MANAJEMEN PENGORGANISASIAN
PERANGKAT DAERAH
Prof. Dr. SADU WASISTIONO, MS
1
Manusia Homo Organismus Organisasi Wadah & Sistem Kerjasama Untuk Mencapai Tujuan Tertentu
10 Pengelompokan Definisi tentang Organisasi 1. Sebagai Sebuah Entitas Rasional; 2. Sebagai Persekutuan Dari Sejumlah Pendukung yang Berkualitas; 3. Sebagai Sebuah Sistem Terbuka; 4. Sebagai Sistem yang Menghasilkan Kebermaknaan; 5. Sebagai Sebuah Sistem Dengan Rangkaian yang Longgar; 6. Sebuah Sebuah Sistem Politik; 7. Sebagai Alat Untuk Mendominasi; 8. Sebagai Unit Pengolah Informasi; 9. Sebagai Penjara Batiniah; 10. Sebagai Kontrak Sosial. (Robbins, 1995). 2
Organisasi Self Renewing System
Konsep Organisasi Abad ke - 21
Organisasi Pembelajaran
Kelompok Pembelajaran
Individual Pembelajaran Sumber : Peter M. Senge, 1990
Ciri – Ciri Organisasi Abad ke – 21 • • • •
Lebih Kecil (Smaller) Lebih Cepat (Faster) Lebih Terbuka (Openess) Lebih Melebar (Wideness)
Sumber : Guillart & Kelly (1995), Belbin (1996), Mohrman et al (1998)
3
6 (Enam) Asumsi tentang Organisasi Pemerintah : 1. Pemerintah adalah organisasi formal yang kompleks; 2. Pemerintah melingkupi seluruh Masyarakat; 3. Pemerintah secara potensial mempunyai ruang lingkup Yang tidak terbatas dalam menentukan perihal keputusan dan pengaruh yang ditimbulkannya; 4. Afiliasi keanggotaan oleh individu (warga negara) diakui secara otomatis melalui kelahiran dan diakhiri karena kematian; 5. Pemerintah menjalankan monopoli dalam penggunaan kekuasaan atau delegasi atasnya; 6. Terdapat banyak pendukung pemerintah yang mempunyai tujuan bertentangan sehingga harus dipenuhi oleh kegiatan pemerintah & memberikan setiap kepentingan yang berbeda cara pemecahan yang berbeda, apabila berbagai konflik tidak dapat diatasi melalui komunikasi dan transaksi. Sumber : Kuhn, 1976
4
5 (Lima) Tipe tentang Organisasi Pemerintah : 1. Tipe Organisasi Kerja sama/kooperatif 2. Tipe Organisasi Pencari Keuntungan 3. Tipe Organisasi Pelayanan
4. Tipe Organisasi Penekan 5. Tipe Organisasi Kombinasi
Sumber : Kuhn, 1976
5
Karakteristik Umum Organisasi Pemerintah Daerah (Berdasarkan Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974)
Serba Seragam, kaku & tidak akomodatif terhadap kebutuhan Masyarakat; Lebih berorientasi pada keberhasilan kepemimpinan Kepala Daerah, Belum kepada pemenuhan kebutuhan masyarakat; Fungsi utamanya lebih sebagai promotor pembangunan Dibandingkan sebagai pelayan masyarakat; Terpengaruh oleh organisasi dan manajemen militer yang Tidak berorientasi pada pelayanan; Unsur staf memegang peranan penting sebagai “think tank’, Sedangkan unsur pelaksana kurang memperoleh perhatian Secukupnya; Belum ada pengukuran kinerja yang bersifat obyektif & Berparameter jelas. Pengukuran kinerja lebih didasarkan pada Pertimbangan subyektif dari pimpinan; Lebih bercorak organisasi struktural yang berorientasi pada Kekuasaan, dibandingkan organisasi fungsional yang berorientasi Kompetensi; Hirarkhi & rentang kendali dijaga secara ketat. 6
Karakteristik Umum Organisasi Pemerintah Daerah (Berdasarkan Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999)
