Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen-Charter – Buro Project. De visie en missie van Buro Project over MVO Buro Project streeft via haar MVO-charter een strategie voorop te stellen waarbij iedere stakeholder van de organisatie wordt betrokken in een continu en systematisch verbeteringsproces. Het MVO-charter heeft als bedoeling om de basis te vormen voor een lange termijn strategie binnen Buro Project waarin mens en milieu worden gerespecteerd. Interne Analyse Goed bestuur Goed bestuur legt de verantwoordelijkheid bij elke werknemer die actief is in de onderneming, te meer als het gaat om een onderneming met een geringe groep werknemers. De betrokkenheid van elke stakeholder is eveneens essentieel om de nodige informatie en feedback te verkrijgen omtrent de evolutie van het bedrijf. De organisatiestructuur en het lijnmanagement van de onderneming behartigt de verdeling van de rechten en plichten binnen de onderneming. Buro Project probeert vanuit de organisatie in te zetten op flexibiliteit en complementariteit van haar medewerkers om zo als organisatie te kunnen streven naar een groter geheel waar één plus één gelijk is aan drie. Om dit te kunnen bereiken heeft Buro Project verschillende strategieën en processen opgesteld die frequent worden in vraag gesteld om zodoende actief te kunnen reageren op interne en externe evoluties. Financieel beleid Het financieel beleid is net zoals voor Buro Project de hoeksteen van de onderneming. De CEO is verantwoordelijk voor het financieel beleid van de organisatie op korte, middellange en lange termijn. Dit beleid wordt afgesteld in samenwerking met de hoofboekhouder. Jaarlijks wordt er een externe financiële controle uitgevoerd over het financieel beleid van de organisatie. Via een duidelijke afweging tussen organisatie en stakeholders probeert Buro Project haar financieel beleid op te stellen om een stakeholder zo goed mogelijk te voorzien in zijn of haar behoeften. Buro Project streeft ernaar om haar financieel beleid in te bedden in een MVO kader en rekening te houden met de medewerkers en stakeholders voor een efficiënte uitvoering van de strategie en doelstellingen van de organisatie. Personeelsbeleid Buro Project streeft naar flexibiliteit en “good feeling” als de key-drivers voor het personeelsbeleid binnen de organisatie. Om dit zo goed mogelijk te behartigen is de lange termijn visie van het Human Resources management binnen de organisatie hierop gefocust. Een directe en persoonlijke begeleiding, bijsturing en advisering zorgen ervoor dat de medewerkers een goed gevoel binnen de organisatie behouden en nastreven. Deze aanpak is ingebed in een lange termijn visie die probeert om zoveel mogelijk te voldoen aan de behoeftes van de medewerkers om in een flexibele en complementaire omgeving actief te zijn.
Buro Project streeft in zijn personeelsbeleid naar een complementaire groep, hier wordt het verschil tussen mannen en vrouwen overstegen. De verdeling binnen de organisatie bestaat uit ongeveer 50% mannen en 50% vrouwen. Dit komt tot stand via een aanwervingspolitiek die los staat van extern gerelateerde factoren, maar oog heeft voor het complementair geheel. In samenspraak met alle lijnmanagers en de human resources verantwoordelijke wordt bepaald wat er ontbreekt binnen de het complementair geheel van de organisatie of welke profielen deze complementariteit kunnen versterken. Deze profielen worden zowel rechtsreeks als via job kanalen gezocht. Om feedback en inbreng van alle medewerkers te bewerkstelligen worden er elk jaar twee functionerings- en evolutiegesprekken gehouden. Dit gebeurt op een informele basis waarbij de HR-verantwoordelijke en de verschillende lijnmanagers professioneel kijken naar de functies en de evoluties hiervan. Los van de beoordeling is er ook binnen de organisatie een persoonlijke bijsturing voorzien door de HRmanager. Het rechtstreeks en informeel contact tussen de werknemers en de verantwoordelijken is essentieel binnen de organisatie en creëert een informeel draagvlak voor opmerkingen en bijsturingen. Communicatie Communicatie, zowel interne als externe communicatie, is essentieel voor de transparantie van de organisatie. De organisatie werd onderverdeeld in verschillende nauw aansluitende departementen waarbij de communicatie intern maar ook extern cruciaal is voor de goede werking van het geheel. De verschillende departementen (sales, planning, back-office, logistiek en human resources) hebben op frequente tijdstippen vergaderingen waarin