Příprava a realizace projektů 7. RP (SP Spolupráce, SP Kapacity) Ostrava, 17.10.2012
Lucie Matoušková,
[email protected] Milena Šupálková,
[email protected] NCP pro finanční otázky v projektech 7. rámcového programu, TC AV ČR
Obsah semináře Dopolední část Úvod do 7. RP Základní principy účasti Životní cyklus projektu – část 1 (sestavení projektového konsorcia, příprava návrhu projektu vč. finančních pravidel, hodnocení projektu, negociace)
Odpolední část Životní cyklus projektu – část 2 (realizace projektu, kontroly)
Praktické zkušenosti s projekty 7.RP Závěrečná diskuze 2
I. Úvod do 7. Rámcového programu
3
ÚVOD Rámcové programy EU jsou víceletými mechanismy financování evropského VaV. 7. RP = 7. rámcový program pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace
– hlavní nástroj EU pro financování výzkumu, vývoje a inovací – největší komunitární program EU na podporu VaV
cca 80 mld. EUR
– trvání 7 let: 2007-2013, rozpočet: 50,5 mld. € Vývoj výše rozpočtu RP (v mld. EUR)
Horizont 2020
54,6
60 50 40 30 20 10 0
4,5
5,4
7,7
13,2
15
17,5
1984 - 87 1987 - 91 1990 - 94 1994 - 98 1998 - 02 2002 - 06 2007 - 13 2014 -20 1.RP
2.RP
3.RP
4.RP
5.RP
6.RP
7.RP
4
STRUKTURA A ROZPOČET 7. RP 7. RP je rozdělen do čtyř Specifických programů (SP): LIDÉ mobilita výzkumníků a rozvoj jejich vědecké kariéry
KAPACITY rozvoj evropských výzkumných kapacit, podpora regionů, MSP
MYŠLENKY hraniční výzkum, projekty vědecké excelence
SPOLUPRÁCE výzkum v tematických prioritách
zdraví; zemědělství, potraviny a biotechnologie; ICT; nanovědy, nanotechnologie, materiály a nové výrobní technologie; energie; ŽP (vč. změny klimatu); doprava (vč. letectví); kosmický výzkum; společenskoekonomické a humanitní vědy; bezpečnost
Programy přidružené k 7. RP: – Jaderný výzkum (EURATOM) a projekty Společného výzkumného střediska (JRC)
5
ZÁKLADNÍ DOKUMENTY 7. RP
PRÁVNÍ ZÁKLAD
Rozhodnutí EP a Rady o 7. RP pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace Rozhodnutí Rady o Specifických programech Nařízení EP a Rady o pravidlech účasti v 7. RP (Rules For Participation) Modelové grantové dohody (Model Grant Agreements, MGAs) Pravidla pro ověřování existence a právního statusu účastníků 7. RP a jejich operační a finanční kapacity Pracovní programy (Work Programmes)
POMOCNÉ DOKUMENTY
Výzvy k podávání projektů (Calls for proposals) Průvodce a výkladové dokumenty Evropské komise (právně nezávazný výklad pravidel projektů 7. RP) • Guide to Financial Issues • Guidance Notes on Audit Certification • ……. Vše ke stažení na stránce EK věnované 7. RP CORDIS http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html
6
II. Základní principy účasti - SP Spolupráce a SP Kapacity
7
Podmínka účasti
Kdo se může účastnit projektů – bez ohledu na typ subjektu (univerzity, MSP, velké podniky, výzkumné instituce, fyzické osoby, neziskové veřejné subjekty, …)
Mezinárodní rovina – vyžadováno mezinárodní konsorcium řešitelů •
min. podmínka 3 subjekty ze 3 různých členských států EU nebo asociovaných států (Norsko, Island, Lichtenštejnsko, Izrael, Švýcarsko, Turecko, Chorvatsko, Srbsko, Makedonie, Albánie a Černá Hora)
•
podporována je účast partnerů ze třetích zemí (ICPC) za stejných podmínek jako členské státy, při splnění podmínky min. účasti (Rusko, Východní Evropa a Střední Asie, LA, Afrika a Karibská oblast, Středomoří, Západní Balkán,..)
