Management assistants bekennen kleur Efficiënter samenwerken en stress beter managen, doet u zo!

Management assistants bekennen kleur Efficiënter samenwerken en stress beter managen, doet u zo!

Inhoudstafel Mix van persoonlijkheidsenergieën....................................................................4 Supporters en beslissers.......................................................................................5 Tegenpolen trekken elkaar aan..........................................................................6 Stresssignalen leren herkennen..........................................................................7 Leer de signalen van Supporters en Beslissers herkennen................................8 Workshop manangement assistants bekennen kleur.......................................9 10 tips.................................................................................................................10

Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistants. Gelukkig managen zij in de eerste plaats positieve stress. Op piekmomenten of tijdens crisissen kan stress echter ontaarden in negatieve emoties. Door een open en eerlijke communicatie kunnen management assistants en hun managers stress beter aanpakken. Een goede kennis van elkaars persoonlijkheid is hierbij van cruciaal belang. OfficeTeam en Insights zochten naar de typische persoonlijkheid van management assistants en hun managers, en manieren waarop zij efficiënter kunnen samenwerken door elkaars stresssignalen tijdig te herkennen.

OfficeTeam en Insights......................................................................................11

Iedereen heeft af en toe een slechte dag op de werkvloer. Op zulke momenten kunnen door hoge werkdruk of door een crisissituatie de emoties hoog oplopen. Management assistants voelen zich dan misbegrepen, genegeerd of onjuist bejegend en de managers op hun beurt raken gefrustreerd omdat niets opschiet of werkt. Als beide partijen bovendien een verschillende persoonlijkheid hebben, dan maakt dit de situatie nog complexer.

Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistants 2 I OfficeTeam Kleur bekennen

Uit onderzoek van Insights naar de rol van persoonlijkheden op de werkvloer blijkt dat verschillende persoonlijkheidstypes vaak elkaars stresssignalen te laat of helemaal niet herkennen. Hierdoor komt een vlotte communicatie in het gedrang.

3

GR OE N

E AL STR

HT ZAC

Mix van persoonlijkheidsenergieën

Supporters en beslissers

ND

E AL R T S

NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO

GEE L

B

ER

HELD

HT ZAC

planning organisatie time-management

ER

SU P

POR TER ondersteunend luistert, loyaal teamaanpak

BESLI RMER SSE Insights onderscheidt vier persoonlijkheidsenergieën RVO R E H met elk een aantal specifieke eigenschappen. Elke persoonlijkheid is een mix van deze vier kleurenergieën waarvan de ene meer of minder voorkomt dan de andere.

NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO

INSPIR ATO R

4

TOR TIVA MO

De spreiding van de persoonlijkheden van de management assistants verschilt sterk met deze van hun managers. Hier speelt de vurig rode, leidinggevende en assertieve persoonlijkheid de hoofdrol. Deze extraverte en zeer energieke persoonlijkheden zijn actiegericht, altijd in beweging, assertief, Bij de management assistants komt de zachtgroene positief en erg realistisch ingesteld. Zij gaan recht ondersteunende, relationeel ingestelde persoonlijkop hun doel af en richten zich op resultaten. Hun heidsenergie het meeste voor. Deze persoonlijkheden persoonlijke stijl is sterk gericht op het sturen en worden vooral gekenmerkt door rust, vertrouwen beheersen van situaties, wat ook blijkt uit de directe en diepgang. Zij zijn eerder introvert, richten zich manier in de omgang met anderen. S R PPOrelaties. Zij op persoonlijke waarden en diepgangUin AA Van de topmanagers heeft 48% vurig rood als L E RTER D zoeken het vertrouwen van anderen en zetten zichBEMID dominante persoonlijkheidsenergie, gevolgd door met rustige vastberadenheid en vasthoudendheid in zonnig geel bij 32%, zachtgroen 12% en helder voor zaken die ze belangrijk achten. Hun voorkeur blauw bij 8%. gaat naar gelijkwaardige relaties waarin iedereen tot Het komt relatief vaak voor dat managers en zijn recht komt. Het streven naar onderling begrip management assistants dus tegenovergestelde komt sterk naar voren in hun persoonlijke stijl. persoonlijkheden hebben. Dit is op zich geen Bij 52,5% van de management assistants is zachtgroen probleem. Als de relatie effectief is, dan zijn ze de toonaangevende persoonlijkheidsenergie, gevolgd immers zeer complementair. Het komt erop aan om door zonnig geel (20,5%), helder blauw (15%) en de complementariteit in de werkrelatie maximaal te vurig rood (12%). benutten zodat de verschillen minder als oorzaak van irritatie ervaren worden.

