Manag IT CLOUD. lessen uit DE. Van de makers van Management Team, in samenwerking met Sogeti DE HOSTING KOSTTE MINDER DAN DE PIZZA S VOOR DE CREW

THINK BIG, ACT SMALL: STAP VOOR STAP DE CLOUD IN

‘DE HOSTING KOSTTE MINDER DAN DE PIZZA’S VOOR DE CREW’

FOUTJE, BEDANKT: VOORKOM DEZE CLOUDBLUNDERS

HOE POSTNL FLEXIBEL WORDT: ‘WE WILLEN GEEN HYBRIDE MODEL’

APRIL 2014 - NR. 01 - JRG. 02

Manag IT Van de makers van Management Team, in samenwerking met Sogeti

DE CLOUD

lessen uit

Tekst Pim van der Beek

Manag’IT is een magazine van de makers van Management Team in samenwerking met Sogeti Hoofdredactie Jolanda Peek Redactieraad Dave van Herpen, Matthias Radder, ­ Els Reinders, Marc Valkier Realisatie MT MediaGroep Uitgever Berend Jan Veldkamp Redactionele leiding Ewald Smits Projectleider: Petra Behm Teksten Pim van der Beek, Peter Boerman, Philip Bueters, Arnoud Groot, Mariska Habets, Bart Nagel, Menno van Doorn Beeld Vincent Boon, Getty Images, Thomas Fasting,

46,9% 7,6%

SaaS

AANBOD NEDERLANDSE SAAS-LEVERANCIERS IN 2014

27,2%

hosted of private cloud

23,8%

public cloud

34%

PaaS

GEBRUIK CLOUDOPLOSSINGEN

31%

26,1%

ns

Ongeveer de helft van de Nederlandse IT-beslissers vindt het cloudbeleid van hun organisatie volwasse­ ner geworden als gevolg van ­Edward Snowden’s onthul­ lingen over data­spionage. Dat blijkt uit onderzoek van Pb7 Research. “De onthul­ lingen rond de NSA hebben mensen aan het denken ­gezet. Dit onderzoek leert ons dat het NSA-schandaal tot een iets grotere weer­ stand tegen cloud in het al­ gemeen heeft geleid.” Aldus Peter Vermeulen van Pb7 Research.

GEEN

51%

NSA-schandaal zet aan het d ­ enken

33%

IaaS

31 %

we

GROEIVERWACHTING HOSTED EN CLOUD-BASED BESTEDINGEN (2014 TOV 2013)

CLOUDBELEID SNELLER VOLWASSEN DOOR NSAONTHULLINGEN

COMMUNITY CLOUD

Online werkplekken zijn de meest voorkomende software­ diensten die via de cloud worden geleverd. G ­ evolgd door communicatie en finance/ERP. In ­vergelijking met landen als België, Engeland, Duitsland en Spanje loopt N ­ ederland voorop met het aanbieden van online ­ werkplekken (workspace-as-a-service). Dat stelt ­onderzoeks­­­bureau The METISfiles. In het rapport The Dutch Cloudscape licht het bureau ook het aanbod van 236 N ­ ederlandse aanbieders door. Van de onderzochte b ­ edrijven biedt 76 procent SaaSdiensten ­(software as a service) aan, 20 procent levert IaaS-­ diensten ­(infrastructuur as a ­service), 4 procent levert PaaS-­ diensten, (platform as a service) en 10 procent van de ­onderzochte bedrijven is in meer dan één c­ ategorie a ­ ctief.

ee

39%

Nederland voor­loper in online ­werkplekken

49 %

ee

Dit jaar groeien de bestedingen aan informatie- en communicatietechnologie (ict) in ons land naar ­ ­verwachting met 2,1 procent. Software en cloudgerela­ teerde hardware zijn de grote aanjagers, met groei­ verwachtingen van ruim 5 ­procent. Dat stelt branche­ vereniging Nederland ICT in voorlopige ­cijfers over 2014. “De grootste uitschieter zijn de clouddiensten die groei­ percentages van tientallen procenten l­ aten zien.” Voor SaaS, PaaS en IaaS wordt volgens onderzoek van Keala Consultancy een groei verwacht van 25 tot 50 procent. “Het toenemende belang van clouddiensten zorgt voor een toename van ­bestedingen aan netwerkapparatuur en opslag met respectievelijk 6,7 en 4,9 procent”, stel­ len de analisten.

t

PRIVATE

Colofon

Cloud stimuleert ict-investeringen

nie

In 2013 is er voor 33,3 mil­ jard euro aan ict ­besteed. Daarvan ging 6 miljard naar software (waaronder SaaS) en 1,9 miljard naar hosted/ private cloud, blijkt uit de Marktmonitor 2014 van Ne­ derland ICT. En hoe gebrui­ ken Nederlandse bedrijven de cloud? Respectievelijk 31, 33 en 39 procent gebruikt een publieke, private of community cloud (gedeeld met een beperkte groep an­ dere gebruikers), aldus on­ derzoek van Pb7 ­Research.

PUBLIEKE CLOUD

Jolanda Peek

De mist rond cloud computing is opgetrokken. Steeds meer bedrijven ontdekken de mogelijkheden die zich achter de hype verschuilen. Een overzicht van het huidige Nederlandse cloudlandschap.

et

on

Veel leesplezier!

NEDERLAND IN DE CLOUD

Gebruik cloud ­computing in ­Nederland

ns

Afgelopen jaren zijn we massaal de cloud ­ingestapt. Het einde is nog niet in zicht. Naar verwachting zit meer dan de helft van de ­bedrijven in 2016 in de cloud. ­Welke l­essen leren we uit de eerste ­ervaringen? Een ding is zeker: dé cloud bestaat niet. Wat voor de ene organisatie een geschikte cloudoplossing is, kan voor een ander bedrijf ­totaal niet werken. Zo kiest PostNL voor een rigoureuze cloudonly strategie. Lees in deze ­Manag’IT hoe CIO Marcel Krom en v ­ erantwoordelijke voor de cloud­transitie Gerrie de Jonge dat voor elkaar willen k ­ rijgen. Het postbezorgings­ bedrijf heeft zich niets aangetrokken van het veel gehoorde advies Think big, act small. En toch kan dat juist voor uw organisatie een prima aanpak zijn. Daarom laten we u verder­ op zien hoe u in kleine stapjes de cloud in kunt gaan. We openen met de laatste stand van zaken in het Nederlandse cloudland­ schap. Enthousiast geworden van alle inspire­ rende voorbeelden? Stel dan vooral de zeven kritische vragen aan uw toekomstige cloud­ provider voordat u uw eigen cloudaanpak in gang zet. Zo behoedt u zich voor de blunders die anderen hebben begaan.

# Facts & Figures

20 %

# Dé cloud bestaat niet

Waar slaan Nederlandse aanbieders hun data op?

19% ONLINE WERKPLEKKEN 760= 13% 520= COMMUNICATIE 13% 520= FINANCE/ERP 9% 360= HRM 6% 240= DIGITALE MARKETING 5% 200= CRM 4% COLLABORATION 160= 4% DOCUMENTBEHEER 160= 4% TIME MANAGEMENT 160= 24% 960= OVERIGE

66% VERENIGD KONINKRIJK 6% 4% IERLAND

3%

NEDERLAND

DUITSLAND

21% VERENIGDE STATEN

Maarten Kools, ­Shutterstock, Thinkstock Vormgeving en beeldredactie Marjolein Rams Prepress Djeeks Druk RotoSmeets Redactieadres Sogeti, Postbus 76, 4130 EB Vianen Tel.: 088 6606600

02

[email protected] Manag’IT

Manag’IT

03

Tekst Philip Bueters Fotografie Maarten Kools

# Hoe PostNL flexibel wordt

PostNL zet in op een rigoureuze cloudstrategie. Als een van de grootste bedrijven van Nederland vooroploopt met cloud-only, kijkt de hele wereld mee. Want er blijkt nog veel te ontdekken en te leren binnen het relatief onontgonnen terrein. Dat ervaren PostNL en cloudpartner Sogeti ­dagelijks.

