Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Newsletter letter Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector Editie 2 jaargang 2

Adinfo NV, de koepelmaatschappij boven Cevi NV, Logins NV en Adehis sa heeft een nieuwe aandeelhouder, Network Research Belgium (NRB), die de aandelen van Dexia Bank België heeft overgenomen. Door deze overname worden we een toonaangevende groep voor het ICT-gebeuren in de publieke sector. Samen beschikken NRB en Adinfo over 950 medewerkers. NRB en Adinfo hebben complementaire activiteiten waardoor we ons producten- en dienstenaanbod kunnen verruimen. Aan het volledige softwareaanbod van Adinfo voor de lokale publieke sector, voegt NRB een uitgebreid aanbod aan ICT-infrastructuur en dito diensten toe. Ik verwijs even naar het grote NRB-datacenter waarmee we 24/24 uur en 7/7 dagen diensten kunnen aanbieden van opslag, back-up, hosting, housing tot SaaS (software as a service). Verder beschikt NRB over een groot team SAP-specialisten, ERP- en Business Intelligence analisten. NRB wenst in elk geval de businessplannen van Cevi/Logins verder te realiseren. In deze newsletter verneemt u ook meer over het aanbod van onze dienstverlening en toekomstprojecten die uw bestuur ondersteunen in de realisatie van de kwaliteitsservice naar de burger toe. Zo leest u over de stand van zaken van het midoffice project Horizon, de nieuwe E-Loket® FormulierenOntwerper, de planning voor de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus en de inventarisatiediensten.

ir. Eddy Pacquée Algemeen directeur

Verslag van de werkgroep Eenheidsloket als onderdeel van het midoffice project Horizon Tijdens de werkgroep “Eenheidsloket” van 2 juni werd het prototype voor het ambtenarenloket, of kortweg A-Loket, gedemonstreerd. Harelbeke en Waregem maken deel uit van deze werkgroep omdat ze nood hebben aan een dergelijke toepassing als gevolg van een interne reorganisatie van de dienstverlening, de baliewerking en de daaraan verbonden werkprocessen.

Het A-Loket

dient ter ondersteuning van de baliemedewerker en zal de loketfuncties uit de verschillende backoffice-applicaties geïntegreerd aanbieden via de koppeling met een lokale producten- en dienstencataloog. Deze cataloog bevat niet alleen de productbeschrijving, maar ook de procesbeschrij ving en de eventuele toegang tot de dienstverle ningsapplicatie. Via een open xml-interface kunnen de productbeschrijvingen geïmporteerd worden van een CMS-systeem of de toekomstige Vlaamse InterBestuurlijke Producten- en DienstenCataloog (IPDC). Een A-Loket kan verschillende gedaanten aannemen, zoals een informatieloket of een themaloket (woningloket, burgerloket …).. Via een gebruiksvriendelijke beheersapplicatie kan het bestuur verschillende loketten configureren. Zo kunt u niet alleen per loket instellen welke producten worden aangeboden, maar ook per product selecteren welke graad van automatisering van toepassing is. Mogelijk heden zijn: enkel informatie verstrekken, een product aanvragen of bijvoorbeeld online een document genereren. Voor een productaanvraag kunnen de E-Loket®-formulieren geïntegreerd worden. Besturen die zelf formulieren maken (zie artikel over onze nieuwe E-Loket® FormulierenOntwerper) of beschikken over E-Loketten® van Cevi kunnen deze formulieren dus ook via het

A-Loket oproepen. Aanvragen via het E-Loket® in de website of via het A-Loket aan de balie worden dus op dezelfde manier geregistreerd en afgehandeld. Naast de loketfuncties moet een ambtenarenloket ook een dienstoverkoepelend overzicht van alle contacten en lopende dossiers kunnen tonen via de koppeling met een “contacten- en correspondentiebeheersysteem” of CRM-systeem. Het A-Loket, het ELoket® en de lokale productencataloog vormen een geïntegreerd platform, het zogenaamde Eenheidsloket. De koppeling van het Eenheidsloket met het Cevi Contacten- en Correspondentiebeheersysteem maakt het onder meer mogelijk dat de ambtenaar aan het loket op elk moment een overzicht en een status van de lopende activiteiten van een klant (burger, bedrijf, vereniging …) kan opvragen, ongeacht via welk kanaal het contact heeft plaatsgevonden. Prototypes van deze producten en de onderlinge integraties werden met succes gedemonstreerd en zullen de komende maanden afgewerkt worden tot commercialiseerbare producten. Voor meer informatie kunt u ons steeds de coupon op de laatste pagina terugsturen.

© 2010 Copyright Cevi NV / Logins NV. Niets uit deze uitgave mag gekopieerd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. Alle vermelde merken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.