•
ostatní „vyspělé země“ bez příspěvku EU (USA, Kanada,…)
•
výjimka: vybrané koordinační a podpůrné akce
8
Podporovaná témata Pracovní programy (Work Programmes) • konkrétní výzkumné priority na daný rok • maximální finanční příspěvek projektu • …
Vyhlašované výzvy (Calls for proposals) • témata předkládaných návrhů projektů, • typy účastníků, z jakých zemí, možné další požadavky, • typy projektů, • … http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/cooperation
9
Princip spolufinancování • EK poskytuje příspěvek – nutné spolufinancování ze strany příjemce • co ovlivňuje výši spolufinancování: typ projektu – činnost v projektu – typ příjemce Činnost v projektu Typ
projektu (funding scheme)
Výzkum a technologický rozvoj
Demonstrační činnosti
Management + další činnosti specifikované v příloze I GA
(zahrnuje koordinaci vědeckých činností)
Sítě excelence
50 % / 75 %*
--
100 %
Kolaborativní projekty
50 % / 75 %*
50 %
100 %
--
--
(limit 7 % na nepřímé náklady)
100 % Koordinační a podpůrné akce
*Platí pro: neziskové veřejné subjekty; instituce středního a vysokoškolského vzdělávání; výzkumné organizace (neziskové); malé a střední podniky (MSP) 10
III. Životní cyklus projektu
11
Životní cyklus projektu
Hodnocení projektu
Negociace
Realizace
Sestavení konsorcia Projektový návrh
Kontroly
12
Sestavení konsorcia
VÝSTUPY: PODPIS KONSORCIÁLNÍ SMLOUVY
Jak se zapojit do projektu
• Aktivní x Pasivní přístup k zapojení se do projektu • Spojit se s těmi nejlepšími – organizace, které již úspěšně realizovaly projekty RP (CORDIS) – organizace, které jsou mezi špičkami v oboru • S kým spolupracuji nyní? – stávající kontakty, vazby na výzkumná pracoviště z jiných projektů • Kde získat kontakty? – odborné veletrhy a výstavy – technologické burzy (tzv. brokerage events) – konkrétní nabídky a poptávky po spolupráci
14
Vyhledávání partnerů do projektu
• Nástroje pro vyhledávání partnera v projektu: – Databáze na stránkách CORDIS umožňuje vyhledávat podle regionu, oblasti zájmu či typu subjektu – Databáze Ideal-ist slouží k zveřejnění nabídky a poptávky v ICT projektech – Databáze pro specifické skupiny (např. SMEs go Health) – Zveřejňování nabídek a sdílení informací o plánovaném projektu je možné také v rámci bruselské sítě IGLO
• Možnost obrátit se na tematické NCP 15
Konsorciální smlouva (CS) • upravuje práva a povinnosti mezi členy konsorcia (partnery projektu) • EK stanovuje pouze minimální požadavky na obsah CA v Annexu II. GA • ustanovení CA nesmí být v rozporu s GA • povinnost uzavřít CA je stanovena ve většině projektů 7. RP (stanoveno ve výzvě), i v případě, že tato povinnost neexistuje, je doporučováno CA uzavřít na dobrovolné bázi. • CA by měla být v ideálním případě uzavřena před podpisem GA, resp. před samotným zahájením projektu. • Modelové CA – – – –
DESCA (Development of Simplified Consortium Agreement) CA EICTA (European ICT Associaton) CA EUCAR (European Council for automative R&D) - projekty CA ASD (AeroSpace and Defence Industries Association of Europe)
16
Projektový návrh
VÝSTUPY: POSTOUPENÍ PROJEKTOVÉHO NÁVRHU K HODNOCENÍ
17
Struktura návrhu projektu Šablona v PPSS, návod na vyplnění v Guide for Applicants,
část A návrhu projektu • • • •
informace o návrhu projektu (A1) údaje o jednotlivých partnerech (A2) rozpočet (A3.1) souhrnný rozpočet (A3.2)
část B návrhu projektu • úvodní stránka a obsah • vědecká a/nebo technická kvalita realizace projektu (vč. popisu využití zdrojů) • dopad projektu • etické otázky • gender otázky
FINANČNÍ ČÁSTI
18
Uznatelné náklady Uznatelné náklady (eligible costs) musí být zároveň: •
skutečné
•
vynaloženy v době trvání projektu (s výjimkou nákladů na vypracování závěrečných zpráv)
•
stanoveny podle obvyklých účetních a správních zásad a postupů účastníka
•
musejí být zaneseny v účetní evidenci účastníka (popřípadě třetích stran)
•
použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků popsaných v Annexu I