OfficeTeam en Insights onderzochten welk specifiek persoonlijkheidstype bij de zachtgroene management assistants en bij de vurig rode Beslissers het meeste voorkomt. Net zoals bij de persoonlijkheidsenergieën is het ene persoonlijkheidstype niet beter of slechter dan het andere. Bij selectie wordt meestal gekeken naar competenties en ervaring van de kandidaten, maar voor sommige beroepen blijken bepaalde persoonlijkheidstypen vaker uitgekozen te worden dan andere. Uit het onderzoek blijkt dat binnen de functie van management assistants en managers telkens één type vaker voorkomt. Voor de management assistants is dat het zogenaamde ‘supporter’-type. Supporters zijn innemende, gemoedelijke en evenwichtige personen die goed met anderen opschieten.

Management assistants zijn veeleer ‘supporters’, terwijl managers ‘beslissers’ zijn

BESLI SSE R

INSPIR ATO R

STRALEND GEEL dynamisch enthousiast overtuigendG RO expressief EN optimistisch

bepaalt de norm productkennis analyse

RM RVO E H

resultaatgericht besluitvaardig assertief

TOR TIVA MO

ZACHT GROEN zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig

V UR IG D

VURIG ROOD W U wilskrachtig LA prestatiegericht veeleisend vastberaden doelbewust

O RO

HELDER BLAUW voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief

vastberadenheid voortgangbewaking productkennis

ND

HELD

ER

B

V UR IG

O RO

UW LA

gedreven enthousiasme positief denken

overtuigend creatief mensgerichte vaardigheden

AR E LA D D I M BE helpt anderen flexibel wisselt ideeën uit

Met hun, bescheiden en beheerste houding zijn ze voorkomend, geduldig en altijd bereid om mensen, die zij als hun vrienden beschouwen, te begeleiden en te helpen. Ze bouwen een hechte relatie op met een kleine groep collega’s. De supporter zet zich in om datgene wat vertrouwd en voorspelbaar is in stand te houden. Gespecialiseerde taken liggen hen het best. Ze zoeken voortdurend naar waardering van anderen en zullen zich eerder langzaam aanpassen aan verandering. Om hun werkaanpak te wijzigen zonder dat het prestatieniveau zakt, is het best om duidelijke voorwaarden te stellen. Bij de managers komt het zogenaamde ‘Beslissers’-type het meest voor. Beslissers zijn krachtig, veeleisend, besluitvaardig en meestal sterk individualistisch. Ze kijken vooruit en stellen zich competitief op om hun doelstellingen te realiseren. Bij het oplossen van problemen gaan ze logisch, pragmatisch en doortastend te werk. Ze ondervinden soms moeilijkheden met anderen omdat ze intimiderend uit de hoek durven komen. Als er niet voldaan wordt aan hun eisen, kunnen ze erg pertinent optreden en lijken ze zich moeilijk in de positie van anderen te kunnen verplaatsen.

OfficeTeam Kleur bekennen I 5

De 4 Insights kleuren op goede dag

Stresssignalen leren herkennen De 4 Insights kleuren op slechte dag

Het beste antwoord op stress

E AL R T S

gedwee passief traag afhankelijk koppig

opgewonden chaotisch indiscreet pronkerig overhaast

GR OE N

The Netherlands

80%

France Germany

70%

Czech Republic

60%

GEE L

B

ER HELD

agressief controlerend drammerig dominant intolerant

Belgium

90%

ND

GEE L

GR OE N

ND

ER

dynamisch enthousiast overtuigend expressief visionair

pietluttig besluiteloos argwanend koud afstandelijk

Total

D

zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig

V UR IG

O RO

daadkrachtig veeleisend vastberaden wilskrachtig doelbewust

UW LA

HT ZAC

HT ZAC

voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief

D

HELD

UW LA

V UR IG

O RO

B

100%

E AL R T S

Ireland United Kingdom

50% 40% 30% 20% 10%

AR E LA D D I BEM

Manageable staff workloads

Providing monetary rewards for exceptional performance

Recognition programmes

Management assistants ondervinden veel stress en kunnen deze goed kanaliseren. Uit een studie van OfficeTeam blijkt dat volgens 2 op 3 management assistants een open en transparante communicatie met hun manager het beste wapen tegen stress is. Als beide partijen elkaars persoonlijkheid onvoldoende kennen, geeft dit aanleiding tot een foute interpretatie van elkaars stresssignalen en staat het een efficiënte communicatie in de weg. Elke persoonlijkheid is meer of minder gevoelig voor een bepaalde oorzaak van stress en zal ook verschillende signalen uitzenden wanneer hij of zij ermee te maken krijgt. Verschillende oorzaken betekent verschillende gevolgen en remedies.

