MANAGEMENT projektů 7. RP

MANAGEMENT projektů 7. RP (administrativní, finanční a právní aspekty)

Brno, 25. září 2013 Praha, 26. září 2013 Jana Kratěnová, Milena Šupálková NCP pro finanční a právní otázky v projektech 7. rámcového programu, TC AV ČR

Schéma projektového řízení Předkládání zpráv EK

KONSORCIÁLNÍ SMLOUVA Definuje vztahy uvnitř konsorcia

Zasílání finančního příspěvku + kontroly

GRANTOVÁ DOHODA Definuje vztahy mezi konsorciem a EK

2

Role v projektovém konsorciu KOORDINÁTOR

PARTNEŘI

• Vystupuje navenek za celé konsorcium

• Jednají v souladu se svými závazky vůči projektu

• Řídí konsorcium (kontrola plnění dílčích cílů, nastavení interního reportování, řešení neshod, apod.)

• Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu („kolektivní technická zodpovědnost“)

• Spravuje finanční příspěvek EU

• Zajišťují komunikaci se svými třetími stranami, které se podílí na řešení • Dohlíží na zpracovávání průběžných projektu zpráv o řešení projektu

Předpoklady: Zkušenosti s řízením VaV projektů Manažerské schopnosti

Předpoklady: Spolehlivost Kompetentnost (schopnost dostát stanoveným cílům)

3

Komunikace v konsorciu Pravidla interního řízení konsorcia jsou zakotveny v konsorciální smlouvě: • řídící struktura, způsob rozhodování, komunikace, projektové meetingy, distribuce finančních prostředků, řešení IPR otázek, apod.

Projektové meetingy • setkání face-to-face • zpravidla 1-2 x ročně • řešení aktuálních otázek v projektu a jeho další směřování

Interní reportování • podávání zpráv na úrovni konsorcia si klade za cíl odhalit včas případné problémy • zpravidla častější než projektové meetingy • koordinátor si může od partnerů vyžádat informace o plnění projektových cílů, vynaložených nákladech, čerpání člověko-měsíců, publikacích, apod…. • pro efektivní řízení konsorcia je možné využít existující elektronické aplikace: (www.projectcoordinator.net, www.projectplace.com, www.psteam.com, www.eurescom.de …)

4

Vykazování vůči EK a platby 30 dní

platnost GA

vykazované období 1 60 dní

zálohová platba koordinátorovi

garanční fond

automatický odvod

(5 % z celkového EU příspěvku)

rozdělení partnerům dle CA

předložení průběžné zprávy EK 1) 2) 3) 4) 5)

Úvodní stránka Čestné prohlášení koordinátora Publikovatelný souhrn Pokrok a dosažené výsledky Výstupy a milníky projektu

6) Management projektu 7) Informace o čerpání zdrojů 8) Osvědčení o finančních výkazech 9) Formuláře C

90 dní

1.průběžná platba koord.


vykazované období n-1 60 dní

předložení průběžných zpráv

vykazované období n 60 dní

90 dní

průběžné platby koord. rozdělení partnerům dle CA

předložení závěrečné zprávy

90 dní

1) – 9) z průběžné zprávy plus 10)Souhrnná zpráva o výsledcích, závěrech a socioekonomickém dopadu projektu 11)Dotazníky k etickým otázkám a otázkám rovnosti pohlaví 12)Plán pro využití a šíření vytvořených výsledků projektu


finální platba koord. 30 dní

5 Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu

PARTICIPANT PORTAL

6

Participant Portal (PP) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home •

Portál pro administraci evropských výzkumných projektů (7. RP, Horizont 2020)

•

Umožňuje přístup k těmto aplikacím:

Návrh

URF – registrace organizace PPSS – zaslání návrhu projektu NEF – proces negociací s EK

Negociace

SESAM, FORCE – podávání zpráv EK + Přehled výzev

Reportování

Dokumenty FAQ 7

Přístup k reportingovým nástrojům

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home

1) Přihlášení do svého ECAS >>> záložka „My Projects“ >>> seznam projektů 2) Aktivní funkce u běžících projektů:

Technický reporting Finanční reporting

8

Finanční reportování

Add Form C

Add Adjustment Form C

Add Extrapolation 9 Form C

Formulář C

10

Formulář C – tabulka o čerpání zdrojů

DOPORUČENÍ

Součástí Formuláře C je také Informace o čerpání zdrojů, do níž se vyplňují se „hlavní nákladové položky“ Doporučení: Koordinátor by měl před zahájením projektu kontaktovat svého projektového úředníka a domluvit se na míře detailu, která bude vyžadována při vyplňování informace o čerpání zdrojů. Získané informace následně zašle všem partnerům projektu. 11