1

Cevi / Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Printscan optimaliseert printergebruik bij OCMW Dendermonde U kunt bij Cevi en Logins - als systeemintegrator - terecht voor diverse inventarisatiediensten. Eén ervan is het in kaart brengen van uw print-, kopie- en faxinfrastructuur. “Een dergelijke omschakeling vraagt heel Een printscan geeft u een ant- Annie Ydens, wat inspanning op zowel technisch als orwoord op vragen zoals: welke toe systeemverantganisatorisch vlak. Het moeilijkste daarin lijkt stellen staan waar? Hoeveel wordt er w o o r d e l i j k e , op afgeprint? Hoeveel kleurkopieën vertelt: “OCMW het overtuigen van de eindgebruikers van de en zwart/wit kopieën verbruiken Dendermonde temeerwaarde van de nieuwe aanpak voor de we per machine? Hoeveel stock kende in op deze organisatie versus de individuele luxe van een aan toners is er nodig ...? Deze in- Cevi-dienstverleprinter op je bureau te hebben staan. Deze ventarisatie resulteert in een docu- ning omdat we uit overschakeling zal dan ook gefaseerd verloment dat uw bestuur ondersteunt in ervaring leerden pen met de nodige interne communicatie.We de optimalisatie van uw printbeleid. dat een erg heterogeen park aan printers niet wensen de migratie af te werken tegen 2012. Dat vertaalt zich enerzijds in een optimaal is om support te leveren aan onze Gezien de gefaseerde aanpak ervaren niet kostenefficiënter en groener beleid en anderzijds in een organisatorisch gebruikers. Verandering drong zich op. Een onaf- alle diensten de gevolgen even snel. Behalve gestroomlijnd beleid. Elementen die hankelijk extern advies, zoals dit van Cevi, is erg de overgang naar een veel homogener park hierbij een rol spelen zijn bijvoor- waardevol als ondersteuning om de eindgebrui- met grotere, maar minder toestellen zullen beeld de kost van de toners, het kers en het managementteam te overtuigen van we ook een service-contract nemen zodat we stroomverbruik, het beschikken het belang en de waarde van die verandering.” zelf niet meer dienen te investeren in een over de nodige – maar ook niet te“Uit de studie leerden we onder andere dat stock van toners.” veel - functionaliteit (snelheid, recto- we een 100-tal printers in ons bestuur in gebruik “Bij decentralisatie van printing mag je verso, kleur, kopiëren ....) en dit op hebben. Veel meer dan we ooit dachten. Verder zeker het beveiligingsaspect niet uit het oog de juiste plaats in uw bestuur. blijkt het beheer van de voorraad aan toners verliezen. Het kan niet de bedoeling zijn dat voor het economaat een zorgenkind te zijn. Het iemand met vertrouwelijke documenten kan vergt heel wat werk, stock die we teveel nemen gaan lopen. We zullen dan ook investeren in vervalt ... Na evaluatie van de huidige situatie secure-printing zodat de opdrachtgever volleen de vereisten die we stellen aan het nieuwe dige controle heeft over het tijdstip dat zijn/ printerpark, komen we tot een park van slechts haar print afgedrukt wordt. Het centraliseren 30 MFP-toestellen. Dit houdt in dat we de plaats van printing heeft ook een ethisch kantje. van de toestellen aanpassen, sommige toestellen Doordat gebruikers enkele meters moeten vervangen door nieuwe (die goedkoper in gebruik stappen alvorens hun print te krijgen, verzijn en functionaliteit van meerdere toestellen wachten we dat er rationeler met printen bundelen) en defecte toestellen eventueel niet omgegaan wordt. Is het wel nodig dat ik die meer vervangen.” print maak? Goed voor de kosten van ons bestuur en goed voor het milieu.”

Inhoud Verslag van de werkgroep Eenheidsloket als onderdeel van het midoffice project Horizon ____________________ Printscan optimaliseert printergebruik in OCMW Dendermonde ______________________________________ Brakel ontwerpt zelf formulieren op haar website met de E-Loket® FormulierenOntwerper __________________ Lebbeke succesvol gestart met de toepassing GAS _________________________________________________ Boekhouding: klaar voor Beleids- en BeheersCyclus ________________________________________________ Pilootperiode vernieuwde toepassing Budgetbegeleiding loopt op haar einde _____________________________ Agenda opleidingen en trainingen najaar 2010 ____________________________________________________ NRB wordt nieuwe aandeelhouder van Adinfo, op haar beurt aandeelhouder van Cevi en Logins _______________ 10 jaar samenwerking tussen Cevi/Logins en HP __________________________________________________ Cevi Contacten- en Correspondentiebeheer gepland tegen eind 2010___________________________________ Meer dan 200 000 aanvragen via Cevi E-Loket® ___________________________________________________ Stapsgewijze implementatie van workflowtoepassingen in Willebroek ___________________________________ Aanvraag voor informatie ___________________________________________________________________