P ‘Je moet kiezen voor partners op wie je kunt bouwen’ 04

Manag’IT

ostNL heeft afgelopen zomer de knoop doorgehakt: alle ITsystemen die wettelijk over kunnen naar de cloud gáán ook over. Daarmee gaat de post- en pakketvervoerder verder dan welk Nederlands bedrijf van enige omvang ook. Natuurlijk, andere bedrijven kijken ook allemaal naar de cloud. Ze draaien pilots, handelen hier en daar een paar processen af via de nieuwe manier van IT afnemen. Maar PostNL gaat verder, veel verder. Het opereert namelijk voor een belangrijk deel in een krimpmarkt: die van brieven en andere poststukken. Vorig jaar zakten de volumes in met 11 procent, een daling waaraan voorlopig geen einde zal komen. Dankzij de vlucht van online shoppen staat daar een gezonde groei van de pakketpost tegenover. Daar doet Marcel Krom, als CIO van PostNL eindverantwoordelijk voor de IT-strategie van het post- en pakketbedrijf, niet kinderachtig over: “Die omstandigheden zorgen voor een zekere druk achter de beslissing om naar de cloud over te gaan: de noodzaak om mee te kunnen veren met de markt.” GEEN HYBRIDE MODEL

De transformatie waar PostNL doorheen moet om toekomstbestendig te worden, gaat aan geen enkele afdeling voorbij. Met telkens weer consequenties voor de IT. Krom noemt het voorbeeld van de bezorgers. Veel vaste fulltimers worden vervangen door parttimers die flexibeler worden ingezet. “Postbezorging is geen fulltime baan meer.” Als Krom

niet zou ingrijpen, zouden meer parttimers ook meer kosten betekenen, doordat meer ‘koppen’ toegang moeten krijgen tot zijn IT-systemen. Een cloud, waarin het aan- en uitzetten van IT-capaciteit met een druk op de knop gebeurt, kan die kosten beteugelen. Na onderzoek besloot PostNL all the way te gaan. “Wat we in elk geval niet willen, is een hybride model waarbij een deel van je systemen in huis blijft, en een deel overgaat naar de cloud, zodat je continu met twee modellen moet werken.” Voor een deel gaat PostNL over naar de clouds van Microsoft: Azure en Office365. “Die passen het beste bij de software die we al gebruiken. Maar we zijn ook al een paar jaar klant van Amazon voor enkele applicaties. Het belangrijkste is: je moet de manier kunnen accepteren waarop de cloudleverancier levert.” BEZWAREN RELATIVEREN

Echter, met die vaststelling ben je er als CIO van een beursgenoteerd logistiek bedrijf nog lang niet. Krom heeft tot het allerhoogste niveau collega’s moeten overtuigen van nut en noodzaak van cloud computing. “We hebben met de raad van bestuur en de executive board wel wat workshops achter de rug waarin we hebben uiteengezet hoe het allemaal werkt en wat het verschil met de bestaande werkwijze is. Gelukkig hadden we ook externe deskundigen naar onze IT-strategie laten kijken, zodat we goed onderbouwd alle vragen en bezwaren konden adresseren.” »

Manag’IT

05

# Hoe PostNL flexibel wordt verantwoordelijk kunnen zijn voor standaard­pakketten die Sogeti niet heeft gebouwd.” Gelukkig heeft PostNL geen last van echte legacy; stokoude programma’s in antieke programmeertalen. PostNL had al veel uitbesteed en een deel van de systemen was al gevirtualiseerd. “De IT is al zo gestructureerd en up-to-­date, dat die klaar is voor deze transitie. Dat is ook een absolute randvoorwaarde”, zegt CIO Krom.

Gerrie de Jonge

‘Zo’n samen­werkingsmodel kun je alleen aangaan met een partij die je vertrouwt en waarmee je een goede cultural fit hebt’ Vragen en bezwaren zijn er volop rond de cloud: hoe zit het met de veiligheid van klantgegevens? Wat als het internet uitvalt en we niet meer bij vitale bedrijfsgegevens kunnen? En ben je niet met handen en voeten gebonden aan een cloudprovider zodra je je hele hebben en houden hebt draaien op diens systemen? Krom kan alle al dan niet rationele bezwaren tegen de cloud relativeren. Hij kan hard maken dat die niet opwegen tegen de voordelen van flexibiliteit en kostenbesparingen. Hij spreekt over een 30 procent kleiner IT-budget. Dat betekent nog niet dat PostNL halsoverkop de cloudknop omzet. De voorbereidingen voor die overgang begonnen in feite al twee jaar geleden, nadat was vastgesteld dat het volledig uitbesteden van de IT aan één contractpartij niet de beste optie was. “We hadden al zo’n 60 procent buiten de deur gezet. Maar dat laatste stuk zou een te langlopend contract opleveren dat je bindt aan één partij, die veel keuzes voor je maakt. Terwijl je zelf de regie wilt houden. En ook zeker wilt weten dat mensen op cruciale plekken over de juiste kwaliteiten en kennis van je eigen businessprocessen beschikken. Bij cloud computing blijf je baas in eigen huis bij alles wat echt het hart van je bedrijf raakt.” GEEN LAST VAN LEGACY

Als puntje bij paaltje komt, draait volgens Krom alles om het ‘delta-risico’: wat verandert er in alle bedrijfsrisico’s na de transformatie richting cloud ten

06

Manag’IT

opzichte van de huidige situatie? “Laten we eerlijk zijn: we zijn nu ook al afhankelijk van internet. Als dat uitvalt, vraag ik me sterk af of de wereld nog zit te wachten op onze brieven en pakketten. En hackers, daartegen moeten we ons nu ook al wapenen.” Hoe afhankelijk je wordt van je leveranciers? “Heel erg: dat is niet anders dan nu. Je moet kiezen voor partners op wie je kunt bouwen. Dat is een kwestie van een goede selectie vooraf en goed onderhandelen over je contract.” Nu heeft PostNL al hechte relaties met prima IT-dienstverleners. Voor zijn cloudstrategie heeft het goed om zich heen gekeken. En ongetwijfeld hebben veel partijen met cloudambities gepitcht. De post- en pakkettenbezorger besloot een flink stuk van de cloudtoekomst vorm te geven met Sogeti; een vertrouwde partner die al tientallen applicaties bouwde en beheerde voor PostNL. Die meer dan 75 applicaties gaan een zogenoemde public cloud in. Sogeti zet dat neer en beheert deze cloud gebaseerd op Microsoft Azure exclusief voor PostNL. “Dit model zie je niet veel partijen al toepassen”, zegt Gerrie de Jonge, binnen PostNL verantwoordelijk voor de cloudtransitie. “We hebben ontwikkeling en onderhoud van applicaties al jaren uitbesteed aan Sogeti en andere partijen en laten ze nu de nieuwe rol van cloudplatformbeheerder op zich nemen. Met Sogeti is het voor ons als Beneluxspeler erg prettig zakendoen. We kunnen snel en op het hoogste niveau met ze