de verschillende aspecten van communicatie en opvolging worden besproken. Sales De communicatie van de sales is één van de key-drivers voor het succesvol afwerken van een project. Hierbij probeert de organisatie de communicatie van de verschillende sales-personen zo vlot en efficiënt mogelijk te laten verlopen via meetings met de verschillende diensten en verantwoordelijken binnen de organisatie. Voor elk project is er een vast proces dat wordt opgevolgd door elke sales verantwoordelijke. Indien een project een bepaalde grotere omvang vertegenwoordigt, wordt er een duidelijke wisselwerking gevraagd vanuit organisatie. Deze wisselwerking komt tot stand door een duidelijke afbakening en opvolging van de verschillende aspecten van het project. Planning en logistiek Wekelijks vindt er een vergadering plaats waarbij de verantwoordelijke lijnmanager samen met de verantwoordelijke van planning en montage door het volledige proces gaan. Hierbij worden verschillende afwegingen in groep gemaakt om zo een vlotte en gestructureerde afhandeling van de projecten te beogen. De structuur is op voorhand bepaald waarbij elke medewerker aan dit proces weet wat van hem verwacht wordt maar kan inspelen op de complementariteit door de afgebakende taken naar zich toe te trekken en op zich te nemen. Dit proces wordt ondersteund door de lijnmanager. Efficiëntie en informatie zijn een belangrijke constante doorheen het proces. De organisatie probeert ten allen tijde de nodige informatie mee te delen aan de betrokken stakeholders. Hierdoor ontstaat voor elke stakeholder een overzichtelijke flow van het proces. Doorheen het proces van planning en logistiek wordt ecologie en duurzaamheid in het vaandel gedragen. Alle
elementen die door heen het proces worden gebruikt krijgen een duurzame eindbestemming. Dit wordt frequent opgevolgd door de lijnmanager. Human Resources De rode draad tussen de directe samenwerking van de verschillende compartimenten van de organisatie, zijn de medewerkers. Om de complementariteit van de organisatie te verbeteren is er een human resources beleid opgesteld waarin men als organisatie ernaar streeft om elke medewerker voldoende flexibiliteit en ruimte te geven om zijn taken en opdrachten uit te voeren in een kader die openstaat voor verandering en evolutie. Het ‘goed gevoel’-effect staat hierbij vooraan, waarbij elke medewerker zijn werkomgeving moet ervaren als een bruisende plek waarin eenieder bijdraagt tot een sterk geheel. Directiecomité Naast de interne communicatie en de communicatie naar de stakeholders toe wordt er ook de nodige aandacht besteed aan de communicatie naar het directiecomité en de raad van bestuur. Het directiecomité komt elke week samen om het dagelijks bestuur te overlopen. Deze vergadering wordt genotuleerd om zodoende een to-do lijst opstellen. Deze wordt elke week opgevolgd om te progressie te volgen. Het directiecomité bestaat uit vier leden. Raad van bestuur In tegenstelling tot het directiecomité, die instaat voor het beleid en de dagelijkse werking van de organisatie, staat de raad van bestuur in voor de algemene strategie en corporate governance van de organisatie. De raad van bestuur van Buro Project, die de continuïteit en consistentie moet waarborgen, bestaat uit die 3 uitvoerende bestuurders/partners en één een onafhankelijke voorzitter. Focus op relevante MVO-topics. Buro Project probeert zoveel mogelijk de MVO strategie in vraag te stellen, om te kunnen inspelen op nieuwe topics en relevanties die het verantwoord ondernemen binnen onze organisatie met zich meebrengen. Geregeld toetst Buro Project zijn huidige strategie met de graadmeters in de markt. MVO inbedden in de gehele organisatie. Via een missie, een beleid van deugdelijk bestuur en periodieke vergaderingen met de medewerkers van de organisatie proberen we de voorgestelde MVO strategie in te bedden in de organisatie. Oordeelkundig beroep op derden Door de voortdurende veranderende omgeving en de evolutie van de onderneming, gaat Buro Project op zoek naar personen en vennootschappen die deze implementatie en evolutie van externe als interne factoren helpt te implementeren in het bedrijfsproces. Hierdoor kan de organisatie efficiënt en gestructureerd de evoluties implementeren en anticiperen op de veranderingen. Door dit op een billijke wijze aan te pakken, met de nodige feedback van de verschillende medewerkers, kan de organisatie zich beter richten naar elke stakeholder, om zo steeds te voldoen aan elke verwachting van de organisatie.
