Management projektů 7. RP (SP Spolupráce, SP Kapacity) Praha, 6. prosince 2012
Lucie Matoušková,
[email protected] Milena Šupálková,
[email protected] Kamila Hebelková,
[email protected] NCP pro finanční a právní otázky v projektech 7. rámcového programu, TC AV ČR
Obsah semináře 1. Životní cyklus projektu
Jak začít?
Hodnocení projektu
Sestavení konsorcia
Negociace a CA
Realizace
Projektový návrh
Kontroly
2. Zkušenosti českého koordinátora s řízením projektu 7. RP
2
Jak začít?
3
Zvažování účasti
•
Co mohu nabídnout?
•
Mám znalosti? Chci se o ně dělit?
•
Co mi účast v projektu přinese? - dlouhodobý závazek
•
Ochota spolupracovat?
•
Mám dostatečné kapacity? Určení odpovědné osoby v instituci.
•
Podpora ze strany instituce? - personální – ve větších institucích podpůrná oddělení - finanční – příprava projektu, spolufinancování, neuznatelné náklady
•
Externí podpora?
=> účast v projektech je strategické rozhodnutí! 4
Jaká témata jsou podporována? Témata jsou známa před vyhlášením výzev v pracovních programech (WP) •
konkrétní výzkumné priority na daný rok
•
témata pro rok 2013 vyhlášena v červenci 2012
http://cordis.europa.eu/fp7/wp-2013_en.html
Vyhlašované výzvy (Calls for proposals) •
témata předkládaných návrhů projektů,
•
typy účastníků, z jakých zemí, možné další požadavky,
•
typy projektů,
• … http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/cooperation
Možnost konzultovat téma s tématickým NCP
5
Základní dokumenty 7. RP
PRÁVNÍ ZÁKLAD
Rozhodnutí EP a Rady o 7. RP pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace Rozhodnutí Rady o Specifických programech Nařízení EP a Rady o pravidlech účasti v 7. RP (Rules For Participation) Modelové grantové dohody (Model Grant Agreements, MGAs) Pravidla pro ověřování existence a právního statusu účastníků 7. RP a jejich operační a finanční kapacity
Pracovní programy (Work Programmes)
POMOCNÉ DOKUMENTY
Výzvy k podávání projektů (Calls for proposals) Průvodce a výkladové dokumenty Evropské komise (právně nezávazný výklad pravidel projektů 7. RP) • Guide to Financial Issues • Guidance Notes on Audit Certification • ……. Vše ke stažení na stránce EK věnované 7. RP CORDIS http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html
6
Sestavení konsorcia
7
Proč konsorcia? MINIMÁLNÍ PODMÍNKA ÚČASTI Mezinárodní rovina – vyžadováno mezinárodní konsorcium řešitelů •
min. podmínka 3 subjekty ze 3 různých členských států EU nebo asociovaných států (Norsko, Island, Lichtenštejnsko, Izrael, Švýcarsko, Turecko, Chorvatsko, Srbsko, Makedonie, Albánie a Černá Hora)
•
podporována je účast partnerů ze třetích zemí (ICPC) za stejných podmínek jako členské státy, při splnění podmínky min. účasti (Rusko, Východní Evropa a Střední Asie, LA, Afrika a Karibská oblast, Středomoří, Západní Balkán,..)
