voor de treasuryfunctie en de te onderkennen deelfuncties: het beheersen en inzichtelijk maken van de volgende financiële risico’s: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s; het opzetten en onderhouden van een goed en efficiënt functionerende infrastructuur voor het beheer van de geldstromen en posities; het registreren van transacties in de administratie; het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, transacties, handelingen e.d.; een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de treasuryfunctie. het bijdragen aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap; het door middel van een goede toegang tot de (Europese) geld– en kapitaalmarkten veilig stellen van de financierbaarheid van het waterschap zodat op elk gewenst moment middelen kunnen worden aangetrokken; ten opzichte van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen heeft de treasuryfunctie een ondersteunende rol. Treasury volgt en is dienstbaar aan deze taken (servicecentrum); de uitvoering van de treasuryfunctie voegt geen financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de uitvoering van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen, maar is er op gericht toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven; bij de uitvoering van de treasuryfunctie worden financiële risico’s zo veel mogelijk vermeden;

Uit Besluit werkzaamheden kassier Alle opdrachten tot inning van gelden worden individueel naar uiterste vervaldatum geregistreerd. Alle ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt. Alle ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen, worden onverminderd de verplichting tot directe registratie, gemeld aan het hoofd van de afdeling Financiën.

Uit de functiebeschrijving assistent project-administrateur: Verwerft en onderhoudt kennis op het gebied van subsidiemogelijkheden; Toetst beleids- en projectvoorstellen op de subsidiemogelijkheden; Levert een bijdrage aan de verwerking en bewaking van de subsidies in de financiële administratie; Voert in en verwerkt de gegevens van de projectadministratie; Bewaakt het subsidiegedeelte (budget) voor exploitatie- en investeringsprojecten; Geeft advies met betrekking tot projectadministratie; Neemt beslissingen bij het toetsen van beleid op subsidiemogelijkheden, bij de advisering ten aanzien van de projectadministratie [..]; Is verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd over de kwaliteit van de coördinatie van de subsidiewerkzaamheden, de projectadministratie, interne controle [..]; Algemeen administratief-technische kennis op het gebied van subsidies; Heeft inzicht in subsidiemogelijkheden; Heeft vaardigheid in het geven van advies met betrekking tot projectadministratie.

Uit de functiebeschrijving Treasurer / Project-administrateur Werkt projectadministratie uit en onderhoudt deze; Verzorgt de afstemming tussen projecten financiële administratie; Neemt beslissingen bij het coördineren van de werkzaamheden, [..] en bij het uitwerken van de projectadministratie; Heeft vaardigheid in het opzetten en onderhouden van een projectadministratie;



13 van 47

3.3 Beoordelingskader Het subsidieproces verloopt fasegewijs. De rekenkamercommissie onderscheidt de volgende fasen: Signaleren, aanvragen, besteden en verantwoorden. Voor de beoordeling van de doelmatigheid en doeltreffendheid van de getroffen beheersmaatregelen van het proces dat samenhangt met het signaleren, aanvragen, besteden en verantwoorden van subsidies is een referentiemodel uitgewerkt. In dit referentiemodel zijn naast de processtappen bovendien een aantal bijkomende aspecten opgenomen die ook relevant worden geacht voor een adequate verwerving van subsidies. Hieronder zijn de processtappen en de overige aspecten, met daaraan gerelateerde normen verder uitgewerkt. Signaleren Voor deze processtap is het relevant dat het waterschap op de hoogte is van de van toepassing zijnde subsidiemogelijkheden. Tevens dient het waterschap inzicht te hebben in de specifieke subsidievoorwaarden om tot een goed onderbouwd oordeel te kunnen komen of het aanvragen van de subsidie zinvol is of niet. De toetsvragen zijn: - Zijn alle relevante subsidiemogelijkheden in beeld? - Vindt een gestructureerde afweging plaats of de subsidie wel of niet wordt aangevraagd? Bij deze afweging speelt naast een kosten – baten analyse van de subsidie ook het vermogen van het waterschap om aan de subsidievoorwaarden te kunnen voldoen een rol. Aanvragen In deze fase is het van belang dat de subsidie op de juiste wijze wordt aangevraagd. Kennis van de subsidievoorwaarden en een goed contact met de subsidieverstrekker is hierbij een belangrijke voorwaarde. De toetsvragen zijn: - Is het waterschap goed op de hoogte van de relevante subsidievoorwaarden? - Komen de aanvragen voor subsidies overeen met de toekenningen door de subsidieverstrekker? Besteden en verantwoorden Een subsidie wordt doorgaans (achteraf) verstrekt om te besteden aan de door de subsidieverstrekker gewenste activiteiten. Er zal dus besteding moeten plaatsvinden en nagenoeg altijd dient hierover verantwoording te worden afgelegd aan de subsidieverstrekker. In deze fase hoort ook het evalueren van het gebruik van de subsidie. De toetsvragen zijn: - Wordt de subsidie besteed in overeenstemming met het bijbehorende beleidsdoel? - Hoe wordt na de toekenning van een subsidie toegezien op het blijvend voldoen aan de voorwaarden en is de administratie zodanig ingericht dat zonder veel extra inspanningen kan worden voldaan aan de subsidievoorwaarden? - Worden de subsidies en de bijbehorende processen structureel geëvalueerd om te leren en te verbeteren? Overige aspecten Naast bovenstaande processtappen zijn er nog een aantal zaken waarvan de rekenkamercommissie verwacht dat ze zijn ingevuld. Zo is het van belang dat het waterschap een goed contact heeft met de verstrekkers van subsidies en dat hun doelen helder zijn. Daarnaast is een goed contact met andere relevante partijen (bijvoorbeeld andere waterschappen, de Unie van Waterschappen, gemeenten en eventuele ingehuurde specialisten) belangrijk om van te kunnen leren. Bovendien vindt de rekenkamercommissie



14 van 47

het vanzelfsprekend dat het bestuur van het waterschap naar behoren wordt geïnformeerd met betrekking tot de subsidietrajecten. De toetsvragen zijn: - Op welke wijze is er contact met andere relevante partijen en wat leert men van deze partijen? - Hoe wordt het bestuur van het waterschap geïnformeerd? - Hoe vindt binnen het waterschap de ondersteuning van subsidietrajecten (bijvoorbeeld door de afdeling Financiën) plaats en is er sprake van een heldere rolverdeling? - Hoe is de overdracht en de vervanging van verantwoordelijkheden voor subsidietrajecten geregeld? Mede met de in Bijlage II opgenomen enquête wordt getracht zoveel mogelijk de vragen van het in deze paragraaf beschreven beoordelingskader te beantwoorden.



15 van 47



16 van 47

Hoofdstuk 4 Bevindingen In dit hoofdstuk worden de bevindingen uit het onderzoek weergegeven. Allereerst worden in paragraaf 4.1. de algemene bevindingen weergegeven die van toepassing zijn op het gehele subsidieproces, waarna in paragraaf 4.2 en 4.3 de bevindingen gepresenteerd worden die samenhangen met de verschillende fasen in het subsidietraject en met de resultaten van de enquête. Tot slot worden in paragraaf 4.4 de overige bevindingen weergegeven.