Formulář C Příjmy projektu = princip neziskovosti

Úrok ze zálohové platby

Osvědčení o finančních výkazech = CFS = audit 1. stupně

12

Oprava Formuláře C (Adjustment)

1) Volba vykazovaného období, v kterém je nutné změnu provést

2) Vyplnění (pozitivních či negativních) rozdílů oproti Formuláři C

13

Financial Signatory (FSIGN)

• Financial signatory (FSIGN) = osoba, která je v organizaci oprávněná k elektronickému schválení Formuláře C • Nominace FSIGNa probíhá na dvou úrovních – Role v organizaci: LEAR (případně Account Administrator) uděluje roli FSIGNa prostřednictvím funkce „Organisation Roles“. V rámci organizace je možné tuto roli udělit více osobám. – Role v projektu: účastník projektu (Participant Contact) přiřazuje FSIGNa k projektu jako osobu zodpovědnou za kontrolu a elektronické odeslání Formuláře C koordinátorovi.

14

Project level

Organisation level

Coordinating Organisation

1 PCoCo Primary Coo. Contact

Participating Organisation

4

5

CoCo

PaCo

Coordinator Contact

TaMa

Team Member

1

LEAR

LEAR

LEAR

LEAR

… AccAd

Account Administrator

Account Administrator

…

…

… FSIGN

FSIGN

Task Manager

… TeMe

1

AccAd

TaMa

Task Manager

Participating Organisation

…

Participant Contact

…

Coordinating Organisation

… TeMe Team Member

… FSIGN Financial Signatory

… FSIGN Financial Signatory

Zdroj: Evropská komise

Participant Portal

Nominace FSIGN

Směnný kurz

http://www.ecb.int/stats/eurofxref

Kč

Převod na CZK/EUR dle směnného kurzu ECB platného: – v den vzniku skutečných nákladů nebo – první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období 17

FINANČNÍ VYKAZOVÁNÍ – PRAKTICKÉ TIPY, FAQ

18

Tipy pro finanční vykazování • Vyplňte pouze uznatelné náklady – Skutečné, vynaložené v souvislosti s projektem a v době jeho trvání, zanesené v účetní evidenci, respektující běžnou účetní a manažerskou praxi účastníka, očištěné o neuznatelné náklady, (typicky DPH), …

• Osobní náklady – Hrubá mzda, odvody, jiné (FKSP), běžné prémie a osobní ohodnocení – Uznatelné jsou pouze skutečně odpracované hodiny podložené timesheety – Výpočet se vychází z hodinové sazby konkrétního zaměstnance

• Subdodávky – Pouze subdodávky naplánované v Annexu I GA (s výjimkou „minor tasks“) – Subdodávkou jsou také náklady na vydání Osvědčení o finančních výkazech (CFS)

• Ostatní náklady – Cestovné: řídí se národní legislativou, musí být nezbytné pro realizaci projektu – Dlouhodobý majetek: pouze adekvátní část účetních odpisů (dle doby a využití majetku v projektu) – Spotřební materiál: nezaměňovat s režijními náklady (např. kancelářské vybavení nelze do této nákladové kategorie zařadit) 19

Finanční vykazování – FAQ I. • Během realizace projektu jeden z partnerů zjistí, že si špatně naplánoval cestovní náklady. Existuje možnost navýšení příspěvku EU? – NE, maximální příspěvek EU je stanoven v GA a nelze jej během realizace projektu navýšit. – Příjemci mají ale za určitých podmínek možnost přesouvat náklady buď mezi jednotlivými nákladovými kategoriemi nebo mezi partnery v konsorciu.

• Při finančním vykazování jeden z partnerů zjistí, že si omylem nárokoval nadsazenou výši osobních nákladů předchozím vykazovaném období. Jak postupovat? – Partner musí vyplnit opravu Formuláře C (Adjustment Form C). Tento formulář by měl být v tomto případě co nejdříve doručen skrze koordinátora Evropské komisi.