•
ostatní „vyspělé země“ bez příspěvku EU (USA, Kanada,…)
V některých výzvách podmínka účasti určitých subjektů! 8
Jak se zapojit do projektu (I) Koordinátor nebo partner? • •
dle předchozích zkušeností s RP instituce se rozhodne být koordinátorem už na začátku příprav projektu / zvolen nejzkušenější z konsorcia možná oddělená vědecká a administrativní koordinace
•
S kým spolupracuji nyní? •
stávající kontakty, vazby na výzkumná pracoviště z jiných projektů
Spojit se s těmi zkušenými •
organizace, které již úspěšně realizovaly projekty RP (CORDIS)
9
Jak se zapojit do projektu (II) Kde se prezentovat a získat kontakty? • • •
•
Mezinárodní odborné veletrhy, výstavy, infodny, konference technologické burzy (tzv. brokerage events) – konkrétní nabídky a poptávky po spolupráci vytvořit profil ve vyhledávacích databázích např. Ideal-ist http://www.ideal-ist.eu/ pro ICT NMPTeAm https://www.nmp-partnersearch.eu/index.php/ pro NANO NCP SME Network http://www.ncp-sme.net/partner-search pro SME IMI http://www.imi.europa.eu/content/partner-search pro zdraví CORDIS - Find project partners - obecně mít připravený profil instituce pro případ oslovení těsně před uzávěrkou výzvy (výzkumné/technologické schopnosti, CV klíčových pracovníků, …)
Možnost obrátit se na tematické NCP
Aktivní přístup, správné načasování, dostatečné kapacity v organizaci (personální, materiálové, časové, administrativní podpora, ….) 10
Smluvní vztahy při přípravě návrhů projektů Non-disclosure agreement/confidentiality agreement (Sml. o zachování mlčenlivosti) – vypracování projektového návrhu – výměna informací - ochrana
Obsah • • • •
seznam zpřístupněných informací výjimky odpovědnost za škodu finanční kompenzace
Letter of intent/Memorandum of understanding (Dopis o záměru) – příprava projektového návrhu – závazky týkající se projektu – konsorciální smlouva – řešení sporů – důvěrné informace http://www.iprhelpdesk.eu/sites/default/files/newsdocuments/MoU%20European%20IPR%20Helpdesk.pdf 11
Kdy uzavřít? smlouva o zachování mlčenlivosti
začátek přípravy konsorciální smlouvy
dopis o záměru
negociace s EK
příprava projektového návrhu výzva k podání projektových návrhů
podání projektového návrhu
vyhodnocení
12
Projektový návrh
Dokumenty: Šablona v Participant Portal Submission System Návod na vyplnění v příslušném Guide for Applicants 10 Minutes Guide to the Proposal Submission
13
Výzvy • návrh projektu možno podávat pouze do otevřených výzev
• seznam výzev na Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/searchcalls
Záhlaví výzvy: Identifikátor výzvy Datum zveřejnění Rozpočet Reference na Úřední věstník EU Specifický program Téma Omezení účastníků
Informační balíček: Call Fiche Pracovní programy Průvodce pro žadatele – Guide for Applicants FP7 Factsheets
Odkaz na elektronický systém pro předkládání návrhů projektů (PPSS):
14
Tvorba návrhu projektu Klíčová osoba je koordinátor
•
komunikuje s jednotlivými partnery, dává dohromady informace
•
svolává schůzky budoucích partnerů projektu (tzv. Proposal Preparation meetings), v průměru 2 schůzky za dobu přípravy
•
rozdělení zodpovědností mezi partnery
•
registruje a odesílá návrh projektu v PPSS
Struktura návrhu v PPSS Část A – administrativní formuláře
Část B – dokument ke stažení
15