4.1 Algemeen De bevindingen in deze paragraaf hebben betrekking op het gehele subsidietraject en hebben daardoor een brede reikwijdte. Kader Aa en Maas kent geen vastgesteld beleid rondom externe subsidies. Ook zijn structuren of procedures die het proces rondom subsidieverwerving zouden kunnen stroomlijnen niet aangetroffen. De structuur voor het projectmatig werken vormt, samen met de hiërarchische structuren en verantwoordingslijnen die behoren bij de gekozen organisatiestructuur, het enige kader waarbinnen de subsidies worden gesignaleerd, aangevraagd, besteed en verantwoord. Hoewel hiermee niet wordt aangetoond dat subsidietrajecten niet goed verlopen, kan wel worden vastgesteld dat het proces van subsidieverwerving op dit moment erg kwetsbaar is vanwege het ontbreken van een goede organisatie van de werkzaamheden. Centrale ondersteuning Vanaf 1 juli 2004 tot 1 januari 2007 is voor de verwerving van subsidies en de voorbereiding en begeleiding van subsidietrajecten een extern bureau ingeschakeld. De samenwerking met dit bureau is per 1 januari 2007 niet verlengd in verband met het voornemen van het waterschap om een subsidiespecialist in dienst te nemen. Voor de volledigheid wordt vermeld dat met het bureau is afgesproken dat de – per genoemde datum – lopende subsidietrajecten door dit bureau zullen worden afgewikkeld. Uit een nadere juridische analyse van de overeenkomst met het externe bureau kan overigens worden geconcludeerd dat er sprake was van een eenzijdig naar het externe bureau toegeschreven contract. Het verwachtingspatroon van de medewerkers ten aanzien van de te leveren dienstverlening week af van wat er in het contract was opgenomen. Als gevolg hiervan dienden medewerkers van het waterschap meer werkzaamheden zelf te verrichten dan aanvankelijk ingeschat werd. Kennelijk was binnen de organisatie onvoldoende duidelijk wat van de extern adviseur mocht worden verwacht. In de Begroting 2007, is voor het aantrekken van de subsidiespecialist 1 fte formatie opgenomen. De invulling hiervan is in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie doorgeschoven naar 2008. De subsidiespecialist is inmiddels geworven en zal per 1 januari 2008 de functie vervullen. De taken en verantwoordelijkheden van de subsidiespecialist zijn als volgt omschreven:



17 van 47

Deze medewerker is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van het kennisveld subsidies. Daartoe behoort het inventariseren van alle voor het waterschap beschikbare externe subsidiebronnen alsmede de coördinatie binnen het waterschap van de aanmelding van externe programmafinancieringen. Verder initieert en organiseert deze medewerker projecten tussen waterschap, andere overheden en doelgroepen om te komen tot structurele samenwerking op regionaal, landelijk en Europees niveau en formuleert beleid rondom subsidies. De medewerker adviseert projectleiders en budgethouders over de afhandeling van subsidieaanvragen en voert deze werkzaamheden in geval van complexe aanvragen zelf uit. Betrokkene ontwikkelt een netwerk rondom het thema subsidiemanagement. Bron: Vacaturetekst subsidiespecialist (nr AM 0736).

Ten tijde van het opstellen van dit rapport (december 2007) was nog geen vastgestelde danwel concept functiebeschrijving beschikbaar. Zolang de functiebeschrijving nog niet definitief is beschreven en vastgesteld, bestaat het risico dat rollen, taken en verantwoordelijkheden onduidelijk blijven. Hoewel bovenstaande vacaturetekst van een hoog ambitieniveau getuigt, mag niet verwacht worden dat met de invulling van de vacature per 1 januari 2008 alle aspecten rondom het subsidiespectrum optimaal zijn ingevuld. Evenmin moet de suggestie worden gewekt dat de betreffende subsidiespecialist geen beroep meer zal doen op externe advisering dan wel op de interne organisatie. Afstemming met Financiën De afdeling Financiën heeft een ondersteunende rol in het subsidieproces. De projectleiders verzorgen de inhoud, terwijl de afdeling Financiën ondersteunt en (deels) toetst in het subsidietraject. In de afstemming tussen de projectleiders en Financiën speelt het cluster ‘treasury en interne controle’ van de afdeling Financiën een belangrijke rol ter ondersteuning van de projectleider. Dit cluster heeft onder andere ‘subsidiecoördinatie en projectadministratie’ als taak. De activiteiten benoemd onder subsidiecoördinatie worden slechts uitgevoerd met het oog op de specifieke ondersteunende rol van de afdeling Financiën bij lopende subsidietrajecten waarbij zij betrokken worden. Uit het onderzoek is gebleken dat het onderdeel “Toetst beleids- en projectvoorstellen op de subsidiemogelijkheden” tot op heden niet of nauwelijks wordt uitgevoerd. De projectleider blijft, samen met de budgethouder, verantwoordelijk voor de (goede) uitvoering. Het moment en de wijze waarop de afdeling Financiën bij een (subsidie)project betrokken wordt is sterk afhankelijk van de projectleider. Trend is wel dat Financiën steeds vaker in een vroegtijdiger stadium wordt betrokken bij of geïnformeerd over investeringsprojecten, inclusief het zomogelijk beoordelen van de door de projectleider aangedragen subsidiefaciliteiten en de hieraan verbonden voorwaarden. Het komt echter ook nog voor dat Financiën pas hoort van een subsidieaanvraag als deze in de commissie Financiën behandeld wordt. In het verleden is het voorgekomen dat een subsidie al aangevraagd was voordat de afdeling Financiën op de hoogte was. Dit is in principe ook nu nog mogelijk. Volledigheidshalve wordt vermeld dat in het derde kwartaal van 2007 een DB-toetsingscommissie is ingesteld, die vooraf DB-voorstellen op integraliteit en kwaliteit beoordeelt. Subsidieaanvragen en –besluiten zijn bij Financiën beschikbaar indien zij betrokken is bij de subsidieaanvraag en / of –besluit. Daarnaast beschikt de afdeling over subsidiestukken als de projectleiders die verstrekken (sommigen doen dat standaard op eigen initiatief), om het (financiële) projectdossier te completeren en eventuele financiële verplichtingen van de subsidie vast te leggen. Deze handelswijze leidt tot een niet eenduidige dossiervorming.



18 van 47

Financiën zorgt ervoor dat van de bij hen bekende subsidies de voorwaarden beschikbaar zijn, teneinde de benodigde financiële rapportages op te kunnen stellen. Subsidievoorwaarden zijn per verstrekker meestal gestandaardiseerd. Om (tussentijdse) rapportages te vergemakkelijken wordt een onderdeel (een zogenaamde dimensie) van het financiële systeem steeds meer ingericht conform de voorwaarden van de subsidieverstrekker. Projectleider en budgethouder Hoewel projectleiders en budgethouders volgens de kaders een afgebakende rol hebben (projectleiders zijn géén budgethouder tenzij zij daartoe gemandateerd zijn), worden de rollen niet eenduidig ingevuld. Het is geen uitzondering dat de projectleider door de budgethouder zowel verantwoordelijk wordt gesteld voor het realiseren van het project (output) en dat dit binnen de financiële kaders plaatsvindt (input). Formeel valt dit onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder. Slechts in 6 van de 37 onderzochte projecten is het budgethouderschap formeel gemandateerd aan de projectleider. Daar waar de projectleider zich vooral verantwoordelijk voelt voor het realiseren van het project, ontstaat er een reëel gevaar dat het budgethouderschap te weinig aandacht krijgt. Kennisdeling Gebleken is dat men in de organisatie op meerdere plaatsen met projecten bezig is, waar subsidiemogelijkheden voor zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval met het invullen van cofinanciering. Structuren of processen die kennisdeling bevorderen, anders dan het reguliere werkproces, hebben wij niet aangetroffen. Recentelijk is binnen het waterschap wél een modelsamenwerkingsovereenkomst voor gemeenten en waterschappen opgesteld in het kader van de realisatie en co-financiering van ecologische verbindingszones. Borgen subsidievoorwaarden Subsidievoorwaarden worden niet op een gestandaardiseerde wijze in beeld gebracht. Er is geen structurele en volledige centrale registratie van de voorwaarden. Er wordt vertrouwd op de werkprocessen van de betrokkenen voor de borging van de subsidievoorwaarden. De subsidievoorwaarden zijn hierdoor niet voor iedereen duidelijk. Dit maakt het moeilijk om blijvend aan de voorwaarden van de subsidie te voldoen. Nogmaals rollen, taken en bevoegdheden Zoals in voorgaande tekst al verwoord hebben we geconstateerd dat rollen, taken en bevoegdheden niet door de organisatie eenduidig worden ingevuld. Enerzijds heeft dit te maken met het feit dat de betreffende kaders niet meer helemaal actueel zijn, anderzijds doordat de kaders niet als zodanig ingevuld worden. Voorts speelt nog mee dat met het oog op de komst van de subsidiespecialist en het door het waterschap opzeggen van de dienstverlening van de externe adviseur lacunes zijn ontstaan. Hoewel betrokkenen deze naar eer en geweten zo goed mogelijk hebben trachten in te vullen, zijn wij van mening dat deze situatie niet optimaal is.



