MANAGEMENT Procesní přístup k řízení organizace

MANAGEMENT Procesní přístup k řízení organizace doc. Ing. Monika MOTYČKOVÁ (Grasseová), Ph.D. Univerzita obrany Fakulta ekonomika a managementu Katedra vojenského managementu a taktiky Kounicova 44/1. patro/kancelář 103 Tel.: +420 973 44 29 75 E – mail: [email protected]

Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326

Obsah • • • • •

Definice procesního řízení Výhody procesního řízení Klasifikace procesů podle důležitosti Popis kontextu procesů Základní principy a postup zavádění procesního řízení

Literatura Základní

 GRASSEOVÁ, Monika a kolektiv. Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru. [Monografie]. Brno: Computer Press, 2008, 266 s. ISBN 978-80-251-19877. Doporučená  ČSN EN ISO 9000:2006, Systémy managementu jakosti – Základní principy a slovník

3

MODEL STRATEGICKÉHO ŘÍZENÍ JAKO SKUPINA PROCESŮ A-G

JAK BUDE PLÁNOVÁNÍ PROBÍHAT?

KDE SE NACHÁZÍME? KAM MŮŽEME SMĚŘOVAT?

KDE CHCEME BÝT?

JAK SE TAM DOSTANEME?

CO PRO TO DĚLÁME?

POSTUPUJEME SPRÁVNĚ?

A

B

D

E

F

Příprava

Strategická

C

Monitorování

analýza

Formulace strategie

Implementace

na plánování

Stanovení strategického zaměření

strategie

a hodnocení

G Nápravná opatření

V ČEM A JAK ODSTRANIT ZJIŠTĚNÉ NEDOSTATKY?

PROCESNÍ ŘÍZENÍ představuje horizontální řízení, přes bariéry

mezi různými funkčními organizačními jednotkami a sjednocuje jejich zaměření na dosahování výsledků, které mají vazbu na stanovené cíle.

Myslet a jednat v propojených pracovních postupech umožňuje všem zúčastněným získat přehled o celkovém hodnotvorném řetězci a tím zlepšit chod organizace

Vstupy Požadavky

Proces probíhá přes oddělení

Efektivní a účelné výstupy

Základní rozdíly v přístupu k řízení FUNKČNÍ ŘÍZENÍ Hierarchické řízení na základě organizační struktury – výstupy oddělení

PROCESNÍ ŘÍZENÍ Řízení na základě procesů probíhajících napříč organizační strukturou – výstupy procesů

Činnosti jsou sdruženy podle odbornosti Vychází ze stabilního prostředí (málo změn a pomalá reakce) Orientuje se na dílčí výsledky (kvantitu, bez modifikace) bez ohledu na různorodé požadavky zákazníků

Činnosti jsou sdruženy do procesů Vychází a reaguje na neustále změny okolí a požadavky zákazníků Orientace na zákazníka s jeho různorodými požadavky a jeho spokojenost – schopnost modifikace

10

10

Výhody procesního řízení • Unifikace popisu pracovních postupů - Pracovníci ví jaké vstupy využívají pro prováděné činnosti a od koho je přebírají a jaké výstupy a komu poskytují k realizaci navazujících činností. • Přesně definovaná zodpovědnost za proces (jeho průběh) a jeho výstup – vlastník procesu. • Přesně definovaná zodpovědnost za realizaci jednotlivých činností procesu a jejich výstupy – vykonavatel, příp. řídící funkční místo. • Uložení know-how – dokumentace veškerých informací a znalostí souvisejících s realizací procesu. • Možnost optimalizace ve vazbě na průběh a výstup procesu (včetně využívání zdrojů) na základě procesní analýzy. • Základní předpoklad pro získání certifikátu kvality podle ISO norem řady 9000 (Systémy managementu kvality). • Jednoznačná a transparentní komunikace v rámci průběhu procesu. Informace jsou předmětem společného zájmu a jsou běžně sdíleny. 11

Důvody k přechodu na procesní řízení Zvyšování kvality služeb a/nebo výrobků Snižování nákladů

5% 7% 9%

37%

Zavedení managementu kvality do organizace Využití moderních technologií

Konkurenční tlak

13%

Snaha odhalit své slabé stránky Snížení časové náročnosti

11% 18%

Zdroj: Průzkum stavu procesního řízení v ČR. Praha: Gartner, 2005.

ZÁKLADNÍ POJMY

PROCES je opakující se soubor vzájemně souvisejících činností, které jsou realizovány v regulovaných podmínkách a využívají zdroje pro přeměnu vstupů na výstupy, které mají svého zákazníka.