Deze newsletter is een uitgave van:

2

Cevi NV

Logins NV

Bisdomplein 3 - B - 9000 Gent 09 264 07 01  09 233 05 24  [email protected]  http://www.cevi.be

Gnrl De Wittelaan 17 B32 - B - 2800 Mechelen 015 45 48 50  015 45 48 89 [email protected]  http://www.logins.be

p1 p2 p3 p3 p4 p4 p4 p5 p5 p6 p7 p7 p8

Redactie: Katie Bouckaert, Patrick De Backer, Katleen De Graeve, Geertje De Queker, Eddy Pacquée, Guy Rammant, Guido Ronsse, Johnny Slos, Joris Standaert, Christoph Verheecke, Serge Vermeersch. Eindredactie: Katie Bouckaert Verantwoordelijke uitgever: Eddy Pacquée


In juni startte de gemeente Brakel met de E-Loket® FormulierenOntwerper. Deze toepassing stelt uw bestuur in staat om autonoom invulformulieren voor uw eigen website aan te maken en vormt een aanvulling op het E-Loket® aanbod van Cevi/Logins. Brakel gebruikt al jaren het E-Loket® Burgerzaken dat een hele lijst van formulieren bevat zoals adreswijziging, beroepswijziging, laatste wilsbeschikking, afstand van organen, wettelijke samenwoning, reistoelating minderjarige, attesten en uittreksels die rechtstreeks gekoppeld zijn aan de backofficetoepassing van de dienst bevolking zodat de aanvragen daar meteen in verwerkt worden. Met de FormulierenOntwerper kan Brakel alle andere inschrijvingsformulieren en aanvraagdocumenten, die nu reeds in downloadbare vorm ter beschikking zijn op de website, vervangen door online invulformulieren. Zo kan de burger nog efficiënter geholpen worden. Joris Bakkaus, Administratief Hoofdmedewerker, getuigt: “Aangezien meer en meer burgers thuis beschikken over computer en internet had ons managementteam een voorstel of het niet eenvoudiger zou zijn om sommige aanvragen digitaal te laten verlopen. Hierdoor kwamen we bij Cevi terecht, waarbij de FormulierenOntwerper ons een perfecte tool leek. Na een maand heeft de gemeente Brakel volgende aanvragen al online: aanvraag gebruik lokalen, aanvraag gebruik gemeentelijke materialen, aanvraag premie superisolerend glas, aanvraag subsidie herbruikbare luiers, aanvraag premie aankoop woning, aan-

vraag plechtige ontvangst, aanvraag premie regenwaterput, aanvraag inname openbaar domein, grondontleding. Een aantal burgers hebben deze formulieren reeds gebruikt om premies digitaal aan te vragen.” De formulieren worden aangemaakt in een webapplicatie met een intuïtieve interface. Ze worden opgebouwd met verschillende types van velden, maken gebruik van de elektronische identiteitskaart en doen een beroep op het dossieropvolgingssysteem van het E-Loket®. Joris Bakkaus: “Tijdens de demo had ik het gevoel dat de toepassing niet gemakkelijk ging worden, ingewikkeld, onoverzichtelijk maar bij de opmaak van ons eerste formulier moet ik toegeven dat het niet zo complex was. Aangezien we ons nog in een pilootfase bevonden, waren er wel nog een aantal opmerkingen maar die werden snel verholpen. Nu, na een maand gebruik, vinden we de toepassing erg gebruiksvriendelijk: het is gemakkelijk om een for-

mulier op te maken, na opmaak eenvoudig op het net te plaatsen en na ontvangst is een aanvraag eenvoudig op te volgen. De burger kan ook bijlagen koppelen aan zijn/haar aanvraag wat zeer voordelig is. Cevi leverde ons bovendien een goede bij stand.” Voor de backoffice wordt gebruik gemaakt van een Elektronische Berichten Connector (Ebcon). Dit is een algemene toepassing waarmee u als bestuur de binnengekomen berichten kunt raadplegen, de bijlagen bekijken, de statussen wijzigen en via mail in contact kunt komen met zowel de aanvrager als een derde partij. Hierdoor hebt u als bestuur de garantie dat u uw berichten steeds op een gestructureerde manier kunt verwerken. Stuur voor meer informatie de coupon op de laatste pagina terug.


