ANALISIS DAN PERANCANGAN PAKET SHORT MESSAGE SERVICE PERFORMANCE DAN PAKET VOICE PERFORMANCE DENGAN DIGITAL DASHBOARD PADA PT. XL AXIATA Tbk.
Marcellius Adrian Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Deddy Hermawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Fhariz Handika Hadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract
Tujuan penulisan skripsi ini adalah membantu pemantauan performa dan pengambilan keputusan di departemen Data Center Non-Billing pada PT. XL AXIATA Tbk. dengan membuat sebuah digital dashboard . M etodologi pengembangan sisten yang digunakan adalah metode Unified Process dengan bahasa perancangan UM L (Unified Modeling Language) dan metode pengumpulan data. Penelitian ini menghasilkan sebuah digital dashboard, dan sebuah data mart yang diharapkan dapat membantu perusahaan untuk memperoleh informasi pada area fungsi bisnis tersebut secara cepat. Simpulan dari hasil penelitian ini yaitu sistem ini dapat membantu kinerja perusahaan dalam menjalankan aktivitas pemantauan performa di departemen Data Center Non-Billing serta memudahkan pihak eksekutif dalam melakukan pengontrolan, pengambilan keputusan, dan perencanaan strategis bagi kemajuan PT. XL AXIATA Tbk di masa mendatang.
Kata kunci : Pemantauan, performa, Digital dashboard
1. Pendahuluan Di era globalisasi ini, teknologi informasi memegang peranan yang sangat penting bagi seluruh aspek kehidupan. Dengan menguasai teknologi dan informasi, perusahaan memiliki modal yang cukup untuk menjadi pemenang dalam persaingan global. Tidak menguasai teknologi informasi, biasanya identik dengan buta huruf. Fenomena ini sangat mempengaruhi sebagian besar perusahaan dan industri, khususnya pada proses bisnis mereka. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks pula proses dan fungsi – fungsi bisnis yang mereka miliki. Suatu sistem dapat digunakan untuk mendukung proses dan fungsi-fungsi bisnis dari perusahaan. Database merupakan salah satu tools yang dapat mendukung segala proses dan fungsi-fungsi bisnis perusahaan, dimana database sendiri sebagai tempat untuk penyimpanan data-data perusahaan, sehingga data perusahaan dapat tersimpan dalam
satu tempat
penyimpanan. Saat ini, mulai banyak perusahaan yang menyadari betapa pentingnya menerapkan database untuk mendukung di dalam proses bisnis mereka. PT. XL AXIATA Tbk merupakan salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di area Asia Pasifik, Emirates Telecommunications Corporation (Etisalat) melalui Etisalat International Indonesia Ltd (13,3%). Perusahaan ini adalah penyedia selular terbesar di Timur Tengah dan Afrika, dan sebanyak 20% saham dimiliki oleh publik secara terbuka. XL secara berkesinambungan telah terbukti sebagai perintis dalam teknologi komunikasi tanpa batas untuk pangsa pasar telekomunikasi di Indonesia, sebagai penyelenggara jasa telekomunikasi yang menyediakan berbagai service berupa paket – paket sms dan voice. M elalui nilai-nilai perusahaan : integritas, kesempurnaan layanan dan kerja tim, XL memiliki komitmen untuk meningkatkan kemampuannya secara berkesinambungan dalam usahanya menjadi penyedia jasa layanan telekomunikasi yang digemari di Indonesia, dengan
memperluas cakupan daerah layanan, kualitas, kapan saja dan dimana saja. PT XL AXIATA Tbk memiliki sasaran yang ingin dicapai yaitu 1234. 1234 tersebut memiliki arti menjadi yang nomor 1 dalam dunia telekomunikasi di Indonesia, mendapatkan 2 kali pendapatan, mencapai sasaran tersebut dalam kurun waktu 3 tahun, dan mendapatkan 4 kali pelanggan. Untuk mencapai sasaran tersebut dibutuhkan target dan ukuran yang dapat dilihat untuk mengetahui seberapa jauh pencapaian dari sasaran tersebut. Untuk itu dibutuhkan sistem informasi yang dapat menampilkan informasi – informasi paket service untuk dapat membantu para eksekutif dalam analisis keputusan. Sistem informasi tersebut berupa aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam menentukan strategi pencapaian sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, diusulkan suatu sistem informasi yang terdapat dalam topik skripsi ini yang berjudul “Analisis dan Perancangan Paket Short Message Service Performance dan Paket Voice Performance dengan Digital Dashboard pada PT XL AXIATA, Tbk”.
2. Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada pengembangan sistem informasi monitoring paket service yang meliputi paket sms, voice, internet, dan Blackberry. Dalam hal ini ruang lingkup yang diambil hanya paket service yang berhubungan dengan sms dan voice. Paket service sms itu sendiri terdiri dari : -
SM S Onetime : paket sms yang didaftar setiap kali pelanggan melakukan pendaftaran, dan paket tersebut tidak akan berlanjut setelah jangka waktu paket telah berakhir.
-
SM S Recurring : paket sms yang hanya didaftar satu kali, dan setelah itu paket tersebut akan berlanjut selama pulsa pelanggan mencukupi.
Sedangkan paket service voice terdiri dari : -
Voice Onetime : paket voice yang didaftar setiap kali pelanggan melakukan pendaftaran, dan paket tersebut tidak akan berlanjut setelah jangka waktu paket telah berakhir.
-
Voice Recurring : paket voice yang hanya didaftar satu kali, dan setelah itu paket tersebut akan berlanjut selama pulsa pelanggan mencukupi.
Monitoring paket service tersebut terdiri dari pendaftaran paket service, mulai dari pendaftaran pertama kali hingga pendaftaran ulang selanjutnya (perpanjangan paket service) dengan database Oracle pada PT. XL AXIATA Tbk.
2.1
Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Bagian operasional melakukan pengawasan terhadap sistem transaksi paket yang berjalan secara periodik. Sistem tersebut memonitori pergerakan jumlah transaksi paket dan error yang terjadi apabila terdapat transaksi paket yang gagal karena berbagai macam penyebab (client-side maupun server-side). Saat terjadi penurunan transaksi secara tajam, bagian operasional akan menganalisa penyebab anomali tersebut dan mencari solusinya. Apabila masalah tidak dapat ditangani, bagian operasional akan menghubungi bagian lain (networking/billing) untuk mengkonfirmasi masalah yang terjadi (terdapat kemungkinan masalah bukan pada pihak data-center non-billing). Pada akhir jam kerja, bagian operasional akan membuat laporan mengenai aktivitas transaksi pada hari ini, lengkap dengan kasus error yang terjadi dan cara menyelesaikan error tersebut (optional). Setiap akhir bulannya, M anager M onitoring Data Center Non-Billing akan meminta laporan monitoring kepada bagian operasional yang berupa grafik dari pengawasan transaksi yang telah dilakukan. Dimana laporan tersebut akan digunakan oleh pihak M anager M onitoring Data Center Non-Billing untuk mengetahui kondisi aktifitas transaksi selama sehari, mengindentifikasi problem yang terjadi dan membuat perencanaan operasional untuk periode selanjutnya. Setiap akhir bulan, M anager M onitoring Data Center Non-Billing akan membuat rangkuman aktifitas transaksi yang terjadi dalam sebulan untuk diserahkan kepada pihak executive.
Laporan monitoring bulanan akan
digunakan oleh pihak executive untuk menetapkan langkah-langkah stragegis untuk periode selanjutnya.
Gambaran sistem berjalan
Penjelasan gambaran sistem berjalan : 1a. Bagian operasional menyerahkan laporan hasil monitoring harian kepada manager. 1b. Apabila terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan, bagian operasional akan menghubungi bagian networking atau bagian billing untuk mengkomunikasikan masalah yang terjadi. 1c. Apabila bagian billing atau networking berhasil menyelesaikan masalah tersebut, maka bagian billing atau networking akan mengirimkan email konfirmasi solusi kepada bagian operasional. 2. M anager menyerahkan rangkuman hasil monitoring bulanan kepada pihak executive.
