Realizace projektu 7.RP - externí management

Realizace projektu 7.RP - externí management (vztah konsorcia s EK) Seminář MANAGEMENT PROJEKTŮ 7.RP 2. den: Jak řídit projekt financovaný ze zdrojů 7. RP 9. března 2010, Praha Lenka Lepičová Národní kontaktní pracovník pro finanční a právní otázky 7.RP, TC AV ČR Management projektů 7.RP

1

Interní x externí management Výměna informací + Předkládání zpráv EK

KONSORCIUM

GA Koordinátor Partner

CA

Partner Partner

Výměna informací + Finanční příspěvek EU

EVROPSKÁ KOMISE Projektový úředník EK

Finanční a technický audit (Auditor EK, OLAF, Účetní dvůr)

Jednotlivý účastníci projektu tvoří konsorcium Interní management – Konsorciální smlouva (CA)

Účastníci jsou ve vztahu k EK zastupováni koordinátorem (zprostředkovatel pro jakoukoliv komunikaci s EK) Externí management – Grantová dohoda (GA) Management projektů 7.RP

2

Povinnosti partnerů a koordinátora

Výměna informací

Předkládání zpráv EK Finanční příspěvek EU Audity Management projektů 7.RP

Povinnosti každého partnera v projektu informuje ostatní partnery a EK o: odpovědných osobách, změně statutu a okolnostech, které by mohli ovlivnit realizaci projektu a podmínky účasti poskytuje prostřednictvím koordinátora informace o průběhu řešení vlastní části projektu -

Specifické povinnosti koordinátora zprostředkovatel informací

zasílá zprávy o řešení projektu EK (kontroluje je) spravuje finanční příspěvek EU

poskytne EK informace požadované v rámci kontrol a auditů (až do 5ti let) 3

1. vykazované období

45 dní

Kick-off meeting

Předfinancování Rozdělení partnerům

Předkládání zpráv EK a finanční příspěvek EU

Meetingy konsorcia

60 dní

Průběžná zpráva

105 dní

Reportování v rámci konsorcia

1. průběžná platba Rozdělení partnerům

(n-1) vykazované období Meetingy konsorcia

60 dní

Průběžná zpráva

105 dní

(n-1) průběžná platba Rozdělení partnerům

n vykazované období Meetingy konsorcia Závěrečný meeting

60 dní

Management projektů 7.RP

Závěrečná zpráva

105 dní

Finální platba Rozdělení 4 partnerům

Předkládání zpráv EK


5

Předkládání zpráv EK Co se předkládá: Deliverables (identifikované v Annex I) Průběžné zprávy a Zpráva závěrečná Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období

Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu

Jak se předkládá: prostřednictvím koordinátora, elektronicky (email, FORCE/NEF) + v tištěné podobě poštou originály: Formulář C, Osvědčení o finančních výkazech (metodologii), Čestné prohlášení podepsané koordinátorem

x reportování činností koordinátorovi v rámci konsorcia Management projektů 7.RP

6

Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP


7

Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Povinnosti koordinátora „Shromáždit“ finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Soužit jako prostředním mezi PO a ostatními partnery konsorcia

Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba Management projektů 7.RP

8

Šablona pro průběžné zprávy

Úvodní stránka

Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) – NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Výstupy a milníky projektu (Deliverables and milestones tables) Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Osvědčení (Certificates) – pokud je nutné Formuláře C (Financial statements - Forms C)


9

→ Úvodní stránka


10

→ Prohlášení koordinátora Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 („scientific representative“!)