Brakel ontwerpt zelf formulieren op haar website met de E-Loket® FormulierenOntwerper

Lebbeke succesvol gestart met de toepassing GAS De heer Peter Cooreman, sanctionerend ambtenaar, getuigt: “De opvolging van de gemeentelijke administratieve sancties is vlotter en is absoluut niet te vergelijken met het gebruik van bijvoorbeeld een Excel-bestand. De toepassing zal ook alle deadlines in de gaten houden en het welkomstscherm geeft van bij opstart direct een duidelijk overzicht van dringende dossiers met afdalende urgentie.” “Alle binnengekomen en verstuurde documenten, evenals foto’s, worden ook gekoppeld in de database, zodat in één overzicht het volledige dossier ter beschikking staat en er niet onmiddellijk naar het papieren exemplaar moet gegrepen worden. Kortom, de toepassing GAS wordt tot op heden op deze korte termijn van ingebruikname beschouwd als een pluspunt in het beheer van onze gemeentelijke administratieve sancties.” Stuur ons de coupon op de laatste pagina terug om te vernemen hoe u de toepassing kunt implementeren in uw bestuur.


3


Boekhouding: klaar voor Beleids- en BeheersCyclus Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur heeft onlangs bekendgemaakt welke besturen het nieuwe systeem vanaf het financiële boekjaar 2011 mogen implementeren. De pilootbesturen van Cevi en Logins zijn de volgende: OCMW Boutersem, OCMW Dilbeek, Gemeente en OCMW Overpelt en Stad Poperinge.

Voor de invulling van deze nieuwe uitvoeringsbesluiten kunnen we grotendeels rekenen op onze bestaande toepassing voor het beheer van de OCMW boekhouding. Dit biedt u een aantal belangrijke voordelen:  Deze toepassing functioneert reeds geruime tijd bij een groot aantal OCMW’s (groot, middelgroot en klein) waardoor ze haar flexibiliteit en haar degelijkheid reeds bewezen heeft.  Deze toepassing heeft een rijke functionaliteit en kan de vergelijking met de gemeentelijke financiële toepassing vlot doorstaan. Ze biedt zelfs enkele aanvullende modules: goedkeuring inkomende facturen, module verhuur woningen en gronden, modules inzake beleidsinformatie …  Deze toepassing maakt gebruik van dezelfde technologische omgeving als de gemeentelijke financiële toepassing waardoor ze ook voor deze steden en gemeenten herkenbaar is.  Deze piste biedt ook mogelijkheden voor de OCMW’s en gemeenten die een graduele opstart met het doelstellingenbudget overwegen. Tijdens dit project zal de nodige aandacht worden gegeven om: het aspect beleid en beheer verder in te vullen en vanuit verschillende invalshoeken te bekijken (politiek, administratie …) zodat waar nodig deze zaken ook losgekoppeld kunnen worden van de boekhouding en u ze als een afzonderlijke toepassing over heel uw organisatie kunt gebruiken;  een maximale doorstroming en automatisering van gegevens te bekomen;  de boekhouding in te zetten als informatie-instrument voor de diensten;  andere informatie vanuit de boekhouding te ontsluiten naar het intranet.



De vernieuwde toepassing “Budgetbegeleiding” vormt een werkinstrument voor de maatschappelijk assistenten in een OCMW om de tijdrovende administratieve bezigheden die budgetbegeleiding en -beheer met zich meebrengt, te beperken zodat ze meer tijd vrij houden voor de opvolging van de dossiers. De toepassing is gestructureerd rond 4 pijlers: een volledige dossierkennis, inventariseren, plannen en beheren. De drie pilootbesturen OCMW Izegem, OCMW Oostende en OCMW Roeselare komen eind september samen om de pilootperiode af te sluiten. Hun eerste ervaringen waren positief. In de volgende newsletter verneemt u meer hierover.

U zult in de loop van 2011 geïnformeerd worden over het verloop van dit proces en de ervaringen van de piloten. Volgende fazen worden voorzien: opstellen budget 2011, start van het nieuwe boekjaar 2011, afsluiting boekjaar 2010, tussentijdse rapportering, opstellen van het budget 2012 en afsluiting van het boekjaar 2011.

Themaopleiding “Publiceren van gegevens uit VubisSmart” en “GIS vandaag en morgen” Ook in het najaar vinden er weer heel wat open opleidingen over bureauticasoft-

ware plaats. Naast die open opleidingen kunt u ook deelnemen aan themaopleidingen. U vindt ons volledige aanbod op onze site www.cevi.be (doorklikken naar “Producten” - “Opleidingen”). Hier vindt u alvast een greep uit het aanbod. De themaopleiding “Publiceren van gegevens uit VubisSmart” kunt u volgen op donderdagvoormiddag 25 november 2010 De rapportgenerator van Vubis Smart laat u toe om uit de databank heel wat gegevens te extraheren. In de reguliere SSP-opleiding leert u hoe dit in zijn werk gaat. In deze themaopleiding gaan we dieper in op het presenteren van de verkregen resultaten. Verschillende outputtypes zoals tekstbestanden, CSV-bestanden, en HTML komen aan bod, zodat u voor elke gelegenheid het gepaste publicatietype kunt toepassen (interne nota, jaarverslag, integratie in website …).