Unexpected rewards, such as gift certificates or tickets to a sporting event

Providing additional days off

Holding team building events or meetings

None of the above

Oorzaken va n stress per In sights kleur:

Slecht voorbereid Controlezijn verli es OngewaarBuitendeerd gesloten worden worden

R

G

6 I OfficeTeam Kleur bekennen

Open,honest communication

HT ZAC

Omdat ze elkaars tegenpolen zijn, trekken ze elkaar ook aan

0%

ER

POR TER

Zo is de meerderheid van de managers met dit profiel op een goede dag daadkrachtig, veeleisend, vastberaden, wilskrachtig en doelbewust en zijn secretaresse zorgzaam, relatiegericht, harmonieus, ontspannen en geduldig. Het tegenovergestelde komt ook voor, maar slechts zeer sporadisch. Wanneer deze zelfde manager dus op een minder goede dag stress wil ventileren, dan kan dit zich uiten in agressief, controlerend, drammerig dominant en intolerant gedrag. De persoonlijkheid van de management assistants - dat tijdens het onderzoek als maatstaf naar boven kwam - zal dan echter stresssignalen geven die zich verwoorden in gedwee, passief en traag gedrag, afhankelijkheid en koppigheid.

HEL D

NATOR OBSERVA RDI TOR Ö CO

SU P

INSPIR ATO R

I N S P I R ATO R

De ‘typische’ management assistant (Insights kleur: groen) is dus de tegenpool de ‘typische’ manager BESLvan MER Net Rrood). ISSE hun profielen lijnrecht O (Insights kleur: omdat V R ER tegenoverH elkaar staan, zijn ze zeer complementair en kunnen ze dus een prachtig team vormen. Deze tegenstelling kan echter problematisch worden als beide partijen elkaars persoonlijkheid niet herkennen en erkennen. Als manager en management assistant echter hun wederzijdse gedrag op elkaar afstemmen, dan kunnen ze bijzonder efficiënt samenwerken. Het komt er dus op aan de persoonlijkheidskenmerken te herkennen en er juist op in te spelen.

TOR TIVA MO

TOR TIVA MO

R

Tegenpolen trekken elkaar aan

7

Leer de signalen van Supporters en Beslissers herkennen

Oorzaken van stress

• Gebrek aan focus

• Inbreuk op normen of waarden

• Besluiteloosheid

• Onderbrekingen of tijdsdruk

• Controle verliezen

Signalen van stress

• Wordt stil, teruggetrokken of lijkt gekwetst

• Wordt zeer fel en scherp

• Bekritiserend, onpersoonlijk, verzet

• Ongeduldig

• Koppig en overdreven behoedzaam

• Geïrriteerd, veeleisend

Remedie

Remedie

• Persoonlijk contact om vertrouwen te herstellen

• Zorg voor snelle actie

• Begrip en oprechtheid

• Neem beslissingen of time-out

• Leg de taak even terzijde

• Geef hem/haar de touwtjes in handen

Managers doen er dus goed aan om tijdig de stresssignalen bij hun management assistants op te vangen en er juist op te reageren. Ook management assistants kunnen anticiperen op stress bij hun manager. Deze stress heeft meestal te maken met het gevoel controle te verliezen, niet tot een beslissing te kunnen komen of het verlies van overzicht. De gestresseerde manager zal hierop reageren door ongeduldig, snel geïrriteerd en nodeloos veeleisend te worden, en scherp uit de hoek te komen. De standaardreactie van secretaresses met een ondersteunend persoonlijkheidsprofiel is de manager te vragen hoe hij of zij zich voelt en zich heel persoonlijk op te stellen. Dit is nu net wat de manager op dat moment niet nodig heeft. Managers wil in hun eigen ‘taal’ geholpen worden met feiten en cijfers, duidelijke en concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out in te lassen zodat hun manager de touwtjes opnieuw in handen kan nemen. 8

Oorzaken van stress

• Onheuse of onpersoonlijke bejegening

Signalen van stress

Workshop manangement assistants bekennen kleur

De analyse van Insights en OfficeTeam toont aan dat dit soort negatieve stress perfect vermijdbaar is door elkaars ‘taal’ te leren en zo stress beter te controleren en niet te verhogen. Aandacht besteden en rekening houden met ieders persoonlijkheid leidt tot meer efficiëntie en loyaliteit bij de management assistant en een aangenamere werkrelatie met de manager. De professionele relatie wordt immers versterkt, de samenwerking verloopt efficiënter en de uiteindelijke resultaten zijn beter.

Op uitnodiging van OfficeTeam en Insights namen een tiental management assistants deel aan een workshop over hun persoonlijkheidstype. Tijdens deze boeiende workshop leerden ze meer inzicht te krijgen in zichzelf en anderen en actief interpersoonlijke communicatiestrategieën te ontwikkelen en toe te passen.

“Ik breng structuur en orde in het werk van mijn creatieve, minder nauwkeurige manager”

De workshop bevestigde dat management assistants overwegend Supporters zijn en hun managers Beslissers. Dat beide types bijzonder complementair zijn, blijkt uit een aantal opvallende uitspraken van de management assistants.

