MANAJEMEN PROYEK. Universitas Mercu Buana Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri. Ahmad Setiawan

#2 MANAJEMEN PROYEK

Universitas Mercu Buana Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri

Ahmad Setiawan

#project management

Perencanaan Proyek

© ahmad setiawan - 2016

Outline #project management

•  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  • 

Filosofi Perencanaan Definisi Perencanaan Unsur Perencanaan Kegiatan Perencanaan Pentingnya Perencanaan Ruang Lingkup Perencanaan Kriteria Ukuran Proyek Konsep Pelaksanaan Proyek Logika Manajemen Proyek Project Staffing Multidisiplin pada Manajemen Proyek Studi Kelayakan Kerangka Acuan Kerja (TOR) Detail Engineering Design


Filosofi Perencanaan #project management

q  Perencanaan adalah Suatu Tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan adminsistratif agar dapat diimplementasikan. q  Tujuan Perencanaan Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan lingkup (scope), biaya (cost), dan waktu (time) sehingga menghasilkan kualitas mutu yang diinginkan serta serta terjaminnya faktor keselamatan (safety) q  Filosofi Perencanaan •  •  •  • 

Aman, keselamatan terjamin Efektif, produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan Efisien, produk yang dihasilkan hemat biaya Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yanh ditentukan


Definisi Perencanaan #project management

•  Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) ... planning may be defined as the process by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.

•  Koontz dan O’Donnel (Manulang, 2005:40) Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program.

•  Terry (Majid, 2005: 16) Perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang ditetapkan

•  Hani Handoko (1995) Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. © ahmad setiawan - 2016

Unsur Perencanaan #project management Tindakan apa yang harus dikerjakan?

Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut?

How Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut?

Who

When Kapan tindakan tersebut dilakukan?


What

Why

Apa yang menyebabkan tindakan tersebut harus dilakukan?

Where Dimana tindakan tersebut dilakukan?

Kegiatan Perencanaan #project management

q  Meramalkan (forecasting) q  Menetapkan Maksud dan tujuan (establishing objective) q  Mengacarakan (programming) q  Menyusun Tata waktu / jadwal (scheduling) q  Menyusun anggaran (budgeting) q  Mengembangkan prosedur (developing procedure) q  Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (establihing and interpreting policy)


Pentingnya Perencanaan #project management

1.  Tujuan Menjadi Jelas dan Terarah 2.  Semua unit dalam organisasi bekerja pada tujuan yang sama (in-line) 3.  Dapat mengidentifikasikanberbagai hambatan dan peluang 4.  Membantu Pekerjaan lebih efisien dan efektif 5.  Dapat Dijadikan sebagai aktifitas pengawasan 6.  Perencanaan untuk Mengurangi Resiko dan Ketidakpastian


Ruang Lingkup Perencanaan Proyek #project management

1. Menentukan Tujuan

5. Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan

4. Memilih Alternatif


2. Menentukan Sasaran

3. Mengkaji Posisi Awal terhadap Tujuan

Kriteria Ukuran Proyek #project management

Kompleksitas Proyek – Jumlah, Macam Kegiatan di dalam proyek – Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam proyek – Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam proyek dengan pihak luar


Konsep Pelaksanaan Proyek #project management


#project management

Project : A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result. Project Management: Project management is “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet project requirements” The Triple Constraint of Project Management

Ø 

Ø 

5 Process Group of Project Management ; initiating, planning, executing, monitoring & controlling, closing Balancing the competing project constraints including, but not limited to: Scope, Quality, Schedule, Budget, Resources, and Risk


Quality

Project Management Logic #project management

PROJECT MANAGEMENT LOGIC OBJECTIVES

PROJECT RESULTS

SCOPE

SCOPE DEFINITION SUCCESS CRITERIA

CRITERIA

MAIN TOOLS INTERMEDIATE TOOLS

COST

TIME

CONSTRAINTS

QUALITY

RESOURCES Contracts

Organization

TECHNOLOGIES Communications

RISK ANALYSIS © ahmad setiawan - 2016

SCOPE

Human Resources

Project Staffing #project management

“….. A good project team needs a balanced mix of technical skills, soft skills, and personalities.” à by Clements James P. / Jack Gido on Effevtive Project Management, p. 323 – Thomson South-West, based on statement of Bill Hagerup, Project Management Specialist @Quellette and Associates a Consulting Firm in Bedford, NH, USA

How to pick a team : §  Keep the team as small as possible §  Find team members who have positive attitudes and behaviors §  A diverse team can increase the change for project success §  Familiarity allows the team to quickly be productive


Project Staffing #project management An Effective Project Team Member •  •  •  •  • 

A Clear Understanding of Project Objective Clear Expectation of Each Person’s Role and Responsibility A Result Oriented A High Degree of Cooperation and Collaboration A High Level of Trust