4

Pilootperiode vernieuwde toepassing Budgetbegeleiding loopt op haar einde

“GIS vandaag en morgen” is ook een halfdaagse themaopleiding en vindt plaats op 1 december 2010 in de voormiddag. GIS en vooral de onderliggende technologie is de laatste jaren ingrijpend veranderd. Denken we maar aan de migratie naar server/webinterface gebaseerd GIS. Dit heeft tevens zijn gevolgen op organisatorisch vlak (GIS wordt meer en meer bereikbaar voor niet GIS-sers binnen en buiten het bestuur). In deze themaopleiding gaan we dieper in op deze evoluties en kijken we ook hoe de toekomst er kan uitzien. Deze opleiding is gericht naar mensen die binnen een bestuur de verder uitbouw van GIS mee helpen sturen (diensthoofden, GIS-coördinatoren ...). Een technische GIS kennis of kennis van een GIS-toepassing is niet vereist.

Opleidingen najaar 2010 •

Publisher 2007: 27/9 en 4/10

•

VMware vSphere: 11/10 tot 15/10

•

Word 2007, basis: 19/10 en 20/10

•

Excel 2007, basis: 27/10 en 28/10

•

Praktische opfrissing Excel 2007: 16/11

•

Outlook 2007: 26/11

•

Meer doen met Word 2007: 2/12

•

Extra tools in Office 2007: 14 en 15/12

Themaopleidingen 2010 •

Publiceren van gegevens uit VubisSmart 25/11 - voormiddag

•

GIS vandaag en morgen 1/12 - voormiddag


Graag informeren we u over de laatste ontwikkelingen in de verkoop van het 51 %-meerderheidsbelang van Dexia in Adinfo NV

Adinfo

NV is de koepelmaatschappij boven Cevi NV, Logins NV en Adehis NV die als operationele ICT-bedrijven werkzaam zijn op de markt van de lokale besturen. Dexia Bank België, filiaal van Dexia, heeft een overeenkomst met Network Research Belgium (NRB), over de overdracht van haar participatie van 51% in Adinfo. Dit akkoord kadert in de afspraken gemaakt tussen Dexia en de Europese Commissie

waarbij Dexia verschillende participaties in de loop van dit en volgend jaar zal afbouwen. Het akkoord tussen Dexia Bank België en Netwerk Research Belgium is unaniem door de raad van bestuur van Adinfo goedgekeurd en de Belgische Autoriteiten voor de Mededinging heeft een gunstig advies gegeven voor de overname. NRB is een IT vennootschap en biedt een full service pakket aan de banksector, publieke dienstverlening en nutsvoorzieningen. Haar openbaar cliënteel is aanwezig op federaal, regionaal en intergemeentelijk niveau. De overeenkomst kadert in de wens van Dexia om tot een oplossing te komen om het voortbestaan van de activiteiten van Adinfo en haar filialen te verzekeren, een kwali-

teitsservice voor haar klanten te waarborgen en verdere t o e ko m s t perspectieven aan het personeel te bieden. Door voor NRB te kiezen, gelooft Dexia een koper te hebben gevonden die deze wens deelt en het voortzetten van de verdere ontwikkeling van Adinfo en haar filialen ter harte neemt. Adinfo laat aan NRB toe om een deel van haar strategische objectieven te realiseren. NRB wenst de omvang inzake werkgelegenheid in lijn met het business plan te behouden en er is momenteel geen intentie om de maatschappelijke zetels te wijzigen.

10 jaar samenwerking tussen Cevi/Logins en HP Met de evolutie van de technologie evolueert ook het aantal partners waarmee Cevi samenwerkt. De doorbraak van de “Personal Computer” van 10 jaar geleden was de start van een samenwerking tussen Compaq (nu HP) en Cevi/Logins.