Registrace projektového návrhu Registrace konkrétního projektu (Nově PPSS Participant Portal Submission System) – internetová aplikace na podávání projektových návrhů – vstup přes Participant Portal (odkaz je součástí každé výzvy) – průvodce: „10 minutes guide to the proposal submission“ – koordinátor: • Registrace projektu • Přidání/odebrání účastníků • Zaslání finálního návrhu EK – ostatní partneři • Informace o své organizaci a formulář o rozpočtu Co předchází registraci? – Registrace jednotlivce (ECAS – European Comission Authentication Service) – Registrace organizace (URF – Unique Registration Facility) - přidělení PIC kódu 16
Přihlášení do účtu ECAS
Výběr typu projektu 18
Přihlášení se pod mateřskou instituci
Údaje o projektu Údaje se následně překopírují do části A návrhu projektu
19
Výběr partnerů do konsorcia
• • • •
nutné uvést kontaktní osobu za každého partnera (email uvedený v ECASu), možná pozdější úprava osoba od partnera obdrží informační mail funkce „Consortium eligibility“ kontroluje splnění minimální podmínky (3 ze 3) partnery je možno přidávat / odvolávat i později
20
Tvorba návrhu projektu Obsah shodný s předchozím EPSS! Administrativní formuláře: - koordinátor může editovat všechny informace - partner pouze své části (vč. rozpočtu) Část B: - stahnout (formát MS Word) a opět nahrát (formát PDF)
21
Struktura návrhu projektu část A návrhu projektu
část B návrhu projektu
•
informace o návrhu projektu (A1)
• úvodní stránka a obsah
•
údaje o jednotlivých partnerech (A2)
•
rozpočet (A3.1)
• vědecká a/nebo technická kvalita realizace projektu
•
souhrnný rozpočet (A3.2)
FINANČNÍ ČÁSTI
– – – – – –
cíle, pokrok harmonogram prací (Ganttův diagram) seznam pracovních balíčků (WP) seznam deliverables a milníků člověkoměsíce dle WP provázanost WP (Pertův diagram)
• implementace (řízení projektu)
– rozhodovací pravomoce – úlohy partnerů, spolupráce – popis využití zdrojů
• dopad projektu • etické otázky • gender otázky 22
Gantův diagram – př. Task Description Months 1 Development of Methodology 1,1 Workshop on user needs 1,2 Draft of methodology 1,3 Evaluation of methodology 2 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Specification of Integrated System Inventory of resources in selected regions Review of existing facilities Specify technical developments required Impact analysis of different scenarios Prepare detailed business plans
3 Feasibility Studies for each region Review existing practices Review technologies (state of the art) Sensitivity analysis of scenarios Report on most suitable options 4 Project Management and Coordination Dissemination of information: Workshops Milestones and Deliverables Guideline for methodology Interim Reports Business Plans for four regions Public Workshop on results Final Report
Draft
Final
Management projektů 7.RP
Pertův diagram – př. Pertův diagram – př. 1
24
Formulář A3.1.1 – návrh rozpočtu
superhrubá mzda, bonusy (personální oddělení) zohlednit růst mezd uvést všechny subdodávky (neopomenout N na audit) odpisy dlouhodobého majetku DPH neuznatelný N (možnost zažádat o vratku) nutná souvislost N s projektem N spojené s přípravou projektu jsou neuznatelné režijní N – metoda zvolená institucí (v PIC) konzistentnost údajů (A3 a B) N možno převádět (nízké objemy a pokud to neovlivní činnosti v projektu) N v EUR (celá čísla) vytvořit polštář pro vývoj kurzu
25
Tvorba návrhu projektu
Validace návrhu = ověření, zda návrh neobsahuje chyby Po odeslání obdrží koordinátor informační email. Návrh lze editovat do uzavření výzvy.
26
Editace projektového návrhu
27
Editace návrhu projektu Editace možná do uzavření výzvy
28
DOTAZY?