19 van 47

4.2 Subsidiefasen: Signaleren en aanvragen Bevindingen vanuit de enquête De meerderheid van de subsidiemogelijkheden komen via intern onderzoek boven water. In het verleden heeft ook de extern adviseur hierin een rol gespeeld. In een niet onaanzienlijk aantal gevallen wijkt de subsidiebeschikking af van de aanvraag. Uit de toelichtingen blijkt dat dit meestal te wijten aan het feit dat een gedeelte van de kosten door de subsidieverstrekker als niet-subsidiabel wordt aangemerkt. In een aantal gevallen geeft zowel de projectleider cq budgethouder aan niet op de hoogte te zijn van de relevante subsidievoorwaarden. Dit heeft dan te maken met het feit dat projectleiderschap en/of budgethouderschap overgedragen zijn op andere medewerkers zonder adequate overdracht van de dossiers. 3

Tabel 1 Resultaten enquête fase signaleren en aanvragen subsidie

Signaleren Toetsvraag: Zijn alle relevante subsidiemogelijkheden in beeld? Er is geen garantie dat de organisatie alle relevante subsidies in beeld heeft. Het signaleren van subsidiemogelijkheden is niet integraal georganiseerd. De kennis over subsidieprogramma’s bevindt zich decentraal in de organisatie, meestal bij individuele projectleiders. Het signaleren gebeurt vaak op een passieve manier, men reageert op wat voorbij komt of reeds bekend is. Bij grote reconstructieprojecten wordt wel actief gezocht naar subsidiemogelijkheden. De verantwoordelijkheid voor het signaleren is niet vastgelegd. De projectleiders stellen doorgaans de belangrijkste subsidiemogelijkheden wel in beeld te hebben. Een directielid is echter op basis van verschenen artikelen op dit vlak en zijn kennis van subsidierealisaties bij overige organisaties van mening dat het waterschap mogelijkerwijs substantiële subsidiebedragen misloopt. Onderzoek naar deze bewering valt buiten de kaders van het Rekenkameronderzoek.

Toetsvraag: Vindt een gestructureerde afweging plaats of de subsidie wel of niet wordt aangevraagd? Er is géén systematische werkwijze voor het maken van deze afweging aangetroffen. 3

De gepresenteerde tabellen geven de antwoorden van de enquête weer. Per vraag hoeft het totaal aan gegeven antwoorden niet gelijk te zijn aan het aantal in het onderzoek betrokken projecten. Niet altijd zijn antwoorden gegeven of zijn per vraag meerdere antwoorden mogelijk.



20 van 47

Het besluit om een subsidie wel of niet aan te vragen wordt vaak genomen op basis van een snelle (niet navolgbare) kosten/batenanalyse en een prognose van de haalbaarheid van de doorlooptijd van een project indien de subsidievoorwaarden aan een tijdslimiet gekoppeld zijn. Aanvragen Toetsvraag: Is het waterschap goed op de hoogte van de relevante subsidievoorwaarden? Uit de resultaten van de enquête blijkt dat de meeste projectleiders van mening zijn dat ze voldoende op de hoogte zijn van de betreffende subsidievoorwaarden, waarbij tijdigheid en volledigheid belangrijke aandachtspunten zijn. De kennis over subsidies is specifiek gekoppeld aan de regelingen en wordt niet geregistreerd. Gebleken is dat men in de organisatie op meerdere plaatsen met vergelijkbare problemen bezig is. Structuren of processen die kennisdeling bevorderen, buiten de reguliere werkprocessen, hebben wij niet aangetroffen. De afdeling Financiën is naar ons oordeel een logische plaats om te zoeken naar kennis over de financieel administratieve implicaties van de subsidieregelingen. De kennis is daar beperkt tot de financiële kant van de subsidies. Een subsidieadministratiesysteem, mede gebaseerd op een gestructureerde bundeling van de kennis op een hoger abstractieniveau, is niet aangetroffen. Overdracht in geval van afwezigheid is een punt dat blijvend aandacht verdient. Toetsvraag: Komen de aanvragen voor subsidies overeen met de toekenningen door de subsidieverstrekker? Uit de enquête blijkt dat de hoogte van de toekenningen van de subsidieverstrekkers niet altijd overeen komen met de hoogte van de aanvragen. Dit komt omdat het aangevraagde bedrag naar mening van de verstrekker niet geheel opgebouwd is uit posten die door de verstrekker als volledig subsidiabel aangemerkt worden. In het geval van het project 72431158 Vispassage Crèvecoeur, is de subsidie-aanvraag volledig afgewezen, omdat de verstrekker van mening is dat dit project niet binnen de beleidsdoelen van de verstrekker valt. Zie ook Bijlage V.



21 van 47

4.3 Subsidiefasen: Besteden en verantwoorden Bevindingen vanuit de enquête Het meest opvallende uit de beantwoording van de enquête is dat hoewel de budgethouder formeel verantwoordelijk is voor alle financiële aspecten, deze rol grotendeels door de projectleider wordt ingevuld. Frappant is dat de meeste budgethouders zelf deze mening ook toegedaan zijn. Verder valt op dat veel projectleiders en budgethouders van mening zijn dat de projectleider de financiële projectadministratie verzorgt en niet de afdeling Financiën. Hoewel formeel de budgethouder verantwoordelijk is voor de inhoud van de financiële projectadministratie en deze door Financiën verzorgd wordt (in het financiële bronsysteem FMS) wordt dit door de meeste projectleiders en budgethouders niet zo gevoeld. Tabel 2 Resultaten enquête fase besteden en verantwoorden

Toetsvraag: Wordt de subsidie besteed in overeenstemming met het bijbehorende beleidsdoel? De subsidie wordt besteed in overeenstemming met het bijbehorende beleidsdoel. Middels (tussentijdse) rapportages wordt verantwoording afgelegd aan de subsidieverstrekker. Daar waar de subsidieverstrekker van mening is dat niet geheel voldaan wordt aan de beleidsdoelen van de verstrekker merkt de verstrekker de gedeclareerde kosten aan als zijnde deels niet subsidiabel.



22 van 47

Toetsvraag: Hoe wordt na de toekenning van een subsidie toegezien op het blijvend voldoen aan de voorwaarden en is de administratie zodanig ingericht dat zonder veel extra inspanningen kan worden voldaan aan de subsidievoorwaarden? Dit is onvoldoende geborgd. Uit de resultaten van enquête blijkt dat er bij zowel projectleiders als budgethouders geen eenduidig beeld is over wie verantwoordelijk is voor een deugdelijke projectadministratie. Opvallend is de uitkomst dat aan de afdeling Financiën slechts een beperkte rol wordt toegedicht terwijl de projectleider een hoofdrol vervult. Ook zijn zowel projectleiders als budgethouders van mening dat de budgethouder nagenoeg geen rol van betekenis speelt in de fase van besteden en verantwoorden, ondanks het gestelde in de regeling budgethouderschap en financieel mandaat (zie paragraaf 3.2.2 Regeling budgethouderschap en financieel mandaat). De verantwoording voor het blijvend aan de voorwaarden voldoen ligt bij de projectleider / budgethouder. De subsidieverantwoording wordt in het algemeen als een last ervaren. In deze fase is er veel samenwerking met het cluster ‘treasury en interne controle’ van de afdeling Financiën. Door de betrokkenen wordt deze samenwerking hoofdzakelijk positief gewaardeerd. Het kan voorkomen dat na de besteding van subsidies door de subsidieverstrekker bepaalde kosten als niet subsidiabel worden aangemerkt, waarna het mogelijk is dat reeds verstrekte subsidies teruggevorderd worden. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen wordt de financiële administratie steeds vaker afgestemd op de subsidievereisten. Een ander punt van aandacht is de doorlooptijd van gesubsidieerde projecten, in verband met de in de subsidievoorwaarden gestelde termijnen. Toetsvraag: Worden de subsidies en de bijbehorende processen structureel geëvalueerd om te leren en te verbeteren? De rapportages die de verstrekker verplicht stelt, worden gemaakt. Hierin wordt melding gemaakt van kosten en baten en worden de uitgaven verantwoord. Soms stelt de verstrekker ook evaluatie verplicht. Aan deze verplichtingen wordt dan voldaan. Het gaat hier echter om een evaluatie vanuit het oogpunt van de verstrekker. Binnen het waterschap is het niet structureel gebruikelijk om subsidieprojecten te allen tijde te evalueren. Ook hier valt op dat een aanzienlijk deel van de geënquêteerden meldt dat zij geen verantwoording afleggen over de voortgang van de subsidieafwikkeling. Bij nadere analyse blijkt echter dat hierbij sprake is van projecten: • Die al volledig zijn afgerond, maar nog niet financieel volledig zijn afgewikkeld (verantwoording niet meer aan de orde); • nog in de fase verkeren dat subsidieaanvraag nog niet aan de orde is (en daarmee ook verantwoording nog niet aan de orde); • er volgens de geënquêteerden geen sprake is van subsidie maar van onderlinge cofinancieringsovereenkomsten.



