MANAJEMEN PELESTARIAN ARSIP STATIS DAERAH PADA BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH AFRIYANTI MAYA SARI 080709032
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA MEDAN 2012
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Sari, Afriyanti Maya. 2012. Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara, dalam upaya pelestarian informasi. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif yang dilaksanakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. William Iskandar No.9 Medan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth interview), Observasi dan Studi Dokumentasi. Hasil dari Penelitian menjelaskan bahwa dalam kegiatan manajemen arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang meliputi life cycle arsip, penciptaan arsip dan penyimpanan arsip telah berjalan dengan baik oleh para arsiparis yang bekerja di BPAD. Namun, tidak semua kegiatan life cycle arsip, penciptaan dan penyimpanan dilakukan dengan baik oleh para arsiparis, misalnya pada akuisisi dimana masih kurangnya kesadaran para pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya ke lembaga kearsipan yaitu ke BPAD Provinsi Sumatera Utara. Sedangkan pada bagian layanan pengguna, dimana BPAD belum sepenuhnya terpenuhi karena BPAD belum memiliki ruangan yang khusus bagi pengguna, hal ini disebabkan karena diterapkannya sistem layanan tertutup. Tetapi secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik. Kata Kunci : Manajemen Arsip, Arsip Statis dan Pelestarian Informasi.
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara“. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi syarat dalam meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari, penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang besar dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya khusus kepada kedua orang tua buat Bapak dan Mama yang penulis sayangi Ir. S. Samosir dan E. M. Br. Turnip dan juga buat saudaraku yang terkasih Junaedy Anthon A.A. Samosir, M.Pd (Abang), Disna Eli Vanty Samosir S.H (Kakak), Richoni Boris Samosir (Abang). Terima kasih buat doa, semangat, motivasi, dukungan moral dan materil yang selalu mendukung penulis. Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 2. Bapak Ishak S.S, M.Hum selaku dosen pembimbing I yang telah banyak membantu dan meluangkan waktu serta pikiran atas arahan-arahan dalam penulisan skripsi ini. 3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing II yang banyak meluangkan waktu dan senantiasa membantu serta masukan yang berguna didalam penyelesaian skripsi ini. 4. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum selaku Sekretaris dan dosen pembimbing akademik juga telah banyak membantu penulis. 5. Bapak Dr. A Ridwan Siregar, M.Lib selaku penguji sidang yang telah banyak memberikan masukan kepada penulis. 6. Ibu Drs. Eva Rabita, M.Hum selaku penguji yang telah banyak membantu dan memberikan masukan kepada penulis
Universitas Sumatera Utara
7. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU 8. Eda Betty Br. Malau, S.Pd dan keponakanku sayang Indrawan Pratama Blesseven Samosir terima kasih atas doa dan dukungannya. 9. Sahabat-sahabat terbaikku brey Lia Handayani dan brey Osin Verawati senang dan bahagianya aku bisa jumpa dengan kalian berdua yang tidak pernah bosan memberi dukungan moril, semangat dan doa kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. (Selamanya kita tetap sahabat). 10. Seluruh staff pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi khususnya Pak Belling dan Buk Hotlan yang telah banyak memberikan masukkan dan dukungan kepada penulis. 11. Bang Yudi (BY) sebagai staff pegawai Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini serta dukungannya kepada penulis. 12. Bang Danil (KPS) dan Kak Meikhe (FKG) yang telah banyak membantu penulis selama ini, terutama dalam menyusun skripsi. 13. Seluruh pegawai Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara khususnya Buk Zulaikha yang tidak pernah bosan membantu penulis dalam memberikan informasi tentang arsip-arsip di BPAD. 14. Adik sepupuku yang paling aku sayangi Windha Lucia Situmorang yang selalu memberikan semangat dan doa kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat waktu. 15. Teman-teman seperjuangan Morina, Nindi, Putri, Winda, Mutia, Uli, Adel, Hildia, Diky, Selvi, Yanti, Loren, Ririn yang telah telah mendoakan dan memberi dukungannya kepada penulis. 16. Buat teman-teman angkatan 2008 Elga, Isva, Ricky, Lamtota, dan lain-lain yang namanya tidak bisa disebutkan satu persatu terima kasih buat dukungannya. 17. Buat adik-adik angkatan 2009 dan 2010 terima kasih juga buat doa dan dukungannya selama ini ia dek.
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata, penulis juga menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kesalahan dalam penyajian maupun dalam penulisan ini. Untuk itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini.