29
Hodnocení projektu
Dokumenty: Rules for Submission of Proposals, and the Related Evaluation, Selection and Award Procedures
30
Proces hodnocení Návrhy projektů ve výzvě: počet cca 100 KONTROLA FORMÁLNÍ SPRÁVNOSTI Evropská komise (EK) Vyřazeno: cca 5 PRŮBĚH HODNOCENÍ Externí nezávislí hodnotitelé Hodnotitel B
Hodnotitel A Individuální posudek
Individuální posudek
Hodnotitel C Individuální posudek
SETKÁNÍ HODNOTITELŮ Hodnotitelé A,B,C (zpravodaj) + moderátor z EK Společný hodnotící posudek Vyřazeno: cca 50 PŘEZKOUMÁNÍ PANELEM Evropská komise + vybraní hodnotitelé „Evaluation summary report“ Seznam projektů podle bodů Seznam projektů k financování NEGOCIACE
Vyřazeno: cca 25 31
Kontrola formální správnosti • Krátce (cca 12 dní) po uzavření výzvy zašle EK koordinátorovi e-mailem zprávu o úspěšném obdržení projektového návrhu (tzv. Acknowledgement of Receipt) • Před postoupení návrhu k hodnocení, kontroluje EK splnění formálních podmínek uznatelnosti návrhu: – – – – – –
Uzávěrka výzvy (datum a hodina) Typ projektu Úplnost (část A a B) Partneři (minimální počet) Limity pro požadovaný příspěvek EU Další specifika požadovaná ve výzvě (např. povinná účast partnerů z určitých zemí či typů organizací)
32
Hodnotitelé projektu • Kdo jsou hodnotitelé? – Zájemci se musí zaregistrovat do databáze hodnotitelů na webových stránkách CORDIS
• EK vybírá vhodné hodnotitele pro danou výzvu s ohledem na: – – – – –
Kvalifikace a schopnosti Rovnováhu mezi soukromou a veřejnou sférou Rovnost pohlaví Vhodné geografické rozdělení Pravidelnou rotaci expertů
• Požadavky na hodnotitele: – Jazykové znalosti (AJ podmínkou) – Nezávislost, nestrannost a objektivnost
33
Hodnotící kritéria • Každý projekt je hodnocen odděleně 3 nezávislými hodnotiteli, podle předem daných hodnotících kritérií: – Vědecká kvalita • koncept projektu, soulad s vědecko-výzkumnými požadavky výzvy, navržení kvalitních cílů, metodiky a pracovního plánu, zajištění nových vědeckých poznatků
– Implementace • struktura managementu, kvalita a zkušenosti konsorcia, vhodné naplánování a rozdělení finančních prostředků
– Dopad • opatření pro šíření a využití výsledků projektů v praxi
• Každé kritérium 0-5 bodů (score) • Obvykle je nutné dosáhnout min. 3 body za každé kritérium a 10 bodů celkově (treshold) 34
Proces hodnocení • Většina hodnocení probíhá vzdáleně – tj. od hodnotitele z domu či kanceláře • Každý hodnotitel pročte návrh projektu a vyplní vlastní „Individual Assessment Report“ podle přesně daných hodnotících kritérií
• „Consensus Meeting“ – návrh projektu je hodnocen v plénu hodnotitelů, kteří vypracují společnou hodnotící zprávu (tzv. Evaluation Report) • Panel vybraných expertů a EK sestaví seznam projektů doporučených k financování a tzv. rezervní seznam projektů • Úspěšným žadatelům je zaslána oficiální výzva k zahájení negociací (Letter of Invitation to Negotiations)
35
Účastnická úspěšnost týmů z ČR v 7. RP EU 15: 22,3 %
EU12: 18,4 %
ČR: 20,2 %
36
Časté chyby z pohledu hodnotitele (I) Kritérium VĚDECKÁ KVALITA • ’The proposal is only partially in line with the objectives of the topic as only a small part of the work plan is devoted to the.....’ • ‘Some of the proposed technologies (…) are already known. No improvement or optimisation of these methods appears to be planned.’ • ‘There is not sufficient progress beyond the state-of-the-art.’ • ‘The time frame is considered as too short to reach the aims: for example, timing for sampling seems not well managed and planned.’ • ‘The work plan is poorly represented in the work packages.’ • ‘Some work packages provide a detailed description of the planned tasks (for example WP 6.8), but others do not; this shows lack of integration in the work plan. In addition, work packages are poorly linked to each other.’ • ‘The proposal refers to the use of in vivo tests with animals, but ethical issues were not considered.’