NIET GEHEEL VLEKKELOOS

schakelen. Omdat er nog geen referentiecases van dit formaat zijn, kun je zo’n samenwerkingsmodel als het onze alleen aangaan met een partij die je vertrouwt en waarmee je een goede cultural fit hebt.” Bij Sogeti is Johan Flikweert verantwoordelijk voor dit deel van de cloudtoekomst van PostNL. “Inmiddels zijn de zogenoemde transformatiestraten ingericht. Wij noemen dat ook wel wasstraten, waar de applicaties eerst ­ingaan om ze volgens een gestandaardiseerd proces voor te bereiden voor de daadwerkelijke overgang naar de cloud. In dit geval dus de Azure cloud van ­Microsoft. De eerste drie applicaties staan klaar om live te gaan. De volgende tien zitten in de pijplijn. Uiteindelijk zal in 2015 de overgang compleet zijn. In een volgorde die afhangt van de priori­teiten van de business en het tempo waarin derde partijen gaan, die

Marcel Krom

‘Wat we in elk geval niet ­willen, is een hybride model waarbij je ­continu met twee modellen moet werken’

Dat klinkt alsof alles als vanzelf en soepel overgaat. Maar, daar zijn zowel De Jonge van PostNL als zijn leverancier Flikweert open over: zo vlekkeloos loopt het niet. Kan het ook niet lopen met zo’n complex project. Flikweert: “Zowel technisch als organisatorisch loop je bij de cloud tegen het feit aan dat alles in theorie misschien wel bestaat of is uitgedacht, maar dat je in de praktijk nog veel zelf moet uitvinden. We hebben ervaring genoeg met het overbrengen van één of een aantal applicaties. Maar een heel landschap migreren naar Azure, met tientallen applicaties binnen een hele keten, dat is onontgonnen terrein.” Bij Microsoft en derden is niet altijd direct antwoord op technische uitdagingen waar Sogeti en PostNL tegenaan lopen. “Gelukkig krijgen we volop aandacht en ondersteuning van het softwarebedrijf. Zo kunnen we voortdurend terugvallen op een cloudteam dat wereldwijd afstemt.” Zelf moeten de cloudpartners ook geregeld het wiel uitvinden. Dat hangt direct samen met wat misschien wel de grootste uitdaging van de cloud is: die vergt een nieuwe manier van denken en handelen bij zowel klant als leverancier. Noem het de cloudmentaliteit. Flikweert: “Je doet gedurende het proces inzichten op waarnaar je dan ook moet handelen. Je moet denken vanuit het servicemodel dat bij de cloud hoort: alles moet uiteindelijk werken in de cloud. Daarvoor moeten onze mensen leren pro-

actiever met de uitdagingen om te gaan die je onderweg tegenkomt.” Als klant is De Jonge het daar hartgrondig mee eens: “Wij accepteren als gebruiker de vergaande standaardisatie die voorwaarde is voor cloud. En ik begrijp goed dat dienstverleners als S ­ ogeti uit een wereld komen waarin je exact doet wat de klant wil met als einddoel hem helemaal blij te maken. Maar wat mij betreft hoeft een cloudprovider niet elke technische kwestie of keuze aan ons voor te leggen: als je gaat voor de cloud, neem je juist voor lief dat een ander keuzes voor je maakt.” Bij Sogeti en PostNL vinden projectteams hun weg in het nieuwe technische en organisatorische cloudlandschap. De IT-afdeling van PostNL zal daarbij de komende jaren ruwweg halveren, tot 200 medewerkers. De beheerders die het datacenter werkend houden, mensen die updates installeren; veel functies zijn straks overbodig. Er ontstaan ook nieuwe taken waarvoor nieuwe competenties nodig zijn, zegt De Jonge. “Ik denk dat we 20 procent vacatures hebben openstaan voor de nieuwe organisatie. Techneuten die de samenhang tussen de hele keten in de vingers hebben. En tegelijkertijd ook in die nieuwe regierol kunnen groeien die bij de cloud hoort. Dat is de volgende stap, die voor veel mensen toch een behoorlijk grote is.” DRIE ADVIEZEN

Wat heeft De Jonge tot nu toe geleerd van het cloudavontuur? Drie dingen. “Allereerst: maak die bold move en ga de cloud in: dat is de toekomst waar organisaties en leveranciers zich vroeg of laat op zullen moeten voorbereiden. Ten tweede: inventariseer terdege waar je staat met je huidige IT-landschap. En tot slot: kijk goed welke leverancier bij je past en de juiste toegevoegde waarde kan bieden. Dit is een strategisch project en ongewis van aard. Dan moet je, zoals wij met Sogeti, het vertrouwen hebben dat wat je onderweg tegenkomt, samen kunt oplossen.” #

Manag’IT

07

Tekst Philip Bueters Beeld Getty Images

# Zo mis kan het gaan OVER MET EEN KNAL

Laat u niets wijsmaken: de overgang naar de cloud is geen kwestie van een knop omzetten, maar een complex project. Die dure les hebben anderen al geleerd. En pikken wij gratis mee. Huiver en leer van deze opzienbarende cloudbleeders en blunders.

Met een ‘big bang’ in een weekend alle kritische applicaties overzetten naar de cloud is vragen om moeilijkheden. Ga stapsgewijs over, en neem er vooral de tijd voor. Dat de druk om voor een bepaalde datum over te stappen niet bijdraagt aan een succesvolle lancering naar de cloud, ondervond Obama afgelopen oktober. Het had Obama’s finest hour moeten worden: de lancering van Healthcare.gov, de website waarop het publiek zich kon aanmelden voor het nieuwe zorgstelsel uit de Affordable Care Act. Om de pieken in webverkeer op te kunnen vangen, werd logischerwijs gekozen voor de cloud. Helaas kon de leverancier niet snel genoeg opschalen toen 250.000 bezoekers tegelijkertijd de site bezochten. Bovendien ont-

NIEUWE TECHNOLOGIE LEVERT NIEUWE P ­ ROBLEMEN

Voorkom deze

CLOUDBLUNDERS

LIEFDE VOOR TECHNOLOGIE MAAKT BLIND De cloud biedt ongekende mogelijkheden. Het gevoel ‘daar moeten we iets mee’ is groot. Soms te groot. Al in 2008 zag de Britse staatsomroep een centraal beeld- en geluidarchief voor zich dat vanaf elk bureau toegankelijk zou zijn en tools bevatte om films te monteren. Helemaal cloud, in een tijd dat de technologie erachter nog niet uitgerijpt was. De bouw van het Digital Media Initiative (DMI) werd uitbesteed aan

08

Manag’IT

­ iemens. Dat bakte er weinig van. Ook S nadat de Britse staatsomroep de klus intern trok, kwam er weinig terecht van de BBC-cloud. Niemand voelde zich verantwoordelijk voor het slagen van het DMI. Het achterwege blijven van een agenda en tussentijdse evaluaties deden de rest. 100 miljoen pond belastinggeld verdween in de cloud. Na het overlijden van Margaret Thatcher in 2012 moesten videotapes met archiefbeelden per taxi naar onafhankelijke videoproducenten worden gebracht om ze daar te digitaliseren.

> De les: Stel de businesscase en alle requirements vooraf goed vast. Kies aan de hand daarvan voor een ­bepaalde technologie en manage de verwachtingen. In deze oriëntatiefase is het zaak niet verliefd te worden op de technologie. En de hype te onderscheiden van de werkelijke mogelijkheden. Betrek ook de business­ managers actief bij de overgang.