23 van 47

4.4 Overige bevindingen Bevindingen vanuit de enquête Bij 3 van de 37 onderzochte projecten worden mogelijk problemen verwacht met het binnenhalen van het toegezegde subsidiebedrag. In twee gevallen betreft het een uitloop van werkzaamheden waardoor de termijnen mogelijk niet gehaald zullen worden. In één geval betreft het een gewijzigde administratieve afwikkeling ten aanzien van verzamel en deelprojecten waardoor per saldo de toegezegde subsidies naar verwachting wel binnengehaald zullen worden. Ten slotte is er bij één project sprake van een afwijzende beschikking. Deze afwijzing dateert van 7 oktober jl. Ten aanzien van de verwachting of uiteindelijk na afronding van het project ook alle toegezegde subsidies daadwerkelijk uitgekeerd zullen worden, bestaat hetzelfde beeld. Projectleiders en budgethouders zijn zich bewust van het gevaar dat uiteindelijk subsidieverstrekkers mogelijk bepaalde kosten als niet-subsidiabel aan zullen merken. Toch heeft men overwegend goede hoop op het binnenhalen van de toegezegde subsidies. Tabel 3 Resultaten enquête overig

Toetsvraag: Op welke wijze is er contact met andere relevante partijen en wat leert men van deze partijen? Er is geen uitputtend onderzoek verricht naar het beleid bij andere waterschappen, waardoor het niet mogelijk algemene uitspraken te doen. Wel wordt er door de directie op gewezen dat een goed contact met andere partijen wezenlijk is om optimaal gebruik te kunnen maken van subsidiemogelijkheden. Hierbij wordt ook de wens tot verdergaand bestuurlijk lobbyisme genoemd. Het als gesprekspartner opereren van subsidieverstrekkers biedt in een vroegtijdig stadium de mogelijkheid invloed uit te oefenen op de inhoud en voorwaarden van nieuwe subsidieprogramma’s. Toetsvraag: Hoe wordt het bestuur van het waterschap geïnformeerd? Het bestuur wordt niet specifiek over subsidies geïnformeerd. In de jaarrekening zijn de verkregen subsidies terug te vinden. Bij sommige subsidies is het bestuur de aanvrager. De subsidie wordt dan in het bestuur besproken. Ook wordt er over alle projecten periodiek verantwoording afgelegd in het kader van de reguliere P&C-cyclus.



24 van 47

In het bestuursverslag t/m juni 2007 heeft het bestuur inmiddels kennis kunnen nemen van het feit dat bij twee projecten subsidie-inkomsten daadwerkelijk gemist zullen worden. Het betreft de volgende projecten (maakten overigens geen deel uit van de onderzoekssteekproef): - 72510578 Programma management; subsidiebedrag € 105.000 Voor deze kosten is een verzoek voor subsidie ingediend dat afgewezen is, in tegenstelling tot voorgaande jaren. Het waterschap gaat hiertegen in beroep. - 72360508 ver. Peelvenen Middengebied; subsidiebedrag € 72.500 Vanwege stapeling is bovenstaand subsidiebedrag ten onrechte toegekend. Daarnaast is tijdens het onderzoek nog een project als niet subsidiabel aangewezen: - 72431158 Vispassage Crèvecoeur; subsidiebedrag € 135.000. Op 7 oktober jl. is een afwijzingsbeschikking ontvangen. Deze is nog niet gemeld aan het AB. Zie ook Bijlage V. Toetsvraag: Hoe vindt binnen het waterschap de ondersteuning van subsidietrajecten (bijvoorbeeld door de afdeling Financiën) plaats en is er sprake van een heldere rolverdeling? De ondersteuning van subsidietrajecten op het vlak van kennis over mogelijke subsidies is nog niet centraal geborgd. Met de komst van de subsidiespecialist zal dit vorm krijgen. De ondersteuning door de afdeling financiën is wel geregeld echter hiervan worden de mogelijkheden niet optimaal benut. Zie ook paragraaf 4.3 Subsidiefasen: Besteden en verantwoorden. Dit komt ook tot uitdrukking in de geconstateerde afwijkingen tussen de bedragen uit de enquête en de financiële administratie (zie ook Bijlage V). Toetsvraag: Hoe is de overdracht en de vervanging van verantwoordelijkheden voor subsidietrajecten geregeld? Dit behoeft verbetering. Uit de beantwoording van de enquêtes blijkt in een aantal gevallen dat overdracht en vervanging van verantwoordelijkheden pas aan de orde zijn gekomen, nadat “wisseling van de wacht” had plaatsgevonden. Bij de in 2007 opgestarte projecten wordt geen gebruik meer gemaakt van een externe subsidieadviseur. Gezien het stadium waarin deze projecten op dit moment verkeren is het nog niet mogelijk een oordeel te vormen over de vraag of dit tot hogere risico´s leidt ten aanzien van het binnen te halen subsidiebedrag. .



25 van 47



26 van 47

Hoofdstuk 5 Conclusies Op basis van het onderzoek blijkt dat subsidieverwerving een substantiële bijdrage levert aan de realisatie van de waterschapstaken. Gelet op dit financiële belang is het belangrijk om de procesgang rondom de subsidieverwerving te beheersen. De bevindingen uit het onderzoek hebben geleid tot onderstaande conclusies. Deze worden per onderzoeksvraag (zie § 1.4) weergegeven. Biedt het proces van subsidieverwerving voldoende waarborgen dat de subsidiemogelijkheden optimaal worden benut? Het huidige proces van subsidieverwerving biedt onvoldoende waarborgen dat subsidiemogelijkheden optimaal worden benut. De sturing op activiteiten voor externe subsidies vindt in de organisatie niet op een eenduidige en systematische wijze plaats. Duidelijke beleidskaders ontbreken hiervoor. Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en doelen zijn niet altijd eenduidig vastgelegd. Afspraken over (periodieke) informatievoorziening over mogelijke en/of lopende subsidies zijn niet gemaakt. Het omgaan met (mogelijke) subsidies in de organisatie is sterk verschillend. Voor het beheersen van het subsidieproces is in de organisatie geen werkprocedure of beleid aanwezig. De wijze waarop de keuze voor het wel of niet aanvragen van subsidies wordt gemaakt is niet zichtbaar vastgelegd. Ook heeft de rekenkamercommissie niet kunnen vaststellen dat bij deze keuze eenduidige criteria worden gehanteerd. Ook het toezicht houden op het gebruik van subsidies wordt bemoeilijkt omdat het overzicht over de verschillende subsidiemogelijkheden ontbreekt. Op een aantal plaatsen, waar regelmatig projecten met subsidietrajecten gedraaid worden, zijn voor eigen gebruik (deel)overzichten aanwezig met de subsidies die bij het betreffende organisatieonderdeel gebruikt. Een totaaloverzicht met een globaal beeld van de voorwaarden ontbreekt, maar is in eerste aanzet ten behoeve van dit onderzoek opgesteld (Zie ook Bijlage III). Voldoet de projectadministratie van de betreffende subsidiabele projecten aan de door de subsidieverstrekker(s) geformuleerde eisen? De projectadministratie voldoet niet altijd aan de subsidievereisten. De verantwoordelijkheid voor het subsidietraject ligt veelal bij een budgethouder (die de uitvoering veelal overlaat aan de projectleider) die vooral gefocust is op de inhoud. Procesmatige aspecten, zoals tijdigheid en volledigheid bij het aanvragen en de verantwoording, krijgen minder aandacht. Dat heeft in een enkel geval tot problemen geleid, waarbij deze met ad hoc oplossingen het hoofd zijn geboden. Signaleren, aanvragen, besteden en verantwoorden van subsidies gebeurt op vele plaatsen in de organisatie waarbij slechts marginale uitwisseling van kennis plaatsvindt. Hierdoor is er een risico op het gebied van doelmatigheid en dit heeft zich gemanifesteerd. En het maakt de organisatie op dit gebied kwetsbaar. Bij alle nieuw op te starten projecten wordt sinds kort de financiële administratie zoveel mogelijk ingericht conform de subsidievoorwaarden. Hoewel het bovengenoemde risico nog aanwezig is, wordt dit door de nieuwe werkwijze wel steeds kleiner. Verloopt de projectrealisatie conform de door de subsidieverstrekker(s) geformuleerde eisen (zoals termijnen e.d.)? Helaas is dit niet altijd het geval door het uitlopen van werkzaamheden (in het bijzonder bij de aanleg van EVZ’s is de tijdige grondverwerving een cruciaal aspect in de verdere projectrealisatie). Stuurt men op de kritische punten uit de subsidievoorwaarden? Het blijvend aan de voorwaarden van de subsidie voldoen is niet geborgd in de



