Managementondersteuning in de 21ste eeuw Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny
Agenda •Kennismaking •Het Nieuwe Werken volgens Moneypenny •De impact van Het Nieuwe Werken op de managementondersteuner •Welke skills heb je nodig als managementondersteuner van de 21ste eeuw?
Opwarmoefening •Wat is voor jou Het Nieuwe Werken? •Wat verandert er voor jou? •Wat zou je daar nu al mee kunnen doen?
HET NIEUWE WERKEN Kennismaking
Facts & Figures
Opgericht in 2000 door Marianne Sturman
Begonnen als uitzendbureau voor Telewerkers
Vanuit een persoonlijke behoefte aan flexibiliteit
Missie Moneypenny: Met Het Nieuwe Werken onbenut arbeidspotentieel aanboren Er is geen gebrek aan arbeidspotentieel! Mensen hebben behoefte aan meer grip op waar en wanneer ze werken
Werkgever, werknemer en maatschappij in zijn geheel hebben er baat bij om arbeidspotentieel op deze manier te activeren
Moneypenny wil met Het Nieuwe Werken dé brug vormen tussen werkgevers en het ‘onbenutte arbeidspotentieel’
Moneypenny staat sinds 2000 voor Het Nieuwe Werken
Met onze expertise plukt u de vruchten van Het Nieuwe Werken, op de manier die bij u en uw organisatie past. Flexibel en effectief.
Het Moneypenny team
6 adviseurs Het Nieuwe Werken
kandidatenbestand van 8.000 50% HBO/Academisch, gem. 10-15 jaar werkervaring, 85% vrouw, gem. 41 jaar
Satellietkantoor Spaces Zuidas 5 teamleden werken flexibel en vanuit huis
HET NIEUWE WERKEN Het Nieuwe Werken volgens Moneypenny
Het Nieuwe Werken is een containerbegrip geworden Thuiswerken smartfone Moderne arbeidsvoorwaarden Sociale media Flexplekken Slim reizen Duurzame inzetbaarheid
Arbeid losgekoppeld van tijd en plaats van naar het werk…
… … naar naar aan aan het het werk
arbeid
arbeid
vaste plaats
vaste tijd
plaats
Het Nieuwe Werken
tijd
HNW gaat over een nieuwe manier van (samen) werken • Wetenschappelijk perspectief van Peters et al. (2009 & nog te publiceren, Radboud Universiteit Nijmegen) • Twee hoofddimensies met sub dimensies Empowerment ten aanzien van eigen werk 1. Verantwoordelijkheid nemen t.a.v. behalen van de doelstellingen in je eigen werk 2. Vrijheid nemen t.a.v. de aanpak van je eigen werk 3. Flexibiliteit oppakken (wanneer, waar, met wie je werkt)
Empowerment ten aanzien van team werk 1. Verantwoordelijkheid nemen t.a.v. het behalen van de doelstellingen van je team 2. Laten zien van intra-organizational entrepreneurial behaviour 3. Kennisdelen en samenwerken m.b.v. ICT
• Hierbij gaat het om het daadwerkelijke gedrag dat medewerkers laten zien
9 elementen van aandacht voor succesvolle implementatie Mens & organisatie
cultuur
Werk
Het Nieuwe Werken
Randvoorwaarden
ICT
communicatie
werkplek taken & processen
aansturing
ARBO
vaardigheden
arbeidsvoorwaarden
Belangrijke aspecten in team afspraken Fysiek ontmoeten Beschikbaar en bereikbaar zijn
Virtueel samen werken
Afspraken voor Effectief Nieuw Teamwerk
Elkaar aanspreken
Verwachting delen Rituelen vernieuwen
HET NIEUWE WERKEN De impact van Het Nieuwe Werken op de rol van de managementondersteuner
Gaat er iets aan jouw rol veranderen? Wat?
Het Nieuwe Werken is een blijvertje •46% van organisaties is actief aan de slag met Het Nieuwe Werken •24% van organisaties is in een vergevorderd stadium met Het Nieuwe Werken •Slechts 3% van organisaties geeft aan niet met Het Nieuwe Werken bezig te zijn
17
Dat vereist voor de meeste organisaties een cultuuromslag Mate van integratie van HNW in cultuur en processen
4 HNW Geïntegreerd & Geïnspireerd
3 HNW Verankerd
2 HNW Gekaderd
1 HNW Gedoogd
Toegevoegde waarde van HNW
Ondersteunende taken zijn juist geschikt voor HNW Individueel uit te voeren
PC gebonden
Telefoon gebonden
Concentratie
Output meetbaar
Algemene ondersteuning Specialistische support
Het takenpalet zal breder en individueler worden Secretariële Support
Ondersteuning vergaderingen
Database beheer
Document- en informatiebeheer
Sales Support
Project management HR ondersteuning
Marketing ondersteuning
Financiële support
Desktop publishing
Wat zijn de succesfactoren?
Succesfactoren voor goede samenwerking vanuit degene die je ondersteunt Teamleden durven te delegeren •
Vertrouwen geven en laten groeien
•
Afspraken maken, loslaten én controleren
Teamleden staan open voor een nieuwe werkwijze •
Processen en/of middelen worden mogelijk anders
•
Team laat je meedenken
Teamleden zijn helder en duidelijk •
Team is in enige mate georganiseerd
•
Teamleden kunnen aangeven wat ze verwachten
•
En team geeft effectief feedback
Succesfactoren voor de managementondersteuner van de 21ste eeuw Je bent “zichtbaar” •
Laat je team weten wanneer je werkt en wat je doet
•
Laat weten dat je een vraag hebt ontvangen
Je bent proactief •
Haal werk naar je toe!
•
Denk mee met je team (taken, processen, etc)
Je bent duidelijk en klantgericht •
Maak heldere afspraken (werk, tijden, communicatie)
•
Eisen vanuit het werk zijn hierbij leidend
•
Kijk voortdurend met de bril van je organisatie
23
HET NIEUWE WERKEN Welke skills heb je nodig als Managementondersteuner van de 21ste eeuw
Welke (nieuwe) skills denk jij nodig te hebben als managementondersteuner van de 21ste eeuw?
Het Nieuwe Werken vereist voor medewerkers een voortdurende afweging van verschillende belangen Klant
Werk
Niet iedereen heeft (nog) de benodigde skills Gebruik van (ICT) middelen
Communicatie
HNW Profiel
Planning & structuur
Houding
Zelf management
Job carving: Kijk naar taken en activiteiten, niet naar functies! Locatie gebonden taken
Informatie verwerkende taken
Vergaderen
Zelfroosteren als HNW instrument
Hoeft nooit Face2Face
Hoeft niet altijd Face2Face
Vanuit jouw rol ben je de uitgelezen persoon om ‘HNW’gedrag te stimuleren/faciliteren Vergadergedrag online vergaderen
Werken en samenwerken op afstand online tools (schermen delen, Skypen, intranet)
Kennis en informatie delen slim digitaal archiveren, email verkeer reduceren, van brengen naar halen
29
Wat heb jij nodig (van je manager) om hiermee aan de slag te gaan?