Deze samenwerking groeide uit tot een heus partnership. Zo werd de HP productportfolio van Cevi/Logins al snel uitgebreid met printers, servers en SANstorage. Met de overname van 3Com door HP wordt het aanbod verder uitgebreid met networking. Maar de samenwerking is meer dan enkel het op de markt brengen van HP-producten. De belangrijkste troef van Cevi/Logins is de meerwaarde aan diensten die we u kunnen leveren als aanvulling op de high-tech producten van HP. Die dienstverlening startte 10 jaar geleden met de installatie en ondersteuning van de producten bij problemen, maar is ondertussen uitgebreid tot het bieden van een end-to-end oplossing. Dit begint bij het in kaart brengen van uw bestaande infrastructuur. Vervolgens verlenen we

u advies bij het uitwerken van een nieuwe architectuur en ondersteunen we u bij het implementeren ervan. Tot slot helpen we u bij het opvolgen van de optimale werking en oplossen van eventuele problemen. Partnerships als deze zijn cruciaal als kwaliteitsgarantie voor uw bestuur.Voor heel wat producten (bijvoorbeeld HP-EVA SANstorage) moet een integrator gecertificeerd zijn om het product te mogen aanbieden. Dat houdt in dat Cevi/Logins voldoende gekwalificeerde medewerkers in dienst moet hebben zowel op commercieel als technisch vlak. Cevi heeft heel wat inspanning geleverd om die kwaliteitsgarantie te geven. HP beloonde Cevi/Logins hiervoor met het statuut van “Gold Preferred Partner” en “System Specialist”. De samenwerking wordt nog steeds verder uitgediept. Zo werd in 2009 het aanbod aan printing oplossingen uitgebreid met


NRB wordt nieuwe aandeelhouder van Adinfo, op haar beurt aandeelhouder van Cevi en Logins

diverse contractformules en een inventarisatiedienst (lees meer in het artikel “Printscan optimaliseert het printergebruik bij OCMW Dendermonde” op bladzijde 2). In 2010 werd het SAN-storage aanbod uitgebreid met een iSCSI oplossing en komt het Cevi/Logins-netwerkaanbod gebaseerd op 3Com producten ook onder de vleugels van dit partnership.


5

Cevi Contacten- en Correspondentiebeheer gepland tegen eind 2010 Door de veranderende kijk op dienstverlening hebben steeds meer openbare besturen nood aan een CRM systeem. Het CRM systeem staat in voor het beheer van contacten en correspondentie. Enerzijds moeten de “klanten” van een lokaal bestuur met hun profielgegevens en adressen eenduidig beheerd kunnen worden (burgers, bedrijven, verenigingen, groepen …). Anderzijds biedt het systeem via het beheer van activiteiten en statussen een tweerichtings communicatie tussen frontoffice en backoffice.

Cevi ontwikkelt – als onderdeel van het midoffice project Horizon – een “Contacten- en Correspondentiebeheer Systeem” dat met name de kleine en middelgrote besturen een alternatief biedt voor de andere CRM-toepassing die we aanbieden met de Microsoft CRM technologie. Cevi Contacten- en Correspondentie bevat een vijftal belangrijke kerntaken. U vindt ze hieronder uitgebreid beschreven. Beheer Personen Dit dient om contactgegevens van de klanten van een openbaar bestuur te beheren. Het is belangrijk dat een persoon kan communiceren met een bestuur als “burger”, maar ook als “vertegenwoordiger” van een bepaalde organisatie. Deze verschillende rollen (vader, woordvoerder …) van een persoon worden bijgehouden in de verschillende profielen met contactgegevens (adres, e-mail, telefoon, gsm …). Voor de unieke identificatie en het beheer van de burgers wordt een koppeling met de authentieke bron voorzien onder de vorm van een interactieve integratie van de bevolkingsgegevens via de webservice bevolking en een batchverwerking van de bevolkingsmutaties (in het lokaal bevolkingsbestand of in het Rijksregister).

Beheer Organisaties Hieronder wordt elke vorm van groepen van personen verstaan: bedrijven, verenigingen en specifieke doelgroepen. In deze organisaties hebben personen één of meerdere hoedanigheden (voorzitter, CEO, secretaris, gewoon lid …). In die hoedanigheid kan een persoon dus profielen contactgegevens hebben die verschillen van zijn burgergegevens. Het beheer van deze hoedanigheden is belangrijk om mailings te automatiseren. Met Lokovest (Lokale inventaris van ondernemingen en vestigingseenheden) kunt u op een eenvoudige en efficiënte manier de gegevens van de KBO ter beschikking stellen aan alle diensten in uw organisatie die gebruik maken van informatie over ondernemingen en vestigingen. De gegevens in de databank worden dagelijks up-to-date gehouden door een koppeling met de authentieke bron KBO. Lokovest kan dus voor bedrijven als authentieke bron gebruikt worden (interactief en batch-update). Voor verenigingen en doelgroepen daarentegen bestaat geen authentieke bron. Daarom is het belangrijk dat de toepassing deze behoefte invult en ook als bron kan dienen voor specifieke toepassingen naar doelgroepen (bedrijvenloket, verenigingenloket …).