Cloudtechnologie is nieuw, ervaren rotten zijn er dus niet. Inventiviteit en soft skills zijn mede daardoor onmisbaar: de overgang naar de cloud is een transitie die van de hele organisatie een nieuwe manier van werken vraagt. En de organisatie voor nieuwe uitdagingen stelt. Die dure les heeft Netflix geleerd op kerstavond 2012. Half Amerika kroop lekker op de bank om uit te buiken bij een filmpje. Helaas was de video-on-­ demand-dienst juist op dat moment, ­prime time, in vele huiskamers onbereikbaar. Bij Amazon Web Services, waar de voorkant van Netflix op draait, had een programmeur cruciale data gewist zonder daar erg in te hebben. > De les: De cloud is, net als elke pc, ­datacenter of programmeur, niet ­onfeilbaar. Uiteraard moet u erop ­kunnen vertrouwen dat uw provider zijn werk doet, maar zorg dat dit ­proces constant gemonitord wordt. Ontwerp cloudsystemen die voor­bereid zijn op het uitvallen van een deel van de externe capaciteit. Design for f­ailure, in vakjargon.

braken data of kwamen ze dubbel voor, werden audits tijdens de bouw niet ­verricht en was er voor livegang van­ wege alle haast onvoldoende getest. ­Gevolg: de site lag vanaf het eerste ­moment plat, om daarna continu te ­haperen. > De les: Haast en spoed zijn zelden goed: wees flexibel met deadlines en lever een complex project niet in één keer op. Ga stap voor stap over, in de juiste volgorde. Begin met een a­fgebakende pilot met minder bedrijfs­ kritische applicaties en laat de timing van vervolgstappen ook afhangen van het einde van de levensduur of contract­termijnen van bestaande ­systemen. En boven alles, test ­intensief voor livegang.

BEURSDATA OP STRAAT De cloud is een transitie die een andere manier van werken voor de hele organisatie vraagt. Niet alleen de IT-afdeling moet zich voorbereiden, maar ook gebruikers moeten zich realiseren dat de cloud forse standaardisatie afdwingt, en een hernieuwde alertheid op de veiligheid van IT. Deze dure les leerde Nasdaq. Met diens dochter Directors Desk vergadert de top van beursgenoteerde bedrijven papierloos met elkaar door stukken uit te wisselen en te communiceren. Zo’n duizend grote bedrijven maken gebruik van de clouddienst. Naar grote tevredenheid. Tot in 2011 bleek dat hackers al maandenlang het soms koers- en concurrentiegevoelige berichtenverkeer tussen de topmanagers aftapten.

CLOUDAANBIEDERS VERDAMPEN Stelt u zich voor: eindelijk alle applicaties buiten de deur, in de cloud. Ineens ontvangt u bericht dat u flinke kosten moet maken om te voorkomen dat die cloud in lucht oplost. Dat overkwam klanten van 2e2 en Nirvanix. De honderden klanten van het Amerikaanse Nirvanix kregen afgelopen september het schokkende bericht dat het bedrijf failliet was. Twee weken kregen ze om hun data naar een veiligere locatie over te pompen. Dankzij concurrenten van Nirvanix is deze bijna onmogelijke klus geklaard. Maar wat met de achtergebleven data is gebeurd, is tot op de dag van vandaag onduidelijk. Ook de Engelse IT-dienstverlener 2e2 zette zijn klanten voor het blok. Of ze in totaal 1 miljoen pond konden overmaken, zodat het bedrijf de stroomrekening kon betalen. Een echte keuze hadden ze niet. Gelukkig voor de klanten van 2e2 werd het bedrijf nog voor het losgeld was betaald, overgenomen door een concurrent. > De les: Natuurlijk timmert u alles goed dicht in contracten. Helaas is dat slechts papier zodra een leverancier op zijn kant gaat. Zorg daarom voor een goede uitwijkstrategie. Deskundigen adviseren zelfs om andere organisaties toegang te verlenen tot eigen systemen als back-up. Onder het motto voorkomen is beter dan genezen, is een goede due dilligence bij de selectie van een partner die bedrijfskritische processen in de cloud gaat beheren ook bittere noodzaak.

> De les: Elk IT-systeem, ook als het in de cloud draait, moet tot de tanden gewapend zijn tegen hackers. Als medewerkers de veiligheidsprotocollen niet naleven, blijven risico’s bestaan. Zo bleek bij Nasdaq het personeel de veiligheidsupdates van de standaard kantoor- en serversoftware te negeren.

#

Manag’IT

09

Tekst Bart Nagel Fotografie Vincent Boon

# Think big, act small Diederik Vieleers, directeur Applications New Technology, bij Sogeti: “Dé cloud bestaat niet. De cloud is voor iedere organisatie anders.”

De kleine stapjes die de cloud GROOT maken Nog altijd hebben veel bedrijven angst voor de cloud. Die drempelvrees is het makkelijkst te ­overwinnen met ­kleine stapjes. “De voordelen zijn voor iedereen ­bereikbaar, op een schaal die bij de ­organisatie past.”

10

Manag’IT

I

n februari 2012 schreef het Britse olie- en gasbedrijf BG Group zijn tien jaar oude SAP-HR-systeem af. In de bestuurskamer ging het toen ineens over de nieuwste technologie. Wat als we nu eens overstappen op de cloud? Met de Oracle Cloud-HR ­service die werd gekozen, krijgen de bijna 6.000 medewerkers van het bedrijf, in 20 landen, nu online trainingen en beoordelingen. En de kosten daarvoor? Die worden ruimschoots vergoed uit het schrappen van de bestaande infrastructuur bedoeld voor online trainingen. Ander voorbeeld: Rexel. De Amerikaanse distributeur van elektrotechnische materialen heeft de afgelopen twee jaar een transitie doorgemaakt van een productgedreven b2b-bedrijf naar een klantgerichte organisatie. Om dat te ondersteunen, koos Rexel ervoor bedrijfsbreed MS Dynamics CRM door te voe-

ren. Zo werkt iedereen in de hele organisatie met hetzelfde systeem, dat op te schalen is wanneer nodig, en geen stof staat te vangen als het niet nodig is. Zo’n CRM-oplossing in de cloud is een klassieke voorloper voor bedrijven die de cloud verkennen. DÉ CLOUD BESTAAT NIET

Overstappen naar de cloud is geen beslissing waarvoor je altijd meteen het hele bedrijf hoeft om te gooien. In feite is het meer een nieuwe vorm van sourcing. “Dé cloud bestaat helemaal niet”, zegt Diederik Vieleers, directeur Applications New Technology, ook ­verantwoordelijk voor clouddienstverlening bij Sogeti. “De cloud is voor iedere organisatie anders. Er zijn ­ ­verschillende vormen, talloze mengvormen en hybride constructies die suggereren dat de stap naar een cloudoplossing alleen maar complex is. Maar »

Manag’IT

11

# Think big, act small de voordelen zijn juist voor iedereen bereikbaar, op een schaal die bij de organisatie past.” Vaak hebben organisaties zelfs al een aantal cloudtoepassingen draaien, zonder dat ze daar op voorhand strategisch voor gekozen hebben, stelt Vieleers. “Businessmanagers gebruiken simpelweg hun creditcard om een cloudoplossing aan te schaffen en gaan aan de slag. Na verloop van tijd lopen ze tegen een integratieprobleem aan waarbij de cloudoplossing moet samenwerken met de bestaande architectuur. En willen ze gegevens uit die toepassing combineren met data uit de systemen die de organisatie van oudsher al heeft draaien. Dan wordt bij de IT-afdeling aangeklopt en ligt er ineens een governance en integratievraagstuk.” In zo’n geval is er sprake van doorgaans twee uitdagingen, weet Vieleers uit ervaring. “Enerzijds moet de transitie van bedrijfsonderdelen naar de cloud structureel goed verlopen, anderzijds moet de organisatie in control zijn over alle cloud- en legacy-systemen heen.” VERKENNEN