Diberi peluang untuk menyusun organisasi sesuai dengan Kebutuhan & kemampuan Daerah masing2 (Self Renewing system);
Ada kaitan langsung antara visi & misi dengan bentuk & Susunan Organisasi (Mission and rule driven organization);
Diarahkan untuk memiliki ukuran kinerja yang jelas & terukur;
Fungsi utamanya adalah memberi pelayanan kepada masyarakat Sehingga unsur pelaksana (teknis maupun kewilayahan) perlu Memperoleh perhatian yang lebih besar – baik dari segi kewenangan, Dana, personil maupun logistik;
Orientasi mulai bergeser dari struktural ke arah fungsional Dari basis kewenangan kepada basis kompetensi;
Sistem hirarkhi menjadi lebih longgar, rentang kendali menjadi Tidak beraturan, sehingga pengembangan karir PNS secara struktural Menjadi tidak pasti. 7
Model Penyusunan Organisasi Pemerintah Daerah Berdasarkan Visi, Misi dan Kewenangan Daerah Pemerintah Pusat
Rakyat
Transfer Kewenangan
Potensi SDA, SDM, SDB
Mandat
URUSAN Daerah Visi Daerah Jangka Panjang
Visi Pemda Jangka Menengah
Misi, Strategi & Program
Organisasi Pemerintah Daerah
Sumber : Sadu Wasistiono
8
Tingkatan Sifat Visi
Abstrak
Visi Daerah Visi Pemerintah Daerah
Visi Perangkat Daerah Kongkret & Terukur 9
Ciri Visi yang Baik : • • • • •
Spesifik (specific); Sederhana (simple); Terikat Waktu (time-bound); Mungkin untuk dicapai (achieveable); Terukur (measurable). ada KPI (Key Performance Indicators) untuk organisasi dan atau individu anggota organisasi.
10
Faktor-faktor Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Visi Daerah Kontributor PDRB Terbesar 1) 2) 3)
Mata Pencarian Penduduk Terbanyak 1) 2) 3)
Sektor yang diunggul kan dan Keinginan Masa mendatang yang diharapkan
Penetapan Bisnis Inti (Core Business)
Susun Visi 10 kata 11
•
A. KEWENANGAN & URUSAN
•
KEWENANGAN KEKUASAAN YANG SAH (AUTHORITY) (LEGITIMATE POWER) PENGESAHANNYA BERDASARKAN: a) PEMILIHAN b) PERATURAN PER-UU-AN KEKUASAAN YG TERLEMBAGAKAN (INSTITUTIONALIZED POWER) KEMAMPUAN UTK MELAKUKAN ATAU TIDAK MELAKUKAN SESUATU – BAIK LANGSUNG MAUPUN MELALUI ORANG LAIN, GUNA MENCAPAI SUATU TUJUAN.
•
JENIS-JENIS KEWENANGAN : 1) KEWENANGAN TRADISIONAL 2) KEWENANGAN KARISMATIK 3) KEWENANGAN RASIONAL • •
URUSAN : SEKUMPULAN AKTIVITAS SEJENIS, YANG TERHIMPUN DALAM SATU RUMPUN NAMA, YANG DIDALAMNYA TERKANDUNG ADANYA RANGKAIAN KEGIATAN, KEWENANGAN SERTA TANGGUNGJAWAB 12
•
PENDEKATAN PENENTUAN KEWENANGAN DAERAH
•
Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota yang merupakan residu dari kewenangan limitatif Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Propinsi, hendaknya ditetapkan sendiri oleh Daerah Kabupaten/Kota melalui Peraturan Daerah dengan menggunakan 3 (tiga) pendekatan : 1) PENDEKATAN KEBUTUHAN : -KEBUTUHAN DASAR (BASIC NEEDS) • spt : kesehatan, pendidikan, fasilitas • umum, lapangan pekerjaan dlsb - KEBUTUHAN PENGEMBANGAN (DEVELOPMENT NEEDS) • spt : agroindustri, pariwisata, • perdagangan dlsb. 2) PENDEKATAN KEMAMPUAN • - KEMAMPUAN PEMBIAYAAN • - KEMAMPUAN SDM APARATUR 3) PENDEKATAN DAMPAK (EXTERNALITY) PERDA TTG KEWENANGAN DAERAH PD DASARNYA ADALAH KONTRAK SOSIAL ANTARA PEMDA DGN MASY.