• V souvislosti s projektovou akcí plánuje jeden z partnerů objednat občerstvení od cateringové společnosti. Tyto náklady ale nemá naplánované v Annexu I GA. Může si tyto náklady nárokovat ve Formuláři C? – Ano, jedná se o tzv. drobnou službu (minor task). Tento druh subdodávky nemusí být předem naplánován v Annexu I GA. 20

Finanční vykazování FAQ II. Nepřímé náklady • Jak postupovat, pokud příjemce změní svůj právní statut během realizace projektu? – Změna nebude mít vliv na běžící projekty – Příklad 1: MSP během realizace projektu přestane splňovat definici MSP. • Až do konce projektu je možné nárokovat si 75% spolufinancování RTD aktivit a 60% pevnou sazbu na nepřímé náklady – Příklad 2: Firma nabyde během realizace projektu status MSP • Změna statutu se projeví až v budoucích projektech

• Jak postupovat, pokud příjemce změní metodu pro výpočet nepřímých nákladů během realizace projektu? – Změna výpočtu nepřímých nákladů není u běžnících projektů možná. Jedinou výjimkou je chyba v počáteční volbě metody – U budoucích projektů je změna možná např. při přechodu na full cost nebo při změně právního statutu, apod. 21

MANAGEMENT PROJEKTŮ PODLE SMLUV

22

Smlouvy v projektech • Grantová dohoda (GA) – Právní základ pro externí řízení projektu

• Konsorciální smlouva (CA) – Právní základ pro interní management

23

Vztah CA a GA obecně EU

Grantová dohoda Koordinátor

Partner 1

Konsorciálni smlouva

Partner 3

Partner 2

CA Modely

Obsah CA – vždy alespoň: • Organizace a řízení konsorcia • Finanční ustanovení • Duševní vlastnictví • Všeobecná/další ustanovení

25

CA – organizace a řízení konsorcia

Orgány konsorcia – příklad:

• Malý projekt

• Střední projekt

– Valná hromada – Koordinátor – Vedoucí prac. balíčků

– Valná hromada – Koordinátor – Vedoucí pracovních balíčků/subprojektů – Výkonná rada

• Velký projekt – Valná hromada – Koordinátor – Vedoucí pracovních balíčků/subprojektů – Výkonná rada – Výkonné rady pracovních balíčků/subprojektů

26


Orgány konsorcia – pozor: • Anglická terminologie! – Valná hromada • General Assembley – nejčastěji • Steering Commitee – Výkonná rada • Executive Board – nejčastěji • Board • Management Support Team • !Steering Commitee!

• Pravomoci orgánu, ne jeho označení 27


Členové v orgánech konsorcia – kdo ano a kdo už ne? • Valná hromada – Všichni partneři – standard • Výkonná rada – Vedoucí WPs - standard – ALE

- podíl na projektu!

28


Hlasování v orgánech konsorcia – kdo má kolik hlasů? • Valná hromada – 1 člen = 1 hlas – standard – ALE

- počet hlasů podle podílu na projektu!

• Výkonná rada – 1 člen = 1 hlas – standard – Žádné odchylky v modelových CAs

29


Rozhodování na valné hromadě – jakou většinou? ZMĚNA GA

PŘEVEDENÍ PRACÍ/ROZP.

ZMĚNA PARTNERA

kvorum

2/3

2/3

2/3

hlasy

2/3

2/3

2/3

kvorum

Všichni

2/3

2/3

hlasy

Všichni

75%

75%

-

-

-

2/3…

2/3…

2/3…

2/3

2/3

2/3

kvorum hlasy kvorum

30

hlasy

Všichni

Všichni

Všichni

CA a GA – organizace a řízení konsorcia

GA

PŘEVEDENÍ PRACÍ/ROZP.

Rozhodnutí na úrovni konsorcia (VH)

-

ZMĚNA GA


Rozhodnutí EK – definitivní změna GA

ZMĚNA PARTNERA


Rozhodnutí EK – definitivní vyloučení/přidání partnera

FORMÁLNÍ ZMĚNA

NEFORMÁLNÍ ZMĚNA

CA

31

GA – organizace a řízení konsorcia NEFORMÁLNÍ ZMĚNA

• přesuny finančních prostředků, změny v čerpání člověkoměsíců, … • změna názvu příjemce, právní formy (podle pravidel projektu), účetního systému, univerzální převod práv a povinností LEAR povinnost informovat proj.úř. a partnery

32

33

GA – organizace a řízení konsorcia NAPŘ.:

FORMÁLNÍ ZMĚNA

– Přidání příjemců/příjemce – Změna koordinátora – Změna v názvu projektu a/nebo akronymu – Změna v délce trvání projektu a/nebo zahájení projektu – Změna reportovacích období – Změna výše finančního příspěvku – Změna údajů o bance koordinátora – Přidání, odebrání nebo změna zvláštních ustanovení (special clauses) – Změna Annexu I.