Het is zeker niet ongewoon om stapsgewijs de cloud te verkennen. Logisch ook, want de vergrote afstand tot je ­gegevens is vaak wennen. Er heerst nog angst voor dataverlies of inbreuk op data. Veel bedrijven zijn wel te porren voor het proberen op onderdelen. De tenen in het zwembad. Zeker als de businesscase klinkend genoeg is. Dat is inmiddels op steeds meer ­terreinen het geval. Klantenbeheer dus, en ­HR-­systemen, maar ook de boekhouding, advertentie- en reclameprocessen, data-­opslag en zelfs zeer specifieke ­IT-­applicaties als performance-testen. Zulke testen zorgen voor snelle besparingen, omdat licenties voor dergelijke software zeer prijzig zijn, terwijl het gebruik onvoorspelbaar is, typisch iets van af en toe. Dan is pay-per-use ineens een passende oplossing. Microsoft rekende onlangs een scenario uit waarbij traditionele opslag werd afgezet tegen data-opslag in de cloud.

12

Manag’IT

Over een tijdsbestek van drie jaar bleek opslag in de publieke cloud pakweg 75 procent minder te kosten dan traditionele opslag, met behulp van een zogeheten ‘on premise IT-infrastructuur’. Het opslaan van data in de cloud levert dus enorme kostenbesparingen op ten opzichte van traditionele opslag. Ook omdat daarmee in de snel groeiende databerg makkelijk onderscheid kan worden gemaakt tussen warme (veelgebruikte) en koude (zelden geraadpleegde) data. Dat wat zelden gebruikt wordt, maar toch niet weg kan, kan in de cloud een kostenefficiënte oplossing vinden. HRM IN DE CLOUD

Veel start-ups die hun organisatie nu vanaf nul opbouwen, leunen al zwaar op de voordelen van cloud computing. Ze prefereren lage maandelijkse lasten en pay-per-use boven hoge investeringen in servercapaciteit. Het is veel lastiger voor al langer bestaande bedrijven om de opgebouwde zekerheden te verlaten voor iets wat nog relatief onzeker is. Toch is de opmars van cloud computing ook in grote, volwassen organisaties onherroepelijk, signaleert Diederik Vieleers. “Voor vernieuwing van systemen nemen steeds meer organisaties cloudoplossingen als uitgangspunt.” KICKSTART

Sogeti biedt organisaties alle gelegenheid om stap voor stap kennis te maken met de voordelen van de cloud. Daarvoor heeft de IT-dienstverlener een uitgebreid aantal point solutions ontwikkeld. Zes maanden is meestal genoeg om vooroordelen bij organisaties weg te nemen, zegt Christiaan Hoos, Alliance Manager bij Sogeti. ­“Ineens voelen ze wat we bedoelen met voordelen als pay-per-use, schaalbaarheid en instant capaciteit zonder investeringen in IT-infrastructuur. ­ Het is als het ware een kickstart voor de a ­ cceptatie van meer cloudtoepas­ singen.”

Diederik Vieleers

In 5 stappen naar de cloud

‘Voor ­ vernieuwing van systemen ­nemen steeds meer ­­organisaties cloudoplossingen als ­uitgangspunt.’

01.

Stel een duidelijk doel vast Zonder doel geen richting. Wie een succesvolle transitie naar een clouddienst wil realiseren moet weten wat de missie precies is. Draait het om kostenbesparingen, flexibilisering, of om het verkrijgen van een functionaliteit die nu niet voorhanden is?

02.

Kies een cloudstrategie Wilt u primair gebruik­ maken van een publieke of een ­private cloud? Dit hangt af van de eisen voor beveiliging en wet- en regelgeving en van de mate van standaardisatie en controle die een organisatie nastreeft. Een private cloud geeft meer controle, maar biedt minder schaalvoordelen en minder standaardisatie.

ge aard. Daarom werd gekozen voor een private cloud: een datacenter-oplossing, aangevuld met een centraal werkplekconcept met voor de vaste medewerkers geïntegreerde SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service).

03.

Richt de cloud in Ook de cloud moet worden ingericht. Het is belangrijk hier de vertaalslag te maken van de doel­ stellingen en strategie naar de ­architectuur. Zet eerst een duidelij­ ke stip op de horizon en bepaal op basis daarvan de strategie.

AANZIENLIJKE BESPARING

04.

Kies de applicaties Stel aan de hand van een checklist vast welke toepassingen het meeste baat hebben bij de cloud en wat de impact is van de migratie hiernaartoe. Sommige applicaties ­kunnen direct overgebracht ­worden. Andere hebben grotere aanpassin­ gen nodig.

05.

Ga van beheer naar ­services Bij een grootschalige transitie is een herstart van de hele IT-­ organisatie noodzakelijk. De ‘u vraagt, wij draaien’-aanpak is niet meer. Van hoog tot laag moeten mensen in de organisatie leren ­denken in services. En de beheer­ organisatie moet daarbij leren dat de cloudprovider al veel afdekt.

PRIVATE DATACENTER

Een voorbeeld daarvan is Zorggroep Charim, een grote woon- en zorgverlener voor ouderen. Deze organisatie doet een beroep op Sogeti voor de transformatie van een centrale serverinfrastructuur naar dynamische datacenters. ­Charim wil een stabiele en veilige werk­ omgeving bieden die zorgverleners en staf maximaal faciliteert. En waarin de zorgverleners via een persoonlijke omgeving eenvoudig actuele informatie kunnen delen en elkaar kunnen inspireren. De toegankelijkheid van deze

zorginformatie is voor Charim van groot belang. Omdat de bestaande ITinfrastructuur van Charim dit niet ondersteunde, besloot de zorginstelling zijn verouderde systemen te vernieuwen en te laten beheren door één partij. Dan kon de IT-infrastructuur meteen worden klaargestoomd voor de toekomst. Daarbij wil Charim profiteren van pay-per-use, voor meer schaalbaarheid en daarmee flexibiliteit. Ook dit betreft weer een eerste stap. En omdat het hier om een zorginstelling gaat, zijn de data ook nog eens van gevoeli-

De kostenvoordelen voor Zorggroep Charim in de nieuwe situatie zijn aanzienlijk: de cloudoplossing kost veel minder dan het oude servergebruik. Die kostenbesparingen, met name door standaardisatie en automatisering van de IT-serviceprocessen, komen voort uit een vermindering van de operationele kosten waarbij het IT-personeel de handen vrij krijgt voor een meer klantgerichte serviceorganisatie. Omdat de organisatie nu wel degelijk gebruik leert maken van de typische kenmerken van clouddiensten, en ook de infrastructuur op de cloud gebaseerd is, is de opstap naar meer besparingen niet zo groot meer. Op die manier is de woon- en zorgverlener klaargestoomd voor uitbreiding naar de publieke cloud in de vorm van MS Windows Azure. De voorheen zo ingewikkeld lijkende overstap naar de cloud is hiermee ineens heel behapbaar geworden. Wat eens te meer aantoont: ook de grootste revolutie begint gewoon stap voor stap, one thing at a time. #

Manag’IT

13

Tekst Arnoud Groot

# 7 kritische vragen

05.