2.2
ERD Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan 2.2.1 Skema Bintang Fact Transaction
Skema Bintang Fact Transaksi pada Departemen DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.2.2 Skema Bintang Fact Pendapatan
Skema Bintang Fact Pendapatan pada Departemen DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.2.3 Skema Bintang Gabungan
Skema Bintang Gabungan pada Departemen DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.3
Permasalahan Saat ini proses dalam permintaan laporan untuk pihak executive cukup merepotkan. GM harus meminta laporan kepada manager dan manager akan menyampaikan perintah laporan kepada karyawannya, kemudian karyawan yang terkait baru membuat laporan yang diminta. Format laporan tercetak dan informasi yang terdapat dalam laporan tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan pihak executive (format standar), sehingga dari data yang ada pihak executive tidak dapat membuat langkah-langkah strategis dan pengambilan keputusan untuk jangka panjangnya. Informasi yang terdapat dalam laporan hanya dapat digunakan untuk melihat jumlah transaksi paket dari awal tahun sampai bulan saat laporan diminta. Berdasarkan analisis kondisi diatas, dapat dirumuskan masalah yang terjadi pada departemen data center non-billing pada PT. XL AXIATA Tbk., antara lain :
- Kesulitan pengambilan keputusan strategis berdasarkan laporan yang ada pada sistem berjalan. - Tidak tersedianya laporan real-time yang efektif. - Format laporan executive kurang efektif dalam menunjang keputusan.
2.4
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang sedang dialami oleh PT. XL AXIATA Tbk., penulis mengusulkan pengembangan sistem dashboard untuk memantau performance Data Center Non-billing secara real-time. Sistem dashboard yang diusulkan menjangkau informasi registrasi paket dan pendapatan paket secara mendetail. Sistem dashboard yang diusulkan memiliki fitur kustomisasi yang memperbolehkan user untuk dapat menentukan batasan waktu yang ingin dilihat (baik dalam per paket, waktu dan daerah). User juga dapat mencari data berdasarkan laporan yang ingin dilihat seperti : data registrasi paket, tingkat persebaran paket, tingkat pendapatan maupun tingkat kesuksesan registrasi pake yang dapat ditampilkan berdasarkan dimensi waktu, daerah, dan jenis paket.
2.5
Kesimpulan Setelah melakukan analisi dan perancangan ini, maka dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Perancangan sebuah dashboard yang mana merupakan suatu alat yang digunakan untuk memudahkan analisis lanjut oleh pihak executive. Informasi yang dihasilkan akan membantu pihak executive untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan strategi yang digunakan atau yang sedang direncanakan. Selain itu, pengambilan
keputusan berdasarakan informasi yang didapat juga dapat digunakan untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan secara cepat dan tepat. Aplikasi dashboard juga membantu perusahaan untuk melihat performa dari perusahaan dengan menampilkan ringkasan dan detail yang diperlukan oleh executive dalam bentuk diagram dan tabel. 2. Dengan adanya dashboard tersebut, maka proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan optimal, dimana perhitungan jumlah pendapatan dan jumlah registrasi paket yang diperlukan dapat dihitung secara otomatis. Segala aktivitas hasil dari perhitungan yang didapat bersifat real-time sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan oleh executive.
2.6
Saran Agar sistem yang dirancang menghasilkan hasil yang lebih efektif dan efisien, ada beberapa saran yang dapat dipertimbangkan: 1.
M engembangkan ruang lingkup sistem dashboard ini, tidak hanya untuk paket short messages service dan paket voice, tetapi juga meliputi paket internet, paket blackberry, dan juga Initial Recharge.
2.
Diharapkan agar sistem dashboard ini dapat dikembangkan menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan executive secara keseluruhan, tidak hanya pada bagian Monitoring Data Center Non-Billing tetapi juga pada bagian-bagian yang lainnya, meliputi bagian Pemasaran, bagian Monitoring Data Center Billing, bagian Networking.
