Management assistenten bekennen kleur Efficiënter samenwerken en stress beter managen, doet u zo!
Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistenten. Gelukkig managen zij in de eerste plaats positieve stress. Op piekmomenten of tijdens een crisis kan stress echter ontaarden in negatieve emoties. Door een open en eerlijke communicatie kunnen management assistenten en hun managers stress beter aanpakken. Een goede kennis van elkaars persoonlijkheid is hierbij van cruciaal belang. OfficeTeam en Insights zochten naar de typische persoonlijkheid van management assistenten en hun managers en manieren waarop zij efficiënter kunnen samenwerken door elkaars stresssignalen tijdig te herkennen.
Iedereen heeft wel eens een slechte dag op het werk. Op zulke momenten kunnen door hoge werkdruk of door een crisissituatie de emoties hoog oplopen. Management assistenten voelen zich dan niet begrepen, genegeerd of onjuist bejegend en hun managers worden gedwarsboomd omdat niets opschiet of werkt. Als beide partijen bovendien een verschillende persoonlijkheid hebben, maakt dit de situatie nog complexer.
Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistenten
Uit onderzoek van Insights naar de rol van persoonlijkheden op de werkvloer blijkt dat verschillende persoonlijkheidstypes vaak elkaars stresssignalen te laat of helemaal niet herkennen. Hierdoor komt een vlotte communicatie in het gedrang.
Mix van persoonlijkheidsenergieën
ZACHT GROEN zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig
STRALEND GEEL dynamisch enthousiast overtuigendG RO expressief EN optimistisch
ER
HELD
ND
GEE L
D
HT ZAC
NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO
V UR IG
E AL STR
Het streven naar onderling begrip komt sterk naar voren in hun persoonlijke stijl. Bij 52,5% van de management assistenten is zacht groen de toonaangevende persoonlijkheidsenergie, gevolgd door zonnig geel (20,5%), helder blauw (15%) en vurig rood (12%).
TOR TIVA MO
Insights onderscheidt vier persoonlijkheidsenergieën met elk een aantal specifieke eigenschappen. BESLI ER SSE ORM Elke persoonlijkheid is een mix van dezeRvier V R HE of mindere kleurenergieën waarvan de ene in meer mate voorkomt dan de andere. Bij de management assistenten komt de zacht groene ondersteunende, relationeel ingestelde persoonlijkheidsenergie het meeste voor. Deze persoonlijkheden worden vooral gekenmerkt door rust, vertrouwen en diepgang.
B
VURIG ROOD W U wilskrachtig LA prestatiegericht veeleisend vastberaden doelbewus
O RO
HELDER BLAUW voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief
Bij 52,5% is zacht groen de toonaangevende persoonlijkheidsenergie
INSPIR ATO R
De spreiding van de persoonlijkheden van de management assistenten verschilt sterk met deze van hun managers. Hier speelt de vurig rode, Zij zijn eerder introvert, richten zich op persoonlijke leidinggevende en assertieve persoonlijkheid de waarden en diepgang in relaties. Zij zoeken het hoofdrol. Deze extraverte en zeer energieke persoonvertrouwen van anderen en zetten zich met rustige lijkheden zijn actiegericht, altijd in beweging, positief vastberadenheid en vasthoudendheidSUin voor zaken die R A P A ingesteld, assertief en erg realistisch ingesteld. Zij gaan ze belangrijk achten. Hun voorkeur gaatPOnaar RTER gelijk- MIDDEL E B recht op hun doel af en richten zich op resultaten. waardige relaties waarin iedereen tot zijn recht komt. Hun persoonlijke stijl is sterk gericht op het sturen en beheersen van situaties, wat ook blijkt uit de directe manier in de omgang met anderen. Van de topmanagers heeft 48% vurig rood als dominante persoonlijkheidsenergie, gevolgd door zonnig geel bij 32%, zacht groen 12% en helder blauw bij 8%. Het komt relatief vaak voor dat managers en management assistenten dus tegenovergestelde persoonlijkheden hebben. Dit is op zich geen probleem. Als de relatie effectief is, zijn ze immers zeer complementair. Het komt er op aan om de complementariteit in de werkrelatie maximaal te benutten zodat de verschillen minder als oorzaak van irritatie worden ervaren.
