Functiebeschrijving: B2 Hoofddeskundige – Management assistent
Beleidsdomein:
Leefmilieu, Natuur en Energie
Entiteit:
Departement Leefmilieu, Natuur en Energie
Afdeling:
Afdeling Secretariaat-generaal
Graad:
B2
Aantal vacante 1 betrekkingen: Functie momenteel te Brussel begeven in: Vacaturenummer:
OPW/2014/110
1. Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de secretaris-generaal van het departement LNE, zodat voor een vlotte, efficiënte dienstverlening/werking kan gezorgd worden. Instaan voor het verlenen van advies en ondersteuning op gebied van personeelszaken voor het secretariaat-generaal en het departement.
2. Resultaatgebieden
1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Relevante informatie verzamelen en bundelen zodat de Secretaris-generaal zich ten volle kan voorbereiden voor afspraken en vergaderingen (enkel SG-forum + allerhande vergaderingen) Zowel op vraag als op eigen initiatief actief op zoek gaan naar informatie: zowel telefonisch, schriftelijk als per email inlichtingen inwinnen en gerichte vragen stellen aan collega's, andere afdelingen, externe personen, enz. De ingewonnen informatie grondig checken op volledigheid, correctheid en waarde. De essentiële gegevens uit de verkregen informatie filteren en tot een samenhangend overzichtelijk geheel bundelen. De informatie overmaken aan de Secretaris-generaal en hem briefen ter voorbereiding van zijn overleg. Na afloop van de afspraken en vergaderingen alle vergaderstukken terug inzamelen, relevante documenten die opvolging vereisen eruit filteren en via archivering verwerken. Op verzoek verrichten van uiteenlopend opzoekwerk en binnen de gestelde tijdslimieten overmaken aan collega's, diensten, afdelingshoofden, externen.
2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden Voorbeelden van activiteiten: Verantwoordelijk voor een gestructureerd en ordelijk documentenbeheer van de Secretaris-generaal teneinde de toegankelijkheid en beschikbaarheid van uiteenlopende geklasseerde documenten (facturen, brieven, rapporten, verslagen, ...) optimaal te laten verlopen. Nauwkeurig bijhouden van een gedetailleerde digitale inventaris van alle beschikbare documenten in het archief. Actualiseren en beheren van allerhande adressenbestanden van relevante organisaties, instellingen en contactpersonen van de Secretaris-generaal.
3. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten: Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen. Opstellen of vervolledigen van allerhande briefwisseling, mails, memo's, nota's, enz. Opmaken van documenten ikv personeelsaangelegenheden en algemene zaken Opmaken zendingsaanvragen en kostenstaten voor de secretaris-generaal 4. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het Secretariaat-generaal. Voorbeelden van activiteiten: mee optimaliseren van de administratieve processen van de administratie van het STG Diverse ondersteunende en ad hoc opdrachten uitvoeren rekening houdend met timingvereisten, tijdsdruk en vooropgestelde procedures: Inspringen en overnemen van taken bij afwezigheid van collega's: (registreren en doorsturen) van binnenkomende kabinetsnota's Organiseren van de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie voor het ganse departement LNE (via overheidsopdrachten) Assisteren van de Secretaris-generaal bij besprekingen en vergaderingen; het nemen van notulen en opvolgen van tijdens het overleg gemaakte afspraken. Versturen van correspondentie, bv. nieuwjaarskaarten in naam van de Secretarisgeneraal. Registreren en inschrijven van de Secretaris-generaal voor diverse bijeenkomsten, congressen, seminaries, enz. Als ook eventueel participeren ter ondersteuning. registreren van gegevens in Vlimpers Ondersteuning van postproces
5. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het Secretariaat-generaal en het Departement LNE. Voorbeelden van activiteiten: Als algemeen aanspreekpunt en uithangbord fungeren voor het Secretariaat-generaal en het Departement LNE: Aanspreekbaar zijn voor zowel interne medewerkers en personeelsleden als externe personen. Algemene inlichtingen en concrete informatie verstrekken Indien nodig doorverwijzen naar de specifieke bevoegde instanties, afdelingen of personen.
Als telefonisch knooppunt fungeren: ontvangen en filteren van alle telefonische oproepen, allerhande uiteenlopende vragen beantwoorden en de meer specifieke of complexe oproepen dispatchen naar de leidinggevende of één van de collega's Op vriendelijke en gepaste wijze ontvangen en begeleiden van bezoekers.