27 van 47

organisatie. Dit betekent dat er risico bestaat dat subsidies later terugbetaald moeten worden. Verloopt de procedure ten aanzien van de subsidie-inning uniform, gestructureerd en controleerbaar? De procedure van subsidie-inning loopt niet altijd uniform en gestructureerd. De subsidie-inning maakt normaliter deel uit van het proces van debiteurenbeheer. Dit is een uniform, gestructureerd en controleerbaar proces. Het komt echter voor dat Financiën niet op de hoogte wordt gesteld van subsidiebeschikkingen waardoor deze niet in het proces van debiteurenbeheer terecht komen. In die gevallen verloopt de procedure niet uniform en gestructureerd. Wordt adequaat actie ondernomen op vragen, eisen van de subsidieverstrekker? Uit het onderzoek is niet gebleken dat dit niet het geval is. Uit de bevindingen in paragraaf 4.3 Subsidiefasen: Besteden en verantwoorden, blijkt dat de projectadministraties niet in alle gevallen ingericht zijn conform de subsidievereisten. Hier ziet de rekenkamercommissie nog verbeteringsmogelijkheden om de efficiency en snelheid van beantwoording van vragen van de subsidieverstrekker te verbeteren. Wel wordt opgemerkt dat sinds kort de financiële administratie bij nieuwe projecten zoveel mogelijk wordt afgestemd op de subsidievereisten en daarmee al een verbetering in gang is gezet. Doen zich knelpunten voor bij de realisatie van subsidiegelden? Bij de nog lopende subsidietrajecten wordt er altijd een risico gelopen dat de toegezegde subsidies uiteindelijk niet binnengehaald zullen worden, al is het maar omdat het gevaar gelopen wordt dat projecten in de realisatie een achterstand op kunnen lopen waardoor termijnen overschreden worden. Voor een aantal projecten is er inderdaad sprake van een actueel knelpunt. Hoewel de meeste projectleiders en budgethouders van mening zijn dat de toegezegde subsidies uiteindelijk binnengehaald zullen worden, is de Rekenkamercommissie van mening dat gezien een aantal recente gebeurtenissen het risico substantieel aanwezig is dat niet alle subsidietoekenningen tot volledige uitkering zullen komen. Hoe hoog dit risico is, is echter moeilijk in te schatten.



28 van 47

Hoofdstuk 6 Aanbevelingen In dit hoofdstuk worden de aanbevelingen van de rekenkamercommissie naar aanleiding van het onderzoek gepresenteerd. De aanbevelingen zijn ingedeeld in 4 rubrieken te weten “Beleid”, “Procesbeheersing”, “Rapportage”en “Kennismanagement”. Beleid De rekenkamercommissie nodigt het DB uit om van uit een strategische visie op de taken van het Waterschap te komen met een kort en krachtig beleidsdocument betrekking hebbend op externe subsidiemogelijkheden. Het investeren in een (bestuurlijk) netwerk en het opbouwen en onderhouden van goede externe relaties met verstrekkers, andere waterschappen en organisaties acht de rekenkamercommissie een belangrijke randvoorwaarde voor de effectiviteit van het subsidiebeleid. Naar mate het waterschap meer actief participeert binnen het externe netwerk zullen er meer subsidiemogelijkheden in beeld komen. Als gesprekspartner van subsidieverstrekkers kan de mogelijkheid ontstaan invloed uit te oefenen bij het vormgeven van nieuwe subsidiemogelijkheden. Tot slot wordt geadviseerd in het subsidiebeleid ook aandacht te schenken aan de wijze waarop de organisatie aan de buitenwereld laat zien wat het genereren van subsidies oplevert. Dit kan bijvoorbeeld door het plaatsen van borden bij projecten, maar ook door het verspreiden van persberichten, berichtplaatsingen op intra- en internet en het proactief benaderen van direct belanghebbenden. Procesbeheersing Om de verschillende fasen in het proces goed te laten verlopen is het noodzakelijk de maatregelen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder en duidelijk te omschrijven in een protocol. Niet alleen ten aanzien van de per 1 januari 2008 ingevulde vacature van subsidiespecialist maar ook van alle overige betrokkenen (projectleiders, budgethouders, (assistent) projectadministrateur) in het proces. Door het proces vast te leggen, is bekend wie, wanneer, wat in het proces moet doen en wat van iedereen mag worden verwacht. Ook hebben deze beschrijvingen een toegevoegde waarde bij de overdracht van werkzaamheden. Door middel van een projectmatige aanpak bij het aanvragen en verantwoorden van subsidies kunnen de tijdigheid en volledigheid ten aanzien van het aanvragen en verantwoorden beter worden ingevuld. Systemen die de mijlpalen in subsidieprocessen adequaat voor het management en de betrokkenen in beeld brengen kunnen hierbij ondersteunend zijn. Wanneer sprake is van cofinanciering adviseert de rekenkamercommissie zoveel mogelijk gebruik te maken van modelovereenkomsten. Tot slot wordt geadviseerd om afgeronde subsidieprojecten te evalueren, om wanneer nodig verbeteringen in de procesbeheersing aan te brengen. Rapportage Voorgesteld wordt om bij de rapportage over subsidies zoveel mogelijk aan te sluiten op de bestaande plannings- en verantwoordingscyclus. Om een heldere rapportage vorm te geven dient de informatie over de volgende zaken duidelijk en beschikbaar te zijn: - De subsidievoorwaarden en hoe deze worden geborgd. - De financiële consequenties en hoe deze gedekt en in beeld worden gebracht. - De consequenties voor het project als de subsidiëring is beëindigd. - De gehanteerde criteria en de daarbij gemaakte afweging om de subsidie wel of niet aan te vragen. In de rapportage (jaarrekening/burap) zou een overzicht op hoofdlijnen van de ontvangen subsidies met globale vermelding van de voorwaarden opgenomen kunnen worden. Indien uit deze rapportage blijkt dat de subsidietoekenning, -beschikking substantieel



29 van 47

afwijkt ten opzichte van het bedrag waarmee in de investeringsraming en de kredietvotering rekening mee is gehouden zou het bestuur de mogelijkheid moeten krijgen om het investeringsbesluit te heroverwegen. Tot slot wordt geadviseerd de subsidiespecialist de huidige niet-subsidiabele projecten vanaf 2007, waarvoor geen subsidie is aangevraagd, nogmaals te laten beoordelen en daarover te rapporteren. Kennismanagement. De kennis over subsidies zou zichtbaar in de organisatie moeten worden geborgd. Als medewerkers op de hoogte zijn waar deze kennis geborgd is biedt dit betere mogelijkheden om de kennis te delen en te benutten. Ook het opbouwen en onderhouden van goede interne relaties en afstemming tussen projectleiders, medewerkers van de afdeling Financiën en de subsidiespecialist levert een positieve bijdrage aan het uitwisselen van kennis. Daarnaast ziet de rekenkamercommissie training en ondersteuning van medewerkers die betrokken zijn in de processen rondom subsidies, als belangrijke voorwaarden om de kennis op peil te houden. Een abonnement op een subsidiedatabase zou daarbij een goed hulpmiddel kunnen zijn om de ontwikkelingen in “subsidieland” te volgen. In de ogen van de rekenkamercommissie heeft de subsidiespecialist ten aanzien van bovenstaande aspecten een belangrijke initiërende en coördinerende rol.