Maatschappelijke betrokkenheid Buro Project vindt de maatschappelijke betrokkenheid van de organisatie in functie van zichzelf en stakeholder een belangrijke factor bij het uitoefenen van de bedrijfsactiviteit. De organisatie biedt ook verschillende efficiënte tools aan haar werknemers om deze duurzaamheid, naast de bedrijfsprocessen te bewerkstellen. Zo heeft het nieuwe kantoorgebouw de mogelijkheid om elektrische fietsen te stallen en op te laden en zijn er plannen om zonnepanelen op het dak van het nieuw gebouw te plaatsen. Het nieuwe gebouw heeft een BREEAM-attest, dit attest is een instrument/evaluatie- en benchmarkmiddel om de milieupresentaties van kantoorgebouwen te analyseren en te verbeteren. Dit alles kadert in de strategie van Buro Project om ecologie op te nemen in de dagelijkse processen en structuren. Externe Analyse De verwachtingen van onze stakeholders begrijpen. In een organisatie staat de verwachting van de stakeholders centraal. Daarom worden de bedrijfsprocessen zo opgebouwd dat de stakeholder centraal staat. Informatie en efficiëntie zijn hier de key-drivers. Via het volledig bedrijfsproces hebben de stakeholders te allen tijde een zicht op het proces. In de organisatie wordt ook gezorgd dat elke stakeholder informatie verkrijgt over de stand van zaken, dit wordt enerzijds gedaan via gestandaardiseerde methodes en anderzijds via een informeel contact tussen de stakeholders en de directe medewerkers. Implementatie en uitvoering De implementatie van dit charter wordt onderverdeeld in verschillende componenten, ieder van deze componenten krijgt een jaarlijkse opvolging in het Buro Project duurzaamheidsverslag. -
Processen en systemen
Buro Project streeft ernaar om zijn processen en opvolging zodanig te structuren dat men de efficiënte en gestructureerde opvolgketen uitbouwt. Dit vergemakkelijkt de bedrijfsvoering en maakt het voor de organisatie eenvoudig om de verschillende stappen in het proces bij te houden en op te volgen. De verantwoordelijkheden worden verdeeld in functie van het proces. Buro Project zorgt voor de nodige opvolging en bijsturing door middel van frequente vergaderingen met de verschillende diensten en medewerkers. Door zich als organisatie steeds in vraag te stellen zowel intern als extern probeert de organisatie altijd te kunnen inspelen op nieuwe evoluties in zijn omgeving. -
Strategische middelen en vaardigheden
Buro Project is ontstaan door een passie van twee topverkopers. Met deze passie willen zij hun organisatie uitbouwen tot een referentie in de markt. Om dit te bewerkstellingen is de kennis van de medewerkers en de input van de stakeholders essentieel. Via het samenbrengen van verschillende actoren met verschillende achtergronden en visies probeert Buro Project een complementair geheel te vormen die een meerwaarde kan leveren aan elke stakeholder van de organisatie.
De vaardigheden die elk van deze actoren met zich meebrengt worden onderverdeeld in de compartimenten waarbij men de grootste toegevoegde waarde creëert voor de organisatie als voor de stakeholders. -
Structuren en cultuur
Buro Project heeft in functie van de groep van medewerkers een formele structuur (lijnorganisatie) opgebouwd. Dit kader vormt een formele structuur waarin werknemers kunnen evolueren en de complementariteit ondersteunen op een manier waarin de verantwoordelijken een duidelijk overzicht van de verschillende evoluties en processen, om zo snel mogelijk te kunnen anticiperen op veranderingen en ontwikkelingen. Buro Project heeft zich sinds kort (maart 2013) gevestigd in een nieuw pand in Aalst, dit pand biedt voor alle stakeholders een meerwaarde in functie van werkomgeving, zowel ergonomie als milieu staan hier centraal. De werkomgeving werd ontwikkeld om naast een uithangbord voor potentiële klanten ook de medewerkers te laten genieten van de mogelijkheden van een uitgebreide werkplek. Deze structuur wordt telkens onderbouwd door het continue proces van opvolging en feedback doorheen de vergaderingen en feedbacksessies. De informele structuur vult dit kader door de interne communicatie en samenwerking tussen de verschillende medewerkers. Via een duidelijke structuur en opvolging worden de taken binnen de organisatie verdeeld. Buro Project kan beschikken over een flexibele werkomgeving met een duidelijke informele structuur in een formeel kader, waardoor het project kan opgevolgd worden in de verschillende stadia van zijn ontwikkeling. Dit kader vormt de bakermat voor continue veranderende bedrijfsomgeving waarin stakeholders, directie leden en medewerkers kennis kunnen vergaren en doorgeven om zo het bedrijfsproces zo efficiënt en gestructureerd mogelijk te laten verlopen. Evaluatie en bijsturing [WIP]