GR OE N
E AL STR
HT ZAC
Supporters en beslissers
SU P
POR TER ondersteunend luistert, loyaal teamaanpak
OfficeTeam en Insights onderzochten welk specifiek persoonlijkheidstype bij de zacht groene management assistenten en bij de vurig rode beslissers het meeste voorkomt. Net zoals bij de persoonlijkheidsenergieën is het ene persoonlijkheidstype niet beter of slechter dan het andere. Bij selectie wordt meestal gekeken naar competenties en ervaring van de kandidaten, maar voor sommige beroepen blijken bepaalde persoonlijkheidstypen vaker uitgekozen te worden dan andere. Uit het onderzoek blijkt dat binnen de functie van management assistenten en managers telkens één type vaker voorkomt. Voor de management assistenten is dat het zogenaamde ‘Supporter’-type. Supporters zijn innemende, gemoedelijke en evenwichtige personen die goed met anderen kunnen opschieten.
Management assistenten zijn veeleer ‘supporters’, terwijl managers ‘beslissers’ zijn
BESLI SSE R
IN S P I R ATO R
planning organisatie time-management
ER
resultaatgericht besluitvaardig assertief
TOR TIVA MO
bepaalt de norm productkennis analyse
RM RVO E H
NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO
vastberadenheid voortgangbewaking productkennis
gedreven enthousiasme positief denken
overtuigend creatief mensgerichte vaardigheden
AR E LA D D I M BE helpt anderen flexibel wisselt ideeën uit
Met hun bescheiden en beheerste houding zijn ze voorkomend, geduldig en altijd bereid om mensen, die zij als hun vrienden beschouwen, te begeleiden en te helpen. Ze bouwen een hechte relatie op met een kleine groep collega’s. De Supporter zet zich in om wat vertrouwd en voorspelbaar is in stand te houden. Gespecialiseerde taken liggen hen het best. Ze zoeken voortdurend naar waardering van anderen en zullen zich relatief langzaam aanpassen aan verandering. Om hun werkaanpak te wijzigen zonder dat het prestatieniveau daalt, kunnen het best duidelijke voorwaarden worden gesteld. Bij de managers komt het zogenaamde ‘Beslisser’-type het meest voor. Beslissers zijn krachtig, veeleisend, besluitvaardig en veelal sterk individueel gericht. Ze kijken vooruit en stellen zich competitief op om hun doelstellingen te realiseren. Bij het oplossen van problemen gaan ze logisch, pragmatisch en doortastend te werk. Ze ondervinden soms moeilijkheden met anderen omdat ze intimiderend uit de hoek durven komen. Als er niet voldaan wordt aan hun eisen, kunnen ze erg gedecideerd optreden en lijken ze zich moeilijk in de positie van anderen te kunnen verplaatsen.
N
HELD
ER
B
V UR IG
RO
UW LA
Tegenpolen trekken elkaar aan
E AL STR
NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO
I N S P I R ATO R
INS P I R A TOR
SU P
TOR TIVA MO
TOR TIVA MO
De ‘typische’ management assistant (Insights kleur: groen) is dus de tegenpool van de ‘typische’ manager (Insights kleur: rood). Net omdat hun profielen lijnrecht tegenover elkaar staan, zijn ze zeer complementair BESLI ER SSE team vormen. Deze ORM en kunnenRVze dus een prachtig R HE kan echter problematisch tegenstelling worden als beide partijen elkaars persoonlijkheid niet herkennen en erkennen. Als manager en management assistent daarentegen hun wederzijdse gedrag op elkaar afstemmen, kunnen ze bijzonder efficiënt samenwerken. Het komt er dus op aan de persoonlijkheidskenmerken te herkennen en er juist op in te spelen.
POR TER
R LAA E D BEMID
Omdat ze elkaars tegenpolen zijn, trekken ze elkaar ook aan
pietluttig besluiteloos argwanend koud afstandelijk
agressief controlerend drammerig dominant intolerant
gedwee passief traag afhankelijk koppig
opgewonden chaotisch indiscreet pronkerig overhaast
GR OE N
GEE L
B
ER
V UR IG
ND
ND
GR OE N
HELD
dynamisch enthousiast overtuigend expressief visionair
GEE L
zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig
UW LA
D
daadkrachtig veeleisend vastberaden wilskrachtig doelbewust
HT ZAC
HT ZAC
voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief
De 4 Insights kleuren op slechte dag
O RO
ER
V UR IG D
HELD
UW LA
O RO
B
De 4 Insights kleuren op goede dag
E AL STR
Zo is de meerderheid van de managers met dit profiel op een goede dag daadkrachtig, veeleisend, vastberaden, wilskrachtig en doelbewust en zijn secretaresse zorgzaam, relatiegericht, harmonieus, ontspannen en geduldig. Het tegenovergestelde komt ook voor, maar slechts zeer sporadisch. Wanneer deze zelfde manager dus op een minder goede dag stress wil ventileren, kan dit zich uiten in agressief, controlerend, drammerig, dominant en intolerant gedrag. De persoonlijkheid van de management assistenten - dat tijdens het onderzoek als maatstaf naar boven kwam - zal dan echter stresssignalen geven die zich verwoorden in gedwee, passief en traag gedrag, afhankelijkheid en koppigheid.