Barriers to Team Effectiveness •  •  •  •  •  •  •  • 

Unclear Goals Unclear Definition of Roles and Responsibilities Lack of Project Structure Lack of Commitment Poor Communication Poor Leadership Turnover of Project Team Member Dysfuncional Behaviour


Project Staffing #project management

Project Manager Criteria To be a good Project Manager should •  a communicator •  a manager •  an innovator •  Technically competent, respected and aware •  an administrator •  a Leader •  Able to work well under pressures •  Goal-oriented •  Knowledgeable about the company •  Senior


Multidisiplin pada Manajemen Proyek #project management

MANAJEMEN KLASIK (Manajemen berdasarkan FUNGSI)

MANAJEMEN PROYEK PENDEKATAN SISTEM (Manajemen berorientai pada TOTALITAS)

PENDEKATAN CONTINGENCY

(Manajemen sesuai SITUASI)

(Mengelola kegiatan yang DINAMIS)

(dukungan)

DISIPLIN LAIN •  Arsitek, •  Engineer •  Sosial •  Ekonomi, dll Soeharto, (1999) © ahmad setiawan - 2016

Studi Kelayakan Proyek #project management

•  Adalah kajian yang dilakukan untuk menganalisa apakah proyek yang akan dikerjakan layak atau tidak. Aspek-aspek yang dipergunakan untuk melakukan analisa : – Aspek Pemasaran : analisis produk, pasar, strategi persaingan dll – Aspek Teknis /Produksi: design produk, lokasi, layout dll – Aspek Finansial : Ratio Keuangan, Anggaran, Resiko Finansial – Aspek Sosial Ekonomi: Benefit Cost Ratio, Tenaga kerja, AMDAL dll – Aspek Hukum : Peraturan dan kebijakan yang terkait


Make or Buy Decision #project management

MAKE

§  Cost considerations §  Desire to integrate operations §  Better quality control §  Design secrecy is required to protect proprietary technology §  Unreliable suppliers / No competent suppliers §  Desire to maintain a stable workforce §  Quantity too small to interest a supplier §  Greater assurance of continual supply


BUY

§  Lack of expertise

§  Suppliers' research and specialized know-‐how exceeds that of the buyer §  cost considerations (less expensive to buy the item) §  Small-‐volume requirements §  Desire to maintain a multiple-‐source policy §  Indirect managerial control considerations §  Procurement and inventory considerations §  Brand preference

Make or Buy Decision #project management


Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference) #project management

Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah produk yang dibuat oleh owner (pemilik proyek). Isi dari KAK biasanya berupa: 1.  Pendahuluan 2.  Deskripsi Proyek 3.  Jasa yang disediakan 4.  Lingkup Pekerjaan 5.  Pelayanan Manajemen 6.  Pendanaan Proyek dan Jadwal Pelaksanaan Proyek 7.  Kebutuhan Tenaga Ahli 8.  Diagram Organisasi Proyek 9.  Logistik, Fasilitas dan Peralatan 10. Lain-lain


Detail Engineering Design (DED) #project management

•  •  •  •  •  •  • 

Work Breakdown Structure (WBS) / paket pekerjaan Organisasi Proyek Rencana Anggaran Biaya Jadwal Induk (master schedule) Perhitungan dan rancangan teknis Spesifikasi umum dan teknis Gambar kerja dan kelengkapan administrasi lainnya


Best Practice Pre-project Activity #project management

CUSTOMER

SALES

EKSEKUTOR / PM & OTHER UNIT

RFP

Proposal

Pre Sales Support

INT. SPONSOR

Approval for : 1.  2. 

Bidding

WIN Congratulation !

Contract Agreement

Project Kickoff

PROJECT EXECUTION © ahmad setiawan - 2016

Bidding Project Criteria

Proses Manajemen Proyek (Total Review) #project management Output Formal Acceptance and Closure

Project Charter

Execution Initiation

Closing

Planning

Controlling Project Plan & Supporting Details: Project Stakeholders List, Project Team List, Statement of Work , Statement of Work Deliverable Review Form , Scope Management Plan, Scope Change, Communica-tions/Reporting Plan, Assessment Checklist, Concern List, Heads-Up Report , Product Acceptance , Project Activity Schedule , Project Planning Checklist , Project Reporting Methods , Quality Review Checklist - Project Definition , Risk Management Plan , Project Risk Assessment , Generic Project Risk Factor , Tasklist and Timeline


Post Project Review

Post Project Review Report

Project Change Control Form , Problem and Change Record Form , Project Change Request Form , Project Change Request Summary Sheet , Revision Record , Project Details , Progress Report, Monthly Status Report , Project Task Progress Report, Meeting Agenda and Minutes Meeting Action Items , Meeting Evaluation

Source: PMBOK ® 2004

MANAJEMEN PROYEK. Universitas Mercu Buana Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri. Ahmad Setiawan

Recommend Documents