6. Agendabeheer Beheren van de agenda van de Secretaris-generaal teneinde bij te dragen tot een goed beheer van zijn tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Voorbeelden van activiteiten: Instaan voor een efficiënt beheer van de agenda van de Secretaris-generaal: plannen van afspraken en beleggen van vergaderingen met zowel interne als externe contactpersonen, collega's en medewerkers, met inachtneming van gestelde tijdslimieten en de werkdruk van de Secretaris-generaal: Tijdig uitnodigen van deelnemers van vergaderingen en overlegmomenten, rekening houdend met hun agenda, met mededeling van alle benodigde inhoudelijke gegevens en praktische informatie en in communicatie met de betreffende secretariaten en collega's management assistenten Bij agendawijzigingen de betrokkenen zo snel mogelijk informeren en de nodige initiatieven nemen om afspraken te verplaatsen, derden te verwittigen,... Alle afspraken worden in elke fase nauw opgevolgd tot op het moment van uitvoering en afhandeling. Nauwgezet opvolgen en instaan voor het mailbeheer van de Secretaris-generaal: eventueel beantwoorden, doorsturen, opvolgen, klasseren van mails. De Secretaris-generaal, indien nodig, snel attent maken op prioritaire mails. Ingeval van technische problemen of noodzakelijke wijzigingen/aanpassingen aan Outlook, op eigen initiatief de nodige stappen ondernemen en indien nodig de siteverantwoordelijke contacteren en inschakelen.
7. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden van activiteiten: Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco ...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten …) voor eventuele evacuatie Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte …; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers … gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen …) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega’s bij gebruik (dienst)wagens Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes …
Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.MOD; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek)
8. Proactieve ondersteuning van de secretaris-generaal Proactief handelen teneinde een continue, efficiënte en vlotte administratieve werking van het Secretariaat-generaal te waarborgen en het werk van de Secretaris-generaal maximaal te ondersteunen Voorbeelden van activiteiten: Op efficiënte wijze plannen van afspraken en beleggen van vergaderingen waarbij door prioritering de werkdruk voor de Secretaris-generaal zoveel mogelijk wordt beperkt wat leidt tot het soepel functioneren van het Secretariaat-generaal. Instaan voor permanentie op het secretariaat van de Secretaris-generaal, ook wanneer er 's avonds laattijdig vergaderingen worden belegd. Ten dienste staan en bereikbaar zijn voor de Secretaris-generaal: op regelmatige basis worden 's avonds, buiten de diensturen, en tijdens het weekend mails beantwoord, afspraken belegd en andere voorbereidingen getroffen. Signaleren of herinneren aan afspraken en de nodige praktische regelingen treffen zodanig dat de Secretaris-generaal deze tijdig kan nakomen. Om de Secretaris-generaal zoveel mogelijk af te schermen zodat hij zich ten volle op zijn werk kan focussen, worden telefoonoproepen, bezoekers en vragen van collega's en medewerkers eerst door de management assistant opgevangen en gefilterd. Goede verstandhouding hebben en voortdurende duidelijke communicatie voeren met collega's management assistant van het secretariaat-generaal en andere afdelingen teneinde de dienstverlening te optimaliseren. Eventueel bijstaan van de secretaris generaal op binnenlandse en buitenlandse zendingen
9. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief ondersteuning bieden en advies uitbrengen ten behoeve van rond personeelszaken teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten: Inhoudelijke ondersteuning bieden aan de HR verantwoordelijke van het departement Ondersteuning bieden/adviseren bij interviews/ gesprekken Actief deelnemen aan verschillende werkgroepen Fungeren als vertrouwenspersoon, bemiddelen waar nodig PLOEG-verantwoordelijke DLNE Contactpersoon integriteit Helpen bij het opmaken van functiebeschrijvingen (volgens functiefamilies) van personeelsleden 10. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van HRprocessen en HR-dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te
garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Voorbeelden van activiteiten: Bewaken van correcte toepassing van reglementaire bepalingen (personeelsreglementering), procedures en normen Kwaliteitsbewaking van functiebeschrijvingen (functiefamilies) en stageverslagen Kwaliteitsbewaking van interne potentieel inschattingen Welzijnsbevragingen, BUE's mee opvolgen resultaten voor de secretaris-generaal 11. Uitvoeren van projecten en projectdeelname Deelnemen aan projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Voorbeelden van activiteiten: Ondersteuning bij projecten ikv functiebeschrijvingen en functiefamilies Projectgroep integriteit Deelname stuurgroep Welzijn
HR:
oa
competentiemanagement,
3. Gedragscompetenties • • • • • • • •
Plannen niveau 2 mondeling uitdrukkingsvermogen niveau 2 Flexibel gedrag niveau 1 Nauwgezetheid niveau 3 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2
4. Vaktechnische competenties • • • •
Psychosociaal welzijn – vertrouwenspersoon (wettelijke competenties) HR Administratieve processen Administratief organisatorische vaardigheden
Relevante ervaring: • •
Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring m.b.t. inhoudelijke ondersteuning van HRprocessen en projecten; Je hebt minimum 2 jaar beroepservaring m.b.t. organisatorische en inhoudelijke ondersteuning van het secretariaat van een leidinggevende.