•
za dodržování zásad úspornosti, účinnosti a efektivity
•
očištěny od nezpůsobilých (neuznatelných) nákladů
•
(uvedeny v indikativním rozpočtu Annexu I GA) 19
Neuznatelné náklady •
identifikovatelné nepřímé daně včetně DPH V ČR – zákon 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 81 → vrácení DPH „zaplacené“ v souvislosti s projekty 7. RP (v případě, že není možné uplatnit její odpočet)
Český systém vracení DPH v projektech RP: žádost o Potvrzení o původu prostředků na MŠMT (odbor 32 Ing. Vladimír Svatek,
[email protected] ) a příslušný Finanční úřad • • • • • • •
cla placené úroky rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje kursové ztráty, náklady spojené s kapitálovým výnosem náklady vykázané, vzniklé nebo hrazené v souvislosti s jiným projektem EU jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady nadměrné a lehkomyslné výdaje
20
Formulář A3.1.1 – návrh rozpočtu
21
Osobní náklady Zaměstnanec – kritéria: • zaměstnancem účastníka projektu dle národního práva (pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti či dohoda o provedení práce) • pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka • finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka • nutná evidence odpracované doby (např. timesheet) Celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka • hrubá mzda • odvody - sociální a zdravotní dávky placené zaměstnavatelem • FKSP a jiné náklady, pokud vyplývají ze zákona nebo z kolektivní smlouvy • běžné prémie a osobní ohodnocení, které odpovídají běžné praxi v organizaci (NE účelové), za splnění určitých podmínek Příprava projektu = odhad ČM x vykazování nákladů = skutečné produktivní hodiny
22
Subdodávky •
specializované aktivity, které nemůže vykonat žádný účastník konsorcia nebo je to neefektivní → subdodávky by se neměly týkat hlavní náplně projektu (např.: laboratorní analýzy, tvorba webové stránky, elektronický sběr dat, provedení auditu …)
•
zadání za komerčních podmínek - subdodavatelé tedy pracují se ziskem, hrazeny celkové N
•
implementace projektu zůstává odpovědností účastníků projektu
•
subdodávky mezi partnery projektu nejsou možné
•
k ceně subdodávky (přímý náklad) nepřísluší nepřímé náklady
•
musí být identifikována již v návrhu projektu (a následně v Annex I Grantové dohody) x drobné podpůrné služby (minor services)
•
výběr dodavatele
- pokud nutné dle ZVZ - interní směrnice instituce - oslovit min. tři dodavatele 23
Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady • • •
doprava, ubytování, stravné, kapesné dle zákonů dané země (neexistuje EU předpis) musí být nezbytné pro realizaci projektu náklady na ubytování a stravné formou pevné sazby (flat rate) −
EK pevně stanovuje částky na hotel/noc a stravné/den – pro ČR nevhodné!!!
Spotřební materiál • použit přímo na projekt, nezbytný pro implementaci projektu, • pořízen během trvání projektu • zejména u výzkumných projektů není možné zařadit do spotřebního materiálu např. papír a tonery do tiskárny
Dlouhodobý majetek •
majetek, jehož doba používání je delší než 1 rok a pořizovací cena přesáhne stanovenou minimální hodnotu (zpravidla 40 tis. Kč pro hmotný majetek a 60 tis. Kč pro nehmotný majetek, závisí na účetní praxi organizace)
•
do rozpočtu se uvádí výše účetních odpisů (bez DPH),
•
nutné zohlednit dobu užívání majetku v projektu a využití i pro jiné projekty 24
Nepřímé uznatelné náklady = náklady, které nelze dané akci přímo připsat, ale které byly vynaloženy v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady projektu. mzdy podpůrných zaměstnanců (ekonom, účetní, knihovník, správce sítě), náklady na vedení organizace, odpisy či nájem budov, náklady související s provozem budovy (nájem, pojištění, úklid, ostraha, údržba, energie), administrativní náklady (pošta, telefon, internet, fax, kancelářské potřeby), všeobecně používané vybavení (počítače, tiskárny, kopírky) aj.