3.
M elakukan pengembangan dashboard dengan menambahkan fitur alert yang dihubungkan langsung kepada handphone milik executive, sehingga executive dapat langsung mengetahui bila terjadi penyimpangan pada performa.
ANALYSIS AND DESIGN SHORT MESSAGE SERVICE PERFORMANCE PACKAGE AND VOICE PERFORMANCE PACKAGE WITH DIGITAL DASHBOARD AT PT. XL AXIATA Tbk.
Marcellius Adrian Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Deddy Hermawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Fhariz Handika Hadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract
The purpose of this thesisis to help performance monitoring and decision making by creating a digital dashboard at Data Center Non-Billingdepartmentin PT. XL AXIATA Tbk. The system development method that is used is Unified Process with UM L (Unified M odeling Language) design language and data gathering method. The research resulted in a digital dashboard and a data mart that is expected to assist the company to gather information within the right functional business area. The conclusion from the research is that the system can help the company performance in carrying the performance monitoring activities at Data Center NonBilling department and also to facilitate the executives in decision making, controlling, and strategic planning for PT. XL AXIATA, Tbk improvement in the future. Key words: M onitoring ,performance , digital dashboard
1. Preliminary In today’s globalization era, information technology becomes an important part in every aspect in the life. By mastering the technology and information, companies will have enough capital to be a winner in global competition. Not mastering information technology usually identical with illiterate. This phenomenon is very affecting most of companies and industries, especially in their business process. The bigger the companies are, the more complex the process and business functions that they have. A system can be used to assist the process and business functions of a company. Database is one of the tools that can assist every process and business functions of a company, where as the database it self is a place to store the company’s data, hence the company’s data can be stored neatly in one big storage area. Nowadays, a lot of companies beginning to realize the importance of database implementation to support their business. PT. XL AXIATA Tbk is one of the biggest telecommunication company in Asia Pacific, Emirates Telecommunications Corporation (Etisalat) through Etisalat International Indonesia Ltd (13,3%). The company is the biggest telecommunication service provider in middle-east and Africa, and also 20% of it’s stock is owned by public. XL continuously proving it self as a pioneer in seamless telecommunication technologies in Indonesia telecommunication market share. As a telecommunication service provider that provide various of services such as sms and voice package. Through the company’s value : integrity, perfection in service and tem work, XL has the commitment to continuously improve it’s performance in it’s effort to become the most popular telecommunication service provider in Indonesia, by widen it’s coverage area, quality, anywhere and anytime.
PT XL AXIATA Tbk has it’s objective which is 1234. 1234 means to become the number 1 in telecommunication world in Indonesia, to acquire 2 times more profit, to achieve that objective within 3 years, and lastly to get 4 times more customer. In order to achieve that objective, it’s essential to have some kind of progress indicator that can be measured so they can see how is the progress achievement until the objective is complete. For that purpose, a system information that can display information regarding service package to assist the executives in decision making. The system information is an application that can assist the company’s in strategic decision making. Therefore, an information system is suggested which is included in this thesis’s topic which title goes by “Analysis and design short message service package performance and voice package performance with digital dashboard in PT XL AXIATA, Tbk.
2. The Scope In this thesis, the discussion will be limitedat package service monitoring information system which covers sms package, voice package, internet package, and blackberry package. The only scope that will be discussed are the service packages that related to sms and voice. Sms package services consist of: -
SM S Onetime :sms package that has to be registered each time a customer wants to subscribe the service and that package will not be continued after the subscription time ended.
-
SM S Recurring :sms package which is has to be subscribed one time only, and after that the package service will be continued as long as customer has enough credits.
Voice package services consist of : -
Voice Onetime : voice package that has to be registered each time a customer wants to subscribe the service and that package will not be continued after the subscription time ended.
-
Voice Recurring : voice package which is has to be subscribed one time only, and after that the package service will be continued as long as customer has enough credits.
