PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA PADA LP/LPK YANI Gina Agussetiawati1, Bayu Adi Dwi Ananda2 1
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected] 2
Abstrak Pada saat ini tempat kursus jahit LPK/LKP YANI dalam melakukan aktivitas menyampaikan informasi dan mendaftarkan diri menjadi anggota dilakukan secara konvensional yaitu melalui tatap muka. Penyampaian informasi dilakukan melalui teman dan informasi website yang terpisah sehingga penyebaran informasi ke konsumen menjadi kurang maksimal. Setelah melihat situasi dan kondisi yang terjadi, muncul ketertarikan untuk mengangkat permasalahan ini dengan membangun sistem informasi pendaftaran berbasis web, agar masyarakat umun dan calon siswa mendapatkan informasi tentang kursus jahit YANI secara cepat dan tepat sehingga, mengurangi waktu dan biaya yang digunakan untuk penyampaian informasi. Metode yang digunakan untuk pembuatan perangkat lunak ini adalah metode berorientasi objek dengan menggunakan pemodelan UML. Database dibuat dengan menggunakan MYSQL, sedangkan aplikasi dibuat dengan menggunakan script pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter. Dibangunya sistem informasi berbasis web ini bertujuan untuk mempermudah calon siswa mendaftar dan dapat memberikan informasi kepada calon siswa dalam hal jurusan, cabang, dan biaya pendaftaran.. Disamping itu, penyebaran informasi kepada calon siswa juga dapat berjalan efektif. Kata kunci : Pendaftaran, WEB, OOP, Framework CI.
1.
Latar Belakang Permasalahan
World Wide Web atau sering disebut WWW merupakan salah satu fasilitas internet yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan untuk memasarkan produk atau jasa dalam bentuk informasi di internet secara online, dengan ini penyampaian informasi menjadi lebih praktis dan efektif, karena pengunjung bisa mendapatkan informasi tentang perusahaan lebih jelas dan akurat. Penggunaan teknologi komputer tentunya berdampak pada proses pendaftaran calon siswa pada sebuah lembaga kursus, dalam kegiatan tersebut komputer sangat diperlukan untuk megolah data-data yang berhubungan dengan pendaftaran calon siswa. Pengelolaan informasi pendaftaran calon siswa secara online bertujuan untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien, karena lebih mudah mendapatkan informasi dan tidak perlu membuang waktu dan biaya. Lembaga Kursus dan Pelatihan Yani berdiri sejak tahun 1974 LKP/LPK Yani adalah perusahaan
keluarga yang bergerak dalam bidang jasa kursus jahit, selama ini sistem yang digunakan masih menggunakan sistem manual yaitu siswa baru dalam proses pendaftaran menulis pada formulir pendaftaran baru kemudian direkap oleh petugas dan dimasukan ke dalam komputer. Dengan begitu penggunaan komputer masih belum dimanfaatkan secara maksimal, maka dari itu perlu adanya pengembangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisir kesalahan yang terjadi dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan akurat sehingga penanganan siswa dapat digunakan secara efektif, untuk itulah perlu digunakan suatu sistem yang dapat menghubungkan antara pekerja dan komputer, hal ini diperlukan karena adanya kemungkinan akan meningkatnya penerimaan siswa. Berdasarkan latar belakang masalah yang terurai diatas, dapat diidentifikasi permasalahan yang terjadi pada sistem pendaftaran siswa baru yang ada pada saat ini adalah sebagai berikut : 1. Penyimpanan data yang belum terorganisir pada proses pendaftaran
2.
siswa, mengakibatkan sulitnya proses pencarian data. Penyampaian informasi laporan pendaftaran secara keseluruhan pada kantor pusat dirasa kurang efektif, sehingga perekapan laporan menjadi lambat.
Adapun tujuan penulisan perancanga sistem ini adalah diharapkan dapat menyimpan data secara terorganisir, sehingga memudahkan untuk proses pecarian data. Penyampaian informasi secara cepat yang dapat di akses pada website, memudahkan kantor pusat untuk melakukan perekapan laporan pendaftaran secara cepat.
Aplikasi Web Menurut Budi Raharjo (2010: 40) dalam bukunya yang berjudul Modul Pemograman WEB html,php & mysql Aplikasi web adalah: “aplikasi yang disimpan dan dieksekusi di lingkungan web server. Setiap permintaan yang dilakukan oleh user melalui aplikasi klien (web browser) akan dirspon oleh aplikasi web dan hasilnya akan dikembalikan lagi ke hadapan user. Dengan aplikasi web halaman yang tampil di layar web browser dapat bersifat dinamis, tergantung dari nilai data atau parameter yang dimasukan oleh user.”