37
Časté chyby z pohledu hodnotitele (II) Kritérium IMPLEMENTACE • ‘Management structures are poorly described….’ • ‘It is positive that project partners cover a broad field of scientific backgrounds. However, there is a lack of coherence and collaboration in the consortium as a whole.’
• ‘A significant part of the budget goes to one single country. Budget for management is too high.’ • ‘The investigators have the qualifications but limited experience in some aspects of the work that will be necessary to undertake.’
• ‘ The consortium lacks some expertise to allow completion of the necessary work to meet all the objectives of the call… ’ • ‘The quality of the individual groups is appropriate but in some cases there is a duplication of expertise.’ • ‘The 74 person-months requested for WP6 are excessive. Partners 8 and 10 have a high manpower for dissemination that is not targeted to the relevant sector.’ 38
Časté chyby z pohledu hodnotitele (III) Kritérium DOPAD • ‘The dissemination plan seems adequate (seminars, publications, etc.), although more attention should be paid to the diffusion of the results by means of an adequate website.’ • ‘Plans for exploitation of the results and the IP management are not properly addressed.’ • ‘The strategy for dissemination and exploitation is rather poor and not well explained. Only two partners are involved in dissemination activities, the target of which remains unclear.’ • ‘From the IP handling section it is not clear what share of the IP the industrial partners will have access to, even though they will carry out most of the effort of the industrial exploitation.’
39
Doporučení • Koncipujte projekt jako business plán, ne jako vědeckou publikaci • Vypilujte abstrakt projektu • Dodržujte stanovený rozsah jednotlivých částí projektu • Nepodceňte žádné ze tří hodnocených kritérií • Nechte si projekt přečíst nezúčastněným odborníkem
• Podívejte se na projekt očima hodnotitele • Zaujměte vizuálním zpracováním projektu
40
Negociace a CA
Dokumenty: Negotiation Guidance Notes Rules on Verification of Existence, Legal Status, Operational and Financial Capacity The administrative, legal a financial management of projects in the 7FP (Chvojková, Vaňová, Vavříková) CA DESCA
41
Negociace s EK NÁVRH PROJEKTU
Část A
Část B
Negociace (vyjednávání s EK)
Technická stránka vyjednávání
Finanční a právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu
Ověření finanční kapacity Příprava GPF formulářů
PODPIS GRANTOVÉ DOHODY a ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU
„Core Text“ GA
Annex V GA „Formulář A“
Grantová dohoda
Annex I GA 42
Začátek negociací s EK • POZVÁNKA: „Letter of Invitation to Negotiations“
– Vyjednávací mandát (Negotiation Mandate) – Souhrnná hodnotící zprávou nezávislých expertů (Evaluation Summary Report) – Etické posouzení projektu (Ethical Review Report) – je-li třeba • KDO: koordinátor a projektový úředník EK • KDE/JAK: osobně (Brusel, Lucemburk), e-mail, telefon, NEF (Negociation Facility Tool)
43
Obsah negociací • Vyjednávání s EK má dva hlavní aspekty: • Technický (scientific/technical negotiation) – Modifikace části B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů → Annex I GA • Administrativní (legal/financial negotiation) – Finanční část vyjednávání • Dohoda o maximálním příspěvku EU (nátlak EK na snížení), výše zálohové platby, identifikace subdodávek – Právní část vyjednávání • Speciální doložky, otázky IPR • Ověření existence a právního statutu účastníků – tzv. validace (pouze pokud již neproběhlo v minulosti) → URF • Ověření finanční a operační kapacity (pouze u určitých typů subjektů)
44
Formuláře GPF (Grant Agreement Preparation Forms) • Formuláře GPF vytvořila EK pro usnadnění přípravy GA • Částečně kopírují údaje přenesené z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF – – – – –
A1 = Identifikace řešeného projektu A2 = Identifikace každého účastníka A3 = Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU A4 = Informace o bankovním účtu A5 = Monitorovací období
• Vyplněné formuláře GPF jsou předány EK prostřednictvím NEF.