VIND DE MEEST ­GESCHIKTE CLOUD­PROVIDER Tijd voor een ­overstap naar de cloud. Maar hoe vindt u in dit woud van sterk op ­elkaar ­lijkende dienstverle­ ners de juiste match voor uw organisatie? De volgende 7 kritische vragen ­scheiden praatjes van prestaties.

14

Manag’IT

KUNNEN WE REKENEN OP PROFESSIONELE EN UITGEBREIDE ONDERSTEUNING?

03.

01.

02.

Zoals bij elke complexe technologi­ sche oplossing weet u pas echt of ­alles klopt als het werkt in de prak­ tijk. ­Sowieso is het goed te weten dat uw bedrijf niet de eerste is die voor dit scenario gaat. De leverancier zou gemakkelijk moeten kunnen vertel­ len hoe eerdere klanten deze oplos­ sing hebben gebruikt in een soortge­ lijke omgeving en ­uitdaging. Vraag naar specifieke ­Return on Invest­ ment (ROI) en andere meetbare re­ sultaten. Check deze vervolgens bij de referenties van de leverancier en eventuele afnemers uit uw eigen net­ werk. En vraag naar de ­mogelijkheid om de dienst eerst te testen voor u de knoop definitief doorhakt. IT-­ bedrijven bieden vaak een proefperi­ ode aan om te kijken of hun aange­ boden diensten ook in de praktijk aansluiten bij uw eigen ­wensen.

Elke leverancier moet zijn prestaties direct zwart op wit kunnen laten zien. Een gemiddelde uptime onder de 99,5 procent is sowieso reden nog even verder te zoeken. Is er 24/7 ­performance monitoring, waarmee eventuele issues direct opgemerkt en getackeld worden? En wat zijn de back-up faciliteiten in geval van een catastrofe? Aangezien geen enkele clouddienst full proof is, dienen de minimale voorzieningen altijd te zijn vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Deze SLA is tevens een goede manier om aanbod en ­behoefte zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Maak niet alleen hel­ der wat u afspreekt, maar ook hoe dit wordt opgevolgd. Durft u zich te conformeren aan de standaard die de aanbieder levert? En wat zijn de ­consequenties als dat niet lukt? De ervaring leert dat cloudproviders in hun ijver zoveel mogelijk klanten binnen te halen creatief taalgebruik hanteren in hun overeenkomsten. Neem dus de tijd het voorstel met een kritische blik door te ploegen. Liefst tegelijkertijd met een jurist, een aantal technici èn vooral colle­ ga’s uit de business. Deze marke­ teers of andere vertegenwoordigers uit de operatie moeten met de juiste verwachtingen een beroep kunnen doen op de clouddiensten.

WAT IS UW CONCRETE ­ERVARING MET DE ­OPLOSSING DIE WIJ ­BEOGEN?

WAT ZIJN DE PRESTATIES EN HOE WORDEN DIE GEMONITORD EN GEGARANDEERD?

HOE ZIT HET MET DE BEVEILIGING VAN ONZE DATA?

Door de opvolgende stroom berich­ ten over (kostbare) datalekken en nieuwsgierige buitenlandse over­ heidsdiensten staan beveiliging van data en compliance tegenwoordig bovenaan het prioriteitenlijstje van elke verstandige ondernemer. Als er iets fout gaat, kijken zakenpartners en klanten immers niet naar de cloudleverancier, maar naar u. ­Daarom is het goed te weten met welke gecertificeerde beveiligingen uw beoogde leverancier werkt, en hoe hij omgaat met de voor uw ­branche ­relevante veiligheids- en compliancestandaarden. Is er 24/7 security monitoring? En hoe wordt de gebruikersidentiteit en toegang ­geregeld?

04.

HOE IS DATARETENTIE EN EIGENDOM GEREGELD?

Data is een waardevol bezit. Dus moeten de eigendomsrechten goed geregeld zijn. De leverancier moet kunnen garanderen dat de data door niemand anders kan worden beke­ ken, gekopieerd of verplaatst dan door een geautoriseerde vertegen­ woordiger van uw organisatie. ­Andersom kan het niet zo zijn dat u op welke manier dan ook beperkt wordt in de toegang tot uw data. ­Verder zijn er duidelijke procedures voorhanden voor het geval de leve­ rancier bijvoorbeeld failliet gaat. In dat geval wilt u uiteraard direct en ongehinderd uw data kunnen ver­ plaatsen naar een nieuwe omgeving. Zijn deze mogelijkheden zonder uit­ zondering gegarandeerd? En hoe wordt daar uitvoering aan gegeven als het werkelijk aankomt op een faillissement?

Belangrijke reden om clouddiensten af te nemen is het reduceren van de kans op gedoe in uw IT-omgeving. In de cloud loopt alles op rolletjes is de verwachting, maar helaas blijkt dat niet altijd het geval. Bij een gebrek aan service en zichtbaarheid op de dienstverlening tast u als klant volle­ dig in het duister omtrent de oorza­ ken en mogelijke oplossingen. Vraag daarom vooraf om operationele transparantie op belangrijke zaken als monitoring, operational, perfor­ mance, service level, problem- en change-management en capaciteitsen licentieplanning. Transparantie op deze belangrijke gebieden boezemt vertrouwen in. Tegelijkertijd dwingt dat de leverancier zijn inspanningen te optimaliseren. Heeft de provider een professioneel team voor onder­ steuning? En wanneer is dat team beschikbaar via welke kanalen? Is er bijvoorbeeld een kennisdatabase voorhanden waarin eigen medewer­ kers zelf oplossingen kunnen ­zoeken?

­ eperkte mate, nodig hebben. Of ze b worden op korte termijn met forse prijsverhogingen geconfronteerd. Ook komt het voor dat afnemers di­ rect langdurige verplichtingen aan moeten gaan om bijvoorbeeld een voorspelbaar kostenniveau te kun­ nen realiseren. Vervelend, zeker als blijkt dat de dienstverlening niet ­aansluit op het wensenpakket en er geen mogelijkheid is om op te stap­ pen. Vraag daarom ook naar de ­mogelijkheid diensten eerst te testen voor je de knoop definitief doorhakt. Verder is het belangrijk te weten hoe het abonnement exact in elkaar steekt. En hoe is het gesteld met ­opzegtermijnen, pay-per-use afspra­ ken, kortingen en prijsgaranties voor de lange termijn?

07. 06.

WAARUIT BLIJKT DE FLEXIBILITEIT EN GEBRUIKERSVRIEN­ DELIJK­HEID VAN HET CONTRACT?

Bijna elke ondernemer kan wel een vervelend verhaal vertellen over een kwalijke softwarelicentie die als een molensteen om iemands nek bleef hangen. Helaas is deze lock-in ­situatie ook van toepassing op zoge­ naamde clouddiensten. Ondanks de ­intentie om juist flexibel te kunnen opereren, worden afnemers bijvoor­ beeld verplicht vooraf diensten af te nemen die ze in feite niet, of in

IS ER EEN STEEKHOUDEND RAMPENPLAN?