30 van 47

Hoofdstuk 7 Zienswijze dagelijks bestuur



31 van 47



32 van 47

Nawoord

Rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie heeft kennisgenomen van de waardering van het Dagelijks Bestuur voor de voorliggende rapportage. De rekenkamercommissie constateert dat de in het rapport opgenomen conclusies in grote lijnen worden herkend en is verheugd met het feit dat het DB met voortvarendheid actie heeft ondernomen. De geplande maatregelen doen recht aan de aanbevelingen en scheppen er vertrouwen in dat de organisatie zich op dit punt sterk zal verbeteren in de loop van het jaar. Een dergelijke constructieve reactie sluit goed aan bij de gedachtegang van de rekenkamercommissie die sterk de nadruk wil leggen op het leereffect van rekenkameronderzoeken. Om het effect van het rekenkameronderzoek te borgen zal de rekenkamercommissie overeenkomstig het “Reglement van orde voor de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie” met belangstelling de wijze waarop de aanbevelingen worden geïmplementeerd volgen. De opvolging van de toezeggingen van het Dagelijks Bestuur zullen door de rekenkamercommissie worden betrokken bij de evaluatie van de effecten van dit rapport. Tot slot wil de rekenkamercommissie alle betrokkenen bedanken voor hun bijdrage aan het onderzoek en de totstandkoming van voorliggend rapport.



33 van 47

Bijlage I.

Bij het onderzoek betrokken medewerkers

Betrokken medewerkers Nr. 1 2 3 4 5

Functie Treasurer / Projectadministrateur Ass. Projectadministrateur Hoofd Afdeling Financiën Directielid met aandachtsveld Strategie en Beleid en oa de stafafdeling Financiën Geënquêteerden (Projectleiders en budgethouders)

Geënquêteerd zijn diegenen die volgens het Project Informatie Formulier als zodanig aangemerkt zijn. Indien van toepassing is tevens aangegeven hoe de geënquêteerden hierover dachten.



34 van 47



35 van 47

Bijlage II.

Enquêteformulier

Projectgegevens 1 2 3 4 5 6 7

Projectcode + naam Opdrachtgever Budgethouder Projectleider Toegezegde subsidie (€) Subsidieverstrekker Reeds ontvangen subsidie (€)

………………………………………………. ………………………………………………. ……………………………………………….

Signaleren en aanvragen subsidie 8

Hoe zijn de subsidiemogelijkheden onderzocht?

□ □ □

9

Wijkt de subsidiebeschikking af van de aanvraag?

□ □

10

Ben je op de hoogte van de relevante subsidievoorwaarden (m.a.w. weet je aan welke eisen er voldaan moet worden om de toegekende subsidie ook daadwerkelijk te kunnen innen)?

□ □

Eigen onderzoek Onderzoek door externe partij, te weten: ………………………………….. Anders, nl.: ……………………………. …………………………………………… Nee Ja, toelichting (oorzaak en omvang): …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Ja Nee, omdat …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………………

Besteden en verantwoorden 11

Is er sprake van een gestructureerde subsidieadministratie?

12

Wie verzorgt de financiële projectadministratie (zowel geld als uren)?

13

Wie draagt zorg voor de (tussentijdse) projectrapportages richting subsidieverstrekker?

□ □ □ □ □

14

Wie bewaakt tijdige en volledige rapportage (bij subsidiemijlpalen)?

□ □ □ □


□ □ □ □ □ □ □ □

Ja Nee Onbekend Projectleider Budgethouder Financiën Onbekend Overig, te weten: …………………………………………… Projectleider Budgethouder Financiën Onbekend Overig, te weten: …………………………………………… Projectleider Budgethouder Financiën Onbekend


36 van 47

Overig, te weten: …………………………………………… □ Projectleider □ Budgethouder □ Onbekend □ Overig, te weten: …………………………………………… ………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………. □

15

Wie bewaakt lopende het project dat voldaan wordt aan de subsidievoorwaarden?

16

Op welke wijze (hoe en aan wie) wordt er verantwoording afgelegd over de voortgang van de subsidieafwikkeling van het project?

Subsidierisico 17

Voorzie je op enigerlei wijze problemen met het daadwerkelijk ontvangen van het conform de beschikking toegezegde subsidiebedrag?

□ Nee □ Ja In geval ‘Ja’ toelichten welke problemen je onderkent: ………………………………………………. ………………………………………………. ……………………………………………….

18

Zijn projectrisico’s in het projectplan onderkend en beschreven. Verwacht je na afronding van het project het conform de beschikking toegezegde subsidiebedrag volledig te ontvangen?

□ Ja □ Nee □ Ja □ Nee In geval ‘Nee’ aangeven wat je wél verwacht te ontvangen: ……………………………………………….

19

Overige subsidieprojecten Ben je op de hoogte van andere projecten, welke na 1 januari 2004 zijn afgerond, waarbij een lager bedrag aan subsidie is uitgekeerd dan aanvankelijk toegezegd?

Ingevuld door: ……………….

□ Nee □ Ja In geval ‘Ja’ toelichten welk(e) project(en) het betreft, wat het verschil is en wat de reden van het verschil is? ………………………………………………. ………………………………………………. ……………………………………………….

d.d.: ……………….

Paraaf: ……………….

Als bijlagen s.v.p. voor zover van toepassing in kopie meesturen: Subsidieaanvraag Subsidiebeschikking Tussentijdse rapportages aan subsidieverstrekker Eindrapportage aan subsidieverstrekker Accountantsverklaring(en) Subsidietoekenning Anderzijds relevante correspondentie met subsidieverstrekker



37 van 47

Bijlage III.

Overzicht subsidieregelingen

Naam regeling

Organisatie

Subsidieabel bedrag

looptijd

Voorwaarden

Opmerkingen

2007-2013

Voor Brabant totaal € 531 mio beschikbaar

2000-2006

Subsidieverleningsbeschikking vermeldt subsidiebedrag, -bepalingen, opleveringstermijn, etc. Na gereed komen werk, binnen 6 maanden subsidievaststelling verzoeken. Geen EVZ’s, mogelijk wel beekherstel in 2005 en 2006 Via Reconstructie commissie

Bundeling van budget door het Rijk beschikbaar gesteld, voor rijksdoelen in het landelijk gebied. Via Provincie N-Br. Reactie binnen 8 weken Voor N.-Br. reeds overvraagd

VERWERVING EN INRICHTING Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG)

LNV, DLG

SGB Subsidieregeling Gebiedsgericht Beleid (SGB-2000)

Provincie NoordBrabant structureert voor DLG

RLG Reconstructie Landelijk Gebied Provinciale Subsidie Ecologische Verbindingszones

Provincie NoordBrabant Provincie NoordBrabant, Via Br. Landschap Brabants Landschap

Verordening subsidies kwaliteitsen structuurverbetering Landelijk Gebied SVUW Subsidieverordening Uitvoering WHP Besluit Ontwikkeling van Landschappen

Provincie NoordBrabant LASER

Subsidiering Landinrichting (LI)

LNV, DLG Utrecht

Belvedère

Stimuleringsfonds voor de Architectuur VWS via SenterNovem

Tijdelijke regeling eenmalige uitkering bestrijding regionale wateroverlast

Max 75 % van de subsidiabele kosten max. 50 % vd inrichtingskosten Stapelbaar

50 % van de aankoop- en inrichtingskosten Stapelbaar

2003-2006 Max 50 % v.d. sub.kosten Stapelbaar tot 50 % van de totale kosten

Afh. van het type inrichtingsmaatregel 40 – 100 %

Onbepaalde tijd

per project maximaal 30% vd kosten; per uitvoeringsplan niet meer dan € 4 miljoen.

eind 2007

maximaal 75 %.