Vstupy

2 3 4 5 Činnost Činnost Činnost Činnost

Požadavky a očekávání zákazníka

Činnost 1

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU

Výstupy Výsledek procesu Spokojenost zákazníka

Klasifikace procesů podle důležitosti – hlavní, řídící, podpůrné ŘÍDÍCÍ PROCESY ZABEZPEČUJÍ, ŽE POSLÁNÍ JE NAPLŇOVÁNO KVALITNĚ A V SOULADU S REGULÁTORY ŘÍZENÍ, TJ. MANAŽERSKÉ PROCESY

HLAVNÍ PROCESY ZABEZPEČUJÍ PLNĚNÍ POSLÁNÍ, TJ. NAPLŇUJÍ DŮVOD EXISTENCE ORGANIZACE

Klasifikace procesů podle důležitosti – hlavní, řídící, podpůrné Procesy UO OBLASTI PROCESŮ PODLE DŮLEŽITOSTI podle jejich důležitosti Hlavní procesy •Výchovně vzdělávací oblast •Vědecko-výzkumná oblast Řídící procesy •Oblast tvorby vnitřních předpisů a norem •Oblast plánování a hodnocení činnosti a rozvoje UO •Oblast volby orgánů UO a fakult •Oblast Public Relations Podpůrné •Oblast lidských zdrojů procesy •Oblast financování •Oblast logistiky, atd.

16

ZÁKLADNÍ POJMY ČINNOST


Vstupy

Činnost Činnost Činnost Činnost Činnost

1 2 3 4 5

• Činnost je na dané rozlišovací úrovni základní prvek procesu, který slouží ke zpracování dílčích vstupů na dílčí výstupy. • Činnost je z principu dekomponovatelná, čili může být nahlížena jako samostatný proces. ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


17

ZÁKLADNÍ POJMY VSTUPY do procesu • Vstupy do procesu – spouští daný proces a jsou nezbytné pro jeho realizaci. Mezi vstupy patří externí dodavatelé nebo výstupy z jiných procesů organizace (předcházejících).


Vstupy


1 2 3 4 5

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


18

ZÁKLADNÍ POJMY VÝSTUPY Z PROCESU • Výstupy z procesu – jsou produktem procesu a tento výstup je předán (doručen) zákazníkovi. Výstup z procesu zároveň ukončuje proces (poslední činnost procesu).


Vstupy


1 2 3 4 5

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


19

ZÁKLADNÍ POJMY ZDROJE pro proces Zdroje využívané a spotřebovávané v rámci procesu jsou: VĚCNÉ, FINANČNÍ a PERSONÁLNÍ. Rozdíl mezi vstupy a zdroji je ten, že zdroje využíváme jako prostředek pro přidání hodnoty do vstupů (tedy k přeměně vstupů na výstupy).

Vstupy

2 3 4 5 Činnost Činnost Činnost Činnost


Činnost 1

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


20

ZÁKLADNÍ POJMY ZÁKAZNÍK procesu Zákazník procesu je subjekt, kterému jsou výsledky procesu určeny. Subjektem může být osoba, organizace nebo následující proces.


Vstupy


1 2 3 4 5

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


21

ZÁKLADNÍ POJMY ZÁKAZNÍK procesu Zákazníky členíme v obecné rovině na interní a externí. Interním zákazníkem je subjekt v rámci dané organizace. Interní zákazník výsledky jiného procesu využívá jako vstupy do procesu, který sám provádí. Externím zákazníkem je subjekt mimo danou organizaci. V případě ozbrojených sil to může být veřejnost ČR a zainteresované strany jako např. parlament, vláda, NATO, EU, OSN, MV, MZV atd.

22

ZÁKLADNÍ POJMY Regulátorem řízení (dokumentovaná znalost) se rozumí „TRVALE PLATNÁ“ ZÁVAZNÁ PRAVIDLA.

   

Vyhlášky Normy Rozkazy, apod.

a očekávání Vstupy zákazníka


Jsou to zejména:  Zákony Požadavky

Regulátory řízení

1 2 3 4 5

ZDROJE

PRŮBĚH PROCESU


ZÁKLADNÍ POJMY  Cíl procesu vyjadřuje čeho chceme procesem dosáhnout. Má jednoznačnou vazbu na cíle vyššího řádu tedy cíle organizace, respektive slouží k naplňování cílů organizace. • Ukazatel výkonnosti procesu je měřitelná veličina, jejíž hodnota vypovídá o míře naplnění cíle procesu. Je to nějaká veličina, na níž mají vliv činnosti uvnitř procesu. Ukazatele se stanovují z následujících oblastí: • Čas - časová náročnost, dodržování lhůt, • Náklady – např. na práci, materiál, režii • Kvalita – např. přesnost, snadnost použití, spolehlivost, spokojenost, počet vrácených rozhodnutí, nedodržení požadavků na výsledek (reklamace) • Parametr/cílová hodnota ukazatele procesu je hodnota ukazatele, které chceme dosáhnout pro naplnění cíle. V závislosti na povaze ukazatele se definuje maximální, minimální nebo optimální hodnota. 24

popis kontextu každého procesu (INFORMACÍ O PROCESU) Možný postup popisu kontextu procesu:  Jaké cíle sleduje proces?  Jak měřím cíle (tedy jakými ukazateli)?  Jaké jsou parametry procesu (cílové hodnoty)?  Jaké regulátory řízení mají vliv na proces?  Jaký vstup proces dostane?  Kdo dodá tento vstup (tedy jaký proces předchází, případně od jakého externího dodavatele vstup získáme)?  Jaký výstup má proces?  Kdo dostane výstup (tedy kdo je zákazníkem procesu, a který proces následuje)?  Je proces podporován informačními technologiemi?  Jsou k dispozici všechny potřebné zdroje?  Jsou definována všechna rozhraní procesu (návaznost na procesy ostatní)?  Kdo je zodpovědný za proces (vlastník procesu)?  Kdo proces vykonává?  Kdo proces řídí?  Kdo na procesu spolupracuje (součinnost)?  Jak často se proces opakuje a jak dlouho trvá? Atd. 25 25