“Het duurde even voor we elkaar goed kenden en aanvoelden maar door goede communicatie is er een groot wederzijds vertrouwen en een efficiënte samenwerking gegroeid”

“Ik kan, als ik gestresseerd ben, ineens “stilvallen” of betrap mezelf ook wel eens op koppig vasthouden aan een bepaalde visie”

Supporters en Beslissers zijn bijzonder complementair

“Wij hebben een uitstekende wisselwerking omdat we regelmatig met elkaar overleggen en veel respect hebben voor elkaar”

“Hij is soms chaotisch en ik ben zeer punctueel, waardoor we elkaar perfect aanvullen” “Inderdaad, ik heb nooit beseft dat als mijn manager plots heel vaak hetzelfde vraagt, en begint door te drammen dat dat niet onmiddellijk kritiek is maar eerder een ventilatie van stress” De deelnemers waren het er roerend over eens dat ze voortaan beter zijn uitgerust om stress en conflicten gemakkelijker op te lossen door elkaars ‘persoonlijkheidstaal’ te leren spreken.

OfficeTeam Kleur bekennen I 9

10 tips

10

OfficeTeam en Insights

tips voor een efficiënte relatie met uw secretaresse

Deze tips zijn gebaseerd op de bevindingen van de management assistants. Het valt op dat management assistants duidelijk behoefte hebben aan persoonlijk, menselijk contact, wat hen toelaat hun praktische taken optimaal af te handelen. Indien managers iets meer van hun tijd investeren in persoonlijk contact met hun assistenten dan zal de rest van de tijd hun samenwerking veel efficiënter en met minder stress verlopen.

1. Neem af en toe wat gas terug 2. Straal warmte en empathie uit 3. Ondersteun uw management assistant 4. Blijf ontspannen in de omgang 5. Wees ook diplomatiek

OfficeTeam OfficeTeam is gespecialiseerd in het plaatsen van tijdelijke gekwalificeerde administratie- en secretariaatsprofielen bij een brede waaier van bedrijven. De gespecialiseerde kennis van de sector en ervaren consultants verzekeren het snel en efficiënt vinden en plaatsen van geschikte kandidaten op maat van de reële noden van het bedrijf. OfficeTeam is een gespecialiseerde divisie van de Amerikaanse groep Robert Half International Inc. De groep is marktleider op het vlak van gespecialiseerde uitzendarbeid en is genoteerd op de Beurs van New York. In België is OfficeTeam gevestigd in Antwerpen, Brussel, Charleroi, Gent, Groot-Bijgaarden, Liège, Roeselare, Wavre & Zaventem.

www.officeteam.be

Insights Insights Benelux is een van de leidende consultingfirma’s op het vlak van menselijke effectiviteit. Voor het onderzoek naar de typische persoonlijkheid van de management assistant maakt Insights gebruik van het Discovery-profiel dat gedetailleerde informatie geeft over iemands persoonlijkheid. Het profiel beschrijft onder meer je sterke en zwakke punten, blinde vlekken en kwaliteiten als teamspeler. Het Insights-profiel wordt gegenereerd op basis van de antwoorden op 25 vragen in een online vragenlijst. Het model is geënt op de persoonlijkheidstheorie van Carl Gustav Jung. De combinatie van de sleutelinformatie uit de individuele Discovery-profielen in een Insights-wiel en in persoonlijkheidsgrafieken geeft een handig overzicht over de spreiding van persoonlijkheden in een grotere database en de eigenschappen van een beroepsgroep. Op basis van de profielen geeft Insights trainingen, workshops en coaching om teams beter te laten samenwerken.

6. Focus minder op snelheid en meer op efficiëntie

In België werken ongeveer 100 HR professionals met het Insights-systeem. Het Insights-kantoor voor België is in Brussel.

7. Kijk verder dan het resultaat op korte termijn

www.insights.com

8. Toon niet alleen uw drang om te winnen 9. Versterk de teamgeest 10. Durf informeel te zijn

10 I OfficeTeam Kleur bekennen

11

Meer dan 300 kantoren wereldwijd Australia I Belgium I Canada I Czech Republic I France I Germany I Ireland I The Netherlands I UK I USA

Antwerpen T 03 257 26 26 [email protected]

Gent T 09 233 39 99 [email protected]

Roeselare T 051 25 93 33 [email protected]

Brussel T 02 649 40 40 [email protected]

Groot-Bijgaarden T 02 481 95 95 [email protected]

Zaventem T 02 416 83 83 [email protected]

Charleroi T 071 30 55 50 [email protected]

Liège T 04 225 52 22 [email protected]

Wavre T 010 48 29 49 [email protected]

www.officeteam.be