Hormat Saya, Penulis
Afriyanti Maya Sari
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI ABSTRAK ................................................................................................................. i DAFTAR ISI ............................................................................................................. v DAFTAR TABEL ................................................................................................. viii DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. ix DAFTRA LAMPIRAN ............................................................................................ x BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1 1.2. Rumusan Masalah .................................................................................. 4 1.3. Tujuan Penelitian .................................................................................... 4 1.4. Manfaat Penelitian .................................................................................. 4 1.5. Rumusan Masalah .................................................................................. 5 BAB II TINJAUN LITERATUR 2.1. Arsip Statis .............................................................................................. 6 2.1.1 Pengertian Arsip Statis .............................................................6 2.1.2.Fungsi Arsip Statis .................................................................... 7 2.1.3. Tujuan Arsip Statis ................................................................. 8 2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis ............................................ 8 2.1.4.1. Ilmu Kearsipan ......................................................... 8 2.1.4.2. Standar Deskripsi .................................................... 9 2.1.4.3. Ruang Deskripsi ....................................................... 9 2.1.4.4. Peralatan ................................................................. 10 2.1.4.5. Sumber Daya Manusia .......................................... 10 2.1.4.6. Koordinasi ............................................................. 11 2.1.5. Lingkup Arsip Statis ............................................................ 11 2.2. Manajemen Arsip ................................................................................ 12 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip .................................................... 12 2.2.2. Manajemen Arsip Statis ............................................................ 13 2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis ............................................................ 14 2.2.3.1. Akuisisi ......................................................................... 16 2.2.3.2. Deskripsi ...................................................................... 16 2.2.3.3. Pemeliharaan ................................................................ 17 2.2.3.4. Perawatan ..................................................................... 17 2.2.3.5. Layanan Informsi ......................................................... 18 2.2.3.6. Sumber Publikasi ......................................................... 18 2.2.3.7. Penyimpanan Arsip Statis ........................................... 19 2.2.3.8. Penyusutan Arsip Statis ............................................... 19 2.3. Nilai Guna Arsip .................................................................................. 20 2.4. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip ................................................. 21 2.5. Jadwal Retensi Arsip ........................................................................... 23 2.6. Peraturan Tentang Arsip Statis di Indonesia....................................... 23 2.6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 ................................................................................ 23 2.6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 ................................................................................ 25
Universitas Sumatera Utara
2.6.3. Keputusan Presidan Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 ................................................................................ 2.6.4. Standar Internasional Deskripsi Arsip ..................................... 2.7. Pelestarian Informasi ........................................................................... 2.7.1. Pengertian Pelestarian Informasi ............................................. 2.7.2. Pedoman pelestarian Arsip ...................................................... 2.7.2. Tujuan Pelestarian Informasi ...................................................
25 26 27 27 28 29
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian ................................................................................ 3.2. Lokasi Penelitian ................................................................................. 3.3. Proses Penelitian .................................................................................. 3.3.1. Menentukan Informan ............................................................... 3.3.2. Menganalisa Data ...................................................................... 3.3.3. Menentukan Hasil Penelitian .................................................... 3.4. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 3.5. Instrumen Penelitian ............................................................................ 3.6. Jenis dan Sumber Data ........................................................................ 3.7. Keabsahan Penelitian ...........................................................................
30 30 31 31 31 32 32 33 34 34
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Karakteristik Responden ..................................................................... 4.2. Kategori/Analisis Data ........................................................................ 4.2.1. Daur Hidup (life cycle) Arsip Statis ........................................ 4.2.1.1. Akuisisi (acquisition) .................................................. 4.2.1.2. Deskripsi (Description) ............................................... 4.2.1.3. Pemeliharaan (Preventive Conservation) ................... 4.2.1.4. Perawatan (Currative Conservation) .......................... 4.2.1.5. Layanan Informasi (Informasi services) .................... 4.2.1.6. Temu Balik/Temu Kembali ........................................ 4.2.2. Penciptaan Arsip ....................................................................... 4.2.2.1. Proses Kearsipan .......................................................... 4.2.2.2. Peranan Kearsipan ....................................................... 4.2.3. Penempatan Kearsipan .............................................................. 4.2.3.1. Penyimpanan Arsip ..................................................... 4.2.3.2. Pengkodean Arsip ........................................................ 4.2.4. Penyebab Kerusakan Arsip ....................................................... 4.2.5. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ..................................................... 4.2.6. Arsiparis ..................................................................................... 4.3. Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ..................................................................... 4.4. Rangkuman Hasil Wawancara ............................................................
36 37 38 38 39 40 41 42 44 45 45 47 48 48 49 50 51 52 53 53
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan .......................................................................................... 56 5.2. Saran ..................................................................................................... 57
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 58 LAMPIRAN .......................................................................................................... 61
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL Tabel 1 : Karakteristik Informan ............................................................................ 36 Tabel 2 : Rangkuman Hasil Penelitian ................................................................... 54
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Daur Hidup Arsip Statis .................................................................... Gambar 4.2. Kartu Deskripsi Arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ......... Gambar 4.3. Ruangan Arsip yang berisi foto pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ................................................................... Gambar 4.4. Daftar Pertelaan Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara .................. Gambar 4.5. Arsip yang disimpan dalam Lemari Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ................................................................... Gambar 4.6. Contoh Pengkodean Arsip Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Gambar 4.7. Jadwal Retensi Arsip yang digunakan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara ....................................................................
15 40 43 45 48 50 52
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I ................................................................................................................ 61 Lampiran II .............................................................................................................. 62
Universitas Sumatera Utara