34

GA – organizace a řízení konsorcia KDO? – Koordinátor – Někdy partneři – EK

FORMÁLNÍ ZMĚNA

JAK? – Žádost o změnu písemně a podepsat – Často přiložit další podpůrné dokumenty – proč změna – Použít předlohu – Číslo GA

ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/amendmentsga_en.pdf

35

GA – organizace a řízení konsorcia Přijetí návrhu na změnu EK

FORMÁLNÍ ZMĚNA

Nevyjádří se ve lhůtě 45 dnů = odmítnutí návrhu na změnu ALE…

Odmítne (výslovně)

Žádost o změnu (koordinátor)

Souhlasí s návrhem na změnu, ale ne s obsahem návrhu…

Navrhne, aby konsorcium zaslalo nový návrh

Navrhne jinou změnu (counter-proposal)

36

GA – organizace a řízení konsorcia

Pokud s Komisí není dohodnuto jinak, musí být všechny úkoly příjemce, jehož účast byla ukončena, přerozděle ny v rámci konsorcia

Rozhodnutí VH – - výsledek hlasování o vyloučení partnera

Nebo důkaz, že se nepovedlo stanovisko získat, byť byl vyzván

37

GA – organizace a řízení konsorcia • změna statutárního orgánu – zvláštní případ

38

MANAGEMENT DUŠEVNÍHO VLASTNICTVÍ

39

Tipy pro IP management • Background (stávající znalosti): – nepodceňovat úpravu v CA, zejména pokud jde o hodnotné B: • finanční aspekty • partneři mohou mít právo můj B užívat i po skončení projektu – když vystoupím (ne/dobrovolně) z projektu předčasně, neznamená to automaticky, že můj B již nikdo nemůže používat – exkluzivní licence po dobu provádění projektu a často i nějakou dobu (1 rok, jiné) i po skončení projektu – jen za určitých podmínek

40

Tipy pro IP management • Foreground (nové znalosti/výsledky) - nezapomínat: – Převod vlastního F – až na výjimky nutno řešit s partnery – Spoluvlastnictví F – CA/GA/jiná smlouva? – Zajištění ochrany vlastního F – není potřeba konzultovat s partnery, ale doporučováno (někdy specializované „IP orgány“ uvnitř konsorcia) – Šíření vlastního F – povinnost řešit s partnery, lze dokonce i zabránit šíření – Využití vlastního F – neexkluzivní licence není problém

41

Tipy pro IP management

CA – konsorcium Š informací o vlastním F – článek: Í - projednat záměr publikovat s Ř ostatními partnery E - 45/… dnů předem zaslat článek; N 30/…dnů poté lze namítat Í

V Y U Ž I T Í

vlastního F - sám např.v dalším projektu - neexkluzivn licence – OK, ale lze informovat partnery - exkluzivní licence – 1/souhlas všech partnerů a vzdání se příst.práv nebo 2/kvaziexkluzivní licence - POZOR na dobu, v níž k využití dochází! (po skončení projektu?)

GA - EK - vložit ustanovení o fin.přísp.EU - článek uvést v PUDF - respektovat Open Access povinnost - v případě problémů – komunikovat s proj. úředníkem - plány a zrealizované využití uvést v PUDF

42

IP management – dotazník

• Zdroj: TC; Chvojková, Vaňová (Kratěnová), Vavříková – The Administrative, Legal and Financial management of projects in the 7th Framefork Programme • http://www.fp7.cz/files/istec_publications/ChvojkovaAdministrative-sazba-cele-final.pdf 43

AUDITY

Finanční audit Technické audity a kontroly

44

Finanční audit

• audit 1. stupně = osvědčení o finančních výkazech (CFS) – týká se pouze některých příjemců (viz. finanční pravidla 7. RP) – v době trvání projektu – auditora si zajišťuje příjemce – náklady za audit jsou uznatelné v projektu • audit 2. stupně = finanční nebo technický audit – týká se všech příjemců – audity jsou prováděny namátkově, u rizikových projektů je pravděpodobnost kontroly vyšší – v době realizace projektu a až do pěti let po jeho ukončení – provádí auditor EK, EÚD nebo auditorská firma určená EK – náklady na audit nese EK 45

Osvědčení o finančních výkazech (CFS)

CO? = vyúčtování projektu potvrzené auditorem na Formuláři D (Annex VII GA) KDY? • vždy když je kumulativní příspěvek EU ≥ 375 tis. € – výjimka pro projekty ≤ 2 let (s celkovým příspěvkem ≥ 375 tis. €): pouze jedno CFS při finální platbě • platí samostatně pro každého partnera – limit se vztahuje na výši příspěvku EU, nikoliv na celkové náklady – posuzuje se na konci vykazovaného období • náklady na audit/y je nutné naplánovat v rozpočtu projektu (jako subdodávku v aktivitě management) a uvést ji v Annexu I GA. JAK? • auditor následuje předem stanovený unifikovaný postup a identifikuje případné odchylky 46

Finanční audit CO?