Metody vykazování: 1. skutečné nepřímé náklady (actual indirect cost, full cost), 2. zjednodušená metoda (simplified method) 3. pevná sazba (tj. % všech přímých uznatelných nákladů bez subdodávek) – 20 % (standard flat rate) – možné pro všechny subjekty – 60 % (specific / transitional flat rate), – neziskové veřejné orgány, instituce SŠ a VŠ vzdělávání, (neziskové) výzkumné organizace a MSP, které nejsou schopny s jistotou identifikovat své skutečné nepřímé náklady projektu (který obsahuje RTD a demonstrační aktivity) • Koordinační a podpůrné akce LIMIT 7 % (pro všechny subjekty) 25
Formulář A3.1.1 – návrh rozpočtu
náklady v EUR (celá čísla) zohlednit inflaci, vývoj kurzu, růst mezd DPH neuznatelný náklad souvislost s projektem konzistentnost údajů (A3 a B) náklady možno převádět (nízké objemy a pokud to neovlivní činnosti v projektu) neopomenout náklady na audit
26
Registrace projektového návrhu
• Registrace konkrétního projektu (Nově PPSS Participant Portal Submission System) – Internetová aplikace na podávání projektových návrhů – Vstup přes Participant Portal (odkaz je součástí každé výzvy) – Průvodce: „10 minutes guide to the proposal submission“ – Koordinátor: • Registrace projektu • Přidání/odebrání účastníků • Zaslání finálního návrhu EK – Ostatní partneři • Informace o své organizaci a formulář o rozpočtu • Co předchází registraci? – Registrace jednotlivce (ECAS – European Comission Authentication Service) – Registrace organizace (URF – Unique Registration Facility) - přidělení PIC kódu
27
Registrace na Participant Portal = vytvoření účtu ECAS
Odkaz na PP: http://ec.europa.eu/research/p articipants/portal/page/home
28
Přihlášení do účtu ECAS
Registrace organizace
29
online formuláře vyplňují všichni partneři
Koordinátor šablonu stáhne, vyplní a nahraje do systému ve formátu pdf
30
Editace projektového návrhu
31
Hodnocení projektu
VÝSTUPY: VÝZVA K ZAHÁJENÍ NEGOCIACÍ
32
Návrhy projektů ve výzvě: počet cca 100 KONTROLA FORMÁLNÍ SPRÁVNOSTI Evropská komise (EK) Vyřazeno: cca 5
Hodnotitel A Individuální posudek
PRŮBĚH HODNOCENÍ Externí nezávislí hodnotitelé Hodnotitel B
Hodnotitel C
Individuální posudek
Individuální posudek
SETKÁNÍ HODNOTITELŮ Hodnotitelé A,B,C (zpravodaj) + moderátor z EK Společný hodnotící posudek
Vyřazeno: cca 50
PŘEZKOUMÁNÍ PANELEM Evropská komise + vybraní hodnotitelé „Evaluation summary report“ Seznam projektů podle bodů Seznam projektů k financování NEGOCIACE
Vyřazeno: cca 25 33
Kontrola formální správnosti • Krátce (cca 12 dní) po uzavření výzvy zašle EK koordinátorovi e-mailem zprávu o úspěšném obdržení projektového návrhu (tzv. Acknowledgement of Receipt) • Před postoupení návrhu k hodnocení, kontroluje EK splnění formálních podmínek uznatelnosti návrhu: – Uzávěrka výzvy (datum a hodina) – Typ projektu – Úplnost (část A a B) – Partneři (minimální počet) – Limity pro požadovaný příspěvek EU – Další specifika požadovaná ve výzvě (např. povinná účast partnerů z určitých zemí či typů organizací)
34
Hodnotitelé projektu • Kdo jsou hodnotitelé? – Kdokoliv, kdo se zaregistruje do databáze hodnotitelů na webových stránkách CORDIS
• EK vybírá vhodné hodnotitele pro danou výzvu s ohledem na: – Kvalifikace a schopnosti – Rovnováhu mezi soukromou a veřejnou sférou – Rovnost pohlaví – Vhodné geografické rozdělení – Pravidelnou rotaci expertů
• Požadavky na hodnotitele: – Jazykové znalosti (AJ podmínkou) – Nezávislost, nestrannost a objektivnost
35
Hodnotící kritéria • Každý projekt je hodnocen odděleně 3 nezávislými hodnotiteli, podle předem daných hodnotících kritérií: – Vědecká kvalita – Implementace – dopad
• Každé kritérium 0-5 bodů (score) • Obvykle je nutné dosáhnout min. 3 body za každé kritérium a 10 bodů celkově (treshold) • V některých výzvách mohou mít kritéria různou váhu
36
Proces hodnocení • Většina hodnocení probíhá vzdáleně – tj. od hodnotitele z domu či kanceláře • Každý hodnotitel pročte návrh projektu a vyplní vlastní „Individual Assessment Report“ podle přesně daných hodnotících kritérií. – Hodnocení jednoho projektu expert věnuje jen několik hodin. Projekt musí být napsán stručně, jasně a výstižně. Důležitý je abstrakt.