13
Model 4R dari Gouillart & Kelly (1995) 1.
2.
3.
4.
Reframing Corporate Direction • Mencapai tahapan mobilisasi • Menciptakan visi • Menciptakan alat ukur Restructuring The Company • Menyusun model ekonomik • Pembenahan infrastruktur fisik • Menata ulang arsitektur kerja Revitalizing The Enterprise • Mencapai fokus pasar • Kembangkan bisnis baru • Ubah peraturan melalui teknologi informatika Renewing People • Ciptakan struktur imbalan • Bangun pembelajaran individual • Kembangkan organisasi 14
Central authority (elected) Political executive (transient appointments)
Executive managers (appointed careerists) Middle managers Supervisors Support and Service personnel Gambar 1. Piramida Organisasional Pemerintahan Secara Umum Sumber : Graham, Blease Cole Jr and Steven W. Hays, Management Functions and Public Administration - POSDCORB Revisited (Ott, Steven J. et al, 1991:17)
15
Selanjutnya Graham Jr dan Hays (dalam Ott, et al, 1991 : 20) mengemukakan bentuk-bentuk umum pemerintahan lokal, khususnya untuk wilayah perkotaan dengan tiga macam yaitu sebagai berikut : 1) Walikota dengan posisi yang lemah (weak mayor)
2) Walikota dengan posisi yang kuat (strong mayor) 3) Bentuk manajer kota (council-manager)
16
Bentuk-bentuk umum organisasi pemerintahan daerah sebagaimana dikemukakan di atas dapat digambarkan dalam bentuk model sebagai berikut :
Strong Mayor
Weak Mayor M
M C C C C C DH
DH
DH
C
C
C
DH
C
DH
Council Manager
M Key :
C
C
C
C
M = Mayor
CM
C = Council DH = Departemen Head
CM = City Manager
DH
DH
DH
DH
Gambar 2. Bentuk-bentuk Umum Organisasi Pemerintahan Daerah Sumber : Graham Jr and Hays (dalam Ott et al, 1991:20) 17
Model Organisasi Berbasis TI (Teknologi Informatika) dari Groth (1999)
1. The Regulating Model 2. The Mediating Model
3. The Assisting Model
18
Pengukuran & Evaluasi
Kelayakan Organisasi Kabupaten/Kota
FAKTOR
Skala Penilaian Per Indikator
Total Skor
< 500 Faktor Umum (20%) 6 Indikator
Faktor Khusus (80%) 5 s/d/ 13 Indikator Per Bidang Kewenangan
1.000 850 800 700 600 550 400
500 - 750
> 750
Kategori
Belum dapat dibentuk Organisasi Perangkat Daerah Yang berdiri sendiri, Fungsinya digabung dengan Fungsi yang sejenis dan serumpun
Dapat dibentuk Organisasi Perangkat Daerah Yang berdiri sendiri yang berbentuk Kantor
Dapat dibentuk Organisasi Perangkat Daerah Yang berdiri sendiri yang berbentuk Dinas/Badan
19
Sekretariat Daerah Propinsi (Pasal 4, 15, & 19) A. Kedudukan Unsur Pembantu pimpinan Pemerintah Propinsi yang dipimpin oleh Sekda Yang berada di bawah & bertanggungjawab kepada Gubernur B. Tugas Membantu Gubernur dalam : 1. Melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan; 2. Administrasi; 3. Organisasi dan Tata Laksana; 4. Pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat Daerah Propinsi; C. Fungsi 1. Pengkoordinasian perumusan kebijakan; 2. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan; 3. Pengelolaan Sumber daya aparatur, keuangan, prasarana & sarana; 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Gubernur sesuai tugas & fungsinya. 20
D. Susunan & Eselon Organisasi Sekda (I/b) + Maksimal 2 Asisten Sekda (II/a)
2 x 3 Biro = 6 Biro (II/b)
6 x 4 Bagian = 24 Bagian (III/a)
24 x 3 Sub Bagian = 72 Sub Bagian (IV/a)
21