11

→ Publikovatelný souhrn V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK Max. 4 stránky Odkaz na webovou stránku projektu – tam kde je relevantní Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Obnovováno po skončení každého období


12

→ Cíle projektu Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu


13

→ Pokrok a dosažené výsledky Přehled průběhu práce – podle struktury v Annex I Pro každý pracovní balíček (work package) Mimo WP mamagenemt Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů Zdůraznit významné výsledky Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) Návrh případných opatření a řešení co-ordination activities – komunikace mezi partnery Management projektů 7.RP

14

→ Výstupy a milníky


15

→ Management projektu Informace o řízení aktivit konsorcia Realizace aktivit ve WP MNG Vzniklé problémy a jejich řešení Změny v konsorciu Seznam projektových meetingů Projektové plány Dopady případných odchylek od plánu (výstupy a milníky) Změny právního statutu členů konsorcia Stav webové stránky projektu Využití a šíření výsledků výzkumu Komunikace mezi partnery Management projektů 7.RP

16

→ Informace o čerpání zdrojů Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším „major direct costs“ vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál…) ve spojitosti s WP Př.:


17

→ Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení ≥ 375 tis. €

Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK ≥ 375.000 € apod. pro 7.RP Management projektů 7.RP

18

→ Formulář C Annex VI GA = finanční výkaz tři části: Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz automaticky vygenerovaný za celé konsorcium

Každý z účastníků vyplní samostatně relevantní část Formuláře C (online přes FORCE/NEF či excell sheet), koordinátor zkontroluje a zašle všechny výkazy i automaticky vyplněný „souhrnný finanční výkaz“ (online přes FORCE/NEF) a zprávy EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora. Management projektů 7.RP

19


20


21

FORCE (1) = FORM C EDITOR Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) Pro vyplnění, elektronické odeslání EK, vytištění, a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí ECAS (European Commission Authentication Service) https://webgate.ec.europa.eu/formC

Přístup do FORCE má koordinátor i všichni ostatní partneři


22

FORCE (2) Postup: 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS (všichni partneři) 2. vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu (koordinátor od projektového úředníka EK, ostatní partneři od koordinátora) 3. editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit) a jeho odeslání (submit) (ostatní partneři koordinátorovi ke schválení a koordinátor EK) 4. vytisknout formuláře C, podepsat a originály zaslat EK 5. pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odeslat (submit) 6. PO uzamkne období a jsou uvolněny peníze Více informací na CORDIS: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf Management projektů 7.RP

23

FORCE (3) 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS https://webgate.ec.europa.eu/cas/login Jako „external“ uživatel zadat kontaktní email, na který EK zašle webový odkaz, kde je nutné do 90 min. aktivovat heslo do ECAS

b.


a.

24

FORCE (4) 2. Vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu Nutné zadat číslo a typ projektu, vybrat o jakého účastníka se jedná


25

FORCE (5)

Přístupová práva k editaci formulářů C povoluje koordinátorovi – projektový úředník EK ostatním partnerům - koordinátor Management projektů 7.RP

26

FORCE (6) 3. Editace formulářů C a jejich odeslání EK

Management projektů 7.RP Zdroj: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf

27

NEF online nástroj pro podávání formulářů C pro DG INFSO Pouze pro 7.RP Postup: Koordinátor obdrží e-mail s dvěma hesly – první je pouze pro koordinátora (právo „submit“), druhé je pro všechny ostatní partnery → koordinátor i partneři v NEF zanesou potřebné informace (vyplní tabulku formuláře C, ostatní zprávy a osvědčení se uploadují) → koordinátor zkontroluje a odešle (submit) Komisi → PO obdrží informační email, zhodnotí zprávu a schválí ji či odmítne → informuje o tom emailem koordinátora – „payment processing“ může začít → email obsahuje PDF formuláře C, které musí partneři vytisknout, podepsat a prostřednictvím koordinátora zaslat (poštou) na EK → PO může odmítnout část nákladů (pro nedostatek dokumentů či z technických nedostatků) → EK uvolní platbu a informuje o tom koordinátora Více informací na CORDIS: http://212.68.215.215/display/iKnowextern/FP7+Periodic+Report Management projektů 7.RP

28

NEF – DG INFSO

Management projektů 7.RP Zdroj: http://212.68.215.215/display/iKnowextern/FP7+Periodic+Report

29

Děkuji za pozornost Lenka Lepičová [email protected] + 420 234 006 147 NCP pro finanční a právní záležitosti 7.RP

© Technologické centrum AV ČR Management projektů 7.RP

30

Realizace projektu 7.RP - externí management

Recommend Documents