Alle mogelijke beveiligingsmaatrege­ len ten spijt, geen enkel bedrijf is volledig gevrijwaard van een calami­ teit. De schade die het wegvallen van IT-capaciteit en daarin vastgelegde data kan veroorzaken, is al snel niet meer te overzien. Daarom is het be­ langrijk te weten of een cloudprovi­ der een rampenplan heeft. En welke garanties er zijn dat dit plan daad­ werkelijk gaat werken. Is er sprake van een mirrorsite; een extra data­ center op geografische afstand waar een (near) real-time spiegelbeeld draait van de primaire locatie, en een dubbel uitgevoerde verbinding ­tussen de twee locaties? Beschikt de leverancier over een schema waarin staat hoe vaak en op welke manier tests worden uitgevoerd? En wat zijn de resultaten van deze tests? #

Manag’IT

15

Tekst Arnoud Groot Beeld Getty Images

# Cloudhuishoudboekje

‘De hosting kostte minder dan de voor de crew bezorgde pizza’s’ De cloud belooft ­flexibiliteit en ­kostenbesparingen. Maar waar zit die kosten­besparing ­precies? En hoe ­vertaalt die­ ­flexibiliteit zich naar klinkende munt? “Flexibiliteit laat zich lastig ­vertalen in een ­concrete ­business­case.”

C

onsumenten zijn dol op koopjes, ook online. Acties als bol.com’s Bulkweken en de Web Only-koopavonden van Perry Sport kunnen verkooppieken van honderden procenten veroorzaken. Door slim in te spelen op deze koopjesjagers trekken de webshops nieuwe klantgroepen aan. Bovendien activeren ze slapende klanten die ooit

16

Manag’IT

iets bij ze hebben gekocht. “Als acties goed aanslaan, veroorzaakt dat echter een zware belasting op de technische infrastructuur”, vertelt IT-manager Peter Jansen van de Unlimited Sports Group, eigenaar van Perry Sport. “Bijvoorbeeld door scherpe trafficpieken. Van een normale drukte van zo’n 300 á 400 bezoekers per minuut schieten we soms omhoog naar gemiddeld 1.000 bezoekers per minuut. Daarop moet je je systemen uiteraard goed voorbereiden. Simpelweg een zware server inzetten is duur. En vaak nog niet voldoende voor optimale prestaties. Het alternatief is werken met een digitale wachtrij, waarmee het aantal shoppers dat toegang krijgt tot de webwinkel wordt beperkt. Maar uiteraard kan dit ten koste gaan van je omzet.” “Wij kiezen daarom voor het tijdig bijschakelen van servercapaciteit”, vervolgt Jansen. “Daardoor beschikken wij niet alleen over direct on demand schaalbare serverruimte, maar ook over de meest up-to-date toepassingen.” Door functies als client-side scripting, waarbij benodigde berekeningen op de computer van de bezoeker worden uitgevoerd, wordt het dataverkeer bijvoorbeeld teruggebracht. Zo blijft de website ook onder piekbelasting snel functioneren.

Daar is inmiddels ook een nieuw voorraadmanagementsysteem op aangesloten, waarmee de volledige voorraad van de verschillende filialen wordt ontsloten. Het is natuurlijk leuk als de conversie omhoog schiet, maar als je vervolgens geen voorraad hebt moet je alsnog nee verkopen. “Zo zijn onze bedrijfsprocessen dankzij de cloud aanzienlijk effectiever geworden, en kunnen we meer verkopen tegen lagere kosten.” VARIABELE KOSTEN

Voor veel ondernemers ligt de focus bij hun beslissing over te stappen naar de cloud op kostenreductie. “Niet verwonderlijk, aangezien dit vaak de meest zichtbare en binnen handbereik liggende winstpunten van de cloud zijn”, aldus zelfstandig cloudconsultant Henri Koppen. “Alhoewel dat vaak minstens even interessant is, laat het meer abstracte begrip flexibiliteit zich lastiger vertalen in een concrete businesscase.” Wat zijn de meest zichtbare besparingen die met een overstap naar de cloud kunnen worden gerealiseerd? Allereerst natuurlijk de kosten van de hardware. De aanschaf van de netwerk- en applicatieservers en opslagsystemen plus een supportcontract om bij eventuele hardwareproblemen terug te kunnen vallen

op de leverancier. Uiteraard moet ook de software betaald worden om het systeem draaiende te houden. Zoals een besturingssysteem, een firewall en een virusscanner, die bovendien altijd upto-date moeten zijn. En natuurlijk werken de servers niet zonder goed gekwalificeerd personeel. “Daarvoor heb je een dedicated administrator nodig, en mogelijk andere professionals die bijvoorbeeld de dataopslag of firewalls beheren”, aldus Koppen. “Dit zijn over het algemeen geen goedkope krachten, die eveneens continu bijgeschoold moeten worden om de snelle ontwikkelingen in de markt te kunnen bijbenen.” Wat hier werkelijk mee bespaard wordt, hangt af van een groot aantal factoren. Dat geldt ook voor het energiegebruik van de hardware. Een gemiddelde server gebruikt bij benadering zo’n 700 watt per uur. Tegen een kilowattprijs van 17 eurocent komen de jaarlijkse elektriciteitskosten dus al snel boven de 1.000 euro per server. Daarnaast

moeten de servers en opslagsystemen een plekje krijgen. Het inrichten van dergelijke ruimtes met bijvoorbeeld airco en hoogwaardige brandwerende maatregelen is prijzig. En uiteraard geheel afhankelijk van de omvang en samenstelling van het serverpark. Dan hebben we het nog niet eens gehad over de door het bedrijf gebruikte software en de beschikbaarheid van bandbreedte. SOFTWARELICENTIES

Doorgaans vormen de verschillende softwarelicenties de grootste kostenpost. Ook hier hangen de daadwerkelijk kosten echter weer af van een groot aantal factoren. Zoals het aantal gebruikers, de gewenste opties en type ondersteuning. Voor het rekenvoorbeeld concentreren we ons even op een specifiek softwareproduct dat zowel op de eigen server als in de cloud veel wordt gebruikt: Microsoft Office 365. “Zo’n vergelijking is uiteraard grotendeels afhan-

kelijk van de wensen van de gebruiker”, stelt Timothy Bohte van Delta-N, specialist in Microsoft 365-toepassingen. “Hoeveel medewerkers moeten bijvoorbeeld gebruikmaken van de software, en over welke periode willen ze dat doen?” In dit rekenvoorbeeld gaan we uit van een organisatie met 100 medewerkers. Die allen voor de periode van vijf jaar toegang nodig hebben tot dezelfde diensten: bedrijfsmail, agenda’s, taken, contactpersonen en documenten bewerken, centraal opslaan, delen, en online vergaderen. Zij maken daarom gebruik van Office 365 voor Middelgrote en Grote Organisaties. Net als bij de meeste andere Software as a Service (SaaS) kan deze cloudversie van Office worden afgenomen tegen een abonnement. Daarbij betaal je een vast bedrag per gebruiker. “In dit geval is dat 12,30 euro per gebruiker per maand”, aldus Bohte. “In totaal komt dat voor alle medewerkers » in vijf jaar tijd uit op 73.800 euro.”