45
Podpis Grantové dohody •
KDO PODEPISUJE: EK a koordinátor, ostatní partneři přistupují ke smlouvě podpisem formuláře A (na začátku) nebo B (v průběhu realizace)
•
KDY: poté co jsou EK předány prostřednictvím webové aplikace NEF kompletní GPFs, Annex I je již ve své finální podobě a úspěšně proběhla administrativní stránka vyjednávání JAK: podle modelu (Model grant agreement, MGA)
•
– – –
•
•
Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) MGA pro akce Marie Curie (SP Lidé) MGA pro akce ERC (SP Myšlenky)
GA vstupuje v platnost dnem jejího podepsání EK x ZAJÁJENÍ PROJEKTU: specifikováno v čl. 3 GA: – první den v měsíci následujícím po vstoupení GA v platnost, – pevně stanovené datum zahájení projektu – skutečný den zahájení oznámený koordinátorem 46
Struktura Grantové dohody • • • • • • • •
Základní dohoda (core text) Annex I: technická příloha – (popis práce projektu) Annex II: všeobecné podmínky Annex III: specifická ujednání pro typ projektu (Infrastruktury, ERS-NETs, SMEs, CSOs) Annex IV: formulář A (přistoupení partnera k GA) Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera) Annex VI: formulář C (vyúčtování) Annex VII: směrnice pro: formulář D (osvědčení o finančních výkazech) formulář E (osvědčení o metodologii)
• Zvláštní doložky (special clauses)
47
Smluvní vztahy v projektech Konsorciální smlouva (CA)
– povinnost uzavřít, pokud není-li ve výzvě pro podávání návrhů stanoveno jinak – Komise není smluvní stranou – žádné závazky – nesmí být s GA v rozporu
konsorcium P
P
CA
koordinátor
P
48
Konsorciální smlouva – Komise nezasahuje do znění, pouze nezávazné pokyny • Checklist for the Consortium Agreement ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-consortium-agreement-checklist-2011v2_en.pdf
49
Modely konsorciálních smluv
• DESCA – modelová konsorciální smlouva, univerzální model pro projekty v rámci programu Spolupráce • IPCA EICTA – model zaměřený na potřeby průmyslu a komerční využití výsledků výzkumu • EUCAR – model zaměřený na oblast přepravy • IMG4 – model zaměřený na oblast aeronautiky a výzkumu vesmíru
50
Konsorciální smlouva DESCA
Obsah: – – – – –
úvodní ustanovení odpovědnost management/řídící struktura finanční ustanovení IP pravidla • nové znalosti (foreground), vlastnictví, šíření, ochrana • přístupová práva
– důvěrné informace – řešení sporů
51
Podpis konsorciální smlouvy
Z Á
Podpis CA
H Á J E N Í
P R O
Podpis GA
J E K T U
ALE 52
Management podle CA DESCA Řídící struktura – Valné shromáždění/General assembly • rozhodovací orgán konsorcia – Výkonná rada/Executive board • menší počet členů, rychlost – Koordinátor • stanoveny povinnosti – Specializované orgány • duševní vlastnictví, vědecký dohled 53
Setkání řídících struktur
– Jak často? • mimořádná schůzka – upozornění – agenda • přidání – zápis
54
Řídící struktura - valné shromáždění (I)
Co rozhoduje?
55
Řídící struktura - valné shromáždění (II) Co rozhoduje? – příklad z praxe
56
Řídící struktura - valné shromáždění (III)
Kdo rozhoduje?
• hlasovací pravidla – – – – –
kvórum/váha hlasu zastoupení Kdo předsedá? Rozhodující hlas? právo veta
57
Řídící struktura - výkonná rada (I)
Role – provádění projektu – nemá rozhodovací pravomoc
Hlasovací pravidla
Co rozhoduje?