Dinas Daerah Propinsi (Pasal 5, 15, & 19) A. Kedudukan Unsur pelaksana Pemerintah Propinsi yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah & bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekda B. Tugas 1. Melaksanakan kewenangan Desentralisasi 2. Dapat ditugaskan untuk melaksanakan penyelenggaraan wewenang yang dilimpahkan oleh pemerintah kepada Gubernur selaku wakil pemerintah dalam rangka Dekonsentrasi dilaksanakan oleh Dinas yang berkesesuaian C. Fungsi 1. Perumusan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya 2. Pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum 3. Pembinaan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya
22
D. Susunan & Eselon Organisasi • Jumlah Dinas Propinsi sebanyak2nya 10 Dinas • Untuk DKI Jakarta sebanyak2nya 14 Dinas • Dapat membentuk UPTD 1 Bagian TU (III/a) 2 Sub Bagian (IV/a) Ka Dinas (II/a) 4 Bidang (III/a) 2 Seksi (IV/a) (masing-masing)
23
Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota (Pasal 8, 16, & 19) A. Kedudukan Unsur Pembantu pimpinan Pemerintah Kabupaten/Kota yang dipimpin oleh Bupati/Walikota yang berada di bawah & bertanggungjawab kepada Bupati/Walikota B. Tugas Membantu Bupati/Walikota dalam : 1. Melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan 2. Administrasi 3. Organisasi dan Tata Laksana 4. Pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat Daerah Kabupaten/Kota C. Fungsi 1. Pengkoordinasian perumusan kebijakan 2. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan 3. Pengelolaan Sumber daya aparatur, keuangan, prasarana & sarana 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Bupati/Walikota sesuai tugas & fungsinya 24
Dinas Daerah Kabupaten/Kota (Pasal 9, 16, & 19) A. Kedudukan Unsur pelaksana Pemerintah Kabupaten/Kota yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah & bertanggungjawab kepada Bupati/ Walikota melalui Sekda
B. Tugas Melaksanakan kewenangan Desentralisasi C. Fungsi 1. Perumusan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya 2. Pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum 3. Pembinaan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya
25
D. Susunan & Eselon Organisasi • Jumlah Dinas Kabupaten/Kota sebanyak2nya 14 Dinas • Dapat membentuk UPTD
1 Bagian TU (III/a) 2 Sub Bagian (IV/a) Ka Dinas (II/b) 4 Bidang (III/a) 2 Seksi (IV/a) (masing-masing)
26
Lembaga Teknis Daerah Kabupaten/Kota (Pasal 10, 16, & 19) A. Kedudukan Unsur pelaksana tugas tertentu yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah & bertanggungjawab kepada Bupati/ Walikota melalui Sekda B. Tugas Melaksanakan tugas tertentu yang karena sifatnya tidak tercakup oleh Sekretariat Daerah dan Dinas Daerah Kabupaten/Kota
•
Bidang – Bidang Tugas Lembaga Teknis Daerah 1. Penelitian dan Pengembangan 2. Perencanaan 3. Pengawasan 4. Pendidikan dan Pelatihan 5. Perpustakaan 6. Kearsipan dan Dokumentasi 7. Kependudukan 8. Pelayanan dan Kesehatan
27
C. Fungsi 1. Perumusan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya 2. Penunjang penyelenggaraan pemerintahan Daerah
D. Susunan & Eselon Organisasi 1 Bagian TU (III/a) 2 Sub Bagian (IV/a) Badan (II/b) Maksimal 3 Bidang (III/a) 2 Sub Bid (IV/a) 1 Sub Bagian TU (IV/a)
Kantor (III/a) 3 Seksi (IV/a)
28