Manag’IT

17

Fotografie Thomas Fasting

# Cloudhuishoudboekje

# Column

REKENSOM OFFICE Lokale installatie > 5-jarig supportcontract hardware > Besturingssysteem ­servers > Exchange > SharePoint 2013 > Lync Server 2013 > Office Professional Plus > Installatie software > 5-jarig onderhouds­contract software Totale kosten over 5 jaar

€ 10.000 € 7.614 € 14.282 € 19.477 € 7.990 € 56.126 € 10.000 € 25.000 € 150.489

Microsoft Office 365 >L  icentie 100 ­gebruikers, 5 jaar

€ 73.800

Totale kosten over 5 jaar

€ 73.800

‘Simpelweg een zware server inzetten is duur, en bovendien vaak niet voldoende voor optimale prestaties’ AANZIENLIJKE BESPARING

Tegenover deze overzichtelijke berekening bestaat de totale kostprijs van de toepassing op een lokale server uit een groot aantal verschillende factoren. “Honderd licenties voor Office Professional Plus 2013 kosten voor de genoemde periode 56.126 euro”, aldus Bohte. “Daarmee ben je er nog niet. Voor de centrale bedrijfsmail voor 100 medewerkers gebruiken we een Exchange Server Standard 2013. Deze kost inclusief vijf jaar antispam en antivirus een krappe 15.000 euro. Een SharePoint Server 2013 voor het centraal opslaan en delen van documenten kost voor dezelfde periode en aantal gebruikers bijna 20.000 euro. Daarbij komt een Lync Server 2013 voor online vergaderen voor bijna 8.000 euro.” De kosten om de software en hardware te installeren en configureren variëren per leverancier en bedragen rond de 10.000 euro. Om de IT-omgeving te voorzien van de nodige beveiligingsupdates, periodiek na te laten kijken en te-

18

Manag’IT

rug te vallen op een deskundige bij problemen, heb je een onderhoudscontract nodig. Bohte: “Houd hiervoor rekening met 25.000 euro voor vijf jaar. De totale kosten om de benodigde componenten lokaal te installeren en 5 jaar te beheren komen daarmee op een bedrag van ruim anderhalve ton.” Dat is dus ruim het dubbele van de cloudtoepassing. Daarbovenop komen mogelijke aanvullende besparingen, vertelt cloud­ expert Henri Koppen. “Als je met Office 365 werkt, kunnen medewerkers bijvoorbeeld ook vanuit een eigen apparaat of thuis op een veilige manier inloggen. Dat bespaart aanschaf van apparatuur voor medewerkers. FLEXIBEL ZAKENDOEN

Zowel Bohte als Koppen benadrukken dat de echte businesscase voor de cloud ligt in de snelle en flexibele wijze waarop bedrijven kunnen inspringen op nieuwe ontwikkelingen. Zo had Perry Sport minimaal drie keer zoveel apparatuur moeten aankopen om de piek-

belasting tijdens haar succesvolle kortingsacties op te kunnen vangen. Zonder de flexibele inzet van de cloud was die actie wellicht nooit van de grond gekomen. “Zeker in de huidige omstandigheden worden organisaties regelmatig geconfronteerd met moeilijk te voorspellen economische ontwikkelingen en snelle marktveranderingen”, aldus Koppen. “Niet op tijd investeren, betekent gemiste kansen en dus indirect winstderving. Overschatting van de vraag leidt tot afschrijving van ongebruikte capaciteit en faciliteiten. Tot enkele jaren geleden zagen we dat als de cost of doing business. Door slim gebruik van de cloud kunnen we die kosten nu grotendeels vermijden. De extra servercapaciteit die radioprogramma Serious Request nodig had om de enorme bezoekerspiek op te vangen tijdens de Glazen Huis-actie is bijvoorbeeld volledig door de cloud gefaciliteerd. De hele hosting kostte minder dan de voor de crew bezorgde pizza’s.” Nog belangrijker is volgens Koppen de mogelijkheid om snel te kunnen terugschalen. “Als je hard groeit, kun je snel meer investeren in je serverpark. Dat levert hoge kosten op als de vraag onverhoopt terugzakt. Zo bleef het ooit bloeiende Nederlandse sociale netwerk Hyves na de snel ingezakte populariteit met 9.000 inactieve servers zitten. Ik weet niet exact wat dat gekost heeft, maar wel dat je zo’n scenario te allen tijde wilt voorkomen.” #

‘Intieme objecten zijn in staat onze zintuigen meer glans te geven’

H

et zenuwstelsel van de 21e eeuw, internet dus, ontwikkelt steeds meer menselijke capaciteiten. Mijn onderzoeksinstituut schreef onlangs een fraai rapport over deze ontwikkeling. Over de titel van het rapport was nog wat onenigheid. Iets met intimate objects zou de lading wel dekken. Intiem, dicht op de huid van ons bestaan. Intieme objecten zijn in staat onze zintuigen meer glans te geven. Ze voelen beter wat we voelen, nemen waar en kunnen denken. Allemaal dankzij sensoren die, sensibel als ze zijn, een stukje met je mee kunnen leven. Zelfs onze intenties kennen geen geheimen meer. Computers die meer van ons weten en die, omdat ze meer van ons weten, ons ook beter kunnen bedienen. U denkt wellicht; dank je de koekoek, hoe zit het met mijn privacy? Maar de trend lijkt niet meer te stoppen.

De seksuele lading van intimate objects weerhield ons van het gebruik van deze woorden op de cover van ons rapport. In plaats daarvan kozen we het wat chiquere Empathic Things. Ook om ongewilde en onbedoelde discussies te voorkomen. Dat leek een wijs besluit. Daags na de lancering van ons onderzoeksrapport zat ik voor de landelijke radio uit te leggen wat er zo empathisch is aan het nieuwe internet. Na afloop van het gesprek vroeg de verslaggever mij nog even te blijven zitten. Een dandyachtig figuur kwam de studio binnen. Hij plantte pontificaal twee fraai ontworpen seksspeeltjes naast mijn glaasje water. Zo zat ik daar als een Goedele Liekens van de lage landen te wachten. Ondertussen vertelde de dandy dat hij zijn seksspullen via Kickstarter had ontwikkeld. Gefascineerd keek ik naar zijn attributen. Het internet of things wordt inderdaad het internet van alles, dacht ik.

Menno van Doorn

Er was een apparaat voor hem en eentje voor haar, beiden verbonden via de cloud. De beweging in het ene apparaat is via het wereldwijde web direct voelbaar in het andere apparaat. Zo kunnen moderne seksnomaden toch van elkaar genieten als ze zich op verschillende plekken van deze aardkloot begeven, luidde de uitleg. Technisch gezien zat het allemaal fraai in elkaar. De vraag waar ik al bang voor was, die kwam ook. “U bent de expert, wat is uw mening over de toekomst van deze intimate objects?” Plots moest ik denken aan de veelgehoorde slogan: Global ­reach, local touch. Dat was wat letterlijk voor mij op tafel stond. Ik mijmerde verder en bedacht dat cloud computing precies dezelfde belofte waarmaakt. In de wolken met deze gedachte keek ik de gespreksleider aan. Die vond het wel welletjes want ik antwoordde niet snel genoeg. #

Manag’IT

19

Dé cloud bestaat niet.

Hoe ziet een modern IT-landschap eruit? Met welke inrichting krijgt uw organisatie meer snelheid en flexibiliteit tegen zo laag mogelijke kosten? En via welke route bereikt u dat? Bezorg uzelf rust en ruimte. Begin bij Sogeti. Wij helpen u met concrete cloudoplossingen. Van een stapsgewijze aanpak tot de meest vergaande cloud-only strategie.

20

Manag’IT

In alle gevallen hebben we het dan over úw cloud. Want dé cloud bestaat niet. Door onze no-nonsense aanpak genieten wij al jaren het vertrouwen van top 500 organisaties binnen de overheid en het bedrijfsleven, waaronder PostNL. Verbreed uw horizon. Kijk op www.sogeti.nl/cloudcases en ontdek dat dé cloud niet bestaat.

maakt cloud concreet.