2. Dasar Teori Pengertian Perancangan Menurut Azhar Susanto (2004:51) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya megatakan bahwa ”perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.” Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa perancangan adalah suatu proses membuat alternatif untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Pengertian Sistem Informasi Menurut Sutarman dalam bukunya yang berjudul Pengantar teknologi informasi (2012:13) mengemukakan bahwa: ”Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi).” Pengertian Pendaftaran Pendaftaran yang dalam bahasa Indonesia merupakan kata dasar dari sebuah daftar yang berarti catatan sebuah nama atau hal yang disusun berderet dari atas ke bawah. Namun arti dari kata pendaftaran itu sendiri berbeda dengan kata dasarnya. Pendaftaran merupakan proses atau cara dari perbuatan mendaftar misalnya pencatatan nama, alamat, dsb
CodeIgniter Framework Menurut Ibnu Daqiqil Id,M.Ti dalam bukunya Framework CodeIgniter Sebuah Panduan dan Best Practice menyebutkan bahwa “CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat mempercepat pengembang untuk membuat sebuah aplikasi web. Ada banyak library helper yang berguna di dalamnya dan tentunya mempermudah proses development” (2011:1) CodeIgniter merupakan salah satu dari sekian banyak framework PHP yang ada. CodeIgniter dikembangkan oleh Rick Ellis. Tujuan dari pembuatan framework CodeIgniter ini menurut user manualnya adalah untuk menghasilkan framework yang akan dapat digunakan untuk pengembangan proyek pembuatan website secara lebih cepat dibandingkan dengan pembuatan website dengan cara koding secara manual, dengan menyediakan banyak sekali pustaka yang dibutuhkan dalam pembuatan website, dengan antarmuka yang sederhana dan struktur logika untuk mengakses pustaka yang dibutuhkan. CodeIgniter membiarkan kita untuk memfokuskan diri pada pembuatan website dengan meminimalkan pembuatan kode untuk berbagai tujuan pembuatan website. CodeIgniter menerapkan lingkungan pengembangan dengan pola MVC (Model View Controller). Didalam website dinamis setidaknya terdiri dari 3 hal yang paling pokok, yaitu basis data, logika aplikasi dan cara menampilkan halaman website. 3 hal tersebut direpresentasikan dengan MVC yaitu Model untuk basis data, View untuk cara menampilkan halaman website dan Controller untuk logika aplikasi.
Metodologi Pembangunan Aplikasi Metodologi Berorientasi Objek Metodologi merupakan pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan dalam mengembangkan sistem. Dengan mengikuti metode atau prosedur-prosedur yang diberikan oleh suatu metodologi diharapkan pengembangan dapat berjalan dengan baik. Pendekatan berorientasi objek adalah cara memandang persoalan menggunakan modelmodel yang diorganisasikan seputar konsep objek yang mengkombinasikan struktur data dan perilaku suatu entitas. Pada metode ini, perangkat lunak dilihat sebagai kumpulan objek yang saling bekerja sama, berinteraksi, dan berkomunikasi menuju sasaran tertentu. Komponen utama dari sistem perangkat lunak berorientasi objek adalah kelas. Kelas adalah deskripsi himpunan objek yang serupa. Kelas merupakan cetak biru dari objek. Setiap objek memiliki identitas (berbeda dengan objek lainnya), state (data yang diasosiasikan dengannya), dan perilaku (kita dapat melakukan sesuatu pada objek dan objek dapat melakukan sesuatu pada objek lain). Pendekatan berorientasi objek menawarkan pemakaian bersama dibeberapa tingkat berbeda. Pewarisan struktur data dan perilaku memungkinkan struktur dan perilaku dipakai bersama dibeberapa sub kelas serupa tanpa harus terjadi redudansi. Pemakain bersama kode diseluruh hirarki pewarisan adalah salah satu keunggulan utama pendekatan berorientasi objek yang diterapakan pada bahasa pemrograman berorientasi objek.
3.
Kebanyakrupaan (polymorphisme) : Pensubstitusian dinamis supertype oleh subtype Pemanipulasian objek secara seragam dengan tipe yang berbeda-beda.
Pengenalan UML Menurut Munawar dalam bukunya Pemodelan Visual dengan UML menyatakan: “UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pembangunan system yang berorientasi obyek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang system untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.” (2005:17) 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Aliran Proses 3.1.1
Use Case Diagram Sistem Berjalan
Pendaftaran
Pembayaran Karyawan
Calon Siswa
Metode/metodologi berorientasi objek didasarkan pada konsep : Pembuatan laporan
1.