• Hodnotitelé se poprvé potkají/poznají v Bruselu na „consensus meeting“, kde se dohodnou na společném výsledku hodnocení návrhu projektu (tzv. Evaluation Report) • Panel vybraných expertů a EK sestaví seznam projektů doporučených k financování a tzv. rezervní seznam projektů • Úspěšným žadatelům je zaslána oficiální výzva k zahájení negociací (Letter of Invitation to Negotiations). 37
Negociace
VÝSTUPY: PODPIS GRANTOVÉ DOHODY ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU
NÁVRH PROJEKTU
Část A
Část B
Negociace (vyjednávání s EK)
Technická stránka vyjednávání
Finanční a právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu Ověření finanční kapacity Příprava GPF formulářů
PODPIS GRANTOVÉ DOHODY a ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU
„Core Text“ GA
Annex V GA „Formulář A“
Grantová dohoda
Annex I GA 39
Začátek negociací s EK • POZVÁNKA: „Letter of Invitation to Negotiations“ – Vyjednávací mandát (Negotiation Mandate) – Souhrnná hodnotící zprávou nezávislých expertů (Evaluation Summary Report) – Etické posouzení projektu (Ethical Review Report) – je-li třeba • KDO: projektový úředník EK a zástupce koordinátora • KDE/JAK: osobně (Brusel, Lucemburk), e-mail, telefon, NEF (Negociation Facility Tool)
40
Obsah negociací
• Vyjednávání s EK má dva hlavní aspekty: • Technický (scientific/technical negotiation) – Modifikace části B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů → Annex I GA • Administrativní (legal/financial negotiation) – Finanční část vyjednávání • Dohoda o maximálním příspěvku EU (nátlak EK na snížení), výše zálohové platby, identifikace subdodávek – Právní část vyjednávání • Speciální doložky, otázky IPR • Ověření existence a právního statutu účastníků – tzv. validace (pouze pokud již neproběhlo v minulosti) → URF • Ověření finanční a operační kapacity (pouze u určitých typů subjektů)
41
Formuláře GPF (Grant Agreement Preparation Forms) • Formuláře GPF vytvořila EK pro usnadnění přípravy GA • Částečně kopírují údaje přenesené z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF – A1 – A2 – A3 – A4 – A5
= = = = =
Identifikace řešeného projektu Identifikace každého účastníka Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU Informace o bankovním účtu Monitorovací období
• Vyplněné formuláře GPF jsou předány EK prostřednictvím NEF.
42
Podpis Grantové dohody •
•
•
KDO PODEPISUJE: EK a koordinátor, ostatní partneři přistupují ke smlouvě podpisem formuláře A (na začátku) nebo B (v průběhu realizace) KDY: poté co jsou EK předány prostřednictvím webové aplikace NEF kompletní GPFs, Annex I je již ve své finální podobě a úspěšně proběhla administrativní stránka vyjednávání JAK: podle modelu (Model grant agreement, MGA) – – –
• •
Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) MGA pro akce Marie Curie (SP Lidé) MGA pro akce ERC (SP Myšlenky)
GA vstupuje v platnost dnem jejího podepsání EK x ZAJÁJENÍ PROJEKTU: specifikováno v čl. 3 GA: – první den v měsíci následujícím po vstoupení GA v platnost, – pevně stanovené datum zahájení projektu – skutečný den zahájení oznámený koordinátorem
43
Struktura Grantové dohody • Základní dohoda (core text) • Annex I: technická příloha – (popis práce projektu) • Annex II: všeobecné podmínky • Annex III: specifická ujednání pro typ projektu (Infrastruktury, ERS-NETs, SMEs, CSOs) • Annex IV: formulář A (přistoupení partnera k GA) • Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera) • Annex VI: formulář C (vyúčtování) • Annex VII: směrnice pro: formulář D (osvědčení o finančních výkazech) formulář E (osvědčení o metodologii)
• Zvláštní doložky (special clauses)
44
Realizace
VÝSTUPY: NAPLNĚNÍ CÍLŮ PROJEKTU
45
Interní x externí management Výměna informací + Předkládání zpráv EK
KONSORCIUM
GA Koordinátor Partner
CA
Partner Partner
Výměna informací + Finanční příspěvek EU
EVROPSKÁ KOMISE Projektový úředník EK
Finanční a technický audit (Auditor EK, OLAF, Účetní dvůr)
• Jednotliví účastníci projektu tvoří konsorcium
– Interní management – Konsorciální smlouva (CA)
• Účastníci jsou ve vztahu k EK zastupováni koordinátorem (zprostředkovatel pro jakoukoliv komunikaci s EK) – Externí management – Grantová dohoda (GA)
Koordinátor •
Vystupuje navenek za celé konsorcium – –
•
Spravuje peníze získané od EK na projekt –
•
Obdrží peníze na svůj účet a rozděluje je jednotlivým partnerům
Dohlíží na zpracovávání průběžných zpráv o řešení projektu –
•
Dohlíží na to, aby byla podepsána GA Komunikuje s EK a partnery
Mj. zda jsou v souladu s očekávanými cíli projektu
Má přehled o dění v konsorciu –
Plnění dílčích cílů projektu jednotlivými partnery, případné neshody mezi partnery, atp.