2007-2013

2005 / 2006 gebaseerd op projectenlijst waterschappen via het Coördinatiepunt

omgezet in beleidsregel subsidie Water Aan te vragen door gemeenten en provincies, of gezamenlijk. Planvorming moet worden uitbesteed aan adviesbureau met tenminste 1 landschapsarchitect in dienst. Dient overeenkomstig te zijn met plannen van LI, herinrichting reconstructie commissies. Co-financiering is vereist Starten binnen 10 weken na goedkeuring subsidie Aanvragen kunnen worden ingediend tot uiterlijk 31 december 2005.

EUROPESE SUBSIDIES LIFE+

via SenterNovem

Operationeel Programma voor Zuid-Nederland

Stimulus Programmamanage ment, Eindhoven


2007-2013

Totaal € 2.143 mio beschikbaar (Nederland 2007 € 6 mio) Totaal € 186 mio beschikbaar voor Zuid Nederland


geschikt voor Natura 2000gebieden Prioriteit 1: ruimtelijke herontwikkeling: Maatregel 1.5 Versterking

38 van 47

Naam regeling

Organisatie

Subsidieabel bedrag

looptijd

Voorwaarden

PlattelandsOntwikkelingsPlan (POP)

Provincie NoordBrabant

50 % Inrichtingskosten 10% grondverwerving stapelbaar

2007-2013

In 2007 voor Brabant € 4 mio beschikbaar

CERES maatregel 1.2 duurzaam waterbeheer

LEADER+ (onderdeel van pop)

Economie t/m 2006 nog € 4.700.000 beschikbaar. Werkzaamheden kunnen lopen tot (en met?) 2008 2007-2013

Gebiedsgebonden, geldt slechts voor 2 gebieden: Meierij en Peelregio

tot maximaal 75% van de subsidiabele kosten

2000-2006

samenwerking met Vlaanderen

maximaal € 25.000

2007-2013

tot maximaal 50% van de subsidiabele kosten

2007-2013

Nederlandse overheidsinstanties, semi-overheid of rechtspersonen zonder winstoogmerk die projecttrekker (lead partner/final beneficiary) zijn van hun INTERREG project grensoverschrijdende samenwerking

95 % van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten

2007-2008

Afhankelijk van het project

Onbepaalde tijd

Subsidieregeling Natuurbeheer (SN2000)

LNV, Dienst Regelingen, Roermond Stichting Nationaal Groenfonds Hoevelaken Bosgroep Zuid Nederland, Heeze

EGM (Effectgerichte Maatregelen)

Bosgroep Zuid Nederland, Heeze

95% van de uitvoeringskosten, inclusief BTW, planvoorbereiding, directievoering en deskundig advies

SAN (Subsidieregeling Agrarisch Natuurbeheer)

Via Provincie N-Br. naar DLG Tilburg Laser

INTERREG III maatregel 3A, bescherming Leefmilieu (PSR) Projectstimuleringsregeling

Leadernetwerk

SenterNovem

INTERREG IV

Opmerkingen toeristische infrastructuur

Het Ceres-gebied omvat de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Landerd, Mill en St. Hubert, Schijndel, St. Anthonis, Uden en Veghel. De bovenloop van de Astense Aa valt binnen het werkingsgebied van de regeling t/m 2006 budget uitgeput langdurig traject, voor een beperkt aantal projecten

Water is opnieuw een belangrijk thema. De voorkeur zal vooral gegeven worden aan grote strategische en zichtbare projecten inclusief (grootschalige) investeringen.

ONDERHOUD EN BEHEER Regeling Effectgerichte maatregelen in Bossen en natuurterreinen Nationaal Groenfonds

Bron:

eigenaar of erfpachter met een pachtovereenkomst van minimaal 25 jaar

Vitaliteit en variatie van bos vergroten

Onbepaalde tijd

Subsidie wordt verleend voor een periode van 6 jaar.

Onbepaalde tijd

Budgetten worden jaarlijks opnieuw vastgesteld

Investeringen ten behoeve van natuur, bos en landschap binnen het beleid van de overheid ondersteunen van de aanleg en het beheer van landgoederen, bossen en natuurterreinen zowel onderzoeken als herstelmaatregelen zijn subsidiabel

Onbepaalde tijd

Niet direct voor waterschappen en gemeenten, wel voor pachter en beheerders van eigendom van deze organisaties

Beheerssubsidie voor het instandhouden en ontwikkelen van natuur op landbouwgronden in NL Actief betrekken van agrarisch ondernemers

Intern door het programmabureau reconstructie opgesteld overzicht dat n.a.v. het onderzoek door P&C-adviseur CC geactualiseerd is (okt 07)



39 van 47

Bijlage IV.

Overzicht projecten met subsidieverstrekkers



40 van 47



41 van 47

Bijlage V.

Overzicht inkomsten

In onderzoek betrokken projecten en opgestarte investeringsprojecten 2007 (o.b.v. AB-besluiten t/m september 2007)

A


B

C


D

E

F

G

42 van 47

Toelichting overzicht inkomsten: Kolom A Totaal subsidies/inkomsten begroot: Betreft het geraamde subsidie/inkomsten bedrag dat geraamd is en waar mee rekening is gehouden bij de votering van het projectkrediet. Kolom B Subsidies/inkomsten toegezegd enquête: Is het bedrag dat volgens de projectleider door de geldverstrekker is toegezegd op basis van de subsidieaanvraag. Kolom C Subsidies/inkomsten gerealiseerd enquête: Is het bedrag dat volgens de projectleider door de geldverstrekker inmiddels verstrekt is aan het waterschap. Kolom D Subsidies gerealiseerd FMS: Is het bedrag dat daadwerkelijk in de financiële administratie als gerealiseerde subsidies verwerkt is. Kolom E Overige inkomsten gerealiseerd FMS: Is het bedrag dat daadwerkelijk in de financiële administratie als gerealiseerde overige inkomsten verwerkt is. Kolom F Totaal inkomsten gerealiseerd FMS: Is het bedrag dat daadwerkelijk in de financiële administratie als gerealiseerde subsidies en overige inkomsten verwerkt is (som van kolommen D en E). Kolom G Totaal inkomsten verplichtingen FMS: Is het bedrag dat daadwerkelijk in de financiële administratie als verplichting (lees vordering) is opgenomen als nog te ontvangen subsidies en/of overige inkomsten. Opvallende zaken: Tussen de geraamde subsidies/inkomsten en de toegezegde subsidies/inkomsten volgens de enquête zitten aanzienlijke verschillen. Dit heeft in het bijzonder de volgende oorzaken: o Ten tijde van de projectraming en het voteren van het krediet is meestal nog geen toezegging van de geldverstrekker ontvangen. Vaak is de subsidie nog niet aangevraagd omdat het project zich nog niet in de projectfase van subsidieaanvraag bevindt. Op het moment dat de toekenning binnenkomt en afwijkt van de oorspronkelijke raming wordt geen kredietwijziging aangevraagd. o In bovenstaand overzicht is sprake van zowel hoofd- als deelprojecten. De toekenningen zijn op de deelprojecten weergegeven terwijl het oorspronkelijke krediet enkel voor het hoofdproject afgegeven is. Er vindt niet altijd een vertaling van de oorspronkelijke kredieten naar de deelprojecten plaats. Daar waar sprake is van hoofd- en deelprojecten is het overzicht niet volledig omdat niet alle bij elkaar behorende hoofd- en deelprojecten deel uitmaken van het onderzoek als gevolg van de bepaalde steekproef. o Er is sprake van eigen projectadministraties die niet altijd afgestemd zijn met de financiële administratie. Ook tussen de totaal gerealiseerde inkomsten volgens de enquête en hetgeen in de financiële administratie verwerkt is (verschil tussen de kolommen C en F) zitten aanzienlijke verschillen. Dit heeft o.a. de volgende oorzaken: o De projecten die betrekking hebben op de dijkvakken dateren reeds uit de prefusieperiode en de in de enquête ingevulde bedragen hebben betrekking op de totale projectperiode. In de gepresenteerde bedragen uit de financiële administratie is sprake van de post-fusie bedragen. o Er is sprake van eigen projectadministraties die niet altijd afgestemd zijn met de financiële administratie.



