JAHUSC / Japan – Hungary Support Center Tokyo / http://jahusc-suport.main.jp/magyar
[email protected] Skype: jahusc-support MUNKAKÖRI LEÍRÁS / Felelős ügyintéző / – Általános előírások: A hivatalon belüli szervezeti egység:
Vállalat szervezési hivatal
A munkakör megnevezése:
Felelős ügyintéző
A megbízói munkakört betöltő:
……………………………
A munkáltatói jogok gyakorlója:
Kiliti Joruto ügyvezető igazgató
Közvetlen felettese:
Személyes titkár Hivatalvezető
Helyettesíti:
Kiliti Yoko
Munkakör célja: A Részvénytársasághoz tartozó távbedolgozók teljes körű felügyelete és a munkaerő fejlesztés. A bedolgozók munkakiosztásának ellátása, valamint feladataik tervezése. Munkaköri feladatok: Vállalatirányítás. Adminisztrációs feladatok teljes körű ellátása. A beosztottakkal való rendszeres kapcsolattartás. A cégvezető munkájának segítése. Ügyfelek fogadása és kiszolgálása. Hivatali ügyek ügyintézése.
2
Ennek keretében: A vállalatvezető által érkező utasítások és feladatok a beosztottak felé való közvetítése. A beosztottak munkavégzéseinek megszervezése, illetve annak folyamatos biztosítása. A vállalatirányítást és marketing fejlesztést elősegítő ötletek, tervek és tanácsok készítése, kidolgozása, valamint azok a vállalatvezető felé történő benyújtása. A beosztottak és tevékenységeik adminisztrálása és kereseteik ellenőrzése. A beosztottak által közvetített cégekkel történő kapcsolatfelvétel és termékeikkel, vagy szolgáltatásikkal kapcsolatos előzetes ügyintézéseinek ellátása. / Üzlet előkészítés. / A bedolgozók hetente egyszer leadott jelentéseinek egybefűzése és egységes formában történő át adása a cégvezetőnek. Érdeklődő ügyfelek fogadása és hivatalos ügyek intézése. / Engedélyek, igazolások, szerződések, számlák, VÁM és Vízum ügyintézés. /
Munkaköri specifikáció: A munkakör ellátásához szükséges képesítés: legalább 3 év irodai vezető, titkárnő, könyvelő, marketing manager, gazdasági ügyintéző, igazgatási ügyintéző, cégvezető, vállalkozó, személyügyi szervező, közgazdász, vagy kereskedelmi technikus gyakorlat. A munkaköri leírás hatálya: A munkaközvetítői távbedolgozás meghatározatlan időre szól és akkor veszti érvényét, ha • • • •
a hivatal egészét, vagy a szervezeti egység szervezetét érintő változás beosztásbeli vagy munkaköri változás következik be a maximálisan megjelöltek teljesülnek vagy a távmunka megszűnik.
Kereseti meghatározás: A felelős ügyintéző keresetét az anyagi tranzakciók, valamint a nyereségek 10%-a képezi. Havi 200 000 Ft mértékig. Ennek elérésével, a bedolgozó kérheti teljes munkaidőben való foglalkoztatását, mely havi 500 000 Ft, fix kereset juttatással köttetik.
3
Munkafolyamatok: Első lépés: / Beszámoló készítés / Az Interneten, vagy közvetlen ismeretségben fellelhető gyártók felkutatása, és annak katalogizálása. Gyártó neve:
Címe:
Elérhetőségei:
Termékek megnevezései:
Honlap URL címe
Termék fotók
Cégbemutató
Termék bemutató
Ahogy ezek az adatok összeálltak, a határidőként megjelölt napon, ( a felelős ügyintéző által hetente egy alkalomra kijelölt értekezleti, avagy beszámolói nap ) kell továbbítani a vezető felé. / A megjelölt napon kívül, ne zavarjuk a vezetőket! Természetesen érthető az az érzés, hogy aki munkája során bele ütközik valamilyen nehézségbe, felvetődnek kérdések, és valamiért gyors választ szeretne vagyis, hogy ő neki azonnal kéznél kellene lennie valakinek …., - de ez nincsen! A távmunkát akkor végzi jól, ha önállóságra tudja magát szoktatni. A beszámolókat hetente egyszer kell megtenni, melyekbe a menet közben felvetődött problémákat, és kérdéseket is bele tudja sűríteni. Ha olyan problémába botlik, melyet nem tud megoldani, és ez végett nem képes az önálló döntéshozatalra, akkor „ álljon meg, tegye félre az ügyet „ és a beszámoló napjáig foglalkozzon mással. A beszámolói napon aztán minden nehézségére megoldást, minden kérdésére választ kap. / Második lépés: / Japán visszajelzések fogadása / Az összeállított beszámolók, japán térfélen kerülnek bemutatásra, melyek hatására a személy, a gyártó, vagy a termék iránti érdeklődések futnak be. Ezen japán ügyfelek érdeklődéseit kell tudni kiszolgálni. Személy iránti érdeklődés esetén, az illetővel fel kell venni a kapcsolatot, és a japán érdeklődővel