Kdo rozhoduje?
58
Řídící struktura - výkonná rada (II) Příklad: Jak často?
členové předseda
hlasovací pravidla
úkoly
59
Řídící struktura - koordinátor povinnosti koordinátora
neplní => výměna koordinátora
60
Interní reportování • komunikace v rámci konsorcia • interní reportování koordinátorovi
61
Řídící struktura - specializované orgány
– management support team
– orgány zaměřené na vědeckou část, na duševní vlastnictví….
62
IP management
• před začátkem projektu – – – –
projektový návrh, part B 3.2. šíření + využití + ochrana společné vlastnictví výsledků důvěrné informace
• v průběhu projektu – externí vs. interní management
• po skončení projektu – využití a šíření nových znalostí
ALE
ochrana!
63
IP management
Nejčastější problémy
Zapsaná práva k duševnímu vlastnictví 64
DOTAZY?
65
Realizace
Dokumenty: Model Grant Agreements Checklist for the Consortium Agreements Amendment Guide for FP7 Grant Agreement Guidance Notes on Project reporting
66
Interní x externí management Výměna informací + Předkládání zpráv EK
KONSORCIUM
Koordinátor Partner
CA
Partner
Partner
GA Výměna informací + Finanční příspěvek EU
EVROPSKÁ KOMISE Projektový úředník EK
Finanční a technický audit (Auditor EK, OLAF, Účetní dvůr)
• Jednotliví účastníci projektu tvoří konsorcium – Interní management – Konsorciální smlouva (CA)
• Účastníci jsou ve vztahu k EK zastupováni koordinátorem (zprostředkovatel pro jakoukoliv komunikaci s EK) – Externí management – Grantová dohoda (GA) 67
Koordinátor •
Vystupuje navenek za celé konsorcium – –
•
Spravuje peníze získané od EK na projekt –
•
Obdrží peníze na svůj účet a rozděluje je jednotlivým partnerům
Dohlíží na zpracovávání průběžných zpráv o řešení projektu –
•
Dohlíží na to, aby byla podepsána GA Komunikuje s EK a partnery
Mj. zda jsou v souladu s očekávanými cíli projektu
Má přehled o dění v konsorciu –
Plnění dílčích cílů projektu jednotlivými partnery, případné neshody mezi partnery, atp.
68
Projektoví partneři • Jednají v souladu se svými závazky vůči projektu • Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu („kolektivní technická zodpovědnost“) všichni jsou odpovědni za všechno • V případě konfliktů v rámci konsorcia jsou aplikovány postupy definované v konsorciální smlouvě • Zajišťují komunikaci se svými třetími stranami, které se podílí na řešení projektu – – – –
Třetí strana na základě zvláštní doložky č. 10 Třetí strana vykonávající část prací na projektu Třetí strana poskytující své zdroje na projekt (Subdodavatelé)
69
Komunikace v konsorciu - nástroje • Projektové meetingy – počet a způsob svolávání stanoven v CA • Interní webová stránka, internetový komunikační nástroj na sdílení dokumentů, zpráv, poznámek, termínů – Je možné také využít existující elektronické aplikace (www.projectcoordinator.net, www.projectplace.com, www.psteam.com, www.eurescom.de …) • Interní reportování (podávání zpráv na úrovni konsorcia) si klade za cíl odhalit včas případné problémy.