43 van 47

Bijlage VI.

Kaders financiën, treasury en IC

Onderstaand zijn de voor subsidie-inkomsten relevante kaders inzake financiën, treasury en interne controle opgenomen. Nota financieel beleid § 3.4.3. Risicoparagraaf: Volledigheidshalve kan hierbij worden opgemerkt dat bij de toekenning van subsidies het uitgangspunt van goed koopmanschap wordt gehanteerd. Dit leidt ertoe dat binnen het waterschap het niet toekennen van subsidies altijd als een risico is afgedekt en dus niet in de risicoparagraaf opgenomen hoeft te worden. § 3.11.2 Activa onderdeel materiële vaste activa: [..] Te ontvangen subsidies op het gebied van investeringsprojecten (bijvoorbeeld bij dijkverbeteringwerken) worden in mindering gebracht op het bruto-investeringsbedrag. Het dan resterende bedrag vormt de basis voor de omvang van de afschrijvingen. De bijdrage die het waterschap ontvangt van de provincie voor een deel van de kosten van het eigen personeel (ten behoeve van de taak Waterkering) wordt verantwoord als exploitatiesubsidie.

Treasurystatuut: Artikel 3: Vanuit de verantwoordelijkheid voor de treasuryfunctie wordt nagestreefd: a. continue toegang tot de financiële markten; b. het beheersen van de volgende financiële risico’s: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s; c. het minimaliseren van de rentekosten van leningen; d. het optimaliseren van het rendement van de beschikbare middelen; e. het bijdragen aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap; f. het opzetten en onderhouden van een goed en efficiënt functionerende infrastructuur voor het beheer van de geldstromen en posities; g. het registreren van transacties in de administratie; h. het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, transacties, handelingen e.d.; i. een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de treasuryfunctie. Artikel 4 Vanuit de verantwoordelijkheid voor de deelfunctie ‘risicobeheer’ wordt nagestreefd: a. het formuleren en realiseren van het risicobeleid waarbij de door het algemeen bestuur in dit statuut opgenomen risiconormen niet worden overschreden; b. het inzichtelijk maken van de renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s die het waterschap op korte en langere termijn loopt; c. het optimaliseren van het beheer en de beheersing van ingenomen posities in het kader van het risicobeleid; d. het bijdragen aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap; e. het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, handelingen e.d.; f. faciliteiten die een flexibele uitvoering van het risicobeleid mogelijk maken. Artikel 5 Vanuit de verantwoordelijkheid voor de deelfunctie ‘kasbeheer’ wordt nagestreefd: a. het opzetten, onderhouden en evalueren van goede rekening–courantfaciliteiten tegen zo gunstig mogelijke tarieven en met de hoogst mogelijke flexibiliteit bij verschillende banken; b. het opzetten, onderhouden en evalueren van kasgeldfaciliteiten tegen zo gunstig mogelijke tarieven en met de hoogst mogelijke flexibiliteit; c. het opzetten, onderhouden en evalueren van een efficiënt betalingsverkeer; d. het opzetten, onderhouden en evalueren van vlottende beleggingsfaciliteiten, gegeven de richtlijnen en limieten van dit statuut; e. het bijdragen aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap;



44 van 47

f. het registreren van transacties in de administratie; g. het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, transacties e.d. Artikel 6 Vanuit de verantwoordelijkheid voor de deelfunctie ‘waterschapsfinanciering’ wordt nagestreefd: a. het voorzien in de toekomstige behoefte aan vast vreemd vermogen tegen zo laag mogelijke kosten en binnen de in dit statuut gestelde risicogrenzen; b. het voorzien in de toekomstige financieringsbehoefte bij voorkeur door het intern aanwenden van het eigen vermogen; c. het opzetten, onderhouden en evalueren van vaste beleggingsfaciliteiten, gegeven de richtlijnen en limieten van dit statuut; d. het bijdragen aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap; e. het registreren van transacties in de administratie; f. het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, transacties e.d. Artikel 7 Vanuit de verantwoordelijkheid voor de deelfunctie ‘relatiebeheer’ wordt nagestreefd: a. het door middel van een goede toegang tot de (Europese) geld– en kapitaalmarkten veilig stellen van de financierbaarheid van het waterschap zodat op elk gewenst moment middelen kunnen worden aangetrokken; b. faciliteiten die een flexibele invulling van de financieringsbehoefte mogelijk maken; c. het vormen van adequate dossiers van plannen, nota’s, besluiten, handelingen e.d. Artikel 8 Het risicobeheer van het waterschap wordt gebaseerd op de volgende uitgangspunten: a. ten opzichte van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen heeft de treasuryfunctie een ondersteunende rol. Treasury volgt en is dienstbaar aan deze taken (servicecentrum); b. de uitvoering van de treasuryfunctie voegt geen financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de uitvoering van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen, maar is er op gericht toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven; c. bij de uitvoering van de treasuryfunctie worden financiële risico’s zo veel mogelijk vermeden; d. het wettelijk kader van de Wet Fido wordt als uitgangspunt voor het beheersen van renterisico’s gehanteerd.

Besluit werkzaamheden kassier Artikel 8. Uitbreiding bij inning niet-belastingdebiteuren. a. Alle opdrachten tot inning van gelden worden individueel naar uiterste vervaldatum geregistreerd. b. Alle ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt. c. Alle ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen, worden onverminderd de verplichting tot directe registratie, gemeld aan het hoofd van de afdeling Financiën.

Relevante passages uit de functiebeschrijving assistent project-administrateur: Resultaatgebied 1: Activiteiten subsidiewerkzaamheden • Verwerft en onderhoudt kennis op het gebied van subsidiemogelijkheden; • Toetst beleids- en projectvoorstellen op de subsidiemogelijkheden; • Levert een bijdrage aan de verwerking en bewaking van de subsidies in de financiële administratie. Resultaatgebied 2: Projectadministratie • Voert in en verwerkt de gegevens van de projectadministratie; • definieert output van kengetallen ten behoeve van de projectadministratie; • bewaakt het subsidiegedeelte (budget) voor exploitatie- en investeringsprojecten; • geeft advies met betrekking tot projectadministratie; • zorgt voor verwerking en doorrekening van investeringsprojecten in de staat van vaste activa. Speelruimte: • Neemt beslissingen bij het toetsen van beleid op subsidiemogelijkheden, bij de advisering ten aanzien van de projectadministratie [..];



45 van 47

•

is verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd over de kwaliteit van de coördinatie van de subsidiewerkzaamheden, de projectadministratie, interne controle [..]. Kennis en vaardigheden: • Algemeen administratief-technische kennis op het gebied van subsidies; • inzicht in subsidiemogelijkheden • vaardigheid in het geven van advies met betrekking tot projectadministratie Relevante passages uit de functiebeschrijving Treasurer / Project-administrateur Resultaatgebied 4: Administratie • Werkt projectadministratie uit en onderhoudt deze; • verzorgt de afstemming tussen projecten financiële administratie

Speelruimte: • Neemt beslissingen bij het coördineren van de werkzaamheden, [..] en bij het uitwerken van de projectadministratie Kennis en vaardigheden: • • • •

Vaardigheid in het opzetten en onderhouden van een projectadministratie; vaardigheid in het inhoudelijk afstemmen van werkzaamheden; vaardigheid in het coördineren van werkzaamheden; vaardigheid in het ondersteunen en coachen van medewerkers.



46 van 47

Colofon

Onderzoeksrapport “Subsidierisico’s” Rekenkamercommissie Waterschap Aa en Maas

opdrachtgever AB status Definitief auteur Onderzoeksteam

gecontroleerd door Rekenkamercommissie vrijgegeven door Rekenkamercommissie

's-Hertogenbosch, 20 maart 2008 RKC200702 Waterschap Aa en Maas Pettelaarpark 70 5216 PP ’s-Hertogenbosch tel 073 615 66 80 fax 073 615 66 00 [email protected] www.aaenmaas.nl © Rekenkamercommissie waterschap Aa en Maas



47 van 47

Onderzoeksrapport Subsidierisico s. Rekenkamercommissie Waterschap Aa en Maas. 's-hertogenbosch, 20 maart 2008 RKC Versie: Definitief

Recommend Documents