R MO č. 20 /2 007 Zá sady tvorby systematizova ných míst

je potř eb ný pr o

pr o vád í Oddě len í říze ní o brany státu (K401 )

r ozh odu je o

N K 401

r ozh odu je o je potř eb ný pr o Pu b-70-01 -0 1, Příprava příslušn íků AČR

pr o vád í

Oddě len í druh ů vojsk (K40 2)

N K 402

sp olupr a cuje na Externí lektor

Zá kon č. 2 21/19 99, o vojácích z p ovolání


pr o vád í Sku pin a správní

Zá kon č. 1 11/19 98 , o vysokých ško lách

po dpo r uje

Zp ra covan ý ročn í plán je vstup em pr o rezortu MO vytvořený uče bní plá n je vstup em pr o dů sto jnického ku rzu

R ozkaz ve věce ch pe rso nálních

Ap lika ce PIS Po dpo ra revize ta bulek po čtů so učástí rezo rtu MO

PR OCES: Po skyto vání karié ro vého vzdě lává vní d ůstojn íků

je vstup em pr o má vý stup

Po skytn uté kariérové vzdě lává ní d ůstojn íků

po sky tu je v stup pr o vy tv ář í v ýstup p r o

Plán čin nosti a rozvoje reozo rtu Mo na rok

po sky tu je v stup pr o po dpo r uje

Profil a bsolventa dů sto jnického ku rzu

U čitelé U O (mimo Ú OTS)


D ůstojn ík zařaze ný na slu žebn í místo je vstup em pr o

Po skytn uté magiste rské vzd ělá vání

sp olupr a cuje na

po sky tu je v stup pr o

Prové st kvalitní přípravu na výko n bu dou cí funkce

vy tv ář í v ýstup p r o C ertifikát o u konče ní kurzu

26 má vý stup

da ta báze PIS Eviden ce vojá ků z po volá ní

je vstup em pr o

R ozkaz ve věce ch pe rso nálních

da ta báze PIS Eviden ce vojá ků z po volá ní

26

ZÁKLADNÍ POJMY NÁVAZNOST PROCESŮ o Výstup z předcházejícího procesu musí být shodný se vstupem do následujícího procesu. Je tedy nutné detailně analyzovat reálné výstupy z procesu s výstupy požadovanými. Následující proces

Předcházející proces

Proces A

Výstup

Vstup

Proces B

Návaznost = vazba mezi procesy

27

CÍL PROCESNÍHO ŘÍZENÍ ROZVOJ A OPTIMALIZACE CHODU ORGANIZACE  způsobem, který: 

definuje pracovní postup (proces) jako ucelený sled činností napříč organizací,  pro každý proces definuje jeho vstupy, výstupy a zdroje,  definuje osobní zodpovědnost za proces i za každou činnost,  nastavuje systém měření výkonnosti procesů,  sleduje a vyhodnocuje každý proces,

 tak, aby:  byla dodržována kvalita výsledků procesů daná měřenými ukazateli a jejich parametry,  byly optimálně využívány dostupné zdroje,  byla průběžně zvyšována výkonnost organizace dle předem známých a měřených ukazatelů. 28

28

Doporučený postup zavádění procesního řízení - fáze

A.

B.

C.

Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení

Popis současného stavu procesů - tzv. procesní modelování

Provedení procesní analýzy

D. E. Návrh Příprava cílového a zavedení stavu cílového procesů stavu procesů a a organizačních organizačních změn změn

29

Základní principy zavádění procesního řízení  Jednoznačná a trvalá podpora TOP managementu  Postup zavádění směrem TOP-DOWN  Každý proces má jednoho vlastníka -vedoucího pracovníka s patřičnými pravomocemi a odpovědností  Motivace všech pracovníků organizace  Spolupráce procesních specialistů a pracovníků s věcnou znalostí procesů  Nastavený systém školení a osvěty 30

30

Klíčové činnosti fáze A. A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení

1. 2. 3.

4. 5.

B.

C.

Popis současného stavu procesů

Provedení procesní analýzy

D. Návrh cílového stavu procesů a organizačních změn

E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů a organizačních změn

Shromáždění všech regulátorů řízení vztahujících se na existenci a chod organizace Definování poslání organizace (včetně podřízených organizačních jednotek) Definování vize (smysl, účel, přínos) procesního řízení v organizaci Tvorba matice zákazníci/poskytované služby Příprava projektu zavádění procesního řízení – logický rámec projektu 31

31

MANAGEMENT Procesní přístup k řízení organizace

Recommend Documents