2.1
Current Running Information System The operational department is monitoring the transaction package system that runs periodically. The system monitors the movement of package transactions and errors that occurred and if there is any failed package transaction that caused by various things (might be from client-side or server-side). When a sharp transaction decrease occurs, the operational department will analyze what caused the anomaly and comes up with a solution. If there is a problem that could not be handled by operational department, they will contact others department s(networking/billing) to confirm the occurring problem (there is a chance that the problem is caused by failures in other part of the system). At the end of work hours, the operational department will make a report regarding today’s transaction activities, complete with any error that occurred and the solutions. By the end of the work hours, the manager of Data Center Non-Billing department will ask for a monitoring report to operational department. The report is made of transaction activities graphics that is monitored by the operational department. The report will be used by the manager of Data Center Non-Billing department to get a better view of transaction activities in a day, to identify the problem that occurred, and to create operational plan for the next period.
Every end of the months, the monitoring manager of Data Center Non-Billing will make a summary of the transaction activities in a month to be submitted to the excutives. The monthly report will be used by the executives to construct a strategic plan for the next period.
Image of the running information system
Explanation of the running system : 1a. Operational department submit a daily monitoring report to the manager. 1b. If there is any problem that could not be solved , the operational department will contact the networking or billing department to communicate the occurring problem. 1c. If the billing or networking department succeeds solving the problem, the billing or networking department will sent a confirmation of a working solution to the operational department.
2. M anager submits the monthly monitoring report to the executives.
2.2
ERD of running information system 2.2.1 Star Schema Transaction Fact
S tar S chema Transaction Fact at DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.2.2 Star Schema Revenue Fact
S tar S chema Revenue Fact at DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.2.3 Joined Star Schema
Joined S tar S chema at DCNB PT. XL Axiata, Tbk
2.3
Problem At the moment, the process of reporting to the executives is quite troublesome. General M anager has to ask the manager for the report and the manager has to relay the order to the employee, then the employee can start making the asked report. The report is printed and the information it contains cannot be adjusted to the executives need, hence the executives cannot make strategic decisions effectively. The information that the report carries can only be used to see the transaction volume from the first month of the year until the month when is the report asked. Based on the analysis from the problem stated above, the problem that happening at data center non-billing in PT XL AXIATA Tbk can be summarized as : - Difficulties in strategic decision making based on the report that is available in the running system - There is no effective real-time report
- Executive report’s format is not very effective to assist decision making
2.4
Problem Solving Proposed Based on the problem that is happening in PT. XL AXIATA Tbk, the writers suggest developing a dashboard system to monitors Data Center Non-Billing department performance in real-time. The suggested dashboard system covers the package registration information and package revenue in detailed manner. The system has customization feature that allows user to decide the time range and dimension(Package, time, and area) of the desired report. User also can search for data based on the report dimension such as packages registration data, packages distribution rate, revenue rate, packages registration success rate, and display them based on time dimension, area dimension, or packages type dimension.
2.5
Conclusion After analyzing and designing the system, there are 3 conclusion that were made : 1. Designing a digital dashboard which is a tool that can be used to facilitate further analysis by the executives. The information that is generated by the dashboard will support the executive in decision making that related to the strategy that is currently used or planned. Furthermore, decision that is made based on the information from the dashboard can be used to solve the company’s problem fastly and accurately. The application can also help the company to monitor the performance by displaying a detailed and summarized information that are needed by the executives in the form of table or diagram.
2. With the dashboard existence, the decision making process can be done faster and more optimal, whereas the calculation of revenue and packages registrations will be done automatically. All activities of calculation is done in real-time as a base for the executive in decision making.
2.6
Advise For the designed system yield more optimal result, there are few advise that can be considered : 1.
Developing the dashboard’s scope, not just limited at sms packages service and voice packages service, but also covers the internet, blackberry and initial recharge services.
2.
The system is expected to meet the executive requirement overall, not only at the Data Center Non-Billing department, but also other department including marketing department, billing department, and networking department.
3.
Developing the dashboard application by adding an alert feature that connected to executives mobile phones so the executives can anticipate company performance anomalies early.