Activiteiten Het beheer van activiteiten en statussen is een tweerichtingscommunicatie tussen frontoffice en backoffice. Dit wil zeggen dat alle correspondentie via om het even welk kanaal (multikanaal principe) als activiteit geregistreerd wordt in het systeem. Deze registraties dienen als wachtrij voor afhandeling via workflow of via de backoffice toepassing. Omgekeerd zullen de processen en de ambtenaren die de activiteiten uitvoeren een status terugschrijven, zodat de “klant” via het eenheidsloket of de andere kanalen de status van afhandeling van zijn vraag kan opvolgen. Activiteiten kunnen zijn: elektronische aanvragen via het E-Loket®, telefoons, brief, afspraak aan het loket, mailings en andere … Activiteiten die afgewerkt zijn, worden als historiek beschouwd. Deze historiek is steeds raadpleegbaar.

Mailings Het systeem registreert niet alleen binnenkomende correspondentie, maar bevat ook een module om hetzij automatisch, hetzij op initiatief van de gebruiker, al dan niet gepersonaliseerde mailings uit te voeren.

Generieke modules Naast de specifieke CRM functionaliteit kan de toepassing een aantal generieke modules aanbieden die dienstoverkoepelend zijn, bijvoorbeeld een reservatiemodule voor diverse infrastructuur. Zoals in de voorgaande newsletter al werd aangegeven, speelt CRM een belangrijke rol in onze midoffice visie en het daaraan gekoppelde aanbod. Hierbij zijn integraties met andere midoffice producten van belang (zie het artikel in deze newsletter met het verslag over de werkgroep eenheidsloket op bladzijde 1). In het ontwerp van de toepassing wordt met dergelijke integraties al rekening gehouden zodat deze – in een later stadium - eenvoudig kunnen worden uitgevoerd.

6


Het aantal aanvragen binnen de diverse E-Loketten® is in de afgelopen jaren exponentieel gestegen, waarbij momenteel het aantal aanvragen de 200 000 heeft overschreden.

Het aantal aanvragen binnen de diverse E-Loketten® is in de afgelopen jaren exponentieel gestegen, waarbij momenteel het aantal aanvragen de 200 000 heeft overschreden. Een groot aantal van die 200 000 burgers heeft een verplaatsing minder gedaan naar het gemeentehuis en eventueel hiervoor geen bijkomende vakantie moeten nemen. Voor de administratie is dit ook een aanzienlijke vermindering van het aantal loketbezoeken. In 2010 alleen al zijn er reeds meer dan 35 000 aanvragen geregistreerd, waarbij de burger steeds meer de eIDkaart gebruikt. In 2000 betekende de opstart van het E-Loket® burgerzaken in de stad Gent een absolute mijlpaal in het lokale egovernement gebeuren. Meer dan 80 formulieren van bevolking en burgerlijke stand, plus een aantal meldingsformulieren stonden online beschikbaar voor de burger. De ingave voor de burger was tot een minimum beperkt door het geautoriseerde gebruik van het rijksregisternummer. Primordiaal in de benaderingswijze was de automatische koppeling met de backoffice van de dienst burgerzaken van de gemeente. Hierdoor werd de input van de burger beschikbaar gesteld in de administratieve toepassing burgerzaken en werd de opvolging van de aanvraagdos-

siers sluitend gemaakt. Voor dit innovatieve concept heeft dit E-Loket® van Cevi in 2003 een Europese Award gekregen als één van de beste voorbeelden van e-governement in de praktijk.

In de loop van de jaren zijn nog een aantal formulieren aan het E-Loket® toegevoegd en is het gebruik van de elektronische identiteitskaart mogelijk gemaakt. Door de modernisering van het E-loket® in 2009 kwamen een aantal bijkomende mogelijkheden in het bereik van de burger: • De formulieren zijn intelligent gemaakt, waardoor het invullen van de velden voor de burger nog beperkter en eenvoudiger is. • Bepaalde formulieren kunnen nu ook elektronisch ondertekend en in pdf weergegeven worden. • De koppeling met de backoffice van

burgerlijke stand en van het strafregister is gerealiseerd. • De integratie van elektronische betalingen via het Fedict-platform naar Ogone in het E-Loket® is een feit. • De burger kan via zijn eID een overzicht krijgen van zijn reeds geregistreerde aanvragen en de status ervan. • Bij een statuswijziging ontvangt de burger automatisch een e-mail. In 2010 werden ook een aantal nieuwe modules aan het E-Loket® toegevoegd. Sedert begin september kunnen inwoners van Brugge via het E-Loket® parkeren een bewonerskaart verlengen en indien nodig onmiddellijk betalen.Vanaf half oktober zal ook de burger in de stad Roeselare een nieuwe concessie of een verlenging kunnen aanvragen en die terzelfder tijd betalen dankzij het nieuw opgestarte E-Loket® begraven. Cevi wil met de E-Loketten, het ALoket en het Eenheidsloket verder deze succesvolle weg blijven volgen. Voor meer informatie hierover kunt u steeds de coupon op de laatste pagina terugsturen.


Meer dan 200 000 aanvragen via Cevi E-Loket®

Stapsgewijze implementatie van workflowtoepassingen in Willebroek Zoals zoveel besturen voelde men ook in gemeentebestuur Willebroek de behoefte aan een systeem om de briefwisseling elektronisch te verwerken. In 2006 startte men daarom met de procedure “Postregistratie” onder Arco Routing. Hiermee kan men de ingescande poststukken registreren en opvolgen. Brieven worden daardoor vlotter aan de juiste personen bezorgd, waardoor de burger sneller een antwoord krijgt. Enige tijd nadat dit systeem in gebruik werd genomen, wijzigden de interne procedures voor postbehandeling. Deze wijziging werd vorig jaar in de procedure doorgevoerd. Tegelijkertijd werd een nieuwe procedure ontwikkeld voor het verwerken van klachten en meldingen. Omdat de medewerkers al vertrouwd waren met de manier van werken onder Arco Routing verliep de implementatie van de nieuwe procedure “Klachten en Meldingen” vlot. Meer en meer gemeenten streven naar een goede samenwerking met het OCMW-bestuur. Zo ook Willebroek. Daarom besliste men onlangs om ook in het OCMW-bestuur de procedure “Postregistratie” te gebruiken. Omdat men in het OCMW dezelfde werkwijze wil hanteren als in de gemeente, zullen de implementatiekosten minimaal zijn. Uiteindelijk zal de schriftelijke communicatie met de burger uniform worden opgevolgd en afgehandeld.


7

Wilt u meer vernemen over de voorgestelde IT-oplossingen? Contacteer ons dan vrijblijvend op  09 264 07 01 of 015 45 48 50 of stuur ons de onderstaande coupon terug per fax op 09 233 05 24 of 015 45 48 89 Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor gemeenten:

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor: Bibliotheek Brandweer Intercommunales Parkeerbeheer Politie Provincies

Ja, ik wens informatie over de toepassingen voor OCMW’s: Beleidsinformatie Budgetbegeleiding en schuldbemiddeling Cliëntenonthaal en trajectopvolging Digitaal Sociaal Huis Financiën Boekhouding Facturatie Financieel Beheer Kinderopvang Loonadministratie Onthaal Personeelsbeheer Rapportering Woon- en Zorgcentrum / Rust- en verzorgingstehuis / Serviceflat / Dagverzorgingscentrum Sociaal Secretariaat Sociale Diensten Thuiszorgdiensten Dienstencheques Poetshulp Gezins- en bejaardenhulp Maaltijdbedeling Ja, Ik wens informatie voor het uitbouwen van mijn ICT-infrastructuur : Netwerk Beveiliging Storage & Back-up (Blade) Servers Kosten efficiënt printen Software Licenties (Microsoft, Adobe ...) Informatiezuilen Draadloos netwerk ICT-audit (beveiliging, back-up ...) Outsourcing PC, Laptop, Desktop, Beeldschermen Andere : ____________________________

nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Begraafplaatsen Beleidsinformatie Burgerzaken Bevolking Digitaal Sociaal Huis Gemeentebelastingen GAS (Gemeentelijke Administratieve Sancties) E-Loketten Geoloketten Gemeentelijk Strafregister Financiën Boekhouding Facturatie Financieel Beheer GIS (Geografische Informatiesystemen) Groeninventarisatie Leegstandsheffing Loonadministratie M-Office Onthaal Personeelsbeheer Sociaal Secretariaat Rapportering Reservatie Sport en Cultuurzaken Secretariaat Briefwisseling Notulering Documentbeheer Workflowmanagement Technische Diensten Verkiezingen Vergunningen Webdiensten & Communicatie Andere: ____________________________________ __________________________________________

Ja, ik wens meer informatie over de volgende toepassingen: Horizon Eenheidsloket CRM DMS & Workflow

Ja, neem contact met mij op over: __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________

Naam: ___________________________________________ Voornaam: ______________________________________ M/V Functie: __________________________________________ E-mail: ______________________________________________ Organisatie: _______________________________________ Adres: ______________________________________________ Tel: _____________________________________________ Fax: _______________________________________________

8

Logins nieuwsbrief voor de lokale & regionale besturen en voor de professional in de zorgsector

Recommend Documents