Pembungkusan (encapsulation), mengumpulkan data dengan pemanupulasiannya menjadi saru entitas. Terkait pada konsep penyembuyian informasi (information hiding) : a. Pemanipulasian rinci informasi dilakukan secara internal. b. Dunia luar hanya mengetahui informasi secukupnya dengan cara yang sudah ditentukan sebelumnya Objek : Suatu entitas yang memiliki identitas, status dan prilaku. Kelas : Abstraksi dari sejumlah objek dengan karakteristik yang serupa. 2. Pewarisan (inherintence) : pembentukan suatu hirarki atau jejaring akibat pengumuman atau pengkhususan (bergantung pada fokus perhatian).
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Bejalan 3.1.2
Use Case Diagam Sistem Usulan Menggambarkan secara grafis sistem usulan proses pendaftaran siswa , diagram ini memberikan gambaran mengenai perancangan sistem informasi pendaftaran siswa.
Pendaftaran Kursus
Klik T ombol Laporan <<extend>> <<extend>> Validasi Bukti Pendaftaran
Menampilkan Filter Laporan Pendaftaran Bagian Administrasi
Calon Siswa
>
Pembayaran Kursus
Klik T ombol Print
Laporan Pendaftaran Pembuatan Laporan Pendaftaran Kursus Ubah Profile
Management User
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Usulan 3.2 Activity Diagam diagram yang menunjukan aliran dari suatu kegiatan ke kegiatan lain. Pada umumnya activity diagram digunakan untuk memodelkan alir kerja dan operasi.
Gambar 5 Activity Diagram pembuatan Laporan 3.3 Class Diagram Pada class diagram ini akan membantu kita dalam visualisasi struktur class-class dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai, class diagram memperlihatkan hubungan antar class dan penjelasan detail tiaptiap class di dalam model desain dari suatu sistem.
M asuk Kedal am Web Siswa
Hom e
Kl i k T om bol Daftar
M enam pi l kan Form Pendaftaran 0..1
-
nomorDaftar namaSiswa alamatSiswa tempatLahir pendidikanTerakhir namaOrangtua kursusyangDiikuti tanggalLahir username password cabang status nomorInduk telepon
+ + + + + +
setNomorinduk () getNamasiswa () getNomordaftar () getUsername () getPassword () getNomorinduk () validasiSiswa ()
Pembayaran
0..1 : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
String String String String String String String Date String String String byte String int
0..*
User - username : String - password : String - hakAkses : byte + + + + + -
void siswa siswa siswa siswa siswa void
logIn () inputNomordaftar () inputBiaya () validasiLogIn () setSiswa () updateDatasiswa () tambah () ubah () hapus () ...
: : : : : : : : :
void void void void void void void void void
- noKwitansi : int - tanggalBayar : Date - jumlahBayar : int - sisaBayar : int + + + +
setBiaya () setNokwitansi () getTanggalbayar () getJumlahbayar () getSisabayar ()
: : : : :
void void pembayaran pembayaran pembayaran
0..1
0..1
0..1
0..1
Kl i k T om bol Ki ri m
0..1
Data di si m pan
Daftar - noDaftar : int - tanggalDaftar : Date + + + +
tambah () tampil jurusan () tampil biaya daftar () getNodaftar () tampilCabang () ...
void void void daftar int
LaporanPendaftaran - periode : String - tanggal : Date - keterangan : String
Jurusan - kodeJurusan : String - namaJurusan : String - biayaJurusan : int
Cabang - kodeCabang : String - namaCabang : String - alamatCabang : String + +
0..*
0..1 0..1
0..1
Gambar3 Activity Diagram Pendaftaran
0..1 : : : : :
tambah () ubah () hapus () getCabang () setCabang ()
: : : : :
void void void cabang void
0..1
+ + -
tambah () hapus () getJurusan () setJurusan () ubah ()
: : : : :
+ setPeriode () : void + cetakLaporan () : void
void void jurusan void void
Gambar 6 Class Diagram Klik T ombol Validasi
4. Form Kode
Masukan Kode Validasi
Form Pembayaran
4.1 Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem yang akan dibuat dengan tujuan agar sistem yang dibuat dapat beroperasi atau berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Langkah-langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : A.
Gambar 4 Activity Diagram Validasi Bukti Pembayaran
Implementasi Dan Pengujian
Rancangan Sitem Informasi Berbasis Web Konsep perancangan sistem informasi berbasis web yang akan dibangun dengan memperhatikan kebutuhan pengguna sistem
informasi berbasis web dan bahan informasi yang akan Disuguhkan. Dibuat terlebih dahulu dengan coret-coretan kecil/sketsa dasar. B. Persiapan perangkat keras dan perangkat lunak Mempersiapkan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk membangun sistem informasi berbasis web ini. C. Pengumpulan data dan referensi Mengumpulkan data yang mendukung terhadap bahan Perancangansistem informasi berbasis Web pendaftaran siswa, dan referensi lain untuk mendukung perancangan sistem informasi web ini. D.