Stresssignalen leren herkennen 100%
Total Belgium
90%
Netherland
80%
France Germany
70%
Czech Republic
60%
Ireland United Kingdom
50% 40% 30% 20% 10% 0% Providing monetary rewards for exceptional performance
Recognition programmes
Management assistenten ondervinden veel stress en kunnen deze goed managen. Uit een studie van OfficeTeam blijkt dat volgens twee op de drie management assistenten een open en transparante communicatie met hun manager het beste wapen tegen stress is. Als beide partijen elkaars persoonlijkheid slecht kennen, geeft dit aanleiding tot een foute interpretatie van elkaars stresssignalen en staat het een efficiënte communicatie in de weg.
Unexpected rewards, such as gift certificates or tickets to a sporting event
Providing additional days off
Holding team building events or meetings
None of the above
Oorzaken va n stress per In sights kleur:
Elke persoonlijkheid is meer of minder gevoelig voor een bepaalde oorzaak van stress en zal ook verschillende signalen uitzenden wanneer hij of zij ermee te maken krijgt. Verschillende oorzaken leiden tot verschillende gevolgen en hebben een andere aanpak nodig.
HT ZAC
Slecht voorbereid Controlezijn verli es OngewaarBuitendeerd gesloten worden worden
ER
Manageable staff workloads
HEL D
Open,honest communication
G
R
ER VORM HER
BESL ISS E
Leer de signalen van Supporters en Beslissers herkennen Signalen Supporters
Signalen Beslissers
Oorzaken van stress
Oorzaken van stress
• Onheuse of onpersoonlijke bejegening
• Gebrek aan focus
• Inbreuk op normen of waarden
• Besluiteloosheid
• Onderbrekingen of tijdsdruk
• Controle verliezen
Signalen van stress
Signalen van stress
• Wordt stil, teruggetrokken of lijkt gekwetst
• Wordt zeer fel en scherp
• Bekritiserend, onpersoonlijk, verzet
• Ongeduldig
• Koppig en overdreven behoedzaam
• Geïrriteerd, veeleisend
Remedie
Remedie
• Persoonlijk contact om vertrouwen te herstellen
• Zorg voor snelle actie
• Begrip en oprechtheid
• Neem beslissingen of time-out
• Leg de taak even terzijde
• Geef hem/haar de touwtjes in handen
Managers doen er dus goed aan om tijdig de stresssignalen bij hun management assistenten op te vangen en er juist op te reageren. Ook management assistenten kunnen anticiperen op stress bij hun manager. Die heeft veelal te maken met het gevoel controle te verliezen, niet tot een beslissing te komen of door de bomen het bos niet meer te zien. De gestreste manager zal hierop reageren door ongeduldig, snel geïrriteerd en onnodig veeleisend te worden en scherp uit de hoek te komen. De standaardreactie van secretaresses met een ondersteunend persoonlijkheidsprofiel is de manager te vragen hoe hij zich voelt en zich heel persoonlijk op te stellen. Dit is nu net wat de manager op dat moment niet nodig heeft. Hij wil in zijn eigen ‘taal’ geholpen worden met feiten en cijfers, duidelijke en concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus het best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out te regelen zodat hun manager de touwtjes weer in handen kan nemen.
De analyse van OfficeTeam en Insights toont aan dat dit soort negatieve stress perfect vermijdbaar is door elkaars ‘taal’ te leren en zo stress beter te controleren en niet te versterken. Aandacht besteden aan en rekening houden met ieders persoonlijkheid leidt tot meer efficiëntie en loyaliteit bij de managementassistent en een prettigere werkrelatie met de manager. De professionele relatie wordt immers versterkt, de samenwerking efficiënter en de uiteindelijke resultaten beter.