össze kell boronálni. Gyártó iránti érdeklődés esetén, a gyártóval fel kell venni a kapcsolatot, és a japán érdeklődővel össze hozni. / Partneri kapcsolatok kiépítése. / Termék iránti érdeklődés esetén a japán ügyfél általi igényekhez kell tudni igazítani a termék mozgásokat. Csak érdeklődés esetén szabad fel venni a gyártóval a kapcsolatot, és közölni vele a japán igényt, melyet a gyártó vagy el fogad, vagy visszautasít. A gyártóval való kapcsolat felvétel módja: Csak akkor szabad a kapcsolatot kezdeményezni, ha Japánból a termékre igény érkezik. Mivel minden ügyfélnek megvannak a maguk módszerei, melyek egymástól és a megszokottaktól eltérhetnek, a bedolgozónak először ezt kell tudomásul venni, és ehhez igazítottan tárgyalni a gyártóval. / Ne feledjük, hogy a japán üzletemberek nehezen tudják elképzelni azt, hogy a gyártóknak
4 is lehetnek kritériumaik. Rendszerint megjelölik, mit, mennyiért, milyen feltételek mellett szeretnének megkapni. És amely gyártó ezen igényeket teljesíteni tudja, az biztos megrendelőre lel a japán kereskedőkben. Amely gyártó nem mutat rugalmasságot, a megszokottaktól eltérni egy cseppet sem hajlandóak, azok helyből kiesnek az érdeklődési körökből. Hogy ezen üzletmenetekben a kultúrából és gondolkozás különbségből fakadó ütközéseket elkerülhessük, érdemes a gyártótól előbb le kérni azon ismereteket, melyek a gyártó feltételeit és lehetőségeit világítják meg, hogy ezen ismereteket a japán ügyfelek felé is közölni lehessen. Ez esetben a japán ügyfél már eleve úgy fogja megválasztani leendő partnerét, mely a saját elképzeléseihez legközelebb álló. / A gyártókkal csak a felelős ügyintéző veheti fel a kapcsolatot. A beosztottak nem, vagy a felelős ügyintéző külön utasítására. Magánszemélyek és egyéni vállalkozókat a beosztottak is minden előzetes engedély nélkül felkereshetnek és a Részvénytársaság oldalára állíthatnak. Tehetségükhöz mérten. Üzletmenet kijelölés: A fellelt gyártónak lehetősége nyílik arra, hogy az üzleti formák közül az általa leginkább elfogadottakhoz igazítsa termék értékesítését. Ezen üzletmenetek: Bemutatkozásra, figyelem felkeltésre épülő üzletmenet. / A termék bemutatásával igyekszik a japán ügyfelek érdeklődését maga felé csalogatni, melynek Japán oldalon mindenkor lehetőséget biztosítunk. / Szállítási és fizetési mód: A termékre igényt tartó japán ügyfél szabja meg. Az üzlet sikerének százalék értéke: 15% Szimpla megrendelésre épülő üzletmenet. / A termék bemutatásakor érkező készpénzes megrendelések során történő gyártási üzletmenet. / Szállítási és fizetési mód: A termékre igényt tartó japán fél készpénzes megrendeléssel fedezi mind a termék árát, mind a szállítási és VÁM költségeket. Az üzlet sikerének százalék értéke: 25% Várakozást mellőző, lépésre kész üzletmenet. / A gyártó, termékeinek Japánban történő bevezetésének és értékesítésének módját, annak lehetőségeit rugalmasan kereső üzletmenet. / Szállítási és fizetési mód: Partneri szintű kapcsolat, melyben a gyártó bizományi értékesítésre adja át a Japánban forgalmazásra szánt termékeket a japán félnek, és az értékesítések hasznán egyenlően osztozkodnak. Az üzlet sikerének százalék értéke: 65%
5 A gyártás Japánba történő áthelyezésének üzletmenete. / A helyszínen való gyártás előnyeire építő üzletmenet. / Befektetés. / Szállítási és fizetési mód: A gyártó költségére történnek a japáni bevezetések. Az üzlet sikerének százalék értéke: 80% Harmadik lépés: Miután tisztázódtak a termékkel, árakkal és szállítás, valamint fizetési mód körüli kérdések, az ügy teljes mértékben át kerül a szállítmányozással foglalkozó felelős ügyintézőhöz. A bedolgozó itt tudta le egy-egy ügy intézését. Véget ért egy futama. Keresetét az értékesítések 10%-a képezi. Havi 150 000 Ft-ig. A felelős ügyintéző viszont ezen üzletmeneteket mindvégig szemmel tartja és könyveli. Szükség esetén cselekszik, avagy közbelép.
A munkaköri leírás kiadója:
Kiliti Joruto ügyvezető igazgató
Oita 2011 November 23 …………………………… ügyvezető igazgató
A munkaköri leírásban írottakat tudomásul veszem, az abban foglaltak végrehajtását kötelezőnek ismerem el. A munkaköri leírás egy példányát átvettem. …......................... hely, …....................... időpont.
……………………………
