Functiebeschrijving:
Coördinator Administratieve Ondersteuning / Management Assistent Secretaris-Generaal Afdeling Algemene Diensten en Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen
Functiefamilie administratief ondersteunende functies - niveau 4
Voor akkoord Naam leidinggevende
Datum + handtekening
Dirk Vanderpoorten
Naam functiehouder VACANT
Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1.
Departement Werk en Sociale Economie
Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : www.werk.be
1.2.
Afdeling Algemene Diensten
De Afdeling Algemene Diensten bestaat uit: Strategische managementcel die instaat voor: ICT HRM en Organisatieontwikkeling Externe communicatie Interne communicatie Kennis- en archiefbeheer Facility management Bestuurs/managementrapportering
2
Aansturing gemeenschappelijk dienstencentrum (MOD) Opvolging CAG/SG forum/SOBO/SOPO/…. Secretariaat EOC/DC/MaCo Dienst studie en beleidscoördinatie: Monitoring van het geheel van maatregelen en programma’s DWSE Ondersteuning van de afdelingen op vlak van monitoring van de individuele maatregelen Evaluatie van het beleid en de programma’s DWSE Monitoring/strategische analyse van trends en evoluties op de arbeidsmarkt Coördinatie van het VIONA-onderzoeksprogramma + opvolging van het Steunpunt WSE Europees/internationaal beleid incl aansturing Permanente Vertegenwoordiger Doelstellingenmanagement Werk en Sociale Economie (inclusief monitoring regeerakkoord, beleidsengagementen, VIA,..) Beheersovereenkomsten VDAB en Syntra Vlaanderen Coördinatie parlementaire vragen Dienst financieel management en certificering Financiën Begroting Managementovereenkomst Ondernemingsplan Interne controle Integriteit en deontologische code Project management (methodologie) Proces- en risicomanagement Beheersrapportering (vb doorlooptijden) Certificeringsautoriteit ESF kwaliteitsmanagement
3
De functiehouder is Management Assistent van de Secretaris-Generaal en maakt in deze hoedanigheid deel uit van de afdeling Algemene Diensten. Daarnaast is de functiehouder verantwoordelijk voor de coördinatie van de Pool Administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene diensten en de afdeling Juridische Diensten & Erkenningen.
1.3.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.4.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.5.
Als Management Assistent aan de Secretaris-Generaal van het Departement Werk en Sociale Economie Als Coördinator van de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Algemene Diensten en de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen, aan het afdelingshoofd Afdeling Algemene Diensten en het afdelingshoofd Juridische Diensten en Erkenningen De medewerkers van de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Algemene Diensten en de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen : - de management assistenten - de chauffeur/ administratief en operationeel ondersteuner
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van
3 management assistenten (niv B) 1 chauffeur/ administratief en logistiek ondersteuner (niv D)
4
type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
nvt nvt
2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de Secretaris-Genereaal en/of aan één of meer personen binnen de afdelingen waartoe de pool administratieve ondersteuning behoort teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit.
3. Resultaatgebieden Resultaat Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
Voorbeelden van activiteiten -
Informatiebeheer
-
Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
-
Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Adressenbestanden van contactpersonen en organisaties opstellen, verzamelen, up to date houden en actualiseren Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid Opzoekwerk in dossiers, op internet,…. Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) Ondersteuning bij vergaderingen zoals om. MACO, DC, EOC,strategisch comité, sturingscomité,SG-Forum, CAG, BR,VR,…. In de vorm van bv. klaarmaken van dossiers/verslaggeving … Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten van de bestuursorganen (coderen, opslaan in Sharepoint) Klasseren van facturen, brieven, rapporten, besluiten, verslagen,…. Archief- en gegevensbeheer Artikels, documenten, e.a. informatie rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen maken en archiveren Documenten en informatie bewaren in een geordend syteem (Sharepoint)
5
Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
-
Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Erop toezien dat bepaalde gegevens up to date zijn. …
-
Administratief opvolgen van dossiers, timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Verdelen van briefwisseling van de afdeling Algemene Diensten Beantwoorden en vragen mbt een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem (Sharepoint) …
Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving
-
Opstellen van documenten
-
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
-
Ondersteunende taken
-
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.
-
Post
-
Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
-
Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, betalingsnota’s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, mailings…. Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verlag en notulen Opmaken en lay-out van presentaties … Verzorgen/reserveren van catering, vergaderzalen Verlenen van materiële en logistieke ondersteuning bij vergaderingen, studiedagen,…. Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij versturen van zendingen, opvolging en verdeling materiaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s diensten, chef,…. Verspreiden allerhande info binnen het departement Deelnemen aan interne werkgroepen Inspringen bij afwezigheid collega’s Fotokopies nemen en verspreiden Bestellen van tickets (NMBS, MIVB, etc…) Ontvangen en verdelen van maaltijdcheques voor personeelsleden met tijdelijke opdrachten Verzekeren van de continuïteit binnen secretariaatspool …. Ophalen, ontvangen, sorteren en registreren van post en e-mailverkeer van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend, gedateerd en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken
6
-
Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in Sharepoint Circulatiemappen opstellen en verspreiden …..
Onthaal en telefoon
-
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling.
-
Ontvangen en begeleiden van bezoekers of van deelnemers aan vergaderingen Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie (ook van anderstaligen) Uitdelen en verspreiden informatiepakketten Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook van anderstaligen ….. Voor Afspraken maken + plannen van vergaderingen (dossiers klaarmaken) Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vlieg- of treintickets,… Organiseren binnen- en buitenlandse zendingen Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen ….
-
Agendabeheer Beheren van de agenda van de Secretaris-Generaal of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
-
Coördineren
-
Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan, coördineert het MA-overleg, om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen
-
Kennisdelen
-
Coachen en sturen van chauffeur (dagelijks overleg agenda SG teneinde bijkomende taken te laten uitvoeren) Insteek leveren voor evaluaties chauffeur, Pool MA’s AAD & JDE Aanspreekpunt voor knelpunten, aanbevelingen binnen het departement voor secretariaatsmedewerkers Coördineert het overleg van de MA’s Trekker van de werkgroep MA’s Vlaamse Overheid – Jaarlijkse kennisdeling MA’s Werkzaamheden van MA’s binnen het team van nabij opvolgen zodat kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening op peil is Regelmatige controle van de prestaties van het team ifv timing, termijnbewaking – zo nodig bijsturen … Up to date houden van de eigen kennis en actief kennisdelen (individueel, in team of via kennisdelingsmomenten)
7
Helpt collega’s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden.
-
Kennisdelingsmomenten MA’s vlaamse overheid opzetten (trekker van de werkgroep MA’s VO) …
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
Klantgerichtheid – niveau 2
Communiceren – niveau 2
Plannen en organiseren – niveau 2
Initiatief – niveau 1
Samenwerken – niveau 1
4.2.
Vaktechnische competenties
Ervaring Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen de Vlaamse Overheid Kennis van Sharepoint of op korte termijn de toepassing eigen maken Grondige kennis van bureautica-toepassingen (Word, Excel, Outlook, internet,….) Administratief-organisatorische vaardigheden Passieve en actieve kennis van het Frans en Engels is een pluspunt Ervaring inzake coaching en leiding geven aan team Blijk geven van organisatietalent Opleiding Ploeg (Evaluaties-planningen van Pool AAD&JDE)
5. Andere functierelevante informatie
8