Jenis Bidang Yang Dimungkinkan Untuk Dibentuk Dinas 1. Bidang Pertanian 2. Bidang Kelautan dan Perikanan 3. Bidang Pertambangan dan Energi 4. Bidang Kehutanan 5. Bidang Perindustrian dan Perdagangan 6. Bidang Koperasi dan UKM 7. Bidang Penanaman Modal Daerah 8. Bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi 9. Bidang Kesehatan 10. Bidang Pendidikan 11. Bidang Kesejahteraan Sosial 12. Bidang Pekerjaan Umum 13. Bidang Perhubungan 14. Bidang Pengendalian Dampak Lingkungan 15. Bidang Informasi dan Komunikasi 16. Bidang Kebudayaan dan Pariwisata 17. Bidang Kesbang dan Linmas 18. Bidang Pemberdayaan Masyarakat 19. Bidang Pendapatan Daerah 29
PEMBAGIAN FUNGSI DI DALAM ORGANISASI
• Unsur staf : - to serve internally • - to think • Unsur lini : - to do • - to act, operationally • Unsur staf auxilliary : - to do specific function • - coordination
30
• Kompetensi Dasar Eselon I : - Mampu menyusun Visi, Misi, dan Strategi organisasi; - Mampu menyebarkan visi pada seluruh anggota organisasi; - Mampu menginformasikan visi, misi, dan strategi kpd pihak luar yang memiliki hubungan strategis dengan organisasi; - Mampu menggerakkan dan memimpin organisasi mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan; - Mampu mempertanggungjawabkan dan mempertanggunggugatkan keberhasilan atau kegagalan visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan. 31
• Kompetensi Dasar Eselon II : - Mampu menyusun Visi, Misi, dan Strategi organisasi; - Mampu menyebarkan visi pada seluruh anggota organisasi; - Mampu menginformasikan visi, misi, dan strategi kepada pihak luar yang memiliki hubungan strategis dengan organisasi; - Mampu menggerakkan dan memimpin organisasi mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan; - Mampu mempertanggungjawabkan dan mempertanggunggugatkan keberhasilan atau kegagalan visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan. 32
•
Kompetensi Dasar Eselon III : - Mampu menerjemahkan Visi, Misi, dan Strategi organisasi yg disusun oleh pejabat eselon diatasnya ke dalam bahasa yang lebih operasional; - Mampu menyebarkan visi, misi dan strategi pada seluruh anggota organisasi; - Mampu menginformasikan visi, misi, dan strategi kepada pihak luar yang memiliki hubungan strategis dengan organisasi; - Mampu menggerakkan, memimpin organisasi serta menjalankan aktivitas guna mencapai visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan; - Mampu mempertanggungjawabkan dan mempertanggunggugatkan keberhasilan atau kegagalan kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mencapai visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan.
33
•
Kompetensi Dasar Eselon IV: - Mampu memahami dan menerjemahkan Visi, Misi, dan Strategi organisasi yg disusun oleh pejabat eselon diatasnya ke dalam bahasa yang lebih operasional; - Mampu menyebarkan visi, misi dan strategi pada seluruh anggota organisasi; - Mampu menginformasikan visi, misi, dan strategi kepada pihak luar yang memiliki hubungan strategis dengan organisasi; - Mampu memimpin organisasi serta menjalankan aktivitas guna mencapai visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan; - Mampu mempertanggungjawabkan dan mempertanggunggugatkan keberhasilan atau kegagalan kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mencapai visi, misi, dan strategi yang telah ditetapkan.