Workshop manangement assistenten bekennen kleur Op uitnodiging van OfficeTeam en Insights namen een tiental management assistenten deel aan een workshop over hun persoonlijkheidstype. Tijdens deze boeiende workshop leerden ze meer inzicht te krijgen in zichzelf en anderen en actief interpersoonlijke communicatiestrategieën te ontwikkelen en toe te passen. De workshop bevestigde dat management assistenten overwegend Supporters zijn en hun managers Beslissers. Dat beide types bijzonder complementair zijn, blijkt uit een aantal opvallende uitspraken van de management assistenten. “Ik kan, als ik gestresseerd ben, ineens “stilvallen” of betrap mezelf ook wel eens op koppig vasthouden aan een bepaalde visie” “Ik breng structuur en orde in het werk van mijn creatieve, minder nauwkeurige manager” “Wij hebben een uitstekende wisselwerking omdat we regelmatig met elkaar overleggen en veel respect hebben voor elkaar” “Het duurde even voor we elkaar goed kenden en aanvoelden maar door goede communicatie is er een groot wederzijds vertrouwen en een efficiënte samenwerking gegroeid” “Hij is soms chaotisch en ik ben zeer punctueel, waardoor we elkaar perfect aanvullen” “Inderdaad, ik heb nooit beseft dat als mijn manager plots heel vaak hetzelfde vraagt, en begint door te drammen dat dat niet onmiddellijk kritiek is maar eerder een ventilatie van stress” De deelnemers waren het er roerend over eens dat ze voortaan beter zijn uitgerust om stress en conflicten gemakkelijker op te lossen door elkaars ‘persoonlijkheidstaal’ te leren spreken.
Deze tips zijn gebaseerd op de bevindingen van de management voor een assistenten. Het valt efficiënte op dat management relatie met uw assistenten duidelijk secretaresse behoefte hebben aan persoonlijk en menselijk contact om hun praktische taken optimaal af te kunnen handelen. Indien managers iets meer van hun tijd investeren in persoonlijk contact met hun assistenten dan zal de rest van de tijd hun samenwerking veel efficiënter en met minder stress verlopen.
10 tips
1. Neem af en toe wat gas terug 2. Straal warmte en empathie uit 3. Ondersteun uw secretaresse 4. Blijf ontspannen in de omgang 5. Wees ook diplomatiek 6. Focus minder op snelheid en meer op efficiëntie 7. Kijk verder dan het korte termijn resultaat 8. Toon niet alleen uw wil om te winnen 9. Versterk de teamgeest 10. Durf informeel te zijn
OfficeTeam en Insights OfficeTeam OfficeTeam is gespecialiseerd in het plaatsen van tijdelijke administratieve, secretariële en commercieel ondersteunende medewerkers. Onze gespecialiseerde kennis van de sector en ervaren consultants staan ervoor garant dat we snel en efficiënt kandidaten kunnen vinden en plaatsen die aansluiten bij de reële behoeften van het bedrijf. OfficeTeam is een gespecialiseerde divisie van de Amerikaanse groep Robert Half International Inc. De groep is marktleider op het vlak van gespecialiseerde uitzendarbeid en is genoteerd aan de Beurs van New York. In Nederland is OfficeTeam gevestigd in Amsterdam, Rotterdam en Utrecht.
www.officeteam-interim.nl
Insights Insights Benelux is een van de leidende consulting firma’s op het vlak van menselijke effectiviteit. Voor het onderzoek naar de typische persoonlijkheid van de managementassistent maakt Insights gebruik van het Discovery-profiel dat gedetailleerde informatie geeft over iemands persoonlijkheid. Het profiel beschrijft onder meer de sterke en zwakke punten, blinde vlekken en kwaliteiten als teamspeler. Het Insights profiel wordt gegenereerd op basis van de antwoorden op 25 vragen in een online vragenlijst. Het model is geënt op de persoonlijkheidstheorie van Carl Gustav Jung. De combinatie van de sleutelinformatie uit de individuele Discovery-profielen in een Insightswiel en in persoonlijkheidsgrafieken geeft een handig overzicht over de spreiding van persoonlijkheden in een grotere database en de eigenschappen van een beroepsgroep. Op basis van de profielen geeft Insights trainingen, workshops en coaching om teams beter te laten samenwerken.
www.insights.com