70
Komunikace s EK Vykazované období 1
60 dní
45 dní
Zálohová platba
Průběžná zpráva: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
105 dnů
Úvodní stránka Čestné prohlášení koordinátora Publikovatelný souhrn Pokrok a dosažené výsledky Výstupy a milníky projektu Management projektu Informace o čerpání zdrojů Osvědčení o finančních výkazech Formuláře C
1.průběžná platba
Vykazované období n-1
60 dní
Průběžné zprávy
105 dnů
n-1. průběžná platba
Vykazované období n
60 dní
Závěrečná zpráva
105 dnů
finální platba 71
Předkládání zpráv EK (I) Kdo předkládá: – Koordinátor kontroluje vstupy všech partnerů a postupuje EK finální verzi Co se předkládá: – Průběžné zprávy – Závěrečná zpráva obsahuje navíc: • Souhrnnou zprávu o výsledcích, závěrech a socioekonomickém dopadu projektu • Dotazníky k etickým otázkám a otázkám rovnosti pohlaví • Plán pro využití a šíření vytvořených výsledků projektu
– Po obdržení finální platby (do 30ti dní) • Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu Jak se předkládá: – Elektronicky skrze Participant Portal (NEF, SESAM, FORCE) + v tištěné podobě poštou Formulář C (GA podepsané od 1.1.2013 pouze elektronicky!) 72
Finanční výkaz – Formulář C
73
Změny v projektech a vliv na GA
Typy změn podle GA 1. Formální => dodatek/amendment – písemná žádost (letter-request) a písemné přijetí (letter of acceptance) 2. Neformální – postup při informování o změně (information procedure)
74
Formální změna
KDY? – kdykoliv dojde ke změně GA – popř. dodatek přímo vyžadován – II.8.5.
– výjimka:
75
Příklady formální změny
• • • • • • • • • •
přidání/ukončení účasti jednoho/více příjemců změna koordinátora částečný převod práv a povinností změna doby trvání projektu změna názvu projektu a zkratky změna reportovacích období přidání/odebrání zvláštní doložky změna finančního příspěvku změna annexu I. ……
76
Formální změna
KDO? Koordinátor pokud změna koordinátora -> partneři EK (counter-proposal)
77
Formální změna
JAK? písemně podepsáno! použít předlohu podpůrné dokumenty číslo grantové dohody!
78
Schvalovací proces u formální změny
koordinátor
EK
lhůta 45 dní
letterrequest
přijetí
(letter of acceptance)
žádná odpověď =odmítnutí ale výjimka!
odmítnutí
tichý souhlas EK navrhne jinou změnu counter proposal
pouze odmítnutí (letter of reject) nový návrh 79
Neformální změna
• •
II.3 – povinnost příjemců informovat postup při informování o změně (information procedure) •
příjemce
přes Participant Portal
LEAR
EK obnoví info v PP
změna v Participant portalu
info ostatním
80
Příklady neformálních změn
• • • • • •
změna názvu změna v účetním systému změna právní formy změna metody výpočtu nepřímých nákladů univerzální převod práv a povinností ……
LEAR přes Participant Portal
81
Neformální změna
•
změna statutárního orgánu – nejde přes Participat Portal – dvě situace
1. dopis Komisi – partner 2. předložení s jinými změnami v rámci dodatku – koordinátor
důkaz o změně
82
Kontroly Dokumenty: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions
83
Finanční kontroly • Zaměřují se na dodržování finančních, systémových a jiných (především účetní a manažerské) aspektů týkajících se řádné realizace GA • JAK: namátkově, zaměřeny na kontrolu jednotlivých partnerů v konsorciu, EK informuje kontrolovaný subjekt dopisem • KDO: EK, Evropský účetní dvůr nebo externí auditorská firma vybraná EK • KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení
84
Technické kontroly • Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu – Např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management • KDO: Evropská komise ve spolupráci s externími odborníky • JAK: namátkově, zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) • KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení
85
Jaké jsou následky chyb? • Pozdržení plateb EK • Náhrada škody = navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody (liquidated damages). • Peněžitá pokuta – Při neplnění závazků vyplývajících z GA (financial penalty). • 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU • 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU – v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení • V uvedených případech by měl být účastník také vyloučen ze všech grantů financovaných EU, a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení. 86
DOTAZY?
87
DĚKUJEME ZA POZORNOST
Technologické centrum AV ČR, Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz
