ABSTRACT The information system of new student recruitment based on SMS Gateway in SMK Negeri 1 Sanden By Yani Daryanti 12121232 SMK Negeri 1 Sanden is one of educational institute which has increased its’ interest from year to year. The new student recruitment in SMK Negeri 1 Sanden still conducted manually, it means that the students candidate should come to register and submit the registration file, after that the new student recruitment officers would check the file registrations. Several days later, the result will be published. Actually, that system has several weaknesses, especially for out of town student candidates. They will have some difficulties because they should come to the school several times only to check the result. Therefore, hopefully the system of new student recruitment based on the SMS Gateway could be solved the problem above. Through this application, school part and the student candidates will be easier in new student recruitment program in SMK Negeri 1 Sanden. The important way could be applied to support new student recruitment program by SMS Gateway application. In addition, that application applies the advantage of SMS Gateway gammu technology. The existence of that application hopefully will help the school part and the student candidates in managing the test of recruitment program in SMK Negeri 1 Sanden. Keywords: Student recruitment, information system, SMS
1. Pendahuluan 1.2.
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan dan tingkat kebutuhan, perkembangan teknologi dan informasi diera globalisasi ini semakin meningkat pula. Perkembangan tersebut telah membawa manusia menentukan tingkat efiensi yang tinggi dalam segala bidang karena kebutuhan akan informasi menjadi hal penting dalam era globalisasi. Kebutuhan akan informasi di butuhkan dalam semua bidang baik di organisasi, perusahaan, bisnis, instansi dan juga dilembaga pendidikan. Salah satu perusahaan yang sangat berpengaruh yaitu pada lembaga pendidikan. Lembaga pendidikan tidak luput dari persoalan yang ada diantaranya bagian akademik dan penerimaan siswa baru. Dari persoalan yang ada diharapkan bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada sebagai solusi pemecahan masalah untuk menghasilkan informasi yang diharapkan dengan menggunakan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem penerimaan siswa baru diharapkan mampu mengembangkan system yang sudah ada sebelumnya. Untuk mewujudkan tujuan ini diperlukan dan kerajsama yang terpadu dari semua elemen masyarakat dunia pendidikan, termasuk orang tua dan guru, sebagai elemen yang berhubungan langsung dengan proses pendidikan seorang anak. Mengingat akan pesatnya kemajuan teknologi yang sudah merambah ke semua bidang, serta pola kehidupan masyarakat Indonesia yang sudah relatif maju, dapat dipastikan bahwa hamper semua orang saat ini sudah memanfaatkan teknologi seluler. Dan layanan SMS sebagai salah satu layanan seluler yang paling popular serta paling diminati saat ini karena penggunanya yang relatif mudah serta biayanya yang sangat murah. Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas maka, penulis mengambil topik “Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis SMS Gateway di SMK Negeri 1 Sanden”. Dengan menggunakan sistem yang baru ini diharapkan dapat membuat sistem informasi yang dihasilkan lebih cepat, dan akurat. Pencarian yang relatif lebih mudah akan membuat laporan yang dibuat akan lebih cepat pula
terselesaikan dan pengolahan data siswa yang ada disekolah tidak begitu rumit. Adapun alasan lain dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menempuh jenjang Sarjana.
1.3.
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas dapat dirumuskan permasalahpermasalahannya sebagai berikut: 1.
Bagaimana merancang SMS Gateway dengan menggunakan Gammu pada SMK Negeri 1 Sanden.
2.
Bagaimana membantu segenap civitas pendidikan SMK Negeri 1 Sanden untuk mendapatkan informasi terkini dari sekolah SMK Negeri 1 Sanden yaitu menyajikan layanan informasi berbasis SMS
1.4.
Batasan Masalah
Untuk memfokuskan pada tujuan maka penulis membatasi pembahasan sebagai berikut : 1.
Aplikasi yang akan dibuat meliputi SMS untuk mendapatkan informasi, jumlah pendaftar, rangking pendaftaran, nilai ujian, pengumuman PPDB.
2.
Sistem informasi yang akan dibuat hanya untuk digunakan oleh administrator sebagai operator, yaitu penerima dan pengirim pesan.
3.
Tidak semua ponsel mendukung aplikasi ini, dan pada tugas akhir ini tidak dibahas mengenai Compatibility perangkat keras.
4.
Perancangan aplikasi berbasis SMS ini tidak membahas mengenai keamanan data, sosialisasi kata kunci untuk melakukan permintaan data, dan kerahasiaan nomor pengirim.
1.5.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan pembuatan Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis SMS Gateway di SMK Negeri 1 Sanden adalah :
1.
Merencanakan dan mengimplementasikan suatu aplikasi system informasi yang memudahkan sekolah, orang tua dan siswa dalam berkomunikasi mobile berbasis SMS.
2.
Menghasilkan perangkat lunak berbasis SMS untuk seleksi penerimaan peserta didik baru kepada calon siswa baru SMK Negeri 1 Sanden berbasis SMS Gateway
1.6.
Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian yang telah dipaparkan, manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut. 1.
Memudahkan calon siswa dan orangtua untuk mendapatkan informasi pendaftar.
2.
Menyajikan informasi yang dibutuhkan orangtua atau siswa secara up to date dengan biaya yang murah.
3.
Sebagai alternative pengiriman pengumuman/ pemberitahuan kepada orang tua sebagai ganti surat edaran sekolah, yang akan lebih menjamin informasi tersebut sampai ke orang tua siswa dengan biaya yang relatif tidak berbeda jauh dengan biaya fotocopy surat edaran bahkan mungkin dimasa mendatang akan jauh lebih murah.
1.7.
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penyusunan penulisan skripsi adalah sebagai berikut. a.
Metode Kepustakaan Penulis ini dimulai dengan studi kepustakaan yaitu mengumpulkan data dan memahami bahan-bahan referensi yang membahas tentang metode pengiriman SMS, format pesan yang digunakan, proses pengiriman pesan, dan metode koneksi antara telepon seluler dan komputer
b.
Metode Interview Suatu metode pengumpulan data dengan cara berkomunikasi dengan pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
c.
Metode Observasi Mengadakan pengamatan pada objek untuk memperoleh informasi yang dapat dijadikan bahan penulisan. Dalam hal ini penulis mengamati secara langsung kelapangan tentang permasalahan-permasalahan apa saja yang terjadi.
d.
Metode Perancangan Merancang system sesuai dengan kebutuhan. Perancangan dimulai dari tahap merancang Data Flow Diagram (DFD), dan dilanjutkan dengan merancang pengkalan data (database).
e.
Metode Pengkodean Menerjemahkan desain atau perancangan ke dalam bentuk yang bisa dibaca mesin atau bahasa pemrograman. Aplikasi berbasis SMS dikembangkan dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman, MySQL sebagai pangkal datanya dan software Gammu sebagai SMS Gateway.
f. Metode Pengujian Melakukan serangkaian ujicoba terhadap hasil dari implementasi aplikasi, dan memperbaiki jika masih terdapat kesalahan dan menarik kesimpulan dari analisis yang dilakukan.
2. Pembahasan Sistem Pembangunan sistem dimulai dengan peracangan sistem dan pemodelan sistem yang meliputi penggambaran Diagram Konteks, Diagram Berjenjang Proses, Diagram Overview, Data Flow Diagram (DFD), dan Desain Sistem. Dari tahapan tersebut dapat diidentifikasi entitas-entitas yang berinteraksi dengan sistem. Entitas dijabarkan dalam bentuk atribut-atribut yang digunakan sebagai dasar penciptaan database.
2.1. Analisis Perancangan Sistem Tahapan analisis terhadap suatu system dilakukan sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkannya analisis terhadap suatu system adalah untuk mengetahui dapat di dalam system alasan mengapa system tersebut diperlukan, merumuskan kebutuhan-kebutuhan dari system tersebut untuk mereduksi
sumber daya
yang berlebih
serta membantu
merencanakan
penjadwalan pembentukan system, meminimalisir distorsi-distorsi yang mungkin terdapat di dalam system tersebut sehingga fungsi yang terdapat di dalam system tersebut bekerja secara optimal. Aplikasi
system
informasi
berbasis
SMS
ini
dirancang
dengan
menggunakan metode pendekatan atas-bawah (Top-Down Approach) sehingga perancangan dimulai dari bentuk yang paling global yaitu diagram konteks, kemudian diturunkan secara bertahap menjadi bentuk yang lebih detail. Salah satu unsur pokok yang harus dipertimbangkan dalam tahapan analisis system ini yaitu masalah perangkat lunak, karena perangkat lunak yang digunakan haruslah sesuai dengan masalah yang akan diselesaikan.
4.1. Konsep Sistem Informasi Sekolah Berbasis SMS Pada perancangan system informasi ini dibuatlah konsep untuk mengolah pesan SMS berupa permintaan data dari sebuat telepon ke sebuah telepon seluler yang terhubung ke sebuah PC, dimana pada PC tersebut terdapat basis data informasi sekolah yang akan diakses. Kemudian PC dapat mengirimkan data yang diminta ke telepon seluler peminta data via SMS dengan memanfaatkan telepon seluler yang terhubung ke PC tersebut. Dalam hal ini, pengguna dapat melakukan permintaan data yang telah disediakan penyedia data, seperti permintaan data jadwal pelajaran, nilai ujian, peringkat siswa atau absensi melalui SMS. Data-data yang disediakan oleh penyedia data dikelompokkan dengan kode-kode tertentu yang sudah distandarkan dan sudah berbentuk format tertentu yang disesuaikan dengan kemampuan SMS. Jadi, pengguna dapat menggunakan layanan ini dimana saja dan kapan saja selama ia telah terdaftar dalam basis data aplikasi berbasis SMS ini.
2.2. Perancangan Sistem Perancangan aplikasi system informasi berbasis SMS ini akan menyajikan banyak fitur, seperti menerima pesan, mengirim pesan, serta mengirim dan menerima pesab berdasarkan permintaan atau format tertentu. Maka pada dasarnya, ada tiga system pengiriman dan penererimaan SMS yang akan dikerjakan system, yaitu Info on Demand, Receive Message, dan Sending Message. 2.2.1 Info on Demand Mengirim pesan berdasarkan format tertentu dan kemudian system akan membalasnya secara otomatis (automatic reply). Info on Demand akan diperoleh seperti keterangan di bawah ini : a. Info Format penulisan : Info#ppdb Contoh : Info#ppdb Digunakan untuk mengetahui informasi tentang proses PPDB. b. Registrasi Sebelumnya pengguna (siswa atau orangtua) melakukan registrasi terlebih dahulu. Registrasi dilakukan 1 kali. Format penulisan : Reg#userakun#password Contoh : Reg#titin#titin Hal ini dilakukan untuk proses registrasi dan membuat akun login di webm PPDB. c. Daftar Nama Format penulisannya : Daftar#nama#kelamin#tmptlahir#thnlhr-blnlhr-tgllhr#alamat #email#golongan darah#agama
Contoh : Daftar#titin#perempuan#bantul#28-07-2000#bantul#titin.
[email protected]#o#islam Digunakan untuk melakukan proses pendaftaran tahap 1. d. Nilai Ujian Format penulisannya : Nilai#nomor ijasah#pilihan jurusan#nilai bahasa Indonesia#nilai bahasa inggris#nilai matematika#nilai ipa Contoh: Nilai#DN-04#rpl#7.50#6.34#8.46#8.11 Digunakan untuk proses memasukkan data nilai. e. Prestasi Format penulisan: Prestasi#tahun prestasi#peringkat#level prestasi Contoh : Prestasi#2014#1#kabupaten Digunakan jika peserta mempunyai data prestasi. f. Rangking Format penulisan: Rangking#nomor pendaftaran Contoh penulisan : Rangking#113 Digunakan untuk melihat rangking yang diperoleh pendaftar. g. Orangtua wali Format penulisan : Bapak#nama bapak#kode agama#pendidikan#kode pekerjaan# alamat Ibu#nama ibu#kode agama#pendidikan#kode pekerjaan#nomor hp Wali#nama wali#kode agama#pendidikan#kode pekerjaan# nomor hp
Contoh penulisan: Bapak#Ahmad# 1#7#sanden bantul
2.2.2 Receive Message Menerima pesan berupa informasi PPDB dan tata cara pendaftaran PPDB 2.2.3 Sending Message Mengirim pesan berupa informasi pendaftaran PPDB atau infromasi penting lainnya dari pihak sekolah kepada pendaftar.
3. Hasil Implementasi 3.1.1. Persiapan Teknis Aplikasi
ini dipasang pada sebuah komputer
yang memiliki
sistem operasi Windows, dan memiliki spesifikasi hardware. Selain itu aplikasi ini juga memerlukan perangkat tambahan penting yaitu sebuah ponsel yang berfungsi untuk menerima dan mengirim SMS dari dan kepada pengguna, serta modem sebagai penghubung antara ponsel dengan komputer. Aplikasi ini diletakkan di Document Root windows
yaitu di
c:/xampp/htdocs/. Direktori untuk aplikasi SMS ini diletakkan di c:/xampp/htdocs/psb/, sehingga untuk menguji layanan berbasis SMS dapat dilakukan dengan mengetikkan http://localhost/psb/. Sebelum melakukan pengujian harus dipastikan terlebih dahulu bahwa Gammu sudah aktif. Untuk Apache, MySQL, dan PHP telah berjalan otomatis jika menggunakan paket software XAMPP. Untuk mengaktifkan Gammu digunakan perintah dibawah ini atau seperti pada gambar 5.18 :
Gambar 5.18 Perintah untuk megaktifkan Gammu
3.1.2. Implementasi Desain Sistem Informasi Berbasis SMS Setelah semua persiapan teknis dilakukan, maka pengujian layanan berbasis
SMS
dapat
dilakukan
yaitu
dengan
mengetikkan
http://localhost/psb/ pada browser. \ a.
Halaman Utama Untuk menjalankan aplikasi dapat dilakukan dengan cara mengetikkan http://localhost/psb/index.php/ pada web browser sehingga akan tampil halaman utama.
b.
Halaman Login Halaman berikutnya adalah halaman login. Halaman ini adalah awal dari proses pendaftara penerimaan siswa baru melalui website. Setelah melakukan sesi login, halaman yang ditampilkan akan berbeda dan disesuaikan dengan level user. Level user yang dibangun pada sistem pendaftaran yaitu: (1) user_akun; (2) password_akun; (3) level; (4) status; (5) lastlogin. Halaman Login merupakan tampilan awal dari sistem informasi penerimaan peserta didik baru. Dalma hal ini terdapat form login sebagai jalan masuk user dan password kemudian klik tombol Login.
c.
Halaman Beranda Halaman Beranda merupakan halaman pembuka setelah user berhasil login. Dalam halaman ini terdapat beberapa menu untuk admin
antara lain beranda untuk masuk kehalaman beranda, menu Edit Admin untuk masuk ke halaman Edit Admin,menu File Manager untuk masuk ke halaman File Manager, menu Halaman Manager untuk masuk ke judul halaman, menu Agenda untuk masuk ke halaman jadwal penerimaan peserta didik baru, menu Admin Sekolah asal untuk masuk ke halaman data sekolah asal, menu Admin Jurusan dan Kelas untuk masuk ke halaman daftar jurusan dan daftar kelas, menu User Manager untuk masuk ke halaman user, menu Admin SMS untuk masuk ke halaman SMS masuk, SMS keluar, kirim SMS, buku telepon dan grup buku telepon, menu Admin Pendaftar untuk masuk ke halaman pendaftar, dan menu Logout untuk keluar dari sistem dan akan kembali ke halaman Login. d.
Halaman Edit Admin Halaman ini merupakan tampilan dari database tabel user untuk menganti user akun.
e.
Halaman Admin Sekolah Asal pada halaman diatas terdapat form untuk mengisi data sekolah asal. Terdapat tombol ‘Add’ untuk menambah data sekolah asal.
f.
Halaman Daftar Jurusan Pada halaman diatas terdapat form untuk menambah data jurusan. Terdapat juga tombol ‘Delete’ untuk menghapus data jurusan dan ‘Edit’ untuk merubah data jurusan.
g.
Tampilan Halaman Daftar Kelas Pada halaman diatas terdapat form untuk menambah data kelas. Terdapat juga tombol ‘Delete’ untuk menghapus data jurusan dan ‘Edit’ untuk merubah data jurusan.
h.
Tampilan Halaman Add User Pada halaman diatas terdapat form untuk menambah data user. Terdapat juga tombol pilihan level dan status. Tombol add untuk menambah data user.
i.
Tampilan Halaman SMS Masuk Halaman SMS masuk merupakan halaman tampilan dari database tabel inbox untuk mengetahui pesan-pesan yang telah masuk ke dalam sistem. Pada tabel terdapat link hapus yang berfungsi untuk menghapus data inbox.
j.
Tampilan Halaman SMS Keluar Halaman SMS keluar merupakan halaman tampilan dari database tabel outbox untuk mengetahui pesan-pesan yang telah keluar ke dalam sistem. Pada tabel terdapat link hapus yang berfungsi untuk menghapus data outbox.
k.
Tampilan Halaman Kirim SMS Halaman kirim SMS merupakan halaman untuk menulis pesan. Terdapat form ‘Kirim Kepada’ untuk menuliskan nomor telepon yang akan dituju dan form ‘Pesan’ untuk menuliskan pesan yang akan dikirim. Kemudian tombol ‘Kirim’ berfungsi untuk mengirimkan pesan dan memasukkan pesan ke dalam database tabel outbox. Sistem dapat mengirimkan pesan ke banyak nomor telepon dengan mengetikkan nomernomer telepon yang dituju pada form’Kirim Kepada’ dengan tanda ‘ ‘ (spasi). Halaman Buku Telepon merupakan halaman tampilan dari database tabel ‘Pbk’ untuk mengetahui daftar nomor telepon dalam buku telepon. Pada tabel terdapat link hapus yang berfungsi untuk menghapus data nomor telepon.
l.
Tampilan Halaman Group Buku Telepon Halaman Group Buku Telepon merupakan halaman tampilan dari database tabel ‘Pbk_group’ untuk mengetahui daftar nomor telepon dalam group buku telepon. Pada tabel terdapat link hapus yang berfungsi untuk menghapus data nomor telepon dan edit untuk mengedit group telepon.
m.
Tampilan Halaman Admin Pendaftar Halaman admin pendaftar merupakan halaman tampilan dari database tabel ‘view gabungan’ untuk mengetahui jumlah pendaftar per jurusan.
4.1.
Kesimpulan Berdasarkan dari perancangan, implementasi dan uji coba sistem yang telah
dilakukan, dapat diambil beberapa kesimpulan, antara lain: 1. Sistem informasi penerimaan peserta didik baru di SMK negeri 1 Sanden berbasis SMS gateway dirancang dengan sistem pengiriman pesan pada SMS Gateway sama dengan prinsip pengiriman pesan pada telepon seluler biasa. Proses pengiriman pesan dilakukan melalui telepon seluler pengguna sebagai terminal pengirim. Pesan kemudian dilanjutkan ke SMS center operator komunikasi tertentu dengan bantuan tanpa kabel. SMS center akan meneruskan pesan client ke SMS Gateway dengan prinsip Store and forward. Sistem dapat membalas SMS secara otomatis apabila format SMS yang diterima sesuai dengan format SMS dari sistem. Seperti SMS pada umumnya, SMS respons yang dikirimkan panjangnya tidak lebih dari 160 karakter. Maka pengiriman pesan SMS dari sistem, kepada pengguna diranvang sesingkat mungkin, seperti pengiriman. Waktu proses informasi layanan ini dapat berlangsung secara singkat, cepat dan akurat dengan rata-rata membutuhkan waktu proses secara keseluruhan berkisar 4 – 5 detik. 2. Sistem informasi penerimaan peserta didik baru berbasis SMS gateway memberikan kemudahan sehingga dapat mengatasi kendala-kendala yang ada pada sistem manual. 4.2.
Saran Berikut adalah saran-saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap
aplikasi sistem informasi berbasisi SMS ini : 1. Indikator butir-butir instrumen sebaiknya dikaji ulang agar dapat mewakili seluruh aspek pendaftaran sistem yang dibutuhkan.
2. Sistem yang telah selesai dikembangkan sebaiknya diteliti dengan membandingkan efektivitasnya dengan produk lain yang sejenis. 3. Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis SMS Gateway yang telah telah diteliti efektivitasnya dan dikategorikan ‘Baik’ sebaiknya segera diterapkan di sekolah untuk memperlancar distribusi informasi pendaftaran sekolah. 4. Pemanfaatan teknologi bagi kelancaran akademik sekolah hendaknya lebih ditingkatkan agar dapat mengoptimalkan potensi teknologi yang ada.
DAFTAR PUSTAKA Fitriati,
S.,
2009.
Perancangan
Sistem
Informasi
Berbasis
SMS
dan
Implementasinya Disekolah Menengah Atas Panca Budi Medan. Program S-1 Ilmu Komputer USU: Tugas Akhir Tidak Diterbitkan. Fathansyah. 1999. Konsep dan Perancangan Basis Data Andi Offset. Yogyakarta. Jogiyanto, 2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama. Andi Offset.Yogyakarta. Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi Kedua. Andi Offset.Yogyakarta. Kadir, A., 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Kristanto, 2003. Konsep dan Perancangan Basis Data Andi Offset. Yogyakarta. Kurniawan. 2007. Penerapan Konsep Client Server pada Perancangan Aplikasi Pengisian Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi Berbasis Web dan SMS di Program Studi S-1 Ilmu Komputer Universitas Sumatera Utara. Program Studi S-1 Ilmu Komputer USU: Tugas Akhir Tidak Diterbitkan. M. Rudyanto Arief, 2011. Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru berbasis SMS Gateway. Skripsi tidak diterbitkan: UIN Malang. Rahayu, A. (2010). “Pengembangan Sistem Penerimaan Siswa Baru dengan SMS Gateway (Studi Kasus MA Ali Maksum Krapyak Yogyakarta)”. Skripsi tidak diterbitkan: Amikom. Suryani.
2008.
Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Sekolah
Via
Sms Gateway Berbasis Cms. Skripsi tidak diterbitkan: UIN Malang. Sutanta. 2003. Konsep dan Perancangan Basis Data Andi Offset. Yogyakarta. Wahidin. 2010. Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru berbasis SMS Gateway. Skripsi tidak diterbitkan: Amikom. Wibisono. 2008. Aplikasi SMS untuk berbagai Keperluan . Bandung: Informatika Bandung.