• dodržování finančních, systémových a jiných aspektů týkajících se řádné realizace GA JAK?

• zaměřeny na kontrolu jednotlivých partnerů v konsorciu, EK informuje kontrolovaný subjekt v předstihu oficiálním dopisem POVINNOSTI PŘÍJEMCŮ

• Dokumentační povinnost – tj. uchování originálních dokumentů souvisejících s projektem až do 5 let po skončení projektu

• Zajištění přístupu do prostor účastníka/spolupracující třetí strany a zpřístupnění pro audit relevantních informací - tj. počítačová data, interní směrnice, účetní údaje, apod. 47

Jaké jsou následky chyb? • Zkrácení / pozdržení plateb EK • Náhrada škody (liquidated damages)

= navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody Prokázaná škoda

neoprávněný finanční příspěvek * nadsazená částka

=

celkový příspěvek EU týkající se daného období

• Peněžitá pokuta (financial penalty) – při neplnění závazků vyplývajících z GA a při podávání nepravdivých prohlášení – 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU – 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU – v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení – účastník je také vyloučen ze všech grantů financovaných EU, a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení 48

Příklad: Náhrada škody • celkové náklady vykázané ve Formuláři C • aktivita RTD

1 000 000 € (financování 75 %)

• požadovaný příspěvek EU pro dané období

750 000 €

ZJIŠTĚNÍ AUDITU: • vykázané náklady nadsazeny o • účastník obdržel neoprávněně příspěvek

10 000 € 7 500 €

7 500 *10 000 Prokázaná neoprávněný fin. příspěvek * nadsazená částka = = =100 € škoda 750 000 celkový příspěvek EU za dané období

• účastník celkově zaplatí:

7 600 € 49

Technický audit a kontrola

• Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu – např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management, plánu pro využití a šíření výsledků KDO? • Evropská komise ve spolupráci s externími odborníky • střet zájmů – lze odmítnout experta JAK? • zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) KDY? • v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení

50

Technický audit a kontrola Článek II.23 GA

51

PO SKONČENÍ PROJEKTU

52

Po skončení projektu 5 let po skončení projektu (např.) • Uložit všechny dokumenty související s GA – pokud požadováno, zpřístupnit EK v průběhu auditů podle GA –Technický audit –Finanční audit • EK může požadovat – a povinnost doložit - například údaje o využívaní a šíření nových znalostí s cílem hodnotit a posoudit dopad svých aktivit • Zachovávat důvěrnost jakýchkoli údajů, dokumentů nebo jiných materiálů, které jsou označeny za důvěrné v souvislosti s prováděním projektu – CA! 53

Po skončení projektu 1 rok po skončení projektu • Žádost o přístupová práva k novým nebo stávajícím znalostem pro využití vlastních nových znalostí – CA! CA • Důvěrnost – lze prodloužit/zkrátit a často další podmínky a výjimky • Přístupová práva pro využití – lze prodloužit/zkrátit

54

Zdroje informací

Národní kontaktní pracovníci pro finanční a právní záležitosti projektů 7.RP (TC AV ČR): http://www.fp7.cz/cs/narodni-informacni-pracovnici Webová stránka – TC AV ČR k 7. RP: http://www.fp7.cz/ – CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html – dokumenty EK: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html – dokumenty k H2020: http://ec.europa.eu/research/horizon2020/index_en.cfm

Dotazy k financování projektů v 7.RP můžete zasílat na: [email protected] Dotazy ke smlouvám, IPR, jiné právní otázky: [email protected] nebo [email protected]

56

http://www.fp7.cz/

PUBLIKACE TC AV ČR

http://www.fp7.cz/cz/publikace/

…

Děkujeme za pozornost

Mgr. Milena Šupálková [email protected] 234 006 158 JUDr. Jana Kratěnová (Vaňová) [email protected] 724 582 461 Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz

MANAGEMENT projektů 7. RP

Recommend Documents