34
Konsekuensi Logis Penataan Organisasi • 1) Adanya Unit-unit organisasi yang dihapus; • 2) Adanya unit-unit organisasi yang digabungkan dengan unit lainnya, sehingga eseloneringnya menjadi turun; 3) Adanya unit-unit organisasi yang berubah kedudukan dan fungsinya; 4) Adanya unit-unit baru karena tuntutan situasi dan kondisi yang terus berubah;
35
Langkah-langkah strategis yang perlu dilakukan • •
1) Melakukan fit and proper test untuk memperoleh aparatur yang tepat untuk jabatan yang tepat (the right man in the right position) ; 2) Menghitung kembali secara cermat perkiraan kebutuhan PNS dikaitkan dengan visi daerah jangka panjang, sehingga dapat diperoleh gambaran yang tepat mengenai jumlah dan jenis yang dibutuhkan; 3) Mengembangkan jabatan fungsional; 4) Pilihan terakhir adalah melakukan pemberhentian (uang tunggu, pesangon atas permintaan, pesangon bukan atas permintaan). 5) Menyiapkan secara sungguh-sungguh program menghadapi pensiun (H-2 tahun) melalui pelatihan yang sesuai bakat masing-masing PNS.
36
MODEL PELAYANAN UMUM
OLEH PEMERINTAH DAERAH Dukungan politik Pemerintah Pusat
Transfer kewenangan
Staf Pemerintah Daerah
Organisasi Pemerintah Daerah
Dinas
Pelayanan Prima Kepada Masyarakat
Kepuasan Masyarakat
Lemtekda
DPRD Daerah Otonom
Badan Semi Otonom
Masyarakat Daerah
Keterangan : : Pelayanan langsung kepada masyarakat sangat terbatas (Unsur staf)
: Pelayanan langsung kepada masyarakat luas (Unsur lini) : Pelayanan langsung kepada masyarakat relatif terbatas (Auxiliary)
Hak cipta : Sadu Wasistiono
37
Distribusi PNS Menurut Tingkat Pendidikannya NO
PENDIDIKAN
JUMLAH (ORANG)
%
1
SD
338.269
8,45
2
SLTP
228.868
5,71
3
SLTA/SMU
2.436.548
60,82
4
DI s.d. D IV
562.430
14,04
5
S1
427.410
10,67
6
S2
10.340
0,26
7
S3
1.996
0,05
4.005.861
100,00
JUMLAH Sumber : Data BKN, 2002
Dikutip dari Syamsul Maarif, Orasi Ilmiah pada Wisuda XXII/2003 STIA LAN RI, 26 April 2003 “Strategi Peningkatan Kompetensi Aparatur Guna Mengantisipasi Kebutuhan Sektor Pelayanan Publik”
38
Alur Pikir Penataan Organisasi Perangkat Daerah Menimbulkan Perubahan Keorganisasian :
Untuk Pusat Pasal 7 (1) UU No. 22/1999
1) Pembentukan Unit Baru; 2) Penggabungan Unit-unit Yang sudah ada; 3) Penghapusan Unit-unit yang Sudah ada; 4) Perubahan Fungsi Unit-unit Yang sudah ada
Pasal 2 PP No. 25/2000
Kelembagaan
Pedoman
Pasal 7 (1) UU No. 22/1999 Pengakuan adanya otonomi bagi Daerah
PP No. 8/2003 Untuk Prop. Pasal 9 & 10 UU No. 22/1999
Untuk Kab./Kota Pasal 10 & 11 (1) UU No. 22/1999
Pasal 3 PP No. 25/2000
Selebihnya menjadi Kewenangan Kab./Kota
1) Kewenangan Pemerintahan yang dimiliki Oleh Daerah; 2) Karakteristik, Potensi dan Kebutuhan Daerah; 3) Kemampuan Keuangan Daerah 4) Ketersediaan Sumber Daya Aparatur
Staf
Setda
Penunjang LTD (Badan/Kantor) Pelaksana
Dinas
Pelaksana Wil
Kec & Kel
Pemberian Pelayanan Prima Kepada Masyarakat
Kesejah teraan Masyarakat
PEMDA
Masyarakat
5) Pengembangan Pola kerjasama Antar Daerah dan/atau dgn Pihak Ketiga
Sumber : Sadu Wasistiono
39