47
Projektoví partneři • •
• •
Jednají v souladu se svými závazky vůči projektu Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu („kolektivní technická zodpovědnost“) všichni jsou odpovědni za všechno V případě konfliktů v rámci konsorcia jsou aplikovány postupy definované v konsorciální smlouvě Zajišťují komunikaci se svými třetími stranami, které se podílí na řešení projektu – – – –
Třetí strana na základě zvláštní doložky č. 10 Třetí strana vykonávající část prací na projektu Třetí strana poskytující své zdroje na projekt (Subdodavatelé)
48
Interní management - nástroje • Projektové meetingy – počet a způsob svolávání stanoven v CA
• Komunikace v konsorciu – Interní webová stránka, internetový komunikační nástroj na sdílení dokumentů, zpráv, poznámek, termínů – Je možné také využít existující elektronické aplikace (www.projectcoordinator.net, www.projectplace.com, www.psteam.com, www.eurescom.de …)
• Interní reportování (podávání zpráv na úrovni konsorcia) si klade za cíl odhalit včas případné problémy.
49
Externí management – předkládání zpráv EK 45 dní Vykazované období 1 Průběžná zpráva: 60 1) Úvodní stránka dní 2) Čestné prohlášení koordinátora 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Zálohová platba
105 dnů
Publikovatelný souhrn Pokrok a dosažené výsledky Výstupy a milníky projektu Management projektu Informace o čerpání zdrojů Osvědčení o finančních výkazech Formuláře C
Vykazované období n1 60 dní Průběžné zprávy
105 dnů
n-1. průběžná platba
Vykazované období n 60 dní
Závěrečná zpráva
1.průběžná platba
105 dnů
finální platba 50
Předkládání zpráv EK (I) • Kdo předkládá:
– Koordinátor kontroluje vstupy všech partnerů a postupuje EK finální verzi
• Co se předkládá: – Průběžné zprávy a Zpráva závěrečná • Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období – Po obdržení finální platby (do 30ti dní) • Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu • Jak se předkládá: – Elektronicky skrze Participant Portal (NEF, SESAM, FORCE) + v tištěné podobě poštou Formulář C
51
Předkládání zpráv EK (II) • Povinnosti koordinátora
– Vyplnit svůj finanční výkaz
– Shromáždit finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů – Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů – Předložit (submit) průběžnou zprávu EK – Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) – Sloužit jako prostředník mezi PO a ostatními partnery konsorcia • Povinnosti partnerů – Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) – Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba – Vytisknout, podepsat a zaslat formulář C koordinátorovi
52
Kontroly VÝSTUPY: POZDRŽENÍ PLATEB NÁHRADA ŠKODY PENĚŽITÁ POKUTA
53
Finanční kontroly Předběžné (ex ante) kontroly
Následné (ex post) audity
• Úředník EK zkontroluje finanční výkaz (Formulář C) ještě před úhradou uznatelných nákladů
• Po dobu až 5 let od ukončení projektu může EK provést finanční a technický audit • Účastníci jsou povinni uchovávat originály všech dokumentů, souvisejících s GA po dobu 5 let od ukončení projektu
• Auditor provede kontrolu v souladu s postupy pro vydávání Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D)
54
Technické kontroly • Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu – Např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management • Kontrolu provádí EK ve spolupráci s externími odborníky • JAK: namátkově, zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) • KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení
55
Jaké jsou následky chyb? • Pozdržení plateb EK • Náhrada škody = navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody (liquidated damages). • Peněžitá pokuta – Při neplnění závazků vyplývajících z GA (financial penalty). • 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU • 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU – v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení • V uvedených případech by měl být účastník také vyloučen ze všech grantů financovaných Společenstvím a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení. 56
Děkujeme za pozornost
Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz
© Technologické centrum AV ČR