Perancangansistem informasi berbasis web Proses merancangsistem informasi berbasis web yang meliputi tahapan desain coding dan desain antar muka.
E.
Pengetesan sistem informasi berbasis web Pada saat test pertama sistem sudah selesai di bangun yang pastinya masih terdapat kekurangan dan perlu beberapa sentuhan perbaikan dan penambahan fungsionalitas dari sistem informasi berbasis web ini.
F.
Perbaikan sistem informasi berbasis web Perbaikan dari hasil testing yang dirasakan masih perlu penambahan ataupun perbaikan pada sistem informasi berbasis web ini.
G.
Pengetesan terakhir (Finishing) Testing tahap akhir sebelum sistem informasi berbasis web dapat berjalan dengan baik ketika digunakan oleh pengguna. Dari uraian rencana implementasi diatas akan dijadwalkan dalam tabel dibawah ini: Tabel 1 Aktivitas Implementasi Kode Aktivitas Waktu Predeces Aktivit (Mingg sor as u) A Rancangan 2 Sistem Informasi berbasis Web B Persiapan 1 A perangkat keras dan perangkat lunak C Pengumpul 5 B an data dan
referensi D
E
F
G
Pembangu nan sistem informasi berbasis web Pengetesan sistem informasi berbasis web Perbaikan sistem informasi Pengetesan terakhir (Finishing)
5
B
3
C,D
2
E
1
F
Jadwal kegiatan disajikan dalam bentuk CPM:
4.2 Lingkup dan Batasan Ruang lingkup dan batasan implementasi sistem terdiri dari: Ruang lingkup dan batasan implementasi. Serta modul program yang akan diimplementasikan, fungsional system dan lain sebagainya : 1. Sistem ini digunakan untuk melakukan pendaftaran bagi calon siswa yang ingin mengikuti kursus jahit pada Lkp/Lpk Yani. 2. Aplikasi dalam sistem ini memungkinkan user untuk mengelola data seperti (tambah, hapus, ubah). 3. Aplikasi sistem ini menghasilkan laporan berupa laporan pendaftaran.
4.3 Implementasi Antar Muka
Gambar 7 Form Login
Form ini digunakan untuk calon siswa dan juga bagian administrasi untuk masuk ke dalam halaman website.
Gambar 8 Form Pendaftaran Form ini digunakan untuk calon siswa yang akan melakukan pendaftarab pada LPK/LKP YANI.
dibuat ini. Adapun kesimpulan dari penyelesaian masalah tersebut yaitu dengan adanya sistem informasi pendaftaran secara online proses pencarian data siswa pencarian laporan perbulan dan per periode juga perekapan laporan menjadi lebih cepat dan mudah. 5.2 Saran Saran – saran untuk pengembangan Sistem Informasi pendaftaran berbasis Web di LPK/LKP YANI ini agar kedepannya dapat lebih bermanfaat, adalah : 1. Untuk pengembangan sistem informasi diharapkan dapat melengkapi sistem seperti pembayaran pendaftaran secara online atau transfer agar melengkapi sistem secara keseluruhan. 2. Untuk melengakapi sistem yang sudah ada, diharapkan untuk pengembang sistem selanjutnya melengakapi pembayaran iuran bulanan kursus berbasis web. Daftar Pustaka 1.
Gambar 9 Form Pembayaran
Gambar 10 Halaman Laporan Halaman ini digunakan oleh bagian Administrasi untuk pembuatan laporan pendaftaran.
5.
Kesimpulan Dan Saran
5.1 Kesimpulan Berdasarkan pada penelitian yang telah dilakukan, maka diharapkan permasalahanpermasalah yang disebutkan pada identifikasi permasalahan pada bab 1 akan dapat teratasi dengan dibangunnya sistem informasi yang telah
Budi Raharjo, Imam Heryanto, Enjang RK. Modul Pemograman WEB html,php&mysql (modula,2010) 2. Daqiqil Id,M.Ti 2011 Framework CodeIgniter Sebuah Panduan dan Best Practice 3. Hidayat,Deddy. 2010. “Definisi Sistem” Tangerang: Jurnal Cyber Raharja 4. http://eprints.amikomyogyakarta.co. id 5. Kadir,Abdul. 2009. “Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL”. Yogyakarta: Andi Offset. 6. Raharjo,Budi. 2011. “Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL”. Bandung: Informatika. 7. Sibero,Alexander F.K. 2011. “KitabSuci Web Programing”. Jakarta: Mediakom. 8. Sutarman.2012.“Pengantar Teknologi Informasi”.Jakarta: BumiAksara. 9. Whitten, J. L., Bentley, L. D., Dittman, K. C. (2004). System Analysis and Design Methods. 10. YM Kusuma Ardhana, S.T PHP Menyelesaikan Website 30 Juta, 2012
